Rancangan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Program Usaha Kesehatan Sekolah di Kota Bogor Tahun 2014

Rancangan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Program Usaha Kesehatan Sekolah di Kota Bogor Tahun 2014

Prana Vindayata Pendit1, Milla Herdayanti2 1. Peminatan Informatika Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, 2. Departemen Biostatistika dan Kependudukan, Fakultas Kesehatan Masyarakat Email: [email protected] Abstrak Proses rekapitulasi data secara manual pada sistem informasi program usaha kesehatan sekolah di Kota Bogor membutuhkan waktu analisis data yang lama dan sering menyebabkan kesalahan-kesalahan perhitungan variabel data yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk merancang aplikasi sistem informasi program usaha kesehatan sekolah (UKS) yang mampu menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan esensial di tingkat institusi. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan mengunakan metode RAD (Rapid Application Development) yang meliputi tahapan perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, dan kostruksi. Penelitian ini menghasilkan prototipe aplikasi sistem informasi manajemen program UKS berbasis web terintegrasi dari tingkat sekolah sampai ke tingkat Dinas Kesehatan Kota Bogor. Rancangan aplikasi sistem informasi program UKS dapat membantu pelaksana program UKS di Kota Bogor dalam melakukan input data, pengolahan data, penyajian data dan disitribusi data sehingga diharapkan kedepanya mampu meningkatkan keakuratan dan ketepatan waktu pelaporan. Katakunci:Rancangan, Sistem Informasi Manajemen, Usaha Kesehatan Sekolah

Abstract Design Application Management Information Systems For School Health Program in the city of Bogor Year 2014Recapitulation process data manually on information systems school health program in the City of Bogor takes a long data analysis and often lead to errors existing data variable calculation. This study aims to design management information systems application for school health program is able to produce the information in accordance with the essential requirements at the institutional level. This study is a qualitative research method using a RAD (Rapid Application Development) which includes the stages of planning needs, design the user, and construction. This research resulted in a web-based prototype application of management information systems for school health program to integrated of in school level up to the level of Bogor City Health Department. The design of the application management information systems can help implementers users of school health program in Bogor to doing data input, data processing, and data presentation so that the expected inforward disitribution able to improve the accuracy and timeliness of reporting. Keywords: Designing, Management Information Systems, School Health Program

1. Pendahuluan Jumlah populasi anak usia sekolah yang besar (28%) dari total penduduk Indonesia 2

tentunya memberikan dampak positif bagi pembangunan . Anak-anak merupakan sasaran pembinaan kesehatan yang sangat strategis untuk mempersiapkan generasi penerus bangsa

Rancangan aplikasi…, Prana Vindayata Pendit, FKM UI, 2014

yang sehat, produktif dan berkualitas sehingga mampu bersaing secara global. Hal ini sejalan dengan tujuan pembangunan kesehatan di Indonesia yaitu meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya, sebagai investasi bagi pembangunan sumber daya manusia yang produktif secara sosial dan ekonomis4. Anak usia sekolah dengan karakteristiknya merupakan kelompok usia yang rentan terhadap berbagai permasalahan kesehatan. Masalah kesehatan yang terjadi pada anak-anak sangat kompleks dan bervariasi disetiap tingkatan umur6. Kota Bogor merupakan salah satu dari beberapa kota penyangga Ibu Kota Negara Indonesia, keberadaan kota Bogor sebagai daerah administratif yang letaknya berdekatan dengan Jakarta sebagai Ibu Kota Negara menjadikan kota ini sangat strategis. Dalam bidang kesehatan, letak geografis kota Bogor sebagai kota peyangga Ibu Kota Negara tentu saja memberikan pengaruh tersendiri terhadap status kesehatan masyarakat khususnya kelompok anak-anak dan remaja usia sekolah. Data yang ada menunjukan bahwa pada tahun 2011 sekitar 5,7% peserta didik di Kota Bogor yang mendapatkan pemeriksaan kesehatan memiliki permasalahan dengan berat badan yaitu masuk kedalam kategori kurus dan kurus sekali, jumlah ini meningkat menjadi 7,8% di tahun 2012. Data lainnya menunjukan dari 54.232 orang peserta didik yang dilakukan pemeriksaan kesehatan pada tahun 2012 terdapat 13.685 orang atau sekitar 25,2% peserta didik mengalami karies gigi. Kegiatan Usaha Kesehatan Sekolah (UKS) sangat penting untuk dilaksanakan guna menekan berbagai permasalahan kesehatan dan prilaku beresiko kelompok anak-anak usia sekolah di wilayah Kota Bogor. Dalam pelaksanaan Program Usaha Kesehatan Sekolah (UKS) tentunya diperlukan dukungan data dan informasi guna membantu penyelenggara program dan pimpinan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen sehingga tujuan dari program tersebut dapat tercapai. Sistem informasi pada upaya kesehatan masyarakat bertujuan mengumpulkan, mengolah dan menganalisis informasi serta menyediakan umpan balik untuk mendukung kegiatan, pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan masalah-masalah kesehatan masyarakat. Sistem pencatatan dan pelaporan hasil kegiatan Usaha Kesehatan Sekolah (UKS) masih dilakukan dengan cara manual. Rekapitulasi data untuk dijadikan laporan dari Puskesmas sampai ke Dinas Kesehatan Kota Bogor dilakukan dengan memasukan beberapa variabel data yang sama ke formulir pencatatan yang berbeda disetiap lininya. Proses rekapitulasi data dari Puskesmas sampai ke Dinas Kesehatan Kota Bogor dilakukan secara berulang dengan menggunakan berbagai format pencatatan yang berbeda di setiap lininya. Proses tersebut


berdampak pada konsistensi data, dimana seringkali ditemukan perbedaan rekapan data, seperti jumlah peserta didik dan jumlah permasalahan kesehatan anak usia sekolah antara format data dari Puskesmas dan format data yang direkap oleh pihak Dinas Kesehatan Kota Bogor. Selain itu proses rekapitulasi secara manual membutuhkan waktu analisis yang lebih lama, sehingga berdampak pada keterlambatan pelaporan dan penyampaian informasi kepada pihak manajerial. Hal tersebut otomatis juga akan berdampak pada penangganan berbagai permasalahan kesehatan anak usia sekolah yang terjadi karena ketidak tersedian data dan informasi yang akurat sebagai dasar pengambilan keputusan (Evidence Based Decision Making). Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan rancangan aplikasi sistem informasi mananajemen program usaha kesehatan sekolah di Dinas Kesehatan Kota Bogor yang mampu menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan esensial ditingkat institusi. Dengan tujuan khusus yang meliputi identifikasi kebutuhan sistem informasi manajemen program UKS, identifikasi penguna sistem informasi manajemen program UKS, serta merancang prototipe aplikasi sistem informasi manajemen berbasis elektronik program UKS. 2. Tinjauan Teoritis a. Usaha Kesehatan Sekolah UKS (Usaha Kesehatan Sekolah) adalah segala usaha yang dilakukan untuk meningkatkan kesehatan peserta didik pada setiap jalur, jenis dan jenjang pendidikan8. Ruang lingkup UKS tercermin dalam tiga program pokok UKS (TRIAS UKS) yaitu penyelenggaraan pendidikan kesehatan, penyelenggaraan pelayanan kesehatan di sekolah dan pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat, baik fisik, mental, sosial maupun lingkungan8. b. Penjaringan Kesehatan Anak Sekolah Pelayanan kesehatan di Sekolah diutamakan pada upaya peningkatan kesehatan dalam bentuk promotif dan preventif. Upaya preventif antara lain kegiatan penjaringan kesehatan peserta didik yang merupakan suatu prosedur pemeriksaan kesehatan yang dilakukan untuk memilah anak yang sehat dan tidak sehat serta dapat dimamfaatkan untuk pemetaan kesehatan peserta didik6.


c. Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan Penjaringan Kesehatan Tujuan pencatatan dalam kegiatan penjaringan adalah untuk mendapatkan data kesehatan peserta didik berdasarkan hasil pemeriksaan yang selanjutnya dapat memberikan petunjuk tentang kelainan yang mempunyai indikasi menggangu proseses belajar, dan mengantisipasi penyakit tertentu yang prevalensinya tinggi dikalangan peserta didik serta kemungkinan timbulnya cacat fisik, mental dan sosial bahkan kematian akibat penyakit tersebut6. Formulir yang digunakan untuk melaporkan hasil penjaringan kesehatan meliputi format rekapitulasi hasil penjaringan kesehatan peserta didik tingkat sekolah, format rekapitulasi hasil penjaringan kesehatan

tingkat Puskesmas, format rekapitulasi hasil penjaringan

kesehatan tingkat Kabupaten/Kota, dan format rekapitulasi hasil penjaringan kesehatan tingkat Provinsi6. Dalam keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 828/MENKES/SK/IX/2008 tentang petunjuk teknis standar pelayanan minimal bidang kesehatan di Kabupaten/Kota ditetapkan indikator yang harus dicapai terkait kegiatan penjaringan kesehatan peserta didik berupa cakupan penjaringan kesehatan siswa SD dan sederajat. Target yang diharapkan pada tahun 2010 adalah sebesar 100%. Berikut formulasi perhitungan cakupanpenjaringan siswa SD dan sederajat:

d. Kebutuhan Informasi Jenis kebutuhan informasi dapat di kelompokan berdasarkan kelompok fungsional3 sebagai berikut: -

Kebutuhan informasi yang bergantung pada fungsi oprasional, letak perbedaan kebutuhan informasi pada bagian ini adalah dalam hal isi dan ciri informasi itu sendiri. Perbedaan dalam hal isi lebih disebabkan oleh adanya perbedaan kegiatan yang dilakukan, contoh kasus fungsi pemasaran memerlukan data mengenai pelanggan, penjual dan sebagainya, sedangkan fungsi personalia memerlukan data mengenai karyawan. Ditinjau dari sisi cirinya kebutuhan akan informasi akan berbeda sesuai dengan fungsi masing-masing bisnis yang ada. Contoh kasus informasi keuangan dan akutansi cenderung akan lebih cermat, tepat, banyak angkanya, berulang, diikhtisarkan dan berasal dari sumber intern. Sedangkan informasi untuk pemasaran akan bersifat sebaliknya.


-

Kebutuhan informasi yang bergantung pada tingkat kegiatan manajemen, dalam hal ini kebutuhan informasi disesuaikan dengan kelompok kegiatan dan tingkatan manejerial. Tingkatan kegiatan manajemen mempengaruhi ciri data yang diperlukan. Pada level perencanaan strategi cenderung lebih banyak memerlukan informasi dari luar, kurang cermat dan lebih banyak ikhtisar dari fungsi manajemen pada level pengendalian. Manajemen pada level pengendalian lebih cenderung membutuhkan data yang lebih cermat, tepat, tidak usang dan berulang dibandingkan manajemen pada level perencanaan strategik.

-

Kebutuhan informasi yang bergantung pada jenis pembuatan keputusan, dalam hal ini kebutuhan informasi berbeda dari jenis keputusan yang akan diambil.

e. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi oprasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi3. Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik meliputi Perangkat komputer, Perangkat lunak (perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, program aplikasi), Database (data yang tersedia dalam media penyimpanan komputer), Prosedur, Petugas pengoprasian3. f. Sistem Informasi Kesehatan Sistem informasi kesehatan adalah seperangkat komponen dan prosedur yang terorganisasi dengan tujuan untuk menghasilkan informasi untuk memperbaiki keputusan manajemen disemua tingkat organisasi sistem pelayanan kesehatan5. Pada saat ini di Indonesia terdapat tiga model pengelolaan sistem informasi kesehatan yaitu7: -

Pengelolaan sistem informasi kesehatan manual, dimana pengelolaan informasi di fasilitas pelayanan kesehatan dilakukan secara manual atau paper based melalu proses pencatatan pada buku registrasi, kartu, formulir-formulir khusus, mulai dari proses pendaftaran sampai dengan pembuataan laporan.

-

Pengelolaan sistem informasi kesehatan komputerisasi offline, pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan sebagian atau seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer, baik itu dengan menggunakan aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) maupun aplikasi perkantoran elektronik biasa, namun masih belum didukung oleh jaringan internet online ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Provinsi/bank data kesehatan nasional.


-

Pengelolaan sistem informasi komputerisasai online, pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan sebagian besar/seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer, dengan menggunakan aplikasi sistem informasi manajemen dan sudah terhubung secara online melalui jaringan internet ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Provinsi/bank data kesehatan nasional untuk memudahkan dalam komunikasi dan sinkronisasi data.

g. Kualitas Sistem Informasi Kesehatan Kualitas sebuah sistem informasi kesehatan berkaitan erat dengan

kualitas data dan

pemamfaatan informasi secara terus menerus. Kualitas data dapat digambarkan dalam empat dimensi yaitu relevan (membandingkan antara data yang tersedia dengan kebutuhan manajemen), lengkap (terkait keterisian data set minimal pencatatan dan pelaporan serta proporsi peloporan fasilitas kesehatan), akurat (membandingkan antara data hasil pencatatan pada tingkat fasilitas dengan tingkat wilayah) dan tepat waktu (penyampaian laporan sesuai dengan tenggang waktu yang di tetapkan)1. Secara garis besar kualitas sistem informasi kesehatan rutin dipengaruhi oleh tiga faktor utama yaitu faktor teknis, faktor prilaku dan faktor lingkungan atau organisasi1. Faktor teknis berhubungan dengan kompleksitas formulir pencatatan, prosedur tetap, software, disain sistem informasi dan kompleksitas teknologi informasi1. h. Model Pengembangan Sistem Pendekatan dalam pengembangan sistem informasi dapat dikelompokan menjadi beberapa pendekatan meliputi System Development life Cycle (SDLC) tradisional, Prototyping, Rapid Application Development (RAD) dan Phase Development9. Rapid Application Development (RAD) yang merupakan sebuah metodologi prototyping dengan memberikan respon yang cepat atas kebutuhan pengguna. Siklus hidup RAD yang terdiri dari empat tahapan meliputi perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi dan cutover9. i. Alat Pengembangan Sistem Alat pengembangan sistem dapat berupa alat pemodelan data dan alat pemodelan proses, hal ini berfungsi untuk meningkatkan kemampuan pengembang sistem untuk membuat sekumpulan persyaratan sistem yang lengkap sabagai satu cara untuk menghilangkan atau mengurangi adanya kemungkinan kegagalan sistem9.


Diagram Arus Data Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah tampilan grafik suatu sistem yang menggunakan empat bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling berhubungan9. Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran, persegi panjang horizontal atau persegi panjang vertikal dengan sudut dibulatkan (tidak siku-siku). Masing-masing lambang proses ditandai dengan label, yang paling umum menggunakan kata kerja dan objek, tetapi dapat juga menggunakan nama dari suatu sistem atau program komputer. a. Aliran data terdiri dari kelompok-kelompok elemen data yang saling berhubungan secara logis (mulai dari elemen data tunggal sampai satu atau lebih file) yang berjalan dari titik atau proses ketitik atau proses yang lain. Lambang panah atau disertai garis lurus atau lengkung digunakan untuk menggambarkan alir data. b. Penyimpanan data (data store) diperlukan untuk mempertahankan keberadaan data, Penyimpanan data dapat digambarkan dalam bentuk satu set garis sejajar atau segiempat panjang atau terbuka ataupun bentuk oval. Simbol-simbol diagram arus data tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: Tabel 1. Simbol Diagram Alir Data Komponen DAD

Simbol

Kesatuan Luar Atau Proses (Process)

Aliran Data (Flow)

Penyimpanan Data (Data Store)

Atau


Basis Data Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien yang kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data. struktur dasar dari basis data relasional adalah tabel atau entitas, kolom (field), baris (record) dan kunci. a. Tabel, merupakan kumpulan informasi secara logis yang terkait dan diperlakukan sebagai unit. b. Kolom (Field), merupakan kejadian tunggal yang berisi data didalam tabel, setiap baris diperlakukan sebagi unit tunggal.. c. Baris, diorganisasikan sebagai sekumpulan kolom (field). Semua baris di dalam tabel terdiri atas sekumpulan kolom yang sama. Masing-masing field atau tabel dalam basis data mempunyai sebuah tipe data yang dapat menunjukan apa saja yang dapat disimpan dan beberapa besarnya data tersebut. Jenis dari tipe data tersebut antara lain: d. Kunci, merupakan sebuah field di dalam basis data atau sebuah atribut di dalam Entity Relasionship Diagram (ERD) yang digunakan secara unik untuk mengidentifikasi record dan menetapkan hubungan atartabel atau entitas yang digunakan untuk meminta data dalam tabel. 3. Metodologi Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif menggunakan desain pengembangan aplikasi cepat (rapid application development) dengan tujuan memberi respon yang cepat pada kebutuhan pemakai. Penelitian dilakukan selama lima bulan mulai dari bulan Maret sampai bulan Juli 2014. Informan dalam penelitian ini meliputi tiga orang petugas UKS di Puskesmas, dua orang kepala Puskesmas, satu kepala tata usaha Puskesmas, dua orang pengelola program UKS di dinas kesehatan Kota Bogor, kepala seksi kesehatan anak remaja dan lansia dinas kesehatan Kota Bogor, serta kepala bidang pembinaan kesehatan keluarga dinas kesehatan Kota Bogor. Penentuan informan dalam penelitian ini dilakukan dengan teknik purposive (non probabilty) artinya informan dipilih berdasarkan teknik kesesuaian (dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki, sesuai dengan topik penelitian) dan kecukupan (informan terpilih, dapat menggambarkan seluruh fenomena yang berkaitan dengan topik penelitian). Untuk menjamin kualitas data dan ketepatan metode yang digunakan dalam penelitian maka dilakukan proses triangulasi yang meliputi triangulasi sumber untuk melakukan cross check data dengan fakta dari sumber yang berbeda atau informan yang berbeda serta Triangulasi


metode, yaitu teknik cross check data dengan beberapa metode yang berbeda, dalam penelitian ini penulis menggunakan wawancara, obeservasi dan studi dokumentasi guna menghimpun data-data yang dibutuhkan sebagai dasar perancangan aplikasi. Tahapan penelitian yang dilakukan berpedoman pada metode siklus hidup sistem pengembangan aplikasi cepat System Life Cycle Rapid Application Development yang meliputi tahapan perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai dan konstruksi. Perencanaan kebutuhan digunakan untuk mempelajari mengenai lingkungan organisasi dan permasalahan sistemnya, mendefinisikan tujuan serta kebutuhan organisasi terhadap implementasi aplikasi sistem informasi. Rancangan pemakai digunakan untuk menentukan kelompok entitas yang terkait secara langsung dengan sistem beserta kebutuhan-kebutuhan data dan informasinya. Pada tahap konstruksi dilakukan perancangan aplikasi berdasarkan hasil indentifikasi pada tahap-tahap sebelumnya. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan a. Analisis Sistem Input Data yang dibutuhkan untuk menunjang sistem meliputi data sekolah, data peserta didik serta data terkait riwayat kesehatan peserta didik. Tersedia format baku formulir pencatatan meliputi formulir penjaringan kesehatan dan formulir rekapitulasi hasil penjaringan kesehatan. Formulir yang telah tersedia selama ini dirasa cukup sederhana sehingga memudahkan petugas dalam melakukan pencatatan kegiatan program UKS. Sumber daya manusia yangtersedia untuk melaksanakan program UKS masih terbatas. Sarana pendukung lainya sudah tersedia seperti perangkat komputer yang dilengkapi dengan koneksi internet namun jumlahnya belum mencukupi untuk memenuhi kebutuhan masing-masing petugas. Tersedia prosedur tetap pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pelaporan program UKS dalam bentuk buku petunjuk pelaksanaan kegiatan. Proses Data dasar terkait program didapat dengan cara mengunjungi setiap sekolah yang ada sebelum pelaksanaan penjaringan kesehatan dilaksanakan. Petugas UKS di Puskesmas merupakan pelaksana utama kegiatan pencatatan dan pelaporan, data dasar akan dikumpulkan oleh Petugas UKS di Puskesmas kemudian kemudian diolah dan didistribusikan kepihak-pihak terkait baik itu internal (pihak manajerial dan lintas program terkait) maupun eksternal (Pengelola program UKS di Dinas Kesehatan Kota Bogor). Pengolahan data dilakukan


dengan

akan

menulis

semua

hasil

penjaringan

kesehatan

peserta

didik

dan

mengelompokannya berdasarkan tigkatan atau jenjang sekolah. Data disajikan kedalam bentuk bagan atau grafik perbandingan masalah-masalah kesehatan yang terjadi. Umpan balik dan pengecekan kualitas data tidak dilakukan secara berkala melainka bersifat insidental apa bila diperlukan saja. Output Output yang dihasilkan berupa laporan keadaan UKS yang merupakan laporan yang menggambarkan situasi pelaksanaan usaha kesehatan sekolah baik itu di tingkat wilayah Puskesmas maupun di tingkat Kota Bogor dan laporan hasil penjaringan merupakan laporan yang menggambarkan tentang status kesehatan peserta didik. Indikator yang ditetapkan untuk mengukur kinerja program meliputi persentase sekolah yang dibina dalam kurun waktu satu tahun dan cakupan penjaringan kesehatan siswa SD dan setingkat. Beberapa permasalahan yang ditemukan dalam pelaksanaan sistem informasi program UKS di Kota Bogor adalah sebagai berikut: Tabel 2. Daftar Permasalahan Sistem Informasi Program UKS No 1.

Komponen Input

Permasalahan Masih kurangnya kordinasi antara pihak sekolah dan puskesmas terkait pemenuhan kebutuhan data program UKS. Beberapa variabel dalam format pencatatan tidak terisi disebabkan keterbatasan alat untuk melakukan pemeriksaan penunjang seperti uji laboratorium. Terbatasnya SDM yang ada. Petugas pelaksana program umumnya memiliki tugas rangkap sehingga tidak terfokus pada satu program saja.

2.

3.

Proses

Output

Masih terbatasnya perangkat komputer yang tersedia baik itu di Puskesmas maupun di Dinas Kesehatan. Proses rekapitulasi manual cenderung membutuhkan waktu yang lama karena adanya proses input data yang berulang-ulang di setiap lini. Proses pengolahan data di Dinas Kesehatan sering terhambat akibat keterlambatan pelaporan oleh beberapa Puskesmas. Sering terjadi keterlambatan pelaporan.

b. Tujuan Pelaksanaan Sistem Pelaksanaan sistem informasi program UKS bertujuan untuk memudahkan petugas baik di Puskesmas maupun di Dinas Kesehatan dalam melaksanakan tugas terkait program kesehatan anak dan remaja usia sekolah, dengan adanya data dan informasi yang dihasilkan dari pelaksanaan sistem tersebut petugas dapat melakukan intervensi yang tepat terhadap berbagai


permasalahan-permasalahan kesehatan yang terjadi pada kelompok anak dan remaja usia sekolah c. Analisis Kebutuhan Sistem informasi yang akan dikembangkan kedepannya diharapkan mampu mempermudah petugas dalam input data, pengolahan data, penyajian data dan pendistribusian data sehingga proses pelaporan menjadi lebih cepat dan tepat waktu. Aplikasi dapat bersifat aplikatif, sederhana namun dapat menghasilkan informasi-informasi yang lengkap dan bervariasi, serta terintegrasi antara Sekolah, Puskesmas dan Dinas Kesehatan. d. Analisis Pengguna Pihak-pihak yang terlibat dalam sistem informasi program UKS dapat dikelompokan menjadi entitas input meliputi petugas pemegang program UKS di Puskesmas dan Guru UKS di Sekolah. Entitas proses yaitu petugas pemegang program UKS di Dinas Kesehatan Kota Bogor serta entitas output meliputi pihak-pihak manajerial terkait program UKS yaitu Kepala Puskesmas dan KTU Puskesmas, Kepala Seksi Kesehatan Remaja dan Lansia serta Kepala Bidang Pembinaan Kesehatan Keluarga Dinas Kesehatan Kota Bogor. Hubungan antara entitas sistem informasi program UKS berdasarkan alur data dan informasi yang mengalir dapat digambarkan sebagai berikut: Petugas UKS Puskesmas Guru UKS Sekolah

- Informasi Keadaan UKS - Informasi Status Kesehatan Peserta Didik - Informasi Indikator Pencapean Program

- Data Penjaringan - Data Sekolah - Data Peserta Didik - Informasi Status Kesehatan Peserta Didik - Laporan Keadaan UKS - Laporan Hasil Penjaringan Persekolah - Indikator Pencapean Program UKS

Manajerial Puskesmas

Manajerial Dinas Kesehatan Kota

SIM UKS Kota Bogor

- Informasi Status Kesehatan Peserta Didik Perwilayah Puskesmas - Informasi Keadaan UKS Perwilayah Puskesmas - Informasi Indikator Pencapean Program UKS Perwilayah Puskesmas

- Laporan Keadaan UKS di Kota Bogor - Laporan Hasil Penjaringan Peserta Didik - Informasi Indikator Pencapean Program

Pengelola Program UKS Dinas Kesehatan Kota

Gambar 1. Hubungan Antara Entitas SIM UKS di Kota Bogor Guru UKS Sekolah akan memberikan data sekolah dan data peserta didik kedalam sistem. Data tersebut akan dipergunakan sebagai dasar petugas UKS di Puskemas untuk melakukan


kegiatan penjaringan kesehatan peserta didik. Petugas UKS di Puskesmas akan memasukan data-data hasil penjaringan kedalam sistem. Data-data yang telah dimasukan kedalam sistem baik itu data sekolah dan data peserta didik yang di input oleh guru UKS maupun data hasil penjaringan yang di input oleh petugas UKS di sekolah akan diolah sehingga dapat dihasilkan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh kelima entitas yang terkait dengan program UKS. e. Peluang Pengembangan Sistem Aplikasi sistem informasi berbasis elektronik dapat dikembangkan apabila terpenuhi beberapa aspek sebagai berikut: Tabel 3. Peluang Pengembangan Sistem No 1.

Unsur Sarana (Material)

Ketersedian Formulir pencatatan dan pelaporan berbasis kertas (paper based) dengan desain yang memudahkan petugas dalam melaksanakan kegiatan pencatatan dan pelaporan.

2.

Sumber Daya Manusia (Man)

3.

Pembiayaan (Money)

- 2 orang petugas pengelola program di Dinas Kesehatan. - Masing-masing 1 petugas pelaksana UKS di Puskesmas. - Sebagian besar petugas trampil dalam melaksanakan proses pencatatan dan pelaporan Dana berasal dari anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD) Kota Bogor.

4.

Prosedur Tatacara (Methode)

Tersedia protap pelaksanaan kegiatan UKS dalam bentuk buku petunjuk.

5.

Prasarana (Machine)

Masing-masing puskesmas tersedia perangkat komputer yang dilengkapi dengan koneksi internet namun jumlahnya masih terbatas.

Peluang Pengembangan Diperlukan desain sistem informasi berbasis elektronik yang sesuai dengan sistem pencatatan dan pelaporan yang telah ada untuk memudahkan implementasi sistem. Diperlukan adanya pelatihan dan pendampingan terhadap petugas agar sistem informasi berbasis elektronik dapat di implementasikan dengan baik.

Perlu pendanaan khusus untuk upaya pembangunan, oprasional dan pemeliharaan sistem informasi berbasis elektronik. Perlu disusun petunjuk teknis pelaksanaan sistem informasi berbasis elektronik. Perlu adanya penambahan perangkat komputer guna menunjang implemetasi sistem informasi berbasis elektronik.

f. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Program UKS Esensi dari sebuah sistem informasi adalah bagaimana sistem tersebut mampu menyimpan data dan informasi dengan baik dan mampu menyediakan informasi atau data yang dibutuhkan secara cepat apa bila sewaktu-waktu diperlukan kembali11. Pembuatan prototipe merupakan hal yang penting dalam pembangunan sebuah sistem, terutama sistem yang dibangun berdasarkan kebutuhan pengguna. Prototipe adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai9.


Algoritma sistem informasi manajemen program usaha kesehatan sekolah di Kota Bogor dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. Algoritma Sitem Informasi Manajemen Program UKS Dalam sebuah siklus hidup sistem terdapat tahapan meliputi input, proses dan output. Dalam sistem informasi manajemen program UKS terdapat tiga entitas yang terkait dari setiap tahapan dalam sebuh siklus hidup sistem tersebut. Guru UKS akan melakukan proses input data sekolah, data keadaan sekolah dan data peserta didik. Hasil dari proses input data manual tersebut akan tersimpan di dalam basis data sistem. Petugas UKS di Puskesmas akan melakukan proses input data Puskesmas, data kegiatan dan data kesehatan. Untuk dapat melakukan proses input data kesehatan dan kegiatan, petugas UKS terlebih dahulu harus mengakses basis data peserta didik dan sekolah yang telah tersimpan di dalam sistem sebagai bahan referensi. Input manual data puskesmas, kesehatan dan kegiatan akan tersimpan di dalam basis data sistem. Proses pengolahan data yang dilakukan petugas UKS di Puskesmas akan menghasilkan laporan berupa laporan keadaan UKS yang didalamnya terdapat informasi terkait klasifikasi sekolah UKS, ketersedian kader UKS, jumlah sekolah UKS. Informasi informasi tersbut dapat dimamfaatkan untuk mengukur indikator program berupa cakupan sekolah yang dibina dalam kurun waktu tertentu. Selain itu dapat juga di hasilkan laporan penjaringan yang didalamnya memuat informasi mengenai ganguan kesehatan yang dihadapi peserta didik serta cakupan penjaringan kesehatan yang telah dilakukan. Di dalam sistem pengelola program di Dinas Kesehatan hanya memamfaatkan data-data yang telah tersedia untuk diolah menjadi laporan agregat tingkat kota.


Diagram arus data level 0 sistem informasi manajemen UKS di Kota Bogor terdapat empat proses atau tahapan kegiatan yang dilakukan dalam sebuah siklus sistem. Empat proses tersebut meliputi proses login, proses manajemen pengguna, proses input data dan proses pelaporan. Terdapat tiga entitas yang secara oprasional berhubungan dengan sistem yaitu guru UKS sekolah, petugas UKS puskesmas dan pengelola program UKS dinas kesehatan kota. DAD level 0 sistem informasi manajemen program UKS dapat dilihat pada gambar berikut: Data Grup Pengguna Data Unit Kerja Laporan Hasil Kegiatan

Data Group Pengguna

Data Unit Kerja

Data Pengguna Data Pengguna

Data Unit Kerja Data Group Pengguna

2.0 Manajemen Pengguna

Master Data

Pengelola Program UKS Dinas Kesehatan Kota

Data Pengguna Nama Pengguna & Kata Kunci

1.0 Login

Nama Pengguna & Kata Kunci

Nama Pengguna & Kata Kunci

Data Sekolah

Petugas UKS Puskesmas

Guru UKS Sekolah

Data Sekolah Data Keadaan Sekolah Data Peserta Didik

Data Kesehatan Peserta Didik Data Kegiatan UKS Data Puskesmas

3.0 Input Data

Data Peserta Didik Data Keadaan Sekolah Data Puskesmas

Data Kegiatan UKS Data Kesehatan Perserta Didik

Data Sekolah

Data Peserta Didik

Data Keadaan Sekolah

Data Puskesmas

Data Kesehatan Peserta Didik

Data Kegiatan UKS

Laporan Hasil Kegiatan

4.0 Pelaporan

Laporan Hasil Kegiatan

Gambar 3. DFD Level 0 Sitem Informasi Manajemen Program UKS Berdasarkan hasil normalisasi didapatkan 18 tabel utama penyusun SIM program UKS di Kota Bogor. Tabel tersebut meliputi tabel sekolah, tabel kecamatan, tabel kabupaten/kota, tabel keadaan sekolah, tabel kegiatan, tabel peserta didik, tabel status kesehatan, tabel keadaan umum, tabel pemeriksaan fisik, tabel pemeriksaan mental emosional, tabel kebugaran jasmani, tabel pemeriksaan penunjang, tabel status imunisasi, tabel status kesehatan reproduksi, tabel puskesmas, tabel pengguna, tabel unit kerja dan tabel grup pengguna. Relasi antara tabel tabel tersebut dapat dilihat pada gambar berikut:


Gambar 4. Tabel Relationship Diagram SIM Program UKS g. Penetapan Teknologi Minimum Ketersedian teknologi dapat meningkatkan jumlah dan kualiats data yang akan dikumpulkan serta dapat meningkatkan ketepatan waktu, analisis dan pemamfaatan informasi yang lebih efisien. Prototipe SIM UKS diwujudkan dalam bentuk aplikasi berbasis web menggunakan bahasa pemograman PHP dengan DBMS (database management system) MySQL dan menggunakan web server apache. Untuk dapat mengimplementasikan prototipe sistem informasi manajemen program UKS berbasis elektronik ini maka diperlukan beberapa spesifikasi teknologi minimal yang harus dipenuhi, spesifikasi teknologi minimal tersebut meliputi: Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras untuk sistem dibagi menjadi 2 bagian yaitu untuk komputer server dan komputer client. Berikut spesifikasi minimal yang dibutuhkan jika aplikasi sistem informasi manajemen informasi program UKS diimplementasikan secara nyata:


Tabel 4. Spesifikasi Minimal Perangkat Keras Perangkat Processor Hard Disk RAM VGA Monitor Keyboard & Mouse Koneksi Internet Printer

Komputer Server* Intel Xeon 3.20 GHZ 1 TB 32 GB DDR 3 Onboard Intel GMA 3100 ------------------------------------------------------------1000 mbps -------------------------------

Komputer Client Intel Pentium IV 2.4 GHZ 40 GB 1 GB DDR 3 Onboard Intel GMA 3100 Resolusi 1024x768 pixel Standar 128 kbps Standar

*Dimungkinkan untuk menyewa layanan perangkat server

Perangkat Lunak Untuk mendukung berjalannya sistem maka perlu disiapkan sistem operasi komputer client yang mampu menjalankan aplikasi web broser seperti Mozilla Firefox, Opera, Google Crome, dan Lain-lain. h. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Sistem informasi manajemen program UKS yang baru memiliki beberapa kelebihan. Kelebihan-kelebihan tersebut diantaranya: Pemenuhan kebutuhan data dasar kegiatan yang lebih efisien, karena adanya pembagian tanggung jawab antara guru UKS di sekolah dan petugas UKS di Puskesmas. Tersedia format pencatatan yang lebih praktis, sehingga mengurangi rekapitulasi data yang berulang disetiap lininya. Seluruh data dasar dan data hasil kegiatan tersimpan dalam bentuk basis data elektronik sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan mudah untuk didapatkan kembali. Mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data. Sistem yang terintergrasi memudahkan pengelola program di Dinas Kesehatan dan pihak manajerial melakukan kontrol dan feedback terhadap pelaksanaan program. Selain memiliki kelebihan sistem informasi manajemen program UKS yang baru memiliki beberapa kekurangan diantaranya: Ada kebergantungan kepada produsen data (guru UKS di Sekolah) agar sistem informasi dapat berjalan secara maksimal sesuai apa yang ditargetkan. Proses migrasi sistem dari pencatatan dan pelaporan secara manual menjadi pencatatan dan pelaporan

menggunakan

aplikasi

berbasis

elektronik

memerlukan


pelatihan

dan

pendampingan kepada petugas pelaksana program agar sistem dapat diimplementasikan dengan baik. Sistem belum mampu mengakomodir penyajian data dalam bentuk distribusi kasus berdasarkan wilayah adminstratif (spasial analisis). i. Perbandingan Sistem Lama dan Sitem Baru Pengembangan sebuah sistem bertujuan untuk memecahkan berbagai permasalahan yang ditemukan, menjawab berbagai kebutuhan pengguna sistem serta meningkat evektifitas dan efisiensi sistem. Perbandingan antara sistem baru dengan sistem yang sudah ada sebelumnya dapat digambarkan sebagai berikut: Tabel 5. Perbandingan Sistem Lama dan Sistem Baru Komponen Input

Proses

Output

Sistem Lama

Sistem Baru

Formulir pencatatan menggunakan format kertas. Data dan informasi disimpan dalam folder map. Pemenuhan terhadap data dasar kegiatan menjadi tanggung jawab petugas UKS puskesmas. Proses pencatatan dan rekapitulasi data dilakukan satu persatu dengan memasukan berbagai data kedalam beberapa format pencatatan yang berbeda. Perhitungan beberapa variabel data dilakukan secara manual. Penyajian data dalam bentuk garfik belum bisa dilakukan secara langsung, data yang ada perlu di masukan ke software pengolahan data untuk dapat menampilkan grafik. Laporan keadaan UKS dan laporan hasil penjaringan dibuat secara terpisah. Data yang serahkan ke pengelola program di lini paling atas dalam bentuk agregat sehingga tidak dimungkinkan bagi pengelola program untuk melihat detail data hasil kegiatan yang dilaporkan.

Pencatatan terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi berbasis web. Data dasar kegiatan disimpan dalam bentuk basis data elektronik. Ada pembagian tanggung jawab antara guru UKS sekolah dan petugas UKS puskesmas terkait pemenuhan data dasar kegiatan. Proses pencatatan dan rekapitulasi data menggunakan sistem otomasi. Diimplementasikan otomatisasi proses perhitungan variabel data. Dimungkinkan untuk melakukan proses penyajian data secara langsung dengan menggunakan satu aplikasi saja.

Pelaporan dapat diakomodir dalam satu aplikasi. Memungkinkan untuk manajer dan pengelola program dilini paling atas untuk melihat detail data.

5. Kesimpulan Sistem informasi manajemen program UKS di Kota Bogor dirancang berdasarkan kebutuhan pengguna sistem yaitu dapat memudahkan proses input data, pengolahan data, penyajian data, dan distribusi data. Bersifat aplikatif dan mampu menghasilkan informasi yang lengkap serta bervariasi khususnya terkait indikator program. Teritegrasi antara Sekolah, Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kota Bogor.Terdapat tiga entitas atau pengguna yang terkait


langsung dengan proses pencatatan dan pelaporan program UKS meliputi Guru UKS di Sekolah, Petugas UKS di Puskemas, dan Pengelola Program di Dinas Kesehatan Kota Bogor. Prototipe sistem informasi program UKS dirancang berbasis web, dimana penguna sistem meliputi guru UKS, petugas UKS puskesmas, dan pengelola program di Dinas Kesehatan dapat melakukan input data dengan sistem online. Dalam sistem informasi program UKS yang dirancang tersedia data base peserta didik, data base sekolah, keadaan sekolah, puskesmas, status kesehatan peserta didik, dan kegitan UKS yang dapat diolah untuk menghasilkan laporan keadaan UKS dan laporan penjaringan serta indikator program yang meliputi cakupan penjaringan siswa dan klasifikasi sekolah UKS. 6. Saran Perlu dilakukan implementasi aplikasi sistem informasi manajemen program UKS untuk meningkatkan keakuratan dan ketepatan waktu pelaoran program. Perlu adanya prosedur tetap pelaksanaan sistem informasi berbasis elektronik serta pelatihan dan pendampingan kepada petugas pelaksana program agar sistem dapat diimplementasikan dengan baik. Perlu adanya penambahan jumlah fasilitas penunjang seperti perangkat komputer, agar sistem dapat diimplementasikan dengan baik. Diperlukan komitmen dan peran serta aktif dari semua stakeholder terkait baik itu guru UKS di Sekolah, petugas UKS Puskesmas dan Pengelola program di Dinas Kesehatan agar sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya.

DAFTAR REFERENSI 1. Aqil, A., Lippeveld, T., & Hozumi, D. (2009). PRISM framework: a paradigma shift for designing, strengthening and evaluating routine health information system . Health Policy and Planing. 2. Badan Pusat Statistik Indonesia. (2010). Sensus Penduduk 2010. Diakses Desember 12, 2013, dari Jumlah dan Distribusi Penduduk: http://sp2010.bps.go.id/index.php/site/index 3. Davis, G. B. (1991). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian II "Struktur dan Pengembanganya". Jakarta: PT Pustaka Bina Pressindo.


4. Departemen Kesehatan RI. (2009). Sistem Kesehatan Nasional . Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 5. Hatta, G. R. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press. 6. Kementrian Kesehatan RI. (2010). Petunjuk Teknis Penjaringan Kesehatan Anak Sekolah Dasar. Jakarta: Direktorat Bina Kesehatan Anak Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. 7. Kementrian Kesehatan RI. (2011). Pedoman Sistem Informasi Kesehatan. Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. 8. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. (2012). Pedoman Pembinaan dan Pengembangan Usaha Kesehatan Sekolah. Jakarta: Direktorat Jendral Pendidikan Dasar Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan RI. 9. Mcleod, R., & Scheel, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. 10. WHO. (2000). Design and Implementation of Health Information System. Geneva: World Health Organization. 11. WHO. (2008). Health Metrics Network (HMN) Framework and Standars for Country Health Information System: Secon Edition. Geneva: World Health Organization.


Rancangan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Program Usaha Kesehatan Sekolah di Kota Bogor Tahun 2014

Recommend Documents