RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI STANDAR BIAYA AMU ITS

SEMINAR TUGAS AKHIR PERIODE SEPTEMBER 2011

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI STANDAR BIAYA AMU ITS Titin Rachmawati Suseno – Ir. Khakim Ghozali, M.MT, Sholiq, S.T., M.Kom., M.SA Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: [email protected] ,[email protected]

Abstrak - Perkembangan teknologi informasi yang menawarkan efektivitas dan efisiensi mendorong ITS perlu mengembangkan dan memanfaatkan sebuah sistem baru dalam mengelola proses bisnis, tidak terkecuali Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI). BAPSI dalam menjalankan fungsinya sebagai pengumpul data, menganalisa dan menyajikan data untuk pengembangan perencanaan sampai dengan unit terkecil secara integral dan dapat memberikan hasil evaluasi dalam bentuk laporan atau pertanggungjawaban pelaksanaan pekerjaan kepada Rektor, Unitunit di ITS serta pihak-pihak luar institusi. Untuk menjalankan fungsi tersebut penyimpanan datanya masih belum terintegrasi secara terpusat. Berdasarkan permasalahan di atas, BAPSI perlu mengintegrasikan basis data dari tiap tingkat institut, fakultas, lembaga, biro, dan UPT. BAPSI dapat mengakses data dengan lengkap, akurat dan up to date dari masing-masing tingkat sesuai kondisi riil di sana. Aplikasi tersebut dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) dan database MYSQL. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah UPM (Unified Process Model) dengan menggunakan standar pendokumentasian ReadySET. Hasil proyek tugas akhir ini adalah berupa Aplikasi Sistem Informasi Standar Biaya AMU ITS yang berbasis web. Kata kunci : Sistem Informasi Standar Biaya AMU, ReadySET, UPM staf bagian data BAPSI untuk dimasukkan secara manual. Hal ini kurang efektif karena masingmasing staf harus memasukkan lagi rencana penggunaan dana yang dibuat oleh masingmasing unit kerja. Selain itu, kontrol oleh pihak manajemen juga tidak mudah.

1. Pendahuluan Pengelolaan penggunaan dana pendidikan ITS merupakan salah satu aspek penting dalam menjalankan program pendidikan, hal ini dilakukan agar penggunaan dana sesuai dengan peruntukannya dalam rangka pencapaian tujuan ITS. Proses penggunaan dana perlu diawasi dan dievaluasi oleh pihak manajemen BAPSI. Hal ini sangat dibutuhkan terutama untuk permasalahan kompleks yang memerlukan beberapa kegiatan untuk menyelesaikannya. Semakin kompleksnya masalah menyebabkan banyak kegiatan harus dilaksanakan berdasarkan proses penyusunan dan penetapan anggaran yang transparan dan akuntabel.

Dengan adanya permasalahanpermasalahan yang muncul, mendorong pihak BAPSI menerapkan sistem yang terintegrasi antara satu dengan yang lain, agar dapat meminimalkan kerja dari tiap tingkat institut, fakultas, lembaga, biro, dan UPT. Oleh karena itu, dengan melihat latar belakang tersebut akan dikembangkan suatu sistem informasi yang membantu dalam perencanaan penggunaan dana dan dalam kerja BAPSI. Sistem informasi yang bernama Sistem Informasi Standar Biaya AMU ITS. Untuk mengatasi permasalahanpermasalahan tersebut, maka dibutuhkan suatu aplikasi yang mampu menyimpan data dalam basis data dan juga dapat menampilkan informasiinformasi yang dibutuhkan untuk tiap tingkat institut, fakultas, lembaga, biro, dan UPT. Penyimpanan data dalam basis data dapat memudahkan pihak BAPSI dan institut, fakultas, lembaga, biro, dan UPT untuk melakukan

BAPSI merupakan salah satu departemen di bawah ITS, setiap awal periode kerja selalu menyusun perencanaan penggunaan dana sebagai alat untuk melaksanakan suatu kegiatan. Selama ini, penggunaan dana yang dikeluarkan penyimpanan datanya masih berupa arsip tanpa melakukan penyimpanan dalam basis data. Penyimpanan secara arsip dapat memungkinkan data rusak atau hilang. Pencarian data dapat membutuhkan waktu yang cukup lama. Tiap-tiap unit kerja membuat lalu menyetorkan ke 1

TITIN RACHMAWATI SUSENO - 5206100057


pencarian ulang informasi penggunaan dana yang telah diterima dengan mudah tanpa harus mencari terlebih dahulu pada tumpukan arsip.

selanjutnya dilakukan pembahasan secara terbuka dan transparan dengan tim reviewer ITS dengan sasaran utama pada cost effectiveness yang dapat dicapai dalam usulan anggaran tersebut.

2. Penggunaan Dana Pendidikan 3. ReadySET Sistem Informasi yang memberikan gambaran menyeluruh tentang sistem perencanaan anggaran yang bertujuan membantu pihak manajemen BAPSI untuk mengawasi dan mengevaluasi penggunaan dana tiap-tiap unit bisnis serta membantu unit-unit kerja untuk menyusun dan menetapkan penggunaan dana dengan memberikan template penyusunan dan penetapan anggaran yang seragam guna terwujudnya pengelolaan anggaran yang transparan dan akuntabel. Sistem Informasi standar biaya AMU ITS ini juga memberikan kemudahan informasi mengenai pentarifan yang ada pada setiap Unit Pelaksana Teknis (UPT) sehingga informasi yang didapatkan dapat bermanfaat bagi pengguna, khusunya pihak ITS. Dalam rangka mendukung tercapainya rencana strategis dan terwujudnya governance dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi khususnya dalam pelaksanaan program kerja ITS, maka pengelolaan keuangan perlu diselenggarakan secara profesional, terbuka, dan bertanggung jawab sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku, serta harus memakai asas-asas spesialitas maupun asas-asas baru sebagai pencerminan best practices dalam pengelolaan keuangan, antara lain : 1. Akuntabilitas berorientasi pada hasil 2. Profesionalitas 3. Proporsionalitas 4. Keterbukaan dalam pengelolaan keuangan 5. Pemeriksaan keuangan oleh badan yang berwenang.

ReadySET merupakan sekumpulan template untuk dokumen rekayasa perangkat lunak. Tahapan metode dalam ReadySET antara lain : 1. Tahap awal (inception) Yang harus dilakukan pada tahap ini ialah menentukan keseluruhan gambaran dari proyek, membuat software berdasarkan kasus pada BAPSI, dan mendefinisikan proyek serta resiko bisnis menggunakan standarisasi template. 2. Tahap perluasan (elaboration) Tahap perluasan merupakan tahapan untuk menghasilkan produk disertai spesifikasi kebutuhannya dan desain awal. Selain itu tahap perluasan juga bertujuan untuk menjabarkan kinerja sistem. 3. Tahap konstruksi (construction) Tahap konstruksi merupakan tahapan untuk membuat model implementasi dan menerjemahkan desain yang telah dibuat pada tahap perluasan menjadi komponen software yang akan dibuat, untuk mempermudah memahami gambaran sistem. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memastikan bahwa proses bisnis pada software yang dibuat telah sesuai dengan proses bisnis pada klien(dalam hal ini BAPSI). 4. Tahap transisi (transition) Tahap transisi merupakan tahapan untuk menilai kinerja software yang telah dibuat. Pada tahap ini dihasilkan panduan instalasi dan penggunaan software yang telah dibuat untuk mempermudah pengguna menjalankan software.

Sumber pendapatan ITS yang bersumber dari dana masyarakat sebagian besar masih bergantung pada perolehan sumbangan pendidikan dari mahasiswa berupa SPP dan SPI baik untuk program D3, S1, S2 dan S3 reguler, ekstensi (proses phasing out), lintas jalur, PMDK, dan program kerjasama pendidikan. Dalam melaksanakan pembagian alokasi anggaran pada setiap unit teknis di ITS, maka pada tahun 2010 penggunaan dana masyarakat yang diperoleh dari SPP, SPI, unit manajemen aset, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM), dan Magister Management Teknologi (MMT) disusun berdasarkan prinsip anggaran berbasis kegiatan, kinerja dan jumlah mahasiswa. Selain itu alokasi penggunaan SPP untuk operasional akademik dan administrasi, SPI untuk pengembangan fisik dan non fisik serta dana non SPP dan SPI untuk peningkatan kesejahteraan dan investasi. Pengusulan rencana kegiatan dan anggaran tersebut, disampaikan kepada pimpinan ITS yang

Berikut gambaran tahapan-tahapan dalam penggunaan standar dokumentasi ReadySET:

2



alur data. Pemodelan dari sisi programming dan aplikasi diimplementasikan pada PHP. Dari tahap definisi use case diagram, actor yang terlibat dalam sistem: 1. Administrator 2. Kepala Bagian Perencanaan BAPSI 3. Aset Manajemen Unit (AMU) Sedangkan proses atau use case yang dibutuhkan adalah : 1. Use Case Pengelolaan Sistem 2. Use Case Pengelolaan Pengguna 3. Use Case Pengelolaan Struktural 4. Use Case Pengelolaan Aset Manajemen Unit (AMU) Use Case diagram secara umum dapat dilihat pada Gambar 2.

Inception Phase : Project proposals, User needs and User Stories, Target market , identification, Project plans

Elaboration Phase : Requirements Specifications, Use Cases, Feature specs, Design Documents

Construction Phase : Implementation notes, Status reports, Test cases,Review meeting checklists

Log-in

User

Transition Phase : Release notes, Installation guide, User guide, FAQ,Product demo script

<<extend>>

Log-out

Ubah password

Fungsionalitas sekolah Sekolah

Gambar1. Tahap pengembangan perangkat lunak yang digunakan oleh ReadySET

Lihat data sekolah

Administrator

Fungsionalitas administrator

4. Analisis Sistem Analisis Kebutuhan Pengguna Bidang PMPTK

Kebutuhan fungsional utama yang digunakan ialah : • Sistem dapat mengelola data pentarifan AMU • Sistem dapat memberikan kemudahan informasi yang dibutuhkan mengenai pentarifan pada masing-masing unit manajemen. Selain kebutuhan fungsional utama tersebut di atas terdapat beberapa kebutuhan fungsional lainnya, yaitu : • Sistem dapat memvalidasi hak ases • Sistem menyediakan fasilitas untuk mengubah password • Sistem dapat menyimpan pengubahan password • Sistem dapat menghapus akun user dari database • Sistem menyediakan fasilitas untuk menambah akun user baru

Fungsionalitas bidang PMPTK

Gambar 2. Use Case Diagram secara umum

8. UJI COBA Setelah tahap analisis dan desain selesai, tahap selanjutnya adalah uji coba sistem. Pada tahap ini dibuat aplikasi yang sesuai dengan spesifikasi rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Selanjutnya, akan dilakukan ujicoba untuk menguji keberhasilan sistem.

Lingkungan Uji Coba Spesifikasi komputer yang digunakan untuk menguji Sistem Informasi Standar Biaya AMU ITS ini antara lain: A. Spesifikasi minimal untuk server : • Processor Intel Pentium 4 • Memory 1 GB • Kapasitas harddisk free sebesar 40 GB • Lan Card • Sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP • Server database yang digunakan adalah MySQL 5.0

7. Desain Sistem Penerjemahan kebutuhan sistem ke dalam suatu aplikasi, baik dari segi pemodelan proses bisnis yang berlangsung, pemodelan dari sisi programming dan aplikasi, maupun pemodelan 3



B. Spesifikasi minimal untuk client : • • •

• •

Processor AMD Turion 64X2 Memory 512 MB Kapasitas harddisk free sebesar 10 GB Lan Card Sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP

5.

Saran Beberapa hal yang diharapkan dapat dilakukan pengembangan sistem antara lain: 1. Karena uji coba yang dilakukan hanya dari sisi fungsional, diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dilakukan dokumentasi terhadap uji coba berdasarkan Test Case Suite sesuai standar ReadySET dengan tujuan agar semua use case yang dibuat benar-benar teruji dan mengetahui kelayakan sistem untuk diaplikasikan. 2. Kelemahan dalam keamanan karena adanya password yang tidak dienkripsi, diharapkan pada tahap pengembangan selanjutnya dilakukan enkripsi password.

Skenario Uji Coba Skenario uji coba ini disusun berdasarkan beberapa use case yang telah dibuat pada tahap desain. Skenario terdiri dari 2 bagian, yaitu overview dan langkah-langkah untuk menjalankan usecase yang akan diuji. Langkah-langkah tersebut akan dilaksanakan dan hasilnya akan digambarkan. Setelah itu akan dilakukan evaluasi dari hasil pelaksanaan skenario tersebut. Skenario uji coba yang dilakukan antara lain: • Uji coba proses entri data standart biaya pada masing-masing unit manajemen. Dalam skenario ini aktor yang berperan langsung dalam entri data standart biaya pada masing-masing unit manajemen adalah Aset Manajemen Unit (AMU). Adapun peran aktor tersebut sesuai dengan fungsi-fungsi hak akses aktor. Dalam uji coba kali ini akan dijelaskan pula detail langkah uji coba sistem. Setelah diadakan uji coba akan dilakukan evaluasi terhadap fungsi dalam proses entri data standart biaya pada masing-masing unit manajemen apakah telah berjalan sesuai dengan desain dan kebutuhan pengguna.

9.

desain yang dibuat dan telah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Aplikasi ini memiliki kelemahan dalam keamanan, karena pada kata sandi tidak dilakukan enkripsi.

10. DAFTAR PUSTAKA

[1] BAPSI

Institut Teknologi Sepuluh Nopember, [2] BAUK Institut Teknologi Sepuluh Nopember, [3] Departemen Pendidikan Nasional, [4] Institut Teknologi Sepuluh Nopember [5] Kadir, Abdul. (2002, 2003). Dasar Pemrograman WEB Dinamis Menggunakan PHP. ANDI. Disdikkutim, [6] Labs, Method. 2003-2005. ReadySET Pro Enterprise-Ready Software Engineering Templates [7] MySQLAB, MySQL
PENUTUP

Simpulan Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir antara lain: 1. Sistem Informasi Standar Biaya AMU ITS merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas penerimaan untuk Kepala Perencanaan BAPSI, pengelolaan standart biaya yang telah ditentukan oleh masing-masing unit. 2. Sistem Informasi Standar Biaya AMU ITS berfungsi untuk membuat keputusan berdasarkan hasil analisis yang didapatkan. 3. Sistem Informasi Standar Biaya AMU ITS dapat digunakan untuk penyimpanan data standart biaya AMU ITS ke dalam database. 4. Berdasarkan hasil uji coba beberapa fungsi utama yang dilakukan menggunakan skenario, uji coba sistem informasi pengelolaan Standar Biaya AMU ITS telah berjalan sesuai dengan 4



[12]

UML

5


RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI STANDAR BIAYA AMU ITS

Recommend Documents