RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. BIG SURABAYA Yuditya Primatondano 1) 1)
S1/Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email :
[email protected]
Abstract PT. BIG Surabaya is a multi-company which has the department include Banquet and Restaurant, T-Bar, Office Park, Regency. Implementation of operational activities at PT. BIG Surabaya still using manual systems. Analysis and design of existing can not help solve the problems in PT. BIG Surabaya. Preparation of employee payroll information system applications are expected to assist in realizing komputerasisasi system and assist the operations of PT BIG Surabaya. Keyword: PT. BIG Surabaya, payroll information system
Perkembangan informasi
yang
teknologi
semakin
yang memiliki departemen meliputi
cepat
Banquet and Restaurant, T-Bar,
mengakibatkan peranan teknologi
Office Park, Regency. PT. BIG
informasi sangatlah penting untuk
Surabaya
dalam
pelaksanaan
menunjang
kegiatan
operasional
sehari-hari
kegiatan
operasional
perusahaan. Penggunaan teknologi
masih menggunakan sistem manual
informasi
dan saat ini PT. BIG Surabaya sudah
diharapkan
dapat
membantu dan mempermudah suatu
membuat
perusahaan ataupun instansi dalam
perancangannya.
mengembangkan usahanya. Dengan
dibuat
adanya
sistem
penggunaan
informasi diharapkan
teknologi
analisa
analisa
dan
Meskipun dan
informasi
telah
perancangan penggajian,
pada
perusahaan
perusahaan masih tetap menghadapi
dapat
meningkatkan
permasalahan yaitu belum adanya
competitive perusahaan tersebut.
sistem yang terkomputerisasi dengan baik
PT. BIG Surabaya adalah
sehingga
mengakibatkan
masalah-masalah yang diatasi belum
sebuah perusahaan multi-company
dapat terpecahkan. 1
Analisa
dan
perancangan
dan mempercepat proses penggajian
sistem yang dibuat belum dapat
yang terjadi pada PT. BIG Surabaya.
membantu
menyelesaikan
METODE
permasalahan yang terjadi pada PT.
Sistem Informasi
BIG Surabaya karena tidak ada aplikasi yang nyata dari perancangan
Sistem informasi mempunyai
tersebut. Tanpa aplikasi yang nyata,
peranan
masalah seperti perhitungan dan pengelolaan
gaji
pencatatan
untuk
pembuatan
proses
sesuai
dengan
yang
analisa
dan
kegiatan
yang
sedang
tentang sistem Hartono (1999:11)
dari PT. BIG Surabaya. Sehingga aplikasi
tingkatan
berjalan. Untuk lebih memahami
yang sesuai dengan permasalahan
sebuah
berbagai
adalah sistem yang memperlancar
permasalahan
tersebut diperlukan adanya aplikasi
dirancang
dalam
manajemen. Sistem yang dibutuhkan
laporan belum dapat teratasi. Untuk menyelesaikan
penting
membantu menyediakan informasi
karyawan,
absensi,
yang
mengartikan Sistem informasi adalah suatu
perancangan sistem informasi, untuk merealisasikan semua analisa serta
sistem
di
dalam
organisasi
yang
kebutuhan
pengolahan
suatu
mempertemukan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat
perancangan yang telah dibuat dan
manajerial dan kegiatan strategi dari
diharapkan dapat mengatasi semua
suatu organisasi dan menyediakan
permasalahan.
pihak luar tertentu dengan laporan-
Menurut Hartono (1999:1)
laporan yang diperlukan.
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
Siklus Hidup Pengembangan
berhubungan, berkumpul bersamasama
untuk
melakukan
Sistem
suatu
Pendekatan
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran
dibuatnya
tertentu. sistem
penggajian ini
merupakan
Dengan
suatu
sistem metodologi.
Metodologi adalah suatu jalan atau
informasi
cara yang direkomendasikan dalam
diharapkan dapat
melakukan
membantu mengatasi permasalahan
sistem
2
sesuatu.
adalah
Pendekatan
metodologi
dasar
untuk pemecahan berbagai macam
Karena pekerjaan mengikuti
permasalahan.
Siklus
hidup
suatu pola berurutan dan dilakukan
pengembangan
sistem
(system
dengan metode top-down, SDLC ini
development life cycle-SDLC) adalah
sering dikenal dengan pendekatan air
suatu aplikasi dari pendekatan sistem
terjun (waterfall approach). Aliran
untuk pengembangan suatu sistem
aktivitas berjalan satu arah dari awal
informasi.
sampai proyek selesai.
Para
pengembang
sistem
perlu melakukan beberapa tahap dengan urutan tertentu jika proyek ingin berhasil dengan baik. Tahaptahapnya adalah : 1.
Perencanaan
2.
Analisis
3.
Desain
4.
Implementasi
5.
Penggunaan. Proses
Gambar 1. Pola Sirkulasi dari Siklus Hidup Sistem
pembuatan
(McLeod, 2007:187)
sistem
Gambar
baru kurang lebih mengikuti jalur seperti
berikut
ini.
memperlihatkan bagaimana tahap-
Proyek
tahap siklus hidup membentuk pola
direncanakan dan sumber daya yang diperlukan
untuk
lingkaran
melaksanakan
maka siklus hidup baru dimulai,
masalah dan menentukan kebutuhan
Kemudian
sistem
sistem
baru.
yang
baru
diawali dengan tahap perencanaan. Tidak sulit untuk melihat bagaimana SDLC ini merupakan
dirancang dan diimplementasikan.
suatu aplikasi pendekatan sistem.
Setelah implementasi, baru sistem tersebut dalam
benar-benar proyek
Masalah didefinisikan dalam tahap
digunakan
(idealnya
berjalannya
kuran bermanfaat dan harus diganti,
berjalan dianalisis untuk memahami
dari
mengikuti
waktu. Ketika sistem mulai aus,
pekerjaan disusun. Sistem yang telah
fungsional
diatas
perencanaan dan analisis. Kemudian
untuk
solusi alternative diidentifikasi dan
periode yang lama).
dievaluasi 3
dalam
tahap
desain.
Selanjutnya,
solusi
terbaik
pertanggungjawaban
diimplementasikan dan digunakan.
periode tertentu.
Selama tahap penggunaan, umpan
Penghasilan
selama
yang
didapat
balik informasi dikumpulkan untuk
oleh seorang karyawan terdiri atas :
melihat seberapa baik sistem dapat
1. Gaji Pokok
memecahkan masalah yang dihadapi
Besarnya gaji yang diberikan
(McLeod, 2007:187).
kepada karyawan sesuai dengan jabatan dan jasa yang diberikan pada
Gaji
gaji
perusahaan
dan
telah
Menurut Mulyadi (2001:373),
ditetapkan gaji pokok minimum
adalah
pada waktu karyawan
pembayaran
atas
tersebut
pertama kali bekerja.
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai
2. Insentive
jabatan
a. Uang makan dan transport
maupun
karyawan
Merupakan tambahan yang
pelaksana.
oleh
Informasi yang dibutuhkan
akan diterima karyawan selain
manajemen
dari gaji pokoknya dan dihitung
dari
kegiatan
berdasarkan dari tingkat dan
penggajian dan pengupahan adalah (Mulyadi, 2001:374):
jabatannya
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang
keahliannya
menjadi
beban
setiap
pertanggungjawaban
cara
namun diberikan pada setiap menerima gaji.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang beban
dengan
dengan
perhitungannya adalah perhari
perusahaan
selama periode tertentu.
menjadi
sesuai
b. Uang lembur
pusat
Menurut KEPMEN Pasal 1
selama
Ayat 1 (2004:1), waktu kerja lembur
periode tertentu. 3. Jumlah gaji dan upah yang
adalah waktu kerja yang melebihi 7
diterima setiap karyawan selama
(tujuh) jam sehari dan 40 (empat
periode tertentu.
puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu)
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah
yang
perusahaan
menjadi dan
setiap
beban
minggu atau 8 (delapan) jam sehari
pusat
dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu)
4
minggu untuk 5 (lima) hari kerja
2. Apabila kerja lembur dilakukan
dalam 1 (satu) minggu atau waktu
pada
kerja pada hari istirahat mingguan
dan/atau hari libur resmi untuk waktu
dan atau pada hari libur resmi yang
kerja 6 (enam) hari kerja 40 (empat
ditetapkan.
puluh) jam seminggu maka:
hari
istirahat
mingguan
Menurut KEPMEN Pasal 3
a. Perhitungan upah kerja lembur
Ayat 1 (2004:2), waktu kerja lembur
untuk 7 (tujuh) jam pertama
hanya dapat dilakukan paling banyak
dibayar 2 (dua) kali upah
3 (tiga) jam dalam 1 (satu) hari dan
sejam, dan jam kedelapan
14 (empat belas) jam dalam 1 (satu)
dibayar 3 (tiga) kali upah
minggu.
sejam
dan
jam
lembur
Menurut KEPMEN Pasal 8
kesembilan dan kesepuluh
Ayat 1 (2004:2), perhitungan upah
dibayar 4 (empat) kali upah
lembur
sejam.
didasarkan
pada
upah
bulanan.
b. .Apabila hari libur resmi jatuh
Menurut KEPMEN Pasal 8
pada hari kerja terpendek
Ayat 2 (2004:2), cara menghitung
perhitungan upah lembur 5
upah sejam adalah 1/173 kali upah
(lima) jam pertama dibayar 2
sebulan.
(dua) kali upah sejam, jam
Menurut KEPMEN Pasal 11
keenam 3(tiga) kali upah
(2004:1), cara perhitungan upah
sejam
kerja lembur sebagai berikut:
ketujuh
1. Apabila kerja lembur dilakukan
(empat) kali upah sejam.
pada hari kerja: a. Untuk jam
dan dan
jam
lembur
kedelapan
4
3. Tunjangan Hari Raya (THR) kerja
lembur
Menurut
Menteri
Tenaga
pertama harus dibayar upah
Kerja dan Transmigrasi Republik
sebesar 1,5 (satu setengah)
Indonesia Pasal 2 (1994:2):
kali upah sejam;
1.
b. Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya
harus
Pengusaha wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah
dibayar
mempunyai masa kerja 3 bulan
upah sebesar 2(dua) kali upah
secara
sejam.
lebih;
5
terus
menerus
atau
2.
THR sebagaimana dimaksud
memberikan gaji untuk merangsang
dalam ayat (1) diberikan satu
karyawan
kali dalam setahun.
dengan baik
Menurut
Menteri
Tenaga
agar
bersedia
bekerja
(Heidjrachman dan
Husnan, 1996:8).
Kerja dan Transmigrasi Republik
Gaji menurut waktu, yaitu
Indonesia Pasal 3 Ayat 1 (1994:2):
gaji yang diberikan kepada pekerja
Besarnya
sebagaimana
menurut waktu kapasitas kerjanya
dimaksud dalam pasal 2 ayat (1)
dan pembayaran gaji tersebut dapat
ditetapkan sebagai berikut:
dilakukan secara harian, mingguan,
1. Pekerja yang telah mempunyai
ataupun bulanan. Sistem ini dapat
masa kerja 12 bulan secara terus
dibedakan atas gaji per jam, gaji per
menerus atau lebih sebesar 1
minggu, dan gaji per bulan.
THR
(satu) bulan upah.
Sistem ini banyak diterapkan
2. Pekerja yang telah mempunyai
pada para karyawan yang hasil
masa kerja 3 bulan secara terus
kerjanya
menerus tetapi kurang dari 12
kebaikan dari sistem ini adalah
bulan
kemudahan
diberikan
secara
susah
diukur.
Adapun
penyelenggaraan
proporsional dengan masa kerja,
pembayarannya,
yakni dengan perhitungan:
adalah pada pemberian gaji yang
Tabel 2.1. THR
keburukannnya
sama bagi karyawan yang malas,
Masa kerja x 1 (satu) bulan upah
sehingga dorongan untuk berja keras
12
menjadi rendah (Heidjrachman dan Husnan, 1996:8).
Sumber: Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia
Presensi merupakan daftar
(1994:2)
hadir di tempat kerja pada hari kerja.
Sistem penggajian memegang
Ketidakhadiran
mempunyai
peranan penting karena sistem ini
hubungan yang negative dengan
akan menentukan berapa gaji yang
prestasi kerja. Sistem Presensi adalah
semestinya
proses
diterima
karyawan.
yang
digunakan
untuk
Namun demikian, sistem ini harus
melakukan presensi tersebut. Gaji
mampu memberikan tingkat gaji
merupakan
sebagaimana mestinya. Perusahaan
finansial yang diterima oleh para
6
kembalian-kembalian
pegawai sebagai ganti kontribusi
personalia dan form ini dapat dilihat
mereka terhadap organisasi. Sistem
pada Gambar 3.
penggajian
adalah
proses
yang
menentukan
tingkat
penggajian,
memantau
atau
mengawasi,
mengembangkan
serta
mengendalikan gaji pegawai. Sistem Penggajian penting
merupakan
yang
fungsi
menjadi
tanggung
jawab Manajemen Sumber Daya Manusia
(Kampilnastuti
Gambar 3 Form Maintenance
dan
Departemen
Widiasari, 2005:12). Form ini digunakan untuk melakukan perhitungan pajak dan
Hasil dan Pembahasan
gaji karyawan, dimana pada form ini
Data Departemen Data Bag ian Data NIK Karyawan Data Jabatan Data Provinsi Karyawan
terdapat
Bag ian Personalia
Data Kota
pemilihan
apakah
pada
perhitungan bulan tersebut akan ada 0
Data Tunjangan
Slip Peminjaman[1]
THR atau tidak. Form PajakGaji
Data Kebutuhan Uang Slip Pembayaran[1]
Data Shift Data Izin
Slip Gaji Karyawan[1]
Data Cuti Slip Pajak Karyawan[1]
dapat dilihat pada Gambar 4.
Data Detail Cuti Data Ubah Shift Analisis dan Perancang an Sistem Informasi Peng g ajian di PT BIG Surabaya
Data Lembur Data Karyawan Laporan Absensi Karyawan[2]
Data Peminjaman
Permintaan Laporan Absensi Karyawan
Data Pembayaran Peminjaman Data Permintaan Laporan Absensi Karyawan Data Detail Tunjang an
Data Permintaan Laporan Pajak dan Gaji Karyawan
+
Data Detail Kebutuhan Uang
Laporan Absensi Karyawan[1] Laporan Gaji Karyawan[1]
Pimpinan
Laporan Pajak Karyawan[1] Slip Peminjaman[2] Slip Pembayaran[2] Slip Gaji Karyawan[2]
Bag ian Keuangan
Slip Pajak Karyawan[2] Laporan Gaji Karyawan[2] Laporan Pajak Karyawan[2] Permintaan Laporan Pajak dan Gaji Karyawan
Gambar 2 Gambaran Umum Sistem
Gambar 4 Form PajakGaji Laporan
Form ini digunakan untuk
gaji
karyawan
menambahkan data departemen yang
berfungsi untuk mencetak laporan
dipergunakan
gaji karyawan. Laporan gaji dapat
untuk
menentukan
dilihat pada Gambar 5.
departemen dari suatu bagian yang terdapat dalam sistem. Form ini dapat
diakses
oleh
seorang
7
sistem
informasi
misalnya
lainnya, akuntansi,
kepegawaian. 2.
Sistem informasi penggajian ini dikembangkan
lagi
dengan
menggunakan web.
Gambar 5 Laporan Gaji
Rujukan Simpulan Hartono, Jogiyanto, 1999. Analisis Setelah dilakukan analisis,
dan Desain Sistem Informasi.
perancangan dan pembuatan rancang
Yogyakarta:
bangun sistem informasi penggajian
Offset.
CV.
Andi
pada PT. BIG Surabaya, maka dapat
Heidjrachman dan Husnan. 1996.
diambil kesimpulan bahwa aplikasi
Konsep Perancangan Sistem
sistem
dibuat
Absensi
dan
mampu mengatasi perhitungan gaji
Jakarta:
Penerbit
karyawan dengan akurat dan dapat
Guna.
penggajian
yang
menghasilkan laporan-laporan yang diharapkan
seperti,
karyawan,
slip
laporan
pajak,
gaji
Hubungan Konsep Absensi
laporan
dan Penggajian. Bandung: Candra Jaya. McLeod,
Saran
Raymond
George
Beberapa saran yang perlu
P.
Informasi
disampaikan untuk pengembangan
dan
Schell,
2007.
Sistem
Manajemen.
Indonesia: PT. Macanan Jaya
Sistem Informasi Penggajian ini,
Cemerlang.
antara lain:
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi.
Sistem informasi penggajian ini dapat
Widya
Kampilnastuti dan Widiasari. 2005.
absensi.
1.
Penggajian.
diintegrasikan
Jakarta: Salemba Empat.
dengan
8
