REGELING VERGOEDING DIENSTREIZEN TU DELFT 1 HET COLLEGE VAN BESTUUR VAN DE TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT Overweegt dat het wenselijk is om regels vast te stellen over vergoeding van reis- en verblijfkosten van dienstreizen in binnen- en buitenland; Gelet op artikel 3.21, lid 1, aanhef en sub b van de CAO Nederlandse Universiteiten (verlengde CAO NU 2010-2011); Gehoord de Ondernemingsraad; Met instemming van de werknemersorganisaties in het lokaal overleg (vergadering van d.d. 6 december 2012, nr. LO468); En stelt de navolgende regeling vast: Paragraaf 1 Algemene bepalingen Paragraaf 2 Dienstreizen binnenland Paragraaf 3 Dienstreizen buitenland Paragraaf 4 Diverse bepalingen Bijlage 1 Vergoeding reis- en verblijfkosten binnenland Bijlage 2 Vergoeding reis- en verblijfkosten buitenland Bijlage 3 Tarieflijst Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. regeling : de regeling vergoeding dienstreizen van de Technische Universiteit Delft; b. werkgever : de Technische Universiteit Delft; c. werknemer : de werknemer als bedoeld in de CAO Nederlandse Universiteiten die in dienst is bij de Technische Universiteit Delft; d. plaats van tewerkstelling : de plaats van waaruit de werknemer gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht; e. dienstreis : een binnen- of buitenlandse reis door werknemer in het kader van de uitoefening van zijn functie en met goedkeuring of op verzoek van de werkgever, anders dan woonwerkverkeer en verkeer binnen Delft; f. openbaar vervoer : voor iedereen openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een (mini)bus, trein, tram, metro, veerpont of via een geleidesysteem voortbewogen voertuig (een taxi of luchtvaartuig is geen openbaar vervoer); g. eigen vervoermiddel: eigen motorvoertuig, bromfiets of scooter; h. verblijfkosten: de in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor logies, maaltijden en kleine uitgaven. Artikel 2 Toepasselijkheid 1. De werknemer die een dienstreis maakt, heeft recht op een vergoeding van de gemaakte reisen verblijfskosten conform deze regeling. 2. Deze regeling is niet van toepassing bij detachering of tijdelijke tewerkstelling van de werknemer in een andere plaats dan de plaats van tewerkstelling. 3. Indien van derden of uit andere hoofde een vergoeding wordt ontvangen voor de reis- en/of verblijfskosten, wordt deze in mindering gebracht op de van de werkgever te ontvangen vergoeding. Artikel 3 Algemene voorschriften 1. Met inachtneming van het bepaalde in deze regeling en het dienstbelang, dient een dienstreis op de voor de werkgever minst kostbare wijze te worden uitgevoerd. De kosten dienen in overeenstemming te zijn met de omstandigheden en de duur van de reis. De werknemer dient hierbij de normen van de redelijkheid in acht te nemen.
1
Regeling gewijzigd per 1 september 2014
2. 3. 4.
5.
Om voor vergoeding in aanmerking te komen, dienen kosten voor een zakelijk doel te zijn gemaakt. Voor zover een dienstreis geheel of gedeeltelijk het traject woon-werkverkeer bevat, wordt dat deel niet vergoed. Voor het traject van een buitenlandse dienstreis dat in Nederland wordt afgelegd, gelden de voorwaarden en vergoedingsbedragen voor binnenlandse dienstreizen. Voor diensten in verband met dienstreizen die de werkgever op basis van een contract verplicht afneemt van een bepaalde leverancier geldt dat de werknemer van deze dienstverlening voor rekening van de werkgever gebruik dient te maken en dat de werknemer daarvoor derhalve geen vergoeding ontvangt. De in deze regeling genoemde vergoedingen worden verstrekt onder toepassing van het geldende fiscale regime. Vergoedingen worden belastingvrij uitbetaald zolang en voor zover dat fiscaal is toegestaan. Belaste vergoedingen geschieden onder inhouding van de verplichte fiscale heffing.
Artikel 4 Declaraties 1. De in deze regeling bedoelde vergoedingen worden uitsluitend uitbetaald na indiening van een ingevuld declaratieformulier onder overlegging van bijbehorende bewijsstukken, indien de aanvraag en afhandeling van de dienstreis in overeenstemming is met deze regeling en door de werkgever gegeven nadere voorschriften alsook met de bij werkgever vigerende administratieve procedures. 2. Bij de declaratie dient de werknemer het doel van de dienstreis te vermelden en alle bewijsstukken over te leggen die door de werkgever redelijkerwijs kunnen worden verlangd. 3. Bij de declaratie van een op naam gestelde nota dient de nota op naam van de werknemer te zijn gesteld. 4. Een declaratie in verband met een dienstreis dient te worden ingediend binnen zes maanden na de maand waarin de dienstreis is gemaakt. Bij gebreke van tijdige indiening vervalt de aanspraak op een vergoeding. 5. De werkgever betaalt een declaratie die voldoet aan de voorschriften in deze regeling en de door de werkgever gegeven nadere voorschriften via de salarisrekening van de werknemer, in beginsel binnen vier weken na indiening van de declaratie. Paragraaf 2 Dienstreizen binnenland Artikel 5 Vergoeding openbaar vervoer 1. Wanneer de werknemer met het openbaar vervoer reist, worden de voor de dienstreis werkelijk gemaakte reiskosten vergoed 2. De reiskosten van openbaar vervoer worden vergoed op basis van het tarief van de goedkoopste klasse (inclusief treintaxi), tenzij door de werkgever toestemming is verleend voor vervoer in een hogere klasse. 3. In afwijking van het tweede lid worden de kosten voor een treinreis vergoed op basis van het eerste klas tarief indien de duur van de treinreis een half uur of langer is. 2 4. In plaats van de in het eerste lid bedoelde vergoeding van de werkelijk gemaakte reiskosten, mag de werknemer kiezen voor vergoeding van de reiskosten voor openbaar vervoer op grond van het tarief per afgelegde kilometer zoals genoemd in bijlage 1 onder A2. 3 5. Taxikosten komen voor vergoeding in aanmerking, indien door de werkgever toestemming voor gebruik van een taxi is verleend. Artikel 6 Vergoeding eigen vervoermiddel 1. Voor een dienstreis met een eigen vervoermiddel ontvangt de werknemer de standaard tegemoetkoming per afgelegde kilometer zoals genoemd in bijlage 1 onder A1. 2. Het aantal te declareren kilometers wordt berekend aan de hand van de snelste route volgens de ANWB-routeplanner. Artikel 7 Overige kosten en aansprakelijkheid 1. Overige bijkomende kosten bij gebruik van een eigen vervoermiddel, zoals parkeergelden, tolen pontgelden, worden niet vergoed. 2. Parkeerboetes en boetes voor verkeersovertredingen worden niet vergoed. 3. Gebruik van een eigen vervoermiddel ten behoeve van dienstreizen geschiedt geheel voor eigen rekening en risico, ongeacht of het gebruik daarvan al dan niet met toestemming van de werkgever heeft plaatsgevonden. De werkgever is niet aansprakelijk voor schade, hoegenaamd dan ook, toegebracht aan of door het eigen vervoermiddel door welke oorzaak dan ook. 2 3
Bepaling toegevoegd per 1 september 2014. Bepaling toegevoegd per 1 september 2014.
2
4.
De werknemer is verplicht om de wettelijke verzekeringen in verband met het gebruik van zijn eigen vervoermiddel af te sluiten. De in artikel 6 lid 1 en lid 2 bedoelde kilometervergoeding strekt er mede toe de premie te dekken van een verzekering van het eigen vervoermiddel en eventuele onverhaalbare schaden aan het vervoermiddel, zoals het verlies van de no-claim korting of het eigen risico.
Artikel 8 Verblijfkosten binnenland 1. De in verband met een dienstreis binnen Nederland gemaakte verblijfkosten (inclusief de verblijfkosten binnen Nederland die onderdeel uitmaken van een dienstreis buitenland), worden vergoed tot een maximum, conform het bepaalde in bijlage 1 onder B. 2. Kosten in verband met een overnachting worden slechts vergoed indien de werkgever voor de overnachting toestemming verleent.
Paragraaf 3 Dienstreizen buitenland Artikel 9 Uitgangspunt dienstreizen buitenland 1. In geval van een buitenlandse dienstreis vindt de reis- en verblijfkostenvergoeding uitsluitend plaats op basis van een voor aanvang van de dienstreis door de werkgever schriftelijk goedgekeurde dienstreisaanvraag. 2. De dienstreizen buitenland worden voor de werknemer verplicht geregeld door een daartoe door de werkgever aan te wijzen reisagent. 3. Op verzoek van de werknemer zal door de werkgever een voorschot worden verstrekt voor de naar verwachting te maken reis- en verblijfkosten. 4. Ter verantwoording en afrekening van een ontvangen voorschot dient de werknemer de declaratie voor de buitenlandse dienstreis binnen 6 weken na beëindiging of annulering daarvan in te dienen. Bij gebreke van tijdige indiening wordt het voorschot van de werknemer teruggevorderd. Artikel 10 Vergoeding reiskosten buitenland 1. Kosten van openbaar vervoer bij buitenlandse dienstreizen worden vergoed op basis van het tarief van de goedkoopste klasse, tenzij door de werkgever toestemming is verleend voor vervoer in een duurdere klasse. 2. Voor een dienstreis per vliegtuig wordt in beginsel economy class vergoed, tenzij door werkgever toestemming is verleend voor business class . 3. Taxikosten komen voor vergoeding in aanmerking, indien door de werkgever toestemming voor gebruik van een taxi is verleend. 4. De voorwaarden en vergoedingsbedragen voor gebruik van een eigen vervoermiddel zijn bij buitenlandse dienstreizen hetzelfde als genoemd bij de binnenlandse dienstreizen. Artikel 11 Verblijfkosten buitenland 1. De in verband met een buitenlandse dienstreis gemaakte verblijfkosten worden vergoed tot een maximum, conform het bepaalde in bijlage 2 onder B. 2. Bij een buitenlandse dienstreis van langer dan 60 dagen in of vanuit één bepaalde plaats in het buitenland, worden met ingang van de 61 e dag de vergoedingen voor kleine uitgaven, ontbijt, lunch en diner gehalveerd. 3. Bij een dienstreis van lange duur als bedoeld in het tweede lid kan de werkgever aan de werknemer toestemming verlenen voor vergoeding van de reiskosten van één of meer bezoeken van korte duur aan de woonplaats van de werknemer. Een bezoekreis onderbreekt de dienstreis niet. Tijdens een bezoekreis aan de woonplaats bestaat geen aanspraak op verblijfkosten. Artikel 12 Overige kosten Voor zover het dienstbelang dan wel de reisomstandigheden naar het oordeel van de werkgever daartoe aanleiding geven, komen voor vergoeding in aanmerking: a. extra kosten voor bijzondere treinen, plaatsreservering in treinen of gebruik van een slaapwagen; b. extra kosten van vervoer voor bagage in verband met gewicht, hoeveelheid of afmetingen; c. kosten voor brandstoftoeslagen en/of luchthavenrechten voor zover niet inbegrepen in de ticketprijs; d. kosten voor een kruier; e. kosten voor aan- en verkoop buitenlandse betaalmiddelen; f. kosten van aanschaf of verlenging van een visum; g. vaccinatiekosten; h. kosten van een hotelreservering.
3
Paragraaf 4 Diverse bepalingen Artikel 13 Geen vergoeding In ieder geval vindt geen vergoeding plaats van: a. extra kosten van maaltijden en drankjes in een vliegtuig indien kosten voor maaltijden en drankjes bij de vlucht zijn inbegrepen; b. kosten van aanschaf of verlenging van een paspoort; c. kosten van een reisverzekering of annuleringsverzekering; d. kosten van wassen, stomen en onderhoud van kleding; e. kosten van wassen en onderhoud van een eigen vervoermiddel; f. kosten van aanschaf van een koffer, dan wel andere zaken die tevens voor privé gebruik door de werknemer geschikt zijn. Artikel 14 Uitvoeringsvoorschriften De werkgever kan nadere uitvoeringsvoorschriften ten aanzien van deze regeling vaststellen. Artikel 15 Afwijking 1. De werkgever kan een lagere kostenvergoeding voor dienstreizen vaststellen dan in deze regeling vermeld, indien veelvuldig dienstreizen moeten worden gemaakt en de aard van de werkzaamheden of de reisomstandigheden van de betrokkene daartoe naar het oordeel van de werkgever aanleiding geven. 2. De werkgever kan een hogere kostenvergoeding voor dienstreizen vaststellen dan in deze regeling vermeld, indien werknemer gemotiveerd aantoont dat de gebruikelijke vergoeding door bijzondere omstandigheden niet toereikend is om de tijdens de dienstreis gemaakte kosten te bestrijden en deze kosten naar het oordeel van de werkgever in redelijkheid en noodzakelijkerwijs zijn gemaakt, gelet op het dienstbelang, de aard van de werkzaamheden en de reisomstandigheden. Dit geldt niet voor de kilometervergoeding als bedoeld in artikel 6, behoudens artikel 16 lid 2. Artikel 16 Onvoorziene / bijzondere omstandigheden en hardheidsclausule 1. Voor zover het dienstbelang dan wel de reisomstandigheden naar het oordeel van de werkgever daartoe aanleiding geven, kunnen onvoorziene of aanvullende reis- en verblijfkosten voor vergoeding in aanmerking komen. 2. In bijzondere gevallen, waarin strikte toepassing van deze regeling tot kennelijke onbillijkheid zou leiden, kan daarvan door de werkgever ten gunste van de werknemer worden afgeweken. Artikel 17 Intrekking De Regeling dienstreizen binnenland TU Delft uit 2006 wordt per 1 januari 2013 ingetrokken. Artikel 18 Inwerkingtreding De regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013. Artikel 19 Citeertitel De regeling wordt aangehaald als de “Regeling vergoeding dienstreizen TU Delft”. Deze regeling wordt na inwerkingtreding ter inzage gelegd bij de afdelingen HR van de beheerseenheden. De regeling zal worden geplaatst op de website van de TU Delft. Van deze regeling, de plaatsing op de website en de ter inzage legging zal kennisgeving worden gedaan in de Delta, het Weekblad van de Technische Universiteit Delft. Aldus vastgesteld in de vergadering van het College van Bestuur van 11 december 2012. Drs. D.J. van den Berg Voorzitter College van Bestuur
4
TOELICHTING
Algemeen Op grond van artikel 3.21 van de CAO NU is in 2006 door de TU Delft een eigen regeling voor dienstreizen binnenland vastgesteld. Voor buitenlandse dienstreizen gold op grond van overgangsrecht het bestaande regime van de Rijksoverheid en had de TU Delft geen eigen regeling. Nu wordt één regeling vastgesteld voor dienstreizen binnenland en dienstreizen buitenland. Dienstreizen binnenland Op 10 september 2008 heeft de TU Delft het Regionaal Convenant Bereikbaar Haaglanden ondertekend, met als doelstelling een duurzame verbetering van de bereikbaarheid in de regio Haaglanden. Op 14 december 2010 heeft het College van Bestuur een besluit genomen over het duurzaam mobiliteitsbeleid TU Delft (Notitie Duurzaam mobiliteitsbeleid TU Delft d.d. 8 december 2010). Mede gelet op dit besluit is het beleid van de TU Delft om het gebruik van openbaar vervoer te stimuleren. In principe wordt een dienstreis met het openbaar vervoer gemaakt, waarbij een volledige kostenvergoeding plaatsvindt. Een dienstreis kan met een eigen vervoermiddel worden gemaakt, maar daarbij wordt alleen een tegemoetkoming per kilometer betaald. Dienstreizen buitenland Tot de inwerkingtreding van deze regeling had de TU Delft nog geen eigen regeling vastgesteld voor vergoeding van dienstreizen buitenland (o.g.v. artikel 3.21 CAO NU). Op grond van het overgangsrecht van artikel 10.9 CAO NU waren op dienstreizen buitenland nog altijd de regelingen van de rijksoverheid van toepassing, zoals deze golden op het moment van inwerkingtreding van de CAO NU in 1997. Het betrof het Reisbesluit buitenland (Stb. 1994, 600) en de Reisregeling buitenland (Stcrt. 1994, 181) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Bij de inwerkingtreding van deze Regeling dienstreizen TU Delft vervalt de (automatische) toepasselijkheid van genoemde regelingen van de rijksoverheid. Voor verblijfkosten is gekozen voor vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten tot een zeker maximum. Voor de maximum bedragen hanteert de TU Delft de meest recente, voor de sector Rijk geldende vergoedingsregelingen voor verblijfkosten dienstreizen binnenland, zoals vermeld in bijlage 1 onder B, en voor verblijfkosten dienstreizen buitenland “Tarieflijst logies en overige kosten bij dienstreizen buitenland”, zoals vermeld in bijlage 2 onder B.
Artikelsgewijs Artikel 1 onder b.
Onder werkgever dient voor de besluiten in verband met de declaratie van de werknemer in beginsel in eerste instantie te worden verstaan: de (gemandateerde) direct leidinggevende van de werknemer, die conform de door het College van Bestuur vastgestelde autorisatietabel bevoegd is te besluiten over door de werknemer gedeclareerde kosten onder deze regeling. Dit geldt niet in geval van bezwaar van de werknemer tegen een genomen besluit. Dit geldt evenmin voor besluiten als bedoeld in artikel 5 lid 2. Daar wordt onder werkgever verstaan: de decaan van een faculteit dan wel de directeur van een UD-dienst. Hoewel voor het College van Bestuur onder werkgever in het algemeen de Raad van Toezicht wordt verstaan, geldt voor de praktische uitvoerbaarheid in verband met deze regeling een bijzondere autorisatieregeling: voor de leden van het College van Bestuur is bevoegd te besluiten de voorzitter van het College van Bestuur, voor de voorzitter van het College van Bestuur is bevoegd de voorzitter van de Audit Committee.
Artikel 2 lid 2
Detachering geschiedt vaak voor een langere periode. Over de voorwaarden van de detachering inclusief vergoeding van reiskosten zullen vaak afspraken op maat worden gemaakt.
Artikel 3 lid 1
Bij de afweging van de voor de werkgever minst kostbare wijze van reizen speelt ook de lengte van de reistijd een rol.
Artikel 4 leden 1 en 2
Bij de declaratie moeten originele bewijsstukken worden ingeleverd, tenzij een origineel bewijsstuk niet mogelijk is zoals bij gebruik van de OV-chipkaart. Voor dienstreizen per openbaar vervoer met
5
een OV-chipkaart 4 kan daarvoor een geprint transactieoverzicht worden gegenereerd. De werkgever kan bij het ontbreken van bewijsstukken de vergoeding weigeren.
Artikel 4 lid 3
Facturen die gericht zijn aan de TU Delft dienen naar het centraal factuuradres gestuurd te worden en worden uitsluitend rechtstreeks aan de facturerende partij betaald. De werknemer dient deze kosten niet zelf voor te schieten.
Artikel 4 lid 5
De termijn van 4 weken is een termijn van orde.
Artikel 5 leden 1 t/m 4
Een dienstreis wordt in beginsel met het openbaar vervoer gemaakt en dan worden de werkelijk gemaakte reiskosten vergoed. Bij gebruik van een eigen vervoermiddel (zoals de auto) wordt slechts een tegemoetkoming per kilometer vergoed (artikel 6). Bij dienstreizen per trein mag de werknemer eerste klas reizen indien de duur van de treinreis een half uur of langer is. In andere gevallen is tweede klas reizen het uitgangspunt, behoudens voor zover wegens omstandigheden toestemming is verleend voor eerste klas reizen. Op grond van de geldende fiscale regeling mag aan de werknemer voor zakelijke reiskosten van openbaar vervoer in plaats van de werkelijk gemaakte reiskosten ook het onbelaste kilometertarief worden vergoed (bijlage 1 onder A2). Wel geldt als voorwaarde dat a) de werknemer kosten heeft gemaakt die voor zijn rekening zijn gekomen en b) deze kosten nog niet zijn vergoed, ook niet door derden of uit andere hoofde (zie artikel 2 lid 3). Bij vergoeding van de werkelijke kosten geldt voor de werkgever een bewaarplicht voor de vervoerbewijzen, bij vergoeding op basis van het kilometertarief geldt een verplichting tot registratie van reisdatum en de met het openbaar vervoer afgelegde reisafstand. De vergoeding op basis van het geldende kilometertarief is voor werkgever en werknemer in het algemeen administratief eenvoudiger. Een werknemer die de reisafstand gedeeltelijk aflegt met een eigen vervoermiddel en gedeeltelijk met het openbaar vervoer, kan kiezen voor vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten voor het openbaar vervoertraject en de kilometervergoeding voor het traject dat met een eigen vervoermiddel is afgelegd, dan wel de kilometervergoeding voor beide trajecten tezamen. 5 Daarnaast kan de situatie zich voordoen dat een werknemer de dienstreis gedeeltelijk aflegt met een eigen vervoermiddel en via een zogeheten P+R (Parkeer+Reis) terrein vervolgt met het openbaar vervoer. De meeste P+R terreinen zijn gratis. Rond grote steden bestaat soms de mogelijkheid om met een P+R kaartje kosteloos met openbaar vervoer verder te reizen naar de plaats van bestemming in het centrum (en vice versa). Een P+R kaartje inclusief aansluitend openbaar vervoer wordt aangemerkt als een vervoerbewijs voor openbaar vervoer en komt voor vergoeding in aanmerking.
Artikel 5 lid 5
De TU Delft heeft een contract voor binnenlandse taxiritten afgesloten met een taxibedrijf. Waar mogelijk dient de werknemer voor taxivervoer gebruik te maken van de dienstverlening van dit bedrijf op rekening van de TU Delft en zelf geen kosten te maken.
Artikel 6
Bij gebruik van een eigen vervoermiddel bedraagt de vergoeding het tarief dat conform de geldende fiscale regels voor vergoeding van zakelijk verkeer met een eigen vervoermiddel maximaal onbelast kan worden betaald (bijlage 1 onder A2). Bij carpoolen kan slechts eenmaal worden gedeclareerd door de werknemer die gebruik maakt van een eigen vervoermiddel en wordt geen extra vergoeding betaald voor vervoer van meerdere personen.
Artikel 7
Parkeer- en pontgelden worden niet vergoed en zij worden volgens het huidige Nederlandse belastingregime geacht te zijn verdisconteerd in de kilometervergoeding. In de kilometervergoeding voor een eigen vervoermiddel zijn voorts begrepen een bijdrage in de kosten voor een all risk-verzekering. Als gevolg hiervan draagt een werknemer bij schade aan of door een eigen vervoermiddel bij een dienstreis altijd zelf de kosten daarvan, onafhankelijk van de soort verzekering of het eigen risico dat de werknemer heeft afgesloten.
4
Voor dienstreizen met een eigen OV-jaarkaart, NS-jaarkaart of -maandtrajectkaart geldt vergoeding op basis van het kilometertarief als genoemd in bijlage 1 onder A2, niet op basis van werkelijk gemaakte kosten. 5 Bovenstaande drie alinea’s zijn toegevoegd bij wijziging van artikel 5 per 1 september 2014.
6
Artikel 10 lid 2
Voor inkoop van buitenlandse dienstreizen heeft de TU Delft een contract afgesloten met een zakenreisbureau. Vliegtickets dient de werknemer te allen tijde via deze dienstverlener te boeken.
Artikel 13 sub c.
De TU Delft heeft een reisverzekering inclusief annuleringsverzekering voor dienstreizen buitenland. Voor dienstreizen binnenland kan de werknemer eventueel een beroep doen op artikel 16 lid 2.
Artikel 16 lid 1
Bij de vergoeding van onvoorziene c.q. aanvullende reis- en verblijfkosten kan onder andere worden gedacht aan bijkomende kosten, bijvoorbeeld bijzondere telefoonkosten ten behoeve van dienstdoeleinden, de kosten van een gehuurd vervoermiddel of bijzondere kleding en uitrusting in verband met klimatologische of andere bijzondere omstandigheden.
7
Bijlage 1 Vergoeding reis- en verblijfkosten binnenland 6 A. Vergoeding reiskosten binnenland: 1. Voor een dienstreis met een eigen vervoermiddel als genoemd in artikel 6 lid 1 bedraagt de vergoeding: € 0,19 per kilometer, voor zover dit onder de geldende fiscale regels voor vergoeding van zakelijk verkeer onbelast kan worden betaald. 2. Voor een dienstreis met het openbaar vervoer als genoemd in artikel 5 lid 4 bedraagt de vergoeding: € 0,19 per kilometer, voor zover dit onder de geldende fiscale regels voor vergoeding van zakelijk verkeer onbelast kan worden betaald. 7
Contracten met vervoerbedrijven voor inkoop vervoer binnenland
De TU Delft heeft een contract voor binnenlandse taxiritten afgesloten met een bepaald taxibedrijf. Daarnaast heeft de TU Delft een contract voor binnenlands groepsvervoer. Waar mogelijk dient de werknemer voor dergelijk vervoer gebruik te maken van deze vervoerbedrijven. Geleverd wordt op rekening van de TU Delft, de werknemer hoeft dus niets voor te schieten. Een lijst met actuele gegevens over de inkoopcontracten met vervoerbedrijven is beschikbaar via de secretariaten. B. Vergoeding verblijfkosten binnenland: Voor vergoeding komen in aanmerking de tijdens een dienstreis in Nederland werkelijk gemaakte verblijfkosten tot een maximum. De maximum bedragen zijn de meest recent vastgestelde vergoedingsbedragen in de vergoedingsregeling voor verblijfkosten dienstreizen binnenland voor de sector Rijk. Deze vergoedingsbedragen worden jaarlijks per 1 januari door de Minister van BZK vastgesteld (middels de “Circulaire wijzigingen in de financiële arbeidsvoorwaarden voor de ambtenaren werkzaam in de sector Rijk”) 8. De verblijfkostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen kan uit 6 componenten bestaan. Per 1 januari 2014 zijn daarvoor de volgende maximale vergoedingsbedragen (inclusief btw) vastgesteld: a. logies 9 € 85,40 b. ontbijt 10 € 8,34 € 14,18 c. lunch 11 d. diner 12 € 21,45 e. kleine uitgaven overdag 13 € 4,50 f. kleine uitgaven ’s avonds 14 € 13,43 De aanspraak op de onder sub b, c en d bedoelde vergoedingen bestaat voor zover voor de verkrijging van deze maaltijden kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. Soms is het gebruik dat voor bepaalde diensten servicekosten of fooien worden betaald. Deze kosten kunnen binnen bovengenoemde componenten voor vergoeding in aanmerking komen mits ze naar het oordeel van werkgever redelijk en proportioneel 15 zijn en op de bon/factuur in rekening zijn gebracht. Voor zover de te declareren verblijfkosten in totaal niet hoger zijn dan de som van de afzonderlijke componenten, worden deze in beginsel als redelijk beschouwd en komen deze voor vergoeding in aanmerking. Dit omdat het soms niet mogelijk of wenselijk is om aan de maximale vergoedingsbedragen van elke afzonderlijk component vast te houden. 16 Indien de te declareren kosten hoger zijn dan de som van de maximale afzonderlijke componenten, dient de werknemer de overschrijding conform artikel 15 lid 2 gemotiveerd te verantwoorden opdat diens bevoegde leidinggevende kan beoordelen of deze kosten voor vergoeding in aanmerking komen.
6
Gewijzigd per 1 september 2014 Toegevoegd per 1 september 2014 8 De actuele tarieflijst is te vinden op de website van de Rijksoverheid: http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/circulaires 9 mits men voor de dienstreis elders moet overnachten 10 mits men voor de dienstreis elders moet overnachten 11 mits de tijd tussen 12.00 uur en 14.00 uur in de dienstreis valt 12 mits de tijd tussen 18.00 en 21.00 uur in de dienstreis valt 13 mits de dienstreis ten minste 4 uren duurt 14 mits men voor de dienstreis elders moet overnachten. Deze component wordt gehalveerd zodra op aansluitende dienstreizen acht avonden zijn verstreken. 15 ‘Proportioneel’ betekent in beginsel maximaal 10% over de verschuldigde kosten 16 Bijvoorbeeld omdat er geen goedkoper hotel in de buurt is of omdat alle aanwezigen in hetzelfde hotel verblijven hetgeen het netwerken ten goede komt. 7
8
Bijlage 2 Vergoeding reis- en verblijfkosten buitenland 17 A. Vergoeding reiskosten buitenland:
Verzekering
De TU Delft heeft in verband met buitenlandse dienstreizen een collectief contract afgesloten voor reisongevallen en bagageverzekering, inclusief annuleringsverzekering. De werknemer die een buitenlandse dienstreis aanvraagt conform de voorgeschreven aanvraagprocedure valt automatisch onder dit contract.
Contract inkoop buitenlandse dienstreizen
Voor inkoop van buitenlandse dienstreizen heeft de TU Delft een contract afgesloten met een zakenreisbureau. Vliegtickets dient de werknemer te allen tijde via deze dienstverlener te boeken. Voor sommige hotels kunnen reserveringen worden verzorgd, dit is niet verplicht. De werknemer dient hierbij goed na te gaan of de reservering vooruit wordt betaald of niet. Deze dienstverlener verzorgt tevens treintickets services. Buitenlandse dienstreizen worden op rekening van de TU Delft ingekocht, de werknemer hoeft dus niets voor te schieten. Informatie over het inkoopcontract met deze dienstverlener is beschikbaar via de secretariaten. B. Vergoeding verblijfkosten buitenland: Voor vergoeding komen in aanmerking de tijdens een dienstreis in het buitenland werkelijk gemaakte verblijfkosten tot een maximum. De maximum bedragen zijn de meeste recent vastgestelde vergoedingsbedragen (per land en eventueel per plaats) in de vergoedingsregeling voor verblijfkosten dienstreizen buitenland voor de sector Rijk, de “Tarieflijst logies en overige kosten bij dienstreizen buitenland” (“de Tarieflijst”, bijlage 3). Deze Tarieflijst wordt door de Minister van BZK doorgaans twee keer per jaar bijgesteld, per 1 april en 1 oktober (middels een Circulaire Tarieflijst logies en overige kosten buitenlandse dienstreizen). 18 De verblijfkostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen kan uit 5 componenten bestaan. Per 1 april 2012 zijn daarvoor de volgende maximale vergoedingsbedragen (inclusief btw) vastgesteld: a. logies 19 werkelijk gemaakte kosten tot maximum bedrag logies in de Tarieflijst b. ontbijt 20 12% van normbedrag voor “overige kosten” in de Tarieflijst 20% van normbedrag voor “overige kosten” in de Tarieflijst c. lunch 21 d. diner 22 32% van normbedrag voor “overige kosten” in de Tarieflijst e. kleine uitgaven 23 per uur: 1,5% van normbedrag voor “overige kosten” in de Tarieflijst De aanspraak op de onder sub b, c en d bedoelde vergoedingen bestaat voor zover voor de verkrijging van deze maaltijden kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. Als uit het bewijsstuk voor logies en ontbijt (sub a en b) niet blijkt welk deel van de kosten voor logies en welk deel van de kosten voor ontbijt zijn gemaakt, worden de op het bewijsstuk vermelde kosten vergoed voor zover deze niet meer bedragen dan de som van de genoemde bedragen voor logies en ontbijt. Soms is het gebruik dat voor bepaalde diensten servicekosten of fooien worden betaald. Deze kosten kunnen binnen bovengenoemde componenten voor vergoeding in aanmerking komen mits ze naar het oordeel van werkgever redelijk en proportioneel 24 zijn en op de bon/factuur in rekening zijn gebracht. Voor zover de te declareren verblijfkosten in totaal niet hoger zijn dan de som van de maximale afzonderlijke componenten, worden deze in beginsel als redelijk beschouwd en komen deze voor vergoeding in aanmerking. Dit omdat het soms niet mogelijk of wenselijk is om aan de maximale vergoedingsbedragen van elke afzonderlijk component vast te houden. 25 Indien de te declareren kosten hoger zijn dan de som van de maximale afzonderlijke componenten, dient de werknemer de overschrijding conform artikel 15 lid 2 gemotiveerd te verantwoorden opdat diens bevoegde leidinggevende kan beoordelen of deze kosten voor vergoeding in aanmerking komen. 17
Gewijzigd per 1 september 2014 De actuele tarieflijst is te vinden op de website van de Rijksoverheid: http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/circulaires 19 mits men voor de dienstreis elders moet overnachten 20 mits de tijd tussen 06.00 tot 08.00 uur in de dienstreis valt 21 mits de tijd tussen 12.00 uur en 14.00 uur in de dienstreis valt 22 mits de tijd tussen 18.00 en 21.00 uur in de dienstreis valt 23 Als er aanspraak is op verblijfkostenvergoeding (sub a, b, c of d), is er ook aanspraak op de vergoeding voor kleine uitgaven (sub e) mits de dienstreis ten minste vier uren duurt. 24 ‘Proportioneel’ betekent in beginsel maximaal 10% over de verschuldigde kosten 25 Bijvoorbeeld omdat er geen goedkoper hotel in de buurt is of omdat alle aanwezigen in hetzelfde hotel verblijven hetgeen het netwerken ten goede komt. 18
9
Bijlage 3 Tarieflijst 26 Als Tarieflijst wordt gehanteerd de meest recent door de Minister van BZK vastgestelde “Tarieflijst logies- en overige kosten bij dienstreizen buitenland”. http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/overheidspersoneel/documenten-enpublicaties/circulaires/2014/03/27/tarieflijst-logies-en-overige-kosten-bij-dienstreizen-buitenland-per1-april-2014.html Toelichting De bedragen in deze tarieflijst worden door de Minister van BZK tweemaal per jaar, op 1 april en 1 oktober, gewijzigd. De bedragen zijn gebaseerd op de in dollar vermelde bedragen in de Schedules of Daily Subsistance Allowance Rates (DSA-lijsten) van de Verenigde Naties.
26
Gewijzigd per 1 september 2014
10
