Maatschappelijk verantwoord ondernemen bij VHIC
Referentiematrix NEN‐ISO 26000
Colofon Auteur: Redactie: Vormgeving: Fotomateriaal: Met dank aan: VHIC, Rijswijk 2015 Polakweg 23 2288 GG Rijswijk Tel. 070‐319 41 84 Website: www.vhic.nl
Chantal Torenvlied Ad van Heijst, Tineke van Heijst en Chantal van Kester Chantal van Kester en Tineke van Heijst Pixabay Loes van Arkel, Crosswise
Inhoudsopgave Inleiding
4
Leeswijzer
5
Toepassingsgebied
6
Deel 1: MVO‐principes Principe 1 ‐ Het afleggen van rekenschap Principe 2 ‐ Transparantie Principe 3 ‐ Ethisch gedrag Principe 4 ‐ Respect voor de belangen van stakeholders Principe 5 ‐ Respect voor de rechtsorde Principe 6 ‐ Respect voor internationale gedragsnormen Principe 7 ‐ Respect voor mensenrechten
8
Deel 2: Onderzoeksvragen over stakeholders Stakeholders identificeren
16
Het betrekken van stakeholders Deel 3: Onderzoeksvragen MVO‐kernthema's Bepalen van relevantie Bepalen van significantie Prioriteren van MVO‐onderwerpen Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatiepalen van significantie Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Gepaste zorgvuldigheid ('due dilligence') Visie, missie, beleid en strategie Ontwikkelen van draagvlak en competenties Deel 4: Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures Communicatie en rapportage Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO‐initiatieven en ‐instrumenten
9 10 11 12 13 14
18 20 21 22 25 26 28 29
30 31 33 35
Inleiding VHIC kent als organisatie haar verantwoordelijkheid binnen de maatschappij. Wij werken er aan om verantwoord, doordacht en duurzaam te ondernemen. Een organisatie die maatschappelijk verantwoord onderneemt verwerft inzicht in de effecten van haar activiteiten op de maatschappij, stakeholders (belanghebbenden) en duurzame ontwikkeling, treedt in dialoog met haar stakeholders, maakt bewust keuzes en is bereid daarover verantwoording af te leggen. Om het MVO binnen VHIC meer richting te geven en te operationaliseren hebben wij gebruik gemaakt van de NEN‐ISO 26000, de internationale richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. We zijn dan ook trots dat we voor de tweede keer onze geactualiseerde zelfverklaring en bijbehorende referentiematrix aan u kunnen presenteren. VHIC is permanent op zoek om een positieve bijdrage te leveren aan: • de ontwikkeling van het vakgebied van het informatiemanagement • de ontwikkeling van een duurzame samenleving Meer concreet helpt VHIC organisaties met het structureren van de informatiehuishouding. Van onze klanten wordt verwacht dat zij beter, sneller, goedkoper, transparanter en eigentijds opereren. Wij helpen hen daarbij door bij te dragen aan het verminderen van de bureaucratie, door mensen te leren hoe systemen te gebruiken en werkprocedures toe te passen. Wij denken hierbij vanuit: • de mogelijkheden van bestaande systemen van de klant; • de kracht van de medewerkers van de klant; • gezamenlijke behoeften van klanten; hierdoor kunnen besparingen worden bereikt voor de individuele klant We doen hiertoe onderzoek, we adviseren en we verzorgen opleidingen en trainingen vanuit onze eigen VHIC Faculty. VHIC telt momenteel 50 medewerkers met uitgebreide expertise en ervaring. VHIC kent haar zorgplicht en handelt hier ook naar. Door samen te werken met en naast de klant kunnen we onze klanten op tijd waarschuwen voor risico’s van het niet op orde hebben van de informatie‐ huishouding. Samen met de klant kijken we naar passende oplossingen voor problemen die zij ervaren binnen hun organisatie. Bij iedere beslissing die binnen VHIC genomen wordt kijken we niet alleen naar wat het beste is voor VHIC, maar ook naar welke invloed deze beslissing heeft op onze omgeving. We houden rekening met onze organisatie en medewerkers, de stakeholders, de maatschappij en het milieu. Met deze zelfverklaring en de bijbehorende referentiematrix laat VHIC zien dat we MVO serieus nemen en dat we er actief mee bezig zijn. Wij realiseren ons dat het werken aan MVO een continu proces is. Samen met de medewerkers worden alle inspanningen verricht; aan onze leveranciers stellen wij vragen over MVO en bij voorkeur werken wij voor klanten die MVO in hun beleid hebben opgenomen. Wij nodigen al onze stakeholders uit om met ons mee te denken hoe wij nog beter aan MVO invulling kunnen geven. Suggesties en ideeën kunt u sturen naar
[email protected]. Ad van Heijst, directeur VHIC
4
Leeswijzer Bij VHIC zit maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) in de genen. Wij willen als organisatie een bijdrage geven aan alle ontwikkelingen van het vakgebied. Onze organisatie doet al veel om maat‐ schappelijk verantwoord te ondernemen, en dit gaan we nu ook steeds meer vastleggen in ons beleid.
2
1
Stakeholders
MVO principes
'Verken en betrek je omgeving'
'Zorg voor een goede basishouding'
3
1
Thema's 'Bepaal welke thema's belangrijk zijn'
4
Implementatie 'Ga met die thema's aan de slag'
5
Toepassingsgebied Voordat begonnen wordt met het beantwoorden van de vragen moet het toepassingsgebied bepaald worden: De naam van de organisatie VHIC B.V., VHIC Faculty B.V en VHIC Factor‐i B.V. (Van Heijst Information Consulting B.V.) De belangrijkste activiteiten van de organisatie (merken, producten, diensten) • Adviseren op het gebied van informatiemanagement (VHIC B.V.) • Uitvoerende werkzaamheden op het gebied van informatiemanagement (VHIC B.V) • Opleidingen op het gebied van informatiemanagement (VHIC faculty B.V.) • Leveren van publicaties, producten en tools t.b.v. informatiemanagement (VHIC Factor‐i B.V.): ‐ RecordsManagementTool ‐ KlasseerTool ‐ Handboek Recordsmanagement ‐ i‐Match ‐ Model‐DSP ‐ i‐Navigator ‐ Een roadmap voor digitaal informatiebeheer: de i‐schijf als basis voor digitaal werken
In welke landen is de organisatie actief? Nederland België De Nederlandse Antillen Wat is de locatie van het hoofdkantoor? Polakweg 23 2288 GG Rijswijk Heeft de organisatie andere divisies, werkmaatschappijen, dochterondernemingen etc.? Nee Op welke onderdelen heeft de toepassing van ISO 26000 betrekking en op welke onderdelen is de zelfverklaring van toepassing? Alle werkmaatschappijen Contact Website: E‐mail: Telefoon:
www.vhic.nl
[email protected] 070 ‐ 31 94 184
6
1 MVO principes 'Zorg voor een goede basishouding'
Deel 1: MVO‐principes Wereldwijd zijn er zeven principes afgesproken voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Elke organisatie dient deze zeven MVO‐principes te respecteren en toe te passen, waarbij het vrij staat om eigen principes toe te voegen. Deze referentiematrix benoemd per principe wat VHIC op dit moment doet om de principes toe te passen en te respecteren, of wat de plannen hiertoe zijn in de toekomst, daarnaast wordt bij enkele principes aangegeven welke bronnen hierover geraadpleegd kunnen worden en tot slot worden principes aan de hand van praktijkvoorbeelden toegelicht.
Principe 1 ‐ Het afleggen van rekenschap 1. VHIC legt rekenschap af over effecten op de maatschappij, de economie en het milieu Wij leggen rekenschap af over: √ de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; √ de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen. Het management is hiervoor aanspreekbaar, accepteert een gepaste kritische blik en reageert hierop. Toelichting/voorbeelden: • VHIC is een kleine organisatie met korte lijnen, zowel intern als extern. Het management is dan ook gemakkelijk aanspreekbaar. • Opleidingen van VHIC dragen het kwaliteitskeurmerk van Cedeo. Inhoudelijk wordt gestreefd naar een zo hoog mogelijke kwaliteit. • VHIC werkt conform de NEN‐ISO 15489, de internationale norm voor informatie, documentatie en archiefbeheer. • VHIC wil zich in 2015 certificeren voor de NEN ISO‐9001 kwaliteitscertificering. Kwaliteit en Ontwikkeling – dat zijn de speerpunten van het beleid van VHIC. VHIC is permanent op zoek naar ‘beter’ – naar hoe een positieve bijdrage voor mens, milieu en maatschappij geleverd kan worden. Hierbij hoort dat wij open staan voor suggesties, voor een gepaste kritische blik én het daarop reageren. Bronnen: ‐
www.vhic.nl
‐
Intranet VHIC (Yammer) (niet openbaar)
‐
Cedeorapport (op te vragen via de website: http://www.cedeo.nl/Inkoper/Organisaties)
‐
Interne nieuwsbrief InSiteDirect (niet openbaar)
‐
Nieuwsbrieven Sited en de RMToolsUpdate – via www.vhic.nl.
8
Principe 2 ‐ Transparantie 2. VHIC is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving Welke activiteiten onderneemt onze organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: √ het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; √ wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; √ de manier waarop besluiten tot stand komen; √ welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; √ wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; √ onze MVO‐prestaties op significante onderwerpen; √ onze financiële prestaties; √ wie wij als onze stakeholders beschouwen; √ hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie.
Toelichting/voorbeelden: • Informatie via verschillende communicatiekanalen: website, brieven/e‐mails etc. • Twitter, LinkedIn en Facebook • Algemene bedrijfsinformatie via www.vhic.nl. • Wij hebben duidelijke functieomschrijvingen. • Onze financiële prestaties staan in een jaarverslag (op te vragen bij de Kamer van Koophandel). • VHIC beseft zich goed wie de directe en indirecte stakeholders zijn. • Wij zijn goed bereikbaar voor vragen en opmerkingen per telefoon en email. • VHIC heeft nog altijd de kenmerken van een familiebedrijf, de lijnen zijn kort en winstbejag is geen doelstelling op zich: de directie kijkt vooral naar de ontwikkeling op de lange termijn. Deze informatie is: √ Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. √ Begrijpelijk voor onze stakeholders. √ Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief.
Bronnen: ‐
www.vhic.nl
‐
Twitter: www.twitter.nl/vhicinfo
‐
LinkedIn: www.linkedin.com/company/vhic
‐
Facebook: www.facebook.com/VHIC.info
‐
Jaarverslag (op te vragen bij de Kamer van Koophandel)
‐
Functieomschrijvingen (niet openbaar)
9
Principe 3 ‐ Ethisch gedrag 3. VHIC gedraagt zich ethisch Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Wij: √ √ √ √ √ √ √ √
maken onze kernwaarden en principes bekend; richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengelingen); benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN‐ISO 26000; bemoedigen het naleven van deze normen aan; Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie; voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; herkennen en pakken situaties aan waarin lokale wet‐ en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag.
Toelichting/voorbeelden: • Het uitgangspunt van VHIC is: ‘we doen alleen die dingen waar we goed in zijn’. • Alle medewerkers van VHIC leven de regels na die in het personeelshandboek beschreven staan. • De directie draagt via een voorbeeldfunctie bij aan ethisch handelen van VHIC. • We komen onze afspraken na. • We brengen geen negatieve berichtgeving uit over andere bedrijven. • Cursisten die een opleiding, incompany of cursus volgen hebben een veilige, beschermde leeromgeving. • Er is een opleidingscoach aangesteld, die voor cursisten als vertrouwenspersoon optreedt. • We voeren geen opdrachten uit waar we niet achter staan. • Medewerkers kunnen altijd naar de directie stappen zonder bang te zijn voor represailles. • Medewerkers worden geacht elkaar aan te spreken op onethisch gedrag.
Hoe is dit ethisch gedrag geformaliseerd?: ‐
Er is een vertrouwenspersoon, opgenomen in het personeelshandboek (niet openbaar)
‐
Er is een klachtenregeling opgesteld, namelijk http://www.vhic.nl/klachtenregeling
‐
Interne huisregels, opgenomen in het personeelshandboek (niet openbaar)
10
Principe 4 ‐ Respect voor de belangen van stakeholders 4. VHIC respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Wij: √ √ √ √ √
weten wie onze stakeholders zijn; erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben.
Toelichting/voorbeelden: VHIC heeft voor verschillende groepen stakeholders manieren bedacht waarlangs zij hun belangen kenbaar kunnen maken en invloed kunnen uitoefenen. Bijvoorbeeld: • Medewerkers kunnen hun belangen kenbaar maken via overleggen, het intern communicatiemedium Yammer en bij de directie. • Klanten en leveranciers kunnen contact opnemen met het klant contact centrum (KCC)/secretariaat. • Er zijn ‘voeten op tafelsessies’ waarvoor een mix van medewerkers wordt uitgenodigd om mee te denken over strategie en beleid. • Er worden klantenpanelsessies gehouden over de richting waarin de informatievoorziening zich beweegt. • VHIC heeft alumni groepen. Er worden bijeenkomsten georganiseerd voor ex‐cursisten. Hier wordt besproken hoe ze de leergangen ervaren hebben en hoe het ze nu vergaat. • De incompanytrainingen worden geëvalueerd met de opdrachtgevers. Open cursussen en leergangen worden ook geëvalueerd door middel van evaluatieformulieren en door met cursisten te bellen.
VHIC Voeten op tafel sessies In het kader van het maatschappelijk verantwoord ondernemen houden wij binnen VHIC gesprekken met medewerkers, kriskras door de organisatie, over hoe zij VHIC ervaren. Alles mag in die gesprekken aan de orde worden gesteld. Er worden geen notulen gemaakt, maar de belangrijkste punten worden wel opgeschreven – en beter dan dat – er wordt iets mee gedaan. De voeten hoeven niet echt op tafel: wel willen we in een zo ongedwongen mogelijke sfeer het gesprek voeren en er zo veel mogelijk van leren. Eens per maand wordt een selectie medewerkers door de directie uitgenodigd om deel te nemen aan de ‘voeten op tafel’ sessie.
11
Principe 5 ‐ Respect voor de rechtsorde 5. VHIC respecteert de geldende wet‐ en regelgeving Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Wij: √ √ √ √ √
stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet‐ en regelgeving; leven wetgeving na in de landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met de wet‐ en regelgeving zijn; informeren medewerkers over recente en relevante wet‐ en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet‐ en regelgeving maken onze kernwaarden en principes bekend;
Toelichting/voorbeelden: VHIC voldoet als Nederlands bedrijf en werkgever aan al haar verplichtingen en zorgt ervoor dat haar producten voldoen aan wettelijke eisen. Onze kantoren houden zich aan de wetgeving van de plaats waar zij gevestigd zijn. Van de organisaties met wie wij samenwerken verwachten wij ook dat ze dat doen. Wij: • •
doen alleen zaken met leveranciers die passen bij het beleid van VHIC. maken nieuwe wet‐ en regelgeving die betrekking heeft op ons vakgebied bekend via nieuwsbrieven, Twitter, websites, LinkedIn etc. En indien van toepassing ontwikkelen we studiemateriaal en organiseren we studiedagen om vakgenoten te trainen in het toepassen van de nieuwe wet‐ en regelgeving.
De juridische context van recordsmanagement Het vakgebied recordsmanagement is onderworpen aan specifieke regels waarin is vastgelegd welke informatie beheerd dient te worden en op welke manier, maar ook voor welke informatie een vernietigingsplicht bestaat. Het is dus van groot belang dat VHIC de actuele wet‐ en regelgeving die geldt kent én toepast. Daarnaast ziet VHIC het als een van haar taken om haar klanten en cursisten op de hoogte te houden van deze wet‐ en regelgeving. Daarom is in het Handboek recordsmanagement een zeer uitgebreid hoofdstuk over de juridische context van recordsmanagement opgenomen. Dit hoofdstuk wordt regelmatig geactualiseerd.
12
Principe 6 ‐ Respect voor internationale gedragsnormen 6. VHIC respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Wij: √ √ √
respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties.
Toelichting/voorbeelden: VHIC opereert zelf niet direct in landen waar de wet of de implementatie daarvan (mogelijk) conflicteert met internationale gedragsnormen. Wij geven ‐op bescheiden wijze‐ invulling aan dit principe doordat wij zoveel mogelijk inkopen doen met een fairtrade keurmerk. We onderschrijven wel de principes van de OESO‐richtlijn en beseffen dat ISO 26000 helpt bij het invulling geven daaraan.
13
Principe 7 ‐ Respect voor mensenrechten 7. VHIC respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven? Wij: √ √ √ √
respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; respecteren de internationale gedragsnormen maken onze kernwaarden en principes bekend;
Toelichting/voorbeelden: • Directe invulling aan dit principe geven wij door het zoveel mogelijk inkopen van fairtrade artikelen. • We letten op de eigenheid van medewerkers. Wij vinden het belangrijk dat er een goede match is tussen medewerker en klantorganisatie. • Binnen ons personeelsbeleid is gelijke behandeling uitgangspunt. Bronnen: ‐
Personeelshandboek (niet openbaar)
14
2 Stakeholders 'Verken en betrek je omgeving'
Onderzoeksvragen over stakeholders Stakeholders identificeren 8. Hoe hebben wij onze stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? De directie heeft samen met een aantal medewerkers de stakeholders geïdentificeerd. We hebben daarbij vragen gesteld aan diverse stakeholders over de mate van invloed en het belang bij VHIC. 9. Wie zijn de stakeholders van VHIC? De stakeholders van VHIC zijn:
Directie/ Managers
Partners
Medewerkers
Omwonenden
Klanten
Overheid (wetgever)
Leveranciers
Concurrenten
Overzicht stakeholders VHIC
16
Specificatie van klanten van VHIC: • Archiefdiensten • Brandweer, hulpverleningsdiensten en veiligheidsregio’s • Gemeenten • Gezondheidszorg • Onderwijsinstellingen • Politie • Provincies • Recreatieschappen • Regio’s en samenwerkingsverbanden • Rijksoverheid • RUD, milieudiensten, omgevingsdiensten • Waterleidingbedrijven • Waterschappen • Woningcorporaties • Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) • Bedrijven Welke activiteiten ondernemen wij om invulling aan dit principe te geven?
BELANG
Informeren
Samenwerken
• Leveranciers
• Directie • Medewerkers • Klanten • Partners
Geen actie
Monitoren
• Omwonenden
• Concurrenten • Overheid
INVLOED
Stakeholder matrix VHIC
17
Het betrekken van stakeholders 10. Waarom en waarbij betrekt VHIC haar stakeholders? Wij betrekken onze stakeholders om: √ inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; √ er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; √ aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; √ transparant zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); √ waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden. Wij vinden het belangrijk dat onze stakeholders betrokken worden bij ons beleid en wij willen hen uitnodigen om met ons hierover in dialoog te gaan. In ons MVO‐plan is ‘stakeholdersbetrokkenheid’ dan ook één van de speerpunten. Dit vinden wij belangrijk omdat wij menen dat voor een goede bedrijfsvoering het noodzakelijk is om: ‐ kennis te hebben van de mening, wensen en verwachtingen van onze stakeholders. ‐ kennis en informatie te delen met onze stakeholders. Er is dan ook sprake van een continue dialoog met medewerkers, klanten en leveranciers. Enkele voorbeelden zijn: ‐ Organisatie: • Medewerkers worden geïnformeerd via het interne mededelingenblad ‘InSiteDirect’ • Yammer is het sociaal netwerkmedium van VHIC. Hier kunnen medewerkers werkgerelateerde vragen stellen, een discussie starten, vakgerelateerde nieuwtjes plaatsen en documentatie delen. Ook is er ruimte voor privé mededelingen. • We organiseerden in 2013 en 2014‘voeten‐op‐tafelsessies’ waarbij medewerkers werden betrokken bij de gang van zaken binnen VHIC . We zullen hier in 2015 en 2016 mee doorgaan. • Personeelsbijeenkomsten. • Diverse overleggen en vergaderingen. ‐
Stakeholders en Maatschappij: • Klanten ontvangen ‘Sited’, de digitale nieuwsbrief van VHIC. • Klanten en leveranciers zijn gevraagd om hun mening over MVO bij VHIC d.m.v. stakeholderinterviews. • Cursisten worden via Cedeo gevraagd hun mening te geven over de opleidingen van VHIC. • Na afloop van een opdracht of gevolgde cursus houden we evaluaties. • We houden contact met oud‐cursisten (Alumni) door middel van onze Alumni LinkedIn pagina. Daarnaast worden er ook Alumnibijeenkomsten georganiseerd.
Bronnen: ‐
www.vhic.nl
‐
MVO‐plan VHIC (niet openbaar)
‐
InSiteDirect (niet openbaar)
‐
Yammer
‐
Sited (www.vhic.nl/sited)
‐
Cedeorapport (op te vragen via de website: http://www.cedeo.nl/Inkoper/Organisaties)
‐
VHIC Faculy Alumni LinkedIn pagina
18
3 Thema's 'Bepaal welke thema's belangrijk zijn '
Onderzoeksvragen MVO‐kernthema’s Bepalen van relevantie 11. Wij hebben bij het bepalen van relevantie gekeken naar: √ √ √
De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van onze organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties.
12. Welke onderwerpen zijn relevant: Wij hebben de MVO‐kernthema’s bestudeerd en op basis van bovenstaande criteria zijn de relevante onderwerpen geselecteerd: • Bestuur van de organisatie • Gepaste zorgvuldigheid (‘due dilligence’) • Vermijden van medeplichtigheid • Het oplossen van klachten • Burger‐ en politieke rechten • Fundamentele principes en arbeidsrechten • Werkgelegenheid en arbeidsrelaties • Werkomstandigheden en sociale bescherming • Sociale dialoog • Gezondheid en veiligheid op het werk • Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek • Voorkomen van milieuvervuiling • Duurzaam gebruik van hulpbronnen • Mitigatie van en adaptie aan klimaatverandering • Anti‐corruptie • Verantwoorde politieke betrokkenheid • Eerlijke concurrentie • Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen • Respect voor eigendomsrechten • Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten • Duurzame consumptie • Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen • Privacy en gegevensbescherming van consumenten • Voorlichting en bewustzijn • Betrokkenheid bij de gemeenschap • Opleiding en cultuur • Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden • Ontwikkeling en toegang tot technologie • Creëren van welvaart en inkomen • Maatschappelijke investeringen 20
Bepalen van significantie 13. Wij hebben de volgende criteria gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen: √ √ √ √
De mate waarin het onderwerp effect heeft op onze stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van onze stakeholders over dit onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp.
14. Welke onderwerpen zijn significant: Op basis van de criteria die in vraag 13 zijn aangegeven, zijn de significante onderwerpen van MVO bepaald: • Bestuur van de organisatie • Vermijden van medeplichtigheid • Het oplossen van klachten • Fundamentele principes en arbeidsrechten • Werkgelegenheid en arbeidsrelaties • Werkomstandigheden en sociale bescherming • Sociale dialoog • Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek • Voorkomen van milieuvervuiling • Eerlijke concurrentie • Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen • Eerlijke marketing, feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten • Duurzame consumptie • Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen • Privacy en gegevensbescherming van consumenten • Betrokkenheid bij de gemeenschap • Opleiding en cultuur • Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden • Ontwikkeling en toegang tot technologie
21
Prioriteren van MVO‐onderwerpen 15. Bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen hebben we de volgende criteria gebruikt: √ √ √ √ √ √ √
Onze prestaties afgezet tegen wet‐ en regelgeving en internationale (gedrags)normen. Onze prestaties afgezet tegen de ‘state of the art’ en ‘best practices’. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd – de ‘quick wins’.
16. Welke onderwerpen hebben prioriteit: Op basis van de criteria die in vraag 15 zijn aangegeven zijn de onderwerpen bepaald die prioriteit hebben voor VHIC: • Bestuur van de organisatie • Het oplossen van klachten • Werkgelegenheid en arbeidsrelaties • Sociale dialoog • Voorkomen van milieuvervuiling • Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen • Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen • Duurzame consumptie • Betrokkenheid bij de gemeenschap • Opleiding en cultuur • Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden 17. Tot welke acties heeft dit geleid of welke acties gaan we nemen? Om MVO verder in te voeren is er samen met het adviesbureau Crosswise een MVO‐plan opgesteld. Daarin zijn strategie, actieplannen, MVO en ISO 26000 gecombineerd. Voor 2015/2016 zal de focus komen te liggen op de volgende punten: ‐ Organisatie • Meer communiceren over MVO richting klanten leveranciers en medewerkers. Onder andere: • Inkoopcriteria onderzoeken en aanpassen; • Het belang van MVO uitdragen; • MVO opnemen in het personeelshandboek van VHIC. • Medewerkers meer betrekken bij de bedrijfsvoering; alert blijven op tevredenheid van personeel. • Versterken van beleid voor de ontwikkeling van medewerkers. Wij geven jonge talenten op de arbeidsmarkt de kans om zich in het vakgebied te ontwikkelen door middel van onze traineeships. • MVO‐plan evalueren, monitoren en actualiseren. 22
‐
Stakeholders en maatschappij • Alert blijven op klanttevredenheid, klantencontact versterken. • Structurele aanpak stakeholdersdialoog. • Onderzoek naar mogelijkheden voor stagiaires. • Onderzoek naar mogelijkheden voor Maatschappelijk Betrokken Ondernemen (MBO). • Verbeteren van relatiebeheer. Meer nazorg richting klanten en cursisten.
‐
Milieu • Mobiliteitsplan verbeteren: zuinige leaseauto’s, stimuleren OV.
Bronnen: ‐
MVO‐plan VHIC (niet openbaar)
18. Toelichting op de prioriteitstelling Alle prioritaire onderwerpen zijn opgenomen in de bedrijfsvoering. Deze onderwerpen krijgen voortdurend alle aandacht. VHIC wil zich altijd en op alle punten verbeteren. De onderwerpen die niet‐prioritair zijn, maar wel relevant en/of significant, worden volgend jaar opnieuw beoordeeld. 19. Wij hebben de volgende stakeholders betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Om MVO verder in te voeren is er samen met het adviesbureau Crosswise een MVO‐plan opgesteld. Daarin zijn strategie, actieplannen, MVO en ISO 26000 gecombineerd. De volgende stakeholders zijn benaderd bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: • Medewerkers: door middel van bijeenkomsten en via een enquête. • Klanten: door middel van een stakeholdersinterviews. • Leveranciers: door middel van een stakeholdersinterview. • Management: beleid afstemmen.
23
4 Implementatie 'Ga met die thema's aan de slag '
Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatiepalen van significantie Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in onze invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot VHIC? De volgende organisaties bevinden zich in onze invloedssfeer: • Klanten: hebben juridisch bindende contracten met VHIC. • Leveranciers: hebben juridisch bindende contracten met VHIC. • Partners: afspraken tussen VHIC en partner waar men zich aan moet houden. • Concurrenten: door marktwerking. • Overheid: door wet‐ en regelgeving. Bron: ‐
Stakeholdersmatrix (zie vraag 9)
21. Op welke manier stimuleert VHIC maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Wij stimuleren dit door: √ een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. √ het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders. √ maatschappelijke issues met stakeholders te delen en het bewustzijn te vergroten. √ het promoten van goede voorbeelden. Wij stimuleren maatschappelijk verantwoord ondernemen zoveel mogelijk door: • deze openbare Zelfverklaring. • kennis te delen via de informatiebronnen die we hebben, zoals onze website, nieuwsbrief Sited • het jaarlijks organiseren van kennisbijeenkomsten. • zelf het goede voorbeeld te geven. Door onder andere onze jaarlijkse kerstkaartenactie. Kerstkaartenactie Aan het einde van het jaar stuurde VHIC haar relaties altijd een kerstkaart. Op zich was dat een mooie traditie; vaak zagen wij op diverse werkplekken de kerstkaarten hangen. Het was dan ook een bijzondere serie, die wij via de Wereldwinkel inkochten. Vanaf 2012 doen we het anders en maakt VHIC het bedrag dat doorgaans werd uitgegeven aan inkoop en verzending van kerstkaarten over naar een goed doel. In 2012 is er een bedrag geschonken aan de Asian Foundation. In 2013 is er een bedrag geschonken aan de Durlstone Foundation. In 2014 is er een bedrag geschonken aan Stichting Het Vergeten Kind. 25
Gepaste zorgvuldigheid (‘due diligence’) 22. Op welke manier beoordeelt VHIC (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Via diverse ISO‐certificeringen, zoals ISO 15489 en via de certificering van Cedeo voor onze opleidingen.
Opleidingen VHIC Faculty voor de zesde keer Cedeo gecertificeerd Er zijn in Nederland naar schatting ruim 8.500 commerciële opleidingsinstituten die een veelvoud aan maatwerk‐ en open opleidingen aanbieden. Om inzicht te bieden in de instituten die aantoonbaar naar tevredenheid van bedrijven en organisaties opleidingen hebben verzorgd, voert Cedeo klanttevredenheids‐onderzoeken uit onder inkopers van deze diensten. In het onderzoek wordt gekeken naar het gehele cursustraject – van inschrijving tot het natraject en alles daar tussenin). Om een Cedeo‐ erkenning te verkrijgen moet de tevredenheid (gemeten als tevreden en zeer tevreden) minimaal 80% zijn. In 2015 werd onze certificering voor de zevende maal verlengd. Wij zijn erg trots op deze verlenging, zeker als je kijkt naar de mooie scores van 88,9% tevredenheid voor onze maatwerkopleidingen en 90,2% tevredenheid voor onze open opleidingen.
23. Op welke manier beoordeelt VHIC (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in onze invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? De manier waarop wij dit doen is: • Door leveranciersbeoordelingen: VHIC let op werkwijzen, certificaten, keurmerken, normen en richtlijnen. • Door inkoop van voornamelijk gecertificeerde producten, zoals met een fairtrade label.
26
24.Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in onze organisatie? Gepaste zorgvuldigheid wordt uitgevoerd en geïmplementeerd door: √ Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. √ Instrumenten om de prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. √ Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken. Gepaste zorgvuldigheid is erg belangrijk bij VHIC. Een aantal concrete voorbeelden zijn: • Medewerkers krijgen bij klanten te maken met vertrouwelijke informatie, hier moet zorgvuldig mee worden omgegaan. Alle medewerkers zijn op de hoogte van de richtlijnen en gedragsnormen die opgenomen zijn in het personeels‐, advies‐ en archiefhandboek. • Medewerkers waar nodig voor opdrachten te testen en te screenen. • Een geheimhoudingsverklaring op te nemen in het arbeidscontract. • Een stakeholderonderzoek waarin dit soort thema’s aan de orde komen. • VHIC is een kleine organisatie met korte lijnen, maar heeft desondanks ook een klachtenregeling en er is een vertrouwenspersoon. Bronnen: ‐
Personeelshandboek (niet openbaar)
‐
Handboek advies & handboek archief (niet openbaar)
‐
Stakeholdersinterviews (niet openbaar)
25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft VHIC geïdentificeerd? Wij doen ons uiterste best, maar het is niet uit te sluiten dat wij toch ongewild negatieve effecten hebben op maatschappij, milieu en economie. Deze effecten hebben wij geïdentificeerd en zijn: • Veel dienstreizen naar klanten (hier is verdere rationalisatie onderwerp van onderzoek); • Weinig zicht op verbruik van gas, water en elektriciteit, doordat wij gevestigd zijn in een bedrijfsverzamelgebouw; • Ondanks afvalscheiding is er nog veel restafval; • Onvoldoende opdrachten zouden kunnen leiden tot gedwongen ontslagen, al heeft VHIC hiervoor een noodscenario bij uitval van opdrachten. Wij doen ons best om de gevolgen van deze negatieve effecten zoveel mogelijk te minimaliseren.
27
Visie, missie, beleid en strategie 26. Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: √ √ √ √
Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. Door prioriteiten voor actie op kernthema’s door te vertalen in doelstellingen (SMART). Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.).
Toelichting/voorbeelden: • In 2013 is een MVO‐plan opgesteld, waarbij ISO 26000 is gebruikt als kapstok. Hierin staan doelstellingen die vertaald zijn naar praktische –SMART geformuleerde‐ acties. Dankzij dit plan heeft ons MVO‐beleid structuur en kunnen wij richting geven aan onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. De doelstellingen worden continu bijgesteld. • Onze medewerkers werken volgens een gedragscode die in het personeelshandboek staat. Ook zullen wij MVO opnemen in het handboek en de gedragscodes.
Bronnen: ‐
Personeelshandboek (niet openbaar)
‐
MVO‐plan VHIC (niet openbaar)
Onze ambitie: Steeds een stapje verder" MVO‐plan 2012 ‐ 2013
28
Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27. Op welke manier creëert VHIC draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen én buiten de organisatie? Dit doen wij door: • te communiceren met directe stakeholders over het vertalen van de MVO principes van ISO 26000 naar concrete acties. • medewerkers en andere stakeholders steeds meer bewust te maken van het belang van MVO bij VHIC: MVO staat op de agenda. • een positief‐kritische houding van de medewerkers aan te moedigen. VHIC besteedt hierbij aandacht aan: √ het vergroten van kennis van de principes, MVO‐kernthema’s en –onderwerpen. √ de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. √ het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. VHIC ziet MVO als de standaard voor modern ondernemerschap. 28. Op welke manier ontwikkelt VHIC de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel buiten de organisatie? Het ontwikkelen van competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid gebeurt door: • Het voortdurend op de hoogte blijven van trends en ontwikkelingen en deze informatie intern en extern te delen via onder andere Intranet, het personeelsblad InSiteDirect en de Nieuwsbrief Sited. • MVO intern op de agenda te zetten. In werkoverleg en functioneringsgesprekken is MVO een thema. • Scholing: elke medewerker ontwikkelt een persoonlijk opleidingsprogramma dat de basis biedt voor de persoonlijke ontwikkeling. • Communicatie met onze stakeholders over MVO. Ook vragen we onze stakeholders wat zij aan MVO doen, daar kan VHIC van leren. • Crosswise houdt ons gevraagd en ongevraagd op de hoogte van relevante ontwikkelingen. Bronnen: ‐
InSiteDirect (niet openbaar)
‐
Beoordelingsformulier medewerkers (niet openbaar)
29
Integreren van maatschappelijk verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft VHIC haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? VHIC heeft dit geïntegreerd: √ door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. √ door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. √ door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. Toelichting: Wij zien MVO als de standaard voor het ondernemen, daarom zullen wij MVO dan ook steeds verder integreren in onze processen, systemen en procedures. Het MVO‐plan helpt daarbij. Dit plan wordt elk jaar herzien, nieuwe doelstellingen en acties worden SMART geformuleerd. Nadat de medewerkers geïnformeerd waren over MVO en ISO 26000, hebben we gevraagd om hun input. Met deze input is het MVO‐plan ook verder samen gesteld. Bronnen: ‐
MVO‐plan VHIC (niet openbaar)
‐
‘MVO bij VHIC’ scriptieverslag (niet openbaar)
30
Communicatie en rapportage 30. VHIC houdt bij de communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria: Wij vinden het belangrijk dat we volledig, begrijpelijk, responsief, nauwkeurig, evenwichtig, actueel en toegankelijk over MVO communiceren. In de communicatie wordt dan ook rekening gehouden met de verschillende stakeholdersgroepen. Daarbij stellen wij ons wel bescheiden op: niet alle MVO‐activiteiten behoeven volgens de directie ‘aan de grote klok’ te worden gehangen. 31. Op welke manier communiceert VHIC over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Dit doen wij op de volgende manieren: √ In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. √ Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie. √ Interne teamactiviteiten met als doel maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in de hele organisatie. √ Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO. √ Consumenteninformatie via producten. √ Artikelen over MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven. √ Openbare maatschappelijke verslagen. Bronnen: ‐
Sited magazines die VHIC heeft uitgebracht: http://www.vhic.nl/sited
‐
InSiteDirect (niet openbaar)
‐
www.vhic.nl
‐
Gespreksverslagen van de ‘voeten op tafel’‐sessies (niet openbaar).
32.a Rapporteert VHIC over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Dit doen wij op de volgende manieren: √ De ISO 26000 Zelfverklaring; √ De ISO 26000 Referentiematrix; √ MVO‐plan. Bronnen: ‐
MVO‐plan (niet openbaar)
32.b In het maatschappelijk verslag staat informatie over: √ √ √ √
Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema’s. Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema’s. Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage. Successen, tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt.
31
32.c Bij het opstellen van het maatschappelijk verslag is rekening gehouden met de volgende overwegingen: √
De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie. Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren.
33.a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee, er zijn geen conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders. 33.b Welke methoden hebben we om (eventuele) conflicten op te lossen? De methoden zijn: √ Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. √ Het vertrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen. √ Formele procedures voor klachtenbehandeling. √ Bemiddelings‐ en arbitrageprocedures. √ Klachtenregeling √ Vertrouwenspersoon Bronnen: ‐
Klachten procedure (niet openbaar)
‐
Personeelshandboek (niet openbaar)
32
Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort VHIC haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en onderwerpen? De manier waarop wij onze activiteiten monitoren zijn: √ Feedback van stakeholders. √ Uitvoeren van benchmarks. De feedback wordt door de directie geïnventariseerd en aan de hand daarvan wordt samen met de stakeholder een wenselijke situatie voor de toekomst besproken. Eventueel worden daarvoor doelstellingen en beleid geformuleerd. We evalueren rechtstreeks met de klant door middel van formulieren en/of interviews. Na een tijd nemen we nogmaals contact op om te vragen hoe het gaat. Voor monitoring gelden bij VHIC de volgende punten: √ De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. √ De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. √ De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. 35. Hoe heeft VHIC haar prestaties op relevante thema’s en onderwerpen beoordeeld? Aan de hand van het MVO‐plan is MVO nu verder geïmplementeerd en wordt MVO opgenomen in beleid en strategie. Bij de beoordeling van de prestaties stellen wij onszelf een aantal vragen, maar ook worden de stakeholders hierbij betrokken. Ook aan hen stellen wij vragen. VHIC beoordeelt haar prestaties door zich de volgende vragen te stellen: √ Zijn de beoogde doelen behaald? √ Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? √ Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? √ Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? √ Wat hadden we beter anders kunnen doen? √ Zijn alle relevante personen erbij betrokken?
36. Heeft VHIC stakeholders betrokken, zo ja welke? Ja, wij hebben de volgende stakeholders betrokken bij de beoordeling van de prestaties van de onderneming: • Management • Medewerkers • Klanten • Cursisten • Leveranciers 33
37.a Welke verbeteringen of successen heeft VHIC bereikt? Hoewel we beseffen dat er nog veel gedaan kan worden, zijn we trots op onze verbeteringen en successen: 1.
Er is een MVO‐plan, er zijn doelstellingen geformuleerd en er is een actielijst. MVO zit in de genen bij VHIC, door dit MVO‐plan wordt er structuur aangebracht. Er is bij medewerkers een helder beeld van MVO. Het MVO‐plan kent 3 speerpunten: • Organisatie; • Stakeholders en maatschappij; • Milieu.
2.
Er wordt meer gecommuniceerd over MVO: medewerkers, klanten en andere stakeholders worden geïnformeerd over onze MVO‐initiatieven, onder andere via de website en nieuwsbrieven.
3.
Betrokkenheid van de medewerkers is vergroot: • Er zijn ‘voeten‐op‐tafelsessies’ waarbij de directie steeds andere medewerkers uitnodigt om mee te denken over het beleid en de gang van zaken. • Medewerkers houden presentaties over hun werk aan collega’s uit andere disciplines. • We maken gebruik van Yammer. • Aan de hand van een overlegmatrix is inzicht verkregen in de overlegcultuur en wordt deze bewaakt.
4.
Het beleid voor ontwikkeling van medewerkers is verbeterd: we gebruiken een beoordelings‐ formulier en een POP (Persoonlijk Ontikkelingsplan).
5.
Nieuw talent krijgt bij VHIC een kans om zich te ontwikkelen in het vakgebied door middel van een traineeship.
6.
Stakeholdermanagement: met diverse stakeholders zijn interviews gehouden over het MVO‐plan van VHIC.
7.
Inkoop: we kopen duurzame producten in.
8.
Klantencontact: door het aanstellen van een onderwijskundige is de begeleiding van cursisten versterkt en is het lesmateriaal klantvriendelijker gemaakt. Daarnaast is het relatiebeheer verbeterd, maar dit blijft een speerpunt in 2015/2016.
34
37.b Welke doelen zijn nog niet bereikt? De doelen die nog niet bereikt zijn: ‐ Organisatie: • Verbeteren beoordelingsformulier, grotere inbreng van medewerkers stimuleren. • Medewerkersvrijwilligerswerk uitwerken en opnemen in het personeelshandboek. ‐
Stakeholders en Maatschappij: • Versterken klantcontact, structurele aanpak om de nazorg te verbeteren. • Structurele aanpak in beleid maatschappelijk betrokken ondernemen (MBO).
‐
Milieu: • Versterken mobiliteitsbeleid: zuinige leaseauto’s en stimuleren openbaar vervoer.
'Het was bij VHIC niet moeilijk om uit te leggen wat MVO inhoudt – deze organisatie doet al heel veel op dat vlak. Maar gelukkig beseft VHIC ook, dat MVO een proces is en dat er steeds weer nieuwe stappen gezet moeten worden’ Loes van Arkel, Crosswise
35
Selecteren van MVO‐initiatieven en ‐instrumenten 38. Aan welke MVO‐initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt VHIC deel? VHIC hanteert ISO 26000 als MVO‐instrument bij het invoeren van MVO. 39. Welke punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? De volgende punten hebben wij overwogen bij de keuze voor dit initiatief: √ Ondersteunt de principes NEN‐ISO 26000. √ Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. √ Is ontworpen voor ons type organisatie of onze interessegebieden. √ Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast. √ Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit. √ Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze. √ Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden. √ Is goed toegankelijk.
40. Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO‐initiatief? Wij hebben aan de hand van ISO 26000 een MVO‐plan opgesteld en geïmplementeerd. Dit MVO‐plan kent 3 speerpunten en deze zijn vertaald naar acties. Alle acties zijn opgestart en worden voortdurend geëvalueerd. Het MVO‐plan wordt elk jaar bijgesteld. De 3 speerpunten van het MVO‐plan en enkele acties: ‐ Organisatie • Versterken van de medewerkersbetrokkenheid: ‘voeten‐op‐tafelsessies’. • Jong talent helpen ontwikkelen. ‐ Stakeholders en Maatschappij • Structurele aanpak relatiebeheer: elke klant wordt nagebeld, versterking begeleiding cursisten. ‐ Milieu: • Mobiliteitsplan: stimuleren gebruik OV, betere planning dienstreizen, zuinige leaseauto’s. Bronnen: ‐
ISO 26000 zelfverklaring, referentiematrix;
‐
MVO‐plan VHIC (niet openbaar).
36
