Rapportage eerste kwartaal 2015 Jeugdhulp Drenthe
Inhoudsopgave: 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 3
2.
Samenvatting................................................................................................................................... 3
3.
Financiële stand van zaken .............................................................................................................. 7 3.1.
Uitgangspunten tot standkoming financiële cijfers ................................................................ 7
3.2.
Totale kosten passen binnen aangepast rijksbudget .............................................................. 7
3.2.1.
Toelichting per onderdeel ............................................................................................... 8
3.2.2.
Rijksbijdrage structureel verlaagd ................................................................................... 9
3.2.3.
Profijt / solidariteit onderscheid nog niet mogelijk....................................................... 10
4.
Cliëntaantallen in zorg ................................................................................................................... 11
5.
Risicoparagraaf .............................................................................................................................. 11
6.
Uitvoering taken programmateam................................................................................................ 12 6.1.
Taken programmateam ......................................................................................................... 12
6.2.
Accounthouders en kwartaalgesprekken .............................................................................. 12
6.2.1. 6.3.
Berichtenverkeer en informatiemanagement ...................................................................... 13
6.4.
Transitie en transformatie..................................................................................................... 14
6.4.1.
Transitie ......................................................................................................................... 14
6.4.2.
Transformatie regionaal ................................................................................................ 15
6.4.3.
Transformatie bovenregionaal ...................................................................................... 15
6.5. 7.
Bevindingen kwartaalrapportages en gesprekken ........................................................ 12
Communicatie ....................................................................................................................... 16
Vraagstukken en issues ................................................................................................................. 16
Bijlage 1: Overzicht rijksbijdrage per Gemeente ................................................................................... 18
2
1. Inleiding Door diverse omstandigheden in het kader van gegevensuitwisseling tussen gemeenten en zorgaanbieders is het niet eerder mogelijk geweest om u te kunnen rapporteren over de uitkomsten rondom de uitvoering en vormgeving van de jeugdhulp in Drenthe. In deze rapportage worden de eerste uitkomsten gerapporteerd over het eerste kwartaal inzake financiën en uitvoering van taken door het programmateam.
2. Samenvatting Financiële stand van zaken -
De financiële cijfers in deze kwartaalrapportage kennen als gevolg van de volgende uitgangspunten nog een onzekerheidsmarge: a) De basis voor deze kwartaalrapportage zijn de uitkomsten van de kwartaalrapportages van de grote zorgaanbieders waarvan de kwaliteit sterk onderling verschilt; b) De cijfers van de kleine aanbieders zijn meegenomen op basis van de gecontracteerde budgetplafonds omdat zij per halfjaar rapporteren; c) De rapportages van de zorgaanbieders bevatten niet in alle gevallen de kosten per gemeente en per interventieniveau. Hierdoor is het nog niet mogelijk om de resultaten per gemeente en per interventieniveau weer te geven; d) De prognoses zijn gebaseerd op de rapportages van de zorgaanbieders dan wel zijn de uitkomsten van het eerste kwartaal met een factor vier vermenigvuldigd. De cijfers zouden nog kunnen worden beïnvloed door seizoensinvloeden, de opstart van de invoering van de Jeugdwet en een wijziging in het zorgaanbod.
-
Een eerste voorzichtige inschatting laat een verwacht voordeel zien ten opzichte van de rijksbijdrage (volgens de meicirculaire 2015) van € 1,6 miljoen (rekeninghoudend met voorgenoemde nuances). Vooraf (na afloop contractering) werd uitgegaan van een nadeel van € 2,2 miljoen.
-
Het inzicht van de resultaten per gemeente en per interventieniveau ontbreekt op dit moment nog doordat niet alle zorgaanbieders op gemeentelijk niveau en op interventieniveau gerapporteerd hebben. Daarnaast is gebleken dat de definities van de interventieniveaus niet voor alle zorgaanbieders voldoende duidelijk blijken te zijn. Over de definiëring van de interventieniveaus worden gesprekken gevoerd met de zorgaanbieders.
-
De onderverdeling van kosten naar profijt en solidariteit is voor het eerste kwartaal als gevolg van het voorgaande punt vooralsnog niet mogelijk.
-
De rijksbijdrage voor 2015 is met de meicirculaire met € 4,4 miljoen verlaagd, doordat een groot aantal cliënten gekozen heeft voor de Wet Langdurige Zorg (WLZ). De daling van de rijksbijdrage kan worden opgevangen doordat de kosten eveneens achterblijven. Voor 2016 wordt de rijksbijdrage nog eens met € 8,1 miljoen verlaagd ten opzichte van 2015 (dit is inclusief de aanpassing van € 4,4 miljoen in het kader van de WLZ). In de tweede kwartaalrapportage wordt een doorkijk gegeven naar 2016. 3
Bevindingen kwartaalrapportages en kwartaalgesprekken met zorgaanbieders -
De invulling en verantwoording van de kwartaalrapportages door de zorgaanbieders moeten gezien worden als een groeiproces waarbij, op basis van voortschrijdend inzicht van zowel de opdrachtgever als de instelling, de komende periode een verbetering zal moeten plaatsvinden.
-
De kwartaalrapportages, met een aantal uitzonderingen, voldeden niet aan de gestelde contractuele voorwaarden.
-
In zijn algemeenheid hebben de instellingen moeite om hun kwartaalresultaten met betrekking tot de geleverde jeugdhulp in een kwartaalrapportage te verwoorden.
-
Er is in vele gevallen geen onderscheid gemaakt tussen continuïteit van zorg en gecontracteerde zorg in het eerste kwartaal 2015 en ontbreekt het aan een kwalitatieve analyse van de cijfers, m.a.w. wat deze kwartaalresultaten betekenen voor het totale jaar 2015.
-
Een duidelijk onderscheid in interventieniveaus ontbreekt in veel gevallen.
-
Op dit moment wordt een instructie voorbereid ten behoeve van de tweede kwartaalrapportage van de zorgaanbieders, die moet leiden tot een betere kwaliteit en éénduidige aanlevering van de gevraagde gegevens.
Cliëntaantallen -
In de kwartaalrapportages wordt gesproken over unieke cliëntaantallen of zorgtrajecten ( een cliënt kan meerdere zorgtrajecten hebben). Als gevolg hiervan geven de aantallen op Drentsniveau nog geen helder beeld dat goed kan worden vergeleken met de gecontracteerde volumes.
-
Daarnaast is er nog veel onzekerheid met betrekking tot de ontwikkeling van de omvang van de jeugdhulp, op basis van de cijfers van het eerste kwartaal kunnen daardoor nog geen betrouwbare trendanalyses voor worden gemaakt, het tweede kwartaalbericht zal hierover duidelijkheid moeten worden gegeven.
Berichtenverkeer en informatiemanagement -
Het digitale berichtenverkeer tussen zorgaanbieders en gemeenten is door diverse oorzaken pas in april gestart en verloopt tot op heden moeizaam doordat enerzijds zorgaanbieders hun administratie nog niet zodanig op orde hebben dat zij eenvoudig de gewenste gegevens kunnen leveren die voldoen aan het Drentse zorgordeningsmodel en overige uitgangspunten. En anderzijds gemeenten nog bezig zijn om hun systemen en processen zodanig in te richten om te komen tot een meer geautomatiseerde gegevens verwerking en te maken hebben met een grote hoeveelheid te verwerken data.
4
-
Vanwege een lacune in de Jeugdwet, mogen zorgaanbieders geen persoonsgegevens uitwisselen waardoor diverse zorgaanbieders deze gegevens ook niet hebben uitgewisseld met gemeenten. Dit heeft tot gevolg dat het gehele proces van zorgaanvraag tot declaratie niet goed mogelijk is. Dit heeft overigens geen gevolgen voor de zorg aan cliënten. Het ministerie van VWS werkt aan een tijdelijke oplossing op korte termijn.
Transitie In 2014 is het kader van de transitie jeugdhulp naar de gemeenten door een werkagenda gestructureerd gewerkt aan deze overgang. Een aantal zaken dat in het kader van de transitie hun beslag hebben gekregen vragen om een vervolgactie. Het gaat daarbij met name om zaken die nu in een tijdelijke constructie vorm zijn gegeven, maar waar een doorontwikkeling dan wel structurele oplossing voor nodig is. Transformatie Regionaal De hoofdcontractanten (Yorneo, Accare en Ambiq) hebben voor hun domeinen transformatieplannen opgesteld. Deze plannen zijn niet bestuurlijk vastgesteld. Inmiddels is het programmateam gesprekken gestart over de nadere uitwerking en uitvoering van deze plannen. De zorgaanbieders hebben aangegeven pas in de tweede helft van dit jaar meer expliciet en structureel aandacht te kunnen besteden aan de uitwerking en uitvoering van de transformatieplannen in verband met de transitie waar ze nog in zitten. De lijn c.q. beweging die wij daarbij voor ogen hebben is te komen tot een afgestemd regionaal transformatie- en uitvoeringsplan en deze vervolgens bestuurlijk te laten vaststellen. Bovenregionaal Er is bestuurlijk commitment tussen de regio’s Groningen, Friesland en Drenthe over de gezamenlijke inkoop op bovenregionale jeugdzorg(functies) voor 2016. Als basis voor de inkoop hanteren de regio’s één integraal transformatieplan van de bovenregionale jeugdzorg(functies) met concrete doelen en resultaten voor de periode 2016-2018. De gezamenlijke instellingen met een bovenregionaal zorgaanbod hebben de opdracht gekregen dit transformatieplan op te stellen. De bestuurlijk besluitvorming c.q. accordering inzake dit gezamenlijk transformatieplan is gepland voor medio september, waarna de contractering voor de bovenregionale zorg voor het jaar 2016 zal worden ingezet en afgerond.
5
Openstaande vraagstukken c.q. issues -
Drentse Zorgordeningsmodel Zowel het GGZ domein als partijen uit het LVB/VB domein geven aan het Drentse Zorgordeningsmodel (de 8 interventieniveau ’s) niet goed te kunnen vertalen en toepassen naar hun aanbod. De inrichting van de zorgtoewijzing, de monitoring, de budgetten en de transformatiedoelen zijn gestoeld op het gekozen Drentse zorgordeningsmodel. De komende periode zullen wij met deze zorgaanbieders het zorgordeningsmodel nader definiëren / uitwerken in een toepasbaar referentiekader. Dit betekent dat naar alle waarschijnlijkheid ook bij de tweede kwartaalrapportage betrouwbare informatie over de interventieniveaus nog niet beschikbaar zal zijn, omdat de verwachting is dat zowel zorgaanbieders als gemeenten hun cliëntenadministratie moeten toetsen aan de hand van het referentiekader.
-
Lacune in de Jeugdwet in het kader van de privacy Er is namelijk geen wettelijke grondslag voor het uitwisselen van persoonsgegevens ten behoeve van de facturatie en declaratie van jeugdhulp. Concreet betekent dit dat het aanleveren van persoonsgegevens zonder wettelijke grondslag in strijd is met de wet. Het ministerie van VWS en VNG adviseren te wachten op de ministeriële regeling die op korte termijn door VWS wordt geschreven en waar exact in zal komen te staan welke persoonsgegevens wel gewisseld mogen worden met het oog op financiering en bekostiging. Gestreefd wordt dat een concept van deze ministeriële regeling per 1 juli 2015 gereed is. Dit alles heeft en kan gevolgen hebben voor de verdere uitwisseling van gegevens.
-
Inkoop en contractering na RTA periode Na de zomervakantie wordt het proces uitgelijnd rondom de contractering na de RTA periode en wordt een inhoudelijke verdieping gemaakt om te bepalen op welke onderdelen nadere bestuurlijke besluitvorming nodig is.
6
3. Financiële stand van zaken 3.1.
Uitgangspunten tot standkoming financiële cijfers
Voor een juiste interpretatie van de cijfers zijn de volgende uitgangspunten van belang. -
In het financieel tussenbericht van 22 mei jl. is aangekondigd dat de kwartaalrapportage over het eerste kwartaal gebaseerd zal zijn op de kwartaalrapportages van de grote zorgaanbieders. De kwaliteit van deze rapportages verschillen sterk onderling.
-
De cijfers van de kleine aanbieders zijn meegenomen op basis van de gecontracteerde budgetplafonds omdat zij per halfjaar rapporteren. Voor zover er al wel informatie is dat bij de kleine aanbieders de zorgkosten af zullen gaan wijken van de afspraken hebben wij die meegenomen in de cijfers.
-
Doordat de kwartaalrapportages van de zorgaanbieders niet in alle gevallen de kosten per gemeente en per interventieniveau bevatten, is het nog niet mogelijk om de resultaten per gemeenten en per interventieniveau weer te geven.
-
Om een prognose te maken voor geheel 2015 is gebruik gemaakt van de cijfers uit de kwartaalrapportages dan wel gerekend met een factor 4 om een totaalbeeld te kunnen prognosticeren voor het jaar 2015. Deze cijfers zouden nog kunnen worden beïnvloed door seizoensinvloeden, de opstart van de invoering van de Jeugdwet en een wijziging in het zorgaanbod.
De cijfers die in de volgende paragrafen worden gepresenteerd kennen als gevolg van voorgaande uitgangspunten nog een onzekerheidsmarge.
3.2.
Totale kosten passen binnen aangepast rijksbudget
De financiële stand van zaken ziet er als volgt uit. Overzicht verwachte kosten 2015 (eindejaarsverwachting) Onderdeel Gecontracteerd budgetplafond /Rijksbijdrage Lasten
Totaal Lasten Baten Totaal Baten Eindtotaal
Gecontracteerde zorg PGB's Overige zorgkosten Uitvoeringskosten Rijksbijdrage
€ 97.115.548 € 18.769.000 € 8.985.054 € 5.538.800 € 130.463.050 € -128.289.049 € -128.289.049 € 2.174.001
Totaal verwachte lasten /baten 2015
Afwijking
€ 89.178.510 € 18.500.000 € 8.985.054 € 5.538.800 € 122.202.364 € -123.800.436 € -123.800.436 € -1.598.072
€ € €
7.937.038 269.000 -
€ € € €
8.260.686 -4.488.613 -4.488.613 3.717.425
7
De overall conclusie is dat er geen sprake is van een overschrijding van het totale beschikbare budget (= rijksbijdrage) voor jeugdhulp voor de twaalf gemeenten van de provincie Drenthe. De totale kosten van de jeugdhulp Drenthe blijven binnen het aangepaste rijksbudget (o.b.v. meicirculaire 2015). Op basis van de cijfers over het eerste kwartaal, rekening houdend met de nuances uit voorgaande paragraaf, wordt een voordeel verwacht ten opzichte van de rijksbijdrage van € 1,6 miljoen. Vooraf (na afloop van de contractering) werd nog uitgegaan van een nadeel van € 2,2 miljoen. Er is nog veel onzekerheid met betrekking tot de ontwikkeling van de omvang van de jeugdhulp, op basis van de cijfers van het eerste kwartaal kunnen daardoor nog geen betrouwbare trendanalyses voor worden gemaakt, het tweede kwartaalbericht zal hierover meer duidelijkheid moeten geven.
3.2.1. Toelichting per onderdeel Rijksbijdrage Voor verdere toelichting wordt verwezen naar paragraaf 3.3.2. Gecontracteerde zorgkosten Op basis van de cijfers over het eerste kwartaal blijkt een overschot op de zorgkosten van € 8,3 miljoen. Dit overschot wordt voor het grootste deel veroorzaakt doordat cliënten binnen het domein LVB hebben gekozen voor de Wet Langdurige Zorg voor het overige blijken de aantallen cliënten achter te blijven. Hier kunnen in dit stadium nog geen conclusies aan worden verbonden, omdat e.a. te maken zou kunnen hebben met de invoering van de Jeugdwet en het feit dat er wachttijden zijn ontstaan bij de intake en de verwijzing. PGB’s De cijfers van de PGB’s zijn gebaseerd op de laatste aanlevering van het CAK en de verwachte daling op basis van het verlopen van de indicaties en de toepassing van lagere tarieven. Actuele gegevens van uit alle 12 gemeenten zijn nog niet voorhanden. De registratie van de PGB’s ligt bij de gemeenten. De rapportage van de gegevens m.b.t. aantallen en verplichtingen uit herindicaties en nieuwe indicaties door de gemeenten en de rapportage over de feitelijke betalingen in het kader van het trekkingsrecht door de Sociale Verzekeringsbank over het eerste kwartaal zijn niet volledig en onvoldoende betrouwbaar om als basis voor deze eerste kwartaalrapportage te kunnen dienen. De nieuwe tarieven worden per cliënt toegepast op het moment dat de huidige indicatie afloopt en de cliënt wordt geherïndiceerd. Dit zal in de loop van 2015 en in sommige gevallen in 2016 zijn. Gebleken is dat meerdere gemeenten hebben besloten om de aflopende herindicaties gedurende de eerste maanden ambtshalve enkele maanden te verlengen waardoor de verlaagde tarieven vertraagd doorwerken. In het prognosticeren van de totale PGB-kosten is hier rekening mee gehouden. Op basis van het voorgaande leidt dit tot een verwachte uitgave voor geheel 2015 van € 18,5 miljoen, uitgaande van het volledig verzilveren van het toegekende budget door de client en cliënten na herindicatie een PGB houden.
8
Overige zorgkosten Onder de overige zorgkosten zijn de kosten verantwoord ten aanzien van: Jeugdbescherming Noord medewerkers toegang;
AMHK;
POD (Provinciaal en lokaal);
Versterking voorliggend veld;
Ten aanzien van deze onderdelen zijn geen bijzonderheden te melden. Uitvoeringskosten Het budget voor de regionale uitvoeringskosten is toereikend. Voor uitvoeringskosten is binnen de rijksbijdrage een bedrag van € 5,5 miljoen afgezonderd. Hiervan is door de Drentse gemeenten in 2015 een bedrag van € 2,3 miljoen beschikbaar gesteld voor de regionale uitvoeringskosten, het restant ad € 3,2 miljoen kunnen de gemeenten zelf lokaal inzetten en valt buiten de verantwoording en verantwoordelijkheid van de regionale samenwerking, maar is in de vergelijking met het totale rijksbudget wel meegenomen.
3.2.2. Rijksbijdrage structureel verlaagd Rijksbijdrage 2015 Uit de meicirculaire 2015 blijkt dat de rijksbijdrage voor 2015 structureel is verlaagd van € 128,3 miljoen naar € 123,8 miljoen voor Drenthe. In het financieel tussenbericht zijn een tweetal belangrijke ontwikkelingen benoemd die een negatieve invloed zouden kunnen hebben op het te ontvangen rijksbudget: a) Structurele verlaging van de integratie-uitkering sociaal domein in verband met de Wet Langdurige Zorg (WLZ) – indiceerbaren; b) De cijfers over 2014 een lager aantal cliënten in zorg laat zien met betrekking tot de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) dan werd verwacht. Ad a) De structurele verlaging van de integratie-uitkering sociaal domein in verband met de Wet Langdurige Zorg (WLZ) gaat zoals verwacht door. De reden van deze verlaging is het feit dat cliënten die gebruik maken van langdurige zorg konden kiezen voor de WLZ of de Jeugdwet. Gebleken is dat het grootste deel gekozen heeft voor de WLZ. Dit houdt voor Drenthe in dat het rijksbudget met € 4 miljoen wordt verlaagd als gevolg van deze maatregel.
9
Adb) Het aanpassen van de budgetten voor 2015 op basis van realisatiecijfers 2014 met betrekking tot de AWBZ gaat niet door. Uitgangspunt blijft het jaar 2013 zoals was afgesproken. Het argument hierbij is dat de gemeenten voor 2015 reeds contractuele afspraken zijn aangegaan op basis van de huidige budgetten. Voor 2016 en verder blijft deze korting echter wel overeind. Ten opzichte van meicirculaire 2014 betekent dit dat het rijksbudget 2016 met circa € 8 miljoen naar beneden wordt bijgesteld. Op basis van eerdere berichtgeving vanuit het rijk was de verwachting dat er sprake zou zijn van een tweetal kleinere positieve bijstellingen met betrekking tot de prijsindexatie en vervoerskosten. Deze komen in de meicirculaire niet expliciet terug. Sterker nog, wat hierin opvalt is dat naast de WLZkorting van € 4 miljoen het budget in 2015 voor de Jeugdhulp aanvullend met circa een half miljoen daalt in Drenthe. Er is geen nadere specificatie beschikbaar gesteld waar deze daling door wordt veroorzaakt. Ook verschilt deze daling per gemeente (in Coevorden is er bijvoorbeeld zelfs sprake van een kleine plus). Rijksbijdrage 2016 De rijksbijdrage voor 2016 wordt verlaagd van € 121,9 miljoen naar € 113,8 miljoen. Dit is een daling van € 8,1 miljoen. In 2016 wordt Drenthe breed een verdere teruggang verwacht van € 3,6 miljoen naast de structurele korting die vanaf 2015 is doorgevoerd in het kader van de WLZ (€ 8,1 miljoen € 4,5 miljoen). Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de korting als gevolg van het aanpassen van de realisatiecijfers met betrekking tot de AWBZ waarbij uitgegaan wordt van 2014 als basisjaar in plaats van 2013. Wat opvalt is dat de gemeenten Borger-Odoorn en De Wolden er op vooruit gaan ten opzichte van de meicirculaire 2015. Om uit te komen met het rijksbudget in 2016 dienen de kosten voor 2016 t.o.v. verwachte kosten 2015 met circa € 8,4 miljoen af te nemen. In de tweede kwartaalrapportage wordt een doorkijk gegeven naar 2016. In bijlage 1 zijn de bedragen per gemeente opgenomen voor zowel 2015 als 2016.
3.2.3. Profijt / solidariteit onderscheid nog niet mogelijk Er is nog geen goed zicht te verkrijgen op welke wijze de verdeling van het totale budget uitpakt voor de individuele gemeente op basis van de afgesproken verdeelmethodieken solidariteit en profijtbeginsel. Dat hierover nog geen duidelijkheid is te verschaffen, is gelegen in het feit dat er onduidelijkheid bij de kwartaalrapportages bestaat met betrekking tot het toerekenen van de budgetten op interventieniveau. Het programmateam is in gesprek met zorgaanbieders om te komen tot een nadere definiëring zodat dit onderscheid beter is te maken.
10
4. Cliëntaantallen in zorg Gebleken is dat de zorgaanbieders verschillend rapporteren op aantallen. Bij de één wordt gesproken over unieke cliëntaantallen en bij de ander over zorgtrajecten. Als gevolg hiervan is niet in alle gevallen een goede vergelijking te maken tussen de aantallen volgens de kwartaalrapportages en de gecontracteerde aantallen. Daarnaast is er nog veel onzekerheid met betrekking tot de ontwikkeling van de omvang van de jeugdhulp, op basis van de cijfers van het eerste kwartaal kunnen daardoor nog geen betrouwbare trendanalyses voor worden gemaakt, het tweede kwartaalbericht zal hierover meer duidelijkheid moeten geven.
5. Risicoparagraaf In deze paragraaf worden de risico’s beschreven die kunnen worden onderkend. Dit geeft nog geen volledig beeld. In juni zal met het programmateam een risico-inventarisatie plaatsvinden om dit volledige beeld wel te krijgen. Rechtmatigheid Gemeenten (en zorgaanbieders) zijn verplicht om aan te tonen dat alle financiële handelingen rechtmatig hebben plaatsgevonden. De accountant doet in de accountantsverklaring bij de jaarrekening een formele uitspraak over de rechtmatigheid van de uitvoering. Door de grote veranderingen als gevolg van de decentralisaties lopen veel gemeenten en zorgaanbieders het risico dat ze niet kunnen voldoen aan de rechtmatigheidsvereisten. Eind juni zal een eerste gesprek plaatsvinden tussen het programmateam en accountant. Het doel is om samen te kijken waar we als gemeenten mogelijk risico lopen en om te bepalen welke controles bij de zorgaanbieders dienen plaats te vinden door de accountant van de zorgaanbieder. Gegevensuitwisseling Doordat de gegevensuitwisseling via het landelijk gegevensknooppunt en het Berichtenportaal Drenthe pas laat op gang zijn gekomen, zijn gemeenten en zorgaanbieders nog bezig met een inhaalslag om de verzoeken tot zorgtoewijzing met terugwerkende kracht vanaf 1 januari af te handelen. Dit leidt er toe dat de informatievoorziening vanuit de gemeentelijke backoffice nog onvolledig is waardoor vanuit de gemeentelijk backofficesystemen nog geen betrouwbare informatievoorziening tot stand kan komen. De verwachting is dat de achterstand in het tweede en derde kwartaal wordt ingelopen. Financiële risico’s De financiële risico’s zijn grotendeels afgedekt doordat er budgetplafonds zijn afgesproken met de zorgaanbieders. Een onzekere factor zijn de PGB’s. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft haar processen rondom uitbetaling de afgelopen periode niet goed op orde gehad. Het gevolg is dat PGB’s zijn uitbetaald zonder toetsing aan de afspraken die daar onder liggen tussen PGB-houder en zorgverlener en afspraken met gemeenten. Daarnaast is de hoogte van de PGB-kosten sterk afhankelijk van het tijdig herindiceren door gemeenten van cliënten met een PGB.
11
6. Uitvoering taken programmateam 6.1.
Taken programmateam
Het programmateam (zie plaatje bijlage 2) bestaat uit twee penvoerende gemeenten, te weten Emmen inzake financiën en Hoogeveen inzake de inkoop en contractbeheer, communicatieondersteuning informatie en procesmanagement, programmacontrol en accounthouders t.b.v. contractmanagement en relatiebeheer met de jeugdhulpaanbieders. De hoofdtaken van het programmateam zijn: -
inkoop van de jeugdhulp voor Drenthe en het contractmanagement; monitoring en rapportage (financieel en inhoudelijk); informatie- en procesmanagement waar het gaat om de gegevensuitwisseling tussen gemeenten, penvoerders, aanbieders en PIONN; procesbegeleiding transformatie aanbieders.
In bijlage 2 is de programma-organisatie, de opdracht en de bestuurlijke samenwerking nader uitgewerkt. In deze paragraaf worden een aantal zaken weergegeven ten aanzien van de uitvoering van hoofdtaken van het programmateam.
6.2.
Accounthouders en kwartaalgesprekken
De leden van het programmateam hebben het eerste kwartaal zich verdiept in één van de drie jeugdhulp domeinen en de eerste contacten gelegd met de aanbieders waar zij voor verantwoordelijk zijn gemaakt. Door de accounthouders heeft er een analyse van de kwartaalrapportages van de aanbieders plaatsgevonden. De rapportages waren van sterk wisselende kwaliteit (zie ook volgende paragraaf). Onder voorbereiding en regie van de penvoerder inkoop zijn de kwartaalgesprekken gevoerd door de accounthouders. Dit heeft voor scherpte, inzicht en duiding gezorgd van de aangeleverde gegevens van de zorgaanbieders en geleid tot deze eerste kwartaalrapportage.
6.2.1. Bevindingen kwartaalrapportages en gesprekken De invulling en verantwoording van de kwartaalrapportages moeten gezien worden als een groeiproces, waarbij op basis van voortschrijdend inzicht van zowel de opdrachtgever als de instelling, al gaandeweg een verbetering zal moeten plaatsvinden. De instellingen moeten wennen aan het afleggen van verantwoording en aan de veranderende sturing en invulling van de jeugdhulp. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de kwartaalrapportages, met een aantal uitzonderingen, niet voldeden aan de gestelde contractuele voorwaarden. Daarnaast hebben de instellingen moeite om hun kwartaalresultaten met betrekking tot de geleverde jeugdhulp in een kwartaalrapportage te verwoorden. Er is in vele gevallen geen onderscheid gemaakt tussen continuïteit van zorg en gecontracteerde zorg in het eerste kwartaal 2015. Daarbij is aan verleende jeugdhulp voor het eerste kwartaal geen trendanalyse toegevoegd, met andere woorden wat deze kwartaalresultaten betekenen voor het totale jaar 2015.
12
Ook het onderscheid in interventieniveaus verdient zijn aandacht zoals eerder in deze rapportage vermeld. In veel gevallen werd geen splitsing aangebracht naar interventieniveau. De transformatie heeft nog slechts beperkt vorm gekregen in de bedrijfsvoering van de instellingen, er kan gesteld worden dat men hierin zoekende is. Daarbij is het contact met de gemeenten (sturend in het voorliggend veld) nog nauwelijks van de grond gekomen. Hierdoor is het kwartaalgesprek met de instelling in eerste instantie een financiële exercitie geweest en is de verandering van de materiele kant van de jeugdhulp onvoldoende aan de orde geweest. Ook de noodzakelijke weg naar voren is nog niet uit de cijfers van de kwartaalrapportages af te leiden, nogmaals de overgang van transitie naar transformatie van jeugdhulp behoeft bij de beoordeling van de vervolggesprekken extra aandacht. Gezien de voorgaande bevindingen wordt er op dit moment een instructie voorbereid ten behoeve van de tweede kwartaalrapportage van de zorgaanbieders, die moet leiden tot een betere kwaliteit en éénduidige aanlevering van de gevraagde gegevens.
6.3.
Berichtenverkeer en informatiemanagement
Het afgelopen kwartaal zijn er grote stappen gezet in het inrichten van het proces en de ICTvoorziening voor het berichtenverkeer tussen gemeenten, penvoerders en zorgaanbieders. De oplevering van een werkend proces en systeem heeft pas in april plaatsgevonden. Dit heeft diverse oorzaken. Daarom kon vanaf dat moment pas ook daadwerkelijk gebruik gemaakt worden van deze voorziening door gemeenten en zorgaanbieders. Tot op heden blijkt dat de gegevensuitwisseling nog erg moeizaam verloopt via het berichtenverkeer. Dit komt enerzijds doordat zorgaanbieders hun administratie nog niet zodanig op orde hebben dat zij eenvoudig de gewenste gegevens kunnen leveren die voldoen aan het Drentse zorgordeningsmodel en overige uitgangspunten. En anderzijds gemeenten nog bezig zijn om hun systemen en processen zodanig in te richten om te komen tot een meer geautomatiseerde gegevens verwerking en te maken hebben met een grote hoeveelheid te verwerken data. Nu is het nog veel handwerk om de verzoeken tot zorg af te handelen en te registreren. Het gevolg is dat er nog geen inzicht is in de aantallen cliënten in zorg en de verwachte kosten die dit met zich mee brengt in relatie tot de gecontracteerde volumes op basis van de gemeentelijke administraties. En als laatste speelt nog mee dat op basis van huidige wetgeving zorgaanbieders geen persoonsgegevens mogen uitwisselen totdat deze wetgeving is gerepareerd of wordt opgelost met een tussentijdse maatregel. Dit heeft er toe geleid dat niet alle zorgaanbieders de gevraagde gegevens hebben geleverd (voor nadere toelichting wordt verwezen naar paragraaf 7). Het proces en systeem wordt de komende periode verder geoptimaliseerd onder leiding van een nieuw aangestelde informatiemanager jeugdhulp voor Drenthe in samenspraak met de informatiemanagers van de 12 gemeenten.
13
6.4.
Transitie en transformatie
In nauwe samenwerking met het beleidsoverleg is gestart met het gezamenlijk definiëren (werkagenda) van de transitie en transformatie-opgave tot 1-1-2017.
6.4.1. Transitie In 2014 is het kader van de transitie jeugdhulp naar de gemeenten middels een werkagenda gestructureerd gewerkt aan deze overgang. Een aantal zaken die in het kader van de transitie hun beslag hebben gekregen vragen om een vervolgactie. Het gaat daarbij met name om zaken die in een tijdelijke constructie nu zijn vorm gegeven maar waar een doorontwikkeling dan wel structurele oplossing voor nodig is. Het gaat om de volgende zaken. Facilitair Werkgeverschap JBN Voor de maximale duur van twee jaar zijn afspraken gemaakt met Jeugdbescherming Noord dat zij het facilitair werkgeverschap verzorgen voor oude medewerkers van Bureau jeugdzorg die sinds 1 januari 2015 werken in opdracht/ onder verantwoordelijkheid van de gemeenten (in sociale/wijk teams of de CJG’s). Er wordt toe gewerkt naar een structurele oplossing voor deze medewerkers. Spoed voor Jeugd Er is een Crisisdienst voor Drenthe ingericht, onder regie van Accare samen met JBN. Het model is onder grote tijdsdruk ingevoerd. Het is noodzakelijk de gekozen aanpak te monitoren en te evalueren. Er liggen mogelijkheden om het gekozen model nog verder door te ontwikkelen en te professionaliseren. Hiertoe worden voorstellen voorbereid. Gedwongen Kader Ten aanzien van het gedwongen kader zijn er het voorgaande jaar een aantal tijdelijke oplossingen gekozen. Zo is het casusoverleg bescherming tijdelijk belegd en ligt de vraag voor of dit lokaal of regionaal moet worden voortgezet. Daarnaast is een definitieve oplossing voor de aansluiting op CORV een vraagstuk dat dit jaar wordt afgerond en geïimplementeerd. Tot slot zullen de afgesproken bestuurlijke overleggen (samenwerkingsprotocol) worden belegd. ` Veilig Thuis De Drentse colleges hebben in 2014 gekozen voor één AMHK/Veilig Thuis . Ook hebben de Drentse gemeenten de regiovisie Huiselijk Geweld en Kindermishandeling vastgesteld. Veilig Thuis is benoemd als additionele taak voor de GGD en voor een deel (€ 1,9 miljoen) bekostigd uit jeugdhulpmiddelen. Er ligt een vraagstuk aangezien de gezamenlijke middelen niet toereikend zijn voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtverstrekking, aansturing en monitoring van Veilig Thuis verloopt via de daarvoor ingestelde stuurgroep Veilig Thuis. Specifiek voor het onderdeel Jeugd wordt een concrete opdracht/ontwikkelopgave geformuleerd die aan de stuurgroep zal worden aangeboden. Daarbij moet worden gedacht aan: versterking effectiviteit werkwijze en samenwerking Gecertificeerde Instellingen (GI’s), Raad van de Kinderbescherming (RvK), VH en toegang, zorgen voor kennisoverdracht voorliggend veld, monitoring jeugd, onderzoek mogelijkheden één crisisdienst (samenspel Spoed voor Jeugd).
14
6.4.2. Transformatie regionaal De hoofdcontractanten (Yornea, Accare en Ambiq) hebben voor hun domeinen transformatieplannen opgesteld. Deze plannen zijn niet bestuurlijk vastgesteld. Inmiddels is het programmateam gesprekken gestart over de nadere uitwerking en uitvoering van deze plannen. De zorgaanbieders geven aan op dit moment nog te veel in de operatie van de transitie te zitten. Zij moeten eerst hun organisaties en bedrijfsvoering op orde en in lijn brengen met het Drentse zorgordeningsmodel en de rapportage en verantwoording binnen dat kader. Pas in de tweede helft van dit jaar zal er meer expliciet en structureel aandacht besteed kunnen worden aan de uitwerking en uitvoering van de transformatieplannen. De lijn c.q. beweging die wij daarbij voor ogen hebben is te komen tot een afgestemd regionaal transformatie- en uitvoeringsplan met daarbij als doelstellingen: -
ontschotting van en zorgen voor integraal afgestemd zorgaanbod (loslaten van de domeinen); van zware zorg naar lichtere vormen (verlaging interventieniveau’s); specialistische kennis dicht bij het kind arrangeren (eigen sociale context); professionalisering en versterking voorliggend veld en toegang gemeenten; geen wachtlijsten en verkorting behandelduren; vergroten uitstroom en verkleinen instroom in zorg;
Het regionaal transformatie- en uitvoeringsplan zal vervolgens bestuurlijk worden vastgesteld. Ondertussen wordt er hard gewerkt aan de inrichting van de Ouder Kind Centra (OKC’s) (conform afspraak RTA).
6.4.3. Transformatie bovenregionaal Er is bestuurlijk commitment tussen de regio’s Groningen, Friesland en Drenthe over de gezamenlijk inkoop op bovenregionale jeugdzorg(functies) voor 2016. Als basis voor de inkoop hanteren de regio’s één integraal transformatieplan van de bovenregionale jeugdzorg(functies) met concrete doelen en resultaten voor de periode 2016-2018. De gezamenlijke instellingen met een bovenregionaal zorgaanbod hebben de opdracht gekregen dit transformatieplan op te stellen. Het is een plan van de samenwerkende instellingen waarin de transformatie zichtbaar wordt en dat inhoudelijk bijdraagt aan de volgende doelstellingen: 1. Van een sectoraal naar een integraal (nieuw), ontschot en effectiever (kwaliteit) aanbod met: - Behoud van integratie kennis tussen bovenregionale voorzieningen; - Bovenregionale coördinatie tussen aanbieders; - Innovatie en nieuwe zorgvormen; - Gezamenlijk onderzoeksprogramma. 2. Van bovenregionaal naar regionaal en lokaal: - samenwerken en overdragen kennis naar voorliggende voorzieningen; - uitgaande van de versterking van de eigen kracht van gezinnen. 3. Van intramuraal naar samenhangende ketenversterkende behandeling en ondersteuning - Verkleining van de instroom; - Vergroten en versnellen van de uitstroom. 15
4. Afbouw klinische capaciteit over de volle breedte: minimaal 30% 2016-2018 - Stevige samenwerking, integratie van voorzieningen; - Fysieke concentratie bij weinig voorkomende problematiek. De bestuurlijk besluitvorming c.q. accordering inzake dit gezamenlijk transformatieplan is gepland voor medio september, waarna de contractering voor de bovenregionale zorg voor het jaar 2016 zal worden ingezet en afgerond.
6.5.
Communicatie
In mei heeft er een eerste brede netwerkbijeenkomst plaatsgevonden waar alle bestuurders van de gecontracteerde jeugdhulpaanbieders en de bestuurder Jeugd van de gemeenten in Drenthe voor zijn uitgenodigd. Belangrijkste doel van deze bijeenkomst was het elkaar ontmoeten. Dat is gedaan met presentaties en workshops rondom concrete praktijkvoorbeelden waarin stappen in de transformatie zichtbaar gemaakt werden. De afgelopen maanden is er gewerkt aan een website www.jeugdhulpregiodrenthe.nl. Deze website vervangt de website van de Drentse pilot Jeugd en de informatie is primair bedoeld voor de jeugdhulpaanbieders, het voorliggend veld en de beleids- en toegangsedewerkers van de gemeenten. Hier kan zowel beleidsinhoudelijke als de praktische informatie over de jeugdhulpregio worden gevonden. De site gaat voor het zomerreces de lucht in.
7. Vraagstukken en issues Graag brengen wij nog een aantal (strategische) actuele vraagstukken onder uw aandacht. Drentse Zorgordeningsmodel Zowel het GGZ domein als partijen uit het LVB/VB domein geven aan het Drentse Zorgordeningsmodel (de 8 interventieniveau ’s) niet goed te kunnen vertalen en toepassen naar hun aanbod. Zij hebben hun bedrijfsvoering in veel gevallen dan ook nog niet ingericht conform dit model. In de eerste kwartaalrapportages hebben veel aanbieders de interventieniveaus niet gehanteerd dan wel hebben zij categorieën samengevoegd. De inrichting van de zorgtoewijzing, de monitoring, de budgetten en de transformatiedoelen zijn gestoeld op het gekozen Drentse zorgordeningsmodel. Het programmateam is in gesprek met deze zorgaanbieders om het zorgordeningsmodel nader te definiëren/uit te werken in een toepasbaar referentiekader. Dit betekent dat naar alle waarschijnlijkheid ook bij de tweede kwartaalrapportage betrouwbare informatie over de interventieniveaus nog niet beschikbaar zal zijn omdat de verwachting is dat zowel zorgaanbieders als gemeenten hun cliëntenadministratie moeten toetsen en bij te werken aan de hand van het referentiekader. Lancune in de Jeugdwet in het kader van privacy en gevolgen voor gegevensuitwisseling Afgelopen dinsdag 2 juni vond een constructief overleg plaats met de VNG, VWS, verschillende branche- en beroepsorganisaties (waaronder de NVO) en het landelijk platform GGZ over de privacy in de Jeugdwet. Directe aanleiding voor het overleg was de door partijen en het College bescherming Persoonsgegevens eerder geconstateerde lacune, namelijk dat er geen wettelijke grondslag is voor het uitwisselen van persoonsgegevens ten behoeve van de facturatie en declaratie van jeugdhulp. 16
Concreet betekent dit dat nu al persoonsgegevens aanleveren zonder wettelijke grondslag in strijd is met de wet. Het ministerie van VWS en VNG adviseren te wachten op de ministeriële regeling die op korte termijn door VWS wordt geschreven en waar exact in zal komen te staan welke persoonsgegevens wel gewisseld mogen worden met het oog op financiering en bekostiging. Mede door de kritiek van het CBP heeft VWS een Veegwet geschreven, waar het CBP nog niet tevreden mee is. VWS bereidt op dit moment daarom een Tweede Nota van Wijziging op de Veegwet voor, waarmee tegemoet wordt gekomen aan de kritiek van het CBP. Wanneer die wijziging Veegwet behandeld kan worden in de Tweede Kamer, is niet bekend. Voordat de Veegwet in werking treedt, is een ministeriele regeling nodig om een wettelijke grondslag te creëren voor het verstrekken en verwerken van persoonsgegevens. Ook deze ministeriële regeling zal de nodige tijd vergen, op zijn minst enkele weken. Gestreefd wordt dat een concept per 1 juli a.s. gereed is. Daarom heeft VWS op 2 juni aangekondigd een tijdelijke ministeriële regeling te maken, om de facturatie en declaratie op korte termijn veilig te stellen. Deze regeling zal kaal en klein zijn (minimaal BSN en tarief/bedrag mag aan de gemeente worden verstrekt die op basis daarvan over kan gaan tot betaling, vergelijkbaar met de regeling van bevoorschotting). Gerealiseerd moet worden dat de gemeenten op basis van slechts enkele persoonsgegevens, de rechtmatigheid niet kunnen toetsen. De controle kan pas plaatsvinden wanneer de Veegwet 2015 in werking is getreden. Inkoop en contractering na RTA periode Er zijn met de zorgaanbieders contracten gesloten voor de RTA-periode. Voor de contractering en inkoop na de RTA-periode wordt na de zomervakantie het proces uitgelijnd en wordt dan ook een inhoudelijke verdieping gemaakt om te bepalen op welke onderdelen nadere bestuurlijke besluitvorming nodig is.
17
Bijlage 1: Overzicht rijksbijdrage per Gemeente
Voor nadere toelichting op deze tabel wordt verwezen naar paragraaf 3.2.2.
18
Bijlage 2: Programma-organisatie, opdracht en bestuurlijke samenwerking.
1. Programma-organisatie, opdracht en bestuurlijke samenwerking De programma-organisatie Jeugdhulpregio Drenthe is sinds 1 januari van start gegaan(zie onderstaand plaatje). Deze organisatie is een uitwerking van de lichte samenwerkingsorganisatie van de 12 Drentse gemeenten zoals die in de bestuursovereenkomst is vastgelegd. De verbindingen tussen de programmaorganisatie en de gemeenten zijn inmiddels goed gelegd. Op diverse onderwerpen (beleid, financiën, inkoop en informatiemanagement) vindt er op ambtelijk niveau gestructureerd overleg plaats met de 12 gemeenten.
1.1. Voorbereidend en Algemeen Bestuurlijk Overleg (VBO en ABO) Het VBO heeft als taak het voorbereiden van agenda en beleidsstukken van het Algemeen Bestuurlijk Overleg (ABO) enerzijds en de verbinding en afstemming met de ambtelijke organisaties van de gemeenten (uitvoering) anderzijds. Het VBO bestaat daarom uit een 5-tal bestuurders en een drietal gemeentesecretarissen/ algemeen directeuren. De bestuurders van het Voorbereidend Bestuurlijk Overleg (VBO) hebben zich verbonden aan een inhoudelijk thema inzake de regionale jeugdhulp. Zij dragen dit thema bestuurlijk voor de regio Drenthe en zorgen voor agendering in het Algemeen Bestuurlijk Overleg (ABO). Het VBO komt eens per maand bij elkaar. Het ABO, bestaande uit de 12 bestuurders/portefeuillehouders Jeugd van de 12 gemeenten komt 5 maal per jaar bij elkaar. De ambtelijke voorbereiding van het VBO en ABO vindt plaats in het beleidsoverleg, bestaande uit 12 19
ambtenaren jeugd. Het afgelopen kwartaal hebben er een aantal inhoudelijke issues gespeeld waar bestuurlijk overleg over heeft plaats gevonden. Dit waren o.a. vraagstuk vervoer jeugd GGZ, ouderbijdrage, kaders en afspraken rondom PGB’s.
1.2.
Bestuurlijk Platform Jeugdhulp Drenthe
Naast het ABO is er inmiddels ook een Bestuurlijk Platform Jeugdhulpregio Drenthe ingericht. Hieraan nemen, naast de leden van het VBO, ook de bestuurders deel van de Jeugdhulpaanbieders die aangemerkt zijn als hoofdcontractant, branche/belangenorganisaties van kleine aanbieders en een aantal specialistische (bovenregionale aanbieders). Het Bestuurlijk Platform komt viermaal per jaar bij elkaar. De agenda wordt in samenwerking (Jeugdhulpregio en aanbieders) opgesteld.
Doel van het Bestuurlijk Platform is onder andere het volgen en bespreken van de strategische (transformatie) agenda Jeugdhulp Drenth en de monitoring op de voortgang van de geleverde 20
jeugdhulp (kwartaalrapportages). Daarnaast kunnen hier op bestuurlijk niveau knelpunten, beleidsaanpassingen en bijsturingsmaatregelen worden gesondeerd.
1.3.
Programmateam
Het programmateam (zie plaatje) bestaat uit twee penvoerende gemeenten, te weten Emmen inzake financiën en Hoogeveen inzake de inkoop en contractbeheer, communicatieondersteuning informatie en procesmanagement, programmacontrol en accounthouders ten behoeve van contractmanagement en relatiebeheer met de jeugdhulpaanbieders. De hoofdtaken van het programmateam zijn: -
inkoop van de jeugdhulp voor Drenthe en het contractmanagement; monitoring en rapportage (financieel en inhoudelijk); informatie- en procesmanagement waar het gaat om de gegevensuitwisseling tussen gemeenten, penvoerders, aanbieders en PIONN; procesbegeleiding transformatie aanbieders.
1.4.
Samenwerking beleidsoverleg
Het afgelopen kwartaal hebben we naast de opdracht aan het programmateam verkend welke andere regionale opgaven jeugdhulp er nog liggen. We hebben de werkagenda van het RTA en van het transformatieplan gescreend op openstaande zaken die opgepakt moeten worden. Dit heeft geleid tot een nieuwe werkagenda tot 1-1-2017. De uitvoering van deze werkagenda wordt hoofdzakelijk belegd bij het beleidsoverleg in samenspel met het programmateam en onder regie van de programmadirecteur. De onderwerpen van deze nieuwe werkagenda zijn verdeeld in transitie en transformatie issues. Voor de transitie-onderwerpen is een projectgroep ingericht bestaande uit beleidsmedewerkers jeugd (per subregio) uit Drenthe die deze onderwerpen in gezamenlijkheid en afstemming oppakken. De transformatie-opgave ligt wat complexer. Hier gaat het om bewegingen en samenspel van het voorliggend veld, de toegang van gemeenten en de beweging van de zorgaanbieders binnen hun domein en de ontschotting tussen de domeinen. Voor de procesbegeleiding hiervan hebben we op dit moment een vacature opengesteld.
21
22
