RANCANG BANGUN MODUL SISTEM PENGAJUAN CUTI ONLINE PADA SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DI PT. COLLEGA INTI PRATAMA JAKARTA. Oleh NASWAN H

RANCANG BANGUN MODUL SISTEM PENGAJUAN CUTI ONLINE PADA SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DI PT. COLLEGA INTI PRATAMA JAKARTA

Oleh NASWAN H24101100

DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006

ABSTRAK Naswan. H24101100. Rancang Bangun Modul Sistem Pengajuan Cuti Online pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di PT. Collega Inti Pratama. Di bawah bimbingan Muhammad Syamsun. PT. Collega Inti Pratama Jakarta merupakan badan usaha yang berbentuk jasa konsultan yang menangani pengembangan Information Technology (IT) di beberapa bank, sebagian besar di Bank Pembangunan Daerah (BPD) hampir di seluruh Indonesia. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi internet dan pemanfaatannya, PT. Collega Inti Pratama Jakarta mengharuskan karyawan yang sedang melakukan pekerjaan dinas ke luar kota untuk tetap melakukan hubungan kerja meskipun secara jarak jauh, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas intranet pada website PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Salah satu pemanfaatan teknologi informasi yang dilakukan oleh perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta adalah dengan menggunakan sistem informasi sumber daya manusia melalui akses jaringan intranet untuk memberikan pelayanan terbaik bagi para karyawannya. Pada layanan tersebut terdapat beberapa modul diantaranya yaitu; perjalanan dinas online, permohonan cash advance online, dan reimbursement online. Sedangkan pengajuan cuti yang ada pada perusahaan tersebut masih dilakukan dengan cara manual dan hanya bisa dilakukan pada jam kerja atau dalam kantor PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Tujuan utama pelaksanaan penelitian tentang pengembangan sistem ini ialah untuk; (1) Mengkaji prosedur, operasi, dan sistem pengajuan cuti PT. Collega Inti Pratama Jakarta, (2) Melakukan rancang bangun sistem informasi yang mampu memperbaiki sistem lama dalam hal; pengisian formulir pengajuan cuti, laporan perizinan cuti, serta efektifitas dan efisiensi proses pengajuan cuti. Metode penelitian deskriptif yang dipilih untuk melakukan analisis adalah rapid structured prototyping (penggabungan antara System Development Life Cycle (SDLC) dan Prototyping). Prototipe sistem informasi yang diusulkan untuk menunjang proses pengajuan cuti ini diberi nama Sistem Pengajuan Cuti Online. Hasil dari rancang bangun sistem informasi untuk mendukung proses pengajuan cuti menunjukkan adanya efisiensi, antara lain; (1) Proses pemasukan data karyawan dan pengajuan cuti dapat langsung di-input dari komputer masingmasing, (2) Pembuatan laporan baik berupa data pribadi karyawan, data karyawan keseluruhan, data cuti pribadi karyawan, dan data cuti karyawan keseluruhan dapat dilakukan setiap saat, (3) Mengurangi pemakaian media faksimili untuk mengirim dan menerima formulir pengajuan cuti, dan (4) Mempercepat proses otorisasi pengajuan cuti karena data cuti karyawan mudah untuk dicari. Namun demikian karena prototype sistem masih berupa desain dasar tentang input, proses dan output dari sistem pengajuan cuti, oleh karenanya prototype masih perlu dikembangkan dan dilengkapi untuk mencakup; (1) Pengembangan sistem agar dapat digunakan secara bersama-sama (multi user), (2) Perlu diterapkannya security system secara berjenjang dengan tujuan untuk menjaga keamanan data dan validitas informasi, dan (3) Integrasi sistem pengajuan cuti online dengan sistem lain masih memerlukan interface lain, agar keluaran text file dari sistem pengajuan cuti online dapat digunakan sebagai masukan bagi sistem lain.

RANCANG BANGUN MODUL SISTEM PENGAJUAN CUTI ONLINE PADA SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DI PT. COLLEGA INTI PRATAMA JAKARTA

SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor

Oleh NASWAN H24101100

DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006

INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN RANCANG BANGUN MODUL SISTEM PENGAJUAN CUTI ONLINE PADA SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DI PT. COLLEGA INTI PRATAMA JAKARTA SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor

Oleh NASWAN H24101100 Menyetujui,

September 2006

Dr. Ir. Muhammad Syamsun M.Sc. Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc. Ketua Departemen

Tanggal Ujian: 2 September 2006

Tanggal Lulus:

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 6 Maret 1982. Penulis merupakan anak ketiga dari tujuh bersaudara dari pasangan ayahanda H. Romli HM dengan Upinah (Alm). Sampai saat ini penulis masih tinggal bersama orang tua dan keluarga tercinta di Jl. Kumbang Raya No. 73/185 RT 003 RW 01 Pegadungan, Kalideres, Jakarta Barat. Penulis mengawali jenjang pendidikan di SDN 08 PT Pegadungan Jakarta sampai tahun 1995. Setelah tamat SD penulis melanjutkan pendidikan di SLTP Negeri 186 Jakarta dan berhasil tamat pada tahun 1998. Selepas tamat SLTP penulis kembali melanjutkan pendidikan di SMU Negeri 95 Jakarta hingga akhirnya lulus pada tahun 2001. Pada tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa IPB melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI) di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Kegiatan organisasi mahasiswa yang pernah diikuti penulis selama mengikuti perkuliahan yakni sebagai salah satu pengurus bidang Kajian Islam dalam ArRohman Rohis Departemen Manajemen periode 2002/2003, pernah menjabat sebagai Direktur SDM Centre of Management (COM@) periode 2003/2004 namun tidak lama kemudian mengundurkan diri dan ikut bergabung bersama organisasi Kepencinta Alaman KAREMATA (Keluarga Ekonomi dan Manajemen Pencinta Alam) FEM dan masih aktif menjadi ketua bidang R&D hingga periode sekarang.

iii

KATA PENGANTAR

Pertama-tama penulis mengucapkan puji dan syukur alhamdulillah kepada Allah SWT. Berkat taufiq, rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Rancang Bangun Modul Sistem Pengajuan Cuti Online pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Penulis memilih modul pengajuan cuti online sebagai topik skripsi karena semakin berkembangnya lingkup perusahaan hampir ke seluruh Indonesia menyebabkan karyawan meninggalkan sentralisasi perusahaan pusat, mengingat PT. Collega Inti Pratama sebagai Konsultan Perbankan yang menangani Bank Pembangunan Daerah hampir di seluruh Indonesia. Penulis mengidentifikasi dan menganalisis pengajuan cuti yang masih bersifat manual dan belum terkomputerisasi menyebabkan kurang efektifnya proses pengajuan cuti. Penulis mencoba merancang suatu modul tentang pengajuan cuti online yang nantinya akan diusulkan untuk diimplementasikan dalam website PT. Collega Inti Pratama Jakarta agar masalah tersebut dapat teratasi. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu penyusunan skripsi ini, antara lain: 1. Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan

waktu,

tenaga,

pikiran,

ilmu

dan

pengetahuannya

untuk

membimbing penulis. 2. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc dan Hardiana Widyastuti, S.Hut, M.M yang telah meluangkan waktunya untuk menjadi dosen penguji. 3. Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc selaku Ketua Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.

iv

4. Kedua orang tuaku yang tidak henti-hentinya memberikan dukungan, baik moril maupun materi. Terima kasih untuk semua kerja keras dan kesabarannya. 5. Pihak PT. Collega Inti Pratama, Bpk. Afrizel Aziz, selaku President Director, Bpk. Budi Santoso, selaku General Manager, Bpk Mari Kusbiyanto, selaku Personnel and Legal Manager, dan seluruh staf yang telah meluangkan waktunya untuk membantu penulis dalam mengumpulkan data. 6. Seluruh dosen pengajar dan staf Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor atas segala bantuan yang diberikan selama penulis menjadi mahasiswa. 7. Bpk. Leo, terima kasih NoteBook-nya mohon maaf jika menggangu pekerjaannya. 8. Teman-teman satu bimbingan; Amel, Asep, Alex, Acep dkk. 9. Teman-teman Manajemen Angkatan ‘38 beserta kakak-kakak dan adik-adik kelasku, begitu banyak kenangan yang tak terlupakan. 10. Teman-teman di rumah; Bordy, QQ, Q-Tay, Slamet, Adi, dkk. 11. Teman-teman di KAREMATA Angkatan Pelopor, Kabut Senja, dan Hujan Gunung. 12. Indra Sofian, S.E., Mega, yang telah membantu sidangku. 13. Semua pihak yang telah mendukung dan berjasa dalam pembuatan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu-persatu. Penulis menyadari karya ini tentu belum sempurna, masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan yang perlu mendapat perbaikan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata penulis mengucapkan mohon maaf apabila masih terdapat kekurangan. Terima kasih, semoga skripsi ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Bogor, September 2006

Penulis

v

DAFTAR ISI ABSTRAK RIWAYAT HIDUP ........................................................................................... iii KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv DAFTAR ISI...................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR......................................................................................... viii DAFTAR TABEL ............................................................................................. ix DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... x I. PENDAHULUAN........................................................................................ 1 1.1. Latar Belakang...................................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah.............................................................................. 3 1.3. Tujuan Penelitian ................................................................................. 3 1.4. Manfaat Penelitian................................................................................ 3 1.5 Ruang Lingkup Penelitian ................................................................... 3 II. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 4 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen....................................... 4 2.1.1. Pengertian Sistem..................................................................... 4 2.1.2. Pengertian Infromasi ................................................................ 5 2.1.3. Pengertian Sistem Informasi .................................................... 6 2.1.4. Pengertian Manajemen............................................................. 7 2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ................................ 8 2.1.6. Tingkatan Manajemen dan Kebutuhan Informasinya .............. 8 2.1.7. Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer .................... 11 2.2. Pengembangan Sistem Informasi......................................................... 12 2.3. Konsep Dasar Sistem Basis Data ......................................................... 18 2.3.1. Pengertian Basis Data .............................................................. 19 2.3.2. Perancangan Basis Data ........................................................... 19 2.3.3. Data Base Management System (DBMS) ............................... 20 2.4. Sistem Client Server............................................................................. 20 2.5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia............................................. 21 2.6. Pengertian Cuti..................................................................................... 22 III. METODOLOGI PENELITIAN ............................................................... 26 3.1. Kerangka Pemikiran............................................................................. 26 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................... 30 3.3. Metode Pengumpulan Data .................................................................. 28 3.4. Metode Rancang Bangun ..................................................................... 28 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN................................................................... 30 4.1. Sejarah dan Kondisi Umum Perusahaan .............................................. 30 4.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan ......................................................... 31 4.3. Produk Perusahaan ............................................................................... 31 4.4. Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................... 34

vi

4.5. Deskripsi Kerja Bagian yang Terkait pada Proses Pengajuan Cuti ..... 35 4.6. Investigasi Sistem ................................................................................ 37 4.6.1. Peraturan Cuti yang sedang Berjalan ....................................... 38 4.6.2. Prosedur Pengajuan Cuti .......................................................... 40 4.6.3. Diagram Alir Dokumen (Flow Map) yang sedang Berjalan .................................................................................... 40 4.6.4. Dokumen yang sedang Berjalan............................................... 42 4.6.5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada website PT. Collega Inti Pratama Jakarta.............................................. 42 4.6.6. Iedntifikasi Masalah/Peluang ................................................... 43 4.7. Analisis Sistem..................................................................................... 44 4.7.1. Context Diagram...................................................................... 44 4.7.2. Data Flow Diagram (DFD) ..................................................... 45 4.7.3. Data Dictionary ....................................................................... 45 4.8. Interface Functional Requirement ...................................................... 48 4.8.1. Perancangan Input.................................................................... 49 4.8.2. Perancangan Output ................................................................. 51 4.8.3. Pengkodean .............................................................................. 53 4.9. Rancang Bangun Sistem ...................................................................... 54 4.8.1. Relational Diagram.................................................................. 54 4.8.2. Normalisasi .............................................................................. 56 4.8.3. Tabel Relasi.............................................................................. 57 4.8.4. Struktur Data ............................................................................ 58 4.9. Hierarchial Input Processing and Output (HIPO) ............................. 61 4.10. Prototype Modul Pengajuan Cuti Online............................................ 62 KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................................... 76 1. Kesimpulan ............................................................................................... 76 2. Saran.......................................................................................................... 76 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 77 LAMPIRAN....................................................................................................... 79

vii

DAFTAR GAMBAR No.

Halaman

1. Bagian-bagian komponen dari suatu sistem yang dapat mengendalikan operasinya Sendiri ........................................................ 4 2. Komponen-komponen fungsional .......................................................... 6 3. Suatu Model SIM ................................................................................... 8 4. Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber dan bentuk penyajian informasi................................................................................. 9 5. Manajer dapat ditemukan pada semua tingkatan dan di dalam semua bidang fungsional perusahaan...................................................... 10 6. Suatu model yang mewujudkan bagaimana subsistem CBIS digunakan dalam memecahkan masalah ................................................. 11 7. Sistem Client Server Kompleks .............................................................. 21 8. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ...............................21 9. Kerangka pemikiran konseptual.............................................................. 27 10. Flow Map yang sedang berjalan ............................................................. 41 11. Diagram Konteks yang diusulkan ........................................................... 45 12. DFD Level 1............................................................................................ 46 13. Rancangan format masukan data karyawan............................................ 49 14. Rancangan format masukan data cuti karyawan..................................... 50 15. Rancangan format keluaran data karyawan pribadi ................................ 51 16. Rancangan format keluaran data karyawan keseluruhan ........................ 52 17. Rancangan format keluaran cuti karyawan pribadi................................. 52 18. Rancangan format keluaran cuti karyawan keseluruhan......................... 53 19. ERD......................................................................................................... 55 20. Tabel relasi .............................................................................................. 58 21. HIPO Chart ............................................................................................. 61 22. Tampilan loading .................................................................................... 62 23. Tampilan utama....................................................................................... 63 24. Tampilan login ........................................................................................ 63 25. Tampilan menu utama pengajuan cuti .................................................... 64 26. Tampilan form data pribadi karyawan .................................................... 65 27. Tampilan form data permohonan cuti sebelum proses ........................... 66

viii

28. Tampilan pesan belum setahun ............................................................... 66 29. Tampilan data permohonan cuti setelah proses ...................................... 67 30. Tampilan konfirmasi password............................................................... 67 31. Tampilan pengajuan cuti sukses.............................................................. 68 32. Tampilan data cuti pribadi karyawan...................................................... 68 33. Tampilan data karyawan keseluruhan..................................................... 69 34. Tampilan pesan data yang belum diisi .................................................... 70 35. Tampilan data cuti karyawan sebelum proses otorisasi .......................... 70 36. Tampilan data cuti karyawan setelah proses otorisasi ............................ 71 37. Tampilan laporan data karyawan ............................................................ 72 38. Tampilan laporan cuti karyawan............................................................. 73 39. Tampilan laporan data karyawan Keseluruhan ....................................... 74 40. Tampilan laporan data cuti Karyawan Keseluruhan ............................... 74 41. Tampilan penjelasan tentang cuti karyawan ........................................... 75

ix

DAFTAR TABEL No.

Halaman

1. Tabel kamus data karyawan .................................................................... 47 2. Tabel kamus data pengajuan cuti ............................................................ 47 3. Unnormalisasi ......................................................................................... 56 4. Normal pertama (1NF)............................................................................ 56 5. Normal kedua (2NF) ............................................................................... 56 6. Tabel data karyawan ............................................................................... 58 7. Tabel data cuti ......................................................................................... 59 8. Tabel data jabatan ................................................................................... 60 9. Tabel jenis cuti ........................................................................................ 60 10. Tabel data divisi ...................................................................................... 61

x

DAFTAR LAMPIRAN

No.

Halaman

1. Business Framework PT. Collega Inti Pratama Jakarta .......................... 79 2. Struktur Organisasi PT. Collega Inti Pratama Jakarta ............................ 80 3. Formulir Permohonan Cuti ..................................................................... 81 4. Website PT. Collega Inti Pratama Jakarta ............................................... 82 5. Siatem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Collega Inti Pratama Jakarta ..................................................................................................... 83

xi

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Dewasa ini, Sumber Daya Manusia (SDM) telah menjadi faktor yang sangat esensial dalam menentukan jalannya perusahaan. Situasi kompetitif saat ini, dengan segala tantangan ekonomi dan teknologi, akan berakibat kepada seluruh aspek perusahaan. Pada banyak perusahaan, SDM tidak lagi dianggap sebagai beban namun sebagai aset yang strategis. Setiap perusahaan tentu saja ingin melebarkan sayap usahanya bukan hanya pada satu wilayah saja, tetapi juga melebar ke berbagai wilayah yang lain. Semakin luasnya dunia suatu usaha menyebabkan keberadaan dan mobilitas para karyawan perusahaan semakin dinamis dan konvergen. Sehingga perlu adanya suatu solusi agar para pegawai tersebut tetap bisa berhubungan dengan perusahaannya, begitupun sebaliknya perusahaan dapat berhubungan dengan karyawannya. PT. Collega Inti Pratama Jakarta merupakan badan usaha yang berbentuk jasa konsultan yang menangani pengembangan Information Technology (IT) di beberapa bank, sebagian besar di Bank Pembangunan Daerah (BPD) hampir di seluruh Indonesia. Para karyawan harus bersedia ditempatkan di kantor BPD yang sedang ditangani. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi internet dan pemanfaatannya, PT. Collega Inti Pratama Jakarta mengharuskan karyawan yang sedang melakukan pekerjaan dinas ke luar kota untuk tetap melakukan hubungan kerja meskipun secara jarak jauh, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas intranet pada website PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Salah satu pemanfaatan teknologi sistem informasi yang dilakukan oleh perusahaan

PT. Collega Inti Pratama Jakarta adalah dengan

menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Sistem ini merupakan salah satu solusi yang dimanfaatkan oleh perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik bagi para karyawannya. Pada layanan tersebut terdapat beberapa modul diantaranya yaitu; perjalanan dinas online, permohonan tambahan dana atau cash advance online untuk memohon

2

tambahan sejumlah uang untuk menambah kekurangan biaya baik yang bersifat biaya operasional maupun biaya teknis selama karyawan bertugas di luar kota , dan reimbursement online untuk memohon pembayaran kembali atas pembelian sejumlah keperluan perlengkapan operasional dan teknis yang dilakukan oleh karyawan dengan izin perusahaan selama bertugas di luar kota. Sistem pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta masih dilakukan dengan cara manual dan hanya bisa dilakukan pada jam kerja atau dalam kantor pusat di Jakarta. Berdasarkan pengalaman magang dan penelitian yang dilakukan di PT. Collega Inti Pratama Jakarta, penulis menemukan adanya karyawan yang sedang bertugas di luar kota mengalami permasalahan dalam mengajukan cuti. Karyawan harus mengisi formulir cuti yang dikirim pihak Human Resource Department (HRD) atau Personnel and Legal melalui faksimili dan mengirimkannya kembali ke kantor pusat. Ketika itu terjadi gangguan komunikasi saluran telepon dan faksimili sehingga formulir cuti yang telah diisi tidak terkirim kembali dan akhirnya proses otorisasi atau perizinan cuti oleh President Director mengalami penundaan. Sistem pengajuan cuti yang belum terkomputerisasi menyebabkan

terjadinya

pengulangan

data

atau

redudance

yang

menyebabkan tumpang tindihnya informasi data cuti karyawan yang masih disimpan dalam bentuk arsip. Dengan melihat kenyataan bahwa teknologi informasi internet sangat berkembang dan sangat diperlukan oleh suatu perusahaan, maka sebaiknya pengajuan cuti pada perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta dapat dilakukan melalui fasilitas intranet dengan menggunakan aplikasi Pengajuan Cuti Online dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada website PT. Collega Inti Pratama. Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk membuat Skripsi yang berjudul: “Rancang Bangun Modul Sistem Pengajuan Cuti Online pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di PT. Collega Inti Pratama Jakarta”.

3

1.2. Perumusan Masalah 1. Bagaimana sistem pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta ? 2. Bagaimana agar sistem tersebut mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pengajuan cuti dan mampu menghasilkan laporan data cuti karyawan yang mudah dicari jika suatu saat dibutuhkan? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan utama pelaksanaan penelitian tentang pengembangan sistem ini ialah untuk: 1. Mengkaji prosedur, operasi, dan sistem pengajuan cuti PT. Collega Inti Pratama Jakarta. 2. Melakukan rancang bangun sistem informasi yang mampu memperbaiki sistem lama dalam hal: a. Pengisian formulir pengajuan cuti b. Laporan perizinan cuti c. Efektifitas dan efisiensi proses pengajuan cuti 1.4. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan untuk HRD Personnel and Legal PT. Collega Inti Pratama Jakarta dalam upaya meningkatkan pelayanan terhadap karyawan yang hendak melakukan pengajuan cuti. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Analisis dalam penelitian ini difokuskan pada kajian kebutuhan sistem pengajuan cuti yang meliputi: 1. Kajian atas prosedur dan sistem pengajuan cuti yang sedang berjalan di PT. Collega Inti Pratama. 2. Rancang bangun modul sistem pengajuan cuti online, sedangkan studi kelayakan

dan

identifikasi

kebutuhan

spesifiksasi

sistem yang

dibutuhkan untuk mendukung proses sistem pengajuan cuti tidak dilakukan mengingat beragamnya kebutuhan dari setiap elemen sistem.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen 2.1.1. Pengertian Sistem Menurut Jogianto (2001), sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur

yang

saling

berhubungan

berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau penyelesaian suatu sasaran tertentu. Sedangkan menurut McLeod dan Schell (2001), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegarasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar diperlihatkan melalui Gambar 1 di bawah ini: Tujuan

Mekanisme Pengendalian

Masukan

Transformasi

Keluaran

Gambar 1. Bagian-bagian komponen dari suatu sistem yang dapat mengendalikan operasinya sendiri (McLeod dan Schell, 2001) Suatu sistem mempunyai elemen-elemen penyusun, antara lain: a. Tujuan Sasaran atau tujuan dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem. b. Mekanisme Pengendalian -

Batasan. Dalam mencapai tujuan dari sistem dibutuhkan batasan-batasan suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

5

-

Kontrol.

Merupakan

pengawasan

dari

pelaksanaan

pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa asal masukan, frekuensi masukan data, dan jenis masukan. c. Masukan (Input) Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi masukan data dan jenis masukan data. d. Proses Proses merupakan bagian yang mengolah data menjadi informasi sesuai dengan keinginan pemakai. e. Keluaran (Output) Output merupakan keluaran atau tujuan dari sistem yang didapat dari input dan proses yang dilakukan. f. Umpan Balik (Feed Back) Dalam suatu sistem yang baik dibutuhkan adanya umpan balik yang tujuannya sebagai perbaikan dan pemeliharaan. 2.1.2. Pengertian Informasi Menurut McLeod dan Schell (2001), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Sedangkan menurut Davis (1995), informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerima dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: 1.

Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuan, sehingga output (keluaran) bisa dipertanggungjawabkan.

2.

Tepat Waktu Informasi yang datang pada si pemakai tidak boleh terlambat karena informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai lagi didalam pengambilan keputusan.

6

3.

Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang diterima pemakai dengan lainnya bisa berbeda-beda.

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (1996), Sistem Informasi (SI) didefinisikan sebagai suatu organisasi yang mengkombinasikan anatara manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumbersumber data untuk tujuan pembentukan dan distribusi informasi. Informasi tersebut sangat berperan dalam mendukung keunggulan bersaing strategis suatu unit bisnis. Menurut Laudon (1996), sistem informasi didefinisikan sebagi komponen yang saling terkait dan bekerjasama untuk mendapatkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi dalam rangka mendukung pengawasan, analisis dan visualisasi suatu organisasi. Sedangkan menurut Susanto (2000), sistem informasi adalah suatu jaringan kerja yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu yaitu berupa informasi yng diperlukan dalam pengambilan keputusan baik untuk waktu sekarang ataupun diwaktu yang akan datang. Suatu sistem informasi berisi himpunan terintegrasi dari komponen manual dan komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi untuk pemakai. Untuk

lebih

jelasnya

mengenai

komponen-komponen

fungsional tersebut, maka dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini: Penyimpanan

Masukan

Penyimpanan

Keluaran

Penyimpanan

Gambar 2. Komponen-komponen fungsional (Susanto, 2000)

7

Sistem informasi mempunyai beberapa komponen, antara lain: 1.

Perangkat keras (Hardware) Merupakan komponen fisik berupa peralatan input, peralatan proses, dan peralatan output.

2.

Perangkat Lunak (Software) Merupakan

instruksi-instruksi

yang

membuat

komputer

melakukan pekerjaan tertentu. 3.

SDM (Brainware) Sebagai pengoperasian sistem.

4.

Data Fakta-fakta, perkiraan-perkiraan, dan pendapat-pendapat yang belum memiliki arti guna.

5.

Prosedur Instruksi-instruksi yang digunakan dalam mengoperasikan sistem.

2.1.4. Pengertian Manajemen Menurut Stoner et al. (1996), manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Proses yang

pertama

yaitu

perencanaan

menetapkan sasaran dan tindakan yang

(planning),

proses

perlu untuk mencapai

sasaran tadi. Proses yang kedua yaitu pengorganisasian (organizing), proses memperkerjakan dua orang atau lebih untuk bekerjasama dalam cara terstruktur guna mencapai sasaran spesifik atau beberapa sasaran. Proses yang ketiga yaitu kepemimpinan (leading), proses mengadakan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok atau seluruh organisasi. Proses yang keempat yaitu pengendalian (controlling), proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan.

8

Menurut Hasibuan (1996), manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumbersumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Dessler (1997), proses manajemen yaitu kelima fungsi dasar dari perencanaan, pengorganisasian, staffing, kepemimpinan, dan pengendalian. 2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut McLeod dan Schell (2001), sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Gambar 3 menunjukkan suatu model SIM yang biasanya digunakan perusahaan.

Gambar 3. Suatu model SIM (McLeod dan Schell, 2001)

9

2.1.6. Tingkatan Manajemen dan Kebutuhan Informasinya Manajer dapat ditemukan di mana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai area bisnis di dalam perusahaan. McLeod dan Schell (2001) membagi manajemen di suatu perusahaan menjadi tiga tingkatan. Pertama, manajer pada puncak hierarki organisasi seperti direktur dan wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tersebut pada seluruh organisasi selama beberapa tahun yang akan datang. Kedua, manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level) oleh mereka yang menyadari bahwa adalah tanggung jawab mereka mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai. Ketiga, manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen penyelia (supervisor), dan pimpinan proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkatan terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional (operational control level), karena disitulah operasi perusahaan berlangsung. Saat

merancang

sistem

informasi,

penting

untuk

mempertimbangkan tingkatan manajer, karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya. Grafik bagian A pada Gambar 4 menunjukkan bahwa para manajer pada tingkat

perencanaan

strategis

lebih

menekankan

informasi

lingkungan daripada manajer di tingkat yang lebih bawah, dan para manajer di tingkat pengendalian operasional menganggap informasi internal sebagai yang paling penting. Grafik bagian B menunjukkan bahwa para manajer tingkat perencanaan strategis memilih informasi dalam bentuk ringkas, sedangkan para manajer tingkat pengendalian operasional memilih dalam bentuk rinci.

10

Gambar 4. Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber dan bentuk penyajian informasi (McLeod dan Schell, 2001) Di samping berbagai tingkat organisasi tersebut, manajer juga terdapat dalam berbagai area bisnis perusahaan, tempat berbagai sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area bisnis yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan keuangan. Belakangan ini, dua area tambahan menjadi semakin penting, yaitu sumber daya manusia dan jasa layanan informasi. Istilah jasa informasi (information service) atau disebut juga sistem informasi

digunakan

untuk

menggambarkan

unit

organisasi

perusahaan, yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya informasi perusahaan. Istilah sumber daya informasi digunakan untuk menjelaskan sumber daya seperti peralatan komputer, program, dan data, yang tidak hanya berlokasi di unit jasa informasi tetapi juga di seluruh perusahaan. Gambar 5 berikut ini akan memperlihatkan bagaimana para manajer dapat dikelompokkan menurut tingkatan dan area bisnis dalam suatu perusahaan manufaktur. Pada gambar tersebut terlihat bahwa jumlah manajer pada tiap tingkatan berbeda satu sama lain, semakin tinggi tingkat menajemen maka semakin sedikit jumlah menajer yang ditemukan pada setiap bidang fungsional perusahaan.

11

Gambar 5. Manajer ditemukan pada semua tingkatan dan di dalam semua bidang fungsional perusahaan (McLeod dan Schell, 2001) 2.1.7. Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Menurut McLeod dan Schell (2001), istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system) atau CBIS, menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer sebagai pengolah informasi yang terdiri dari area aplikasi berbasis komputer diantaranya yaitu; Sistem Informasi Akuntansi (SIA), Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung Keputusan (Decission Support System-DSS), kantor maya (Virtual Office) dan sistem berbasis pengetahuan. Gambar 6 menunjukkan model CBIS yang digunakan untuk pemecahan suatu masalah. Pada gambar tersebut dapat terlihat bahwa masalah yang datang akan teratasi dengan adanya masukan informasi yang berasal dari sistem informasi berbasis komputer yang memiliki beberapa sistem pendukung.

12

Gambar 6. Suatu model yang mewujudkan bagaimana subsistem CBIS digunakan dalam memecahkan masalah (McLeod dan Schell, 2001) Sistem yang pertama yaitu sistem informasi akuntansi yang mengumpulkan

data

yang

menjelaskan

kegiatan

perusahaan,

mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem yang kedua yaitu sistem informasi manajemen 2.2. Pengembangan Sistem Informasi Kegiatan pengembangan SI adalah aktivitas yang dilakukan untuk membuat suatu SI baru, mengembangkan maupun memodifikasi SI yang sudah ada dengan dengan melakukan pemodelan. McLeod dan Schell (2001) mengemukakan bahwa model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). Ada beberapa jenis dasar model diantaranya yaitu: 1.

Model Fisik, penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi.

2.

Model Naratif, penggambaran entitas dalam bentuk lisan atau tulisan.

3.

Model Grafik, penggambaran entitas dalam bentuk sejumlah garis simbol, atau bentuk.

4.

Model Matematika, penggambaran entitas dalam bentuk formula atau persamaan matematika.

13

Pengembangan SI perlu dilakukan dalam rangka mengikuti adanya perubahan-perubahan internal maupun eksternal organisasi tertentu, agar pengguna tetap dapat memperoleh informasi yang berharga untuk pengambilan keputusan. Tujuan pengembangan SI adalah sebagai berikut: 1.

Menyusun SI yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan kebutuhan operasi organisasi.

2.

Menyusun SI dengan cara yang efisien dan efektif. Secara teoritis pendekatan/metode yang sering dipakai untuk

memecahkan masalah dan mengembangkan SI adalah: 1.

Code Fix Pendekatan ini banyak dipakai oleh para progrmmer di awal era komputerisasi, dengan cara melakukan penterjemahan langsung solusi permasalahan ke dalam bentuk kode program (Suroso,1996). Metode ini dianggap tidak praktis dan menimbulkan berbagai kesulitan dalam menelusuri berbagai kesalahan yang terjadi.

2.

Pendekatan Sistem (System Approach) Merupakan serangkaian pemecahan masalah yang menekankan pada pemahaman atas masalah yang timbul, mempertimbangkan semua alternatif solusi dan menentukan alternatif solusi yang terbaik. Langkah pemecahan masalah yang harus dilakukan mencakup pertama, tahapan persiapan yaitu sosialisasi pemecahan masalah dengan pendekatan sistem. Kedua,

tahap pendefinisian dan

pemecahan masalah. Ketiga, tahap solusi dengan mengajukan alternatif solusi, melakukan pemilihan solusi terbaik, melakukan implementasi dan langkah tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi yang disampaikan dapat mengatasi masalah yang timbul (Mcleod, 1995). Sedangkan menurut O’Brien (1996), pendekatan sistem adalah sesuatu metode pemecahan masalah bisnis yang menggunakan orientasi sistem dengan langkah-langkah sebagai berikut: a.

Identifikasi masalah dan peluang Pemahaman atas adanya problem dan peluang dilakukan dengan menggunakan penedekatan system context,

yaitu pendekatan

14

dengan melihat keterkaitan antar sistem, subsistem dan komponen sistem. b.

Pengembangan solusi sistem alternatif Suatu alternatif solusi yang mencakup pemikiran pemecahan dari yang bersifat ideal sampai yang realistis, dengan tetap memperhatikan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan.

c.

Pemilihan/penentuan sistem yang sesuai Pemilihan/penentuan sistem dilakukan melalui pembandingan antara berbagai alternatif yang dibuat dengan mendasarkan pada kriteria evaluasi yang sama.

d.

Implementasi dan evaluasi desain sistem Langkah

terakhir

dari

pendekatan

sistem

adalah

mengimplementasikan sistem yang telah dipilih, namun demikian untuk menjamin lancarnya implementasi biasanya dilakukan post implementation review. 3.

Systems Development Life Cycle (SDLC) Pengertian dasar SDLC menurut Davis (1995) adalah bahwa tiap aplikasi sistem harus melalui proses daur hidup yang sama baik pada tahap pengembangan ataupun implementasi. Langkah dan tahap dalam SDLC diuraikan secara berbeda-beda, namun pada hakekatnya perbedaan tersebut terjadi dalam pengelompokkan. Menurut Suryadi (1998) dalam perkembangannya metode ini banyak dipakai untuk membangun dan mengembangkan SI, dalam penerapannya metode SDLC dipengaruhi oleh adanya kebutuhan untuk mengembangkan sistem dengan cara yang relative cepat sehingga dikombinasikan dengan pembuatan prototype. Sedangkan menurut O’Brien (1996), SDLC adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan suatu SI yang langkah-langkah pengembangannya mencakup kegiatan: 1.

Investigasi Sistem Aktivitas pada tahap awal ini bertujuan untuk menentukan adanya masalah ataupun peluang yang ada, menjelaskan sistem

15

yang berlaku saat ini, pihak-pihak yang terlibat atau sumber yang diperlukan dan studi kelayakan. 2.

Analisis Sistem Tahap ini merupakan analisis mendalam untuk mendapatkan functional

requirement

(informasi

yang

dibutuhkan

oleh

pengguna), analisis mencakup: a.

Analisis organisasi seperti struktur manajemen, sumber daya manusia yang ada, aktivitas bisnis yang dilakukan dan keterkaitan sistem dengan sistem lainnya.

b.

Analisis sistem yang ada, merupakan analisis terhadap penggunaan perangkat keras, perangkat lunak dan SDM dalam rangka pemrosesan data menjadi produk informasi.

c.

Analisis kebutuhan fungsional (functional requirement analysis), langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini antara lain analisis terhadap format produk informasi, time frame yang diperlukan dan kemampuan proses informasi.

3.

Rancang Bangun Sistem Produk dari langkah ini berupa spesifikasi sistem, yang akan menjelaskan cara kerja sistem untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah: a.

User

Interface

Design,

merupakan

kegiatan

untuk

merancang interaksi antara pengguna dengan sistem, baik dalam hal penentuan metode masukan maupun keluaran. b.

Data Design, merupakan kegiatan merancang struktur pusat data maupun

file yang akan digunakan dalam sistem.

Langkah pada tahap ini akan menghasilkan data dictionary. c.

Process

Design,

merupakan

tahap

pengembangan

spesifikasi detail dari sistem yang akan diusulkan. 4.

Implementasi Implementasi adalah penerapan alternatif sistem ke dalam proses operasional organisasi, proses ini tentu saja akan menimbulkan pergeseran kondisi dari sistem lama ke sistem baru.

16

5.

Pemeliharaan Merupakan tahap pemantauan jalannya sistem, kegiatan evaluasi dan modifikasi yang diperlukan.

4.

Prototyping Menurut Laudon (1996), prototyping merupakan proses pembuatan sistem eksperimen yang dilakukan secara sderhana yang dapat digunakan oleh pengguna untuk menetapkan dan mengembangkan informasi-informasi yang dibutuhkan. Melalui model awal/prototipe dapat dijelaskan aspek-aspek masukan sistem, proses dan keluaran yang

dibutuhkan

pengguna.

Sebuah

prototype

model

dapat

diklasifikasikan sebagai throw away prototype atau evolutionary prototype, dalam arti sebuah prototype bisa saja tidak terpakai atau bahkan menjadi dasar dari sebuah sistem yang sesungguhnya (Alter, 1996). Program-program yang digunakan untuk membuat sebuah prototype biasanya mencakup sarana yang memungkinkan sebagai menu generators, screen generators, report generators dan code generators.

Metode

prototype

digunakan

untuk

menjembatani

kekurangan terhadap penggunaan metode life cycle, yang terkadang tidak menarik simpati pengguna karena kadang banyak melibatkan terminologi teori SI dan tidak memberikan gambaran sistem secara nyata. Kegiatan penggabungan antara metodologi SDLC dengan prototyping dikatakan sebagai pendekatan refinment prototyping/rapid structured prototyping (Suroso, 1996). 5.

Alat Analisis Sarana pendukung yang banyak dimanfaatkan untuk menjelaskan logika suatu sistem dan menggambarkan keterkaitan suatu proses dengan proses atau subproses lainnya, yaitu; flowcharting, data flow diagram (DFD),

entity relationship diagram (ERD), dan data

dictionary (DD). Masing-masing sarana/alat tersebut digunakan untuk: a.

Flowcharting Merupakan alat analisis yang menggunakan desain grafis untuk menjelaskan media fisik dan tahapan proses yang ada dalam SI.

17

Alat ini digunakan dalam tahap investigasi sistem untuk menggambarkan sistem yang berlaku, urutan proses logis dengan menunjukkan detail penggunaan media/alat untuk masukan, keluaran maupun penyimpanan (Alter, 1996). Sedang menurut O’Brien (1996), flowchart merupakan sarana untuk dokumentasi dan komunikasi arus media data dan terjadinya suatu pemrosesan informasi. Flowcharting menekankan pada media dan alat yang digunakan serta menggambarkan dilakukannya proses dalam sistem informasi. b.

Data Flow Diagram Merupakan diagram yang digunakan menjelaskan komponen suatu SI dalam bentuk proses yang dilakukan dan arus data dari suatu proses ke proses lain tanpa menggambarkan media dan peralatan yang digunakan. Alat analisis dibentuk dengan menggunakan simbol-simbol standar yang menggambarkan (a) arus data, (b) proses, (c) data store, dan (d) entitas eksternal. Hasil analisis kebutuhan sistem dengan DFD akan menghasilkan functional requirement.

c.

Entity Relationship Diagram (ERD) Merupakan metode untuk mendokumentasikan database dengan menggambarkan hubungan antar berbagai entitas yang ada dalam SI, namun alat analisis ini tidak menunjukkan bagaimana suatu data dapat dibuat, diproses, maupun disimpan. Simbol-simbol yang digunakan dalam ERD biasanya menggambarkan suatu entitas tertentu atau menggambarkan hubungan antar entitas. Entitas yang berupa orang, tempat ataupun kejadian digambarkan dengan simbol kotak persegi. Sedang hubungan antar entitas digambarkan dengan simbol diamond yang mempunyai garis hubungan. Alat analisis ini digunakan pada tahap rancang bangun yang akan menghasilkan spesifikasi sistem.

18

d.

Data Dictionary (DD) Merupakan suatu metode untuk mengorganisasikan informasi dalam bentuk struktur database, DD menggambarkan rincian dari: 1.

Attribute atau karakter dari tiap-tiap entitas

2.

Keterkaitan antar entitas

3.

Spesifikasi elemen data yang diperlukan oleh sistem

Alat-alat bantu tersebut pada dasarnya dapat digunakan untuk pengembangan ataupun penyusunan sistem informasi, baik sebagai alat analisis, sarana alat untuk melakukan rancang bangun maupun untuk dokumentasi sistem. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan berbagai alat analisis pengembangan sistem (O’Brien, 1996) adalah untuk membantu: 1.

Menggambarkan konsep, menjelaskan dan mengkomunikasikan kegiatan dan sumber-sumber yang terkait dengan organisasi bisnis dan yang terkait dengan sistem informasi.

2.

Menganalisis sistem yang sudah ada, menjelaskan alur pengambilan putusan dan pemrosesan informasi.

3.

Merancang bangun usulan pengembangan sistem.

2.3. Konsep Dasar Sistem Basis Data Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki. Basis data biasanya terdiri dari: 1.

Data field, unit data terkecil. Contohnya nomor pegawai.

2.

Catatan (record), kumpulan data field yang berhubungan. Contohnya catatan karyawan.

3.

File, kumpulan catatan yang berhubungan. Contohnya file pegawai. Hariyanto (2000) menyarankan sasaran sistem file adalah sebagai

berikut: 1.

Memenuhi kebutuhan manajemen data sebagai pemakai.

2.

Menjamin data pada file adalah valid.

3.

Optimasi kinerja.

4.

Menyediakan masukan/keluaran beragam tipe perangkat penyimpanan.

19

5.

Meminimalkan atau mengeliminasi potensi kehilangan atau perusakan data. Basis data memiliki aturan penyusunan atau penempatan arsip-arsip

yang terdapat di dalamnya, sehingga terdapat kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali arsip atau data yang dibutuhkan. Basis data menunjukan suatu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkaran perusahaan atau instansi. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system). 2.3.1. Pengertian Basis Data Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Menurut Fathansyah (2002), basis diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang, atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, simbol, huruf, teks, gambar, dan lain-lain. Basis data memiliki beberapa pendefinisian dilihat dari berbagai sudut pandang seperti: a.

Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

b.

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

c.

Kumpulan file atau tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

2.3.2. Perancangan Basis Data Perancangan basis data dibutuhkan agar sistem menjadi lengkap dan efisiensi melalui beberapa tahap, yaitu: a.

Entity Relation Diagram (ERD) ERD adalah komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta di dunia nyata.

20

b.

Normalisasi Normalisasi merupakan proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah yang biasanya disebut anomali. Anomali adalah proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan.

2.3.3. Data Base Management System (DBMS) Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pegawai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (system) yang khusus atau spesifik. Perangkat lunak tersebut disebut DBMS, yang akan menentukan bagaiman data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. DBMS juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakai data secara bersama, keakuratan atau konsistensi data. Salah satu tujuan dari DBMS adalah untuk menyediakan fasilitas atau interface dalam melihat data kepada pemakai sebelumnya berbeda dengan yang tersimpan secara fisik. Menurut Hariyanto (2000), pada umumnya DBMS memuat bagian berikut: -

Database Engine, di antaranya berisi mekanisme integritas.

-

Sistem akses. DBMS menggunakan fasilitas yang disediakan sistem operasi untuk

memberikan layanan-layanannya. Mekanisme integritas merupakan masalah yang dilakukan baik ditingkat sistem operasi maupun di DBMS. 2.4. Sistem Client Server Sistem Client dan Server terdiri atas dua komponen (mesin) utama, yaitu Client dan Server. Client berisi aplikasi basis data dan Server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktifitas yang dikehendaki para pemakai akan lebih dahulu ditangani oleh client. Client menangani proses yang menjadi tanggung jawabnya. Jika ada proses yang harus melibatkan data yang tersimpan pada basis data yang terletak di server, barulah client mengadakan hubungan dengan server. Pada bentuknya sistem Client Server untuk memenuhi kebutuhan

21

client akan mengirimkan pesan atau perintah Query pengambilan data. Selanjutnya server yang menerima pesan tersebut akan menjalankan query tersebut dan hasilnya akan dikirimkan kembali ke client. Dengan begitu, transfer datanya jauh lebih efisiensi. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 7 yang menunjukkan suatu sistem Client Server bersifat kompleks. DBMS Server

Data Base

Client

Work-station Work-station

Client

Work-station Work-station

Client

Work-station

Work-station

Gambar 7. Sistem Client Server Kompleks (Fathansyah, 2002) 2.5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Gambar 8. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (McLeod dan Schell, 2001)

22

Menurut McLeod dan Schell (2001), sistem informasi sumber daya manusia

adalah sebuah sistem konseptual yang digunakan dalam

mengelola personil perusahaan. Sistem tersebut mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Satu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya

dari sistem informasi

fungsional lainnya

adalah

beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Keragaman ini tercermin dalam enam subsistem output pada model yang diilustrasikan dalam Gambar 8 di mana terdapat subsistem pencanaan angkatan kerja, perekrutan, manajemen angkatan kerja, kompensasi, tunjangan, dan laporan lingkungan. 2.6. Pengertian Cuti Menurut Peraturan Pemerintah Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Surat Edaran Kepala BAKN No. 01/SE/1977 tentang Permintaan dan pemberian cuti PNS, cuti adalah tidak masuk kerja yang diizinkan dalam waktu tertentu, diberikan dalam rangka usaha untuk menjamin kesegaran jasmani dan rohani serta untuk kepentingan pegawai. Ada beberapa jenis cuti yang dapat diambil dan persyaratan yang harus dipenuhi. Berikut ini beberapa jenis cuti sebagai berikut: 1.

Cuti Tahunan a. Telah bekerja minimal 1 tahun secara terus menerus. b. Lamanya 12 hari kerja dan dapat dipecah-pecah minimal 3 hari. c. Cuti atau sisa cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun yang bersangkutan, dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 18 hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan. d. Cuti Tahunan yang tidak diambil 2 (dua) tahun berturut-turut atau lebih dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 24 hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan. e. Cuti Tahunan yang tidak diambil secara penuh dalam beberapa tahun, dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 24

23

(dua puluh empat) hari kerja termasuk cuti tahunan yang sedang berjalan. 2.

Cuti Besar a. Telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus berhak atas Cuti Besar selama 3 (tiga) bulan termasuk cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan. b. Cuti besar dapat digunakan yang bersangkutan untuk memenuhi kewajiban agama, umpamanya menunaikan ibadah haji. c. Pegawai yang mengambil cuti besar kurang dari 3 (tiga) bulan, maka sisa cuti besar yang menjadi haknya hapus. d. Selama menjalankan Cuti Besar, yang bersangkutan menerima penghasilan penuh. Yang dimaksud dengan penghasilan penuh, kecuali tunjangan jabatan struktural.

3.

Cuti Sakit a. Pegawai yang menderita sakit berhak atas cuti sakit. b. Sakit selama 1 atau 2 hari memberitahukannya kepada atasannya baik secara tertulis maupun dengan pesan dengan perantaraan orang lain. c. Sakit lebih dari 2 hari s.d. 14 hari wajib mengajukan permintaan secara

tertulis

kepada

pejabat

yang

berwenang

dengan

melampirkan surat keterangan dokter. d. Sakit lebih dari 14 hari wajib mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang dengan melampirkan surat keterangan dokter. e. Cuti sakit tersebut diberikan untuk paling lama 1 tahun, dan dapat ditambah untuk paling lama 6 bulan apabila dipandang perlu berdasarkan surat keterangan dokter. f. Apabila sakit setelah 1 tahun 6 bulan belum sembuh, harus diuji kembali kesehatannya oleh dokter yang ditunjuk. Apabila berdasarkan hasil pengujian kesehatan tersebut yang bersangkutan : 1. Belum sembuh dari penyakitnya tetapi ada harapan untuk dapat bekerja kembali, maka ia diberhentikan dengan hormat dari

24

jabatannya karena sakit dengan mendapat uang tunggu menurut peraturan yang berlaku. 2. Belum sembuh dari penyakitnya dan tidak ada harapan lagi untuk dapat bekerja kembali, maka ia diberhentikan dengan hormat, dengan mendapat hak-hak kepegawaian menurut peraturan yang berlaku. g. Pegawai wanita yang mengalami gugur kandungan berhak atas cuti sakit untuk paling lama 1 ½ (satu setengah) bulan. h. Pegawai yang mengalami kecelakaan dan oleh karena menjalankan tugas kewajibannya yang mengakibatkan Pegawai tersebut perlu mendapat perawatan, berhak atas cuti sakit sampai ia sembuh dari penyakitnya. i. Selama menjalankan cuti sakit, yang bersangkutan menerima penghasilan penuh. 4.

Cuti Bersalin a. Untuk persalinan pertama, kedua dan ketiga, pegawai wanita berhak atas cuti bersalin. Persalinan pertama yang dimaksud adalah persalinan pertama sejak yang bersangkutan menjadi pegawai. b. Untuk persalinan yang keempat dan seterusnya kepada pegawai wanita diberikan cuti di luar tanggungan untuk persalinan. Dalam hal ini yang bersangkutan tidak diberhentikan dengan hormat dari jabatan organiknya. c. Lamanya cuti bersalin adalah 1 (satu) bulan sebelum dan 2 (dua) bulan sesudah persalinan. d. Apabila ada seorang pegawai wanita yang mengambil cuti bersalin 2 (dua) minggu sebelum persalinan, maka haknya sesudah persalinan tetap 2 (dua) bulan. e. Pegawai wanita yang akan bersalin untuk keempat kalinya dan seterusnya, apabila menjelang persalinan tersebut mempunyai hak atas cuti besar, dapat menggunakan cuti besar tersebut sebagai cuti persalinan.

25

f. Selama

menjalankan

Cuti

Bersalin

pegawai

wanita

yang

bersangkutan menerima penghasilan penuh. g. Tata cara untuk mendapatkan cuti bersalin. h. Pegawai wanita yang akan bersalin harus mengajukan permintaan cuti bersalin secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti. i. Harap diperhatikan bahwa pejabat yang berwenang memberikan cuti harus memberikan cuti bersalin secara tertulis, yakni: j. Untuk cuti persalinan yang pertama, kedua dan ketiga, dan k. Untuk cuti diluar tanggungan untuk persalinan. l. Pegawai wanita yang telah selesai menjalankan Cuti Diluar Tanggungan untuk persalinan. Dengan Surat Keputusan Pejabat yang berwenang memberikan cuti diaktifkan kembali dalam jabatan semula. 5.

Cuti Alasan Penting a. Pegawai berhak atas cuti karena alasan penting untuk paling lama 2 (dua) bulan, tergantung alasan pentingnya, misalnya karena : Ibu, Bapak, Isteri dan Suami, Anak, Adik, Kakak, Mertua atau Menantu sakit keras atau meninggal dunia, melangsungkan perkawinan yang pertama, dsb. b. Selama

menjalankan Cuti Alasan Penting, pegawai yang

bersangkutan menerima penghasilan penuh. c. Untuk mendapatkan Cuti Alasan Penting, pegawai mengajukan permintaan tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dengan menyebut alasan-alasannya. d. Dalam hal yang mendesak, pegawai dapat mengajukan permintaan izin sementara kepada kepala bagian setempat sambil menunggu keputusan pejabat yang berwenang memberikan cuti.

III. METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran PT. Collega Inti Pratama Jakarta merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di bidang teknologi informasi, khususnya dalam bidang jasa konsultasi dan pengembangan aplikasi komputerisasi perbankan. Badan usaha

ini

mengkonsentrasikan

diri

dalam

melakukan

riset

dan

pengembangan teknologi informasi perbankan. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, PT. Collega Inti Pratama memiliki unit Research and Development sendiri. Dengan jumlah karyawan in-house lebih dari 90 orang yang sebagian besar tersebar di BPD seluruh Indonesia. Di samping membangun sistem aplikasi perbankan OLIBs, PT. Collega Inti Pratama juga membantu bank dalam menyusun pedoman operasional berupa SOP (Standar Operating Procedure), Pedoman Audit TI, Pedoman Akuntansi Bank, Pembinaan Dokumen Perusahaan dan lain-lain. Salah satu pemanfaatan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta adalah dengan menggunakan “Employee Self Services” pada aplikasi Human Resource Information System (HRIS) untuk memberikan kemudahan pelayanan bagi karyawannya. Pada layanan tersebut terdapat beberapa modul diantaranya yaitu; perjalanan dinas online, permohonan cash advance online, reimbursement online. Sedangkan pengajuan cuti pada perusahaan tersebut masih dilakukan dengan cara manual dan hanya bisa dilakukan pada jam kerja atau dalam kantor PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Oleh karena itu, sebaiknya pengajuan cuti pada perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta dapat dilakukan melalui teknologi internet dengan menggunakan aplikasi Sistem Pengajuan Cuti Online dalam Employee Self Service pada HRIS. Metode penelitian deskriptif yang dipilih untuk

melakukan

analisis

adalah

rapid

structured

prototyping

(penggabungan antara System Development Life Cycle (SDLC) dan Prototyping) dengan langkah-langkah sebagaimana digambarkan pada Gambar 9 berikut ini:

27

Gambaran Umum Perusahaan

Visi dan Misi Perusahaan

Struktur Organisasi

Deskripsi kerja bagian yang terkait dengan Pengajuan Cuti HRD Personnel and Legal dan President Director

-

Investigasi Sistem saat ini Gambaran sistem yang sedang berjalan Alat: Flowcharting Produk: Identifikasi masalah/ peluang

Analisis Kebutuhan Sistem (Proses, data, dan informasi) - Alat: CD, DFD, DD, ERD - Produk: Functional Requirement

Rancang Bangun Sistem Alat: ERD, Normalisasi, Tabel Relasi, DD - Produk: Prototype -

Implementasi

Gambar 9. Kerangka pemikiran konseptual

28

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Waktu penelitian dilakukan pada bulan April sampai Juli 2006, yang bertempat di perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta, Wisma Raharja Lt. 7, Jl. TB. Simatupang. Kav.1, Jakarta Selatan 12650. 3.3. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut: 1.

Metode Kepustakaan Metode studi pustaka yaitu penulis memperoleh, mengumpulkan datadata dan informasi dari membaca atau menelaah berbagai literaturliteratur yang mempunyai keterkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi.

2.

Metode Penelitian Lapangan Metode penelitian lapangan yaitu penulis langsung datang ke lokasi perusahaan yang diteliti. Pada metode ini penulis melakukan pengamatan terhadap berbagai aspek yang berhubungan dengan teknologi internet, mulai dari media, metode, hingga melihat pengujian secara langsung. Data yang diperoleh merupakan data primer yang penulis dapatkan melalui sebagai berikut: a. Wawancara Penulis bertanya langsung kepada pihak HRD Personnel and Legal untuk mendapatkan informasi yang menyangkut dengan peraturan prosedur pelaksanaan pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta. b. Observasi Data-data

dan

informasi

yang

diperoleh

bersumber

dari

pengamatan langsung dari kegiatan perusahaan yang bersangkutan. 3.4. Metode Rancang Bangun Pendekatan dalam melakukan rancang bangun pada penelitian ini yaitu menggunakan SDLC dan prototyping. Tujuan dan tahapan dari masingmasing pendekatan yang dipakai adalah: 1.

SDLC, tujuan dari pendekatan ini adalah untuk mendapatkan gambaran

atas

sistem

dan

prosedur

yang

sudah

ada,

29

mendokumentasikan langkah dalam sistem yang akan disusun dan menjelaskan keterkaitan pihak-pihak terkait dalam sistem. Tahapan rancang bangun yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Investigasi sistem Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap sistem dan prosedur pengajuan cuti dengan menggunkan alat analisis flowchart. Berdasarkan analisis yang dilakukan pada tahap ini, dapat diketahui

kemungkinan

pengembangan

sistem

informasi,

kelemahan sistem yang ada serta kelayakan sistem alternatif yang diusulkan. b. Analisis sistem Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap struktur sistem yang dikembangkan untuk memenuhi requirement pengguna, alat analisis yang digunakan adalah context diagram dan data flow diagram. c. Rancang bangun Tahapan ini dimaksudkan untuk menjelaskan bagaimana sistem informasi yang diusulkan dapat memenuhi kebutuhan pengguna, antara lain dengan menjelaskan keterkaitan antar entitas yang terjadi dalam rangka menghasilkan informasi yang dibutuhkan pengguna.

Sedangkan

spesifikasi

minimun

sistem

tidak

ditampilkan oleh penulis sebab keterbatasan ilmu tentang rincian perhitungan spesifikasi hardware dan software yang digunakan oleh sistem. Perangkat lunak pendukung yang dipakai pada masing-masing tahapan di atas yaitu dengan memanfaatkan program VISIO 4,0. 2.

Prototyping, pada tahapan ini dilakukan eksperimen dengan membuat model sederhana yang dapat menjelaskan aspek dasar masukan sistem, proses dan keluaran. Prototype dibuat untuk lebih memudahkan mengakomodasikan dan memvisualisasikan kebutuhan serta keinginan pengguna. Program pendukung yang digunakan untuk membuat prototype adalah Borland Delphi versi 7,0.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Sejarah dan Kondisi Umum Perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di bidang teknologi informasi, khususnya dalam bidang jasa konsultasi dan pengembangan aplikasi komputerisasi perbankan dengan produk utama OLIBs (On Line Integrated Banking System). Badan usaha ini mengkonsentrasikan diri dalam melakukan riset dan pengembangan teknologi informasi perbankan. PT. Collega Inti Pratama didirikan pada awal Februari 2001, pendirinya adalah kumpulan dari grup professional muda yang tergabung dalam ikatan emosional yang tinggi untuk mengabdi kepada bangsa dan negara. Dalam usia yang sangat relatif masih muda, badan usaha ini telah menangani pengembangan Information Technology di beberapa bank, sebagian besar di Bank Pembangunan Daerah. Badan usaha ini merupakan pengembangan dari Tim Konsultan IT yang mengembangkan Teknologi Informasi di BPD Bali. Badan usaha ini dibentuk untuk lebih meningkatkan professionalisme dalam memberikan pelayanan kepada perbankan sebagai pengguna aplikasi OLIBs, dan memberikan jaminan pemeliharaan jangka panjang. Di samping membangun sistem aplikasi perbankan OLIBs, PT. Collega Inti Pratama juga membantu bank dalam menyusun pedoman operasional berupa SOP (Standar Operating Procedure), Pedoman Audit TI, Pedoman Akuntansi Bank, Pembinaan Dokumen Perusahaan dan lain-lain. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, PT. Collega Inti Pratama memiliki unit Research and Development sendiri. Dengan jumlah karyawan in-house staff lebih dari 90 personil yang bekerja penuh untuk perusahaan, 80% diantaranya merupakan tenaga profesional seperti analis sistem, programmer dan manajer proyek yang ahli dalam sistem dan teknologi perbankan. PT. Collega Inti Pratama juga didukung oleh associate senior consultants bidang perbankan dan teknologi informasi agar siap menghadapi tantangan dalam penyediaan aplikasi perbankan yang terus berkembang.

31

4.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan PT. Collega Inti Pratama mempunyai visi sebagai perusahaan lokal yang menghasilkan produk dan jasa di bidang Teknologi Informasi dengan kualitas dan standar mutu internasional dengan harga yang kompetitif untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan. Misi dari PT. Collega Inti Pratama yaitu mendidik, membina dan memberdayakan sumber daya manusia yang berpotensi agar dapat menjadi tenaga yang professional, memiliki kecerdasan emosional dan spiritual, sehingga menghasilkan sumber daya manusia yang menguasai IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi) dan memiliki IMTAK (Iman dan Takwa). Sejak pertama berdiri PT. Collega Inti Pratama Jakarta memiliki motto “TOGETHER WE MAKE IT BETTER”, yang artinya bersama pelanggan menjalin kemitraan untuk menghasilkan hasil karya (khususnya Teknologi Informasi) yang lebih baik. 4.3. Produk Perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta bergerak dalam bidang-bidang yang menghasilkan produk dan jasa yang dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1.

Konsultan PT. Collega Inti Pratama melakukan perencanaan pengembangan sistem (Information Technology Strategic Planning) untuk memenuhi kebutuhan implementasi jangka panjang. Solusi ini dilakukan oleh beberapa konsultan senior yang telah berpengalaman

di bidang

perbankan skala nasional mulai dari Survey, Assesment, Evaluasi dan Rekomendasi, semuanya dirakit dalam bentuk yang mudah dipakai sebagai acuan atau blue print pengembangan Teknologi Informasi jangka panjang. 2.

Core Banking System OLIBs (On Line Integrated Banking System) On Line Integrated Banking System (OLIBs) merupakan suatu paket aplikasi core banking system yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

bank

kecil

dan

menengah.

Aplikasi

ini

telah

diimplementasikan di beberapa BPD dan telah teruji, sehingga resiko

32

kegagalan investasi terhadap pengembangan teknologi informasi bank dengan mengimplementasikan sistem ini dapat diminimalkan. Aplikasi OLIBs ini menggunakan teknologi Client server dengan pendekatan 3 tiers di mana antara server untuk aplikasi, database dan client dipisahkan satu sama lain untuk memberikan response time yang dapat dipertanggungjawabkan. Bahasa yang digunakan adalah Power Builder yang mendukung Object Oriented Programming dan Rapid Application Depelopment Tool. Sedangkan database system yang digunakan adalah DB2. Aplikasi ini memiliki modul aplikasi perbankan yang standar meliputi giro (current account), tabungan (saving account), deposito (time deposit), sertifikat deposito, pinjaman (loan), kiriman uang (transfer), inkaso, garasi bank, pembukuan, konsolidasi, data warehouse, modul ATM (Automatic Teller Machine). Seluruh modul sudah integrated. Pemasukan data dilakukan secara single entry dan mengubah data secara real time. Database dan pemrosesan secara terpusat (centralized) dengan platform hardware yang bebas multi platform baik PC, midrange computer maupun mainframe, memungkinkan pengembangan yang sejalan dengan trend perkembangan teknologi masa kini. Sedangkan operating system yang dapat digunakan adalah Windows, Linux, UNIX, OS/400 atau lainnya sesuai dengan hardware yang digunakan. Untuk online system, aplikasi ini menggunakan protocol TCI/IP. Aplikasi ini dibuat secara user friendly sehingga mudah dioperasikan, dan dibangun dengan sistem parameter sehingga pemakai dapat mengembangkan sendiri dengan mudah dan cepat. Kebenaran data dapat dijamin dengan adanya sistem verifikasi sedangkan keamanan sistem disediakan melalui multi layer security yang meliputi security dari operating system, database, aplikasi serta organisasi dan tata kerja pengguna sendiri. Untuk keperluan audit disediakan log file.

33

Beberapa informasi untuk manajemen bank tersedia dalam aplikasi ini seperti MIS (Management Information System) dan FIS (Financial Information System). 3.

ATM Switching eMWARE (Enterprise Middle Ware) eMWARE adalah aplikasi switching yang memungkinkan pengguna ATM (Automatic Teller Machine) dan hubungan antar komputer induk (host to host). Aplikasi ini dikembangkan oleh putra bangsa Indonesia sendiri dengan kualitas dan fasilitas yang tidak kalah dibanding aplikasi buatan manca negara.

4.

Outsourcing Selain produk di atas, PT Collega Inti Pratama juga memberikan pelayanan khusus berupa turnkey project yang dikembang sesuai dengan permintaan client. Pelayanan ini relatif membutuhkan kerjasama yang baik dan terpadu antara perusahaan dengan client, berikut ini contoh outsourcing yang ditangani: a. Core Banking System b. Data Communication Facilities c. Data Center Operation d. Storage Management/ Data Recovery Center e. Switching Center f. ASP (Application Service Provider).

5.

Training & Education Di bidang ini PT Collega Inti Pratama memberikan jasa untuk in-house bagi perusahaan maupun instansi untuk peningkatan sumber daya manusia dalam menyongsong era komputerisasi. Paket yang diberikan meliputi pelatihan mengenai: a. SOP (Standard Operating Procedure) Perbankan b. IT Audit Di samping jasa training tersebut PT Collega Inti Pratama juga memberikan kemungkinan untuk penyelenggaraan Corporate Training dengan penekanan yang lebih terarah terhadap kepentingan organisasi baik secara struktural ataupun fungsional.

34

6.

Penyusunan Prosedur atau Pedoman Kerja a. SOP (Standard Operating Procedure) baik mengenai produk maupun jasa perbankan, front office maupun back office. b. Pedoman Audit Teknologi Informasi c. Pedoman Akuntansi.

7.

Record Management System a. Sistem Informasi Pembinaan Dokumen Perusahaan- Enterprise Record’s Management Information System (eRMIs) adalah suatu sistem yang dirancang dan dikembangkan secara terpadu dengan memberdayakan serta memperhatikan kecenderungan (trend) pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. b. Jenis

produk

yang

ditawarkan

(tatalaksana

dan

aplikasi

komputerisasi): 1. Modul Pengorganisasian Fungsi Administrasi 2. Modul Penciptaan Tulisan Dinas 3. Modul Pengendalian Tulisan Dinas Masuk 4. Modul Pembinaan Dokuman Kredit 5. Modul Penanganan Arsip Aktif 6. Modul Penanganan Arsip Semi-Aktif 7. Modul Penanganan Arsip In-Aktif 8. Modul Pembenahan Arsip. Agar lebih jelas mengenai Business Framework PT. Collega Inti Pratama terdapat pada Lampiran 1. 4.4. Struktur Organisasi Perusahaan PT. Collega Inti Pratama Jakarta dalam pengelolaan organisasinya memiliki struktur organisasi yang terdiri dari tingkatan paling atas yaitu Share Holders Meeting atau Rapat Umum Pemegang Saham, di bawahnya terdapat President Director yang membawahi tiga jabatan penting yaitu Operational Director, Technical Director dan Internal Service yang setiap keputusan dan pelaksanaan tugasnya didukung dan diawasi oleh Internal Quality Audit dan Management Consultant ISO. Juga terdapat divisi-divisi dan bagian-bagian lain, agar lebih jelas dapat dilihat pada Lampiran 2.

35

4.5. Deskripsi Kerja Bagian yang Terkait pada Proses Pengajuan Cuti. Dalam penjelasan mengenai deskripsi prosedur pengajuan cuti, penulis akan membatasi pada bagian yang terkait dengan objek yang diteliti sesuai dengan alur prosedur pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Adapun bagian yang terkait pada prosedur ini adalah sebagai berikut: 1.

President Director Bertanggung jawab kepada Share Holders Meeting serta berperan aktif dalam: a. Melaksanakan misi dan visi kantor secara keseluruhan dalam memperoleh laba. b. Mengelola pelaksanaan sistem dan prosedur. c. Merencanakan, mengambangkan, melaksanakan, serta mengelolah layanan unggul kepada customer. d. Memberikan kontribusi yang nyata kepada upaya pencapaian laba perusahaan secara keseluruhan. e. Memberikan

kontribusi

yang

D

nyata

untuk

mendorong

pemberdayaan sistem yang dikembangkan dalam setiap produk. f. Melaksanakan perbaikan/penyelesaian temuan hasil Internal Quality Audit dan Management Consultant. g. Melaksanakan kepatuhan terhadap sistem dan prosedur, peraturan suatu produk IT yang hendak diciptakan serta perundang-undangan yang berlaku. h. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok, fungsi serta kegiatannya. 2.

Human Resource Development atau Personnel and Legal Memberikan dukungan kepada Internal Service serta berperan aktif dalam dua bagian: a. Personal 1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan perekrutan karyawan. 2. Bertanggung atas pelaksanaa Pelatihan Karyawan.

36

3. Bertanggung jawab atas penyelenggaran kegiatan Administrasi untuk Jamsostek karyawan. 4. Bertanggung jawab atas penyelengaraan kegiatan Administrasi AKDHK bagi karyawan. 5. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penilaian terhadap kayawan setiap tahun sekali. 6. Bertanggung jawab atas terselenggaranya ISO 9001 di Unit Personnel dan Legal. 7. Bertanggung jawab atas Penyusunan Peraturan Perusahaan. 8. Bertanggung atas pelaksanaan Peraturan Perusahaan di lingkungan Perusahaan. 9. Bertanggung

atas

pelaksanaan

sanksi

hukuman

dan

penghargaan kepada karyawan. 10. Bertanggung jawab dalam penyelesaian perselisihan ketenaga kerjaan di lingkungan Perusahaan. 11. Bertanggung

jawab

atas

keamanan

dan

ketertiban

di

lingkungan kantor baik di Wisma maupun di Mess Kahfi. 12. Bertanggung jawab atas pelaksanaan administrasi klem biaya pengobatan karyawan. 13. Bertanggung jawab atas kebersihan di lingkungan kantor baik di Wisma maupun di Mess Kahfi. 14. Bertanggung jawab atas pemeliharaan data karyawan. 15. Bertanggung jawab atas berjalannya fungsi kesekretariatan (Baik kesekretariatan Direksi maupun Divisi di Perusahaan) 16. Bertanggung

jawab

atas

pengurusan

dan

pemeliharaan

dokumen ketenaga kerjaan di Perusahaan (Wajib lapor, perpanjangan PP). 17. Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi Kepersonaliaan. 18. Bertanggung jawab atas penilaian Sumber Daya Manusia yang ada di Unit Personnal dan Legal.

37

b. Legal 1. Bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen hukum guna kepentingan tender Perusahaan. 2. Bertaanggung jawab atas pengurusan terhadap dokumen perusahaan. 3. Bertanggung jawab dalam pembuatan perjanjian kerjasama dengan Customer beserta perubahan-perubahannya. 4. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan RUPS baik tahunan maupun luar biasa. 5. Bertanggung jawab atas penyimpanan dari semua perjanjian kerja sama antara PT. Collega Inti Pratama dengan pihak lain. 6. Bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen-dokumen hukum dari PT. Collega Inti Pratama Jakarta. 7. Bertanggung jawab atas penyelesaian sengketa hukum antara perusahaan dengan pihak lain. 8. Bertanggung jawab atas updating ketentuan dan undangundang dari pemerintah yang berpengaruh terhadap bisnis perusahaan. 9. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan dan penyimpanan dokumen asuransi PT. Collega Inti Pratama Jakarta. 10. Bertanggung jawab atas terpenuhinya semua ketentuan perundang-undangan dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan. 11. Bertanggung jawab dalam pemeliharaan dokumen hukum PT. Collega Inti Pratama Jakarta. 4.6. Investigasi Sistem Pembuatan sistem informasi dimulai dengan mengamati terhadap sistem di dunia nyata. Hasil pengamatan tersebut akan diterapkan ke dalam bentuk perangkat lunak yang mewakili di dunia nyata tersebut. Investigasi sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan

dan

mengevaluasi

permasalahan,

kesempatan,

38

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehinga dapat diusulkan perbaikan. Tahap investigasi merupakan tahap yang penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap perancangan. Investigasi sistem diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan data dan prosedur suatu sistem yang sedang berjalan di suatu perusahaan. 4.6.1. Peraturan Cuti yang sedang Berjalan Analisis prosedur sistem yang akan dibahas adalah prosedur sistem pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta di mana terdapat beberapa jenis cuti dan persyaratannya yang harus dipenuhi oleh karyawan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal. Penjelasan tentang jenis cuti dan persyaratannya sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh PT. Collega Inti Pratama Jakarta dalam Buku Saku Peraturan Perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Cuti Tahunan a. Pada dasarnya cuti tahunan Karyawan wajib dilaksanakan. Dalam pelaksanaannya perlu dibicarakan dengan pihak Pengusaha. b. Cuti tahunan diberikan selama 12 (dua belas) hari kerja setelah karyawan bekerja selama 12 (dua belas) bulan bekerja berturut-turut dengan mengajukan permohonan terlebih dahulu dan mendapat persetujuan dari Pengusaha. c. Cuti tahunan dapat digunakan pada awal tahun berikutnya setelah tahun berjalan, kecuali untuk satu kepentingan yang tak dapat ditangguhkan dengan seizin Pengusaha. d. Cuti tahunan tidak dapat ditimbun dan akan hangus setelah jangka waktu 12 (dua belas) bulan sejak munculnya hak cuti. e. Berdasarkan pertimbangan dan sifat kondisi kerja, Pengusaha dapat menetapkan sebanyak-banyaknya 3 (tiga) hari kerja dari cuti tahunan sebagai cuti bersama.

39

f. Cuti tahunan yang tidak dilaksanakan, Pengusaha tidak memberi uang sebagai pengganti cuti tahunan. g. Apabila Karyawan yang akan melaksanakan cuti tahunan diminta untuk tetap masuk bekerja, tidak dalam maksud penundaan/penyesuaian

jadwal

cuti,

maka

Perusahaan

berkewajiban membayar kompensasi dengan perhitungan lembur hari libur. h. Pengusaha dapat melakukan pemotongan hak atas cuti karyawan dalam hal karyawan berhalangan masuk kerja dengan alasan selain diatur dalam Peraturan Perusahaan. 2. Cuti Besar a. Cuti Besar diberikan selama 1 (satu) bulan penuh setelah karyawan bekerja selama 5 (lima) tahun berturut-turut tanpa terputus-putus. b. Sisa cuti besar 1 (satu) bulan yang tidak digunakan oleh Karyawan dapat diganti dengan uang ganti cuti besar yang besarnya akan diatur tersendiri dalam Surat Keputusan Pimpinan Perusahaan. c. Karyawan yang akan menggunakan cuti besar harus mengerjakan permohonan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum cutinya dimulai. 3. Cuti Hamil a. Cuti hamil diberikan selama 45 (empat puluh lima) hari sebelum dan 45 (empat puluh lima) hari sesudah melahirkan dan tidak dapat diperpanjang kecuali dengan rekomendasi dokter yang ditunjuk oleh Pengusaha. b. Cuti hamil diberikan setelah dokter/bidan yang ditunjuk oleh Perusahaan memperkirakan waktu kelahiran bayinya. c. Cuti hamil diberikan maksimum 45 (empat puluh lima) hari sesuai dengan keterangan dokter/bidan yang ditunjuk oleh Pengusaha, apabila yang bersangkutan melahirkan sebelum waktunya atau keguguran.

40

4.6.2. Prosedur Pengajuan Cuti Prosedur pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta dilakukan secara manual baik dilakukan di dalam maupun di luar kantor. Terdapat beberapa tahap yang harus dilalui oleh karyawan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut: 1. Karyawan yang akan melakukan cuti harus mengisi absensi sebelum mengajukan cuti. 2. Setelah mengisi absensi selanjutnya karyawan menghadap divisi bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal untuk melakukan pengajuan cuti. 3. Bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal memproses otorisasi perijinan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. 4. Bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal memberikan laporan kepada bagian President Director. 5. Selanjutnya

Human

Resource

Development

(HRD)

atau

Personnel and Legal mengeluarkan List perizinan cuti baik diterima atau tidaknya dengan proses yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. 6. Sedangkan prosedur pengajuan cuti yang dilakukan di luar kantor sama dengan tahap prosedur pengajuan yang dilakukan di dalam kantor hanya saja proses pengirimannya melalui Fax. 4.6.3. Diagram Alir Dokumen (Flow Map) yang sedang Berjalan Analisis dokumen di bawah ini merupakan prosedur pengajuan cuti yang sedang berjalan pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta: 1. President Director 2. Human Resource Development atau Personnel and Legal 3. Karyawan

41

Agar lebih mudah dan jelas untuk dipahami dapat dilihat pada Gambar 10 yang memuat diagram alir dokumen (Flow Map) yang sedang berjalan. HRD Personniel and Legal

Karyawan

President Director

Gambar 10. Flow Map yang sedang berjalan Keterangan: : Dokumen

A: Data Absensi

: Operasi manual

B: Data Karyawan

: Offline storage

: Alir data

42

4.6.4.

Dokumen yang sedang Berjalan Analisis dokumen yang sedang berjalan yaitu terdapat beberapa dokumen yang digunakan dalam prosedur pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta, antara lain: 1. Formulir Pengajuan Cuti Formulir pengajuan cuti adalah lembar yang harus diisi oleh karyawan untuk mengajukan cuti yang berisikan item Nama, Departemen, Divisi, Tanggal (lamanya cuti), Keperluan, dan Alamat. Agar lebih mudah dan jelas untuk dipahami dapat dilihat pada Lampiran 3. 2. Data Karyawan Data Karyawan adalah data yang berisikan tentang biodata karyawan yang terdiri dari NIP, Nama, Tempat lahir, Tanggal lahir, Jenis Kelamin, Alamat, Tahun masuk, Jabatan. 3. List Perizinan List Perizinan adalah data yang sudah diproses baik dalam bentuk tertulis maupun tidak tertulis. 4. Absensi Absensi adalah data yang harus diisi dalam bentuk tertulis sebelum melakukan kegiatan tertentu.

4.6.5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada Website PT. Collega Inti Pratama Jakarta PT. Collega inti Pratama Jakarta memiliki sebuah website (Lampiran 4) yang digunakan sebagai sarana promosi produk perusahaan secara online. Di dalam website tersebut terdapat sebuah sistem informasi sumber daya manusia (Lampiran 5.) yang dapat diakses setelah karyawan berhasil login ke dalam intranet melalui Server yang berada di kantor pusat. Penulis tidak menampilkan keseluruhan isi dari sistem ini karena untuk kepentingan rahasia perusahaan. Dengan aplikasi ini, pekerjaan yang sehari-hari dikerjakan oleh karyawan bagian

personalia

akan

diotomasikan

melalui

sistem

terkomputerisasi. Aplikasi ini menyediakan sistem pelaporan yang

43

lengkap, proses pencarian data yang cepat dan memberikan nilai tambah bagi manajemen untuk dapat lebih tepat mengelola sumber daya manusia yang ada. Bagi karyawan bagian personalia, tentunya aplikasi ini akan memberikan kemudahan, karena semua formulir yang berkaitan dengan bisnis proses sudah disimpan dalam aplikasi. Sehingga cukup dengan perintah cetak dari aplikasi, formulir akan dicetak bersama dengan isian yang sudah diinputkan oleh karyawan tersebut. Bahkan, apabila formulir yang dicetak masih memerlukan pengeditan, maka formulir tersebut masih dapat diubah kembali dari aplikasi Microsoft Word atau Microsoft Excel. Berikut adalah layanan yang disediakan: 1. Modul Layanan Self Service a. Aplikasi perjalanan dinas online b. Aplikasi Reimbursment online c. Aplikasi permohonan cash advance online 2. Modul Aplikasi Penggajian 3. Modul Aplikasi Mutasi 4. Modul Aplikasi Kesehatan 5. Modul Aplikasi Pelatihan Karyawan 6. Modul Data Center Karyawan a. Data Histori Pekerjaan b. Data Keluarga c. Data Prestasi dan Penghargaan d. Data Catatan Hitam 7. Executive Information Service 4.6.6. Identifikasi Masalah/Peluang Berdasarkan analisis yang dilakukan pada tahap awal pada prosedur pengajuan cuti yang dilakukan pada bagian Human Resource Development (HRD) atau Personnel and Legal, dapat didefinisikan beberapa hal sebagai berikut:

44

a. Pengisian formulir cuti yang dilakukan karyawan masih manual dan belum terkomputerisasi dan pengiriman formulir cuti untuk karyawan yang berada di luar dilakukan melalui faksimili serta pencarian arsip karyawan menyebabkan terbuangnya waktu dan menimbulkan keterlambatan terutama dalam penyiapan laporan manajemen. b. Peluang yang ditemukan adalah: 1. Adanya sistem informasi sumber daya manusia pada website PT. Collega Inti Pratama Jakarta melalui akses intranet yang hanya bisa diakses oleh karyawan PT. Collega Inti Pratama. 2. Pembentukan pusat data di kantor pusat PT. Collega Inti Pratama Jakarta untuk memudahkan penyiapan laporan dan proses pengajuan cuti. 4.7. Analisis Sistem Tahap analisis sistem dalam sebuah rancang bangun sistem dimaksudkan untuk menghasilkan functional requirement system yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna. Dengan menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai langkah lebih lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat sistem pengajuan cuti dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara komputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat. Pada tahapan ini dijelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi atau bermanfaat. Perancangan sistem dibagi menjadi dua yaitu desain konseptual atau desain secara umum atau desain logika atau desain secara makro dan desain secara terinci atau desain secara fisik. Pada tahap perancangan sistem ini akan diberikan beberapa tahapan, yang akan dimulai dari Diagram Konteks (Context Diagram), Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), dan Kamus Data (Data Dictionary). 4.7.1. Context Diagram (CD) Diagram Konteks (Context Diagram) adalah diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data

45

antara sistem dengan bagian-bagian luar sistem. Diagram Konteks ini juga disebut dengan DFD level 0, dan DFD ini merupakan DFD level paling atas yang hanya terdiri dari suatu proses yang menggambarkan sistem atau program secara keseluruhan. Alat analisis ini digunakan untuk menggambarkan keterkaitan antara sistem pengajuan cuti online dengan entitas eksternal yang menjadi sumber informasi dan entitas luar yang menerima informasi seperti terlihat pada Gambar 11 berikut ini:

Data Pengajuan Cut i Karyawa n Laporan Perizinan Cuti

For m Pengajuan Cuti

Sistem Pengajuan Cuti Online Pada. Collega Inti Pratama PT Jakarta

President Form Pengajuan Cuti ACC

Gambar 11. Diagram konteks yang diusulkan Keterangan: : Entitas luar

: Proses

: Arus data 4.7.2. Data Flow Diagram (DFD) DFD (Data Flow Diagram) memungkinkan pengembangan untuk mengembangkan model data informasi dan fungsi tersebut pada saat yang bersamaan. DFD (Data Flow Diagram) juga menunjukan aliran suatu data diubah bentuk seakan-akan data tersebut bergerak melalui sistem. DFD selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 12. 4.7.3. Data Dictionary (DD) Kamus data atau data dictionary merupakan deskripsi dari setiap elemen data yang terdapat dalam program yang meliputi nama arus data, bentuk data, urutan proses, elemen data, dan keterangan dari data.Agar diperoleh persamaan persepsi dan penjelasan yang utuh tentang sistem pengajuan cuti online diperlukan adanya rincian identitas data yang mampu menggambarkan keberadaan tiap entitas

46

yang terlibat. Kamus data dari program pengajuan cuti ini dapat dilihat pada Tabel 1 dan 2.

Gambar 12. DFD Level 1 Keterangan: : Proses

: Entitas luar

: Penyimpanan data

: Arus data

47

Nama Arus Data : Data Karyawan Alias

: DK

Bentuk Data

: Dokumen

Urutan Proses

: Karyawan-0.1, 01-DB_Karyawan, DB_ karyawan - 0.2

Elemen Data

:

Tabel 1. Tabel kamus data karyawan No Nama Data Keterangan 1

Nip

Nomor Induk Karyawan

2

Nama

Nama karyawan

3

Alamat

Alamat Karyawan

4

Agama

Agama karyawan

5

Jenis_kelamin

Jenis kelamin karyawan

6

Temp_Lahir

Tempat lahir karyawan

7

Tgl_lahir

Tanggal lahir karyawan

8

Tgl_Masuk

Tanggal masuk karyawan

9

Kd_Jabatan

Kode jabatan karyawan

10

Password

Password karyawan

11

Kode

Kode Devisi dan Departemen

12

Divisi

Nama Divisi

13

Departemen

Nama Departemen

14

Nama_Jabatan

Nama Jabatan

Nama Arus Data : Data Pengajuan Cuti Alias

: DPC

Bentuk Data

: Dokumen

Urutan Proses

: 0.2-DB_Cuti, DB_Cuti-0.3, 0.2-0.3, DB_Cuti-0.4

Elemen Data

:

Tabel 2. Tabel kamus data pengajuan cuti No Nama Data

Keterangan

1

No_Cuti

Nomor cuti karyawan

2

Nip

Nomor induk karyawan

48

Lanjutan Tabel 2. No

Nama Data

Keterangan

3

Nama

Nama karyawan

4

Alamat

Alamat karyawan

5

Jenis_Kelamin

Jenis kelamin

6

Tempat_Lahir

Tempat lahir karyawan

7

Kd_Jabatan

Kode jabatan

8

Nama_Jabatan

Nama jabatan

9

Tgl_Masuk

Tanggal masuk karyawan

10

Kd_Cuti

Kode Cuti

11

Jenis_Cuti

Nama cuti

12

Lama_Cuti

Lama Cuti

13

Tgl_Mulai

Tanggal mulai cuti

14

Tgl_Akhir

Tanggal akhir cuti

15

Cuti_Yangdiambil

Lama cuti yang diambil

16

Sisa_Cuti

Sisa jumlah cuti

17

Tgl_Otor

Tanggal proses cuti

18

Keperluan

Keperluan cuti

19

Status

Status perizinan cuti

4.8. Interface Functional Requirement User interface dilakukan untuk dapat merancang sistem pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta yang telah dianalisis menjadi sebuah program yang kebutuhannya telah disesuaikan oleh pengguna. Untuk itu dalam pembuatan program sangat membutuhkan perancangan program untuk dapat mengakses informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan akurat. Perancangan program merupakan kerangka proses sistem informasi penanganan pengajuan cuti di PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Dalam perancangan program terdiri dari beberapa proses informasi pengajuan cuti diantaranya: kebutuhan data karyawan untuk perusahaan, struktur program, dan kebutuhan sistem.

49

Kebutuhan system interface dimulai dari tahap input, output, dan proses pengkodean. 4.8.1. Perancangan Input Rancangan masukan merupakan proses pemasukan data melalui komputer sesuai yang diinginkan User. Dalam sistem pengajuan cuti pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta ini, petugas Human Resource Development atau Personnel and Legal (HRD) memasukan data karyawan, baik dari intern maupun ekstern. Perancangan Input berfungsi menjelaskan masukan data dari dan ke sistem dan sebelum melakukan perancangan input perlu diketahui terlebih dahulu proses masukan yang ada pada sistem, proses yang digunakan dalam sistem pengajuan cuti online pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta adalah sebagai berikut: 1. Format Masukan Data Karyawan DATA KARYAWAN KESELURUHAN

NIP

Kode Jabatan

Nama

Jabatan

Jenis Kelamin

Password

Tempat Lahir

Jumlah Karyawan

Cari Data

Tambah Simpan

Ubah

Cari

Tanggal Lahir Cetak

Agama

Batal

Alamat

Hapus Tanggal Masuk Kode

Kembali

Nama Divisi Nama Departemen

Gambar 13. Rancangan format masukan data karyawan

50

Fungsi form data karyawan di atas adalah untuk melihat data karyawan dan menambah serta mengubah data karyawan. Adapun tabel yang tertera adalah tabel data karyawan yang terdiri dari tombol hapus, simpan, ubah, batal, cetak dan tombol kembali dengan fungsi yang telah ditentukan. 2. Format Masukan Data Permohonan Cuti Karyawan

Gambar 14. Rancangan format masukan data cuti karyawan Pada form aplikasi permohonan cuti di atas terdiri dari input data karyawan yang berfungsi sebagai acuan untuk permohonan dan perizinan cuti untuk diajukan karyawan kepada bagian Personal and legal untuk mendapatkan perizinan sesuai dengan kepentingan karyawan masingmasing yang dilengkapi dengan tombol Proses untuk dapat mengajukan permohonan cuti dan tombol Simpan untuk dapat diproses oleh bagian Personal and legal dan disetujui oleh President Director.

51

4.8.2. Perancangan Output Format keluaran berupa format tampilan yang berisi tentang berbagai informasi yang diperlukan. Format keluaran ini dapat dicetak ke printer dan dapat ditampilkan ke layar monitor. Adapun format keluaran yang ada pada sistem pengajuan cuti online pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta adalah sebagai berikut: 1.

Rancangan Laporan Data Karyawan Pribadi Logo Perusahaan dan Alamat Perusahaan DATA KARYAWAN

Yang bertanda tangan di bawah ini, menerangkan bahwa: Nama

: xxxxxxxxxxxxxx

Jenis Kelamin

: xxxx

Tempat Lahir

: xxxxxxxxxxxxxx

Tanggal Lahir

: dd/mm/yyyy

Agama

: xxxxx

Alamat

: xxxxxxxxxxxxxx

adalah termasuk salah satu Karyawan di PT. Collega Inti Pratama Jakarta dengan keterangan sebagai berikut: Tanggal Masuk : dd/mm/yyyy NIP

: xxxxxxxxxx

Divisi

: xxxxxxxxxxxxxx

Departemen

: xxxxxxxxxxxxxx

Jabatan

: xxxxxxxxxxxxxx

Demikian keterangan data pegawai ini kami buat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya Jakarta, 10/24/2006 Mengetahui, HRD Personnal and Legal

xxxxxxxxxxxxx NIP xxxxxxxxx

Presiden Direktur

xxxxxxxxxxxx NIP xxxxxxx

Gambar 15. Rancangan format keluaran data karyawan pribadi

52

2. Rancangan Laporan Data Karyawan Keseluruhan Logo Perusahaan dan Alamat Perusahaan LAPORAN DATA KARYAWAN NIP Nama Tgl Lahir xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy

Alamat Tgl Masuk xxxxxxxxxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy

Jabatan

Divisi

xxxxxxxxxxxxx

Departemen

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx

Gambar 16. Rancangan format keluaran data karyawan 3.

Rancangan Laporan Cuti Karyawan Pribadi Logo Perusahaan dan Alamat Perusahaan CUTI KARYAWAN

No.CT/xxxxxx Yang bertanda tangan di bawah ini, menerangkan bahwa: NIP Nama Jabatan Divisi

: : : :

xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx

Departemen

: xxxxxxxxxxxxx

Diperbolehkan untuk mengambil cuti dengan keterangan sebagai berikut: Jenis Cuti Lama Cuti Mulai Cuti

: xxxxxxxxxxxx : x hari : dd/mm/yyyy sampai dengan

Keperluan

: xxxxxxxxxxxx

dd/mm/yyyy

Demikian laporan cuti ini kami buat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Jakarta, dd/mm/yyyy Mengetahui, Pemohon

xxxxxxxxxxxxx NIP xxxxxxxxx

HRD Personnal and Legal

xxxxxxxxxxxxx NIP xxxxxxxxx

Presiden Direktur

xxxxxxxxxxx NIP xxxxxx

Gambar 17. Rancangan format keluaran cuti karyawan pribadi

53

4.

Rancangan Laporan Cuti Karyawan Keseluruhan Logo Perusahaan dan Alamat Perusahaan LAPORAN CUTI KARYAWAN

No. Cuti CT/xxxxxx

NIP

Nama

xxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxx

Jabatan

Jenis Cuti Lama Cuti

xxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxx

xx

Tgl Mulai

Tgl Akhir

dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

Keperluan

Status

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

Gambar 18. Rancangan format keluaran cuti karyawan 4.8.3. Pengkodean Pengkodean ini dapat berfungsi untuk mendefinisikan suatu objek secara singkat, mengklasifikasikan data dan memasukan data kedalam, selain itu kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Pada program sistem pengajuan cuti online ini terdapat nomor urut pengkodean berguna untuk memudahkan dalam pencarian data. Beberapa keuntungan dalam penggunaan kode dibandingkan dengan pengguaan nama, antara lain: 1.

Umumnya kode lebih singkat, sehingga menghemat tempat penyimpanan (Harddisk).

2.

Sifatnya yang unik (tidak ada yang sama), lain halnya dengan nama. Nama dalam satu tabel bisa saja sama.

3.

Memudahkan dalam klasifikasi data. Adapun contoh pengkodean yang terdapat pada sistem

pengajuan cuti online yaitu sebagai berikut: i. Kode Jabatan Contoh

: Programmer

Nomor

:

18 XX

A Keterangan : A = Kode Jabatan

54

ii. Nomor Induk Karyawan Contoh

: Mary Kusbianto; Divisi Internal Service, Departemen HRD, Jabatan Personnel and Legal Manager

Nomor

:

07021401 XX-XX-XX-XX

A B C

D

Keterangan : A = Nama Divisi B = Nama Departemen C = Nomor Jabatan D = Nomor Urut Karyawan iii. Nomor Cuti Nomor

: CT/01021 XX-XX-XX-X

A

B C D

Keterangan : A = Cuti B = Nama Divisi C = Nama Departemen D = Nomor Urut Cuti 4.8

Rancang Bangun Sistem Pada tahap rancang bangun ini akan dihasilkan penjelasan rancangan basis data mulai dari entity relationship diagram (ERD), normalisasi, tabel relasi, dan struktur data. Penggunaan database dalam sistem pengajuan cuti ditujukan pada data karyawan agar dalam pengoperasian dan pengimplementasian sistem dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap serta dapat membantu mempermudah memanipulasi data. 4.8.1. Relational Diagram (ERD) Entity Relational Diagram (ERD) merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masingmasing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan

55

seluruh fakta yang ditinjau. Entitas dapat berupa orang, tempat, konsep, kejadian dan objek yang penting dari suatu organisasi. Adapun Entity Relational Diagram (ERD) dari sistem pengajuan cuti online pada PT.Collega Inti Pratama Jakarta adalah sebagai berikut:

Data Divisi & Departemen

1

memiliki

1

1

Data Karyawan

1

memiliki

Data Jabatan

1

memiliki

1

Data Pengajuan Cuti

1

1

memiliki

Data Jenis Cuti

Gambar 19. ERD Keterangan: : Entitas

: Relasi

: Penghubung

Pada ERD di atas terdapat beberapa entitas yang memiliki atribut, yaitu: i. Data Karyawan : Nip, Nama, Alamat, Agama, Jenis_Kelamin, Tempat_Lahir,

Tgl_Lahir,

Tgl_Masuk,

Kd_Jabatan, Nama_Jabatan, Password, Kode, Divisi, Departemen. ii. Data Cuti

: No_Cuti, Nip, Nama, Alamat, Jenis_Kelamin, Tempat_lahir,

Kd_jabatan,

Nama_Jabatan,

Tgl_Masuk, Kd_Cuti, Jenis_Cuti, Lama_Cuti, Tgl_Mulai,

Tgl_Akhir,

Cuti_Yangdiambil,

Sisa_Cuti, Tgl_Otor, Keperluan, Status. iii. Data Jabatan

: Kd_Jabatan, Nama_Jabatan.

iv. Data Jenis Cuti

: Kd_Cuti, Jenis_Cuti, Lama_Cuti.

v. Data Divisi

: Kode, Departemen, Divisi.

56

4.8.2. Normalisasi Normalisasi adalah cara pendekatan lain dalam membangun desain logika basis data relational yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data. Dalam normalisasi, perancangan basis data bertolak dari situasi nyata. Tujuannya adalah agar diperoleh sebuah basis data yang benar-benar efektif dan efisien. Adapun bentuk dari normalisasi sistem pengajuan cuti online pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta: Tabel 3. Unormalisasi Nip

Nama

Alamat

Agama

Jenis_Kelamin

Tempat_Lahir

Tgl_Lahir

Tgl_Masuk

Kd_Jabatan

Nama_Jabatan

Password

Kode

Divisi

Departemen

No_Cuti

Nip

Nama

Alamat

Jenis_Kelamin

Tempat_Lahir

Kd_Jabatan

Nama_Jabatan

Tgl_Masuk

Kd_Cuti

Jenis_Cuti

Lama_Cuti

Tgl_Mulai

Tgl_Akhir

Cuti_yangdiambil

Sisa_Cuti

Tgl_Otor

Keperluan

Status

Kd_Jabatan

Nama_Jabatan

Kd_Cuti

Jenis_Cuti

Lama_Cuti

Kode

Departemen

Divisi

Tabel 4. Normal pertama (1NF) Nip

Nama

Alamat

Agama

Jenis_Kelamin

Tempat_Lahir

Tgl_Lahir

Tgl_Masuk

Kd_Jabatan

Nama_Jabatan

Password

Kode

Divisi

Departemen

No_Cuti

Kd_Cuti

Jenis_Cuti

Lama_Cuti

Tgl_Mulai

Tgl_Akhir

Cuti_Yangdiambil

Sisa_Cuti

Tgl_Otor

Keperluan

Status

Tabel 5. Normal kedua (2NF) Tabel Karyawan Nip*

Nama

Alamat

Agama

Jenis_Kelamin

Tempat_Lahir

Tgl_Lahir

Tgl_Masuk

57

Kd_Jabatan**

Nama_Jabatan

Divisi

Departemen

Password

Kode**

Tabel Data Cuti No_Cuti

Nip**

Nama

Alamat

Jenis_Kelamin

Tempat_Lahir

Kd_Jabatan

Nama_Jabatan

Tgl_Masuk

Kd_Cuti**

Jenis_Cuti

Lama_Cuti

Tgl_Mulai

Tgl_Akhir

Cuti_yangdiambil

Sisa_Cuti

Tgl_Otor

Keperluan

Status

Tabel Data Jabatan Kd_Jabatan*

Nama_Jabatan

Tabel Jenis Cuti Kd_Cuti*

Jenis_Cuti

Lama_Cuti

Divisi

Departemen

Tabel Divisi Kode* Normal Ketiga (3NF) a. Tabel Karyawan

: Nip*, Nama, Alamat, Agama, Jenis_Kelamin, Tempat_Lahir,

Tgl_Lahir,

Tgl_Masuk,

Kd_Jabatan**, Nama_Jabatan, Password, Kode**, Divisi, Departemen. b. Data Cuti

: No_Cuti, Nip**, Nama, Alamat, Jenis_Kelamin, Tempat_lahir,

Kd_jabatan,

Nama_Jabatan,

Tgl_Masuk, Kd_Cuti**, Jenis_Cuti, Lama_Cuti, Tgl_Mulai,

Tgl_Akhir,

Cuti_Yangdiambil,

Sisa_Cuti, Tgl_Otor, Keperluan, Status, c. Data Jabatan

: Kd_Jabatan*, Nama_Jabatan.

d. Data Jenis Cuti

: Kd_Cuti*, Jenis_Cuti, Lama_Cuti.

e. Data Divisi

: Kode*, Departemen, Divisi.

Keterangan:

* : Primery Key

** : Forigen Key

4.8.3 Tabel Relasi Tabel relasi berisi tentang hubungan antar data yang telah mengalami proses normalisasi dan digunakan dalam perancangan basis data.

58

Data Jabatan

Data Karyawan

Kd _ Jabatan * Nama _ Jabatan

Nip * Nama Alamat Agama Jenis _ Kelamin Tempat _ Lahir Tgl _ Lahir Tgl _ Masuk Kd _ Jabatan ** Password Kode **

Data Divisi Kode * Divisi Departemen

Data Jenis Cuti

Data Pengajuan Cuti

Kd _ Cuti * Jenis _ Cuti Lama _ Cuti

Nip ** No _ Cuti Kd _ Cuti ** Tgl _ Mulai Tgl _ Akhir Lama _ Cuti Cuti _ yangdiambil Keperluan Sisa _ cuti Tgl _ Otor Status

Gambar 20. Tabel Relasi 4.8.4 Strukur Data Struktur data merupakan suatu kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain. Di bawah ini file yang digunakan dalam sistem pengajuan cuti online pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta. 1.

Nama File : Data Karyawan Media

: Harddisk

Tabel 6. Tabel data karyawan Nama :Tabel : Data Karyawan Key No

: DKaryawan Nama Field

Tipe

Panjang

Keterangan

1

Nip

T

8

Nomor induk Karyawan

2

Nama

T

25

Nama Karyawan

59

Lanjutan Tabel 6. No

Nama Field

Tipe

Panjang

Keterangan

3

Alamat

T

50

Alamat Karyawan

4

Agama

T

10

Agama Karyawan

5

Jenis_Kelamin T

10

Jenis kelamin Karyawan

6

Tempat_Lahir

T

25

Tempat lahir Karyawan

7

Tgl_Lahir

D

8

Tanggal lahir Karyawan

8

Tgl_Masuk

D

8

Tanggal masuk Karyawan

9

Kd_Jabatan

T

2

Kode jabatan

10

Nama_Jabatan T

20

Nama jabatan

11

Password

T

20

Password Karyawan

12

Kode

T

4

Kode Divisi & Departemen

13

Divisi

T

20

Nama Divisi

14

Departemen

T

20

Nama Departemen

2.

Nama File : Data Cuti Media

: Harddisk

Tabel 7. Tabel data cuti Nama File : Data Cuti Key

: DCuti

No

Nama Field

Tipe

Panjang

Keterangan

1

No_Cuti

T

8

No cuti karyawan

2

Nip

T

9

Nomor induk karyawan

3

Nama

T

25

Nama Karyawan

4

Alamat

T

50

Alamat karyawan

5

Jenis_Kelamin

T

10

Jenis kelamin Karyawan

6

Tempat_Lahir

T

25

Tempat lahir Karyawan

7

Kd_Jabatan

T

4

Kode jabatan

8

Nama_Jabatan

T

20

Nama jabatan

9

Tgl_Masuk

D

8

Tanggal masuk Karyawan

10

Kd_Cuti

T

6

Kode cuti karyawan

11

Jenis_Cuti

T

10

Nama cuti

60

Lanjutan Tabel 7. No

Nama Field

Tipe

Panjang

Keterangan

12

Lama_Cuti

N

4

Lama cuti

13

Tgl_Mulai

D

8

Tanggal mulai cuti

14

Tgl_Akhir

D

8

Tanggal akhir cuti

15

Cuti_Yangdiambil N

4

Jumlah Cuti yang diambil

16

Sisa_Cuti

N

4

Jumlah sisa cuti

17

Tgl_Otor

D

8

Tanggal proses cuti

18

Keperluan

T

50

Keperluan cuti

19

Status

T

25

Status perizinan cuti

3.

Nama File : Data Jabatan Media

: Harddisk

Tabel 8. Tabel data jabatan Nama File : Data Jabatan Key

: DJabatan

No

Nama Field

Tipe

Panjang

Keterangan

1

Kd_Jabatan

T

4

Nomer kode jabatan

2

Nama_Jabatan T

20

Nama Jabatan

4.

Nama File : Data Jenis Cuti Media

: Harddisk

Tabel 9. Tabel jenis cuti Nama File : Data Jenis Cuti Key

: JenisCuti

No

Nama Field

Tipe

Panjang

Keterangan

1

Kode_cuti

T

6

Kode cuti

2

Jenis_Cuti

T

10

Nama Jenis Cuti

3

Lama_Cuti

N

4

Jumlah Hari cuti

5.

Nama File : Data Divisi Media

: Harddisk

61

Tabel 10. Tabel data divisi Nama File : Data Divisi Key

: Ddivdep

No Nama Field

Tipe

Panjang Keterangan

1

Kode

T

4

Kode Divisi Dan Departemen

2

Divisi

T

20

Nama Divisi

3

Departemen

T

20

Nama Departemen

4.9. Hierarchial Input Processing and Output (HIPO) HIPO merupakan visualisasi struktur program yang dikembangkan dalam sebuah perancangan sistem. Struktur program yang dikembangkan dalam perancangan sistem pengajuan cuti online pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta merupakan hasil analisis dengan menggunakan diagram alir data (DFD). Struktur program ini berisi tentang hubungan antara input data karyawan dan cuti karyawan dengan output laporan data karyawan dan laporan cuti karyawan, berikut proses pengajuan cuti dan otorisasi yang terjadi dalam sistem pengajuan cuti online. Agar lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 21 berikut ini: Sistem Pengajuan Cuti Online pada PT . Collega Inti Pratama Jakarta

Input

Data Karyawan

Cuti Karyawan

Proses

Permohonan Cuti

Proses Otorisasi

Gambar 21. HIPO Chart

Output

Laporan Data Karyawan

Laporan Cuti Karyawan

62

4.10. Prototype Modul Sistem Pengajuan Cuti Online Prototipe sistem informasi yang diusulkan untuk menunjang proses pengajuan cuti ini diberi nama Sistem Pengajuan Cuti Online. Sistem pengajuan cuti online ini nantinya berada di dalam website PT. Collega Inti Pratama Jakarta melalui akses intranet pada sistem informasi sumber daya manusia. Berikut ini prototype penggunaan aplikasi Sistem Pengajuan Cuti Online pada PT. Collega Inti Pratama Jakarta: 1. Berikut ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan oleh karyawan PT. Collega Inti Pratama Jakarta, baik pihak karyawan ataupun pihak lain yang berkepentingan untuk masuk ke website PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Klik Shortcut Internet Explorer pada Desktop atau Start Menu, ketik alamat http://www.collega.co.id maka akan muncul tampilan berikut:

Gambar 22. Tampilan Loading Pada tampilan ini terdapat nama dan logo perusahaan berikut alamat kantor pusat yang berada di Jakarta. 2. Tunggu hingga beberapa saat maka tampilan akan berubah menjadi sebagai berikut:

63

3.

Gambar 23. Tampilan Menu Utama Website Pilih menu Intranet pada Menu Utama, intranet ini berfungsi sebagai pembatas jalur akses jaringan intern karyawan PT. Collega Inti Pratama Jakarta. Setelah dipilih, tampilan akan berubah menjadi tampilan login seperti berikut:

Gambar 24. Tampilan Login Pada gambar berikut ini tidak ditampilkan tampilan setelah berhasil login intranet, sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati antara Penulis dengan pihak HRD Personnel and Legal PT. Collega Inti

64

Pratama Jakarta karena menyangkut privasi karyawan perusahaan. Penulis hanya diperbolehkan merancang tampilan dan modul pengajuan

cuti

online

yang

nantinya

akan

dipertimbangkan

pengaplikasiannya pada Website PT. Collega Inti Pratama Jakarta dalam menu Intranet setelah berhasil login. Berikut ini rancangan tampilan dan modul pengajuan cuti yang diusulkan. Setelah berhasil login, pilih Menu Pengajuan Cuti maka akan tampil gambar sebagai berikut:

Gambar 25. Tampilan Menu Utama Pengajuan Cuti Tampilan Menu Utama di atas terdiri dari menu Data, Proses, dan Bantuan. Pada menu Data terdapat submenu Data Pribadi dan Data Cuti yang hanya bisa diakses oleh karyawan, juga terdapat Data Karyawan dan Data Cuti Karyawan yang hanya bisa diakses oleh bagian HRD Personnel and Legal. Pada Menu Proses terdapat submenu Permohonan Cuti Karyawan yang hanya bisa diakses oleh karyawan juga terdapat submenu Proses Perizinan Cuti yang hanya bisa diakses oleh bagian HRD. Pada menu Bantuan terdapat submenu Tentang Cuti, serta dilengkapi dengan tombol KELUAR. Tombol

65

KELUAR berfungsi untuk keluar dari Aplikasi Pengajuan Cuti kembali ke Menu Utama Website PT. Collega Inti Pratama. 3. Berikut ini langkah-langkah pengoperasian Aplikasi Pengajuan Cuti yang hanya bisa diakses oleh karyawan. Klik Data dan pilih submenu Data Pribadi pada form Menu utama maka akan muncul form seperti di bawah ini:

Gambar 26. Tampilan Data Pribadi Karyawan Form Data Pribadi Karyawan ini berisi data lengkap pribadi karyawan yang bersangkutan. Form ini disertai tombol CETAK untuk mencetak form, tombol KEMBALI untuk kembali ke Menu utama, tombol KELUAR untuk keluar dari Aplikasi Pengajuan Cuti Online. 4. Karyawan dapat langsung melakukan permohonan cuti ataupun setelah mengecek data pribadi karyawan lalu kembali ke Menu utama pilih menu Proses klik submenu Pengajuan Cuti pada tampilan menu utama maka akan muncul tampilan seperti Gambar 27. Jika karyawan tidak memenuhi syarat untuk mengajukan permohonan cuti, sebagai contoh karyawan yang bekerja belum lebih dari satu tahun maka ketika diklik tombol PROSES akan muncul pesan seperti pada Gambar 28.

66

Gambar 27. Tampilan Data Pengajuan Cuti Sebelum Proses

Gambar 28. Tampilan Pesan Belum Setahun 5. Ketik password dengan benar kemudian klik tombol PROSES maka tampilan permohonan cuti berubah setelah proses seperti tampak pada Gambar 29. Pilih kode cuti maka akan muncul otomatis jenis cuti yang akan diambil kemudian ketik jumlah atau lama cuti yang diambil. Setelah mengisi lama cuti yang diambil pilih tanggal mulai cuti maka secara otomatis tanggal akhir akan tertera sesuai dengan lama cuti yang diambil.

67

Gambar 29. Tampilan Pengajuan Cuti Setelah Proses Ketik kepeluan cuti karyawan kemudian klik tombol AJUKAN. Isilah dengan benar dan sesuai dengan persyaratan cuti, jika benar maka akan muncul kotak pesan Konfirmasi Password untuk lebih memastikan cuti yang diajukan seperti di bawah ini:

Gambar 30. Tampilan Konfirmasi Password 6. Ketik password dengan benar lalu klik OK untuk mengajukan cuti atau klik BATAL untuk membatalkan cuti yang hendak dilakukan. Jika

68

memilih tombol OK maka akan muncul kotak pesan seperti di bawah ini:

Gambar 31. Tampilan Pengajuan Cuti Sukses Jika salah atau tidak sesuai dengan prosedur dan persyaratan maka akan muncul kotak pesan sesuai dengan tingkat kesalahan atau kekurangan data yang dimasukkan, perbaiki dan lengkapilah data-data tersebut. 7. Data yang diajukan akan masuk ke dalam tampilan Data Cuti yang dapat dilihat dalam Menu utama klik menu Data pilih submenu Data Cuti, tampilan dapat dilihat pada Gambar 32. Pada tampilan ini ditampilkan data cuti pribadi karyawan secara lengkap baik yang sifatnya masih mengajukan ataupun yang sudah disetujui. Karyawan juga dapat mencetak data cuti yang telah diajukan untuk seterusnya dilanjutkan ke bagian yang bersangkutan yaitu HRD Personnel and Legal atau juga President Director. Demikian langkah-langkah dan akses menu yang dapat dimasuki oleh para karyawan.

Gambar 32. Tampilan Data Cuti Pribadi Karyawan

69

8. Berikut ini langkah-langkah pengoperasian Aplikasi Pengajuan Cuti Online yang hanya bisa diakses oleh bagian HRD Personnel and Legal. Klik Data dan pilih submenu Data Karyawan pada Menu utama maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Gambar 33. Tampilan Data Karyawan Keseluruhan Pada tampilan ini terdapat data lengkap karyawan secara keseluruhan di dalam perusahaan. Tampilan ini dilengkapi dengan pencarian data untuk memudahkan bagian HRD Personnel and Legal untuk mencari dan mengubah serta menghapus data karyawan. Tombol TAMBAH untuk menambahkan data karyawan baru, tombol SIMPAN untuk menyimpan data karyawan yang baru atau yang diubah, tombol UBAH untuk mengubah data karyawan yang sudah ada, tombol CETAK untuk mencetak data karyawan yang diinginkan, tombol BATAL untuk membatalkan masukan data baru atau perubahan yang terjadi, tombol HAPUS untuk menghapus data karyawan yang sudah ada. Tampilan ini juga dilengkapi dengan tampilan yang berisi data karyawan yang disajikan dalam bentuk tabel yang menampilkan data keseluruhan karyawan. Sedangkan untuk menambah data karyawan baru maka setiap textbox harus diisi, jika ada yang belum terisi ketika

70

diklik tombol TAMBAH maka akan muncul pesan seperti gambar di bawah ini:

Gambar 34. Tampilan pesan data yang belum diisi 10. Bagian HRD Personnel and Legal dapat mengetahui secara langsung data permohonan cuti karyawan tanpa harus mengecek data karyawan terlebih dahulu karena di dalam tampilan Data Cuti Karyawan juga ditampilkan data yang diperlukan dan digunakan sebagai bahan pertimbangan persetujuan cuti dengan cara klik menu Data pilih submenu Data Cuti Karyawan pada Menu utama atau klik menu Proses pilih submenu Proses Perizinan Cuti maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:

Gambar 35. Tampilan Data Cuti Karyawan Sebelum Proses Otorisasi

71

Tampilan ini berisi data cuti karyawan baik yang statusnya sudah disetujui, masih mengajukan, atau ditolak yang dapat ditampilkan dalam bentuk tabel sesuai dengan status yang ingin ditampilkan. 11. Pilih data karyawan yang hendak diproses otorisasi dengan cara klik pada field data dalam tabel cuti karyawan. Setelah muncul secara otomatis data karyawan yang dikehendaki, lengkapilah kolom Otorisasi dengan cara mengetik NIP HRD tekan Enter maka otomatis akan muncul Nama HRD yang nantinya akan memproses otorisasi cuti seorang karyawan. Klik tombol PROSES lalu tombol tersebut berubah menjadi tombol Save kemudian klik tombol tersebut maka akan muncul kotak pesan “Proses Otorisasi Sukses” dan secara otomatis status cuti karyawan berubah yang sebelumnya “mengajukan” menjadi “disetujui”.

Gambar 36. Tampilan Data Cuti Karyawan Setelah Proses Otorisasi Setelah proses otorisasi selesai maka bagian HRD dapat mencetak dengan cara memilih tombol CETAK. Untuk melakukan proses otorisasi terhadap data cuti karyawan yang lain lakukan langkahlangkah yang sama seperti diatas. Tombol BATAL untuk mengulang kembali memilih data karyawan yang dikehendaki, tombol KEMBALI

72

untuk kembali ke Menu utama, tombol HAPUS untuk menghapus data cuti yang tidak dibutuhkan, tombol KELUAR untuk langsung keluar dari Aplikasi Pengajuan Cuti Online. Untuk melihat laporan hasil inputan Data Karyawan dan Cuti Karyawan akan tampil laporan data yang diinginkan dapat dilihat seperti Gambar 37 di dalamnya terdapat logo dan alamat perusahaan serta data tentang karyawan. Rencananya tanda tangan pihak HRD Personnel and Legal dan President Director dibuat dengan scanner yang akan muncul pada laporan setelah proses otorisasi cuti sukses, tetapi pada laporan ini belum disertakan tanda tangan hasil scan karena masalah perizinan dari pihak perusahaan.

Gambar 37. Tampilan Laporan Data Karyawan

73

Tampilan laporan di atas adalah data karyawan yang menerangkan bahwa karyawan tersebut adalah salah satu karyawan di PT. Collega Inti Pratama Jakarta yang terdiri dari item Nama, Jenis kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Alamat, Tgl Masuk (Tanggal masuk), NIP (Nomor induk pegawai), Divisi, Departemen, Jabatan. Tampilan laporan cuti karyawan dapat dilihat pada Gambar 38 di dalamnya terdapat data tentang karyawan dan data tentang cuti yang hendak diambil. Tanda tangan HRD Personnel and Legal dan President Director

direncanakan

hasil

scan

sedangkan

karyawan

membubuhkan tanda tangannya setelah mencetak laporan cuti.

Gambar 38. Tampilan Laporan Cuti Karyawan Pribadi

tinggal

74

Tampilan laporan di atas adalah laporan cuti karyawan yang terdiri dari item NIP (Nomor Induk Pegawai), Nama, Jabatan, Divisi, Jenis Cuti, Lama Cuti, Mulai Cuti, dan Keperluan. Bagian HRD Personnel and Legal dapat melihat laporan hasil inputan data karyawan secara keseluruhan dan cuti karyawan secara keseluruhan atau yang diinginkan dalam bentuk laporan data yang disajikan dalam tabel yang dapat dilihat seperti gambar berikut ini:

Gambar 39. Tampilan Laporan Data Karyawan Adapun tampilan laporan cuti karyawan keseluruhan seperti gambar di bawah ini:

Gambar 40. Tampilan Laporan Data Cuti Karyawan

75

Untuk melihat penjelasan tentang cuti dapat memilih menu Bantuan submenu Tentang Cuti pada Menu utama maka akan tampil tampilan seperti di bawah ini:

Gambar 41. Tampilan penjelasan tentang cuti tahunan

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan Hasil dari rancang bangun sistem informasi untuk mendukung proses pengajuan cuti menunjukkan adanya efisiensi. Perubahan mendasar yang dapat dicapai dari analisis rancang bangun sistem ini antara lain: 1. Proses pemasukan data karyawan dan pengajuan cuti dapat langsung diinput dari komputer masing melalui sistem informasi sumber daya manusia setelah berhasil masuk akses intranet website PT. Collega Inti Pratama Jakarta. 2. Pembuatan laporan baik berupa data pribadi karyawan, data karyawan keseluruhan, data cuti pribadi karyawan, dan data cuti karyawan keseluruhan dapat dilakukan setiap saat. 3. Mengurangi pemakaian media faksimili untuk mengirim dan menerima formulir pengajuan cuti. 4. Kemudahan dalam menyimpan, mencari, dan mengubah data karyawan serta lebih mempercepat proses otorisasi pengajuan cuti karyawan karena data cuti karyawan mudah untuk dicari. 2. Saran Prototype sistem masih berupa desain dasar tentang input, proses dan output dari sistem pengajuan cuti, oleh karenanya prototype masih perlu dikembangkan dan dilengkapi untuk mencakup: 1. Pengembangan sistem agar dapat digunakan secara bersama-sama (multi user), sehingga masing-masing subsistem dapat dijalankan secara paralel. 2. Perlu diterapkannya security system secara berjenjang dengan tujuan untuk menjaga keamanan data dan validitas informasi. 3. Integrasi sistem pengajuan cuti online dengan sistem lain masih memerlukan interface lain, agar keluaran text file dari sistem pengajuan cuti online dapat digunakan sebagai masukan bagi sistem lain.

DAFTAR PUSTAKA Alter, S. 1996. Information System: A Management Perspective. 2nd edition. The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc, California. Buku Saku Peraturan Perusahaan. 2005. PT. Collega Inti Pratama, Jakarta. Davis, G. B. 1995. Sistem Informasi Manajemen. PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jilid 1&2. PT. Prenhallindo, Jakarta. Fathansyah. 2002. Basis Data. Informatika, Bandung. Hariyanto, B. 2000. Sistem Operasi. Informatika, Bandung. Hasibuan, M.S.P. 1996. Aksara, Jakarta.

Manajemen Sumber Daya Manusia. PT. Bumi

Jogianto. 2001. Analisis Data Desain. Andi Yogyakarta, Yogyakarta. Laudon, K. C. dan Laudon, J.P. 1996. Management Information Systems. Prentice Hall, New Jersey. McLeod, R dan G. Schell. 1995. Management Information Systems. Prentice Hall, New Jersey ________________________.2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedelapan Bahasa Indonesia. PT. Indeks, Jakarta O’Brien, J.A. 1996. Management Information Systems. Richard D. Irwin, Chicago. Peraturan Pemerintah Tahun 1976, tentang Cuti PNS, Jakarta. Stoner, J.F., et al. 1996. Manajemen. Jilid 1 dan 2. PT. Prenhallindo, Jakarta. Surat Edaran Kepala BAKN No. 01/SE/1977, tentang Permintaan dan pemberian cuti PNS, Jakarta. Suroso, A. I. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Program Studi MMA IPB, Bogor. Suryadi, dkk. 1998. Sistem Pendukung Keputusan. PT. Rosda, Bandung. Susanto, A. 2000. Sistem Informasi Manajemen. Lingga Jaya, Bandung.

www.bkd-jateng.go.id [17 April 2006] www.collega.co.id [29Agustus 2006]

79

Lampiran 1. Business Framework PT. Collega Inti Pratama Jakarta

Struktur Organisasi PT. Collega Inti Pratama Jakarta Sumber: PT. Collega Inti Pratama Diambil pada tanggal 17 April 2006

80

Lampiran 2. Struktur Organisasi PT. Collega Inti Pratama Jakarta

LAMPIRAN

81

Lampiran 3. Formulir Permohonan Cuti PT. Collega Inti Pratama Jakarta

82

Lampiran 4. Website PT. Collega Inti Pratama Jakarta

83

Lampiran 5.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Collega Inti Pratama Jakarta