VERSLAG HEARING BIBLIOTHEEK Donderdag 28 April 2005 Carl Demeyere Aanwezig: Michel Berghs, Patrick Beullens, André Davids, Geert Dhaene, Anse Heeren, Els Martens, Linda Placklé, Dirk Rober, Christine Vanhoutte, Katrien Verhelst, Luk Warlop Reacties en verontschuldigingen: Filip Abraham, Erik Buyst, Filip Heremans, Piet Sercu, Frits Spieksma Vanuit de bibliotheek worden voor de werking vanaf 2005 5 doelstellingen vooropgesteld. 1) 2) 3) 4) 5)
Een kostenefficiënt beleid voeren in de bibliotheek. De bibliotheek uitbouwen als leer/werkomgeving voor de studenten. De bibliotheek verder uitbouwen als elektronische onderzoeksomgeving. Uitbouw van een kwaliteitsvolle collectie. Zoeken naar zinvolle samenwerkingsverbanden.
1) Een kostenefficiënt beleid voeren in de bibliotheek Waarom? Hoge prijzen voor tijdschriften dwingen de bibliotheek om het tijdschriftenbudget onder controle te houden. De duurste tijdschriften zijn daarbij niet noodzakelijk de beste. Reeds gerealiseerd Een derde van de tijdschriftencollectie werd omwille van de prijsdruk al vanaf 2004 besteld bij de Duitse tijdschriftenleverancier STERN i.p.v. SWETS. Hiermee werd een belangrijke besparing gerealiseerd van € 3354,42. Verdere besparingen bleken in 2004 mogelijk door tijdschriften rechtstreeks te bestellen zonder tussenkomst van tijdschriftenleverancier. Hoe verder? In 2005 zullen bijkomende besparingen gerealiseerd worden. De tijdschriftenleveranciers STERN en SWETS zullen verder vergeleken worden. Er komt een voorstel om een aantal tijdschriften stop te zetten op basis van volgende criteria: prijs tijdschrift, aantal raadplegingen, belang tijdschrift in onderzoek (impactfactor), aanwezigheid FETEW-personeel in redactie tijdschrift, toegankelijkheid via interbibliothecair leenverkeer, belang tijdschrift in onderwijs. Het voorkomen van een stop and go politiek is een belangrijk aandachtspunt. Er moet gekozen worden om tijdschriften definitief te schrappen. Stopgezette tijdschriften mogen niet na enkele jaren opnieuw opgestart worden (opmerking Geert Dhaene) Een tijdschrift in print is fysiek in de bibliotheek en blijft altijd voor raadpleging beschikbaar (opmerking Frits Spieksma)
2) De bibliotheek uitbouwen als leer/werkomgeving voor de studenten Waarom? Wetenschappelijke bibliotheken evolueren naar ruimtes waar je niet alleen boeken kunt ontlenen maar waar je ook kan e-mailen, chatten, digitale opzoekingen doen en studeren. Bibliotheken worden meer en meer plaatsen die het samenkomen van studenten voor studeer- en leermomenten bevorderen en hen hiervoor de nodige faciliteiten aanbieden. Oefenen en leren in de bib veronderstelt dat de nodige software/programma’s/databases vlot werken op krachtige multi-inzetbare PC’s. Reeds gerealiseerd De PC’s in de bibliotheek zijn versneld vervangen. Het budget dat hiervoor werd uitgetrokken is € 33264. Hierdoor kunnen de studenten dezelfde programma’s gebruiken in PC-klassen en bibliotheek. De aanvraag voor de creatie van 6 stilteruimtes op niveau 92 (omgeving licentiaatsverhandelingen) werd al goedgekeurd in 2004. Hiervoor wordt het bestaand meubilair aangepast. 6 opzetwanden zijn inmiddels aangekocht. De signalisatie wordt grondig aangepast zodat studenten en onderzoekers sneller hun weg vinden. De technische dienst kreeg opdracht de nodige voorstellen te doen. Een tweede herwerkt voorstel is onderweg. In de krantenhoek vindt men The Wall Street Journal Europe, Financial Times, L’ Echo, De Tijd, The Economist en Business Week. Het is de bedoeling dat studenten hiermee beter op de hoogte blijven van de economische actualiteit. Aan de balie liggen er gratis exemplaren van Wall Street Journal Europe en Financial Times. Een nieuwsbrief (in navolging van de dienst informatica) houdt personeel en studenten op de hoogte van de nieuwigheden in de bibliotheek.
Hoe verder? Door de bibliotheek in te delen in verschillende zones kunnen we de gebruikers (studenten, personeel, externen) beter bedienen. Een betere signalisatie moet de weg wijzen naar die verschillende zones. Herwerkte infosessies voor bachelors/masters/doctorandi/personeel moeten de werking van de bibliotheek verduidelijken. Naast de nieuwsbrief verschijnen er berichten over de bibliotheek in Toledo. • Groepswerkruimte o Op het niveau 00 is groepswerk mogelijk aan de verschillende tafels die opgesteld zijn voor de balie. o Aandachtspunt is hierbij de controle over de lawaaihinder. (opmerking Filip Heremans). o Huidige seminarielokalen (Bibsems 1, 2, 3) staan ter beschikking voor groepswerk of presentaties. • Stilteruimte of studeerruimte o Op niveau 91 komen 6 stilteruimtes met aangepast meubilair (opzetwanden tussen de tafels), studenten worden aangemoedigd om hier te studeren, stilte wordt verzekerd. • PC-klassen o We blijven erop toezien dat dezelfde programma’s in de bibliotheek en in de PC-klassen aanwezig zijn. • Bijkomende groepswerkruimtes o Ruimte waar de eindverhandelingen staan opgesteld Na digitalisering van de licentiaatsverhandelingen wordt die ruimte aangepast als groepswerkruimte. In een eerste stap worden de niet-gedigitaliseerde eindverhandelingen worden in de tijdschriftencollectie geschoven. De thesissen blijven hierbij als aparte entiteit behouden. In een tweede stap zal een glazen wand zorgen voor een afsluiting tussen bibliotheek en groepswerkruimte. Mogelijk derde stap: Door de creatie van een multimediaruimte (bv. door bestaande infrastructuur Huis De Munter over te brengen) kunnen verschillende activiteiten in de bibliotheek gebeuren: • Videoconferencing, zelfstudie, e-learning, leercentrum, de uitbouw van een DVD-collectie: lesactiviteiten en presentaties voor studenten en personeel. • Dit idee zal in een aparte nota uitgewerkt worden. • Het is de bedoeling dat er frequenter gebruikt wordt gemaakt van de mulitmediafaciliteiten. • Aandachtspunt hierbij is de toegankelijkheid (openingsuren) van een dergelijke ruimte. o Aggregatiebibliotheek Wordt aangepast tot groepswerkruimte om deze ruimte beter te benutten. Met wand (lichtinval) kan de aggregatiebib als groepswerkruimte worden ingericht. De collectie van de
aggregatiebibliotheek kan naar het gelijkvloers aan de balie achter de computercollectie. 3) De bibliotheek verder uitbouwen als elektronische onderzoeksomgeving Waarom? Betere service voor de onderzoekers realiseren door hen te ondersteunen bij het zoeken naar on line en print informatie. Reeds gerealiseerd De website van de bibliotheek is gebruiksvriendelijker geworden. Heel wat tekstmateriaal werd ingekort. Er is een onderverdeling gemaakt tussen student, onderzoeker en externe: http://www.bib.kuleuven.ac.be/etew/index.htm Het elektronisch tijdschriftenbestand JSTOR business archive is in 2004 besteld. Verschillende infosessies werden georganiseerd voor de onderzoekers over de databases Datastream, Amadeus en Belfirst. Een algemene databankeninitiatie over e-sources werd georganiseerd. De bibliotheek ETEW is één van de partners die gekozen heeft voor de decentralisatie van het interbibliothecair leenverkeer. Onderzoekers zullen hierdoor sneller moeilijk te vinden boeken en tijdschriftartikels ontvangen. In het eerste semester van 2005 is deze decentralisatie in de praktijk uitgevoerd. Hoe verder ? • Nieuwsbrief die via e-mail verspreid wordt, houdt de onderzoekers op de hoogte van nieuwigheden in de bibliotheek. • De vernieuwde website moet een gebruikersgids zijn maar ook een informatiebron, een communicatie-middel en een zoekinstrument. Volgende punten zijn daarbij belangrijk: de uitbouw van een atttenderingsservice, de interactiviteit op de website (formulieren bv.), de hoeveelheid tekst en de intuïtieve user-interface. Meer handleidingen en meer zoekinstructies zijn nodig. Samenwerking met onderzoeksgroepen staat voorop. • Meer databases (JSTOR Business Archive, LEXIS-NEXIS) zullen in overleg met de Centrale Bibliotheek aangekocht worden. • Een betere collectie monografieën (bv. saneren informaticacollectie) : zie hiervoor deel 4. • Infosessies op maat voor doctorandi en personeel. • Betere documentleveringen (IBL) zullen mogelijk worden van zodra aanvragen ook rechtstreeks kunnen gebeuren. • Deelname aan Open access / beter beheer van working papers en tijdschriftartikels van personeel. o Deelname aan het Nereusproject is hier belangrijk. (zie punt 5). o Er kunnen handleidingen komen voor het opladen van working papers (bv. voor Social Science Research Network of Research Papers in Economics). o Tijdschrift voor economie en management wordt gedigitaliseerd.
o Deelname aan Open Access-beweging SPARC (Scolarly Publishing and Academic Resources Coalition). o Verzamelen URL’s voor CITESEER. 4) Uitbouw van een kwaliteitsvolle collectie Waarom? Komen tot een collectievormingsbeleid dat staat voor een evenwichtige collectie die bruikbaar is voor studenten en onderzoekers. Reeds gerealiseerd Het nieuwe bibliotheeksysteem Aleph van de firma Ex Libris is in februari in de bibliotheek geïmplementeerd onder de naam Libisng ter vervanging van het 30 jaar oude Dobis/Libis. De bibliotheekmedewerkers kregen verschillende opleidingen over circulatie, acquisitie, catalografie en periodiekenbeheer. Daarnaast ging heel veel aandacht naar de dagdagelijkse praktijk. Er werd actief deelgenomen aan werkgroepen. Verschillende problemen werden gesignaleerd. De collectie computerboeken is grondig gewied met de hulp van professoren en assistenten. Meer digitale bronnen zijn inmiddels beschikbaar JSTOR Business Archive bevat heel wat oude nummers van belangrijke economische tijdschriften. Het project elektronische licentiaatsverhandelingen is opgestart begin 2005. Het is de bedoeling dat er een archief komt van licentiaatsverhandelingen. Hiervoor wordt een project opgestart in ASP.Net. Momenteel zijn de modules voor user login, zowel studenten als personeel, als voor het opzoeken van de promotor klaar. Het aanmaken van de nodige SQL tabellen en de koppeling met de user interface is lopende. Eens deze koppeling gemaakt kan het pakket in een eerste testfase draaien en zal er informatie verspreid worden onder de promotoren.
Hoe verder? • • •
• •
Aanduiden van een bibliotheekverantwoordelijke per onderzoeksdomein. De verantwoordelijke is aanspreekpunt voor de bibliotheek. Er is regelmatig overleg over de aankoop van boeken/tijdschriften voor de bibliotheek. Wiedoperatie en het opvullen van de leemtes in de verschillende onderdelen van de collectie zal verder gebeuren in overleg met de groepsverantwoordelijke. Tijdschriften o Afvoer van niet gebruikte en te dure tijdschriften werd in punt 1 behandeld. o Verdere uitbreiding van de digitale collectie gebeurt in overleg met de Centrale bibliotheek die bij het verwerven van e-journals een belangrijke rol speelt. LEXIS-NEXIS (Nieuws + Fin. Rapporten) kan pas aangekocht worden na de herschikking van BKOP. o De opstelling van de laatste jaargang op het gelijkvloers biedt het voordeel dat onderzoeker en student de meest recente nummers snel in handen heeft. Het elektronisch bewaren van jaarverslagen zal op een vergelijkbare manier gebeuren zoals bij de digitalisering van de eindverhandelingen. Patrimoniumbibliotheek: verwerven van unieke collecties bv. historische statistische data. Doordat de bibliotheek vaak de enige plaats is waar een specifieke collectie nog bewaard wordt, blijven ook gedrukte tijdschriftcollecties waardevol.
5) Zoeken naar zinvolle samenwerkingsverbanden Waarom? Samenwerking binnen de associatie dringt zich op. Uitwisseling van kennis door internationale samenwerking in concrete projecten kan voor de bibliotheek een grote meerwaarde opleveren. Wat is er gerealiseerd? Op vraag van associatielid Lessius gebeurde er een audit van de Lessiusbibliotheek , afd. Handelswetenschappen. Er is al een concrete afspraak voor de gezamenlijke aankoop van de databank Amadeus. Aan het Nereusproject werken belangrijke Europese universiteiten mee. Deelname is inmiddels voorzien. Hoe verder? •
• •
•
Wat in de Associatie kan voor Lessius, kan misschien ook voor andere leden van de Associatie (Vlekho/EHSAL). We denken hierbij aan gezamenlijke aankoop van databases waardoor de prijs verlaagd kan worden. Of aan afspraken rond IBLverkeer bv. Ook met KULAK en Vlerick kan er samenwerking opgebouwd worden. Met de KULAK is gezamenlijk een aankoop voorzien van Amadeus en Datastream. (onder strikte voorwaarden). Een beperkt aantal bedrijven kunnen aangeschreven worden om te peilen naar hun interesse in het gebruik van de bibliotheek bv. InBev en KBC. Daarna zullen we navraag doen bij de alumniwerking en het Universiteitsfonds-Partnership & Academic Development (zoals CBA). Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het copyright/auteursrechtdossier. Deelname aan het Nereusproject (Networked Economic Resources for European Scholars) moet het mogelijk maken dat er een academische bibliografie komt van economen en dat er een belangrijke working papers collectie opgebouwd wordt. Ook een weblijst van belangrijke economische internetbronnen is voorzien.
