referaathouder Bultheel Jo

referaathouder Bultheel Jo www.joict.be.tt

Regionaal aanspreekpunt West-Vlaanderen Universitaire Campus - A 122 Etienne Sabbelaan 53 - 8500 Kortrijk tel: 056 24 60 40 Fax: 056 24 64 11 [email protected] www.renvlaanderen.be

Presentatietechnieken 1 van 24

Inhoud: Kunnen werken met Powerpoint is één zaak. Presentaties boeiend maken en deze dan ook boeiend presenteren is iets anders. Via praktische voorbeelden ontdekt u een hele reeks tips, "To-do's" en "Not-to-do's". We geven aan waar je als CLBmedewerker allemaal rekening mee moet houden als je een informatiesessie of voordracht brengt in een school, op een ouderavond, voor een klasgroep. Ook de technische componenten komen aan bod, zoals het aansluiten van een beamer, gebruik van video en audio in Powerpoint, het inpakken van de presentatie… PowerPoint heeft na deze nascholing geen geheimen meer voor u.

Inleiding • •

•

•

•

•

•

• •

1. Het voorbereiden van een presentatie o 1.1 Een onderwerp kiezen o 1.2 Het doel bepalen o 1.3 De tekst structureren 2. De opbouw o 2.1 De inleiding o 2.2 De kern o 2.3 Het slot 3. Praktische voorbereiding o 3.1 Een spreekschema maken o 3.2 De presentatie oefenen o 3.3 De locatie verkennen 4. Het houden van een presentatie o 4.1 Omgaan met zenuwen o 4.2 Houding o 4.3 Stemgebruik o 4.4 Contact maken met het publiek 5. Het gebruik van hulpmiddelen o 5.1 Overheadprojector o 5.2 Het bord o 5.3 De flip-over o 5.4 De diaprojector o 5.5 De hand-out o 5.6 Video o 5.7 Digitale presentatietechnieken 6. Het reageren op vragen o 6.1 Op vragen voorbereiden o 6.2 Vragen beantwoorden Literatuurlijst Bijlagen o 7. Checklist voorbereiding presentatie o 8. Voorbeeld van een spreekschema o 9. Beoordelingsformulier


Inleiding Een presentatie heeft als belangrijkste doel om een boodschap over te brengen op de luisteraars. De spreker moet daarom zijn boodschap op zo’n manier overbrengen dat de luisteraars die boodschap begrijpen en aanvaarden. De begrijpelijkheid van de boodschap is afhankelijk van de opbouw van de presentatie, de samenhang en de formulering. De aanvaardbaarheid is afhankelijk van de gekozen stijl en de argumenten die worden aangevoerd. Wie een publiek gaat toespreken dient voor ogen te houden dat een gemiddelde luisteraar slechts ongeveer 10% onthoudt van wat er verteld wordt. Een presentatie leent zich daarom beter voor het uitzetten van grote lijnen dan om gedetailleerde informatie over te brengen. Tijdens dit onderdeel oefenen studenten in het geven van presentaties voor een publiek. Alle onderwerpen die bij het presenteren van een verhaal van belang zijn, komen in de syllabus aan bod. Allereerst wordt aandacht besteed aan de voorbereiding op een presentatie. Dan komen de zaken aan bod die de presentatie zelf beïnvloeden, zoals houding en stemgebruik. Vervolgens worden tips gegeven voor het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen. Tot slot worden tips gegeven om na het houden van een presentatie vragen te beantwoorden. Er is aansluitend een lijst opgenomen met literatuur over mondeling presenteren. In de bijlagen tref je nog een checklist aan voor de voorbereiding van de presentatie en een voorbeeld van een spreekschema.

1 Het voorbereiden van een presentatie Om een effectieve voordracht te kunnen houden, is de voorbereiding van essentieel belang. De voorbereiding van een presentatie bestaat uit het kiezen van een onderwerp, het bepalen van het doel, het structureren van de tekst en het afstemmen op een publiek van luisteraars. Verder bestaat de voorbereiding uit een aantal praktische zaken, zoals het maken van een spreekschema, het oefenen en timen van de voordracht en het verkennen van de locatie. In dit hoofdstuk zullen de aspecten van de voorbereiding van een presentatie aan bod komen.

1.1 Een onderwerp kiezen Wie ergens een voordracht moet houden, weet vaak al waarover het moet gaan. Een spreker wordt immers meestal uitgenodigd met een bepaalde reden: een onderzoek presenteren, een lezing over een thema houden, specifieke ervaringen overbrengen. Zelden komt het voor dat een spreker helemaal vrij is in de keuze voor een onderwerp. Als je helemaal vrij bent in de keuze voor een onderwerp, is het aan te raden om een onderwerp te kiezen dat je interesse heeft. Als je een onderwerp interessant vindt, kun je dat makkelijker op boeiende en enthousiaste manier overbrengen. Ook is de voorbereiding dan makkelijker: je hebt al enige basiskennis waarop je kunt steunen. Stem de keuze van het onderwerp ook af op de interesse van het publiek. Luisteraars komen met een bepaalde reden naar een presentatie luisteren: ze zijn nieuwsgierig naar een onderwerp of ze willen juist op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen. Neem de voorkennis van de luisteraars als uitgangspunt en probeer je te verdiepen in wat zij graag van jou zouden willen vernemen. Niemand gaat naar een lezing om daar reeds bekende zaken te vernemen. Daarom moet een presentatie niet alleen aansluiten op voorkennis van de luisteraars, een presentatie moet hun ook iets nieuws kunnen bieden: nieuwe informatie, een nieuwe invalshoek, nieuwe methoden. Probeer wel een juiste verhouding te vinden tussen al bekende en nieuwe informatie: een presentatie met te veel bekende informatie is al gauw saai en een presentatie met te veel nieuwe informatie niet te volgen.

• • • •

kies een onderwerp dat je interesse heeft stem af op de interesses van het publiek sluit aan op de voorkennis van het publiek zorg voor nieuwswaarde


1.2 Het doel bepalen Nu het onderwerp van de presentatie bekend is, moet het doel vastgesteld worden. Het doel van de presentatie komt niet overeen met het onderwerp. Wie bijvoorbeeld een presentatie houdt met als onderwerp ‘studieverenigingen’, kan verschillende doelen nastreven. Zo kan hij voor aankomende studenten een overzicht geven van bestaande studieverenigingen en hun specifieke eigenschappen. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te informeren over studieverenigingen en belangenorganisaties. Maar ook kan hij een bepaalde conclusie verdedigen tegenover een publiek. Hij kan bijvoorbeeld gaan betogen dat het zinvol is om lid te worden van de ASVA. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te overtuigen van een stelling of conclusie. Zoals uit het bovenstaande blijkt, is het doel van de presentatie dus niet gelijk aan het onderwerp. Ook de invalshoek kan verschillen: je kunt betogen dat het je studie ten goede komt om lid te worden van een vereniging, maar ook juist dat het je studie niet ten goede komt. Het is kortom van essentieel belang van tevoren vast te stellen welke boodschap overgebracht gaat worden en met welk doel: informeren of overtuigen. Houd rekening met de beschikbare tijd bij het vaststellen van onderwerp en doel van de presentatie. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om in tien minuten een overzicht te geven van de Westerse kunstgeschiedenis van de afgelopen 2000 jaar. Zorg ervoor dat onderwerp en doel passen bij de beschikbare tijd, zodat de presentatie niet te globaal en daardoor te vaag wordt.

• • •

stel het doel van je presentatie vast: informeren of overtuigen kies een invalshoek kies onderwerp en doel passend bij de beschikbare tijd

1.3 De tekst structureren Als je wilt dat luisteraars jouw voordracht goed kunnen volgen, moet je ervoor zorgen dat de presentatie goed gestructureerd is. Een goed gestructureerde voordracht is voor luisteraars namelijk veel beter te volgen dan een presentatie waarin geen logische lijn te vinden is. Wanneer luisteraars de logische lijn goed kunnen volgen, begrijpen ze de inhoud beter en kunnen ze de boodschap opvangen die de spreker wil overbrengen. Bij slecht gestructureerde presentaties dwalen luisteraars vaak af met hun gedachten.

Een goed gestructureerde presentatie bevat

uitsluitend informatie die relevant is voor het doel van de

presentatie. Irrelevante informatie leidt de aandacht van de luisteraars af: ze gaan zich toch afvragen waarom de spreker deze informatie verstrekt. Aan de andere kant mogen relevante onderdelen niet ontbreken. Als een luisteraar noodzakelijke informatie moet ontberen, zal de inhoud van de presentatie hem deels ontgaan.


2 De opbouw Een presentatie heeft altijd de logische lijn: inleiding - kern - slot. Elk onderdeel kent specifieke eisen die hieronder in aparte paragrafen besproken zullen worden.

2.1 De inleiding De inleiding van een presentatie heeft verschillende functies: in de inleiding moet de aandacht van het publiek zijn getrokken en moeten de luisteraars op de hoogte worden gebracht van onderwerp, doel en aanpak van de voordracht. Daarnaast kunnen luisteraars tijdens de inleiding wennen aan de spreker en vormen ze zich een beeld van het verdere verloop; ze bepalen grotendeels of ze de spreker sympathiek vinden of niet en of ze de voordracht geboeid gaan beluisteren of niet. Met andere woorden: tijdens de inleiding worden veel zaken vastgelegd die bepalend zijn voor het slagen van de presentatie. Een spreker heeft invloed op het beeld dat luisteraars zich van hem en de toespraak vormen. In de inleiding horen de volgende elementen thuis: 1.

groet het publiek

2.

stel jezelf voor (als dat niet door iemand anders is gedaan)

3.

trek de

4.

introduceer het onderwerp en het

5.

kondig de aanpak en lengte van de presentatie aan

aandacht van het publiek met een pakkende opening doel van de presentatie

Deze volgorde hoeft niet per se aangehouden te worden: wie bijvoorbeeld eerst met een pakkende opening wil komen voordat hij zichzelf voorstelt, kan 2. en 3. omdraaien. Er hoeft ook geen herkenbare scheiding aangebracht te worden tussen de onderdelen. Wie bijvoorbeeld zegt: ‘De komende tien minuten wil ik benutten om u over te halen om geheelonthouder te worden’, heeft onderwerp, doel en lengte van de presentatie in één zin aangekondigd. Een spreker kan dus variëren in de volgorde. Een spreker kan op verschillende manieren de aandacht van de luisteraars trekken. Hieronder volgen enkele voorbeelden.

De retorische vraag: Wat zou u ervan vinden als uw naam in de krant komt? De spreker geeft een verrassende wending aan de voordracht: eerst lijkt het aantrekkelijk om je naam in de krant te krijgen. Echter, de voordracht gaat over het gebruik van veiligheidsgordels in de auto: zonder gordels is de kans groter dat je een auto-ongeluk niet overleeft en dat je naam dus in de krant verschijnt, bij de rouwadvertenties wel te verstaan.

Een andere opening is de

anekdote:

Ik zat laatst in de trein naast een mevrouw die schijnbaar zeer geboeid zat te lezen in De

vriendschap van Connie Palmen. Ik vroeg me juist af ... Een onderhoudende of verrassende anekdote heeft altijd de aandacht van de luisteraars. Let er wel op dat de anekdote relevant is voor het onderwerp en dat het verband tussen anekdote en de rest van de presentatie niet vergezocht is. Dat kan namelijk juist averechts werken.


Een spreker kan ook de belangstelling wekken door de luisteraars bij het onderwerp te betrekken:

Binnen 48 uur zal een van de aanwezigen in deze zaal het slachtoffer zijn van een misdrijf. of door het onderwerp te betrekken op een persoonlijke ervaring:

Als student heb ik niet veel geld te besteden. Ik leef van een basisbeurs en moet regelmatig aan het einde van de maand de keuze maken of ik liever een studieboek aanschaf of de rest van de maand nog vlees en fruit kan eten. Toch ga ik nu 25,- euro storten op rekening van de kankerstichting. Een vriend van mij heeft pas geleden namelijk te horen gekregen dat hij botkanker heeft. Daardoor ben ik me gaan beseffen wat het betekent om kanker te hebben. De kankerstichting kan veel goeds doen met ons geld. In het komende halfuur zal ik u vertellen welke onderzoeken worden gesubsidieerd door de kankerstichting. Tot slot kan de spreker zijn publiek ook schokken of provoceren:

Vandaag is er om 13.00 uur een man vergast. Het duurde 21 minuten en 6 seconden voordat hij helemaal dood was. Hij kreeg de doodstraf acht jaar geleden, omdat hij werd veroordeeld voor een misdrijf dat hij niet had gepleegd. Hij is onschuldig om het leven gebracht, hij is vermoord. Er zijn natuurlijk nog talloze manieren om de aandacht van het publiek te trekken. De opening moet in elk geval passen bij het onderwerp en niet een te ver verwijderd verband leggen. Begin niet met een sheet of een dia. De aandacht van de luisteraars is in het begin van de presentatie gericht op de spreker: die heeft iets te vertellen. Vermijd ook liever de clichés, zoals het citaat (Hamlet zei het al: ‘To be or not to be, that’s the question’), de oudheid (De Grieken/Romeinen wisten het al ...), het huidige bestaan (De wereld wordt steeds sneller/complexer/et cetera.) of de anekdote over hoe de spreker hier verzeild raakte (Toen ik werd uitgenodigd om hier te komen spreken, dacht ik...). Zulke openingen worden zo vaak gebruikt dat ze nauwelijks aandacht trekken, maar eerder verveling opwekken.


2.2 De kern In de kern wordt het onderwerp uitgewerkt dat in de inleiding is aangekondigd. Doel van een presentatie is dat luisteraars begrijpen en onthouden wat de spreker vertelt. Daarom is het van belang dat de kern goed gestructureerd is: de informatie kan dan beter worden opgenomen en onthouden. De opbouw van de kern moet voldoen aan twee eisen:

• •

eenvoud overzichtelijkheid

De kern voldoet aan de eis van eenvoud als het onderwerp wordt opgedeeld in een aantal kernpunten. De informatie wordt opgedeeld in een aantal kleinere deelonderwerpen. Let erop dat je de presentatie niet versnippert tot talloze details. Hoe minder kernpunten een presentatie heeft, hoe beter de informatie overkomt. Elk kernpunt moet zo eenvoudig mogelijk worden gehouden en in elk geval worden geïllustreerd met voorbeelden. De kern moet ook overzichtelijk zijn voor de luisteraars. Deze eis houdt in dat de kernpunten in een logische volgorde worden gepresenteerd. Overzichtelijkheid hangt ook af van het doel van de presentatie. Wie luisteraars wil informeren over een bepaald onderwerp kiest een indeling die het meest geschikt is voor het onderwerp. Een presentatie over het ontstaan van de Renaissance kan bijvoorbeeld geografisch worden ingedeeld: de ontwikkelingen worden dan per land beschreven. Maar ook zou de spreker voor een thematische indeling kunnen kiezen per kunstvorm: literatuur, muziek, beeldende kunst. Een chronologische ordening is eveneens denkbaar: de spreker zet uiteen hoe de Renaissance zich ontwikkelde per tijdvak. Kortom, het is afhankelijk van het onderwerp en de invalshoek hoe een informatieve presentatie ingedeeld wordt. Voor een presentatie die tot doel heeft de luisteraars te overtuigen van een bepaalde visie of een standpunt, is het van belang dat de argumenten overzichtelijk worden gepresenteerd. Luisteraars zullen niet gauw overtuigd raken door een reeks argumenten die onderling geen enkele samenhang vertonen en waarvan niet duidelijk is op welke manier ze het standpunt onderbouwen. Argumenten zijn effectiever wanneer ze in een logische volgorde en met een duidelijke samenhang op de luisteraar worden overgebracht. De structuur van de presentatie wordt voor de luisteraar nog duidelijker wanneer de spreker expliciet aangeeft dat hij overgaat op een nieuw kernpunt van de voordracht. De spreker moet dus niet alleen in de inleiding aankondigen hoe de presentatie is opgebouwd, maar dit ook steeds herhalen tijdens de presentatie:

Hiervoor heb ik uiteengezet hoe eenvoudig iemand besmet kan raken met het AIDS-virus. Nu wil ik meer vertellen over hoe de eerste symptomen zich openbaren. Luisteraars onthouden de informatie veel beter wanneer de hoofdpunten worden geïllustreerd met voorbeelden en concretiseringen. Zo kunnen luisteraars zich een beeld vormen van het onderwerp. Ga bij het verzinnen van voorbeelden altijd uit van het menselijk voorstellingsvermogen. De uitspraak ‘Het is belangrijk dat we de auto zo veel mogelijk laten staan’ is te abstract om echt te gaan leven bij het publiek. Het publiek gelooft wel dat het belangrijk is, maar de volgende uitspraak spreekt meer tot de verbeelding: ‘Als wij niet het autogebruik tot de helft terugdringen voor het jaar 2000, dan is de atmosfeer binnen 25 jaar zodanig vervuild dat wij niet meer zonder zuurstofmasker de straat op kunnen’. Wie statistieken of cijfermatige gegevens moet presenteren, doet er zeker goed aan de getallen te concretiseren. Getallen blijven vaak niet in het geheugen hangen. De uitspraak ‘Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën’ is minder concreet dan:

Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën. Dat komt overeen met 10 boterhammen met kaas, 3 glazen melk, 3 bananen, 2 appels, 3 borden spaghetti met saus, 2 patat-met en 3 repen chocolade. De luisteraar kan nu op basis van eigen ervaring inschatten of 4000 tot 5000 calorieën veel is of niet.


2.3 Het slot Een spreker mag het slot van zijn presentatie niet ‘afraffelen’. Afsluiten met een opmerking als: ‘Dat was het’, of ‘Ik zie dat ik niet meer tijd heb, dus ik zal het hier maar bij laten’ is niet alleen fantasieloos, de spreker laat zo ook een kans liggen om zijn presentatie kracht bij te zetten. In de afsluiting moet de spreker in elk geval het doel en de kernboodschap van de presentatie herhalen, en een kort overzicht geven van de kernpunten. De luisteraars onthouden zo beter waar de presentatie over ging, en welke informatie van belang was. Vaak doen sprekers ook een appèl op de luisteraars. Dat is het geval bij overtuigende presentaties. Wie een duidelijk appèl doet op de luisteraars brengt daarmee nogmaals de kern over:

Als jullie hierna besluiten om met iemand te gaan vrijen, denk dan aan mijn woorden en gebruik een condoom. Daarmee bespaar je je een hoop ellende! Zoals bij de inleiding werd aangeraden om te beginnen met een ‘aandachtstrekker’, is het ook aan te bevelen om te eindigen met een pakkend slot. Een pakkend slot zet de boodschap nog eens kracht bij, en zorgt ervoor dat de presentatie een evenwichtig geheel vormt. Er zijn verschillende manieren om een presentatie af te sluiten. Hierboven is al het appèl genoemd. De spreker kan ook eindigen met een vraag aan het publiek:

Wilt u nu nog steeds graag uw naam in de krant zien? De technieken voor een pakkende opening gelden eveneens voor het afsluiten van de presentatie. Deze paragraaf wordt afgesloten met nog een voorbeeld van een pakkend slot, uitgesproken door Nelson Mandela bij zijn vrijlating van Robbeneiland:

Tot slot wil ik terugkomen op mijn eigen woorden tijdens het verhoor bij mijn arrestatie in 1964. Ze gelden vandaag nog evenzeer als toen: ‘Ik heb gevochten tegen blanke overheersing, en ik heb gevochten tegen zwarte overheersing. Ik heb het ideaal gekoesterd van een democratische en vrije samenleving waarin iedereen in harmonie en met gelijke kansen samenleeft. Dat is een ideaal waarvoor ik leef en dat ik hoop te bereiken. Maar als het nodig is, is het ook een ideaal waarvoor ik bereid ben te sterven.’


3 Praktische voorbereiding 3.1 Een spreekschema maken Op congressen en symposia zijn er dikwijls sprekers die hun hele presentatie voorlezen. Vaak gebeurt dat omdat de spreker nerveus is, bang om de lijn van het verhaal kwijt te raken of om delen weg te laten die van belang zijn. Maar het gebeurt ook uit gewoonte, de meesten lezen immers voor, of uit luiheid: uit het hoofd spreken vergt meer voorbereiding. Op wetenschappelijke congressen is het bovendien de gewoonte om de tekst van de lezing na afloop te publiceren. Dan is het makkelijker om éénmaal een tekst te schrijven die kan dienen om voorgelezen te worden en die na afloop ingestuurd kan worden. Voorlezen heeft echter te veel nadelen. Luisteraars kunnen zich allereerst moeilijker concentreren op de formuleringen. Daarbij wordt namelijk meestal weinig rekening gehouden met de luisteraar. Moeilijke termen en ingewikkelde zinsconstructies zijn voor lezers al lastig, maar die hebben de kans om een zin nog eens terug te lezen of een term op te zoeken. Luisteraars haken al snel af als ze het niet meer kunnen volgen. Verder is een voorgelezen tekst saai van toon, en het gaat vaak te snel. Tijdens het voorlezen is de aandacht van de spreker immers gericht op de tekst en niet op het publiek: het gaat de spreker erom zijn verhaal af te draaien en niet om over te komen op het publiek. Tot slot staan er in een voorgelezen tekst regelmatig duidelijke aanwijzingen voor lezers: ‘Zoals hierboven al is aangestipt...’, ‘In de vorige

paragraaf...’. Het komt in de praktijk dan ook zelden voor dat er in het publiek nog vragen zijn na afloop van een voorgelezen presentatie: het grootste deel ontgaat de meeste luisteraars, en daarmee is het belangrijkste doel van de presentatie, een boodschap overbrengen op luisteraars, verloren gegaan. Om een boodschap op het publiek te laten overkomen, is het van belang dat een spreker op natuurlijke wijze spreekt en oogcontact met het publiek kan maken. Natuurlijk hoeft iemand niet de hele presentatie uit het hoofd te leren om dit te bereiken. Het is het beste om gebruik te maken van een spreekschema. Een spreekschema is een schematische weergave van de presentatie. In een spreekschema worden de volgende elementen opgenomen:

• • • • • •

de inleiding, deels of helemaal uitgeschreven de kern met de kernpunten, aangeduid met steekwoorden de overgangen tussen de verschillende kernpunten details die moeilijk zijn te onthouden, zoals cijfers en citaten aanwijzingen voor het gebruik van hulpmiddelen, zoals sheets de afsluiting, aangeduid met steekwoorden of deels uitgeschreven

Let erop dat uitgeschreven delen in spreektaal zijn opgenomen; gebruik dus geen lange, ingewikkelde zinnen of abstracte termen die niet toegelicht worden. Zorg er ook voor dat het spreekschema in een grote letter is geschreven of uitgeprint. Als de letters te klein zijn, loopt de spreker het risico toch te veel naar het blaadje te turen. De aantekeningen moeten goed leesbaar zijn, zodat de spreker slechts een korte blik erop hoeft te werpen. Een spreekschema kan op één of twee vellen A4 uitgeschreven worden, zodat het op een katheder of tafel gelegd kan worden. Sommige sprekers maken een spreekschema op losse kaartjes, die ze tijdens het spreken gemakkelijk in de hand kunnen houden. Er bestaat geen voorkeur voor een van beide. Een spreker kan zelf kiezen voor een systeem waar hij zich het prettigst bij voelt. In bijlage 2 is een voorbeeld van een spreekschema opgenomen.

3.2 De presentatie oefenen Het is zeer nuttig om de presentatie eerst een paar maal te oefenen, omdat je zo een aantal zaken kunt nagaan voordat je voor een publiek gaat spreken. Ten eerste kun je nagaan of de tekst goed is uit te spreken: struikel je niet over woorden (‘deontische praxiologie’) of zinnen (‘In die tijd poetste de koetsier de postkoets zelf’)? Ten tweede kun je nagaan of je alle informatie hebt om een vloeiend verhaal te vertellen: ontbreekt er geen belangrijke informatie, gaan de overgangen tussen inleiding, kern en slot soepel, en tussen de kernpunten, ga je makkelijk met de hulpmiddelen om? Tot slot kun je bij het oefenen nagaan of je de tijd vult, of dat je te kort of juist te lang aan het woord zult zijn. De presentatie is grondig voorbereid als de volgende fasen zijn doorlopen:


1. 2. 3.

korte doorloop zonder publiek bijstellen van het spreekschema volledige doorloop met publiek

Tijdens de korte doorloop zonder publiek oefen je door de presentatie voor jezelf hardop uit te spreken. Ga na of de voordracht compleet is en of het verhaal enigszins vloeiend verteld kan worden. Neem de tijd op. Bedenk wel dat sprekers voor een publiek vaak sneller praten door de spanning. Oefen daarom ook in rustig spreken, normaal doorademen tijdens het spreken en pauzes inlassen. Op basis van de ervaringen uit de eerste fase kan het spreekschema bijgesteld worden als dat nodig is gebleken. Kijk ook nog eens kritisch naar de opening (is die pakkend en passend?), de voorbeelden (ondersteunen die de kernpunten?) en het slot (komt de boodschap duidelijk over? is de afsluiting pakkend?). Vraag bij de volledige doorloop of iemand bereid is kritisch naar het verhaal te luisteren. Oefen de presentatie volledig, dus ook met de hulpmiddelen. Natuurlijk hebben de meeste mensen thuis geen overhead- of diaprojector, maar probeer de situatie zo goed mogelijk na te bootsen. Neem de tijd op. Eventueel kun je jezelf opnemen op cassette- of videorecorder.

3.3 De locatie verkennen Probeer vooraf de locatie te verkennen. Het is prettig om alvast een beeld te hebben van de zaal, omdat dat ook een deel van de zenuwen kan wegnemen. Bovendien kun je zo nagaan of er apparatuur aanwezig is, of dat er apparatuur besteld moet worden. Je kunt kijken hoe groot de zaal is waar je gaat spreken, en vaststellen of het nodig is om een microfoon te gebruiken. Wie in het buitenland gaat spreken doet er goed aan om vanuit Nederland al te informeren welke faciliteiten er in het gastland aanwezig zijn. Zo is het in veel Oost-Europese landen niet eens mogelijk om een fotokopie te maken en zijn er geen overheadprojectors aanwezig. Het is in zo’n geval beter om hier alvast de hand-outs te kopiëren en te besluiten het gebruik van sheets achterwege te laten. Wie zich vooraf goed laat informeren, komt niet voor verrassingen te staan.


4 Het houden van een presentatie In het vorige hoofdstuk is aandacht besteed aan de voorbereiding van een presentatie. Maar het slagen van een presentatie is niet alleen afhankelijk van een goede voorbereiding, hoewel die zeker niet achterwege mag blijven. Ook de manier waarop de spreker zijn verhaal brengt, is van invloed op het succes van de presentatie. In dit hoofdstuk komen de verschillende aspecten aan bod die een rol spelen bij de presentatie: het omgaan met zenuwen, de houding, het stemgebruik en het maken van contact met het publiek.

4.1 Omgaan met zenuwen De meeste mensen hebben last van zenuwen wanneer ze een publiek moeten toespreken. Ze krijgen last van natte handen, een onbestemd gevoel in de buik, of ze gaan trillen. Zelfs ervaren sprekers zijn nog regelmatig nerveus vlak voordat ze op gaan treden, en vinden het zelfs een slecht voorteken wanneer ze niet een lichte spanning voelen. Een zekere mate van nervositeit hoort dus bij het spreken in het openbaar. Zenuwen hebben niet altijd een slechte uitwerking. Ze helpen je op cruciale momenten beter te presteren en ze zorgen ervoor dat je je beter concentreert op de prestatie. Vervelend is het wanneer de zenuwen zo hoog gaan opspelen dat ze je ‘verlammen’: je komt niet meer uit je woorden of krijgt zelfs een black-out. Er zijn manieren om de zenuwen de baas te blijven. In deze paragraaf worden enkele tips gegeven om met nervositeit om te gaan.

Zorg voor een goede voorbereiding Of de presentatie een succes wordt, hangt niet af van het toeval of ‘een goede bui’. Als je je toespraak goed voorbereidt, dan heb je de situatie beter onder controle. Zorg er daarom voor dat je goed nagedacht hebt over wat je gaat vertellen en in welke volgorde, maak een duidelijk spreekschema, oefen zo veel mogelijk en zorg ervoor dat je de zaal kent waar je gaat spreken. Zo kun je je een beeld vormen van het verloop van de presentatie en voorkom je dat je in paniek raakt van onverwachte zaken.

Wijk niet af van de dagelijkse routine Doe op de dag van de presentatie alle dingen die je normaal gesproken ook zou doen: de krant lezen, naar college gaan, sporten. Sla ook geen maaltijden over. Wie last heeft van spreekangst, krijgt waarschijnlijk geen hap door zijn keel. Toch is het beter om jezelf wel te dwingen iets te eten: honger kan zenuwachtigheid namelijk versterken en daarmee ben je verder van huis. Licht eten kan geen kwaad, maar niet eten is uit den boze.

Probeer de zenuwen te benutten Zorg ervoor dat de zenuwen niet de overhand krijgen door ze te benutten. Zenuwen zijn geen teken van zwakte; ze kunnen je juist tot betere prestaties drijven. Probeer de zenuwen niet te associëren met angst, maar met opwinding of ‘aangename’ spanning (zoals je dat kunt voelen bij een spannende film).

Sta jezelf toe fouten te maken Iedere spreker verspreekt zich wel eens, ook in gewone conversaties gebeurt dat zeer frequent. Het is daarom geen schande als je even niet uit je woorden komt; de meeste toehoorders zullen het niet eens merken, zo gewend zijn ze eraan. Ga ervan uit dat je altijd wel iets vergeet te vertellen. Zowel ervaren als beginnende sprekers laten altijd wel per ongeluk iets weg uit hun verhaal. Als dat gebeurt, berust dan in de situatie: het valt de luisteraars toch niet op, want die kennen jouw spreekschema niet. Het valt juist meer op als je zegt: ‘Oh, dat was ik net vergeten te zeggen...’.

Laat stiltes toe tijdens de presentatie


Wees niet bang voor korte rustpauzes of stiltes. Het kan zijn dat je even naar woorden moet zoeken, of op je spreekschema wilt kijken. Het is natuurlijker om dan een korte stilte in te lassen, dan alsmaar door te praten. Zo geef je de toehoorders ook de tijd om te verwerken wat je tot dan toe verteld hebt. Een korte stilte is dus niet erg, maar laat het niet te lang duren.

Realiseer je dat het publiek de zenuwen niet waarneemt Zelf neem je elke verandering onmiddellijk waar: je handen trillen, je stem vervormt, je knieën knikken. Wees je ervan bewust dat het grootste deel van deze symptomen alleen voor jezelf merkbaar is. Het publiek heeft meestal niet door dat de spreker zenuwachtig is. Alleen wanneer je zelf je zenuwen gaat benadrukken door er expliciet opmerkingen over te maken (‘Ik ben op van de zenuwen’, ‘Ik ben zo nerveus’), merkt het publiek dat er iets aan de hand is.

Doe ontspanningsoefeningen Het kan zijn dat de spanningen ondanks alle bovenstaande tips toch nog hoog opspelen. In dat geval is het zinvol om een paar ontspanningsoefeningen te doen.

•

Ga zo ontspannen mogelijk staan of zitten en zet beide voeten op de grond. Adem rustig in door je neus en houd de adem enkele tellen vast. Zet tijdens het inademen je buik uit, zodat de adem goed laag komt (buikademhaling). Adem vervolgens weer rustig uit, het liefst door de mond. Herhaal dit enkele malen totdat je wat kalmer bent.

•

Ga op een stoel zitten en zet beide voeten op de grond. Laat je armen op je schoot rusten. Ga nu langzaam elk deel van het lichaam bewust ontspannen. Begin bij je gezicht, dan nek en schouders, armen en handen (geen vuisten ballen), benen en voeten. Adem ondertussen rustig door. Blijf tijdens de oefening wel rechtop zitten; zak niet in.

Beide oefeningen kun je onopvallend doen. Ze zorgen ervoor dat je je ontspant en brengen de hartslag omlaag, zonder dat je concentratie afneemt.

4.2 Houding Je houding vertelt het publiek al veel over jezelf. In je houding geef je

non-verbale informatie over jezelf,

informatie over wat voor een persoon je bent zonder dat je daarover iets hebt verteld. Een spreker die zijn schouders laat afhangen, alleen naar zijn aantekeningen of naar het plafond staart of die steeds op één been wiebelt, komt minder overtuigend over. Je kunt het beste rechtop gaan staan en op beide voeten. Zo kom je zeker over en kun je makkelijker oogcontact maken met het publiek. Bewegen of lopen tijdens het spreken is niet erg: dat maakt je houding juist natuurlijker dan wanneer je stokstijf op één punt blijft staan. Hulpmiddelen maken het bewegen makkelijker: dan kun je eens naar het bord of de flip-over lopen om iets op te schrijven, of naar de overheadprojector om een sheet neer te leggen. Ga liever niet zitten, dan is de kans groot dat de aandacht van het publiek al gauw verslapt. In een klein gezelschap (maximaal 10 mensen) is het niet zo erg, maar een groter publiek bereik je makkelijker met je stem wanneer je staat, en het komt enthousiaster over. Veel sprekers weten zich geen raad met hun handen. Ineens blijken de handen erg in de weg te zitten. Je kunt vaak je woorden kracht bijzetten door ondersteunende gebaren te maken tijdens het spreken. Ook kun je meetellen met je handen bij een opsomming, of dingen aanwijzen. Ga echter niet te veel stilstaan bij wat je precies met je handen doet, want dan komen gebaren onnatuurlijk over. Houd je handen onder controle: ga niet met een ballpoint klikken of ergens aan ‘frommelen’; dat leidt de luisteraars af van het verhaal. In sommige zalen is een katheder, een spreekgestoelte, aanwezig. Het kan handig zijn om gebruik te maken van een katheder, omdat je daarop aantekeningen kwijt kunt. Omdat het blad van een katheder schuin is, hoef je dan niet ver te buigen met je hoofd om de aantekeningen te kunnen lezen. Veel sprekers gaan zich echter ‘vastklampen’ aan het katheder


en laten het niet meer los totdat de voordracht ten einde is. Doe dat niet, het maakt een gespannen indruk en biedt de toehoorders weinig afwisseling.

4.3 Stemgebruik Stemgebruik is een belangrijk onderdeel van de presentatie. Luisteraars kunnen al veel horen aan de stem van een spreker: betrokkenheid, spanning, enthousiasme en mate van zelfvertrouwen. Mensen horen graag een duidelijk, natuurlijk stemgeluid. De populariteit van Philip Bloemendal bewijst dat: de naam zegt misschien weinigen iets, maar als stem van het polygoon-journaal is hij zeer beroemd geworden. Hieronder worden enkele tips gegeven om de stem goed te gebruiken.

Bereid de stem voor op de presentatie Het klinkt misschien vreemd, maar je kunt je stem ook voorbereiden op het spreken. Wie zijn stem voorbereidt, voorkomt een zogenaamde ‘koude start’ : je begint wel met spreken, maar er komt geen geluid. Je kunt je stem voorbereiden door vanaf een dag voor de presentatie weinig of niet te roken en geen alcohol te drinken. Rook en alcohol prikkelen de slijmvliezen en zorgen voor taai slijm en een droge mond. Drink een glas water voor de presentatie en houd een glas water bij de hand tijdens de presentatie. Vroeg en veel slapen doet de stem ook goed. Zorg daarom voor een goede nachtrust voor de dag van de voordracht. Probeer zo ontspannen mogelijk te spreken, zodat de stem natuurlijk klinkt. Daarvoor kun je een ontspanningsoefening doen (zie de tekst over Omgaan

met zenuwen).

Let op houding en ademhaling Zorg ervoor dat je rechtop staat, de stem op het gehoor richt en dat je een rustige buikademhaling hebt. Zo kan het lichaam als ‘klankkast’ dienen en wordt je stem vanzelf versterkt.

Articuleer duidelijk Een goede articulatie betekent dat je niet binnensmonds praat, lettergrepen inslikt of klanken afvlakt. Spreek de woorden goed uit en let daarbij vooral op termen die je vaak gebruikt. Veel sprekers hebben namelijk de neiging die deels in te slikken: ‘hstries bsef’ in plaats van ‘historisch besef’. Een spreker die duidelijk articuleert, heeft een stem die beter ‘draagt’, waardoor hij niet zo hard hoeft te spreken en de stem dus niet hoeft te forceren. Articuleer echter ook niet te nadrukkelijk, want dat kan overdreven overkomen.

Spreek niet te zacht of juist te luid Je stem moet achterin de zaal ook verstaanbaar zijn, dus het is belangrijk dat je zo luid spreekt dat iedereen je kan horen. Je hebt hierboven al gelezen dat je stem al beter ‘draagt’ als je een goede houding en ademhaling hebt en duidelijk articuleert. Forceer de stem niet, want dan houd je het spreken niet lang vol. Bovendien kan heel luid spreken intimiderend werken.

Varieer in intonatie Een monotone stem is vaak slaapverwekkend en houdt de aandacht van het gehoor niet lang vast. Probeer daarom te variëren in de toonhoogte van de stem. Als je duidelijk articuleert, gaat dat meestal al vanzelf. Let er op dat je met toonhoogte belangrijke zaken benadrukt. Zo verlevendig je de presentatie en houd je makkelijker de aandacht van de luisteraars vast.

Spreek niet te snel of juist te langzaam Veel sprekers gaan door zenuwen sneller en sneller spreken. Dat is voor de luisteraars niet prettig: zo moeten ze moeite doen om het verhaal te volgen. Tijdens een presentatie spreek je langzamer dan je tijdens een gewoon gesprek zou doen.


Dat komt in het begin misschien wat onnatuurlijk over, maar voor de luisteraars is dat niet merkbaar. Wie rustiger spreekt dan normaal, kan ook zenuwen en ademhaling beter onder controle krijgen. Spreek niet té langzaam: luisteraars verliezen dan hun aandacht. Tot slot: probeer nooit een rumoerige zaal te ‘overschreeuwen’. Spreek juist iets zachter dan je van plan was, de kans is dan groot dat je de aandacht van het publiek weer vangt. Als het nog niet stil wordt als je zachter bent gaan spreken, houd dan op met praten en ga pas weer door als het helemaal stil is geworden. De luisteraars vinden dan niet jou lastig, maar degenen die het langst doorpraten in de zaal.

4.4 Contact maken met het publiek De jazz-zangeres Denise Jannah wil tijdens een optreden altijd dat de lichten in de zaal aanstaan, zodat ze haar publiek aan kan kijken. Op die manier kan ze zien in welke stemming de luisteraars zijn en zingt ze niet voor een anonieme menigte. Zij weet hoe belangrijk het is om contact met het publiek te leggen: ze staat er immers voor hen! Veel sprekers vergeten van de zenuwen tijdens de presentatie contact te leggen met het publiek. Ze klampen zich vast aan de tekst en hebben maar één doel voor ogen: zo gauw mogelijk het verhaal afdraaien, zodat het weer achter de rug is. Maar om overtuigend over te komen is het van groot belang dat het publiek zich persoonlijk aangesproken voelt. Een spreker kan contact met het publiek maken door de mensen in de zaal aan te kijken en door ze aan te spreken. Door oogcontact te maken, kun je het publiek aan je ‘binden’: wie luisteraars blijft aankijken, betrekt ze bij de inhoud van de presentatie. Kijk niet steeds naar dezelfde gezichten in de zaal, maar probeer met elk individu minstens één keer oogcontact te maken. Als je de luisteraars niet aankijkt, dan voelen ze zich waarschijnlijk niet betrokken bij de presentatie: de verleiding is groot om ondertussen een boodschappenlijstje te maken of af te dwalen met de gedachten. Door oogcontact te maken, betrek je het publiek niet alleen bij het verhaal; je krijgt ook directe feedback op de presentatie. Luisteraars gaan lachen om een grap, knikken instemmend, fronsen hun wenkbrauwen, buigen naar voren als ze het niet verstaan, kijken weg als ze zich gaan vervelen, geven kortom bijna op alles een reactie. Een goede spreker peilt met oogcontact de stemming van de luisteraars en speelt daarop in. Je kunt het publiek ook bij de presentatie betrekken door het rechtstreeks aan te spreken. Zo kun je een open vraag stellen waar het publiek op kan antwoorden: Wie van u heeft er thuis meer dan één televisie? Als u meer dan één tv hebt, wilt u dan nu uw hand opsteken? De participatie van het publiek is in dit voorbeeld erg groot. Een andere manier is de gedachten van de luisteraars te ‘sturen’ door een retorische vraag te stellen. Retorische vragen hebben niet tot doel om een antwoord te krijgen, want de spreker weet het antwoord zelf al. Retorische vragen trekken vaak de aandacht van de ‘afdwalers’ omdat ze een soort aansporing bevatten om zelf na te denken. Daarnaast wordt door retorische vragen in de formulering enige variatie aangebracht: Stellend: Als ze beiden 35 jaar zijn, verdient een postbode per jaar € 30.000 terwijl een violist van het Concertgebouworkest per jaar € 22.000 verdient. Vragend: Wie denkt u dat het meest verdient? Een postbode of een violist van het Concertgebouworkest? Tot slot kun je je publiek ook aanspreken door gebruik te maken van u of jullie, in plaats van men of de lijdende vorm. Zo wordt de toon van de presentatie persoonlijker en minder abstract.


5 Het gebruik van hulpmiddelen Een presentatie kan worden verlevendigd door audiovisuele hulpmiddelen te gebruiken. Wie alleen informatie beluistert, onthoudt slechts 10% van het vertelde, maar wie daarnaast visuele hulpmiddelen krijgt voorgezet, onthoudt zo’n 60%. In dit hoofdstuk worden enkele aanwijzingen gegeven voor het omgaan met audiovisuele hulpmiddelen. Achtereenvolgens komen aan bod: de overheadprojector, het bord, de flip-over, de diaprojector, de hand-out, de video en de digitale hulpmiddelen.

5.1 Overheadprojector Een overheadprojector wordt gebruikt om sheets op te vertonen. Een sheet is een transparant vel waarop tekst is geprint. Met de overheadprojector worden sheets geprojecteerd op een scherm of een witte muur. Op een sheet kun je makkelijk de opbouw van de presentatie weergeven of trefwoorden op een rijtje zetten. Ook tabellen of grafieken kunnen op een sheet goed worden weergegeven. Sheets zijn echter minder geschikt om veel informatie op te zetten: ingewikkelde tabellen met veel cijfers, of lange tekstfragmenten vergen te veel tijd om helemaal te lezen. Zulke informatie kun je beter op een hand-out zetten.Belangrijk is dat sheets leesbaar zijn en dat ze niet te veel informatie bevatten. Let bij het maken van sheets op de volgende punten:

• • • • •

gebruik een groot lettertype (14-24 punts) zet weinig informatie op een sheet (maximaal 7 regels) gebruik simpel vormgegeven tabellen en grafieken nummer je sheets en voorzie ze eventueel van een titel gebruik niet te veel sheets tijdens de presentatie (1 per 3 minuten)

Let er ook op dat je niet tijdens de hele presentatie sheets vertoont. Veel sprekers vluchten in een ‘sheetvertelling’: ze spreken niet zonder dat er een sheet op de projector ligt en hebben alles wat ze gaan vertellen op de transparant gezet. Sheets zijn er om de belangrijke zaken te benadrukken, niet om alle tekst alsnog uit te schrijven. Geef luisteraars altijd de tijd om een sheet te bekijken. Verwijs expliciet naar de termen of tabellen die op de transparant staan. Zo voorkom je dat luisteraars in het duister tasten over de reden waarom een spreker een sheet vertoont.

5.2 Het bord Iedereen die onderwijs heeft gevolgd, kent het schoolbord. Het bord is geschikt om termen op te schrijven die belangrijk zijn en die de luisteraars moeten onthouden. Zeker als het om termen gaat die bij de luisteraars niet bekend zijn, is het zinvol om ze op het bord te schrijven. Zorg ervoor dat het bord aan het einde van de presentatie geen chaos is van pijlen, omcirkelde begrippen enzovoort. Je kunt zo’n chaos voorkomen door bij de voorbereiding een zogenaamd ‘bordschema’ op te nemen in het spreekschema: een planning van welke zaken op het bord komen en hoe die geordend worden. Schrijf goed leesbaar op het bord: in een net handschrift en in een grote letter. Veel beginnende bordschrijvers schrijven schuin en maken de letters niet van dezelfde grootte. Probeer dit te voorkomen. Nog enkele tips voor het bordgebruik: let er allereerst op dat je tijdens het schrijven op het bord niet doorpraat. De luisteraars kijken dan namelijk tegen jouw rug aan, wat het contact en de betrokkenheid niet bevordert. Zorg er ten tweede voor dat de luisteraars mee kunnen lezen. Dat houdt in dat je niet met je hoofd vóór je schrijfhand gaat staan, maar ernaast (dus rechtshandigen houden hun arm gestrekt naar rechts tijdens het schrijven, linkshandigen naar links). Kijk vooraf of er krijtjes en wisser aanwezig zijn in de zaal: wie er pas tijdens het spreken achter komt dat deze ontbreken, moet ineens een beroep doen op het improvisatievermogen. Een variant van het traditionele schoolbord is het zogenoemde whiteboard dat niet met krijt maar met stift wordt beschreven. Als er in de zaal een whiteboard aanwezig is, controleer dan altijd vooraf of er stiften en een wisser aanwezig zijn en of die het ook doen. Het gebeurt maar al te vaak dat een spreker op het laatste moment erachter komt


dat de stiften leeg zijn, wat een nare verrassing is. Je kunt dit probleem ook ondervangen door ervoor te zorgen dat je zelf altijd twee goedschrijvende whiteboardstiften bij je hebt.

5.3 De flip-over Een flip-over is een grote blocnote (A0-formaat) waarop geschreven kan worden met een stift. De flip-over kan het schoolbord vervangen, maar het heeft nog meer voordelen. Ten eerste kun je de flip-over vooraf volschrijven. Daardoor hoef je niet te schrijven tijdens het spreken en kun je ervoor zorgen dat je handschrift goed leesbaar is. Ten tweede kun je informatie terughalen. Als je bijvoorbeeld een vel hebt gebruikt om de opbouw van de presentatie op weer te geven, dan kun je dat vel terughalen tijdens het samenvatten. Voor de vormgeving van de flip-overvellen geldt dat er niet te veel informatie op één vel moet staan, en dat het handschrift goed leesbaar is. Voor het gebruik geldt dat je luisteraars de tijd geeft om de tekst te lezen en dat je verwijst naar datgene wat op de flip-over staat. Ook bij het gebruik van een flip-over geldt: controleer of er stiften aanwezig zijn in de zaal en of die het doen. Zorg er eventueel voor dat je zelf altijd twee goedschrijvende stiften bij je hebt.

5.4 De diaprojector Met een diaprojector kun je dia’s vertonen. Dia’s zijn geschikt om afbeeldingen of foto’s te vertonen. Wie kiest voor het vertonen van dia’s, moet zich wel de gevolgen van het gebruik van dit hulpmiddel realiseren. Ten eerste is een dia pas goed zichtbaar als de zaal verduisterd is. Zeker als de presentatie voortdurend wordt ondersteund met dia’s, blijven de luisteraars steeds in duisternis gehuld. Dat heeft als nadeel dat het publiek zich slaperig kan gaan voelen. Ten tweede vereist het vertonen van dia’s assistentie: er moet iemand bij de lichtschakelaar staan om het licht aan en uit te kunnen doen. De presentatie wordt dan frequent onderbroken met de opmerkingen: ‘Het licht kan uit’ en ‘Het licht kan weer aan’. Voor luisteraars is het niet erg prettig om steeds aan donker of licht te moeten wennen. Tot slot brengt het vertonen van dia’s vaak veel gehannes met zich mee: dia’s staan op hun kant of kop, de projector weigert dienst, of de spreker drukt per ongeluk op de verkeerde knopjes en laat de vorige dia in plaats van de volgende zien. Zorg er dus voor dat je goed kunt omgaan met de diaprojector en controleer of de dia’s goed staan en in de goede volgorde. Als het gebruik niet soepel verloopt, wekt dat de ergernis van de luisteraars op en wordt je concentratie verstoord.

5.5 De hand-out Een hand-out bestaat uit één of meer velletjes papier waarop je informatie hebt gezet die je uitdeelt aan de luisteraars. Hand-outs zijn handig om te gebruiken wanneer je wilt dat het publiek tijdens jouw presentatie bepaalde informatie voor zich heeft, of dat het publiek bepaalde passages kan meelezen, zoals citaten. Hand-outs kunnen ook bruikbaar zijn als je wilt dat de luisteraars belangrijke informatie uit jouw presentatie later nog eens na kunnen lezen. Deel een hand-out pas uit op het moment dat je hem nodig hebt tijdens de presentatie. De meeste mensen gaan een vooraf uitgedeelde hand-out namelijk al meteen lezen, waardoor ze belangrijke onderdelen van jouw presentatie missen. Selecteer ook zorgvuldig welke informatie je op een hand-out zet: alleen relevante informatie is van belang. Als er meer informatie op de hand-out staat dan nodig is, dan leidt dat de aandacht af van jouw verhaal. Let bij het maken van hand-outs op de volgende zaken:

• • •

zet niet te veel informatie op een hand-out zorg ervoor dat de hand-outs er netjes uitzien (vormgeving en kwaliteit van de kopieën) zorg ervoor dat je voldoende kopieën hebt voor alle luisteraars


Op hand-outs kun je natuurlijk ook afbeeldingen afdrukken, wat een goed alternatief is voor het vertonen van dia’s.

5.6 Video Het beeld is een krachtig medium. Een goedgekozen plaatje – bewegend of niet – kan in korte tijd een lange, ingewikkelde uiteenzetting overbodig maken. Bewegende beelden worden meestal ook verwelkomd omdat ze worden geassocieerd met ontspanning, ongeacht het onderwerp. Een videofragment is dan ook een nuttig middel om een goed ritme van inspanning en ontspanning aan te brengen in je presentatie. Door een goede afwisseling van beide houd je het publiek beter en langer bij de les. De kracht van het beeld heeft ook een keerzijde. Juist door de kracht ervan overvleugelen videofragmenten makkelijk je betoog. Daarom moeten ze gedoseerd worden. Daar komt bij dat videofragmenten geen vervanging van het betoog kunnen zijn. Fragmenten van vele minuten zijn dan ook meestal niet gewenst. Ook de afspeelapparatuur zélf kan problemen opleveren. Videorecorders zijn niet alleen storingsgevoelig, maar er zijn ook veel systemen op de markt, met elk hun bedieningseigenaardigheden. Oefen van tevoren met de apparatuur. Begin dus nooit een verhaal voordat je zeker weet dat je beeld (én geluid!) hebt. Het beste is natuurlijk als je een assistent in de zaal hebt die de videorecorder (en het zaallicht) op jouw teken bedient. Dat voorkomt een hoop onnodige stress. Gebruik de originele band als je slechts één fragment of een uitzonderlijk lang fragment wilt laten zien. Maak – als de kwaliteit van de band dat toelaat – een montage als je meer fragmenten vertoont. Een montage voorkomt dat je banden moet verwisselen waardoor het publiek en jijzelf de concentratie verliest. Zet een fragment meer keren op een band als je iets ook meer keren wilt laten zien. Terugspelen geeft immers te veel gedoe. Zet thuis je band ‘op scherp’, dat wil zeggen bij het begin van het fragment. Oefen het gebruik van de video thuis, maar speel ook vlak vóór je presentatie een paar seconden af en controleer beeldkwaliteit en geluid. Oefen dan ook met de functies

play, rewind,

fastforward en pauze. Bedenk dat de tijdscodes van de ene videorecorder niet overeen hoeven te komen met de andere recorder. Laat je publiek niet in het ongewisse over wat het te zien krijgt. Vertel waar men op moet letten voordat je een fragment laat zien. Geef dus een ‘kijkaanwijzing’, tenzij je een goede reden hebt om dat niet te doen, bijvoorbeeld omat je de toehoorders wilt verrassen. Vertoon video bij voorkeur in half duisternis. Zowel fel daglicht als een volslagen donkerte komen het beeld niet ten goede.

5.7 Digitale presentatietechnieken. Sinds enige jaren biedt de combinatie van een (draagbare) computer en een digitale projector (beamer) een

overheadprojector en het whiteboard. Met behulp van een presentatieprogramma zoals Microsoft PowerPoint kunnen digitale sheets (dia’s) gemaakt worden, die op

modern alternatief voor de

een scherm geprojecteerd worden. Hiermee houdt echter iedere overeenkomst met overheadsheets op. Een presentatieprogramma biedt namelijk een aantal voordelen boven de meer statische methoden van sheets of boards. Afgezien van de eenvoud waarmee een visueel aantrekkelijke, grafische presentatie kan worden gemaakt, voegt een programma als PowerPoint ook daadwerkelijk iets toe aan een presentatie. In de eerste plaats leidt het gecombineerd gebruik van een computerscherm voor de spreker en een projectiescherm voor de toehoorders ertoe dat de spreker niet meer achterom hoeft te kijken of zijn sheets wel goed overkomen. In de tweede plaats hoeft de spreker op zijn sheets niet langer een lijst punten in één keer te vertonen, maar kan hij deze één voor één laten verschijnen, en eventueel laten verdwijnen, zodat alleen het actuele onderwerp zichtbaar is voor de toehoorders. Verder is het in een digitaal presentatieprogramma zeer eenvoudig de onderlinge samenhang van een betoog door ordening van de argumenten te visualiseren; op een later tijdstip kan dit door een paar muisklikken weer veranderd worden. Tevens is het mogelijk om zonder veel inspanning diverse media zoals tekst, grafieken en beeldmateriaal te combineren; ook het gebruik van geluiden, animaties of filmfragmenten behoort tot de mogelijkheden. Wanneer een spreker in staat is om zijn betoog goed te timen is het mogelijk om de digitale ondersteuning volledig te automatiseren.


6 Het reageren op vragen Als de spreker het verhaal afrondt met het ‘pakkende slot’, dan is de presentatie nog niet achter de rug. Het publiek moet immers in staat worden gesteld om vragen te stellen. Het beantwoorden van vragen gaat niet zomaar goed. Hieronder enkele voorbeelden van pijnlijke situaties tijdens het vragenstellen:

•

de spreker herhaalt een vraag niet. Wanneer de rest van het publiek een vraag niet heeft verstaan, bijvoorbeeld omdat iemand voorin de zaal de vraag stelde, luistert men ook niet naar het antwoord.

•

een spreker kapt een te lange vraag niet af. Veel mensen hebben de neiging om tijdens het vragen stellen hun eigen deskundigheid te etaleren. Wie een te lange vraag niet tijdig afkapt, geeft andere toehoorders niet de kans om ook iets te vragen.

•

een spreker reageert verdedigend op een vraag. Door zo’n reactie verandert de vraag in een aanval en wordt de sfeer al gauw onprettig en defensief.

Een spreker kan zich goed voorbereiden op het beantwoorden van vragen. In dit hoofdstuk worden achtereenvolgens het voorbereiden op vragen en het beantwoorden van vragen behandeld.

6.1 Op vragen voorbereiden Het beantwoorden van een vraag is eigenlijk een minipresentatie, maar de spreker improviseert tijdens het beantwoorden van een vraag. Toch kun je je op vragen voorbereiden. Allereerst kun je bij de voorbereiding al inventariseren welke vragen er mogelijk gesteld gaan worden, door je af te vragen wat luisteraars nog zullen willen weten. Probeer op die vragen alvast een antwoord te formuleren. Ervaren sprekers zullen merken dat luisteraars veelal dezelfde vragen stellen. Door antwoorden voorbereid te hebben, voorkom je dat je met de mond vol tanden staat. Verder kun je nagaan op welke onderwerpen je zeker niet wilt ingaan. Beloof jezelf dat je vragen over die onderwerpen afkapt, en laat je niet verleiden er toch iets over te zeggen. Verzin eventueel beleefde formuleringen om vragen af te wimpelen. Tot slot kun je met iemand afspreken dat hij of zij een vraag stelt. Spreek dan vooraf door welke vraag deze persoon stelt, en oefen het antwoord. Dit lijkt misschien wat kunstmatig, maar het kan voor andere luisteraars een aanzet zijn om ook vragen te stellen.

6.2 Vragen beantwoorden Het is aan te raden om voorafgaand aan de presentatie aan te kondigen wanneer het publiek vragen mag stellen: mogen ze het verhaal onderbreken of geef je achteraf de gelegenheid om vragen te stellen? Beginnende sprekers kunnen de vragenronde beter na de presentatie houden. Op die manier worden ze niet te veel uit hun concentratie gehaald tijdens het spreken. Voor het beantwoorden van vragen kun je je aan de volgende regels houden:

•

Luister aandachtig naar degene die de vraag stelt. Geef met knikken en eventueel ‘hummen’ (hmm...hmm...) aan dat je geconcentreerd luistert. Het staat niet gek om eventueel aantekeningen te maken: als je daar behoefte aan hebt, kun je dat zeker doen.


•

Herhaal eerst de vraag voordat je hem gaat beantwoorden. Zo kun je controleren of je de vraag hebt begrepen en weten de overige luisteraars ook waar het over gaat. Geef de vragensteller wel de kans om je te corrigeren als je de vraag niet goed hebt begrepen.

•

Beantwoord de vraag. Zorg ervoor dat het antwoord aansluit bij de rest van je verhaal en illustreer je antwoord eventueel met een voorbeeld. Houd het antwoord wel kort, dus snijdt niet een geheel nieuw onderwerp aan dat je weer moet uitdiepen.

•

Voorzie het antwoord van een duidelijke afronding. Je kunt dat doen door bij de vragensteller te controleren of de vraag naar tevredenheid is beantwoord.

•

Houd de tijd in de gaten. Je hebt zelf in de hand of er nog tijd is voor een volgende vraag, of dat je het hierbij wilt laten. Kondig aan wanneer de laatste vraag gesteld kan worden.

Nog een laatste advies voor het beantwoorden van vragen: wees niet bang om het gelijk van een vragensteller te erkennen. Sommige kritiek is nu eenmaal terecht. Wie zulke kritiek tegenspreekt, lijdt gezichtsverlies, terwijl dat niet nodig is. Het gelijk van de vragensteller erkennen en erop inhaken om een (korte!) discussie aan te gaan is sympathieker en stimuleert overige luisteraars eventueel ook om aan de discussie bij te dragen.

Literatuurlijst De volgende publicaties gaan over mondeling presenteren:

•

Bloch, David.

Presentatiemythen; fabels over presenteren weerlegd. Schoonhoven:

Academic Service, 2002.

• • •

Expressiever en gemakkelijker spreken: hoe experimenteer ik met mijn spreekgedrag? 5e druk. Muiderberg: Coutinho, 1991. Edens, B. Spreken in het openbaar. Utrecht: Het Spectrum, 1994. Hilgers, Floor & Jan Vriens. Professioneel presenteren. Handleiding bij het voorbereiden en verzorgen van informatieve en overtuigende presentaties. Dinger, T., M. Smit en C. Winkelman.

Schoonhoven: Academic Service, 1994.

• •

Hooff, A. van. ‘Tips om uw gehoor stierlijk te vervelen’, in NRC

Handelsblad, 8 juli 1995. Horst, Frans van der. Effectief presenteren; een middel tegen plankenkoorts. Baarn: Nelissen, 1991.

• • • •

Jong, J.C. de. ‘Tien tips voor uw voordracht’, in: Onze

Taal, 1993, nr. 9, p. 185. Meiden, Anne van der. Over spreken gesproken. Groningen: Wolters-Noordhoff, 1991. Osborn, M. en S. Osborn. Public speaking. 2e editie. Boston: Houghton Mifflin Co., 1991. Smuling, E.B., J.F.M.J. van Hout en M.J.A. Mirande. Colleges en presentaties. Groningen: WoltersNoordhoff, 1993.

•

Spek, E. van der (red.). Handboek

voor speech en presentatie. Alphen a/d Rijn: Samson/Nive,

1995.

•

Wagenaar, W.A.

Het houden van een presentatie. In een serie ‘Studeren’. Rotterdam: NRC

Handelsblad, 1996.


7 Checklist voorbereiding presentatie Ga bij de voorbereiding van de presentatie de volgende zaken na:

Onderwerp • • • • •

over welk onderwerp ga ik spreken? welke boodschap wil ik overbrengen? met welk doel breng ik de boodschap over (informeren of overtuigen)? welke accenten leg ik? zijn er meer sprekers die over dit onderwerp gaan spreken?

Publiek • • •

voor wie is de presentatie bedoeld? wat zijn de verwachtingen van het publiek ten aanzien van de presentatie? wat weet ik van het publiek (achtergrond, opleiding enzovoort)?

Praktische gegevens • • • •

hoe groot is de zaal? welke audiovisuele middelen zijn er aanwezig? zijn er krijt, stiften enzovoort aanwezig? hoeveel tijd is er beschikbaar?

Het spreekschema • • • • • • • •

zijn onderwerp en doel duidelijk uitgewerkt? heb ik voldoende kernpunten? zijn de kernpunten in een logische volgorde geordend? op welke manier ga ik de kernpunten illustreren/concretiseren? heb ik een pakkende opening? heb ik een pakkend slot? zijn de overgangen goed uitgewerkt? worden de hoofdzaken aan het eind samengevat?


8 Voorbeeld van een spreekschema Titel:

Aanwijzingen

inhoud & overgangen

poster ASC voor nieuwe leden

anekdote werving van ASC

U ziet het: het ASC is weer volop bezig leden te werven

ten tweede: het is niet gezegd dat je op deze manier per se een goede band krijgt tijdens de kmt

inleiding doel: overtuigen dat er geprotesteerd moet worden tegen de ondersteuning: verhalen van kennismakingstijd van het

‘uitgestotenen’

ASC. Karel-Henk en Roelof incident Groningen incident Delft opbouw: ik zal mijn stelling

sheet enquête ‘groepsgevoel’:

argumenten.

NIPO niet-leden

NIPO-enquete over

onderbouwen met twee

tijd: 4,5 minuut

tijd: 1,5 minuut

middenstuk ten eerste: de studenten lopen nog steeds te veel gevaar tijdens de kennismakingstijd

vergelijking ASC-leden en

slot

herhaling argumenten conclusie: het ASC gaat niet

goed om met zijn nieuwe leden

ondersteuning: voorbeelden Frans en Lizette

appèl protesteer tegen hoe ASC met nieuwe leden omspringt!

sheet ‘veiligheidsASC: ontoereikend

bespreking maatregelen

maatregelen’

om veiligheid te garanderen

Afronden Delft en Groningen:

kom terug op incidenten dat had voorkomen kunnen

worden!


9 Beoordelingsformulier Beoordelingsformulier Schema voor de beoordeling van presentaties Groep:

Naam:

Inhoud en structuur

Inleiding Opening

Onderwerp

Doel

Aankondiging opbouw

Overgang Kern Ordening kernpunten / argumenten

Samenhang

Gebruik van voorbeelden

Audiovisuele ondersteuning

Overgang Slot Samenvatting / conclusie

Herhaling doel

Afsluiting

Duur

minuten


Presentatie

Stemgebruik Articulatie

Volume

Spreektempo

Intonatie

Opmerkingen

Houding Lichamelijke houding

Gebaren

Opmerkingen

Contact met publiek Oogcontact

Reageren op vragen

Groep betrekken bij de inhoud

Opmerkingen

Taalgebruik Onbekende termen

Zinsbouw

Stopwoorden

Opmerkingen


Audiovisuele ondersteuning Geschiktheid

Handigheid in gebruik

Vormgeving

Opmerkingen


18

Presentaties maken met PowerPoint XP

In dit hoofdstuk leer je:

een eenvoudige presentatie samenstellen en opslaan; de inhoud en de opmaak van een presentatie aanpassen; ontwerpsjablonen toepassen; de diavoorstelling instellen en de presentatie uitvoeren; overgangen tussen dia’s instellen; objecten in een presentatie animeren; het diamodel gebruiken; met kleurenschema’s werken; hand-outs (verkleinde dia-afbeeldingen) afdrukken; aangepaste voorstellingen maken; beeld en geluid in dia’s opnemen; consistentie, interpunctie en stijl van een presentatie controleren; interactieve presentaties maken; een PowerPoint-presentatie publiceren op het internet.

Zelfs bij de standaardversie van Office XP wordt PowerPoint XP meegeleverd, prima software om mooie presentaties te maken. Je kan PowerPoint gebruiken: om dia’s te maken die je als ondersteuning bij een toespraak, vergadering, lezing... gebruikt. Je hebt uiteraard wel een PC nodig met een goed projectiesysteem, zeker als je voor een groot publiek werkt. Het overschakelen van de ene dia naar een volgende gebeurt met één muisklik of zelfs via afstandsbediening. Het gebruik van kleur, beeld en geluid maakt een PowerPoint-presentatie extra aantrekkelijk. om slide shows te maken waarbij telkens automatisch de volgende dia verschijnt. Na de laatste dia begint de slide show vaak automatisch opnieuw. Mooie overgangen tussen de dia's en verrassende (geluids)effecten zorgen ervoor dat het woord show hier niet gestolen is. Slide shows zijn vaak op open-deur-dagen en beurzen te zien. om interactieve voorstellingen samen te stellen waarbij de gebruiker via keuzes bepaalt welke informatie hij gepresenteerd wil zien.

18.1

PowerPoint starten

Bij het starten van PowerPoint XP, zie je meteen de XP-invloed op PowerPoint. Je krijgt standaard vier zone’s op je scherm te zien: ♦ centraal krijg je een lege titeldia te zien. Als je dat wil kan je al meteen aan de slag door een titel in te typen. ♦ onder de titeldia is een zone voorzien om notities te maken. Zie verder in 18.4.4 ♦ links heb je een verticale zone met twee tabbladen waarin je ofwel een thumbnailoverzicht van de dia’s uit je presentatie te zien krijgt, ofwel een overzicht van de tekst uit je dia’s. Bij de start van een nieuwe presentatie zie je enkel één lege dia, maar naarmate je dia’s aan je presentatie toevoegt, groeit het volume dia’s. ♦ helemaal rechts valt onmiddellijk het typische taakvenster op. Je krijgt bij de start het taakvenster Nieuwe presentatie te zien.

Werk Wijzer met Office XP

Hoofdstuk 18: PRESENTATIES MAKEN MET POWERPOINT XP

1

In het taakvenster Nieuwe presentatie kan je verschillende kanten uit: Een (bestaande) presentatie openen om een reeds eerder opgeslagen presentatie te openen. De recentst gebruikte presentaties worden getoond. Via Meer presentaties… kom je in het venster Openen terecht. Hiervoor kan je natuurlijk ook het menu Bestand, Openen gebruiken. Nieuw Je kan natuurlijk vanuit een volkomen lege presentatie starten ofwel al een basisopmaak via een ontwerpsjabloon gebruiken. Kies uit één van de vele voorgedefinieerde ontwerpsjablonen en je presentatie ziet er al van bij het intypen verzorgd uit. Meer over ontwerpsjablonen in 18.5 en 18.9. Daarnaast kan je ook de wizard AutoInhoud gebruiken. Met deze wizard word je stap voor stap begeleid bij het samenstellen van je presentatie, zowel naar lay-out als naar inhoud. In het linkergedeelte van de wizard krijg je een overzicht van de stappen die de wizard doorloopt tussen het starten ervan en het voltooien. Zo kan je heel gemakkelijk volgen, en zelfs snel naar een bepaalde stap van de wizard 'springen'. Nieuw op basis van bestaande presentatie Hier open je een kopie van een bestaande presentatie die je nu kan aanpassen en als een afzonderlijke, nieuwe presentatie. Nieuw op basis van bestaande sjabloon Ook hier kies je een sjabloon. De algemene sjablonen komen met de eerder besproken ontwerpsjablonen overeen. Maar je kan ook naar sjablonen op o.a. de website van Microsoft op zoek gaan. In wat volgt bouwen we eerst een presentatie from scratch op.

18.2

Een eenvoudige presentatie samenstellen

Bij het starten van PowerPoint XP staat al een lege titeldia klaar. Zoals de illustratie hierboven toont, zijn in de titeldia twee tijdelijke aanduidingen voorzien: één voor de titel en één voor een ondertitel. Van zodra je in één van beide vakken klikt, krijg je een grijs omrand kader, waarin je de tekst van de titel of ondertitel kan typen.

2

©WWW-Soft


Via het snelmenu, Tijdelijke aanduiding opmaken, tabblad Tekstvak kan je de keuze Formaat van Autovorm aanpassen aan tekst activeren om de tijdelijke aanduiding automatisch aan de ingetypte tekst te laten aanpassen. Titel en ondertitel worden normaal gecentreerd en elk in een eigen lettertype en lettergrootte opgemaakt. Uiteraard kan je de lay-out van de gegevens op je dia aanpassen: gaat het om aanpassingen in slechts één dia, dan kan je die aanpassingen best rechtstreeks in die dia uitvoeren (zie 18.4.5). wil je de opmaak van een hele reeks dia's wijzigen, dan maak je best van sjablonen of modellen gebruik (zie punt 8.5 en 8.9). Voorlopig stellen we ons tevreden met de standaardopmaak.

18.2.1

Volgende dia en dia-indeling

Je kan op één van de volgende manieren een nieuwe dia invoegen: Een nieuwe dia invoegen

Invoegen Nieuwe dia

Ctrl+M

Bij het invoegen van een nieuwe dia, wordt normaal het taakvenster Dia-indeling weergegeven. Je kan er kiezen uit een ruim aanbod van dia-indelingen die in verschillende rubrieken worden voorgesteld. Bij de tweede dia stelt PowerPoint automatisch een lijst met opsommingstekens voor, maar je kan natuurlijk een andere dia-indeling kiezen door op één van de indelingen te klikken. Ook achteraf kan je op de actieve dia een andere diaindeling toepassen door gewoon te klikken. De bestaande elementen op de dia worden automatisch opnieuw geordend en aan de nieuwe indeling aangepast. Deze opdracht heeft geen invloed op objecten en tekst buiten de tijdelijke aanduidingen uit de dia-indeling. Via Opmaak, Dia-indeling open je het taakvenster Diaindeling.



3

18.2.2

Lijst met opsommingen

Je kan in een opsomming tot vijf niveaus gebruiken. Het eerste niveau staat normaal tegen de linkerrand. Verlaag/verhoog met één niveau op één van de volgende manieren: met Tab/Shift+Tab (zolang er geen tekst bij het opsommingspunt is ingetypt); met de knoppen Inspringing verkleinen en Inspringing vergroten (werkbalk Opmaak), ook als er reeds tekst is ingetypt; met de sneltoetsen Alt+Shift+ en Alt+Shift+. Via het menu Opmaak, Opsommingstekens en nummering bereik je de twee tabbladen die de opsomming regelen.

Je kan kiezen uit opsommingen met tekens of met nummers. Bij opsommingstekens kan je de grootte van het teken instellen in procent van de tekstgrootte. Je kan er ook de kleur van het teken en het teken zelf bepalen (Aanpassen). Via de knop Figuur kan je in plaats van een teken of symbool uit een lettertype ook een figuur als opsommingssymbool gebruiken. Naast de meegeleverde opsommingsfiguren kan je er op het internet nog massa’s vinden. Ook figuren die ‘bewegen’, zogenoemde animated GIF’s, behoren in PowerPoint XP tot de mogelijkheden. Het gebruik van bewegende opsommingssymbolen wordt in professionele kringen echter eerder zelden gebruikt. Werk je met opsommingsnummers, dan kan je de grootte (in procent van de tekst), de kleur en de startwaarde instellen.

18.2.3

Dia's uit andere presentaties aan je presentatie toevoegen

Via het menu Invoegen, Dia's uit bestanden kom je in het venster Diazoeker terecht. Je kan er dia's uit andere presentaties overzichtelijk weergeven en met de knoppen Invoegen of Alles invoegen in je actieve presentatie opnemen.

4

©WWW-Soft


18.3

Een presentatie opslaan

Uiteraard moet je je presentatie opslaan, wil je die later opnieuw kunnen gebruiken. Dit gebeurt via het menu Bestand, keuzes Opslaan, Opslaan als en Opslaan als webpagina. Voor een PowerPoint-presentatie wordt als standaardextensie .PPT gebruikt.

Opslaan als PowerPoint-voorstelling In het venster Opslaan als kan je bij Bestand opslaan als een presentatie als PowerPointvoorstelling opslaan (extensie PPS). Door dan bijvoorbeeld in de Windows-verkenner op een PPS-bestand te dubbelklikken, wordt de diavoorstelling onmiddellijk gestart.

Opslaan als webpagina In PowerPoint XP is in het menu Bestand de keuze Opslaan als webpagina opgenomen om een presentatie op het internet of een intranet weer te geven. Zie verder punt 18.15.

Inpakken en wegwezen De menukeuze Inpakken en wegwezen in het menu Bestand start een gelijknamige Wizard die je helpt bij het inpakken van je presentatie als je van plan bent die op een andere computer weer te geven. Niet alleen de presentatie maar ook bijhorende gekoppelde documenten en multimediabestanden kan je op die manier b.v. op één of meer diskettes of cd’s opslaan. De wizard laat je ook toe eventueel de PowerPoint Viewer (PPVIEW32.EXE) toe te voegen, waardoor het mogelijk is de presentatie ook op een computer uit te voeren waarop het programma PowerPoint niet geïnstalleerd is. Zo kan je een presentatie dus gemakkelijk verspreiden en op een andere plaats uitvoeren.

18.4

Inhoud en opmaak van een presentatie aanpassen

De Normale weergave waarin je standaard terechtkomt is eigenlijk een combinatie van drie andere weergaven. In totaal zijn er vijf verschillende weergavemogelijkheden. Je kiest een andere weergave: via het menu Beeld, of via de specifieke knoppen links onderaan de statusbalk: 1 2 3

1 Normale weergave (zie 18.4.1)

18.4.1

2 Diasorteerderweergave (zie 18.4.2)

3 Diavoorstelling (zie 18.6)

De normale weergave

De in PowerPoint XP standaard ‘normale’ weergave combineert volgende weergaven: links de overzichtsweergave of thumbnails van alle dia’s; rechts de diaweergave met eventueel daarnaast het taakvenster; en onderaan de notitiepagina, die ook nog via het menu Beeld, Notitiepagina afzonderlijk weer te geven is.



5

Door de grenzen tussen de drie zones te verslepen, kan je de ene zone ten koste van een andere zone vergroten of verkleinen. Normaal werk je in de diaweergave. Tegelijkertijd zie je dat bij het intypen van tekst ook de overzichtsweergave aangevuld wordt als die weergave zichtbaar is.

18.4.2

De diasorteerderweergave

Een heel vaak gebruikte weergave is de diasorteerderweergave, waarin je een overzicht krijgt van alle dia’s in je presentatie. Je kan er o.a. volgende opdrachten uitvoeren.

Dia's selecteren klik op één dia of gebruik Ctrl + klikken om verschillende dia's te selecteren. Je kan ook Shift + klikken gebruiken om een reeks opeenvolgende dia’s te selecteren; gebruik Ctrl+A (menu Bewerken, Alles selecteren) om alle dia's te selecteren, of sleep, vertrekkend in de witruimte tussen de dia's, een kader om alle dia's die geheel of gedeeltelijk in het denkbeeldige kader zitten te selecteren.

Dia's verwijderen Druk op Delete om geselecteerde dia's te verwijderen of kies Bewerken, Dia verwijderen.

Dia's verplaatsen Sleep de geselecteerde dia('s) naar een andere plaats. Verder in deze cursus komen we nog regelmatig op de diasorteerderweergave terug!

18.4.3

De overzichtsweergave

Wil je wijzigingen in de diatekst en vooral in de structuur van je presentatie aanbrengen, dan kan de overzichtsweergave interessant zijn. In PowerPoint XP krijg je in de ‘normale weergave’ links reeds (gedeeltelijk) de overzichtsweergave te zien als je het tabblad Overzicht activeert. In de overzichtsweergave krijg je de structuur en de tekst van je dia's te zien, zoals hiernaast geïllustreerd wordt. Typefouten verbeteren of dia’s en dia-items toevoegen of verwijderen gebeurt hier net zoals in de overzichtsweergave van Word: Elke dia bestaat uit verschillende niveaus. Het hoogste niveau is de diatitel. Elke dia wordt links van die titel genummerd en vóór de titel staat een dia-pictogram. Gebruik Tab of Shift+Tab (of Alt+Shift+ en Alt+Shift+) om een dia-onderdeel respectievelijk van niveau te verlagen of te verhogen. Met Alt+Shift+ en Alt+Shift+ wijzig je de volgorde van het item waarin de cursor staat of van alle geselecteerde items. 6

©WWW-Soft


Klik op het dia-pictogram links van de diatitel om de volledige dia te selecteren. Nu kan je de volledige dia hoger of lager plaatsen. Wil je de volgorde van de dia’s wijzigen, dan werk je echter beter vanuit de eerder besproken diasorteerderweergave. Met de specifieke werkbalk Overzicht (menu Beeld, Werkbalken, Overzicht) kan je eveneens de overzichtsweergave manipuleren: Niveau verhogen (Alt+Shift+) Niveau verlagen (Alt+Shift+) Alinea omhoog (Alt+Shift+) Alinea omlaag (Alt+Shift+) Selectie samenvouwen Selectie uitvouwen Alles samenvouwen Alles uitvouwen Samenvattingsdia (zie 18.4.7) Opmaak weergeven/verbergen

Dia’s In het tabblad Dia’s zie je de actieve dia ook in diaminiatuur. Je kan zo bijvoorbeeld in het oog houden dat een dia niet te overladen wordt met tekst en gegevens, omdat je effectief ziet, in miniatuur, hoeveel ruimte de ingetypte tekst op de dia inneemt. Ook hier kan je de diavolgorde veranderen door dia’s te verslepen, maar in de diasorteerderweergave gaat dit toch een stuk gemakkelijker.

18.4.4

De notitiepaginaweergave

In de normale weergave krijg je onder de dia reeds een stukje van de notitiepagina te zien, waar je notities kan aanbrengen. Met het menu Beeld, Notitiepagina krijg je zicht op de volledige notitiepagina, met daarboven de dia. Via Beeld, In- en uitzoomen of de lijst In/uitzoomen op de werkbalk Standaard zal je wellicht moeten inzoomen om de notities leesbaar te maken.

18.4.5

Dia’s bewerken

In de normale weergave krijg je één dia te zien. Je kan er nieuwe dia's intypen en/of bestaande dia's aanpassen naar inhoud en lay-out. Je kan heel snel naar een vorige of volgende dia overschakelen: met PageUp en PageDown; door met de schuifbalk op de verticale liniaal te slepen tot je bij de gewenste dia komt; door de twee specifieke knoppen Vorige dia en Volgende dia onderaan de verticale schuifbalk te gebruiken. De tekst in de dia's bevindt zich telkens in een 'tijdelijke aanduiding', een denkbeeldig kader dat gemakkelijk verplaatsbaar is. Door in de diatekst te klikken zie je het bijhorende kader dat onmiddellijk geselecteerd wordt (het object wordt van acht formaatgrepen voorzien).



7

Geselecteerd object met acht grijpblokjes Nu kan je het object – met de inhoud ervan – naar een andere plaats in de dia slepen of het object vergroten/verkleinen door de formaatgrepen te slepen. Via het snelmenu, Tijdelijke aanduiding opmaken, tabblad Tekstvak kan je de keuze Formaat van Autovorm aanpassen aan tekst activeren om de tijdelijke aanduiding automatisch aan de ingetypte tekst te laten aanpassen. Binnen het geselecteerde object zijn een waaier aan handelingen mogelijk: de tekst binnen het object uitlijnen via het menu Opmaak, Uitlijning of via de knoppen op de werkbalk Opmaak. het object van een omranding voorzien en voor het object een opvulkleur kiezen via het menu Opmaak, Tijdelijke aanduiding, tabblad Kleuren en lijnen. Zorg ervoor dat de tekst in het object nog duidelijk leesbaar is! via de knop Schaduwstijl op de werkbalk Tekenen een object en tekst van een schaduw voorzien. Via de Schaduwinstellingen kan je de schaduw in detail bijregelen (zie cursus Word):

een object met inhoud verwijderen door het object te selecteren en op Delete te drukken. een nieuw object toevoegen door op de werkbalk Tekenen de knop Tekstvak te kiezen en in de dia te klikken. Het object past zich aan de ingetypte tekst aan. de tekst in een object van een ander lettertype, letterweergave, corps, letterkleur... voorzien via het menu Opmaak, Lettertype en via enkele knoppen op de werkbalk Opmaak. de opmaak van het ene object naar een ander object kopiëren door bij het ene geselecteerde object op de werkbalk Standaard de knop Opmaak kopiëren/ plakken te gebruiken, die werkt zoals in Word.

18.4.6

Opmerkingen aan dia's toevoegen

Je kan heel eenvoudig opmerkingen aan dia's toevoegen zonder de inhoud van de dia's zelf te wijzigen. Via Invoegen, Opmerking voeg je in de diaweergave een geel 'plakbriefje à la Post-It' aan een dia toe. De gemaakte opmerking is achteraf heel gemakkelijk te verwijderen.

18.4.7

Samenvattingsdia

Op de werkbalken Diasorteerder en Overzicht is een knop Samenvattingsdia voorzien. Selecteer vooraf de dia's die je wil samenvatten en een klik op de knop Samenvattingsdia voegt één of verschillende samenvattingsdia's vóór de eerste geselecteerde dia aan je presentatie toe. De samenvatting wordt gemaakt op basis van de titels in de geselecteerde dia's.

8

©WWW-Soft


18.4.8

Dia's verbergen

Een dia die je (tijdelijk) niet wenst weer te geven in je presentatie, maar toch niet wil verwijderen, kan je verbergen via het menu Diavoorstelling, Dia verbergen of met de knop Dia verbergen op de werkbalk Diasorteerder of via het snelmenu. In de diasorteerderweergave krijg je de verborgen dia’s alsnog te zien en wordt het dianummer doorkruist. De functie Dia verbergen werkt als een switch: je gebruikt die ook om verborgen dia’s opnieuw zichtbaar te maken.

18.5

Een ontwerpsjabloon toepassen

Tot nu heb je geleerd hoe je de dia-objecten één voor één kan opmaken. Het zou een hele klus zijn om de opmaak van elk dia-object afzonderlijk te moeten uitvoeren. Door aan je dia's een ontwerpsjabloon toe te voegen, maak je automatisch de ingetypte tekst uit je presentatie op en ziet je presentatie er ineens veel aantrekkelijker uit. Bekijk de meegeleverde ontwerpsjablonen: via het menu Opmaak, Diaontwerp of via de knop Ontwerp op de werkbalk Opmaak. In beide gevallen wordt rechts het taakvenster Diaontwerp geopend en krijg je een lijst met ontwerpsjablonen te zien. Door op een ontwerpsjabloon te klikken, wordt het op alle geselecteerde dia’s toegepast, of op alle dia’s als er geen selectie is. Als je over een ontwerpsjabloon beweegt, krijg je rechts in het ontwerpsjabloon een pijl te zien waarmee je kan bepalen waarop je de ontwerpsjabloon wil toepassen. Je kan dus in PowerPoint XP binnen één presentatie verschillende ontwerpsjablonen toepassen, uiteraard op verschillende dia’s.

18.6

De diavoorstelling

Tijd om de presentatie voor het eerst uit te voeren, maar zorg ervoor dat de presentatie zeker opgeslagen is (zie 18.3 hiervoor). Met de knop Diavoorstelling links onderaan kan je de actieve dia bekijken zoals deze zal gepresenteerd worden. Onder andere met PageUp en PageDown krijg je telkens de vorige of volgende dia op je scherm.

18.6.1

De uitvoering van je presentatie instellen

De uitvoering van de presentatie regel je via het menu Diavoorstelling, Diavoorstelling instellen.



9

Met een spreker (volledig scherm) Stel je een presentatie als spreker aan een ruim publiek voor, dan kan je Met een spreker kiezen. De voorstelling neemt het volledige scherm in. Bekeken door één persoon (venster) Bij de keuze Bekeken door één persoon draait de voorstelling in een venster met beperkte werkbalk. Bekeken in kiosk (volledig scherm) Bij de voorstelling Bekeken in kiosk wordt de presentatie op het volledige scherm weergegeven en kan het publiek via de aanwezige knoppen en hyperlinks de presentatie interactief besturen zonder de presentatie zelf te kunnen wijzigen. Na een periode van vijf minuten inactiviteit begint de presentatie automatisch opnieuw. Verder kan je de eventuele aanwezige gesproken tekst (zie 18.12.6) en animatie wel of niet laten weergeven. Herhalen tot op ESC wordt gedrukt zorgt ervoor dat na de laatste dia opnieuw met de eerste dia begonnen wordt: de presentatie draait in een lus tot je op Escape drukt. Try-out voor tijdsinstellingen Hoe lang je elke dia in de presentatie toont, bepaal je best via de keuze Try-out voor tijdsinstellingen uit het menu Diavoorstelling. De presentatie loopt en je bepaalt telkens hoe lang je een dia laat zien. In het venster lopen twee tijden: links de tijd dat de actieve dia getoond wordt en rechts de totale tijd van de presentatie. Hoelang je een bepaalde dia op het scherm toont, hangt natuurlijk af van de hoeveelheid informatie op die dia. Neem in elk geval rustig de tijd om de hele diatekst te lezen vooraleer je naar de volgende dia gaat (linker knop). Een goede timing per dia is zeer belangrijk: zowel het te kort als te lang laten verschijnen van een dia werkt bijzonder storend. Klik op de knop Onderbreken (tweede knop) als je de lopende try-out eventjes wil onderbreken. De try-out gaat verder als je nogmaals op de knop drukt. Met de knop Herhalen kan je de ingestelde tijd voor de actieve dia weer op 0 starten. Na de laatste dia krijg je een melding van de totale tijd die de voorstelling duurt. Bevestig met Ja en in de diasorteerderweergave wordt links onderaan bij elke dia de tijd weergegeven. In het venster Dia-overgang (18.7) kan je de tijd van de dia's nog aanpassen.

18.6.2

De presentatie uitvoeren

Het uitvoeren van de presentatie zelf gebeurt ofwel via het menu Beeld, Diavoorstelling of via Diavoorstelling, Voorstelling weergeven. Je kan ook de sneltoets F5 gebruiken.

10

©WWW-Soft


Afhankelijk van de ingestelde PowerPoint-opties (menu Extra, Opties, tabblad Weergave) krijg je via een knop links onderaan op het scherm of met de rechter muisknop toegang tot een snelmenu. Vanuit dit snelmenu kan je o.a.: naar een bepaalde dia navigeren: Volgende, Vorige, Ga naar; aantekeningen en notities toevoegen via Aantekening… en Sprekersnotities; via Aanwijzeropties, Pen met een pen tijdelijke aanwijzingen op je dia’s tekenen; met Scherm, Pen wissen haal je die aantekeningen weg; met Voorstelling beëindigen de voorstelling vervroegd beëindigen (dit kan natuurlijk ook altijd met Escape).

18.7

Overgangen tussen dia's instellen

Bij een presentatie gebeurt de overgang tussen de dia's ofwel handmatig, ofwel automatisch. Normaal verdwijnt dan de ene dia en verschijnt de volgende. De overgang tussen twee dia's kan echter een stuk aantrekkelijker gemaakt worden door gebruik te maken van de talrijke overgangseffecten die in PowerPoint beschikbaar zijn. Om het allemaal nog boeiender te maken, kan je bij de overgang tussen dia's ook geluidseffecten gebruiken (als je over een geluidskaart beschikt). Er is keuze uit een zestigtal verschillende overgangseffecten die je op de volgende wijzen kan activeren: via de werkbalk Diasorteerder, knop Overgang; via het snelmenu, keuze Diaovergang. Telkens verschijnt het taakvenster Diaovergang dat je hiernaast ziet. In dat taakvenster kan je ook de snelheid van de overgang instellen. Je kan eventueel een geluidseffect toevoegen. Er is keuze uit meer dan 15 effecten, maar ook het toevoegen van een eigen opgenomen geluid behoort tot de mogelijkheden. Kies je Herhalen tot volgende geluid, dan wordt het gekozen geluid voortdurend herhaald tot er een volgende dia is die van een ander geluid voorzien is of waar gekozen werd voor Afspelen vorig geluid stoppen. Je regelt in het taakvenster ook wanneer de volgende dia komt: automatisch na een opgegeven aantal seconden of pas na een muisklik. Het ingestelde overgangseffect pas je toe op de geselecteerde dia’s, op het diamodel (zie 18.9.2) of op alle dia’s.



11

Autovoorbeeld zorgt ervoor dat je meteen je gekozen effect kan zien. Je kan tenslotte ook voor een Willekeurige overgang kiezen in de lijst met overgangseffecten. PowerPoint neemt dan volkomen willekeurig één van de vele mogelijke overgangseffecten. Als je op alle dia's een Willekeurige overgang instelt, krijg je zeker (te) veel variatie in de dia-overgangen tijdens je presentatie.

18.8

Animatie

18.8.1

Animatieschema’s

In het menu Diavoorstelling tref je de nieuwe keuze Animatie-schema’s aan die prompt een taakvenster opent. Een animatieschema is een verzameling van vooraf ingestelde visuele effecten voor de diatitel, de items uit een opsomming… die je kan toepassen op geselecteerde dia’s, op het diamodel (zie 18.9.2) of op alle dia’s. Met de knop Afspelen kan je het effect op de actieve dia bekijken. Bij het kiezen van een animatieschema zie je trouwens al meteen het effect (AutoVoorbeeld).

Animatie-schema’s

12

©WWW-Soft

Aangepaste animatie


18.8.2

Aangepaste animatie

Naast de animatieschema’s beschik je over een hele reeks animatie-effecten die je op objecten uit je dia’s kan toepassen om van je presentatie werkelijk een show te maken. Je opent het taakvenster Aangepaste animatie als volgt: via het menu Diavoorstelling, Aangepaste animatie; als je in de diaweergave een object uit een dia selecteert, kan je via de rechter muisknop Aangepaste animatie kiezen. Het taakvenster Aangepaste animatie (zie illustratie onderaan vorige pagina rechts) maakt het instellen van animatie-effecten, de volgorde ervan en de tijdsduur voordat elke animatie begint, overzichtelijk. Elk object met animatie krijgt een nummer in de dia dat meteen de volgorde van animatie aangeeft. In de animatielijst kan je de volgorde met de pijlen Volgorde wijzigen aanpassen. Via de knop Effect toevoegen kan je een effect toevoegen. Er zijn vier groepen effecten: Ingang: effecten bij het binnenkomen van de tekst of het object; Nadruk: om effecten toe te voegen als het object er reeds staat; Afsluiten: effecten bij het verwijderen van tekst of object op een dia. Animatiepaden: bepaalt het pad dat gevolgd wordt bij effecten waarbij objecten bewegen. Naast de beschikbare standaardeffecten, kom je via Meer effecten in een lijst met heel wat extra effecten, ingedeeld in groepen (basis, subtiel, gemiddeld en opvallend). Keuze te over dus.

Ook bij de animatiepaden is er een ruim aanbod. Je kan zelf ook een animatiepad tekenen. Op de dia wordt het animatiepad visueel weergeven met een groen beginpunt en een rood eindpunt dat je nog kan aanpassen door het begin- of eindpunt te slepen. Elk effect komt in een genummerde lijst terecht. Bij de selectie van een effect kan je nog een aantal eigenschappen in detail regelen. De knop Effect toevoegen verandert in Wijzigen. Als je op een ingesteld effect klikt, krijg je ook een pijl te zien, die je in een keuzemenu brengt. Je bepaalt er wanneer het effect start: na een muisklik, samen met het vorige effect of pas nadat het vorige effect is uitgevoerd. Je kan er ook nog een aantal Effectopties en Tijdsinstellingen regelen, afhankelijk van de gekozen animatie. Natuurlijk kan je te allen tijde een ingesteld effect verwijderen. Kies Afspelen om de ingestelde effecten in de actieve dia te bekijken. Werk Wijzer met Office XP


13

Effectopties en tijdsinstellingen bij het effect Draaien

18.9

Ontwerpsjablonen en opmaak

Hoger leerde je al hoe eenvoudig het is om een ontwerpsjabloon aan je presentatie toe te voegen en aldus heel snel je presentatie aantrekkelijk te maken. Een ontwerpsjabloon is eigenlijk een verzameling van verschillende onderdelen die stuk voor stuk mee bepalen hoe je dia's eruit zien: kleurencombinaties, modellen, achtergronden...

18.9.1

De dia-achtergrond

Gebruik je een ontwerpsjabloon, dan worden je dia’s automatisch van een mooie achtergrond voorzien. Je kan die achtergrond echter ook zelf instellen via het menu Opmaak, Achtergrond en op één dia (Toepassen) of op alle dia’s (Overal toepassen) toepassen. In de keuzelijst kan je een achtergrond aanbrengen: In een bepaalde kleur. Kies een kleur uit de beperkte reeks kleuren of selecteer via Meer kleuren de gewenste kleur uit het kleurenpalet. Met kleurovergang. Je kan allerlei vormen van kleurovergang aanbrengen die uit één of twee kleuren bestaan. Je vindt de Kleurovergang als tabblad bij de Opvuleffecten. Met een bepaald patroon: wil je streepjes, vierkantjes, ruitjes... in passende kleur op de achtergrond, kies dan het tabblad Patroon. Met een bitmappatroon: plaatst een bitmappatroon als achtergrond. Je kan kiezen uit aanwezige bitmappatronen. Met de knop Ander bitmappatroon kan je gelijk welk opgeslagen bitmap-bestand gebruiken als achtergrond. Het wordt naast en onder elkaar gekopieerd tot de volledige dia van een achtergrond voorzien is. Met een figuur. Hiermee voeg je een figuur als achtergrond in. De figuur moet in een door PowerPoint erkend grafisch formaat opgeslagen zijn. De figuur vult de volledige vensterachtergrond en wordt dus niet als bitmappatroon onder en naast elkaar gekopieerd. Gebruik het tabblad Figuur in het venster Opvuleffecten.

14

©WWW-Soft


Nieuw in PowerPoint XP is dat je in je dia’s een selectie van objecten kan maken en die selectie via het snelmenu, keuze Opslaan als figuur als één figuur kan opslaan. Er is keuze tussen een aantal courante grafische formaten. Die opgeslagen figuur kan je dan o.a. als achtergrond invoegen.

18.9.2

Het diamodel

Het diamodel is een onderdeel van de ontwerpsjabloon waarin je lettertypes, achtergronden, kleurenschema’s, het formaat en de positie van tijdelijke aanduidingen, illustraties…kan instellen die op alle dia’s die met het betrokken ontwerpsjabloon opgemaakt zijn, van toepassing zijn. Via het menu Beeld, Model of met de combinatie Shift+knop Normale weergave activeer je het diamodel. Plaats je bijvoorbeeld een figuur in het diamodel, dan zal die figuur in elke dia voorkomen op de plaats waar de figuur in het diamodel staat. Zo kan je bijvoorbeeld het bedrijfslogo op elke dia in een hoekje laten verschijnen zonder dat je dat logo op iedere dia afzonderlijk moet plaatsen. Wens je bijvoorbeeld de titels van de verschillende dia's in rode letters op een blauwe achtergrond en binnen een zwart kader weer te geven, selecteer dan het vak en de tekst Klik om het opmaakprofiel van de modeltitel te bewerken: kies via Opmaak, Lettertype of via de knop Tekstkleur (werkbalk Tekenen) de rode kleur van de letters; selecteer via Opmaak, Kleuren en lijnen of via de knoppen op de werkbalk Tekenen de blauwe opvulkleur en de zwarte lijnen. In de diasorteerderweergave zal je merken dat de ingestelde wijzigingen van toepassing zijn op alle diatitels. In het diamodel zijn onderaan drie frames voorzien voor datum (links), voettekst (midden) en dianummering (rechts) die je best via Beeld, Koptekst en voettekst van inhoud kan voorzien.



15

Je kan de datum automatisch als de juiste dagdatum weergeven ofwel voor een vaste datum kiezen. Vink af of je al dan niet de dia's wil nummeren en typ de voettekst in die op elke dia moet verschijnen. Eventueel kan je deze informatie op de titeldia weglaten door Niet weergeven op titeldia aan te kruisen. Je kan in het diamodel deze objecten op een andere plaats in de dia's laten verschijnen door ze naar een andere plaats te slepen. Heb je per vergissing één van die objecten verwijderd, dan kan je die via de keuze Opmaak, Modelindeling terugplaatsen. Bij het diamodel hoort ook een werkbalk. Het zou ons te ver voeren om alle mogelijkheden hier te bespreken. Kies Modelweergave sluiten om het diamodel te verlaten.

18.9.3

Kleurenschema

Een kleurenschema bestaat uit de acht kleuren die in het ontwerp van de dia worden gebruikt: kleuren voor de achtergrond, tekst en lijnen, schaduwen, titeltekst, opvullingen, accenten en hyperlinks. Het kleurenschema van een presentatie wordt bepaald door de ontwerpsjabloon die op de presentatie wordt toegepast. In het taakvenster Diaontwerp kan je de Kleurenschema’s weergeven. Via de keuze Kleurenschema’s bewerken onderaan, kan je een geselecteerd kleurenschema bewerken.

Ben je van plan je eigen gemaakte kleurencombinatie vaker te gebruiken, dan kan je die combinatie via de knop Toevoegen als standaardcombinatie aan de lijst met standaard kleurencombinaties toevoegen.

16

©WWW-Soft


18.9.4

Dia's dupliceren

Met het menu Invoegen, Dia dupliceren (Ctrl+Shift+D) maak je een kopie van de actieve dia en voeg je die kopie onmiddellijk na de actieve dia toe. Vaak is het inderdaad handig om een nieuwe dia samen te stellen op basis van een kopie van een bestaande dia.

18.10 Dia's afdrukken Bij veel presentaties wordt aan de toehoorders een schriftelijke neerslag meegegeven, onder de vorm van hand-outs. PowerPoint voorziet in het afdrukken van handouts met weergave van verschillende dia’s per A4-vel. In het venster Afdrukken (menu Bestand, Afdrukken of Ctrl+P) kan je in het vak Afdrukken in plaats van Dia's (standaardkeuze) ook kiezen voor Hand-outs met 2, 3, 4, 6 of 9 dia's per pagina. Vanaf 4 dia’s per pagina kan je ook de volgorde (horizontaal of verticaal) vastleggen. De lay-out waarmee de dia's in hand-outs afgedrukt worden, kan verschillen van de layout waarmee de dia's in de presentatie getoond worden. Hand-outs hebben immers een eigen model (menu Beeld, Model, Hand-out-model) met eigen kleurencombinaties, eigen achtergrond, eigen kop- en voettekst... In PowerPoint XP kan je via het menu Bestand, Afdrukvoorbeeld of via de knop Afdrukvoorbeeld op de werkbalk Standaard een afdrukvoorbeeld van je dia’s weergeven.

18.11 Aangepaste voorstellingen maken Vaak wordt een presentatie – met lichte verschillen qua inhoud en/of volgorde – voor verschillende doelgroepen gebruikt. Via het menu Diavoorstelling, Aangepaste voorstellingen kan je binnen één presentatie verschillende voorstellingen samenstellen waarbij je per voorstelling selecteert welke dia's je wil weergeven. Via de knop Nieuw uit het venster Aangepaste voorstellingen kan je verschillende aangepaste voorstellingen maken met de dia's die je binnen die bepaalde voorstelling wil weergeven. Elke aangepaste voorstelling geef je een eigen naam (zie illustratie hiernaast). In het venster Aangepaste voorstellingen selecteer je de gewenste aangepaste voorstelling die uitgevoerd wordt van zodra je op de knop Weergeven klikt.



17

18.12 Beeld en geluid in dia's opnemen 18.12.1 Figuren en cliparts Het gebruik van figuren en cliparts kan de aantrekkelijkheid van je presentatie gunstig beïnvloeden, hoewel je toch best niet overdrijft. Op de softwaremarkt zijn honderden cdroms met vele duizenden cliparts voor weinig geld verkrijgbaar. Ook via het internet kunnen massa’s afbeeldingen gedownload worden. Tegenwoordig wordt ook veel gebruik gemaakt van een scanner om illustraties en logo's van op papier in digitale informatie om te zetten. Om nog maar te zwijgen van de digitale fotografie die momenteel 'in' is. Hoger hebben we al behandeld hoe je een figuur als dia-achtergrond in je presentatie kan opnemen. Om een figuur op de voorgrond van een dia weer te geven, kan je op verschillende manieren tewerk gaan: Gebruik Invoegen, Figuur net zoals in Word. Je kan in PowerPoint XP verschillende figuren tegelijk invoegen. Kies bij het maken van een nieuwe dia in het venster Nieuwe dia een dia-indeling waarin een figuur voorzien wordt. Dubbelklik op het pictogram om een figuur te kiezen uit de Microsoft Illustratiegalerie. Voeg je een figuur aan je dia-model toe, dan verschijnt die figuur op elke dia. Je kan de figuur op de gebruikelijke wijze op de dia verplaatsen (slepen) en/of vergroten of verkleinen (hoekpunten slepen). Via de groene selectiegreep kan je een geselecteerde figuur traploos roteren. Op de werkbalk Figuur vind je de nieuwe knop Comprimeren waarmee je het venster Figuur comprimeren opent. Door een figuur te comprimeren, neemt de figuur minder bytes in, waardoor je plaats kan besparen en ervoor zorgt dat de figuur sneller via het Internet kan gedownload worden. Jammer genoeg gaat het comprimeren van een figuur vaak met kwaliteitsverlies gepaard. Het komt er dus op aan om de beste verhouding kwaliteit/volume te kiezen. Is het de bedoeling om de figuur enkel op het scherm weer te geven, dan volstaat 96 dpi (dots per inch) i.p.v. de voorziene resolutie van 200 dpi voor afdruk op papier. Selecteer de figuur en druk op Delete als je deze wil verwijderen. Via de rechter muisknop of via het menu Diavoorstelling, Aangepaste animatie kan je het verschijnen van de geselecteerde figuur met enige animatie (geluid, animatie-effect...) gepaard laten gaan.

Fotoalbum Via Invoegen, Figuur, Nieuw fotoalbum kan je in PowerPoint XP een fotoalbumpresentatie maken. De foto’s die je in de album wil opnemen, kan je gewoon van je computer halen (Bestand/schijf), maar ook via je scanner of digitale camera (Scanner/camera) invoegen.

18

©WWW-Soft


Meteen wordt in het vak Figuren in album een lijstje gemaakt van de foto’s. In dat lijstje kan je de volgorde nog veranderen en eventuele foto’s verwijderen. In het vak Indeling van figuur bepaal je hoeveel foto’s er op één dia verschijnen: 1, 2 of 4, met of zonder titel erboven. Bij Bijschriften onder ALLE figuren kan je de foto’s van een bijschrift voorzien, standaard de bestandsnaam van de foto. Bij het maken van het fotoalbum wordt altijd een nieuwe presentatie gemaakt met een titelpagina Fotoalbum door… Natuurlijk kan je de individuele dia’s verder aanpassen.

18.12.2 De werkbalk Tekenen Ook via de werkbalk Tekenen kan je allerlei grafische objecten (lijnen, rechthoeken, ovalen, bogen, vrije vormen, pijlen...) in je dia's plaatsen, roteren, bewerken...

Misschien nog even speciale aandacht vragen voor de lijst AutoVormen waarmee je een hele reeks speciale vormen aan je dia's kan toevoegen, zoals hiernaast geïllustreerd is. Het weloverwogen gebruik van allerlei vormen en andere tekenobjecten kan een presentatie aanzienlijk verfraaien. Vergeet niet dat je tekenobjecten op elkaar kunt stapelen en er animatieeffecten aan kan toekennen. Zo kan je tekst netjes in een bepaald object laten 'vallen'. Voor het werken met de werkbalk Tekenen en het gebruik van Autovormen in het bijzonder verwijzen we graag naar Word.



19

Via het menu Beeld, Raster en hulplijnen kan je een raster en hulplijnen weergeven die je helpen bij het plaatsen en uitlijnen van objecten. Verder vestigen we je aandacht op enkele speciale instellingen die je niet in Word aantreft. In het tabblad Positie b.v. kan je de exacte plaats van een object t.o.v. onder meer de linkerbovenhoek van de dia bepalen. Ook in het tabblad Tekstvak kan je één en ander instellen: In Fixeerpunt tekst bepaal je waar de eventuele tekst in het object begint. Tekstomloop in AutoVorm zorgt ervoor dat ingetypte tekst die horizontaal niet meer in het vak past, automatisch in een volgende regel doorloopt. Met Formaat van AutoVorm aanpassen aan tekst past het formaat van het vak zich aan de ingetypte inhoud aan. Tenslotte kan je de tekst binnen een AutoVorm ook nog 90° draaien. Maar met de groene formaatgreep kan je een tekstvak traploos roteren. Bij het herhaald gebruik van dergelijke objecten kan je tijdens het samenstellen van je dia's ook heel vaak efficiënt gebruik maken van de elementaire functies kopiëren en plakken. Ook via Bewerken, Dupliceren (Ctrl+D) kan je objecten in dia's snel kopiëren. En als je een object sleept terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt, maak je snel een kopie. Tenslotte nog even eraan herinneren dat je via de knop Tekenen op de werkbalk Tekenen, keuze Uitlijnen of verdelen heel snel verschillende objecten behoorlijk kan positioneren en/of de ruimte tussen objecten gelijkmatig kan verdelen.

18.12.3 Organigrammen, diagrammen en grafieken invoegen Zowel voor het invoegen van organigrammen, diagrammen als grafieken is een speciale dia-indeling voorzien die je in het venster Nieuwe dia kan selecteren. In elke dia kan je rechtstreeks Grafieken (Invoegen, Grafiek), diagrammen (Invoegen, Diagram) en organigrammen (Invoegen, Figuur, Organigram) toevoegen. Voor organigrammen en diagrammen is zelfs een knop op de werkbalk Tekenen aanwezig. PowerPoint XP voorziet in verschillende nieuwe diagramtypes die telkens uit AutoVormen zijn samengesteld. De manier waarop organigrammen en diagrammen ingevoegd en bewerkt worden, is nieuw in Office XP. Zie 3.9 in de Word XP gids.

20

©WWW-Soft


18.12.4 Geluidsfragmenten Ook voor het invoegen van geluidsfragmenten in presentaties zijn er verschillende mogelijkheden. Selecteer een geluid via Invoegen, Films en geluiden waar je een geluid uit de mediagalerie of uit een bestand kan selecteren, een nummer van een aanwezige CD kan laten horen of een eigen geluid kan opnemen en bij de actieve dia laten horen (als je over een microfoon beschikt), of Invoegen, Object, Midi-sequentie, of Invoegen, Object, Wave-geluid, of Invoegen, Object, Mediafragment, menu Clip invoegen. In elk van deze gevallen wordt een geluidsobject aan de geselecteerde dia toegevoegd. Dit betekent nog niet dat het geluidseffect zal afgespeeld worden. Bij het invoegen van een geluidsfragment uit een bestand of uit de mediagalerie krijg je meteen de vraag of dat geluid automatisch tijdens de diavoorstelling moet afgespeeld worden. Zoniet wordt het afgespeeld als je erop klikt. Via het snelmenu Geluidsobject bewerken kom je in de Geluidsopties terecht, waar je het geluidsfragment kan laten herhalen tot het stopgezet wordt. Via het snelmenu kan je ook Aangepaste animatie kiezen. In het bijhorende taakvenster pas je eventueel de wijze van afspelen aan. Kies je Bij klikken, dan wordt het fragment afgespeeld als je er met de muis op klikt. Bij Met vorige wordt de animatie tegelijkertijd met het vorige item gestart en bij Na vorige start de animatie wanneer de vorige animatie is afgelopen. Klik je op de pijl naast het geluidsfragment, dan kan je uit het snelmenu Effectopties en Tijdsinstellingen kiezen. Je kan er bepalen wanneer het geluidsfragment gestart en gestopt wordt en of het geluidsfragment al dan niet herhaald moet afgespeeld worden.



21

18.12.5 Videoclips Het is ook mogelijk om een videofragment in een dia op te nemen via Invoegen, Films en geluiden, Film uit mediagalerie of Film uit bestand. Het aanpassen van een videoclip verloopt quasi gelijkaardig met het aanpassen van een geluidsfragment. Via het snelmenu kan je opties instellen (Filmobject bewerken; zie illustratie hiernaast) en via Aangepaste animatie kan je wijze en tijdstip van afspelen aanpassen.

18.12.6 Gesproken tekst toevoegen Heb je een geluidskaart met microfoon, dan kan je gesproken tekst aan je dia’s toevoegen. Die gesproken tekst kan je in een afzonderlijk bestand opslaan (Gesproken tekst koppelen in) of in de presentatie mee opslaan. Er is keuze uit verschillende opnamekwaliteiten: hoe beter de kwaliteit, hoe meer schijfruimte de opname inneemt.

Kies Diavoorstelling, Gesproken tekst opnemen…

18.13 Consistentie, interpunctie en stijl controleren PowerPoint XP controleert automatisch de consistentie, interpunctie en stijl van je presentatie als de stijlcontrole actief is (Extra, Opties, tabblad Spelling en stijl, Stijl controleren). Enkel als dan ook nog de Office-Assistent (Help, De Office-assistent weergeven) actief is, krijg je respons op je stijlcontrole. Met de knop Stijlopties (Extra, Opties, tabblad Spelling en stijl) stel je de controle van de stijl in.

22

©WWW-Soft


De controle van Hoofdletters/kleine letters en eindinterpunctie houdt de uniformiteit in de weergave van de dia's in het oog. Soms wordt daar wel eens tegen gezondigd en staat de ene diatitel bijvoorbeeld volledig in hoofdletters terwijl een andere diatitel in kleine letters voorkomt, of wordt een verschillende interpunctie op het einde van de regels gebruikt. Hier bepaal je hoe jouw presentatie er moet uitzien. De Visuele helderheid controleert of er in de dia's niet te veel verschillende soorten lettertypes gebruikt worden en of de tekst niet te klein weergegeven wordt. Verder wordt ook in het oog gehouden of titels en opsommingselementen niet te lang zijn en of er niet te veel opsommingsitems in een dia voorkomen op basis van de opgegeven instellingen.

18.14 Interactieve presentaties maken Met PowerPoint kan je ook interactieve presentaties maken. Bij een interactieve presentatie zorgt het aanwijzen van een object of het klikken op een object tijdens de uitvoering van de presentatie ervoor: dat er naar een andere dia gesprongen wordt; dat er een bepaald programma uitgevoerd wordt; dat er een macro uitgevoerd wordt… In het menu Diavoorstelling levert de keuze Actieknoppen een reeks actieknoppen op die je in je dia's kunt plaatsen. Een muisklik op, of zelfs enkel het aanwijzen van zo’n knop, resulteert in het uitvoeren van een handeling. Zo zijn er knoppen die specifiek voorzien zijn om te navigeren naar een vorige of volgende, eerste of laatste dia (hyperlink)... Plaats je zo'n knop op een dia, dan kom je in het venster Actie-instellingen terecht. Wat je hier instelt – een hyperlink naar een andere dia leggen, een programma of macro uitvoeren, een geluid afspelen… – zal gebeuren als je bij het uitvoeren van de presentatie op de betreffende knop klikt (tabblad Muisklik) of die knop met de muis aanwijst (tabblad Muisaanwijzer op object). Aan elk object in een dia kun je acties koppelen. Selecteer je het object, dan is het venster Actie-instellingen via Diavoorstelling, Actie-instellingen of via het snelmenu rechtstreeks toegankelijk, zonder dat er een specifieke actieknop aan te pas komt.

18.15 PowerPoint-presentaties publiceren op het internet Gebruik het menu Bestand, Opslaan als webpagina. Je kan de presentatie gewoon Opslaan of je kan deze werkelijk publiceren (knop Publiceren) op een webserver. Je komt dan in het venster Publiceren als webpagina terecht dat hier geïllustreerd is.



23

Via de Webopties kan je nog allerlei opties instellen die de weergave van je presentatie op het internet of in een intranet bepalen. Je bepaalt er onder meer of de dia-animaties tijdens het browsen al dan niet getoond zullen worden.

Bekijk je een gepubliceerde presentatie in je browser, dan zie je in het linkerframe alle diatitels. Door op een titel te klikken, krijg je rechts de corresponderende dia te zien. Je kan ook dia per dia navigeren met de knoppen onderaan in het midden. Met de knop Overzicht uitvouwen/samenvouwen links onder, klap je het dia-overzicht al dan niet uit. De knop Diavoorstelling op volledig scherm rechtsonder geeft de dia’s in het volledige scherm weer. Zo kan je dus een PowerPoint-presentatie, eventueel mét animatie, draaien in je webbrowser, zonder dat je zelfs over PowerPoint beschikt.

24

©WWW-Soft


Oefening Wrd3-1801 1 Maak een presentatie met vier dia’s over ‘Voeding en diabetes’, zoals hieronder geïllustreerd. Gebruik figuren naar keuze als illustratie. 2 Rechts onderaan komt op elke dia – behalve de titeldia – in een klein corps de tekst ‘Voeding en diabetes – Een nieuwe aanpak’. 3 De presentatie wordt door de spreker uitgevoerd. Zorg ervoor dat in opsommingen van het eerste niveau een volgend opsommingspunt in de dia’s pas verschijnt als de spreker dat wil, door b.v. op return te drukken. 4 Voorzie een passend overgangseffect tussen de dia’s en kies een verzorgde lay-out. 5 Test je presentatie uit en sla hem op.

Diabetes

Oefening Wrd3-1802 1 Maak een presentatie waarin je jezelf voorstelt. Je kan er o.a. dia’s instoppen over – je persoonlijke gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd…) – je school (ligging, klas, vakken…) – je hobby’s, de eventuele stage die je loopt, je toekomstplannen… 2 Maak weloverwogen gebruik van achtergrond, kleur, lijnen, kaders… 3 Zorg voor de nodige illustraties (foto’s scannen, digitale camera), overgangs- en animatie-effecten, zonder daarbij te overdrijven. 4 Voeg ook een passende animated gif aan één van je dia’s toe. Je vindt animated gifs met massa’s op het internet. Mijn eigen presentatie



25

Oefening Wrd3-1803 1 Maak van onderstaande presentatie een persoonlijke, verzorgde presentatie. 2 Dia 1: logo Bekaert bovenaan (BEKAERT.GIF) en wereldkaart (BEKAERTW.GIF) vind je op je oefenschijf. Logo Bekaert onderaan alle dia’s: BEKAERT2.GIF. 3 Gegevens voor de grafiek in dia 6:

Europe North America Latin America Middle & Far East

Einde 1995

Einde 2000

29 2 7 2

36 9 17 8

4 Zorg voor een verzorgde lay-out en sla je presentatie op als PowerPoint-presentatie én als internet-presentatie. Bekijk je resultaat kritisch. Bekaert.ptt (PowerPoint) en Bekaert.htm (Webpagina met presentatie)

26

©WWW-Soft


Oefening Wrd3-1804 1 Maak onderstaande presentatie. We illustreren vier van de acht dia’s. De volledige presentatie vind je statisch op www.wwwsoft.be en www.wwwsoftsite.com. 2 De achtergrondkleur van de dia’s gaat van donker oranje linksboven tot iets lichter oranje rechtsonder. De achtergrondkleur van titels en tekstvakken is donkerblauw, eveneens met een overgang van donker linksboven naar iets lichter rechtsonder. 3 Op 4 cm van de linker diarand loopt een donkerblauwe verticale lijn met het dianummer (Arial 28 pt donkerblauw) en het Unizo-logo (LOGO_UNIZO.GIF). 4 Titelblok en tekstblok starten op 6,35 cm van de linker diarand en zijn 17,15 cm breed. Hoogte titelblok: 3,18 cm. Hoogte tekstblok: 11,43 cm. Tekst titel: Arial 32 pt oranje. Tekst tekstvakken: Arial 24 pt oranje. 5 Gebruik het effect ‘Kader uit’ als overgang tussen alle dia’s. 6 Typ in de titeldia je voornaam en naam in Arial 24 pt cursief, donkerblauwe letters. 7 In de laatste dia verschijnen telkens, met één seconde tussentijd, alle objecten. Elk object wordt uit het ‘niets’ opgebouwd tot een volwaardig geheel (effect Oplossen). 8 Eerst verschijnt de banner ‘StartersCoach’ (UNIZO_BANNER.JPG). Daarna verschijnen één voor één drie donkerblauwe rechthoeken van 2,20 cm hoog op 2,68 cm breed. De onderkant van de drie rechthoeken lijnt uit met de onderkant van het dianummer. De ruimte tussen de drie rechthoeken is gelijkmatig verdeeld. 9 In de drie rechthoeken verschijnen achtereenvolgens de logo’s KBC (LOGO_KBC.GIF), Unizo (LOGO_UNIZO.GIF) en Telenet (TELENET.GIF), zowel telkens horizontaal als verticaal bij benadering gecentreerd in de rechthoek. 10 Tot slot komt een ovaal (donkerblauwe rand met lichtblauwe, semi-transparante vulkleur) achter de drie logo’s. 11 Met een klik op de muis op één van de drie logo’s open je automatisch de bijhorende websites http://www.kbc.be, http://www.unizo.be en http://www.telenet.be.

Startformaliteiten



27

referaathouder Bultheel Jo

Recommend Documents