RAADSVOORSTEL
Raadsvergadering 17-07-2014
Nummer 14-068
Onderwerp krediet t.b.v. realisatie bezuinigingen door Het Nieuwe Werken
Aan de raad, Onderwerp Krediet voor de realisatie bezuinigingen door Het Nieuwe Werken. Gevraagde beslissing Een krediet van € 408.000,-- en een incidenteel bedrag van € 63.112,-- beschikbaar te stellen voor de realisatie van Het Nieuwe Werken. Grondslag Facilitair beleidsplan Startnotitie Het Nieuwe Werken: “Werken 2.0 in Bunnik” Visiedocument Het Nieuwe Werken “De Bunnikse Manier van Werken” Business case Bunnikse Manier van Werken. Inleiding In 2012 is door het cluster Facilitaire Zaken onderzoek gedaan naar de huisvestingskosten in Bunnik; Een van de conclusies luidde: “De grootste indirecte kostenpost is huisvesting. Juist voor deze post is het dan ook goed om te kijken naar potentiële besparingen. Omdat het verminderen van kosten lastig is, immers de grootste post zijn de kapitaalslasten van het gemeentehuis, is het goed om te kijken naar mogelijke inkomsten. Gedacht kan worden aan het permanent verhuren van een deel van het gebouw. Een andere optie is om de vergaderruimten en te verhuren, en aanvullende diensten te verkopen.
Om dit te realiseren is gekeken naar de huisvesting van de ambtelijke organisatie. Er is een inventarisatie gemaakt van de indeling en het gebruik van de werkplekken en het gebruik van de vergaderruimten. De uitkomst hiervan is dat er mogelijkheden zijn voor efficiënter gebruik van de huisvesting. Concrete aanbevelingen/verbeteracties op het gebied van huisvesting zijn: - Indeling kantoorwerkplekken efficiënter maken - Verhoging bezettingsgraad van de werkplekken - Verhuren van de vrijgekomen kantoorruimten - Verhuren van vergaderruimten - Invoeren clean desk policy Vervolgens is onderzocht wat de introductie van Het Nieuwe Werken (HNW), mede in het licht van het voorgaande, voor Bunnik zou kunnen betekenen en wat HNW voor Bunnik (financieel) zou kunnen opleveren. Met het oog hierop is een visie op HNW binnen Bunnik ontwikkeld, de Bunnikse Manier van Werken, waarbij de Bunnikse Manier van Werken (BMW) als volgt is gedefinieerd:
2
“Onze medewerkers krijgen binnen kaders de ruimte om de voor hen optimale manier van werken te kiezen. Zij worden door een moderne, inspirerende werkomgeving (met moderne middelen) en hun leidinggevenden gevoed om het beste uit zichzelf te halen ten dienste van onze klanten. In Bunnik gaat BMW om het realiseren van het optimale resultaat voor de klant, op een doelmatige manier en binnen een omgeving die de medewerker en de klanten past. Dit resulteert in een hoge klant- en medewerkertevredenheid en een (nog) doelmatiger bedrijfsvoering.” De Bunnikse Manier van Werken: 1. Gaat over werken waar, met wie, hoe en wanneer (binnen kaders) de medewerker wil. In de Bunnikse Manier van Werken gaat het erom de werkplek te kiezen die past bij het soort werk dat de medewerker doet (op activiteiten gebaseerde werkplekken). Soms is dat thuis, soms is dat op het gemeentehuis, soms is dat in de kantine van een sportvereniging of in een buurthuis. 2. Geeft de medewerker meer vrijheid in het kiezen van zijn werkplek, maar vraagt daar verantwoordelijkheid voor het leveren van resultaten en taakvolwassenheid voor terug. De Bunnikse Manier van Werken is dus een resultaatgerichte en efficiënte manier van werken. De Bunnikse Manier van Werken steunt op drie pijlers, Bricks, Bytes, Behavior: • De fysieke omgeving(Bricks): op activiteiten gebaseerde werkplekken en daarnaast ontmoetingsruimten (bijvoorbeeld voor overleg). • De ICT-omgeving(Bytes): papierloos werken, (digitale) faciliteiten om buiten kantoor en kantoortijden te werken en voor online samenwerken • De mentale omgeving(Behaviour): Zelfstandig en resultaatgericht werken, leiding geven, samenwerken op afstand, verantwoordelijkheid nemen, opdrachtgeverschap, opdrachtnemerschap. Uit diverse onderzoeken naar de gevolgen van BMW blijkt dat BMW effecten heeft. Zo zijn er maatschappelijke effecten (b.v. op het milieu als gevolg van minder woon-werkverkeer en papierloos werken), effecten voor de klant (b.v. verruiming van de plaatsen en tijden waarop klanten geholpen worden), effecten voor de organisatie (b.v. kostenbesparing huisvesting) en effecten voor de medewerkers (b.v. hogere medewerkertevredenheid). Een deel van die effecten zijn immaterieel van aard, anderen zijn financieel. Om besparingen en opbrengsten als gevolg van BMW te realiseren zijn echter wel investeringen en eenmalige kosten vooraf noodzakelijk. Deze kosten zijn nodig voor onder meer het aanpassen van het gemeentehuis, het realiseren van de ICT-voorzieningen en het geschikt maken van de werkplekken voor flexibel gebruik. Deze investeringen en eenmalige kosten worden geraamd op totaal € 471.112,--. Het grootste deel van deze kosten gaat naar het aanpassing van het gemeentehuis en inrichting van de activiteitgerichte werkplekken. De investeringen, de structurele kosten en de besparingen zijn opgenomen in de Programmabegroting 2014-2017. Bij de behandeling van de Kadernota 2014-2017, een half jaar daarvoor, is in de gemeenteraad toegezegd dat een expliciet voorstel aan de raad zou worden voorgelegd om de middelen beschikbaar te stellen. Beoogd effect Realiseren van een (nog) doelmatiger bedrijfsvoering en realiseren van de bezuinigingen. Beschrijving varianten/mogelijkheden Argumenten alternatief plan 1. Door de implementatie van BMW in Bunnik kan een jaarlijkse besparing van tenminste € 75.600,-- op de bedrijfsvoering gerealiseerd worden. Uit de onderbouwing van de Kadernota 2014 blijkt dat een besparing van tenminste € 75.600,-- per jaar (2014) mogelijk was. Daarbij is uit gegaan van maximale kosten en uitvoering van het project op korte termijn. In dit eerste onderzoek is uitgegaan van de uitvoering van 1 fase; de verbouwing van 1 etage met e de bedoeling om in 2016 een 2 fase te realiseren. Gelet op de financiële situatie hebben we inmiddels intern een alternatief plan onderzocht of we door middel van een soberdere verbouwing beide fases
@Model raadsvoorstel 2014
3
kunnen realiseren binnen het beoogde budget van de kadernota 2014. Dit alternatieve onderzoek leert dat de kosten voor de invoering van BMW beperkt kunnen worden terwijl de baten zullen toenemen. Uit dit alternatief onderzoek blijkt dat tenminste een besparing van € 120.000,-- over 2015 kan worden gerealiseerd, indien het project ook in 2014 kan worden gerealiseerd. 2. Door de implementatie van BMW in Bunnik wordt niet alleen een besparing gerealiseerd en de doelmatigheid van de bedrijfsvoering vergroot, maar kan tegelijkertijd de klant- en medewerkertevredenheid vergroot worden. Uit diverse onderzoeken blijken positieve effecten van HNW op de klant- en medewerkertevredenheid. Kanttekeningen Kosten, baten en dekking De eenmalige kosten van € 63.112,-- en de investeringen van € 408.000,-- die gemoeid zijn met de implementatie van BMW binnen Bunnik worden geraamd op € 471.112,-- De jaarlijkse kosten zijn daarbij als volgt: Incidenteel 2014 2015 2016 2017
€ 63.112,--
Structurele kosten € 46.740,-€ 45.924,-€ 45.108,-€ 44.292,--
Structurele baten fase 1 € 122.340,-€ 122.340,-€ 122.340,-€ 122.340,--
Structurele baten Alternatief plan € 165.736,-€ 165.736,-€ 163.736,-€ 163.736,--
Deze kosten en baten zijn als volgt opgebouwd: Baten fase 1
Baten alternatief plan
€ 13.500,-€ 12.840,-€ 15.000,--
€ 27.000,-€ 25.680,-€ 30.000,--
p.m.
p.m.
p.m.
p.m.
Personeelslasten Vervangingsbudget (dalend ziekteverzuim) Werving & selectie (o.a. als gevolg van dalend verloop)
€ 50.000,-€ 15.000,--
€ 50.000,-€ 15.000,--
Papierloos werken Multifunctionals (geringer aantal machines)
€ 4.000,--
€ 6.000,--
Reiskosten
€ 12.000,--
€ 12.000,--
Totaal
€ 122.340,--
€ 165.680,--
Vrijvallende ruimtes Schoonmaak Elektriciteit en verwarming 1 2 • Verhuur uitgaande van twee vleugels à 250 m (Uitgaande van 50% verhuur ) Inkomsten a.g.v. extra facilitaire diensten (b.v. receptie, secretariaat, vergaderingservice, catering) Verkoop kantoormeubilair (Max. 50% i.v.m. gemeubileerde verhuur)
1
Gebaseerd op een gemiddelde verhuurprijs van € 117,-- per m2 per jaar; gebaseerd op de gemiddelde huurprijs voor kantoorruimte in Bunnik op www.bedrijfsmakelaar.nl maart 2013.
@Model raadsvoorstel 2014
4
2014 Investeringen (kapitaallasten) Aanpassen gemeentehuis (A) Inrichting werkplekken (B)
Kosten € 33.350,-- (p.j.) € 6.090-- (p.j.)
Eenmalige kosten Identiteit/karakter kantoorruimte Scheppen digitale thuiswerkplek Ontwikkeling management & medewerkers
€ 10.000,-€ 18.112,-€ 35.000,--
Variabele kosten (structureel) Digitale thuiswerkmogelijkheden (C)
€ 7300,-- (p.j.)
Totaal jaarlijkse kosten p.j. (=A+B+C)
€ 46.740,--
Investeringen en eenmalige kosten Jaarlijkse opbrengsten 2014 ( jaarlijkse baten van – jaarlijkse kosten
Plan 1 € 471.000,-€ 75.600,--
Alternatief Plan € 471.000,-€ 120.000,--
Deze kosten en baten zijn verwerkt in de begroting vanaf 2014. Het realiseren van de baten van € 122.340,-- als gevolg van het invoeren van BMW is in 2014 echter niet helemaal realistisch. Bij uitstel van de investering komen de kapitaalslasten van € 46.740,-- wel pas voor rekening van 2015 waardoor voor de begroting 2014 een bezuiniging van ruim € 75.600,-- als gevolg van invoering van BMW, niet gehaald wordt. In november 2013 is een pilot gestart met het plaats en tijd onafhankelijk kunnen inloggen in de ICT omgeving van 25-30 medewerkers. Op basis van de huidige ervaringen kunnen we aangeven dat de beoogde besparingen op personeelslasten ook in 2014 kunnen worden behaald. We zullen de nodige investeringen wel moeten uitvoeren om dit ook in de toekomst vast te houden. Daarnaast heeft inmiddels de aanbesteding van de printers plaatsgevonden wat een hogere reductie van de kosten voor de printers geeft dan geraamd. Een deel van de bezuinigingen voor een bedrag van € 74.000,-- wordt dan ook als volgt gerealiseerd: • reductie van het vervangingsbudget met € 50.000,-• reductie van het budget van werving & selectie met € 15.000,-- als gevolg van de huidige arbeidsmarktsituatie • extra reductie nieuwe printers € 9.000,--. De verwachting is dat de resterende bezuiniging € 1.600,-- binnen de bestaande begroting kan worden opgevangen. Uitvoering Voor het invoeren van de Bunnikse Manier van Werken zal een projectorganisatie ingericht worden. De projectgroep zal een plan van aanpak ontwikkelen aan de hand waarvan het project De Bunnikse Manier van Werken uitgevoerd zal worden. Tevens zal een projectbestuurder worden aangesteld. In dit geval is dat de Burgemeester als portefeuille houder. De baten van het alternatieve plan zijn niet verwerkt in de kadernota 2014-2017. Deze zullen bij de nota van actualisatie 2015-2018 meegenomen worden. Bijlagen Startnotitie Het Nieuwe Werken: “Werken 2.0 in Bunnik” Visiedocument Het Nieuwe Werken “De Bunnikse Manier van Werken”
@Model raadsvoorstel 2014
5
Odijk, 27 mei 2014 Burgemeester en wethouders van Bunnik, de secretaris, de burgemeester,
dhr. mr. G. Veenhof
@Model raadsvoorstel 2014
dhr. H.M. Ostendorp
Nummer 14-068
De raad van de gemeente Bunnik;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 mei 2014;
besluit: Een krediet van € 408.000,-- en een incidenteel bedrag van € 63.112,-- beschikbaar te stellen voor de realisatie van het nieuwe werken. Aldus besloten in de openbare vergadering van 17 juli 2014.
De raad voornoemd,
de griffier
14-068 raadsvoorstel krediet v2014.doc
de voorzitter
Voorrondes Open Huis
Procedure raadsvoorstel / besluit Onderwerp
Bijgevoegde stukken Ter inzage Inhoud besluit B&W Datum besluit B&W In Voorrondes Open Huis Bijzonderheden Gewenste planning Open Huis Raad Uiterste datum Raad Agenda Commissie Datum bespreking Opmerkingen
@Model raadsvoorstel 2014
Krediet t.b.v. realisatie bezuinigingen door Bunnikse Manier van Werken
Digitaal beschikbaar bij griffie Ja Nee
Ja Ja 27-05-2014
Bespreken
26-06-2014 17-07-2014 17-07-2014
10-06-2014
Nee Nee
