Referentiematrix ISO 26000

Referentiematrix ISO 26000

1

A-wareness MVO voor A-ware Food Group

2

Referentiematrix A-ware Food Group Opgesteld door stuurgroep MVO A-ware Food Group: Adriaan Vis (COO / Managing Director A-ware Services) Robert van Ballegooijen (COO / Managing Director A-ware Retail) Ayse Dayioğlu (Legal manager) Corine Kroft (MVO officer) Versie: 24 september 2012 (bijgewerkt op 21 november 2012) Status: Definitief

Inhoudsopgave 2

Inleiding MVO principes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Onze Onze Onze Onze Onze Onze Onze

organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. organisatie gedraagt zich ethisch. organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hier op in. organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving organisatie respecteert de internationale gedragsnomen organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten

3 4 6 7 7 8 8

Stakeholders 8. 9. 10.

Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)?

9 9 11

Kernthema’s 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Geef aan waar u bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken. Welke onderwerpen zijn relevant? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Welke onderwerpen zijn significant? Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Welke onderwerpen hebben prioriteit? Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Toelichting op prioriteitsstelling. Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze – u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen.

13 14 15 15 16 16 17 18 19

Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20. 21.

Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie. Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden.

20 20

Due dilligence (Gepaste zorgvuldigheid) 22. 23. 24. 25.

Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd?

22 22 23 25

Visie, missie, beleid en strategie 26.

Wij waarop onze organisatie richting heeft gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid.

26

Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. 28.

Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid- binnen én buiten de organisatie? Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel buiten de organisatie.

27 28

Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29.

Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures?

29

Communicatie en rapportage 30. 31. 32. 33.

Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid. Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? A Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? B Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen?

30 30 31 31

Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34. 35. 36. 37.

Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en onderwerpen? Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s beoordeeld? Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? A Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? B Welke doelen zijn nog niet bereikt?

33 33 33 34

Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten 38. 39. 40.

Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief?

37 37 38

3

1

Inleid ding A-ware Food Group iss specialist in het rijpen, veersnijden, verrpakken, opsla aan, verhandeelen en transp porteren van kaa as en andere foodproducten f n. Dit familieb bedrijf is in 20 010 ontstaan door d de fusie vvan Anker Cheese (1962) e en Bouter Che eese (1890). A-ware A Food G Group heeft alls ambitie om uit te groeienn tot de meesst gewaard deerde ketenpartner in Eurropa in de foood- & agribusiness. Daarnaa ast is zij in toeenemende ma ate buiten Europa actief. Bij ditt familiebedrijjf staan maattwerkoplossing gen voor klantten voorop. Enkele kengetallen: aromzet 2011:: € 1,2 miljard d  Jaa  160 00 vaste mede ewerkers en 500 tijdelijke m medewerkers  18 locaties  42 verpakkingslijjnen  240 0 miljoen conssumentenverp pakkingen  600 0 voertuigen  Cap paciteit wareh houses: 50 miljoen kilogram m kaas A-ware Food Group neemt n in 2012 2 deel aan de eexpeditie van n MVO Nederla and naar ISO 226000. A-ware e Food Group ggebruikt ISO 26000 als kapstok voor het oontwikkelen in n implemente eren van het M MVO-beleid. De uitwisse eling met andere bedrijven die deelnemeen aan de exp peditie heeft bijgedragen aaan de ontwikkeling van het MVO O-beleid van A-ware A Food Group. G Scope A-ware Food Group iss actief in de keten van koee tot consume ent. In mei 20 012 heeft A-waare Food Grou up aangeko ondigd een eig gen kaasfabrie ek te bouwenn en samenwerking te zoeke en met melkveeehouders die e melk aan de kaasfabriek willen w leveren.. Deze referenntiematrix heeft betrekking g op de huidigge activiteiten n; het rijpen, versnijden, ve erpakken, sch honen, opslaann en transportteren van kaa as. De schakelss melkveehou uderij, kaasfab briek, afnemerr en consumen nt vallen buiteen de scope van v de referen ntiematrix. Oook de andere foodpro oducten die de e A-ware Food d Group vervooert vallen buiiten de scope.

Leeswijjzer In dit do ocument word den de vragen n uit de refereentiematrix be eantwoord. In ndien nodig woordt verwezen n naar andere bronnen voorr aanvullende informatie. W Waar mogelijk k zijn de antw woorden met ppraktijkvoorbe eelden geïllustreerd.

2

MVO principe es 1.

Onze organisatie legt rekensschap af over onze effecte en op de maatschappij, dee economie en n het millieu. A-wa are Food Group legt rekenschap af over:  De effecten van onze o bedrijfsvoering op de maatschappij,, het milieu en de ec conomie en in het bijzonder over de eveentuele negatieve effecten;  De maatregelen die d we hebben genom men om herhaling vaan die negatieve effe ecten te voorkomen.

A-w ware Food Gro oup legt op de e volgende maanieren rekenschap af: Richting aand deelhouders en e Raad van C Commissarissen wordt via he et jaarverslagg (gedeponeerrd bij Kamer van Koophandel), de d accountanttscontrole en vergaderingen n (o.a. Algemeene Vergadering van Aandeelhoud ders en vergad deringen met Raad van Com mmissarissen) rekenschap affgelegd. Medewerkerss worden periodiek via het personeelsbla ad I-ware geïn nformeerd en kunnen nieuwsberich hten op het in ntranet lezen. Daarnaast wo ordt de kernploeg (75 medeewerkers op sleutelpositie es) minimaal drie d keer per jaar tijdens een e “kernploegbijeenkomstt” geïnformee erd over actuele ontw wikkelingen binnen A-ware FFood Group. A-ware Food Group beschiikt over de kw waliteitscertifiicaten: British h Retail Consoortium (BRC), Internationall Food Standards (IFS), Hazzard Analysis and a Critical Co ontrol Points ((HACCP), procescertificering en FSSC (Food Safetty System Certtification). De eze certificateen en de daarrbij behorende werkwijze w ondersteunen A-w ware Food Gro oup bij het bo orgen en aflegggen van verantwoording ten aanzie en van voedseelveiligheid, werkwijze w en veiligheid. v Externe stake eholders kunn nen via www.aa-warefood.co om informatie e over A-waree Food Group vinden. v Daarnaast wo ordt, op verzo oek, in gespreekken rekenschap afgelegd. Bron nnen: Intranet A-ware Food F Group (niet ope enbaar beschikbaar) Jaarverslag A-warre Food Group (op te e vragen bij Kamer vaan Koophandel) Kwaliteitscertifica aten (op te vragen bij afdeling QA van A A-ware Food Group) www.a-warefood..com Intranet A-ware Food F Group

3

A-ware Food G Group beschikt over o diverse kwaliteeitssystemen

2.

Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. A-ware Food Group is transparant over:  het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten;  wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft  de manier waarop besluiten tot stand komen;  welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming;  wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming;  hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd;  onze MVO-prestaties op significante onderwerpen;  onze financiële prestaties  waar onze financiële middelen vandaan komen  de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.);  wie wij als onze stakeholders beschouwen;  de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd;  hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie;

Wij zijn transparant over: Algemene bedrijfsinformatie staat op www.a-warefood.com en in de brochure ‘were a-ware’. Daarnaast staat A-ware Food Group open voor gesprek met stakeholders die geïnteresseerd zijn in ontwikkelingen binnen de A-ware Food Group. De prestaties van A-ware Food Group worden via kwaliteitssystemen en managementrapportages gemonitored. Daarnaast vertaalt A-ware Food Group in 2013 haar MVO-ambities naar doelstellingen. Deze doelstellingen worden periodiek gemonitored. Jaarlijks vindt een stakeholderanalyse en issueanalyse plaats. Op basis van deze analyse worden acties ondernomen. Deze   

informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar Begrijpelijk voor onze stakeholders Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief

Bronnen: Referentiematrix op publicatieplatform NEN (http://www.nen.nl/web/Publicatieplatform.htm) Vanaf december 2012 staat de referentiematrix ook op de website van A-ware Food Group (Zie kop over A-ware) Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Jaarverslag A-ware Food Group (op te vragen bij Kamer van Koophandel) Brochure ‘we’re A-ware’ (op te vragen bij A-ware Food Group) Managementrapportages (niet openbaar beschikbaar) www.a-warefood.com

4

De kracht van een familiebedrijf A-ware Food Group is ontstaan uit twee familiebedrijven: Bouter Cheese en Anker Cheese. Bouter Cheese is in 1890 door P. Bouter gestart met de verkoop van veevoer aan boeren. Dit werd later met de handel in boerenkaas gecombineerd. Bij het lossen van het veevoer werd tegelijkertijd boerenkaas aangekocht. De handelsactiviteiten zijn verder doorgegroeid. In 1973 is de veevoertak verkocht en wijzigde de naam naar AH Kaascentrale. In 2007 veranderde naam terug naar BouterCheese, maar de werkwijze bleef hetzelfde; dedicated partnerships met haar afnemers Met 5000 gulden startte Arie Anker in 1962 zijn eigen kaashandel en stond hij op de markt. Daarnaast begon hij met de opslag van kaas voor derden in Bodegraven. Op 21-jarige leeftijd nam zijn zoon Jan Anker een deel van het bedrijf over. Ook Jans zussen Tineke en Petra zijn nauw bij het bedrijf betrokken. In 2009 was de verkoop op de markt afgebouwd en beschikte Anker Cheese over pakhuizen in onder meer Woerden, Lopik, Dalfsen, Zeewolde en Workum. In 2010 bundelen de familiebedrijven Cheese en Anker Cheese hun krachten en gaan zij verder onder de naam A-ware Food Group met Jan Anker als CEO. De aandelen van het familiebedrijf zijn grotendeels in handen van leden van de familie Bouter en Anker. Daarnaast houden sommige directie- en managementleden een beperkt deel van de aandelen. Het familiebedrijf A-ware Food Group heeft een lange termijn focus waarbij continuïteit van het bedrijf en relaties met klanten en leveranciers voorop staan. Door de korte lijnen kan het bedrijf snel inspelen op kansen in de markt. 5

3.

Onze organisatie gedraagt zich ethisch. A-wa are Food Group gedrraagt zich ethisch.  maken onze kernw waarden en principes bekend;  richten onze bestuursstructuren op ee en manier in die ethiisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen vann belangenverstrengeling); hisch gedrag toe, diee aansluiten bij onze e eigen doelstellingen n en activiteiten en bij NEN-ISO 26000;  benoemen en passsen normen voor eth  bemoedigen het naleven n van deze norrmen aan;  maken de gedragssnormen bekend die worden verwacht vaan verschillende men nsen in en om de org ganisatie (bijvoorbeeeld bestuur, medewe erkers, leveranciers, conttractanten, eigenare en en managers); voorkomen of losssen belangenconflictten op in de hele orgganisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag;   stellen toezicht- en e beheersingsmecha anismen in om ethiscch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; stellen mensen binnen en buiten onze e organisatie in staatt onethisch gedrag te e melden, zonder an ngst voor represailless;  herkennen en pak kken situaties waarin n lokale- wet- en reggelgeving niet bestaa at, of conflicteert me et ethisch gedrag aaan  leven internationa aal erkende normen van ethisch gedrag bbij medisch onderzoek na  respecteren het welzijn w van dieren. 

Wijj gedragen ons ethisch doorrdat: A-ware Food d Group wil uiitgroeien tot ggewaardeerde e ketenpartne er in food&agri. Dit D wil zij realiseren door m maatwerk dien nstverlening aan a klanten (voo or iedere klan nt hebben wij een passende e ‘tailer-made e’ oplossing). De D kernwaarden geven aan hoe medewe erkers met elkaar en bijvoorbeeld d klanten sam menwerken om m dit doel realliseren. De kernwaarden zijn: klantgericht, continnue verbeteren, resultaatge ericht, Kernw waarden A-warre Food betrokken en e innovatief. Grouup mmissarissen en meerkoppige De aanwezig gheid van een n Raad van Com directie draagt bij aan he et ethisch hanndelen van de A-ware Food Group. Alle medewerkers en tijd delijke medew werkers van A--ware Food Grroup moeten dde gedragscod de naleven en tekenen t voor akkoord (ged ragscode is du us onderdeel van v de arbeiddsovereenkomst). De gedragscode e (inclusief kla achtenproced ure) omvat on nder meer de omgang met collega’s en klanten k (denk aan geen discriminatie en integrriteit). A-ware Food d Group werktt aan een visiee op melkveehouderij waarrin ook het theema dierenwe elzijn wordt besprroken. A-ware Food d Group voldo oet aan de Ned derlandse wettgeving en resspecteert inteernationale gedragsnorm men. Zie ook vraag v 5, 6 en 7. Bron nnen are Food Group (niett openbaar Gedragscode A-wa beschikbaar) www.a-warefood..com Visie melkveehoud derij (in ontwikkeling – niet openbaar beschikbaar)

Versimpeld organogram A--ware Food Group

6

Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen van A-ware Food Group bestaat uit vijf heren met veel ervaring in ondernemen in de foodsector. Van links naar rechts: De heer Engelkes – voormalig CEO Best Cheese en Managing Director Uniekaas De heer van Doorn – voormalig directievoorzitter Vion De heer Bijvoet (voorzitter) – voormalig voorzitter Raad van Bestuur Campina De heer Bouter – voormalig eigenaar Bouter Cheese - De heer van Loon – voormalig senior manager commercie Ahold 4.

Raad van Commissarissen A-ware Food Group

Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hier op in. A-ware Food Group respecteert de belangen van stakeholders en staat open voor dialoog. Daarnaast voert zij jaarlijks een stakeholderanalyse uit en formuleert op basis hiervan acties. In deze analyse is opgenomen:      

weten wie onze stakeholders zijn; erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben;

Bronnen: Stakeholderanalyse (zie vraag 9)

5.

Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving A-ware Food Group respecteert geldende wet- en regelgeving. A-ware Food Group voldoet aan de in Nederland en West Europa geldende wetgeving. De afdeling QA (Quality Assurance) en de Legal manager zijn ervoor verantwoordelijk dat nieuwe wetgeving tijdig wordt gesignaleerd en geïmplementeerd in de organisatie. Wij (A-ware Food Group):  stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving;  informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven;  beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving;

Handhavingsconvenant met Inspectie Leefomgeving en Transport In september 2012 hebben A-ware Food Group en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILenT) een handhavingsconvenant gesloten. Het convenant heeft betrekking op de logistieke dienstverlening (‘de vrachtwagens’) van A-ware Food Group. Het handhavingsconvenant bestaat uit afspraken over het bereiken en toetsen van gezamenlijke doelstellingen op het gebied van onder meer veiligheid en milieu. Het aangaan van een convenant is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Door het handhavingsconvenant minimaliseert de inspectie de controles bij A-ware Food Group.

Vrachtwagens A-ware Food Group

“ILenT staat voor een goede dienstverlening, rechtvaardige handhaving en adequate opsporing. Dit zoveel mogelijk in samenwerking met andere inspecties, risico gestuurd, uitgaande van vertrouwen en gericht op de reductie van de toezichtlast. Beleidsmakers bepalen de regels, burgers en bedrijven als Aware Food Group zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en de inspectie ziet toe op de naleving”, aldus de Inspecteur Generaal mevrouw Thunnissen.

7

6.

Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnomen A-ware Food Group respecteert internationale gedragsnormen zoals de OESO-richtlijnen. De OESO richtlijnen gaan in op onder meer ketenverantwoordelijkheid, mensenrechten, kinderarbeid, milieu en corruptie. Door het toepassen van de ISO 26000 richtlijn geeft A-ware Food Group praktische invulling aan de OESO-richtlijnen.

7.

Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten A-ware Food Group heeft alleen vestigingen in Nederland. A-ware Food Group respecteert en erkent de universele mensenrechten. A-ware Food Group heeft bijvoorbeeld een gedragscode waaraan elke medewerker (al dan niet in dienst) zich moet conformeren. In de gedragscode is onder meer een verbod op discriminatie en kinderarbeid en het recht van medewerkers om zich te verenigingen vastgelegd. Bronnen: Gedragscode A-ware Food Group (niet openbaar beschikbaar).

8

Stakeholders 8.

Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? De stakeholders zijn op basis van het onderstaande stappenplan geïdentificeerd: 1. Stakeholders in kaart brengen. Een stakeholder is een persoon of organisatie die van invloed kan zijn op de A-ware Food Group of waarop de organisatie invloed op wil uitoefenen. 2. Per stakeholder aangegeven wat hun belang is en op welke wijze zijn van invloed kunnen zijn op het MVO-beleid van de A-ware Food Group. 3. Stakeholders op basis van hun belang voor de A-ware Food Group indelen in drie categorieën: primair (groot belang), secundair (matig belang), tertiair (gering belang). 4. Communicatieplan voor de stakeholders opstellen. De stakeholderanalyse is besproken in de stuurgroep MVO. Daarnaast is de stakeholderanalyse onderdeel van het MVO-beleid dat is vastgesteld door de directie van de A-ware Food Group. Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar)

9.

Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? In de onderstaande figuur staan de stakeholders globaal weergegeven.

Aandeelhouders

Key opinion Leaders

Medewerkers

• NGO's • Brancheoganisaties • Pers • Personen

(incl. OR en vakbonden)

Klanten

Concurrenten

Overheid (gemeenten, provincie, waterschap)

Overzicht stakeholders A-ware Food Group

9

Raad van Commissarissen

Omwonenden

Leveranciers

-

-

-

-

-

De aandeelh houders oefen nen, middels sstemrechten die d aan aandelen zijn verboonden, belang grijke zeggenschap psrechten uit en houden A--ware Food Grroup ‘in contro ol’. De directie is in opdrachtt van de aandeeelhouders be elast met het bepalen van dde strategie van v A-ware Food d Group en de e dagelijkse leeiding. De Raad van n Commissarisssen ziet erop toe dat A-wa are Food Group p op kundige w wijze wordt bestuurd, b verantwoord de keuzes maa akt en adviseeert de directie e gevraagd en n ongevraagd. De 1600 medewerkers en 500 tijdelijkee medewerkerrs zorgen voor ‘tailor--made’ dienstverlening aann klanten. Klanten van A-ware Food Group verwa chten een goe ede prijsbied van kwaliteitverrhouding voor dienstverleniing op het geb rijpen, versn nijden, verpakken, transpoorteren, schon nen of aankopen va an kaas. De belangen n van medewe erkers (en indiirect ook A-ware Food Group) word den mede doo or de Gemeensschappelijke Ondernemin ngsRaad en vakbonden behaartigd. p zijn grofweg De leverancciers van A-wa are Food Group g in te delen in ‘leverancciers van kaas’’ en ‘overige lleveranciers’ (bijvoorbeelld verpakkingssmaterialen, m machines en bedrijfskled ding). A-ware Food d Group is in elf e gemeentenn en daarmee in acht provincies actief. a De rijkssoverheid beïnnvloedt A-warre Food Overzicht loccaties A-ware Food F Group Group onder meer via we et- en regelgevving. Periodie ek is contact met waterscchappen over onder meer aafvalwater. A-ware Food d Group onderrhoudt onder meer via de Stichting S A-wa areness contacct met haar buren (omwonende en) en is bere eikbaar voor vvragen en opm merkingen. A-ware Food d Group is acttief in de keteen van koe tott consument. Deze keten w wordt gekenme erkt door veel dwarsvverbanden. Ditt betekent da t bedrijven in n deze keten tegelijkertijd t klant van A-w ware Food Group kunne en zijn én acttief zijn in schhakels waarin A-ware Food Group ook acttief is. Sommige concurrente en zijn ook kla anten. Key Opinion n Leaders kun nnen de publieeke opinie t.a.v. A-ware Food Group of dde kaasketen beïnvloeden n of A-ware Fo ood Group advviseren over onderwerpen o zoals z duurzaam mheid. Daarnaast onderhoudt A-ware Food Group contacct met journallisten en is zijj aangesloten bij brancheorga anisaties als de d Gemzu.

Bronnen: Stakeholderanalyse (nie et openbaar beschikbaar)

A-ware e Food Group p verstevigt ketensamenwe erking met De Graafstroom m/ Deltam milk Met inggang van 1 julli 2012 wordt de kaas van D De Graafstroom m grotendeelss via het nettwerk van de A-ware Food Group verkoccht. De verkoo op en marketin ng van kaas onder het merk m “De Gra aafstroom” bliijft onder beheer van De Graafsttroom. Ook blijft De Graafsstroom de Rettail klanten in n Nederland rechtsttreeks bedienen. “De Grraafstroom pro oduceert natu uurgerijpte kaaas van hoge kwaliteit. k Dankzij haar flexxibele en effic ciënte fabriekk is De Graafsttroom prima in i staat kaas oop wens van de d klant te pro oduceren. Dit past uitsteke end in de klantge erichte aanpa ak van A-ware Food Group” , aldus Jan An nker, CEO van A-ware Food Group. “Sam men met onze klanten en de kaasmakers va an de Graafsttroom bouwen n wij verder aa an het specialliteiten assorttiment.” menwerking op p het gebied van v verkoop va van kaas is een n uitbreiding van v de samenw werking in de e keten. De sam De Gra aafstroom bou uwt momentee el een warehoouse om haar rijpingscapaciiteit te verdubbbelen naar 2200 2 ton. A-ware e Food Group gaat onder de e naam ‘De Grraafstroom Ripening’, de operationele acctiviteiten in dit wareho ouse voor haa ar rekening nemen.

10

10. Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)?        

Inzicht krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders. er achter komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en de negatieve impact kan worden verminderd. er achter komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen geloofwaardig worden gevonden. onze MVO-presentaties te beoordelen. mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen. aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten op zichte van stakeholders hebben te voldoen. transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten). waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden.

A-ware Food Group heeft in de eerste helft van 2012 MVO-ambities geformuleerd. In de eerste helft van 2013 worden deze ambities geconcretiseerd door het formuleren van doelstellingen. Bij het formuleren van de MVO-ambities zijn ook de belangen van de stakeholders meegenomen. De contacten met stakeholders zijn in 2012 vooral gericht op het creëren van draagvlak en het toetsen van het MVO-beleid. Hieronder enkele voorbeelden hoe stakeholders bij de organisatie worden betrokken. Medewerkers worden via artikelen het personeelsblad I-ware periodiek bijgepraat over MVO-ontwikkelingen en uitgenodigd om suggesties aan te dragen. De MVO officer sluit periodiek aan bij overleggen van Directie, Raad van Commissarissen, Gezamenlijke OndernemingsRaad, Management Teams en Operationele Management Teams om hen bij te praten over MVO en gezamenlijk kansen te benoemen en projecten op te pakken. MVO staat regelmatig op het programma van een bijeenkomst van de kernploeg (75 medewerkers op Personeelsblad I-ware sleutelposities). In gesprekken met klanten en leveranciers staat MVO regelmatig op de agenda. Doel van deze gesprekken is inzicht krijgen in de MVO-ambities van klanten en leveranciers en bekijken waar kansen liggen om gezamenlijk MVO-vraagstukken op te pakken. De leveranciersdag 2012 stond in het teken van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Onder de titel ‘Kansen voor Kaaskoppen’ is dit thema door inspirerende sprekers toegelicht (zie ook vraag 21) en zijn de leveranciers uitgenodigd om samen met collega-leveranciers en A-ware Food Group tot actie over te gaan. A-ware Food Group staat open voor uitnodigingen voor bijeenkomsten waar deelnemers kennis en ervaring over MVO uitwisselen. Deze bijeenkomsten leiden veelal tot inspiratie en contacten om MVO verder in te vullen. Enkele voorbeelden zijn een bijeenkomst van VNO NCW (zie ook vraag 21) en deelname aan de MVO-expeditie in Food & Agribusiness van MVO Nederland (zie ook kader bij vraag 40). Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) NGO-analyse (niet openbaar beschikbaar) www.a-warefood.com

11

Leveran ncier van hett Jaar Jaarlijkks roept A-warre Food Group p een leveranccier van hett jaar uit. Dezze prijs is een waardering vooor de inzet van de leverrancier. 10: Leverancie er van onder meer m heftruckks 201 Toyyota Material Handling voorr de proactievve hou uding en consttante kwaliteit. Daarnaast heb bben zij meeg gedacht over het h optimaliseeren van n het heftruck kgebruik waarrdoor ene ergieverbruik en schade wo orden vermind derd. 201 11: Verpakking gsleverancier Smurfit Kapp pa voo or de ontwikke eling van nieu uwe conceptenn, hett optimalisere en van de logisstieke keten, de goe ede leveringsccondities en het leveren va n FSC C-gecertificee erd materiaal.

Gemeente G Bod degraven-Reeeuwijk De D gemeente Bodegraven-Re B eeuwijk werktt aan een project gerichtt Energiebespaaring bij bedrrijven met ge ekoelde pakhu uizen. Na eenn centrale afftrapbijeenko omst dit voorjaaar is in de zo omer een energiescan uittgevoerd. De uitkomsten va an de n mogelijkhedeen om energie everbruik energiescan en e reduceren van A-ware Foood Group en andere a te deelnemende bedrijven b worrdt dit najaar in bijzijn va an onder mee er de burgemeeester en ve ertegenwoord digers van de ggemeente bessproken.

Leveranccier van het jaa ar 2010 (links) en e 2011 (rechts))

Bu urgemeester va an der Kamp (linnks) op centrale e afftrapbijeenkomst energiebespaaringsproject (rrechts)

ben nu 11 beddrijven zich aa angemeld “In totaal hebb oor het project, goed voor 19 vestiginge en, veelal vo op p het bedrijve enterrein Broe oekvelden in Bodegraven. De enk aan bekennde bedrijven n als Vepo Cheese, C Interch hicken, A-warre, Vergeer Holland.” (B Bron: nieuwsb brief energiebeesparingsproject juli 20 012)

12

MVO-kernthe ema’s Maatsch happelijk Vera antwoord Ond dernemen (MV VO) voor A-ware Food Group p is A-waren ness wat is ge ebaseerd op viier pijlers: Keetenpartner, Arbeidsklimaat A t, Aarde en Same enleving. In dit d deel van de e referentiem atrix is uitgew werkt hoe A-w ware Food Grroup deze pijllers heeft gefo ormuleerd. Alllereerst word dt toegelicht welke w rol A-ware Food Group heeft h in de keten van koe toot consumentt (vraag 11). Vervolggens worden de d relevante (v vraag 12) en ssignificante on nderwerpen (v vraag 13 en 14) ggeformuleerd. Deze onderw werpen zijn geeprioriteerd (v vraag 15 en 16 6) en hebben geleid tot in projecten die e invulling gevven aan de MV VO-ambities va an gesloten A-ware Food Group (vraag 17). Ditt deel van de referentiematrix wordt afg met een n toelichting van v de wijze waarop w stakehholders zijn betrokken bij het h bepalen n van de pijlers van A-ware eness. 11. Gee ef aan of u biij het bepalen n van relevan nte onderwerrpen heeft ge ekeken naa ar:

A-w wareness: MVO voor Awaare Food Group

Bij h het bepalen van de re elevantie heeft A-wa are Food Group gekeeken naar:  de eigen activiteitten en besluiten.  activiteiten en be esluiten van organisatie in de waarde ketten en invloedssfeer van uw organisatie.  dagelijkse activite eiten en bijzondere situaties.

A-w ware Food Gro oup heeft de term t “relevanntie” vertaald als “Typisch A-ware”. Typpisch A-ware zijn de bellangrijkste inp puts en outputts van A-waree Food Group. Deze zijn in de d onderstaannde figuur gevvisualiseerd.

13

Inpu uts en outputs A-ware A Food Grroup

In h het midden va an het bovenstaande figuurr staat de kete en van koe tott consument. De kernactiviiteiten van n de A-ware Food Group zijn transporterren, rijpen en verpakken va an verse produucten zoals ka aas. Bovvenin het figuur staan de belangrijkste innputs van de A-ware A Food Group. G A-waree Food Group invvesteert geld in i de onderneming om de oonderneming te t laten functioneren. Enerrgie is noodzakelijk voo or dienstverlening aan klanten. Denk aann diesel om de e vrachtwagen ns te laten rijdden en elektrriciteit om de pakhuizen te koelen en verpakkingsmacchines te laten n draaien. A-w ware Food Grooup is een die enstverlener. De D inzet van vakkundige v meedewerkers iss noodzakelijk k om diensten (denk aan ke eren en

verpakken van kazen) te kunnen verlenen aan klanten. A-ware Food Group produceert jaarlijks 240 miljoen consumentenverpakkingen. Daarnaast gebruikt zij coating in het rijpingsproces van kazen. A-ware Food Group heeft op dit moment geen eigen kaasfabriek. Zij koopt de kaas in bij derden. De output van A-ware Food Group zijn gerijpte en verpakte kazen en kaasgrondstoffen. Naast kaas zijn er een aantal bijproducten. Denk aan de afvalstromen (folie, papier, restafval) maar ook kaas die niet kan worden verkocht door bijvoorbeeld beschadigingen. Door kwalitatief hoogwaardige diensten te verlenen aan klanten, blijft A-ware Food Group een gezonde onderneming en kan zij blijven bestaan (continuïteit). A-ware Food Group veroorzaakt door vervoer, gasverbruik en elektriciteit een mengsel van broeikasgassen, waaronder CO2. De stijgende hoeveelheid broeikasgassen (waaronder CO2) . A-ware Food Group draagt bij aan de maatschappij (maatschappelijke meerwaarde). Denk aan het creëren van werkgelegenheid en bedrijfsactiviteiten voor toeleveranciers en klanten. Tevens kunnen medewerkers de kennis die zij binnen het bedrijf opdoen ook gebruiken bij bijvoorbeeld hun vrijwilligerswerk. Daarnaast benoemt A-ware Food Group het thema voedselverspilling. Jaarlijks wordt in Nederland voor ruim €4,4 miljard aan voedsel weggegooid. Zonde omdat voedsel wordt verspild en hiermee geld wordt weggegooid en het klimaat onnodig wordt belast. Als voedselverwerkend bedrijf wil A-ware Food Group haar verantwoordelijkheid nemen en bekijken of zij haar verspilling kan verminderen en ook verliezen in de keten kan verminderen. A-ware Food Group produceert afval tijdens haar activiteiten (‘bijproducten’). Daarnaast produceert zij jaarlijks 240 miljoen consumentenverpakkingen die door de consument uiteindelijk worden weggegooid. Bronnen: MVO-beleid A-ware Food Group (niet openbaar beschikbaar)

12. Welke onderwerpen zijn relevant? De prioriteitenmatrix leidt tot onderwerpen die voor A-ware Food Group ‘prioriteit voor aandacht’. Van de onderwerpen met ‘prioriteit voor aandacht’ zijn de volgende onderwerpen relevant. Actieve Ketenpartner

-

Voedselveiligheid Eerlijke boterham voor iedere ketenpartner

Arbeidsklimaat

-

Werkgelegenheid Werkomstandigheden (gezond en veilig, werkplezier, persoonlijke ontwikkeling)

Aarde

-

Voedselverspilling (voorkomen uitval kaas) Energieverbruik (gas, elektriciteit, diesel) Verpakkingen

Aandacht voor Samenleving

-

Lokale gemeenschap Educatie over voedsel

Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar)

14

13. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? A-ware Food Group heeft de term “significatie” vertaald als “maatschappelijke agenda”. De maatschappelijke agenda is gebaseerd op een analyse van de standpunten van maatschappelijke organisaties en overheid en de mate waarin deze standpunten het beleid en activiteiten van A-ware Food Group kunnen beïnvloeden. A-ware Food Group heeft dus gekeken naar:  De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling.  Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp.  De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp.  De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. Bronnen: NGO analyse (niet openbaar beschikbaar)

14. Welke onderwerpen zijn significant? De prioritietenmatrix leidt tot onderwerpen die voor A-ware Food Group ‘prioriteit voor aandacht’. Van de onderwerpen met ‘prioriteit voor aandacht’ zijn de volgende onderwerpen significant. Actieve Ketenpartner

-

Voedselveiligheid

Arbeidsklimaat

-

Werkomstandigheden (gezond en veilig, werkplezier, persoonlijke ontwikkeling)

Aarde

-

Energieverbruik (gas, elektriciteit, diesel)

Aandacht voor Samenleving

-

Lokale gemeenschap Educatie over voedsel

15

15. We elke criteria heeft h u gebruikt bij het be epalen van prrioritaire onderwerpen? Hett volgende sta appenplan is gehanteerd g om m de prioritaire onderwerpen te bepalenn: 1. Opstellen va an een omgev vingsanalyse. IIn deze analysse zijn alle issues (thema’s)) opgenomen die betrekking hebben h om MV VO en de A-waare Food Grou up. Deze issue es zijn geclustterd op de zev ven kernthema’ss van ISO 2600 00 (zie ook onnderstaande fiiguren). u de omgevin ngsanalyse zij n op drie criteria beoordee eld: 2. Alle issues uit Typisch h A-ware (zie ook vraag 11)) Maatscchappelijke ag genda (zie ookk vraag 13) Relevantie voor klan nten Per criterium m is aangegev ven of er sprakke is van een hoge prioriteiit (+), matige prioriteit (0) en lage prioriteit (-)). alyse van A-w ware Food Grouup is gebaseerd op de zeve enkernthema’ss van ISO26000. De omgevingsana A-w ware Food Gro oup heeft de kernthema’s k eeen andere na aam gegeven. De kernthemaa’s beginnen allemaal me et een A zodatt zij beter passsen bij A-warre Food Group p.

 16

Zevven kernthema'ss ISO 26000

In dit       

Zeven kerntehema's ISO 226000 volgens A-ware Food Group

stappenplan is rekening gehouden mett: uw prestaties afge ezet tegen wet- en regelgeving r en internnationale (gedrags)normen. uw prestaties afge ezet tegen de 'state of the art' en 'best ppractices'. de mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk ddoet aan uw doelstelllingen. de kosten versus de d baten van het ond dernemen van actie op het onderwerp. de tijd die het kosst om de gewenste resultaten r te bereikeen. de kostenimplicatties wanneer het ond derwerp niet snel woordt aangepakt. het gemak en de snelheid s waarmee ac cties kunnen wordenn uitgevoerd – de 'quick wins'.

Bron nnen: Prioriteitenmatrix x (niet openbaar beschikbaar)

16. We elke onderwerpen hebben prioriteit? De prioritaire on nderwerpen zijn samengevaat onder de no oemer ‘A-ware eness’ en geclusterd in vier pijlers. Centraal C staatt een Actieve ketenpartner die con ntinuïteit nasttreeft door he et leveren vann excellente dienstverlenin d ng. Daa arnaast heeft de A-ware Fo ood Group oogg voor het Arb beidsklimaat en e de Aarrde en Aandaccht voor de sa amenleving. Bron nnen:

-

Prioriteitenmatrix x (niet openbaar besc chikbaar)

1 A-wareness MVO voor A-w ware Food Group p

17. Tott welke acties heeft dit ge eleid of gaat u nemen? In d de eerste helfft van 2012 zijjn voor de pij lers ambities geformuleerd d. In 2013 worrden de ambitties gecconcretiseerd door de ambiities uit te weerken in een ‘roadmap’. In de roadmap sstaan doelstellingen en pro ojecten die bijjdragen aan de d realisatie vvan de geformuleerde ambities. Bij vraag 35 worrden enkele prrojecten toegeelicht die in het h kader van A-wareness zzijn gerealisee erd. In de ond derstaande ta abel staan de ambities a van A A-ware Food Group G en enke ele projecten die worden opgestart o / re ecent zijn opg gestart. MVO-kansen in de om mgeving van de A-ware A Food Group en haar kettenpartners signaleren en via lan ngdurige samenw werking integra aal duurzaamhe eidsvoordeel reealiseren (contiinuïteit ondern nemingen, aard e en mensen).

-

-

A-ware A Food G Group gebruik kt ISO 26000 als hulpmiddel h om m het MVO-beleid vorm te geven. g De D basis voor d de kaas die A-ware Food Group verhandelt, v rijjpt, versnijdt, verpakt, sch hoont, opslaat o en traansporteert is melk. A-ware e Food Group G werkt aaan een visie op o de (Nederlandse) ( ) melkveehoud derijsector. Een E aantal tecchnische leverranciers (denk k aan elektrotechnie e ek en koeltech hniek) gaan sa amen om o de tafel om m te plannen uit te werken n om het h energieve rbruik in pakh huizen terug te brengen. b

A-warre Food Group werkt w aan visie oop melkveehoud derij

Creëre en van een weerkomgeving waar w kennis, kunde en am mbitie van mede ewerkers optim maal tot recht komen en daarmee bijdraagen aan het succes van de e A-ware Food d Group. -

-

A-ware A Food G Group is een werkgever w voorr 1600 vaste en 5500 tijdelijke medewerkerss. Als werkgever w wil zij haar veran ntwoordelijkheid nemen door tee bekijken of zij z ook werk of o werkervaring w kkan bieden voo or mensen me et een afstand to t de arbeidsm markt. Op een aantal vestiginngen werken in nmiddels men nsen met m een afstannd tot de arbe eidsmarkt. ‘Knowledge ‘ & Education’ iss de naam van n het in nitiatief waarm mee A-ware Food F Group ha aar medewerkers m w wil binden, bo oeien en laten n groeien. Hieronnder vallen on nder meer een n opleidingshuiss’ waarbinnen n medewerkers ‘o ve erplichte en vvrije leermodu ules doorlopen n en een kennishuiss waarin kenniis van afdeling gen wordt w vastgeleegd. Kortom de kans voor medewerkers m vvan A-ware Fo ood Group om ziichzelf, onderr meer via E-learning, verder te ontwikkelen.

E-learrning wordt ond derdeel van Knowlledge&Educatio on

17

Via proces-, product- en ketenoptimalisatie en -innovatie de impact van de A-ware Food Group en haar ketenpartners op de omgeving beperken. -

-

-

Samen met onderzoeksbureau Blonk Milieu Advies brengt A-ware Food Group de CO2-footprint van de kaasketen in beeld. Hierbij heeft zij speciale aandacht voor de activiteiten van A-ware Food Group. Met de informatie krijgt A-ware Food Group zich in de ‘CO2-hotspots’en maatregelen zij kan nemen om de CO2uitstoot terug te dringen. Jaarlijks wordt in Nederland voor € 4,4 miljard aan voedsel weggegooid. A-ware Food Group wil de voedselverspilling in de kaasketen in kaart brengen en kijken waar kansen liggen om voedselverspilling te verminderen. Met onze leverancier van het jaar 2011 Smurfit Kappa MNL en andere verpakkingsleveranciers willen we de mogelijkheden voor alternatieve en duurzamere verpakkingsmaterialen verkennen.

Verpakkingslijn

Als goede buur, waar nodig en mogelijk, initiatieven van plaatsgenoten om groepen mensen samen te brengen, via Stichting A-wareness, ondersteunen met kennis, goederen of donaties. A-ware Food Group heeft de Stichting A-wareness opgericht. Een onafhankelijk stichting die projecten gericht op bijzondere, gezellige of leerzame momenten voor kinderen en volwassenen ondersteunt. Stichting A-wareness steunt onder meer projecten gericht op kennis over voeding. Bronnen: www.a-warefood.com www.stichtinga-wareness.com Projectenoverzicht MVO (niet openbaar beschikbaar) Jaarplan MVO (niet openbaar beschikbaar)

18. Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen). Zie vraag 15. Hier is toegelicht hoe A-ware Food Group haar MVO-prioriteiten heeft bepaald.

18

19. Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze – u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. Medewerkers van A-ware Food Group hebben via diverse routes input geleverd. Centraal stond hierbij het bediscussiëren en verrijken van de inputs en outputs van A-ware Food Group (zie ook figuur bij vraag 11) en de omgevingsanalyse (zie figuur bij vraag 15 voor versimpelde versie). Dit heeft plaatsgevonden door gesprekken met collega’s, agenderen van deze onderwerpen bij overleggen van management teams, operationeel management teams en kernploeg. De MVO officer heeft contact met stakeholders op het gebied van MVO. Denk aan leveranciers, klanten, MVO-verantwoordelijken binnen andere organisaties en overheid. Tijdens deze gesprekken wordt veelal relevante, significante en prioritaire onderwerpen voor A-ware Food Group direct of indirect besproken. Key Opinion Leaders zoals maatschappelijke organisaties en brancheorganisaties zijn via een literatuuronderzoek betrokken. Door het bestuderen van onderzoeken van en over deze organisaties en het bestuderen van websites is een beeld gevormd van de visie van Key Opinion Leaders. De MVO officer heeft de input van de stakeholders geclusterd en verwerkt in de prioriteitenmatrix. Deze matrix is door de stuurgroep MVO in concept vastgesteld en na feedback van de directie van A-ware Food Group definitief vastgesteld. Bronnen Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar)

In gesprek met de heer Balkenende Vrijdag 16 december 2011 was de heer Jan Peter Balkenende met twee collega’s van Ernst&Young te gast bij de A-ware Food Group. De heer Balkenende is sinds 1 april 2011 partner bij Ernst & Young en onder meer verantwoordelijk voor Corporate Social Responsibility. In het bijzijn van de directie van de A-ware Food Group is gesproken over het de kansen van MVO als business driver. Balkenende herkent dat veel familiebedrijven van nature een lange termijn focus hebben. Deze focus in combinatie met transparantie vormen volgens hem een nieuwe werkelijkheid waar iedereen mee wordt geconfronteerd. In deze nieuwe werkelijkheid is MVO een geïntegreerd onderdeel van (familie)bedrijven en kan het een business driver worden.

19

De heer Balkenende in gesprek met directie A-ware Food Group over MVO

Integgreren maatschap m ppelijke verantw woordelijkheid in organisa atie 20. We elke (typen) organisaties o bevinden b zich h in uw invloe edssfeer en ho oe verhouden n die zich tott uw orgganisatie. In d de onderstaan nde figuur staa at de keten vaan koe tot kaa as. De stakeho olders in de innvloedssfeer van v Aware Food Group p zijn blauw weergegeven. w In het groen staat hoe dez ze stakeholderrs zich verhou uden tot A-w ware Food Gro oup. De keten van koe e tot consume ent ligt in de iinvloedsfeer van v A-ware Fo ood Group. Zijj heeft directe e invloed op haar leverancciers (kaasmak kerijen en oveerige leveranc ciers) en med dewerkers. Opp haar klanten n heeft zij bep perkte invloed d. Aan leveran nciers en med dewerkers kan n A-ware Food Group eisen sstellen. Zij stelt in min ndere mate eiisen aan haar klanten. De ooverige schake els in de keten n en organisatties die de publieke opiinie beïnvloed den zoals Key Opinion Leadeers liggen in de d beïnvloedin ngsfeer van A--ware Food Grroup. Wa aar nodig gaat A-ware Food Group in dialloog met deze e organisaties.. Een voorbeeeld is periodiek contact me et vakbonden.

20

Beïnvloedingssfeerr A-ware Food Group G

ware Food Grroup gaat kaasfabriek bouw wen A-w Ein nd mei 2012 he eeft A-ware Food F Group aaangekondigd een e eigen kaa asfabriek te bouwen. De ka aasfabriek heeeft bij aanvang g een cap paciteit van 60 0.000 ton tot 80.000 ton kaaas per jaar. De D bouw sta art begin 2013 en in 2014 is de fabriek op perationeel. "Me et deze kaasfa abriek zetten we de volgennde logische sttap in onzze ontwikkelin ng als ketenpa artner voor onnze klanten", zegt z Jan Ankker, CEO van A-ware A Food Group. G "Iederee klant kan biij ons rekkenen op maattwerk in onze e dienstverleniing. En dat blijft ook zo! De eigen kaa asproductie stelt ons boven dien in staat om de sam menwerking met m andere ketenpartners tee intensiveren n."

Pa akhuis

Duu urzaamheid iss één van de pijlers p onder d de plannen voor de bouw va an de kaasfabbriek. Een dee el van de zevventig criteria a waar een mo ogelijke vestiggingsplaats vo oor de fabriek aan wordt geetoetst hebben n bettrekking op du uurzaamheid (denk ( aan besschikbaarheid duurzame energie). Ook biij de bouw en n inriichting van de e fabriek word dt naar duurzaame oplossing gen gezocht (d denk aan herggebruik van wa armte en water). arnaast zoekt A-ware Food Group samennwerking met melkveehouders. A-ware Fo Food Group strreeft Daa hie erbij naar een langdurige re elatie die rechht doet aan he et ondernemerschap van dee melkveehouders.

21. Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. A-ware Food Group stimuleert maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties:  door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden.  door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen.  door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders.  door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren.  door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten.  door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken.  door het promoten van goede voorbeelden.

In de omgeving van A-ware Food Group zijn de volgende organisaties actief: klanten, leveranciers, Key Opinion Leaders als maatschappelijke organisaties en brancheorganisaties en collega-ondernemers. A-ware Food Group prikkelt deze organisaties op diverse manieren om met MVO aan de slag te gaan. Het prikkelen van organisaties gebeurt veelal door medewerkers van A-ware Food Group. Medewerkers worden daarom regelmatig bijgepraat over MVO binnen A-ware Food Group zodat zij dit met andere organisaties kunnen delen. A-ware Food Group staat open voor dialoog over MVO met diverse organisaties. Tevens neemt A-ware Food Group deel aan netwerkbijeenkomsten en congressen over MVO om kennis op te doen en met anderen te delen. Daarnaast wordt MVO regelmatig geagendeerd in gesprekken met klanten en leveranciers. In de kaders die hierna volgen enkele praktijkvoorbeelden van initiatieven waarmee A-ware Food Group andere organisaties prikkelt om met MVO aan de slag te gaan. Leveranciersdag 2012: Kansen voor Kaaskoppen De leveranciersdag in 2012 stond in het teken van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Inspirerende sprekers als Jan Peter Balkenende en Gerard Kemkers hebben op deze dag bijna 200 leveranciers geprikkeld om MVO op de strategische agenda van de eigen onderneming te zetten. Daarnaast is het MVO-beleid van A-ware Food Group door de MVO Officer toegelicht.

De heren Balkenende (links) en Kemkers (rechts) op leveranciersdag A-ware Food Group 2012

Bezoek leden van VNO NCW MKB Nederland Op 18 april 2012 waren 60 leden van VNONCW MKB Flevoland te gast bij A-ware Food Group in Zeewolde. Adriaan Vis, COO/Managing Director A-ware Services, heeft de strategie en activiteiten toegelicht. MVO Officer Corine Kroft heeft het MVO-beleid van A-ware Food Group toegelicht. Een interessante bijeenkomst waarbij tijdens de borrel veel ideeën, ervaringen en ambities op het gebied van MVO zijn uitgewisseld.

21

Stichting A-wareness: A-ware Food Group samen met leveranciers en medewerkers In het voorjaar van 2012 heeft A-ware Food Group de Stichting A-wareness opgericht. Deze stichting ondersteunt bijzondere, gezellige of leerzame momenten voor kinderen en volwassenen. De Stichting A-wareness ontvangt donaties van A-ware Food Group, haar leveranciers. Vanaf 2013 kunnen ook medewerkers, naar draagkracht, via het salaris doneren. Deze Stichting Awareness helpt de A-ware Food Group om zich als betrokken buur in te zetten voor groepen mensen in de buurt van haar vestigingen of de woonplaats van haar medewerkers. A-ware Food Group nodigt leveranciers en klanten uit om de mogelijkheden te verkennen om gezamenlijk projecten te ondersteunen. Deze uitnodiging prikkelt klanten en leveranciers om na te denken over het tonen van maatschappelijke betrokkenheid.

Spaarpot waarmee Kromwijk geld heeft ingezameld

Kromwijk Electrotechniek en Stichting samen in strijd tegen kanker 24 uur per dag staat Kromwijk Electrotechniek voor de A-ware Food Group klaar. Medewerkers van Kromwijk hebben zich op 11 en 12 mei 2012 24 uur ingespannen voor kinderen en volwassenen met kanker door mee te lopen in de "24 uur van Woerden". Met deze 24-uur durende estafetteloop is geld opgehaald voor het Inloophuis ‘Leven met kanker’ in Woerden en Kika. De Stichting A-wareness heeft het initiatief van Kromwijk Electrotechniek financieel ondersteund.

Bronnen: www.StichtingA-wareness.com

22

Due dilligence 22. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? A-ware Food Group beoordeelt via een aantal routes haar impact om maatschappij, milieu en economie: A-ware Food Group ziet het kwaliteitssystemen als een wezenlijk onderdeel om kwaliteit, voedselen procesveiligheid en producten die voldoen aan relevante wetgeving te waarborgen en daarmee te voldoen aan haar verantwoordelijkheid tegenover afnemers, consumenten, medewerkers en omgeving. A-ware Food Group brengt haar CO2-footprint in kaart zodat zij inzicht krijgt in haar ‘CO2-hotspots’ en de kansen om deze te reduceren (zie ook vraag 37). Jaarlijks worden opnieuw de belangrijkste inputs en outputs van A-ware Food Group vastgesteld (zie figuur bij vraag 11). Hiermee heroverweegt A-ware Food Group jaarlijks wat haar effect op maatschappij, milieu en economie is. Periodiek worden financiële rapportages (zoals jaarverslag) opgesteld om de financiële prestaties van A-ware Food Group te monitoren. In 2013 worden de MVO-ambities van A-ware Food Group vertaald naar doelstellingen (KPI’s). Deze KPI’s zijn onderdeel van de monitoring van effecten van A-ware Food Group op maatschappij, milieu en economie worden beperkt. A-ware Food Group eerste met FSSC22000-certificaat in de zuivel In 2010 heeft A-ware Food Group als eerste bedrijf in de zuivelsector het FSSC22000-certificaat ontvangen. Directeur Jos Clerx van certificerende instelling Qlip heeft het certificaat voor de vestiging in Dalfsen op 26 augustus 2010 aan QA-manager Leendert van Dommelen overhandigd. De FSSC22000-certificering is een internationale standaard. Bij deze certificering worden zowel de managementaspecten als de proces technische kanten van het kwaliteitssysteem belicht. De norm is gericht op alle schakels in de voedselketen en combineert concrete voedselveiligheidscondities (gebaseerd op de basishygiënevoorwaarden en de HACCP-standaard) met de beheersmaatregelen op basis van de kwaliteitsmanagementstandaard ISO9001. A-ware Food Group heeft sinds 2010 niet stil gezeten. Inmiddels beschikken meerdere locaties van A-ware Food Group waar kaas wordt gerijpt over dit certificaat. Daarnaast beschikken de meeste afdelingen waar kaas wordt verpakt beschikken over BRC-6 waarmee A-ware Food Group aantoonbaar werk maakt van voedselveiligheid en kwaliteit.

23

Jos Clerx (Qlip) overhandigt FSSC22000 certificaat aan Leendert van Dommelen (A-ware Food Group)

23. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? A-ware Food Group voert periodiek een omgevingsanalyse en stakeholderanalyse uit. Deze analyses maken inzichtelijk welke issues spelen en welke invloed A-ware Food Group hier op heeft. Ook het lidmaatschap van brancheorganisaties is hierin nuttig. Daarnaast voert A-ware Food Group, in het kader van haar kwaliteitssysteem, periodiek risicoanalyses en (leveranciers)audits uit. Hiermee beoordeelt zij of leveranciers zich inspannen om de negatieve effecten van hun activiteiten te beperken. Tot slot biedt A-ware Food Group haar klanten vaak meerdere oplossingen aan zodat de klant in de gelegenheid om de effecten op maatschappij, milieu en economie meewegen in het keuzeproces. Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Kwaliteitsbeleid A-ware Food Group en leveranciersaudits (opvraagbaar bij afdeling QA)

24. Hoe e wordt gepa aste zorgvuldiigheid uitgeoe efend of geïm mplementeerd d in uw organ nisatie (en ge eef voo orbeelden van de invulling g)? A-wa are Food Group past gepaste zorgvuldigh heid toe door:  richtlijnen over ho oe aan de organisatie verbonden personeen gepaste zorgvuldiigheid in acht kunnen nemen  instrumenten om de impact van gepla ande en bestaande aactiviteiten in kaart te t brengen. instrumenten om de MVO-kernthema'ss in uw hele organisaatie te integreren.   instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingenn te doen in prioriteiit en benadering.  instrumenten om eventuele negatieve e effecten aan te pakkken.

Hett kerndoel van n A-ware Food d Group is uitggroeien tot de e meest gewaardeerde keteenpartner in Food F & Agrri in Europa. De D kern van de e werkwijze oom dit te realiiseren zijn n de kernwaarrden en kernc competenties (zie figuur rec chts). Dezze waarden en n competentie es zijn in bel eidsdocumentten geïïntegreerd. De aanwezigheid d van een GOR R (Gemeenschhappelijke Ond dernemingsraad) en Raad van v Commissa rissen draagt bij aan gep paste zorgvuld digheid binnen n A-ware Food d Group (voor Kern nwaarden en –coompetenties orgganisatiestructtuur zie vraag g 3). In de ged dragscode zijn n rich htlijnen opgen nomen over de wijze waaroop medewerke ers gepaste zo orgvuldigheid in het dagelijjks werk die enen toe te pa assen. Bron nnen Gedragscode voorr medewerkers (niet openbaar beschikbaaar)

Matthieu Zijerve eld (Zijerveld d): ‘Ik doe nu zo’n 15 1 jaar zaken met Jan Ankeer. Wij kopen kaas van Anke er en ma aken gebruik van v de dienstv verlening van A Anker. In al die d jaren heb ik i Jan lere en kennen alss een bevlogen n en betrouwb bare ondernem mer. Afspraak k is afspraak bij Jan en ‘kan niet bestaat niet’.. Daarbij is Jan super inventief.’

24

(Bron n: 50 jaar Anker Kaa as op de plank)

Matttieu Zijerveld (links)

Jacq ques Krijnen ((Westland kaa as): ‘We doen als Westtland nu een kleine k tien jaa ar zaken met Anker Kaas. De D eerste stap was een opleegcontract datt we met elkaar sloten. Ik m moet zeggen, als lid van een e familiebeedrijf waar ik inmiddels i alw weer 40 jaar w werk, kan ik me goed herke ennen in Jan A Anker. Hij is wat w mij betre eft het toonbeeeld van onde ernemerschap . Een man van n weinig woorrden, korte lij nen en er op z’n tijd ‘een klap op geve n’, een gevleu ugelde uitspra aak van Jan.’ (Bron: 50 jaar Anker Kaas oop de plank)

Jaccques Krijnen

Bé Kats (Frico) ‘Ik heb Jan Anker een jaar of tien geleden leren kennen, in de tijd van het toenmalige Frico, dat inmiddels is opgegaan in FrieslandCampina. Anker verzorgde destijds de opleg en het transport van kaas voor ons, iets wat aangevuld met veredeling van kaas, een stuk service en commercie vandaag de dag nog doet. We hebben gedurende de afgelopen tien jaar een leuke tijd doorgemaakt, waarin we ook qua investeringen samen het een en ander hebben opgezet en geprobeerd.’

Gerard Bouman (Bel Leerdammer) ‘Ik heb vanaf 1985 te maken gekregen met Arie Anker. Later, van 2002 tot mijn pensioen in 2007, pas met zoon Jan. Met Arie heb ik altijd een heel open contact gehad. Arie was en is een man van zijn woord, net als Jan. Afspraak is afspraak, of die nu schriftelijk of mondeling is gemaakt. Natuurlijk deed Baars Kaas, het huidige Leerdammer, al veel langer zaken met Anker. (Bron: 50 jaar Anker Kaas op de plank)

(Bron: 50 jaar Anker Kaas op de plank)

Henk van Bochove (algemeen directeur de Graafstroom) ‘Door de samenwerking met de A-ware Food Group krijgen wij toegang tot een breed netwerk voor de verkoop van kaas, dit zal onze verkoopopbrengsten positief beïnvloeden’.

Teunis Sterk (links) en Henk van Bochove (rechts) (Bron: BoerderijVandaag 29 juni 2012)

Teunis Sterk (voorzitter melkleverancierscoöperatie Deltamilk) ‘Deltamilk heeft als belangrijkste doel een continue afzet van de melk van haar leden veehouders te garanderen en hiervoor een zo hoog mogelijke, in elk geval een bovengemiddelde melkprijs, voor haar leden te realiseren. De samenwerking met een sterke partij als A-ware Food Group biedt voor de leden van Deltamilk de beste continuïteit in een snel veranderende kaasmarkt.(…) A-ware Food Group is als familiebedrijf gericht op de lange termijn, dit past uitstekend bij ons. Het is voor onze leden een goede zaak dat wij ons kunnen aansluiten bij zo’n sterke partij in de internationale kaasmarkt.’ (Bron: persbericht deGraafstroom juni 2012)

25

25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Om de potentiele negatieve effecten van A-ware Food Group op de omgeving te inventariseren zijn de belangrijkste inputs en outputs in kaart gebracht. Deze inventarisatie is de leidraad voor het identificeren van de kernpunten voor het MVO-beleid van A-ware Food Group (zie ook vraag 11). De (potentiële) negatieve effecten van A-ware Food Group zijn: Bijproducten zoals afval (folie, papier, restafval) en afvalwater. A-ware Food Group draagt direct bij aan de afvalberg door afval dat zij zelf produceert. Indirect draagt zij bij door jaarlijks onder meer 240 miljoen consumentenverpakkingen te produceren die na gebruik door de eindgebruiker worden weggegooid. A-ware Food Group gebruikt diesel voor haar vrachtwagens en elektriciteit voor het conditioneren van pakhuizen. Het gebruik hiervan leidt tot uitstoot van CO2. Jaarlijks wordt in Nederland voor ruim 4,4 miljard euro aan voedsel verspild (bron: factsheet voedselverspilling van de rijksoverheid). Als voedselverwerkend bedrijf neemt A-ware Food Group haar verantwoordelijkheid door zo min mogelijk voedsel onnodig te verspillen. Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar)

26

Visie e, missie,, beleid en e strate egie 26. Onze organisatie heeft richtiing gegeven aaan haar maa atschappelijke e verantwoorrdelijkheid: A-wa are Food Group geefft aan haar maatscha appelijke verantwoorrdelijkheid door:  door de rol van maatschappelijke m vera antwoordelijkheid opp te nemen in onze visie v en missie.  door belangrijke principes p en onderwe erpen van maatschapppelijk verantwoord delijkheid op te neme en in ons beleid en sstrategie.  door een gedragsccode of ethische cod de aan te nemen waaarin de principes en waarden van maatsc chappelijke verantwooordelijkheid zijn ve ertaald naar richtlijnen voor pa assend gedrag.  door prioriteiten voor v actie op kernthema’s door te verta len in doelstellingen n (SMART).  door het opstellen n van een actieprogrramma (met verantw woordelijkheden, tijd dlijn, budget, enz.).

In h het onderstaa ande figuur sta aan de wortells, kernwaarde en en kerncom mpetentie vann A-ware Food d Group opggenomen. MVO O is hierin geïïntegreerd.

27 Kernwaa arden en -compe etenties A-ware e Food Group

-

-

-

-

Roots: Familiebedrijf: Voor een familieebedrijf is con ntinuïteit bela angrijk. De keern van MVO iss het doorgeven van v de aarde aan a de volgennde generatie.. MVO sluit aan op de worteels van de A-w ware Food Group; een ondernemend d familiebedri jf. MVO wordt een basisvoo orwaarde voorr bedrijven om m te overleven. De D A-ware Foo od Group erkeent dit en spee elt hierop in door d bij haar bbeslissingen economische e-, sociale- en n omgevingsbeelangen af te wegen. Triple A dienstverlener: A-wareness: A B Bewust ondern nemen (‘aware e’ is Engels vooor bewust) ziit in de genen en be edrijfsnaam va an A-ware Foood Group. De MVO-initiatiev ven van de A--ware Food Grroup worden daarom gebundelld onder de ti tel “A-warene ess”. Kerncompettentie: Inzichtt in markt: A-w ware Food Group merkt dat haar klantenn onderzoeken n zij MVO in het eigen n bedrijf kunne en integreren . Als ketenpartner wil de A-ware A Food G Group haar kla anten hierin onderrsteunen. Kernwaarde e: Betrokken: Betrokken bij ontwikkeling gen in de omge eving van A-w ware Food Group en welzijn van medewerkerss en plaatsgennoten. De uitgangsp punten van Ma aatschappelij k Verantwoorrd Onderneme en zijn binnen A-ware Food Group in een docume ent vastgelegd d. Hierin staann onder meer de MVO-ambiities geformulleerd. Inmidde els zijn diverse projjecten opgesta art (Zie onderr meer vraag 35) 3 om deze ambities a te reealiseren. In 20 013 worden deze e ambities geconcretiseerd d in doelstellin ngen (KPI).

Bron nnen: o beschikbaaar) MVO-beleid A-warre Food Group (niet openbaar

27. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Bij het creëren van draagvlak kijkt A-ware Food Group naar:  het vergroten van kennis van de principes, MVO kernthema's en -onderwerpen.  de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid.  het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid.

A-ware Food Group creëert via twee actielijnen draagvlak voor MVO: 1. Vertellen en dialoog A-ware Food Group treedt in contact met stakeholders (intern en extern) om over MVO te praten. Doel van deze contacten is vertellen over MVO voor A-ware Food Group, luisteren naar de ambities van de gesprekspartner en van elkaar leren. Vertellen en delen zorgt dat stakeholders weten en snappen waarom en hoe A-ware Food Group werk maakt van MVO. Zie ook vraag 31 voor praktijkvoorbeelden. 2. Doen Kernwaarden van A-ware Food Group zijn continue verbeteren en resultaatgericht. De MVO-ambities van A-ware Food Group zijn geformuleerd. Stil zitten past niet bij A-ware Food Group. Waar kansen liggen voor (MVO)innovaties worden deze aangepakt (zie vraag 37 voor voorbeelden). Door daadwerkelijk actie te ondernemen laat A-ware Food Group zien met MVO aan de slag te zijn. Bronnen: Communicatieplan MVO (niet openbaar beschikbaar)

A-ware Food Group mede ondertekenaar Convenant Weidegang A-ware Food Group heeft een positieve houding ten aan zien van weidegang van Nederlandse koeien. Koeien in de wei passen bij het Nederlandse landschap en dragen positief bij aan het imago van de Nederlandse melkveehouderij. A-ware Food Group benadrukt dat zij een integrale kijk heeft op de melkveehouderij als onderdeel van de zuivelketen. Hierbij staan drie uitgangspunten centraal: 1. Aantoonbaar en acceptabel dierenwelzijn. 2. Aantoonbare en acceptabele zorg voor de aarde. 3. Waardering van het ondernemerschap van melkveehouder en respect voor de individuele keuze van de melkveehouder. Weidegang van melkkoeien kan volgens de A-ware Food Group een middel zijn om invulling te geven aan deze uitgangspunten. Er zijn echter meerdere wegen die naar Rome leiden. A-ware Food Group respecteert het ondernemerschap van melkveehouders. Naar onze mening dient de individuele melkveehouder zelf te kunnen kiezen of (gedeeltelijke) weidegang past binnen zijn of haar bedrijfsfilosofie en bedrijfssysteem dat gericht moet zijn op acceptabel dierenwelzijn en zorg voor de aarde. A-ware Food Group mede ondertekenaar Convenant Weidegang

28

28. Op welke manie er ontwikkelt uw organisattie de benodiigde compete enties voor heet nemen van n ma aatschappelijk ke verantwoo ordelijkheid – binnen en eventueel buitten de organiisatie. De kerncompete enties van A-w ware Food Gro up staan in he et rechter figu uur (zie ook vvraag 26). Deze kerrncompetentie es dragen bij aan het nemeen van maatsc chappelijke ve erantwoordelijjkheid door (me edewerkers va an) A-ware Fo ood Group: Door het perfect inzicht in i vraag/aanb bod in de markt signaleert A-ware Food F Group daat MVO een voorwaa arde is voor ondernemingenn om ook op de lange termijn te blijven bestaann. Daarnaast zoeken klanten n en leveranciiers samenwerkiing met A-warre Food Group p om MVOthema’s op te pakken 2 Kerncompeten nties A-ware Foood Group (pijler Actie eve Ketenpartner). Sublieme be eheersing van interne proceessen zorgt da at verliezen to ot een minimuum worden be eperkt (pijler Aarde e). Voortreffelijjke persoonlijjke service draaagt bij aan tevreden t klantten en de actiieve ketenparrtner die A-ware Food d Group wil zijn. Passie voor teamwork en samenwerkinng staat voor het h investeren n in kennis, kuunde en ambitties medewerkers van A-ware e Food Group ((pijler Arbeidssklimaat) en het h zoeken vaan samenwerking met ketenpartne ers (pijler Actiieve Ketenparrtner). n van deze com mpetenties geebeurt onder meer m via: Hett ontwikkelen Presentatiess tijdens overlleggen en gessprekken met collega’s. Via intranet en het personeelsblad I-waare worden medewerkers m bijpraten b overr ontwikkeling gen op MVO-gebied. Binnen het initiatief i ‘Kno owledge & Eduucation’ worden diverse e-llearning moduules ontwikkelld waarmee me edewerkers co ompetenties kkunnen ontwik kkelen en toetsen. Voor heet inwerkprogrramma wordt een module m ‘Maatsschappelijke V Verantwoord Ondernemen’ O ontwikkeld. Bronnen: bliek beschikbaar) Intranet (niet pub Knowledge & Educcation (meer informa atie bij A-ware Foodd Group beschikbaar)) -

29

Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? A-ware Food Group integreert MVO in haar organisatie:  door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen.  door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren.  door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten.  door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden  toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur.  door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening

A-ware Food Group beschikt over de kwaliteitscertificaten British Retail Consortium (BRC), International Food Standards (IFS), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), procescertificering en FSSC (Food Safety System Certification). Deze certificaten en de daarbij behorende werkwijze ondersteunen A-ware Food Group bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, werkwijze en veiligheid. Onderdeel van de werkwijze is continue verbetering aan de hand van de Deming cirkel (Plan – Do – Check - Act). Daarnaast wordt ISO 26000 benut om periodiek te toetsen en vastleggen hoe MVO in de organisatie is geïntegreerd. Daarnaast worden in 2013 de MVO-ambities van in de doelstellingen vertaald. Deze doelstellingen worden vervolgens geagendeerd bij de betrokken management teams of operationele management teams. Bronnen: Kwaliteitsbeleid (niet publiek beschikbaar)

30

Communicatie en rapportage 30. Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? A-ware Food Group vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, nauwkeurig, evenwichtig, actueel en doelgroepgericht over MVO communiceert. Daarnaast heeft A-ware Food Group klanten, leveranciers en medewerkers met diverse culturele achtergronden. In de communicatie wordt hier rekening mee gehouden. Bij vraag 31 zijn enkele voorbeelden opgenomen. 31. Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? A-ware Food Group communiceert  In vergaderingen en gesprekken met stakeholders.  Specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren.  Interne communicatie tussen management en medewerkers.  Interne teamactiviteiten met als doel mvo te integreren in bedrijf.  Communicatie over prestaties op gebied van MVO.  Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen.  Publiekcommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval.  Artikelen over MVO in tijdschriften en nieuwsbrieven.  Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten.  Ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen.

Enkele voorbeelden van communicatie uitingen over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Aware Food Group. In het personeelsblad I-ware wordt regelmatig aandacht aan de MVO-inspanningen van A-ware Food Group besteed. Presentaties voor interne doelgroepen (denk aan Management Teams, Operationele Management Teams en kernploeg (75 medewerkers op sleutelposities)) en externe doelgroepen (denk aan klanten en ondernemingsvereniging VNO/NCW). De Stichting A-wareness prikkelt medewerkers om de maatschappelijke betrokkenheid te tonen. Zij kunnen projecten aandragen die ondersteuning van de stichting verdienen of zelf de houden bij een project uit de mouwen steken. Informatie op de website www.a-warefood.com Hoofdstuk in het boek ’50 jaar Anker Kaas op de plan’ dat is uitgebracht ter ere van het 50-jarig jubileum van Anker Kaas. Met de zelfverklaring ISO 26000 verklaart A-ware Food Group werk van MVO te maken. Interviews in magazines en dagbladen. Enkele voorbeelden: In het magazine ‘Middelpunt’ van ondernemingsvereniging NVO/NCW vertelt COO Adriaan Vis in het voorjaar van 2012 aan collega-ondernemers over onder meer de MVO strategie van A-ware Food Group. In september 2011 vertelt COO / Managing Director A-ware Services Adriaan Vis in het magazine P&O hoe A-ware Food Group het HR-beleid (pijler Arbeidsklimaat) invult na de fusie. In een artikel voor een logistiek magazine vertelt COO Adriaan Vis over de rol van A-ware Food Group in de keten (Actieve Ketenpartner) en de uitdagingen op het gebied van onder meer handmatig laden van kazen (Arbeidsklimaat). In september 2012 heeft Klaas de Jong een interview gegeven aan het Dagblad van het Noorden over de mogelijk locatie van de nieuwe kaasfabriek. In dit interview is ook ingegaan op de mogelijke werkgelegenheid die de fabriek creëert (Aandacht voor Samenleving). CEO Jan Anker geeft in Magazine Boerderij een interview over de kaasfabriek die A-ware Food Group gaat bouwen. In dit artikel vertelt hij ook dat hij melkveehouders zoekt die melk aan de kaasfabriek willen leveren. A-ware food Group wil hierin samenwerken met ondernemende melkveehouders met een visie op de lange termijn. (Actieve Ketenpartner)

31

‘50 jaar Anker Kaas op de plank’

Boek 50 jaar Anker Kaas op de plank

Ter ere van het 50-jarig jubileum is het boek ’50 jaar Anker Kaas op de plank’ uitgegeven. In het hoofdstuk ‘de ommezwaai’ is aandacht voor de MVO-ambities van A-ware Food Group en de Stichting A-wareness. Dit boek is op 28 juni 2012 tijdens de leveranciersdag uitgereikt aan de familie Anker en relaties van A-ware Food Group.

Boek 50 jaar Anker Kaas op de plank

Enkele voorbeelden van middelen Vanaf december 2012 staat de referentiematrix op de website van A-ware Food Group (onder de kop over A-ware) Intranet en personeelsblad I-ware www.stichtingA-wareness.com Boerderij, 5 juni 2012, nummer 36 P&O Actueel, september 2011, nummer 9 Middelpunt juni 2012 http://www.logistiek.cluster32.e-active.nl/supply-chain/traceability-b2b-integratie/did12851-adriaan-vis-een-kwetsbare-keten-met-veelpartijen.html

Medewerkers A-ware Food Group zetten schouders onder hulpproject Een aantal medewerkers van A-ware Food Group is actief betrokken bij een project van Hervormd Bodegraven om hulpgoederen voor Roemenië in te zamelen. Medewerkers hebben onder meer kleding gesorteerd. Daarnaast heeft een chauffeur een week vakantie genomen om de hulpgoederen samen met een collega-chauffeur naar Roemenië te brengen.

32 Vrachtwagen voor hulptransport naar Roemenië

32. A Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Ja, via het ISO 26000 zelfverklaring en referentiematrix. 33. A Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee, in 2012 waren geen grote dilemma’s met stakeholders. B Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen. A-ware Food Group wil een gewaardeerde ketenpartner zijn. Indien er conflicten zijn, zoekt zij samen met de betrokken partijen naar een oplossing. Daarnaast is een klachtenprocedure onderdeel van het kwaliteitssysteem van A-ware Food Group. In de gedragscode is vastgelegd dat medewerkers zich met klachten kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon. A-ware Food Group maakt dus gebruik van:  Rechtstreekse discussie met de stakeholder(s)  Verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen  Formele procedures voor klachtenbehandeling  Bemiddelings- en arbitrageprocedures Bronnen: Kwaliteitssysteem inclusief klachtenprocedure Gedragscode

Continuïteit AB Texel AB Texel is onderdeel van A-ware Food Group. Dit bedrijf vervoert met vierhonderd vrachtwagens losgestorte agrarische producten, zoals aardappelen, suikerbieten en mengvoeders. A-ware Food Group heeft eerst een minderheidsaandeel in AB Texel genomen. Sinds 2011 houdt A-ware Food Group alle aandelen. AB Texel is geconfronteerd met een aantal uitdagingen omdat de levensvatbaarheid van het bedrijf mede door de lage ritprijzen in het geding is. Deze uitdagingen hebben bij chauffeurs tot vragen over onder meer het behoud van hun baan geleid.

Vrachtwagen AB Texel

A-ware Food Group zet zich in om de continuïteit van dit bedrijfsonderdeel op de korte- en lange termijn te borgen. Hierin werkt A-ware Food Group nauw samen met medewerkers van AB Texel en de vakbonden om onder meer de belangen en werkgelegenheid van de chauffeurs te borgen. Inmiddels zijn een aantal stappen gezet zodat AB Texel zich kan ontwikkelen naar een gezond bedrijf. AB Texel heeft een aantal bedrijfsonderdelen (onder meer garages) afgestoten en richt het zich weer volledig op haar roots; vervoer van losgestorte agrarische producten. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met klanten om afspraken te maken voor eerlijke prijzen voor het vervoer. A-ware Food Group heeft vertrouwen in een positieve toekomst voor AB Texel en haar chauffeurs.

33

Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en onderwerpen? De monitoring van kwaliteit, voedselveiligheid en arbeidsomstandigheden is geborgd in het kwaliteitsbeleid en de bijbehorende kwaliteitscertificaten (British Retail Consortium (BRC), International Food Standards (IFS), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), procescertificering en FSSC (Food Safety System Certification).In de eerste helft van 2012 heeft de monitoring vooral een inventariserend karakter; wat is de huidige situatie en waar liggen kansen. Deze inventarisatie is besproken in de stuurgroep MVO en heeft geleid tot MVO-ambities die in 2013 worden vertaald in doelstellingen (KPI). In dit proces houdt A-ware Food Group rekening met:    Voor   

Feedback van stakeholders Uitvoeren van benchmarks Meten met behulp van indicatoren deze monitoring geldt: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders.

Bronnen: MVO-beleid (niet openbaar beschikbaar) Kwaliteitsbeleid (niet openbaar beschikbaar)

35. Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s beoordeeld? De stuurgroep MVO heeft de resultaten uit de inventarisatie beoordeeld (zie ook vraag 34). Deze beoordeling wordt verder geconcretiseerd in 2013 waarin MVO-ambities naar doestellingen worden vertaald. Bij vraag 37 staan voorbeelden van stappen die A-ware Food Group heeft gezet om actie ondernemen op de relevantie thema’s. De stuurgroep MVO houdt in haar beoordeling rekening met:  Zijn de beoogde doelen behaald?  Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen?  Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen?  Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet?  Wat hadden we beter anders kunnen doen?  Zijn alle relevante personen bij het proces betrokken?

36. Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Bij vraag 10 en vraag 19 is toegelicht hoe stakeholders zijn betrokken bij het bepalen van de MVO-pijlers voor A-ware Food Group. De resultaten van de inventarisatie zijn met medewerkers van A-ware Food Group besproken. Daarnaast wordt het MVO-beleid en de wijze waarop A-ware Food Group hier met projecten invulling aan geeft met leveranciers en klanten besproken. A-ware Food Group zoekt naar een route om stakeholders hier structureel bij te betrekken. De wijze waarop dit vorm krijgt is afhankelijk van de informeringsbehoefte van A-ware Food Group en informatiebehoefte van de stakeholders. Stuurgroep MVO De stuurgroep MVO van A-ware Food Group bestaat uit vier leden Adriaan Vis (COO / Algemeen directeur A-ware Services), Robert van Ballegooijen (COO / Algemeen directeur A-ware Retail) , Ayse Dayioğlu (Legal manager) en Corine Kroft (MVO officer). De stuurgroep stelt het MVO-beleid vast en is verantwoordelijk voor de bewaking van de voortgang. De stuurgroep benoemt daarnaast projecten die door een afvaardiging van management teams of operationele managementteams worden uitgevoerd. Op deze manier wordt MVO geïntegreerd in het dagelijkse structuur van A-ware Food Group. De MVOofficer vervult hierin een coördinerende rol.

34

37. A W Welke verbete eringen of successen heefft uw organisa atie bereikt? Hie eronder enkele e voorbeelden n van projecteen die zijn gerealiseerd Toeleve eranciers van eelectro- en installatietechn niek denken met A-ware FFood Group mee over energiebesparing. Deeze bedrijven slaan nu de handen in een en gaaan nauw same enwerken om AA ware Fo ood Group nogg beter te kun nnen adviseren n op het gebied van energgiebesparende e maatregelen. -

-

-

-

atig legt een cchauffeur samen met een Regelma collega met m de hand d de kazen in de e vrachtwagen n. Dit is een lic chamelijk belaastende handeling. A-ware Food Group werkt w daarom m mee aan een “autoloader”. Een machine e die in de vraachtwagen wordt gemonteerd waardoo or de vrachtwaagen machinaal kan worden n geladen.. De autoloadeer is nog niet praktijk klaarr. De A-ware Food F Group bllijft meedenke en en -werken n om dit syste eem praktijk kklaar te krijge en. Daarnaast werkt de e A-ware Food d Group samen n met andere bedrijven en een ergootherapeut aa an een “til-hullp”; een appa araat dat de ffysieke belasting tijdens he et laden reduceert. F Group w wil de kennis, kunde k en amb bitie A-ware Food van de medewerkers m ooptimaal benu utten. Onder de noemer “Knowledge & Education” zijn hiervoor diverse initiatieven i op pgestart. In 20 012 is een LMS S (Learning Managemennt Systeem) ge eïmplementee erd. puterprogramm ma ondersteu unt de Dit comp opleiding gscommissie b bij het in kaarrt brengen van n de opleiding gsbehoefte vaan de organisa atie en individ duele medewe erkers. Op bassis hiervan worden opleiding gen en trainiingen georganniseerd. d chauffeursdag Jaarlijkss worden de chhauffeurs op de bijgepraat over ontwi kkelingen in de d transportw wereld en binne en de A-ware FFood Group. Daarnaast D worrdt actief invulling aan dee Europese ric chtlijn Code 95 gegeven. Deze richtlijjn schrijft voo or dat chauffe eurs traininge en volgen om hun vakbekwa aamheid te behoude en. De A-ware Food Group organiseert o in dit kader re egelmatig trainningen. Boven ndien kunnen chauffeu urs een erkend d MBO diploma- niveau 3 ha alen. Medewerkers kunnen de opleiding tot t arbeidsm marktgekwalifficeerd assiste ent volgen. In samenwe erking met eeen ROC zet A-w ware Food Gro oup hiervoor een apart traaject op. Voorrdeel van deze e samenwe erking is dat A A-ware Food Group G nauw betrokke en is bij de inhhoud van de opleiding. o Hierdoor ontstaat een praktijkggerichte opleiiding met een juiste ev venwicht tusseen theorie en werksituatie binnen de d A-ware Foood Group. Dezze opleiding wordt afgerond d met een erkkend MBO diploma-niveau 2.

Kaas iin Pakhuis

Autolooader

35

Logo vvan initiatief Kn nowledge & Eduucation

Chaufffeurs kunnen MBO-3 M diplom ma behalen

A-warre Food Group werkt w aan eigen MBO-2 opleidin ng

-

-

Op de vestigingen in onder meer Zeewolde en Culemborg wordt volgens de PMS-systematiek gewerkt. Deze systematiek is gebaseerd op “Plan – Do – Check - Act”. De KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) van A-ware Food Group worden afgepeld naar handelingsindicatoren voor de operators aan de lijn. De operator wordt hiermee verantwoordelijk voor het deel van het proces waarop hij daadwerkelijk invloed kan uitoefenen. Bovendien is hiermee de drempel voor een operator lager om suggesties door te geven. De PMS-systematiek draagt bij aan de kwaliteit van de dienstverlening omdat de operator nog nauwer bij het productieproces is betrokken.

Via PMS worden operators nog nauwer bij het proces betrokken

A-ware Food Group heeft de Lean&Green award ontvangen. Deze award wordt uitgereikt aan bedrijven die in 5 jaar tijd de CO2-uitstoot van logistieke activiteiten verlagen. A-ware Food Group heeft een ambitie van 26% CO2-reductie in 2015 ten opzichte van 2010. Adriaan Vis (COO) ontvangt Lean&Green award

-

A-ware Food Group wil de hoeveelheid restafval minimaliseren. De afvalverwerker heeft daarom voor iedere locatie een plan opgesteld om de hoeveelheid restafval kostenbewust te verminderen. Voor veel locaties betekent dit dat papier en folie apart worden ingezameld. in te zamelen. Zo wordt het folie dat tussen de kazen in de vrachtwagen ligt apart ingezameld.

36

Afvalcontainer bij vestiging in Zeewolde

-

Op de vestiging in Dalfsen worden plastic strips gebruikt om ervoor te zorgen dat kratten op elkaar blijven staan. Deze strips worden in een aparte machine klein gesneden en apart aangeleverd bij de afvalverwerker die ervoor zorgt dat de strips in nieuwe producten kunnen worden verwerkt.

-

Het pakhuis in Bodegraven hergebruikt de warmte die vrijkomt bij het koelen van het pakhuis. Deze warmte wordt benut om het water van de machine die de planken wast, op te warmen. Door het slimme hergebruik van warmte wordt minder energie verbruikt.

Pakhuis in Dalfsen

Pakhuis in Bodegraven (Beneluxweg)

-

A-ware Food Group heeft de Stichting A-wareness opgericht. Een onafhankelijk stichting die projecten gericht op bijzondere, gezellige of leerzame momenten voor kinderen en volwassenen ondersteunt. De eerste projecten hebben ondersteuning van de Stichting ontvangen. Daarnaast heeft leverancier Cosmo een oer-hollandse Fiat 500 ter beschikking gesteld. Deze auto is op de leveranciersdag geveild. De opbrengst van de veiling is aan de Stichting A-wareness gedoneerd.

Leverancier Cosmo trucks stelde een oer-hollandse Fiat500 beschikbaar. Marcel Butter van MMF Transparant BV (links) heeft deze gekocht.

Mevrouw Anker overhandigt symbolisch de opbrengst van de veiling op de leveranciersdag 2012 aan de heer Anker (bestuurslid Stichting A-wareness)

B Welke doelen zijn nog niet bereikt? A-ware Food Group heeft in de eerste helft van 2012 de MVO-pijlers gedefinieerd en hieraan ambities verbonden. Deze ambities worden in 2013 uitgewerkt in doelstellingen (KPI). Bronnen: www.StichtingA-wareness.com www.a-warefood.com

37

Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten 38. Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Een selectie uit de MVO-initiatieven waaraan A-ware Food Group deelneemt: Lidmaatschap van MVO Nederland. Deelname met elf andere bedrijven aan de MVO expeditie in Food & Agri gericht op ISO 26000. ISO 26000. Netwerkorganisaties zoals Foodpolicy en VNO NCW. Ondertekening van Convenant Weidegang. Kartonnen dozen voldoen aan het FSC keurmerk. Lean & Green Biologische kaas: SKAL (verwerken van biologische kaas) en leveren van EKO kaas. 39. Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? A-ware Food Group heeft gekozen voor ISO 26000 omdat het een kapstok biedt om het MVO-beleid vorm te geven. Daarnaast is het een internationaal erkende standaard. In de besluitvorming heeft A-ware Food Group gekeken naar:  Ondersteunt de principes van NEN-ISO 26000.  Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan.  Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden.  Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast.  Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken.  Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie.  Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit  Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze.  Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden.  Is goed toegankelijk.

38

40. Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief ISO 26000? A-ware Food Group heeft de volgende acties ondernomen nadat zij de keuze heeft gemaakt om met ISO 26000 aan de slag te gaan: De stuurgroep MVO heeft de prioriteitenmatrix en referentiematrix opgesteld A-ware Food Group neemt deel aan de MVO-expeditie Food&Agri (zie onderstaand kader). A-ware Food Group wisselt ervaringen uit over ISO 26000 met bedrijven die conform deze richtlijn werken of hierin zijn geïnterneerd. MVO-expeditie Food & Agribusiness A-ware Food Group neemt in 2012, samen met elf andere bedrijven, deel aan een MVO-expeditie Food&Agri. Tijdens de expeditie werken de bedrijven aan de implementatie van MVO in hun bedrijfsvoering volgens ISO 26000. In zes interessante bijeenkomsten wordt kennis over MVO uitgewisseld. In het najaar/winter van 2012 wordt de expeditie afgesloten met de zelfverklaring ISO 26000. (Zie ook www.mvonederland.nl)

39

40

Disclaimer Dit document is opgesteld door A-ware Food Group B.V. De inhoud van dit document geeft enkel de visie van A-ware Food Group B.V. weer per de aangegeven datum en is te allen tijde onderhevig aan wijziging, zonder voorafgaande kennisgeving. A-ware streeft naar een zorgvuldige controle van de inhoud van dit document, zodat de informatie actueel is. Ondanks deze voortdurende aandacht voor de kwaliteit van haar berichtgeving kan A-ware niet garanderen dat de inhoud van dit document correct of volledig is. A-ware aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade ontstaan door vertrouwen op of gebruik van informatie verschaft door A-ware. Het gebruik van deze informatie is geheel op eigen risico. Dit document bevat informatie, gegevens, foto's, grafische voorstellingen en andere materialen die door het auteursrecht, merkenrecht of ander eigendomsrecht zijn beschermd. Gebruik van dergelijke informatie zonder de uitdrukkelijke toestemming van A-ware is niet toegestaan. Alle rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden.

41

42