Integrasi Teknologi Informasi dan Supply Chain Management (Studi Kasus : PT. X, West Java) 1 Risnandar, 2Parama Tirta Wulandari W.K 1
Department of Information System, Telkom Polytechnic, Bandung 2
Center for Appropriate Technology Development
Abstract Supply Chain Management (SCM) dapat digunakan untuk mengintegrasikan seluruh kegiatan yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang memiliki value added. Aktivitas SCM di sini mulai dari pengadaan bahan baku, proses transformasi hingga pendistribusian pada konsumen. Sebuah perusahaan perlu menganalisis dan menentukan partner dalam supply chain yang saling terintegrasi, dalam arti kedekatan dalam melakukan kolaborasi, termasuk information sharing. Teknologi Informasi (TI) merupakan salah satu bagian yang terintegrasi dalam Supply Chain Management (SCM), melalui Teknologi Informasi dapat diciptakan alur komunikasi yang jelas antar setiap kegiatan dan jaringan pendistribusian informasi yang berhubungan dengan para pelaku dari sistem tersebut. Penelitian yang dilakukan di PT. X Jawa Barat ini merupakan perusahaan bergerak di bidang proses minuman sari buah. Penelitian ini bertujuan untuk menciptakan suatu model SCM yang berbasis pada Teknologi Informasi dengan melibatkan seluruh aktivitas SCM yang berada di PT. X. Hasil penelitian akan memberikan rekomendasi pada PT X mengenai model SCM dari aktivitas yang terdapat di dalamnya dan untuk menciptakan alur information sharing dari berbagai pelaku dalam aktivitas proses produksi yang terjadi di PT.X.
Kata Kunci : SCM, TI, inormation sharing
__________________________________________________________________________________ 1. Pendahuluan
Sistem Produksi di PT. X Subang, Jawa Barat, masih menerapkan sistem terpisah, saling berdiri sendiri, sehingga sering menimbulkan ketidakseimbangan pada proses produksi dan juga sistem distribusi produk-produknya. Mulai dari masalah dari setiap lini produksi, terjadinya kekurangan stok bahan baku utama, distibusi produk yang belum optimal hingga kapasitas produk yang fluktuatif. Pokok permasalahan yang terjadi lebih banyak disebabkan oleh ketidak seimbangan informasi antar tiap aktivitas proses, mulai dari supplier, manufaktur, pergudangan hingga pendistribusian. Kurangnya
koordinasi
antara
supplier,
manufaktur-pergudangan hingga distribusi akan menimbulkan alur informasi yang tidak jelas. Pasokan bahan baku, distribusi produk jadi yang tidak tepat, juga merupakan masalah yang sering mempengaruhi proes produksi, sehingga terjadi penundaan produksi dan kualitas produk terganggu. Untuk itu perlu dibuat suatu pola hubungan komunikasi dan distribusi antara pelaku yang berada dalam system produksi yang dapat mengurangi masalah masalah tersebut, yaitu dengan menerapkan pendekatan Supply Chain Management. Pengelolaan koordinasi antar entitas supply chain merupakan hal yang sangat penting dan bisa menjadi sebuah strategi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan mempersolid kinerja SCM. Namun, perlu dibahas model information sharing yang dapat memberikan manfaat kepada 267
pihak-pihak anggota sebuah supply chain dan tetap menjaga independensi setiap perusahaan, karena tidak bisa dipastikan dengan mudah. Identifikasi masalah dalam penelitian ini di antaranya : bentuk pertukaran informasi yang sebaiknya dilakukan; informasi yang bisa dipertukarkan; model information sharing yang yang paling baik untuk diterapkan dalam meningkatkan efisiensi SCM; dan kebutuhan infrastruktur teknologi informasi dalam menunjang information sharing.
merupakan anggota akhir dari sistem SCM dalam proses penjualan dan konsumsi. Aliran distribusi produk pertanian secara umum dapat dig.ambarkan seperti pada Gambar 1. Agen, pengecer dan konsumen merupakan anggota SCM paling hilir yang terlibat dalam kegiatan penjualan dan konsumsi produk-produk pertanian. Pada gambar diatas terlihat aliran informasi (dari kanan kekiri) dan aliran produk/material (dari kiri ke kanan).
Landasan Teori 1.3.1 Supply Chain Management (SCM)
Supply Chain Management (SCM) merupakan salah satu konsep pengelolaan aktivitas produksi melalui integrasi yang terbentuk di antara pemasok (supplier), pembuat (producer-manufacture), penyalur (distributor), gudang (warehouse), dan penjual (retail) serta konsumen, sehingga diperoleh suatu pola distribusi produk dengan jumlah, lokasi dan waktu yang tepat yang pada akhirnya dapat meminimalisasi biaya dengan tetap meningkatkan pelayanan kepada konsumen. Dengan pesatnya penggunaan teknologi informasi, SCM saat ini dapat dikelompokkan dalam suatu ekonomi baru dengan paradigma : kompetisi berbasis waktu; terciptanya sinkronisasi fungsi-fungsi yang ada di perusahaan; layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan pemasok dan pengguna; dan meningkatkan konsolidasi antara pemasok dan perusahaan [1]. Hubungan antar anggota SCM dilakukan melalui tahapan-tahapan berikut : pemasok bahan baku (Supplier); manufaktur (Proses Produksi); pergudangan (Warehouse); distribusi; retailer; dan konsumen. Pemasok bahan baku berfungsi sebagai penyedia bahan baku utama dan sarana pendukung proses produksi,seperti mesin, bahan pengemas, dus dan sarana pendukung lain. Manufaktur atau Producer dalam hal ini adalah industri pengolah makanan berfungsi mengolah hasil produk pertanian petani menjadi produk olahan, yaitu berupa minuman jus buah. Warehouse, merupakan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah namun sangat dibutuhkan sebagai perantara aktivitas industri menuju ke konsumen. Agen, pengecer dan konsumer 268
Gambar 1. Operasi Supply Chain yang Belum Menerapkan Koordinasi/Information Sharing [2]
Gambar 2. Operasi Supply Chain yang Menerapkan Beberapa Koordinasi/Information Sharing [2]
Gambar 3. Operasi Supply Chain yang Menerapkan Koordinasi/Information Sharing [2] 1.3.2
Koordinasi Supply Chain
Koordinasi pada supply chain dapat ditingkatkan apabila setiap tahapan mengambil tindakan bersamasama untuk meningkatkan laba total supply chain. Kurangnya koordinasi timbul karena setiap tahapan yang berbeda memiliki tujuan yang bertentangan atau terdistorsinya aliran informasi pada supply chain. Aliran informasi yang bergerak di dalam supply chain mengalami distorsi karena tidak semua informasi yang lengkap dibagikan kepada tahapan yang lain. Distorsi yang terjadi semakin diperburuk dengan adanya variasi produk yang semakin beragam. Hasil pengamatan terhadap permintaan yang terjadi pada supply chain menunjukkan bahwa permintaan konsumen akhir terhadap suatu jenis produk tertentu tidak terlalu bervariasi, akan tetapi permintaan ke tahapan berikutnya semakin berfluktuasi. Peningkatan variabilitas permintaan dalam supply chain semakin bergerak ke atas menuju supllier disebut dengan ”BullwhipEffect”. [3]
Gambar 4. Skema Koordinasi Supply Chain [4]
1.3.3 Information sharing dalam SCM Informasi adalah sekumpulan data yang sudah dikelompokkan, diolah, dan dikomunikasikan untuk kebutuhan yang masuk akal dan bermakna atau bermanfaat. Informasi merupakan decision support agar kebijakan yang diambil oleh sebuah pelaku usaha representatif dalam menanggapi kondisi yang dihadapi. Oleh karena itu, informasi yang digunakan sebagai dasar dalam mengambil keputusan harus diperoleh pada saat yang tepat, secara cepat, dan memiliki kualitas yang baik. Informasi seharusnya dapat diperoleh dengan cepat agar keputusan sebagai
respon terhadap perubahan kondisi yang terjadi juga dapat diambil pada saat yang tepat. Namun demikian, informasi yang cepat juga menjadi tidak bermakna ketika informasi tersebut tidak berkualitas, dalam arti informasi tersebut tidak menggambarkan secara tepat tentang kondisi yang sebenarnya terjadi. Akibat dari informasi yang tidak berkualitas tentu saja adalah keputusan yang dihasilkan juga menjadi tidak representatif. Beberapa pertanyaan muncul terkait dengan peran informasi dan strategi dalam pengelolaan informasi dalam supply chain. Pertanyaan pertama adalah mengenai dengan siapa sebuah perusahaan yang menjadi bagian dalam supply chain harus berbagi informasi. Sebuah perusahaan perlu memperkirakan dengan sangat hati-hati untuk menentukan dengan partner yang mana dalam supply chain mereka harus melakukan integrasi yang cukup erat, dalam arti kedekatan dalam melakukan kolaborasi, termasuk berbagi informasi (information sharing). Tingkat keeratan kolaborasi dan integrasi antar bagian dalam suppply chain dipengaruhi oleh berbagai faktor, yang meliputi kemampuan perusahaan, kompleksitas produk, dan budaya perusahaan [5, 6] Karena informationsharing adalah dasar dari integrasi supply chain, keputusan-keputusan dalam level integrasi sangat terkait dengan keputusan tentang informasi apa yang harus di-share-kan dan bagaimana informasi tersebut harus dipertukarkan [6]. Desain konfigurasi supply chain tidak hanya memperkirakan dengan siapa perusahaan harus berkolaborasi atau berintegrasi tetapi juga mendesain bagaimana aktivitas perusahaan terkait atau terhubung dengan aktivitas yang sama dari perusahaan lain (partner) dan menentukan informasi apa yang bisa dan boleh diakses oleh partner [5, 6]
1.3.4 Manajemen Konsep SCM Keberhasilan penerapan SCM sangat dipengaruhi oleh kedisiplinan para pemain SCM dalam mengikuti aturan yang ada, untuk itu diperlukan suatu manajemen yang dapat menjalankan SCM sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Disamping itu dengan digunakannya IT dalam mendukung semua kegiatan baik informasi maupun pergerakan produk, sisteminformasi yang 269
ada harus dijaga kebaruan maupun keamanan dan kehandalannya.
1.3.4
Sistem Teknologi Informasi (TI) dan SCM
Ketika mendiskusikan penggunaan TI dalam SCM, maka akan mengacu pada penggunaan sistem yang inter-organisasi dan digunakan untuk information sharing atau pemrosesan yang melintasi batasan-batasan organisasi. Amstrong dan Hagel [7] berpendapat bahwa awal mula sebuah evolusi pada supply chain menuju kalangan bisnis secara online. Baru-baru ini dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang meliputi Electronic Data Interchange (EDI), Internet melalui World Wide Web (WWW), maka konsep desain supply chain telah menjadi satu paradigma operasi populer. Kompleksitas SCM telah memaksa perusahaan untuk menggunakan sistem komunikasi secara online. Sebagai contoh, internet dapat meningkatkan kesempurnaan dalam berkomunikasi melalui interaktivitas yang lebih besar antara perusahaan dan pelanggan. Dengan kata lain, TI dapat mengurangi biaya transaksi antara pembeli dan pemasok serta menciptakan relational yang lebih kooperatif dan menjaga hubungan antara pemasok-pembeli menjadi lebih dekat. [7]
2. Metodologi 2.1 TI pada Purchasing Penggunaan TI dalam mengelola pembelian supply chain telah berkembang dengan cepat selama 10 tahun terakhir ini. Penelitian menunjukkan bahwa TI dapat digunakan dalam berbagai aplikasi pengadaan termasuk komunikasi dengan vendor, pemeriksaan harga, dan membuat pembelian dari katalog vendor. Negosiasi vendor juga dapat disederhanakan melalui penggunaan TI. Negosiasi face toface bisa dilakukan melalui TI, yan meliputi penawaran, negosiasi, harga, dan perjanjian. Penggunaan TI lebih populer dalam supply chain untuk memproses aplikasi. Penggunaan TI yang paling sering digunakan adalah pengurutan 270
tempat dan status pesanan. Lebih dari setengah penggunaan perusahaan TI untuk tujuan ini. Hal ini telah secara dramatis mengurangi biaya pemrosesan perintah/pesanan. Penggunaan TI dalam proses pengurutan telah mengurangi tingkat error. Error saat ini mudah dideteksi dengan mudah dan lebih cepat.
2.2 TI pada Operasional
Penelitian telah memperlihatkan bahwa penggunaan TI yang paling populer pada era sekarang ini adalah komunikasi yang menyediakan sisa stok yang sudah dibeli pelanggan kepada vendor, atau pemberitahuan untuk menyediakan stok oleh perusahaan ke pelanggan. Hal ini dapat dibuktikan dalam kemampuan perusahaan untuk memberitahu pelanggan mengenai pengiriman pesanan yang delay dan kondisi persediaan barang, dalam rangka mengurangi lead-time pengiriman dan persediaan barang. Penjadwalan dalam produksi mempunyai model tradisional sedang mengarah menuju SCM yang cukup komplek. TI memungkinkan perusahaan untuk meminimumkan tingkat kesulitan dalam penjadwalan produksi dengan cara meningkatkan komunikasi antara vendor, perusahaan, dan pelanggan. Penelitian menunjukkan bahwa sebagian dari perusahaan mulai menggunakan TI untuk mengkoordinir program perusahaan dengan vendor. Selain itu, sebagian dari perusahaan sedang memulai untuk menggunakan TI untuk mengkoordinir jadwal produksi dengan vendor. 2.3 TI pada Customer Relationships
Dengan cara memusatkan pada kepuasan pelanggan secara penuh, suatu perusahaan bisa meningkatkan proses mengirimkan layanan yang lebih baik dengan biaya yang lebih rendah. Kepuasan pelanggan dikendalikan secara bertahap di luar TQM, manajemen kualitas keseluruhan. Dengan peningkatan saat ini melalui kecepatan TI, TI telah menyiapkan perusahaan dengan kemampuan untuk menawarkan pelanggan lain dengan cara
menghubungi perusahaan mengenai isu layanan dan mengintegrasikan pelanggan melalui information sharing untuk membawa manfaat yang besar kepada kedua belah pihak, yaitu pelanggan dan perusahaan. Penelitian menunjukkan bahwa sebagian dari perusahaan menggunakan TI untuk menerima keluhan pelanggan, sementara di sisi lain penggunaan TI untuk pemberitahuan yang darurat. 2.4 TI pada Vendor Kepercayaan memainkan peran kunci dalam hubungan antar organisasi di mana TI memberikan fasilitas di dalamnya. Kepercayaan terjadi ketika suatu pihak percaya bahwa mitranya handal dan baik hati. Peningkatan kepercayaan Kebutuhan antara mitra mengidentifikasikan sebagai satu elemen hubungan pemasok-pembeli yang cukup penting dalam SCM. Beberapa penelitian meyakinkan di mana hubungan pemasok-pembeli yang sukses dengan adanya hubungan tingkat tinggi dari information sharing. Kualitas dan kuantitas information sharing mengacu pada tingkat kompleksitas informasi dalam berkomunikasi pada mitra dalam supply chain. TI membuka kolaboratif ke arah efek yang positif terhadap hubungan internal perusahaan. 2.5 TI pada Perusahaan Organisasi mempunyai tingkat standar prosedur dan semua orang melatih prosedur-prosedur ini serta melakukannya. Namun, perubahan pasar yang terus menerus penting untuk untuk menginovasi, menawarkan paket layanan baru dan hubungan organisasi baru dengan pelanggan. Untuk melakukan ini memerlukan perubahan yang mendorong inovasi, mempertahankan stabilitas prosedur-prosedur yang sudah ada sampai inovasi yuang siap untuk diadopsi secara luas. TI bisa mengatasi masalah ini. Pemakaian TI dalam konteks ukuran perusahaan dengan mengukur jumlah karyawan dan volume penjualan. Sejalan dengan diukurnya jumlah karyawan, perusahaan yang lebih besar lebih mungkin untuk menggunakan TI dalam berkomunikasi dengan pelanggan dalam status pemesanan dan untuk mengelola fungsi layanan kepada pelanggan. Setiap pelanggan dan setiap situasi tentu akan berbeda. Jika perusahaan sedang melayani satu pelanggan utama, kemudian mengkoordinir layanan
lain, akan berbeda pula. Pada setiap situasi, ada karakteristik lokal yang unik, khusus, bisnis unik, dan cara melakukannya yang efektif. TI akan membuat seimbang antara keseragaman yang diinginkan dalam bisnis global dan lokal. TI juga mempunyai dampak besar terhadap peningkatan proses ini. Sekarang ini TI mempunyai dampak besar terhadap perusahaan dalam SCM. Framework berikut ini memperlihatkan dampak TI terhadap SCM :
Gambar 5. IT on SCM 3. Hasil dan Pembahasan Supply Chain Management untuk pengelolaan produk-produk pertanian bukan merupakan sesuatu hal yang baru, terutama di negara maju, seperti Jepang dan Amerika. Namun di Indonesia hal ini akan menjadi tanda tanya besar, ketika SCM akan diaplikasikan. Untuk itu beberapa langkah penting harus dilakukan dalam menerapkan SCM, khususnya pada distribusi produk-produk pertanian. Pertama, gambarkan dengan rinci hubungan antara anggotaanggota dalam sistem SCM, termasuk jenis hubungan dan aliran-aliran informasi dan produk yang dibutuhkan. Kedua, gambarkan proses proses bisnis yang ada di dalam SCM secara rinci. Hal ini berguna dalam menentukan ruang lingkup, terutama dengan digunakannya Teknologi Informasi sebagai urat nadi keberhasilan penerapan SCM. Ketiga, tentukan manajemen konsep SCM, meliputi aturan main dan hal-hal yang harus diikuti oleh semua pemain yang berada didalam SCM. Keberhasilan para petani di Jepang dan Amerika dalam 271
menerapkan SCM, ditentukan oleh kedisiplinan mereka dalam menjaga SCM dengan senantiasa mentaati aturan-aturan yang ada dan tentunya memanfaatkan Teknologi Informasi seluas-luasnya. Konsep yang dibahas pada makalah ini masih harus dikembangkan lebih lanjut, terutama bila akan diaplikasikan secara nyata. Berikut ini SCM yang terjadi di setiap divisi yang ada di PT. X, Subang.
Gambar 6. Proses Pemesanan Produk Pendukung Gambar 9. Proses Produksi Sari Buah di PT. X
Gambar 7. Alur Produk di PT. X
Gambar 10. Infrastruktur TI di PT. X 4.
Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis, maka dapat diberikan kesimpulan berikut ini. 1. Kompleksitas Struktur Supply Chain Gambar 8. Alur Informasi di Divisi Sales Adanya kompleksitas yang melibatkan internal PT.X maupun eksternal perusahaan. Internal perusahaan, misalnya antara bagian marketing dengan produksi, marketing seringkali membuat 272
kesepakatan dengan pelanggan tanpa mengecek secara baik kemampuan produksi, perubahan jadwal produksi secara tiba-tiba karena marketing menyepakati perubahan order dengan pelanggan. Disisi lain bagian produksi sering resistant dengan perubahan mendadak. Eksternal perusahaan, misalnya antara supplier yang menginginkan pemesanan produknya jauh-jauh hari sebelum waktu pengiriman dan sedapat mungkin pesanan tidak berubah. Supplier juga menginginkan pengiriman segera setelah produksinya selesai. Disisi lain perusahaan menghendaki fleksibilitas yang tinggi dengan mengubah jumlah, spesifikasi maupun jadual pengiriman bahan baku yang dipesan. 2. Kompleksitas yang lain adalah pembayaran, budaya dan bahasa.
dalam
3. Ketidakpastian Ketidakpastian menimbulkan ketidakpercayaan diri terhadap rencana yang dibuat. Sebagai akibatnya, perusahaan sering menciptakan pengaman di sepanjang supply chain. Pengaman ini bisa berupa safety stock, safety time, atau kapasitas produksi maupun transportasi. Sumber ketidakpastian di antaranya : ketidakpastian pembeli; ketidakpastian dari supplier, terkait dengan pengiriman, harga, kualitas maupun kuantitas; dan ketidakpastian internal yang bisa disebabkan kerusakan mesin, kinerja mesin yang tidak sempurna, tenaga kerja serta waktu maupun kualitas produksi. 5.
No. 199. Institute of Information Sharing University of Bern. [3] Simchi-Levi, D., Kaminsky, P., dan SimchiLevi, E. 2000. Designing and Managing the Supply Chain hal.1. Amerika Serikat: McGraw-Hill Companies. [4] Arshinder, Kanda, A. dan Deshmukh S.G. 2008. Supply Chain Coordinati on: Perspectives, Empirical Studies and Research Directions. Hal 315--335. Diterbitkan dalam International Jurnal Production Economics. [5] Cooper, W.W., Seiford L.M., dan Tone. 2000. Data envelopment Analysis: A Comprehensive text with Models, Application, Reference and DEA solver software. Kluwer Academic Publisher. Boston [6] Baihaqi, I. dan Beaumnont, N. 2005. Information Sharing in Supply Chain: A Literature Review and Research Agenda. Working Paper 45/05. Departement of Management Working Paper Series ISSN 1327 – 5216 Monash University [7] Karami, Mohamad Amin, The Impact of IT on Supply Chain Management, 2009.
Teknologi informasi memiliki peranan penting dalam konteks Supply Chain Manajement, yaitu dalam e-Procurement dan e-Fulfilment. REFERENCES
[1] Blanchard, B.S. 2003. Logistics Engineering and Mangement Sixth Edition hal 146-147, Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education. Inc. [2] Schmidt, R. 2007. Impact of Information Sharing and Order Agregation Strategies on Supply Chain Performance. Working Paper 273
