SUPPLY CHAIN MANAGEMENT BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Deny Utomo, M. Noer Fadli Hidayat Jurusan Teknik Informatika – STT Nurul Jadid Paiton Abstrak Supply chain adalah suatu jaringan fasilitas dan saluran distribusi yang meliputi pengadaan dari bahan baku, produksi, perakitan dan pengiriman produk atau melayani kepada pelanggan. Supply Chain Management sebagai manajemen rantai pasokan atau manajemen organisasi yang saling berkaitan dan saling berintegrasi satu sama lain baik dengan konsumen maupun pemasok dalam suatu proses untuk menghasilkan nilai produk dan jasa bagi konsumen Teknologi informasi memberikan suatu kerangka kerja untuk kerjasama antar mitra bisnis melalui media elektronik baik maupun komunikasi, sehingga dapat memberikan manfaat datam meningkatkan keunggulan kompetitif, menurunkan biaya operasional, dan mencapai kerjasama dan koordinasi yang lebih baik diantara mitra bisnis dalam rantai pasokan. Kata Kunci : Teknologi Informasi, Supply Chain Management
I. TECHNOLOGY Teknologi manufaktur dan teknologi informasi merupakan faktor penting yang mewarnai bisnis saat ini. Teknologi didesain untuk melengkapi kemampuan sumber daya manusia (SDM) dan membantu seseorang untuk mengaplikasikan pengetahuan mereka, sehingga adopsi teknologi dapat mendukung keterampilan seseorang dan bukan menggantikannya. Teknologi merupakan fasilitator yang diadopsi demi tercapainya tujuan bisnis suatu organisasi dan pencapaian keunggutan kompetitif. Beberapa faktor kompetitif organisasi secara umum meliputi kualitas, delivery lead time, time to market, delivery reliabitity, design flexibility, volume flexibility, cost/price, innovation, thrustwortiness (Anatan dan Lena, 2008). Masing-masing organisasi harus menyusun strategi dan memilih dimensi kompetitif yang diprioritaskan. Perubahan-perubahan dalam lingkungan bisnis terjadi menuntut perusahaan untuk dapat melakukan pembenahan kegiatan operasional perusahaan, sehingga mereka mampu memenuhi keinginan pelanggan, mengembangkan produk tepat waktu, mengeluarkan biaya rendah dalam bidang persediaan dan penyerahan produk. Dalam kondisi ini, perusahaan dituntut untuk mencari cara baru dalam meningkatkan kinerja operasional melalui peningkatan produktivitas dan memperbaiki pelayanan konsumen. Harga, mutu dan pelayanan merupakan faktorfaktor kunci yang harus dipertimbangkan perusahaan agar tetap dapat bertahan (Anatan dan Lena, 2008). Supply chain management merupakan strategi alternatif yang memberikan solusi dalam menghadapi ketidakpastian lingkungan untuk mencapai keunggulan kompetitif melalui pengurangan biaya operasi dan perbaikan pelayanan konsumen dan kepuasan konsumen. Supply chain management menawarkan suatu mekanisme yang mengatur proses bisnis, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya operasional
21
perusahaan. Lee & Whang (2000) mendefinisikan manajemen rantai pasokan sebagai integrasi proses bisnis dari pengguna akhir melalui pemasok yang rnemberikan produk, jasa, informasi, dan bahkan peningkatan nilai untuk konsumen dan karyawan. Melalui supply chain, perusahaan dapat membangun kerjasama melalui penciptaan jaringan kerja (network) yang terkoordinasi dalam penyediaan barang maupun jasa bagi konsumen secara efisien (D'Amours et al., 1999). Salah satu hal terpenting dalam manajemen rantai pasokan adatah saling berbagi informasi, oleh karena itu dalam aliran material, aliran kas, dan aliran informasi merupakan keseluruhan elemen dalam rantai pasokan yang pertu diintegrasikan (Chen et al., 2004). Untuk memfasilitasi proses pembagian informasi disepanjang rantai pasokan, peran teknologi informasi sangat diperlukan. Aplikasi Teknologi Informasi sangat mendukung dalam perpindahan produk dan informasi produk yang tidak ada dalam supply chain. Contohnya, identifikasi produk dengan bar code yang menggunakan metode elektronik. II. TEKNOLOGI INFORMASI DALAM BISNIS Pilihan teknologi melalui penggunaan komputer merupakan metode fundamental untuk menetapkan strategi dan keunggutan kompetitif. Hal ini dikarenakan piLihan teknotogi akan mempengaruhi semua keputusan dalam kegiatan operasi dan semua fungsi-fungsi datam bisnis. Penggunaan teknologi informasi dalam aktivitas perusahaan merupakan alternatif peluang bagi perusahaan karena melalui aplikasi teknologi perusahaan bisa menghemat biaya dan waktu operasi perusahaan, menciptakan produktivitas kerja yang tinggi, mempercepat pengiriman produk dan jasa pada pelanggan, serta kemampuan menghasilkan nilai produk dan jasa bagi pelanggan (Laudon, 1994). Selain itu, teknotogi lnformasi juga membantu merubah proses bisnis (O' Brien , 1996). Aplikasi teknologi informasi digunakan untuk mendukung aktivitas utama dan aktivitas penunjang datam organisasi. Pada aktivitas utama, teknologi informasi digunakan dalam proses otomatisasi pergudangan untuk membantu menyimpan bahan-bahan yang masuk di perusahaan, misalnya aplikasi Computer Aided Manufacturing (CAM) bertujuan untuk membantu proses produksi. Pada aktivitas penyimpanan barang jadi dan pengiriman, aplikasi System on Line Order Entry berfungsi mengatasi pengiriman barang untuk memenuhi pesanan petanggan. Decision Support Systems (DSS) dapat digunakan untuk menganalisis kondisi pasar potensiat pada aktivitas pemasaran dan penjuatan. Sedangkan Diagnostic Expert System digunakan untuk membantu memperbaiki pelayanan pada pelanggan pada aktivitas pelayanan. pada aktivitas penunjang, teknologi informasi seperti automated office system, digunakan untuk membantu aktivitas manajemen dan pelayanan administratif seperti penggunaan e-mail, word processing, dan database management sistem. Employee Skill Database System, digunakan untuk membantu aktivitas manajemen sumber daya manusia, untuk menempatkan dan menugaskan karyawan pada posisi dan pada proyek-proyek penting, teknologi ini dikenal dengan nama system informasi SDM (Human Resources Information System / HRlS). Computer Aided Design (CAD), digunakan untuk membantu aktivitas mengotomatisasikan disain produk dan berbagai pemrosesan sebagai bagian dari pengembangan teknologi informasi. Electronic Data lnterchange (EDl) system, digunakan untuk membantu memperbaiki perolehan sumber daya dengan
22
menyajikan telekomunikasi yang menghubungkan antara perusahaan, suppliers, bahkan pelanggan (Anatan dan Lena, 2008). Perkembangan teknologi informasi disatu sisi memang menguntungkan tetapi disisi lain dapat menimbulkan beberapa masatah karena adopsi teknologi informasi diperlukan biaya yang tinggi, pengetahuan dan kemampuan teknis, selain itu sistem dan teknologi informasi dapat diterima oteh orang-orang yang menggunakannya. Jika perkembangan teknologi informasi tidak diterima, maka dapat menimbulkan perilaku yang tidak diharapkan yaitu adanya resistance to change (penolakan terhadap perubahan). Selain itu, kejahatan-kejahatan teknotogi informasi, misalnya pencurian data perusahaan dapat mengakibatkan kelangsungan hidup perusahaan terancam (Turban et al., 2004) Berbagai permasalahan tersebut dapat diatasi dengan melakukan komunikasi, program pembetajaran, melibatkan karyawan atau individu, penerapan peraturan dan prosedur-prosedur yang baru (Turban et al., 2004). Dilain pihak usaha meningkatkan investasi teknologi informasi harus didukung untuk menunjang kesuksesan perusahaan melalui peningkatan kinerja perusahaan. III. TEKNOLOGI INFORMASI DALAM SUPPLY CHAIN Supply chain yang kadang disebut sebagai jejaring logistik (logistics network), terdiri dari para pemasok (suppliers), pusat-pusat manufaktur, warehouses, pusat-pusat distribusi, dan penjual retail dimana bahan baku, work-inprocess dan produk jadi mengalir dari satu fasilitas ke fasilitas yang lain (Lin et al., 2006). Sebuah supply chain dikembangkan, karena keinginan satu atau beberapa pihak yang terlibat baik langsung maupun tidak langsung untuk memenuhi keinginan permintaan dari para konsumen dan merupakan kesatuan yang saling membutuhkan dengan cara kerja sama (Hult et al., 2007). Supply chain dapat terdiri tidak hanya manufaktur atau produsen dan supplier, tetapi termasuk juga material para penyalur, fasilitas produksi, pusat distribusi dan pelanggan (Fox et al., 2000). Teknologi informasi memberikan suatu kerangka kerja untuk kerjasama antar mitra bisnis melalui media elektronik baik maupun komunikasi, sehingga dapat memberikan manfaat datam meningkatkan keunggulan kompetitif, menurunkan biaya operasional, dan mencapai kerjasama dan koordinasi yang lebih baik diantara mitra bisnis dalam rantai pasokan. Pengembangan sistem informasi interorganisasional telah menggeser peran teknologi informasi dari senjata kompetitif menjadi senjata untuk mencapai kerjasama yang baik (Lee at al., 1997). Oleh karena itu implementasi teknologi informasi sangat penting untuk memfasilitasi pertukaran informasi dalam aliran informasi baik dalam hal penjadwalan, produksi, perkiraan permintaan, maupun perkiraan penjualan. Teknologi informasi merupakan media yang berperan penting dalam penciptaan nilai dalam jejaring bisnis (Upton dan Mc. Affe, 1996; Anatan dan Lena, 2008). Transaksi dalam kemitraan bisnis mencakup pertukaran informasi baik antara pemasok, penjual maupun distributor yang mencakup manajemen pemesanan, persediaan dan sharing document. Teknologi informasi menjadi tulang punggung proses pendistribusian informasi dari satu pihak ke pihak lain dalam implementasi manajemen rantai pasokan seperti dijelaskan melalui Gambar 1. Aplikasi teknologi informasi dalam
23
manajemen rantai pasokan meliputi internet, intranet, dan ekstranet (Turban et al., 2004). lnternet merupakan jaringan komputer global yang terdiri atas beberapa sub jaringan yang ada diseluruh dunia yang dapat diakes oleh siapapun, dimanapun dan kapanpun.
Gambar 3.1. Proses Pendistribusian Informasi lnternet menjadi suatu sarana informasi milik umum (public domain facilities). Bagi perusahaan terutama yang terlibat datam rantai pasokan internet bermanfaat sebagai media untuk menjalin hubungan dengan para pelanggan pada berbagai lapisan masyarakat. Melalui internet perusahaan memperoleh keuntungan, yaitu memperluas cakupan pasar dan meningkatkan kualitas potensi petanggan bagi perusahaan. lntranet merupakan jaringan yang menghubungkan seluruh karyawan dalam suatu perusahaan tanpa mengenal batas geografis. Aplikasi intranet datam suatu perusahaan memiliki manfaat untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi. Misalnya, suatu perusahaan dengan kantor pusat di Jakarta dan memiliki kantor-kantor cabang di Surabaya, Yogyakarta, Semarang dan Bandung tergabung dalam satu jaringan komputer dibawah aplikasi intranet. Ekstranet merupakan jaringan komputer yang menghubungkan sistem jaringan perusahaan (intranet misalnya) dengan sistem jaringan mitra bisnisnya (pemasok dan vendor). Dengan mengadopsi sistem ekstranet perusahaan dapat memperoleh keuntungan yaitu mempercepat proses pengadaan suatu barang dan menurunkan biaya-biaya yang tidak diperlukan seperti biaya penyimpanan dan biaya transportasi. Aplikasi ekstranet, internet, maupun intranet dapat mempermudah perusahaan dalam menciptakan dan mendistribusikan informasi ke pihak-pihak lain tanpa batasan wilayah geografis. Berkembangnya teknologi informasi yang pesat memberikan banyak peluang bagi terselenggaranya aktivitas bisnis terutama yang berbasis etektronik misalnya, e-commerce, e-customer dan e-market yang merupakan manifestasi ideide bisnis dalam perekonomian digital (Turban et al., 2004). Salah satu bentuk
24
manifestasi aplikasi teknologi informasi dalam manajemen rantai pasokan adalah munculnya konsep e-supply chain management. Strategi e-SCM merupakan konsep manajemen dimana pemanfaatan intenet dan teknologi informasi dalam perusahaan diimplementasikan untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, khususnya datam hal sistem pemasokan bahan-bahan dan sumber daya yang dibutuhkan dalam proses produksi. Aplikasi e-SCM memerlukan manajemen informasi, kepercayaan antar mitra bisnis dan masalah pengambilan keputusan dalam manajemen rantai pasokan (Williamson et al., 2004). Manajemen informasi harus memperhatikan kapan waktu yang tepat, informasi relevan apa yang harus dimiliki dan seberapa detail informasi yang dibutuhkan. Selain itu, aspek pengambilan keputusan dan kepercayaan antar mitra bisnis sangat diperlukan, karena kerjasama berbasis teknologi informasi bukanlah kerjasama dan transaksi bisnis secara fisik. Untuk mencapai kesuksesan kerjasama berbasis teknologi informasi, perusahaan harus memiliki kepercayaan dan keyakinan bahwa retasi antar mitra bisnis mereka merupakan aset strategis perusahaan yang harus dibina dengan serius (Kothandarama dan Wilson, 2001). Dalam kondisi ini, kepercayaan dan sikap profesionalisme harus dijaga dengan baik untuk menghasilkan kinerja yang saling menguntungkan antar berbagai pihak (win-win solution). IV. TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI FASILITATOR DALAM SCM Supply chain management (SCM) pertama kali dikemukakan oleh Oliver & Weber pada tahun 1982 (Oliver & Weber, 1982; Lambert et al. 1998). Kalau supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam mengelola bahan baku, memproduksi barang, dan menginformasikan aliran bahan baku ke supplier, dan mengirimkannya ke pemakai akhir (Thomas and Griffin, 1996), SCM adalah metode, alat, atau pendekataan pengelolaanya. Sedangkan Williamson et al. (2004) mendefinisikan SCM sebagai manajemen rantai pasokan atau manajemen organisasi yang saling berkaitan dan saling berintegrasi satu sama lain baik dengan konsumen maupun pemasok dalam suatu proses untuk menghasilkan nilai produk dan jasa bagi konsumen. Supply chain management merupakan wujud implementasi strategi sistem jejaring bisnis dalam membangun hubungan antar perusahaan yang berbasis pada koordinasi. Dua alasan utama dibangunnya hubungan antar perusahaan dalam suatu jejaring bisnis berbasis koordinasi adalah: 1. Untuk menghadapi perbedaan atau ketidaksesuaian antar produk dalam jejaring bisnis yang berbeda yang mempengaruhi konsumen dan untuk melengkapi sistem bersaing satu sama lain. Peningkatan persaingan antara standar dan implementasi kesuksesan menentukan kesuksesan kemitraan tersebut. 2. Untuk meningkatkan efisiensi pemasok dalam mengembangkan strategi yang efektif sehingga tidak berdampak negatif pada kualitas dan reliabilitas produk. Penciptaan nilai dalam jejaring bisnis dapat mencapai kesuksesan jika ada koordinasi antar semua pihak yang terlibat dalam kemitraan. Koordinasi antar pihak dalam suatu mata rantai pasokan sangat diperlukan khususnya datam kegiatan pengelolaan aliran entitas antar perusahaan yang bekerjasama datam suatu jejaring bisnis (Anatan dan Lena , 2008).
25
Aliran entitas yang harus dikelola dengan baik dalam suatu perusahaan meliputi aliran produk dan jasa, aliran uang, dan aliran dokumen. Esensi pengelolaan ketiga aliran entitas tersebut terletak pada pengelolaan data dan informasi perusahaan yang melekat pada masing-masing entitas yang berasal dari hulu menuju hilir rantai pasokan, sehingga manajemen atau pengelolaan data dan informasi harus saling berhubungan dan terintegrasi dengan baik. Setiap perusahaan yang terlibat dalam rangkaian rantai pasokan tersebut harus saling berkolaborasi dalam suatu kemitraan strategik dengan menghubungkan sistem masing-masing sehingga tercipta sistem korporat terpadu (Boubekri, 2001). Sistem informasi interorganisasional merupakan sebuah sistem yang terdiri dari berbagai komponen data, aplikasi, dan teknologi yang saling berkaitan untuk mendukung kebutuhan informasi perusahaan. lntegrasi proses bisnis dipertukan untuk mendukung koordinasi jangka panjang dan kemampuan untuk bersaing dalam persaingan (Power et al., 2001). Pentingnya integrasi antar mitra bisnis datam suatu rantai pasokan dikemukakan oleh Speakman et al. (1998) dalam Kim dan Narasimhan (2000) yang menyarankan suatu model bisnis yang lebih terintegrasi dan kolaboratif dengan pendelegasian proses-proses inti dalam bisnis. Pengintegrasian ini diharapkan seperti memberikan keunggulan kompetitif dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan dalam rantai pasokan. D'Amours et al. (1996) mengemukakan bahwa teknologi informasi (Tl) dan sistem-sistem yang terkait telah menstransformasi cara perusahaan dalam menggunakan rantai pasokan, sehingga memberikan perbedaan dalam prioritas kompetitif. Menurutnya, persaingan akan berubah, tidak lagi perusahaan bersaing dengan perusahaan tetapi rantai pasokan bersaing dengan rantai pasokan. Hal ini memberikan tantangan yang menarik ketika perusahaan mengintegrasikan sistem rantai pasokan intraorganisasional maupun interorganisasional. Dalam persaingan bisnis saat ini, perusahaan tidak lagi dipandang sebagai suatu perusahaan secara individu melainkan sekumpulan partner dalam perdagangan yang melakukan kontrak dengan perusahaan, perusahaan logistik, dan organisasi distribusi. Untuk tetap bertahan hidup dalam persaingan saat ini, integrasi proses bisnis secara komprehensif baik dalam aplikasi intra maupun interorganisasional dapat diperlukan untuk mendukung koordinasi jangka panjang, pertumbuhan, dan kemampuan untuk bersaing dalam persaingan (Anatan dan Lena, 2008). Peningkatan integrasi otomatisasi proses bisnis akan membawa dampak pada pengurangan tugas manual. Demikian juga infrastruktur teknologi informasi yang terintegrasi akan menurunkan biaya terkait dengan biaya pemeliharaan, manajemen, operasional dan mendukung pencapaian keunggulan kompetitif melalui perbaikan real time respon. Teknologi Electronic Data lnterchange (EDI) telah diaplikasikan sebagai suatu alat yang memfokuskan pada upaya untuk rnemperbaiki proses otomatisasi proses bisnis dan rantai pasok antar perusahaan. Dalam perkembangannya, teknologi EDl, digantikan oleh teknologi enterprise resources planning (ERP) sebagai suatu pendekatan terintegrasi dalam integrasi sistem. Meskipun banyak keuntungan dan manfaat dari penggunaan EDl, peningkatan perkembangan persaingan dan lingkungan bisnis, mereka beralih dalam penggunaan internet karena adanya keterbatasan teknologi EDl. Keterbatasan tersebut diantaranya adalah biaya tinggi dan tidak fleksibel. Dilain pihak sistem ERP memberikan dukungan proses generik
26
yang dapat mengintegrasikan rantai pasokan. Pada level intraorganisasional, integrasi dapat dicapai dengan lebih mudah, jika perusahaan mengadopsi sistem ERP karena sistem ini memberikan perbaikan, kepuasan konsumen dan meningkatkan produktivitas.
DAFTAR PUSTAKA Anatan, L. dan Lena E. 2008. Supply Chain Management. Teori dan Aplikasi. Penerbit Alfabeta. Bandung Bouberki, N. 2001. Technology enablers for Supply Chain Management. Integrated Manufacturing System, 16 (20). pp. 394-399 Chen, I. J., Paulraj, A. dan Lado, A. A. 2004. Strategic Purchasing, Supply Management and Firm Performance. Journal Operations Management 22, pp.505 - 523. D'Amours, S., Montreuil, B., Lefrancois., 1999 . Networked Manufacturing: The Impact of Information Sharing. International Journal of Production Economics 58, pp. 63-79 Fox, M.S., M. Barbyceanu and R. Teigen, 2000. Agent-oriented supply chain management. International Journal of Flexible Manufactur System 1, pp. 165-188. Hult, G.T.M., D.J.K. Ketchen and M. Arrelti, 2007. Strategic supply chain management: Improving performance through a culture of competitiveness and knowledge development. Journal of Strategy Management 28, pp. 1035-1052. Kim, S.W. and Narasimhan, R. 2000. Information System Utilization in Supply Chain Integration efforts. International Journal of Production Research. 40 (18). pp. 458-460. Konthadarama, P. and Wilson, D.T. 2001. The Future of Competition : Value Creating Networks. Industrial Marketing Management. Kotler, Philip, 2000. Marketing Management: Analysis, Planning, Implementation and Control. Prentice Hall Int, Inc., Millenium Edition, Englewood Cliffs, New Jersey. Lambert, D. M. dan Cooper, M. C. 1998. Issues in supply chain management. Journal Industrial Marketing Management 29 (1), pp. 65-83. Laundon, Kenneth C. 1994. Management Information System : Organization and Technology. Third Edition. Mc Milan College Publishing Company. Inch. Nerw York. Lee HL, Padmanabhan V, and Whang S .1997. Information Distortion in a Supply Chain: The Bullwhip Effect. Journal Manage Science 43, pp. 546-558 Lee HL, Padmanabhan V, and Whang S .2000. Information Distortion in a Supply Chain: The Bullwhip Effect. Journal Manage Science 43, pp. 546-558 Lin, C., T.H. Chiu and Y.H. Tseng, 2006. Agility evaluation using fuzzy logic. International Journal of Production Economics 1, pp. 353-368. O’Brien, JA. 1996. Management Information Systems, Managing for Information Technology in the Networked Enterprise, Third Edition. Richard D. Irwin. Company.
27
Spekman, R.E., Kamauff, J.W.,dan Salmond, D. J. 1999. Towards More Effective Sourcing and Supplier Management. European Journal of Purchasing & Supply Management 5, pp. 103 - 116. Thomas D J, Griffin P M. 1996. Coordinated supply chain management. European Journal of Operation Research, Vol. 94, No.1, pp. 1-15. Williamson, E., Harrison, D.K., Jordan, M. 2004. Information Systems Development within Supply Chain management. International Journal of Information Management 24, pp. 375-385
28
