RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN KEARSIPAN PROPERTI (Studi Kasus: PT. DSG SURABAYA) Erma Dwi Fendriawati 1) 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email :
[email protected]
Abstract: PT. DSG Surabaya is a company engaged in the sale of property, especially land and buildings. During this PT. DSG Surabaya experienced difficulties in the administration and archiving of documents in the form of sheets of paper, so the risk of being lost and often complicate the search. The absence of monitoring will be the completeness of documents, so that frequent delays in the completion of the land deed. Besides the lack of warning before the payment due date, so the buyers the installment payment is often not timely.To realize that, the company needs a system of administrative and archival properties are equipped warning system to be able to overcome the obstacles that occur with the purpose of assisting the task of the administration to improve service to the buyer. Also assist managers in making decisions related to increased sales poperti. The conclusion of the test results is an application that is built has to be applied by the company. Warning System can walk the walk in line with expectations. Keyword: Administration, Property, Warning System PT.
DSG
merupakan
disebabkan oleh pencurian dokumen, kerusakan
perusahaan yang bergerak pada bidang properti
dokumen, kebakaran, atau penyimpanan yang
berwujud
tidak teratur sehingga tidak ditemukan saat
(real
Surabaya
property)
khususnya
yang
bergerak dalam penjualan tanah dan bangunan
dibutuhkan.
(perumahan). Bisnis perusahaan berkembang
pelatihan prosedur pengarsipan, namun dengan
pesat
minat
banyaknya pekerjaan yang ada seringkali tidak
masyarakat membeli properti berupa tanah,
terkerjakan dengan baik. Sampai sejauh ini,
rumah, rumah toko, dan lain-lain. Perkembangan
perusahaan
bisnis PT. DSG ditunjukkan dengan jumlah
karyawan untuk mengerjakan pengarsipan. Untuk
properti yang berada di berbagai lokasi dengan
memecahkan permasalahan tersebut, PT. DSG
luas lahan yang cukup besar.
memutuskan
seiring
dengan
meningkatkan
Seiring dengan perkembangan bisnis
Perusahaan
belum
untuk
dokumen-dokumen
telah
berkeinginan
melakukan tersebut
melakukan
menambah
digitalisasi
sehingga
tidak
PT. DSG, berbagai permasalahan mulai muncul
menambah tempat penyimpanan, memudahkan
terutama dalam administrasi dan pengarsipan
pencarian dokumen yang dibutuhkan, kemudahan
dokumen yang dibutuhkan dalam transkasi jual
backup untuk menghindari kehilangan data akibat
beli properti. Pengarsipan dokumen berupa
kebakaran atau bencana lainnya.
lembaran kertas menyulitkan perusahaan dalam
Permasalahan lain yang dihadapi PT.
penyimpanannya. Dokumen kertas membutuhkan
DSG Surabaya adalah masalah administrasi
lemari dan ruang penyimpanan yang terus
penjualan dan pembelian properti. Prosedur
bertambah. Perusahaan mengkawatirkan akan
penjualan rumah di DSG terbagi menjadi 2 (dua)
resiko
cara yaitu penjualan rumah secara tunai dan
kehilangan
dokumen
yang
dapat
penjualan secara kredit. Pada penjualan secara
potongan harga atau angsuran pembayaran uang
tunai, pembeli melunasi seluruh harga properti ke
muka dan harga jual properti. Pembayaran
perusahaan. Sedangkan penjualan secara kredit
angsuran oleh pembeli sering kali tidak tepat
dapat dilakukan langsung ke perusahaan atau
waktu. Namun perusahaan mengalami kesulitan
melalui Kredit Pemilikan Rumah (KPR) Bank
memantau untuk mengingatkan dan menagih
rekanan
pelaksanaan
pembeli untuk melakukan pembayaran yang telah
properti,
jatuh tempo. Warning system yang terdapat
perusahaan.
penjualan
maupun
Dalam pembelian
perusahaan banyak berhubungan dengan pihak
dalam
sistem
informasi
luar, yaitu Badan Pertanahan Nasional (BPN),
kearsipan
properti
Notaris, Bank, dan pembeli properti sendiri.
membantu
perusahaan
administrasi
ini
diharapkan dengan
dan dapat
memberikan
Pemantauan penyelesaian administrasi
informasi penagihan kepada pembeli sekaligus
jual beli properti menjadi permasalahan tersendiri
sebagai pelayanan perusahaan kepada para
bagi perusahaan. Pemantauan akan kelengkapan
konsumennya.
dokumen oleh pembeli. Menurut informasi saat
Sistem
informasi
administrasi
dan
survei awal, sembilan puluh persen proses
kearsipan properti yang akan diimplementasikan
penyelesaian dokumen di Badan Pertanahan
di PT. DSG Surabaya ini diharapkan dapat
Nasional (BPN) dan Pejabat Pembuat Akta
menghasilkan informasi-informasi yang dapat
Tanah
membantu
(PPAT)
sampai
pada
proses
manager
perusahaan
dalam
penandatanganan akta jual beli antara perusahaan
pengambilan keputusan terkait peningkatakan
dan pembeli, tidak terselesaikan tepat waktu.
penjualan properti. Dengan demikian PT. DSG
Molornya waktu penyelesaian justru berasal dari
Surabaya diharapkan dapat memanfaatkan sistem
administrasi
informasi
perusahaan
yang
mengalami
dalam kepada
peningkatan
kesulitan menangani banyaknya transaksi yang
administrasi
ada. Petugas administrasi tidak dapat memantau
dokumen properti, dan memperoleh informasi
proses penyelesaian transaksi meskipun telah
yang
memanfaatakan Microsoft Word dan Microsoft
perusahaan dan memenangkan persaingan bisnis
Excel dalam administrasi. Hal ini berdampak
properti.
dibutuhkan
pembeli,
pelayanan
untuk
pengarsipan
pengembangan
pada kualitas pelayanan buruk kepada pembeli ditandai dengan keluhan setiap pembeli properti di PT. DSG. Untuk mengatasi permasalahan ini,
LANDASAN TEORI Sistem Informasi
maka dibutuhkan sistem informasi administrasi
Menurut Leitch, dkk (Jogianto, 2003:
properti yang dilengkapi dengan warning system
11) sistem informasi adalah suatu sistem dalam
untuk membantu perusahaan memantau proses
suatu
penyelesaian penjualan properti oleh semua
kebutuhan
pembeli.
mendukung
organisasi
yang
pengolahan
mempertemukan transaksi
harian,
operasi, bersifat manajerial dan
Untuk meningkatkan jumlah pembeli,
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
perusahaan sering melakukan promosi berupa
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan. Laporan tersebut dapat
runtut dalam proses, tujuan yang akan
dijadikan sebagai informasi untuk mengambil
dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber.
keputusan. Sistem informasi terdiri dari input, proses,
dan
output.
Pada
proses
Arsip
terdapat Menurut Haryadi (2009: 42) arsip
hubungan timbal bailk dengan 2 (dua) elemen, yaitu kontrol kinerja sistem dan sumber-sumber penyimpanan data, baik berupa karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi
Tahun 1961 pasal 1 menyatakan bahwa: 1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan
dalam
bentuk
corak
teknis,
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi
dari usaha
perencanaan,
umumnya.
Administrasi Menurut Haryadi (2009: 1) terdapat 2 (dua) pengertian administrasi, yaitu: 1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan secara
memperolehnya
keseluruhan
dan
kembali
dalam
satu
hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha. Administrasi kegiatan
dalam
kerja
sama
sebagaimana
2. Pengertian
arsip
secara
khusus
adalah
kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara, dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Properti Pengertian properti secara umum adalah segala benda yang dapat dimiliki. Properti dapat
arti
luas
yang
adalah
dilakukan
sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja
dokumen penting. Peraturan Presiden RI No. 19
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
dari proses yang telah dijalankan
2.
berarti tempat penyimpanan naskah atau
ditentukan
dalam
struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsure-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang
dibagi menjadi 3 (tiga) golongan besar yaitu: 1. Tangible Property (Harta Tetap Berwujud) Harta benda berwujud meliputi benda-benda bergerak dan tidak bergerak sampai kepada benda-benda yang berteknologi tinggi. Terbagi menjadi 2 (dua), yaitu: a. Real Property meliputi tanah, bangunan dan pengembangan lainnya.
Data Perumahan Data Kavling Data Karyawan
b. Personal Property meliputi kendaraan Karyawan Karyawan
bermotor,
mesin-mesin,
Data Bank Bank
perlengkapan 1 Pembeli Dokumen Pembeli Data Pembeli
kantor, barang antik dan lain-lain. 2. Intangible Property (Harta Tak Berwujud)
1
Data Perumahan
Menyimpan data bank
Menyimpan data Kavling 2
Harta tak berwujud meliputi: a. Biaya penelitian dan pengembangan
+
Data Kavling 3
Data Karyawan 4
b. Hak paten, hak cipta, merk dagang, ijin-
menyimpan Data Karyawan Menyimpan data Notaris
Data Pembeli
Menyimpan Data Pembeli
Dokumen Pembeli
10
ijin jika dianggap dapat menimbulkan
Menyimpan Dokumen Pembeli 6 Data Notaris
5
Bank
Akta Baru MengambilAkta Data Notaris Dokumen Pembaruan Mengambil Data Bank
Notaris
Laporan Pembelian
nilai
Laporan Pembayaran UM
2
Laporan Kavling Yang dipilih Laporan Pembayaran Angsuran Laporan Pembayaran KPR Laporan PembatalanData Pembayaran Angsuran Data Pembatalan
Mengambil Dokumen Pembeli Mengambil data pembeli Mengambil Data Karyawan MengambilMenambil Data Kavling data pesanan Mengambil Data Perumahan
c. Goodwill, going concern
Mengelola Transaksi
3. Marketable Securities (Surat Berharga) Memilih Kavling Pembayaran Angsuran Konfirmasi Pembelian Konfirmasi Pembatalan Pembayaran UM
Pembeli Pembeli
Surat-surat berharga meliputi: a. Saham
Menyimpan data jual beli Mengambil data jual beli1 Mengambil data jual beli 1
4
Warning System
Menyimpan data pembayaran Mengambil data pembayaran1
Kontrak Penjualan
Peringatan LaporanPembayaran Akta Jadi Angsuran Karyawan
Menyimpan data Kontrak Mengambil data kontrak jual
Mengambil data pembatalan 12 Pembatalan
Context Diagram
Peringatan Pemesanan Peringatan Pembayaran UM Pembeli
Mengambil data pembayaran 9 Pembayaran
d. Saham langsung
Penandatanganan Kontrak Manajer
Menyimpan data pemesanan Mengambil data pemesanan 1
Mengambil data jual beli 8 Jual Beli
Mengambil data kontrak 11
Data Jual Beli Data Pesan Pengurusan Akta
+
Konfirmasi KPR Mengambil data Pemesanan 7 Pemesanan
c. Deposito
Karyawan Karyawan Karyawan
Data Bonus Fasilitas Data Pembayaran UM Data Pembayaran KPR
Laporan_Data_Kavling Pembayaran KPR
Bank
b. Investasi
Karyawan
Notaris
Data Notaris
Menyimpan data perumahan Mengelola Data Master
Menyimpan data Pembatalan Mengambil data detail tambahan Detail 13 Tambahan
Data Perumahan Data Kavling Data Karyawan Laporan Pembeli Data PesanUM Data Pembayaran Data Jual Beli Laporan Pendapatan Data Bonus Fasilitas Data Pembayaran KPR Angsuran Data Pembayaran Laporan Pembayaran Pengurusan Akta Data Pembatalan
Menyimpan detail tambahan
3
Manajer Mengelola Laporan
Notaris Konfirmasi Akta Jadi Laporan Pembeli Laporan Pemesanan Laporan Kavling Laporan Penjualan Laporan Pembayaran Laporan Pendapatan
Manajer Manajer
Laporan Pembatalan Pesan Beli Laporan Kontrak Penjualan
Gambar 2. DFD Level 0
0 Laporan Pembatalan Laporan Akta Jadi Laporan Pembayaran KPR Laporan Pembayaran Angsuran Laporan Pembayaran UM Laporan Pembelian Laporan Kavling Yang dipilih Data Pembeli Dokumen Pembeli Memilih Kavling Konfirmasi Pembelian Pembayaran UM Pembayaran Angsuran Konfirmasi Pembatalan
Penandatanganan Kontrak Laporan Pembatalan Pesan Beli Laporan Kontrak Penjualan Laporan Pemesanan Laporan Penjualan Laporan Kavling
Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan
Data Notaris Akta Baru
+
Konfirmasi Akta Jadi Dokumen Pembaruan Akta
dapat dilakukan proses break down yang biasa disebut sebagai Data Flow Diagram (DFD) level
Notaris
0 untuk mengetahui proses secara keseluruhan.
Entity Relationship Diagram (ERD)
Pembeli Peringatan Pembayaran Angsuran Peringatan Pembayaran UM Laporan_Data_Kavling Peringatan Pemesanan
Konfirmasi KPR
Bank
Pembayaran KPR Data Bank
Gambar 1. Context Diagram
Pada Context Diagram tampak aliran data yang bergerak dari sistem ke masing-masing entitas.
Dari pembuatan context diagram maka
Entity Relationship Diagram berupa CDM dapat dilihat pada Gambar 3.
Pembeli_Pribadi nama id_penduduk no_id_penduduk NPWP alamat kota tmpt_lahir tgl_lahir no_telp no_hp jenis_kelamin agama status jml_anak pekerjaan jabatan nama_perus alamat_perus kota_perus no_telp_perus gaji_bersih nama2 id_penduduk2 npwp2 alamat2 kota2 tmpt_lahir2 tgl_lahir2 no_telp2 no_hp2 jenis_kelamin2 agama2 pekerjaan2 jabatan2 nama_perus2 alamat_perus2 kota_perus2 no_telp_perus2 gaji_bersih2
Relation_1307
dokumen_pembeli nama_dok gambar perumahan id_perumahan nama_perumahan alamat kota no_telp2 fax web_site
Relation_167
Relation_168
Kavling id_kavling no_kavling blok alamat lokasi luas_tanah harga_tanah tipe_bangunan deskripsi luas_bangunan harga_bangunan total_harga
Relation_1309
Pembeli ID_pembeli Relation_1315 Tipe_pembeli
Relation_1308
Karyawan user id_user nama_user password nama_role status Relation_171
Form id_form nama_form
Relation_1314
role id_role nama_role
Pembeli_Perusahaan
id_karyawan nama id_penduduk Relation_603no_id_penduduk alamat_ktp kota_ktp telp_ktp alamat kota no_telp no_hp tmpt_lahir tgl_lahir jenis_kelamin agama status jml_anak bagian jabatan mulai_kerja
Pemesanan no_pesan tgl_pesan uang_pemesanan konfirm_pesan catatan
Relation_179
Bank id_bank nama_bank BH alamat kota telp1 telp2 fax
Relation_361
Relation_334 Relation_332
Jual_Beli
detail_tambahan jenis_tambahan nama_tambahan jumlah keterangan
Relation_414
no_ppjb tgl_beli harga_jual diskon harga_stlh_diskon luas_tmbh_tanah total_tambah pajak total_keseluruhan uang_muka tipe_uang_muka angsuran tipe_angsuran
Relation_362
Relation_377
Relation_376
no_kontrak tgl_kontrak no_akte_jual_beli tgl_jadi biaya_admin catatan
Relation_375
Batal_pesan no_pembatalan tgl_pembatalan jenis_pembatalan total_angsuran denda cash_back alasan
Relation_401
Pembayaran no_pembayaran tgl_bayar jenis_bayar ke harus_dibayar total_piutang pembayaran denda tot_bayar sisa_piutang
Kontrak_penjualan
Notaris ID_notaris_PPAT nama SK_notaris SK_PPAT alamat kota no_telp2 no_hp fax
nama no_akte_pendirian SK_Kehakiman NPWP Berita_perusahaan SIUP tanda_daftar_perus alamat kota no_telp no_hp fax nama2 id_penduduk2 npwp2 alamat2 kota2 tmpt_lahir2 tgl_lahir2 no_telp2 no_hp2 jenis_kelamin2 agama2 pekerjaan2 jabatan2 nama_perus2 alamat_perus2 kota_perus2 no_telp_perus2 gaji_bersih2
Relation_400
Relation_402
HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah untuk mempermudah bagian administrasi untuk menjalankan tugasnya dan membantu manager untuk mengambil keputusan. Gambar 5 menunjukkan system flow pemesanan System Flow Pemesanan Pembeli
Bag. Administrasi
Data Pembeli
Start
Pribadi/ Perusahaan
KAVLING ID_PEMBELI = ID_PEMBELI ID_KAVLING varchar(15) ID_PERUMAHAN varchar(15) NO_KAVLING varchar(5) BLOK varchar(5) ID_PEMBELI = ID_PEMBELI ALAMAT varchar(50) LOKASI varchar(15) LUAS_TANAH integer HARGA_TANAH numeric(15) TIPE_BANGUNAN varchar(15) DESKRIPSI varchar(50)ID_KAVLING = ID_KAVLING LUAS_BANGUNAN integer PEMBELI HARGA_BANGUNAN numeric(15) ID_PEMBELI varchar(15) TOTAL_HARGA numeric(15) TIPE_PEMBELI varchar(15)
ID_PERUMAHAN = ID_PERUMAHAN
varchar(15) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(20)
ID_PERUMAHAN = ID_PERUMAHAN ID_PEMBELI = ID_PEMBELI
PEMESANAN KARYAWAN ID_KARYAWAN NAMA ID_PENDUDUK USER NO_ID_PENDUDUK ID_USER varchar(15) ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN ALAMAT_KTP ID_KARYAWAN varchar(15) KOTA_KTP NAMA_USER varchar(20) TELP_KTP PASSWORD varchar(10) ALAMAT NAMA_ROLE varchar(25) KOTA STATUS varchar(15) NO_TELP NO_HP ID_USER = ID_USER TMPT_LAHIR TGL_LAHIR ROLE JENIS_KELAMIN ID_ROLE varchar(15) AGAMA ID_USER varchar(15) STATUS ID_FORM varchar(15) JML_ANAK NAMA_ROLE varchar(25) BAGIAN JABATAN ID_FORM = ID_FORM MULAI_KERJA ID_PERUMAHAN
varchar(15) varchar(25) varchar(5) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) date varchar(15) varchar(15) varchar(15) integer varchar(15) varchar(15) date varchar(15)
FORM ID_FORM varchar(15) NAMA_FORM varchar(20)
NO_PESAN ID_KAVLING ID_PEMBELI TGL_PESAN UANG_PEMESANAN KONFIRM_PESAN CATATAN
varchar(15) varchar(15) varchar(15) date numeric(15) date varchar(30)
NO_PESAN = NO_PESAN
NO_PESAN = NO_PESAN
BANK ID_BANK NAMA_BANK BH ALAMAT KOTA TELP1 TELP2 FAX
varchar(10) JUAL_BELI varchar(20) NO_PPJB ID_BANK = ID_BANK varchar(25) NO_PESAN varchar(50) ID_BANK varchar(15) TGL_BELI varchar(15) HARGA_JUAL varchar(15) DISKON varchar(15) HARGA_STLH_DISKON
Simpan Data Pembeli Dokumen Pembeli
KONTRAK_PENJUALAN NO_KONTRAK NO_PPJB ID_NOTARIS_PPAT varchar(15) ID_KARYAWAN varchar(25) NO_PEMBAYARAN varchar(25) TGL_KONTRAK varchar(25) NO_AKTE_JUAL_BELI varchar(50) TGL_JADI varchar(15) BIAYA_ADMIN ID_NOTARIS_PPAT = ID_NOTARIS_PPAT varchar(15) CATATAN varchar(15) varchar(15)
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
NOTARIS ID_NOTARIS_PPAT NAMA SK_NOTARIS SK_PPAT ALAMAT KOTA NO_TELP2 NO_HP FAX
Input Data Pembeli
varchar(15) varchar(15) NO_PPJB = NO_PPJB varchar(15) varchar(15) PEMBAYARAN varchar(15) NO_PEMBAYARAN varchar(15) date TGL_BAYAR date varchar(25) JENIS_BAYAR varchar(15) date NO_PEMBAYARAN = NO_PEMBAYARANKE integer numeric(15) HARUS_DIBAYAR numeric(15) varchar(30) NO_PPJB = NO_PPJBTOTAL_PIUTANG numeric(15) PEMBAYARAN numeric(15) DENDA numeric(15) TOT_BAYAR numeric(15) SISA_PIUTANG numeric(15) NO_PPJB varchar(15)
Laporan Pemesanan
Pembeli
Input Data Karyawan Dokumen Pembeli
varchar(15) varchar(25) varchar(5) varchar(25) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) date varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) integer varchar(15) varchar(15) varchar(25) varchar(50) varchar(15) integer numeric(15) varchar(20) varchar(25) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) date varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) numeric(15)
Input Uang Pemesanan
Input Jatuh Tempo
Input Catatan
Pesan
Tambah Data Uang Pemesanan
Data Uang Pemesanan
Tambah Data Jatuh Tempo
Data Tanggal Jatuh Tempo
Tambah Data Catatan
Data Catatan
Karyawan
Pelaporan
End
Gambar 5. System Flow Pemesanan Gambar 6 menunjukkan system flow jual beli System Flow Jual Beli Pembeli
Bag. Administrasi
Manajer
Start
Laporan Data Kavling Terjual
Pesan
Laporan Jual Beli
Konfirmasi Pemesanan
Pesan
PEMBELI_PERUSAHAAN varchar(15) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(20) varchar(25) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) date varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(25) varchar(50) varchar(15) varchar(15) numeric(15)
Data Pemesanan
Simpan Data Pesanan
Konfirmasi Pemesanan
ID_PEMBELI NAMA NO_AKTE_PENDIRIAN SK_KEHAKIMAN NPWP BERITA_PERUSAHAAN SIUP TANDA_DAFTAR_PERUS ALAMAT KOTA NO_TELP NO_HP FAX NAMA2 ID_PENDUDUK2 NPWP2 ALAMAT2 KOTA2 TMPT_LAHIR2 TGL_LAHIR2 NO_TELP2 NO_HP2 JENIS_KELAMIN2 AGAMA2 PEKERJAAN2 JABATAN2 NAMA_PERUS2 ALAMAT_PERUS2 KOTA_PERUS2 NO_TELP_PERUS2 GAJI_BERSIH2
Simpan Data Karyawan
Kavling Tambah Data Pemesanan
Input Data Pemesanan
Pemilihan Kavling
ID_PEMBELI NAMA ID_PENDUDUK NO_ID_PENDUDUK NPWP ALAMAT KOTA TMPT_LAHIR TGL_LAHIR NO_TELP NO_HP JENIS_KELAMIN AGAMA STATUS JML_ANAK PEKERJAAN JABATAN NAMA_PERUS ALAMAT_PERUS KOTA_PERUS ID_PEMBELI = ID_PEMBELINO_TELP_PERUS GAJI_BERSIH NAMA2 ID_PENDUDUK2 NPWP2 ALAMAT2 KOTA2 TMPT_LAHIR2 TGL_LAHIR2 NO_TELP2 NO_HP2 JENIS_KELAMIN2 AGAMA2 PEKERJAAN2 JABATAN2 NAMA_PERUS2 ALAMAT_PERUS2 KOTA_PERUS2 NO_TELP_PERUS2 GAJI_BERSIH2
Input Data Kavling Simpan Data Kavling
Simpan Dokumen Pembeli
varchar(15) varchar(15) varchar(10) date numeric(15) numeric(15) numeric(15) BATAL_PESAN LUAS_TMBH_TANAH numeric(15) TOTAL_TAMBAH numeric(15) NO_PEMBATALAN varchar(15) PAJAK numeric(15) NO_PESAN varchar(15) NO_PPJB = NO_PPJB DETAIL_TAMBAHAN TOTAL_KESELURUHAN numeric(15) NO_PEMBAYARAN varchar(15) NO_PPJB varchar(15) UANG_MUKA numeric(15) TGL_PEMBATALAN date JENIS_TAMBAHAN varchar(15) TIPE_UANG_MUKA varchar(15) JENIS_PEMBATALAN varchar(15) NAMA_TAMBAHAN varchar(25) ANGSURAN numeric(15) NO_PPJB = NO_PPJB TOTAL_ANGSURAN numeric(15) JUMLAH integer TIPE_ANGSURAN varchar(15) DENDA numeric(15) KETERANGAN varchar(25) CASH_BACK numeric(15) NO_PEMBAYARAN = NO_PEMBAYARAN ALASAN varchar(30) NO_PPJB varchar(15)
Laporan Karyawan
Simpan Data Perumahan Perumahan
Kavling
DOKUMEN_PEMBELI
Input Data Perumahan
Pembeli Perusahaan
PEMBELI_PRIBADI
ID_PERUMAHAN NAMA_PERUMAHAN ALAMAT KOTA NO_TELP2 FAX WEB_SITE
Simpan Data Pembeli Perusahaan
Input Data Pembeli Perusahaan
Data Kavling
PERUMAHAN
Pembeli Pribadi
Pribadi
Perusahaan
Laporan Pembeli
Simpan Data Pembeli Pribadi
Input Data Pembeli Pribadi
Gambar 3. Conceptual Data Model (CDM)
ID_PEMBELI varchar(15) NAMA_DOK varchar(15) GAMBAR long binary
Manajer
Jadi
Pemilihan Pesan
Data Pesan
Pebelian Input Diskon Input Data Tambah Tanah Input Data Pajak Hitung Sisa Pembayaran Sisa Pembayaran
Batal
Hitung Angsuran dan Cara Pembayaran Hitung Pengembalian Pembayaran Cash Back
Tambah Diskon
Data Diskon
Tambah Data Tambah Tanah
Data Tambah Tanah
Tambah Data Pajak
Data Pajak
Hitung Uang Muka dan Cara Pembayaran
Input Data Tambahan/ Fasilitas
Data Uang Muka
Tambah Data Tambahan/ Fasilitas
Data Angsuran
Detail Tambahan
Simpan Data Jual Beli
Cash Back Jual Beli
Pelaporan
End
Gambar 4. Physical Data Model (PDM)
Gambar 6. System Flow Jual Beli
.
Gambar 7 menunjukkan system flow pembayaran System Flow Pembayaran Pembeli
Bag. Administrasi
Bank
Manajer
Start Data Bank Input data Bank Jual Beli Simpan data Bank
Konfirmasi Pembayaran
Konfirmasi Pembayaran
Uang Muka Lunas
Membayar
1
Bank
4
Belum
Input Pembayaran Uang Muka
Tambah Data Pembayaran Uang Muka
Pembayaran Uang Muka
Input Pembayaran Denda Uang Muka
Tambah Data Pembayaran Denda Uang Muka
Pembayaran Denda Uang Muka
Lunas
Menerima Konfirmasi
Konfirmasi Pembayaran
Proses Pembayaran Uang Muka
Input Pembayaran Angsuran
Pembayaran Angsuran KPR
Pembayaran Uang Muka
6 Tunai/ Bertahap/KPR Tunai/Bertahap
6
7
KPR
Input Pembayaran Angsuran
Tambah Data Pembayaran Angsuran
7
Input Pembayaran Denda Angsuran
Tambah Data Pembayaran Denda Angsuran
Kwitansi Pembayaran
Pembayaran Angsuran
2
Pembayaran Denda Angsuran
Konfirmasi ke Bank 1
Pembayaran Angsuran KPR
Proses Pembayaran Angsuran
Gambar 9. Form Jual Beli
Pembayaran Angsuran
Angsuran Lunas
Belum 5
Konfirmasi ke Bank
2 5
3 Input Data Bank
3
6
Input Pembayaran Angsuran KPR
Pembayaran
Proses Pembayaran Angsuran KPR
Membuat Bukti Pelunasan
Pembayaran Angsuran KPR
Bukti Pelunasan
4
Laporan Pembayaran
Gambar 9. merupakan form untuk jual
Bukti Pelunasan End
Laporan Pendapatan
Pelaporan
Gambar 7. System Flow Pembayaran
beli
yang
berfungsi
menyimpan
penjualan kavling.
Gambar 8 menunjukkan system flow kontrak penjualan
2. Form Pembayaran
System Flow Kontrak Penjualan Pembeli
Bag. Administrasi
Notaris
Manajer
Start Input data Bank
Bukti Pelunasan
Data Notaris
Simpan data Notaris
Pembaruan Akta Tanah
Notaris
Akta Tanah Pembaruan Akta Tanah Ke Notaris
Akta Tanah
Jual Beli Membuat Tanda Pembaruan Akta Tanah
Karyawan
Tanda Pembaruan Akta Tanah Input No. Akta
Tambah No. Akta
No. Akta
Input Tgl Jadi
Tambah Tgl Jadi
Tgl Jadi
Tambah Biaya Administrasi
Biaya Administrasi
Tambah Catatan
Catatan
Input Biaya Administrasi
Input Catatan
Tandatangan Akta Tanah
Akta Tanah yang ditandatangani
Akta Tanah yang ditandatangani
Tanda Pembaruan Akta Tanah
Akta Tanah
Tandatangan Akta Tanah Akta Tanah yang ditandatangani
Konfirmasi Akta Jadi
Akta Tanah
Akta Tanah
Akta Tanah Laporan Kontrak Penjualan
Pelaporan
Gambar 10. Form Pembayaran End
Gambar 8. System Flow Kontrak Penjualan
Gambar 10. Form ini digunakan untuk mencatat data transaksi pembayaran.
1.
Form Jual Beli
3. Form Peringatan
5.
Aplikasi
ini
menghasilkan
informasi-
informasi bagi manajer antara lain: kavling yang telah terjual atau belum terjual, laporan pembayaran , omset penjualan per bulan,
informasi
data
pembeli,
dan
keberhasilan program promosi. DAFTAR RUJUKAN Emirzon, J., 1998, Hukum Perbankan Indonesia, Percetakan Universitas Sriwijaya, Palembang. Haryadi, H., 2009, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf, Visimedia, Jakarta.
Gambar 11. Form Peringatan Gambar 11. merupakan form peringatan. SIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan
Tugas
Akhir
Sistem
Informasi
Administrasi dan Kearsipan Properti adalah sebagai berikut: 1.
Aplikasi yang dibuat dapat melakukan pemeliharaan data antara lain: kapling properti berupa tanah dan bangunan, pembeli, Bank, Notaris pada Pejabat Pembuat
Akta
Tanah
(PPAT)
dan
karyawan. 2.
Aplikasi ini dapat menangani transaksi pemesanan, jual beli, pembayaran, kontrak penjualan dan pembatalan pemesanan atau
Herlambang, S., & Tanuwijaya, H., 2005, Sistem Informasi Konsep, Teknologi dan Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Jogianto, H.M. 2003, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekeatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI OFFSET, Yogyakarta. Kendall, K. d., 2006, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta. Kotler, dan Amstrong, 2006, Prinsip-Prinsip Pemasaran Pendekatan Praktis, Erlangga, Jakarta. Kristanto, A., 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gaya Media, Yogyakarta. Leman, 1998, Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, Elex Media Komputindo, Jakarta. Marketing Sakti: http://www.marketingsakti.com/seputarkpr/pengertian-kpr.html diakses pada 10 Maret 2011 puku 20.03 WIB
pembelian. 3.
Aplikasi ini dilengkapi oleh warning system
untuk
angsuran,
memantau
konfirmasi
pembayaran
pemesanan,
dan
pengurusan akta tanah. 4.
Aplikasi ini dapat menyimpan dokumen pembeli, akta tanah, data kavling dengan menggunakan arsip elektornik.
Marlinda, L., 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta. McLeod, R., 1996, Sistem Informasi Manajemen, Prenhallindo, Jakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta.
