Rapportage Numeri. Dit is de rapportage over Numeri ten behoeve van de vergadering van de kleine synode van 27 juni 2008

43

Dit is de rapportage over Numeri ten behoeve van de vergadering van de kleine synode van 27 juni 2008. Dit stuk is op 19 september ter informatie aan de leden van de generale synode toegestuurd, ten behoeve van de vergadering van 27 september 2008.

Datum 9 juni 2008

Auteur H. Feenstra

Rapportage Numeri Nieuwe Landelijke Ledenregistratie

KDB 08-07 Kleine Synode juni 2008

43

Rapportage Numeri - 9 juni 2008

Bestuur Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland

Pagina 2 van 43

43


Pagina 3 van 43

Inhoud Opmerkingen vooraf

5

INLEIDING

7

Deel 1

VERANTWOORDING / STAND VAN ZAKEN

9

1

Stand van zaken Numeri ultimo mei 2008

9

2

Functionaliteiten in de kern (de motor) van Numeri

11

3

Financiële verantwoording tot en met april 2008

12

4

Dienstverlening

13

5

Communicatie

13

6

Beheer

15

7

Migratie / conversie en opleiding

15

Deel 2

UITWERKING MOGELIJKE OPLOSSINGSRICHTINGEN NUMERI

16

INLEIDING

16

8

Resultaten op hoofdlijnen van de onderzochte opties

16

9

Kosten van de scenario’s 4, 5 en 6

21

10

Toekomstige ontwikkelingen en verwachtingen, die van belang zijn voor de te maken keuze

22

Opties en scenario’s voor wat betreft de locale pakketten in relatie met Numeri

23

12

Grove tijdplanning

24

13

Conclusies en aanbevelingen

25

14

Financiële gevolgen beëindiging Numeri

27

15

Concreet voorstel

28

Bijlage 1

Notitie over de gevolgen van een eventuele beëindiging van de landelijke ledenregistratie

29

Bijlage 2

Resultaten herijking uitgangspunten Numeri

35

Bijlage 3

Test en bevindingen rapportage Numeri

37

Bijlage 4

Projectstructuur

41

11

Bijlage 5: Raamwerk Communicatieplan voor invoering LLR

43

43


Pagina 4 van 43

43


Pagina 5 van 43

Opmerkingen vooraf In de rapportage wordt veelvuldig gebruik gemaakt van afkortingen en specifieke (ICT-) begrippen; in een rapportage over een onderwerp als het onderhavige is dat bijna onvermijdelijk. Voor een goed verstaan van de rapportage is om die reden bijgaande afkortingen- en begrippenlijst opgenomen. Addcomm

Print & Mail-bedrijf waar de SMRA een contract mee heeft afgesloten voor het afdrukken, enveloperen en versturen van grote postverzendingen (‘mailingen’) Baruch Locaal software pakket voor leden- en bijdrageadministratie, geleverd door de SMRA BCvR Bijzondere Commissie van Rapport (ingesteld door de kleine synode) Discoverer Software pakket bij Numeri om rapportages, overzichten en lijsten uit het systeem te kunnen genereren DO Dienstenorganisatie DV DienstVerlening EBS E-Business Suite = verzameling software (‘suite’) van Oracle om bedrijfsprocessen te ondersteunen, waarbij gebruik wordt gemaakt van internet technologie (web gebaseerde schermen) ERP Electronic Resource Planning – Software pakketten die worden gebruikt om de bedrijfsprocessen te ondersteunen met automatiseringsmiddelen ESB Enterprise Service Bus = techniek en software van Oracle om verschillende systemen via een bus-techniek aan elkaar te kunnen koppelen zodat die systemen onderling gegevens kunnen uitwisselen FFA Fusies, Federaties en Aanmerkingen (project van de SMRA) FO Functioneel Ontwerp (verg. met TO, zie aldaar) FT Functionele Testen HR Human Resource = het deel van het Oracle EBS systeem dat bedoeld is om personeelsleden van een bedrijf te kunnen administreren; dit is het standaard software pakket waarop Numeri is gebouwd ICCO Interkerkelijke organisatie voor ontwikkelingssamenwerking ICT Informatie en Communicatie Techniek Infraprocessen Processen binnen Baruch met het oog op de kerkorde ITIL Information Technology Infrastructure Library - een verzameling van boeken die processen in de IT branche beschrijven zoals die in de praktijk worden uitgevoerd JUZA Juridische Zaken KBG Klankbordgroep – Toekomstige gebruikers van Numeri die rechtstreeks bij het project betrokken zijn KLA Kerkelijke Leden Administratie = Locaal software pakket voor leden- en bijdrageadministratie, geleverd door Topsoft BV KO KerkOrde KS Kleine Synode LLR Landelijke Ledenregistratie MCX ICT-bedrijf dat het technische beheer verzorgt van het Numeri systeem NLLR Nieuwe Landelijke Ledenregistratie – gebruikt voordat de naam Numeri werd geïntroduceerd

43


Oracle

Pagina 6 van 43

Software bedrijf dat database systemen en daarvoor benodigde software producten ontwikkelt en verkoopt Ordina Software bedrijf dat het Numeri-systeem in haar huidige vorm heeft gebouwd door het Oracle EBS-HR systeem aan te passen PLD Protestants Landelijk Dienstencentrum Progro Project Groep = De stuurgroep van het project RFC Request For Change = Wijzigingsverzoeken Scipio Locaal software pakket voor leden- en bijdrageadministratie, geleverd door de firma Hagru BV SILA Stichting Interkerkelijke Leden Administratie = SILA verzorgt de aanlevering van de persoonsgegevens en de mutaties daarop uit de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie) naar de aangesloten kerken SMRA Stichting Mechanische Registratie en Administratie, de ‘kerkelijke stichting’ die de landelijke ledenregistratie verzorgt en leverancier van Baruch SMS Short Message Service - het kunnen versturen van korte berichten met name via mobiele telefoontoestellen ST SysteemTest SW Software TAN Transactie nummer - transactiecode systeem voor autorisatie en identificatie TO Technisch Ontwerp (verg. met FO) TT Technische Testen Web Internet technologie, vergelijk WWW = World Wide Web Webschermen Hierbij wordt een computersysteem benaderd en gebruikt via gebruikersschermen die werken met internettechnologie en zogenoemde “browser”functionaliteiten (bijv. Internet Explorer of Firefox WebSolutions ERP software pakket voor de ICT ondersteuning van de administratieve processen binnen de DO WG Werkgroep binnen het project Wizards Eenvoudige schermen en opdrachten via de computer die de gebruiker langs een bepaald pad leiden om iets te kunnen realiseren of te doen

43


Pagina 7 van 43

INLEIDING Met de vereniging van de drie kerken tot de Protestantse Kerk in Nederland dienden de -in de kerkenuiteenlopende wijzen van ledenregistratie op elkaar afgestemd te worden en in overeenstemming gebracht te worden met de kerkordelijke regelingen inzake ledenregistratie van de Protestantse Kerk in Nederland. De kleine synode heeft in april 2005 besloten tot de ontwikkeling en invoering van een nieuw systeem voor de Landelijke Ledenregistratie (LLR); in dit nieuwe systeem zullen de gegevens van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland worden bijgehouden. Uit onderzoek was namelijk gebleken dat aanpassing van de bestaande systemen (1) aan de eisen die de nieuwe kerkordelijke regeling stelt met betrekking tot de ledenregistratie en (2) aan de eisen van deze tijd voor gebruiksgemak, beveiliging en borging van de gegevenskwaliteit, geen optie was en dat daarvoor de ontwikkeling en inrichting van een nieuw systeem noodzakelijk was. De kerkordelijke regeling betreffende de ledenregistratie is te vinden m.n. in ord. 2, hoofdstuk II en in de Generale regeling ledenregistratie. In deze regeling wordt uitgegaan van het bestaan van registers van de plaatselijke gemeenten en een landelijke ledenregistratie alsmede van de uitwisseling van gegevens tussen deze registers: 1. In ord. 2-6-1 is bepaald dat ten behoeve van het leven en werken van gemeenten en kerk de volgende registers worden bijgehouden: a. het register van de gemeente, b. het register van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland en c. het register van de evangelisch-lutherse leden. Het doel van deze registratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord (ord. 2-6-2). 2. De generale synode doet de registratie van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland (de ‘landelijke ledenregistratie’) onderhouden ‘ten behoeve van de continuïteit van de registratie van de leden van de gemeenten en van de onderlinge uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens’ (ord. 2-9-1). 3. De gemeenten - zo is vervolgens in ord. 2-9-2 bepaald - zijn ‘gehouden ten behoeve van de landelijke ledenregistratie alle mutaties op het ledenbestand van de gemeente die haar ter kennis komen, aan de generale synode ter beschikking te stellen, terwijl de gemeenten een opgave ontvangen van de in de landelijke ledenregistratie aangebrachte mutaties die hun gemeenten betreffen’. 4. Over de uitwisseling van de gegevens van de registers van gemeenten en van de landelijke ledenregistratie worden nadere regels gegeven in art. 13. Generale regeling ledenregistratie. De landelijke ledenregistratie is onontbeerlijk voor het ‘up to date’-houden van de registers van de gemeenten en de uitvoering van o.m. de regeling betreffende verhuizing (ord. 2-5-1) en overschrijving (ord. 2-5-2); zie hiervoor de notitie van de stafafdeling Juridische Zaken van oktober 2007 [bijlage 1].

Het verloop van het project is vanaf 2005 moeizaam geweest. Het project bevond zich vanaf het begin in slecht weer. In 2006 werd er een onderzoekscommissie ingesteld die e.e.a. heeft onderzocht en werden deze aanbevelingen overgenomen in de november vergadering van de Kleine Synode. Daarna werd het bestuur van de dienstenorganisatie verantwoordelijk. De kleine synode is door middel van rapportages, die voor (vrijwel) elke vergadering van de kleine synode zijn uitgebracht, op de hoogte gehouden van de voortgang van het project en de ontwikkelingen rond de nieuwe landelijke ledenregistratie. Besluitvorming heeft plaatsgevonden op basis (1) van deze voortgangsrapportages, die - onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de dienstenorganisatie - worden opgesteld door het projectteam Numeri en aangeboden door het bestuur van de dienstenorganisatie (daarbij vanaf 26 november 2006 optredend als bestuur van de SMRA) alsmede (2) van de daarbij uitgebrachte adviezen van de Bijzondere commissie van Rapport inzake het project Numeri (die in november 2007 door de kleine synode is ingesteld).

43


Pagina 8 van 43

Elke voortgangsrapportage ten behoeve van de kleine synode borduurt voort op de rapportage die voor de vergadering van de kleine synode daaraan voorafgaand - is voorgelegd. Dit betekent dat voor een goed verstaan van de voortgangsrapportage op een aantal punten ook eerdere rapportages en besluiten van de kleine synode daaromtrent in herinnering moeten worden gebracht. De kleine synode heeft in november 2007 het bestuur van de dienstenorganisatie opdracht gegeven aan de kleine synode verschillende scenario’s voor te (doen) leggen met betrekking tot de voortgang van het project Numeri, waarbij tevens aangegeven diende te worden wat de financiële en organisatorische consequenties zijn van de verschillende scenario’s. De in maart 2008 voorgelegde rapportage voldeed niet aan hetgeen de kleine synode in de vergadering van november 2007 had gevraagd. Aan het bestuur van de dienstenorganisatie en het projectteam is in maart 2008 opgedragen om de lopende onderzoeken zo spoedig mogelijk af te (doen) ronden en daarover te (laten) rapporteren in de eerstvolgende vergadering van de kleine synode. Deze voortgangsrapportage bestaat uit twee delen: Deel 1 bevat het eigenlijke verslag van de werkzaamheden. - In deel 2 zijn de mogelijke oplossingsrichtingen uitgewerkt.

43


Deel 1 1

Pagina 9 van 43

VERANTWOORDING / STAND VAN ZAKEN Stand van zaken Numeri ultimo mei 2008

In de voortgangsrapportages betreffende het project Landelijke Ledenregistratie (Numeri) wordt telkens verslag gedaan van de werkzaamheden, die zijn verricht sinds de daaraan voorafgaande vergadering van de kleine synode. Dat geldt ook voor deze rapportage; verslag wordt gedaan van de werkzaamheden sinds de vergadering van de kleine synode van maart 2008. 1.1

Algemeen 1. Er heeft een herijking plaatsgevonden van de oorspronkelijke uitgangspunten van Numeri in het licht van de huidige stand van zaken; wat was afgesproken en waar staan we nu? Moeten uitgangspunten met de huidige kennis van zaken worden bijgesteld en/of op welke punten moet worden teruggegrepen op de oorspronkelijke uitgangspunten? Het resultaat is in [bijlage 2] opgenomen. Hierin is aangegeven welke uitgangspunten oorspronkelijk zijn gehanteerd; daarbij is aangegeven op welke punten deze al zijn c.q. nog dienen te worden bijgesteld. Kortom, hierin wordt duidelijk aan welke verwachtingen met betrekking tot de mogelijkheden van het nieuwe systeem wordt c.q. kan worden voldaan en waar deze (te hoog gespannen) verwachtingen dienen te worden getemperd en/of bijgesteld. 2. Alle gespecificeerde eisen en wensen, zoals deze zijn neergelegd in de Functionele Ontwerpen (FO’s) zijn in kaart gebracht en gerubriceerd; deels was dat nodig om gestructureerd te kunnen testen, anderzijds kon daarmee op dat vlak ten aanzien van de oorspronkelijk geformuleerde FO’s ook de positie opnieuw bepaald worden. 3. Er is nadrukkelijk gekeken naar het onderhoud en de beheerbaarheid van het systeem in combinatie met de mogelijke vervolgscenario’s. Tevens is een inschatting gemaakt van de te verwachten exploitatiekosten. Deze aspecten zijn verwerkt in de vergelijkingen, zoals die in hoofdstuk 9 in deze rapportage zijn gepresenteerd. 4. Er is veel tijd en aandacht besteed aan overleg met de verschillende leveranciers om te komen tot weloverwogen adviezen, offertes en / of risico-inschattingen en planningen. 5. Er is expliciet aandacht gegeven aan de optie om bij de overwegingen ook de ontwikkeling van een nieuw systeem voor de ledenregistratie te betrekken, d.w.z. om Numeri, de nieuwe landelijke ledenregistratie in haar huidige vorm te beëindigen en het systeem voor de ledenregistratie te herbouwen (zie deel 2, hoofdstuk 8 e.v.).

1.2

Onderzoeken

In 2007 zijn - naar aanleiding van een toen uitgevoerde second opinion met betrekking tot de inrichting en het maatwerk deel van Numeri - vervolgonderzoeken gestart met het doel te kijken naar de haalbaarheid van de verschillende onderdelen. In de periode tot de vergadering van de kleine synode van maart 2008 zijn verder onderzocht de opties, die in november 2007 zijn genoemd, te weten: 1. terugval op het mainframe met printerstaat en het huidige Baruch, 2. het huidige Numeri benutten met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio, KLA,

43


Pagina 10 van 43

3. Numeri met digitale wizards voor het verwerken van mutaties, 4. combinatie van 2 en 3, 5. complete nieuwbouw van Numeri (zie de voortgangrapportage maart 2008, KDB 08-02). De kleine synode heeft - mede op advies van de Bijzondere Commissie van Rapport - in maart 2008 besloten aan de projectleiding meer tijd te geven om de haalbaarheidsonderzoeken verder uit werken. De afgelopen periode is dan ook gebruikt om de lopende onderzoeken verder uit te diepen, uitgebreid te kijken naar haalbaarheid en kosten van de verschillende opties en naar de onderbouwing van te maken keuzen. De resultaten van deze vervolgonderzoeken en de conclusies met betrekking tot de uitgewerkt scenario’s zijn in deel 2 (hoofdstuk 8 e.v.) weergegeven, terwijl tevens de meer gedetailleerde gegevens waarop de conclusies zijn gebaseerd zijn opgenomen. 1.3

Garantie na oplever- en acceptatiedocument

In de afgelopen maanden is het systeem structureel getest op alle functionele eisen en wensen, zoals die tijdens het traject van het project zijn vastgesteld. Alle fouten, die daarbij zijn gevonden, zijn aan Ordina gemeld en zijn gerepareerd; de laatste stand is dat er geen openstaande fouten meer zijn. Dit wil zeggen dat wat is besteld, geleverd is. Omdat is gebleken dat een deel van de specificaties niet eenduidig of zelfs foutief was, is tijdens het testtraject een lijst met benodigde en/of gewenste aanpassingen opgesteld. Deze aanpassingen zijn vermeld in [bijlage 3], ‘Test en bevindingen rapportage Numeri’ zijn in de projectkosten afzonderlijk gespecificeerd. 1.4

Testen verder vorm gekregen

In maart 2008 heeft de systeemtest van de infraprocessen (federatie, fusie, aanmerking, wijkwijziging, vormen en splitsen van gemeenten) plaatsgevonden door medewerkers van de SMRA. De conclusie aan het eind van deze testperiode is dat hetgeen is opgeleverd - qua gespecificeerde mogelijkheden weliswaar functioneel redelijk tot goed is, maar dat het in de praktijk als niet werkbaar moet worden beschouwd door de omslachtige manier van werken en de grote foutgevoeligheid van het werkproces in haar huidige vorm. Dit betekent dat er ook aanpassingen (RFC’s) rond FFA nodig zijn. 1.5

Bijdrageadministratie

In november 2007 is gerapporteerd dat - in verband met de kosten van de inrichting en het beheer van de financiële administratie alsmede met het complexe karakter van deze administratie - afgezien is van de inrichting van de ‘financials’ module. Omdat deze module uit het systeem (Numeri) is geschrapt, is - zoals reeds in november 2007 is aangegeven - gezocht naar een andere oplossing voor de financiële afhandeling van de bijdrageadministratie. Met het oog hierop is een wensen- en eisenpakket opgesteld en is een offerte van Oracle gevraagd. Een en ander is terug te vinden in het investeringenoverzicht (zie hoofdstuk 9, onder 1).

43


1.6

Pagina 11 van 43

Locale softwarepakketten

Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de locale pakketten (zoals Baruch en Scipio) een deel van de oplossing te laten zijn. Daarbij is gekeken naar allerlei aspecten, zoals naar de mogelijkheden voor het synchroniseren van het centrale dataregister met de locale registers van de gemeenten, het aanpassen en opwaarderen van Baruch, het aangaan van mogelijke samenwerkingsverbanden met Hagru BV (leverancier van Scipio); tevens zijn alle mogelijke consequenties van deze scenario’s onderzocht (zie hiervoor: deel 2, hoofdstuk 11).

2

Functionaliteiten in de kern (de motor) van Numeri

De kern van Numeri (de ‘motor’) werkt nagenoeg conform de overeengekomen specificaties. Om een voor de gebruiker werkbaar en acceptabel systeem op te leveren, dient er echter nog wel een aantal zaken ontwikkeld te worden. De desbetreffende zaken zijn alle gebudgetteerd in de financiële uitwerkingen. 2.1

Wat nog gebouwd moet worden

Om Numeri werkbaar te maken is het noodzakelijk - afhankelijk van de gekozen vervolgoptie – dat de functionaliteit op een aantal punten aangepast en/of uitgebreid moet worden. Hierbij moet worden gedacht aan het volgende: gebruikersvriendelijke interface om Numeri tot een werkbaar systeem te maken, financiële afhandeling van de bijdrageadministratie, aanpassingen (RFC’s) op de z.g. motor van Numeri, selectie- en beheermechanisme (d.w.z. mogelijkheid om selecties te “maken”, ondermeer ten behoeve van het beheer in de gemeenten), aanpassingen op de webwinkel in Websolutions ten behoeve van mailings en printwerk, sjablonen voor printwerk en koppeling met Addcom en de koppeling van Websolutions, rapportages via Discoverer; deze zijn voor de landelijke gebruiker naar schatting voor 2/3 deel gebouwd, maar moeten nog verder worden getest; een deel van de rapporten zal nog aangepast moeten worden; aanpassingen die de kerkordelijke processen voor de plaatselijke gebruiker sterk vereenvoudigen, upgrade van de versie van de Oracle database waarop Numeri is gebouwd, aanpassingen om de infraprocessen (FFA, grenswijzigingen, enz.) werkbaar te maken.

43


3

Pagina 12 van 43

Financiële verantwoording tot en met april 2008 Budget

Verloop budget Landelijke Ledenregistratie tot en met april 2008 Bouwkosten

Hosting (Ordina/MCX)

€ 1.759.240

€ € Licenties (Oracle) 540.000 € Opleidingen 285.000 € Projectmanagement 550.000 € Communicatie 190.000 € Overig 130.000 € Onvoorzien 150.000 € LLR Processen *) 120.000 € Inhuur personeel 400.000 € Gebruiksvriendelijkheid 300.000 € Voorziening Uitrol **) 515.000 € Bouwrente 270.000 € 5.209.240

aangegane verplichting

Uitgaven

besteed volgens eerdere overzichten

€ 44.432

€ 1.604.735 € 247.070 € 363.933 € 221.071 € 542.222 € 111.170 € 168.373 € 75.372 € 162.924 € 891.185 € 121.987

€ 515.000

€

-

€ 515.000

€

€ € 4.510.041

€ € 5.408.260

€ 21.210 € 94.584 € 176.067 €

4.769

€

-

€

-

€

-

€

4.420

€

-

€ 37.737

-

€ 898.218

*) openstaande rekening Ordina SMRA-processen **) besluit KS november 2007, overbrugging

werkelijk besteed incl.

vrije ruimte

werkelijke verpl. *

volgens eerdere overzichten

€ 1.625.945

€ 1.625.945

€ 341.654

werkelijke vrije ruimte

€

€ 133.295 € 341.654 341.654-

€ 133.295 € 341.654-

€ 540.000

€

540.000

€

€ 225.840

€

225.840

€ 59.160

€ 542.222

€

542.222

€

€ 111.170

€

111.170

€ 168.373

€

€

79.791

€

€ 162.924

€

€ 928.922

€

€ 166.419

€

€ 0 € 59.160 € 7.778 € 78.830 € 38.373€ 70.209 € 42.924€ 528.922€ 133.581 € 515.000 € 270.000 € 315.980

0

7.778

€ 78.830 € 168.373 38.37379.791

€ 70.209 € 162.924 42.924€ 928.922 528.922€ 166.419 133.581

€ 4.893.260

€ € 270.000 € 199.020-

43


4

Pagina 13 van 43

Dienstverlening

Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar de impact voor de dienstverlening bij de keuze van de verschillende opties. Ook wordt gekeken welke vorm van dienstverlening mogelijk is na de verhuizing van de SMRA vanuit Delft, waarbij voorop staat dat een nader te bepalen pakket van dienstverlening aan de gemeenten voortgang moet kunnen vinden. Bij verhuizing naar Utrecht zal het bestaande mainframe en de huidige printerstraat achterblijven. De insteek is op dit moment om de dienstverlening voor wat betreft het FFA-proces rechtstreeks op Numeri te faciliteren. Daarnaast zal het onderdeel voor mailingen en acties worden gefaciliteerd - voor het adres selectiedeel (wie worden aangeschreven) - door middel van de inzet van Numeri en - voor het materiaal keuzedeel (wat wordt verstuurd) - de webwinkel in Websolutions. Dit laatste (mailingen en acties) is een onderdeel dat vorig jaar wel in kaart is gebracht, maar nog niet in de techniek was gerealiseerd. Bij eventuele herbouw zal het aspect van de dienstverlening opnieuw moeten worden bekeken, maar integratie met de Microsoft Office en/of andere softwareproducten is een wezenlijk onderdeel van de oplossing; hierdoor zal de locale ondersteuning beter gegarandeerd zijn dan met de huidige Numeri omgeving, die geen integratie heeft met Microsoft-producten.

5

Communicatie

In november 2007 is aan de kleine synode toegezegd dat de beoogde eindrapportage over Numeri in maart 2008 voorzien zou zijn van een paragraaf “Communicatie”. De synode wilde met name informatie ontvangen over de wijze waarop de invoering van Numeri in de gemeenten ondersteund zal worden met de inzet van communicatiemiddelen. Deze toezegging aan de synode is – in overleg met communicatiemedewerkers van de Dienstenorganisatie – gedaan op basis van de veronderstelling dat in maart het eindproduct “Numeri” aan de kleine synode gepresenteerd zou kunnen worden. Inmiddels is duidelijk dat deze termijn niet is gehaald. Uit voorliggende rapportage blijkt verder dat ook nu - juni 2008 - er voor het tot stand brengen van een landelijke ledenregistratie nog verschillende, uiteenlopende scenario’s zijn, waaruit de kleine synode een keuze dient te maken. Deze scenario’s variëren sterk in de consequenties voor de gebruiker (zoals het gebruik van het systeem en de doorlooptijd tot de invoering van het systeem). Gezien deze onzekerheid is het niet realistisch om op dit moment een gedetailleerd communicatieplan op te stellen voor de invoering van het nieuwe systeem (in welke variant dan ook). Dit heeft pas zin als duidelijk is welk product / welke producten er concreet aan de gemeenten worden aangeboden, door wie en wanneer. Om toch een beeld te geven van de werkwijze die wij zullen hanteren zodra we over de daadwerkelijk invoering van een nieuw systeem kunnen communiceren, treft u in bijlage 5 een raamwerk van een communicatieplan aan. 5.1

Korte termijn

Omdat communicatie een belangrijke rol speelt bij het doen slagen van een gecompliceerd traject als het ontwikkelen en invoeren van een systeem voor de landelijke ledenregistratie van de Protestantse Kerk, is ook duidelijk dat we niet met communiceren kunnen wachten tot er een product gereed is dat daadwerkelijk ingevoerd kan worden. Daarom is het van belang om ook over de besluitvorming op 27 juni én over het vervolgtraject direct en helder te communiceren. Daarvoor hebben projectleiding en directie de volgende communicatieactiviteiten gepland:

43


• •

•

Pagina 14 van 43

13 juni 2008: voorlichtingsbijeenkomst voor de nieuwe leden van de kleine synode (waarbij overigens ook de leden die reeds langer zitting hebben in de kleine synode zijn uitgenodigd); na de vergaderingen van de kleine synode van 27 juni a.s.: informeren van de classicale vergaderingen en de kerkenraden van alle gemeenten; informeren van de direct betrokkenen in de gemeenten via nieuwsbrief en website Numeri (www.pkn.nl/numeri); najaar 2008: beleggen van informatieavonden in het land; zo mogelijk samen met de Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB).

Afhankelijk van de besluitvorming van de kleine synode zullen ten behoeve van de daadwerkelijke invoering van het nieuwe systeem informatiebijeenkomsten in het land georganiseerd worden; een voorlopige planning houdt in: • voorjaar 2009: geven van demo’s op informatieavonden in het land; • najaar 2009: beleggen van informatieavonden in het land ten behoeve van de ingebruikname van het systeem; • gedurende het gehele traject: op gezette tijden zorg dragen voor berichtgeving in Kerkinformatie en via andere kanalen die de dienstenorganisatie ter beschikking staan. 5.2

Klankbordgroep

Bij het onderdeel communicatie naar plaatselijke gemeenten spelen de deelnemers in de Klankbordgroep gebruikersvriendelijkheid en implementatie een belangrijke rol. De ‘klankbordgroep gebruikersvriendelijkheid en implementatie’ is samengesteld uit vrijwilligers en beroepskrachten vanuit de locale gemeenten. Deze deelnemers aan de klankbordgroep werken bijna allemaal dagelijks met de huidige systemen zoals Baruch en Scipio. Tevens is vanuit de klankbordgroep een aantal subgroepen gevormd, die zich specifiek bezighouden met o.a. gebruikersvriendelijkheid, met logische opbouw van de schermen, met enquête naar de wensen en mogelijkheden van de locale gebruikers, met opleidingen, e.d. In de klankbordgroep zit ook een aantal testers die vanaf de beginfase bij het testen van Numeri betrokken zijn geweest. Zij hebben een specifieke deskundigheid ten aanzien van het gebruik van Numeri en de nog ontbrekende functionaliteiten. In de huidige projectstructuur komt de groep meestal 4-6 wekelijks bijeen o.l.v. de projectleider en heeft ze een adviserende functie. Daarnaast fungeren de leden van de groep als de ‘ogen en oren’ van het project, die onder meer de input vormen voor de ontwikkeling en uitrol van het project Numeri. Ook bij de vervolgscenario’s zal een wezenlijke bijdrage van deze groep nodig zijn, reden waarom ze gevraagd zullen worden om deel te gaan uitmaken van de diverse werkgroepen.

43


6

Pagina 15 van 43

Beheer

Nadat de keuze voor het vervolg is gemaakt, zal worden uitgewerkt op welke wijze het onderhoud en het beheer van het systeem vormgegeven moet worden. Versiebeheer (hoe kan worden gegarandeerd dat iedereen de juiste versie gebruikt) en bevindingenbeheer (betreft storingen en incidenten) zijn een tot op heden onderbelicht onderdeel, maar zullen als cruciaal onderdeel in het traject meegenomen dienen te worden. Wanneer het beheer bij de ICT-afdeling van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk kan worden ondergebracht 1 (bij scenario 6, zie deel 2), kan het project meeliften op de ITIL-implementatie die dit jaar zal worden doorgevoerd binnen de ICT-afdeling.

7

Migratie / conversie en opleiding

Ook voor dit aspect geldt hetgeen hiervoor bij ‘beheer’ is opgemerkt, namelijk dat dit onderdeel eerst in detail verder kan worden uitgewerkt als bekend is met welk scenario het project wordt vervolgd.

1

Hierbij worden zaken als incidentafhandelingen en het gecontroleerd aanbrengen van wijzigingen, procedureel geregeld.

43


Deel 2

Pagina 16 van 43

UITWERKING MOGELIJKE OPLOSSINGSRICHTINGEN NUMERI Inleiding

In de vergadering van de kleine synode van 28 maart 2008 is bij de behandeling van de toen voorliggende voortgangsrapportage (KDB 08-02) - op aanbeveling van de Bijzondere Commissie van Rapport inzake het project Numeri - besloten de lopende onderzoeken zo spoedig mogelijk af te laten ronden en daarover te laten rapporteren tijdens de eerstvolgende vergadering van de kleine synode. Hierbij dienen de uitkomsten van de studies te worden voorgelegd met verschillende scenario’s, inclusief de financiële en organisatorische consequenties van de onderscheiden scenario’s. Het bestuur van de dienstenorganisatie (tevens optredend als bestuur van de SMRA) is daarbij opgedragen in juni 2008 aan de kleine synode voorstellen te doen met betrekking tot de voortgang dan wel beëindiging van het project Numeri, Landelijke Ledenregistratie. In dit deel van de rapportage zullen achtereenvolgens aan de orde komen - de resultaten op hoofdlijnen van de onderzochte opties met een overzicht van de belangrijkste voor- en nadelen van de verschillende scenario’s, - de kosten van de scenario’s (project- en exploitatiekosten), - overwegingen met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen en verwachtingen, - overwegingen betreffende koppeling van locale pakketten met Numeri, - grove tijdsplanning voor het vervolgtraject. Deze rapportage wordt afgesloten met conclusies ten aanzien van de uitgewerkte scenario’s en een aanbeveling over de voortgang van het project, alsmede een slothoofdstuk over de financiële gevolgen en een concreet besluitvoorstel van het bestuur van de dienstenorganisatie.

8

Resultaten op hoofdlijnen van de onderzochte opties

De afgelopen maanden zijn de opties die in eerdere vergaderingen van de kleine synode zijn genoemd, verder onderzocht. Het gaat daarbij om de volgende opties: 1. terugvallen op en verdergaan met het bestaande mainframe (met printerstraat) en het huidige Baruch, 2. Numeri (in de huidige vorm) met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio, KLA, 3. Numeri met WEB-schermen voor het verwerken van mutaties, 4. Numeri met nieuwe gebruikersinterface, 5. combinatie van 2 en 3 en 6. herbouw van Numeri. Er is door verschillende partijen gekeken naar de haalbaarheid van een tussenlaag tussen Numeri en locale pakketten (up- en downloadmogelijkheid), de digitale wizards met WEB-schermen en een nieuwe gebruikersinterface. Ook combinaties van mogelijkheden en de haalbaarheid daarvan zijn goed onderzocht.

43


Pagina 17 van 43

Alle aspecten van de te bouwen tussenlaag, de benodigde aanpassingen in bijvoorbeeld Scipio en de gevolgen voor het huidige Numeri zijn gezamenlijk en in een constructieve sfeer tegen het licht gehouden. 8.1

Optie 1 Terugvallen op en verdergaan met de bestaande mainframe (met printerstraat) en het huidige Baruch

Al bij de start van het project was duidelijk dat aanpassing van de bestaande systemen geen optie meer kan zijn. In de rapportage aan de kleine synode van maart 2008 is nogmaals vastgesteld dat deze optie niet realistisch is in verband met vooral de hoge risico’s op het gebied van continuïteit en de te verwachten problemen rond flexibiliteit, architectuur, actualisatie en integratie met de moderne ICToplossingen. 8.2

Optie 2 Numeri (in de huidige vorm) met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio, KLA

Deze oplossing lijkt eenvoudig en overzichtelijk, maar biedt geen oplossing voor alle huidige tekortkomingen van Numeri, zoals het niet kunnen uitvoeren van bovenplaatselijk werk, bijvoorbeeld infraprocessen zoals grenswijzigingen en FFA (fusies, federaties en aanmerkingen). Hetzelfde geldt voor de werkzaamheden voor die gemeenten die de registratiewerkzaamheden aan de Landelijke Ledenregistratie (SMRA/DO) hebben uitbesteed, omdat de desbetreffende gemeenten deze werkzaamheden niet zelf kunnen of willen doen. Vanuit beheersoogpunt is het een lastig te beheren omgeving door de vele locale bestanden en te synchroniseren registers. Bovendien gaat het hier om een zeer kostbare oplossing zowel qua aanschaf van de licenties en de benodigde hardware als wat betreft de jaarlijkse licentiekosten door de - landelijk gezien - grote aantallen gebruikers. Daarnaast vraagt deze oplossing meer van de plaatselijke gebruikers en/of van ondersteuning, omdat er o.a. locaal software geïnstalleerd en onderhouden moet worden, terwijl tevens back-up regelingen voor de data getroffen moeten worden. Voor gemeenten, waarin weinig tot geen ICT-kennis aanwezig is, zal deze oplossing mogelijk een onneembaar obstakel vormen. 8.3

Optie 3 Numeri met WEB-schermen voor het verwerken van mutaties

Deze oplossing schiet tekort voor al die gemeenten, die veel meer doen met hun ledenregistratie dan alleen administreren wie lid van de gemeente zijn. Deze optie is ook wat betreft de bijdrageadministratie en de ondersteuning van acties onvoldoende. Er zal bij deze optie alsnog zwaar geleund moeten worden op een landelijke organisatie, die de ondersteuning en dienstverlening moet verzorgen. Numeri is echter juist erop gericht dat gemeenten zoveel mogelijk zelf het werk kunnen doen en dat ook zelf gaan doen. 8.4

Optie 4 Numeri met nieuwe gebruikersinterface

Onderzoek heeft geleerd dat deze optie een kostbare oplossing is –zowel in geld als in tijd– die (in ieder geval op korte termijn) nog steeds niet het niveau van de locale pakketten zal kunnen evenaren. Dat heeft ook te maken met het feit dat alle data in een centraal register staan opgeslagen, waarbij

43


Pagina 18 van 43

niet ontkomen kan worden aan een bepaalde vorm van standaardisatie en limitering van opties om het geheel betaalbaar en beheerbaar te houden. Deze optie zou wel kunnen bijdragen aan een betere gebruiksvriendelijkheid, doch is onvoldoende voor de gebruikers, die lokaal veel meer doen met hun ledenadministratie dan in een standaardpakket kan worden aangeboden. 8.5

Optie 5 Numeri met een combinatie van 2 (locale applicaties) en 3 (WEB-schermen)

In deze optie worden de voordelen van de opties 2 en 3 gecombineerd, waarbij ze elkaars nadeel opheffen. De insteek hierbij is dat de gemeenten hun primaire (en kerkordelijk) verplichte registratiewerkzaamheden via WEB-schermen moeten kunnen afhandelen, conform een van de oorspronkelijke uitgangspunten van Numeri. Deze WEB-schermen moeten generiek en heel eenvoudig in gebruik zijn, zodat de drempel om deze te gebruiken uiterst laag is. Ook moeten eenvoudige rapportages en selecties kunnen worden gemaakt, die eventueel als bestand op een plaatselijke PC in Excel of Word verder kunnen worden bewerkt. Gemeenten, die (veel) meer willen kunnen doen met de ledenregistratie (dan alleen het registreren van gegevens van de leden van de gemeenten) en/of die vasthouden aan hun locale applicaties kunnen hun data - via up- en downloaden - elektronisch koppelen met het centrale register. Daartoe moet deze applicatie wel zijn aangepast. Vanuit oogpunt van gebruikersvriendelijkheid en flexibiliteit hebben de gemeenten de keuze uit twee mogelijkheden te weten: gebruik van WEB-schermen (gratis tot 5 gebruikers) voor de primaire en kerkordelijk verplichte werkzaamheden of de inzet van een locaal pakket (waarvan de kosten voor eigen rekening komen), wanneer de gemeente duidelijk meer wil kunnen doen met de gegevens van het centrale LLR-register dan hetgeen via de WEB-schermen wordt geboden. Deze optie is dus een combinatie van de inzet van locale pakketten naast het gebruik van WEBschermen. Ook binnen een gemeente kan deze mix worden gebruikt (bijv.: de ledenadministrateur werkt met een locaal pakket, terwijl de predikant de kaartenbak raadpleegt via de WEB-schermen). 8.6

Optie 6 Herbouw van Numeri (d.w.z. Numeri stoppen in haar huidige vorm en deels opnieuw beginnen)

Tijdens het Numeri-proces is zowel binnen de projectgroep, de directie en het bestuur alsmede ook in de Bijzondere Commissie van Rapport en de kleine synode regelmatig aan de orde geweest in hoeverre het nog verantwoord is door te gaan met Numeri. Tijdens het proces werd evenwel telkens geconstateerd dat er nog steeds mogelijkheden leken te zijn uiteindelijk toch nog tot een redelijk resultaat te komen. De blijvende onzekerheid over de uiteindelijke kwaliteit van de nieuwe ledenregistratie heeft geleid tot de opdracht van de kleine synode om ook optie 6 te onderzoeken. Het gaat hier om een diepgaand onderzoek naar de mogelijkheid om een oplossing te realiseren via herbouw met gebruikmaking van alle kennis en ervaring, die op dit moment is opgedaan in de loop van het project Landelijke Ledenregistratie en waarbij tevens gebruik gemaakt kan worden van de meest recente technische mogelijkheden.

43


Pagina 19 van 43

Deze optie is onderzocht door de firma CapGemini (die in 2007 een onderzoek heeft uitgevoerd naar de mogelijkheid van gegevensuitwisseling Numeri en Baruch). CapGemini heeft een voorstel uitgewerkt om - uitgaand van de allerlaatste stand van de techniek (software uit januari 2008) - te komen tot een gebruikersvriendelijk LLR-systeem. De specificaties van dit voorstel zijn opgenomen en gebruikt bij de uitwerking van deze optie, zoals deze - voor wat betreft verschillende aspecten - in het volgende hoofdstuk is neergelegd. De insteek - ook bij het onderzoek naar deze optie - is dat sprake zal (kunnen) zijn van een combinatie van het gebruikmaken van een locaal pakket en van WEB-schermen. 8.7

Overzicht van de voor- en nadelen van de scenario’s en van de risico’s

Bij de nadere uitwerking van de hiervoor vermelde opties is in de eerste plaats gekeken naar de oorspronkelijke uitgangspunten voor de landelijke ledenregistratie, zoals deze door de kleine synode zijn vastgesteld. Al deze uitgangspunten zijn door de projectgroep Numeri bezien en geëvalueerd in het licht van de huidige stand van het systeem. De resultaten van deze evaluatie zijn neergelegd in bijlage 2. Op deze wijze is een raamwerk ontworpen, dat heeft gediend als basis voor de verdere uitwerking van de onderscheiden scenario’s. Het onderzoek betreffende de verschillende opties levert het volgende beeld op: a

b

c

Optie 1 (Terugvallen op en doorgaan met het bestaande mainframe [met printerstraat] en het huidige Baruch) is van de onderzochte mogelijkheden de moeilijkste en meest risicovolle optie op dit moment, vanwege (1) het risico van gebrek aan continuïteit wat betreft bemensing, deskundigheid en materiaal, (2) slechte ontsluitbaarheid van het systeem naar de eindgebruikers in het land (terwijl dat een van de kerndoelstellingen van het project is) en (3) het gebruik van verouderde technieken en processen. De opties 2 en 3 (Numeri met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio en KLA als gebruikersinterface óf alleen WEB-schermen voor de primaire werkzaamheden) schieten beide tekort in de te bieden functionaliteiten, bieden geen structurele oplossingen, vergen meer kennis en deskundigheid in het land en hebben extra financiële aspecten (bij een voortgaan met deze opties zullen nog meer onderdelen bijgebouwd moeten worden); beide oplossingen leggen ook een zware werkdruk op de (landelijke) dienstenorganisatie voor wat betreft de noodzakelijke ondersteuning en dienstverlening. Optie 4 (Numeri met nieuwe gebruikersinterface) geeft de gemeenten de mogelijkheid om via één eenvoudige interface door middel van een webbrowser Numeri te gebruiken op een voor de gemeente optimale wijze. Dit zal evenwel zeker niet op korte termijn te realiseren zijn. Bij deze optie wordt - anders dan bij optie 3 - een volledig nieuwe en complete interface gebouwd om die twee opties van de flexibiliteit van één pakket en het eenvoudige gebruik ervan te combineren in één nieuwe gebruikersinterface. De bouwkosten zijn niet gering en het blijft de vraag of de gebruikersvriendelijkheid en mogelijkheden voldoende zullen blijken te zijn. In deze optie blijft ook (dwingend) noodzakelijk dat standaardisatie dient plaats te vinden om een en ander beheerbaar en betaalbaar te houden. Deze optie is onvoldoende voor de gebruikers, die veel meer doen met hun ledenadministratie dan in een standaardpakket wordt c.q. kan worden aangeboden.

43


d

e

Pagina 20 van 43

Bij optie 5 (Combinatie van optie 2 en 3) moet het huidige systeem van Numeri worden afgemaakt. De kosten, die daarmee zijn gemoeid, zijn niet gering. Bovendien zijn de structurele onderhouds- en exploitatiekosten van het resulterende systeem erg hoog (zie daarvoor hoofdstuk 9). Deze hoge kosten worden o.a. veroorzaakt door de complexiteit van het gebouwde systeem en alle daarin meegenomen modules en aangepaste standaardmodules. Kleine aanpassingen daarop zullen altijd alleen met ingehuurde externe (en dure) mensen kunnen worden uitgevoerd. Deze externe mensen hebben bovendien elke keer - in verband met de complexiteit van het systeem - een flinke inleertijd nodig. Vanuit de ontwikkelhoek komen er regelmatig signalen dat men schrikt van de complexiteit van het systeem op dit moment; hierbij moet bedacht worden dat er - bij een voortgaan met deze optie, evenals het geval is bij optie 2, 3 en 4 - in de komende maanden nog meer onderdelen bijgebouwd moeten worden. Optie 6 (Herbouw van Numeri, d.w.z. stoppen met Numeri in de huidige vorm en komen tot een herbouw) heeft het voordeel dat een gebruikersvriendelijk LLR-systeem kan worden ontwikkeld, met behulp van alle kennis en ervaring die is opgedaan in de loop van het huidige traject en waarbij tevens gebruik gemaakt kan worden van de meest recente technische mogelijkheden.

Reeds op grond van de resultaten van het onderzoek op hoofdlijnen naar de genoemde 6 opties kan worden geconcludeerd dat - gelet op de uitgangspunten voor de landelijke ledenregistratie - de eerste drie vermelde opties niet realistisch zijn, resp. onvoldoende oplossing bieden voor de geconstateerde tekortkomingen van Numeri in de huidige vorm. De rapportage over de verdere uitwerking van de opties, met name op het punt van de (project- en exploitatie-) kosten, richt zich alleen op de opties 4, 5 en 6 als mogelijke scenario’s; deze opties zijn meer in detail uitgewerkt. NB: De eerste drie opties zijn bij de verdere uitwerking overigens niet buiten beschouwing gebleven, maar de (financiële) gegevens zijn - omdat deze opties niet in aanmerking komen voor verdere ontwikkeling - niet in deze rapportage opgenomen. De gegevens zijn uiteraard wel beschikbaar en kunnen desgewenst worden overgelegd.

Het hiernavolgende overzicht, waarin de belangrijkste voordelen van de scenario’s 4, 5 en 6 zijn afgezet tegen de nadelen is vooral behulpzaam om zicht te krijgen op de aspecten waaraan gedacht moet worden bij de besluitvorming en uitwerking van een vervolgscenario. In deze tabel zijn - zoals aangegeven - alleen de opties 4, 5 en 6 opgenomen. Scenario Voordelen 4 = Numeri met nieuwe Gebruikersinterface kan optimaal worden gebruikersinterface ingericht (gebouwd); SILA-koppeling en bepaalde delen zijn al "af".

5 = combinatie van 2 en 3

Goede gebruikersinterface is beschikbaar; SILA-koppeling en bepaalde delen zijn al "af".

6 = Herbouw

Gebruikersinterface kan optimaal worden ingericht; Nieuw ontwerp vanuit huidige ervaring; nieuwe ontwikkelingen zijn makkelijk te integreren; Geleerde lessen uit Numeri beperken de mogelijke risico's die aan herbouw kleven.

Nadelen Zal toch onvoldoende zijn voor een deel van de gebruikers; Mogelijk verschil van data bij locaal én centraal gebruik; Oracle HR-systeem wordt mogelijk een blok aan het been (er wordt slechts een klein gedeelte van het systeem -20%gebruikt); Zeer hoge onderhouds- en exploitatiekosten Hoge mate van complexiteit. Dubbele interface en regels te onderhouden (dus onderhoud op 3 vlakken: Scipio, WEB, Numeri); Mogelijk verschil van data bij locaal én centraal gebruik; Oracle HR-systeem wordt mogelijk een blok aan het been; Zeer hoge onderhouds- en exploitatiekosten; Hoge mate van complexiteit. Eerst een (beperkt) selectietraject volgen; Versnelde afschrijvingskosten Numeri;

Herbouw heeft ook (nu nog) onbekende risico’s, die bij elk nieuw systeem opduiken.

43


9

Pagina 21 van 43

Kosten van de scenario’s 4, 5 en 6

In dit hoofdstuk zijn alleen de totaalbedragen van de verschillende posten opgenomen. De Bijzondere Commissie van Rapport heeft inzicht gekregen in de specificaties van de posten en opbouw van de genoemde bedragen. 9.1

Projectkosten van de scenario’s

In deze paragraaf zijn de te maken projectkosten van de scenario’s in twee overzichten opgenomen. Bij de scenario’s 4 en 5 gaat het hierbij over de kosten om het Numeri-systeem af te bouwen en de aanvullende eenmalige investeringskosten voor de nieuwe onderdelen. Uit het (totaal-) overzicht blijkt dat de scenario’s qua investering niet ver uiteen liggen. De projectkosten van de scenario’s 4, 5 en 6 zijn in twee tabellen opgenomen. De eerste tabel betreft de project- of realisatiekosten, die voor alle drie de scenario’s gelijk zijn en dus ook niet van invloed zijn op de te kiezen scenario’s. Deze kosten moeten nog in elk scenario worden gemaakt en hebben geen relatie met de kosten tot nu toe van Numeri. Daarna volgen - in de tweede tabel - de geraamde extra kosten per scenario. Tabel 1. Projectkosten die onafhankelijk zijn van de te volgen oplossingsscenario’s Onderwerp Projectkosten – Inhuur Projectkosten - Onderzoeken, pilots Communicatie Opleidingen Testkosten (TT, FT, ST, stress) Dienstverlening - Addcom en overig Beveiliging (nummer generator?) Hardware Kosten Implementatiekosten Algemeen, zoals Conversie en migratie Totaal projectkosten voor alle vervolgscenario’s

Bedrag € 650.000 € 120.000 € 23.800 € 180.000 € 174.850 € 47.600 € 250.000 € 100.000 € 50.000 € 1.596.250

Tabel 2. Overzicht van de projectkosten die verschillen per oplossingsscenario Onderwerp Projectkosten – Hosting Projectkosten - Licenties = Oracle Projectkosten - Licenties = Dynamics o.i.d. Ondersteuning Ordina voor vervolg Aankopen Scipio licenties ter vervanging van Baruch € 0 - € 204.640; is € 102.320 gemiddeld Web-Winkel – WebSolutions RFC's voorkomend uit Acceptatietest Vervangen Financialsdeel voor bijdrage Schatting Bouwkosten (FO, TO, Bouw) Bouw - WEB-schermen Bouw - Koppeling Scipio (+ Transept) Totaal te investeren per vervolgscenario

Bedrag O-4 € 151.130 € 41.817 €0 € 114.145

Bedrag O-5 € 151.130 € 41.817 €0 € 114.145

Bedrag O-6 €0 €0 € 238.000 €0

€0

€ 102.320

€ 102.320

€ 424.830 € 179.071 € 615.754 €0 € 416.500 € 238.000 projec € 2.181.247

€ 424.830 € 179.071 € 615.754 €0 € 416.500 € 476.000

€0 €0 €0 € 2.142.000 €0 €0

€ 2.521.567

€ 2.482.320

43


9.2

Pagina 22 van 43

Exploitatiekosten en andere overwegingen inzake beheer en onderhoud

De uiteindelijke keuze voor een scenario zou - gezien vanuit het bestuur van de dienstenorganisatie en de projectleiding Numeri - wat de kosten betreft vooral moeten uitgaan naar dat scenario, waarbij de exploitatiekosten per jaar het laagst zijn. Tabel 3. Jaarlijkse kosten voor exploitatie en onderhoud per oplossingsscenario Onderwerp Exploitatie / onderhoud SW+ (20%) Exploitatie / onderhoud SW financ. Deel Exploitatie / onderhoud SW-motor (20%) Afschr. aanvullende projectkosten (10 jr) Afschr. Numeri-kosten tot nu toe (5,2 miljoen in 10 jaar bij 4 en 5 en deel voor hergebruik bij 6) Licenties = Oracle Licenties = Scipio (door gemeenten te betalen tussen € 0 en € 200.000,-; is € 100.000,- gemiddeld) Licenties = Dynamics + Share point Technisch beheer intern of extern Totaal jaarlijkse onderhoudskosten per vervolgscenario

Bedrag O-4 € 140.000 € 103.488 € 714.000 € 377.749

Bedrag O-5 € 150.000 € 103.488 € 714.000 € 411.782

Bedrag O-6 € 360.000 €0 €0 € 407.857

€ 520.000

€ 520.000

€ 200.000

€ 41.817

€ 41.817

€0

€0

€ 100.000

€ 100.000

€0 € 151.130

€0 € 151.130

€ 65.450 € 75.000

€ 2.192.217

€ 1.208.307

€ 2.048.184184

Uit deze paragraaf blijkt dat de jaarlijkse exploitatiekosten per scenario aanzienlijke verschillen vertonen. Dit overzicht bevat een aantal opvallende bedragen: de onderhoudskosten op de Numeri-motor zijn erg hoog, omdat dit een complex geheel is geworden; bij herbouw worden de gemaakte kosten m.b.t. kennis, deskundigheid en ervaring van het project Numeri als afschrijvingskosten gedeeltelijk meegenomen i.v.m. hergebruik (in dit overzicht is gerekend met 20% van de bouwkosten en 50% van de projectkosten); wanneer de kosten voor Scipio-licenties op een andere wijze worden gefinancierd kunnen ze - bij optie 5 en optie 6 - uit dit overzicht worden verwijderd; bij herbouw kan het technisch beheer in eigen huis worden uitgevoerd wanneer het systeem met Microsoft-producten wordt gerealiseerd; dit in tegenstelling tot de huidige Oracle omgeving, die op Linux is geïnstalleerd en waarvan het beheer is uitbesteed. Aan beide beheeroplossingen kleven voor- en nadelen; deze zijn niet van doorslaggevend belang voor de keuze; wél van belang is dat het applicatiebeheer en -onderhoud in een Microsoft-oplossing zowel financieel als operationeel voordelen biedt.

10

Toekomstige ontwikkelingen en verwachtingen, die van belang zijn voor de te maken keuze

Zoals blijkt uit het vergelijkend overzicht van de exploitatiekosten (tabel 3 in hoofdstuk 9.2) zijn de onderhoudskosten op de Numeri – motor erg hoog omdat dit een complex geheel is geworden. Het is namelijk noodzakelijk om - in verband met de beperkte houdbaarheid van software versies en de ondersteuning daarop door de leverancier - regelmatig nieuwere versies te installeren. Daarbij moet dan altijd ook weer worden geverifieerd of eventuele (bij gemeenten aanwezige) maatwerksoftware nog naar behoren werkt.

43


Pagina 23 van 43

Voor de huidige Numeri-omgeving op basis van het Oracle HR-systeem worden ten aanzien hiervan grote inspanningen (en dus kosten) verwacht. De eerstvolgende opwaardering van het Oracle HR-systeem moet uiterlijk in 2011 worden doorgevoerd; de voorlopig geschatte kosten daarvoor liggen tussen de € 0,5 en € 1,5 miljoen. Het zou onverantwoord zijn als de kerk nu zou investeren in goede gebruiksvriendelijke software en vervolgens jarenlang niet zou meegroeien met de ontwikkelingen in de ICT sector. Ook binnen de kerk zal voortdurend bekeken moeten worden of de dienstenorganisatie wat betreft de systemen ‘toekomstvast’ is en of niet moet worden ingespeeld op bepaalde maatschappelijke en/of technische ontwikkelingen. Daarnaast zullen zaken als koppeling van systemen met e-mail adressen, SMS-diensten en “overall” digitalisering van de samenleving invloed hebben op de registraties binnen de kerk, in deze zin dat deze registraties in de toekomst zullen moeten worden uitgebreid met deze gegevens (e-mail adressen, etc.). Voorts is van belang te melden dat de eenmalige bouwen inrichtingskosten, rekening houdend met afschrijvingen op deze investeringen, een relatief klein onderdeel vormen van de totale jaarlijkse systeem- en ontwikkelkosten. Zo zullen op een termijn van bijv. 10 jaar de jaarlijkse onderhoudskosten zeker zo belangrijk zijn voor het totaalbedrag dat is vereist voor automatisering, als de jaarlijkse afschrijving over de eenmalige investeringskosten. Wanneer Numeri nieuw gebouwd zou worden met bijv. gebruikmaking van de twee Microsoftproducten Dynamics en Sharepoint (zoals door CapGemini voorgesteld), zou dat goed aansluiten op de beleidskeuze voor deze Microsoft-producten: een belangrijke ontwikkeling, die de keuze kan bepalen, is dat ICCO is overgeschakeld op het gebruik van Microsoft Dynamics als ERP-pakket en dat de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk korte tijd geleden heeft besloten daarop in de toekomst aan te sluiten en op termijn ook over te gaan op het gebruik van Dynamics; daar komt bij dat vorig jaar een begin is gemaakt met het inzetten van Microsoft Sharepoint binnen de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk als groupware software voor in eerste instantie de thuiswerkers (zoals de gemeenteadviseurs nieuwe stijl). Extra kosten worden gemaakt bij een upgrade van Oracle; geschat op 1 tot 1,5 mln. Overigens is het gebruik van de betreffende Microsoft-producten voor Numeri nog geen vaststaand feit. Wanneer besloten wordt tot herbouw, zal eerst een selectietraject doorlopen moeten worden. Aspecten als deze zullen in dat geval echter wel van grote invloed zijn op de keuze (in ieder geval tussen optie 5 en 6).

11

Opties en scenario’s voor wat betreft de locale pakketten in relatie met Numeri

Dit hoofdstuk gaat over de opties en scenario’s wat betreft de locale pakketten in relatie met centrale systemen. Er zijn - ruwweg - twee opties aanwezig, te weten Baruch en Scipio; dit zijn beide locale pakketten met een behoorlijk marktaandeel binnen de Protestantse Kerk in Nederland. Essentieel voor de aan te koppelen locale pakketten is de mogelijkheid van synchronisatie met het centrale systeem Numeri, waarbij dit centrale systeem leidend is (dit is één van de belangrijkste uitgangspunten voor het ontwikkelen van één centraal systeem).

43


Pagina 24 van 43

Met betrekking tot Baruch kan het volgende worden gemeld: Het bedrijf Getronics heeft begin 2008 dit pakket inhoudelijk beoordeeld en is tot de conclusie gekomen af te moeten zien van het uitbrengen van een offerte voor het opwaarderen van het product. Vorig jaar liet CapGemini al hetzelfde weten. Het product Baruch wordt door deze bedrijven ervaren als moeilijk onderhoudbaar door de complexe structuur. Daarnaast is sprake van achterstallig onderhoud, terwijl het pakket voorts gebaseerd is op (te) oude software producten. Om die reden zou het product opnieuw moeten worden ontworpen en grondig worden gerenoveerd en vernieuwd. In dat kader wordt gesproken over grote bedragen (in de orde van grootte van een half miljoen euro) en lange doorlooptijden (1-2 jaar). Beide firma’s ontraden om zoveel te investeren in een restauratie van Baruch. Ten aanzien van Scipio is te melden dat met de producent van het product is overlegd over een samenwerkingsverband. Het product moet worden aangepast om het te laten voldoen aan de nieuwe kerkordelijke regelingen van de Protestantse Kerk, maar verder zijn er - volgens Hagru BV, de leverancier van Scipio - niet veel aanpassingen nodig. Belangrijk bij het integreren van Scipio als oplossingsrichting met Numeri is de vorm waarin de samenwerking van de Protestantse Kerk met deze externe partij wordt gegoten. De samenwerking met Hagru krijgt een nieuwe dimensie. Het lokale pakket Scipio wordt het leidende pakket. De heer Menno Haagsma is beschikbaar om bij de Protestantse Kerk in Nederland in dienst te treden (voor tenminste 3 jaar en tenminste 3 dagen per week) voor de verdere ontwikkeling van de Landelijke Ledenregistratie (LLR). De Protestantse Kerk in Nederland hecht er een groot belang aan om in deze fase samen met Hagru op te trekken. De gemeenten die momenteel Baruch gebruiken kunnen kosteloos per 1 januari a.s. naar de basismodules van Scipio overstappen. De Protestantse Kerk in Nederland zal gemeenten stimuleren, die nog geen lokaal pakket gebruiken, om van deze optie gebruik te maken.

12

Grove tijdplanning

Voor de scenario’s 4 en 5 zijn door Oracle, die deze opties zou (kunnen) gaan realiseren, voor de bouw doorlooptijden genoemd van ongeveer 6 maanden. CapGemini heeft voor het herbouw scenario (6) een doorlooptijd van 9 maanden opgegeven. Beide bouwtrajecten zullen afgerond moeten worden met een intensief en integraal testtraject, dat – globaal - 2 à 3 maanden zal duren. Een en ander betekent dat de migratie of conversie voor het centrale systeem ongeveer een jaar na verstrekking opdracht zouden kunnen worden uitgevoerd. Voor het instrueren van de gemeenten en het in gebruik nemen door de gemeenten is daarna nog een periode van ten minste één jaar nodig Een grove tijdsplanning in maanden zou er - vanaf de verstrekking van de opdracht - dan als volgt uit komen te zien. Voor de goede orde wordt hierbij met nadruk vermeld dat hierbij nog geen sprake is van een onderbouwde planning; een en ander dient in de komende tijd nog in overleg met de betrokken leveranciers te worden onderzocht, gestaafd en onderbouwd.

43


Maand

1

Aktie

Pagina 25 van 43

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Besluit

X

Baruch naar Scipio

X

X X

X

X

X

X

X

Optie 4, 5

X

X X X X

X

X

X

X

X

Definitiefase

X

X X X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Ontwerpfase

11

12

X

X

X

X

14

15

16

17

18

19

X

X

X

X

X

X

X+

X

X

X

X

X X

X

X

X+

X X X

Bouwfase

X X

Integratie Systeemtest

X X

X

Funct. Test Integratie, perform. en accept Uitrol in het land Optie 6

X

X X X X

Selectie

X

X

X

Definitiefase

X X X

X

Ontwerpfase

X

X

Bouwfase

X

X

X

X

Systeemtest

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Integratie Funct. Test Integratie, perform. en accept Uitrol in het land

13

13

Conclusies en aanbevelingen

Op grond van de hiervoor gegeven overwegingen en gebruikmakend van tot nu toe beschikbare informatie kan worden gekomen tot een prioritering ten aanzien van de drie meest wenselijke scenario’s: optie 4 (Numeri met nieuwe gebruikersinterface), optie 5 (Numeri met een combinatie van 2 (locale applicaties) en 3 (WEB-schermen)) en optie 6 (Herbouw van Numeri). 13.1

Vanuit bedrijfseconomisch standpunt

Op grond van bedrijfseconomische aspecten, waarbij vooral gekeken is naar de kosten voor de realisatie en het onderhoud in de komende 10 jaar, komen we tot de onderstaande ‘top 3’ (uit de eerder genoemde 6 scenario’s) voor de mogelijke oplossingsscenario’s. De genoemde kosten voor realisatie en onderhoud zijn gespecificeerd in hoofdstuk 10.

43


Pagina 26 van 43

Scenario Kostenpost Verwachte kosten – Upgrade Oracle HR Exploitatie en onderhoud 10 jaar Totaal na 10 jaar

13.2

Scenario 4

Scenario 5

1.500.000 20.481.840 21.981.840

1.500.000 21.922.170 23.422.170

Scenario 6 12.083.070 12.083.070

Functionele en technische criteria met een wegingsfactor

De volgende criteria zijn benoemd en van een weging voorzien: Nr. 1 2 3 4

Onderwerp / gezichtspunt draagvlak in de kerk op plaatselijk vlak technisch en qua gebruik op middellange termijn het best welke oplossing past het best cq. is het meest optimaal voor de landelijke dienstverlening en de bestaande infrastructuur in Utrecht hoe beheerbaar en flexibel is het

Weging 8 5 5 8

Hieronder is per scenario een cijfer voor elk criterium opgenomen met daarachter de waarde door de weging: Nr. 1 2 3 4 Totalen

Weging 8 5 5 8

Cijfer O-4 6 6 6 6

Score R-4 48 30 30 48 156

Cijfer O-5 8 4 4 5

Score R-5 64 20 20 40 144

Cijfer O-6 8 8 7 7

Score R-6 64 40 35 56 195

Scenario 6 (Herbouw van Numeri, dus stoppen met Numeri in de huidige vorm en herbouw) komt vanuit meerdere gezichtspunten - uit het onderzoek als het meest wenselijke scenario naar voren. Scenario 5 komt - vanuit het oogpunt van acceptatie in de gemeenten - op de tweede plaats. Om bedrijfseconomische en architectonische redenen zou echter scenario 4 de voorkeur hebben boven scenario 5, doch scenario 4 heeft niet voldoende draagvlak bij de gebruiker. Beide scenario’s bouwen - zoals aangegeven - voort op het huidige Numeri-platform. De conclusies met betrekking tot herbouw zijn gebaseerd op een realistisch en onderbouwd voorstel, afkomstig van een ‘derde’ partij. Deze zullen - als overgegaan wordt tot het vragen van offertes overigens nog getoetst moeten en kunnen worden door andere leveranciers. 13.3

Aanbeveling

De kosten die gemoeid zijn met het afmaken van het project Numeri in de huidige vorm en de daarmee gepaard gaande risico’s zijn voor de kleine synode aanleiding geweest om ook onderzoek te laten doen naar de mogelijkheid om met het huidige Numeri-systeem te stoppen en - met alle kennis die in de loop van het project is opgedaan - een traject van herbouw in te gaan. Uit het vorenstaande blijkt duidelijk dat met een investering, die ongeveer evenveel kost als het bedrag dat nodig is zou zijn voor het afbouwen van het Numeri-systeem, een ander systeem kan worden gerealiseerd, dat gebaseerd is op modernere technieken en waarvan de jaarlijkse lasten aanmerkelijk lager liggen dan de kosten, die nodig zijn bij het doorgaan met het huidige Numeri-systeem.

43


Pagina 27 van 43

De keuze, waar de kleine synode voor staat is of doorgaan met en handhaven van het Numeri-fundament, wat in onderhoud - naar schatting structureel een bedrag van minimaal € 2,2 miljoen per jaar zal gaan kosten of herbouw, waarbij rekening gehouden moet worden met een jaarlijkse onderhoudslast van ruim € 1,2 miljoen. Op grond van de resultaten van de in deze rapportage vermelde onderzoeken, moet worden geconcludeerd dat herbouw om bedrijfseconomische redenen (aanzienlijk minder kosten voor exploitatie en onderhoud) als de beste keuze dient te worden beschouwd, terwijl herbouw ook vanuit onderhouds- en beheersmatig gezichtspunt de sterke voorkeur verdient boven doorgaan met Numeri; één en ander in verband met de complexiteit van het huidige Numeri- systeem en alle ‘verborgen gebreken’, die daarbij zijn gebleken (en voor de toekomst niet uit te sluiten zijn).

14

Financiële gevolgen beëindiging Numeri

Een besluit tot herbouw betekent tegelijkertijd een beëindiging van het thans lopende Numeri-project. Uiteraard heeft dat ook aanzienlijke financiële gevolgen. Zoals hiervoor reeds is vermeld (onder hoofdstuk 3, blz. 7) bedragen de huidige investeringskosten van het project € 4,9 mln. en zullen de voor de volledige beëindiging van de verplichtingen van dit project (licenties e.d.) nog een bedrag vergen van ca.€ 0,3 mln., zodat de totale investering (€ 5,2) mln. zal gaan bedragen. Overigens behoeft laatstgenoemd bedrag niet volledig als “verloren” te worden beschouwd omdat bij herbouw gebruik kan worden gemaakt van de tot nu toe opgedane kennis, deskundigheid en ervaring bij het Numeri-project. Op basis van inschattingen van ter zake deskundigen is de investering voor dit “hergebruik” te stellen op 20% van de bouwkosten en 50% van de projectkosten, wat globaal overeen komt met een bedrag van (afgerond) € 2,0 mln. In de in deze rapportage opgenomen raming voor de jaarlijkse exploitatielasten voor optie 6 is reeds met een afschrijving van € 200.000,- per jaar (10 jaar) rekening gehouden. Genoemd bedrag is dus begrepen in de exploitatielasten van € 1,2 mln. per jaar. Dat betekent tevens dat het overige investeringsdeel ad.€ 3,2 mln. direct als verlies moet worden aangemerkt. Op grond van de accountancyvoorschriften dient dit verlies direct te worden genomen en –zo mogelijk– nog te worden verwerkt in een concept-jaarrekening over 2007, welke momenteel vrijwel gereed zijn. Omdat de financiële exploitatie van de Dienstenorganisatie voor dit hoge bedrag uiteraard geen ruimte biedt rest slecht dit verlies te dekken ten laste van de Risicoreserve van de Protestantse Kerk. Uit de concept-jaarrekening over 2007 van de Kerk blijkt dat deze reserve per 31 december 2007 een omvang heeft van ruim € 11,4 mln., na toevoeging van een bedrag van ruim € 1,5 mln. in 2007. Dit is overigens excl. het aandeel in het positieve exploitatieresultaat 2007 van € 0,48 mln. van de dienstenorganisatie. Daarmee bedraagt de reserve 60,9% van de jaarloonsom en is daarmee gestegen boven het maximum van de vastgestelde bandbreedte van 40-60%. Na afboeking van het bedrag van € 3,2 mln. resteert dus een risicoreserve van € 8,2 mln. of 43,6% van de jaarloonsom en blijft daarmee dus nog binnen de gestelde bandbreedte. Uiteraard zal het bestuur in de komende jaren streven naar een hogere risicoreserve. Indien de Kleine Synode kan instemmen met de afboeking van een belangrijk deel van de investering van het project Numeri zal dit in overleg met de accountant nog in de concept-jaarrekening over 2007 van de Protestantse Kerk worden verwerkt, welke dan vervolgens in de synodevergadering van 25 september 2008 ter vaststelling zal worden voorgelegd.

43


15

Pagina 28 van 43

Concreet voorstel

Op basis van de inhoud van deze uitvoerige rapportage stelt het bestuur van de Dienstenorganisatie u thans concreet voor: a. te besluiten het lopende project Numeri direct te beëindigen en af te wikkelen; b. te besluiten tot herbouw van een nieuw systeem voor de landelijke ledenregistratie met gebruikmaking van de kennis, deskundigheid en ervaring van het Numeri-project; c. te besluiten van de totale investering van het Numeri-project ad. € 5,2 mln., een deel van € 2,0 mln. te betrekken bij de investering van de herbouw en het overige deel ten laste te brengen van de Risicoreserve van de Protestantse Kerk.

Het bestuur van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland

43


Pagina 29 van 43

Bijlage 1 Notitie over de gevolgen van een eventuele beëindiging van de landelijke leden registratie Opgesteld door de manager van het Programma Institutionele Ondersteuning [IO] / afdeling synodesecretariaat en juridische zaken

I

‘Setting’ waarin de (vraag naar) gevolgen van een evt. beëindiging landelijke ledenregistratie staan(t)

1. De regeling betreffende de ledenregistratie -en de keuze voor het inrichten van zowel ‘lokale’ registraties als een landelijke ledenregistratie- heeft te maken met de visie op de structuur van de kerk en de keuze voor het presbyteriaal-synodale kerkmodel (waarin plaatselijke gemeenten en landelijke kerk onlosmakelijk bij elkaar horen). Vertaald naar het lidmaatschap en de registratie: wie lid is van een plaatselijke gemeente behoort ‘daarmee tot de Protestantse Kerk in Nederland’ (art. III-2 PKO) en wie is ingeschreven in het register van een plaatselijke gemeente is tevens ingeschreven in de landelijke ledenregistratie. NB. Over deze koppeling tussen plaatselijk en landelijk lidmaatschap en tussen plaatselijke en landelijke registratie zijn voor en na de vereniging vele discussies gevoerd met bezwaarden, terwijl het ook onderwerp was van verschillende (door de kerk gewonnen) procedures bij de kerkelijke rechter en de burgerlijke rechter (vgl. rechtbank Arnhem: Hersteld Nederhemert / PKN & SMRA d.d. 31.01.05) en nog een onderwerp is in de lopende verklaring voor rechtprocedure. 2. De kosten voor het inrichten van de nieuwe landelijke ledenregistratie lijken zo hoog te zijn (c.q. te worden), dat de vraag onder ogen gezien moet worden of het project wel voortgezet kan/moet worden. Stopzetten van het project landelijke ledenregistratie betekent de facto beëindiging van de landelijke ledenregistratie (LLR), omdat voortzetting van het huidige systeem LLR niet mogelijk is. 3. De LLR maakt gebruik van de diensten van de SILA. (a) De SILA ontvangt vanuit de gemeentelijke basisadministratie (GBA) ten aanzien van kerkleden, die een zgn. ‘SILA-stip’ hebben, mutaties betreffende verhuizing, overlijden, naamswijziging en wijziging burgerlijke staat en geeft deze door aan de kerk (i.c. generale synode), die de LLR laat uitvoeren door de SMRA (dan wel binnenkort de dienstenorganisatie). (b) De LLR voegt aan deze (burgerlijke) gegevens - voor zover van toepassing - (burgerlijke en) kerkelijke gegevens van het kerklid toe en geeft de mutatie door aan de desbetreffende gemeente(n) waar het kerklid - is ingeschreven (bij overlijden, naamswijziging, wijziging burgerlijke staat) dan wel - was c.q. wordt ingeschreven (bij verhuizing, zowel de ‘oude’ als de ‘nieuwe’ gemeente zie verder onder punt. 10). (c) In de kerkorde is vastgelegd dat, en op welke wijze, wordt bepaald wat in de plaats van vestiging de ‘nieuwe’ gemeente is/wordt; de LLR draagt zorg voor uitvoering van deze regeling en regelt de plaatsing van kerkleden in de ‘nieuwe’ gemeente.

43


Pagina 30 van 43

4. Bij het ‘nadenken’ over de gevolgen van evt. beëindiging van de LLR lijkt ervan te worden uitgegaan dat de plaatselijke ledenregistraties nog wel kunnen worden bijgehouden door (a) rechtstreekse toezending van de mutaties in de genoemde burgerlijke gegevens door de SILA aan de betrokken plaatselijke gemeente(n) en (b) - bij verhuizing - toezending van de (overige burgerlijke en) kerkelijke gegevens, door de plaatselijke gemeente, waarvan het desbetreffende kerklid afkomstig is, aan de ‘nieuwe’ gemeente. NB. Dit was in feite de situatie zoals die voor de vereniging bestond in de GKN (de NHK en de ELK kenden beide een LLR). 5. Een terugkeer naar deze vorm van ledenregistratie zal niet, in ieder geval niet zonder meer, mogelijk zijn: (a) de rol van de SILA is met ingang van 1 januari 2006 ingrijpend gewijzigd: de SILA geeft anders dan voordien in de GKN en de RKK - kerkledenmutaties niet meer door aan plaatselijke gemeenten/kerken en/of parochies, maar er is alleen nog sprake van ‘mutatieverkeer tussen de SILA en de centrale bureaus van de deelnemende kerkgenootschappen’, het is zeer de vraag of en in hoeverre de SILA nog ingericht c.q. nog in te richten is (en in dat geval, tegen welke kosten) op toezending van mutaties een lokale kerkelijke gemeenten); (b) het ‘mutatieverkeer’ tussen gemeenten onderling (in feite het oude ‘attestatiesysteem’) is afgeschaft: voor hervormde gemeenten is dat is gebeurd in 1985 (bij verplichtstelling van ter beschikkingstelling mutaties aan de LLR/SMRA), voor gereformeerde kerken bij de vereniging, toen de verplichting ook voor gereformeerde kerken ging gelden (zie ovb. 58); voor de evangelisch-lutherse gemeenten is - sinds 1990 - met behulp van een (kerkelijke) centrale ledenadministratie voorzien in het mutatieverkeer van kerkelijke gegevens (in aanvulling op de verstrekking van de SILA-gegevens); het opnieuw opzetten van een systeem van mutatieverkeer tussen gemeenten van de Protestantse Kerk is geen reële optie: enerzijds zijn de gemeenten er niet (meer) op ingesteld, anderzijds is de kerkelijke structuur vele malen ingewikkelder geworden, omdat er in de plaats van vestiging - anders dan vroeger - vrijwel altijd meer gemeenten van de Protestantse Kerk zijn, zodat het voor de ‘oude’ gemeente niet zonder meer duidelijk is aan welke ‘nieuwe’ gemeente de gegevens moeten worden toegezonden. II

Gevolgen van een eventuele beëindiging landelijke ledenregistratie

6. Beëindiging van de landelijke ledenregistratie doet afbreuk aan de keuze voor het presbyteriaalsynodale kerkmodel, althans aan de wijze waarop dit invulling heeft gekregen in de kerkorde. Beëindiging van de LLR betekent niet zonder meer dat de koppeling plaatselijk/landelijk lidmaatschap vervalt (de bepaling dat wie tot een gemeente - en daarmee tot de kerk - behoort, blijft bestaan), maar het zal de discussie daarover zeker heropenen. NB. Dit zal met name (maar niet alleen) het geval zijn in ‘gescheurde’ hervormde gemeenten, waar er grote druk is (geweest) om ‘bezwaarden’ toe te staan alleen plaatselijk lid (en ingeschreven) te mogen zijn.

43


Pagina 31 van 43

7. De registratie van ‘de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland en van degenen die met deze gemeenten verbonden zijn’ (de LLR) wordt onderhouden met het oog op a. de continuïteit van de plaatselijke registratie en de onderlinge uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens, b. (1) de verzorging van de kerkelijke statistiek inzake de ontwikkeling van het ledenbestand, (2) de verzorging van de kerkelijke statistiek over de geldwerving, (3) het verstrekken van basisgegevens, i.c. de ledentallen van de gemeenten, voor de vaststelling van quota en subsidies, (4) het verstrekken van algemene statistische gegevens voor de kerkvisitatie en (5) het verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek betreffende het leven en werken van de kerk, c. de tenuitvoerlegging van andere bij of krachtens ordinantie voorgeschreven werkzaamheden van gemeentelijke resp. bovenplaatselijke kerkelijke organen. IIIa Continuïteit en uitwisselbaarheid 8. De regeling betreffende de ledenregistratie gaat uit van een verplichte uitwisseling van mutaties tussen plaatselijke gemeenten en landelijke kerk: - gemeenten geven alle mutaties op de gegevens in de plaatselijke registers door aan de LLR, - gemeenten ontvangen van de LLR alle mutaties die in de LLR zijn aangebracht op gegevens die voorkomen in de desbetreffende plaatselijke registers. De gegevens die gemeenten doorgeven zijn met name - de mutaties in de kerkelijke gegevens: gegevens betreffende doop, afleggen geloofsbelijdenis, inzegening huwelijk/levensverbintenis, overkomst uit andere gemeente of ander kerkgenootschap en beëindiging lidmaatschap. De gegevens die gemeenten ontvangen zijn - (mutaties in) de burgerlijke gegevens (m.n. de SILA-gegevens) - aangevuld met de kerkelijke gegevens. 9. Bij beëindiging van de LLR vervalt de verplichting van gemeenten mutaties op de gegevens door te geven aan een ‘centraal adres’, maar - er zal in dat geval wel geregeld moeten worden dat de gemeenten zelf de aan- en afmeldingen doorgeven aan de SILA (deze worden nu via de SMRA aan de SILA doorgegeven): blijft een aanmelding achterwege, dan kan geen SILA-stip worden geplaatst, - blijft een afmelding achterwege, dan kan de SILA-stip (die duidt op lidmaatschap van onze kerk) niet verwijderd worden, - voorts zal geregeld moeten worden dat gemeenten bij verhuizing zelf de kerkelijke gegevens doorsturen naar de nieuwe gemeente (dit laatste zal vaak moeilijk, zo niet onmogelijk zijn, omdat ‘oude’ gemeenten veelal niet weten wat de nieuwe gemeente van het kerklid is; dat zal zeker het geval zijn bij verhuizing uit en naar middelgrote en grote gemeenten). 10. Bij beëindiging van de LLR ontvangen gemeenten alleen nog de SILA-gegevens, d.w.z. - de gegevens betreffende overlijden, naamswijziging, wijziging burgerlijke staat (aan de gemeente waar betrokkene ingeschreven staat), - de gegevens betreffende verhuizing: de ‘oude’ gemeente krijgt de mededeling dat betrokkene vertrokken is, de nieuwe gemeente krijgt de (burgerlijke) gegevens van de nieuw-ingekomene; de uitvoering van de regeling inzake verhuizing is - in een iets gecompliceerde situatie (bij ontbreken van gelijksoortige gemeenten in oude en nieuwe woonplaats) en dat zullen de

43


Pagina 32 van 43

meeste gevallen zijn - zonder een LLR niet te realiseren (ook niet met behulp van de SILA); er zal in dat geval een andere regeling bedacht moeten worden en dat zal - gelet op de ‘gevoeligheden’ - niet eenvoudig zijn. Bij de toelichting op ord. 2-9 (het artikel over de landelijke ledenregistratie) is aangegeven dat in de Protestantse Kerk in Nederland - onder meer in verband met de regeling betreffende de registratie bij verhuizing - ‘een landelijke ledenregistratie niet [kan] worden gemist, mede omdat voor de GKN het attestatiesysteem wordt afgeschaft’ (voor de NHK was dat - zoals eerder vermeld - al in 1985 gebeurt). 11. Uitvoering van de regeling betreffende overschrijving naar een gemeente op hetzelfde grondgebied (ord. 2-5-2) en inschrijving bij een voorkeurgemeente (ord. 2-5-3) is zonder een LLR niet goed mogelijk: - het is in dat geval niet te voorkomen dat kerkleden in het register van meer dan één gemeente als lid worden/zijn ingeschreven, of erger, bij een gemeente ‘uitgeschreven’ worden, zonder dat de inschrijving in een ‘voorkeurgemeente’ plaatsvindt (waardoor ze dus in geen enkel plaatselijk register voorkomen); - ook zal er onduidelijkheid (kunnen) ontstaan over het moment van ‘overgang’ van de ene naar de andere gemeente, over de vraag welke gemeente de pastorale verantwoordelijkheid heeft voor het betreffende kerklid, etc. Een onjuiste of onduidelijke uitvoering van deze regelingen zal ongetwijfeld leiden tot (toename van) spanningen en/of conflicten tussen de betrokken gemeenten. 12. Bij het vervallen van de LLR is alleen nog sprake van het bestaan van op zich zelf staande plaatselijke registraties. De kerkelijke gegevens van de kerkleden zijn in dat geval alleen nog bekend (dan wel te vinden) bij de plaatselijke gemeente, waar betrokkene is ingeschreven. Gemeenten zullen verplicht moeten worden maatregelen te treffen voor het voorkomen van verlies van deze gegevens bij calamiteiten (zoals brand, crashen van de computer, etc.); er zal dan ook voorzien moeten worden in iets als een schaduwbestand. 13. Beëindiging van de LLR betekent dat de werkzaamheden voor de kerkelijke ledenregistratie - wil nog sprake zijn van enige uitwisseling van gegevens - wordt verschoven van landelijke kerk naar plaatselijke gemeenten; in feite betekent dit een terugkeren naar de situatie met een attestatiesysteem. Gemeenten zijn daarop niet (meer) ingericht en zullen niet blij zijn met het extra werk dat van hen wordt gevergd; in feite wordt van de gemeenten gevraagd extra menskracht in te zetten voor de ledenregistratie, en dat terwijl gemeenten tegelijkertijd (bij een teruggang van menskracht) worden opgeroepen meer inhoudelijk (missionair, diaconaal) bezig te zijn. Als gemeenten er al toe te bewegen zouden zijn om de (extra) werkzaamheden in het kader de ledenregistratie op zich te nemen, dan moet ervan uitgegaan worden dat ze zich daarbij zullen (willen) beperken tot ‘actieve kerkleden’, terwijl blijkt dat de categorie van niet-gedoopten, de vroegere geboorteleden, groter wordt en het voor gemeenten noodzakelijk is - wil men in het beleid iets met ‘randkerkelijkheid’ (zie oproep dr. B. Plaisier bij het seminar van de interkerkelijke commissie geldwerving in april 2007) - ook te beschikken over de gegevens van deze ‘leden’.

43


Pagina 33 van 43

14. Het inrichten en bijhouden van plaatselijke ledenregistraties door plaatselijke gemeenten, alleen - op basis van informatie die door kerkleden zelf worden verstrekt (als dat al gebeurt), - met behulp van SILA-gegevens en van gegevens (attestaties) die van andere gemeenten (moeten) binnenkomen, - maar zonder een landelijke (kerkelijke) ledenregistratie (a) leidt enerzijds tot een ‘vervuild’ (d.w.z. onvolledig en onbetrouwbaar) ledenbestand en tot - in versneld tempo - aanzienlijk ledenverlies, gegevens komen niet/onvolledig door; kerkleden blijven ‘hangen’ tussen oude en nieuwe gemeente en/of verdwijnen uit de ledenregistratie; nieuw-ingekomenen worden in de nieuwe gemeente niet ontvangen en welkom geheten; etc.; (b) en brengt mee dat geen (onvoldoende) uitvoering gegeven kan worden aan de kerkordelijke regelingen inzake verhuizing (in gecompliceerde situaties), overschrijving en perforatie. 15. In de Generale regeling ledenregistratie zijn nog enkele ‘eigen’ taken van de LLR opgenomen die bij beëindiging van de LLR komen te vervallen: a. de aanschrijving van kerkleden die - zonder dat ze een eigen schriftelijke verklaring hebben gegeven - door een plaatselijke gemeente worden uitgeschreven (art. 9-2); als blijkt dat deze uitschrijving tegen de wil van betrokkene plaatsvindt (en dat gebeurt nogal eens), blijft de registratie gehandhaafd; op deze wijze worden kerkleden beschermd tegen al te gemakkelijke uitschrijving; b. in de LLR kunnen worden opgenomen de gegevens (1) van leden van geassocieerde kerken en gemeenten en (2) van leden van de kerk die naar het buitenland vertrekken (art. 12-6), (c. het onderhouden van het register van evangelisch-lutherse gemeenten). 16. In de overgangbepalingen (ovb. 33) is vastgelegd dat het werk van de Commissie Bijzondere Zorg met betrekking tot hervormde gemeenten mede omvat het treffen van een voorziening inzake de gegevens uit de registers van de betrokken gemeenten. In de praktijk blijkt het noodzakelijk te zijn eerst te komen tot een ledenontvlechting voordat definitieve maatregelen en voorzieningen getroffen kunnen worden. Deze ledenontvlechting is alleen mogelijk (in die gevallen waarin de desbetreffende Hersteld Hervormde gemeente de registers van de gemeente heeft ‘meegenomen’) met behulp van c.q. op basis van de gegevens die in de landelijke ledenregistratie omtrent de leden van de betreffende gemeente zijn opgenomen. IIIb Statistische/basisgegevens 17. In een (tussen)rapport over de ledenregistratie in de Protestantse Kerk in Nederland (toen nog de VPKN) van april 1998 wordt gesteld dat, dankzij het bestaan van de LLR, meer functies mogelijk zijn dan alleen het waarborgen van continuïteit en onderlinge uitwisselbaarheid. Ook de volgende punten geven bestaansrecht aan de LLR: a. de LLR maakt het mogelijk plaatselijke gemeenten praktisch te ondersteunen bij - de ledenregistratie als zodanig (verzorging mutaties), - opstelling beleidsplan, waar het gaat om beschrijving van de ontwikkeling van het gemeentelijk ledenbestand (gemeentelijke ledenstatistiek), - productie van selecties en adresseringen voor pastorale en andere kerkelijke activiteiten en geldwerving, - inning van vrijwillige bijdragen en collecten en rapportage daarover, - informatieverschaffing over de ledenregistratie;

43


Pagina 34 van 43

b. de LLR maakt het mogelijk om t.b.v. beleid op regionaal en landelijk niveau (visitatie, gemeenteopbouw, geldwerving, overleg met de overheid, etc.) statistieken te verschaffen over de ontwikkeling van het ledenbestand; c. de LLR maakt het mogelijk om - waar de LLR mede gebruikt wordt voor de inning van vrijwillige bijdragen – te komen tot regionale en landelijke statistieken over de geldwerving; d. de LLR maakt het mogelijk om aan regionale en landelijke organen op gemeenteniveau basisgegevens voor de berekening van quota/subsidies te verschaffen, voor zover ledentallen voor die berekening basisgegevens zijn; e. de LLR maakt het mogelijk om wetenschappelijk onderzoek over het kerkelijke leven te (doen) verrichten. 18. In de Generale regeling ledenregistratie zijn deze ‘functies’ van de LLR opgenomen. Bij beëindiging van de LLR vervallen deze mogelijkheden. IIIc Uitvoering kerkordelijk taken De LLR wordt tenslotte ook onderhouden met het oog op de tenuitvoerlegging van andere bij of krachtens ordinantie voorgeschreven werkzaamheden van gemeentelijke resp. bovenplaatselijke kerkelijke organen (een en ander met medewerking van de desbetreffende plaatselijke gemeente). In het rapport uit 1998 wordt in dit verband gewezen op de mogelijkheid om voor bepaalde doelen met toestemming van de plaatselijke gemeenten - leden van de kerk direct aan te schrijven vanuit bovenplaatselijke kerkelijke instanties. Juist op dat punt wordt op dit moment binnen de dienstenorganisatie (C&F) - in samenwerking met een aantal gemeenten - beleid ontwikkeld (o.a. met het oog op het ontwikkelen van een beter ‘donateursbestand’). III

Conclusie

Een eventuele beëindiging van de LLR leidt tot grote problemen, niet alleen met betrekking tot de uitvoering van de kerkordelijke regelingen, maar ook voor de concrete invulling/uitvoering van het gemeentelijk en/of kerkelijk werk. Beëindiging van de LLR is dan ook geen optie en de problemen die daarbij ontstaan zijn ook niet door het treffen van aanvullende maatregelen (eenvoudig) op te lossen. Dat betekent uiteraard niet dat niet kritisch gekeken zou kunnen worden naar wat de LLR concreet in ieder geval moet omvatten en wat eventueel gemist kan worden.

T.M. Willemze Utrecht, oktober 2007

43


Pagina 35 van 43

Bijlage 2 Resultaten herijking uitgangspunten Numeri De oorspronkelijke uitgangspunten van het ontwerp van Numeri zijn tegen het licht gehouden om te kijken waar we staan en wat er eventueel moet worden bijgesteld daarop. A = Eén Centraal register Dit is een principiële Synode uitspraak Bijstelling: Er blijft sprake van één centraal register, maar door het gebruik van locale pakketten met hun eigen registers zijn er ook afgeleide / kopie registers mogelijk, waarbij het centrale register leidend is en de afgeleide registers elektronisch worden gesynchroniseerd. B = Web-gebaseerd (qua gebruikersinterface) Bijstelling: Aangevuld met de mogelijkheid voor locale pakketten C = Alles on-line Bijstelling: Locale pakketten zijn per definitie niét on-line actueel, maar kunnen door synchronisatie worden gezien als “zo-goed-als-actueel”; daarnaast geeft een locaal pakket de mogelijkheid om “offline” te kunnen werken

D = Conform KerkOrde (KO) Afdwingen dat alles conform de kerkorde wordt afgehandeld Bijstelling: Certificering van de locale pakketten moet garanderen dat zij die lijn van de kerkorde ook volgen. E = Minimaal hetzelfde niveau qua mogelijkheden als de bestaande (locale) pakketten Bijstelling: Dit kan wél met gebruik van een locaal pakket maar niet met eenvoudige webschermen. F = Gebruikersvriendelijk Bevestiging: Ja, dat wil zeggen: Efficiënt, intuïtief, snel genoeg. G = Gratis (tot 5 gebruikers per wijkgemeente) Bevestiging: Ja, voor de kerkordelijk verplichte handelingen en de primaire werkzaamheden die via de WEB-schermen worden aangeboden H = Inclusief Financiële Module Bijstelling: Financials is geschrapt door de KS. Vanuit het project wordt geen alternatief aangeboden. I = DienstVerlening (DV) – Gemeenten zo veel mogelijk alles zelf doen; Centraal / landelijk alleen op aanvraag en tegen betaling; gedurende het traject van het project is dit deels bijgesteld. Actiepunt: Er loopt een deelprojekt m.b.t. Dienstverlening waarin ook wordt vastgesteld wat wél of wat niét en op welke manier in relatie tot Numeri dit voortgang vindt. In het geval van - herbouw - zal hier zeker ook weer een heroriëntatie over moeten plaatsvinden. J = Beveiliging – heel hoge en strakke beveiliging Bevestiging van belang Toelichting: er is sprake geweest van soort van TAN-codes via GSM / telefoon – het huidige gebruikersnaam-wachtwoord is namelijk erg zwak v.w.b. uitlekken en bij wisseling van personen. Actiepunt voor het vervolg: Evaluatie / advisering / onafhankelijke audit van oplossingen

43


Pagina 36 van 43

K = Bijdrage Administratie en Financiële verwerkingen voor de LLR / actie delen óf Centraal óf locaal / plaatselijk kunnen afhandelen Dit betreft Acties en vrijwillige Bijdrage (incl. Quotum en Solidariteitskas) Bevestiging: Bijdrage administratie moet integraal onderdeel zijn van Numeri L = Standaard pakket / geen maatwerk Bijstelling: Dit uitgangspunt is niet haalbaar / realistisch gebleken met het huidige software pakkettenaanbod op de markt en in relatie tot meerdere van de hierboven genoemde uitgangspunten. Sommige zijn zelfs in tegenspraak. Er zijn in principe twee keuzes: Of je past je aan naar het standaardpakket óf je kiest voor maatwerk M = Grafrechten Administratie is onderdeel van het Numeri systeem Bijstelling: Dit punt voorlopig te parkeren, dus niet mee nemen in het vervolg van Numeri (maar ook nog niet schrappen); bij - herbouw - moet het worden heroverwogen voor realisatie.

43


Pagina 37 van 43

Bijlage 3 Test en bevindingen rapportage Numeri

Status

a Ingediend b Bespreken in CCB c In onderzoek PKN d In herstel PKN e Aanbieden aan Ordina f In onderzoek Ordina g In herstel Ordina h (her)Test PKN

totaal

totaal

totaal

totaal

totaal

toeopenof af- staand 28-04 name 04-02 17-01 04-02 04-03 31-03 2008 2008 2008 2008 2008 2008 0 2 1 0 0 0 -1 4 1 6 3 4 0 -3 47

38

22

21

15

38

47

45

17

8

0

0

0

13

1

6

3

3

-6

21

15

15

-9

47

45

17

8

8

0

0

0

0

0

13

6

12

0

0 13

6

12

8

0

-12

0

0

1

2

-2

0

1

2

0

11

7

3

-4

20

11

7

3

3

199

199

198

198

198

1

13

3

4

4

322

300

267

231

231

59 133

147

129

154

170

16

j Nog aanpassen FO

181

199

199

198

198

0

k Vervallen

86

88

136

153

163

l Geen fout

24

27

29

34

36

46

49

48

63

75

1

13

3

4

Eindtotaal

openstaand 28-04 Bij Bij 2008 PKN Ordina 0 0

22

i Volgende release

n Te beoordelen indiener o Afgerond

openstaand 31-03 2008 1

38

20

m In te dienen RFC

openstaand 04-03 2008 2

0 271 906

0

12 1

290

308

321

336

923

950

992

1011

Legenda: toe- of afname = verschil tussen 28-04-2008 en 31-03-2008

-8

0

Status

o-Afgerond

0

50

100

150

d-In herstel PKN

a-Ingediend

b-Bespreken in CCB

c-In onderzoek PKN

200 Aantal

250

300

350

400

totaal 17-01-2008

e-Aanbieden aan Ordina

totaal 04-02-2008

f-In onderzoek Ordina

totaal 28-04-2008 totaal 31-03-2008 totaal 04-03-2008

g-In herstel Ordina

h-(her)Test PKN

i-Volgende release

j-Nog aanpassen FO

k-Vervallen

l-Geen fout

m-In te dienen RFC

n-Te beoordelen indiener

Totaal bevindingen Numeri

43

Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 38 van 43

Status

a-Ingediend

b-Bespreken in CCB

c-In onderzoek PKN

d-In herstel PKN

e-Aanbieden aan Ordina

f-In onderzoek Ordina

g-In herstel Ordina

h-(her)Test PKN

j-Nog aanpassen FO

n-Te beoordelen indiener

0

50

100 Aantal

150

Openstaande bevindingen Numeri

200

250

openstaand 28-04-2008 openstaand 31-03-2008 openstaand 04-03-2008 openstaand 04-02-2008 totaal 17-01-2008

43

Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 39 van 43

43


Pagina 40 van 43

43

(kleine Rapportage Numeri - 9 juni 2008

Pagina 41 van 43

) Bestu ur DO ProGr o= Prote a= ProjecBijlage 4Projec t LLR t DV WGLLR-

WGLLR-

WGDV-

WGDV-

WGLLR-

WGLLR-

WGDV-

WGDV-

WGLLR-

WGDV-

Projectstructuur

43


Pagina 42 van 43

43


Pagina 43 van 43

Bijlage 5: Raamwerk Communicatieplan voor invoering LLR Een degelijk communicatieplan voor de invoering van een nieuw systeem voor de landelijke ledenregistratie is pas op te stellen zodra we weten welk product / welke producten er concreet aan de gemeenten worden aangeboden, door wie en wanneer. Om toch een beeld te geven van de werkwijze die wij zullen hanteren zodra we over de daadwerkelijk invoering van een nieuw systeem kunnen communiceren, treft u hieronder een raamwerk van een communicatieplan aan. We benoemen een aantal communicatiedoelstellingen met bijbehorende middelen. Draagvlak creëren voor de gekozen oplossing bij gemeenten en belangenorganisaties (als Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer en Bond Nederlandse Predikanten): • uitleggen waarom een landelijke ledenregistratie van belang is; met name ook welk belang de gemeenten en taakdragers er zelf bij hebben • uitleggen wat de gekozen oplossing inhoudt en waarom dat de best haalbare oplossing bleek; • realistische verwachtingen wekken: uitleggen wat het systeem wel en niet kan, en waarom die keuzes gemaakt zijn • uitleggen welke keuzes gemeenten kunnen maken in de toepassing (en uitbreiding) van het nieuwe systeem. Gemeenten informeren over het invoeringstraject • uitleggen wat er voor de plaatselijke gebruiker wel/niet verandert • uitleggen hoe de gemeenten zich kunnen voorbereiden op de invoering • uitleggen wanneer de gemeenten daadwerkelijk met het nieuwe systeem kunnen gaan werken en hoe het invoeringstraject verloopt • uitleggen op welke manier de gebruikers bij de ontwikkeling van het nieuwe systeem worden/zijn betrokken (o.a. via de Klankbordgroep). Gemeenten toerusten in het gebruik van het nieuwe systeem • leveren van gebruikershandleidingen, e-learning, cursussen (afhankelijk van gekozen oplossing) • modellen leveren voor protocollen voor het gebruik in gemeenten (bijvoorbeeld t.a.v. de beveiliging van de gegevens) • het creëren van een helpdesk, inzet van gemeenteadviseurs kerkbeheer. Gemeenten informeren over de aanvullende dienstverlening die bij het nieuwe systeem hoort • veranderingen in contactgegevens: sluiting filiaal Delft in 2009 – inrichting dienstverlening in Utrecht 2009 • gevolgen voor overige papierstroom: correspondentie, registers, statistieken, kaartenbakken enz. • gevolgen voor diensten als AKB, printwerk, acceptgiro’s, toezeggingen / ontvangsten • werkwijze en handleiding fusies, federaties en aanmerkingen (FFA). Inzet middelen • gedrukte media: Kerkinformatie, mailingen, informatiefolders, free publicity • digitale media: update website Numeri; update informatie op www.pkn.nl • digitale nieuwsbrief: minstens 1 x per kwartaal, naarmate oplevering dichterbij komt minimaal 1 x per maand • inrichting webwinkel Numeri met diensten en producten, bestelwijze • communicatie via e-mail, telefoon, face to face • voorlichtingsbijeenkomsten (met demo’s van het nieuwe systeem).

Rapportage Numeri. Dit is de rapportage over Numeri ten behoeve van de vergadering van de kleine synode van 27 juni 2008

Recommend Documents