1 Over çavaria 1.1 Wie zijn wij? Çavaria inspireert, stimuleert en ondersteunt verenigingen en individuen die opkomen voor een brede kijk op seksuele oriëntatie, genderexpressie en genderidentiteit. Ze streeft het welzijn na en komt op voor de rechten van homo's, lesbiennes, bi's en transgenders in alle aspecten van het dagelijkse leven. Çavaria doet dat door: politieke en maatschappelijke acties ondersteuning van de holebi-en transgenderverenigingen en roze huizen vorming in onderwijs, welzijnswerk en bedrijven de telefoondienst Holebifoon waar iedereen met vragen en/of problemen terecht kan (gratis nummer 0800-99 533, chat via www.holebifoon.be) het discriminatiemeldpunt (0800-99 533 of
[email protected]) toegankelijke media zoals het magazine ZiZo, www.zizo-online.be en www.cavaria.be
1.2 Structuur
120 groepen raad van bestuur
6 regio's 1themakoepel
A
B
C
D
algemene vergadering 2 teams
6 vrijwilligerswerkgroepen
Algemene Vergadering De Algemene Vergadering bewaakt de strategische planning. Alle aangesloten groepen en alle vrijwilligerswerkgroepen kunnen hiervoor max. 10 leden afvaardigen.
Raad van Bestuur De Raad van Bestuur zorgt voor het uitstippelen van het inhoudelijk beleid (het beleidsvoorbereidend werk en het beleidsuitvoerend werk wordt door de teamleden gerealiseerd). Een financiële commissie en een personeelscommissie, aangeduid door de RvB, ondersteunen de coördinator bij het zakelijk beleid. De Raad van Bestuur is samengesteld uit: a) b) c) d)
bestuurders bestuurders bestuurders bestuurders
vanuit de regionale afdelingen (maximum 12) vanuit thema's (gerelateerd aan beleidsnota; maximum 8) vanuit de werkgroepen (maximum 10) als experts (maximum 5)
Team Team Organisatie: Dit team staat in voor de administratieve ondersteuning (personeels- en financiële administratie), de commerciële acties en fundraising, het onthaal en de permanentie, ICT en infrastructuur, en de vormgeving van publicaties. Team Inhoud: De educatieve medewerkers ondersteunen de holebi- en transgendergroepen door begeleiding, advies en vorming aan te bieden. Meer dan 95% van de Vlaamse en Brusselse holebi- en transgenderverenigingen zijn aangesloten. Team beweging staat ook in voor doelgroepenwerking en organiseert de Pride Week, en de Take Care en Wereldaidsdag campagne De beleids- en communicatiemedewerkers doen aan politiek lobbywerk, informeren en bespelen de media, adviseren de overheid en leggen nationale en internationale contacten waar nodig. Het eisenplatform van de holebi- en transgenderbeweging is de basis voor die acties. De discriminatiemeldingen die behandeld worden door de Holebifoon versterken de motivatie. De onderwijsmedewerkers van çavaria integreren de holebi- en transgenderthematiek in het onderwijsveld. Daarnaast informeert en sensibiliseert çavaria de individuele holebi en transgender via diverse kanalen. ZiZo-magazine is het uithangbord van çavaria, op papier en online. De çavaria-site biedt context en achtergrondinformatie. Geregeld brengt çavaria brochures uit over een brede waaier aan thema's, zie www.cavaria.be/publicaties. çavaria is zeer actief op sociale media zoals facebook en twitter.
Vrijwilligers De teams worden ondersteund door gespecialiseerde vrijwilligerswerkgroepen: Werkgroep Politiek (bereidt inhoudelijk het lobbywerk voor), Werkgroep Onderwijs (volgt de ontwikkelingen op onderwijsvlak), Werkgroep Seks (mannen en vrouwengroep; geven seksualiteitsvormingen aan verenigingen), Werkgroep Fundraising (acties rond fundraising), Werkgroep vrouwen (vrouwenwerking), Redactie ZiZo (staat mee in voor de realisatie van het tijdschrift ZiZo en ZiZo Online) en de Holebifoon (zorgt voor invulling van de onthaal- en infolijn).
Ook de evenementen Belgian Pride en Antwerp Pride, ondersteund door çavaria, hebben een ruime vrijwilligerskern. Daarnaast zetten heel wat 'losse' vrijwilligers hun beste beentje voor ter ondersteuning van Team organisatie (onder meer voor promotie, ICT, administratie, nieuwjaarsreceptie,..). Ze geven vormingen, helpen bij evenementen, … Tot slot zijn ook de leden van de Raad van Bestuur niet te missen vrijwilligers.
Groepen, regio’s en themakoepels Aangesloten groepen Eind 2013 zijn er, naast de 6 regio's en de thematische koepel Wel Jong Niet Hetero, 118 verenigingen aangesloten. Samen met de vrijiwilligerswerkgroepen vormen zij de Algemene Vergadering van çavaria. Zes regio’s In de jaren negentig van de 20e eeuw kende de holebibeweging een exponentiële groei. De koepelorganisatie evolueerde van een klein secretariaat naar een grotere organisatie met verschillende diensten. Onvermijdelijk werd de afstand tussen de koepel en de lokale groepen daardoor groter. Om een betere ondersteuning van die groepen en een betere informatiedoorstroming van en naar die groepen te realiseren, is er de laatste jaren werk gemaakt van een verregaande regionalisering. Groepen komen binnen hun regio samen in een apart overleg dat ondersteund wordt door çavaria. De regio's vallen samen met de vijf Vlaamse provincies en het hoofdstedelijk gewest Brussel. Elke regio heeft een regionaal overleg. Afgevaardigden van holebi- en transgenderorganisaties komen regelmatig samen om informatie uit te wisselen, beter samen te werken en een provinciaal holebi- en transgenderbeleid mee uit te bouwen. Het regionaal overleg situeert zich dus zowel binnen sociaal-cultureel werk als binnen de gelijkekansenwerking. De educatief medewerkers van çavaria volgen dat overleg nauw op en verstrekken informatie en bijstand waar nodig. Sinds 2009 hebben de meeste regio's naast een overleg ook een ontmoetingsplaats: Het Roze Huis in Antwerpen (sinds 2000), Casa Rosa in Gent (2000), het Regenbooghuis Limburg in Hasselt (2012; voordien Het Nieuwe Huis (2000)), het Regenbooghuis in Brussel (2000), Polaris in Oostende (2009) en het Holebihuis Vlaams-Brabant in Leuven (2009). Het regionaal overleg duidt samen met het huis jaarlijks twee bestuurders aan.
Themakoepels In 2013 was er één formele themakoepel actief. Wel Jong Niet Hetero is al sinds 1994 actief en in 2002 erkend als koepel van jongerengroepen. Een aantal andere verenigingen komen ad hoc of structureel bijeen op eigen initiatief of op initiatief van çavaria (vb. sportoverleg voor sportgroepen, Rainbow Cultures voor 'allochtone' groepen, ouderenforum, …). Zij kunnen bestuurders afvaardigen voor hun thema in de Raad Van Bestuur van çavaria.
PROCEDURE: NIEUWE
VASTE
VRIJWILLIGER
Vaste vrijwilligers = vrijwilligers die op regelmatige basis (vb. minimum 3 keer) vrijwilligerswerk verrichten binnen een werkgroep of binnen de werking van çavaria. De werkgroep of themaverantwoordelijke bepaalt wie als vaste of losse vrijwilliger wordt beschouwd.
Vrijwilliger meldt zich aan A Doormailen info (www.cavaria.be/word -vrijwilliger) + vragen keuze te laten weten
Teamcoach beweging
Algemeen kennismakingsgesprek (facultatief) B
In contact brengen met de werkgroep
Doormailen info wg Uitnodigen voor gesprek
Doormailen info vrijwilligersbeleid (www.cavaria.be/word -vrijwilliger) + uitnodigen gesprek
Kennismaking / selectiegesprek overlopen info wg + algemene infobrochure (+ organisatienota en onkostennota geven of doormailen) 2. Werving & Plaatsing\2.
Documenten intake invullen intakefiche op basis van gesprek Bij afwijzen:
Doorverwijzen naar andere werkgroep Doorverwijzen naar teamcoach
Gegevens intakefiche ingeven in dbase http://www.cavaria.be (civicrm) Volg de procedure http://cavaria.be/help/vrijwilligers-hoe-voeg-ikeen-vrijwilliger-toe
1 Veran twoor delij ke werkg roep
PROCEDURE: NIEUWE
LOSSE
VRIJWILLIGER*
* Losse vrijwilligers = vrijwilligers die niet op regelmatige basis (vb. minimum 3 keer) vrijwilligerswerk verrichten binnen een werkgroep of binnen de werking van çavaria. De werkgroep of themaverantwoordelijke bepaalt wie als vaste of losse vrijwilliger wordt beschouwd.
Vrijwilliger meldt zich aan
Administratieve opvolging Organisatienota bezorgen 2. Werving &
Plaatsing\2. Documenten intake Gegevens ingeven in dbase
http://www.cavaria.be en aanklikken çavariapas (alle vrijwilligers)
2 Veran twoor delij ke taak
Holebifoon: laten tekenen aparte organisatienota Holebifoon! 2. Werving & Plaatsing\2.
Documenten intake\Holebifoon\organisatie vrijwilliger foon.pdf
PROCEDURE: EXIT Vrijwilliger laat niks meer horen
VASTE VRIJWILLIGER
Vrijwilliger wil stoppen
Begeleider zet samenwerking stop
Polsen naar engagement via mail/tel Exit het aanbieden van een exitgesprek het invullen van het exitformulier (via het exitgesprek of via mail, post of telefoon)
5. Vertrek einddatum invullen bij engagement in dbase
http://www.cavaria.be
en uitzetten çavariapas (alle vrijwilligers) en ZiZo-abo (vaste vrijwilligers) brief met info bezorgen waarin stopzetting ZiZoabo en çavariapas wordt medegedeeld gepast bedanken (budget ~ anciënniteit) Foon: sleutels en aanpassen paswoord Eventueel uitschrijven uit groepen Facebook enz.
3 Veran twoor delij ke werkg roep
BELONEN,
VERWENNEN EN ATTENTIES
ÇAVARIAPAS
Vrijwilligers in de AV
Vrijwilligers in de AV
+ ONKOSTEN/VERZEKERING + RECEPTIE + ATTENTIE + ZIZO ABO + ETEN/DRANK + VORMING
Losse vrijwilligers
Losse vrijwilligers Bestuurders Vaste vrijwilligers
Bestuurders
+ ETENTJE + BEDANKING + KAARTJE / CADEAU
Dagelijks Bestuur
Voordelen vaste vrijwilligers 1. Gratis çavariapas (ter waarde van €10) 2. Gratis ZiZo-abonnement (ter waarde van €15) 3. Eten en drinken tijdens vergaderingen gratis water, koffie en thee tijdens vergaderingen extraatjes: mogelijkheid tot ‘rondje’ van de federatie en extra versnapering lichte lunch (broodjes, …) voor dagvergadering 4. Vormingen voor vrijwilligers aanvragen vorming per werkgroep (of over werkgroepen heen) individueel volgen van interessante vormingen i.f.v. werkgroep 5. Onkostenvergoeding en verzekering vergoeding werkingskosten mits voorgaande goedkeuring en bewijs verplaatsingsonkosten verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en bestuurdersaansprakelijkheid 6. Bedanking persoonlijke uitnodiging nieuwjaarsreceptie en vrijwilligersBBQ jaarlijks etentje per werkgroep (richtlijn €25/pp) – kredietkaart vragen kan Individuele bedanking bij stopzetting engagement (< 1 jaar = kaartje; 1 jaar = €10; per jaar €5 extra met maximum van €50)-( tip: kadobon ruildeal ’t Verschil bij Olivier) 7. Gebeurtenissen Zelfgeschreven kaartje voor verjaardagen, geboortes, sterfgevallen, … Bij ontvangen trouwuitnodiging of geboortekaartje: gepersonaliseerd cadeautje van maximum €25.
Vrijwilligers werkgroepen
INTAKEFICHE VRIJWILLIGERS
2 Persoonsgegevens* Naam: Voornaam: Geslacht: M | Geboortedatum:
V
|
NVT
Geboorteplaats: Adres: Tel nr(s): E-mail: Rekening nr: Website: /
* Invoegen bij tabblad 'contactdetails', 'demographics' en 'extra info'
Correspondentie in neutrale omslag*
* aanduiden bij ZiZo-abo
3 Arbeids/vrijwilligersprofiel * Opleiding: Beroepservaringen:
Sociaal statuut*:
Vrijwilligerservaringen:
* eventuele toelatingsbewijzen toevoegen
* tablad 'Kenmerken'/'competenties'; meer details bij 'actie/meetings'
4 Algemeen Hoe ben je op de hoogte gekomen van onze vraag naar vrijwilligers?
5 Motivatie en verwachtingen* Waarom wil je graag meewerken in de werkgroep?
Wat kan je goed en doe je graag?
Welke taken wil jij voor je rekening nemen binnen de werkgroep?
Wat wil je zeker niet doen?
Wat zou je graag nog leren in het kader van de werkgroep?
Heb je bepaalde verwachtingen naar ons toe?
* Invoegen bij 'actie/meetings', persoonlijke bemerkingen tablad'notes'('bemerkingen')
6 Bereikbaarheid & vervoer Wanneer en hoe ben je het best bereikbaar?
Over welk eigen vervoer beschikt je?
* Invoegen bij tablad 'communication preferences'
7 Beschikbaarheid Hoeveel tijd kan/wil je aan de werkgroep besteden?
Op welke dagen/tijdstippen ben je niet beschikbaar?
8 Opmerkingen
9 Vrijwilligerstraject Gestart op: Gestopt op: Aanvaard / geweigerd als (functie):
Motivatie:
Datum Begeleider(s)
Soort gesprek
* startdatum aangeven bij de relatie 'vrijwilliger bij'
Opmerking
ORGANISATIENOTA VRIJWILLIGERS ÇAVARIA Deze nota wordt aan elke vrijwilliger bezorgd voor de aanvang van zijn of haar engagement. Çavaria is dit bij wet verplicht, maar ziet dit vooral ook als een mogelijkheid om wederzijdse rechten en plichten duidelijk te maken.
1. Doelstellingen en juridisch statuut van Çavaria vzw De doelstellingen van çavaria worden vernoemd in art. 4 van de statuten. 4.1 Çavaria is een koepelorganisatie van holebi- en transgendergroepen actief binnen de Vlaamse gemeenschap met als doel: a) het ijveren voor gelijke rechten en gelijke kansen voor homo’s, lesbiennes, biseksuelen en transgender personen; b) het behartigen van belangen en het welzijn van homo’s, lesbiennes, biseksuelen en transgender personen; c) het verlenen van diensten, op vlak van holebi en gender, die de dienstverlening van het regionale en het lokale niveau aanvullen of overstijgen; d) het verzamelen en verspreiden van informatie over holebi en gender; e) het organiseren van sociaal-cultureel werk omtrent de thema’s holebi en gender, en dit zowel naar de opdrachtgevende groepen, individuele personen, als derden; f) het bijdragen tot diversiteit en het doorbreken van rollenpatronen en heteronormaliteit. Çavaria is een Vereniging Zonder Winstoogmerk (vzw) met als maatschappelijke zetel Kammerstraat 22, 9000 Gent.
2. Verzekeringen Çavaria heeft de volgende verzekering(en) afgesloten bij Fidea voor al haar vrijwilligers: Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid Verzekering Lichamelijke Ongevallen Verzekering Rechtsbijstand Enkel voor bestuurders: Verzekering Bestuurdersaansprakelijkheid Meer info over de verzekering en aangifteformulieren vind je op www.parkassur.be/verenigingen.htm.
3. Aansprakelijkheid De organisatie is aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk.
Ingeval de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk de organisatie of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog, zware schuld of eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte schuld.
4. Onkostenvergoedingen Çavaria voorziet in een vergoeding voor verplaatsingsonkosten (ticket openbaar vervoer of 0,30€/km) en betaalt ook de onkosten terug wanneer die op voorhand werden goedgekeurd en de vrijwilliger een geldig bewijs kan voorleggen. Dit kan via de onkostenformulieren. Voor freelance vrijwilligers wordt er geregeld met forfaitaire onkosten gewerkt. Deze vrijwilligers ondertekenen hiervoor een verklaring op eer waarin ondermeer staat dat ze de twee soorten vergoedingen niet door elkaar gebruiken.
5. Geheimhoudingsplicht Art. 458 van het Strafwetboek luidt: “Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van honderd frank tot vijfhonderd frank.” Vrijwilligers kunnen niet verzekerd worden tegen overtredingen op deze wet.
6. deontologie Vrijwilligers zijn loyaal aan de organisatie en brengen de organisatie geen schade toe. Bestuurders houden zich aan de deontologische code voor bestuurders zoals vastgelegd op de Raad van Bestuur van 16/01/2010.
De vrijwilliger verklaart deze nota ontvangen en gelezen te hebben en verklaart zich akkoord.
Voor çavaria vzw
De vrijwilliger
STARTWEEKEND &of 2012-2013 INFOBROCHURE Eerst een woordje uitleg… VOORWOORD
Hallo allemaal! Welkom bij &of! Deze infobrochure van &of is voor jullie waarschijnlijk de eerste kennismaking met de structuur en werking van &of. We nodigen jullie uit deze korte bundel te lezen. Het zal je al een (weliswaar beknopt) beeld geven van wat &of allemaal doet. Heb je hier vragen bij? Stel ze zeker en vast via
[email protected] of trek een medewerker aan zijn mouw! Veel (lees)plezier alvast!
&of: ALGEMEEN
&of is de holebi – jongerenvereniging van Leuven voor én door holebi – jongeren tot en met 30 jaar. &of bestaat sinds het academiejaar 1988-1989 en functioneerde toen nog onder de naam: ‘Het Goede Spoor’. Tijdens het academiejaar 1998-1999 werd dit spoor verlaten en werd ‘&of’ geboren, en in het academiejaar 2008-2009 werd de 20ste verjaardag uitgebreid gevierd. &of richt zich op holebi-jongeren in het algemeen: zowel zij die hun eerste stappen zetten in de ontdekking van én omgang met hun seksuele geaardheid, als zij die hun seksuele geaardheid een plaats hebben gegeven in hun leven. Qua structuur bestaat &of uit een aantal deelwerkingen. Elke deelwerking (behalve ‘coördinatie’ en ‘activiteiten’) had in het verleden een eindverantwoordelijke en een viceverantwoordelijke. Samen deelden zij de eindverantwoordelijkheid van hun deelwerking maar de eindverantwoordelijke profileert zich meer als het gezicht van deze deelwerking en zal om die reden bijvoorbeeld in de stuurgroep zitten voor deze deelwerking. De stuurgroep kan je vergelijken met ‘het bestuur’ van een vereniging. Hierin zitten de eindverantwoordelijken van alle deelwerkingen. Zij komen maandelijks samen om de goede werking van &of te garanderen! Om een beter beeld over de deelwerkingen te krijgen, sommen we ze eventjes op: Activiteiten, Coördinatie, Financiën, Fuiven, Onthaal, Promo, Nieuwsbrief, Scholenwerking, Secretariaat en Website. Hiernaast engageert &of zich ook regelmatig tot projecten zoals de 24-urenloop, een WJNHtrefdag, een weekend (al dan niet met een andere jongerengroep), deelname aan de
Studentenwelkom en aan de Partycipation Week,... Het initiatief hiervoor vertrekt steeds vanuit de stuurgroep en kan zo zijn uitbreiding vinden naar de medewerkersploeg. Om juridisch en financieel in orde te zijn zit &of in een vzw, een vereniging zonder winstoogmerk. Deze vzw heeft de naam ‘De Roze Drempel’. Hier zit niet alleen &of in, maar ook Driekant (de mannenvereniging van Leuven) en HoToG (Homo Toch Getrouwd). Deze vzw-structuur houdt in dat er een nauwe samenwerking nodig is, vooral op financieel en juridisch vlak. &of is, als holebi-jongerengroep, ook een onderdeel van Wel Jong Niet Hetero (WJNH). WJNH is erkend als landelijk jeugdwerk en is het samenwerkingsverband van een 15-tal holebi – jongerengroepen in Vlaanderen en Brussel. WJNH richt zich op holebi’s tot 30 jaar. Toch is &of ook lid van çavaria, de vroegere Holebifederatie. Deze vereniging is vergelijkbaar met WJNH, maar dan zonder leeftijdsgrens. Hier zijn zo’n 120 groepen onder gebracht. Çavaria onderscheidt zich ook iets meer van WJNH door een hogere intensiteit aan politiek lobbywerk. Daarenboven is &of sinds 2008 ook een deel van het Holebihuis Vlaams-Brabant. Hierin worden een heel aantal Vlaams-Brabantse holebi- en transgendergroepen gegroepeerd om regelmatig en via een hoger platform op provinciaal niveau samen te werken. Hier gingen vergaderingen aan vooraf met de afgevaardigden van Provincie Vlaams-Brabant en stad Leuven. Ook nu het HolebiHuis er is, gaat dit holebitra-overleg nog steeds door.
VZW DE ROZE DREMPEL
Zoals je al kon lezen zit &of samen met Driekant en HoToG binnen één vzw. Dit is een juridische en financiële constructie om de bestaanszekerheid te garanderen. Het is van zéér groot belang om hierin een sterke &of-vertegenwoordiging af te vaardigen. De basisvoorwaarden voor onze werking worden hier immers vastgelegd. Zwakke vertegenwoordiging op dit niveau betekent weinig ruimte voor zelfstandigheid en creativiteit! Een vzw bestaat wettelijk gezien uit een Algemene Vergadering (AV) en een Raad van Bestuur (RvB). De AV bestaat uit minimum 11 en maximum 15 leden (waarbij we een zo groot mogelijke &of-aanwezigheid nastreven!). De RvB bestaat uit minimum 4 en maximum 10 leden (waarbij we een &of-aanwezigheid van minimum 2 en maximum 5 nastreven). Binnen de RvB wordt een dagelijks bestuur gevormd dat minimaal bestaat uit: een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en penningmeester. Algemeen houdt de RvB zich bezig met alles waar de AV zich niet mee bezig houdt. De AV houdt zich bezig met onder andere: benoeming van de RvB, goedkeuring van begroting, wijziging van de statuten, ontbinding van de vereniging, … We geven hieronder een overzicht van het concreet takenpakket binnen elk van deze organen. Het takenpakket van een lid van de Algemene Vergadering: -
aanwezigheid op de 2 Algemene Vergaderingen (of bij volmacht) deelname aan de Algemene Vergadering vanuit een &of – standpunt (NIET vanuit persoonlijk standpunt!)
Het takenpakket van een lid van de Raad van Bestuur: -
aanwezigheid op de Raad van Bestuur (of bij volmacht) (4x per jaar) deelname aan de Raad van Bestuur vanuit een &of – standpunt (NIET vanuit persoonlijk standpunt!)
COÖRDINATIE
De coördinatie van &of bestaat meestal uit een jongen en een meisje. Dit jaar zijn het echter twee meisjes: Deborah Bennaets en Elien De Jaeger. Zij hebben als algemene taak erover te waken dat de vereniging goed functioneert in alle deelwerkingen. De coördinatie wordt aangesteld door de stuurgroep van het voorgaande werkingsjaar aan het einde van dat werkingsjaar (dus rond juli). Zij blijven in deze functie (net als alle eindverantwoordelijken en vice – verantwoordelijken) tot aan het volgende startweekend.
Overzicht overlegmomenten op hoger niveau: Regionaal
DOEL: Communicatie en uitwisseling van ideeën tussen jongerengroepen uit Limburg, Vlaams-Brabant en Brussel
WJNH-overleg VLAM-
De landelijke overlegweekends (2x/jaar) uit het ‘Actieplan Jongerengroepen ’ van
weekend
WJNH voor alle lokale vrijwilligers en met als ingrediënten: uitwisseling/overleg, samenwerking op poten zetten, teambuilding en een flinke lading informeel contact.
+ Vlam-dagen
De ‘VLAM-weekends’ gaan bovendien hand in hand met de ‘VLAM-dagen’. Deze dagen zorgen voor extra verdieping bij bepaalde thema’s, vragen, … die op het ‘VLAMweekend’ opduiken.
AV çavaria
Çavaria is de koepel van de Vlaamse en Brusselse holebiverenigingen. Zij ondersteunt holebigroepen en komt op voor gelijke kansen en rechten voor homo’s, lesbiennes en bi’s.
AV WJNH
Wel Jong Niet Hetero is het samenwerkingsverband van de Vlaamse en Brusselse homo-, lesbische en bi-jongerengroepen. WJNH is een erkende jeugdvereniging door de Vlaamse Gemeenschap.
HolebiHuis
Een huis voor holebi- en transgendergroepen uit Vlaams-Brabant!
Vlaams-
Hierin wordt ondergebracht:
Brabant (AV & RVB + dagelijks bestuur) De Roze Drempel VZW
Provinciaal holebitraoverleg
Een Café (de ‘Rocco’) Een informatiecentrum Een Secretariaat Een vergaderruimte
Overkoepelende vzw waar naast &of ook Driekant (oudere homo-mannen) en HoToG (homo toch getrouwd, een kleine groep) in zijn onder gebracht. De AV bestaat uit 6 mensen van &of, 6 van driekant. De RvB bestaat uit 2 mensen van &of en 2 van Driekant. Regelmatig overleg tussen de verschillende holebi- en transgenderverenigingen van de provincie Vlaams-Brabant en de afgevaardigden van provincie & stadsbestuur Leuven voor gelijke kansen.
Overzicht taken stuurgroep: Voor alle stuurgroepers: bereid zijn om minstens 1 vergadering op hoger niveau bij te wonen: AV/RvB de Roze Drempel vzw/Holebikoepel Vlaams-Brabant/WJNH/çavaria; provinciaal holebi-overleg, regionaal WJNH-overleg, dagelijks bestuur holebihuis.
1. Coördinator:
Opvolgen infomailbox &of en beheer briefwisseling
Stuurgroep samenstellen en aansturen, organiseren van een startweekend
Goed kunnen overleggen en samenwerken met collega coördinator = op 1 lijn staan/onderlinge communicatie onderhouden
Aanspreekpunt/woordvoerder externe organisaties (WJNH, çavaria, holebihuis en aangesloten groepen, stad Leuven, provincie VlaamsBrabant, pers, andere groepen…); netwerken met andere jongerengroepen (feeling met wat leeft binnen en buiten de eigen vereniging)
Doorverwijzen naar juiste verantwoordelijke deelwerking
Inrichten van maandelijkse vergaderingen en regelmatige teambuilding voor de kern
Opvolgen van deelwerkingen, met respect voor autonomie (verantwoordelijkheid voelen, niet opeisen)
Aanspreekbaar, beschikbaar en zichtbaar zijn (voeling met de achterban), ook extern
Evalueren en evolueren van de werking van &of
Zorgen voor een duidelijke en makkelijk door te geven structuur
Administratieve zaken correct kunnen opvolgen en inschatten
Teamplayer/kunnen delegeren/leidinggevend/bemiddelaar bij conflicten
Voldoende tijd kunnen en willen er in steken, naar eigen vermogen, zonder alles naar zich te willen toetrekken
Globaal budget van &of beheren, in samenspraak met de financieel verantwoordelijke(n)
Gezicht van de jongerengroep, aanwezigheid op het terrein is belangrijk (allrounder)
Stagiaire opvolgen (of delegeren naar een ander bekwaam stuurgroeplid)
2. Activiteitenverantwoordelijke
Activiteitenteam samenstellen, aansturen en regelmatig bijeenroepen, aanspreken van potentiële nieuwe medewerkers
Tekstjes voor activiteiten voorzien en verspreiden via eigen website, website holebihuis, sociale netwerksites, site WJNH, site çavaria,…
Reclame maken voor de activiteiten, eventueel in samenwerking met promoteam voor grotere activiteiten en webmaster voor aankondigingen/banners
Opstellen van activiteitenkalender (in de regel drie maal per jaar; periodes: 1ste semester, 2de semester, zomer tot nieuwe werkingsjaar), opvolgen en evalueren van activiteiten (rekening houdend met regels, oog voor vormende/informatieve activiteiten)
Lokalen regelen
Budget beheren voor eigen team
&ofbox beheren, samen met secretaris en coördinator
Regelmatig zichtbaar zijn op het terrein
Teamplayer, leidinggevend, kunnen delegeren
Communicatie met coördinatie
3. Promoverantwoordelijke
Regelmatig zichtbaar zijn op het terrein, teamplayer en hebben van delegerend vermogen
Voldoende initiatieven nemen qua &of-promo, eigen initiatief of in samenspraak met de rest van de stuurgroep (algemene promo)
Het reeds aanwezige promomateriaal op een efficiënte en originele manier helpen verspreiden
Affiches helpen verspreiden voor de fuiven (zowel holebihuis als &of)
Beheren van budget
Aansturen van het promoteam, aanspreken van potentiële nieuwe medewerkers
De uitstraling van &of mee helpen verzorgen
Communicatie met coördinatie/andere verantwoordelijken die om hulp vragen
4. Webmaster
Aanspreekpunt voor de andere verantwoordelijken wat website betreft
Up to date houden van inhoud van website, verantwoordelijken aanspreken indien nodig: op regelmatige basis
Team aansturen voor updaten/aanpassen site, potentiële medewerkers aanspreken
Kritische blik op tekstjes/inhoud
Zin voor initiatief op websitegebied
Beheren van gastenboek/forum
Online zetten van aankondigingen/banners
Bewust zijn van het feit dat website een uithangbord is dat goed onderhouden moet worden en uitstraalt over heel de vereniging
Ongewenst bezoek/spam proberen tegen te gaan
Communicatie met coördinatie
5. Financieel verantwoordelijke
Beheren budget &of (globaal): overzicht behouden
Deelwerkingen op de hoogte houden van budgetten en stand van zaken tov begroting
Waken over aanvraag (uiterste limietdatum) van subsidies en hiervoor dossiers opstellen
Verzamelen van onkostennota’s en doorspelen aan de financieel verantwoordelijke van de vzw
Op tijd waarschuwen bij te hoge uitgaven/problemen in budgetten
Bijhouden van kassa van &of
Nauwe communicatie met coördinatie
6. Secretaris
Ledenadministratie opvolgen, lidkaarten op tijd aanvragen bij çavaria en ze bezorgen aan de nieuwe leden (mailen naar
[email protected] , met
[email protected] in cc; ze sturen de lidkaarten op naar het holebihuis)
Mailbox secretariaat opvolgen, evt. ook
[email protected] mailbox
&ofbox mee beheren qua materiaal (met activiteitenverantwoordelijke en coördinator)
Mensen aanspreken om lid te worden (actieve ledenwerving!), het hele jaar door
Doorgestuurde verslagen archiveren en bijhouden
Leden die digitale nieuwsbrief willen ontvangen doorgeven aan nieuwsbriefverantwoordelijke en leden die de Helaba! willen ontvangen doorgeven aan de Helaba!-verantwoordelijke
Beheren van budget (vooral qua aankoop van materiaal)
Communicatie met coördinatie/andere verantwoordelijken
7. Nieuwsbriefverantwoordelijke
Beheren van budget
Aansturen van team: opvolgen artikels en regelmatig meeting organiseren
Deadlines opstellen en zorgen dat deze gerespecteerd worden/gemaakte afspraken met De Post onderhouden
Goed op de hoogte zijn van administratie achter verzenden van een nieuwsbrief
Zorgen voor de verdeling naar de correcte adressen (via ledenlijst/De Post of digitaal)
Communicatie met coördinatie
8. &ofcaféverantwoordelijke
Autonome organisatie van het cafégebeuren (afspraken met zaakvoerder café, opstellen van shiftenlijsten, zoeken medewerkers, organiseren thema-avond)
Voorzien van attentie voor de tappers en muziek op de café-avond
Beheren van budget voor inkleding/versnaperingen
Afspraken naleven naar zaakvoerder toe wat betreft uitbating en afsluiting van de &of-café-avond (
[email protected])
Uitstraling van het café verzorgen, toekijken op correcte toepassing van de &ofcaféregels
Leiding behouden over het &ofcafé op elk moment, toezicht houden op het verloop achter de toog en de kassa
Communicatie met coördinatie/promoverantwoordelijken voor speciale avonden/webmaster voor tekstjes/evt. zelf promo via sociale netwerksites verspreiden
9. Onthaalverantwoordelijke
Aansturen van onthaalteam en zorgen voor de nodige opleiding en vorming van medewerkers
Inrichten van instapmomenten (voldoende + gespreid over vormende/ontspannende activiteiten)
Inrichten van online-chat-momenten
Opvolgen van onthaalaanvragen en hier op de gepaste manier op reageren, beheren van de eigen mailbox van
[email protected]
Inplannen van onthaalmomenten, zoeken naar beschikbare medewerkers, aanspreken van potentiële nieuwe medewerkers
Beheren van eigen budget
Communicatie met coördinatie
10.
Scholenwerkingsverantwoordelijke
Overleg/contacten met scholen onderhouden (afspraken maken, feedback vragen, bereikbaar zijn op heel regelmatige basis)
Opstellen van “shiftenlijsten” voor scholenwerking en deze rondsturen/bijhouden/opvolgen
Bewust zijn van feit dat dit een uithangbord is naar de buitenwereld toe, en dus afstraalt op de hele vereniging
Flexibiliteit en geduld aan de dag leggen voor opvullen van workshops
Zin voor maatschappelijk heel nuttig engagement, bijna gepassioneerd zijn door deze zeer nuttige deelwerking
Communicatie onderhouden met hogere niveau’s (çavaria, andere verenigingen)
Opleidingsmomenten organiseren voor nieuwe scholenwerkers
Actief mensen aanspreken om het team te vervoegen
Beheren van eigen budget
Communicatie met coördinatie
11.
Stagiair(e)
Integreren in de groep, zowel qua organisatorische kant als kant leden
Feedback vragen over zijn/haar manier van functioneren
Zelf initiatief nemen om bij te springen in een deelwerking, spontaniteit
Kritische blik durven werpen op de vereniging, maar met respect voor constructieve feedback-technieken
Regelmatig samenzitten met stagebegeleider en dagelijkse opvolger om de stage constant bij te sturen
Durven aangeven wat de eigen +/- punten zijn en bereid zijn om hier aan te werken
Interesse tonen in de werking & de mensen er achter
Regelmatig de vergaderingen bijwonen, zeker wat stuurgroep betreft
Bereikbaar en flexibel zijn, discipline hebben om er zelf iets van te maken
12.
Fuifverantwoordelijke
Volledige, autonome organisatie van de &offuiven (afspraken met zaal Lido, DJ, sabam => normaal geregeld op vzw-niveau, andere verenigingen voor planning van kalender van het jaar nadien, afrekenen met zaal Lido, fuifverslag maken, shiftenlijsten opstellen, fuifthema bepalen, affiche laten ontwerpen, promo helpen opstellen en verspreiden => zeker online!)
Stuurgroep aansporen om steentje bij te dragen
Medewerkers aanspreken om te helpen bij het fuifgebeuren
Lido/Albatros verwittigen/aanspreken bij vragen:
Geruime tijd op voorhand de dj verwittigen:
[email protected] (Erwin Indigne, a.k.a. DJ Eurnie),
[email protected] (Stéphane Renard, a.k.a. DJ Phanne) of DJ EYE-van (Ivan)
Budgettargets proberen te halen (deels probabilistische factor)
Tijdens de fuif: brieven van medewerkers, fuifgebeuren onder controle houden, toezicht houden over de kassa’s op elk moment, vlotte fuifwerking overwaken bij drukte, inspringen waar nodig, flexibel zijn, pro-actief mensen aanspreken indien er tekort aan medewerkers dreigt
Samenzitten met de andere holebi-verenigingen voor afstemmen van het fuifgebeuren (qua data en samenwerking), eventuele samenwerking met studentenkring?
Draaiboek opstellen ivm het fuifgebeuren = belangrijke financiële post!
Communicatie met coördinatie/promoverantwoordelijken/webmaster/…
[email protected]
Vrijwilligersvacatures Regenbooghuis Limburg
CAREER @ Regenbooghuis Limburg Wij zijn niet op zoek naar een vormgever. Helemaal niet. Wij zijn op zoek naar een art director (vrijwilligersfunctie)! Een grafisch talent, met een grote G. Een specialist in kleuren en vormen, gebeten door lettertypes en opmaken. Jij wil graag al onze communicatie-uitingen een make-over geven? Jij wil de flyers, brochures en affiches van onze vzw doen opvallen en ons verrassen met je geniale ontwerpen? De toeschouwers verbazen met je design skills? Fantastisch! Sluit even je ontwerpprogramma's en maak je via
[email protected] kenbaar. Laat ons weten wie je bent! Niks voor niks, natuurlijk Jij bent verantwoordelijk voor het gezicht van het Regenbooghuis. Jij zorgt er voor dat we stralen naar de buitenwereld toe. Daarom willen we je fantastisch werk belonen. Niet met spek en bonen, ook niet met geld. Wij bieden jou gratis frisdrank en warme dranken tijdens je uren, een uitstekende verzekering, een ruimdenkende omgeving waar je je creatief kan uitleven en om het helemaal af te maken ... deugddoende vrijwilligersverwenmomenten. Wil je nog nagenieten van dit fantastisch aanbod? Surf naar http://www.regenbooghuislimburg.be/index.php/werk-mee/269-vacatures-regenbooghuislimburg#vormgever en laat je extra overtuigen!
CAREER @ Regenbooghuis Limburg BREAKING NEWS: Opsporing verzocht Vzw Regenbooghuis Limburg is op zoek naar een copywriter e-newsletter. Het gaat om een enthousiaste vrijwilliger met een niet te stillen schrijfhonger. Hij of zij is verantwoordelijk voor de interne, maar ook de externe nieuwsbrieven van het Regenbooghuis. Beide verschijnen ongeveer driemaandelijks. De persoon die we zoeken verzamelt meestal op eigen houtje alle relevante info en giet deze in een duidelijke en aangename structuur voor de lezers. Toen hij/zij voor het laatste gezien werd, was ie in het bezit van een grote rugzak taalvaardigheid en een flinke portie communicatie skills. Bent u de persoon die we zoeken? Contacteer ons dan via
[email protected] en meld u! Wij zorgen voor gratis drank tijdens de uren, deugddoende vrijwilligersverwenmomenten, een degelijke verzekering en veel meer. Het volledige bericht kan u nog eens nalezen op http://www.regenbooghuislimburg.be/index.php/werkmee/269-vacatures-regenbooghuis-limburg
CAREER @ Regenbooghuis Limburg Jij: - bent thuis in diverse muziekstijlen - bent een geboren entertainer - wil graag werken als vrijwilliger - bent een party-animal - wil het hele huis laten shaken tijdens jouw set - schrikt niet terug voor weekend- en avondwerk Wij: - plannen jou in voor party's in het Regenbooghuis - hebben een kwaliteitsvolle DJ booth voor jou in eigen huis - staan open voor jouw muziekstijlen - bieden jou een open-minded werkomgeving - zijn klaar om volledig los te gaan op jouw beats - nodigen jou uit op de vrijwilligersverwenmomenten Klinkt dit als muziek in je oren? Ge-wel-dig! Meld je aan via
[email protected] en wij contacteren je zo snel mogelijk! Tot de volgende!
CAREER @ Regenbooghuis Limburg "Één beeld zegt meer dan duizend woorden." Inderdaad! Wil jij die veelzeggende beelden maken? Super! Regenbooghuis Limburg is namelijk nog op zoek naar één (of enkele) fantastische FOTOGRAFEN! Wil je je graag engageren als vrijwilliger? Ben je gebeten door de FOTOGRAFIEMICROBE? Wil je graag de activiteiten van het Regenbooghuis op de gevoelige plaat vastleggen? Heb je oog voor de PRIVACY van wie je fotografeert? Heb je zonet vier keer volmondig JA geantwoord? PROFICIAT! Naar JOU zijn we op zoek! Wij bieden je de kans je CREATIEF uit te leven in een RUIMDENKENDE omgeving. Bovendien zorgen we steeds voor GRATIS frisdrank en warme dranken tijdens je uren. Als kers op de taart organiseren we ook regelmatig VRIJWILLIGERSVERWENMOMENTEN waarop jouw inzet meer dan beloond wordt.
Picture perfect? Stuur een e-mail naar
[email protected] en stel je kandidaat! Tot binnenkort, in ons team!
CAREER @ Regenbooghuis Limburg Momenteel zijn wij op zoek naar een teamleader voor het Regenbooghuispromoteam. Jij bent: - Een vlotte prater - Niet bang voor onregelmatige uren - Een geboren leider - Goed in het overbrengen van een boodschap - Organisatorisch sterk - Sociaal Jij: - Geeft duidelijke instructies en taken aan het promoteam - Maakt je graag vrij om, samen met het promoteam, onze events bekend te maken op uiteenlopende locaties - Coördineert de overige vrijwilligers van het promoteam - Spreekt voorbijgangers aan om hen kennis te laten maken met onze acties Klopt het plaatje? Stuur een e-mail naar
[email protected] en stel je als vrijwilliger kandidaat voor deze functie!
CAREER @ Regenbooghuis Limburg! Bedien je graag mensen met een glimlach? Ben je minstens 4 uurtjes per maand vrij? Ontmoet je graag nieuwe mensen? Ben je vlot in omgang met anderen. Dan zijn wij op zoek naar JOU! Kom tijdens je vrije uurtjes onze Regenbooghuistappersploeg versterken. In ruil krijg je van ons een korte opleiding, gratis frisdrank tijdens je werkuren en een goede verzekering. De fijne stamgasten en onze dankbaarheid krijg je er gratis en voor niks bij! Meer info? Klik op http://www.regenbooghuislimburg.be/index.php/werk-mee/269-vacaturesregenbooghuis-limburg en laat je overtuigen. Tot binnenkort?
CAREER @ Regenbooghuis Limburg Men neme kilo's taalvaardigheid, meerdere pakjes vlotte pennen en enkele blikken stressbestendigheid. Voeg hierbij nog een handvol natuurlijk gerijpt doorzettingsvermogen en plichtsbesef. Vergeet zeker ook niet iets meer dan 700 gram oog voor detail en vrijwilligersengagement toe te voegen. Dit is absoluut onmisbaar voor een geslaagd eindresultaat! Een onderdompeling in de redactionele wereld zorgt voor extra smaak, maar is geen must. Een flinke scheut ervaring zorgt voor een straffe touch, maar is ook weer geen vereiste. Mix ten laatste al deze ingrediënten tot een mooi evenwichtig geheel. Kneed alles op en uw redacteur is klaar! Ben jij zo'n mooi gekneed geheel? Dan is vzw Regenbooghuis Limburg op zoek naar jou! Stuur ons jouw recept via
[email protected]. Het hele recept kan je nog eens nalezen op http://www.regenbooghuislimburg.be/index.php/werk-mee/269-vacatures-regenbooghuislimburg#redacteur. Smakelijk!
CAREER @ Regenbooghuis Limburg! Zoals jullie ongetwijfeld weten, organiseert ons Regenbooghuis regelmatig allerlei leuke activiteiten en verrassende events. Veel mensen aantrekken is natuurlijk altijd fijn, maar daarom moeten ze ook weten dat er iets gebeurt... Om hiervoor te zorgen, zijn we nog op zoek naar een enthousiast promoteam dat met veel inzet en energie onze evenementen aan de man (en natuurlijk ook aan de vrouw) brengt. Zie jij het wel zitten om samen met andere vrijwilligers de straat op te trekken en mensen met je passie en gedrevenheid warm te maken voor onze events, acties en workshops? Laat het ons dan meteen weten via
[email protected]!
CAREER @ Regenbooghuis Limburg! AANDACHT AANDACHT! Wij bezige bijen van de werkgroep Evenementen zijn op zoek naar versterking voor onze werkgroep. Hiervoor jagen we op een organisatorische duizendpoot met een passie voor plannen, telefoneren en inroosteren. Bovendien komt deze duizendpoot steeds gemaakte afspraken na en durft ie jong en oud verrassen met z'n briljante ideeën en vernieuwende concepten. Ervaring in de sector is geen vereiste. Een passie volstaat. Ben jij zo'n duizendpoot? Dan had je al lang lid moeten zijn! Stuur een mailtje naar
[email protected] en we brengen je in contact met de right person. Ben je toch nog niet helemaal overtuigd? Surf naar http://www.regenbooghuislimburg.be/index.php/werk-mee/269-vacatures-regenbooghuislimburg#evenementen en laat je overhalen. Tot op onze volgende vergadering! Groetjes de werkgroep Evenementen
CAREER @ Regenbooghuis Limburg! Kies voor een groep die zich inzet voor het holebi- en transgenderthema in Limburg. Vertrouw op een werkgroep die regelmatig vergadert, politiek op lokaal niveau uitpluist en meedenkt om het Limburgs holebi- en transgenderbeleid te verbeteren. Kies voor een werkgroep die er is voor iedereen die geïnteresseerd is in het (lokaal) beleid rond holebi’s en transgenders en zich hier ook voor wil inzetten. Stem werkgroep Politiek, waar ervaring met besturen en beleid geen vereiste, maar een must is. Stel je kandidaat via
[email protected] en vul onze werkgroep aan met je straffe ideeën. Woon onze vergaderingen bij en ga samen met ons naar een holebi- en transgendervriendelijk Limburg! Lees het hele partijprogramma nog even na op http://www.regenbooghuislimburg.be/index.php/vrijwilliger-rbhl.
CAREER @ Regenbooghuis Limburg! Wij zijn de werkgroep Communicatie, de knappe koppen die altijd over alles wel iets te zeggen hebben. Aangenaam! Intern of extern? Ons maakt het niet uit! Wij zorgen er voor dat iedereen weet wat we te zeggen hebben. Mailen, telefoneren, sms’en, Facebooken, wij doen het allemaal met hetzelfde gemak als ademen. Word jij vrolijk van correcte spelling? Wil jij graag dat iedereen loud and clear weet wat er te doen is? Ben jij gebeten door communicatie in al z'n facetten? Kijk jij ook liever naar een geüpdatete versie van de website? Wil jij graag elke twee maanden samen met ons aan de grote tafel zitten? Voorzie jij ons graag van feedback en verfrissende ideeën? Dan zijn wij jouw tweede natuur! Laat ons zo snel mogelijk iets weten via
[email protected]! Wil je graag nog wat meer informatie? Neem zeker een kijkje op http://www.regenbooghuislimburg.be/index.php/werk-mee/269vacatures-regenbooghuis-limburg#communicatie. Tot snel!
