Rapport Pilot Ontwerp Selectielijst. Gemeente Amsterdam Cluster Ruimte en Economie

Rapport Pilot Ontwerp Selectielijst Gemeente Amsterdam Cluster Ruimte en Economie

Opdrachtgever: Gert Zwagerman Auteur: Herbert Coppen Versie: 1.0 Datum: 1 juli 2015

Versie 1. 0 01-07-2015

Pilot Ontwerp Selectielijst Cluster Ruimte en Economie

Versiebeheer Versies Versie 0.1 0.2

Datum 12-05-2015 13-05-2015

Auteur Herbert Coppen Herbert Coppen

0.3 0.4 0.5

18-05-2015 20-05-2015 24-06-2015

Herbert Coppen Herbert Coppen Herbert Coppen

1.0

01-07-2015

Herbert Coppen

Samenvatting van de wijzigingen Eerste opzet rapport Opmerkingen Gert, Josien en Hilde verwerkt Concept ter revisie aan Gert Concept ter revisie aan VNG Reactie VHIC verwerkt + Processen Wonen (Josien) verwerkt Opmerkingen Richard (erfpacht) verwerkt

2

Versie 1. 0 01-07-2015


Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Doelstelling 1.3 Toelichting uitvoering pilot 2. Project Ontwerp en Realisatie Lex van Deldenbrug 2.1 Omschrijving van het project 2.2 Processen binnen het project 2.3 Informatie binnen het projectendossier 2.4 Structuur Projectendossier binnen DMS 2.5 Project categorieën en huidig waarderingsmethodiek 2.6 Systeemanalyse, Trendanalyse, Risicoanalyse 3. Proces Aanbesteding Lex van Deldenbrug 3.1 Omschrijving van het proces 3.2 Procesfases en processen binnen de aanbesteding 3.3 Informatie binnen het aanbestedingsdossier 3.4 Structuur aanbestedingsdossier binnen DMS 3.5 Huidig waarderingsmethodiek 3.6 Systeemanalyse, Trendanalyse, Risicoanalyse 4. Proces Grond en Ontwikkeling: Erfpacht 4.1 4.2 4.3 4.4 4.6

Omschrijving van het proces Informatie binnen het erfpachtdossier Structuur erfpachtdossier binnen DMS Huidig waarderingsmethodiek Systeemanalyse, Trendanalyse, Risicoanalyse

5. Matching processen Grond en Ontwikkeling 6. Proces Leningenbeheer 7. Proces Handhaving huisvestingsverordening 8. Conclusies, bevindingen 8.1 Nut en noodzaak van de nieuwe selectielijst 8.2 Bevindingen 8.3 Conclusie BIJLAGEN 01. Format vragenlijst 02. Selectielijst pilot project Lex van Deldenbrug 03. Selectielijst pilot proces aanbesteding 04. Selectielijst pilot proces erfpacht 05. Selectielijst pilot Grond en Ontwikkeling

3

Versie 1. 0 01-07-2015

1.


Inleiding

1.1 Aanleiding Selectie en waardering moeten anders worden gewaardeerd in het digitale tijdperk. De VNG heeft onlangs een procesgerichte concept ontwerp selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2016 opgesteld. In voorbereiding op de vaststellingsprocedure van de selectielijst is een pilot opgezet met een aantal gemeenten waaronder gemeente Amsterdam, om de toepassing van de selectielijst te onderzoeken. Onderliggend rapport is het resultaat van een onderzoek naar de toepasbaarheid van de selectielijst in de praktijk binnen de cluster Ruimte en Economie van de gemeente Amsterdam.

1.2 Doelstelling Belangrijk punt voor de gemeente Amsterdam in deze pilot is te onderzoeken hoe de nieuwe lijst is te matchen met de ruimtelijke processen en wat de toegevoegde waarde is voor de waardering van met name projecten. Ook wordt aandacht gegeven aan de relatie met het proces Erfpacht en processen bij Wonen, die ook deel uitmaakt van de Cluster Ruimte en Economie. Als aanloop en aansluitend bij de aanvraag doorlopende machtiging voor op termijn vernietigbare documenten bij Grond en Ontwikkeling wordt een vertaling gemaakt van de oude waarderingsmethodiek naar de nieuwe waarderingsmethodiek. 1.3 Toelichting uitvoering pilot Aan de hand van de volgende projecten, processen en onderwerpen en met medewerking van de volgende personen is de toepasbaarheid van de lijst onderzocht: • Project ontwerp en realisatie van de Lex van Deldenbrug i.h.k.v. Ontwikkeling Zuidas (Hilde Oosterwoud, Informatiebeheer) en (Anneke de Jong , Assistent Projectmanager). • Aanbestedingsproces Lex van Deldenbrug (Herbert Coppen, Informatiebeheer). • Grond en Ontwikkeling: Erfpachtproces (Herbert Coppen, Informatiebeheer). • Proces Wonen: Handhaven Huisvestingsverordening (Josien van der Wulp, Informatiebeheer) en (Albert Jonk, senior medewerker Handhaving). • Proces Wonen: Leningenbeheer (Josien van der Wulp, Informatiebeheer) en (Rob Alders, medewerker Leningenbeheer). • Matching processen Grond en Ontwikkeling: vertaling bewaartermijnen oude lijst naar nieuwe lijst bij Grond en Ontwikkeling. (Herbert Coppen, Informatiebeheer). Per project/proces/onderwerp is gekeken naar de vertaling van de huidige waarderingsmethode naar de nieuwe, de interpreteerbaarheid en hanteerbaarheid van de lijst voor de diverse doelgroepen. Hierbij is aan de hand van een format vragenlijst (bijlage 01) informatiebeheerders en medewerkers geïnterviewd die in het primaire proces werken en is een overzicht per project/proces uitgewerkt van de bewaartermijnen op basis van de oude selectielijst en de nieuwe ontwerp selectielijst (bijlagen 02,03, 04, 05)

4

Versie 1. 0 01-07-2015

2.


Ontwerp en realisatie Lex van Deldenbrug

De cluster Ruimte en Economie kent complexe projecten. Ten behoeve van de hanteerbaarheid van het onderzoek is een deelproject binnen de ontwikkeling van de Zuidas genomen: ontwerp en realisatie Lex van Deldenbrug. Om een goed beeld te krijgen van het project werden Hilde Oosterwoud (Informatiebeheerder) en Anneke de Jong (Assistent Projectmanager) van de dienst Zuidas op 22 april 2015 geïnterviewd. De neerslag van dit interview is in de volgende paragrafen uiteengezet. 2.1 Omschrijving van het project De brug is een microproject van de Zuidas. Het project Zuidas is opgedeeld in deelgebieden, zoals Beethoven, Mahler, Strawinsky en Gershwin. De brug is een onderdeel van deelgebied Gershwin en het daarin liggende Gershwinplein. De brug dient als introductie op het Zuidasgebied vanaf Buitenveldert gezien. De brug is in opdracht van dienst Zuidas gemaakt maar er zijn veel actoren betrokken bij het project zowel binnen als buiten de Gemeente Amsterdam (zie afbeelding). Zo is er krediet aangevraagd bij de gemeente. Het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam (OGA) heeft de aanbesteding geregeld (zie Hoofdstuk 3), het Ingenieursbureau (IBA) de uitvoering en het architectenbureau is een belangrijke speler geweest. Voor het beheer van de brug is Stadsdeel Zuid verantwoordelijk, voor de lichtjes in de brug dienst IVV. De Projectleider uitvoering is linking pin tussen architectenbureau en aannemer. Nadat dienst Zuidas de brug van de aannemer accepteert, heeft de dienst Zuidas het beheer overgedragen aan Stadsdeel Zuid. Alles wat Zuidas doet in de openbare ruimte gaat voor het beheer over naar het Stadsdeel. Het Stadsdeel kan de tekeningen opvragen bij de Omgevingsdienst, die de vergunningen verleent.

5

Versie 1. 0 01-07-2015


2.2 Processen binnen het project Standaard zitten er binnen het project processen zoals ideevorming, planvorming, budgettering, adviseren, aanbesteding, architectenselectie, contractvorming, opdrachtgeven, bouwen, exploiteren, beheren, regie en besluitvorming. Op basis van de nieuwe selectielijst zijn de volgende 12 hoofdprocessen te interpreteren: 3. Plannen opstellen, 11. Toestemming verlenen, 13. Geschillen behandelen, 14. Openbare ruimte inrichten,16. Overeenkomsten aangaan, 19. Gegevens administreren/verwerken, 20. Informeren, 22. Gebeurtenis organiseren, 24 Toestemming vragen (Omgevingsdienst). Bij de volgende processen ligt de bewaarplicht elders, echter vanwege gebruikersgemak bij de bedrijfsvoering worden ze ook binnen het project gearchiveerd: 2. Beleid en regelgeving opstellen (B&W flap bij Bestuursdienst) 12. Toezien en handhaven (Stadsdeel Zuid) , 15. Onderhouden en repareren (Stadsdeel Zuid). 2.3 Informatie binnen het projectendossier Dienst Zuidas is beheerder van het dossier. Het projectendossier start vanaf het memo directieoverleg op 26 mei 2011 en eindigt op 15 oktober 2014 bij de uitnodiging voor de feestelijke opening. Het digitale projectendossier bevat circa 159 documenten, zowel werk als definitieve documenten, alleen tekst en afbeeldingsbestanden (mail, PDF, WORD, Excel). Geen 3D-modellen of audio- en video. Alle documenten met betrekking tot het ontwerp en realisatie van de brug staan digitaal in het documentmanagementsysteem SharePoint. Buiten het projectendossier om bevindt de relevante informatie zich ook bij andere diensten of stadsdelen en in meerdere systemen. Zo ook het openbare ruimte plan (maar dit zit dan in het algemene Gerswhin dossier, en niet specifiek bij de brug). Tekeningen zijn bij de Omgevingsdienst, contractstukken liggen bij OGA. Bestemmingsplannen zijn digitaal bij het Stadsdeel en op ruimtelijkeplannen.nl. Bestuurlijke besluitvorming in het systeem Andreas van de Bestuursdienst. Wellicht dat er nog wat mailtjes in iemand zijn/haar mailbox zit. 2.4 Structuur Projectendossier binnen DMS Het projectendossier Lex van Deldenbrug is een subdossier van het projectdossier Gershwinplein. In het subdossier bevinden zich documenten die voorzien zijn van een aantal metadata. Met behulp van het subdossier wordt de directe context van een document duidelijk, die aansluit bij het werkproces in het kader waarvan een document is ontstaan. Het subdossier is het leidende kenmerk in de archiefomgeving. Alle documenten met eenzelfde subdossierkenmerk worden daar bij elkaar georganiseerd. Iedere subdossier is weer ingedeeld in 8 vaste project categorieën.

6

Versie 1. 0 01-07-2015


2.5 Project categorieën en huidige waarderingsmethodiek Alle documenten binnen een projectendossier zijn gelabeld met een projectcategorie en deze categorie heeft een grove bewaartermijn: blijvend te bewaren (B) of voor vernietiging vatbaar (VVV). De waardering per projectcategorie is van tevoren bepaald op basis van het belang voor de bedrijfsvoering. Hieronder volgt een opsomming van de project categorieën en de bijbehorende grove bewaartermijnen: Achtergrondinformatie (VVV) (1 jaar) Bestuurlijke besluitvorming (B) Communicatie & Inspraak (B) Contracten, onderzoek en vergunningen (B) Financien (VVV) (7 jaar) Inhoud (B) Planning (VVV) (10 jaar) Vergaderingen (B) Als het project afgesloten is worden de projectdocumenten op basis van de labels project categorieën opgeschoond. Hoewel dienst Zuidas in de huidige situatie voor de selectie en vernietiging alleen de grove bewaartermijnen hanteert is het mogelijk om handmatig op documentniveau te waarderen. Op basis van de huidige geactualiseerde selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 zouden de documenten binnen een projectcategorie als volgt gewaardeerd kunnen worden:

Achtergrondinformatie: Deze categorie bevat diverse documentatie en documenten ter kennisname zoals een korte outline opening Lex van Deldenbrug of een briefing van een derde partij. Deze categorie is op termijn vernietigbaar en zou op basis van 2.14. na 1 jaar vernietigd kunnen worden. Bestuurlijke besluitvorming: Deze categorie bevat beleidsstukken zoals een college van B&W flap, beoordeling en besluit investering van de brug, besluit herbenoeming brug e.d. In principe zijn deze stukken op basis van 2.2. en 2.18. blijvend te bewaren echter als het goed is zitten deze stukken óók in het systeem voor de bestuurlijke besluitvorming Andreas. Communicatie en inspraak: Deze categorie bevat diverse documenten t.b.v. externe partijen zoals bewonersbrieven, perslijst en uitnodiging opening, tekst website, flyers en posters. Hierbij wordt categorie 2.6. van de selectielijst gebruikt, bewaartermijn 1 jaar en is in principe blijvend te bewaren voor communicatieplannen, voorlichtingsbrochures e.d. Indien het om klachten gaat is de bewaartermijn 1 jaar na vervallen op basis van categorie 2.24. en schadeclaims worden vernietigd 5 jaar na afhandeling op basis van 2.22. Contracten onderzoeken en vergunning: Deze categorie bevat diverse opdrachten en andere schriftelijke afspraken, verleende vergunningen voor het bouwen/slopen, houden van evenement, offertes/opdrachtverleningen meer-en minderwerk, bodemonderzoeken, keuringsrapporten, constructieberekeningen e.d. Voor contracten wordt hierbij categorie 2.17. gebruikt en is de bewaartermijn 7 jaar na vervallen administratieve verplichtingen. Voor vergunningen wordt hierbij categorie 2.7. gebruikt, bewaartermijn 1 jaar na vervallen handeling maar voor bouwvergunningen/sloopvergunningen blijvend te bewaren op basis van 3.6.2.

7

Versie 1. 0 01-07-2015


Financiën: Deze categorie bevat budgetoverzichten, begrotingen, verplichtingen, financiële mandaten, financiële raming brug, nacalculaties. In principe op termijn vernietigbaar en op basis van 3.1.2.is de bewaartermijn 7 jaar. Inhoud: Deze categorie bevat o.a. het projectplan, voorlopig en definitief ontwerp, tekeningen, eindrapport en evaluatie oplevering. Op basis van 3.3.2.1. zijn de meeste stukken blijvend te bewaren. Planning: Deze categorie bevat diverse planningen m.b.t. startdatum, gereedkomen brug, tijdspad voor de uit te voeren werkzaamheden, voortgangsrapportages, verlichting bij de brug e.d. Op basis van 3.3.2.4. is de bewaartermijn 10 jaar na afsluiting van het project. Vergaderingen: Deze categorie bevat diverse verslagen en besprekingen, verslag ontwerpoverleg. Op basis van categorie 2.2. zijn deze stukken voor een groot deel blijvend te bewaren. Dit geldt ook voor vergaderstukken van externe commissies zoals welstandscommissie, verkeerscommissie. In de bijlage 02 wordt een overzicht gegeven van de project categorieën, projectdocumenten en bewaartermijnen. Tevens wordt hierin een link gelegd van de oude naar de nieuwe lijst. 2.6 Systeemanalyse, Trendanalyse, Risicoanalyse De huidige trend binnen Amsterdam zijn de vele reorganisaties en daarmee gepaard gaande veranderingen en onzekerheid. Projecten worden af gestoten of staan stil. Besluitvorming duurt lang en er wordt veel overlegd binnen verschillende samenwerkingsverbanden. Zo heb je een vaste vergaderstructuur voor projecten in uitvoering, projectgroepen, samenwerkingen (bijvoorbeeld afstemming kabels en leidingen), aanbestedingen (bouwverslagen), communicatie overleggen. Er is continue afstemming nodig tussen deze vergaderingen. Juist deze vergaderstukken zijn blijvend te bewaren. Uit deze stukken is de besluitvorming te herleiden en heb je een duidelijk inzicht in de context tussen de verschillende informatieschakels.

Anneke de Jong (Assistent Projectmanager Zuidas): De ontwikkeling van de Zuidas is een risicovol project wat betekent dat er heel selectief (lees: heel weinig) vernietigd wordt. Er wordt kritisch gekeken naar wat er over 20 jaar nog beschikbaar moet zijn in het dossier. Definitief Ontwerp, maar ook eerdere ontwerpen die niet doorgegaan zijn, kunnen interessant zijn als je bijvoorbeeld archiefonderzoek over de architect wilt doen. Verder bestekstukken, adviezen van supervisie, en vergaderstukken (bijvoorbeeld waarom hebben we ervoor gekozen om wel/niet een apart fietspad aan te leggen). In principe kan de achtergrondinformatie, planningen en financiën na x-aantal jaar weg. Maar op basis van bedrijfsbelang en/of een risicoanalyse kan je overwegen om het langer te bewaren. Je weet nooit wat je over bijvoorbeeld tien jaar nodig hebt. Bijvoorbeeld; integriteit probleem met de aannemer of architect, of de brug stort in. Dus laten we het bewaren uit voorzorg. En dit hoeft niet op een prominente plek, als je er maar bij kunt als het nodig is. De brug zelf is een kunstwerk, het kunstbudget is ervoor gebruikt. Je weet niet wat er gebeurt met gebiedsontwikkeling, misschien wordt Buitenveldert erbij getrokken en wordt de brug het hart van Zuidas. Dan ben je blij dat je het hele dossier bewaard hebt. Als het project nog loopt, is alles van belang. Afspraken wil je terug lezen. Misschien dat doodlopende sporen weggegooid kunnen worden. Maar het uitzoeken is meer werk dan het te bewaren. Daar is weinig tijd voor. Bijvoorbeeld een discussie waarom een fietspad op een bepaalde manier ligt. Stond dat in het eerdere ontwerp? Minimaal 10 jaar, misschien 15 jaar. Je weet nooit wanneer je wat nodig hebt. Pas als je zoekt, ruim je dingen op. Wat je wel zeker weet vernietig je: dubbelingen, dingen die op een dood spoor lopen, kladjes. 8

Versie 1. 0 01-07-2015

3.


Aanbestedingsproces Lex van Deldenbrug

Binnen het project heeft er in opdracht van het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam (OGA) een aanbesteding van de brug plaatsgevonden. Dit proces wordt in de volgende paragrafen specifiek onder de loep genomen. Hierbij wordt aan de hand van een tabel de huidige waarderingsmethodiek en bewaartermijnen op basis van de oude selectielijst vergeleken met de nieuwe lijst (zie bijlage 03). 3.1 Omschrijving van de aanbesteding Op 28 maart 2012 heeft de aanmelding voor de selectieprocedure voor de aanbesteding van de Lex van Deldenbrug plaatsgevonden volgens de Niet Openbare procedure van het ARW 2005 voor het werk onder de naam "D&C contract Gershwinbrug" overeenkomstig de selectieleidraad voor Bestek OGA 2012-015 en bijbehorende nota van inlichtingen. Het OGA is de aanbestedende dienst en opdrachtgever. De bijbehorende archiveringsplicht hoort bij de opdrachtgever, dus het OGA als archiefvormende orgaan. Het Ingenieursbureau Amsterdam (IBA) heeft voor de uitvoering van het bestek gezorgd en is de schakel tussen OGA en het architectenbureau aan wie het werk gegund is. Het bureau Contracten, Werken en Diensten is een subafdeling van de afdeling planbegeleiding van het OGA. De afdeling is verantwoordelijk voor de opdrachtverstrekking namens het OGA naar de aannemers. De afdeling zorgt voor een goede uitvoering van de aanbestedingsprocedure. De afdeling Planbegeleiding heeft de uitvoering van het bestek begeleidt en zorgt ervoor dat in samenwerking met CWD de bijbehorende documenten aangeleverd worden bij informatiebeheer ter completering van het bestekdossier. 3.2 Procesfases en processen binnen de aanbesteding Standaard zitten er binnen het aanbestedingsproces de volgende procesfases: Voorbereiding, Contract, Aanbesteding, Gunning, Realisatie, Overdracht. Op basis van de nieuwe selectielijst zijn de volgende 5 hoofdprocessen te interpreteren: 9. Status toekennen, 13. Geschillen behandelen (Klachtencoördinator), 14. Openbare ruimte inrichten, 16. Overeenkomsten aangaan, 19 Gegevens administreren.. 3.3 Informatie binnen het aanbestedingsdossier Het digitale aanbestedingsdossier start vanaf de aankondiging van het bestek op 21 februari en eindigt op 8 juli 2014 toen het aan Stadsdeel Zuid werd overgedragen. Het dossier bevat circa 130 documenten, alleen tekst, tekeningen en foto’s (mail, pdf of pdf/a, Excel, jpeg). Geen 3Dmodellen of audio- en video. Indien een document definitief is wordt het vanuit het werkarchief aangeboden aan het bedrijfsarchief. Het aanbestedingsdossier in het bedrijfsarchief bevat dan alleen de definitieve documenten en zijn hoofdzakelijk openbaar met uitzondering van de kabinetraming en stukken van de screeningscommissie. 3.4 Structuur Aanbestedingsdossier binnen DMS Het documentmanagement systeem LiveLink is ingericht in een digitale werkarchief en bedrijfsarchief. Het werkarchief bevat alle documenten die zich in een “werk” status bevinden. In het bedrijfsarchief bevinden zich de “definitieve” documenten die beheerd worden door Informatiebeheer. De mappenstructuur van het digitale bedrijfsarchief is opgebouwd aan de hand van de vijf hoofdprocessen van het OGA waaronder het hoofdproces Gebiedsontwikkeling. In het bedrijfsarchief is een onderverdeling gemaakt in dossiers die blijvend te bewaren zijn en dossiers die op termijn vernietigbaar zijn. Omdat heel veel documenten in een aanbestedingsdossier blijvend te bewaren zijn is er voor gekozen om alle documenten m.b.t. de aanbesteding in een 9

Versie 1. 0 01-07-2015


blijvend te bewaren digitale dossier te plaatsen onder het hoofdproces Gebiedsontwikkeling. Wel wordt op documentniveau aangegeven indien een document in het aanbestedingsdossier vernietigbaar is. In het aanbestedingsdossier zit een scheiding tussen verschillende procesfases. Iedere procesfase bevat een aantal documenten die in opeenvolgend verplicht aanwezig moeten zijn in het dossier. Er kunnen dus geen documenten in een procesfase zitten als de vorige fase leeg is. Met behulp van de indeling in procesfases wordt de directe context van een document duidelijk, die aansluit bij het werkproces in het kader waarvan het document is ontstaan. 3.5 Huidige waarderingsmethodiek Alle documenten binnen het aanbestedingsdossier bevatten op documentniveau een aantal metadata waaronder een metadataveld (V)ernietigen of te blijvend te (B)ewaren. Ook bevat elke aanbestedingsdossier mapgegevens waarbij op mapniveau de recordmanagementgegevens worden ingevoerd waaronder: selectiecategorie, bewaartermijn, vernietigingsjaar e.d. Het aanbestedingsdossier is een (B) dossier. Dit wordt bij de aanmaak van het dossier al op map/dossierniveau aangegeven door in de mapgegevens op basis van de huidige selectielijst de selectiecategorie 3.3.2.1. in te voeren en te selecteren op Bewaren (zie onderstaande afbeelding).

Als het aanbestedingsdossier is afgesloten (nadat het dossier volledig is en de eindafrekening gearchiveerd is), dan worden de documenten op documentniveau op basis van het metadataveld (V) gefilterd. Deze (V) documenten worden op een dispositielijst gezet. Vervolgens worden deze documenten aan de hand van een checklist gebaseerd op de huidige geactualiseerde selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 gewaardeerd. In de dispositielijst wordt op dat moment kritisch naar gekeken of de documenten daarin daadwerkelijk vernietigd mogen of moeten worden, alvorens ze definitief uit het systeem verwijderd worden. Hierbij wordt ook gekeken of documenten eventueel nog langer bewaard moeten worden en of bij verwijdering niet een deel van de context van het aanbestedingsdossier verloren gaat. Eventueel kunnen documenten op deze dispositielijst wegens een op dat moment spelende ontwikkeling (bijvoorbeeld bij een financiële raad enquête) “on hold” gezet worden. Nadat het dossier is opgeschoond en gecontroleerd op volledigheid, wordt het dossier overgedragen aan het stadsdeel. Hieronder volgt een schematische weergave van de vervolgfases in het aanbestedingsproces en 10

Versie 1. 0 01-07-2015


een opsomming van de daarbij behorende brondocumenten met bewaartermijnen op basis van de huidige selectielijst: 1. Voorbereiding (B) 2. Contract (B) 3. Aanbesteding (B) 4. Gunning (B) 5. Realisatie (V) 6. Overdracht (V)

Voorbereiding: In deze fase bevinden zich met name blijvend te bewaren documenten. Het gaat om een inkoopstrategie, toestemming afwijking en vaststelling inkoopbehoefte. Contract: Deze fase bevat het Bestek, Nota van Inlichtingen e.a. Deze stukken zijn voor een heel groot deel blijvend te bewaren. Aanbesteding: Ook in deze fase zitten veel blijvend te bewaren documenten. Het gaat o.a. om een ProcesVerbaal van Aanmelding, Directiebegroting, Inschrijfstaten van de begunstigde. Gunning: Deze fase bevat zowel blijvend te bewaren als op termijn vernietigbare documenten het gaat om een gunningsadvies, de opdracht/gunning e.d. Realisatie: In deze fase zitten veel op termijn vernietigbare documenten. Het gaat om meerwerk/minderwerk, bankgaranties, bouwverslagen, proces-verbaal van opneming e.d. Overdracht: In deze fase zitten overwegend op termijn vernietigbare documenten zoals alle voorbereidende documenten m.b.t. de overdracht met uitzondering van het overdrachtsdocument zelf. In de bijlage 03 wordt een overzicht gegeven van de fases, documenten en bewaartermijnen. Tevens wordt hierin een link gelegd van de oude naar de nieuwe lijst. 3.6 Systeemanalyse, Trendanalyse, Risicoanalyse Het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam heeft de aanbesteding van de brug gedaan. Als opdrachtgever namens de gemeente Amsterdam van de aanbesteding moeten alle stappen die ondernomen worden tijdens de aanbesteding van de brug traceerbaar zijn en blijven. In het verleden werd Nederland opgeschrikt door de Bouwfraude. Tijdens de parlementaire enquête over deze kwestie werd duidelijk dat de stappen van overheidsorganen steeds te herleiden moeten zijn aan de hand van gearchiveerde documenten. Daarom wordt het hele aanbestedingsdossier als blijvend te bewaren gewaardeerd, hoewel sommige stukken binnen een aanbestedingsdossier eerder vernietigd kunnen worden (bijvoorbeeld inschrijvingen die niet gegund zijn). Hier ligt de link naar een goed archiefbeleid en daarmee ook een selectielijst die de documenten in de specifieke ruimtelijke processen waardeert met behoud van de context. Indien gewenst laat de nieuwe lijst op basis van een lokale risico-analyse, ook ruimte voor het bewaren van het volledige dossier.

11

Versie 1. 0 01-07-2015

4.


Erfpachtproces Grond en Ontwikkeling

Een van de hoofdprocessen binnen Grond en Ontwikkeling is het erfpachtproces. 4.1 Omschrijving van het Erfpachtproces De gemeente Amsterdam bezit ongeveer 80% van de grond in Amsterdam. Het grootste deel daarvan wordt in erfpacht uitgegeven. De gemeente blijft daarbij eigenaar van de grond. De eigenaar van het pand op de grond (erfpachter) krijgt het gebruiksrecht van de grond. De erfpachter mag de grond gebruiken om er op te wonen, werken of er een tuin te hebben. Met elke erfpachter sluit de gemeente een erfpachtcontract. In het erfpachtcontract wordt o.a. de jaarlijkse vergoeding bepaald die de erfpachter betaalt voor het gebruik van de grond (erfpachtcanon). Bij de totstand koming en beheer van het erfpachtcontract zijn verschillende actoren betrokken, zowel binnen als buiten de Gemeente Amsterdam: Gronduitgifte (erfpachtuitgifte), Bureau Erfpacht (contractenbeheer), Juridische Zaken, Stadsdeel, Dienst Ruimtelijke Ordening en DWR (advies), erfpachter (particulier, woningcorporatie), notaris (aktepassering) , makelaar. 4.2 Procesfases en processen binnen Erfpacht Het erfpachtproces is onder te verdelen in het uitgifteproces en erfpachtbeheer. Voor het in erfpacht uitgeven van bouwrijpe grond is de afdeling Gronduitgifte verantwoordelijk. Het eindproduct van de afdeling is het contract. Voor het beheer van de erfpachtcontracten is Bureau Erfpacht verantwoordelijk. Binnen erfpachtuitgifte en erfpachtbeheer zijn er verschillende processen zoals verzoek, aanbieding, advies, taxatie, grondprijs- en canonberekening, acceptatie, besluit, conceptakte, aktepassering en ook specifieke processen in wijzigingen van de akte waaronder afkoop, splitsing en het erfpachtklachtenproces. Op basis van de nieuwe selectielijst zijn de volgende 8 hoofdprocessen te interpreteren: 4. Evaluatie uitvoeren, 9. Status toekennen, 10. Heffen, 12.Toezien en handhaven, 13.Geschillen behandelen (Klachtencoördinator), 16. Overeenkomsten aangaan, 18. Betalen en innen, 21. Adviseren. 4.3 Informatie binnen het Erfpachtdossier Het erfpachtdossier bevat alle informatie vanaf de tot stand koming van het erfpachtcontract tot aan het beheer en afsluiting. Alle informatie binnen een erfpachtdossier is digitaal. Een erfpachtdossier correspondeert met een erfpachtrecht/subrecht. Een erfpachtdossier kan informatie bevatten van wel meer dan 50 jaar geleden. Ieder erfpachtdossier bevat een aantal brondocumenten genoemd in bijlage 04. Een erfpachtdossier bevat circa 30 documenten, alleen tekst, tekeningen en foto’s (mail, word, pdf of pdf/a, Excel, jpeg). Geen 3D-modellen of audio- en video. 4.4 Structuur Erfpachtdossier binnen DMS Het documentmanagement systeem LiveLink is ingericht in een digitale werkarchief en bedrijfsarchief. Het werkarchief bevat alle documenten die zich in een “werk” status bevinden. In het bedrijfsarchief bevinden zich de “definitieve” documenten die beheerd worden door Informatiebeheer. De mappenstructuur van het digitale bedrijfsarchief is opgebouwd aan de hand van de hoofdprocessen van Grond en Ontwikkeling waaronder het hoofdproces Erfpacht. In het bedrijfsarchief is een onderverdeling gemaakt in dossiers die blijvend te bewaren zijn en dossiers die op termijn vernietigbaar zijn. Alle documenten m.b.t. een erfpachtrecht bevinden zich in een blijvend te bewaren digitale dossier onder het hoofdproces Erfpacht. In het erfpachtdossier zit een scheiding tussen verschillende procesmappen. Procesmappen naast de algemene procesmap zijn 12

Versie 1. 0 01-07-2015


bijvoorbeeld afkoop, splitsing, klachten. Iedere procesmap bevat een aantal documenten die verplicht aanwezig moeten zijn in het dossier. 4.5 Huidige waarderingsmethodiek Alle documenten binnen het erfpachtdossier bevatten op documentniveau een aantal metadata waaronder een metadataveld (V)ernietigen of te blijvend te (B)ewaren. Ook bevat elk erfpachtdossier mapgegevens waarbij op mapniveau de recordmanagementgegevens worden ingevoerd waaronder: selectiecategorie, bewaartermijn, vernietigingsjaar e.d. Hoewel heel veel documenten in het erfpachtdossier op termijn vernietigbaar zijn blijkt in de praktijk dat het hele erfpachtdossier langdurig bewaard wordt. Bij de aanmaak van het erfpachtdossier wordt daarom al op hoofdniveau aangegeven dat het dossier blijvend te bewaren is, door in de mapgegevens op basis van de huidige selectielijst de selectiecategorie 3.3.4 in te voeren en te selecteren op Bewaren. Als het erfpachtdossier is afgesloten (dit gebeurt heel zelden), dan wordt het dossier opgeschoond. Documenten binnen het dossier worden op documentniveau op basis van het metadataveld (B) of (V) gefilterd. De (V) documenten worden op een dispositielijst gezet. Vervolgens worden deze documenten aan de hand van een checklist gebaseerd op de huidige geactualiseerde selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 gewaardeerd. In de dispositielijst wordt er kritisch naar gekeken of de documenten daarin daadwerkelijk vernietigd moeten worden. Eventueel kunnen documenten op deze dispositielijst wegens een op dat moment spelende ontwikkeling (bijvoorbeeld bij een financiële raad enquête) “on hold” gezet worden. Nadat het dossier is opgeschoond wordt voor het blijvend te bewaren gedeelte het dossier overgebracht naar het E-depot van het Stadsarchief. Aan de hand van een tabel (zie bijlage 04) wordt de huidige waarderingsmethodiek van documenten binnen het erfpachtproces op basis van de oude selectielijst vergeleken met de nieuwe lijst. 4.6 Systeemanalyse, Trendanalyse, Risicoanalyse Erfpacht is voortdurend in het nieuws en het behoud van het erfpachtstelsel in de gemeente Amsterdam heeft een politieke lading en wordt voortdurend onder vuur genomen. Voor de informatie binnen het erfpachtproces betekend dit, dat er heel selectief, heel weinig vernietigd wordt. Naar buiten toe moet het systeem transparant zijn voor de erfpachter. Dit betekend dat heel veel informatie gedurende het erfpachtrecht/contract goed ontsloten moet zijn en veel geraadpleegd moet worden. De wijze waarop de Gemeente Amsterdam erfpacht hanteert is zodanig bijzonder in Nederland dat door de sectie Inspectie van het Stadsarchief Amsterdam in overleg met OGA (rechtsopvolger Grond en Ontwikkeling), is besloten de besluiten tot erfpachtuitgifte en de erfpachtakten aan te merken als blijvend te bewaren. Vanwege de vaak langdurige karakter van een erfpachtrecht wordt in de praktijk het hele dossier langdurig bewaard. En ook als een erfpachtdossier is afgesloten is reconstructie van de informatie nog van belang. Veel documenten die in de selectielijst op termijn vernietigbaar zijn, worden daarom langer dan de wettelijke termijn bewaard. Bijvoorbeeld aan de hand van grondprijsadviezen/- berekeningen, bruto vloeroppervlakte metingen kan de grondprijs en daarmee hoogte van de canon herleidt worden. Zowel de oude lijst als de nieuwe lijst laat in dit geval ruimte om de bewaartermijnen aan te passen en informatie binnen het dossier langer of blijvend te bewaren op basis van een lokale risico-analyse.

13

Versie 1. 0 01-07-2015

5.


Matching processen Grond en Ontwikkeling

Grond en Ontwikkeling kent twee pijlers van producten en diensten voor de stad, op het gebied van wonen en werken. Dat zijn Gebiedsontwikkeling en Transformatie enerzijds en Erfpacht en Uitgifte anderzijds. Gebiedsontwikkeling en Transformatie richt zich op het ontwikkelen en bouwen in de stad. Erfpacht en Uitgifte van grond beheert de erfpachtcontracten in de stad en sluit nieuwe contracten voor het uitgeven van grond. 5.1 Omschrijving van de processen bij Grond en Ontwikkeling Grond en Ontwikkeling houdt zich hoofdzakelijk bezig met gebiedsontwikkeling en het ontwikkelen, realiseren, exploiteren, uitgeven in erfpacht en beheren van gemeentelijk grond in Amsterdam. De primaire processen van Grond en Ontwikkeling zijn: opdrachtgever/-nemer gebiedsontwikkeling, vastgoedadvisering, fondsbeheer en grondprijsbeleid, regie productie, foodcenter, gronduitgifte en erfpachtbeheer, bodemcoördinatie en grondbank. Op basis van de nieuwe selectielijst zijn de volgende 15 processen te interpreteren: 3. Plannen, 4. Evaluatie uitvoeren, 8. Voorzieningen verstrekken, 9. Status toekennen, 10. Heffen, 11. Toestemming verlenen, 12.Toezien en handhaven, 13. Geschillen behandelen (Klachtencoördinator), 14. Openbare ruimte inrichten, 16. Overeenkomsten aangaan, 17. Personen aanstellen, 18. Betalen en innen, 19. Gegevens administreren/verwerken, 21. Adviseren, 24.Toestemming vragen. 5.2 Huidige waarderingsmethodiek Binnen Grond en Ontwikkeling wordt per 1 januari 2015 alleen maar digitaal gearchiveerd in het Enterprise Content Management Systeem LiveLink. De waarderingsmethodiek van Grond en Ontwikkeling komt grotendeels overeen met de methodiek beschreven bij Erfpacht. Waardering aan de hand van de oude lijst geschiedt op de volgende momenten: A) al bij de inrichting wordt op hoofdniveau de digitale dossiers gewaardeerd naar hun te verwachten inhoud. Dit wordt aangegeven in de mapgegevens. B) op moment van afsluiting van een procesmap wordt het procesmapje vanuit het werkarchief aan het bedrijfsarchief aangeboden. Bepaalde brondocumenten moeten verplicht aanwezig zijn. Eventuele aanwezige identiteitstukken( bijv kopie van een paspoort) worden uit het systeem verwijderd. C) op moment van afsluiting van het dossier D) op moment van daadwerkelijke vernietiging of overdracht naar het stadsarchief E) tussentijds wordt indien nodig stukken die vernietigbaar zijn on “hold” gezet of geherwaardeerd (bijvoorbeeld bij een raadsenquête). Ook vind er tussentijds controle op stukken die echt uit het systeem verwijderd moet worden. Aan de hand van een tabel (zie bijlage 05) wordt de huidige waarderingsmethodiek van documenten binnen Grond en Ontwikkeling op basis van de oude selectielijst vergeleken met de nieuwe lijst. De vergelijking laat zien dat de nieuwe lijst over het algemeen wel toepasbaar is.

14

Versie 1. 0 01-07-2015

6.


Proces Leningenbeheer

6.1 Omschrijving van het proces Er worden door de afdeling Wonen van de gemeente Amsterdam drie soorten leningen vertrekt: de Amsterdamse Middensegment Hypotheek (AMH, regeling beëindigd), de Starterslening en de Energielening. De eerste twee hebben een looptijd van maximaal 30 jaar, waarbij het rentearme en/of aflossingsvrije gedeelte afhankelijk is van het inkomen van de aanvrager. Dit wordt driejaarlijks getoetst. De Energielening heeft een vaste looptijd van 10 jaar, wordt toegekend na toetsing van de aanvraag, maar pas uitgekeerd na goedkeuring van declaraties van uitgevoerde voorzieningen. De financiële toetsing en de afwikkeling wordt in opdracht van de gemeente uitgevoerd door het Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse Gemeenten. 6.2 Fasen in het proces De eerste fase in het proces bestaat uit beoordeling van en besluit op de aanvraag en het afsluiten van de lening, de tweede fase uit het beheer en toetsing gedurende de aflossing. Deze tweede fase staat gelijk aan wat in de nieuwe systematiek van selectie primaire gebruikstermijn wordt genoemd. 6.3 Huidige waardering en selectie Selectie vindt plaats op dossierniveau op basis van categorie 3.1.6 Opnemen/verstrekken van geldleningen, voorschotten of kredieten met een bewaartermijn van 7 jaar na aflossen voor verstrekte leningen en 7 jaar na beschikking voor geweigerde leningen. In enkele gevallen wordt de aanvraag ingetrokken, vaker komt voor dat na positief besluit de koop van de woning (en dus verstrekking van de hypotheek) niet doorgaat. In deze gevallen wordt het dossier na 3 jaar vernietigd op basis van categorie 2.13 Intrekking en niet doorgaan… Een groot gedeelte van de dossiers is analoog. Vanaf 2013 worden er digitale dossiers gevormd, maar er wordt niet gewerkt met een zaaksysteem en/of zaaktypecatalogus. Jaarlijks worden dossiers handmatig afgesloten op basis van gegevens uit de leningenadministratie. Op dat moment wordt ook de bewaartermijn toegekend. Dossiers van niet afgeloste leningen worden daarbij beschouwd als lopende zaken. 6.4 Nieuwe waardering en selectie Op basis van de ontwerpselectielijst 2016 zou het leningenbeheer vallen onder proces 8. Voorzieningen verstrekken. Generiek vallen verstrekte duurzaamheidslening en krediethypotheek onder 8.1, met een secundaire gebruikstermijn van 10 jaar die ingaat na een gebeurtenis in de toekomst waardoor het element waar de zaak betrekking op heeft, eindigt (overgangsmoment A). Eenvoudiger gezegd: bewaartermijn is 10 jaar na aflossing. Alleen voor de verstrekte starterslening is de specifieke categorie 8.1.6 toegevoegd, met eveneens een secundaire gebruikstermijn van 10 jaar. Hier is echter de primaire gebruikstermijn vastgesteld op 30 jaar op basis van overgangsmoment C: een vooraf redelijk in te schatten maximale levensduur. Daarnaast zijn er de generieke categorieën: 8.2 Geweigerd: secundaire gebruikstermijn 5 jaar, overgangsmoment E, dus na besluit, geen primaire gebruikstermijn 15

Versie 1. 0 01-07-2015


8.4 Afgebroken: secundaire gebruikstermijn 1 jaar, overgangsmoment E, geen primaire gebruikstermijn 8.3 Beëindigd: secundaire gebruikstermijn 10 jaar, overgangsmoment E, geen primaire gebruikstermijn

6.5 Bevindingen De bewaartermijn van verstrekte leningen wordt verlengd met 3 jaar tot 10 jaar na aflossing. De medewerker leningenbeheer schat het risico na aflossing van de leningen op zeer gering, de verlenging acht hij niet nodig, maar ook niet bezwaarlijk. Het grootste risico ligt in de lange primaire gebruikstermijn. Het invoeren van een onjuist overgangsmoment tussen primaire en secundaire bewaartermijn zou grote financiële gevolgen kunnen hebben. Hierbij is het lastig dat er voor verschillende leningen, verschillende categorieën overgangsmomenten zijn gedefinieerd, terwijl het in de praktijk in alle gevallen gaat om ‘na aflossing’. Startersleningen krijgen na toekenning direct een totale bewaartermijn van 40 jaar, ook als zij eerder worden afgelost. Aangezien slechts 2 tot 5% eerder wordt afgelost, zou zowel de administratieve belasting als het risico op te lang bewaren van persoonsgegevens aanvaardbaar zijn. Het voordeel is dat de bewaartermijn direct na het passeren van de hypotheekakte kan worden verwerkt en er niet meer jaarlijks, op basis van lijsten, dossiers hoeven te worden afgesloten. Bij de overige leningen (die niet specifiek genoemd worden) mag niet uitgegaan worden van de maximale looptijd, maar is het overgangsmoment ‘een moment in de toekomst’. De categorie 8.3 beëindigd is verwarrend. Wat is het verschil tussen beëindigd en het einde van de primaire gebruikstermijn? Dit suggereert dat bij tussentijdse aflossing, de primaire bewaartermijn alsnog moet worden aangepast. Voor niet doorgegane of ingetrokken aanvragen is de bewaartermijn verkort tot 1 jaar. Hiertegen bestaat bij de medewerker leningenbeheer geen bezwaar. Deze bewaartermijn zal wel handmatig moeten worden verwerkt, nadat de termijn waarop van een positief besluit gebruik kan worden gemaakt is verlopen. De nieuwe selectielijst is toe te passen voor het leningenbeheer. Onduidelijk is waarom er voor de starterslening een specifieke categorie is opgevoerd en deze niet onder de generieke categorie kan vallen. Het werken met verschillende overgangsmomenten is verwarrend en moeilijk uit te leggen. Dat een bewaartermijn pas gaat lopen na aflossing is voor iedereen evident. Verder is de vraag of de tussentijdse toets in de nieuwe systematiek valt onder categorie 12.1.5 Financieel en contractueel toezicht uitgevoerd , met een bewaartermijn van 7 jaar. Dit zou in onze praktijk betekenen dat er tussentijds binnen het leningendossiers moet worden geschoond.

16

Versie 1. 0 01-07-2015

7.


Proces Handhaving huisvestingsverordening

7.1 Omschrijving van het proces De afdeling Wonen van de Gemeente Amsterdam houdt toezicht op de woningvoorraad op basis van de Huisvestingverordening. Hierbij wordt gecontroleerd op leegstand, woningonttrekking, illegale onderhuur en illegaal gebruik. Er wordt projectmatig gewerkt, uit de projecten vloeien handhavingszaken1 voort. Nadruk ligt op het bestrijden van excessen die overlast en onveiligheid veroorzaken, zoals illegale hotels en pensions, kamergewijze verhuur en huisjesmelkers. Als na aanschrijving de overtreding niet wordt opgeheven, kan een last onder dwangsom en/of bestuurlijke boete worden opgelegd. Bij herhaald opleggen van een bestuurlijke boete binnen 3 jaar, kan het boetebedrag verhoogd worden. Woonexcessen veroorzaken maatschappelijke onrust en hebben op dit moment politieke prioriteit. Daarnaast is een opgelegde bestuurlijke boete ook input bij Bibop onderzoek. 7.2 Huidige waardering en selectie Selectie vindt plaats op dossierniveau op basis van categorie 2.9 Toezicht, controle, rapportering, aanschrijving, lastgeving en behandeling. De bewaartermijn is standaard 5 jaar na afhandeling, alleen in het geval er een bestuurlijke boete is opgelegd wordt voor het gehele dossier de termijn van 7 jaar na inning aangehouden. Ook in het geval dat er bezwaar is aangetekend, wordt het dossier 7 jaar bewaard vanwege de relatie met het bezwaar en beroepdossier. Vanaf 2013 wordt er door de afdeling digitaal gearchiveerd in de applicatie Decos, die gekoppeld is aan de primaire procesapplicatie (zaaksysteem) BWV2. De selectie vindt semi-automatisch plaats op basis van gegevens uit het BWV. 7.3 Nieuwe waardering en selectie Op basis van de ontwerpselectielijst 2016 zou het proces vallen onder categorie 12. Toezien en Handhaven. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 12.1 Toezicht uitgevoerd met een secundaire gebruikstermijn van 5 jaar, 12.2 Handhaving uitgevoerd met een secundaire gebruikstermijn van 10 jaar en 12.2.6 Opleggen bestuurlijke boete. Daarnaast is er de generieke categorie 12.3 Afgebroken met een secundaire gebruikstermijn van 1 jaar. In alle gevallen is het overgangsmoment E, afhandeling van het proces, geen primaire gebruikstermijn. 7.4 Bevindingen De generieke bewaartermijn voor handhavingszaken wordt met 5 jaar verlengd tot 10 jaar. Gezien het belang dat aan handhaving op woonexcessen wordt gehecht wordt dit door de medewerker handhaving positief gevonden. Enige verwarring ontstaat met categorie 12.2.1, de toelichting is hier erg summier. Het onderscheid tussen toezicht uitgevoerd en handhaving uitgevoerd levert problemen op. Toezicht kan overgaan in handhaving, in de huidige praktijk wordt dit gezien als één zaak. In de primaire procesapplicatie wordt geen onderscheid gemaakt tussen toezicht en handhaving. Het feit dat toezicht niet leidt tot handhaving, betekent niet automatisch dat er niets aan de hand is. De medewerker handhaving zou ook graag zaken waarbij niet tot handhaving wordt overgegaan 1

Deze pilot beperkt zich tot de handhavingszaken, de projectdossiers zijn buiten beschouwing gebleven 2 BewoningWoningVolgsysteem

17

Versie 1. 0 01-07-2015


10 jaar bewaren, omdat er regelmatig sprake is van personen die vaker in beeld komen, waarbij deze informatie relevant kan zijn. Het opleggen van een bestuurlijke boete behoort volgens ons tot de handhavingszaak en zou niet eerder moeten worden vernietigd op basis van categorie 12.2.6. Overigens is hier de primaire gebruikstermijn die wij kennen als ‘na inning’ verdwenen. Het lijkt mij dat hier overgangsmoment A van toepassing is. De categorie 12.3 kunnen we niet goed plaatsen. Wanneer is een zaak afgebroken? Als er geen handhaving plaatsvindt, is er toch in ieder geval toezicht uitgevoerd? Bij het afbreken van toezicht kunnen wij ons geen beeld vormen. Punt van aandacht is de Bibob procedure. Een opgelegde bestuurlijke boete kan hierin een rol spelen. Op dit moment is bij ons niet bekend op welke periode in het verleden een Bibob onderzoek betrekking heeft en welke informatie daarvoor bewaard moet worden. Dit wordt uitgezocht. De nieuwe selectielijst is toe te passen op het proces Handhaving, maar de interpretatie is niet eenduidig. De kolom toelichting geeft enig houvast, maar levert ook verwarring op. Zijn dit voorbeelden of is dit een opsomming? Het onderscheid tussen toezicht en handhaving is onduidelijk en in de huidige praktijk moeilijk toe te passen. Dit vraagt om aanpassing van de wijze van gegevens administreren door de primaire afdeling. Een algemeen punt, dat ook voor het leningenbeheer geldt, is dat er wel erg gemakkelijk vanuit wordt gegaan dat alle gemeenten werken met de GEMMA ZTC 2.0.

18

Versie 1. 0 01-07-2015

8.


Bevindingen, conclusies

8.1 Nut en noodzaak van de nieuwe selectielijst Bij toepassing van de nieuwe selectielijst op de waardering van de dossiers in de ruimtelijke sector blijkt dat de informatie binnen deze dossiers voldoende gewaardeerd kunnen worden. Dit gaat zeker niet zonder slag of stoot ook vanwege de interpretatieverschillen en de tijdrovende klus binnen het domein. De interpretatie van bepaalde processen in de nieuwe lijst zoals adviseren, informeren evaluatie uitvoeren, toestemming verlenen, toestemming vragen, is vrij lastig, abstract en voor meerdere uitleg vatbaar. Deze processen en de daarbij behorende documenten komen binnen de andere processen van de selectielijst ook regelmatig voor. Bijvoorbeeld plannen, adviseren, informeren komen ook bij inrichten openbare ruimte voor. De 26 processen die in de nieuwe lijst genoemd worden zijn weliswaar op een of andere manier te interpreteren naar de processen die in het ruimtelijke domein voorkomen. Echter de specifieke ruimtelijke processen bij bijvoorbeeld bouwprojecten (ontwikkelen, exploiteren, bouwen, beheren) worden onderbelicht. Concrete resultaten ontbreken zoals de exploitatie van een terrein, gebouw of de verlichting van de openbare ruimte , het verschil tussen beheer van hoofdnetten of beheer bij een stadsdeel, taxatieonderzoeken. De grote hoeveelheid aan documenten bij een aanbesteding in de diverse procesfases zijn lastig op documentniveau te waarderen. De behoefte bestaat aan een concrete opsomming van welke stukken binnen een aanbesteding daadwerkelijk blijvend te bewaren zijn. Bij een bestek horen heel veel bijlagen waaronder diverse onderzoeken, verklaringen, (revisie) tekeningen en ook vergunningen, constructieberekeningen e.d. Ook is het niet altijd het verschil duidelijk tussen niet uitgevoerd, beëindigd of afgebroken. Welke situatie is van toepassing als bijvoorbeeld een object instort of als een project stilstaat ? Door de taakgerichte onderwerpen binnen de selectielijst los te laten zijn sommige documenten en de waardering daarvan moeilijk terug te vinden. Bijvoorbeeld de waardering van milieustukken (bodemonderzoeken e.d.) waren voorheen in de oude lijst onder Milieu makkelijk terug te vinden. In de nieuwe lijst zijn deze en de uitzonderingen daarop door de procesgerichte indeling moeilijk terug te vinden. Een taakgerichte matrix zou hierbij een goede hulpmiddel zijn. Hieronder volgt een opsomming van bevindingen en vragen per onderwerp uit de pilot : 8.2 Bevindingen Project Lex van Deldenbrug -

Verschil tussen te bewaren archiefinformatie-elementen bij 14.1.1 en 14.1.6 alleen voorontwerp en opdracht blijvend te bewaren als de brug een kunstobject Onduidelijk welke categorie, bewaartermijn gebruikt moet worden voor constructieberekeningen als het onderdeel van een bouwvergunning is? Voor de overdracht van de brug (onroerend goed) wordt 16.1.4 gebruikt en niet 14.1.1 Verschil in waardering van klachten: in de oude lijst V (1) na afhandeling, in de nieuwe lijst V(5) Verschil in waardering van schadeclaims: oude lijst V (5) na afhandeling, in de nieuwe lijst V (7) en welke waardering bij kunstobject? 19

Versie 1. 0 01-07-2015

-

-

-


20.1.2 opschoningstermijn 5 jaar bij online content website. Hoezo? 16.1 hier ook nog de categorieën niet doorgaan met het verschil tussen overeenkomst en inkoopovereenkomst zonder contract of garantiebepaling en europees met termijnen V(5), V (1 ) en V(4). De vraag wat is beëindigd ? Gezien vanuit Zuidas is een verkregen bouwvergunning toestemming vragen cat 24.1 dus V (1) na einde procesobject, echter in de praktijk worden bouwvergunningen blijvend bewaard bij de aanvrager. Verzekeringspolissen volgens de oude lijst 2.22 indien het om kunstobject gaat blijvend te bewaren. In de nieuwe lijst 16.1.5 niet genoemd als uitzondering. Informeren 20.1 als het om documentatie gaat (bijvoorbeeld brieving van een externe partij) is informatie ontvangen, onder welke categorie plaatsen ?

Aanbesteding -

-

Proces 19 gegevens administreren: onduidelijk wat hiermee bedoeld wordt: is dit bijvoorbeeld een concept kabinetraming bij een aanbesteding? Afwijzingsbrief niet geselecteerden oude lijst onder 3.3.2.4 nieuwe lijst onder 16.2.1 Welke informatie van een aanbesteding moet je waarderen onder 14.1.1 en welke niet? Probleem in de nieuwe lijst met waardering van aanbestedingstukken die in de nieuwe lijst vernietigbaar zijn. Op basis van welke categorie moet je deze stukken in de nieuwe lijst waarderen? bijvoorbeeld adviezen DWI etc. Hoe waardeer je een eindafrekening in een Bestek volgens de nieuwe lijst?

Erfpacht -

-

In het erfpachtdossier wordt bijna alle informatie op basis van de oude lijst op categorie 3.3.4. gezet V (7 jaar na beëindiging of vervallen recht) . Behalve de financiële stukken V (7) , klachten V (1 jaar na vervallen), mandaatbesluiten (B) en Akten (B). Een ontleden van het dossier in processen voegt niets toe aan de totale waardering van het dossier. Beter is het voor erfpacht in de nieuwe lijst een uitzondering te maken bij overeenkomsten aangaan en alle stukken m.b.t. een erfpachtcontract, met uitzondering van financiële stukken, klachten, ombudsman, mandaatbesluiten en akten te waarderen op V (7 jaar na beëindiging of vervallen recht) . Eventuele stukken met privacygevoelige gegevens (bijvoorbeeld kopieën van paspoorten bij een Bericht van Acceptatie) die daadwerkelijk vernietigd moeten worden na een bepaalde tijd zouden dan eruit gefilterd kunnen worden. Overigens voorziet ook de nieuwe lijst niet in een specifieke procesresultaat voor privacygevoelige gegevens bij categorie 16.1 13.1.2 klacht afgehandeld via de Ombudsman is juist voor een “hot” item als Erfpacht blijvend te bewaren

Grond en Ontwikkeling De opmerkingen zijn reeds verwoord in de vorige onderwerpen

20

Versie 1. 0 01-07-2015


8.3 Conclusie In het kader van de pilot hebben wij de concept-ontwerpselectielijst uiteraard nauwkeurig bestudeerd. Wij hebben er behoefte aan om nog eens onze meer algemene bevindingen te beschrijven. Daarbij hebben wij ons kritisch afgevraagd of deze selectielijst en de toepassing ervan leidt tot substantiële verbeteringen van het waarderings- en selectieproces. Daarbij hebben wij de vermeende knelpunten in de toepassing van de geldende selectielijst en de aansluiting op de Gemma-procesarchitectuur nog eens kritisch bekeken. In de inleiding staan de volgende argumenten genoemd voor het ontwerpen van een nieuwe selectielijst. In cursieve tekst staat onze reactie op deze argumenten: -

-

-

-

Om duurzaam digitaal informatiebeheer mogelijk te maken is ordening en selectie aan de bron van essentieel belang. Naar onze mening is dat helemaal niet van essentieel belang en zelfs in de praktijk onmogelijk te realiseren. Er komt enorm veel ongestructureerde informatie binnen die aan te merken is als ‘archiefbescheiden’ in de zin van de Archiefwet 1995. In mailboxen, procesapplicaties, uit de cloud geplukt of op andere wijzen. Die informatie is onmogelijk aan de bron te waarderen. De problematiek met het digitale informatiebeheer in Amsterdam, en voor zover weten bij nagenoeg de gehele overheid is niet zozeer dat de waardering en selectie niet (goed) of niet geautomatiseerd kan plaatsvinden, maar veel meer hoe al die archiefwaardige informatie überhaupt in een beheerste bewaaromgeving terecht komt. En een 2e (aanzienlijk) probleem is de organisatie van het informatiebeheer. Nergens gaat iemand over alles. Niemand is er verantwoordelijk voor dat álle informatieobjecten en – elementen conform weten regelgeving wordt beheerd, laat staan gewaardeerd en geselecteerd. En het is een illusie te denken dat het zaakgerichte werken in het concept van KING daar een oplossing voor biedt. Dat is slechts het geval waar informatie in gestructureerde en gedefinieerde processen gevangen en beheerd kan worden. Vertaald naar de pilotresultaten hier in Amsterdam: wij hebben vast kunnen stellen dat bij de bouw van een brug vele actoren en stakeholders betrokken zijn die elk vanuit hun verantwoordelijkheid al dan niet aan (correcte) (digitale) dossiervorming doen. De toepassing van de ontwerpselectielijst, maar ook de geldende selectielijst, heeft nauwelijks invloed op de kwaliteit van de informatiehuishouding en duurzaam informatiebeheer in deze situatie. Om dat te verbeteren zijn heel andere oplossingen nodig dan vernieuwing van het selectieinstrumentarium. De selectielijst moet daarom aansluiten bij de digitale ordeningsstructuur voor informatie, zoals die binnen gemeenten gehanteerd wordt. Wij durven te stellen dat er geen sprake is van een digitale ordeningsstructuur voor informatie binnen gemeenten en zeker niet in Amsterdam. Dat is slechts het geval als en voor zover informatie zaakgericht in zaaksystemen gevangen wordt. Zaakgericht werken en het gebruiken van een zaaktypencatalogus is de manier waarop digitale informatie bij gemeenten in toenemende mate geordend wordt. Zaakgericht werken en het gebruik van een ZTC is een organisatiefilosofie die bepaald niet nieuw is. Vrij algemeen is voor de 2e wereldoorlog zaaksgewijs archiveren ingevoerd in de Nederlandse gemeenten en dat bestond uit 2 componenten: het ordenen van informatie tot zaakdossiers (vgl. zaakgericht werken) en het ordenen van de aldus gevormde dossiers (vgl. ZTC; vroeger doorgaans met behulp van de Basisarchiefcode). Ook daar gold dat allerlei keuzes gemaakt konden worden bij de vorming van dossiers en de volledigheid bepaald werd door de ter archivering aangeboden informatie. De kwaliteit van de toenmalige informatiehuishouding was in hoge mate daarvan afhankelijk en niet zozeer van de vraag of de selectielijst (goed) werd toegepast. De belangrijkste wijziging, die van een documenten takengerichte indeling naar een procesgerichte indeling, maakt het mogelijk zaakdossiers als geheel te waarderen. 21

Versie 1. 0 01-07-2015

-


Dat is bepaald niet waar. Sterker nog: voor de digitalisering was het algemene streven om zaakdossiers als geheel te waarderen en op termijn te vernietigen informatie, voor zover niet van belang voor de kennis en context van de zaak, afzonderlijk op bewaartermijn af te stellen. De techniek van de dossiervorming bood daarvoor allerlei mogelijkheden. Het is niet meer nodig achteraf de zaakgerichte ordening te moeten verlaten en een documentgerichte ordening en waardering van de informatie-elementen toe te passen. Deze selectielijst leidt zo tot een stroomlijning van het proces van waardering, selectie en vernietiging van informatie-elementen. Dat is nooit nodig geweest als gewerkt werd zoals bij het vorige punt beschreven. Overigens was de reden om tot vernietiging over te gaan vooral ingegeven door de noodzaak om het volume van de papieren dossiers te beperken (ruimte, kosten). En ook om het achteraf zoeken te vergemakkelijken. Argumenten die in het digitale tijdperk niet meer op gaan. Of slechts in beperkte mate. De omvang van digitale archieven kan veel effectiever worden bestreden door automatische ontdubbeling dan door selectie aan de bron. Veel onderzoek wijst uit dat een informatieobject al snel 5-10x wordt bewaard in een organisatie. Dat deze selectielijst tot de beschreven stroomlijning leidt is ons in de pilot niet gebleken. Wij hebben in de toepassing nauwelijks verschillen geconstateerd ten opzichte van de huidige werkwijze met de geldende selectielijst. De ontwerplijst biedt geen voordelen, tenzij elk informatieobject of –element afzonderlijk wordt geregistreerd c.q. gewaardeerd naar het karakter van het generieke proces waartoe het object of element is toe te rekenen. Mara dan ontstaat een nieuw en principieel bezwaar: het gevaar van automatische vernietiging van informatie, waardoor de zaak mogelijk als geheel niet meer in de context van de zaak beoordeeld en gewaardeerd kan worden.

In het algemeen hebben de landelijke trend- en systeemanalyse nauwelijks zichtbare gevolgen voor de selectielijst en de toepassing in deze pilot: bewaartermijnen wijken nauwelijks af van de geldende lijst en waar dat wel het geval is kunnen we dat niet herleiden naar deze analyses. Wel kunnen wij ons goed voorstellen dat een risicoanalyse leidt tot aanzienlijk langere bewaartermijnen. Wij hebben een algemene wens gesignaleerd aan de gebruikerskant om documenten/dossiers (soms veel) langer te bewaren om diverse redenen, die niet altijd inhoudelijk beargumenteerd zijn. Zoiets valt ook waar te nemen in de selectielijst van het Ministerie van Defensie, waar diverse termijnen rondom personeelsprocessen zijn opgerekt tot een bewaarmijn van 100 jaar. Wat wij verder in het geheel niet als werkbaar en zinvol hebben ervaren is het onderscheid tussen een primaire en secundaire bewaartermijn. Zolang er een bedrijfsvoeringbelang is om informatie te bewaren, ook al is het 100 jaar, moet het toegankelijk worden bewaard en kan het direct na het vervallen van dat belang weg. Het feit of informatie vaak (tijdens het proces of kort daarna) geraadpleegd wordt speelt daarbij geen rol. Onderscheid in een primaire en secundaire termijn geeft alleen maar verwarring. En over een opschoontermijn hebben wij al het nodige gezegd hierboven: wij selecteren bij voorkeur het zaakdossier op zaakniveau en nemen voor lief dat onderdelen van dat dossier (eerder) vernietigd kunnen worden. Tenzij dat verplicht is (bijvoorbeeld bij privacygevoelige gegevens of waar dat wettelijk is verplicht). Automatische opschoning kent het grote gevaar van het vernietigen van voor de context van een dossier relevante informatie. De nieuwe selectielijst biedt daarom naar onze mening geen substantiële meerwaarde op basis van een procesgerichte indeling en voorziet niet in de behoefte om een selectielijst te hebben die het archiveringsproces vergemakkelijkt m.b.t. het bewaren of vernietigen van documenten. In tegendeel vergt de nieuwe lijst een “ omdenken” van taken naar processen, een vertaalslag van de oude selectielijst naar de nieuwe en een hoge abstractieniveau met een specialistische kijk op de waardering. Dit in tegenstelling met de digitale werkelijkheid en dagelijkse praktijk waarin 22

Versie 1. 0 01-07-2015


medewerkers in het primaire proces hun informatie al vooraf moeten archiveren en vooraf moeten bedenken onder welke procescategorie een document valt. De procesgerichte lijst vereist een waardering op documentniveau. In de praktijk worden de dossiers vooraf op dossier- of zaakniveau gewaardeerd aan de hand van de te verwachten inhoud van de informatie (projectcategorie, procesfase, procesmap) binnen deze dossiers. De nieuwe lijst brengt hierin geen verandering. Het lijkt daarom totaal geen meerwaarde te hebben om de dossiers te ontleden in de diverse processen.

23

Rapport Pilot Ontwerp Selectielijst. Gemeente Amsterdam Cluster Ruimte en Economie

Recommend Documents