RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN KEARSIPAN PROPERTI (Studi Kasus: PT. DSG SURABAYA) 1)
Erma Dwi Fendriawati 2)Haryanto Tanuwijaya 3)Panca Rahardiyanto
S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : 1)
[email protected] 2)
[email protected] 3)
[email protected]
Abstract: PT. DSG Surabaya is a company engaged in the sale of property, especially land and buildings. During this PT. DSG Surabaya experienced difficulties in the administration and archiving of documents in the form of sheets of paper, so the risk of being lost and often complicate the search. The absence of monitoring will be the completeness of documents, so that frequent delays in the completion of the land deed. Besides the lack of warning before the payment due date, so the buyers the installment payment is often not timely. To realize that, the company needs a system of administrative and archival properties are equipped warning system to be able to overcome the obstacles that occur with the purpose of assisting the task of the administration to improve service to the buyer. Also assist managers in making decisions related to increased sales poperti. The conclusion of the test results is an application that is built has to be applied by the company. Warning System can walk the walk in line with expectations. Keyword: Administration, Property, Warning System PT.
DSG
Surabaya
merupakan
dalam
transkasi
perusahaan yang bergerak pada bidang
Pengarsipan
properti berwujud (real property) khususnya
kertas
yang bergerak dalam penjualan tanah dan
penyimpanannya.
bangunan (perumahan). Bisnis perusahaan
membutuhkan
berkembang
penyimpanan
pesat
seiring
dengan
jual
dokumen
menyulitkan
beli
properti.
berupa
lembaran
perusahaan Dokumen
lemari yang
kertas
dan terus
dalam
ruang
bertambah.
meningkatkan minat masyarakat membeli
Perusahaan mengkawatirkan akan resiko
properti berupa tanah, rumah, rumah toko,
kehilangan dokumen yang dapat disebabkan
dan lain-lain. Perkembangan bisnis PT. DSG
oleh
ditunjukkan dengan jumlah properti yang
dokumen, kebakaran, atau penyimpanan
berada di berbagai lokasi dengan luas lahan
yang tidak teratur sehingga tidak ditemukan
yang cukup besar.
saat dibutuhkan. Perusahaan telah melakukan
Seiring dengan perkembangan bisnis
pencurian
pelatihan
dokumen,
prosedur
kerusakan
pengarsipan,
namun
PT. DSG, berbagai permasalahan mulai
dengan banyaknya pekerjaan yang ada
muncul terutama dalam administrasi dan
seringkali tidak terkerjakan dengan baik.
pengarsipan
Sampai
dokumen
yang
dibutuhkan
sejauh
ini,
perusahaan
belum
berkeinginan menambah karyawan untuk
(PPAT)
mengerjakan
penandatanganan
pengarsipan.
Untuk
sampai
pada
akta
jual
proses beli
antara
memecahkan permasalahan tersebut, PT.
perusahaan dan pembeli, tidak terselesaikan
DSG
melakukan
tepat waktu. Molornya waktu penyelesaian
tersebut
justru berasal dari administrasi perusahaan
memutuskan
digitalisasi
dokumen-dokumen
sehingga
tidak
penyimpanan, dokumen
untuk
menambah
tempat
yang
mengalami
kesulitan
menangani
memudahkan
pencarian
banyaknya transaksi yang ada. Petugas
dibutuhkan,
kemudahan
administrasi tidak dapat memantau proses
yang
backup untuk menghindari kehilangan data
penyelesaian
transaksi
akibat kebakaran atau bencana lainnya.
memanfaatakan
meskipun
Microsoft
Word
telah dan
Permasalahan lain yang dihadapi PT.
Microsoft Excel dalam administrasi. Hal ini
DSG Surabaya adalah masalah administrasi
berdampak pada kualitas pelayanan buruk
penjualan dan pembelian properti. Prosedur
kepada pembeli ditandai dengan keluhan
penjualan rumah di DSG terbagi menjadi 2
setiap pembeli properti di PT. DSG. Untuk
(dua) cara yaitu penjualan rumah secara tunai
mengatasi
dan penjualan secara kredit. Pada penjualan
dibutuhkan sistem informasi administrasi
secara tunai, pembeli melunasi seluruh harga
properti yang dilengkapi dengan warning
properti ke perusahaan. Sedangkan penjualan
system
secara kredit dapat dilakukan langsung ke
memantau proses penyelesaian penjualan
perusahaan atau melalui Kredit Pemilikan
properti oleh semua pembeli.
properti,
ini,
membantu
maka
perusahaan
meningkatkan
penjualan
maupun
pembeli,
perusahaan
perusahaan
banyak
promosi
berupa
pelaksanaan
pembelian
untuk
Untuk
Rumah (KPR) Bank rekanan perusahaan. Dalam
permasalahan
sering
potongan
jumlah melakukan
harga
atau
berhubungan dengan pihak luar, yaitu Badan
angsuran pembayaran uang muka dan harga
Pertanahan Nasional (BPN), Notaris, Bank,
jual properti. Pembayaran angsuran oleh
dan pembeli properti sendiri.
pembeli sering kali tidak tepat waktu. Namun
Pemantauan
penyelesaian
perusahaan mengalami kesulitan memantau
menjadi
untuk mengingatkan dan menagih pembeli
permasalahan tersendiri bagi perusahaan.
untuk melakukan pembayaran yang telah
Pemantauan akan kelengkapan dokumen oleh
jatuh tempo. Warning system yang terdapat
pembeli. Menurut informasi saat survei awal,
dalam sistem informasi administrasi dan
sembilan puluh persen proses penyelesaian
kearsipan properti ini diharapkan dapat
dokumen di Badan Pertanahan Nasional
membantu perusahaan dengan memberikan
(BPN) dan Pejabat Pembuat Akta Tanah
informasi
administrasi
jual
beli
properti
penagihan
kepada
pembeli
sekaligus
sebagai
pelayanan
perusahaan
elemen, yaitu kontrol kinerja sistem dan sumber-sumber
kepada para konsumennya. Sistem informasi administrasi dan
berupa
penyimpanan
karakter-karakter
data,
huruf
baik
maupun
akan
berupa numerik. Saat ini data bisa berupa
diimplementasikan di PT. DSG Surabaya ini
suara atau audio maupun gambar atau video.
diharapkan dapat menghasilkan informasi-
Data ini diproses dengan metode-metode
informasi yang dapat membantu manager
tertentu dan akan menghasilkan output yang
perusahaan dalam pengambilan keputusan
berupa informasi. Informasi yang dihasilkan
terkait peningkatakan penjualan properti.
dapat berupa laporan atau report maupun
Dengan
solusi dari proses yang telah dijalankan
kearsipan
properti
demikian
diharapkan informasi
PT.
dapat dalam
yang
DSG
Surabaya
memanfaatkan peningkatan
sistem
pelayanan
administrasi kepada pembeli, pengarsipan dokumen
properti,
informasi
yang
dan
memperoleh
dibutuhkan
pengembangan
Administrasi Menurut Haryadi (2009: 1) terdapat 2 (dua) pengertian administrasi, yaitu: 1. Administrasi dalam arti sempit adalah
untuk
kegiatan penyusunan dan pencatatan
dan
data dan informasi secara sistematis
perusahaan
dengan
memenangkan persaingan bisnis properti.
tujuan
keterangan
memudahkan
kembali
secara
keseluruhan dan dalam satu hubungan
Menurut Leitch, dkk
sistem
menyediakan
serta
memperolehnya
LANDASAN TEORI Sistem Informasi
2003: 11)
untuk
(Jogianto,
satu sama lain. Administrasi dalam arti
sistem informasi adalah suatu
sempit ini sebenarnya lebih tepat
dalam
suatu
organisasi
mempertemukan
kebutuhan
transaksi
mendukung
harian,
yang
pengolahan operasi,
disebut dengan tata usaha. 2.
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
sekelompok
orang
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
pembagian
kerja
tertentu
ditentukan
dengan
laporan-laporan
yang
dalam
berdasarkan sebagaimana
struktur
dengan
diperlukan. Laporan tersebut dapat dijadikan
mendayagunakan sumber daya untuk
sebagai
mencapai tujuan secara efektif dan
informasi
untuk
mengambil
keputusan. Sistem informasi terdiri dari input,
efisien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsure-unsur
proses, dan output. Pada proses terdapat
sekelompok
hubungan timbal bailk dengan 2 (dua)
pembagian tugas secara terstruktur,
orang,
kerja
sama,
kegiatan yang runtut dalam proses,
Harta benda berwujud meliputi benda-
tujuan
benda bergerak dan tidak bergerak
yang
akan
dicapai,
dan
sampai kepada benda-benda yang
pemanfaatan berbagai sumber.
berteknologi tinggi. Terbagi menjadi 2 (dua), yaitu:
Arsip
a. Real Menurut Haryadi (2009: 42) arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau
19 Tahun 1961 pasal 1 menyatakan bahwa: 1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, juga
dalam
keadaan
tunggal, berkelompok, atau dalam satu kesatuan
bentuk
perencanaan,
fungsi
dari
usaha
pelaksanaan,
dan
penyelenggaraan kehidupan umumnya. 2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara, dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan
dan
dipelihara
selama
diperlukan.
meliputi
tanah,
bangunan dan pengembangan lainnya. b. Personal
dokumen penting. Peraturan Presiden RI No.
bagaimanapun
Property
Property
meliputi
kendaraan bermotor, mesin-mesin, perlengkapan kantor, barang antik dan lain-lain. 2. Intangible
Property
(Harta
Tak
Berwujud) Harta tak berwujud meliputi: a. Biaya penelitian dan pengembangan b. Hak paten, hak cipta, merk dagang, ijin-ijin
jika
dianggap
dapat
menimbulkan nilai c. Goodwill, going concern 3. Marketable Securities (Surat Berharga) Surat-surat berharga meliputi: a. Saham b. Investasi c. Deposito d. Saham langsung Context Diagram
Properti Karyawan
Pengertian properti secara umum
Data Kavling Perumahan Data Data Karyawan Laporan Pembeli Data Pesan Data UM Laporan Pendapatan DataPembayaran Jual Beli Data Bonus Fasilitas Data Pembayaran Pembayaran Angsuran Data KPR Laporan Pembayaran DataPengurusan PembatalanAkta
Manajer
adalah segala benda yang dapat dimiliki. 0
Properti dapat dibagi menjadi 3 (tiga) golongan besar yaitu: 1. Tangible Berwujud)
Property
(Harta
Tetap
Laporan Pembatalan Laporan Akta Jadi Laporan Pembayaran KPR Laporan Pembayaran Angsuran Laporan Pembayaran UM Laporan Pembelian Laporan Kavling Yang dipilih Data Pembeli Dokumen Pembeli Memilih Kavling Konfirmasi Pembelian Pembayaran UM Pembayaran Angsuran Konfirmasi Pembatalan
Penandatanganan Kontrak Laporan Pembatalan Pesan Beli Laporan Kontrak Penjualan Laporan Pemesanan Laporan Penjualan Laporan Kavling
Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan
Data Notaris Akta Baru
+
Konfirmasi Akta Jadi Dokumen Pembaruan Akta
Pembeli Peringatan Pembayaran Angsuran Peringatan Pembayaran UM Laporan_Data_Kavling Peringatan Pemesanan
Gambar 1. Context Diagram
Konfirmasi KPR Pembayaran KPR Data Bank
Bank
Notaris
Pada Context Diagram tampak aliran data yang bergerak dari sistem ke masingmasing entitas.
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram berupa PDM dapat dilihat pada Gambar 2. PEMBELI_PRIBADI
DOKUMEN_PEMBELI ID_PEMBE LI NAMA_DOK GAMBAR
KAVLING ID_KAVLING ID_PERUMAHAN = ID_PERUMAHAN ID_PERUMAHAN
PERUMAHAN ID_PERUMAHAN NAMA_PERUMAHAN ALAMAT KOTA NO_TELP2 FAX WEB_SITE
NO_KAVLING BLOK ALAMAT LOKASI LUAS_TANAH HARGA_TANAH TIPE_BANGUNAN DESKRIPSI LUAS_BANGUNAN HARGA_BANGUNAN TOTAL_HARGA
varchar(15) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(20)
varchar(15) varchar(15) varchar(5) varchar(5) varchar(50) varchar(15) integer numeric(15) varchar(15) varchar(50)ID_KAVLING integer numeric(15) numeric(15)
varchar(15) varchar(15) long binary ID_PEMBELI = ID_PEMBELI
ID_PEMBELI = ID_PEMBELI
= ID_KAVLING
PEMBELI ID_PEMBE LI TIPE_PEMBELI
varchar(15) varchar(15)
ID_PEMBELI
ID_PERUMAHAN = ID_PERUMAHAN ID_PEMBELI = ID_PEMBELI
PEMESANAN KARYAWAN
USER ID_USER varchar(15) ID_KARYAWAN = ID_KARYA WAN varchar(15) NAMA_USER varchar(20) PASSWORD varchar(10) NAMA_ROLE varchar(25) STATUS varchar(15)
ID_USER = ID_USER
ROLE ID_ROLE ID_USER ID_FORM NAMA_ROLE
varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(25)
ID_FORM = ID_FORM
ID_KARYA WAN NAMA ID_PENDUDUK NO_ID_PENDUDUK ID_KARYAW AN ALAMAT_KTP
KOTA_KTP TELP_KTP ALAMAT KOTA NO_TELP NO_HP TMPT_LAHIR TGL_LAHIR JENIS_KELAMIN AGAMA STATUS JML_ANAK BAGIAN JABATAN MULAI_KERJA ID_PERUMAHAN
varchar(15) varchar(25) varchar(5) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) date varchar(15) varchar(15) varchar(15) integer varchar(15) varchar(15) date varchar(15)
FORM ID_FORM NAMA_FORM
varchar(15) varchar(20)
NO_PESAN ID_KAVLING ID_PEMBE LI TGL_PESAN UANG_PEMESANAN KONFIRM_PESAN CATATAN
varchar(15) varchar(15) varchar(15) date numeric(15) date varchar(30)
NO_PESAN = NO_PESAN
NO_PESAN = NO_PESAN
BANK ID_BANK NAMA_BANK BH ALAMAT KOTA TELP1 TELP2 FAX
varchar(10) varchar(20) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15)
JUAL_BELI NO_PPJB ID_BANK = ID_BANK
NO_PESAN ID_BANK TGL_BELI HARGA_JUAL DISKON HARGA_STLH_DISKON LUAS_TMBH_TANAH TOTAL_TAMBAH PAJAK DETAIL_TAMBAHAN TOTAL_KESELURUHAN NO_PPJB varchar(15) UANG_MUKA JENIS_TAMBAHAN varchar(15) TIPE_UANG_MUKA NAMA_TAMBAHAN varchar(25) ANGSURAN NO_PPJB = NO_PPJB JUMLAH integer TIPE_ANGSURAN KETERANGAN varchar(25)
varchar(15) varchar(15) varchar(10) date numeric(15) numeric(15) numeric(15) BATAL_PESAN numeric(15) numeric(15) NO_PEMBATALAN varchar(15) numeric(15) NO_PESAN varchar(15) NO_PPJB = NO_PPJB numeric(15) NO_PEMBAYARAN varchar(15) numeric(15) TGL_PEMBATALAN date varchar(15) JENIS_PEMBATALAN varchar(15) numeric(15) TOTAL_ANGSURAN numeric(15) varchar(15) DENDA numeric(15) CASH_BACK numeric(15) NO_PEMBAYARAN = NO_PEMBAYARAN ALASAN varchar(30) NO_PPJB varchar(15)
KONTRAK_PENJUALAN NO_KONTRAK NO_PPJB ID_NOTARIS_PPAT varchar(15) ID_KARYA WAN varchar(25) NO_PEMBAYARAN varchar(25) TGL_KONTRAK varchar(25) NO_AKTE_JUAL_BELI varchar(50) TGL_JADI varchar(15) BIAYA_ADMIN varchar(15) ID_NOT ARIS_PPAT = ID_NOTARIS_PPAT CATATAN varchar(15) varchar(15)
ID_KARYAWAN = ID_KARYAW AN
NOTARIS ID_NOTARIS_PPAT NAMA SK_NOTARIS SK_PPAT ALAMAT KOTA NO_TELP2 NO_HP FAX
varchar(15) varchar(15) NO_PPJB = NO_PPJB varchar(15) PEMBAYARAN varchar(15) varchar(15) NO_PEMBAYARAN varchar(15) date TGL_BAYAR date varchar(25) JENIS_BAYAR varchar(15) date NO_PEMBAYARAN = NO_PEMBAYARANKE integer numeric(15) HARUS_DIBAYAR numeric(15) varchar(30) NO_PPJB = NO_PPJBTOTAL_PIUTANG numeric(15) PEMBAYARAN DENDA TOT_BAYAR SISA_PIUTANG NO_PPJB
numeric(15) numeric(15) numeric(15) numeric(15) varchar(15)
ID_PEMBE LI NAMA ID_PENDUDUK NO_ID_PENDUDUK NPWP ALAMAT KOTA TMPT_LAHIR TGL_LAHIR NO_TELP NO_HP JENIS_KELAMIN AGAMA STATUS JML_ANAK PEKERJAAN JABATAN NAMA_PERUS ALAMAT_PERUS KOTA_PERUS = ID_PEMBELI NO_TELP_PERUS GAJI_BERSIH NAMA2 ID_PENDUDUK2 NPWP2 ALAMAT2 KOTA2 TMPT_LAHIR2 TGL_LAHIR2 NO_TELP2 NO_HP2 JENIS_KELAMIN2 AGAMA2 PEKERJAAN2 JABATAN2 NAMA_PERUS2 ALAMAT_PERUS2 KOTA_PERUS2 NO_TELP_PERUS2 GAJI_BERSIH2
varchar(15) varchar(25) varchar(5) varchar(25) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) date varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) integer varchar(15) varchar(15) varchar(25) varchar(50) varchar(15) integer numeric(15) varchar(20) varchar(25) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) date varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) numeric(15)
Gambar 3. System Flow Pembayaran
1.
Form Jual Beli
PEMBELI_PERUSAHAAN ID_PEMBE LI varchar(15) NAMA varchar(25) NO_AKTE_PENDIRIAN varchar(25) SK_KEHAKIMAN varchar(25) NPWP varchar(25) BERITA_P ERUSAHAAN varchar(25) SIUP varchar(25) TANDA_DAFTAR_PERUS varchar(25) ALAMAT varchar(50) KOTA varchar(15) NO_TELP varchar(15) NO_HP varchar(15) FAX varchar(15) NAMA2 varchar(20) ID_PENDUDUK2 varchar(25) NPWP2 varchar(25) ALAMAT2 varchar(50) KOTA2 varchar(15) TMPT_LAHIR2 varchar(15) TGL_LAHIR2 date NO_TELP2 varchar(15) NO_HP2 varchar(15) JENIS_KELAMIN2 varchar(15) AGAMA2 varchar(15) PEKERJAAN2 varchar(15) JABATAN2 varchar(15) NAMA_PERUS2 varchar(25) ALAMAT_PERUS2 varchar(50) KOTA_PERUS2 varchar(15) NO_TELP_PERUS2 varchar(15) GAJI_BERSIH2 numeric(15)
Gambar 2. Physical Data Model (PDM)
HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah
untuk
mempermudah
Gambar 4. Form Jual Beli
bagian
administrasi untuk menjalankan tugasnya dan
Gambar 4. merupakan form untuk
membantu
jual beli yang berfungsi menyimpan
manager
untuk
mengambil
keputusan.
Gambar 3 menunjukkan system flow pembayaran
penjualan kavling.
2. Form Pembayaran
4.
Aplikasi ini dapat menyimpan dokumen pembeli, akta tanah, data kavling dengan menggunakan arsip elektornik.
5.
Aplikasi ini menghasilkan informasiinformasi bagi manajer antara lain: kavling yang telah terjual atau belum terjual, laporan pembayaran , omset penjualan per bulan, informasi data
Gambar 5. Form Pembayaran
Gambar 5. Form ini digunakan untuk mencatat data transaksi pembayaran.
SIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Tugas Akhir Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti adalah sebagai berikut: 1.
Aplikasi yang dibuat dapat melakukan pemeliharaan data antara lain: kapling
DAFTAR RUJUKAN Emirzon,
J., 1998, Hukum Perbankan Indonesia, Percetakan Universitas Sriwijaya, Palembang.
Haryadi, H., 2009, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf, Visimedia, Jakarta. Herlambang, S., & Tanuwijaya, H., 2005, Sistem Informasi Konsep, Teknologi dan Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Pembuat Akta Tanah (PPAT) dan karyawan.
Kendall,
pembeli, Bank, Notaris pada Pejabat
Aplikasi ini dapat menangani transaksi pemesanan, jual beli, pembayaran, kontrak
penjualan
dan
pembatalan
pemesanan atau pembelian. 3.
promosi.
Jogianto, H.M. 2003, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekeatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI OFFSET, Yogyakarta.
properti berupa tanah dan bangunan,
2.
pembeli, dan keberhasilan program
Aplikasi ini dilengkapi oleh warning system untuk memantau pembayaran angsuran, konfirmasi pemesanan, dan pengurusan akta tanah.
K. d., 2006, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.
Kotler, dan Amstrong, 2006, Prinsip-Prinsip Pemasaran Pendekatan Praktis, Erlangga, Jakarta. Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gaya Media, Yogyakarta. Leman, 1998, Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, Elex Media Komputindo, Jakarta.
Marketing Sakti: http://www.marketingsakti.com/sep utar-kpr/pengertian-kpr.html diakses pada 10 Maret 2011 puku 20.03 WIB
Marlinda, L., 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta. McLeod,
R., 1996, Sistem Informasi Manajemen, Prenhallindo, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta.
