RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SUPPLIER DAN PELAYANAN CUSTOMER DENGAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (STUDI KASUS UD. BUSANA AYU INDAH) I Nyoman Nika Putra Sanjaya 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email :
[email protected] Abstract: UD Busana Ayu Indah is a company that sells men's clothing and women either daily wear, school uniforms and religious paraphernalia, in addition to finished products, the company also received a service tailoring and dressmaking supplies kebaya religious ceremonies, to date UD Busana Ayu Indah still experienced difficulties when making purchases by the customer service, the status of ordered items by the customer does not yet have certainty. So that the customer had to call the company or even come just to find out their order status. Another difficulty is when making the purchase of goods to the supplier is still done manually, with many of the items are available and there are several suppliers that provide the same goods, resulting in difficulty in the company choose the best supplier. Due to suppliers of goods held on the company's erratic and disorganized.This research used the method of Supply Chain Management, because this method can organize and integrate the suppliers to the company and the company with the customer, so that the process of dealing with these suppliers becomes easier to make purchases of finished goods and raw goods company that aims for ease in making purchases especially in the proper supplier selection and in accordance with the needs. The system also provides information that will be delivered to the customer and purchase order information to be communicated to the supplier via the SMS Gateway integrated with the desktop. Keywords: customer service information systems and supplier management, SCM. U.D Busana Ayu Indah merupakan
status orderannya. Hal ini tentu saja
perusahaan yang menjual pakaian pria dan
merepotkan bagi customer yang sudah
wanita baik berupa pakaian sehari-hari,
melakukan transaksi terhadap perusahaan
seragam
yang
sekolah
dan
perlengkapan
keagamaan, selain produk jadi perusahaan
penjahitan
perlengkapan
ketidaknyamanan
dalam bertransaksi.
juga menerima jasa penjahitan baju kebaya dan
menimbulkan
Permasalahan lain yang ditemukan
upacara
oleh penulis saat melakukan survei pada
keagamaan. Permasalahan yang ditemukan
bagian gudang dan pembelian adalah saat
penulis saat melakukan survei pada bagian
transaksi pembelian barang ke supplier
penjualan adalah saat melakukan transaksi
masih dilakukan manual yaitu dengan
pembelian jasa oleh customer, status dari
menelepon satu persatu supplier yang
orderan oleh customer tersebut belum
menyediakan barang yang akan dibeli
memiliki kepastian. Sehingga customer
sesuai
terpaksa menelepon ke perusahaan atau
dengan banyaknya jenis barang yang
bahkan datang hanya untuk mengetahui
disediakan dan beberapa supplier ada yang
dengan
kebutuhan
perusahaan,
menyediakan
barang
yang
sama,
mengakibatkan perusahaan kesulitan dalam memilih supplier terbaik. Karena supplier
berorientasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan
batasan
pengertian
yang mengadakan barang pada perusahaan
tersebut, sistem mempunyai karakteristik
tidak menentu dan tidak terorganisir
sebagai berikut:
kadang beberapa supplier datang sendiri ke
1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen
perusahaan dan menawarkan produknya,
atau sumberdaya yang saling berkaitan
kadang pihak perusahaan yang menelepon
secara terpadu, terintegrasi dalam suatu
atau datang sendiri ke supplier untuk
hubungan hirarkis.
mendapatkan barang atau bahan baku.
2. Sistem memiliki sasaran yang akan
Maka
solusi
yang
dibutuhkan
dicapai. Setiap sistem berusaha mencapai
adalah perlunya suatu aplikasi Supply
satu atau lebih sasaran yang merupakan
Chain Management yang dapat mengatur
arah, yang merupakan kekuatan yang
dan
memberikan arah suatu sistem.
mengintegrasikan
antara
supplier
dengan perusahaan dan perusahaan dengan
3. Konstruksi sistem terdiri dari: Masukan-
customer, dengan adanya aplikasi yang
Proses-Keluaran.
dapat
pihak
semua arus berwujud atau tidak berwujud
tersebut maka diharapkan proses yang
yang masuk ke sistem. Keluaran mrupakan
berhubungan dengan supplier tersebut
semua arus keluar atau akibat yang
menjadi lebih mudah dalam melakukan
dihasilkan. Proses terdiri dari metode yang
transaksi
digunakan
mengintegrasikan
perusahaan
pembelian yang
ketiga
barang bertujuan
pada untuk
Masukan
untuk
merupakan
mengubah
masukan
menjadi keluaran.
memudahkan dalam melakukan transaksi
4. Sistem
memiliki
pembelian khususnya dalam pemilihan
sistem harus mengarahkan sub sistemnya
supplier yang tepat dan sesuai dengan
agar dapat mencapai sasaran. Sasaran
kebutuhan.
sistem
sebagai
pengguna.
ukuran
Setiap
penentu
keberhasilan suatu sistem. LANDASAN TEORI
5. Sistem memiliki keterbatasan.
1. Sistem
6. Sistem
(Gondodiyoto,
2007:107)
menyatakan sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari komponenkomponen
atau
sub
sistem
yang
memiliki
sub sistem
membentuk suatu jaringan terpadu. 7. Sistem memerlukan pengendalian.
yang
kesuksesan organisasi pada masa yang
2. Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih
penerimanya,
berarti
(bermanfaat)
menggambarkan
bagi suatu
akan datang. 3. Sistem Informasi “Sistem
adalah
kumpulan
dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk
kejadian dan kesatuan nyata yang dapat
mencapai
dipahami dan dapat digunakan untuk
1990).
tujuan
tertentu”
(Jogiyanto,
pengambilan keputusan, sekarang maupun
“Informasi adalah terdiri dari data
masa depan (Gondodiyoto, 2007:110).
yang telah diambil kembali dan diolah atau
Sumber dari informasi adalah data. Data
sebaliknya dan digunakan untuk tujuan
merupanakan bentuk jamak dari bentuk
informatif atau kesimpulan, argumentasi,
tunggal datum atau data item. Data sebagai
atau sebagai dasar untuk peramalan atau
input perlu diolah oleh suatu sistem
pengambilan
pengolahandata agar dapat menjadi output,
Informasi
yaitu informasi yang lebih berguna bagi
prosedur kerja, informasi, orang dan
pemakainya.
teknologi informasi yang diorganisasikan
Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa :
keputusan”. adalah
Sistem
kombinasi
antara
untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
1. Informasi adalah data yang diolah
Sistem informasi adalah sekumpulan
menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih
komponen
bermanfaat
mempunyai
dan
lebih
berarti
bagi
pembentuk keterkaitan
sistem
yang
antara
satu
penggunanya.
komponen dengan komponen lainnya yang
2. Data menggambarkan suatu kejadian-
bertujuan menghasilkan suatu informasi
kejadian, data dinyatakan sebagai symbol-
dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem
simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-
informasi diperlukannya klasifikasi alur
angka,atau huruf-huruf yang menunjukkan
informasi,
suatu ide, obyek, kondisi atau situasi
keanekaragaman kebutuhan akan suatu
tertentu.
informasi oleh pengguna informasi.
3. Informasi
digunakan
untuk
hal
ini
disebabkan
4. Supply Chain Management
pengambilan keputusan. Bagi manajemen
Indrajit
menyimpulkan
“Supply
suatu organisasi, informasi berguna untuk
Chain (Rantai Pengadaan) adalah suatu
membantu dalam pengambilan keputusan
jaringan
yang
secara
menentukan
keberhasilan
atau
perusahaan-perusahaan bersama-sama
bekerja
yang untuk
menciptakan dan mengahantarkan suatu
produk
ke
tangan
pemakai
akhir,
3.
Distribution
Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya
Distribution adalah pihak yang
termasuk supplier, pabrik, distributor, toko
menyalurkan barang sudah jadi
atau
yang dihasilkan oleh manufacturer
ritel,
serta
perusahaan-perushaan
pendukung seperti perusahaan jasa logistik. Rantai ini juga merupakan jaringan atau
kepada pelanggan. 4.
Retail outlets
jejaring dari berbagai organisasi yang
Retail outlets atau pengecer adalah
saling
pihak yang menyalurkan barang
berhubungan
yang
mempunyai
tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan
pengadaan
atau
dari distributor kepada konsumen. 5.
Customers
penyaluran barang tersebut” Indrajit(2003).
Customers
Dilihat dari definisi tersebut di atas
dijual,
jaringan logistic. Dalam Supply Chain ada
berakhir.
pihak
yang
pemakai
langsung barang atau jasa yang
dapat dikatakan Supply Chain adalah
beberapa
adalah
disini
rantai
pengadaan
merupakan
perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, (Indrajit,2003)
Gambar 1 Alur Rantai Pengadaan
yaitu : 1.
(Indrajit,2003) Suppliers
Prinsip Supply Chain Management (SCM)
Rantai pengadaan dimulai disini,
pada hakekatnya adalah sinkronasi dan
yang
koordinasi
merupakan
menyediakan
sumber
bahan
yang
aktivitas-aktivitas
yang
pertama.
berkaitan dengan aliran material/produk,
Bahan pertama ini biasanya berupa
baik yang ada dalam organisasi maupun
bahan baku, bahan mentah, bahan
antar organisasi.
penolong,
Contex Diagram
bahan
dagangan,
subassemblies, suku cadang, dan
Data Supplier Purchase Order Supplier Data Barang Jadi
sebagainya.
Laporan Penjualan
Data Barang Baku
Manajer
Laporan Retur Req uest Order
0
2.
Manufacturer
Notifikasi SMS Purchase Order Nota Pembelian
Data Order Barang Laporan Purchase Order
Surat Retur
Laporan Stok Barang
Manufacturer adalah pihak yang
Data Stok Supplier
Data Krieria Supplier
Sistem Informasi Pengelolaan Supplier dan Pelayanan Customer
Bukti Order
Work list Order
Data Order Servis SMS Status Order M enung gu
melakukan
pekerjaan
membuat,
Data Karyawan
SMS Status Order Dikerjakan SMS Order Selesai
+
SMS ID Order
memfabrikasi,
mengasembling,
Data Work List Selesai Bukti Order Customer
Karyawan Penjahit
Data Order Kebaya
merakit, mengkonversikan, ataupun
Customer Data Order Wastra Jenis Orderan Data Customer
menyelesaikan barang.
Nota
Gambar 2 Context Diagram
Pada Context Diagram tampak aliran data
Untuk System Flow Proses Notifikasi Sms
yang bergerak dari sistem ke masing-
Status Order dapat dilihat pada Gambar 5
masing entitas. Dari pembuatan context
Sistem Flow Notifikasi SMS Customer
diagram maka dilakukan proses break
Penjualan
START Orderan Kebaya SMS ID Order
down yang biasa disebut sebagai Data
Orderan Wastra Orderan Jasa Servis
Proses cek status Orderan
Flow Diagram (DFD) level 0 untuk
Customer
Orderan Menunggu?
mengetahui proses secara keseluruhan.
Proses SMS notifikasi Order Menunggu
Ya
DFD dapat dilihat pada Gambar 4.
SMS status order menunggu
Tidak
T abl e Stok Suppl ier
16
Manaj er
SMS status order menunggu
[Data Kri eria Suppli er] [Data Stok Suppl ier] [Noti fi kas i SMS Purchas e Order] [Data Barang Baku]
Supplier ier Suppl
Karyawan Penj ahi t
Data Stok Suppl i er 11
[Nota Pem bel ian]
T abl e Kri teri a Suppl i er
Orderan Dikerjakan?
Proses SMS notifikasi Order Dikerjakan
Ya
[Data Suppl i er] 2 Data Kriteria Suppli er
15
1 [Data Karyawan]
SMS status order Dikerjakan
T abl e Retur Barang
Data Retur Barang
[Purc has e Order]
Melakukan Pros es T ransaks i Suppl i er Data Purc has e Order
[Surat Retur]
[Data Order Barang] Data Barang Jadi
[Data Barang Jadi ]
Melakukan Maintenanc e Data Mas ter
tidak
Tidak
+
[Data Cus tom er] Data Cus tom er
14
Data Barang Jadi
+
Data Karyawan
Ya
Data Suppli er
5
T abl e Barang J adi
SMS status order Selesai
M M anaj anaj er M anajer er
[Laporan Penj ual an] Data Barang Jadi [Laporan Purc has e Order]
3 T abl e Karyawan
T abl e Suppl i er
Data Suppli er
Data Karyawan 4
Data Cus tom er Data Barang Baku
T abl e Cus tomer
Orderan Selesai?
[Reques t Order]
Data Barang Jadi
1
2 [Data Order Kebaya]
Proses SMS notifikasi Order Selesai
T abl e Purchase Order
T abl e Barang Baku
SMS status order Selesai
[Laporan Stok Barang]
4
Data Barang Baku
[Laporan Retur]
3 Data Barang Baku
[Data Order Servi s]
Data Purc has e Order Data Retur Barang
Data Barang Baku
[SMS ID Order]
Melakukan Pros es Pel aporan [SMS Status Order Menunggu] [SMS Status Order Di kerjakan]
10
Data Penj ual an
[SMS Order Sel es ai ]
T abl e Penjualan
END
Data Penj ual an
Melakukan Pros es T ransaks i Cus tomer
+ Data Order Kebaya Data Order Wastra
[Nota]
+
6
7
T abl e Order Kebaya
T abl e Order Was tra
Gambar 5 System Flow Proses Notifikasi SMS Orderan
Customer Customer [Data Order Wastra] [Bukti Order]
8
Data Order Servi s
T abl e Order Servis
[Jenis Orderan] [Bukti Order Cus tom er] Data Jenis Orderan
Karyawan yawan Penj Penjahi ahitt Kar
9
T abl e Orderan
[Data Work Li s t Sel es ai ] [Work l i st Order]
Gambar 3 DFD Level 0
Pada Gambar 6 merupakan System Flow Proses Pembelian barang ke supplier
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Flow Pembelian
Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah
Staff Gudang & Pembelian
Manajer
Supplier
START
untuk membangun sistem informasi yang mampu
menangani
proses
Data Barang Jadi
Data Barang Baku
pembelian
Data Order Barang
Proses Cetak Laporan Stok Barang
Supplier Data Barang Baku
Beli Barang?
barang
dari
supplier
sampai
3
proses
Proses Perhitungan Pemilihan Supplier dengan Promethee
Proses Cetak Request Order
flow proses pendaftaran customer baru
Notifikasi Purchase Order Purchase Order
Notifikasi SMS Purchase Order
Data Supplier
Laporan Purchase Order 2
Barang Kriteria Supplier Sudah Tersimpan
Memproses Data Supplier
sampai melakukan transaksi orderan
Tidak
4 Tidak Penjualan
Karyawan Penjahit
START
Karyawan
Data Karyawan
Input Data Customer Customer Data Customer
Menyimpan Data Karyawan Mengecek Member Menyimpan Data Customer
Tidak
Jenis Orderan
Orderan Sudah Member? Ya
Data Order Kebaya
Jenis Orderan?
Input Jenis Orderan Input Data Order Kebaya Kebaya?
Ya
Tidak
Wastra?
Tidak
Work List Order
Data Barang Tiga Proses disambungkan
Ya Data Order Wastra Menyimpan Data Order Kebaya
Customer
Menyimpan Data Order Wastra
1 Data Barang Baku
Orderan Kebaya
Orderan Wastra
Data Barang Baku
Input data Order Wastra
1
Mencetak Bukti Order
Data Work List Order Selesai
Input Data Jasa Servis
Karyawan
2
Input Data Worklist Selesai
2
SMS notifikasi Orderan Selesai
Input Work List Order
Orderan Jasa Servis
Data Order jasa Servis
Bukti Order
Menyimpan Data Jasa Servis
Memilih Work List Order
Memperbarui Status Work List
Memproses Notifikasi SMS Orderan Selesai Work List Selesai
End
Gambar 4 System Flow Proses Penerimaan orderan
3
Supplier Data Barang Jadi
customer yang pertama kali berkunjung
Customer
1
Memproses Laporan Purchase Order
Data Barang Baku
menggambarkan proses alur pendaftaran
2
1
Memproses Purchase Order
Request Order Purchase Order
Sistem Flow Penerimaan Order Customer
Nota Pembelian
Data Supplier
Data Barang Jadi
Ya
penjualan ke customer. Gambar 5 System
Purchase Order
Request Order
Barang Kriteria Supplier
Proses Cek Stok Minimal
Laporan Stok Barang
Input Data Supplier
Data Barang Di Stock
Mengecek Data Supplier END
4
Input Data Stok Supplier Ya
Gambar 6 System Flow Proses Pembelian
Untuk System Flow Proses Retur
Gambar 9. adalah Form untuk melakukan
Pembelian dapat dilihat pada Gambar 7
proses memasukkan dan menyimpan data customer yang baru. Pada form ini dapat
Sistem Flow Retur Pembelian Supplier
Staff Gudang & Pembelian
Manajer
melakukan proses insert dan update data
START
1 Nota Pembelian
Surat Retur
Kriteria Supplier Data Kriteria Supplier
Mengecek Barang Datang
Data Barang Jadi
END
yang baru.
Purchase Order
Data Barang Baku
Memproses Data Barang Datang
Tidak
B.
Form Pendaftaran Supplier
Memproses Data Kriteria Supplier
CACAT? Ya
Input Data Krieria Supplier
Cetak Surat Retur
Kriteria Supplier
Laporan Retur
Data Retur Surat Retur
1 Cetak Laporan Retur
Gambar 7 System Flow Proses Retur Pembelian Proses terakhir System flow proses
Gambar 10 Form Pendaftaran Supplier Gambar 10. adalah Form untuk melakukan
penjualan yang ditunjukkan pada Gambar
proses memasukkan dan menyimpan data
8
supplier. Pada form ini dapat melakukan proses insert dan update data yang baru
Proses Penjualan Customer
Penjualan
Manajer
dan yang sudah ada.
START Karyawan Bukti Order Ya
Ambil Orderan?
C.
Barang Jadi Orderan Jasa Servis
Input ID Order
Orderan Kebaya
Tidak Memilih Barang
Form Input Orderan
Orderan Wastra Memproses Penjualan
Barang
Penjualan 1 Nota 2 Nota Mencetak Laporan Penjualan
Barang
Nota Arsip Data Penjualan
Laporan Penjualan
END
Gambar 8 System Flow Proses Penjualan A.
Form Pendaftaran Customer Gambar 11 Form Input Orderan Gambar 11 adalah Form Input Orderan, form ini digunakan untuk melakukan input pesanan orderan yang sudah dilakukan oleh customer yang sudah terdaftar.
Gambar 9 Form Pendaftaran Customer
D.
customer
Form Input Orderan
dengan
supply
chain
management (studi kasus U.D Busana Ayu Indah) ini, maka telah diambil kesimpulan bahwa sistem informasi pengelolaan supplier dan pelayanan customer
dengan
management
supply
dapat
chain
melakukan
pelayanan customer dan menghasilkan . Gambar 12 Form Pemilihan Supplier Gambar
12
adalah
Supplier,
Form
ini
Form
Pemilhan
digunakan
untuk
informasi status orderan customer melalui sms gateway dan sistem juga dapat melakukan pengelolaan supplier
melakukan proses perangkingan supplier
meliputi
yang sudah terdaftar berdasarkan nilai
melakukan pemilihan supplier dan
bobot dari masing-masing kriteria barang
sistem
yang dipasok.
rangking supplier berdasarkan barang
E.
yang di supply dan menghasilkan
Form Purchase Order
pencatatan
dapat
informasi
supplier,
menghasilkan
purchase
order
data
untuk
supplier melalui sms gateway.
DAFTAR PUSTAKA Hague, Paul. 1995. Merancang Kuesioner. Jakarta: Pustaka Binaman Gambar 12 Form Purchase Order
Pressindo.
Gambar 12 adalah Form Purchase Order, form ini digunakan untuk melakukan input
Herlambang, Soendoro & Tanuwijaya,
Purchase Order yang dilakukan untuk
Haryanto.
2005.
Sistem
supplier yang sudah terdaftar.
Informasi:Konsep, Teknologi & Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu.
KESIMPULAN 1. Setelah
dilakukan
analisis,
perancangan sistem, pembuatan serta uji
coba
dari
sistem
informasi
pengelolaan supplier dan pelayanan
Jogiyanto, H.M, 1995, Analisa dan Desain Sistem Yogyakarta:Andi.
Informasi,
Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta:PT. Indeks.
Kristanto,
Andri.
2003.
Perancangan
Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media.
McLeod,
Raymond,
2001.
System
Informasi Manajemen Jilid 2, Jakarta:
PT
Prenhallindo
dan
Pearson Education Asia Pte. Ltd..
Indrajit, Richardus Eko, 2005. Strategi Manajemen Pembelian dan Supply Chain, Jakarta: PT Grasindo.
Pujawan, I Nyoman, 2005. Supply Chain Management
edisi
pertama,
Surabaya: Guna Widya.
Weisner, Joel D, 2005. Principles Of Supply Chain Management A Balance
Approach,
Mason:
THOMSON
Simchi-Levi, David, 2005. Designing and Managing
the
Supply
Chain,
United States: OMC
Yolanda, M. Siagian, 2005. Aplikasi Supply Chain Management Dalam Dunia Bisnis, jakarta: Grasindo.
