RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Agendanummer Registratienummer raad 616280 Behorend bij het B&W-advies met registratienummer 612459 Moet in elk geval behandeld zijn in de raadsvergadering van de gemeente Purmerend d.d.
Datum: 16 maart 2011
Behandeld door: Pauk Meijland
Afdeling/Team: Maatschappelijke Ontwikkeling / Beleidsontwikkeling
Onderwerp: Kredietaanvraag huisvesting Spurd Samenvatting: In de huidige situatie is de organisatie van Spurd verdeeld over twee locaties, te weten het kantoorpand Gorslaan 60D en Leeghwaterpark 1 (Leeghwaterbad). Om te komen tot een optimale klantgerichtheid en als oplossing voor het bestaande tekort in huisvestingsruimte voor personeel, kantoor en opslag in het zwembad is een plan ontwikkeld dat voorziet in de bouw van een kantoorruimte aan het Leeghwaterbad, waarin de gehele organisatie van Spurd kan worden gehuisvest. Met de realisatie van dit bouwplan wordt tevens een reductie van de huisvestingslasten bereikt. Voorgesteld wordt om hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 1.762.000 en de jaarlijkse lasten te dekken uit de huidige vergoeding van de huisvestingslasten.
Agendanr.: Registratienr: 616280 Onderwerp: Kredietaanvraag huisvesting Spurd
Purmerend, Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling: Spurd heeft een plan ontwikkeld dat voorziet in de bouw van kantoorruimte aan (de voorzijde van) het Leeghwaterbad voor huisvesting van de gehele organisatie. Huidige situatie Spurd kent in de huidige situatie tijdelijk twee locaties voor de kantoorhuisvesting van de organisatie: huur kantoorpand Gorslaan 60d en het Leeghwaterbad. Het gehuurde kantoorpand huisvest het personeel van de teams sportsupport, sportstimulering, staf en directie met een oppervlak van 685 m . De huur inclusief onderhoud en overige facilitaire kosten bedraagt jaarlijks € 146.184. De huisvesting van het zwembadpersoneel is voorzien in het Leeghwaterbad. Deze huisvesting is arbotechnisch onvoldoende verantwoord vanwege een tekort van 220 m voor personele ruimte(n), werkplekruimten en opslag. Zonder (efficiënte) nieuwbouw van één centrale huisvesting dient 220 m extra (= 905 m totaal) te worden gehuurd. 2
2
2
2
Aanleiding voor de gewenste planontwikkeling is drieledig: 1. Oplossing te bieden in het knellende tekort (van 220 m2) in de bestaande huisvestingruimte van het Leeghwaterbad voor personeel, kantoor en opslag; 2. Het tegemoetkomen aan de uitgangspunten van de verzelfstandiging: één centrale loketfunctie voor de sport (optimale klantgerichtheid); 3. Het realiseren van een gewenste efficiencyslag met een financiële kostenreductie ten gunste van de gemeentebegroting. Ad 1: Tekort ruimte personeel zwembad Het zwembad heeft - mede gelet op eisen Arbo - een tekort van 220 m2 in huisvestingruimte voor personeel, kantoor en opslag. Er is op dit moment voor de medewerkers van het zwembad onvoldoende ruimte voor bureauwerkplekken. De personeelsruimte - in feite een kleedruimte met een tafel en 4 zitplaatsen - is te klein voor meer dan 50 medewerkers. Tot slot is de huidige ruimte voor opslag ruim onvoldoende voor berging van diverse materialen. Binnen de accommodatie van het zwembad zijn geen mogelijkheden om de noodzakelijke ruimte te realiseren. Het oplossen van dit tekort van 220 m2 is derhalve onvermijdelijk. Ad 2: Bereik uitgangspunten verzelfstandiging in klantgerichtheid Aan de verzelfstandiging c.q. oprichting van Spurd ligt een aantal uitgangspunten ten grondslag. Deze uitgangspunten zijn door de gemeenteraad op 22 februari 2007 vastgesteld en luiden als volgt: • de sport dichterbij de klant brengen (c.q. het bevorderen en het versterken van de klantgerichtheid); • het realiseren van één centraal (fysiek) aanspreekpunt voor de (sport)klant; • het verstevigen van de relatie tussen het zwembad en de overige sportonderdelen; • het verhogen van de slagvaardigheid en het behalen van schaalvoordelen in de bedrijfsvoering van het zwembad tezamen met de overige sportaccommodaties; • het reduceren van de huidige kwetsbaarheid van de zwembadorganisatie en het efficiënter / breder kunnen inzetten van medewerkers. In de huidige situatie zijn voornoemde uitgangspunten nog onvoldoende bereikt. Spurd kent in de huidige situatie nog een gescheiden organisatie met twee kantoorlocaties en twee informatiepunten. Vanwege spoedige verhuizing uit het stadhuis in 2008 is gekozen voor een tijdelijke situatie van twee locaties voor huisvesting van de organisatie: tijdelijke huur van het blz. 2 van 7
Agendanr.: Registratienr: 616280 Onderwerp: Kredietaanvraag huisvesting Spurd kantoorpand aan de Gorslaan 60 (uiterlijk tot 31 mei 2013) en het Leeghwaterbad. Hiermee ontbreekt één centraal (fysiek) aanspreekpunt voor de sportklant. Ad 3. Realiseren kostenreductie huisvestingsbudget Met inachtneming van de bezuinigingen op de gemeentebegroting heeft Spurd voornoemde aanleiding aangegrepen om tevens kansen te onderzoeken in het reduceren van kosten. Gescheiden huisvesting brengt hogere facilitaire kosten met zich mee ten opzichte van één gezamenlijke huisvesting. Het samenvoegen van huisvesting levert financieel voordeel op. Oplossingsrichtingen: Gewenste situatie In de gewenste situatie kent Spurd één centrale locatie voor haar organisatie waarin tevens een oplossing is geboden voor het ruimtetekort in de personele situatie van het zwembad. Het heeft de voorkeur de centrale huisvesting van Spurd te ontwikkelen in of aan het Leeghwaterbad. Deze locatie biedt - vanwege de hoeveelheid klantstromen - het meest klantgerichte perspectief voor realisatie van het centrale sportloket. Tevens biedt deze variant de mogelijkheid om de noodzakelijke ruimte voor de zwembadmedewerkers en de opslag ten behoeve van het zwembad te realiseren. Criteria Voor de te realiseren huisvesting van Spurd gelden de volgende criteria: Nieuwbouw van één huisvesting in of aan het zwembad. • Prominente positie van het sportloket / receptie. • Ruimte van 840 m : o 220 m voor werkplekken, personeelsruimte en opslag ten behoeve van zwembad. o 390 m voor werkplekken personeel en stagiairs sportsupport, sportstimulering, directie en staf. o 200 m voor bedrijfsondersteunende ruimtes (personeelskantine, vergaderkamer, archief, reproruimte, opslagruimte, installatieruimte, e.d.). o 30 m betreffende overig. • Realisatie (incl. verhuizing) vóór 31 mei 2013. Een 2 huurverlenging tot en met 31 mei 2018 dient te worden voorkomen. 2
2
2
2
2
e
Varianten Bij de voorbereiding van een plan voor de huisvesting van Spurd zijn diverse varianten onderzocht, t.w.: • Aanbouw aan de entreezijde van het Leeghwaterbad. Deze variant biedt oplossing in het bereiken van de gestelde doelstellingen. In het ruimtetekort voor het zwembad (personele ruimte, werkplekken en opslag) kan in samenhang met de overige ruimten (t.b.v. overige functies) efficiënt worden voorzien. De sportloketfunctie kan in combinatie met de bestaande receptie (incl. aansluitende backoffice) worden ingericht. Door efficiënt ruimtegebruik kan kostenreductie worden gerealiseerd. In overeenstemming met het waterschap (en milieueisen) kan de aanbouw in twee bouwlagen op kolommen boven het water worden ontwikkeld.
• Huisvesting in het Leeghwaterbad. Gelet op de hoge bouwkosten, de beperkte ruimte die gerealiseerd moet worden en de technische onuitvoerbaarheid biedt een inpandige aanpassing van het Leeghwaterbad geen perspectief voor het huisvesten van de organisatie. Onderzoek naar de constructieve - en installatietechnische uitbreidingmogelijkheden heeft aangetoond dat inpandige mogelijkheden niet realistisch zijn. blz. 3 van 7
Agendanr.: Registratienr: 616280 Onderwerp: Kredietaanvraag huisvesting Spurd • Solitaire nieuwbouw: noordwest-zijde zwembad en ter plaatse van de huidige noodlokalen. De solitaire varianten dragen onvoldoende bij aan het bereiken van de gestelde doelstellingen. Vanwege de vereiste korte afstand van toezichthoudend (zwembad)personeel op het zwembad kan de nodige ruimte voor de werkplekken, de personeelsruimte en opslag voor het zwembad niet op een solitaire locatie worden gerealiseerd. De solitaire locaties komen voorts niet tegemoet aan het uitgangspunt van één centrale organisatie (efficiency) met één centrale loketfunctie. Conclusie: aanbouw entreezijde Leeghwaterbad Aanbouwen aan de entreezijde van het Leeghwaterbad komt het meest tegemoet aan de eisen en wensen ten aanzien van dienstverlening, klantgerichtheid en eenheid van de organisatie. Het leidt tot één centrale organisatie met uitstekende mogelijkheden voor een optimale centrale sportloketfunctie. Het realiseren van een aanbouw aan de entreezijde van het Leeghwaterbad verhoogd op kolommen vanaf de eerste verdieping wordt dan ook als de meest geschikte variant aangemerkt en is door Spurd nader uitgewerkt in een definitief ontwerp met kostenraming. Uitwerking in ontwerp en kostenraming In afstemming met de gemeentelijke randvoorwaarden heeft Jan Rietvink Architecten een definitief ontwerp gemaakt. Het ontwerp kenmerkt zich door haar eenheid met de huidige architectuur van het gebouw. Beoordeling door de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling geeft aan dat het plan zowel ruimtelijk als functioneel een goede optie is. De architectuur wordt gerespecteerd en de aanbouw 'op poten' geeft zelfs een extra dimensie. Bovendien wordt vanuit ruimtelijk oogpunt een positieve beoordeling toegekend aan het zorgvuldig en effectief ruimtegebruik van de locatie temeer daar u reeds eerder heeft besloten het personeel van Spurd op deze locatie te huisvesten (Quick scan gemeente Purmerend d.d. 15 september 2010). De huidige huisvestingslasten bedragen € 146.184 per jaar. De investering bedraagt € 1.762.000. Vanwege het gemeentelijk beleid om uit te gaan van een lineaire afschrijving ontstaat er alleen in de eerste twee jaar een negatief verschil ten opzichte van de huidige huisvestingslasten van respectievelijk € 7.371 en € 3.468. In het derde en vierde jaar ontstaat er een positief verschil van respectievelijk € 498 en € 4.528. Dit loopt vervolgens op van € 8.623 in jaar vijf en € 30.140 in jaar tien tot circa € 300.000 op het einde van de looptijd, waarbij de eerdergenoemde extra ruimtebehoefte van 220 m2 is opgelost. Gemiddeld ontstaat er over de gehele looptijd van 50 jaar een positief verschil ten opzichte van de huidige huisvestingslasten van circa € 70.000 per jaar. Een nog nader te bepalen deel van dit voordeel zal moeten worden gereserveerd voor (groot)onderhoud, aangezien Spurd het kantoor aan de Gorslaan nu huurt van een externe partij en in de nieuwe situatie sprake is van gemeentelijk eigendom waarvan het onderhoud moet worden toegevoegd aan het meerjarenonderhoudsplan voor het Leeghwaterbad. Planologische situatie Het bouwinitiatief is in strijd met het ter plaatse geldende bestemmingsplan "De Purmer 2005". Spurd zal zelf als aanvrager, in nauw overleg met de gemeente, een bestemmingsplan laten opstellen. Eigendom De gemeente Purmerend is eigenaar van het Leeghwaterbad. Spurd is de huurder c.q. gebruiker. Deze situatie wordt voortgezet voor de aanbouw van de kantoorhuisvesting. De gemeente is en blijft eigenaar. Tussen de gemeente en Spurd wordt de bestaande blz. 4 van 7
Agendanr.: Registratienr: 616280 Onderwerp: Kredietaanvraag huisvesting Spurd huurovereenkomst en subsidiebijdrage (ter compensatie van de huur) aangepast zodat ook de huur van de aanbouw hierin wordt geregeld en Spurd als huurder aan dit gebouw gebonden is Via een notariële akte met een recht van overbouwing c.q. opstalrecht wordt met het waterschap juridisch overeengekomen dat zij als eigenaar van het water niet door natrekking eigenaar wordt van de boven het water gesitueerde aanbouw. Opdrachtgever- / bouwheerschap Het voorstel is het bouwheerschap aan Spurd over te dragen. Spurd heeft als exploitant het meeste belang bij een voorspoedige bouw. Met het bouwheerschap bij Spurd wordt dit ondervangen. Daarnaast heeft Spurd de nodige kennis in huis ten aanzien van sportaccommodaties en kan deze kennis in dit kader worden aangewend. Het past goed in de nieuwe rolneming om het bouwheerschap bij Spurd neer te leggen en Spurd als bewaker van het bouwproces te laten optreden. Het neerleggen van het bouwheerschap bij Spurd betekent niet dat de voor de gemeente geldende aanbestedingsregels komen te vervallen. Zowel Spurd als de gemeente dienen daar in de voorfase al naar te handelen. Meetbare doelstellingen: Met de realisering van kantoorruimte aan het Leeghwaterbad kan de gehele organisatie van Spurd op een adequate, efficiënte wijze worden gehuisvest en kan een optimale klantgerichtheid worden bereikt. Vanaf het derdejaar na realisatie wordt jaarlijks een financieel voordeel ten opzichte van de huidige situatie bereikt. Financiële consequenties: De huidige huisvestingslasten bedragen € 146.184 per jaar voor het kantoor aan de Gorslaan dat van een externe partij wordt gehuurd. In de nieuwe situatie is sprake van gemeentelijk eigendom. De investering hiervoor bedraagt afgerond € 1,8 miljoen. Vanwege het gemeentelijk beleid om uit te gaan van een lineaire afschrijving ontstaat er alleen in de eerste twee jaar een negatief verschil ten opzichte van de huidige huisvestingslasten van respectievelijk € 7.371 en € 3.468. De nieuwe huisvestingslasten lasten kunnen worden gedekt uit de huidige vergoeding van de huisvestingslasten, met uitzondering van de negatieve verschillen in de eerste twee jaar welke binnen de begroting zullen worden opgelost. Vanaf het derde jaar zal voor de rest van de looptijd een jaarlijks financieel voordeel worden bereikt, waardoor gemiddeld over de gehele looptijd van 50 jaar een positief verschil ten opzichte van de huidige huisvestingslasten ontstaat van circa € 70.000 per jaar. Een nog nader te bepalen deel van dit voordeel zal moeten worden gereserveerd voor (groot)onderhoud. Communicatie: Publicatie van het besluit in de geëigende periodieken en in het kader van de vereiste planologische procedure. Monitoring/evaluatie: • Toetsing van het proces vindt plaats door middel van prestatieafspraken met betrekking tot de realisatie van de huisvesting. Hierin worden prestaties opgenomen ten aanzien van o.a. tijd, financiën en aanbesteding. • Om het aangegeven financieel voordeel te verkrijgen, dient vóór einde 2012 de huisvesting te zijn gerealiseerd. Hiermee wordt een 2 huurverlenging (van 5 jaar) voor het kantoorpand aan de Gorslaan 60 voorkomen. e
blz. 5 van 7
Agendanr.: Registratienr: 616280 Onderwerp: Kredietaanvraag huisvesting Spurd Voorstel: Een krediet beschikbaar te stellen van € 1.762.000 (op te nemen in het investeringsoverzicht 2011) voor de realisatie van de kantoorhuisvesting van Spurd aan het Leeghwaterbad en de jaarlijkse lasten te dekken uit de huidige vergoeding van de huisvestingslasten.
Bijlage(n):
blz. 6 van 7
Agendanummer: Registratienummer: 616280 Onderwerp: Kredietaanvraag huisvesting Spurd
De raad van de gemeente Purmerend; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. , nr. ;
BESLUIT:
een krediet beschikbaar te stellen van € 1.762.000 (op te nemen in het investeringsoverzicht 2011) voor de realisatie van de kantoorhuisvesting van Spurd aan het Leeghwaterbad en de jaarlijkse lasten te dekken uit de huidige vergoeding van de huisvestingslasten.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. de voorzitter, de griffier,
blz. 7 van 7