RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-KATALOG PENGADAAN MOBIL INSTANSI PEMERINTAH Budi Chandra Dekaralos, Khakim Ghozali, Mudjahidin, Nisfu Asrul Sani Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus Keputih, Sukolilo, Surabaya 60111 E-mail:
[email protected]
Abstract The procurement of goods and services in the government agency already done through internet right now, commonly known as Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) which placed in the work unit Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Currently SPSE only based on the principle of an auction in general, while there are some procurement goods that if done by using direct purchase method will be faster and more effectively. Therefore required an e-purchasing system that handles the direct purchase of goods and services needs of government. However e-purchasing system is not able to stand alone, this system requires an e-catalog system that will contain the catalog(specifications) of goods displayed in e-purchasing. Besides having a function as catalog data management system, e-catalogs also have function as data distribution system to every e-purchasing in each LPSE. In this information system E-Catalog documentation process using standard template of ReadySET. As for the stages are documented in the standard template of ReadySET are literature studies and identified issues, analyze user needs and minimum requirements of application, system design, and testing and evaluation. Abstrak Sekarang ini pengadaan barang dan jasa pemerintah sudah dilakukan melalui media internet yang lazim disebut Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang ada di unit kerja Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) . SPSE yang ada saat ini hanya berdasarkan prinsip lelang pada umumnya, sedangkan ada beberapa barang yang jika dilakukan dengan metode pembelian langsung akan lebih cepat dan lebih efektif. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem e-purchasing yang menangani pembelian langsung barang dan jasa pemerintah.Akan tetapi sistem e-purchasing ini tidak dapat berdiri sendiri, sistem ini memerlukan suatu sistem e-katalog yang nantinya berisikan katalog (spesifikasi) dari barang yang ditampilkan dalam e-purchasing. Untuk membangun sistem informasi e-katalog ini maka tahapan yang dilaksanakan yaitu studi literatur, identifikasi permasalahan, analisa kebutuhan pengguna, analisa kebutuhan aplikasi, desain sistem informasi, pembuatan aplikasi, ujicoba dan evaluasi.Bahasa pemrograman yang dipergunakan adalah Java dan database yang dipergunakan adalah PostgreSQL. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini ada dua. Hasil yang pertama adalah dokumentasi seluruh tahap pengembangan dengan mempergunakan standar Ready Set. Hasil yang kedua adalah sebuah sistem informasi e-katalog pengadaan mobil instansi pemerintah. Sistem informasi e-katalog ini memiliki fungsi sebagai sistem pengolahan data katalog. E-katalog yang berada di pusat juga berfungsi sebagai sistem pendistribusian data ke setiap e-purchasing yang ada di masing-masing LPSE. E-katalog ini juga memiliki fasilitas pengelolaan data katalog, persetujuan dealer, pengelolaan periode perubahan data katalog, pengelolaan periode masa berlaku HET dan pengelolan data ATPM. Kata kunci: e-katalog, rancang bangun sistem informasi, pengadaan mobil 1. PENDAHULUAN
fasilitas sistem pengadaan secara elektronik yang telah tersebar di unit-unit kerja layanan pengadaan secara elektronik di seluruh Indonesia sehingga proses Pengadaan barang/jasa tidak dilakukan secara manual dan mudah dipantau karena ada pengarsipan dokumen pengadaan barang/jasa yang jelas. Meskipun demikian, panitia pengadaan barang/jasa (PP) sering mendapatkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan mereka terutama dalam spesifikasi barang.
Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Pasal 1 Pengadaan barang/jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Pengadaan barang/jasa saat ini sudah terjadi secara online dimana terdapat
176
Dekalaros dkk., Rancang Bangun Sistem Informasi e-katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah Secara umum, pengadaan di pemerintah dan swasta dapat dikelompokkan menjadi sepuluh kategori yaitu Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, Pelelangan Sederhana, Pemilihan Langsung, Seleksi Umum, Seleksi Sederhana, Sayembara, Kontes, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung
tribusikan ke e-purchasing yang ada di daerahdaerah tertentu sehingga e-purchasing tidak perlu mengakses katalog langsung di server ekatalog. Gambar 1 merupakan penjelasan umum e-katalog yang menunjukkan hubungan antara INAPROC (portal pengadaan nasional), LKPP (lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah), LPSE, dealer yang hendak mengikuti LPSE dan panitia yang masing-masing bertanggung jawab untuk LPSE. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah metode waterfall yang terdiri dari lima tahapan yaitu analisa kebutuhan, desain sistem, penulisan kode program, pengujian program, dan penerapan program. Tahap selanjutnya akan didokumentasikan menggunakan standart ReadySet dengan metode UPM (unified process model) yang terdiri dari empat tahapan yaitu tahap awal (inception), tahap perluasan (elaboration), tahap kostruksi (construction), dan tahap transisi (transition). Dengan adanya rancang bangun sistem informasi e-katalog, diharapkan menghasilkan aplikasi yang mampu untuk menangani masalah yang ada sekarang.
SPSE saat ini hanya mampu melakukan pengadaan dengan sistem tender/lelang. Sedangkan sebagian Pengadaan barang/jasa lebih efisien dan cepat jika dilakukan dengan sistem pembelian langsung (e-purchasing), dimana PP bisa mengetahui secara langsung spesifikasi barang yang diinginkan.Pada pembelian langsung, PP membeli langsung ke penyedia jasa berdasarkan spesifikasi dan harga tertentu. Jika PP tidak memiliki informasi yang cukup tentang penyedia dan barang yang ditawarkan, maka penyedia dapat mengarahkan pengguna sehingga dapat terjadi pembelian yang terlalu mahal. Untuk menghindari hal tersebut dalam pembelian langsung, maka diperlukan informasi yang banyak dan jelas tentang barang/jasa yang disediakan oleh semua penyedia. Pada kasus pengadaan di sebuah instansi, diperlukan adanya katalog yang menyimpan data barang/jasa dari semua penyedia agar pengguna dapat mencari dan membandingkan harga sesuai dengan spesifikasi.Lebih dari itu, untuk terbentuknya katalog barang/jasa tersebut perlu adanya standarisasi barang/jasa beserta kategorisasinya.
2. METODOLOGI Untuk membuat penelitian ini terdiri dari beberapa pengembangan metode, yaitu pengembangan UPM dan penggunaan ready set. 2.1 Metode Pengembangan UPM Proses pengambangan merupakan suatu aktifitas yang diperlukan untuk mengubah kebutuhan pengguna (user requirements) menjadi sebuah sistem perangkat lunak. Unified process model (UML) menyediakan teknologi yang diperlukan untuk mendukung praktek rekayasa perangkat lunak berorientasi obyek, tetapi tidak memberikan kerangka proses untuk memandu tim proyek dalam aplikasi teknologi.
Selain masalah diatas, terdapat masalah lainnya mengenai pengaksesan data katalog itu sendiri. Infrastruktur IT di Indonesia yang ada saat ini masih sangat terbatas dan mahal, untuk koneksi sebesar 1Mbps diperlukan dana hingga100 juta rupiah pertahun. Oleh karena keterbatasan inilah nantinya data katalog yang terpusat akan didis-
Gambar 1. Ilustrasi hubungan e-katalog dan e-purchasing
177
Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 3, September 2012, hlm 176-182 Selama beberapa tahun berikutnya, Jacobson, Rumbaugh, dan Booch mengembangkan proses unified, kerangka untuk rekayasa perangkat lunak berorientasi objek menggunakan UML. Saat ini, proses terpadu dan UML yang banyak digunakan pada proyek object oriented (OO) dari segala jenis. Model, berulang tambahan diusulkan oleh UP dapat dan harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan proyek tertentu (Ivar Jacobson, 2001)
Pembuatan aplikasi ini akan menggunakan bahasa pemrograman web Java dan database PostgreSQL. Selama komponen dimplementasikan, tes unit mulai didesain dan dieksekusi untuk masing-masingn unit. Integrasi (penggabungan komponen dan pengetesan terintegrasi) juga dilakukan. Transition Phase Fase proyek akhir ini adalah transisi. Yang dilakukan pada tahap ini adalah membuat apa yang dimodelkan menjadi suatu produk jadi. Tahap transition ini merupakan tahap evaluasi atas kinerja sistem kita yang merupakan masa transisi setelah pemakaian sistem. Perangkat lunak akan diberikan kepada user untuk diuji dan meminta feed back dari user. Saran atau masukan yang diterima dari rilis awal dapat mengaki-batkan perbaikan lebih lanjut yang akan dilakukan selama tahap transisi. Akan tetapi dalam penelitian ini tidak sampai diimplementasikan sehingga pada tahap ini hanya akan dihasilkan panduan instalasi dan penggunaan software yang telah dibuat untuk mempermudah pengguna menjalankan software.
Inception Phase Inception phase meliputi 2 tahap yaitu costumer communication dan planning activities. Pada tahap costumer communication dilakukan Kolaborasi dengan pelanggan dan user, mengidentifikasi business requirement dan membuat arsitektur kasar untuk sistem yang diusulkan. Dengan business requirement akan menggambarkan fitur dan fungsi apa yang diinginkan oleh masing-masing pengguna. Secara umum dengan menggunakan use case akan mendeskripsikan tindakan yang dapat dilakukan oleh user. Sedangkan pada tahap planning yang dilakukan adalah mengidentifikasi resiko dan menyusun schedule sebagai dasar dalam tahap pengembangan perangkat lunak.
Production Phase Tahap produksi unified process (UP) bertepatan dengan aktivitas deployment dari tujuan generik. Selama fase ini, penggunaan yang sedang berjalan dari software ini dimonitor, dukungan untuk lingkungan operasi (infrastruktur) yang disediakan, dan laporan kerusakan dan permintaan untuk perubahan yang diajukan dan dievaluasi. Akan tetapi karena penelitian ini tidak sampai pada tahap implementasi aplikasi maka tahap production phase tidak digunakan.
Elaboration Phase Tahap elaborasi merupakan tahapan perluasan dan pengembangan representasi arsitektur dari tahap inception untuk menghasilkan produk disertai dengan spesifikasi kebutuhan sistem yang terperinci dan menghasilkan deskripsi arsitektural dan desain awal. Tahap elaboration bertujuan untuk menjabarkan kinerja sistem. Construction Phase Tahap construction ini merupakan tahap implementasi pembuatan aplikasi dari design yang sudah dibuat di tahap elaboration. Semua fitur dan fungsi yang sudah teridentifikasi akan diimplemen-tasikan ke dalam source code.
Gambar 2 Proses Pengembangan Perangkat Lunak
178
Dekalaros dkk., Rancang Bangun Sistem Informasi e-katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah Gambar 3 Unified Proces Model
2.2 ReadySET ReadySET juga merupakan template opensource yang dikembangkan oleh Jason Robbins. ReadySET juga berfungsi untuk memproduksi dan memelihara sebuah perpustakaan yang mana berisi tentang beberapa dokumen template dalam pengerjaan software yang bisa digunakan lagi secara terus menerus. Versi terbaru dari ReadySet adalah versi 0.9.3 dan dapat dilihat dan diunduh pada situs readyset. Dari ke-empat tahapan metode yang digunakan oleh ReadySET mengacu pada proses pendokumentasian oleh ReadySET itu sendiri. Pemetaan ReadySET dapat dilihat pada Gambar 4.
3.3 Aktor dalam Sistem Terdapat dua pelaku atau aktor yang berperan penting dalam kelancaran penggunaan sistem informasi e-katalog pengadaan mobil instansi pemerintah yaitu: administrator (Staff IT LKPP) dan ATPM (Staff IT ATPM) 3.4 Analisa Kebutuhan Sistem Dengan mengacu pada template ReadySET, maka disusunlah analisa kebutuhan sebagai berikut: a. Use case Diperlukan pengelompokan use case berdasarkan area fungsi, stakeholder, prioritas pengerjaan, dan bisnis “objek dan aktor”. Contoh use case berdasarkan bisnis objek dan aktor dapat dilihat pada tabel 1. Sedangkan gambar potongan use case diagramnya dapat dilihat pada gambar 5. b. Spesifikasi User Dalam spesifikasi user diperlukan pengelompokan berdasarkan prioritas pengerjaan, tingkat resiko, dan area fungsi c. Kebutuhan Fungsional, Non-fungsional dan Lingkungan Dibutuhkan klasifikasi menurut kebutuhan fungsional, non-fungsional, dan lingkungan
3. HASIL dan PEMBAHASAN Analisis dan desain sistem meliputi dua rangkaian proses, yang pertama yaitu proses pelelangan umum, proses distribusi penggunaan data e-katalog, dan selanjutnya adalah aktor dalam sistem. 3.1 Proses Pelelangan Umum. Proses pelelangan umum yang ada sekarang di SPSE dimulai dengan pengumuman adanya lelang oleh PPK (pejabat pembuat komitmen) dari lelang yang bersangkutan di dalam LPSE yang ada di wilayah PPK tersebut. Penyedia barang/jasa yang berminat terhadap paket lelang yang ditawarkan mendaftar ke dalam paket tersebut. Selanjutnya penyedia barang/jasa mengambil dokumen terkait dengan paket lelang tersebut. Selanjutnya penyedia barang/jasa yang sudah mendaftarkan diri berhak untuk melakukan penawaran terhadap lelang yang diikuti. Setelah batas waktu proses penawaran berakhir maka penyedia barang/jasa yang belum memasukkan dokumen penawarannya dianggap gugur. Selanjutnya PPK melakukan evaluasi penawaran secara offline. Setelah didapatkan pemenang dari lelang tersebut SPSE secara otomatis akan menampilkan informasi pengumuman pemenang lelang yang dimaksud, dan juga mengirim informasi ini melalui email kepada seluruh peserta paket lelang tersebut.
3.5 Kebutuhan Hardware dan Sistem Kebutuhan lingkungan yang dapat membantu kinerja sistem ini antara lain terdiri dari kebutuhan hardware dan software. Kebutuhan Hardware Kebutuhan hardware dari sistem ini meliputi spesifikasi dari komputer server dan komputer klien.A dapun spesifikasi hardware adalah sebagai berikut. Untuk server minimal dengan server kelas low entry. Dengan spesifikasi sebagai berikut A. Spesifikasi komputer server low entry • Processor Dual Core • Memory 4 GB • HD 300 GB • LAN Card dan koneksi internet
3.2 Proses distribusi penggunaan data ekatalog. Data e-katalog yang akan menjadi dukungan utama untuk sistem e-purchasing akan berada di database pusat LKPP. Sistem e-purchasing nantinya memiliki database katalog yang berada di lokal server LPSE tersebut. Nantinya sistem e-katalog bertugas untuk mendistribusikan data dari database katalog di pusat ke setiap database yang berada di daerah. Hal ini dilakukan agar memudahkan perbaikan/ perubahan data katalog yang digunakan oleh e-purchasing
179
Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 3, September 2012, hlm 176-182 skenario uji coba pertama yang dilakukan untuk menguji sistem yaitu menambahkan data katalog. Dalam skenario ini aktor yang berperan langsung adalah ATPM.Adapun peran aktor tersebut sesuai dengan fungsi hak akses aktor. Dalam uji coba kali ini akan dijelaskan pula detail langkah ujicoba sistem. Setelah diadakan uji coba akan dilakukan evaluasi terhadap fungsi dalam menambahkan data katalog apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan skenario uji coba ini adalah sebagai berikut; 1. Pilih menu “Tambah katalog” 2. Akan muncul form penambahan data katalog seperti yang ditunjukkan pada gambar 5. 3. Untuk memasukkan data katalog harus mengisi field yang tersedia dengan data katalog. Data Katalog • Klasifikasi Kendaraan : Sedan • Tipe Mobil : City S M/T • Tipe Bahan Bakar : Bensin • Kapasitas Mesin : 1500 • Spesifikasi Teknis :• Upload Gambar :4. Tekan tombol “Simpan” untuk menambah data katalog. 5. Data katalog yang baru ditambahkan akan muncul dalam daftar katalog.
Gambar 4 Peta Dokumen ReadySET
B. Spesifikasi komputer client • Pentium IV 1.6 GHz • 512 Mb DDR1 • HD 40 GB • LAN Card dan koneksi internet Kebutuhan Software Kebutuhan sistem yang nantinya membantu kinerja dari Sistem Informasi E-Katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah adalah sebagai berikut: A. Aplikasi yang harus terdapat di server • OS Linux varian Debian. • PostgreSQL yang berfungsi sebagai database • Tomcat Apache yang berfungsi sebagai server • Maven sebagai builder dari library yang digunakan. B. Aplikasi yang harus terdapat di client • Web browser seperti firefox, chrome dan lain-lain. 3.6 Desain sistem informasi Ada beberapa desain yang dihasilkan dalam penelitian ini yaitu desain database, desain class diagram, desain antar muka, desain sequential diagram, desain activity diagram. Desain database dapat dilihat pada tabel 2. 3.7 Uji Coba dan Evaluasi Pada bagian ini akan diuraikan dua bagian. Bagian pertama mengenai uji coba dan validasi, bagian kedua mengenai Evaluasi. Skenario uji coba disusun berdasarkan beberapa use case yang telah dibuat pada tahap desain. Skenario terdiri dari 2 bagian yaitu : • Overview • Langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan use case yang akan diuji. Langkah-langkah tersebut akan dilaksana-kan dan hasilnya akan digambarkan. Berdasarkan hasil pelaksanaan skenario akan dilakukan evaluasi. Berikut salah satu contoh berupa skenario uji coba menambah data catalog. Berisi tentang
Gambar 5. Form Tambah Data Katalog
Tabel 1. Use Case by Business Object and Actor untuk pengelolaan catalog
Administrator UC-01.01 Masuk Akun UC-01.02 Keluar UC-01.03 Penjadwalan Webservice UC-01.04 Distribusi data Katalog UC-03.01 Lihat Daftar Katalog UC-03.03 Lihat Detail Katalog UC-03.06 Lihat Daftar HET
ATPM UC-01.01 Masuk Akun UC-01.02 Keluar UC-03.01 Lihat Daftar Katalog UC-03.02 Tambah Katalog UC-03.03 Lihat Detail Katalog UC-03.04 Rubah Detail Katalog UC-03.05 Hapus Katalog UC-03.06 Lihat Daftar HET
180
Dekalaros dkk., Rancang Bangun Sistem Informasi e-katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah UC-03.07 Tambah HET Katalog UC-03.08 Rubah HET Katalog UC-03.09 Hapus HET Katalog Tabel 2. Desain Umum Database
Nama Tabel Blob_table History_kat_penawaran History_kat_permintaan Kabupaten Kat_evaluasi Kat_het Kat_izin Kat_kendaraan Kat_klas_kendaraan Kat_merk_mobil Kat_penawaran Kat_periode_het Kat_permintaan Panitia Pegawai Propinsi Rekanan Satuan_kerja
Keterangan Tabel untuk menyimpan master data gambar Tabel untuk menyimpan data riwayat penawaran oleh dealer Tabel untuk menyimpan data riwayat penawaran oleh satuan kerja Tabel untuk menyimpan master data Kota/Kabupaten di Propinsi tersebut Tabel untuk menyimpan data evaluasi permintaan dan penawaran Tabel untuk menyimpan data HET tiap catalog Tabel untuk menyimpan data izin dari dealer untuk menjadi penyedia jasa Tabel untuk menyimpan data katalog yang diisikan oleh ATPM Tabel untuk menyimpan data katalog yang diisikan oleh ATPM Tabel untuk menyimpan data merk kendaraan Tabel untuk menyimpan data penawaran yang masuk Tabel untuk menyimpan data periode het Tabel untuk menyimpan data permintaan Tabel untuk menyimpan data panitia Tabel untuk menyimpan data pegawai yang menjadi Satuan Kerja Tabel untuk menyimpan master data propinsi Tabel untuk menyimpan data rekanan (ATPM dan dealer) Tabel untuk menyimpan data satuan kerja
Tabel 3 Skenario Uji Coba Menambah Data Katalog
Id Use case Nama Use Case Aktor yang terlibat Deskripsi Tujuan Kondisi Awal Kondisi Akhir
UC – 03.02 Tambah Katalog ATPM Test case ini digunakan untuk mengetahui perilaku sistem dalam menambahkan data katalog Untuk mengetahui apakah fungsi menambah data katalog sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna Aktor telah masuk kedalam aplikasi e-katalog Daftar katalog barang yang sudah mengalami proses penambahan, perubahan maupun penghapusan.
181
Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 3, September 2012, hlm 176-182 Gambar 6. Potongan use case diagram
3.8 Evaluasi Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan maka sistem informasi e-katalog telah memenuhi seluruh proses bisnis yang diperlukan untuk melaksanakan sebuah sistem e-katalog. Berikut ini adalah hasil evaluasi yang telah dilakukan: 1. Sistem Informasi ini memiliki fasilitas pengelolaan data katalog, persetujuan dealer, pengelolaan periode perubahan data katalog, pengelolaan periode masa berlaku HET dan pengelolan data ATPM. 2. Sistem informasi ini dapat berfungsi sebagai pusat pendistribusian data katalog yang nantinya digunakan untuk sistem informasi e-purchasing. 3. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk penyimpanan data katalog dari setiap ATPM ke dalam database.
ini dapat digunakan untuk penyimpanan data katalog dari setiap ATPM ke dalam database. 5. DAFTAR RUJUKAN Ivar Jacobson, Grady Booch, and James Rumbaugh, The Unified Software Development Process, Addison-Wesley JSP Group, 2012, What is JSP?, Available at: http://php.net Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/jasa Pemerintahan, Available at: http://lkpp.go.id Maven, What is Maven?, Available at: http://maven.apache.org/what-ismaven.html Pressman, Roger S. 1997. Software Engineering: A Practitioner’s Approach. The McGraw-Hill Companies, Inc. Quatrani T, 1999, Visual Modeling with Rational Rose 2000 and UML. Addison-Wesley Professional Readyset, 2004, Readyset Template. Available at:http://readyset.tigris.org/servlets/ Sommerville, I., 2007. “Software Enginering (Rekayasa Perangkat Lunak)” Scott, D.R.K. 2001, Applying use case driven object modelling with UML: An Annotated e-Commerce Example. Publisher Addison Wesley First Edition.
4. SIMPULAN dan SARAN Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir ini Sistem Informasi E-Katalog Pengadaan Mobil Instansi Pemerintah ini merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas pengelolaan data katalog, persetujuan dealer, pengelolaan periode perubahan data katalog, pengelolaan periode masa berlaku HET dan pengelolan data ATPM. Sistem informasi ini dapat berfungsi sebagai pusat pendistribusian data katalog yang nantinya digunakan untuk sistem informasi e-purchasing. Selain itu sistem
182
