December 2013
Referentiematrix ISO 26000
1
2
Referentiematrix A-ware Food Group Opgesteld door: Stuurgroep MVO: Adriaan Vis (COO / Managing Director A-ware Services) Robert van Ballegooijen (COO / Managing Director A-ware Retail) Ayse Dayioğlu (Legal manager) Corine Kroft (MVO officer) Versie: 30 december 2013 Geldigheid: Conform het protocol van ISO 26000 wordt de prioriteitenmatrix en referentiematrix jaarlijks bijgewerkt. De volgende actualisatie vindt eind 2014/begin 2015 plaats. Status: Definitief
Inhoud Inleiding .......................................................................................................................... 1 MVO principes ................................................................................................................... 2 1
Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu.2
2
Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. ... 3
3
Onze organisatie gedraagt zich ethisch. ............................................................................... 5
4
Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hier op in. ............................. 6
5
Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving ................................................... 7
6
Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnomen .................................................... 7
7
Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten ........................................... 7
Stakeholders .................................................................................................................... 8 8 Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? .................................................................................................................. 8 9
Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? ......................................................................... 8
10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)?................................................................................ 12 MVO-kernthema’s ............................................................................................................ 15 11
Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: ......................... 16
12
Welke onderwerpen zijn relevant? ............................................................................... 18
13
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen?...................... 19
14
Welke onderwerpen zijn significant? ............................................................................. 19
15
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? ........................... 20
16
Welke onderwerpen hebben prioriteit? .......................................................................... 21
17
Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? ........................................................... 21
18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen).................................................................................................................. 23 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze – u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. .................................................................... 24 Integreren maatschappelijke verantwoordelijkheid in organisatie ................................................... 26 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie. .................................................................................................................... 26 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. ............................................................................................ 28
3
Due dilligence ................................................................................................................. 29 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? ................................................................ 29 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? ....................... 30 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? .............................................................................................. 31 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? ............................................................................................................... 33 Visie, missie, beleid en strategie ......................................................................................... 34 26
Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: .......... 34
27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? ........................................................................................... 35 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel buiten de organisatie. ........................... 37 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen,
systemen en procedures . 40
29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? .................................................................... 40 4 Communicatie en rapportage .............................................................................................. 41 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? .................................................................................................... 41 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)?........................................................................................................... 41 32 Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? ........................................................................................................................ 42 33
A Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? .................................. 43
Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties ..................................................... 44 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en onderwerpen? .............................................................................................................. 44 35
Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s beoordeeld? ............................ 44
36
Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke?.................................................................. 44
37
A Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? ........................................ 45
Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten .................................................................... 48 38
Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? .. 48
39
Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? ............... 49
40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief ISO 26000? A-ware Food Group heeft de volgende acties ondernomen nadat zij de keuze heeft gemaakt om met ISO 26000 aan de slag te gaan: ......................................................................................................................... 49
Inleiding A-ware Food Group is specialist in het rijpen, versnijden, verpakken, opslaan, verhandelen en transporteren van kaas en andere foodproducten. Dit familiebedrijf is in 2010 ontstaan door de fusie van Anker Cheese (1962) en Bouter Cheese (1890). A-ware Food Group heeft als ambitie om uit te groeien tot de meest gewaardeerde ketenpartner in Europa in de food- & agribusiness. Daarnaast is zij in toenemende mate buiten Europa actief. Bij dit familiebedrijf staan maatwerkoplossingen voor klanten voorop. Enkele kengetallen: Jaaromzet 2012: €1,1 miljard 1700 vaste medewerkers + 500 tijdelijke medewerkers Capaciteit pakhuizen: 50 miljoen kilogram Bijna 300 miljoen consumentenverpakkingen per jaar 600 vrachtwagens Scope A-ware Food Group was 6 december 2012 gastheer van het symposium ‘MVO in de Food- en Agri business’. Tijdens dit symposium is de referentiematrix ISO 26000 gepresenteerd. In het najaar van 2013 heeft A-ware Food Group de referentiematrix geactualiseerd. In de geactualiseerde versie is meegenomen dat A-ware Food Group eind 2014 in Heerenveen haar eigen kaasfabriek opent. Daarnaast gaat zij vanaf 2015 samenwerken met melkveehouders die melk gaan leveren aan de kaasfabriek. Kortom A-ware Food Group integreert achterwaarts in de keten en breidt haar dienstenpakket uit waardoor haar positie in de kaasketen wijzigt. Deze veranderende positie rol in de keten brengt nieuwe MVO-vraagstukken met zich mee die in deze referentiematrix zijn uitgewerkt.
De referentiematrix heeft betrekking op de huidige activiteiten van A-ware Food Group; het rijpen, versnijden, verpakken, schonen, opslaan en transporteren van kaas. Daarnaast worden de toekomstige activiteit ‘kaasproductie’ en de samenwerking met melkveehouders meegenomen. Buiten scope vallen de activiteiten van dochter AB Texel en het transport van foodproducten, anders dan kaas. In oktober 2013 heeft A-ware Food Group Katshaar Zuivel en een melkveebedrijf en kleine kaasmakerij van de voormalige praktijkschool in Oenkerk overgenomen. Deze ontwikkelingen vallen ook buiten de scope van deze referentiematrix. Leeswijzer In dit document worden de vragen uit de referentiematrix beantwoord. Indien nodig wordt verwezen naar andere bronnen voor aanvullende informatie. Waar mogelijk zijn de antwoorden met praktijkvoorbeelden geïllustreerd.
1
MVO principes 1
Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. A-ware Food Group legt rekenschap af over: De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen.
A-ware Food Group legt op de volgende manieren rekenschap af: Richting aandeelhouders en Raad van Commissarissen wordt via het jaarverslag (gedeponeerd bij Kamer van Koophandel), de accountantscontrole en vergaderingen (o.a. Algemene Vergadering van Aandeelhouders en vergaderingen met Raad van Commissarissen) rekenschap afgelegd. Medewerkers worden periodiek via het personeelsblad I-ware geïnformeerd en kunnen nieuwsberichten op het intranet lezen. Daarnaast wordt de kernploeg (100 medewerkers op sleutelposities) ongeveer drie keer per jaar tijdens een “kernploegbijeenkomst” geïnformeerd over actuele ontwikkelingen binnen A-ware Food Group. A-ware Food Group staat garant dat alle locaties en processen voldoen aan minstens een door de GFSI (Global Food Safety Initiative) erkende standaard. Zo beschikt A-ware Food Group over de kwaliteitscertificaten: British Retail Consortium (BRC), International Food Standards (IFS), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), procescertificering en FSSC (Food Safety System Certification). Deze certificaten en de daarbij behorende werkwijze ondersteunen A-ware Food Group bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, werkwijze en veiligheid. Externe stakeholders kunnen op www.a-warefood.com informatie over A-ware Food Group vinden. Daarnaast wordt, op verzoek, in gesprekken rekenschap afgelegd. Bronnen: Intranet A-ware Food Group (niet openbaar beschikbaar) Jaarverslag A-ware Food Group (op te vragen bij Kamer van Koophandel) Kwaliteitscertificaten (op te vragen bij afdeling QA van A-ware Food Group) QA beleid A-ware Food Group (niet openbaar beschikbaar) www.a-warefood.com
A-ware Food Group beschikt over diverse kwaliteitssystemen
2
2
Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. A-ware Food Group is transparant over: het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft de manier waarop besluiten tot stand komen; welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; onze financiële prestaties waar onze financiële middelen vandaan komen de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); wie wij als onze stakeholders beschouwen; de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie;
Wij zijn transparant over: Op www.a-warefood.com wordt een uitgebreide toelichting op het dienstenpakket van A-ware Food Group gegeven. A-ware Food Group staat open voor gesprek met stakeholders die geïnteresseerd zijn in ontwikkelingen binnen de A-ware Food Group. A-ware Food Group wordt regelmatig benaderd door journalisten met vragen over ontwikkelingen binnen. Medewerkers van A-ware Food Group proberen de vragen van journalisten, in overleg met de woordvoerder, te beantwoorden. Daarnaast werken directieleden en medewerkers regelmatig mee aan interviews voor bijvoorbeeld vakbladen. Zie ook vraag 31. De prestaties van A-ware Food Group worden via kwaliteitssystemen en managementrapportages gemonitored. Jaarlijks vindt een stakeholderanalyse en issueanalyse plaats. Op basis van deze analyses worden acties ondernomen. De referentiematrix van A-ware Food Group geeft informatie over de stappen die A-ware Food Group zet om haar bedrijfsvoering te verduurzamen en de impact van haar activiteiten op de omgeving. Deze
informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar Begrijpelijk voor onze stakeholders Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief
Bronnen: Referentiematrix op publicatieplatform NEN (http://www.nen.nl/web/Publicatieplatform.htm) en website www.a-warefood.com. Prioriteitenmatrix en issue analyse (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Jaarverslag A-ware Food Group (op te vragen bij Kamer van Koophandel) Managementrapportages (niet openbaar beschikbaar) www.a-warefood.com/MVO
3
De kracht van een familiebedrijf A-ware Food Group is ontstaan uit twee familiebedrijven: Bouter Cheese en Anker Cheese. Bouter Cheese is in 1890 door P. Bouter gestart met de verkoop van veevoer aan boeren. Dit werd later met de handel in boerenkaas gecombineerd. Bij het lossen van het veevoer werd tegelijkertijd boerenkaas aangekocht. De handelsactiviteiten zijn verder doorgegroeid. In 1973 is de veevoertak verkocht en wijzigde de naam naar AH Kaascentrale. In 2007 veranderde naam terug naar BouterCheese, maar de werkwijze bleef hetzelfde; dedicated partnerships met haar afnemers Met 5000 gulden startte Arie Anker in 1962 zijn eigen kaashandel en stond hij op de markt. Daarnaast begon hij met de opslag van kaas voor derden in Bodegraven. Op 21-jarige leeftijd nam zijn zoon Jan Anker een deel van het bedrijf over. Ook Jans zussen Tineke en Petra zijn nauw bij het bedrijf betrokken. In 2009 was de verkoop op de markt afgebouwd en beschikte Anker Cheese over pakhuizen in onder meer Woerden, Lopik, Dalfsen, Zeewolde en Workum. In 2010 bundelen de familiebedrijven Cheese en Anker Cheese hun krachten en gaan zij verder onder de naam A-ware Food Group met Jan Anker als CEO. De aandelen van het familiebedrijf zijn grotendeels in handen van leden van de familie Bouter en Anker. Daarnaast houden sommige directie- en managementleden een beperkt deel van de aandelen. Het familiebedrijf A-ware Food Group heeft een lange termijn focus waarbij continuïteit van het bedrijf en relaties met klanten en leveranciers voorop staan. Door de korte lijnen kan het bedrijf snel inspelen op kansen in de markt.
4
3
Onze organisatie gedraagt zich ethisch. A-ware Food Group gedraagt zich ethisch. maken onze kernwaarden en principes bekend; richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; bemoedigen het naleven van deze normen aan; maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; herkennen en pakken situaties waarin lokale- wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na respecteren het welzijn van dieren.
Wij gedragen ons ethisch doordat: A-ware Food Group wil uitgroeien tot de meest gewaardeerde ketenpartner in food&agri. Dit wil zij realiseren door maatwerk dienstverlening aan klanten (voor iedere klant hebben wij een passende ‘tailer-made’ oplossing). De kernwaarden geven aan hoe medewerkers met elkaar en bijvoorbeeld klanten samenwerken om dit doel realiseren. De kernwaarden zijn: klantgericht, continue Kernwaarden A-ware Food Group verbeteren, resultaatgericht, betrokken en innovatief. De aanwezigheid van een Raad van Commissarissen en meerhoofdige directie draagt bij aan het ethisch handelen van de A-ware Food Group. Alle medewerkers en tijdelijke medewerkers van A-ware Food Group moeten de gedragscode naleven en tekenen voor akkoord (gedragscode is dus onderdeel van de arbeidsovereenkomst). De gedragscode (inclusief klachtenprocedure) omvat onder meer de omgang met collega’s en klanten (denk aan geen discriminatie en integriteit). A-ware Food Group werkt aan een visie op melkveehouderij waarin het thema dierenwelzijn wordt besproken. A-ware Food Group voldoet aan de Nederlandse wetgeving en respecteert internationale gedragsnormen. Zie ook vraag 5, 6 en 7. Bronnen Gedragscode A-ware Food Group (een samenvatting wordt medio 2014 op www.a-warefood.com gepubliceerd) www.a-warefood.com Visie melkveehouderij (in ontwikkeling – niet openbaar beschikbaar)
Versimpeld organogram A-ware Food Group
5
Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen van A-ware Food Group bestaat uit vijf heren met veel ervaring in ondernemen in de foodsector. Van links naar rechts: De heer Engelkes – voormalig CEO Best Cheese en Managing Director Uniekaas De heer van Doorn – voormalig directievoorzitter Vion De heer Bijvoet (voorzitter) – voormalig voorzitter Raad van Bestuur Campina De heer Bouter – voormalig eigenaar Bouter Cheese De heer van Loon – voormalig senior manager commercie Ahold 4
Raad van Commissarissen A-ware Food Group
Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hier op in. A-ware Food Group respecteert de belangen van stakeholders en staat open voor dialoog. Daarnaast voert zij jaarlijks een stakeholderanalyse uit en formuleert op basis hiervan acties. In deze analyse is opgenomen: weten wie onze stakeholders zijn; erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; Bronnen: Stakeholderanalyse (zie vraag 9)
Informatieavond voor nieuwe buren in Heerenveen Eind 2014 opent A-ware Food Group in Heerenveen haar eigen kaasfabriek. Om kennis te maken met haar buren en vragen te beantwoorden heeft zij op 7 januari 2013 een informatieavond georganiseerd. Voor deze avond zijn alle inwoners van Heerenveen uitgenodigd. Na de officiële opening van burgemeester van Heerenveen de heer van der Zwan heeft Klaas de Jong (directielid) over A-ware Food Group vertelt. Hans Berghorst ( Project Directeur bij Fonterra) heeft vervolgens een toelichting op de activiteiten van Fonterra gegeven. De informatiebijeenkomst werd afgesloten met een presentatie waarin de heren aan de hand van visuals (zie ook rechts) een toelichting op de bouwplannen hebben gegeven.
Bezoekers informatieavond in Heerenveen
Tijdens de afsluitende borrel met een blokje kaas was voor de inwoners van de gemeente Heerenveen gelegenheid om vragen te stellen. Kortom een bijeenkomst waarin A-ware Food Group, Fonterra en de inwoners van Heerenveen nader met elkaar kennis hebben kunnen maken. Visual kaasfabriek A-ware Food Group en ingrediëntenfabriek Fonterra
6
5
Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving A-ware Food Group respecteert geldende wet- en regelgeving. A-ware Food Group voldoet aan de in Nederland en West Europa geldende wetgeving. Daarnaast onderzoeken de afdelingen QA (Quality Assurance) en Legal de eisen die niet-Europese landen stellen alvorens producten worden geleverd. De afdeling QA en de Legal manager zijn ervoor verantwoordelijk dat nieuwe wetgeving tijdig wordt gesignaleerd en geïmplementeerd in de organisatie. Wij (A-ware Food Group): stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving;
Handhavingsconvenant met Inspectie Leefomgeving en Transport In september 2012 hebben A-ware Food Group en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILenT) een handhavingsconvenant gesloten. Het convenant heeft betrekking op de logistieke dienstverlening (‘de vrachtwagens’) van A-ware Food Group. Het handhavingsconvenant bestaat uit afspraken over het bereiken en toetsen van gezamenlijke doelstellingen op het gebied van onder meer veiligheid en milieu. Het aangaan van een convenant is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Door het handhavingsconvenant minimaliseert de inspectie de controles bij A-ware Food Group.
Vrachtwagens A-ware Food Group
“ILenT staat voor een goede dienstverlening, rechtvaardige handhaving en adequate opsporing. Dit zoveel mogelijk in samenwerking met andere inspecties, risico gestuurd, uitgaande van vertrouwen en gericht op de reductie van de toezichtlast. Beleidsmakers bepalen de regels, burgers en bedrijven als A-ware Food Group zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en de inspectie ziet toe op de naleving”, aldus de Inspecteur Generaal mevrouw Thunnissen. Code 95 voor chauffeurs Jaarlijks worden de chauffeurs op de chauffeursdag bijgepraat over ontwikkelingen in de transportwereld en binnen de A-ware Food Group. Daarnaast wordt actief invulling aan de Europese richtlijn Code 95 gegeven. Deze richtlijn schrijft voor dat chauffeurs trainingen volgen om hun vakbekwaamheid te behouden. De A-ware Food Group organiseert in dit kader regelmatig trainingen. Bovendien kunnen chauffeurs een erkend MBO diploma- niveau 3 halen. 6
Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnomen A-ware Food Group respecteert internationale gedragsnormen zoals de OESO-richtlijnen. De OESO richtlijnen gaan in op onder meer ketenverantwoordelijkheid, mensenrechten, kinderarbeid, milieu en corruptie. Door het toepassen van de ISO 26000 richtlijn geeft A-ware Food Group praktische invulling aan de OESO-richtlijnen.
7
Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten A-ware Food Group heeft alleen vestigingen in Nederland. A-ware Food Group respecteert en erkent de universele mensenrechten. A-ware Food Group heeft bijvoorbeeld een gedragscode waaraan elke medewerker (al dan niet in dienst) zich moet conformeren. In de gedragscode is onder meer een verbod op discriminatie en kinderarbeid en het recht van medewerkers om zich te verenigingen vastgelegd. Bronnen: Gedragscode A-ware Food Group (een samenvatting wordt medio 2014 op www.a-warefood.com gepubliceerd).
7
Stakeholders 8
Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? De stakeholders zijn op basis van het onderstaande stappenplan geïdentificeerd: 1. Stakeholders in kaart brengen. Een stakeholder is een persoon of organisatie die van invloed kan zijn op de A-ware Food Group of waarop de organisatie invloed op wil uitoefenen. 2. Per stakeholder aangegeven wat hun belang is en op welke wijze zijn van invloed kunnen zijn op het MVO-beleid van de A-ware Food Group. 3. Stakeholders op basis van hun belang voor de A-ware Food Group indelen in drie categorieën: primair (groot belang), secundair (matig belang), tertiair (gering belang). 4. Communicatieplan voor de stakeholders opstellen. De stakeholderanalyse is besproken in de stuurgroep MVO. Daarnaast is de stakeholderanalyse onderdeel van het MVO-beleid dat is vastgesteld door de directie van de A-ware Food Group. Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar)
9
Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? In de onderstaande figuur staan de stakeholders globaal weergegeven. 8
Overzicht stakeholders A-ware Food Group
Hieronder een toelichting op de relatie van A-ware Food Group met haar stakeholders. 1. Intern De directie is in opdracht van de aandeelhouders belast met het bepalen van de strategie van A-ware Food Group en de dagelijkse leiding. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat A-ware Food Group op kundige wijze wordt bestuurd, verantwoorde keuzes maakt en adviseert de directie gevraagd en ongevraagd. De 1700 medewerkers en 500 tijdelijke medewerkers zorgen voor maatwerkdienstverlening aan klanten. De belangen van medewerkers (en indirect ook A-ware Food Group) worden mede door de Gemeenschappelijke OndernemingsRaad en vakbonden behartigd. De aandeelhouders oefenen, middels stemrechten die aan aandelen zijn verbonden, belangrijke zeggenschapsrechten uit en houden A-ware Food Group ‘in control’. 2.
Klanten Klanten van A-ware Food Group verwachten een goede prijs-kwaliteitverhouding voor dienstverlening op het gebied van rijpen, versnijden, verpakken, transporteren, schonen of aankopen van kaas. A-ware Food Group is actief in de keten van koe tot consument. Deze keten wordt gekenmerkt door veel dwarsverbanden. Dit betekent dat bedrijven in deze keten tegelijkertijd klant van Aware Food Group kunnen zijn én actief zijn in schakels waarin A-ware Food Group ook actief is. Sommige concurrenten zijn ook klanten.
3.
Leveranciers De leveranciers van A-ware Food Group zijn grofweg in te delen in ‘leveranciers van kaas’, ‘leveranciers van melk’ en ‘overige leveranciers’ (bijvoorbeeld verpakkingsmaterialen, machines en bedrijfskleding). De kennis, kunde en inzet van leveranciers draagt bij aan de ambitie van A-ware Food Group om ook in de toekomst een toonaangevende dienstverlener voor onze klanten te zijn!
4.
Samenwerkingspartners A-ware Food Group heeft strategische langdurige samenwerkingen met coöperatie NoorderlandMelk (vanaf 2015 leveren zij een belangrijk deel van de melk voor de kaasfabriek), De Graafstroom (een aanzienlijk deel van de kaas die in deze fabriek wordt geproduceerd wordt verkocht via het netwerk van A-ware Food Group) en Fonterra (de wei die vrijkomt in de kaasfabriek wordt in de ingrediëntenfabriek verwerkt tot hoogwaardige ingrediënten). Medewerkers en directie onderhouden op frequente basis contact met deze partners. A-ware Food Group werkt vanaf 2015 samen met melkveehouders uit Noord Nederland die gezamenlijk ruim 100 miljoen kilo melk voor de kaasfabriek leveren. A-ware Food Group houdt via de buitendienstmedewerkers (contactpersoon voor melkveehouders) en bijeenkomsten regelmatig contact met deze melkveehouders.
5.
Beinvloeden publieke opinie Key Opinion Leaders en ‘maatschappelijke organisaties’ (denk aan organisaties als het Voedingscentrum, dierenwelzijnsorganisaties en milieuorganisaties) kunnen de publieke opinie t.a.v. A-ware Food Group of de kaasketen beïnvloeden of A-ware Food Group adviseren over onderwerpen zoals duurzaamheid. Daarnaast onderhoudt A-ware Food Group contact met journalisten en is zij aangesloten bij brancheorganisaties als de Gemzu.
6.
Vakbonden A-ware Food Group heeft regelmatig contact met de vakbonden om te zorgen dat medewerkers op een prettige manier bij A-ware Food Group kunnen werken.
9
7.
Overheid A-ware Food Group is in vijftien gemeenten en daarmee in acht provincies actief. De rijksoverheid beïnvloedt A-ware Food Group onder meer via wet- en regelgeving. Provinciale en gemeentelelijke overheden zijn betrokken bij onder meer de bouw van de kaasfabriek in Heerenveen en de realisatie van een nieuw hoofdkantoor en productiebedrijf in Almere. Periodiek is contact met waterschappen over onder meer afvalwater.
8.
Buren A-ware Food Group onderhoudt onder meer via de Stichting Awareness contact met haar buren (omwonenden) en is bereikbaar voor vragen en opmerkingen.
Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar)
Coöperatie NoorderlandMelk belangrijke melkleverancier kaasfabriek Coöperatie NoorderlandMelk wordt partner van A-ware Food Group. Beide partijen hebben de intentie tot een langdurige samenwerking, waarbij NoorderlandMelk een belangrijk deel van de melkbehoefte van de nieuwe kaasfabriek van A-ware Food Group invult. ‘Door de samenwerking met A-ware Food Group kunnen wij voorwaarts in de keten integreren’, aldus Ad van Velde, voorzitter van NoorderlandMelk. ‘Wij zijn trots dit samen te kunnen doen met een oer-Hollands familiebedrijf dat in ons melkwinningsgebied een nieuwe kaasfabriek bouwt. Deze samenwerking past geheel bij het ondernemende en pro-actieve karakter van de bij ons aangesloten melkveehouders.
10
Ad van Velde en Jan Anker ondertekenen de samenwerkingsovereenkomst
Volgens Jan Anker, CEO van A-ware Food Group, verzekert A-ware Food Group zich door de samenwerking met de melkveehouders van NoorderlandMelk van een forse stroom kwaliteitsmelk, die dichtbij de toekomstige kaasfabriek wordt geproduceerd. ‘Ik ben blij met de samenwerking. NoorderlandMelk ken ik als een uiterst betrouwbare partij met een duidelijke focus op kwaliteit. Wij kijken uit naar een langdurige samenwerking die het ondernemerschap van beide partijen goede kansen biedt.’
Samenwerking met de grootste zuivelcoöperatie van de wereld: Fonterra A-ware Food Group bouwt in Heerenveen een kaasfabriek. Pal naast deze fabriek bouwt Fonterra een ingrediëntenfabriek. De wei die vrijkomt bij de productie van kaas gaat door leidingen direct naar de ingrediëntenfabriek van Fonterra. Fonterra verwerkt de wei vervolgens tot hoogwaardige ingrediënten die worden gebruikt voor babyvoeding, sportdrinks, producten voor ouderen, sondevoeding en andere health producten. Theo Spierings, CEO Fonterra: ‘We hebben erover gesproken dat zij de kaasproductie op zich nemen en wij de weiproductie. Wij hebben het klantennetwerk in de wereld. Dus het is absoluut een ‘win-win’ vanuit het perspectief van beide partijen. Theo Spierings(CEO Fonterra) en Jan Anker (CEO A-ware Food Group) (Bron: Film ‘kaas op de plank’)
11
10
Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)?
Inzicht krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders. er achter komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en de negatieve impact kan worden verminderd. er achter komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen geloofwaardig worden gevonden. onze MVO-presentaties te beoordelen. mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen. aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten op zichte van stakeholders hebben te voldoen. transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten). waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden.
A-ware Food Group betrekt stakeholders bij haar organisatie. De kennis en het netwerk van stakeholders dragen bij aan de verdere ontwikkeling van A-ware Food Group. Hieronder enkele voorbeelden hoe stakeholders bij de organisatie worden betrokken. Medewerkers worden via artikelen in het personeelsblad I-ware periodiek bijgepraat over MVOontwikkelingen en uitgenodigd om suggesties aan te dragen. Ook op intranet worden regelmatig berichten geplaatst. MVO staat regelmatig op het programma van een bijeenkomst van de kernploeg (100 medewerkers op sleutelposities). In gesprekken met klanten en leveranciers staat MVO regelmatig op de agenda. Doel van deze gesprekken is inzicht krijgen in de MVO-ambities van klanten en leveranciers en bekijken waar kansen liggen om gezamenlijk MVO-vraagstukken op te pakken. Op 27 mei 2013 was de leveranciersdag van A-ware Food Group met als thema ‘Join the A-team’. Deze dag vond plaats op het middenterrein van ijsstadion Thialf in Heerenveen. Terwijl schaatsers hun trainingsrondjes maakten, zijn leveranciers bijgepraat over actuele ontwikkelingen binnen A-ware Food Group. Het MVO-beleid van A-ware Food Group stond ook op de agenda. Daarnaast hebben enkele sprekers het belang van samenwerking toegelicht. Schaatscoach Henk Gemser “het gaat om samen verbeteren, dan kom je uiteindelijk op de plaats waar je hoort”. Zie ook kader bij vraag 21. A-ware Food Group was op 6 december 2012 gastheer van het symposium ‘MVO in de Food- en Agri business’. In aanwezigheid van Kees Lever, directeur Plantaardige Agroketens en voedselveiligheid van het ministerie van Economische Zaken, heeft A-ware Food Group toegelicht hoe zij ISO 26000 gebruikt om het MVO-beleid vorm te geven. Op deze bijeenkomst waren meer dan honderd vertegenwoordigers van overheid en bedrijfsleven te gast. Ook enkele andere foodbedrijven hebben toegelicht hoe zij ISO 26000 hebben gebruikt om het MVO-beleid vorm te geven. Zie ook kader bij vraag 19. Begin 2013 hebben de inwoners tijdens een informatieavond kennis kunnen maken met A-ware Food Group. Het MVO-beleid was onderdeel van deze kennismaking. Zie ook het kader bij vraag 4. A-ware Food Group staat open voor uitnodigingen voor bijeenkomsten waar deelnemers kennis en ervaring over MVO uitwisselen. Deze bijeenkomsten leiden veelal tot inspiratie en contacten om MVO verder in te vullen. Enkele voorbeelden zijn bijeenkomst van MVO Nederland en deelname aan de MVO-expeditie in Food & Agribusiness van MVO Nederland (zie ook kader bij vraag 40). De gemeente Heerenveen en de provincie Fryslân zijn nauw betrokken bij de bouw van de kaasfabriek. Tijdens de gesprekken staat MVO vaak op de agenda (zie ook kaders bij vraag 17 en 20). In 2013 opent A-ware Food Group een nieuwe vestiging in Almere. In samenspraak met vertegenwoordigers van de gemeente zijn de plannen voor de rijpings- en verpakkingsbedrijf en het hoofdkantoor uitgewerkt. Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) NGO-analyse (niet openbaar beschikbaar) www.a-warefood.com
12
CSK Food is Leverancier van het jaar 2012 Koninklijke CSK Food Enrichment uit Leeuwarden is leverancier van het jaar 2012. Deze leverancier van ingrediënten voor de zuivelindustrie levert al tientallen jaren de kaascoating die A-ware Food Group gebruikt voor de kazen die in haar pakhuizen rijpen. CSK Food Enrichment heeft de titel ‘leverancier van het jaar’ verdient omdat zij de afgelopen jaren heeft bewezen te denken vanuit de wensen en mogelijkheden van haar klant A-ware Food Group. Sanne Melles, Algemeen Directeur van CSK Food Enrichment is trots op de titel ‘Leverancier van Jaar’. Deze onderscheiding is voor ons het resultaat van jarenlange nauwe samenwerking waarin wij de wensen van A-ware Food Group centraal stellen. Het is erkenning voor de door ons team geleverde inzet en motiverend voor de toekomst.’
De heer Melles van CSK neemt de titel ‘Leverancier van het Jaar’ in ontvangt
‘Wij hebben CSK Food Enrichment uitgeroepen tot leverancier van het jaar omdat zij de ontwikkelingen binnen ons bedrijf als uitgangspunt neemt in haar dienstverlening. Aldus Adriaan Vis, COO van A-ware Food Group. ‘De werkwijze van CSK kenmerkt zich door betrouwbaarheid en bereikbaarheid.’ Naast CSK Food Enrichment waren ook GoodYear banden en SHC verpakkingen genomineerd voor de titel ‘Leverancier van het Jaar’. Over 2010 was Toyota Material Handling ‘Leverancier van het Jaar’. Over 2012 was het verpakkingsleverancier Smurfit Kappa.
Nieuwe vestiging in Almere Donderdag 13 december 2012 was een bijzondere dag voor A-ware Food Group. ’s Ochtends zijn de collega’s uit Tilburg, Rijen, Zeewolde en Lopik tijdens informatiebijeenkomsten geïnformeerd over de plannen van A-ware Food Group om in 2013 een vestiging in Almere te openen. Deze vestiging biedt onderdak aan een kaaspakhuis, verpakkingslijnen en opslag voor verpakte kaas. Ook wordt een nieuw centraal kantoor gerealiseerd waar ondersteunende diensten zoals financiën en planning worden gecentraliseerd. De opening van een vestiging in Almere betekent dat A-ware Food Group haar rijpings- en verpakkingsactiviteiten geleidelijk van de vestigingen in Zeewolde, CEO Jan Anker en wethouder Scholten Tilburg en Rijen naar Almere verhuist. Ook verhuizen ondersteunende bevestigingen samenwerking in Almere diensten zoals planning en financiën vanuit Zeewolde en Lopik naar het nieuwe hoofdkantoor in Almere. ’s Middags zijn de kernploegleden van A-ware Food Group ook bijgepraat over deze stap van A-ware Food Group. Na een toelichting op de plannen door Adriaan Vis heeft architect Ben Kraan de eerste impressies van het nieuwe concernkantoor laten zien. Voor het tweede deel van de kernploeg waren ook vertegenwoordigers van de gemeente Almere en enkele journalisten uit Almere uitgenodigd. Tijdens dit officiële gedeelte heeft wethouder Scholten A-ware Food Group welkom geheten in Almere. Vervolgens hebben Jan Anker en de wethouder Scholten getekend voor een gezamenlijke toekomst in Almere.
13
A-ware Bouter Cheese opent nieuwe verpakkingsafdeling Burgemeester van Schelven van Culemborg heeft samen met de heer W. van Beijnum (ketenspecialist van Albert Heijn) en de heer P. Bouter Sr.(Aandeelhouder en Commissaris van A-ware Food Group) op 11 april 2013 de nieuwe verpakkingsafdeling van A-ware Bouter Cheese feestelijk in gebruik genomen. A-ware Bouter Cheese aan de Rolweg in Culemborg is volledig ingericht voor het rijpen en verpakken van kaas voor Albert Heijn. Al meer dan dertig jaar is dit familiebedrijf partner van deze supermarktketen. Met de zes nieuwe verpakkingslijnen kan A-ware Bouter Cheese inspelen op de groeiende vraag van Albert Heijn-klanten naar kaas.
De heer van Beijnum, burgemeester Schelven en de heer Bouter sr. openen de verpakkingsafdeling,
Burgemeester Roland van Schelven is blij met de uitbreiding van A-ware Bouter Cheese in Culemborg. ‘Ik ben buitengewoon verheugd dat ondernemende familiebedrijven, zoals A-ware Bouter Cheese, er voor kiezen om in Culemborg te blijven en zelfs uit te breiden. De uitbreiding zorgt immers in deze economisch moeilijke tijden voor extra werkgelegenheid in onze gemeente.’
Friese bedrijven betrokken bij bouw kaasfabriek in Heerenveen De belangrijkste leveranciers voor de bouw van kaasfabriek zijn in 2013 geselecteerd. Deze leveranciers met name afkomstig zijn uit het Noorden van Nederland. Advies-en ingenieursbureau ‘Het4Kant’ uit Sneek is vanaf het begin betrokken bij de uitwerking van de plannen voor de kaasfabriek. Jorritsma Bouw uit Bolsward bouwt de fabriek. De kaasproductielijnen en pekellokalen zijn afkomstig van De Klokslag uit Bolsward. Een deel van het tankenpark wordt geleverd door Holvrieka uit Sneek.
14 Artist impression van de kaasfabriek
MVO-kernthema’s In dit deel van de referentiematrix is uitgewerkt hoe A-ware Food Group de pijlers van het MVO beleid heeft geformuleerd. Allereerst wordt toegelicht welke rol A-ware Food Group heeft in de keten van koe tot consument (vraag 11). Vervolgens worden de relevante (vraag 12) en significante onderwerpen (vraag 13 en 14) geformuleerd. Deze onderwerpen zijn geprioriteerd (vraag 15 en 16) en hebben geleid tot in projecten die invulling geven aan de MVO-ambities van A-ware Food Group (zie vraag 17 en onderstaand kader). Dit deel van de referentiematrix wordt afgesloten met een toelichting van de wijze waarop stakeholders zijn betrokken bij het bepalen van de pijlers van A-wareness. A-wareness: MVO voor A-ware Food Group Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) voor A-ware Food Group is A-wareness wat is gebaseerd op vier pijlers: MVO-kansen in de omgeving van de A-ware Food Group en haar ketenpartners signaleren en via langdurige samenwerking integraal duurzaamheidsvoordeel realiseren (continuïteit ondernemingen, aarde en mensen). Creëren van een werkomgeving waar kennis, kunde en ambitie van medewerkers optimaal tot recht komen en daarmee bijdragen aan het succes van de A-ware Food Group. Via proces-, product- en ketenoptimalisatie en -innovatie de impact van de A-ware Food Group en haar ketenpartners op de omgeving beperken. Als goede buur, waar nodig en mogelijk, initiatieven van plaatsgenoten om groepen mensen samen te brengen, via Stichting A-wareness, ondersteunen met kennis, goederen of donaties.
15
11
Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: Bij het bepalen van de relevantie heeft A-ware Food Group gekeken naar: de eigen activiteiten en besluiten. activiteiten en besluiten van organisatie in de waarde keten en invloedssfeer van uw organisatie. dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties.
A-ware Food Group heeft de term “relevantie” vertaald als “Typisch A-ware”. Typisch A-ware zijn de belangrijkste inputs en outputs van A-ware Food Group. Deze zijn in de onderstaande figuur gevisualiseerd.
16
Inputs en outputs A-ware Food Group
In het midden van het bovenstaande figuur staat de keten van koe tot consument. De kernactiviteiten van de A-ware Food Group zijn transporteren, rijpen en verpakken van verse producten zoals kaas en vanaf 2015 ook kaasproductie. Bovenin het figuur staan de belangrijkste inputs van de A-ware Food Group. A-ware Food Group verhandelt jaarlijks circa 200.000 ton kaas. Deze kaas koopt zij in bij partners. Vanaf eind 2014 gaat zij een deel van deze kaas zelf produceren. De melk die nodig is voor de kaasfabriek betrekt zij onder meer via directe samenwerking met melkveehouders, samenwerking met coöperatie NoorderlandMelk en aankoop op de vrije markt. A-ware Food Group investeert geld in de onderneming om de onderneming te laten functioneren. Energie is noodzakelijk voor dienstverlening aan klanten. Denk aan diesel om de vrachtwagens te laten rijden en elektriciteit om de pakhuizen te koelen en verpakkingsmachines te laten draaien. A-ware Food Group is een dienstverlener. De inzet van vakkundige medewerkers is noodzakelijk om diensten (denk aan keren en verpakken van kazen) te kunnen verlenen aan klanten. A-ware Food Group produceert jaarlijks 240 miljoen consumentenverpakkingen. Daarnaast gebruikt zij coating in het rijpingsproces van kazen.
Onder in het figuur staan de outputs van A-ware Food Group. De belangrijkste output zijn gerijpte kazen, verpakte kazen en kaasgrondstoffen voor klanten. Naast kaas zijn er een aantal bijproducten. Denk aan de afvalstromen (folie, papier, restafval) maar ook kaas die niet kan worden verkocht door bijvoorbeeld beschadigingen. Vanaf 2015 is A-ware Food Group ook kaasproducent. Bij de productie van kaas wei vrij. Deze wei wordt door Fonterra verwerkt tot ingrediënten voor onder meer babyvoeding (zie ook kader bij vraag 9). Door kwalitatief hoogwaardige diensten te verlenen aan klanten, blijft A-ware Food Group een gezonde onderneming en kan zij blijven bestaan (continuïteit). A-ware Food Group heeft door activiteiten als conditioneren van pakhuizen en transport met vrachtwagens impact op het klimaat. A-ware Food Group draagt bij aan de maatschappij (maatschappelijke meerwaarde). Denk aan het creëren van werkgelegenheid en bedrijfsactiviteiten voor toeleveranciers en klanten. Tevens kunnen medewerkers de kennis die zij binnen het bedrijf opdoen ook gebruiken bij bijvoorbeeld hun vrijwilligerswerk. Twee thema’s die in omgeving van de kaasketen spelen zijn ‘voedselverspilling’ en ‘gezondheid’. Jaarlijks gaat in Nederland 1,4 tot 2,5 miljoen ton voedsel verlopen (dat is 48 kilo per persoon). Zonde omdat voedsel wordt verspild en hiermee geld wordt weggegooid en het klimaat onnodig wordt belast. Als voedselverwerkend bedrijf wil A-ware Food Group haar verantwoordelijkheid nemen en bekijken of zij haar verspilling kan verminderen en ook verliezen in de keten kan verminderen. Daarnaast staat het thema gezondheid op de agenda. Enerzijds omdat zij vanaf eind 2014 naast voedselverwerker ook voedselproducent wordt en daarmee nog directer invloed kan uitoefenen op de receptuur van kaas. Daarnaast groeit de belangstelling van consumenten voor gezond (vet, zout) en puur (zonder onnodige toevoegingen). Bronnen: MVO-jaarplan(niet openbaar beschikbaar) Factsheet voedselverspilling (http://www.voedselverspilling.com/images/Factsheet%20Voedselverspilling.pdf)
Afval scheiden A-ware Food Group wil de hoeveelheid restafval minimaliseren. De afvalverwerker heeft daarom voor iedere locatie een plan opgesteld om de hoeveelheid restafval kostenbewust te verminderen. Voor veel locaties betekent dit dat papier en folie apart worden ingezameld. in te zamelen. Zo wordt het folie dat tussen de kazen in de vrachtwagen ligt apart ingezameld. Op de vestiging in Dalfsen worden plastic strips gebruikt om ervoor te zorgen dat kratten op elkaar blijven staan. Deze strips worden in een aparte machine klein gesneden en apart aangeleverd bij de afvalverwerker die ervoor zorgt dat de strips in nieuwe producten kunnen worden verwerkt. In de winter van 2013/2014 bekijkt A-ware Food Group samen met haar afvaldienstverlener Rondo afvalbeheer of resten plastic verpakkingsmateriaal kunnen worden ingezet als brandstof voor de ovens van de cementindustrie. Op deze manier krijgt een afvalstroom een tweede leven als brandstof.
Afvalcontainer bij vestiging in Zeewolde
Pakhuis in Dalfsen
Slim hergebruik van warmte Het pakhuis in Bodegraven hergebruikt de warmte die vrijkomt bij het koelen van het pakhuis. Deze warmte wordt benut om het water van de machine die de planken wast, op te warmen. Door het slimme hergebruik van warmte wordt minder energie verbruikt.
Pakhuis in Bodegraven (Beneluxweg)
17
12
Welke onderwerpen zijn relevant? De prioriteitenmatrix leidt tot onderwerpen die voor A-ware Food Group ‘prioriteit voor aandacht’. Van de onderwerpen met ‘prioriteit voor aandacht’ zijn de volgende onderwerpen relevant. -
Continuïteit A-ware Food Group Ketenpartners stimuleren om met MVO aan de slag te gaan Voedselveiligheid Correcte samenwerking met klanten en leveranciers
-
Gelijke behandeling van medewerkers Werkomstandigheden (gezond en veilig, werkplezier, persoonlijke ontwikkeling)
-
Omgang met bijproducten en afvalstromen Energieverbruik (gas, elektriciteit, diesel) Verpakkingen Impact op klimaat
-
Betrokkenheid bij lokale gemeenschap Bijdragen aan welzijn in Nederland Gezondheid
Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar)
18
13
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? A-ware Food Group heeft de term “significatie” vertaald als “maatschappelijke agenda”. De maatschappelijke agenda is gebaseerd op een stakeholderanalyse en analyse van de standpunten van maatschappelijke organisaties en overheid. A-ware Food Group heeft dus gekeken naar: De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. Bronnen: NGO analyse (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar)
14
Welke onderwerpen zijn significant? De prioritietenmatrix leidt tot onderwerpen die voor A-ware Food Group ‘prioriteit voor aandacht’. Van de onderwerpen met ‘prioriteit voor aandacht’ zijn de volgende onderwerpen significant. -
Transparantie over beleid/strategie/prestaties A-ware Food Group Bijdrage van bedrijfsleven om economische crisis te boven te komen Samenwerking met melkveehouders Transparante keten (kwaliteit en voedselveiligheid)
-
Werkomstandigheden (gezond en veilig, werkplezier, persoonlijke ontwikkeling) Flexibilisering arbeidsmarkt / samenwerking met flexkrachten en Oost-europese medewerkers
-
Energie en klimaat
-
Betrokkenheid bij lokale gemeenschap (shared value creation) Gezondheid (groeiende belangstelling voor puur en gezond eten)
19
15
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Het volgende stappenplan is gehanteerd om de prioritaire onderwerpen te bepalen: 1. Opstellen van een omgevingsanalyse. In deze analyse zijn alle issues (thema’s) opgenomen die betrekking hebben om MVO en de A-ware Food Group. Deze issues zijn geclusterd op de zeven kernthema’s van ISO 26000 (zie ook onderstaande figuren). 2. Alle issues uit de omgevingsanalyse zijn op drie criteria beoordeeld: Typisch A-ware (zie ook vraag 11) Maatschappelijke agenda (zie ook vraag 13) Relevantie voor klanten Per criterium is aangegeven of er sprake is van een hoge prioriteit (+), matige prioriteit (0) of lage prioriteit (-). De omgevingsanalyse van A-ware Food Group is gebaseerd op de zevenkernthema’s van ISO 26000. A-ware Food Group heeft de kernthema’s een andere naam gegeven. De kernthema’s beginnen allemaal met een A zodat zij beter passen bij A-ware Food Group.
Zeven kernthema's ISO 26000
20
Zeven kernthema's ISO 26000 volgens A-ware Food Group
In dit stappenplan is rekening gehouden met: uw prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen. uw prestaties afgezet tegen de 'state of the art' en 'best practices'. de mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen. de kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. de tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. de kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd – de 'quick wins'. Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar)
16
Welke onderwerpen hebben prioriteit? De prioritaire onderwerpen zijn samengevat onder de noemer ‘A-wareness’ en geclusterd in vier pijlers. Centraal staat een Actieve ketenpartner die continuïteit nastreeft door het leveren van excellente dienstverlening. Daarnaast heeft de A-ware Food Group oog voor het Arbeidsklimaat en de Aarde en Aandacht voor de samenleving. Deze vier pijlers zijn verder uitgewerkt (zie ook vraag 12 en 14). Bij de uitwerking hiervan is onderscheid gemaakt tussen de voortuin en achtertuin. In de voortuin staan projecten die ‘Typisch A-‘ware’ zijn. Projecten die logisch aansluiten op het dienstenpakket van A-ware Food Group en A-wareness MVO voor A-ware Food Group onderscheidend (uniek/bijzonder) zijn ten opzichte van andere dienstverleners in de voeding. Denk hierbij aan het binden, boeien en laten groeien van medewerkers via Knowledge and Education (zie vraag 28), het verminderen van de impact van de kaasfabriek op de omgeving via geothermie (zie vraag 17) en het via Stichting A-wareness bijdragen aan het welzijn van mensen in de omgeving van haar vestigingen (zie vraag 37). In de achtertuin staan projecten die voortvloeien uit de omgevingsanalyse. Logischerwijs wil A-ware Food Group met deze thema’s aan de slag. In de achtertuin staan thema’s zoals energieverbruik, gezondheid, voedselverspilling en onze inkoopvoorwaarden. A-ware Food Group zet ook op deze thema’s stappen. Bronnen: Prioriteitenmatrix Jaarplan MVO
17
Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? A-ware Food Group maakt onderscheid tussen acties in de ‘voortuin’ en ‘achtertuin’. In de voortuin staan projecten die ‘Typisch A-‘ware’ zijn. Projecten die logisch aansluiten op het dienstenpakket van A-ware Food Group en onderscheidend (uniek/bijzonder) zijn ten opzichte van andere dienstverleners in de voeding. A-ware Food Group communiceert de verhalen over deze projecten actief. Een uitbreide toelichting op de onderstaande acties vindt u op www.a-warefood.com/nl/mvo/praktijk . Ook leest u bij vraag 37 voorbeelden van acties. ZON Fruit & Vegetables en A-ware Food Group sluiten samenwerkingsovereenkomst Op 3 december 2013 hebben Algemeen directeur Gerjo Scheringa van ZON Holding BV en Adriaan Vis, COO van A-ware Food Group, een overeenkomst ondertekend waarin is vastgelegd dat beide partijen nauwer gaan samenwerken op logistiek gebied. Doel van de samenwerking is het verder optimaliseren van de logistieke keten. ZON is de internationale verkooporganisatie van de Coöperatieve Telersvereniging ZON. “De nauwe samenwerking met A-ware Food Group is een goede volgende stap in de professionalisering van de gehele supply chain”, aldus Gerjo Scheringa.
ZON-directeur Gerjo Scheringa (r) en Adriaan Vis, COOr A-ware Food Group, ondertekenen de samenwerkingsovereenkomst.
21
A-ware Food Group verstevigt ketensamenwerking met De Graafstroom / Deltamilk De kaas van kaasfabriek De Graafstroom wordt grotendeels via het netwerk van de A-ware Food Group verkocht. “De Graafstroom produceert natuurgerijpte kaas van hoge kwaliteit. Dankzij haar flexibele en efficiënte fabriek is De Graafstroom prima in staat kaas op wens van de klant te produceren. Dit past uitstekend in de klantgerichte aanpak van A-ware Food Group”, aldus Jan Anker, CEO van A-ware Food Group. “Samen met onze klanten en de kaasmakers van de Graafstroom bouwen wij verder aan het specialiteiten assortiment. ”A-ware Food Group is daarnaast onder de naam ‘De Graafstroom Ripening’, verantwoordelijk voor de operationele activiteiten in dit pakhuis. De verkoop en marketing van kaas onder het merk “De Graafstroom” valt onder beheer van De Graafstroom. Ook bedient De Graafstroom de Retail klanten in Nederland rechtstreeks
Verkenning kaasfabriek en geothermie Eind 2014 opent A-ware Food Group een eigen kaasfabriek in Heerenveen. De energiebehoefte van deze fabriek is groot. A-ware Food Group verkent daarom de mogelijkheden om de benodigde energie zelf op te wekken via geothermie en wellicht ook via wind- en zonne-energie. Daarnaast wordt de fabriek zo ingericht dat melk, elektriciteit en water niet wordt verspild. Kortom, zorgen voor lekkere kaas met een zo klein mogelijke impact op de aarde.
22 Slaan van de 1e paal
Kansen voor Wajongers Een projectgroep bestaande uit medewerkers van de vestiging in Zeewolde en de afdeling HRM heeft samen met arbeidsdeskundigen van het UWV gekeken naar geschikte werkplekken voor Wajongeren. Wajongers zijn mensen die sinds jonge leeftijd een arbeidsbeperking hebben en vallen onder de wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten. Anders gezegd het zijn jong volwassenen die een wat lager niveau hebben dan gemiddeld of om een andere reden een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.
Buddy Dirk Bunschoten en Erman Kilik (Bron: AD Visie, oktober 2013)
In de herfst van 2013 werken in Zeewolde zeven jongeren onder begeleiding van een buddy (een speciaal getrainde A-ware medewerker). De buddy werkt nauw samen met de jongeren en is een vraagbaak in de vaak moeilijke eerste periode. De buddy’s zijn erg enthousiast en vormen een onmisbare schakel tussen de jongeren en leidinggevende. Meer hierover leest u ook in het vakblad voor arbeidsdeskundigen ‘AD visie’ van oktober 2013 (zie ook www.a-warefood.com/nl/mvo/praktijk )
Kansen voor ‘oudere’ werknemers In de ‘kaartenbak’ van het UWV zitten mensen waarvoor mogelijk bij A-ware Food Group een passende functie is. Het UWV stelt daarom regelmatig kandidaten voor die mogelijk openstaande vacatures kunnen invullen. Via deze samenwerking hebben diverse ‘oudere medewerkers’ een baan bij A-ware Food Group gevonden. Medewerker aan het werk bij een behandellijn
Knowledge & Education ‘Knowledge & Education’ is de naam van het initiatief waarmee A-ware Food Group haar medewerkers wil binden, boeien en laten groeien. Hieronder vallen onder meer een ‘opleidingshuis’ waarbinnen medewerkers verplichte en vrije leermodules doorlopen en een kennishuis waarin kennis van afdelingen wordt vastgelegd. De mensen van Knowledge&Education ontwikkelen tools (‘hulpmiddelen’) waarmee alle medewerkers zich kunnen ontwikkelen op een manier die bij hen past. Kortom de kans voor medewerkers van A-ware Food Group om zichzelf, onder meer via E-learning, verder te ontwikkelen.
Informatiezuil op de werkvloer waarmee medewerkers gemakkelijk procedures etc. kunnen raadplegen.
Stichting A-wareness: betrokken buurman A-ware Food Group is de initiatiefnemer van de Stichting A-wareness. Het familiebedrijf wil als maatschappelijke betrokken bedrijf met de stichting een bijdrage leveren aan het welzijn van haar buren. Zij doet dit door projecten die: Bijdragen aan leuke, mooie, bijzondere en gedenkwaardige momenten voor onze buren Gericht op vergroten van kennis van kinderen en volwassenen over voedsel Als actieve ketenpartner wil het familiebedrijf dit graag doen in samenwerking met haar medewerkers, klanten en haar leveranciers. Bronnen: -
18
www.a-warefood.com/nl/mvo/praktijk www.stichtinga-wareness.com Jaarplan MVO 2013 (niet openbaar beschikbaar)
Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen). Zie vraag 15. Hier is toegelicht hoe A-ware Food Group haar MVO-prioriteiten heeft bepaald.
23
19
Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze – u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. De MVO officer heeft contact met stakeholders op het gebied van MVO. Denk aan leveranciers, klanten, MVO-verantwoordelijken binnen andere organisaties en overheid. Tijdens deze gesprekken wordt veelal relevante, significante en prioritaire onderwerpen voor A-ware Food Group direct of indirect besproken. Ook andere medewerkers van A-ware Food Group agenderen MVO in gesprekken. De MVO officer heeft de input van de stakeholders geclusterd en verwerkt in de prioriteitenmatrix. Deze matrix is door de stuurgroep MVO in concept vastgesteld en na feedback van de directie van A-ware Food Group definitief vastgesteld. Medewerkers van A-ware Food Group hebben via diverse routes input geleverd. Centraal stond hierbij het bediscussiëren en verrijken van de inputs en outputs van A-ware Food Group (zie ook figuur bij vraag 11) en de omgevingsanalyse (zie figuur bij vraag 15 voor versimpelde versie). Dit heeft plaatsgevonden door gesprekken met collega’s, agenderen van deze onderwerpen bij overleggen van management teams, operationeel management teams en kernploeg. Key Opinion Leaders zoals maatschappelijke organisaties en brancheorganisaties zijn via een literatuuronderzoek betrokken. Door het bestuderen van onderzoeken van en over deze organisaties en het bestuderen van websites is een beeld gevormd van de visie van Key Opinion Leaders. Daarnaast neemt de MVO officer regelmatig deel aan informatie- en netwerkbijeenkomsten over MVO. Zo is A-ware Food Group lid van MVO Nederland. In 2012 nam zij deel aan de MVO expeditie food en agribusiness van MVO Nederland (zie ook kader op volgende bladzijde) waar zij met elf andere bedrijven actief aan de slag is gegaan met ISO2600. Daarnaast bezoekt de MVO officer en andere collega’s regelmatig lezingen en inversiebijeenkomsten om de kennis uit te breiden. In 2014 wordt het stakeholderdialoog in het kader van de MVO-PrestatieLadder het stakeholderdialoog uitgebreider gestructureerd. Bronnen Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) Stakeholderanalyse (niet openbaar) MVO Nederland - http://www.mvonederland.nl/dossier/15/573/dossier_description/14548
24
Slotsymposium eerste MVO expedite Food&Agri business A-ware Food Group was op 6 december 2012 gastheer van het symposium ‘MVO in de Food- en Agri business’. In aanwezigheid van Kees Lever, directeur Plantaardige Agroketens en voedselveiligheid van het ministerie van Economische Zaken, heeft A-ware Food Group toegelicht hoe zij ISO 26000 gebruikt om het MVO-beleid vorm te geven. Het symposium was de afsluiter van de eerste MVOexpeditie Food- en Agribusiness. Daarin implementeerde A-ware Food Group net als elf andere bedrijven maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) in hun bedrijf met behulp van ISO 26000, de internationale richtlijn voor MVO. COO Robert van Ballegooijen opent namens A-ware Food Group het symposium ‘MVO in food- en agribusiness’.
‘ISO 26000 is voor ons een goede kapstok om het MVO-beleid gestructureerd uit te werken. Wij zijn gestart met de expeditie omdat we onze ervaringen wilden delen met andere expeditieleden en experts en om ons eigen MVO-beleid aan te scherpen. Bovendien maken wij met ISO 26000 voor onze medewerkers, klanten en andere stakeholders (ook internationaal) inzichtelijk hoe wij werken aan MVO. Het ondertekenen van de Zelfverklaring helpt daarbij.’ Aldus Robert van Ballegooijen, binnen de directie van A-ware Food Group verantwoordelijk voor MVO. Gerard Teuling, sectormanager Food- en Agribusiness bij MVO Nederland hierover: “De MVO-expeditie in 2012 waar twaalf bedrijven aan hebben meegedaan was bijzonder succesvol. De deelnemers konden de expeditie afsluiten met een Zelfverklaring ISO 26000. A-ware Food Group deed dat als eerste”.
Symposium ‘MVO in de Food- en Agri business’
25
Integreren maatschappelijke verantwoordelijkheid in organisatie 20
Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie. De invloedsfeer van A-ware Food Group verandert doordat haar dienstenpakket wordt uitgebreid met een kaasfabriek. Zo krijgt zij directe invloed op de kaas die wordt geproduceerd en heeft zij directe contacten met melkveehouders. In de onderstaande figuur staat de keten van koe tot kaas. De stakeholders in de invloedssfeer van A-ware Food Group zijn blauw weergegeven. In het rood is weergegeven hoe stakeholders zich verhouden tot A-ware Food Group. De keten van koe tot consument ligt in de invloedsfeer van A-ware Food Group. Zij heeft directe invloed op de melkveehouders waar zij mee gaat samenwerken, haar leveranciers (kaasfabrieken en overige leveranciers) en medewerkers. Op haar klanten heeft zij beperkte invloed. Aan leveranciers en medewerkers kan A-ware Food Group eisen stellen. Zij stelt in mindere mate eisen aan haar klanten. De laatste schakel in de keten, de consument, en organisaties die de publieke opinie beïnvloeden zoals Key Opinion Leaders liggen in de beïnvloedingsfeer van A-ware Food Group. Waar nodig gaat A-ware Food Group in dialoog met deze organisaties. Een voorbeeld is periodiek contact met vakbonden.
26
Invloedsfeer A-ware Food Group
Roxana Tremurici, Mercadona (Spaanse supermarktketen met 1300 winkels) De filosofie van Mercadona is om de klanten de beste oplossing te bieden voor voeding, schoonmaakmiddelen en persoonlijke verzorging. Het belangrijkste binnen ons bedrijf is ‘The Boss’. Wij noemen alle klanten ‘The Boss’ en luisteren altijd naar hun behoeften en zoeken naar de beste producten met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Voor Nederlandse kazen is A-ware de beste leverancier voor onze klanten. A-ware Food Group levert goede kwaliteit, biedt goede service en goede prijzen. Dit zijn belangrijke punten in de samenwerking tussen Mercadona en haar leveranciers. (Bron: Magazine Kaasplank – februari 2013)
Ms.Mavi Bagdasarian, Magnit (Russische supermarktketen met 6.884 winkels) ‘Betrouwbaarheid en inzet - dat zijn twee woorden die onmiddellijk in mij opkomen als ik denk aan ‘A-ware Food Group’. In 1,5 jaar tijd hebben we een hechte en goede samenwerking met elkaar opgebouwd. Samen kunnen we een interessant pakket producten en diensten leveren voor de nog steeds groeiende en uitdagende Russische markt. Perfect afgestemd op de specifieke behoeften van Magnit, de grootste retailketen in Rusland. Een keten met 6.884 winkels verspreid van Moskou tot Siberië en van Sint-Petersburg tot de Zwarte Zee. A-ware is erin geslaagd om voor een goede prijs een Nederlands kaasassortiment samen te stellen dat specifiek is toegesneden op de behoeften en de portemonnee van onze klanten. We hebben elkaar gevonden omdat we beiden uitgaan van een pro-actieve en open samenwerking, gericht op de lange termijn. Iedere keer dat een klant ergens in Rusland een stukje Nederlandse kaas uit het schap neemt hebben we iets bereikt; A-wareness!’ (Bron: Magazine Kaasplank – februari 2013)
Samenwerking met provincie Fryslân De gemeente Heereveen en de provincie Fryslân zijn nauw betrokken bij de bouw van de kaasfabriek in Heerenveen. A-ware Food Group ervaart de samenwerking met deze overheden als zeer positief. In het jaarverslag 2012 besteedt Commissaris van de Koning de heer Jorritsma aandacht aan Aware Food Group. Naast al die feestelijke momenten, zijn er ook volop inspanningen geweest om de economie van Fryslân vooruit te helpen. Het leverde een aantal prachtige resultaten op. Zoals de komst van de zuivelfabriek van A-Ware naar Heerenveen en de investering in de Watercampus en de Dairy Campus.
27 Commissaris van de Koning de heer Jorritsma slaat de 1e paal van de kaasfabriek in Heerenveen
Soms kun je heel concreet aan de slag. Zoals het naar Fryslân halen van de zuivelbedrijven A-ware en Fonterra. Verschillende locaties in Noord- Nederland waren daarvoor in beeld. Maar de afspraak dat ze voor Heerenveen zouden kiezen, is gemaakt op mijn werkkamer.
Zie ook: http://www.johnjorritsma.nl/1893/commissaris-van-dekoning/files/[90]jaarverslag%202012.pdf
21
Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. A-ware Food Group stimuleert maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties:
door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders. door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. door het promoten van goede voorbeelden.
In de omgeving van A-ware Food Group zijn naast klanten en leveranciers veel andere stakeholders actief (zie ook vraag 9). A-ware Food Group prikkelt deze stakeholders op diverse manieren om met MVO aan de slag te gaan. Een voorbeeld hiervan is een presentatie van COO Adriaan Vis en MVO Officer Corine Kroft van A-ware Food Group met Annette van Waning (MVO Manager Vebego) voor vijftien tomatentelers. Tijdens de presentatie is het thema MVO uitgediept. Één van de conclusies uit de discussie die hierna volgde, was dat samenwerken in de keten een voorwaarde is om op de lange termijn succesvol te ondernemen. Het prikkelen gebeurt veelal door medewerkers van A-ware Food Group. Medewerkers worden daarom regelmatig bijgepraat over MVO binnen A-ware Food Group zodat zij dit met andere organisaties kunnen delen. A-ware Food Group staat open voor dialoog over MVO met stakeholders. Tevens neemt A-ware Food Group deel aan netwerkbijeenkomsten en congressen over MVO om kennis op te doen en met anderen te delen. Daarnaast wordt MVO regelmatig geagendeerd in gesprekken met klanten en leveranciers. 28
Betrokken leveranciers Op de jaarlijkse leveranciersdag van A-ware Food Group was aandacht voor MVO. De MVO officer heeft het MVO-beleid van A-ware Food Group toegelicht. Daarnaast zijn leveranciers geïnspireerd om zelf invulling te geven aan Maatschappelijk Betrokken Ondernemen. Enkele voorbeelden. EM Kantoorsystemen kantoorartikelen heeft samen met Stichting Awareness kantoorartikelen gedoneerd aan een school voor speciaal onderwijs en aan Kindervakantieland dat vakantiekampen organiseert voor kinderen die door hun thuissituatie lastig op vakantie kunnen. Medewerkers van leverancier Interflon en A-ware Food Group hebben zich vrijwillig ingezet voor een uitje voor gasten van De Zonnebloem.
Ontvangst op de leveranciersdag 2013 in Thialf Heerenveen
Bovendien hebben veel leveranciers tijdens de veiling geboden op een Fiat Panda met unieke 'The Ateam look. De veiling heeft ruim €20.000 opgebracht die volledig is gedoneerd aan Stichting A-wareness. Kaaslijnproducent De Klokslag is de eigenaar van deze auto. De Fiat Panda is door Cosmo Trucks ter beschikking gesteld. Stichting A-wareness bedankt alle leveranciers van A-ware Food Group voor hun bijdrage!
Bronnen: www.StichtingA-wareness.com http://www.mvonederland.nl/dossier/15/573/dossier_description/14548 Zie ook vraag 10
Due dilligence 22
Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? A-ware Food Group beoordeelt via een aantal routes haar impact om maatschappij, milieu en economie: A-ware Food Group ziet het kwaliteitssysteem als een wezenlijk onderdeel om kwaliteit, voedsel- en procesveiligheid en producten die voldoen aan relevante wetgeving te waarborgen en daarmee te voldoen aan haar verantwoordelijkheid tegenover afnemers, consumenten, medewerkers en omgeving. A-ware Food Group neemt deel aan het initiatief Lean & Green dat is gericht op het verlagen van de CO2-uitstoot van het wagenpark. Jaarlijks worden opnieuw de belangrijkste inputs en outputs van A-ware Food Group vastgesteld (zie figuur bij vraag 11). Hiermee heroverweegt A-ware Food Group jaarlijks wat haar effect op maatschappij, milieu en economie is. Periodiek worden financiële rapportages (zoals jaarverslag) opgesteld om de financiële prestaties van A-ware Food Group te monitoren. Bronnen: Kwaliteitsbeleid A-ware Food Group en leveranciersaudits (opvraagbaar bij afdeling QA)
Kwaliteitssysteem A-ware Food Group Enkele voorbeelden uit de praktijk van A-ware Food Group In april 2013 is de verpakkingsafdeling van A-ware Food Group in Zeewolde ge-audit in kader BRC 6. Deze vestiging heeft de A status behaald. Ook beschikt deze vestiging over wereldklasse niveau van Tesco. Resultaten waar A-ware Food Group trots op is. Het laat zien dat de beheersing van hygiëne en kwaliteit op een zeer hoog niveau ligt. Bij A-ware Zaandam wordt rook- en smeltkaas geproduceerd. Versneden kaas Deze vestiging wist in juni 2013 ook de A-status van BRC 6 te behalen. In 2013 is een vestiging in Bleskensgraaf geopend. Ook deze vestiging beschikt over FSCC22000. Op de vestigingen in onder meer Zeewolde en Culemborg wordt volgens de PMS-systematiek gewerkt. Deze systematiek is gebaseerd op “Plan – Do – Check - Act”. De KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) van A-ware Food Group worden afgepeld naar handelingsindicatoren voor de operators aan de lijn. De operator wordt hiermee verantwoordelijk voor het deel van het proces waarop hij daadwerkelijk invloed kan uitoefenen. Bovendien is hiermee de drempel voor een operator lager om suggesties door te geven. De PMS-systematiek draagt bij aan de kwaliteit van de dienstverlening omdat de operator nog nauwer bij het productieproces is betrokken. Lean & Green A-ware Food Group heeft de Lean&Green award ontvangen. Deze award wordt uitgereikt aan bedrijven die in 5 jaar tijd de CO2uitstoot van logistieke activiteiten verlagen. A-ware Food Group heeft een ambitie van 26% CO2-reductie in 2015 ten opzichte van 2010. A-ware Food Group wil deze ambitie realiseren door een scala aan maatregelen. Denk hierbij aan het verhogen van de beladingsgraad, minimaliseren van kilometer/stopverhoudingen en de aanschaf van zuinige vrachtwagens. Daarnaast is er veel aandacht voor training van chauffeurs. Tevens volgen alle nieuwe chauffeurs een E-learning module gericht op het veilig en doelmatig uitvoeren van de werkzaamheden.
Adriaan Vis (COO) ontvangt Lean&Green award
29
Autoloader Regelmatig legt een chauffeur samen met een collega met de hand de kazen in de vrachtwagen. Dit is een lichamelijk belastende handeling. Aware Food Group werkt daarom mee aan een “autoloader”. Dit is een machine die in de vrachtwagen wordt gemonteerd waardoor deze machinaal kan worden geladen. De autoloader is nog niet praktijk klaar. De A-ware Food Group blijft meedenken en -werken om dit systeem praktijk klaar te krijgen. Daarnaast werkt de A-ware Food Group samen met andere bedrijven en een ergotherapeut aan een “til-hulp”; een apparaat dat de fysieke belasting tijdens het laden reduceert.
23
Autoloader
Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? A-ware Food Group voert periodiek een omgevingsanalyse (die tevens de basis is voor de prioriteitenmatrix van ISO 26000) en stakeholderanalyse uit. Deze analyses maken inzichtelijk welke issues spelen en welke invloed A-ware Food Group hier op heeft. Ook het lidmaatschap van brancheorganisaties is hierin nuttig. Daarnaast voert A-ware Food Group, in het kader van haar kwaliteitssysteem, periodiek risicoanalyses en (leveranciers)audits uit. Hiermee beoordeelt zij of leveranciers zich inspannen om de negatieve effecten van hun activiteiten te beperken. Deze aanpak wordt verder geprofessionaliseerd. De afdelingen Inkoop en kwaliteit van A-ware Food Group zijn samen met SIM (Suppy Chain Information Management) een project gestart waarbij de hele supply chain, inclusief alle leveranciers, in beeld worden gebracht en potentiele risico’s worden opgespoord. Op basis van deze informatie kan A-ware Food Group met ‘risicovolle’ leveranciers werken aan een verbeterprogramma. Tot slot biedt A-ware Food Group haar klanten vaak meerdere oplossingen aan zodat de klant in de gelegenheid om de effecten op maatschappij, milieu en economie meewegen in het keuzeproces. In 2014 werkt A-ware Food Group dit verder uit volgens de systematiek van de MVO-PrestatieLadder. Bronnen: Stakeholderanalyse (niet openbaar beschikbaar) Prioriteitenmatrix ISO 26000 (niet openbaar beschikbaar) Kwaliteitsbeleid A-ware Food Group en leveranciersaudits (opvraagbaar bij afdeling QA)
30
24
Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? A-ware Food Group past gepaste zorgvuldigheid toe door: richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. instrumenten om de MVO-kernthema's in uw hele organisatie te integreren. instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken.
-
-
-
Het kerndoel van A-ware Food Group is uitgroeien tot de meest gewaardeerde ketenpartner in Food & Agri in Europa. De kern van de werkwijze om dit te realiseren zijn de kernwaarden en kerncompetenties (zie figuur rechts). Deze waarden en competenties zijn in beleidsdocumenten geïntegreerd. De aanwezigheid van een GOR (Gemeenschappelijke Ondernemingsraad) en Raad van Commissarissen draagt bij aan gepaste zorgvuldigheid binnen A-ware Food Group (voor organisatiestructuur zie vraag 3). In de gedragscode zijn richtlijnen opgenomen over de wijze waarop medewerkers gepaste zorgvuldigheid in het Kernwaarden en –competenties dagelijks werk dienen toe te passen. A-ware Food Group voldoet aan standaarden van retailers (zoals Tesco). Daarnaast heeft zij klantaudits van bijvoorbeeld de retailers Merca Dona, Rewe en Lidl met een goed resultaat afgerond.
Bronnen Gedragscode voor medewerkers (niet openbaar beschikbaar)
Maarten Kerhof, Category Director Kaas & Vleeswaren, Albert Heijn Al meer dan 30 jaar is A-ware Bouter Cheese kaaspartner van Albert Heijn. Gedurende deze lange periode heeft deze relatie zich ontwikkeld tot een zeer betrouwbare samenwerking. Dagelijks zijn wij gezamenlijk bezig met het verbeteren van de smaak van onze kaas, het verpakken ervan en het ontwikkelen van nieuwe recepturen. Voor Albert Heijn zijn dit de pilaren voor een succesvolle en toekomstgerichte samenwerking. (Bron: Magazine Kaasplank – februari 2013)
31
Jacques Krijnen (Westland kaas): ‘We doen als Westland nu een kleine tien jaar zaken met Anker Kaas. De eerste stap was een oplegcontract dat we met elkaar sloten. Ik moet zeggen, als lid van een familiebedrijf waar ik inmiddels alweer 40 jaar werk, kan ik me goed herkennen in Jan Anker. Hij is wat mij betreft het toonbeeld van ondernemerschap. Een man van weinig woorden, korte lijnen en er op z’n tijd ‘een klap op geven’, een gevleugelde uitspraak van Jan.’ (Bron: 50 jaar Anker Kaas op de plank) Jacques Krijnen
Bé Kats (Frico) ‘Ik heb Jan Anker een jaar of tien geleden leren kennen, in de tijd van het toenmalige Frico, dat inmiddels is opgegaan in FrieslandCampina. Anker verzorgde destijds de opleg en het transport van kaas voor ons, iets wat aangevuld met veredeling van kaas, een stuk service en commercie vandaag de dag nog doet. We hebben gedurende de afgelopen tien jaar een leuke tijd doorgemaakt, waarin we ook qua investeringen samen het een en ander hebben opgezet en geprobeerd.’
Gerard Bouman (Bel Leerdammer) ‘Ik heb vanaf 1985 te maken gekregen met Arie Anker. Later, van 2002 tot mijn pensioen in 2007, pas met zoon Jan. Met Arie heb ik altijd een heel open contact gehad. Arie was en is een man van zijn woord, net als Jan. Afspraak is afspraak, of die nu schriftelijk of mondeling is gemaakt. Natuurlijk deed Baars Kaas, het huidige Leerdammer, al veel langer zaken met Anker. (Bron: 50 jaar Anker Kaas op de plank)
(Bron: 50 jaar Anker Kaas op de plank)
Henk van Bochove (algemeen directeur De Graafstroom) ‘Door de samenwerking met de A-ware Food Group krijgen wij toegang tot een breed netwerk voor de verkoop van kaas, dit zal onze verkoopopbrengsten positief beïnvloeden’.
Teunis Sterk (links) en Henk van Bochove (rechts) (Bron: BoerderijVandaag 29 juni 2012)
Teunis Sterk (voorzitter melkleverancierscoöperatie Deltamilk) ‘Deltamilk heeft als belangrijkste doel een continue afzet van de melk van haar leden veehouders te garanderen en hiervoor een zo hoog mogelijke, in elk geval een bovengemiddelde melkprijs, voor haar leden te realiseren. De samenwerking met een sterke partij als A-ware Food Group biedt voor de leden van Deltamilk de beste continuïteit in een snel veranderende kaasmarkt.(…) A-ware Food Group is als familiebedrijf gericht op de lange termijn, dit past uitstekend bij ons. Het is voor onze leden een goede zaak dat wij ons kunnen aansluiten bij zo’n sterke partij in de internationale kaasmarkt.’ (Bron: persbericht De Graafstroom juni 2012)
32
25
Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Om de potentiele negatieve effecten van A-ware Food Group op de omgeving te inventariseren zijn de belangrijkste inputs en outputs in kaart gebracht. Deze inventarisatie is de leidraad voor het identificeren van de kernpunten voor het MVO-beleid van A-ware Food Group (zie ook vraag 11). De (potentiële) negatieve effecten van A-ware Food Group zijn: Bijproducten zoals afval (folie, papier, restafval) en afvalwater. A-ware Food Group draagt direct bij aan de afvalberg door afval dat zij zelf produceert. Indirect draagt zij bij door jaarlijks onder meer 300 miljoen consumentenverpakkingen te produceren die na gebruik door de eindgebruiker worden weggegooid. A-ware Food Group gebruikt diesel voor haar vrachtwagens en elektriciteit voor het conditioneren van pakhuizen. Het gebruik hiervan leidt tot uitstoot van CO2. Jaarlijks gaat in Nederland 1,4 tot 2,5 miljoen ton voedsel verlopen (dat is 48 kilo per persoon). Zonde omdat voedsel wordt verspild en hiermee geld wordt weggegooid en het klimaat onnodig wordt belast. Als voedselverwerkend bedrijf neemt A-ware Food Group haar verantwoordelijkheid door zo min mogelijk voedsel onnodig te verspillen. Bronnen: Prioriteitenmatrix (niet openbaar beschikbaar) Factsheet voedselverspilling (http://www.voedselverspilling.com/images/Factsheet%20Voedselverspilling.pdf)
Schonen van kaas
Schonen van kaas De vestiging van A-ware Food Group in Harderwijk is gespecialiseerd in het schonen van kaas. A-ware Food Group koopt uitvalstromen kaas in bij multinationals en productiebedrijven. Onder streng toezicht van controlerende instanties wordt de kaas gesorteerd en worden de bruikbare en voedselveilige delen kaas gescheiden van de niet bruikbare delen. De bruikbare delen kaas worden gesorteerd en geschoond om vervolgens gebruikt te worden door de rasp- en smeltindustrie. Op deze manier draagt A-ware Food Group bij aan het tegengaan van voedselverspilling.
33
Visie, missie, beleid en strategie 26
Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: A-ware Food Group geeft aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid door: door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. door prioriteiten voor actie op kernthema’s door te vertalen in doelstellingen (SMART). door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.).
In het onderstaande figuur staan de wortels, kernwaarden en kerncompetentie van A-ware Food Group opgenomen. MVO is hierin geïntegreerd.
34 Kernwaarden en -competenties A-ware Food Group
-
-
-
-
Roots: Familiebedrijf: Voor een familiebedrijf is continuïteit belangrijk. De kern van MVO is het doorgeven van de aarde aan de volgende generatie. MVO sluit aan op de wortels van de A-ware Food Group; een ondernemend familiebedrijf. MVO wordt een basisvoorwaarde voor bedrijven om te overleven. De A-ware Food Group erkent dit en speelt hierop in door bij haar beslissingen economische-, sociale- en omgevingsbelangen af te wegen. Triple A dienstverlener: A-wareness: Bewust ondernemen (‘aware’ is Engels voor bewust) zit in de genen en bedrijfsnaam van A-ware Food Group. De MVO-initiatieven van de A-ware Food Group worden daarom gebundeld onder de titel “A-wareness”. Kerncompetentie: Inzicht in markt: A-ware Food Group merkt dat haar klanten en leveranciers onderzoeken hoe zij MVO in het eigen bedrijf kunnen integreren. Als ketenpartner wil de A-ware Food Group haar klanten hierin ondersteunen. Kernwaarde: Betrokken: Betrokken bij ontwikkelingen in de omgeving van A-ware Food Group en welzijn van medewerkers en plaatsgenoten. De uitgangspunten van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen zijn binnen A-ware Food Group in een jaarplan vastgelegd. Hierin staan onder meer de MVO-ambities geformuleerd. A-ware Food Group kiest ervoor om MVO praktisch in te vullen. In deze referentiematrix zijn voorbeelden opgenomen over hoe A-ware Food Group MVO in de dagelijkse praktijk oppakt. De praktijkvoorbeelden zijn uitgewerkt in een groen kader. In 2014 gaat zij haar MVO-ambities verder concretiseren aan de hand van de systematiek van de MVO-PrestatieLadder. Zie ook vraag 16 voor de MVO-thema’s die voor A-ware Food Group prioriteit hebben.
Bronnen: Jaarplan MVO 2013 (niet openbaar beschikbaar) http://www.a-warefood.com/nl/wie-we-zijn/
A-ware medewerkers als denktank A-ware Food Group heeft voor de vier MVO-pijlers ambities geformuleerd. De MVO Officer heeft in december 2012 met collega’s van de afdelingen die de kernactiviteiten van A-ware Food Group vertegenwoordigen (denk aan rijpen, verpakken en HRM) om tafel gezeten. Tijdens deze bijeenkomst is uitgebreid gediscussieerd over hoe de MVO-ambities in concrete projecten kunnen worden uitgewerkt. De uitkomsten van dit overleg zijn verwerkt in het MVO Jaarplan 2013. Daarnaast gaan de betrokken collega’s aan de slag met de projecten die zijn benoemd.
27
A-ware medewerkers in gesprek over MVO
Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Bij het creëren van draagvlak kijkt A-ware Food Group naar: het vergroten van kennis van de principes, MVO kernthema's en -onderwerpen. de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid.
A-ware Food Group creëert via twee actielijnen draagvlak voor MVO: 1. Vertellen en dialoog A-ware Food Group treedt in contact met stakeholders (intern en extern) om over MVO te praten. Doel van deze contacten is vertellen over MVO voor A-ware Food Group, luisteren naar de ambities van de gesprekspartner en van elkaar leren. Vertellen en delen zorgt dat stakeholders weten en snappen waarom en hoe A-ware Food Group werk maakt van MVO. Zie ook vraag 31 voor praktijkvoorbeelden. 2. Doen Kernwaarden van A-ware Food Group zijn continue verbeteren en resultaatgericht. De MVO-ambities van A-ware Food Group zijn geformuleerd. Stil zitten past niet bij A-ware Food Group. Waar kansen liggen voor (MVO)innovaties worden deze aangepakt (zie vraag 37 voor voorbeelden). Door daadwerkelijk actie te ondernemen laat A-ware Food Group zien met MVO aan de slag te zijn. Bronnen: Jaarplan Communicatie (niet openbaar beschikbaar)
A-ware Food Group mede ondertekenaar Convenant Weidegang A-ware Food Group heeft een positieve houding ten aan zien van weidegang van Nederlandse koeien. Koeien in de wei passen bij het Nederlandse landschap en dragen positief bij aan het imago van de Nederlandse melkveehouderij. A-ware Food Group benadrukt dat zij een integrale kijk heeft op de melkveehouderij als onderdeel van de zuivelketen. Hierbij staan drie uitgangspunten centraal: 1. Aantoonbaar en acceptabel dierenwelzijn. 2. Aantoonbare en acceptabele zorg voor de aarde. 3. Waardering van het ondernemerschap van melkveehouder en respect voor de individuele keuze van de melkveehouder. Weidegang van melkkoeien kan volgens de A-ware Food Group een middel zijn om invulling te geven aan deze uitgangspunten. Er zijn echter meerdere wegen die naar Rome leiden. A-ware Food Group respecteert het ondernemerschap van melkveehouders. Naar onze mening dient de individuele melkveehouder zelf te kunnen kiezen of (gedeeltelijke) weidegang past binnen zijn of haar bedrijfsfilosofie en bedrijfssysteem dat gericht moet zijn op acceptabel dierenwelzijn en zorg voor de aarde. Zie ook www.duurzamezuivelketen.nl
A-ware Food Group mede ondertekenaar Convenant Weidegang
35
Betrokken buur in Almere: Kindervakantieland A-ware Food Group wil graag een goede buur zijn. Als goede buur in Almere heeft de Stichting A-wareness €5000 gedoneerd aan Stichting Kindervakantieland. Deze stichting organiseert kampen voor kinderen uit Almere die door hun thuissituatie met het eigen gezin niet of nauwelijks de mogelijkheid hebben om op vakantie te gaan. Deze kampen worden georganiseerd op landgoed de ‘De Kemphaan’ dat bijna letterlijk in de achtertuin van de nieuwe vestiging van A-ware Food Group in Almere ligt. Kindervakantieland Almere
Medewerkers A-ware bezorgen gasten van ‘De Zonnebloem’ een mooie dag Op zaterdag 28 september 2013 heeft Stichting A-wareness samen met leverancier Interflon (leverancier van smeermiddelen) een uitje georganiseerd voor gasten van ‘De Zonnebloem’. Dit uitje werd begeleid door een aantal ‘Zonnebloem-vrijwilligers’ en vijfentwintig medewerkers van A-ware Food Group en Interflon. Vijfentwintig ouderen uit Den Haag en omgeving zaten rond 11 uur klaar in het Louwman Museum in Den Haag. Na een kopje koffie is de lunch door medewerkers van A-ware Food Group en Interflon uitgeserveerd. Het principe ‘vele handen maken licht werk’ ging zeker op. In een mum van tijd konden de ouderen genieten van een kopje soep met een lekker broodje. Na de lunch heeft iedereen een bezoek gebracht aan het ’Louwman Museum’. Een museum met onder meer klassieke auto’s, raceauto’s en zelfs een auto uit een film van James Bond. De meeste gasten hebben ontspannen in de rolstoel gezeten en zich door de medewerkers van A-ware en Interflon laten rondrijden door het museum. Een aantal anderen heeft het museum lopend verkend. Veel herinneringen kwamen boven. Één van de dames was op zoek naar ‘mijn eerste Renaultje uit 1953’. Zowaar stond deze tentoongesteld in het museum. ‘Je moet weten, wij waren de eerste bij ons in de straat met een auto’. Na afloop hebben we namens Stichting A-wareness de gasten en Zonnebloemvrijwilligers een pakje kaas gegeven om na te genieten van deze gezellige dag. Één van de gasten van De Zonnebloem heeft de vrijwilligers via een brief uitgebreid bedankt. Zij liet onder meer weten ‘Jullie hebben ons alles maar dan ook alles laten zien, wij werden overal naar toe gereden, met de rolstoel niets was te veel, zelfs als we een sigaretje wilde roken brachten jullie ons naar buiten toe en ook weer naar binnen.’
36
28
Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel buiten de organisatie. De kerncompetenties van A-ware Food Group staan in het rechter figuur (zie ook vraag 26). Deze kerncompetenties dragen bij aan het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid door (medewerkers van) A-ware Food Group: Door het perfect inzicht in vraag/aanbod in de markt signaleert A-ware Food Group dat MVO een voorwaarde is voor ondernemingen om ook op de lange termijn te blijven bestaan. Daarnaast zoeken klanten en leveranciers samenwerking met A-ware Food Group om MVOthema’s op te pakken (pijler Actieve 1 Kerncompetenties A-ware Food Group Ketenpartner). Sublieme beheersing van interne processen zorgt dat verliezen tot een minimum worden beperkt (pijler Aarde). Voortreffelijke persoonlijke service draagt bij aan tevreden klanten en de actieve ketenpartner die A-ware Food Group wil zijn. Passie voor teamwork en samenwerking staat voor het investeren in kennis, kunde en ambities medewerkers van A-ware Food Group (pijler Arbeidsklimaat) en het zoeken van samenwerking met ketenpartners (pijler Actieve Ketenpartner). Het ontwikkelen van deze competenties gebeurt onder meer via: Introductieprogramma: Alle vaste en tijdelijke chauffeurs, planners en productiemedewerkers die bij A-ware Food Group aan het werk gaan doorlopen een introductieprogramma. Onderdeel van dit programma is een elearning module. In deze module worden onder de hygiëneregels, activiteiten van A-ware Food Group en de gedragsregels toegelicht. Ook wordt het MVO-beleid van A-ware Food Group kort toegelicht en worden enkele tips gegeven hoe medewerkers hier binnen de eigen werkomgeving invulling aan kunnen geven. De e-learning module is onderdeel van ‘Knowledge & Education’ (zie kader bij vraag 17 en kaders bij deze vraag). Informeren met collega’s :Presentaties tijdens overleggen en gesprekken met collega’s. Via intranet en het personeelsblad I-ware worden medewerkers bijpraten over ontwikkelingen op MVO-gebied. Medewerkers van A-ware Food Group nemen regelmatig deel aan bijeenkomsten gericht op het delen van kennis en ervaringen op het gebied van MVO in de brede zin. Denk hierbij aan bijeenkomsten van FoodVally en MVO Nederland. Bronnen: http://www.a-warefood.com/nl/wie-we-zijn/ Knowledge & Education: www.a-warefood.com/nl/mvo/praktijk Meer informatie bij A-ware Food Group Intranet (niet publiek beschikbaar)
37
Opleiding tot arbeidsmarktgekwalificeerd assistent A-ware medewerkers kunnen de opleiding tot arbeidsmarktgekwalificeerd assistent volgen. In samenwerking met een ROC zet A-ware Food Group hiervoor een apart traject op. Voordeel van deze samenwerking is dat A-ware Food Group nauw betrokken is bij de inhoud van de opleiding. Hierdoor ontstaat een praktijkgerichte opleiding met een juiste evenwicht tussen theorie en werksituatie binnen de A-ware Food Group. Deze opleiding wordt afgerond met een erkend MBO diplomaniveau 2. Diploma-uitreiking Arbeidsmarktgekwalificeerd Assistent in september 2013
Deze opleiding wordt in samenwerking met inzetbureau Sherpa ook georganiseerd voor Poolse medewerkers. In deze versie van de opleiding is extra aandacht voor de Nederlandse taal. Inmiddels hebben al bijna 50 Poolse collega’s een diploma behaald. Op de bovenstaande foto staan negentien collega’s die werkzaam zijn op de verpakkingsafdelingen in Zeewolde hun diploma AKA (Arbeidsmarktgekwalificeerd Assistent) in ontvangst hebben genomen. Een prestatie om trots op te zijn!
38
MVO in introductieprogramma chauffeurs en planners Onderdeel van het introductieprogramma van chauffeurs (in vaste en tijdelijk dienst) is een E-learning module. In deze module is onder meer aandacht hoe chauffeurs MVO in hun dagelijkse werkzaamheden kunnen invullen.
MVO in introductieprogramma productiemedewerkers Onderdeel van het introductieprogramma van productiemedewerkers (in vaste en tijdelijk dienst) is een E-learning module. In deze module is onder meer aandacht hoe chauffeurs MVO in hun dagelijkse werkzaamheden kunnen invullen.
39
Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29
Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? A-ware Food Group integreert MVO in haar organisatie: door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren. door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening
A-ware Food Group staat garant dat alle locaties en processen voldoen aan minstens een door de GFSI (Global Food Safety Initiative) erkende standaard. Zij beschikt over de kwaliteitscertificaten British Retail Consortium (BRC), International Food Standards (IFS), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), procescertificering en FSSC (Food Safety System Certification). Deze certificaten en de daarbij behorende werkwijze ondersteunen A-ware Food Group bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van voedselveiligheid, werkwijze en veiligheid. Onderdeel van de werkwijze is continue verbetering aan de hand van de Deming cirkel (Plan – Do – Check - Act). Daarnaast wordt ISO 26000 benut om periodiek te toetsen en vastleggen hoe MVO in de organisatie is geïntegreerd. In 2014 gaat A-ware Food Group aan de slag met de MVO-PrestatieLadder. Bronnen: Kwaliteitsbeleid (niet publiek beschikbaar)
40
Communicatie en rapportage 30
Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? A-ware Food Group vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, nauwkeurig, evenwichtig, actueel en doelgroepgericht over MVO communiceert. Daarnaast heeft A-ware Food Group klanten, leveranciers en medewerkers met diverse culturele achtergronden. In de communicatie wordt hier rekening mee gehouden. Bij vraag 31 zijn enkele voorbeelden opgenomen. Transparant over MVO stappen en uitdagingen ‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is niet denken in kwartalen of jaren, maar juist in generaties. En dat begrijpt een familiebedrijf als A-ware Food Group helemaal. A-ware is heel praktisch bezig met het integreren van MVO in de totale bedrijfsvoering. Of het nu om de inzet van het personeel, om energievraagstukken of om moderne samenwerkingsvormen in de productieketen gaat. Over haar MVO-stappen en – uitdagingen communiceert het bedrijf heel transparant. ISO 26000 vormt hierbij een belangrijke basis.’ Willem Lageweg (directeur MVO Nederland). Bron: Magazine ‘Kaas op de Plank’, editie februari 2013
31
Willem Lageweg, Directeur MVO Nederland
Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)? A-ware Food Group communiceert In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren. Interne communicatie tussen management en medewerkers. Interne teamactiviteiten met als doel mvo te integreren in bedrijf. Communicatie over prestaties op gebied van MVO. Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen. Publiekcommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval. Artikelen over MVO in tijdschriften en nieuwsbrieven. Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten. Ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen.
Enkele voorbeelden van communicatie uitingen over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van A-ware Food Group. Op de website van A-ware Food Group is aandacht voor MVO (www.a-warefood.com/nl/mvo/). Op http://www.a-warefood.com/nl/mvo/praktijk staan een aantal praktijkvoorbeelden uitgewerkt. In het personeelsblad I-ware wordt regelmatig aandacht aan de MVOinspanningen van A-ware Food Group besteed. Presentaties voor interne doelgroepen (denk aan Management Teams, Operationele Management Teams en kernploeg (100 medewerkers op sleutelposities)) en externe doelgroepen (denk aan klanten en Personeelsblad I-ware leveranciers). De Stichting A-wareness prikkelt medewerkers om de maatschappelijke betrokkenheid te tonen. Zij kunnen projecten aandragen die ondersteuning van de stichting verdien en of zelf de houden bij een project uit de mouwen steken. Hoofdstuk in het boek ’50 jaar Anker Kaas op de plank’ dat is uitgebracht ter ere van het 50-jarig jubileum van Anker Kaas. Met de zelfverklaring ISO 26000 en de referentiematrix verklaart A-ware Food Group werk van MVO te maken.
41
-
Interviews in magazines en dagbladen. Enkele voorbeelden: In het magazine AD visie is in oktober 2013 een artikel verschenen over de vestiging van A-ware Food Group in Zeewolde die structureel arbeidsplaatsen aan Wajongeren biedt. In april 2013 vertelt COO Adriaan Vis in een interview met TransportOnline naast het dienstenpakket ook over het MVO-beleid. Publicatie ‘MVO in de Food- & Agribusiness: SAMEN DOEN! (zie hieronder)
Enkele voorbeelden van middelen http://www.a-warefood.com/nl/mvo/praktijk Referentiematrix op de website van A-ware Food Group (http://www.a-warefood.com/nl/mvo/) Publicatieplatform ISO 26000 Intranet en personeelsblad I-ware www.stichtingA-wareness.com Publicatie: ’Samen Doen’: http://www.mvonederland.nl/dossier/15/573/dossier_description/14548. Transportonline: http://www.transport-online.nl/site/6444/een-kijkje-in-de-keuken-bij-a-ware-van-kaashandel-naar-ketenregisseur/
Publicatie ‘MVO in de Food- & Agribusiness: SAMEN DOEN! A-ware Food Group heeft meegewerkt aan de publicatie ‘SAMEN DOEN!’. Hierin vertellen twaalf bedrijven hoe zij invulling geven aan MVO aan de hand van ISO 26000. Daarnaast bevat het boekje 9 praktische tips over hoe MVO binnen bedrijven kan worden vormgegeven. Dit boekje vormt de afsluiting van de expeditie MVO in de Agribusiness van MVO Nederland en twaalf foodbedrijven. De publicatie is te downloaden via: http://www.mvonederland.nl/dossier/15/573/dossier_description/14548. Publicatie SAMEN DOEN!
‘50 jaar Anker Kaas op de plank’
Boek 50 jaar Anker Kaas op de plank
32
Ter ere van het 50-jarig jubileum is het boek ’50 jaar Anker Kaas op de plank’ uitgegeven. In het hoofdstuk ‘de ommezwaai’ is aandacht voor de MVO-ambities van A-ware Food Group en de Stichting Awareness. Dit boek is op 28 juni 2012 tijdens de leveranciersdag uitgereikt aan de familie Anker en relaties van A-ware Food Group.
Boek 50 jaar Anker Kaas op de plank
Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Op de website van A-ware Food Group wordt uitgelegd hoe invulling aan MVO wordt gegeven. Daarnaast wordt gerapporteerd via ISO 26000 zelfverklaring en referentiematrix. Bronnen: www.a-warefood.com/mvo Publicatieplatform ISO 26000
42
33
A Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee, in 2013 waren geen grote dilemma’s met stakeholders. B Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen. A-ware Food Group wil een gewaardeerde ketenpartner zijn. Indien er conflicten zijn, zoekt zij samen met de betrokken partijen naar een oplossing. Daarnaast is een klachtenprocedure onderdeel van het kwaliteitssysteem van A-ware Food Group. In de gedragscode is vastgelegd dat medewerkers zich met klachten kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon. A-ware Food Group maakt dus gebruik van: Rechtstreekse discussie met de stakeholder(s) Verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen Formele procedures voor klachtenbehandeling Bemiddelings- en arbitrageprocedures Bronnen: Kwaliteitssysteem inclusief klachtenprocedure Gedragscode
43
Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34
Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en onderwerpen? De monitoring van kwaliteit, voedselveiligheid en arbeidsomstandigheden is geborgd in het kwaliteitsbeleid en de bijbehorende kwaliteitscertificaten (British Retail Consortium (BRC), International Food Standards (IFS), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), procescertificering en FSSC (Food Safety System Certification). Per locatie wordt jaarlijks een management review geschreven waarin over diverse (kwaliteits)parameters wordt gerapporteerd. In 2014 gaat A-ware Food Group aan de slag met de MVO-PrestatieLadder. Via deze systematiek wil zij onder meer onderzoeken of het monitoren van MVO-indicatoren kan worden geïntegreerd in het kwaliteitssysteem. In dit proces houdt A-ware Food Group rekening met: Feedback van stakeholders Uitvoeren van benchmarks Meten met behulp van indicatoren Voor
deze monitoring geldt: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders.
Bronnen: MVO-beleid (niet openbaar beschikbaar) Kwaliteitsbeleid (niet openbaar beschikbaar)
35
Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s beoordeeld? De stuurgroep MVO heeft de resultaten uit de inventarisatie beoordeeld (zie ook vraag 34). Bij vraag 37 staan voorbeelden van stappen die A-ware Food Group heeft gezet om actie ondernemen op de relevante thema’s. De stuurgroep MVO houdt in haar beoordeling rekening met: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen bij het proces betrokken?
36
Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Bij vraag 10 en vraag 19 is toegelicht hoe stakeholders zijn betrokken bij het bepalen van de MVO-pijlers voor A-ware Food Group. De resultaten van de inventarisatie zijn met medewerkers van A-ware Food Group besproken. Daarnaast wordt het MVO-beleid en de wijze waarop A-ware Food Group hier met projecten invulling aan geeft met leveranciers en klanten besproken.
44
37
A Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? In deze referentiematrix zijn tal van voorbeelden van verbeteringen en successen opgenomen. In de onderstaande tabel kunt u lezen waar u voorbeelden kunt teruglezen: Pijler
Onderwerp Samenwerking met De Graafstroom / Deltamilk Samenwerking met coöperatie NoorderlandMelk Samenwerking met Fonterra ZON Fruit & Vegetables en A-ware Food Group sluiten samenwerkingsoveeenkomst Betrokken leveranciers Leverancier van het Jaar CSK Food Nieuwe vestiging in Almere – betrokkenheid van gemeente Almere A-ware Bouter Cheese opent nieuwe verpakkingsafdeling – opening door burgemeester van Schelven Friese bedrijven betrokken bij bouw kaasfabriek in Heerenveen MVO expeditie Food & Agri Kwaliteitssysteem A-ware Food Group Klanten over A-ware Food Group A-ware Zaandam gastheer van MVO bijeenkomst foodcluster A-ware medewerkers in de MVO-denktank Samenwerking met de provincie Fryslân Knowledge & Education Code 95 voor chauffeurs Kansen voor Wajongers Kansen voor oudere werknemers Autoloader Opleiding tot arbeidsgekwalificeerd assistent Lean and Green Handhavingsconvenant met inspectie Leefomgeving en transport Nieuwe kaasfabriek op geothermie Schonen van kaas Afval scheiden Slim hergebruik van warmte A-ware verbouwt bestaand pand tot rijpings- en verpakkingsbedrijf Stichting A-wareness Informatieavond gemeente Heerenveen Convenant weidegang Kindervakantieland in Almere Medewerkers A-ware bezorgen ouderen een mooie dag
Case bij vraag 17 9 9 17 21 10 10 10 10 19 + 31 + 40 22 20 + 24 38 26 20 17 + 28 5 17 17 22 28 22 5 17 25 11 11 37 17 + 37 4 27 27 27
45
B Welke doelen zijn nog niet bereikt? A-ware Food Group heeft de ambitie om haar MVO-ambities te concretiseren en MVO verder in de organisatie te integreren. Via de systematiek van de MVO-PrestatieLadder wil A-ware Food Group MVO uitwerken in onder meer KPI en integreren in de dagelijkse operatie. Daarnaast wil zij het dialoog met stakeholders gestructureerder op te pakken. Bronnen: www.StichtingA-wareness.com www.a-warefood.com
A-ware Food Group verbouwt bestaand pand tot rijpings- en verpakkingsbedrijf A-ware Food Group verbouwt in 2013 een bestaand pand op het bedrijventerrein Stichtse Kant in Almere. Dit pand biedt vanaf eind 2013 onderdak aan een kaaspakhuis, verpakkingslijnen en opslag voor verpakte kaas. A-ware Food Group heeft mede voor de gemeente Almere gekozen vanwege haar centrale ligging in het centrum van logistiek Nederland waardoor de kaas zo min mogelijk kilometers hoeft af te leggen om bij de klanten te komen.
Gemeente Almere heet A-ware welkom
Het pand in Almere is ruim 270 m² lang en ruim 90 m² breed. Een grondige renovatie, waarbij onder meer een verdiepingsvloer in de hal is gemaakt, is nodig om het pand aan te passen op de wensen van Aware Food Group. De opening van deze vestiging betekent dat de rijpings- en verpakkingsactiviteiten geleidelijk van de vestigingen in Zeewolde, Tilburg en Rijen naar Almere worden verhuist. Duurzame stap Het centraliseren van activiteiten in Almere betekent dat het aantal vrachtwagenbewegingen zal afnemen. Daarnaast maakt A-ware Food Group gebruik van twee bestaande panden om haar rijpings- en verpakkingslocatie en centraal kantoor te realiseren. Hierdoor wordt leegstand op bedrijventerrein Stichtse Kant voorkomen. Tot slot wordt, waar mogelijk, bestaande apparatuur gebruikt en wordt het energieverbruik zoveel mogelijk beperkt.
46
Stichting A-wareness viert eerste verjaardag A-ware Food Group is de initiatiefnemer van de Stichting A-wareness. Het familiebedrijf wil als maatschappelijke betrokken bedrijf met de Stichting A-wareness een bijdrage leveren aan het welzijn van haar buren. Als actieve ketenpartner wil het familiebedrijf dit graag doen in samenwerking met haar medewerkers, klanten en haar leveranciers. Stichting A-wareness heeft de wens om projecten te ondersteunen die de kennis van kinderen en volwassenen over zuivel en voeding vergroot. Dit kan een project zijn wat Stichting A-wareness zelf ontwikkelt, maar ook participeren in een al lopend project is zeker ook een optie. Daarnaast wil Stichting Awareness projecten blijven ondersteunen die bijdragen aan gezellige momenten voor de buren van A-ware Food Group.
Mini workshop kaas voor kinderen
Kort gezegd, Stichting A-wareness ondersteunt projecten gericht op: Leuke, mooie, bijzondere en gedenkwaardige momenten voor onze buren. Vergroten van kennis van kinderen en volwassenen over voedsel. In 2012 hebben dertien projecten ondersteuning ontvangen. In 2013 ligt dit aantal een stuk hoger. Kijk voor meer informatie op www.StichtingA-wareness.com.
47
A-ware medewerkers op stap met gasten van De Zonnebloem
Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten 38
Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Een selectie uit de MVO-initiatieven waaraan A-ware Food Group deelneemt: Lidmaatschap van MVO Nederland Deelname met elf andere bedrijven aan de MVO expeditie in Food & Agri gericht op ISO 26000 ISO 26000 Ondertekening van Convenant Weidegang Kartonnen dozen voldoen aan het FSC keurmerk Lean & Green Biologische kaas: SKAL (verwerken van biologische kaas) en leveren van EKO kaas Koploperproject van de gemeente Heerenveen Foodcluster Amsterdam Economic Board In 2014 wordt gestart met de uitwerking van de MVO-PrestatieLadder
A-ware Zaandam gastheer van MVO bijeenkomst Foodcluster De Amsterdam Economic Board wil duurzame economische groei in de metropoolregio Amsterdam (Amsterdam, omliggende gemeenten en provincie) stimuleren. Onderdeel hiervan is het Foodcluster wat een eigen duurzaamheidsagenda heeft opgezet. Op deze agenda staat een reeks bijeenkomsten gericht op foodbedrijven uit Zaandam. A-ware Zaandam neemt deel aan deze bijeenkomsten waarbinnen kennis en ervaringen op het gebied van MVO worden uitgewisseld. Daarnaast wordt voor iedere bijeenkomst een expert uitgenodigd die een specifiek onderwerp, zoals verpakkingen, uitdiept. De bijeenkomsten worden begeleid door de Kamer van Koophandel en de FNLI (Federatie Nederlandse Levensmiddelen Industrie).
48
A-ware Zaandam
Op 16 oktober 2013 was A-ware Zaandam gastheer van één van deze bijeenkomsten. Na een rondleiding door de rook- en smeltkaasfabriek is een toelichting gegeven op het MVO-beleid van A-ware Food Group. Vervolgens is een verpakkingsspecialist ingegaan op de inspanningen, inzichten en uitdagingen op het gebied van vermindering en verduurzaming van bedrijfs- en consumentenverpakkingsmateriaal.
39
Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? A-ware Food Group heeft gekozen voor ISO 26000 omdat het een kapstok biedt om het MVO-beleid vorm te geven. Daarnaast is het een internationaal erkende standaard. In de besluitvorming heeft A-ware Food Group gekeken naar: Ondersteunt de principes van NEN-ISO 26000. Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden. Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast. Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie. Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze. Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden. Is goed toegankelijk.
40
Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief ISO 26000? A-ware Food Group heeft de volgende acties ondernomen nadat zij de keuze heeft gemaakt om met ISO 26000 aan de slag te gaan: De stuurgroep MVO heeft de prioriteitenmatrix en referentiematrix opgesteld. A-ware Food Group heeft deelgenomen aan de MVO-expeditie Food&Agri (zie onderstaand kader). A-ware Food Group wisselt ervaringen uit over ISO 26000 met bedrijven die conform deze richtlijn werken of hierin zijn geïnterneerd. In 2014 krijgt ISO 26000 verder handen en voeten door de uitwerking van de MVO-PrestatieLadder. MVO-expeditie Food & Agribusiness A-ware Food Group neemt in 2012, samen met elf andere bedrijven, deel aan een MVO-expeditie Food&Agri. Tijdens de expeditie werken de bedrijven aan de implementatie van MVO in hun bedrijfsvoering volgens ISO 26000. In zes interessante bijeenkomsten wordt kennis over MVO uitgewisseld. In het najaar/winter van 2012 wordt de expeditie afgesloten met de zelfverklaring ISO 26000. (Zie ook www.mvonederland.nl)
49
50
Disclaimer Dit document is opgesteld door A-ware Food Group B.V. De inhoud van dit document geeft enkel de visie van A-ware Food Group B.V. weer per de aangegeven datum en is te allen tijde onderhevig aan wijziging, zonder voorafgaande kennisgeving. A-ware streeft naar een zorgvuldige controle van de inhoud van dit document, zodat de informatie actueel is. Ondanks deze voortdurende aandacht voor de kwaliteit van haar berichtgeving kan A-ware niet garanderen dat de inhoud van dit document correct of volledig is. A-ware aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade ontstaan door vertrouwen op of gebruik van informatie verschaft door A-ware. Het gebruik van deze informatie is geheel op eigen risico. Dit document bevat informatie, gegevens, foto's, grafische voorstellingen en andere materialen die door het auteursrecht, merkenrecht of ander eigendomsrecht zijn beschermd. Gebruik van dergelijke informatie zonder de uitdrukkelijke toestemming van A-ware is niet toegestaan. Alle rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden.
A-ware Food Group Postbus 43 3410 CA Lopik www.a-warefood.com 0348 48 92 10
[email protected]
51
