r\ Tekening Verschillende varianten d.d. 19 januari Communicatieplan project Centrale Huisvesting - april 2006

Centrale Huisvesting Gemeente Zeist

Inhoudsopgave i.Programma van Eisen versie 006 G.d. 4 me 2006

r\

bijlagen bij Programma van Eisen: 1.2 Tekening van door de Stuurgroep gekozen variant. 1.3.a Ruimtestaat versie 022 d.d. 4 april 2006 variant A met Sociaal Maatschappelijke Functies. 1.3.b Ruimtestaat versie 022 d.d. 4 april 2006 variant B zonder Sociaal Maatschappelijke Functies. 1.4 Notitie inzake archief d.d. 23 maart 2006 van de gemeentearchivaris de heer Pierre Rhoen. Tekening parkeren (zonder Azijnhuis) d.d. 21 november 2005. 1.5 1.6 Notitie van de heer E. Geertsma van gemeente Zeist d.d. 30 november 2005 inzake parkeerplaatsen. 1.7 Overallplanning d.d. IO mei 2006. Financiële rapportage: Notitie 023 ‘Kosten scenario’s’ d.d. 19 april 20. 1.8 1.9 Convenant DUB0 (duurzaam bouwen) d.d. 20 juni 1996. 1.10 Notitie 010 ‘Resumé Enquêtes en Interviews’ d.d. 19 januari 2006. 2. Notitie 017 ‘Varianten Centrale Huisvesting’ d.d. 15 maart 2006

3. Tekening ‘Verschillende varianten’ d.d. 19 januari 2006 4. Notitie 020 ‘Azijnhuisje’ versie 002 d.d. 15 maart 2005 5. Tekening ‘Ruimteverlies behoud Azijnhuisje’ d.d. 8 december 2005

6. Plan van Aanpak Ontwerpfase versie 005 d.d. 12 april 2006 7. Keuze Ontwikkelingsvarianten en Plan van Aanpak selectie ontwerpteam versie O02 d.d. 26 april 2006 8. Notitie 024 ‘Reactie bbn op bemerkingen Klankbordgroep Personeel’ versie 005 d.d. I 0 mei 2006

-

9. Communicatieplan project Centrale Huisvesting april 2006. 10. Rapport Bouwfysische inventarisatie, moBius Consult d.d. 11 mei 2006 11. Notitie 026 ’Reactie bbn op bemerkingen Ondernemingsraad’

C? Centrale Huisvesting Gemeente Zeist Programma van Eisen Werknummer bbn Datum

c,

: 4899 : 4mei2006

Rapportnummer

:

O01

Tekstgedeelte

:

53 pagina’s

Versie

:

006

Aantal bijlagen

:

3 separaat

Status

:

definitief

Bestandsnaam

Opgesteld door

:

ing. J. van Aalterdmr. ing. J.W.A. Geel

E-mail

:

j .van.aalten @bbn.nl/i wa.geel @bbn.nl

Doorkiesnummer :

(030) 634 74 68/(030) 634 74 29

Internet

www.bbn.nl

:

c’ INHOUDSOPGAVE

.

INLEIDING

1.1. 1.2. 1.3.

Aanleiding voor het project Centrale Huisvesting Samenhang met project ‘vierde kwadrant’ Opzet en doel Programma van Eisen

.

. ’

............................................................................. ........................................................................................ ..................................................................................................

...........................................................................................

2

FUNCTIONELE EISEN

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.

De gemeentelijke organisatie op hoofdlijnen Huidige huisvesting Uitgangspunten voor het ontwerp Entrees. toegankelijkheid en beveiliging Inbraakbeveiliging Sociale Veiligheid Toegankelijkheid

3

c\I

................................................................................................................

1

.

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.4. 3.4.5. 3.4.6. 3.4.7. 3.4.8. 3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.6. 3.6.1. 3.6.2. 3.6.3. 3.6.4. 3.6.5. 3.6.6. 3.6.7. 3.6.8. 3.6.9. 3.6.10. 3.6.11. 3.6.12. 3.6.13. 3.6.14. 3.6.15. 3.6.16.

..................................................................................... .............................................................................................................................. ..................................................................................................... .......................................................................................... .............................................................................................................................. ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

RUIMTELIJKE EISEN

..........................................................................................

..................................................... .................................................................................................. ................................................. ..................................................................................................................................

7 7 7 8

9 9 9 10 11 12 12 12

13

Beschikbare ruimte. ruimtebehoefte en benodigde nieuwbouw 13 Functies in de Centrale Huisvesting 13 Bestuurlijke functies (‘bestuurscentrum’ in het Oude Raadhuis) 13 Publieksfuncties 14 Burgerhal .............................................................................................................................................. 14 Balies .................................................................................................................................................... 15 Spreekkamers ....................................................................................................................................... 15 Terinzagelegging stukken ................................................................................................. Wachtruimte/zithoek ........................................................................................................ Studiezaal historisch archief ................................................................................................................. 16 Toiletten ............................................................................................................................................... 16 Hoorzittingen ..................................................................................................................... Kantoorfuncties Werkplekken ........................................................................................................................................ 17 Vergaderruimten ................................................................................................................................... 18 Ondersteunende functies 18 Facilitycorners ...................................................................................................................................... 18 Toiletten ............................................................................................................................................... 18 Kantine ................................................................................................................................................. 18 Keuken ................................................................................................................................................. 18 EHB O/rustkamer/lactatieruimte ............................................................................................ Doucheslkleedruimte ........................................................................................... Archieven ............................................................................................................................. Huisdrukkerij/repro .............................................................................................................. Postkamer .............................................................................................................. ...................... 19 MER-ruimte/SER-ruimte/Testruimte I&A ............................................................ Magazijnen ........................................................................................................................ Huishoudelijkgebonden opslag ..................................................................................... Fitness-/sportruimte .............................................................................................................................. 20 Rookruimten ......................................................................................................................................... 20 Parkeren ................................................................................................................................................ 20 Fietsenstalling ....................................................................................................... ............ 20

...............................................................................................................

....................................................................................................................

4899 .Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 1/Versie006

pagina 2 van 53

4 mei 2006 bbn adviseurs

<

3.6.17. 3.6.18. 3.6.19.

.

4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Uitstraling van het gebouw Openheid van de publieksruimte Werkomgeving Stedenbouwkundige uitgangspunten

.

B OUWTECHNIS CHE EISEN

c\ ::::i: 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.1.6. 5.1.7. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 5.10.

.

c\

......................................................................................

BEELDVERWACHTING

5.1.

1

Brandweer ............................................................................................................................................ Bouwbureau ......................................................................................................................................... Sociaal-culturele functies .....................................................................................................................

4

5

.

................................................................................................................ ...................................................................................................... .................................................................................................................................... ................................................................................................

...............................................................................

..................................................................................................................

Algemene uitgangspunten Opzet .................................................................................................................................................... Normen en voorschriften ...................................................................................................................... Indelingsflexibiliteit ............................................................................................................................. Toe te passen materialen ...................................................................................................................... Constructiehoogte ................................................................................................................................. Computerruimten .................................................................................................................................. Technisch- en schoonmaakonderhoud .................................................................................................. Gevel Dak Binnenwanden Vloeren Plafonds Facilitycorners Data-aansluitingen Afmetingen Vrije hoogte

.................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .............................................................................................................................. .......................................................................................................................................... .. .........................................................................................................................................

......................................................................................

6

BOUWFYSISCHE EISEN

6.1. 6.1.1. 6.1.2. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.4. 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.5. 6.5.1. 6.5.2. 6.5.3. 6.5.4. 6.5.5.

Energiezuinigheid Thermische isolatie-eisen ..................................................................................................................... Energieprestatiecoëfficiënt (EPC) ........................................................................................................ Thermische behaaglijkheid Klimaatcondities in de wintersituatie (stookseizoen) ........................................................................... Klimaatcondities in de zomersituatie (koelseizoen) ............................................................................. Lucht Relatieve vochtigheid ........................................................................................................................... Luchtverversing ...................................................................................................................... Licht Daglichttoetreding en uitzicht .............................................................................................................. Verlichtingssterkte ................................................................................................................................ Lichtreflectie ........................................................................................................................................ Geluid Geluidsdru kniveau ........................................................................................... Nagalmtijd ....................................................................................................... ................................ Absorptiecoëfficiënt ............................................................................................................................. Luchtgeluidsisolatie ............................................................................................... Contactgeluidisolatie ...........................................................................................................

............................................................................................................................... ..

................................................................................................................

....................................................................................................................................................

20 21 21

22 22 22 22 23

24 24 24 24 25 25 26 26 26 26 27 27 28 28 29 29 29 29

30 30 30 30 30 31 31 31 31

.......................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

4899 .Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen RapOOlNersie006

i

32 33 33 34 35 35


pagina 3 van 53

l

i

INSTALLATIETECHNISCHE EISEN

7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.1.5. 7.2. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.2.4. 7.3.

Algemene eisen en randvoorwaarden ................................ Bouwfysische uitgangspunten ............................................................. Ontwerpuitgangspunten....................................................................................................................... Bedrijfszekerheid................................................................................................... Onderhoud ..................................................................................... ....................................... Aansluiting op nutsvoorzieningen ........................................................................................................ Klimaatinstallaties Luchtbehandelings- en ventilatie-installatie ........................................................................... Verwarmingsinstallatie........................................................................................................... Koelinstallatie.. ....................................................................................................................... Regelbaarheid ......................................................................................................................... Sanitaire installaties Afvoerinstallaties..................................................................................................................... Waterinstallatie........................................................................................................................ Sanitaire toestellen .................................................................................................................. Elektronische installaties Centrale elektrotechnische voorzieningen ......................................................... Energievoorziening .................................................................................................................... Noodstroomvoorziening en no-breakinstallatie .................................................................................... Aarding ................................................................................................................................................ Kanalisatie, wand-, plafond- en vloergoten .......................................................................................... Aansluitpunten 230V ...................................................................................................... Aansluitpunten 380V ............................................................................................... Verlichtingsinstallatie.......................................................................................................................... Verlichtingsarmaturen .......................................................................................................................... Schakelbaarheid.................................................................................................................................... Noodverlichting.. .................................................................................................................... Beletinstallatie ........................................................................................................................ Communicatie-installatie ICT-installaties .................................................................................................................................... Audio-video-installatie ........................................................................................................................ CAI ....................................................................................................................................................... Geluidsinstallaties ................................................................................................. Intercom installaties .............................................................................................. Betaalinstallatie ......................................................................................................... Automatisering Transportinstallaties Personenliften ...................................................................................... Goederenliften ..................................................................................... ................. Beveiliging en beheer Brandbeveiligingsinstallaties en calamiteiten....................................................................................... Brandpreventie .................................................................................................................................... Inbraakbeveiliging ...........................................................................................

0 7’:;

0

(? L/

.................................................................

7.

7.3.3. 7.4. 7.4.1. 7.4.2. 7.4.3. 7.4.4. 7.4.5. 7.4.6. 7.4.7. 7.4.8. 7.4.9. 7.4.10. 7.4.11. 7.4.12. 7.5. 7.5.1. 7.5.2. 7.5.3. 7.5.4. 7.5.5. 7.5.6. 7.6. 7.7. 7.7.1. 7.7.2. 7.8. 7.8.1. 7.8.2. 7.8.3. 7.8.4. 7.8.5. 7.8.6. 7.8.7. 7.8.8. 7.8.9. 7.8.10. 7.8.11. 7.9.

...............................................................................................

37 37 37 .37

..............................................................................................................................

37 38

...........................................................................................................................

39

................................................................................................

4i . 41 42 .42 43 43

.....................................................................................................

................................................................................................................................... ..........................................................................................................................

.......................................... ................................................................................

.44 .44 44

44 45

45 45 .46

Toegangscontrolelaanwezigheidsregistratie....................................................

Klantbegeleidingssysteem ............................................................................... .............................................................................................. Centraal te bedienen installaties ..... Alarminstallatie .................................................................................................................... Bliksembeveiligingsinstallatie...................................................................... Overspanningsbeveiligingsinstallatie........................................................... Explosiebeveiliging .............................................................................................................................. Regelinstallatie ............................................................................................................... Keukeninstallatie

................................................................................................................................

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 1 NersieOO6

pagina 4 van 53

47

48 48 48


7.10.

49 49

8

VASTE INRICHTING ............................................................................................

50

8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7. 8.8. 8.9. 8.10. 8.11.

Garderobes Bewegwijzering Publicatie Plantenbakken Keukeninrichting Facilitycorners Voorzieningen sanitaire ruimten Opslagvoorzieningen Lichtwering Losse inrichting Medische en maatschappelijke ruimte

50 50 50 50 50 50 51 51 51 51 51

INTERNE RANDVOORWAARDEN ....................................................................

52

Planning ... Financien Kunst

52 52 52

.

0

9

.

9.1. 9.2. 9.3.

.

o

...............................................................................................

Overige gebouwgebonden installaties Schoonmaakonderhoud gevel ...............................................................................................................

7.10.1.

.. .......................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. .................................................................................................................................... ................................................................................................................................ .................................................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ................................................................................................................................... .............................................................................................

............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. ...................................................................................................................................................

10

EXTERNE RANDVOORWAARDEN

10.1.

Regelgeving

...................................................................

.........................................................................................................................................

4899 .Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen RapOOl/Versie006

pagina 5 van 53

53 53


Bijlagen

c'

1. 'Vierde Kwadrant Gemeente Zeist. Stedenbouwkundige visie. Bureau SVP Architectuur en Stedenbouw, januari 2006 (SEPARAAT). 2. Tekening van door de Stuurgroep gekozen variant. 3. Ruimtestaat d.d. 4 april 2006, versie 022/definitief. 4. Notitie inzake archief d.d. 23 maart 2006 van de gemeentearchivaris de heer Pierre Rhoen. 5. Tekening parkeren (zonder Azijnhuis). 6. Notitie van de heer E. Geertsma van gemeente Zeist d.d. 30 november 2005 inzake parkeerplaatsen. 7. Overallplanning. 8. Financiële rapportage (SEPARAAT). 9. Convenant DUB0 (duurzaam bouwen) d.d. 20 juni 1996. 10. Resumé Enquêtes en Interviews d.d. 19 januari 2006 (SEPARAAT).

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 1/Versie006

pagina 6 van 53


1.

INLEIDING

1.1.

AANLEIDING VOOR HET PROJECT CENTRALE HUISVESTING Bij de vaststelling van het bedrijfsplan in 1998 heeft de gemeenteraad besloten om te streven naar een centraal huisvestingsmodel met het doel structurele besparingen op de huisvestingskosten te kunnen realiseren alsmede efficiencywinst te boeken door het beperken van locatiegebonden facilitaire kosten. Al langere tijd wordt de huisvestingssituatie steeds meer als inefficiënt gevoeld en zijn er steeds vaker problemen bij het adequaat functioneren van de organisatie als gevolg van de niet optimale huisvesting. Meerdere processen die een fysieke verbinding vragen tussen frontoffice en backoffice activiteiten verlopen niet optimaal, doordat de afstand tussen beide te groot is. De archieffunctie is voor een groot deel van de organisatie onvoldoende dichtbij, waardoor niet efficiënt wordt gewerkt. Er is een groot tekort aan vergaderruimte. Bij huisvesting onder één dak kan gemakkelijker integraal beleid worden voorbereid omdat dit bijdraagt aan de ontkokering binnen de organisatie en de gewenste cultuur binnen de organisatie bevordert. Sinds september 2005 vindt er een onderzoek plaats naar de mogelijkheden om alle bestuurlijke, ambtelijke en publieke taken van de gemeente centraal te huisvesten in en achter het Oude Raadhuis. Het onderhavige Programma van Eisen (PvE) is het sluitstuk van dat onderzoek.

1.2.

SAMENHANG MET PROJECT ‘VIERDE KWADRANT’ De gemeente Zeist heeft aan het bureau SVP Architectuur en Stedenbouw gevraagd een integrale stedenbouwkundige visie voor de locatie Raadhuis/Renes op te stellen. Dit plangebied wordt ook wel het ‘Vierde kwadrant’ genoemd. SVP heeft haar visie neergelegd in het boekje: ‘Vierde Kwadrant gemeente Zeist. Stedenbouwkundige visie. Januari 2006, zie bijlage 1. Het project Centrale Huisvesting dient plaats te vinden binnen de hier bedoelde stedenbouwkundige kaders.

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 lNersie006

pagina 7 van 53


1.3.

OPZET EN DOEL PROGRAMMA VAN EISEN

In het onderhavige PvE wordt vastgelegd aan welke wensen en eisen het nieuwe gebouw moet voldoen. Het PvE is het document op grond waarvan de architect en de adviseurs hun ontwerp zullen vervaardigen. Het dient daarnaast als instrument waaraan het eenmaal vervaardigde ontwerp zal worden getoetst. Het verdient aanbeveling om een deel van het jaren '80-gebouw inwendig te renoveren, waarbij in het bijzonder de bouwfysische prestaties van het gebouw verbeterd moeten worden, omdat deze ver beneden peil liggen met name wat betreft te hoge temperaturen in de zomer en een slechte luchtkwaliteit. Inbouwpakket en gebouwinstallaties zouden daarbij zodanig moeten worden opgewaardeerd, dat het blijvende deel van het jaren ' 80-gebouw zoveel als mogelijk hetzelfde kwaliteitsniveau heeft als de nieuwbouw, Deze renovatie vormt evenwel een apart project, los van het project Centrale Huisvesting, waar desgewenst te zijner tijd een apart PvE voor opgesteld zou moeten worden.

o

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 1Nersie006

pagina 8 van 53


2.

FUNCTIONELE EISEN

2.1.

DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE OP HOOFDLIJNEN

.

.

c

Bestuurlijke organisatie: de gemeenteraad, de raadsgriffie en het college van B&W. Gemeentesecretaris deze is verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en vervult de schakelfunctie tussen de ambtelijke en bestuurlijke organisatie'. Ambteliike organisatie (ambtelijke voorbereiding en uitvoering van het beleid): Concernstaf, productgroep Samenleving, productgroep Ruimte en productgroep Middelen.

De Centrale Huisvesting zal overigens ook plaats moeten bieden aan werkkrachten die tijdelijk een werkplek nodig hebben, zoals stagiaires, adviseurs en accountants. Met deze niet-formatiegebonden bezetting is rekening gehouden bij het opstellen van de ruimtestaat.

2.2.

HUIDIGE HUISVESTING

Huidige huisvesting gemeente Zeist

c:

Oude Raadhuis

- monumentaal pand van 1908 - twee bouwlagen

eigendom

Jaren '80-gebouw

- in de aren '80 gebouwd - drie (en plaatselijk vier) bouwlagen - gesitueerd achter het Oude Raadhuis

eigendom

Dorpsstraat 13

- oud pand dat grenst aan het jaren '80-gebouw

eigendom

Noodgebouw

- gesitueerd naast het Oude Raadhuis

eigendom

Pand Slotlaan 20

- gehuurde kantoorruimte - door openbare weg gescheiden van de andere

huur

panden

0

'

In het navolgende van dit Programma van Eisen zal er gemakshalve van worden uitgegaan dat de gemeentesecretaris tot de bestuurlijke organisatie behoort. 4 mei 2006 4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist pagina 9 van 53 Programma van Eisen bbn adviseurs Rap00 1/Versie006

2.3.

UITGANGSPUNTEN VOOR HET ONTWERP

De Stuurgroep/Projectgroep heeft tijdens de vergadering van 23 januari 2006 haar voorkeur uitgesproken voor één van de voorgelegde varianten. De gekozen variant vormt het uitgangspunt voor het verdere ontwerp zoals in het onderhavige PvE beschreven. Zie voor een tekening van de gekozen variant bijlage 2.

ci

Bij de gekozen variant: blijft een groot deel van het jaren '80-gebouw bestaan; wordt een deel van het jaren '80-gebouw gesloopt, te weten de tussenbouw tussen het Oude Raadhuis en het jaren '80-gebouw alsmede enige kantoorruimte van het jaren '80-gebouw' dit om de - stedenbouwkundig gezien - vereiste ruimte te verkrijgen tussen Oude Raadhuis en de nieuwbouw, immers is de opzet volgens het bureau SVP dat de nieuwbouw een 'decor' vormt voor het monumentale Oude Raadhuis. Reden ook waarom dit decor beduidend hoger moet zijn dan het Oude Raadhuis en op enige afstand daarvan moet staan; komt er nieuwbouw van vijf bouwlagen; wordt de nieuwbouw tegen en ook deels 'door' het jaren '80-gebouw heen gebouwd en wel als volgt; wordt een deel van het jaren '80-gebouw 'kaalgeslagen' (gevels, muren en inbouwpakket eruit gesloopt) en het casco daarvan hergebruikt, terwijl de gevels, muren en inbouw van dit kaal te slaan deel nieuw geplaatst zullen worden en identiek zullen zijn aan de overige nieuwbouw; zal het casco van de nieuwbouw naadloos op het oude casco aansluiten, onder meer doordat de verdiepingshoogte van de nieuwbouw afgestemd zal zijn op het oude casco; B blijven de functies die thans in het Oude Raadhuis zijn ondergebracht daarin gevestigd; blijft het Oude Raadhuis onaangetast, met dien verstande dat er weer een trap wordt geplaatst om de begane grond met de verdieping te verbinden; wordt er een voorziening aangebracht voor mensen met een lichamelijke beperking om de begane grond te bereiken; komt er een loopbrug tussen de nieuwbouw en de verdieping van het Oude Raadhuis; m wordt het noodgebouw (waarin thans postkantoor en Repro gevestigd zijn) dat is gevestigd naast het Oude Raadhuis, gesloopt; B komt er parkeergelegenheid onder het maaiveld.


pagina 10 van 53


2.4.

ENTREES, TOEGANKELIJKHEID EN BEVEILIGING Entrees

I

Toegankelijk VOOAmbtenaren

Hoofdentree in nieuwbouw

X

Personeelsentree I

Bestuur

I Entree Oude Raadhuis

I Ingang goederen

I

I

X I

x

overdag

X

X I

Publiek

I

I

x

I

I

I

I

I 'savonds I

Slechts de publieksfuncties van de Centrale Huisvesting zijn voor het publiek toegankelijk. De rest van het gebouw vormt een beveiligde zone en is voor het publiek slechts na toestemming toegankelijk: klanten die een afspraak hebben met een backofficer melden zich bij de receptiebalie in het publieksgedeelte en de betreffende backofficer komt de klant vervolgens halen. Voor de wijze waarop deze zone beveiligd dient te worden, dient in de ontwerpfase een specifiek PvE te worden opgesteld. Overdag heeft het publiek slechts toegang via de hoofdentree. Het Oude Raadhuis is overdag voor publiek niet toegankelijk via de entree van het Oude Raadhuis. Het Oude Raadhuis is na toestemming overdag wel 'binnendoor' toegankelijk via de hoofdentree en de loopbrug die de nieuwbouw met het Oude Raadhuis verbindt.

o

De mogelijkheid moet bestaan om 's avonds het Oude Raadhuis voor publiek open te stellen in het geval van hoorzittingen, raadsvergaderingen, of andere vergaderingen waarbij publiek bij aanwezig is.


7

I

pagina 1 1 van 53


2.5.

INBRAAKBEVEILIGING Vanwege de aanwezigheid van gevoelige documenten verdient inbraakbeveiliging de bovengemiddelde aandacht. In de ontwerpfase dienen nadere eisten aangaande de inbraakbeveiliging te worden uitgewerkt.

2.6.

SOCIALE VEILIGHEID De sociale veiligheid dient bevorderd te worden met name voor wat betreft de openbare ruimten in en om het gebouw, inclusief de eventuele parkeer-, fiets- en wandelroutes. Voorkomen moet worden dat het publiek, bestuurders en medewerkers zich onveilig kunnen voelen.

2.7.

TOEGANKELIJKHEID Het gebouw en het terrein dienen toegankelijk te zijn voor personeelsleden of bezoekers met een lichamelijk beperking. Niveauverschillen op een bouwlaag zijn niet toegestaan, op de volgende uitzonderingen na: in de systeembeheerruimte zal in verband met de vele bekabeling de behoefte bestaan aan een verhoogde computervloer: het is toegestaan op die plaats een dergelijke vloer te realiseren; in de receptieruimte zal de vloer achter de balies verhoogd zijn zodat het personeel de burgers zittend te woord kan staan.

.

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen RapOOlNersieOOó

pagina 12 van 53

4 mei 2006

bbn adviseurs

3.

RUIMTELIJKE EISEN

3.1.

BESCHIKBARE RUIMTE, RUIMTEBEHOEFTE EN BENODIGDE NIEUWBOUW Er is geïnventariseerd wat de beschikbare ruimte is van de panden die thans in gebruik zijn en de gewenste functies zijn in kaart gebracht. Daarnaast is de ruimtebehoefte geraamd door het opstellen van een ruimtestaat, zie bijlage 3. Er is geraamd hoeveel nieuwbouw er nodig is (benodigde nieuwbouw = ruimtebehoefte -/- blijvend beschikbare ruimte).

..

Bij het bepalen van de ruimtebehoefte zijn de volgend uitgangspunten gehanteerd: formatieplan september 2005; exclusief Sociale Dienst; de wens om de Burgerhal te vergroten; de wens om de Stadswinkel in de Burgerhal te situeren; vergroting historisch archief.

.. .

3.2.

FUNCTIES IN DE CENTRALE HUISVESTING

...

De volgende hoofdfuncties worden onderscheiden: bestuurlijke functies; publieksfuncties; kantoorfuncties; ondersteunende functies. Deze functies en de omvang daarvan zijn terug te vinden in de ruimtestaat en zullen hier worden beschreven.

..

Als uitgangspunten voor de nieuwbouw geldt: het Oude Raadhuis herbergt als ‘bestuurscentrum’ alle bestuurlijke functies; de overige gebouwdelen herbergen de publieks- en kantoorfuncties. Op deze uitgangspunten zijn enige kleine uitzonderingen die hieronder aan de orde zullen komen.

3.3.

BESTUURLIJKE FUNCTIES (‘BESTUURSCENTRUM’ IN HET OUDE RAADHUIS)

In het Oude Raadhuis is thans het zogenaamde ‘Bestuurscentrum’ ondergebracht. Hierin zijn de bestuurlijke functies ondergebracht. Onder bestuurlijke functies wordt in dit PvE verstaan: gemeenteraad; burgemeester; wethouders; gemeentesecretaris;

.. .

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 1NersieOOó

pagina 13 van 53


.. .. .

fractiekamer; raadzaal; commissiekamer; vergaderruimten; bestuurssecretariaat; bodes.

Deze bestuurlijke functies zullen ook na realisering van de Centrale Huisvesting gevestigd blijven in het Oude Raadhuis. Er zullen geen functies aan worden toegevoegd. Omdat deze functies gelijk blijven, de daarvoor benodigde hoeveelheid ruimte in voldoende mate aanwezig is en zal blijven en de ruimten ook voldoen aan de daaraan te stellen representatieve eisen, behoeft er in het kader van het project Centrale Huisvesting voor wat betreft het Oude Raadhuis niets te wijzigen en stelt het onderhavige PvE niet tevens eisen aangaande de in het Oude Raadhuis gevestigde bestuurlijke functies. Ook de Ruimtestaat volgt geheel deze lijn. Geen bestuursfunctie, desondanks wel ondergebracht in het Oude Raadhuis Naast de genoemde bestuurlijke functies worden in het Oude Raadhuis tevens de hoorzittingen gehouden. Dit (eigenlijk een publieksfunctie) zal in de nieuwe situatie ook zo zijn.

Wel bestuursfunctie, desondanks &t ondergebracht in het Oude Raadhuis Tot de bestuursfunctie van de gemeente behoort ook de raadsgriffie. Deze is evenwel wegens ruimtegebrek niet in het Oude Raadhuis ondergebracht. Ook in de nieuwe situatie zal dat zo zijn. In de nieuwe situatie dient de raadsgriffie zo dicht mogelijk bij de raad te zijn gesitueerd.

(2

3.4.

PUBLIEKSFUNCTIES

3.4.1.

Burgerhal De burgerhal is gevestigd op de begane grond. Een deel van de burgerhal wordt in beslag genomen door de balies en spreekkamers. Er is een wachtruimte, met daarbij een leestafel, een kinderspeelhoek en een drankautomaat. Er is een garderobe en er zijn toiletten voor het publiek. De burgerhal biedt daarnaast ruimte aan voorlichting (naast genoemde leestafel onder andere door middel van een computer) en er vinden ontvangsten, evenementen, presentaties en tentoonstellingen plaats. Voor het inzien van de stukken die ter visie liggen, wordt een aparte tafel geplaatst. In de burgerhal wordt een leesruimte opgenomen waar burgers inzage kunnen hebben in stukken uit het historisch archief. De burgerhal heeft een ruim en open karakter.

C’


1 I

pagina 14 van 53

I


3.4.2.

Balies Uitgangspunt voor het PvE is dat er gewerkt blijft worden volgens het ‘specialistenmodel’, waarbij de loketten vanuit de vakafdelingen bemand worden. De ruimtestaat geeft de benodigde aantallen loketten en spreekkamers. Er zijn twee soorten balies: 9 Receptiebalie: burgers worden via de receptiebalie naar de juiste dienstenbalie of spreekkamer doorverwezen. Ook worden bezoekers hier door de ‘gastheer’ ontvangen. De receptiebalie wordt gecombineerd met een elektronisch doorverwijzingsysteem annex infozuil op een strategische plek. De receptiebalie dient voor het publiek duidelijk zichtbaar te zijn bij binnenkomst in de hal en zicht te hebben op de hoofdentree, de wachtruimte en op de tafel met de ter visie liggende stukken. Dienstenbalies (9 stuks): hier worden de burgers te woord gestaan en geholpen. Het is mogelijk dat een of meerdere van deze dienstenbalies in een later stadium de bestemming krijgen van centrale balie, voor de afhandeling van routinematige vragen. Eisen aan de baliewerkplekken: alle baliewerkplekken zijn volledig ingerichte werkplekken die op een adequate manier van het publiek kunnen worden afgeschermd; de balies dienen dusdanig te worden ontworpen dat het zittend personeel vanuit de werkplek op ooghoogte zit van het publiek (zo nodig een verhoogde werkplek); het personeel dat geen baliedienst draait moet uit het zicht van het publiek zijn.

. .

J -+(

3.4.3.

3.4.4.

Spreekkamers

..

De spreekkamers dienen te worden voorzien van een vluchtdeur en een noodknop. Het moet voor het publiek niet mogelijk zijn het personeel fysiek te benaderen, bijvoorbeeld door plaatsing van een brede spreektafel van wand tot wand. Iedere spreekkamer dient ruimte te bieden aan vier personen.

Terinzagelegging stukken Voor het inzien van de stukken die ter visie liggen, wordt een aparte tafel geplaatst in de nabijheid van de receptiebalie.

3.4.5.

Wachtruimte/zithoek In de wachtruimte is een leestafel. Op de leestafel is (gemeentelijke) informatie te vinden. Tevens is er een kinderspeelhoek.


pagina 15 van 53


3.4.6.

Studiezaal historisch archief Burgers kunnen onder toezicht inzage hebben in stukken uit het historisch archief (ofwel uit de archiefbewaarplaats). Hiertoe dient een studiezaal te worden gecreëerd in de Burgerhal. In de ruimtestaat is geen aparte oppervlakte opgenomen voor deze studiezaal omdat deze onderdeel is van de Burgerhal, waarvoor reeds wel oppervlakte is opgenomen in de ruimtestaat.

.

Bij het situeren en inrichten van de studiezaal gelden de onderstaande eisen. Vanuit de studiezaal moet de archiefbewaarplaats goed bereikbaar zijn. Het transport van archiefstukken van de archiefbewaarplaats naar de studiezaal en omgekeerd dient op een voor de archiefstukken veilige wijze te kunnen geschieden. Voor de studiezaalmedewerker is het van belang dat de wijze van transport voldoet aan de eisen die de Arbo-wetgeving stelt. Deze eisen houden in dat de studiezaal zo dicht mogelijk bij de archiefbewaarplaats moet worden gesitueerd. Indien de archiefbewaarplaats en de studiezaal op dezelfde verdieping liggen (deze situatie heeft de voorkeur), dan mag er geen niveauverschil bestaan tussen de archiefbewaarplaats en de studiezaal en voorts mogen tussen de archiefbewaarplaats en de studiezaal geen drempels of andere obstakels zijn die vervoer van archiefstukken per transportkar kunnen hinderen. Indien de archiefbewaarplaats en de studiezaal niet op dezelfde verdieping liggen (en die situatie heeft & de voorkeur), dan dient er een lift aanwezig te zijn In alle gevallen moet met een transportkar vanuit de archiefbewaarplaats tot in de studiezaal gereden kunnen worden. Voor de studiezaalmedewerker dient een van de studiezaal afgescheiden werkruimte te worden gecreëerd, van waaruit deze toezicht op de bezoekers in de studiezaal kan uitoefenen, bezoekers te woord kan staan en telefonische verzoeken om inlichtingen kan afdoen. De studiezaalmedewerker mag uit oogpunt van de veiligheid van de archiefstukken zijn plaats slechts voor korte tijd verlaten en moet bij afwezigheid door een collega worden vervangen. De kamer van bedoelde collega moet daarom gelegen zijn dicht bij de studiezaal. In de studiezaal dient dezelfde rust en stilte te heersen zoals in een leeszaal van een bibliotheek. Dit betekent dat de studiezaal geen onderdeel kan uitmaken van de (open) Burgerhal en daarvan afgescheiden dient te zijn. Voor de bezoekers van de studiezaal moet een garderobe - met garderobekastjes aanwezig zijn.

c

.

. .

. . . . 3.4.7.

Toiletten Er is een toilet beschikbaar voor bezoekers en ook voor bezoekers met een lichamelijke beperking.

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen RapOOlNersie006

pagina 16 van 53


3.4.8.

Hoorzittingen De hoorzittingen vinden thans in het Oude Raadhuis plaats. Ook dit zal in de nieuwe situatie zo blijven.

3.5.

KANTOORFUNCTIES

3.5.1.

Werkplekken Leidinggevenden krijgen een eigen kamer met overlegmogelijkheid. De overige medewerkers krijgen een werkplek in een meer open werkomgeving. Daarnaast zijn er per afdeling (afhankelijk van de behoefte) de volgende werkplekken: concentratiewerkplekken waarin men zich terug kan trekken om geconcentreerd te kunnen werken; aanlandwerkplekken voor korte bezoeken aan kantoor waar bijvoorbeeld de e-mail bekeken kan worden. De volgende typen werkplekken met bijbehorende afmetingen kunnen worden gehanteerd.

.

type werkplek

bij dat type behorende aantal m2fno per werkplek

becchrijvi ng

9

7

standaard werkplek technische medewerker afdelings hoofdheamleider directeur aanlandplek

8

concentratieplek

A

12 18 18

0

In de ruimtestaat zijn de concentratiewerkplekken (type F) en de aanlandwerkplekken (type E) nog niet toegekend. Het desgewenst toepassen van die typen werkplekken zal later kunnen geschieden, waarbij de standaard werkplekken bestemd kunnen worden voor die typen. In de open werkomgeving dienen kasten en concentratiewerkplekken te worden geplaatst, waardoor een gevarieerd kantoorlandschap en een gevoel van beslotenheid bij de werknemers ontstaat. Bij het bepalen van de ruimtebehoefte van de werkplekken zijn de volgende richtlijnen gehanteerd: werkplekken van twee werknemers die beiden 0,5 fte of minder werken, zijn samengevoegd tot één werkplek, met dien verstande, dat deze maatregel slechts is toegepast bij werknemers die op eenzelfde afdeling werken, zodoende zijn er 17 werkplekken samengevoegd; toekomstige groei van het personeelsbestand wordt opgevangen door flexibilisering van werkplekbenutting.

.


_ 1

I

pagina 17 van 53

I


3.5.2.

Vergaderruimten Zoals genoemd krijgen de leidinggevenden een overlegmogelijkheid (vaak voor vier personen) op hun eigen kamers. Daarnaast biedt het Oude Raadhuis vergadermogelijkheden voor grotere groepen. In het Oude Raadhuis kunnen de hoorzittingen worden gehouden, dat zich daar goed voor leent gezien zijn representatieve uitstraling. Aan de behoefte aan middelgrote vergaderruimten moet worden voorzien door het realiseren van vergaderruimten voor circa zes personen in de nabijheid van de werkplekken.

(2

3.6.

ONDERSTEUNENDE FUNCTIES

3.6.1.

Facilitycorners In het gebouw zijn facilitycorners voorzien. Deze worden gesitueerd op de gangen, In de facilitycorners: bevindt zich een verzamelpunt voor oud papier, chemisch afval en gewoon afval; bevinden zich de kantoorartikelen, postbakjes en garderobes; zijn waterautomaten geplaatst die gefilterd koud water leveren en die zijn aangesloten op het waterleidingnet; bevinden zich kasten waarin servies en afwas kan worden geplaatst; is er een klein afzetblad met spoelbak en koud en warm water, zulks ten behoeve van dagelijks huishoudelijk onderhoud.

.. ..

3.6.2.

Toiletten De toiletten voor het personeel dienen te worden gesitueerd in de nabijheid van de facilitycorners. Per verdieping dient bij voorkeur minstens 1 toilet voor mindervaliden te worden opgenomen.

3.6.3.

Kantine De kantine doet tevens dienst als algemene personeelsruimte waar men zich kan ontspannen en als ruimte voor informeel overleg. In de nabijheid van de kantine dient één dames- en één herentoilet en één urinoir te zijn.

3.6.4.

Keuken De keuken voorziet in eenvoudige maaltijden als soep, broodjes en snacks. Medewerkers moeten de maaltijden afhalen bij de counter. In de keuken van de kantine moet een volwaardige spoelkeuken worden geplaatst. In de keuken vindt de centrale afwas van het hele gebouw plaats.


_ j

I

pagina 18 van 53

I


3.6.5.

EHBO/rustkamer/ìactatieruimte Op de begane grond nabij de receptiebalie dient een EHBOkustkamer te worden gesitueerd. Deze ruimte moet worden uitgerust met een bed en een scherm. Ook dient er een gelegenheid te zijn voor het wassen van handen met warm en koud water. De kamer is niet zonder meer voor ieder toegankelijk. De ruimte dient toegankelijk te zijn voor mindervalide en doet tevens dienst als lactatieruimte.

3.6.6.

Douches/kleedruimte Nabij de personeelsentree dienen douches te zijn gesitueerd. Deze ruimte dient van een kleedruimte te worden voorzien waar men zich kan omkleden en kleding spatwatervrij kan ophangen.

3.6.7.

Archieven De ruimten dienen te voldoen aan de archiefwetgeving. Voor het historisch archief geldt dat er geen daglichttoetreding mag zijn. Voor het dynamische en het semistatische archief geldt deze eis niet. Er dient rekening te worden gehouden met de vloerbelasting. Zie voor een nadere onderbouwing notitie d.d. 23 maart 2006 van de gemeentearchivaris de heer Pierre Rhoen (bijlage 4).

3.6.8.

Huisdrukkerij/repro De repro dient een goede ontsluiting te hebben naar de kantoren. Tevens dient er goed transport mogelijk te zijn (met palletwagen) tussen de repro en het magazijn.

c\I

3.6.9.

Postkamer Hier vindt de postregistratie plaats.

3.6.10. MER-ruimte/SER-ruimte/Testruimte I&A De afdeling automatisering dient naast de standaardwerkplekken een ruimte te hebben voor het bouwen van een testomgeving. De centrale computerruimte dient nabij de werkruimte van automatisering te worden gesitueerd. Deze ruimte betreft een geklimatiseerde ruimte en doet dienst als opstellingsruimte voor ICT-apparatuur, de telefooncentrale, toegangscontrole-apparatuur en dergelijke. De ruimte is bijvoorkeur inpandig gelegen. Voor de inrichting van deze ruimte zal in een later stadium een apart specifiek PvE worden opgesteld.


pagina 19 van 53


3.6.11. Magazijnen De magazijnen dienen bij voorkeur inpandige ruimten te zijn. Alle magazijnen dienen afsluitbaar te zijn.

3.6.12. Huishoudelijkgebonden opslag Er dient een magazijn te zijn met schoonmaakartikelen, voor oud papier en huishoudelijk afval. Voor het huishoudelijk afval dient aandacht te worden besteed aan de afzuiging en de locatie ten opzichte van de containers (vuile goederenstroom). Er dient rekening te worden gehouden met rolcontainers. De vloerbelasting verdient nadere aandacht.

3.6.13. Fitness-/sportruimte Er dient een fitness-/sportruimte te worden opgenomen.

3.6.14. Rookruimten Er dienen rookruimten te worden opgenomen.

3.6.15. Parkeren

0

Er dienen 114 parkeerplaatsen te worden opgenomen. Zie bijlage 5 voor een tekening van de parkeerplaatsen. Het zal moeilijk worden om alle 114 parkeerplaatsen onder de footprint van het gebouw te realiseren. Er wordt verdiept geparkeerd. De lift in de parkeerkelder dient door te lopen in de kantoordelen. Er dienen voldoende vluchtwegen te zijn. Indien het Azijnhuisje behouden blijft, dan zal daardoor minder mogelijkheid zijn om alle beoogde parkeerplaatsen te realiseren. De gemeente Zeist heeft een notitie opgesteld (bijlage 6) over de (hoeveelheid) parkeerplaatsen. Onderlinge uitwisselbaarheid met parkeergelegenheid van het Vierde kwadrant verdient de voorkeur.

3.6.16. Fietsenstalling De fietsenstalling dient zich nabij de personeelsingang te bevinden. De fietsenstalling is overdekt en afsluitbaar en is gesitueerd op het parkeerdek.

3.6.17. Brandweer De brandweer is elders gevestigd. Wel komen er twee werkplekken in de Centrale Huisvesting voor werknemers van de brandweer. Dit gezien de hoge frequentie dat bedoelde werknemers daar zullen zijn voor overleg.

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 1NersieOO6

pagina 20 van 53


3.6.18. Bouwbureau De buitendienst van het Bouwbureau is elders gevestigd.

3.6.19. Sociaal-culturele functies Hiervoor dient een ruimtelijke reservering te worden gemaakt: het ontwerp zou uitgebreid moeten kunnen worden met deze functies.


pagina 21 van 53


4.

BEELDVERWACHTING

4.1.

UITSTRALING VAN HET GEBOUW

. . .

Het gebouw: is er voor de gemeenschap en moet uitnodigend, vertrouwenwekkend en gastvrij zijn; moet herkenbaar zijn, dat wil zeggen: een van de omgeving onderscheidende architectuur hebben; moet een menselijke maat hebben, dat wil zeggen: dat het prettig moet zijn om in te verblijven en om in te werken; moet door duurzaam materiaalgebruik met een lange levenscyclus en zonder opsmuk zijn vormgegeven. Bij de ontwerpwerkzaamheden dient een gemiddelde kwaliteit van de toe passen materialen en bouwmethodieken te worden nagestreefd. Bij het ramen van de bouwkosten is dit eveneens gedaan. De beoogde gemiddelde kwaliteit houdt in: een goede functionaliteit; de toe te passen materialen voor zowel in- als exterieur zijn van eenvoudige en duurzame kwaliteit, ofwel sober en doelmatig; op een aantal nader te bepalen plaatsen zullen de materialen van een duidelijk hogere kwaliteit zijn, bijvoorbeeld ter plaatse van de entreegebieden, de publieksruimten en de representatieve ruimten; met name de gevel aan de zijde van de Slotlaan dient van een hoge kwaliteit te zijn, zoals ook aangegeven in de rapportage van SVP.

.. .

Ook bij het ontwerpen van de gebouwinstallaties dient van een gemiddelde kwaliteit te worden uitgegaan. Een gemiddelde kwaliteit is daarbij te vergelijken met die van moderne marktconforme gebouwen. De meeste gemeentelijke gebouwen worden op het niveau van de gemiddelde kwaliteit gerealiseerd.

4.2.

OPENHEID VAN DE PUBLIEKSRUIMTE

De vormgeving van de publieksruimte dient de openheid en transparantie van de gemeentelijke organisatie tot uitdrukking te brengen.

4.3.

WERKOMGEVING In het gebouw brengen veel medewerkers een groot deel van hun tijd door. De medewerkers moeten het gebouw als prettig, inspirerend, gezond en voldoende representatief ervaren.


pagina 22 van 53


Het binnenmilieu van het gebouw moet zodanig zijn dat er geen sprake kan zijn van een ‘sick building’. Belangrijke uitgangspunten zijn hierbij : 4 het klimaat, de verlichting en de inrichting van de werkplek zijn maximaal beïnvloedbaar, niet alleen door een gebouwenbeheersysteem maar tevens door de medewerker; 4 het optimaal gebruik maken van daglicht en goede afstemming met de kunstverlichting; het mogelijk maken van natuurlijke ventilatie door te openen ramen in de gevel; 4 er dient rekening gehouden te worden met uitzichtmogelijkheden, windhinder en schaduw, zontoetreding, reflecties en de helderheid van het invallend licht.

De drie varianten die bbn adviseurs in het kader van de definitiefase heeft opgesteld, waarvan de Stuurgroep er één heeft gekozen, zijn zodanig opgesteld, dat ze passen binnen het eerder genoemde stedenbouwkundig ontwerp van SVP.

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 1NersieOO6

pagina 23 van 53


5.

BOUWTECHNISCHE EISEN

5.1.

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN

5.1.1.

Opzet Hierna volgt eerst een overzicht van de algemene bouwtechnische uitgangspunten en randvoorwaarden. Vervolgens worden de eisen geformuleerd per bouwdeel, te weten: gevel; dak; binnenwanden; vloeren; plafonds.

. ..

5.1.2.

Normen en voorschriften In het algemeen geldt, dat het te vervaardigen ontwerp dient te voldoen aan (de eisen die zijn vervat in) de regelgeving zoals bedoeld in 5 10.1 'Regelgeving' (zie pagina 53), tenzij daarvan wordt afgeweken in het onderhavige PvE.


pagina 24 van 53


5.1.3.

Indelingsflexibiliteit Een hoge indelingsflexibiliteit draagt ertoe bij dat deze veranderingen met weinig inspanning, tegen relatief lage kosten en op eenvoudige wijze binnen het gebouw kunnen worden doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn: verplaatsbare scheidingswanden met uniforme gevelaansluitingen; bandrasterplafonds met een op de hoofdfuncties afgestemde modulering waarin opgenomen de technische infrastructuur (klimaat, verlichting, veiligheid en dergelijke) ; uniforme detailleringen; voldoende fijnmazige bedienings- en aansluitmogelijkheden; het aantal kolommen binnen het fno dient zoveel mogelijk beperkt te worden.

.. ...

Tabel 5 bevat een overzicht van de eisen die gesteld worden aan de onderdelen van het gebouw, teneinde een maximale flexibiliteit van de indeling te bereiken.

Tabel 5: eisen aan gebouwdeel voor kantoorfuncties ten behoeve van maximale indelingsflexibiliteit Onderdeel

.. .. ..

0 5.1.4.

binnenwanden draagconstructie plafonds klimaatinstallatieshouwkundige voorzieningen aan gevel verlichting (afgestemd op gevraagd luxniveau)

Eis verplaatsbare systeemwanden2 minimaal aantal kolommen in ruimte vlak systeemplafond aansluiting per 1,80 ml regeling per 3.60 ml armaturen per 1,80 m1 regeling per 3.60 m1

Toe te passen materialen Voor alle toe te passen materialen geldt dat deze zo min mogelijk schade mogen toebrengen aan het milieu en moeten voldoen aan de kwaliteitseisen, genoemd in de ministeriële regelingen gebaseerd op het Bouwbesluit. Materialen dienen doelmatig en duurzaam te zijn. Onderhoud dat gepleegd dient te worden, moet vanuit milieuoogpunt materiaalextensief zijn en gericht op het verlengen van de levensduur van constructies en materialen.

c

)

Rekening moet worden gehouden met de flexibele indeelbaarheid van de ruimten. 4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist pagina 25 van 53 Programma van Eisen RapOOlNersieOO6


5.1.5.

Constructiehoogte De constructiehoogte moet zodanig worden gekozen dat de geëiste vrije hoogte (van minimaal 2,70 mi voor de nieuwbouw) in samenhang met de voor de installaties benodigde hoogte kan worden gerealiseerd. Voor de parkeergarage geldt de minimumeis zoals bedoeld in "EN 2443.

5.1.6.

Computerruimten Aan de uitvoering van de deuren, wanden, vloeren en daken en van de computerruimte en archieven zullen afwijkende eisen worden gesteld in verband met gebruik, brandwerendheid en veiligheid.

5.1.7.

Technisch- en schoonmaakonderhoud Bij het maken van het ontwerp dient het aspect technisch- en schoonmaakonderhoud specifieke aandacht te krijgen. De detaillering en de materiaalkeuze dienen te resulteren in een onderhoudsarm gebouw.

5.2.

c?

f-? L!

GEVEL

. . . .. . .. .

De nieuwe gevels moeten voldoen aan de volgende eisen. Ten behoeve van een goed uitzicht dient de onderste glaslijn maximaal op 0,90 mi + peil afgewerkte vloer gelegen te zijn, terwijl de bovenste glaslijn op minimaal 2,15 mi + peil afgewerkte vloer dient te liggen. De dagopening van de gevel zodanig detailleren dat bij toepassing van te openen geveldelen buitenzonwering en (binnen)lichtwering kan worden aangebracht. De geveldelen moeten geopend kunnen worden zonder de zonwering of lichtwering te behoeven openen. Er moeten te openen geveldelen zijn in alle verblijfsruimten en deze moeten voorzien zijn van een vastzetinrichting inclusief kierstand. Per stramien van 3,60 m dient er één te openen geveldeel te zijn. Er dienen geen vensterbanken te worden toegepast. Toepassing van een individueel bedienbare lichtwering conform de eisen gesteld in de Arbo-wetgeving. De gevel zodanig detailleren dat het water bij gevelsprongen van de gevel wordt afgevoerd. Water afkomstig van gesloten geveldelen mag niet langs glas en kozijnen lopen. Liggende cementgebonden delen zodanig afwerken dat er geen vervuiling van glas en kozijnen kan plaatsvinden. Kitvoegen dienen vermeden te worden. Toepassen van onderhoudsarme materialen. Aan de thermische en geluidsisolatie-eisen van dit PvE zal moeten worden voldaan.


pagina 26 van 53


. . 5.3.

De representatieve, publieks- en personeelsentree moeten worden voorzien van automatische deuren, eventueel met een tourniquet. Voor het Oude Raadhuis zal gezien het monumentale karakter de huidige entree gehandhaafd blijven. De goederenentree dient geschikt te zijn voor pallets (1 x 2 m). Te allen tijde dient te worden voorkomen dat er tocht optreedt bij de receptie en wachtruimte.

DAK

..

Het dak moet voldoen aan de volgende eisen: bij toepassing van platte daken moeten begaanbare looppaden worden aangebracht; er dient een valbeveiliging te worden aangebracht; ter plaatse van pannen daken moeten de goten begaanbaar zijn.

.

0 5.4.

BINNENWANDEN Zowel steenachtige binnenwanden als meer flexibele (systeem-)wanden moeten voldoen aan de onderstaande eisen. De binnenwanden dienen in combinatie met de aansluitende constructie te voldoen aan de gestelde geluidsisolatie-eisen in dit PvE. De binnenwanden moeten bij indelingswijzigingen eenvoudig kunnen worden verwijderd. Daarom moeten binnenwanden met een dragende functie zoveel mogelijk worden vermeden. De onderste laag (5 cm) moet zijn voorzien van een stootvaste laag zonder scherpe randen. De vrije doorgang ter plaatse van binnendeuren dient een minimaal 900 mm te zijn, met uitzondering van alle toiletdeuren (behalve mindervalide toiletten). De deuren van het mindervalide toilet dienen uitgevoerd te worden als draaideur en dienen te voldoen aan de eisen uit het Handboek Toegankelijkheid. Er dient rekening te worden gehouden met het toepassen van rails voor het ophangen van kunst, decoratie e.d. Wanneer deuren in een transportroute liggen waar met karren of een palletwagen wordt gereden, dienen deze deuren te worden voorzien van stootplaten of gelijkwaardige bescherming. In de ontwerpfase zal op basis van de dan gewenste indelingsflexibiliteit een keuze worden gemaakt ten aanzien van het toe te passen binnenwandsysteem. De wandafwerking dient geschikt te zijn voor het gebruik van de ruimte c.q. dient te worden afgestemd op de functie en onderhoudsgevoeligheid. Bij specifieke ruimte zal hier separaat op in worden gegaan.


pagina 27 van 53


5.5.

VLOEREN

. . .

De vloeren moeten voldoen aan de onderstaande eisen. De vloeren moeten voldoen aan de geluidsisolatie-eisen die zijn opgenomen in dit PvE. Er dienen geen dorpels te worden toegepast. De vereiste vloerbelasting dient nader te worden bepaald. Als uitgangspunt geldt een vloerbelasting van 4 kN/m2 (nuttige waarde, exclusief binnenwanden et cetera). Voor computer- en archiefruimten en locaties van de paternosterkasten worden nader te bepalen, afwijkende eisen gesteld ( 10kN/m2). De gewenste vloerafwerking per type ruimte is aangegeven in de volgende tabel.

c

Tabel 4: gewenste vloerafierking per type ruimte Type ruimte

Soort vloerafwerking

kantoorruimten vergaderruimten computerruimte kantine keuken facilitycorners gangen archiefruimten reproruimte magazijnruimten toiletruimten entreedpubliekshal douche werkkast

textiel*) textiel*) stofvrij, antistatisch nader te bepalen tegelwerk**) steenachtig nader te bepalen linoleumachtig linoleumachtig stootvast tegelwerk steenachtig**) tegelwerk tegelwerk

*) antistatisch uitvoeren **) voldoende stroef oppervlak

De computerruimte dient te worden uitgevoerd met een verhoogde vloer onder andere ten behoeve van het ordentelijk wegwerken van de kabels.

5.6.

PLAFONDS De plafonds moeten voldoen aan de onderstaande eisen. De plafondafwerking en -verdeling moet zodanig zijn dat aan de akoestische eisen van dit PvE wordt voldaan. De plafonds moeten bij indelingswijzigingen eenvoudig aangepast kunnen worden. De installaties boven het plafond dienen goed bereikbaar te zijn.

..

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 I/Versie006

pagina 28 van 53


c: . 5.7.

In de technische ruimten komen bij voorkeur geen plafonds.

FACILITYCORNERS De facilitycorners voor de afdelingen, waarin onder andere de printer, het kopieerapparaat en de pantry met drankenautomaat worden ondergebracht, dienen eenvoudig verplaatsbaar te zijn. Bij vorming van de vlekkenplannen per sectodafdeling dient plaatsing in functionele zin geoptimaliseerd te kunnen worden binnen het gekozen indelingsconcept. Achter de toiletten, als op voorhand aangewezen plaats, is dus niet de bedoeling. Een en ander dient te worden afgestemd op een integraal werkplek- en energieconcept.

LI

5.8.

DATA-AANSLUITINGEN Los van de aansluitingen langs de gevel dient in een systeem voorzien te worden, waarbij ook van de gevel afgelegen werkplekkedapparatuur opgesteld in de vrije ruimte, gevoed en aangesloten kunnen worden, zonder bedradingbekabeling in het zicht. Op enkele plaatsen kan volstaan worden met een zakgoot uit het plafond, maar deze oplossing dient in principe vermeden te worden. Uitgangspunt is dat per 7 m2 fno kantoorruimte een data-aansluitpunt dient te worden voorzien.

5.9.

AFMETINGEN Het uitgangspunt dient een flexibele indeling te zijn, teneinde te kunnen anticiperen op wijzigingen in de organisatie of uitbreidingen. Dit kan vooralsnog het beste bereikt worden door toepassing van een gevelstramienmaat van 1,80 m1. Mocht blijken dat een andere stramienmaat een betere flexibiliteit garandeert, dan is dat met de opdrachtgever bespreekbaar. Voor alle interne doorgangen geldt dat vervanging van bijvoorbeeld bouwkundige onderdelen, installaties en inventaris zonder problemen moeten kunnen gebeuren. Als minimale afmetingen wordt een plafondhoogte van 2,70 m1 en voor doorgangen 2,30 m1 met een breedte van 0,9 m1 aangehouden. De ingangen dienen ruimer gedimensioneerd te worden.

5.10.

VRIJE HOOGTE

Als vrije hoogte van de kantoorruimten dient minimaal 2,70 mi te worden aangehouden. Om redenen van indeelbaarheid dienen de gangen dezelfde hoogte te hebben als de kantoorruimten.

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 l/Versie006

pagina 29 van 53


6.

BOUWFYSISCHE EISEN

6.1.

ENERGIEZUINIGHEID

6.1.1.

Thermische isolatie-eisen Beoogd is een energiezuinig gebouw. Voor het gebouw worden scherpere eisen gesteld dan die het Bouwbesluit noemt. Voor het gebouw moet minimaal gelden:

RC RC Ugias

Uraam

6.1.2.

= 3,O m2 KIW

voor de gevels en de vloeren voor het dak

= 3,5 m2 KIW = 1,2 W/m2K = 1,8 W/m2K

Energieprestatiecoëfficiënt(EPC) De energieprestatiecoëfficiënt (EPC) van de nieuwbouw dient minimaal te voldoen aan de gestelde eis in het Bouwbesluit.

6.2.

Q

THERMISCHE BEHAAGLIJKHEID De eisen voor thermische behaaglijkheid van de verblijfsruimten worden gesteld in termen van de NEN-IS0 7730 (gematigde thermische binnencondities bepaling van de PMV- en de PPD-waarde en specificatie van de voorwaarde voor thermische behaaglijkheid). Hierbij dienen de aanbevolen behaaglijkheideisen, zoals vermeld in bijlage A van de NEN-IS0 7730, te worden aangehouden. De PMV in de verblijfsruimten dient tijdens de gebruiksuren te liggen tussen de waarden -0,5 en +0,5. Bij deze grenswaarden bedraagt het percentage te verwachten ontevreden mensen (PPD) maximaal 10% van wat als 'goed' wordt gedefinieerd. Een overschrijding buiten dit gebied is tijdens de gebruiksuren toelaatbaar voor maximaal 150 GTO uren in de zomerperiode en 150 GTO uren in de winterperiode. Bij deze eis is uitgegaan van te openen ramen. Voor gebouwen met 'niet-vrijelijk te openen' ramen of een gesloten gevel, dient een individuele regeling per in te delen ruimte te worden toegepast, In de ruimte dient een operatieve temperatuur (NEN-IS0 7730) van 25,5 OC niet te worden overschreden, tot een maximum buitentemperatuur van 28OC .


pagina 30 van 53


6.2.1.

Klimaatcondities in de wintersituatie (stookseizoen) Het luchttemperatuurverschil tussen 1,l en O, 1 m boven de vloer (niveau van het hoofd en van de enkels) moet kleiner zijn dan 3°C. De oppervlaktetemperatuur van de vloer moet onder normale omstandigheden liggen tussen de 19°C en 26°C. De gemiddelde luchtsnelheid moet kleiner zijn dan 0,15m/s. De stralingsasymmetrie ten gevolge van ramen of andere koude verticale oppervlakken moet kleiner zijn dan 10°C (ten opzichte van een klein verticaal vlak 0,6 m boven de vloer). De ontwerp operatieve temperatuur dient te worden gesteld op 22' C. Deze moet bereikt kunnen worden bij de voor de locatie geldende ontwerp-buitenconditie.

6.2.2.

Klimaatcondities in de zomersituatie (koelseizoen) Het luchttemperatuurverschil tussen 1,l en 0,l m boven de vloer (niveau van het hoofd en van de enkels) moet kleiner zijn dan 3°C. De gemiddelde luchtsnelheid moet kleiner zijn dan 0,21 m/s bij de hoogste temperatuur. Bij het begin van de werktijd dient de operatieve temperatuur ten hoogste 22°C te zijn. Voor computerruimten worden eisen gesteld conform de geldende normen. Voor de luchttemperatuurverschillen tussen verblijfsruimten en andere ruimten gelden de volgende waarden: verblijfsruimten onderling: maximaal 3°C; verblijfsruimten - gangen: maximaal 2°C; verblijfsruimten - trappenhuizen: maximaal 3°C. Voor representatieve verblij fsruimten moet door middel van een berekening met een dynamisch temperatuursimulatieprogramma worden aangetoond dat aan de eisen wordt voldaan. De berekening wordt gebaseerd op klimaatgegevens van 1964/1965, waarbij de zomerperiode is gedefinieerd van 27 april 1964 tot 27 september 1964 en de winterperiode van 27 september 1964 tot 27 april 1965. Bij de berekening wordt uitgegaan van gebruiksuren tussen 07.30 uur en 18.00 uur. 0

6.3.

LUCHT

6.3.1.

Relatieve vochtigheid In het algemeen geldt dat de relatieve vochtigheid zich tussen 30% en 70% moet bevinden. Deze norm mag gedurende 5 % van de werktijd worden over- respectievelijk onderschreden. De toegestane relatieve vochtigheid in de computerruimten zal in nader overleg worden bepaald.


pagina 31 van 53


De ruimten ten behoeve van het historisch archief dienen te worden aangesloten op een aparte installatie en bovendien te voldoen aan de laatst geldende eisen van de Archiefwet en die van de Vereniging van Archivarissen in Nederland.

6.3.2.

Luchtverversing In tabel 7 wordt de minimale hoeveelheid verse lucht per vertrek aangegeven (als minimumeis geldt het Bouwbesluit).

Tabel 7: minimale hoeveelheid verse lucht per vertrek

.. .. .. .. .. .

Kantoor Vergaderruimte Raadzaal Kantine

5 m3/h per m2 vloeroppervlak 20 m3/h per m2 vloeroppervlak 20 m3/h per m2 vloeroppervlak 6-voudige luchtverversing in gehele ruimte per uur/als horeca-eis Bouwbesluit Toilet 40 m3/h per m2vloeroppervlak Douche 50 m3/h per m2 vloeroppervlak Werkkast 25 mVh.p.p. Verkeersruimten 1-voudig (afzuiging) Archiefruimte volgens archiefwetgeving Computenuimte volgens geldende normen Technische ruimten volgens geldende normen

De in de tabel genoemde hoeveelheden zijn het uitgangspunt voor de ventilatie in het stookseizoen.

c)

Luchtbeweging, luchttemperatuur en gemiddelde luchtsnelheid conform de NEN 7730.

6.4.

LICHT

6.4.1.

Daglichttoetreding en uitzicht Voor de daglichttoetreding geldt in het algemeen dat moet worden voldaan aan het Bouwbesluit en de Arbo-wetgeving. Voor de lichtwering geldt in het algemeen eveneens dat moet worden voldaan aan de Arbo-wetgeving. In verblijfsruimten wordt een minimale daglichtfactor geëist van 3% gemeten op 1 mi uit de gevel (werkplekken) en op 0,s mi hoogte en 1% in het midden van de ruimte. In werkkasten en technische ruimten is daglichttoetreding niet verplicht.

c;


pagina 32 van 53


' I

De ruimten ten behoeve van het historisch archief dienen voor wat betreft de daglichttoetreding te voldoen aan de laatst geldende eisen van de Archiefwet en die van de Vereniging van Archivarissen in Nederland. Concreet betekent dit: voor het historisch archief geldt dat er geen daglichttoetreding mag zijn.

6.4.2,

Verlichtingssterkte De eisen die worden gesteld aan de verlichtingssterkte zijn opgenomen in tabel 8. De geëiste standaard verlichtingssterkte (E) moet tijdens de gehele gebruiksperiode (ook aan het eind van een onderhoudsperiode) op elke plaats van het werkvlak minimaal aanwezig zijn. Volgens de NEN 1890 (augustus 1991) bedraagt de werkvlakhoogte voor kantoren 0,7 mi en voor verkeersruimten O mi (NI 8034 124641).

0

Tabel 8: verlichtingssterkte Ruimte

Verlichtingssterkte (lux)

Kantoren Verkeersruimte Sanitaire ruimten Kantine Archievedopslag Technische ruimten

450 200 150 250 200" 200

*

met uitzondering van werklleesplekken, deze moeten een verlichtingssterkte hebben van 450lux.

In bepaalde representatieve, bestuurlijke en publieksruimten zoals de raadszaal en publiekshal worden in een later stadium aanvullende eisen gesteld ten aanzien van de regelbaarheid van de verlichtingssterkte edof aanvullende verlichtingseisen.

6.4.3.

Lichtreflectie Voor de lichtreflectie geldt in het algemeen dat moet worden voldaan aan de Arbowetgeving. Daarnaast moet voldaan zijn aan de volgende eis. Grote luminantieverhoudingen kunnen leiden tot hinder en concentratieverlies. Voor de toepassing van kunstlicht en de keuze van interieurkleuren gelden de volgende vuistregels voor de luminantieverhoudingen: papier : werkblad = 3 : 1; papier : omgeving = 10 : 1, of (bij toetreding van daglicht): 1 : 10. Meting van lichtsterkte en luminantieverhoudingen is slechts noodzakelijk indien er ernstige twijfel is over het behalen van de norm NEN 3087.

..


pagina 33 van 53


6.5.

GELUID

6.5.1.

Geluidsdrukniveau Er worden twee soorten geluid onderscheiden: ' geluid van buiten (verkeerslawaai en dergelijke); achtergrondgeluid (geluid van installaties binnen de ruimte, zoals luchtafzuiging en luchtinblazen). Indien het geluid van buiten de wettelijke normen overschrijdt dient de gevel (met inbegrip van eventuele ventilatievoorzieningen) een dusdanige geluidwering te garanderen dat het maximaal toelaatbare achtergrond geluidsniveau binnen niet overschreden wordt. Op het maximale achtergrond geluidsniveau ten gevolge van omgeving en installaties zijn de eisen in tabel 9 van toepassing.

Tabel 9: maximale achtergrond geluidsniveau in dB(A) Ruimte/functie

o

.. .

Kantoor-/spreekruimten Vergaderruimten Verkeersruimten + Burgerhal Sanitaire ruimten Kantine

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen RapOOl/VersieO06

Omgeving

Installaties

40 35

35

-

pagina 34 van 53

30 40 45 40


6.5.2.

Nagalmtijd De akoestiek van ruimten kan voor een deel worden bepaald aan de hand van de nagalmtijd. Vooral in grote ruimten is het moeilijk de gewenste nagalmtijd te bereiken en dient derhalve specifieke aandacht aan deze nagalm gegeven te worden. Hinderlijke (flutter-) echo’s dienen te worden vermeden door toepassing van afschermende elementen c.q. materialen. In tabel 10 is de gewenste bandbreedte voor de nagalmtijd aangegeven.

Q

Tabel I O: bandbreedte voor de gewenste nagalmtijd Lege niet ingerichte ruimten

Nagalmtijd in seconden

.. .. .

0,5 - 0,8 1,0 - 1,5 * 1,o 0,6 0,8 - 1,2 190

Kantoren, spreekkamers Grotere ruimten >50 m2 en Burgerhal Zitgedeelte kantine

Computerruimte/Repro/Postkamer Verkeersruimten Vergaderruimten

*) Ter plaatse van de balies dient in overleg met de akoestisch adviseur een lagere nagalmtijd te worden bepaald.

Als algemene eis geldt dat voor de nagalmtijd bij het ontwerp die voorzieningen dienen te worden getroffen, die benodigd zijn om de spraakverstaanbaarheid te garanderen.

0

6.5.3.

Absorptiecoëfficiënt De absorptiecoëfficiënt van de ruimteomhullende constructies moet zodanig zijn, dat de maximale nagalmtijd niet wordt overschreden.

6.5.4.

Luchtgeluidsisolatie De luchtgeluidsisolatie van ruimtescheidende constructies wordt gemeten volgens de NEN 5077. De in een praktijksituatie gemeten waarde van de luchtgeluidsisolatie van een constructie wordt R’w genoemd. In tabel 11 zijn de minimumeisen voor de R’w tussen de verschillende ruimten gegeven.

L’


pagina 35 van 53


Tabel 1I : minimumeisen R 'w scheidingsconstructies in dB van de volgende ruimte 9

.. c\1

6.5.5.

Naar verblijfsruimte

Kantoorruimten, spreekkamers Idem, maar dan met verhoogde privacy Vergaderkamers Kantine

38 45 45 45

Naar verkeersruimte 26 33 33 33

Contactgeluidisolatie De contactgeluidisolatie wordt uitgedrukt in de contactisolatie-index (ICo). In het algemeen moet de ICo minimaal O dB zijn. In situaties waar kantoorruimten grenzen aan ruimten met contactgeluidproducerende apparatuur, geldt dat een zwevende vloer moet worden toegepast.

c,

c'

4899 - Centrale Huisvesting gemeente Zeist Programma van Eisen Rap00 llVersie006

pagina 36 van 53


7.

INSTALLATIETECHNISCHE EISEN

7.1.

ALGEMENE EISEN EN RANDVOORWAARDEN

7.1.1.

Bouwfysische uitgangspunten Voor het ontwerp van de technische installaties gelden de bouwfysische eisen uit dit PvE als uitgangspunt.

c:

7.1.2.

Ontwerpuitgangspunten De ontwerpers dienen reeds vanaf de aanvang rekening te houden met de benodigde ruimten ten behoeve van de aanleg van de in dit PvE genoemde installaties alsmede met een indeling en uitwerking die aangepast zijn aan de eisen die door de overheid (onder andere brandweer) zijn erdof worden gesteld. Dit betreft onder andere schachten, leidingwegen, meterkasten, technische ruimten, trappenhuizen, verkeersgebieden et cetera. Ten behoeve van eventuele nog in de toekomst in te brengen installaties dienen de schachten met voldoende reserve-oppervlak ontworpen te worden. Mogelijke ‘sick-building’-kenmerken ten gevolge van de te ontwerpen klimaatinstallaties dienen voorkomen te worden. Bij het ontwerpen van de installaties dient rekening te worden gehouden met het toepassen van ontwerpoplossingen die energiebesparend/milieuvriendelijkzijn.

0

7.1.3.

Bedrijfszekerheid De installaties moeten zo eenvoudig mogelijk zijn. De installatie dient ontworpen te worden met beproefde en fabrieksmatige vervaardigde eenheden.

7.1.4.

Onderhoud In de werken verblijfsruimten dient door de keuze en opstellingswijze van apparatuur onderhoud beperkt te zijn.

7.1.5.

Aansluiting op nutsvoorzieningen Het gebouw dient te worden aangesloten op de volgende nutsvoorzieningen: elektriciteit; w water; w aardgas; centrale antenne inrichting;


pagina 37 van 53


.. . 7.2.

telefoon; internet; riolering (gescheiden systeem); noodleidingen.

KLIMAATINSTALLATIES In verband met vergaderingen, overwerk edof afwijkende werktijden moet het mogelijk zijn de diverse installatiedelen afzonderlijk in te stellen ten behoeve van deze specifieke ruimten.

o

Alle klimaateisen die worden genoemd in dit PvE gelden ook voor de werkplekken achter de balies.

7.2.1.

Luchtbehandelings- en ventilatie-installatie De luchtbehandelinginstallatie en ventilatie verzorgt de noodzakelijke luchtverversing en voldoende primaire luchtvolumestroom om te voldoen aan de in dit PvE vermelde eisen. De minimale eisen voor de luchtverversing zijn reeds aangegeven in tabel 7. Indien luchtbevochtiging noodzakelijk is dienen bacteriële, chemische en fysische verontreinigingen vermeden te worden. Grotere printers, kopieerapparatuur en lichtdrukmachines dienen buiten de verblijfsruimten te worden opgesteld. Ter plaatse van de opstelling van deze apparaten dient separate afzuiging te worden toegepast. Er dient daarbij ook rekening gehouden te worden met afzuiging van schadelijke stoffen, dampen en warmte.

0

7.2.2.

Verwarmingsinstallatie De verwarmingsinstallatie moet voldoende capaciteit hebben om de in dit PvE vermelde temperaturen te bereiken en te handhaven. Dit dient door middel van een warmteverliesberekening conform NEN 5066 en ISSO-publicatie 4 te worden aangetoond. Bij geopende ramen behoeven de ontwerpcondities niet te worden gegarandeerd. Bij toepassing van warmwater verwarmingsketel(s) dienen deze te worden uitgevoerd conform de geaccepteerde technische ontwikkelingen met betrekking tot energieprestatie en emissie: het opwekkingsrendement van de warmwater verwarmingsketel(s) dient minimaal 0,80 te zijn;


pagina 38 van 53

-

I


de NO,-uitstoot moet aan de volgende waarden voldoen: ketels met een belasting e900 kW 4 6 0 mg/m3; ketels met een belasting >900 kW < 60 mg/m3. Genoemde waarden gemeten bij een 02-gehalte van 3% bij 1013 mbar en 273 K. De omschreven warmwater verwarmingsketel(s) dienen te worden aangesloten op een gasleidingnet overeenkomstig de eisen van het gasleverende bedrijf.

7.2.3.

C)

Koelinstallatie De benodigde ruimtekoeling om aan de in dit PvE gestelde eisen te voldoen, dient bepaald te worden aan de hand van de externe en interne warmtelast. De interne warmtelast wordt voor elke ruimte bepaald door: de warmte die in een ruimte vrijkomt door de verlichting; het aantal in de ruimte aanwezige personen; de in de ruimte opgestelde apparatuur.

.. .

Teneinde de externe warmtelast te beperken dienen goede zonwerende voorzieningen te worden toegepast. In overleg met de opdrachtgever dient te worden nagegaan in hoeverre de computerruimte en archiefruimten dienen te worden voorzien van een extra koelunit.

7.2.4.

Regelbaarheid Per stramien van 3,60 m dient zowel verwarming als koeling individueel regelbaar te zijn. In overleg met de opdrachtgever kan van deze eis, mits goed gemotiveerd, worden afgeweken.

7.3.

SANITAIRE INSTALLATIES

7.3.1.

Afvoerinstallaties De sanitaire toestellen, vloerputten et cetera worden op een rioleringssysteem aangesloten. Het systeem van een binnenriolering moet gescheiden zijn van het systeem van de hemelwaterafvoer. Voor de afvoerinstallaties is de NEN 3215 van toepassing. Het gebouw wordt voorzien van een hemelwaterafvoersysteem, dat is gebaseerd op de basiswaarde voor de maximale neerslagcapaciteit van 300 l/s/ha gedurende 1O minuten. De hemelwaterafvoeren dienen bij voorkeur aan de buitenzijde van de gevel te worden aangebracht. Deze hemelwaterafvoeren dienen tot circa 2,lO m1 boven het maaiveld van slagvast c.q. vandaalbestendig materiaal te worden uitgevoerd.


pagina 39 van 53


7.3.2.

Waterinstallatie Alle in het gebouw aanwezige sanitaire toestellen, brandslanghaspels en dergelijke, dienen op het koud waterleidingnet te worden aangesloten conform de eisen van het waterleidingbedrijf. Tevens moet worden voldaan aan het Waterleidingbesluit. Verder dienen de hierna genoemde ruimten op de koud waterleidingnet te worden aangesloten: keuken; doucheruimte; werkkasten; medische en maatschappelijke ruimte; w rustkamer.

..

C'I

De installatie dient dusdanig te worden ontworpen dat er op elk tappunt de benodigde waterhoeveelheid en -druk geleverd kan worden.

.. .

De volgende ruimten dienen voorzien te worden van een warmwateraansluiting: keuken; facilitycorners; douches; werkkasten; medische en maatschappelijke ruimte; wachtruimte bestuurssecretariaat; rustkamer.

.. .

7.3.3.

Sanitaire toestellen Onder natte ruimten worden verstaan de toiletten, facilitycorners, douches en werkkasten. Sommige van deze ruimten worden voorzien van de volgende toestellen: closetcombinaties uitvoeren als vrijhangende closetpotten; urinoircombinaties; wastafelcombinaties; douchecombinaties; uitstortgootsteencombinaties; aanrechtcombinaties.

.. .. .

Alle kranen en douchekoppen waar mogelijk uitvoeren in een waterbesparende uitvoering. Rekening houden met de eisen ten aanzien van het voorkomen van de ontwikkeling van de legionellabacterie. In de mindervalide toiletten (alleen bezoekers of ook separaat voor personeel) dienen daarvoor bestemd sanitair te worden opgenomen. Een en ander conform het Handboek voor Toegankelijkheid.


pagina 40 van 53


c'

.

De combinatie dient te bestaan uit: een verhoogde closetpot; een laaghangend reservoir; twee armsteunen (opklapbaar); een invalide wastafel; een neerklapbare spiegel; een doktersmengkraan (met warm water); een signalering; ringleiding. Bij de keuze van het sanitair dient rekening gehouden te worden met schoonmaakmogelijkheden en vandaalbestendigheid in de publiekszone. De kwaliteit van het sanitair dient te zijn afgestemd op de functie en uitstraling van het gebouw. De sanitaire toestellen dienen bij voorkeur van keramisch materiaal te zijn. De spoelvoorzieningen zijn in een waterbesparende uitvoering.

c' 7.4.

ELEKTRONISCHE INSTALLATIES

7.4.1.

Centrale elektrotechnische voorzieningen

7.4.2.

Energievoorziening In overleg met het energieleverende bedrijf dient bepaald te worden: of een aanvullend trafostation nodig is; indien dit nodig is een inpandig trafostation; de benodigde hoog- en laagspanningsruimten.

..

0

7.4.3.

Noodstroomvoorziening en no-breakinstallatie Een noodstroom- en no-breakinstallatie zijn niet vereist.

7.4.4.

Aarding Het gebouw en de installaties dienen, overeenkomstig de voorschriften van het energieleverende bedrijf, van een afdoende aarding te worden voorzien. In de systeembeheenuimte, de ruimte voor het Irsapunt en eventueel in overige installatieruimten dient een bankje met ieder een zogenaamde schone aarde aanwezig te zijn door middel van aparte elektroden. De aarding in de ruimten is af te werken op een voldoende zwaar aardebankje.


pagina 41 van 53


7.4.5. Kanalisatie, wand-, plafond- en vloergoten Ten behoeve van het ordelijk uitleggen van de bekabeling voor elektrische energie, communicatie, (brand- en toegangsbeveiliging, de regeling en gebouwbeheersvoorziening) is een cascostructuur van kabelgoten c.q. kabelladders, wandgoten erdof vloergoten nodig (eventuele energiezuilen en de bekabeling van niet gebouwgebonden installaties vallen echter onder het inbouwpakket). De kabelwegen zijn modulair uitgelegd en in een voldoende dichtheid ten opzichte van de primaire functies in het gebouw en zodanig dat er zo min mogelijke schade wordt toegebracht bij een overbelasting door bijvoorbeeld een blikseminslag. De uitvoering van de kabelwegen is gegalvaniseerd staal of bij zichtwerk gemoffeld staal. Ze zijn goed bereikbaar opgehangen, geaard op een schone aarde en metallisch doorverbonden. De goten bevatten maximaal 3 stalen compartimenten voor de (eventueel) aanwezige elektrische, zwakstroom c.q. beveiligingsbekabeling en voor de telefoon- en databekabeling. In de systeembeheerruimte worden extra vloergoten onder een verhoogde systeemvloer voorzien alsmede is rondom een wanden een plafondgoot vereist. De goten zijn met een ladderbaan verbonden en ontsloten op de hoofdkabelwegstructuur in het gebouw

7.4.6. Aansluitpunten 230V De wandcontactdozen dienen dusdanig geprojecteerd te worden dat de gewenste flexibiliteit gegarandeerd is. De uitgangspunten voor het aantal wandcontactdozen zijn: per 1,80 m1 (per gevelstramien) 1 dubbele wandcontactdoos 230V (bureaus zijn van eigen stekkerdozen voorzien); per 3.60 m1 een dubbele 230V wandcontactdoos op de plafondgoten, afgewerkt op een schetsplaat ten behoeve van het aansluiten van multizuilen; voldoende aansluitpunten 230V in alle overige ruimten zoals keuken en kantine, vergader-/spreekruimten, reproruimte, computerruimte et cetera; voor onderhouds- en schoonmaakwerkzaamheden in verkeersruimten te rekenen op 1 aansluitpunt 230V per 25 m2 fno.

. . .

7.4.7. Aansluitpunten 380V Het aantal benodigde aansluitingen 380V dient nader in de ontwerpfase te worden bepaald.

7.4.8.

Verlichtingsinstallatie De verlichtingsinstallatie dient te voldoen aan de waarden zoals vermeld in dit PvE.

r'\ L


pagina 42 van 53


7.4.9.

Verlichtingsarmaturen

.

De algemene verlichting dient te worden uitgevoerd met in het systeem- of bouwkundig plafond opgenomen armaturen. De armaturen dienen geen hinder te veroorzaken bij beeldschermgebruik. Indien dit rendabel blijkt, dient aan de gevelzijde gebruik te worden gemaakt van een daglichtafhankelijk dimbaar armatuur. = Indien dit rendabel blijkt, toepassen van bewegings- en lichaamswarmtedetectie in de kleine ruimten (onder andere kantoren). De bewegingsdetector moet een vertraging hebben. Er moet zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van energiezuinige lampen. De verlichtingsarmaturen dienen tenminste een rendement van gemiddeld 70% te hebben.

..

.

c'

7.4.10. Schakelbaarheid De kantoorruimten dienen per ruimte individueel schakelbaar te zijn en wel in twee lijnen, de gangen de gevelzijde. Bovendien dienen de kantoorruimten centraal per afdeling en per verdieping schakelbaar te zijn met een vrij gave schakelaar vanaf de receptie. De schakelbaarheid dient aanpasbaar naar indelingsconcept te worden uitgevoerd. Toiletten en hun voorruimten zijn decentraal geschakeld. De verlichting in de algemene ruimten, zoals gangen, trappenhuizen, hallen en toiletgroepen is bedienbaar vanaf de receptie. Dit geldt ook voor de nachtverlichting.

c'

7.4.11. Noodverlichting Aan de hand van een kosten-batenanalyse dient te worden aangetoond of er een centraal of een decentraal systeem dient te worden toegepast. Het aantal en de uitvoering van de noodverlichtingarmaturen dienen in overleg met de brandweer te worden bepaald. De vluchtwegaanduiding moet geschieden door middel van goedgekeurde transparanten met de noodzakelijk tekst en pictogrammen.

7.4.12. Beletinstallatie De vergaderen spreekkamers dienen van een beletinstallatie te worden voorzien.


pagina 43 van 53


c; 7.5.

COMMUNICATIE-INSTALLATIE

7.5.1.

ICT-installaties De actieve ICT-installaties maken deel uit van het inbouwpakket. Hiervoor wordt te zijner tijd een specifiek PvE geschreven. Alle passieve componenten (werplek- en backbonebekabeling e.d.) zijn inbegrepen in het ontwerpen bouwproces.

7.5.2.

Audio-video-installatie P.M.

CJ

7.5.3.

CAI Het aantal aansluitpunten zal nader in overleg met de opdrachtgever worden bepaald. Vooralsnog wordt van aansluitingen uitgegaan in de kantine en in de publieksruimte.

7.5.4.

Geluidsinstallaties In de kantine en in de publieksruimte dient een geluidsinstallatie te worden aangebracht. Deze bestaat uit een (draadloze) microfoon, een versterker en een raster van luidsprekers in het plafond.

7.5.5.

Intercom installaties Op de volgende plaatsen dient een intercominstallatie te worden voorzien: van de publieksentree naar de receptie; van de leverancieringang schakelbaar twee werkplekken, te weten: de bodekamer en de receptie; 4 bij de plaatsing van de intercom op de gevel dient er rekening gehouden te worden met rolstoelgebruikers.

7.5.6.

Betaalinstallatie Bij de frontoffice balies dienen een nader te bepalen aantal betaalautomaten (pinbetaling) te worden geïnstalleerd.

7.6.

C'I

AUTOMATISERING De inrichtingen en installaties ten behoeve van de automatisering- en informatievoorziening behoren tot het inbouwpakket. Omdat deze technologie zich zeer snel ontwikkelt, wordt het opstellen van een specifiek PvE-ICT zo lang mogelijk uitgesteld.


pagina 44 van 53


c: Aan het casco zal een aantal bouwkundige en installatietechnische eisen worden gesteld, die nader zullen worden omschreven bij de aanvang van de ontwerpfase.

7.7.

TRANSPORTINSTALLATIES Onder transportinstallaties worden personen- en goederenliften verstaan.

7.7.1.

Personenliften De vervoerscapaciteit van een lift of liftgroep moet voldoende zijn voor het vervoeren van 12,5% van de te verwachte bezetting in 5 minuten bij een kooibezetting van 65%. In het algemeen moet afhankelijk van het kwaliteitskarakter en de hoogte van het gebouw, de intervaltijd van een liftgroep voor personen 30 tot 45 seconden bedragen. De gemiddelde wachttijd is circa 60% van de intervaltijd. Hierbij is uitgegaan van een loopafstand van maximaal 40 m1. Bij een langere loopafstand dient per meter de gemiddelde wachttijd met 1 seconde af te nemen. Van de hiervoor genoemde vervoerscapaciteit en intervaltijd dient een berekening te worden overlegd. De capaciteit van personenliften is berekend op basis van de drukste 5 minuten van de dag.

c'

.

De personenliften uitvoeren met de volgende zaken: bedieningsknoppen met braille aanduidingen; opklapbaar stoeltje; telefoon.

.

7.7.2.

Goederenliften In het gebouw dient minimaal één goederenlift aanwezig te zijn, als combinatie met een personenlift c.q. brandweerlift, die alle verdiepingen verbindt en de mogelijkheid biedt tot het vervoer van een brancard. Deze lift zou tevens de archiefbewaarplaats moeten ontsluiten, mits deze ruimten zich niet op dezelfde verdieping bevinden. De lift moet een stootvaste afwerking (kooihoegang) hebben en geschikt zijn voor rolstoelgebruikers en voor vervoer van palletsteekwagens.

7.8.

BEVEILIGING EN BEHEER

7.8.1.

Brandbeveiligingsinstallaties en calamiteiten De branddetectie c.q. brandmelding (vluchtwegbeveiliging en ontruiming) dient te voldoen aan de brandweereisen (zoals slow whoop) en te worden afgestemd op de indeling van het gebouw. Toetsing van de installaties dient plaats te vinden overeenkomstig het rapport 'Een brandveilig gebouw installeren' van de commissie voor de brandpreventie van de Nederlandse Brandweer Federatie, laatste uitgave.


pagina 45 van 53


Aandacht dient besteed te worden aan ruimten met speciale eisen voor wat betreft de brandbeveiliging: archieven (onder andere ook aan de PUN 1995 en de Archiefwet 1995); keuken; ruimten waar publiek komt erdof evenementen gehouden kunnen worden; raadzaal, commissiekamers, vergadermakers en spreekkamers; computerruimte (geen water of schuimblussers); open ruimten, zoals vides in verband met eventueel aan te brengen sprinklerinstallaties; reproruimte; opslagruimten van brandbare materialen; technische ruimten; indien van toepassing: parkeergarages, scooter- en bromfietsenstalling (sprinklerinstallatie indien geëist).

.. .. ..

7.8.2.

Brandpreventie Het gebouw zal voldoen aan de eisen vermeld in ‘Brandbeveiligingsconcept kantoorgebouwen en onderwijsgebouwen’ (1996) en in ‘Gebouwen met een publieksfunctie (1995)’ alsmede aan de nadere eisen die volgen uit het Bouwbesluit, de bouwverordening edof nadere eisen door de brandweer zullen worden gesteld in verband met het afdekken van restrisico voor de inzet van brandweerlieden. Indien toegepast zijn brandslanghaspelkasten in scheidingswanden opgenomen en zo groot, dat de brandblusser ook in deze kast past. De handmelder integreren. In samenspraak met de brandweer moet een bedrijfsnoodplaníontruimingsplan en een aanvalsplan voor de brandweer worden opgesteld.

Q

7.8.3.

Inbraakbeveiliging Het gebouw dient op de begane grond en waar het pand op de verdiepingen door inbrekers van buitenaf bereikbaar is, te worden voorzien van een inbraakdetectiesysteem met alarmopvolging door middel van doormelding. De inbraakdetectie wordt uitgevoerd in bewegingsmelding in combinatie met glasbreukdetectie. Binnen het gemeentehuis dient er een separate avondzone te worden gemaakt die apart is beveiligd. Deze ruimten zijn genoemd bij de betreffende paragraaf in onderhavig PvE. De kluisruimte waar paspoorten, rijbewijzen, reisdocumenten en diefstalgevoelige administraties worden bewaard, dient in ieder geval te voldoen aan de veiligheidsmaatregelen zoals omschreven in het ‘Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland 1997’.

c‘


pagina 46 van 53


Er dient een casco-overvalbeveiligingssysteem te zijn voor balie-/receptiemedewerkers, bodes en collegeleden.

7.8.4.

Toegangscontrole/aanwezigheidsregistratie Het gebouw wordt voorzien van een toegangscontrolesysteem aangevuld met een aanwezigheidregistratiesysteem. Casco is te voorzien in de ledige voorzieningen voor bekabelingen naar de deuren, het aangepaste hang- en sluitwerk en deurdrangers. Het ontwerp van dit plan behoort tot het inbouwpakket. Bij dit ontwerp wordt in ogenschouw genomen dat er fysieke scheidingen gelden tussen een aantal groepen gebruikers van het pand en tussen het publiekehepresentatieve deel van het gebouw en de stallingen.

c'

Na vaststelling van het ontwerp van het gebouw kan exact invulling worden gegeven aan deze zonering. Een combinatie met videobewaking is ook mogelijk. Voorts wordt er een specifiek beveiligings- en ontruimingsplan opgesteld. Hieruit kunnen eventuele casco-eisen naar voren komen. Zie ook 4.2. De gebouwzonering wordt ondersteund met een goed doordacht en gecertificeerd casco-sleutelplan.

7.8.5.

Klantbegeleidingssysteem Als onderdeel van de frontoffice zal een systeem ter ondersteuning van de klantafhandeling worden aangebracht. Dit systeem maakt onderdeel uit van het inbouwpakket. Casco wordt rekening gehouden met de ledige voorzieningen voor de bekabeling, afhankelijk van het ontwerp van de publiekshal en het aantal ingangen.

o

7.8.6.

Centraal te bedienen installaties Nabij de balieruimte of de receptie in de entreehal dienen de volgende installaties centraal bediend of beheerd te kunnen worden: overwerkvoorzieningen of storingsmeldingen; centraal te schakelen verlichting, waaronder de nachtverlichting; brandcentrale; brandmeldcentrale; intercom en doormelding van noodknoppenhoodoproepen en andere calamiteiten.

.. .

Bij de personeelsingang dienen de volgende installaties centraal bediend te kunnen worden: (delen van de) centraal te schakelen verlichting; overwerkvoorziening; inbraakbeveiliging.

.


pagina 47 van 53


7.8.7.

Alarminstallatie In elk mindervalide toilet dient een alarm-/noodoproepinstallatie te worden aangebracht conform de eisen uit het 'Handboek voor Toegankelijkheid'. De doormelding geschiedt naar de centrale receptie.

7.8.8.

Bliksembeveiligingsinstallatie Het gebouw dient te worden voorzien van een bliksembeveiligingsinstallatie die voldoet aan de eisen van de NEN 1014.

c'

7.8.9.

Overspanningsbeveiligingsinstallatie Het gebouw dient te worden voorzien van een overspanningsbeveiligingsinstallatie,die zal worden uitgevoerd met een grof-, midden- of fijnbeveiliging. De specificaties zijn nader vast te stellen in het later nog op te stellen specifiek PvE voor de datainfrastructuur.

7.8.10. Explosiebeveiliging Voorzieningen voor explosiebeveiliging worden niet voorzien.

7.8.11. Regelinstallatie Ten behoeve van de regeling van de omschreven klimaatinstallatie dient een regelinstallatie te worden toegepast, die gebaseerd moet zijn op een digitaal regel- en besturingssysteem. De regelinstallatie dient eventueel een geheel te kunnen vormen met een gebouwbeheerssysteem. Een nader te bepalen aantal automatische contacten dient te worden aangesloten op de beveiligings- en storingspaneel bij de gebouwbeheerder c.q. de centrale receptie.

7.9.

KEUKENINSTALLATIE De capaciteit van de keukeninstallatie moet geschikt zijn voor de uitgifte en beperkte bereiding van broodmaaltijden en koude en warme snacks. Verder dient gedacht te worden aan de volgende functies: spoelkeuken; bak-kookgroep; koel- en vriesopslag; uitgiftebuffet met kassafunctie.

.. .


pagina 48 van 53


7.10.

OVERIGE GEBOUWGEBONDEN INSTALLATIES

7.10.1. Schoonmaakonderhoud gevel Indien nodig dienen aan de gevel voorzieningen te worden aangebracht, teneinde het mogelijk te maken de gevels van buitenaf te reinigen.

c'

c'

c'


pagina 49 van 53


8.

VASTE INRICHTING

8.1.

GARDEROBES De garderobes in de burgerhal krijgen een functionele maar representatieve uitstraling. De garderobevoorziening voor de medewerkers zijn eenvoudig. Deze garderobes zijn opgenomen in de facilitycorners op de gangen.

8.2.

BEWEGWIJZERING De bewegwijzering maakt deel uit van het interieur en heeft een verzorgde uitstraling. Voor visueel gehandicapten wordt gedacht aan een bewegwijzeringsysteem met contrasterende kleuren.

c; 8.3.

PUBLICATIE De gemeente informeert haar bewoners via een PC die is ondergebracht in de publieksruimte. Hier vindt ook andere voorlichting plaats. In de kantoren zijn displaymogelijkheden voor de (eigen) afdelingen. In overleg met de gebruikers zullen hieraan nadere eisen worden gesteld.

'

8.4.

PLANTENBAKKEN De groenvoorzieningen behoren tot het inbouwpakket. In overleg met de gebruikers zal worden bepaald welke groenvoorzieningen in de ruimten zullen worden geplaatst.

Onder keukeninrichting worden aanrechten, tafels, provisiekasten, rekken en dergelijke verstaan, voor zover deze niet in de keukeninstallatie zijn geïntegreerd. Dit behoort tot het inbouwpakket. In overleg met de opdrachtgever dient de keukeninrichting nader te worden bepaald.

8.6.

FACILITYCORNERS

..

Deze beschikken casco over: een keukenblok met spoelbak en stromend koud- en warmwater; 230V en wateraansluiting voor een automaat voor warme dranken (aparte groep); 230V en wateraansluiting voor een automaat voor koude dranken.


pagina 50 van 53


8.7.

VOORZIENINGEN SANITAIRE RUIMTEN

In de sanitaire ruimten moet de gebruikelijke vaste inrichting, zoals spiegels, handdoeken - en zeepautomaten en closetrolhouders worden geplaatst. Losse apparatuur/automaten/inventaris behoort tot het inbouwpakket en zal tussen de opdrachtgever en het schoonmaakonderhoudbedrijf worden vastgesteld. Alle voorzieningen bij voorkeur vrijhangend.

8.8.

OPSLAGVOORZIENINGEN De eisen aan de vaste opslagvoorzieningen, zoals archiefinrichting en stellingen in bergkasten, behoren tot het vaststellen van het inbouwpakket. Deze zullen in nauw overleg met de gebruikers en met inachtneming van de geldende regels (voor de archiefruimten de voorschriften van de provinciale archiefinspectie) worden opgesteld.

c\ 8.9.

LICHTWERING De gevelopeningen dienen uitgerust te worden met een lichtwerende voorziening. Het betreft hier de cascovoorzieningen.

8.10.

LOSSE INRICHTING In overleg met de opdrachtgever zal in een later stadium de losse inventaris zoals wachtmeubilair worden bepaald. Vooralsnog behoort de vaste inrichting tot het inbouwpakket. Bij de keuze van het meubilair dient ook rekening gehouden te worden met het Handboek voor Toegankelijkheid.

c\I

8.11.

MEDISCHE EN MAATSCHAPPELIJKE RUIMTE

.

De inrichting van de medische ruimte bestaat uit: een bed; een scherm; een kleine tafel met stoel; een wastafel met doktersmengkraan; een medicijnkast; een brancard; een gordijn; stoelen; een werkblad.

.. . ..


pagina 51 van 53


9.

INTERNE RANDVOORWAARDEN Dit hoofdstuk beschrijft de randvoorwaarden (tijd en geld) waarbinnen het in dit PvE omschreven gebouw ontwikkeld en gerealiseerd moet worden.

9.1.

PLANNING Er is een overallplanning gemaakt, zie bijlage 7.

c?

9.2.

FINANCIËN Er is een financiële rapportage opgesteld, zie bijlage 8.

9.3.

KUNST 1% van de bouwkosten moet aan kunst worden besteed.


pagina 52 van 53


10.

EXTERNE RANDVOORWAARDEN

10.1.

REGELGEVING Het gebouw moet voldoen aan de normen, voorschriften en waarden zoals vastgesteld door de gemeentelijke, provinciale eníof rijksoverheid, zoals: Bouwbesluit; milieuwetgeving (onder andere duurzaam bouwen); de van toepassing zijnde NEN-bladen; de publicatie- en concept Publicatiebladen, zoals: P 30 Geluidsniveaus; P 186 Kantoren; CP 11-1 fotokopieerapparatuur; arbeidsomstandighedenwet; besluit arbeidsplaatsen; de plaatselijke voorschriften; Handboek voor Toegankelijkheid; Richtlijnen Stichting voor Gehandicaptenbeleid; NEN 1814; NPR 1815; veiligheidsbesluit restgroepen; brandweereisen; de stedenbouwkundige randvoorwaarden; convenant DuBo d.d. 20 juni 1996 dat op de gemeente van toepassing is/ gesloten heeft, zie bijlage 9. archieven - LOPAI (Voorschriften Provinciaal Archiefinspecteur); archieven - Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, als bedoeld in art 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995; hergebruik grondstoffen; paspoort Uitvoeringsregeling Nederland 1997 (PUN 97); AmvB besluit woon- en verblijfsgebouwen (milieubeheer); NEN 2443 inzake parkeergarages; NEN 1070.

.. .

Q

..

.. .. .

c'


pagina 53 van 53


ruimtestaat project Centrale Huisvesfing Gemeente Zeist versie'022 DEFINITIEF 4-apr-O6

bbn adviseurs J. van Aalten J.W.A. Geel

Kleedruimteambtenaar BurgelijkeStand Postkamer huisdrukkerij p m s iûuizen

toiletten personeel (in omlagfactor) toileîten bezoekers publieksruimten (in omslagfactor) toilet mindenraliden(in omslagfactor) Douches / kleedruimte FWess- / sportruimte EHBO / ~ ~ t k a m elactatieruimte r/ rookruimte

sanitaire ruimten, werkkasten

VLOEROPPER

8855 170 1220 9905

ruimtestaat

project Centrale Huisvesting Gemeente Zeist versie 022 DEFINITIEF 4-apr-06

bbn adviseurs J. van Aalten J.W.A. Geel

1. BESTUURSFUNCTIES (Oude Raadhuis) oude en nieuwe situatie blijft gelijk )egane grond vergaderruimte 1 vergaderruimte 2 vergaderruimte3 vergaderruimte 4 ruimte voor bodes en telefooncentrale keuken

rerdieping burgemeester secretariaat gemeentesecretaris wethouder wethouder wethouder wethouder raadzaal

(De Raadsgriffie is, alhoewel behorend tot de bestuursfunctie van de gemeente, wegens ru itegebrek thans ondergebracht bij de kantoorfuncties. Dit zal ook in de nieuwe situatie zo blijven).

TOTAAL BESTUURSFUNCTIES (1): m2 BVO is opgenomen in verzame taat (zie h bronder)

ruimte

I

MO

Burgerhal ontvangsthal (minimaal vereist) extra ruimte (om een 'burgerhal' te creëren) stadswinkel wachtruimtekithoek hal kinderspeelhoek leestafel garderobe receptiebalie (inclusief 1 werkplek) spreekkamers (4 pers) burgerzaken dienstenbalies ter inzage legging stukken

60

60 200 1O0 36

200 1O0

36 10 8 4

10

8 4 15 70 108 10

15 14 12 10

I

Sociaal-maatschappelijke functies

I

I

f

I

I

I

TOTAAL PUBLIEKSFUNCTIES (2)

3. KANTOORFUNCTIES EXCL. BESTUUR functiegroep

621

I

-

aantal WN

I

aantal benodigde werkplekken

I type werkplek I aantal m2 M O I

totaal FNO (0x1) per functiegroep m2

per werkplek

0030 Raadsgriffie Raadsgriffier Adjunct-griffier Medewerker Rekenkamer Administratief medewerker Raadsgriffie Medewerker Raadsnotulering

IOOSO- Concernstaf

Hoofd Afdeling Concernstaf Senior Beleidsmedewerker

l,oo

18

18

1,o0

1,o0

1,o0 1,o0

1,o0 1,o0

1,o0 5.00

1,o0

9 9 9 9

9 9 9 9

1,o0

I

I

~

I

I

I

I

I]

'

0

D D O

e O e O 0 0

N - -

O

e 0

N - a

O O

J

33

(I

D D D D D O

O O O O 0 0 0 0 0 0

"o

- - - - - e-

O O O O O o 0 0 0 0 0 0

- - - - L A -

3

s m n

E! ca

i1i

D

"O O

A

O O

N -

D D U

O O O 0

N A

O O O 0

C I

C C

e

e

a

a

-

A

i

l

i

l

o O o O

A

e o O o O o

D D D D D D O D

&

" o0O o O o

0 O O O O "o 0 0 0 0 0 0 0 0 0

$ " & - - - - - A -

"a

D D D

8 8 8

"N"-"o

0 0

N - 0 o -0

O O

A

d

A

A

-

-

-

A

-

O D Z r D D

0 0 0 0 0

&

"o"oö"o"o

0008s

"o "0"0

R)

D

o

O

N

8

tioominator uitvoenng wemaamneaen buitenbeneer Senior Med. ExploitatieAccommodaties

1,o0 2,oo

1,o0 2,oo

A A

9 9

ia

C B

18 12

18 36

9

-

O40 Bouwbureau Hoofd Bouwbureau/Gemeente-architect Senior Medewerker Bouwkundige Voorzieningen

1,o0

1,o0

3,OO

3,OO

Medewerker Bouwkundige Voorzieningen A Medewerker BouwkundigeVoorzieningen B

0,oo

0,oo

B

3,OO

3,OO

B

12 12

36

BouwkundigeiStage Administratief medewerker

1,o0 1,o0

1,o0 1,o0

B A

12 9

12 9

Hoofd afdeling MO

1,o0

1,o0

C

18

18

Medewerker Secretariaat B Medewerker SecretariaatA

2,oo

2,oo

A

9

18

Senior medewerker Strategische Beleidsontwikkeling Medewerker Strategische Beleidsontwikkeling A

2,oo

2,oo

A

9

ia

Medewerker Beheer en Subsidies

3.00

3,OO

A

9

27

Teamleider WVG medewerker WVG

1,o0 7,OO

1,o0 7,OO

C A

18 9

18 63

Teamleider Z&G Senior BeleidsmedewerkerZ&G

1,o0 2,oo

1,o0 2,oo

C A

18 9

18

Beleidsmedewerker Z&G

6,OO

6,OO

A

9

54

1,o0 1300 8,OO

1,o0 1,o0 8,OO

C A A

18 9 9

18 9 72

1,o0

1900

A

9

9

O

-

1050 Maatschappelijke Ontwikkeling

WG

'org en Cultuur

ia

Inderwijs en Educatie Teamleider O&E Senior BeleidsmedewerkerO&E BeleidsmedewerkerO&E

liddeien FinancieelConsulent

I

P .A

O O

O 0

iI-

"o O

-8

8 g

w "Iu

P

o O

O

o

O

w "o O 0

o

N

o

O

O

0

O

A i I

I

"o O

I

O

a

0

O

O O 0 O

N -

O

IuO

d

"8"8

A

"8"8

o

O

i~

g

o

"o

N

N

"g

"m o o

8

fJY

O

O

0

O

N A

N -

g "g

8

N -

8B

O O

4

4

"6 "-6; s

U

Medewerker LandmetenA Landmeetassistent

1,o0 1m

1,o0 1,o0

A A

Y

9

9

9

1300

1,o0 1,o0

A A

9

1,o0

9

9 9

Teamleider Ontwikkeling & Uitvoering Senior Medewerker Bedrijfsadm. Ondersteuning Senior Medewerker Civiele Techniek

1,o0 1,o0 2,oo

1,o0 1,o0 2,oo

C A B

18 9 12

18 9 24

Coördinator Civieltechnische Werken Medewerker Civiele Techniek A

1,o0 3,OO

1,o0 3,OO

B B

12 12

12 36

Medewerker Civiele Techniek B

2,oo

2,oo

B

12

24

Senior Medewerker Mobiliteit

2,oo

2,oo

B

12

24

Medewerker Groenbeheer

3,OO

3,OO

B

12

36

Toezichthouder

1,o0

1,o0

B

12

12

Teamleider Stads- en Wijkbeheer Medewerker BedrijfsadministratieveOndersteuning 7 Wijkbeheerder

1,o0 1,o0 4,OO

1,o0 1,o0 4,OO

C A A

18 9 9

18 9 36

Stedelijk Toezichthouder Medewerker ToezichtlHandhavingReiniging

1,o0 1,o0

1,o0 1,o0

A A

9 9

9

Hoofd afdeling Vergunningen en Handhaving Juridisch Medewerker

1,o0 6,OO

1,o0

C

6,OO

A

18 9

18 54

Senior Medewerker Plantoetsing

4,OO

4,OO

B

12

48

Medewerker Plantoetsing A

2,oo

2,oo

A

9

18

Senior Medewerker Inspecties

3,OO

3,OO

A

9

27

Medewerker Inspecties A

2,oo

2,oo

A

9

18

-

0020 Grondzaken Senior Medewerker Grondzaken Medewerker Grondzaken

-

0030 Ontwikkeling & Uitvoering

-

0040 Stads- en Wijkbeheer

-

9

0040 Vergunningen & Handhaving

Senior Administratief Medewerker Vergunning Algemeen Toezichthouder

1,o0 1,o0

1,o0 1,o0

Medewerker Vergunningen 9 Administratief Medewerker Vergunningen Marktmeester

1,o0 1,o0 2300

1,o0 1,o0 1,o0

Senior Controleur Parkeerbelasting Controleur Parkeerbelasting

3,OO

1,o0 3,OO

Medewerker Kwaliteit, Bedrijfsv. en Applicatiebeh.

1,o0

1,o0

-

1,o0

94,OO

I300 Middelen Hoofd en secretariaat Productgroephoofd Secretariaatsmedewerker

-

1,o0 2,oo

1,o0 2,oo

D A

18

18

9

18

18

9 9

18 9 36

i010 Control

-

Hoofd afdeling ControüConcemcontroller Senior Controller Controller

1,o0

1,o0

1,o0

1,o0

4,OO

4,OO

C A A

Financieel Administratief Analist Algemeen Juridisch Medewerker

0,oo 3,OO

1,o0 3,OO

A A

9 9

9 27

Algemeen Jurist Administratief Medewerker 7

1,o0

1,o0

1,o0

1,o0

A A

9 9

9 9

Hoofd afdeling Services Medewerker juridische zaken A Afdelingssecretaresse6 Teamleider Financiële Consulenten Senior Financieel ConsulentlBeleidsmedewerker

1,o0 0,oo 1,o0 1,o0 3,OO

1,o0 0,oo 1,o0 1,o0 3,OO

C A A C A

18

18

9

9

0 9 18 27

Senior financieel consulent assurantiën Financieel ConsulentlBeleidsmedewerkerA

0,oo 2,oo

0,oo 2,oo

A A

9 9

18

9 9 9

9 9 36

I020 Services

Administratief Medewerker 7 HRM-adviseur Personeelsconsulent/BeleidsmedewerkerA

1,o0

1,o0

1,o0 4,OO

1,o0 4,OO

A A A

~ Pewoneelsconsulent/Beleidsmedewerker _ _ _~ _ B

1,oo_

1.o0

A

9 18

0

9-

-

Arbeidsjurist

2,oo

2,oo

A

Medewerker Kwaliteit, Bedrijfsv. en Applicatiebeh.

1,o0

1,o0

A

0030 Administraties Hoofd afdeling Administraties/Comptabele Interne Controleur Assistent Interne Controleur Medewerker Interne Controle

1,o0 1,o0 1,o0 0,oo

~

~

1,o0 1,oo

1300 0,oo

-

0010 Heffing & Invordering

I

Teamleider Heffing en Invordering Senior Fiscaal Juridisch Medewerker

1,o0 2,oo

1,o0 2,oo

C A

Fiscaal Juridisch Medewerker

2,oo

2,oo

A

WOZ-Coördinator Applicatiebeheerder Gemeentelijke Belastingen WOZ-taxateur Medewerker Heftïng & Invordering A

1,o0 1,o0 1,o0 2,oo

1,o0 1,o0 1,o0 2,oo

A A A A

Medewerker Heffing & InvorderingB

4,OO

4,OO

A

Subadministrateur DebiteurenKrediteurenbeheer Senior Medewerker Dwanginvordering Deurwaarder

1,o0 1,o0

1,o0 1,o0

2,oo

2,oo

A A A

Teamleider Boekhouding Coördinator crediteuren Medewerker treasuty Senior Financieel Analist

1,o0 1,o0 1,o0 3,OO

1,o0 1,o0

1,o0 3,OO

Financieel Medewerker Subadministrateur Medewerker Financiën

1,o0

1,o0

1 4,OO

1,o0 4,OO

A A A

2,oo

2,oo

A

Medewerker Dwanginvordering

-

0020 Boekhouding

I

Medewerker Financiële Administratie

C A A A

'

I

'

l

'

I

I

o

D

w

0

O0

"O O

"

(0

D

N "g

"N

-

4

A

-

D

w

w w w

w " 8

D D D

8 g -8 "N

"N

"A

D O

O 0

o o

w

N A

N

D

w

w w w

8

"I

D

8

D D

"I N-r

N

s s O O O 0

O O O 0

m

8 a s

%

m

o)

3

A

e

d

0

"

d

d

"

A

A

l

i

-

A

A

4

-

A

w w w w w w w

D D D D D D D

O O -0"o O O 0 0 0 0 0 0 0 O

i

O O o 0 o O 0 0 0 0 0 0 0

A

&

iiI

o

O

A

O

O

-

A

w w w

D D D

O O O O 0 0

-

- e- O O O 0 0

w

D

o

"-

A

s

*-

N

w

D

o

O

8

N

w

D

o o

"+

8

"A

WSW-er Facilitaire Zaken

0,oo

0,oo

A

9

O

1,o0

18 9

18 9

9 9

9 O

9 9

54

-

1070 Publiekszaken

-

,010 Publiekszaken Hoofd afdeling Publiekszaken Medewerker Kwaliteit, Bednjfsv. en Applicatiebeh. Medewerker Kwaliteit Klanten- en Klachtencoördinator Secretariaatsmedewerker Medewerker Postzaken

1,o0 1,o0 1,o0 0,oo 1,o0 6,OO

6,OO

C A A A A A

Medewerker PubliekszakenA

4,OO

4,OO

A

9

36

Beleidsmedewerker/projectleider

1,o0

1,o0

A

9

9

1,o0 1,o0 1,o0

1,o0 1,o0

18 9 9 9

18 9 9 27

1 ,o0 1,o0 0,oo 1,o0

9

-

'020 Publiekshai

-

Teamleider Publiekszaken Senior Medewerker Publiekszaken Medewerker Publiekszaken A Medewerker Publiekszaken B

9.00

1,o0 3,OO

C A A A

Medewerker Burgerlijke Stand

3,OO

3,OO

A

9

27

Medewerker Kwaliteit Publiekszaken Juridisch Medewerker Bescherming Persoonsgegevens Senior Medewerker Plantoetsing

1,o0 0,oo

1,o0 0,oo

A

4.00

4,OO

9 9 9

9

A A

Medewerker Centrale balie

2,oo

2,oo

Baliemedewerker Wijkwinkel

2,oo

2,oo

A A A

9 9 9

O 36 18 O

18

U80 Beiaardier

-

Beiaardier

1,o0

O

I090 Vertrouwenspersoon Vertrouwenspersoon

-

0,oo

O

I800 Brandweer werkplekken brandweer

2,oo

2,oo

A

9

18

lergaderruimten bij werkplekken overiegruimtetot 4 personen overlegruimtetot 6 personen fractievergaderkamers (dubbelgebruik met nieuwe overlegruimten)

20 30 O

9,oo 6,OO 4,OO

180 180 O

150,lO

aantal werknemers

TOTAAL KANTOORFUNCTIES EXCLUSIEF BESTUUR (3)

aantal benodigde werkplekken

m2)

345,l O

__

I

I

3.667 1

4. ONDERSTEUNENDE RUIMTEN ruimte

otaal FNO (i

aantal

I

I

FNO

totaal FNO

1,o0 1,o0

1O0 300

1,o0

O

1O0 300 O

MER-ruimte SER-ruimte testruimte I&A

1,O0 3,OO

30

30

4 18

12 18

Kantine (aanname 125 zitplaatsen) Uitgifte Keuken Keukenopslag Afval

1,o0 1,o0 1,o0 1,o0 1,o0

190 30

190

50 20 10

50 20 10

Bedrijfsmagazijn Huishoudelijk gebonden opslag

1,o0 1,o0

50 50

50 50

1,o0

3 50 65

3 50 65

6,OO 2,oo

9 4

54 8

:acilitaire ruimten dynamisch en semi-statisch archief (henk verbunt) historsich archief / archiefbewaarplaats (yno hoekstra) studiezaal (burgerzaal omvat de studiezaal derhalve hier geen oppervlakte opgenomen)

1,o0

Kleedruimte ambtenaar Burgelijke Stand Postkamer huisdrukkerij Pantry's Kluizen ~

~~

~

1,o0 1,o0

30

-

-

I

toiletten personeel (in omslagfactor)

O

toiletten bezoekers publieksruimten (in omslagfactor)

O

toilet mindervaliden (in omslagfactor) Douches / kleedruimte

O

1:o0

10

10

Fitness- / sportruimte

1:o0

35

35

EHBO / rustkamer/ lactatieruimte rookruimte

1,o0 2,oo

16

16

14

28

I

TOTAAL ONDERSTEUNENDE RUIMTEN (4) \

I

sanitaire ruimten, werkkasten NUTTIG VLOER OPPERVLAK verkeersruimte en technische installatieruimte NETTO VLOEROPPERVLAK constructieoppervlak TOTAAL (m2BVO) EXCLUSIEF BESTUURSCENTRUM

1.129

Postadres Postbus 513 3700 AM Zeist

c‘:

Bezoekadres Het Rond 1 3701 HS Zeist

Telefoon (030) 69 87 228 Telefax (030) 69 14 944 [email protected] E-mail

Gemeentearchief Zeist

Opmerkingen naar aanleiding van Notitie 014 archief 002, d.d. 6 maart 2006. Ad 2. Wat is er op dit moment? In de notitie van 4 februari 2006 wordt opgegeven dat het Gemeentearchief Zeist (‘historisch archief) thans de beschikking heeft over 145 m2. In de nu voorliggende notitie is dit aantal vierkante meters verlaagd tot 130. Is dit het gevolg vaneen herberekening? Ad 3. Hoeveel ruimte is er nodig? Ruimtebehoefte in nieuwe situatie van verschillende archieven. De Provinciale Archiefinspectie in Utrecht heeft intussen berekend dat 300 m2 niet voldoende is voor het bergen van 3000 m1 archief. Er moet ook nog gedacht worden aan tekeningenkasten, buitenformaten en dergelijke. Als quarantaineruimte voor nieuw geacquireerde archieven moet 50 m2 worden opgenomen. Voor een apart ‘digitaal depot’ is een ruimte van 10 m2 nodig. Het is van belang om bij de bepaling van de ruimtebehoefte in te spelen op de toekomstige ontwikkelingen. Genoemde cijfers zijn voorlopig en gaan uit van algemene kengetallen. In de tabel behorende bij deze paragraaf wordt in de derde kolom van de tweede rij de klimatologische omstandigheden aangestipt waaraan een archiefbewaarplaats moet voldoen. Het is beter hier de Regeling bouw en inrichting aiw!G$mimten en ai~chieJbewaaiplaatsente noemen. Daar in deze regeling ook eisen te stellen aan archiefruimten worden geformuleerd, moet deze regeling ook in de derde kolom van de derde rij worden vermeld. Ad 4.: Studiezaal Men veronderstelt dat de studiezaal gecombineerd kan worden met functies in de Burgerhal. Er wordt niet uitgelegd waaraan hierbij wordt gedacht.

c

Bij het situeren en inrichten van de studiezaal van het Gemeentearchief Zeist dient aandacht te worden geschonken aan de volgende punten W B Dit is geen uitputtende opsomming en in willekeurige volgorde): Vanuit de studiezaal moet de archiefbewaarplaats goed bereikbaar zijn. Het transport van archiefstukken van de archiefbewaarplaats naar de studiezaal en vice versa dient op een voor de archiefstukken veilige wijze te kunnen geschieden. Voor de studiezaalmedewerker is het van belang dat de wijze van transport voldoet aan de eisen die de Arbowet stelt. Deze eisen houden in dat de studiezaal zo dicht mogelijk bij de archiefbewaarplaats moet worden gesitueerd. Het verdient de voorkeur dat er geen niveauverschil tussen de archiefbewaarplaats en de studiezaal bestaat of in de route tussen de archiefbewaarplaats en de studiezaal moet een lift aanwezig zijn om het niveauverschil te overbruggen. Met een transportkar moet vanuit de archiefbewaarplaats tot in de studiezaal gereden kunnen worden. Voor de studiezaalmedewerker dient een van de studiezaal afgescheiden werkruimte te worden gecreëerd, van waaruit deze toezicht op de bezoekers van de Studiezaal kan uitoefenen, bezoekers te woord kan staan en telefonische verzoeken om inlichtingen kan afdoen.’ De studiezaalmedewerker mag uit oogpunt van de veiligheid van de archiefstukken zijn plaats slechts voor korte tijd verlaten en moet bij afwezigheid door een collega worden vervangen. De kamer van de collega moet annex de studiezaal gelegen zijn.

De huidige situatie bij het Gemeentearchief Zeist, waarbij de werkkamer van de medewerkers tevens tot studiezaal dient, is een onmogelijke situatie. Dit geldt zowel voor de medewerkers bij het uitvoeren van hun taak, aks voor de bezoekers die in een stille omgeving hun archiefonderzoek wensen uit te voeren.

c

C"

In de studiezaal staat een deel van de topografisch-historische bibliotheek en een groot aantal naslagwerken opgesteld; evenals de topografisch-historische documentatieverzameling. De huidige opstelling is te gering en een deel van de elders ondergebrachte bibliotheek moet in de studiezaal kunnen worden geplaats t. Voor genealogisch onderzoek staat er een readerprinter en een computer voor gebruik door bezoekers. Deze apparatuur zal in de toekomst uitgebreid moeten worden. Grote delen van de collectie zullen in de (nabije) toekomst worden gemicroficheerd, verfilmd of gedigitaliseerd. Het aantal werkplaatsen voor de bezoekers van de studiezaal moet worden vergroot en voorzien worden van de mogelijkheid om laptops aan te sluiten. In de studiezaal dient dezelfde rust en stilte te heersen zoals in een leeszaal van een bibliotheek. Hetgeen betekent dat de studiezaal geen onderdeel kan uitmaken van een open Burgerhal. Een goede en vlotte bereikbaarheid vanuit de Burgerhal is een pre. Voor de bezoekers van de studiezaal moet een garderobe - met garderobekastjes - aanwezig zijn. De bezoekers mogen geen tassen mee de studiezaal innemen. Dit ter voorkoming van diefstal van archiefstukken, foto's of andere stukken. De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 14 december 1995 een motie aangenomen waarin het college van burgemeester en wethouders verzocht wordt om bij de uitwerking van de plannen om te komen tot centrale huisvesting van het gemeentehuis, de haalbaarheid te onderzoeken van een historisch centrum. Een expositieruimte wordt als een onderdeel van een historisch centrum beschouwd en past in een modern archiefbeleid ('Het archief in de etalage'). Ad 5. Reden van toename historisch archief. In plaats van diverse voorbeelden te geven van diverse archieven die naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats moeten c.q. van elders kunnen worden overgebracht, zie ik liever een algemene formulering en wel Door overbrenging, overname en acquisitie van archieven en verzamelingen heeft het Gemeentearchief Zeist een groeiende behoefte aan ruimte. Toelichting op de groeifactoren. Overbi-enging De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 12, lid 1, dat de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerkmg komen en ouder zijn dan twintig jaar overgebracht dienen te worden naar de archiefbewaarplaats. Het Archiefbesluit 1995 bepaalt in artikel 9, lid 1, dat de overbrenging niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt, mag plaats vinden. De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 13, lid, dat archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerkmg komen en jonger zijn dan twintig jaar naar de archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats (in Zeist de gemeentearchivaris, ñh),wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te steilen. Gemeenschappelijke regelingen die in de gemeente Zeist gevestigd zijn, dienen hun archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Overname Voor de in vroeger jaren door het Rijk van de gemeente Zeist overgenomen archieven: o oud-rechterlijke archieven2 van vóór 1811;

o de van de gemeente overgenomen kerkelijke doop-, trouw- en begraafboeken van vóór de o o o

invoering van de burgerlijke stand3, en de registers van eigendomsovergangen (1812-1832), maar ook de notariële archieven4 en de in enkelvoud opgemaakte bijlagen bij de registers van de burgerlijke stand

2

De huidige gemeente Zeist is in 1811 gevormd door samenvoeging van de gerechten Zeist, Stoetwegen, Kattenbroek, De Breul en Austerlitz. De burgerlijke stand werd in 1811 ingevoerd. Vanaf 1812.

2

c

bestaat de mogelijkheid deze van Het Utrechts Archief over te nemen. Voorwaarden voor de overdracht van deze archieven aan de gemeente Zeist is dat er een goedgekeurde archiefbewaarplaats moet zijn en een gemeentearchivaris moet zijn aangesteld. Dit beleid van spreiding van het historisch-culturele (archivistische) erfgoed is door de staatssecretaris van OCW in de Archiefwet 1995 vastgelegd. Het Utrechts Archief heeft in het verleden vanuit zijn vangnetfunctie regelmatig lokale archieven opgenomen. Deze vangnetfunctie is langzamerhand vrijwel overbodig geworden door het ontstaan van een bijna dekkend net van professionele archiefdiensten. In plaats van het acquireren van archieven wordt door HUA juist archieven gedequireerd. Te dequireren archieven worden overgedragen aan gemeenten met een gemeentearchivaris. Het Gemeentearchief Zeist heeft al enkele aangeboden archieven overgenomen. Intussen ligt er weer een aanbod om een aantal archieven over te nemen.

Acgtlisitie Archieven van particuliere personen en instellingen worden vanuit dezelfde culturele en historische optiek als waarmee archiefbescheiden van de gemeente worden bewaard door de gemeentearchivaris geacquireerd.

c

Ad 7. Slotsom Met betrekking tot het onder het vijfde aandachtsstreepje vermeide : De gemeente kan nog bezien of het wat betreft investerings- en exploitatiekosten aantrekkelijk is om de archivering extern te doen plaatsvinden, wil ik opmerken dat het mij bekend is dat de Provinciale Archiefinspectie van Utrecht en Noord-Holland tegen dergelijke plannen zijn. O m voor degenen die nog nimmer een archiefdienst hebben bezocht, adviseer ik een bezoek te brengen aan diverse archiefinstellingen, bijvoorbeeld Het Utrechts Archief te Utrecht en het Streekarchief Rijstreek te Woerden, om een indruk te krijgen van het functioneren van een studiezaal. Ik hoop je met deze gegevens van dienst te zijn geweest. De gemeentearchivaris, R.P.M. Rhoen Zeist, 23 maart 2006

c

c"

3

INTERN BERICHT

c.

Gemeente Zeist Blad: 1 Aan Van Opsteller Productgroep Telefoon Kopie aan Datum Doc.ref. Reg.nr. Onderwerp

:

: : : :

Harry van Leeuwen Beleid/Mobiliteit Erwh Geertsma ruimte 030 69 87275

30 november 2005 : raadhuis2.doc :

*

-

:

PVE Parkeren Raadhuis

De parkeernormen waaraan de nieuwbouw van het Raadhuis dient te voldoen zijn als volgt: Gemeentekantoor, diverse functies: kantoorruimte 1,7 pp/100m2 publiekshal 2,3 pp/100m2 vergaderruimte' 1,7 pp/100m2 overige ruimten 1,7 pp/100m2

bvo bvo bvo bvo

Het beleid is dat de parkeernorm alleen voor de nieuwbouw wordt toegepast. De nieuwbouw van het gemeentekantoor bedraagt in totaal 4770 m2 bvo: kantoorruimte 3390 * 1,7 pp/100m2 publiekshal 300 * 2,3 pp/100m2 vergaderruimte 680 * 1,7 pp/100m2 overige ruimten 400 * 1.7 pp/100m2 TOTAAL nieuwbouw

C

bvo = 58 bvo = 7 bvo = 12 bvo = 7 84 parkeerplaatsen

Als gevolg van de nieuwbouw gaan de huidige 30 parkeerplaatsen op het achterterrein verloren. Deze moeten worden gecompenseerd. In totaal zullen 84 + 30 = 114 parkeerplaatsen moeten worden gerealiseerd.

Combinatie van functies Nadeel van parkeergelegenheid uitsluitend bedoeld voor de opvang van de parkeerbehoefte die door het nieuwe Raadhuis wordt gegenereerd is dat de exploitatie niet kostendekkend is. Er worden immers nauwelijks inkomsten gegenereerd op de werkdagen. Uitgaande van de bijlage bij het Raadsvoorstel dd 13 juni 2005 is verdere bebouwing van het terrein Renes voorzien met woningen, bibliotheek en muziekschool. De parkeernormen hiervoor zijn als volgt: woning goedkoop woning middel woning duur bibliotheek muziekschool

1,3 pp/wo 1,s pp/wo 1,7 pp/wo 0,7 pp/100m2 bvo 0,7 pp/100m2 bvo

1 het betreft hier ruimte voor de raad en fractiekamers, dus niet de vergaderruimte voor ambtenaren, deze is in het kantoor ondergebracht.

12 mei 2006

*-*

INTERN BERICHT

CI'

Blad 2

Bij een bestand van 100 woningen, gelijkmatig verdeeld over de drie categorieën én ca. 5000 m2 aan sociaalculturele voorzieningen @ibliotheek/muziekschool) is de parkeervraag: woning goedkoop woning middel woning duur TOTAAL. WONEN

33*1,3 = 43 34*1,5 = 51 33*1.7 = 56 150

bibliotheek 25*0,7 = 17,s muziekschool 25*0.7 = 17.5 TOTAAL Sociaal Cultureel 35

c

'/

De parkeerbehoeft van de verschillende functies is niet op alle tijden gelijk aan de maximale behoefte. Parkeerplaatsen kunnen dus door meerdere functies worden gebruikt. Dat betekent wel dat bijvoorbeeld de parkeerruimte voor gemeenteambtenaren of bewoners niet exclusief is gereserveerd, maar ook door anderen kan worden gebruikt. Met gebruikmaking van kencijfers voor aanwezigheidspercentages kan bepaald worden wat de balans is in de parkeervraag en wat de maximale parkeerbehoefte is. Dit is in onderstaande tabel weergegeven.

aanwezigheidspecentages

Wonen Raadhuis/Kantoor Sociaal Cultureel

werkdag werkdag werkdag Zaterdag Zaterdag Zondag maximaal overdag middag avond middag avond middag 1 O0 50 60 1O0 60 60 70

I00

1O0 10

1O0 40

20 1O0

5 5

O O

150 114 35 299

75 114 41 1931

90 114 141 2181

150 23 351 2081

90 6 21 971

90 O 01 90

100

O

O

parkeerbalans

Wonen RaadhuislKantoor Sociaal Cultureel

I I

I

105 O O 105

De werkdagmiddag blijkt maatgevend voor de parkeerbehoefte, er is dan een gebalanceerde vraag van 218 parkeerplaatsen. Ten opzichte van de maximale (ongebalanceerde) parkeervraag is er sprake van een verschil van 81 parkeerplaatsen.

C'

Exclusief reserveren bewonersplaatsen Indien gekozen wordt om een aantal parkeerplaatsen exclusief te reserveren voor bijvoorbeeld bewoners, personeel of anderszins dan heeft dit invloed op de uitwisselbaarheid van de parkeervakken. In onderstaande tabel zijn bij wijze van voorbeeld 100 parkeerplaatsen exclusief toegewezen aan de 100 woningen. Het aantal te realiseren parkeerplaatsen gaat door afname van de uitwisselbaarheid omhoog. De bezoekersplaatsen voor het wonen en voor de sociaal culturele activiteiten kunnen dan gevoegd worden in de parkeerkelder bij het gemeentehuis, deze zijn dan openbaar toegankelijk, en de bewonersplaatsen exclusief onder de woningen niet openbaar toegankelijk.


Wonen Raadhuis/Kantoor Sociaal Cultureel

maximaal

1 O0

werkdag overdag

werkdag werkdag Zaterdag Zaterdag Zondag middag middag avond middag avond 60 70 50 60 1O0 60

parkeerbalans

Wonen Wonen (exclusief) RaadhuislKantoor Sociaal Cultureel

114 35 299

114 4 243

114 14 258

23 35 208

6 2 137

O O 130

O O 135

INTERN BERICHT

Blad 3

c Compensatie Parkeren Slotlaan De 62 haakse parkeervakken langs de Slotlaan zouden daar weggaan op het moment dat de parkeergarage wordt gerealiseerd. Niet aile 62 vakken hoeven in de garage terug te komen. O p bases van de parkeermonitor 2005 is op werkdag middagen de bezetting maximaal. Deze is dan 74%. In de weekeinden, is de bezetting 100%. Deze parkeerbehoefte kan zondermeer in de parkeergarage worden opgevangen. Voor werkdagmiddagen ligt dat anders. De parkeerbehoefte is dan ongeveer 45 parkeerplaatsen. Gezien de afstand tot het gemeentehuis mag verondersteld worden dat deze plaatsen ook gebruikt worden voor bezoekers aan de publieksbalie en bezoekers van het gemeentekantoor. We hebben al gezien dat de publieksbalie een parkeerbehoefte oproept van 7 parkeerplaatsen. Deze kunnen in mindering worden gebrach t.

C'

In de parkeernormering voor het kantoor is ook een percentage parkeerruimte voor bezoekers van 5% meegenomen. In de huidige situatie parkeren bezoekers in de openbare ruimte en niet op het achterterrein. O m de totale parkeerbehoefte van bezoekers aan het gemeentehuis in beeld te brengen wordt deze bepaald door de norm op het totaal aan kantooroppervlak na realisatie van de nieuwbouw toe te passen. Dit bedraagt 7655 m2. In totaal gaat het dan om 5% van 130 pp = 7 pp. In totaal kunnen 14 plaatsen op deze 45 in mindering worden gebracht. Dit betekent dat nog 31 plaatsen extra in de parkeergarage moeten worden aangelegd. Parkeemlaatsen Slotlaan: Pdruk werkdagmiddag: 74% Af: publieksbalie Af: bezoek pemeentekantoor: Te compenseren

62 45 -7 -7 31

Uitgaande van volledige uitwisselbaarheid van parkeerplaatsen tussen het terrein Renes en het gemeenteterrein en het te compenseren aantal plekken van de Slotlaan is de parkeerbalans als volgt:


Wonen RaadhuidKantoor Sociaal Cultureel

werkdag werkdag werkdag Zaterdag Zaterdag Zondag middag avond middag overdag middag avond 1O0 60 60 70 100 50 60 20 5 O O 100 1O0 1O0 1O0 5 O O I O0 10 40

maximaal

parkeerbalans

Wonen RaadhuislKantoor Sociaal Cultureel Slotlaan compensatie

150 114 35 31 330

75 114 4 31

150 23 '35 31

90 6 2 31

90 O O 31

105

114 14 31

224

249

239

128

121

136

90

O O

31

I

In de parkeergarage zou bij compensatie van de parkeerplaatsen langs de Slotlaan ruimte moeten zijn voor 249 voertuigen. Résume O p grond van bovenstaande zijn zes varianten mogelijk die als uitgangspunt dienen voor het aantal te realiseren parkeerplaatsen. 1. parkeergarage Raadhuis, geen compensatie Slotlaan, geen uitwisseling met terrein Renes: 299 (1 14+185) pp 2. parkeergarage Raadhuis, met compensatie Slotlaan, geen uitwisseling met terrein Renes: 330 (145+ 185)pp 3. parkeergarage Raadhuis, geen compensatie Slotlaan, met uitwisseling terrein Renes: 218 pp 4. parkeergarage Raadhuis, met compensatie Slotlaan, met uitwisseling terrein Renes: 249 pp 5. parkeergarage Raadhuis, geen compensatie Slotlaan, met uitwisseling terrein Renes, met reservering parkeerplaatsen voor bewoners: 258 (158+100) pp

12 mei 2006

I

i

.I

INTERN BERICHT

Blad 4

6. parkeergarage Raadhuis, met compensatie Slotlaan, met uitwisseling terrein Renes, met reservering parkeerplaatsen voor bewoners: 289 (189+100) pp

Bij uitwisseling tussen de parkeergelegenheid voor de functies op beide terreinen hoeven er minder parkeerplaatsen aangelegd te worden dan wanneer er niet gekozen wordt voor uitwisseling. Bij varianten 5 en 6 is er sprake van een parkeergarage exclusief voor bewoners en een openbare garage. Het is ook mogelijk om beide in één garage te realiseren, waarbij dan bijvoorbeeld een gedeelte, door middel van een afscheiding exclusief is gereserveerd voor bewoners. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende varianten.

I locatie RaadhuislKantoor Raadhuis Slotlaan compensatie

c"

locatie Renes

1

Iwonen Wonen (gereserveerd) Sociaal Cultureel

I

Totaal

I

I

2

1

1

3

4

1

5 -

1501 O 35 185

150 O 35 185

90 O 14

90

2991

330

218

249

I I

O 14

I

6-

gedeeltelijke uitwisseling zonder Slotlaan met Slotlaan 114 114 O 31 30 30 14 14 158 189

locafie RaadhuisIKantoor Raadhuis Slotlaan compensatie Wonen (bezoek) Sociaal Cultureel

locatie Renes

1

geen uitwisseling met uitwisseling zonder Slotlaan met Slotlaan zonder Slotlaan met Slotlaan 114 114 114 114 O 31 O 31 114 145

Wonen (gereserveerd)

I

I

1001 1001

1O0 1O0

JTotaal

I

258)

2891

---EG

c: I

12 mei 2006

.--

I

NOTITIE 023 KOSTEN SCENARIO’S bbn adviseurs 4899 Centrale huisvesting Gemeente Zeist 19 april 2006 RaminP ruimtebehoefte (100 % formatie): - Gebaseerd op ruimtestaat d.d. 4 april 2006 - Dus incl. correctie werkplekken voor medewerkers < 0,5 FTE per afdeling - Voor het overige iedere werknemer eigen werkplek - Geen extra werkplekken voor stagiairs e.d. - Exclusief groeikrimp van de organisatie - Totale ruimtebehoefte: 9.900 m2 bvo (huidig 10.115 m2)

Ruimteverdeling varianten (100%formatie):

Omdat variant 1 niet verder uitgewerkt is worden hierna alleen van de varianten 2 en 3 de geraamde kosten vermeld.

Kostenraming variant 2 (100% formatie): (excl. BTW, incl. bouwrente en prijsstijgingen, prijspeil november 2005) 2

Toelichting

(5 lagen voor) Onderdeel € 9.630.000 basis als huidig Gemeentehuis + € 800.000 extra toegevoegd (ca. 400 m2) Burgerhal en Stadswinkel + € 1.000.000 ,, Historisch Archief + € 600.000 ,, (ca. 250 m2 tussenbouw) WMOenTriade + € 2.970.000 114 parkeerplaatsen Parkeergarage volledig verdiept TOTAAL € 15.000.000 OPTIES + 3.250.000 Laag niveau Renovatie bestaand - € 250.000 Alleen in de nieuwbouw Vermindering werkplekken (5 %) - € 1.250.000 Alleen in combinatie met Vermindering werkplekken (20%) renovatie te realiseren

Kostenraming: variant 3 (100%formatie): (excl. BTW, incl. bouwrente en prijsstijgingen, prijspeil november 2005) 3

Toelichting

Onderdeel (5 lagen voor) Gemeentehuis € 7.910.000 basis als huidig + € 800.000 extra toegevoegd (ca. 400 m2) Burgerhal en Stadswinkel + € 1.000.000 ,, Historisch Archief WMO en Triade + € 520.000 ,, (ca. 250 m2) + € 2.970.000 114 parkeerplaatsen Parkeergarage volledig verdiept TOTAAL I € 13.200.000 I OPTIES Integratie Azijnhuis + € 800.000 Incl. consequenties parking Renovatie bestaand + € 4.850.000 Laag:" niveau Vermindering werkplekken (5 %) - € 250.000 Alleen in de nieuwbouw Vermindering werkplekken (20%) - € 1.250.000 Alleen in combinatie met renovatie te realiseren

Kostenraming variant 2 (90% formatie): (excl. BTW, incl. bouwrente en prijsstijgingen, prijspeil november 2005) 2 (5 lagen voor) 9.365 m2 totaal € 8.710.000 Gemeentehuis + € 800.000 Burgerhal en Stadswinkel + € 1.000.000 Historisch Archief + € 520.000 WMO en Triade + € 2.820.000 Parkeergarage volledig verdiept TOTAAL € 13.850.000 OPTIES + 3.250.000 Renovatie bestaand - € 225.000 Vermindering werkplekken (5 %) - € 1.125.000 Vermindering werkplekken (20%) Variant

Toelichting

basis (-10% formatie) extra toegevoegd (ca. 400 m2)

,, ,, (ca. 250 m2) 105 parkeerplaatsen

Laag niveau Alleen in de nieuwbouw Alleen in combinatie met I renovatie te realiseren

CONVENANT DUURZAAM BOUWEN E I S T

Partijen: * Gemeente Zeist * Stichting De Seyster Veste * Woning bouwvereniging Kombinatie '86 * R.K. Woningbouwvereniging "Volkshuisvesting" * NVOB gewest UtrechVt Gooi * Architect(en)/Bouwkundig tekenbureau's * Gasdistributie Zeist en Omstreken * N.V. Regionale Energiemaatschappij Utrecht * N.V. Waterleiding bedrijf Midden Nederland OVERWEGENDE

* dat de Rijksoverheid met haar Nationale milieubeleidsplannen een signaal heeft gegeven e n

(3 a(-

het recente Plan van aanpak Duurzaam Bouwen (september uitwerking geeft;

1995) hieraan

een nadere

"1

3

* dat het 'Milieuberaad Bouw' een concrete taakstelling heeft geformuleerd voor de doelgroep Bouw, t e realiseren in de komende jaren;

* dat het plan van aanpak duurzaam bouwen Zeist

1994 duurzaam

bouwen wil introduceren door het realiseren van de voorgestelde maatregelen, acties e n voorbeeldprojecten;

* dat gemeente en betrokken partijen niet alleen bij nieuwbouw van woningen maar ook bij nieuwbouw van andere gebouwen dan woningen e n bij onderhoud en renovatie van woningen en gebouwen het belang van duurzaam bouwen voorop stelt;

* dat de partijen met dit convenant uniformiteit met betrekking tot duurmam bouwen trachten t e bewerkstelligen;

* dat partijen door samenwerking e n waar mogelijk het maken van bindende afspraken d e doelstelling zoals opgenomen in dit convenant willen verwezenlijken;

,':

'

_Y!

* dat bij de uitvoering van het bepaalde in het convenant te allen tijde rekening moet worden gehouden met de van kracht zijnde wetgeving, zoals de Woningwet, de Wet o p de Ruimtelijke Ordening, de Warenwet e n de Wet milieubeheer;

* dat met het oog o p het bovenstaande het noodzakelijk is dat betrokken partijen met elkaar afspraken maken; gelet op het bovenstaande, verklaren te zijn overeengekomen: ZEIST, 20 juni 1996

3

c'

BEGRIPPEN

Artikel 1 In dit convenant wordt verstaan onder; Duurzaam bouwen: het beperken van gezondheids- en milieuschade in alle bestaansfasen van gebouwen, vanaf winning van de grondstoffen en de bouw tot en met de renovatie en/of de sloop van gebouwen. Gebouwáe omgeving: de inrichting van het woon- en leefmilieu. ALGEMENE DOELSTELLING

Artikel 2 Dit convenant heeft tot doel afspraken te maken tussen de gemeente Zeist, woningbouwcorporaties, het bedrijfsleven, architecten en bouwkundige tekenbureau's over het invoeren van duurzaam bouwen bij nieuwbouwprojecten (en waar mogelijk bij onderhouds- en renovatieprojecten) en verplicht de betrokken partijen om maatregelen te nemen die de uitvoering van het in het convenant gestelde te bevorderen en gezamenlijk de milieubelasting als gevolg van bouwactiviteiten zoveel mogelijk te beperken.

w n o w L PAKKET WONINGBOUW

DUUFWUM BOUWEN

Artikel 3 Alle partijen verklaren zich akkoord met de inhoud van het convenant, en het daarbij behorende Nationale Pakket Woningbouw Duurzaam Bouwen (Stichting Bouwresearch 1996) en zullen deze als leidraad gebruiken bij de invoering van het gestelde in dit convenant. VERPUClíiìNGEN PAnnJEN MET BFIREKKJNG TOT DE MAATREGELEN

Artikel 4 De gemeente Zeist: i.neemt de vaste maatregelen en de variabele maatregeien (die in de kostenmatrix als kostenneutraal of kostennegatief zijn aangegeven en voorzover deze maatregelen op het project van toepassing zijn) op bij: a) het opstellen van een koopovereenkomst bij overdracht en/of uitgifte van grond; b) het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de initiatiefnemer van woningbouwprojecten; 2. hanteert de vaste maatregelen en de variabele maatregelen (voorzover kostenneutraal of negatief) mede als toetsingskader bij de kosten- en kwaliteitstoets; 3. beoordeelt de aanvraag voor een bouwvergunning op de ontwerptechnische vaste- en variabele maatregelen (voorzover kostenneutraal of -negatief); 4. licht aanvragers van bouwvergunningen in over de vaste en variabele maatregelen met betrekking tot duurzaam bouwen.

-

Artikel 5 Woningcorporaties werkzaam in de gemeente Zeist; 1. nemen de vaste maatregelen op in het programma van eisen voor nieuwbouwprojecten. Deze vaste maatregelen gelden tenzij kan worden aangetoond, dat in specifieke gevallen toepassing ervan, in redelijkheid niet mogelijk is; 2. hanteren de variabele maatregelen als uitgangspunt voor het programma van eisen en spannen zich in minimaal alle variabele maatregelen, die in de kostenmatrix als kostenneutraal of kostennegatief zijn aangegeven, per nieuwbouwproject te realiseren, voorzover deze maatregelen op het project van toepassing zijn; 2

c; --7

7

I

3. nemen in d e opdrachtbrieven bij bouwplanvoorbereiding, aanbesteding e n aanneemovereenkomst, voorschriften o p met betrekking tot duurzaam bouwen. D e vaste- e n de variabele 4.

(3

2

maatregelen (voorzover kostenneutraal of -negatief) zullen daarbij als uitgangspunt worden gehanteerd; dragen als opdrachtgeefster bij nieuwbouwprojecten zorg voor het toezicht o p de correcte naleving van de vaste- en variabele maatregelen e n door de opdrachtnemer.

Artikel 6 De architecten/bouwkundig tekenbureau’s, 1. nemen standaard de vaste maatregelen o p in het programma van eisen voor nieuwbouwprojecten voor zover het de eigen verantwoordelijkheid betreft. De vaste maatregelen gelden tenzij kan worden aangetoond, dat in specifieke gevallen toepassing ervan in redelijkheid niet mogelijk is; 3. hanteren de variabele maatregelen als uitgangspunt voor het programma van eisen e n spannen zich daarbij in minimaal alle variabele maatregelen, die in de kostenmatrix als kostenneutraal of-negatief zijn aangegeven, per nieuwbouwproject te realiseren, vootzover deze maatregelen op het project van toepassing zijn e n voor zover het de eigen verantwoordelijkheid betreft; 4. dragen bij nieuwbouwprojecten zorg voor kennisoverdracht indien de opdrachtgever niet o p d e hoogte is van de geldende afspraken met betrekking tot duurzaam bouwen in Zeist;

‘3

Artikel 7 Het NVOB gewest lJtrecht/’t Gooi: i.dringt bij zijn leden aan o p ondertekening e n daarmee uitvoering t e geven aan het gestelde 2.

in het Nationaal pakket Woningbouw Duurzaam Bouwen; ondersteunt zijn leden actief in d e uitvoering van het convenant;

Artikel 8

?,

De Bouwbedrijven, 1. treden projectongebonden toe tot het convenant. 2. nemen standaard de vaste maatregelen op in het programma van eisen voor nieuwbouwprojecten voor zover het de eigen verantwoordelijkheid betreft. De vaste maatregelen gelden tenzij kan worden aangetoond, dat in specifieke gevallen toepassing ervan in redelijkheid niet mogelijk is; 3. hanteren de variabele maatregelen als uitgangspunt voor het programma van eisen e n spannen zich daarbij in minimaal alle variabele maatregelen, die in d e kostenmatrix als kostenneutraal of -negatief zijn aangegeven, per nieuwbouwproject t e realiseren, voorzover deze maatregelen o p het project van toepassing zijn en voor zover het de eigen verantwoordelijkheid betreft;

?,

Artikel 9

energiebedrijven (REMU e n GZO) en d e waterleidingmaatschappij (Midden Nederland), zullen energie- respectievelijk waterbesparende maatregelen stimuleren in samenwerking met de gemeente; 2. zullen adviseren en voorlichten omtrent deze onderwerpen indien hieraan behoefte is; 3. zullen subsidie verstrekken respectievelijk korting verlenen voor zover de aanvragers hiervoor in aanmerking komen; De 1.

Artikel 10 De gemeente Zeist: dient d e gemeentelijke ambtenaren bouwen woningtoezicht, met ingang van de

ondertekening van het convenant, van advies en zal zonodig ondersteuning verlenen bij de uitvoering van d e taak zoals beschreven onder artikel 4 lid 3 van dit convenant;

I

(3

I

DE WERKGROEP DUURZAAM BOUWEN r 1

\

Artikei 11 1. de werkgroep duurzaam bouwen is samengesteld uit vertegenwoordigers van de gemeente Zeist, Woningbouwcorporaties, architectenbureaus, bouwkundige tekenbureau's, GZO, REMU en aannemers; 2. de werkgroep duurzaam bouwen adviseert de ondertekenaars met betrekking tot duurzaam bouwen; 3. zij stelt jaarlijks het jaarprogramma op met de te realiseren acties, maatregelen en voorbeeldprojecten;

CMRDINATIE EN VWRUCHïING Artikel 12 De gemeente Zeist; 1. is verantwoordelijk voor coördinatie en het secretariaat van Duurzaam Bouwen in Zeist; P. coördineert de voorlichting over de voortgang van Duurzaam Bouwen in Zeist richting de betrokken partijen, de relevante brancheorganisaties en het publiek;

WIJZIGING EN GESCHILLENBESLECHTING Artikel 13 1. wijzigingen gedurende de looptijd van het convenant behoeven de instemming van de deelnemende partijen; 2. indien één of meer partijen van mening is (zijn), dat er sprake is van een geschil over het convenant, dan wordt dit geschil beslecht door middel van een bindend advies. Dit bindend advies wordt uitgebracht door een door de convenantpartners aan te wijzen onafhankelijk bureau; EVALUATIE

Artikel 14 1. de naleving van het convenant wordt jaarlijks door de werkgroep Duurzaam Bouwen

geëvalueerd; 2. indien landelijk het Nationaal pakket wordt aangepast zullen de wijzigingen na overleg met

de betrokkenen (zomogelijk) in het convenant worden opgenomen. Dit geldt in het bijzonder voor het (nog niet gereed zijnde) pakket voor renovatie en onderhoud van woningen. De werkgroep maakt na de evaluatie zonodig afspraken over de bijstelling van het convenant; 3. de werkgroep Duurzaam Bouwen coördineert de evaluatie genoemd onder lid 1 en 2 van dit artikel, stelt een evaluatieverslag op en geeft hieraan bekendheid;

c'\

4

SLOTBEPAUNGEN Artikel 15 I.dit convenant wordt aangegaan voor steeds één jaar met stilzwijgende voortzetting behoudens opzegging; 2. toetreding tot het convenant staat open voor belanghebbenden die in de gemeente Zeid bouwen en zich willen conformeren aan het convenant. Dit convenant is bij de gemeente Zeist verkrijgbaar en te ondertekenen; 3. wijziging of aanvulling op het convenant is slechts mogelijk met instemming van de aangesloten partijen. Toe -en uittreding worden niet als aanvulling of wijziging van het convenant beschouwd, tenzij hierdoor een wijziging optreedt in de reeds op de partijen rustende verplichtingen; 4. dit convenant eindigt: a) als de partijen dit overeenkomen; b) indien en voor zover een wettelijke regeling voorziet in het onderwerp waarop dit convenant betrekking heeft;

f3

Artikel 16 Het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente tot toetreding tot dit convenant, wordt geacht deel uit te maken van dit convenant; Artikel 17 Dit convenant kan worden aangehaald als het convenant “Duurzaam Bouwen Zeisr’ en wordt van kracht op de dag van ondertekening;

Aldus overeengekomen en ondertekend te Zeist op 20 juni 1996.

Ordening)

De Seyster Veste, I

E. de‘&t.

(adjhx$directeur)

/.-’

b r n e n c de Woningb2wvereniging Kombinatie ’86

C''

Namens de

'Volkshuisvesting"

!---

H.E. Ebbenhout. directeur)

Namens het Nederlands Verbond Ondernemers Bouwbedrijven gewest UtrechVt Gooi,

F

\

'

P. Bloemendal. (secretaris bestuur van NVOB)

Namens de stadsarchitect gemeente Zeist,

Ing. Kuiper G. (architect AvB/BNA)

Namens Gasdistributie Zeist en Omstreken,

&!bh-

H.J. Mossing. (hoofd sector marketing & service)

L

Namens NV Regionale Energie Maatschappij Utrecht,

d B . g i n g . (chef particuliere markt regio Heuvelrug)

-

Namens NV Waterleiding Maatschappij Midden Nederland

drs. F.M. Willemsen. (hoofd financiën & economie)

c?

6

NOTITIE O10 i-

c

RESUMÉ ENQUÊTES EN INTERVIEWS WERKPLEKCONCEPTEN Plaatddatum Project

: : :

Betreft

Behandeld door E-mail Doorkiesnummer

: : :

Houten, 19 januari 2006 4899 - Centrale Huisvesting Gemeente Zeist resumé enquêtes en interviews mevrouw ing. J.S. van der Sluis / de heer mr. ing. J.W.A. Geel

[email protected] (020) 567 74 29

INHOUDSOPGAVE

6'

Deel I Deel I1 Deel 111

Inleiding Samenvatting en advies Selectie antwoorden enquêtes en interviews

DEEL I - INLEIDING Op 4 oktober 2005 heeft de workshop kantoorconcepten plaatsgevonden. Tijdens deze workshop zijn de meest voorkomende kantoorconcepten aan de orde gekomen en zijn enquêtes uitgedeeld aan de productgroephoofden, afdelingshoofden en teamleiders. De ingevulde enquêtes zijn vervolgens besproken in interviews met de desbetreffendebetrokkenen, Daarnaast heeft er een excursie plaatsgevonden naar twee gemeentehuizen, waarbij met name aandacht is besteed aan dienstverlenings- en werkplekconcepten. Op 27 oktober 2005 is een presentatie over de kantoorconcepten gegeven aan de klankbordgroep Personeel.

C

Alle antwoorden op de vragen in de enquêtes, alsmede de gegevens die zijn verzameld middels de interviews, zijn integraal bijeengebracht in notitie 009. De notitie O09 geeft hiermee het ruwe materiaal, dat daardoor, en mede door de omvang (90 pagina's), niet handzaam is. Indien betrokkenen desondanks kennis willen nemen van deze notitie, kan deze notitie digitaal worden opgevraagd (bij Josja Geel: [email protected]). De informatie in notitie 009 vormt de basis voor deel 111van deze notitie. In deel 111: is een selectie weergegeven van de relevante informatie uit notitie 009; zijn alle antwoorden per onderwerp gerangschikt (in plaats van per persoon zoals in notitie 009); is een directe weergave gegeven van de antwoorden zoals deze zijn gegeven door de betrokkenen, waarbij nog geen interpretatie van de gegevens heeft plaatsgevonden (dat geschiedt wel in het nu volgende deel 11).

c'

c':

Pagina - 2 -

Notitie: 4899 / O10

DEEL I1 - SAMENVATTING EN ADVIES

1.

Samenvatting antwoorden vragen enquêtes

1.1

Vergaderruimte (kwantitatief) Er is een duidelijk tekort aan vergaderruimten. De omvang van de gewenste vergaderruimte varieert sterk, en loopt uiteen van 4 tot 25 personen. De meeste medewerkers uiten echter de behoefte aan een kleine vergaderruimte van 6 tot 8 personen. Er is ruimte nodig voor hoorzittingen. Een deel van de schaarste aan vergaderruimte kan worden weggenomen door ook op de minder populaire dagen (zoals de vrijdag) een vergadering te plannen.

c\

In vrijwel elke enquête en tijdens elk interview is gesproken over het tekort aan vergaderruimte en dan vooral vergaderruimte voor 6 tot 8 personen. Momenteel zijn ruimten tot 4 personen voldoende aanwezig, vaak op de kamers van de leidinggevenden. Deze situatie blijft bestaan bij een concept waarbij leidinggevenden een eigen kamer met overlegplek hebben. In een gedeeltelijk open werkomgeving zou het daarom van belang zijn om in voldoende (informele) overlegplekken te voorzien. Het is zeer storend voor collega's als er in een open werkomgeving overleg wordt gevoerd. Het valt aan te bevelen om extra overlegplekken te creëren voor intern overleg met een omvang van 6 tot 8 personen. De juristen van de afdeling Control houden regelmatig hoorzittingen, waarbij de ruimtebehoefte per hoorzitting wisselt. De voor de hoorzittingen benodigde ruimte dient enigszins representatief te zijn. Wellicht voorzien de zalen in het Oude Raadhuis in deze behoefte, zowel wat betreft omvang als representativiteit.

c

1.2

Archiefruimte In de beleving van nagenoeg alle geënquêteerden is er voldoende archiefruimte aanwezig. Slechts Henk Kroon wijst erop dat er onvoldoende archiefruimte aanwezig is, hetgeen volgens hem ook geldt voor het statisch archief van de gemeentearchivaris.

Vanuit Facilitaire Zaken is de norm gesteld van een halve kast (2,5 ml planken) per medewerker en een hele kast (ca. 5 ml planken) voor leidinggevenden voor de werkarchieven. Indien meer kastruimte gewenst is, wordt dit door de medewerker aangevraagd bij FZ. Deze norm kan vooralsnog aangehouden worden voor de nieuwbouw. Gezien het gedeeltelijk open karakter van de werkomgeving is het aan te bevelen om in de nieuwe situatie de kasten niet hoger dan ongeveer 1,l meter uit te voeren.

c'l

De dynamische en statische archieven bevinden zich momenteel op diverse plekken. Het dynamische gedeelte hangt in 7 paternosterkasten, de bouwdossiers bevinden zich in de kelder van Slotlaan 20. De semi-statische archieven bevinden zich in kluizen in de kelder van het Oude Raadhuis en in een aparte ruimte in het pand Slotlaan 20. Deze ruimten moeten worden opgenomen in de nieuwe situatie. Het statische archief bestaat uit stukken ouder dan 20 jaar en valt onder de verantwoordelijkheid van de Concernstaf met de gemeentearchivaris. Voor dit archief is momenteel te weinig ruimte beschikbaar.

Pagina- 3 -

1.3

0 0

Notitie: 4899 / O10

Slechtste aspecten huidige werkomgeving De slechte bouwfysische eigenschappen van het gebouw in combinatie met slechte kiimaatinstallaties vormen het grootste bezwaar tegen de huidige huisvesting bij de meeste medewerkers, met name de slechte luchtkwaliteit, en de te hoge temperatuur in de zomer. Het ontbreken van de mogelijkheid om ramen te openen wordt als k i e m e n d ervaren. Sommigen ervaren de ligging van hun werkplek of afdeling in het gebouw als ongunstig, dan wel te ver af gelegen van andere afdelingen. Er is onvoldoende overleg- en vergaderruimte. Voor sommigen zijn de werkplekken te klein, te onrustig of anderszins onprettig.

Het lijkt noodzakelijk om de bouwfysische eigenschappen van het jaren '80 gebouw te verbeteren.

c'

1.4

Beste aspecten huidige werkomgeving De geënquêteerden hechten met name aan een geschikte plaats van hun afdeling (respectievelijk hun werkplek) in het gebouw. Die plaats is bij voorkeur goed bereikbaar voor andere afdelingen (respectievelijk voor de collega's van hun eigen afdeling), dit met name om gemakkelijk contact en een goede communicatie mogelijk te maken. Voorts wordt gehecht aan een - liefst ruime - werkplek waar ongestoord en rustig gewerkt kan worden, en waar ongestoord overleg gevoerd kan worden.

1.5 O

O

c;

O

O

O

O

1.6

Succesfactoren toekomstige werkomgeving Indeling gebouw: deze dient zodanig te zijn dat de personen respectievelijk afdelingen die veel met elkaar te maken hebben ook dicht bij elkaar zitten en gemakkelijk bereikbaar zijn. Logische bundeling van werkplekken. Goede vernader- en overlegmogeliikheden. Werkplek: voldoende ruim, ergonomisch, meubilair dat is afgestemd op de taak, mogelijkheid om rustig en geconcentreerd te kunnen werken. Bouwfvsisch: voldoende daglichttoetreding, goede ventilatie, juiste temperatuur, gezonde omgeving. Beleving: goede kwaliteit inrichting, laagdrempelige prettige open sfeer, ruime en rustige werkomgeving. Representatieve ruimten voor hoorzittingen.

Relaties tussen afdelingen onderling

De antwoorden aangaande dit onderwerp gaan het kader van de onderhavige notitie te buiten, en zullen worden gebruikt bij het opstellen van het vlekkenplan.

c

c';]

Pagina-4-

2.

Specifieke aandachtspunten per afdeling

2.1

Publiekszaken

Notitie: 4899 / O10

Vanuit publiekszaken wordt aandacht gevraagd voor de routing in de nieuwe situatie. De afdeling pleit voor een nieuwe hoofdentree en publiekshal. De entree van het Oude Raadhuis zou gesloten moeten worden voor publiek. Verder wordt gevraagd ruimte te reserveren voor het ter visie leggen van stukken (bijvoorbeeld door een tafel met stoelen te plaatsten in de publiekshal). Voorts is aangegeven dat het voor de medewerkers in de publiekshal wenselijk is om over een ruimte te beschikken waar ze zich even kunnen terugtrekken - uit het zicht van de burgers in de hal - om bijvoorbeeld een kop koffie te drinken. Bijvoorbeeld in de vorm van een besloten pantry.

c''

2.2

Facilitaire zaken

De repro heeft een baliefunctie. Op dit moment wordt veel reprowerk door de afdelingen zelf uitbesteed. Binnen afzienbare tijd zal deze uitbesteding centraal via de Repro gebeuren. Dat betekent dat de baliefunctie van de repro zal worden uitgebreid. Al het reprowerk wordt dan aangeboden bij deze afdeling. De afdeling automatisering vraagt een instructieruimte voor intern gebruik. Bij voorkeur is automatisering de enige gebruiker van deze ruimte. Bij de vergaderruimten zou een keukenvoorziening geplaatst kunnen worden, van waar uit de gastheren de koffie kunnen verzorgen voor de vergaderingen (overdag en avond).

2.3

Financiële administratie

Deze afdeling vraagt een ruimte voor de externe accountants, die bij voorkeur dicht bij de financiële administratie dient te liggen. Twee maal per jaar bezoeken 4 tot 6 externe accountants de gemeente voor een periode van twee weken.

2.4

Personeel en Organisatie

'

Voor de personeelsconsulenten wordt besloten overlegplekken gevraagd waar persoonlijke gesprekken kunnen plaatsvinden. De personeelsdossiers worden bewaard in de archieven van DIV. Bij deze afdeling is een rustige werkomgeving gewenst in verband met vertrouwelijkheid van gesprekken en emoties van medewerkers.

2.5

Accommodaties

Bij het bouwbureau intern werken 7 bouwkundig medewerkers die CAD-plekken gebruiken.

C'

Ci

Pagina- 5 -

3.

Notitie: 4899 / O10

Werkplekken

In de enquêtes en interviews is geïnventariseerd hoe de huidige werkomgeving er uit ziet en is ook gesproken over hoe de toekomstige werkomgeving er uit zou moeten zien. Per functiegroep is geïnventariseerd wat de werkstijlen zijn (zowel individueel als per groep) en welke omgeving het meest passend is voor de verschillende functietypen. Hieruit kwam naar voren dat binnen de functiegroepen, bestaande uit meerdere personen per afdeling, veel gecommuniceerd moet worden. Deze communicatie is nodig om het werk goed te kunnen doen en om elkanders werk te kunnen overnemen. Daarnaast werken deze medewerkers vaak individueel, maar doen veel hetzelfde (soort) werk als collega’s. Af en toe bestaat de behoefte om voor een bepaalde periode afgezonderd van de collega’s te werken.

c

Een aantal functiegroepen, vaak slechts één persoon per afdeling (leidinggevende) heeft meer behoefte aan een rustige werkplek met de mogelijkheid voor overleg. Dit laatste met name vanwege persoonlijke gesprekken die de functie met zich brengt. Het concept dat het meest passend lijkt te zijn is een werkomgeving waarbij leidinggevenden (directeuren, afdelingshoofden en teamleiders) een eigen kamer hebben met een overlegmogelijkheid en de medewerkers van de afdelingen werken in een open werkomgeving. Alle medewerkers krijgen een eigen (standaard) werkplek in een open werkomgeving. Daarnaast zijn de volgende werkplekken beschikbaar: stiltewerkplekken (ook wel concentratieplekken genoemd) waarin men zich terug kan trekken om geconcentreerd te kunnen werken; aanlandwerkplekken voor korte bezoeken aan kantoor waar bijvoorbeeld de mail bekeken kan worden.

C‘

Overigens worden de stiltewerkplekken (concentratieplekken)niet apart benoemd in de ruimtestaat. De werkplekken die nu als reguliere plekken in de ruimtestaat zijn aangewezen, zullen desgewenst te zijner tijd als concentratieplekkenworden uitgevoerd. In de decentrale werkomgeving (op de afdelingen) moeten verder de volgende voorzieningen beschikbaar zijn: voldoende overlegplekken voor informeel overleg met collega’s; afdelingsarchieven; centrale print- en kopieerruimten; centrale pantry’s met koffieautomaten.

In de centrale werkomgeving dienen verder voldoende vergaderruimten te worden opgenomen voor het formele overleg, het vergaderen met grotere groepen (meer dan 8 personen) en ontvangst van externe gasten. Uitgangspunt is hierbij de huidige voorzieningen in het Oude Raadhuis, eventueel uitgebreid met aanvullende ruimten. Om de medewerkers in de open werkomgeving een gevoel van beslotenheid te geven kunnen de verschillende groepen van elkaar gescheiden worden door (plafondhoge) kastenwanden of door een overlegruimte of stiltewerkplekken er tussen te plaatsen. Hierdoor ontstaat een speelse indeling met zones voor werkplekken die kunnen variëren in grootte.

c*'

Pagina - 6 -

Notitie: 4899 / 010

Binnen de gemeente is een digitaliseringslag op handen voor de archieven. Parallel hieraan zal een archiefbeleid moeten worden ontwikkeld dat aansluit bij de werkomgeving. Persoonlijke archieven moeten tot het minimum worden beperkt. Er zal veelal gewerkt moeten worden met afdelingsarchieven of archieven op projectbasis waarbij meerdere medewerkers gebruik maken van hetzelfde projectarchief. Het voorgestelde concept biedt flexibiliteit om organisatieveranderingen en formatiegroei te kunnen opvangen. Het biedt zelfs de mogelijkheid om, mocht de organisatie drastisch groeien, te gaan werken volgens het principe van de multifunctionele werkomgeving waarbij niemand een eigen werkplek heeft. Bij binnenkomst wordt dan de werkplek gezocht die het best past bij de werkzaamheden die men gaat doen. Als gewerkt gaat worden volgens dit principe kunnen meer mensen gebruik maken van dezelfde werkomgeving, zonder dat er verbouwd moet worden. Voorwaarde is wel dat er dan een flexibel systeem wordt toegepast voor telefonie en automatisering.

c'

c:

Pagina- 7 -

4

Notitie: 4899 / O10

Vervolg

Bovenstaande beschrijving is een globale beschrijving van het concept. Indien wordt ingestemd met deze uitgangspunten kan het concept verder uitgewerkt worden. Deze uitwerking houdt in ten behoeve van het Programma van Eisen: Het bepalen van de eisen aan de installaties, stramienmaten, verlichting en dergelijke voor het Functioneel en Technisch Programma van Eisen. Het vaststellen van de kwaliteit en het niveau van de inrichting, passend bij het gekozen type werkomgeving. Hoe flexibeler de werkomgeving, hoe hoger het afwerkingsniveau dient te zijn. In dit advies wordt uitgegaan van één werkplek per medewerkers. In de verdere uitwerking dient nog onderzocht te worden hoe het aantal werkplekken zich verhoudt ten opzichte van het aantal medewerkers.

c

C-

c'\

Pagina - 8 -

Notitie: 4899 1 O10

DEEL 111 - SAMENVATTING ENQUÊTES EN INTERVIEWS In dit deel zal steeds worden vermeld: de middels de enquête gestelde vraag, een volledige weergave van de gegeven antwoorden, en een samenvatting van (rode draad door) die antwoorden.

Vergaderruimte (kwantitatief) Ts er voldoende vergaderruimte? Zo neen, hoeveel vergaderruimte is in de nieuwe situatie

iodig? Samenvatting:

-

P

-

-

Er is een duidelijk tekort aan vergaderruimten. De omvang van de gewenste vergaderruimte varieert sterk, en loopt uiteen van 4 tot 25 personen. D e meeste medewerkers uiten echter de behoefte aan een kleine vergaderruimte van 6 tot 8 personen. Er is ruimte nodig voor hoorzittingen. Een deel van de schaarste aan vergaderruimte kan worden weggenomen door ook o p de minder populaire dagen (zoals d e vrijdag) een vergadering te plannen.

Ten minste acht fractiekamers en 3 ruimten voor commissievergaderingen.

CONCERN STAF

I

Accommodaties

c

SportRecreatievoorz.

Neen. Een ruimte voor gezamenlijk gebruik.

Bouwbureau

Neen. In huidige situatie is er te weinig vergaderruimte voor gezamenlijk gebruik aanwezig. Regelmatig moet op zoek worden gegaan naar kleine vergaderruimte (4 tot 6 personen).

Project Management Bureau

Neen. Een vergaderkamer voor ongeveer 6 personen in de directe nabijheid van de werkplekken zou ideaal zijn.

Realisatie en Beheer ~

GIC

Ja.

Grondzaken

Neen. Nu (met moeite) ruimte voor 4 personen op een kamer waar 3 mensen werken. Ik verwacht in de nieuwe situatie twee ruimten te hebben: een werkkamer voor circa 3 personen en een vergaderruimte voor 6 personen.

Ontwikkeling & Uitvoering

Neen. Eén kleine vergaderruimte voor 8 personen zou prettig zijn. Verdere overlegmogelijkheid kan in werkruimte.

~~

c'

~~

Stads- en Wijkbeheer

Neen. Eén ruimte voor 17 personen.

Vergunningen &

Neen. 1 ruimte voor 25 personen I 2 ruimten voor 4-6 personen.

C

Pagina- 9 -

Notitie: 4899 / O10

Handhaving R-rTT>DEI.EN

Neen. De vergaderfaciliteit op de werkkamer van de directeur zou voldoende moeten zijn voor 10 personen.

Control

Ten behoeve van hoorzittingen is wekelijks vergaderruimte nodig. Voor afdelingsoverleg is ruimte nodig voor 10 à 12 werknemers.

Services

Neen. Voor vertrouwelijke gesprekken is er geen ruimte. Er zouden 2 spreekkamers beschikbaar moeten zijn.

Administraties

Algemene ruimte te weinig. Kan niet op kamers als teamleiders e.a. aanwezig zijn. Oplossing: overleg uit de kamers halen.

Facilitaire Zaken

Op kamers: ja. Vergadercentrum is echter druk bezet.

DIVIIZ

Voor mijn mensen is de ruimte voldoende. Wel heb ik de verantwoordelijkheid voor de totale vergaderruimte binnen de organisatie. Deze ruimte is te krap alhoewel de mensen ook eens moeten proberen op een andere dag en een ander tijdstip te vergaderen. Op de vrijdag staat praktisch alles leeg. In de nieuwe situatie is het wenselijk om een aantal vergaderruimte erbij te hebben maar ook bij afdelingen een spreekkamer te hebben.

Publiekszaken Publiekszaken

Neen. Twee ruimtes voor 8-14 personen.

Publiekshal

Vergaderingen (kwalitatief)

C'

Welke vergaderingen? Intern of extern? Hoeveel personen? Welkefrequentie?

KAADSG RIFFIE

werkoverleg kamer griffier (intern): 4 personen; 1 x per 2 weken overleg met raadsleden kamer griffier (intern): aantal personen varieert; nagenoeg dagelijks overleg met collega's (intern): aantal personen varieert; dagelijks ~~

afdelingsoverleg (intern): 15-20 personen; 1 x per week; diverse PO/werkoverleP (intern): 2-4 personen; 2 x per week diverse ad hoc overleg (intern / extern): aantal personen varieert; dagelijks

SAMENLEVING Accommodaties

c"

Bouwbureau werkoverleg (intern): 8 personen werkoverleg (extern): 8 personen algemeen overleg: 16 personen

Sport & Recreatievoorziening

C\

Pagina - 10 -

Notitie: 4899 I O10

werkoverleg (intern): 7 personen werkoverleg (extern): 7 personen ilgemeen overleg: 14 personen

BGE Werkoverleg (intern): 4 personen; 1 x per 2 weken

4ccomoduties Werkoverleg (intern): 8 personen; 1 x per 3 weken IportRecreatievoorz.

ifdelingsoverleg (intern): 7 personen; 1 x per 3 weken individueel werkoverleg iedere medewerker (intern): 2 personen; 6 x per 2 weken tlanten bedrijven e.d.: 2-10 personen (intern / extern); 15 x per week

louwbureau

werkvergaderingen (intern); 2 personen; 100 x per jaar (regulier) en dagelijks inzake lopende projecten proiectbesprekingen (intern / extern); 2-5 personen; dagelijks >ureaubespreking (intern): 8 personen; 12 x per jaar proiectbesprekineen (intern / extern): 2-4 personen; dagelijks

'roject Management Bureau

werkoverleg (intern); 11 personen; 1 x per 2 weken werkoverleg leidinggevende met medewerker (intern): 2 personen; 10 x per maand werkoverleg leidinggevende met directeur (intern): 2 personen; 1 x per week MT (intern): 5 personen; 2 x per week periodiek overleg met wethouder (intern): 4 personen; 1 x per week werkgroep / stuurgroep / proiectgroep (intern / extern): 6 personen; +/- 15 x per week

c'

Realisatie en Beheer 3IC

afdelingsoverleg (intern): 5 personen; 1 x per maand

jrondzaken

werkoverleg (intern): 3 personen; 1 x per 3 weken werkoverleg (extern): 4 personen; 1 x per 3 weken actief grondbeleid (extern): 5 personen; 1 x per 3 weken

Intwikkeling & Uitvoering

werkoverleg vakdisciplines (intern): 6 personen; 10 x per maand bouwvergaderingen (intern / extern): 4 personen; 4 x per maand afdelingsoverleg (intern): 17 personen; 1 x per maand overleg leveranciers e.d. (intern / extern): 3 personen; 10 x per maand proiectoverleg (intern / extern): aantal personen varieert; 6 x per maand overig overleg (intern / extern): aantal personen varieert; i0 x per maand

stads- en Wijkbeheer

PO wiikbeheerders (intern): 6 personen; 1 x per 3 weken PO bedrijfsadministratie (intern): 2 personen; 1 x per 2 weken PO stedeliik toezicht (intern): 2 personen; 1 x per 2 weken PO ToezichîIHandhaving Reiniging (intern): 2 personen; 1 x per 2 weken PO beheerder begraafplaats (extern): 2 personen; 1 x per week voorliedenoverleg (extern): 17 personen; 1 x per 6 weken proenoverleg (extern): 11 personen; 1 x per 3 weken wegenoverleg (extern): 10 personen; 1 x per 3 weken

Vergunningen & Handhaving

werkoverleg (intern): 23 personen; 1 x per 2 weken bouwprocesteam (intern): 8 personen; 1 x per week periodiek overleg (intern): 2 personen; dagelijks welstand (intern / extern): 4 personen; 1 x per week grote welstandscommissie (extern): aantal personen varieert; 1 x per 2 weken overleg klanten (extern): aantal personen varieert; dagelijks

MIDDELEN

vergaderingen van diverse aard (intern / extern); 10 personen (max.); dagelijks

c;

C'\

c'\

Pagina - 11 -

Notitie: 4899 I O10

Control

werkoverleg juristen (intern): 6 personen; 1 x per 2 weken werkoverleg Financial Control / Bedriifskundige Control (intern): 6 personen; 1 x per 2 weken werkoverleg afdelingsbreed (intern): 11 personen; 1 x per 2 maanden

Services

werkoverleg (intern): 15 peronsen; 1 x per 2 weken bilateriaal (extern): 3 personen; 4 x per week bilateriaal (intern): 3 personen; 10 x per week HRM-overleg (intern): 7 personen; 1 x per 2 weken

Administraties

c

werkoverleg (intern): 20 personen; 5 x per jaar werkoverleg gepland (intern): aantal personen varieert; 1 x per 2 weken teamleiders (intern): 3 personen; 1 x per week :aantal personen en frequentie varieert

Facilitaire Zaken

Afdeling - MT (intern) 3 personen; 1 x per week Teamoverleg (intern): 13 personen; 1 x per 2 weken Overlee FAC / STAFíintern): 7 personen; 1 x per maand PO individueel (intern): 2 personen; 4 x per week

DIVIIZ

beleidsarchief (intern): 10 personen; 1 x per maand gastheren (intern): 4 personen; 1 x per week Repro (intern): 5 personen; 1 x per maand Adviseur DIV / Teamleider (intern): 2 personen; 1 x per 3 weken (intern): 3 personen; 1 x per 2 Adviseur DiV/Teamleider/Gem.Archivaris maanden Afd. MT (intern): 3 personen; 1 x per week Teamoverleg (intern): 20 personen; 2 x per jaar

Publiekszaken ~

~~

Publiekszaken

werkoverleg postkamer (intern): 8 personen; 1 x per 3 weken werkoverleg vergunning (intern): 5 personen; 1 x per 4 weken afstemmingsoverleg OR kamer afdelingshoofd (intern): 3 à 4 personen; 5 x per week

Publiekshal

werkoverleg CB (intern): 7 personen; 1 x per 3 weken werkoverleg prod (intern): 10 personen; 1 x per 3 weken werkoverleg algemeen (intern): 20 personen; 1 x per 3 weken

~

c.

C>

Pagina - i2 -

Notitie: 4899 / O10

Archief Welk soort archief gebruikt u? Hoe veel archiefruimte gebruikt u? Wie gebruikt het? Algemene opmerking van Henk Kroon over de archieven bii de gemeente: Binnen de gemeentelijke organisatie kennen we éé centraal archief. Het beheer vindt ook centraal plaats. De archieven bestaan uit een Dynamisch- en Semi-statisch archief. Daarnaast is er ook een Statisch archief. Dit archief bestaat uit stukken van ouder dan 20 jaar en valt onder de verantwoordelijkheid van de Concernstaf met de gemeentearchivaris.

C1

Zowel de Dynamische en Semi-statische archieven bevinden zich op diverse plekken in het gebouw. Het Dynamische gedeelte hangt in 7 paternosterkasten op de derde etage en de bouwdossiers bevinden zich in een aparte ruimte in de kelder van Slotlaan 20. De Semi-statische archieven bevinden zich in kluizen in de kelder van 't Rond 1 en in een aparte ruimte op de tweede etage van Slotlaan 20. Verder zijn er diverse werkarchieven op of bij afdelingen door de gehele organisatie. Te denken valt aan het projectenbureau. Dit bureau heeft o.a. langdurige projecten en houden de stukken tot afloop van het project onder zich. Van tijd tot tijd gaat een archiefmedewerker deze stukken bijwerken.

Gehanteerde termen in onderhavige enquête

S = Statisch archief = documenten zijn binnen een dag beschikbaar. Dit archief kan worden uitbesteed aan derden en daarmee buiten de huisvesting geplaatst zijn. D = Dvnamisch archief = documenten zijn binnen een uur te raadplegen. Dit archief is binnen de eigen huisvesting geplaatst. W = Werkarchief dit bevindt zich in de directe nabijheid van de werkplek, en is al dan niet in gezamenlijk gebruik.

s: o

c

D:8m Raadsgriffie t.b.v.: raad, college, ambtelijke organisatie en externen) W: 12m Raadsgriffie t.b.v. eigen werk.

I CONCERN STAF

S: geen opgave Gemeenteafchief.

D: geen opgave Met name bestuursadviseudondersteuning W 5 à 6 m (een werkkast per werknemer) Allen.

SAICIENLEVINC;

Accommodaties

S: geen opgave Voor het bouwbureau, S & R en BGE apart inventariseren

D: geen opgave Voor het bouwbureau, S & R en BGE apart inventariseren

C

W geen opgave

I

c\

Pagina - 13 -

Notitie: 4899 I O10

Joor het bouwbureau, S & R en BGE apart inventariseren ;portBecreatievoorz.

I: geen opgave ïeamleider, senior medewerker, coördinatoren >: geen opgave ïeamleider, senior medewerker, coördinatoren iN: 5 m per FTE

411e medewerkers. 3ouwbureau

Archiefdozen: 80 m l Vledewerkers.

j:

+ Tekeningenkasten

in ruimte van circa 8 m2

3: (1) Archiefkasten documentatie 6xl.lOx5= 33 m l ix0,5x4=2 m l Totaal 35 m l (2) Materialen /monsterkamer circa 15 m2 Vledewerkers 8 personen.

W :Archiefkasten / werkarchief medewerkers 8 ~ 2 ~ 1 . 1 = 0 Totaal ~5 88ml.

c?

Hedewerkers 8 personen.

?roject Management Bureau

3: ? Statisch archief wordt niet of nauwelijks gebruikt. ~

~

D: 2 m per persoon.

411en. W 3 m per persoon. 411en.

Realisatie en Beheer SIC

S: geen opgave ~

D: geen opgave

W: +/- 50 m l Allen. Grondzaken

C'

S: onbekend. De gehele organisatie. D: 8 m l

Alle medewerkers Grondzaken. W 0.5 ml. De individuele medewerker. Ontwikkeling &Uitvoering

S: Gegevens bekend bij post-en archief zaken pg middelen D: idem.

W: +/- 200 m l . Alle medewerkers afdeling. ~


S:

D: W: 5 m Hoofd Stads- & Wijkbeheer 10 m Wijkbeheerder (4x 2 5 ) 2,s m Stedelijk Toezichthouder 2,5 m Medewerker Toezichmandh. Reiniging 4 m Medew. Bedrijfsadministratie

c;

~

Vergunningen &

S : nog nader uit te zoeken

c')

Pagina - 14 -

Handhaving

Notitie: 4899 I O10

Plantoetser/juristen/handhavers/marktmeester D: geen opgave

W nog nader uit te zoeken plantoetser / juristen 1 administratieve ondersteuning / afdelingshoofd / marktmeester / bouwinspecteurs S : geen opgave D: geen opgave

W 17 m l directeur 10 m l secretaresse

Ciontrol

c1

S : geen opgave Allen

D: geen opgave Allen W: 4 m (?) per medewerker Bij juristen geldt: indien de zaak is afgerond, dan gaat het dossier naar het centrale archief.

services

S : geen opgave ~~

D: Bij DIV. Personeelsdossiers worden gebruikt door Personeelsconsulenten en P-administratie.

W. geen opgave

4dministraties

S : geen opgave D: Opgave volgt. Nu afgesloten voorgaand jaar op afdeling. Kan naar archief. Jaar wordt afgesloten in juli na opmaken jaarrekening. Het lopend jaar financiële administratie op afdeling. 40 à 50 duizend facturen per jaar. Via statisch archief is het aantal strekkende meters te achterhalen (Henk Kroon). W: geen opgave

Facilitaire Zaken

S : geen opgave D: geen opgave

c'

W: Norm voor de gehele gemeente: een halve kast per medewerker + ladenblok. Een hoofd heeft een gehele kast. DNIIZ

S : geen opgave D: geen opgave

W: geen opgave


S: D: W: 5 Afdelingshoofd 5 Secretariaat 5 Klachten coord. 5 Applicatiebeheer 15 Medew. vergunningen

Publiekshal

c'\

S : Gemeentearchivaris Afdeling

C\I

Pagina - 15 -

Notitie: 4899 / O10

Afdeling (stellingkasten) / Kluisruimten 8m2 Afdeling.

Archiefruimte Is er voldoende archiefruimte aanwezig? Zo neen, hoeveel archiefruimte (m2)verwacht u in de nieuwe situatie nodig te hebben?

c'

Samenvatting: -

In de beleving van nagenoeg alle geënquêteerden is er voldoende archiefruimte aanwezig. Slechts Henk Kroon wijst erop dat er onvoldoende archiefruimte aanwezig is, hetgeen volgens hem ook geldt voor het statisch archief van de gemeentearchivaris.

Ja.

SAMENLEVING

I

Accommodaties

c"


Ja.

Bouwbureau

Ja.

RUIMTI-, I


Ja.

Realisatie en Beheer GIC Grondzaken

Circa 7 vierkante meter.


Ja.


Ja.


Moet nog nader worden onderzocht. Kamer directeur 17 ml, kamer secretaresse 14 ml.

Control

c;

Ja. DIJ3

Pagina - 16 -

Notitie: 4899 / O10

Administraties Facilitaire Zaken

Ja. Neen, er is niet voldoende archiefruimte aanwezig. Het aantal benodigde m2 moet nog worden berekend. Ook is er onvoldoende ruimte voor het statisch archief van

Publiekszaken Publiekszaken Publiekshal

c':

C'

C

I I

I? I-

c

Pagina - 17 -

Notitie: 4899 / 010

1

Werkplekken / formatiegroei / vacatures a. Zijn er voldoende werkplekken? Hoeveel werkplekken verwacht u in de nieuwe situatie nodig te hebben? b. Wat is de verwachteformatiegroei voor uw afdeling? c. Hoeveel openstaande vacatures zijn er voor uw afdeling?

I

c-

(a) Hetzelfde aantal, maar een stagewerkplek kan handig zijn. Daarnaast moet los van het organisatieonderdeel griffie gedacht worden aan een lees- en vergaderkamer voor de raad en zijn fracties e.d. [b) Geen formatiegroei verwacht. [c) Geen openstaande vacatures. (a) (b) Geen formatiegroei verwacht. (c) Geen openstaande vacatures.

S A R/I EN I,EV IN G

c

Accommodaties

(a) (b) (c) -


(a) Zeven werkplekken. (b) Geen formatiegroei verwacht. (c) Twee openstaande vacatures.

Bouwbureau

(a) Ja. (b) Net zoveel als huidige bezetting. (c) Geen openstaande vacatures.


(a) Ik verwacht in de nieuwe situatie in eik geval één extra werkplek nodig te hebben voor structurele capaciteit. Daarnaast zou het goed zijn een werkplek te hebben voor tijdelijk personeel of stagiairs. Er is nu zelfs geen ruimte voor een klein en tijdelijk bureau. (b) Eén extra FTE in 2006. (c) Geen openstaande vacatures.

Realisatie en Beheer

Ch

GIC

(a) Na april 2006: 3 plaatsen (CAD-plekken!). (b) Geen formatiegroei verwacht. (c) Geen openstaande vacatures (GIC).

Grondzaken

(a) Ja, maar werkruimte is zeer krap. (In nieuwe huisvesting nodig:) afhankelijk van de ontwikkeling van deze afdeling tussen de 2 en 4 personen. (b) Geen formatiegroei verwacht. (c) Geen openstaande vacatures.


(a) 20 werkplekken. (b) 1 à 2 FTE. (c) Geen openstaande vacatures.


(a) Ja, er zijn voldoende werkplekken aanwezig. De verwachting is 8 werkplekken nodig te hebben, waarvan één aparte werkplek/-kamer voor het hoofd Stads- & Wijkbeheer. (b) In eerste instantie met 7 fte met een mogelijke uitbreiding tot 14 fte op termijn

Notitie: 4899 f O10

ten behoeve van het team Stadstoezicht. (c) 13 vacatures (alle bij buitendienst).


(a) Neen. Afhankelijk van ontwikkelingen: minder i.v.m. oprichting afdeling Stadstoezicht. (b) Negatief i.v.m. oprichting afdeling stadstoezicht (minus 6 personen). (c) Twee. (a) Twee kamers. (b) Geen formatiegroei verwacht (1 directeur, 2 secretaresses). (c) Geen openstaande vacatures.

C?

Controi

(a) Verwacht nodig te hebben: 12 werkplekken. (b) Het aantal FTE blijft gelijk, maar het aantal benodigde werkplekken kan veranderen doordat Financial Control en Bedrijfskundige Control worden uitgesplitst (beide 2,s FTE).Nu zijn vijf werkplekken nodig, maar dat worden er 2 x 3. (c) Geen openstaande vacatures.

Services

(a) Nu voldoende. In de nieuwe huisvesting zijn ongeveer 12 werkplekken nodig. (b) Geen formatiegroei verwacht. (c) Geen openstaande vacatures. ~

Administraties

~

(a) Ja, er zijn voldoende werkplekken. (b) Geen formatiegroei verwacht. (c) Twee openstaande vacatures, twee fte’s binnen formatie.

~

Facilitaire Zaken

(a) Neen, er zijn twee extra werkplekken nodig. (b) GIC: circa 4 werkplekken. (c) Twee.

DiVIIZ

(a) Ja, er zijn voldoende werkplekken. (b) Geen formatiegroei verwacht. (c) 1,s openstaande vacatures.

Pubiiekszaken Publiekszaken

(a) Er zijn voldoende werkplekken, alleen is de indeling verkeerd. (b) Geen formatiegroei verwacht, eerder afname (postkamer). (c) Secretariaat.

Publiekshal

C‘

C”

(a) (b) Geen formatiegroei verwacht. (c)Geen Openstaande vacatures.

c)

Pagina

- 19 -

Notitie: 4899 / O10

Slechtste aspecten huidige werkomgeving Wat zijn de slechtste aspecten van uw huidige werkomgeving en de bijbehorende faciliteiten?

c“

Samenvatting: De slechte bouwfysische eigenschappen van het gebouw in combinatie met slechte klimaatinstallaties vormen het grootste bezwaar tegen d e huidige huisvesting bij de meeste medewerkers, met name d e slechte luchtkwaliteit en de te hoge temperatuur in d e zomer. Het ontbreken van de mogelijkheid om ramen te openen wordt als een gemis ervaren. Sommigen ervaren d e ligging van hun werkplek of afdeling in het gebouw als ongunstig, dan wel te ver af gelegen van andere afdelingen. Er is onvoldoende overleg- en vergaderruimte. Voor sommigen zijn de werkplekken te klein, te onrustig of anderszins onprettig.

-. Afstand tot het Bestuur en Secretaris + Bestuursburo. Klimaatbeheersing in kamer griffier.

Accommodaties

I


Bouwbureau

C‘)


Iets te krap. Twee kamers voor drie personen. Erg onrustig. Matige kwaliteit van de koffievoorziening. Ontbreken ontvangsthergaderruimte (gesprekken met derden vaak aan het bureau).

I

Voor een drietal medewerkers op de tekenkamer weinig aantrekkelijke werkplek ( zitten tegen een blinde muur aan te kijken).

Luchtkwaliteit, met name ter plaats van oude gevels is deze slecht, ook omdat daar geen ramen open kunnen.

Realisatie en Beheer

c

Grondzaken

Te kleine ruimte. Ramen kunnen niet open. “Airco” blaast warme lucht in de zomer en koude in de winter. Kamer voelt ‘ongezond’ aan.


Niet alle functie gerelateerde medewerkers kunnen geclusterd gehuisvest worden.


Onhandige indeling werkkamer hoofd Stads- & Wijkbeheer met slechte klimaatbeheersing en ventilatie. Op afdelingskamer heeft slechte werkplekverlichting.


Archief op afstand/publieksbalie op afstand. Onvoldoende overlegruimtesíte drukke ruimtes.

MIDDELEN

Vergaderfaciliteit onvoldoende.

Control

Werkkamer juristen, die veel te klein is voor de 4 werkplekken. Ramen kun niet open in de oude panden.

c';

Pagina - 20 -

Services

Notitie: 4899 / O 1O

Geen spreekkamers. zomer > 40 graden C). Er kunnen geen ramen open (arbo-normen)

DIVIIZ

Publiekszaken

Publiekshal

C

Het pand Slotlaan 20 is geen ideaal pand. Ook de situering van de paternosterkasten op de afdeling op de 3" etage deelt de kamer in 2 stukken en ontstaan er 2 eilandjes. De repro zit in een ander gebouw dan de postkamer (3 hoog) in mijn ogen moeten deze 2 disciplines in elkaars nabijheid zitten.

c'\

Pagina- 21

-

Notitie: 4899 / O10

Beste aspecten huil lige werkomgeving Wat zijn de beste aspecten van uw huiùige werkomgeving en de bijbehorende faciliteiten? Samenvatting: De geënquêteerden hechten met name aan een geschikte plaats van hun afdeling (respectievelijk hun werkplek) in het gebouw. Die plaats is bij voorkeur goed bereikbaar voor andere afdelingen (respectievelijk voor de collega's van hun eigen afdeling), dit met name om gemakkelijk contact en een goede communicatie mogelijk te maken. Voorts wordt gehecht aan een - liefst ruime - werkplek waar ongestoord en rustig gewerkt kan worden, en waar ongestoord overleg gevoerd kan worden.

C'

De ligging op de begane grond bij de inluitgang. Makkelijk te vinden voor raadsleden en collega's. Dichtbij de repro.

CXINCEKNSTAF SAMENLEVING

-----+i

Accommodaties

Sportmecreatievoorz.

Kamers grenzen aan elkaar. Deuren komen uit op gezamenlijke overloop.

Bouwbureau

Directe nabijheid dynamisch archief en materialen/monsterkamer en aparte ruimte voor opbergen maquette's ( 3 m2).

RUI M


I

Geen kantoortuin en geen groepskantoor. Ofwel, anders geformuleerd: prettige is dat de programmamanageren de projectmanager nu ongestoord en geconcentreerd kunnen werken (in huidige cellenkantoor).

Realisatie en Beheer GIC c

'

j

Grondzaken

Het is een rustige kamer. I


Huidige huisvesting is centraal in pand en redelijk compact.


Werkplekken op één afdeling voor goede dagelijkse onderlinge communicatie met moderne faciliteiten die voldoen aan de geldende ARBO- regelgeving.


Concentratie afdeling. Ruime werkkamer met balkon. Ruime werkkamer (groepskantoor) voor de controllers. Ze storen elkaar niet als ze in overleg zijn. De sfeer, die niet te steriel is.

Control

Centraal in het gebouw gehuisvest.

Services ~~

Indeling naar werkprocessen (die zijn 2 jaar geleden ingevoerd).

c'l

I_

Facilitaire Zaken

Privacy door afgesloten werkplek waardoor werknemers ontvangen kunnen worden.

--

7

C)

Pagina - 22 -

DNIIZ

Notitie: 4899 I O10

De klustering van dezelfde werkzaamheden bij elkaar.

Publiekszaken Publiekszaken Publiekshal

C

C.

Koffieautomaat.

Pagina - 23 -

Notitie: 4899 i O10

Toekomstige werkomgeving a. Wat zijn de belangrijkste aspecten van uw werkomgeving om uw werkzaamheden te kunnen uitoefenen? b. Wat denkt u is maatgevend voor het succes van de nieuwe inrichting van de w erkomgeving? Samenvatting:

-

-

-

Indeling gebouw: deze dient zodanig te zijn dat de personen respectievelijk afdelingen die veel met elkaar te maken hebben ook dicht bij elkaar zitten en gemakkelijk bereikbaar zijn. Logische bundeling van werkplekken. Goede vergaderen overlegmopeliikheden. Werkplek: voldoende ruim, ergonomisch, meubilair dat is afgestemd op de taak, mogelijkheid om rustig en geconcentreerd te kunnen werken. Bouwfvsisch: voldoende daglichttoetreding, goede ventilatie, juiste temperatuur, gezonde omgeving. Beleving: goede kwaliteit inrichting, laagdrempelige prettige open sfeer, ruime en rustige werkomgeving. Representatieve ruimten voor hoorzittingen.

(a) Makkelijke bereikbaarheid, nabijheid van degenen waarmee veelvuldig wordt samengewerkt (. ..) en vergaarbalie voor het verzenden van stukken. (b) Een vergelijkbare situatie ais de huidige of handhaving daarvan. I

I

I

Accommodaties

(a) (b) -

Spori/Recreatievoorz.

(a) Toetreding buitenlicht, ventilatie, ramen kunnen openen, zonnewering. (b) Rustige werkomgeving. Aantal medewerkers afgestemd op ruimte.

Bouwbureau

(4(b) Voldoende ruimte en werkplekken respectievelijk meubilair dat is afgestemd op de te verrichten taken. Goed uitzicht naar buiten en daglichttoetreding. Directe relatie werkruimten en dynamische archieven/ monstermaterialen kamerhergaderruimte.

I Project Management Bureau

I (a) Geconcentreerd en rustig kunnen werken. Voor programmamanagers om 4 mensen op hun kamer te kunnen ontvangen. (b) Sfeer(materiaalgebruik), goed licht, kwaliteit meubilair.

Realisatie en Beheer (a) (b) -

GIC ~

~~

Grondzaken ~

-

I

I (a) + (b) Ruimte, rust, frisse en gezonde omgeving.


(b) Een open sfeer met voldoende ruimte voor individuele ontmoetingen.


(a) Goede ergonomische werkplek met moderne voorzieningen (computerllaptop). Goede overlegmogelijkheid in zowel de werkkamer hoofd Stads- & Wijkbeheer als op de afdelingskamer.

. I _ _ -

I

c';

Pagina - 25 -

Notitie: 4899 I O10

Voorzieningen op de werkplek Welke aanvullende voorzieningen zijn nodig? zriffer: vergadertafel met 4 stoelen, schrijfbord, kastruimte werken: 3 kasten en balie of ruimte t.b.v. vergaren en verzenden van stukken

IONCERN STAF

m: overlegmogelijkheden, voldoende kastruimte, adequate studiezaal

;AMENLEVIN(; 4ccommodaties

Sedriifsleider S&R: vergadermogelijkheid voor 5 personen medewerkers S&R: voldoende kastruimte voor lopende werk Hoofd Accomodaties: kastruimte en vergadermogeliikheid voor 6 personen

ipoflecreatievoorz.

ïeamleider: vergadertafel + 4 stoeien + kast (werkarchief) Senior medewerker: kast (werkarchief) Coördinator uitvoering: kast (werkarchief) Medewerker suortstimulering: kast (werkarchief) Administratief medewerker: kast (werkarchief)

iouwbureau

Hoofd bouwburedgem. architect: 1. hoekbureau incl ladebloken-lx2.40+lx2.20m l 2. tekentafel+stoel 3. vergadertafel 1.60x0.80 m l plus 4 stoelen 4. twee hoge kasten afm. per stuk 1.20xO.50 m i ( dynamisch archief) Afm. kamer 21 m2 Senior bouwkundig medewerker: CAD werkplek met uitlegtafel plus twee kasten voor dynamisch archief, plus. Per drie seniors één tekentafel. Bouwkundig medewerker: CAD werkplek met uitlegtafel plus twee kasten voor dynamisch archief, plus drie tekentafels voor 4 personen. Administratief medewerker: bureau Algemene Voorziening: Overlegtafel voor 8 personen Totaal ruimtebeslag bouwbureau: 1. Afmeting Tekenkamer (bezetting 8 pers.) is 139 m2 (hier staan ook kasten dynamisch archief. 2. Dynamisch archief/ monster/materialenkamer in directe aansluiting tekenkamer is 15 m2 3. Bergruimte maquettes 3 m2 4, Staties archief Slotlaan nr.20 circa 18 m2 en 2' Dorpsstraat circa 6m2 (tekeningenkasten)

c'

(-.

R i lIMTE ~

'roject Management Bureau

c'

Proiectassistent: Kast en / of leestafel voor presentatie algemeen informatiemateriaal en tijdschriften voor de projectmanagers om hun vakkennis op peil te houden. Allen: Hoge kast. Projectmanager: Uitlegtafel (verlengd bureau) voor tekeningen. Gastenstoel. Programmamanager: Uitlegtafel annex spreektafel met max. 4 stoeien, d.w.2.: de mogelijkheid dat de programmamanager met de projectleiders die hij coördineert, zijn regelmatige overleg kan voeren. Ais het meer dan 4 personen worden, dan is het goed als de voorziening elders in het gebouw is.

Pagina - 26

-

Notitie: 4899 / O10

Afdelingshoofd: Spreektafel met 4 stoeien,

Realisatie en Beheer GIC

Landmeetkundig medewerker: opbergruimte meetapparatuur.

Allen: overlegruimte.

Senior landmeetkundig medewerker (2x2: uitlegtafel. ~

Grondzaken

Senior + medewerker grondzaken: vergadertafel.


Teamleider: overlegmogelijkheid, uitlegmogelijkheid tekeningen, werkarchief Coördinator civiele techniek idem Groenbeheerder: idem Senior medewerker mobiliteit: idem Senior medewerker civiele techniek idem Civieltechnisch medewerker A: idem Civieltechnisch medewerker B: idem, plotter Senior Administratief medewerkster: werkarchief Medewerker Bedriifsadministratieve Ondersteuning: werkarchief.


Teamleider: overlegmogelijkheid. Wiikbeheerder: uitlegtafel / overlegmogelijkheid. Toezichthouderhandhaver: uitlegtafel / overlegmogelijkheid. Medewerker bedrii fsadministratie: overlegmogelijkheid.


Plantoetser: Uitleglkastenldynamisch archief/ nabijheid BWT-archief, afdeling beleid en publiekszaken Jurist: Overleg/dynamisch archief/stilteruimte/ snelle kopieermachines in aparte ruimte Bouwinsuecteur: Uitleg/kasten/dynamisch archief Parkeercontroleur: Omkleedruimte/douche

~-

~

Directeur: Vergadertafel met stoelen voor 10 pers en kleine zithoek met enkele comfortabele stoelen en een tafeltje. Secretaresse: Eveneens kleine zithoek met enkele comfortabele stoelen (2) en tafeltje.

Control

Leidinggevende: Op de kamer van de leidinggevende, dient er, naast zijn werkplek, tevens overlegmogelijkheid te zijn voor 6 personen. &: Alle soorten archief Juristen: De juristen houden hoorzittingen meerdere malen per week. Hiervoor dient een geschikte ruimte beschikbaar te zijn, die voldoende groot is.

Services

Geen specifieke wensen.

Administraties

Externe accountants: 4 tot 6 accountants komen 2 maal per jaar gedurende 2 weken, plus een paar maai per jaar een dag. Voor hen is een ruimte nodig dicht bij boekhouding, waar ze rustig kunnen werken.

Facilitaire Zaken

Leidinq: Extra kastruimte, overlegruimte Management ondersteuning: Extra kastruimte, overlegruimte Helpdesk Speciale techni. Apparatuur + telef.+ scanner Werkruimte / technische ruimt Svsteembeheer: Serverruimte / testruimte / extra’s Leslokaal automatisering, kluisruimte voor afdeling, voor tapes, software, documenten.

m:

DIV/IZ

Teamleider: Vergadertafel en stoelen / extra kastruimte Gastheren: Keukenvoorziening Medewerker Repro: Reproapparatuur I magazijn Medewerker Interne Zaken: Extra werkplek voor beveiligingscomputer / vergadertafel en stoelen /extra kastruimte Medewerker Archief: Archief opbergsystemen (paternosterkasten) en extra tafel

c\

Pagina- 27 -

Notitie: 4899 I O10

voor bewerking bouwdossier met tekeningen.

Publiekszaken

C'

C'

Pagina - 28 -

Notitie: 4899 / O10

Relaties met andere productgroepen en afdelingen Met welke andere afdelingen heeft uw afdeling of de afdelingen van uw sector het meest te naken? Ieze informatie zal worden gebruikt bij het opstellen van het vlekkenplan. ~

Met de Concernstaf en met name de bureaus: bestuursondersteuning en :ommunicatie en de (adjunct-)gemeentesecretaris, alsmede met de Repro :drukkerij), de Postkamer en de Bodedienst binnen de sector Middelen. Daarnaast lijn er bijna dagelijks contacten met bestuurders uit het college en met de xoductgroepen Ruimte en Samenleving voor wat betreft de raads- en :ommissiewerkzaamheden.

De concernstaf zit als 'spin in het web' in de organisatie en heeft met bijna alle xganisatieonderdelen te maken.

iccommodaties

Slot Zwembad VMC S&R Bouwbureau BGE

Financiën Financiën Financiën Financiën Financiën Financiën

en PZ en PZ en PZ en PZ en PZ en PZ

afdeling MO afdeling MO (onderwijs) Grondzaken

Fac./IZ

Iport/Recreatievoorz.

Sam. Accommodaties, bouwbureau, Molbeleid. Ruimte: vergunningen, groenbeheer. Middelen: services (consulenten zowel financieel als p en o).

iouwbureau

PG-Samenleving . Maatschappelijke Ontwikkeling - Beleid/ Onderwijs/ Subsidies en Bemiddeling - Accommodaties - Sport en recreatie/ Het Slot/ NMC/Zwembad/Accommodatiebeheer PG-Ruimte - Ingenieursbureau - Vergunningen PG-Middelen

- Services - Administratie - Facilitair management


Ai naar gelang het project uit alle afdelingen van de organisatie, maar wel met een nadruk op de PG Ruimte.Voorts met Samenleving / beleid, met de concernstaf en met enkele collega's van Middelen.

Realisatie en Beheer GIC

Ontwikkeling & Uitvoering, Beleid, Onderwijs, Vergunning & Handhaving, Realisatie & Beheer

Grondzaken

Binnen de sector Ruimte is dagelijks contact met de afdelingen PMB, Beleid, en de teams van Realisatie en beheer. Daarnaast is contact met Middelen ook een

c')

Pagina - 29 -

Notitie: 4899 / O10

Intwikkeling & Uitvoering

Het team heeft te maken met het team stads- en wijkbeheer, @,het projectmanagementbureau, afdeling beleid, afdeling publiekszaken, afdeling vergunningen, PG middelen, het bouwbureau.

Itads- en Wijkbeheer

Binnen PG Ruimte: Ontwikkeling & Uitvoering Afdeling Beleid Project Management Bureau Buiten PG Ruimte: PG Samenleving (Wijkgericht Werken) PG Middelen: Afdeling Publiekszaken


Publiekszaken

' Realisatie en Beheer Beleid (Ruimte )

1 Project management Bureau Brandweer Deze produktgroep werkt voor de gehele organisatie.

Control

- Afdeling Services (Productgroep Middelen) - Afdeling Administratie (Productgroep Middelen) - Afdeling Vergunning & Handhaving, (Productgroep Ruimte): met name in

verband met vergunningen zijn er veel bezwaarschriften, waardoor de afdeling Control vaak contact heeft met de afdeling V&H. Ruimtelijk gezien (wat betreft indeling van het gebouw) dient de afdeling Control dicht geplaatst te zijn bij de afdeling Vergunning & Handhaving, en bij het bestuur (d.w.z.: het college). Als het om prioriteit gaat, is het het belangrijkste dat de afdeling Control het dichtst bij het bestuur zit.

Services

I Kort gezegd: alle! Wij adviseren gemeentebreed: van bestuur tot de groenvoorziening.

Administraties

Afdeling Services. Financiële consulenten. Ruimte Samenleving Ondersteunend aan de gehele organisatie bijvoorbeeld factureren.

Facilitaire Zaken

Alle andere afdelingen.

DNIIZ

1 Met iedereen binnen de gemeentelijke organisatie.


PG Ruimte: afdeling Vergunningen & Handhaving PG Ruimte: afdeling Beleid PG Middelen: afdeling Administraties Concernstaf: communicatie

Publiekshal

Voorpost - frontoffice.

C:

NOTITIE 017 VARIANTEN CENTRALE HUISVESTING Plaatddatum Project Betreft Behandeld door E-mail Doorkiesnummer Faxnummer Aantal pagina’s

:

Houten, 15 maart 2006

: 4899 - Centrale Huisvesting Gemeente Zeist : varianten centrale huisvesting : de heer mr. ing. J.W.A. Geel : [email protected] : (030) 634 74 29 : (030) 634 74 06 *

-

Inleiding

c’:

Sinds september 2005 vindt er een onderzoek plaats naar de mogelijkheden om alle bestuurlijke, ambtelijke en publieke taken van de gemeente centraal te huisvesten in en achter het Oude Raadhuis. Dit onderzoek is nodig omdat de huidige huisvesting niet langer voldoet, onder meer doordat de huisvesting nu over verschillende panden is verspreid. Bij een Centrale Huisvesting zal het kantoor aan de Slotlaan 20 niet langer worden gebruikt. bbn adviseurs heeft drie verschillende varianten (situering, omvang van de bebouwing, het aantal bouwlagen) opgesteld voor de Centrale Huisvesting, daarbij rekening houdend met de stedenbouwkundige kaders die het bureau SVP Architectuur en Stedenbouw heeft opgesteld. Van de verschillende varianten heeft bbn adviseurs een tekening gemaakt, te weten de tekening: ’De verschillende varianten. Versie O01 ’ d.d. 19 januari 2006. Van de varianten heeft bbn de bouwkosten, de investeringskosten en de exploitatiekosten berekend. De resultaten van deze berekeningen heeft bbn bijeengebracht in Notitie O1 1 (‘Kosten scenario’s’) d.d. 11 januari 2006.

C’

De verschillende varianten en de uiteindelijk keuze zullen in deze notitie worden besproken. Alvorens deze bespreking zal aanvangen, zullen de stedenbouwkundige uitgangspunten worden uiteengezet, en zal aangegeven worden op welke wijze de verschillende delen van de huidige huisvesting worden aangeduid.

Stedenbouwkundige uitgangspunten voor de varianten Het bureau SVP heeft als stedenbouwkundig model het zogenaamde ‘strokenmodel’ geformuleerd, dat kort gezegd hierop neerkomt, dat de bebouwing dient te worden vormgegeven in stroken die parallel lopen ongeveer aan de Slotlaan, met daartussen zichtlijnen uitkomend op het Walkartpark. Zie voor een uiteenzetting van het strokenmodel het boekwerk ‘Vierde Kwadrant Gemeente Zeist. Stedenbouwkundige visie. Bureau SVP Architectuur en Stedenbouw ’,februari 2006.

P

Het bureau SVP heeft daarnaast als belangrijk stedenbouwkundig uitgangspunt geformuleerd, dat het Oude Raadhuis bij voorkeur los komt te staan zodat er een plein rondom het Oude Raadhuis ontstaat, en dat de nieuwbouw een ‘decor’ vormt voor het monumentale Oude Raadhuis. Om een ‘decor’ te kunnen vormen, moet de nieuwbouw beduidend hoger zijn dan het Oude Raadhuis en op enige afstand daarvan staan. Dit hoge decor is mede gewenst als tegenhanger tegen de (even) hoge bouwvolumes van ‘Figi’ tegenover het Oude Raadhuis.

(c'

Pagina - 2 -

Notitie: 4899/017

Huidige huisvesting ~

Oude Raadhuis


c;

Jaren '80-gebouw

- in jaren '80 gebouwd - drie (en plaatselijk vier) bouwlagen - gesitueerd achter het Oude Raadhuis

Dorpsstraat 13

- oud pand dat grenst aan het jaren '80 gebouw

Noodgebouw

- gesitueerd naast het Oude Raadhuis - hierin zijn thans postkantoor en Repro gevestigd

Pand Slotlaan 20

- gehuurde kantoorruimte (bedoeld is deze af te stoten)

- door openbare weg gescheiden van de andere panden

De verschillende varianten

C\

Variant 1 Variant 1 is een variatie op variant 2. AI hetgeen bij variant 2 is vermeld is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat: - er bij variant 1 twee stroken zijn (in de zin van het strokenmodel zoals door SVP geformuleerd) ten behoeve van uitbreiding van het gemeentehuis; - de voorste strook (direct achter het Oude Raadhuis) uit drie bouwlagen bestaat; - de achterste strook (grenzend aan de Mauriksteeg) uit twee bouwlagen bestaat; - de footprint van de voorste strook overeen komt met die van variant 2; - ook bij deze variant goed wordt voldaan aan de door SVP opgestelde stedenbouwkundige uitgangspunten.

c\

C?

c‘

P

Pagina - 3 -

Notitie: 4899/017

Variant 2 (de gekozen variant) Bij deze variant: - is sprake van één ‘strook’ (in de zin van het strokenmodel zoals door SVP geformuleerd) ten behoeve van uitbreiding van het gemeentehuis; - blijft een groot deel van het jaren ’80-gebouw bestaan; - wordt een deel van het jaren ’80-gebouw gesloopt, te weten de tussenbouw tussen het Oude Raadhuis en het jaren ’80-gebouw alsmede enige kantoorruimte van het jaren ’80gebouw, dit om de - stedenbouwkundig gezien - vereiste ruimte te verkrijgen tussen Oude Raadhuis en de nieuwbouw, immers is de opzet volgens het bureau SVP dat de nieuwbouw een ‘decor’ vormt voor het monumentale Oude Raadhuis, reden ook waarom dit decor beduidend hoger moet zijn dan dat Oude Raadhuis en op enige afstand daarvan moet staan waardoor bedoelde sloop nodig is; - komt er nieuwbouw van vijf bouwlagen; - wordt de nieuwbouw tegen, en ook deels ‘door’ het jaren ’80-gebouw heen gebouwd, en wel als volgt; - wordt een deel van het jaren ’80-gebouw ‘kaalgeslagen’ (gevels, muren en inbouwpakket ’ eruit gesloopt) en het casco daarvan hergebruikt, terwijl de gevels, muren en inbouw van dit kaal te slaan deel nieuw geplaatst zullen worden en identiek zullen zijn aan de overige nieuwbouw; - zal het casco van de nieuwbouw naadloos op het oude casco aansluiten, onder meer doordat de verdiepingshoogte van de nieuwbouw afgestemd zal zijn op het oude casco; - blijven de functies die thans in het Oude Raadhuis zijn ondergebracht daarin gevestigd; - blijft het Oude Raadhuis onaangetast, met dien verstande dat er weer een trap wordt geplaatst om de begane grond met de verdieping te verbinden; - wordt er een voorziening aangebracht voor mensen met een lichamelijke beperking om de begane grond te bereiken; - komt er een loopbrug tussen de nieuwbouw en de verdieping van het Oude Raadhuis; - wordt het noodgebouw dat is gevestigd naast het Oude Raadhuis, gesloopt; - komt er parkeergelegenheid onder het maaiveld. Variant 3 Deze variant is een uitwerking van het door de gemeente zelf opgestelde idee dat als vertrekpunt diende van het project Centrale Huisvesting. Bij deze variant: - blijft de bestaande bebouwing onaangetast, met uitzondering van het noodgebouw, dat zal worden gesloopt; - wordt de nieuwbouw met het jaren ’80-gebouw verbonden middels (een) loopbrug(gen); - zal tot 5 bouwlagen worden gebouwd om het vereiste programma te kunnen plaatsen; - komt er parkeergelegenheid onder het maaiveld; - wordt niet volledig voldaan aan de door SVP opgestelde stedenbouwkundige uitgangspunten, immers vormt de nieuwbouw volgens deze variant niet een gewenste ‘strook’ (in de zin van het strokenmodel zoals door SVP geformuleerd) en evenmin een ‘decor’ achter het Oude Raadhuis. Om te voorkomen dat de indruk ontstaat dat hiermee een variant is voorgesteld die niet voldoet aan de stedenbouwkundige uitgangspunten, zij opgemerkt dat het (aanvankelijke) plan (van de gemeente) waarop deze variant is gebaseerd, is ontworpen nog vóórdat de stedenbouwkundige uitgangspunten waren opgesteld.

(-?I

Pagina - 4 -

Notitie: 48991017

De gekozen variant In de vergadering van de gecombineerde Stuur/-Projectgroep van 23 januari 2006 is de voorkeur uitgesproken voor variant 2, dit omdat deze variant: - een compact en economisch gebouw is; - alle functies relatief dicht bij elkaar plaatst zijn; - ruimte biedt voor ontwikkeling ‘erachter’, bijvoorbeeld voor sociaal-maatschappelijk functies enlof woningbouw 4” kwadrant; - goed past binnen de daartoe gestelde stedenbouwkundige uitgangspunten, zo ontstaat er een ‘decor’ voor het Oude Raadhuis, is het Oude Raadhuis vrijstaand, er ontstaat een plein rondom het Oude Raadhuis; - gunstige bouw-, investerings- en exploitatiekosten kent.

NOTITIE 020 AZIJNHUISJE VERSIE 002 Plaatddatum Project Betreft Behandeld door E-mail Doorkiesnummer Faxnummer Aantal pagina’s

Houten, 15 maart 2005 4899 - Centrale Huisvesting Gemeente Zeist gevolgen behoud Azijnhuisje de heer mr. ing. J.W.A. Geel : [email protected] : (030) 634 74 29 : (030) 634 74 06 : : : :

. -

INLEIDING

c;:

Sinds september 2005 vindt er een onderzoek plaats naar de mogelijkheden om alle bestuurlijke, ambtelijke en publieke taken van de gemeente centraal te huisvesten in en achter het Oude Raadhuis. Dit onderzoek is nodig omdat de huidige huisvesting niet langer voldoet, onder meer doordat de huisvesting nu over verschillende panden is verspreid. Bij een Centrale Huisvesting zal het kantoor aan de Slotlaan 20 niet langer worden gebruikt. bbn adviseurs heeft drie verschillende varianten (situering, omvang van de bebouwing, het aantal bouwlagen) opgesteld voor de Centrale Huisvesting. Zie voor een beschrijving van die varianten Notitie 017 (‘Varianten Centrale Huisvesting’) d.d. 14 maart 2006, en voor een tekening van die varianten: ’De verschillende varianten. Versie O01 ’ d.d. 19 januari 2006. Variant 1 voorziet in nieuwbouw op de plek waar het Azijnhuisje staat. Indien voor variant 1 gekozen zou worden, komt de vraag aan de orde of het Azijnhuisje gesloopt dient te worden om plaats te maken voor die nieuwbouw, dan wel gehandhaafd dient te blijven en te worden geïntegreerd in die nieuwbouw.

c“

Het Azijnhuisje bestaat uit de volgende tegen elkaar aan gebouwde onderdelen: - woonhuis; - voormalige Azijnfabriek; - keuken. Alhoewel niet van grote monumentale waarde, kan er niet zonder meer van worden uitgegaan dat het Azijnhuisje kan worden gesloopt. Sommigen hechten aan het behoud daarvan. Teneinde een onderbouwde afweging mogelijk te maken of het Azijnhuisje al dan niet behouden dient te blijven indien voor variant 1 gekozen zou worden, is medio november 2005 geïnventariseerd wat de consequenties van behoud zouden zijn. Deze consequenties zijn destijds gepresenteerd tijdens vergaderingen en besprekingen, zonder dat deze tevens integraal op schrift zijn gesteld. Om de consequentie voor de toekomst inzichtelijk te houden, zijn deze zekerheidshalve in deze notitie op schrift gesteld. Deze notitie is daarmee een weergave van de stand van zaken van medio november 2005, en geeft de consequenties van een specifieke situatie (achterste strook met twee bouwlagen). Anders gezegd: consequenties van ontwikkelingen nadien, of van andere situaties, zijn niet in deze notitie opgenomen. Inmiddels is duidelijk dat niet voor variant 1 is gekozen. Bij bebouwing in de wel gekozen variant gelden de in deze notitie beschreven consequenties mutatis mutandis.

c, Pagina - 2 -

Notitie: 48991020

BEHOUD AZ1JNHUISJE Gevolgen voor de nieuwbouw Indien het Azijnhuisje behouden blijft, zal dit moeten worden geïntegreerd in de nieuwbouw, meer in het bijzonder in de zogenaamde ‘achterste strook’. In de tekening ‘Ruimteverlies door Azijnhuisje 003’ d.d. 8 december 2005 is inzichtelijk gemaakt wat voor gevolgen integratie heeft.

c

Een eventuele integratie van het Azijnhuisje dient te geschieden overeenkomstig de kaders die worden gevormd door het beeldkwaliteitsplan zoals geformuleerd door SVP in het boekwerk ‘Vierde Kwadrant Gemeente Zeist. Stedenbouwkundige visie. Bureau SVP Architectuur en Stedenbouw’, januari 2006, p . 23. Net zoals het bureau SVP in genoemd boekwerk, zal er ook in deze notitie van worden uitgegaan dat indien het Azijnhuisje behouden blijft, het de bestemming van een restaurant of vergaderruimte krijgt. De consequenties van behoud zijn de volgende. Van belang daarbij is te weten dat bij variant 1 de achterste strook, waarin het Azijnhuisje geïntegreerd moet worden, twee bouwlagen heeft.

Consequenties bouwkundig

- De nieuwbouw zal ongeveer 3 meter verwijderd blijven van het Azijnhuisje, teneinde een

-

(?

atrium te creëren, dat aan de langszijde van de bebouwing wordt begrensd door een gevel van glas (blauw in genoemde tekening), dat wordt begrensd door de gevels in dwarsrichting waar de nieuwbouw eindigt (roze in genoemde tekening), en een glazen dak. Er komt een loopbrug op verdiepingshoogte, die de beide nieuwbouw-delen en de verdieping van het woonhuis-deel van het Azijnhuisje verbindt. Het bestaande zadeldak van het azijnfabriek-deel is hoger dan het nieuwe horizontaal te plaatsen glazen dak. Het oude dak steekt door het nieuwe dak heen. Dit vraagt om (kostbare) aansluitingen tussen beide daken.

Consequenties beschikbare ruimte: ruimteverlies

- In het atrium kunnen tafeltjes en stoeltjes geplaatst worden. Het atrium dient voor het

-

-

overige als verkeersruimte. De begane grond van het Azijnhuisje kan bijvoorbeeld dienst doen als restaurant en keuken. Zodoende is de gehele begane grond in gebruik en treedt er wat dit betreft geen ruimteverlies op. Het atrium loopt door tot het glazen dak, zodat ter plaatse van het atrium de verdiepingsruimte verloren gaat. Het azijnfabriek-deel van het Azijnhuisje heeft geen bruikbare verdieping, zodat ook die verdiepingsruimte verloren gaat. Het woonhuis-deel van het Azijnhuisje heeft wel een bruikbare verdieping, zodat die verdiepingsruimte niet verloren gaat. Dit alles heeft tot gevolg dat in totaal het ruimteverlies door het wegvallen van de verdiepingslaag ongeveer 230 m2 BVO is.

C‘;

Pagina - 3 -

Notitie: 4899/020

Gevolgen voor parkeren Behoud van het Azijnhuisje zal tevens gevolgen hebben voor het parkeren in de parkeerkelder. Inzicht in deze gevolgen kan worden verkregen door te kijken naar de volgende tekeningen:

c\I

Zie de tekeningen: - ‘Parkeerplaatsen versie 003. Variant met Sloop Azijnhuisje’ d.d. 21 november 2005; - ‘Parkeerplaatsen versie 003. Variant met Behoud Azijnhuisje’ d.d. 22 november 2005, en - de tekening ‘Verdwijnende parkeerplaatsen bij behoud Azijnhuisje’ waaruit blijkt dat er dan 14 parkeerplaatsen verdwijnen.

Kort gezegd zijn de gevolgen indien het Azijnhuisje behouden blijft: - de parkeerkelder moet gebouwd worden om de footprint van het Azijnhuisje heen en op enige afstand daarvan, hetgeen extra kosten voor wanden met zich brengt; - hierdoor komen in ieder geval 14 parkeerplaatsen te vervallen; - om toch aan de verplichte parkeernorm te kunnen voldoen, zal de kelder elders moeten worden uitgebreid hetgeen eveneens tot extra kosten leidt.

Totaal van de financiële gevolgen bij behoud van het Azijnhuisje Alle hierboven genoemde gevolgen resulteren in extra kosten van tezamen € 790.000,-.

c'; Centrale Huisvesting Gemeente Zeist Plan van Aanpak Ontwerpfase Werknummer bbn Datum

Rapportnummer

002

Tekstgedeelte

Versie

005

Aantal bijlagen

Status

definitief

Bestandsnaam

ing. J. van Aalten en mr.ing. J.W.A. Geel

Opgesteld door

:

E-mail

: [email protected] / [email protected]

Doorkiesnummer : (030) 634 74 68 / (030) 634 74 29 Internet

c:

:

www.bbn.nl

: 4899 : 12 april2006

16 pagina' s Plan van Aanpak

blz .

INHOUDSOPGAVE

1. 1.1. 1.2. 1.3.

.

c'

.........................................

..............................................................................

Inleiding Achtergrond ................................................................................................................. Opzet ............................................................................................................................ Formalisatie ..................................................................................................................

.....................................................................

2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Voortgang project en stand van zaken Huidige situatie ............................................................................................................ Verrichte werkzaamheden en reeds genomen besluiten .............................................. De gekozen variant ....................................................................................................... .... Tijdelijke huisvesting ...................................................................................................

. 4. 5.

Projectorganisatie

3

......................................................... ............................................ Schema Projectorganisatie........................................................................................ Fasering en activiteiten per fase .............................................................................

5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4.

Voorbereiding ontwerpfase ........................................................................................ Voorlopig Ontwerpfase .............................................................................................. Definitief Ontwerpfase en de aanbestedingsfase aannemer(s) .................................. Bouwvoorbereidings-, uitvoerings- en beheerfase .....................................................

. 7.

Stappenplan

6

.

8

.............................................................................................................. Activiteitenmatrix .................................................................................................... Matrix Beheersactiviteiten ......................................................................................

Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist Versie 005 definitief

pagina 2 van 16

3 3 3 4

5 5 5 7 7 8

9 12 12 12 13 13

14

15 16

12 april 2006 bbn adviseurs

1.

INLEIDING

1.1.

ACHTERGROND Sinds september 2005 vindt er een onderzoek plaats naar de mogelijkheden om alle bestuurlijke, ambtelijke en publieke taken van de gemeente centraal te huisvesten in en achter het Oude Raadhuis. Het raadsvoorstel d.d. 4 mei 2005 verwoordt de noodzaak tot nieuwbouw als volgt. Bij de vaststelling van het bedrijfsplan in 1998 heeft de toenmalige gemeenteraad besloten om te streven naar een Centraal Huisvestingsmodel met het doel structurele besparingen op de huisvestingskosten te kunnen realiseren alsmede efficiencywinst te boeken door het beperken van locatiegebonden facilitaire kosten. Al langere tijd wordt de huisvestingssituatie steeds meer als inefficiënt gevoeld en zijn er steeds vaker problemen bij het adequaat functioneren van de organisatie als gevolg van de niet optimale huisvesting. Meerdere processen die een fysieke verbinding vragen tussen frontoffice- en backofficeactiviteiten verlopen niet optimaal doordat de afstand tussen beide te groot is. De archieffunctie is voor een groot deel van de organisatie onvoldoende dichtbij, waardoor niet efficiënt wordt gewerkt. Er is een groot tekort aan vergaderruimte. Bij huisvesting onder één dak kan gemakkelijker integraal beleid worden voorbereid omdat dit bijdraagt aan de ontkokering binnen de organisatie en de gewenst cultuur binnen de organisatie bevordert. De beslissing tot nieuwbouw van de Centrale Huisvesting moet nog genomen worden. Het onderhavige Plan van Aanpak dient er toe om direct de ontwerpfase te kunnen starten indien de gemeenteraad akkoord gaat met het programma van eisen.

In dit Plan van Aanpak zal eerste de voortgang van het project en de stand van zaken worden beschreven (hoofdstuk 2). Vervolgens wordt de projectorganisatie beschreven (hoofdstuk 3) en in schema gezet (hoofdstuk 4). De te verrichten activiteiten in de ontwerpfase worden ingedeeld in fasen en beschreven (hoofdstuk 5 ) en in schema gezet (hoofdstuk 6). De te verrichten activiteiten worden ook nog in een activiteitenmatrix gezet (hoofdstuk 7) waarbij nader wordt ingegaan op de verdeling van de activiteiten over de betrokken partijen. Voor de beheersmaatregelen wordt eveneens een matrix opgesteld (hoofdstuk 8). Tot slot is in een matrix weergegeven op welke wijze in de realisatiefase zal worden gecontracteerd. De communicatie binnen de projectorganisatie komt op diverse plaatsen uitgebreid aan de orde in dit Plan van Aanpak. Ten behoeve van de communicatie binnen de gemeentelijke organisatie, met omwonenden, bedrijven, en burgers, zal de gemeente een separaat communicatieplan opstellen.


pagina 3 van 16


1.3.

FORMALISATIE Het vaststellen van dit PvA betekent dat de opdrachten geformuleerd en geformaliseerd zijn van: de Stuurgroep; de Projectgroep; de interne procesmanager; de externe projectmanager.

.. .

c'

c

c' Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist Versie 005 definitief

pagina 4 van 16


c" 2.

VOORTGANG PROJECT EN STAND VAN ZAKEN

2.1.

HUIDIGE SITUATIE De huisvesting van de gemeente Zeist bestaat op dit moment uit de volgende gebouwen.

Huidige huisvesting gemeente Zeist

c; Oude Raadhuis


eigendom

Jaren '80-gebouw

- in jaren '80 gebouwd

eigendom

- drie (en plaatselijk vier) bouwlagen - gesitueerd achter het Oude Raadhuis

Dorpsstraat 13

1

Noodgebouw Pand Slotlaan 20

2.2.

- oud pand dat grenst aan Jaren '80-gebouw

1-

gesitueerd naast het Oude Raadhuis

- gehuurde kantoorruimte - door openbare weg gescheiden van de andere panden

eigendom

I

eigendom huur

VERRICHTE WERKZAAMHEDEN EN REEDS GENOMEN BESLUITEN

Inmiddels zijn de volgende werkzaamheden verricht. Op 3 oktober 2005 is er onder leiding van bbn adviseurs voor de Stuurgroep en de Projectgroep een workshop gehouden over dienstverleningsconcepten. De resultaten daarvan zijn neergelegd in Notitie 002 Workshop Dienstverlening d.d. 7 oktober 2005. Op 4 oktober 2005 is er onder leiding van bbn adviseurs voor de Stuurgroep en de Projectgroep een workshop gehouden over kantoorconcepten. Op 27 oktober 2005 heeft bbn een presentatie gegeven over kantoorconcepten aan de Klankbordgroep Personeel. Op 14 oktober 2005 is een excursie gehouden naar raadhuizen in Alphen aan den Rijn en 's-Hertogenbosch. Doel van deze excursie was dat de portefeuillehouder

.


pagina 5 van 16


c‘-

de heer Den Heijer, ambtenaren, en leden van de raadscommissie Bestuur, zich een oordeel konden vormen over welke werkplekconcepten en welke dienstverleningsconcepten geschikt zijn voor de eventuele nieuwbouw van de Centrale Huisvesting. bbn heeft enquêtes en interviews gehouden onder de directeuren van de productgroepen, afdelingshoofden en teamleiders inzake kantoorconcepten en inzake de huisvesting in het algemeen. De resultaten daarvan en conclusie daaruit zijn neergelegd in Notitie O10 Resumé enquêtes en interviews d.d. 19 januari 2006. bbn heeft geïnventariseerd wat de beschikbare ruimte is van de panden die thans in gebruik zijn. In samenwerking met de gemeente zijn de gewenste functies in kaart gebracht. bbn heeft de ruimtebehoefte in kaart gebracht door het opstellen van een Ruimtestaat. bbn heeft vastgesteld hoe veel nieuwbouw er nodig is (omvang nieuwbouw = ruimtebehoefte 4- blijvend beschikbare ruimte). bbn diende als onderdeel van haar opdracht verschillende varianten (situering, omvang van de bebouwing, het aantal bouwlagen) op te stellen voor de Centrale Huisvesting. bbn diende deze varianten op te stellen binnen de stedenbouwkundig kaders en ontwerpen die het bureau SVP had opgesteld. Tijdens de vergadering van de Stuurgroep van september 2005 heeft de Stuurgroep aan bbn daarnaast de volgende instructie gegeven: de op te stellen varianten moeten alle de mogelijkheid open laten om op een later moment in het proces nog te kunnen beslissen of er al dan niet sociaal-maatschappelijke functies in het programma worden opgenomen, met dien verstande, dat zowel het toevoegen van die functies, als het juist weglaten van die functies, het ontwerpen en de realisatie van de rest van (de functies in) de Centrale Huisvesting op geen enkele wijze zou hinderen of vertragen. bbn heeft aldus drie varianten voorgedragen. Van de varianten heeft bbn de bouwkosten, investeringskosten, en de exploitatiekosten berekend. Op grond van die berekeningen heeft de Stuurgroep / Projectgroep tijdens de vergadering van 23 januari 2006 haar voorkeur uitgesproken voor de zogenaamde Variant 2 (‘voorste’ strook met vijf bouwlagen). De gemeente en bbn hebben tezamen bezien wat de kosten zullen zijn die gemaakt moeten worden indien niet wordt besloten tot nieuwbouw. bbn heeft de mogelijkheden in kaart gebracht waarop de Centrale Huisvesting ontwikkeld en gerealiseerd zou kunnen worden en geadviseerd te kiezen voor het ‘traditionele model’ waarbij de architect het ontwerp maakt en de aannemer het werk realiseert (zie Notitie 015 Ontwikkelingsvarianten d.d. 6 februari 2006). Er is een Programma van Eisen opgesteld.


pagina 6 van 16


C' 2.3.

DE GEKOZEN VARIANT De Stuurgroep / Projectgroep heeft een voorkeur uitgesproken voor 'Variant 2'. in deze variant: wordt de nieuwbouw tegen het jaren '80-gebouw aangebouwd; wordt een deel van het jaren '80-gebouw 'kaalgeslagen' (gevels, muren en inbouwpakket eruit gesloopt) en het casco daarvan hergebruikt; 9 wordt een deel van het jaren '80-gebouw gesloopt; komt de parkeergelegenheid onder het maaiveld.

..

.

c

'\

2.4.

TIJDELIJKE HUISVESTING Tijdens de bouw zullen sommige werkplekken tijdelijk elders ondergebracht moeten worden totdat de nieuwbouw gereed is. Uitgaande van tekeningen die de gemeente heeft overgelegd, bedraagt het aantal werkplekken van het gesloopte deel van het jaren '80-gebouw vermeerderd met het aantal werkplekken van het kaalgeslagen deel 37 werkplekken. Vanwege de noodzaak tot het plaatsen van stofschotten in het jaren '80-gebouw zal hier nog een klein aantal werkplekken bij moeten worden opgeteld.

c'; Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist Versie O05 definitief

pagina 7 van 16


c' 3.

PROJECTORGANISATIE Een goed doordachte projectorganisatie is onontbeerlijk voor een beheersbaar project op het gebied van tijd, kwaliteit, financieel, informatie / communicatie. Een belangrijk aspect daarbij is de besluitvorming. Daarbij gaat het om: wie neemt er besluiten, waarover en wanneer; wie moet bepaalde besluiten ratificeren; wie adviseert c.q. moet instemmen met bepaalde besluiten.

..

C'

. .

Geadviseerd wordt om bij de besluitvorming de volgende organen te onderscheiden: Besluitvormingsorgaan (Stuurgroep): neemt tijdens de planuitwerking de strategische besluiten en fungeert als gedelegeerd opdrachtgever (OG); Ratificatieorgaan: dit is de formele opdrachtgever die de gedelegeerd opdrachtgever (Stuurgroep) aanstelt en mandateert, die strategische beslissingen zelf neemt c.q. moet ratificeren; Advies- en instemmingorgaan(en): geven advies c.q. instemming inzake besluiten en ontwerpproducten.

Beslismoment 1 einde definitiefase

I

2 einde Voorlopig Ontwerp (VO) 13 einde Definitief Ontwerp (DO)


Beslisdocument Plan van Aanpak, Budget en Programma van Eisen I (PvE) voor het Voorlopige Ontwerp IVO met budget en planning DO met budget, planning en inkoop- en aanbestedinesmocedure

I

pagina 8 van 16

I


4.

SCHEMA PROJECTORGANISATIE

c'

-

InternePC

j

...............................................................................................................................................................................................................................................................

I

I

c

Werkgroep Kantoorconcepten

-

+ 1

4

1

4

4

1

Werkgroep Dienstverleningsconcepten

4

1

1

en akoestisch adviseur

~

f

......................................................... Aannemer(s)

1.................................................................................................... >

z

..........................................................


pagina 9 van 16


De geadviseerde rol van de aangegeven projectorganen is als volgt:

Ratificatieorgaan: het College van Burgemeester en Wethouders (B en W) is de formele opdrachtgever van het project en delegeert een groot aantal taken en bevoegdheden aan de Stuurgroep. Op de genoemde vitale momenten zal B en W op basis van beslisdocumenten besluiten nemen c.q. ratificeren.

.

c

Ambtelijk opdrachtgever: (. . . ) is de ‘linking pin’; ambtelijk eindverantwoordelijke en budgethouder. Stuurgroep: fungeert als gedelegeerd opdrachtgever binnen de gemandateerde taken en bevoegdheden op strategisch niveau. Geadviseerd wordt om de Stuurgroep als volgt samen te stellen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Bestuurder - ( . . . ) Gemeentesecretaris - Fred Schriever Directeur productgroep Middelen - Wil1 Timmers Directeur productgroep Ruimte - John Hermes Ambtelijk opdrachtgever - Annemiek Speelman Hoofd Concernstaf - Yno Hoekstra Procesmanager - ( . . . ) Interne projectassistent - ( . . . ) Externe projectmanager - ( . . . )

Vergaderfrequentie: 1 x per 6-8 weken Projectgroep: verzorgt het management en de coördinatie van het project binnen de door de Stuurgroep gemandateerde taken en bevoegdheden. Rapporteert aan de Stuurgroep. Geadviseerd wordt om de Projectgroep als volgt samen te stellen:

1. Hoofd Accommodaties productgroep Samenleving - Gerben van Berkum 2. Hoofd Facilitaire Zaken productgroep Middelen - Henk Verbunt 3. Controller productgroep Middelen - Jan van de Pol 4. Ambtelijk opdrachtgever - Annemiek Speelman 5. Procesmanager - ( . . . ) 6. Communicatieadviseur - Christine de Bruijn 7. Interne projectassistent - ( . . . ) 8. Externe projectmanager - ( . . . ) 9. Externe assistent projectmanager - ( . . . ) Vergader$requentie: I x per 4 weken

c Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist pagina 10 van 16 Versie 005 definitief


Ontwerpteam: overleg tussen architect, installatieadviseur, constructeur, adviseur bouwkosten en geleid door de externe projectmanager. Het door de Stuurgroep goedgekeurde ruimtelijke Programma van Eisen is het startdocument voor het ontwerpteam. Via de Projectgroep zal het ontwerp naar de werkgroepen worden teruggekoppeld. Vergadegrequentie: 1 x per 4 weken.

c;

Gebruikersteam: orgaan dat het contact met de gebruikers van het pand onderhoudt. In het gebruikersteam zullen de (interne) voorzitters van de werkgroepen deelnemen. Het gebruikersteam wordt aangestuurd door de interne projectcoördinator en staat via de projectgroep in contact met het ontwerpteam. Vergadegrequentie: afiankelijk van de projectfase.

Werkgroepen: de werkgroepen hebben als taak om de wensen en eisen te formuleren voor de onderwerpen waarvoor zij zijn ingesteld. Later in het ontwerpproces zullen de werkgroepen de ontwerpen aan de wensen en eisen toetsen. De werkgroepen worden aangestuurd door de interne voorzitters, die op hun beurt rapporteren in het gebruikersteam. Voor de hand liggende werkgroepen en bijbehorende onderwerpen zijn: facilitaire zaken en ICT kantoorconcepten dienstverleningsconcepten

c'

Procesmanager: centraal intern coördinatie- en aanspreekpunt, verzorgt de interne communicatie en informatievergaring binnen de gemeente, redigeert documenten voor besluitvorming; participeert in Stuurgroep en Projectgroep. Externe projectmanager: stuurt en coördineert het ontwerpproces, participeert in Stuur- en Projectgroep, leidt het Ontwerpteam. Klankbordgroepen: voor de volgende onderwerpen: burgerij personeel ondernemingsraad politiek 0

c: Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist pagina 11 van 16 Versie 005 definitief


5.

FASERING EN ACTIVITEITEN PER FASE Door het project te faseren wordt het overzichtelijk gemaakt. In dit hoofdstuk wordt uiteengezet welke fasen worden doorlopen en welke activiteiten per fase moeten worden uitgevoerd. Iedere fase wordt afgesloten met een beslisdocument.

. ..

Het project wordt in grote lijnen ingedeeld in de volgende hoofdfasen: voorbereiding ontwerpfase; m voorlopig ontwerpfase; definitief ontwerpfase / aanbestedingsfase; bouwvoorbereidingsfase; uitvoeringsfase; beheerfase.

.

5.1.1.

Voorbereiding ontwerpfase In deze fase worden de activiteiten uitgevoerd die nodig zijn om met het Voorlopig Ontwerp te kunnen beginnen, dat zijn: selecteren en contracteren van de architect; selecteren en contracteren van de overige adviseurs (voor wijze waarop de architect en de overige adviseurs zullen worden geselecteerd zij verwezen naar het separaat hiervoor opgestelde plan van aanpak); opstarten van de werkgroepen; definiëren van het beeldkwaliteitsplan in relatie tot de beschikbare budgetten.

.

..

5.1.2.

Voorlopig Ontwerpfase Na selectie van de architect en de adviseurs wordt gestart met het opstellen van het Voorlopig Ontwerp. De voorlopig ontwerpfase wordt onderverdeeld in de V o l en de V 0 2 fasen. Het V o l bestaat uit het opstellen van een schetsontwerp / massastudie. bbn toetst het V o l op prijs en kwaliteit. Na het vaststellen van het V o l wordt gestart met het opstellen van een Voorlopig Ontwerp 2 (V02). In het V 0 2 wordt het V o l door alle adviseurs verder uitgewerkt tot een volledig Voorlopig Ontwerp. Ook het V 0 2 wordt door bbn getoetst op prijs en kwaliteit.

..

De navolgende activiteiten kunnen worden onderscheiden: bewaken van de planning; procedure aanvraag bouwvergunning; check / overleg met betrekking tot bouwvergunning; het eventueel selecteren van de interieurarchitect voor de renovatie / inbouwvoorzieningen het opstellen van het VO-1; het opstellen van de kostenraming VO-1; 9 het toetsen van het Programma van Eisen; het opstellen van het VO-2;

..

.

Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist pagina 12 van 16 Versie 005 definitief


c; het opstellen van de kostenraming van het Voorlopig Ontwerp; het aanvragen van het uitvoeringskrediet; rn het presenteren van het ontwerp aan de medewerkers, bestuur en politiek; rn het presenteren van het VO-2 aan de Stuurgroep en de Projectgroep en alle gebruikers van het raadhuis. In bijlage 3 wordt de ontwerpfase schematisch weergegeven. De voorlopig ontwerpfase wordt afgesloten met het vaststellen van het fasedocument Voorlopig Ontwerp. rn rn

5.1.3.

Definitief Ontwerpfase en de aanbestedingsfase aannemer(s) Na het afronden van het VO-2 wordt gestart met het opstellen van een Definitief Ontwerp (DO). In het DO wordt het V 0 2 door alle adviseurs verder uitgewerkt tot een volledig DO. Ook het DO wordt door bbn getoetst op prijs en kwaliteit. Het DO wordt afgerond met het opstellen van het fasedocument DO. De navolgende activiteiten kunnen worden onderscheiden: het opstellen van het DO; rn het toetsen aan de PvE's; rn toetsing op budget c.q. kosten; rn het aanvragen van de bouwvergunning; rn het opstellen van het fasedocument DO. De definitief ontwerpfase wordt afgesloten door middel van het vaststellen van het fasedocument Definitief Ontwerp. De navolgende activiteiten worden onderscheiden: = het houden van de aanbesteding voor de uitvoerende partijen; rn het beoordelen van de aanbiedingen door de uitvoerende partijen; het opstellen van het gunningadvies.

c'

In bijlage 3 wordt de DO-fase schematisch weergegeven. De aanbestedingsfase wordt afgerond met behulp van het vaststellen van de gekozen aannemers. 5.1.4.

Bouwvoorbereidings-, uitvoerings- en beheerfase De in deze fasen te verrichte werkzaamheden zullen in een later stadium nader worden bepaald .

c' Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist pagina 13 van 16 Versie 005 definitief


6.

STAPPENPLAN Hieronder is een stappenplannen opgenomen dat de fasen weergeeft.

p', Bijstelling Eisen

1. Voorlopig Ontwerp

vo-1

b

4

Bijstelling ontwerp

..................f ................

/"

~

.................

~

i,.

..................................

-

......................................................................................

PvE voor het

0 PvE voor het

"j

Goed-

keuring OG

.....

,j

1

._,__. ,. ,..,,,.._, ,,,,_,,, ,,,,,,,,,,_, ,_ ,_, ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,_, ,,,, .<,

~

...............................................................

2. Voorlopig Ontwerp vo-2

I Goedk. VO

3. De$nitief Ontwerp (DO)

DO

0 Goedkeurin

+ Besteksfase

Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist pagina 14 van 16 Versie O05 definitief

l i


1

c'

Hieronder is een matrix weergegeven waarin is aangegeven: 1. een omschrijving van de activiteitedstappen; 2. de betrokken partijen (extern en bij de opdrachtgever c.q. projectgroepen); 3. wie het werk uitvoert, adviseedwordt geraadpleegd, participeedadviseert, kiest/ goedkeurt, keuze/goedkeuring ratificeert, moet worden geïnformeerd.

I Inhoudelijke Activiteiten Ontwerpfase

IExterne partijen

I Opdrachtgever en i

C'

c

~~

Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist pagina 15 van 16 Versie 005 definitief


MATRIX BEHEERSACTIVITEITEN

8.

I

Beheersactiviteiten Ontwerpfasen

3xteme partijen

ppdrachtgever en

Toelichting: V = voertuit A = adviseedwordt geraadpleegd P = participeert/adviseert B = kiestkeurt goed R = moet keuze/goedkeuring ratificeren I = moet worden geïnformeerd

cursief =facultatief Nr.

Omschrijving activiteithtap

I Orpanisatie O. 1

I Definitief organisatiemodel ontwerpfasen

T.1 T.2

I Opstellen detailplanning ontwerpfase

T.3

T.4

I Bijstelleddetailleren

overall project tijdschema

Bewaken planning, (voorstellen) bi.jstelling Uitgangspunten planning besteksfase

Kwaliteit Eisenbeheersing (PvE bewaken en biistellen, eisen documenteren) Wijzigingsbeheersing (signaleren, documenteren, besluitvorming voorbereiden) K.3 I Toetsen pnjslkwaliteitsverhouding ontwerpen K.4 I Omschrijven eindproducten en toetsingscntena per deelfase

K. 1 K.2

I

I

C' Project: Centrale Huisvesting Gemeente Zeist pagina 16 van 16 Versie 005 definitief


I

Centrale Huisvesting Gemeente Zeist Keuze Ontwikkelingsvarianten en Plan van Aanpak selectie ontwerpteam Werknummer bbn Datum

Rapportnummer

:

004

Versie

:

002

Tekstgedeelte Aantal bijlagen

Status

:

definitief

Bestandsnaam

Opgesteld door

:

ing. J. van Aalten / mr. ing. J.W.A. Geel

E-mail

: [email protected] / [email protected]

Doorkiesnummer : (030) 634 74 68 / (030) 634 74 29 Internet

C'

:

www.bbn.nl

:

: 4899 : 26april2006

17 pagina's

. -

blz .

INHOUDSOPGAVE

c’;

...................................................................................................................... Advies ontwikkelingsvarianten.................................................................................

1.

Inleiding

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

Uitgangspunten ............................................................................................................ Ontwikkelingsvarianten ............................................................................................... Geïntegreerde contracten ............................................................................................. Keuze tussen klassiek model / Design & Build ........................................................... Aanbesteding . Relatie met project 4e kwadrant ...........................................................

.

3 3.1. 3.2. 3.3.

.

4 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

.

5 5.1. 5.2. 5.3.

3

4 4 4 5 5 7

......................................................................

Projectorganisatie selectieprocedures 9 Dagelijkse werkzaamheden en coördinatie selectie ..................................................... 9 Selectiecommissie ........................................................................................................ 9 Gunningscommissie ................................................................................................... 10

.......................................................................................................

Selectie architect Algemeen ................................................................................................................... .. Mogelijke procedures ................................................................................................. Met of zonder prijsvraag ............................................................................................ S tappenplan architectenselectie ................................................................................

........................................................................................

Selectie overige adviseurs Inleiding ..................................................................................................................... Algemene beschrijving van de procedure .................................................................. Fasering ......................................................................................................................

11 11 11 13 14

16 16 16 17

2

1.

INLEIDING Sinds september 2005 vindt er een onderzoek plaats naar de mogelijkheden om alle bestuurlijke, ambtelijke en publieke taken van de gemeente centraal te huisvesten in en achter het Oude Raadhuis. Dit onderzoek is nodig omdat de huidige huisvesting niet langer voldoet, onder meer doordat de huisvesting nu over verschillende panden is verspreid. Bij een Centrale Huisvesting zal het kantoor aan de Slotlaan 20 niet langer worden gebruikt.

c'

Indien de gemeenteraad besluit tot realisering van de Centrale Huisvesting, zal de vraag aan de orde komen op welke wijze deze huisvesting ontwikkeld - ofwel ontworpen en gebouwd - dient te worden. Ook zal de vraag spelen hoe de huisvesting gefinancieerd, onderhouden en eventueel geëxploiteerd dient te worden. Dit Plan van Aanpak beschrijft om te beginnen welke ontwikkelingsvarianten in aanmerking komen voor toepassing bij het project Centrale Huisvesting. Samenhangend met de keuze voor een bepaalde ontwikkelingsvariant speelt de vraag op welke wijze de opdracht moet worden aanbesteed. Ook daarop zal worden ingegaan. De beslissing tot nieuwbouw van de Centrale Huisvesting moet nog genomen worden. Het onderhavige Plan van Aanpak dient er toe om direct van start te kunnen gaan, indien de gemeenteraad besluit tot nieuwbouw.

c

3

2.

ADVIES ONTWIKKELINGSVARIANTEN

2.1.

UITGANGSPUNTEN Uitgangspunten bij de ontwikkeling zijn: variant 2 (één strook van vijf bouwlagen); ondergronds parkeren.

.

c1

2.2.

ONTWIKKELINGSVARIANTEN Afhankelijk van de omstandigheden omvat een ontwikkelingsvariant altijd een of meer van de volgende onderdelen:

1

Design Build Finance Maintainance Operate

I Ontwerp 1 Bouw I Financiering I Onderhoud I Exploitatie

I

De ‘variatie’ in de ontwikkelingsvarianten zit met name in welke partij genoemde onderdelen uitvoert:

CÌ

‘Massiek’

geïntegreerde contracten

c‘ 4

c'i

2.3.

GEINTEGREERDE CONTRACTEN Indien aan een en dezelfde partij de opdracht tot ontwerp én de opdracht tot realisatie wordt verstrekt, dan spreekt men van een geïntegreerd contract. Bij deze aanpak stelt de opdrachtgever een programma van eisen op, op grond waarvan de opdrachtnemer vervolgens het gebouw ontwerpt en bouwt. Van de volgende geïntegreerde contracten is reeds gelijk duidelijk dat deze niet geschikt zijn als ontwikkelingsvariant voor de Centrale Huisvesting: DBF valt af omdat de gemeente voldoende financiële middelen kan aantrekken om de Centrale Huisvesting te financieren en enige vorm van Publiek Private Samenwerking daarom niet nodig is; DBFM valt af omdat het uitbesteden van onderhoud tot hogere kosten leidt dan indien de gemeente het onderhoud zelf op zich neemt, terwijl de gemeente reeds jaren en met goed resultaat het onderhoud zelf uitvoert; DBFMO valt af omdat de huisvesting geschikt moet zijn voor het vervullen van kerntaken van de gemeente, hetgeen zich niet goed laat combineren met een op inkomsten gerichte opzet van de huisvesting met te exploiteren functies.

c

2.4.

KEUZE TUSSEN KLASSIEK MODEL /DESIGN& BUILD Als ontwikkelingsvariant voor de Centrale Huisvesting dient gekozen te worden tussen: het klassieke model; (varianten van) Design & Build.

C'

Bij een klassiek model geeft de opdrachtgever aan de architect een opdracht tot het maken van een ontwerp, en daarna aan een aannemer een opdracht tot het tot stand brengen van het gebouw op grond van dat ontwerp.

c 5

In onderstaande tabel worden het klassieke model en Design & Build beschreven in hun zuiver vorm.

Klassieke model

Design & Build ~

Voordeel: de opdrachtgever heeft veel controle over het ontwerpen bouwproces.

c

c"

Nadeel: nadat de opdrachtgever het programma van eisen heeft opgesteld, kan hij nagenoeg geen invloed meer uitoefenen op het ontwerpproces en de realisatie. Bij geïntegreerde contracten dient het programma van eisen daarom zeer degelijk te

Nadeel: alles wat niet in het contract is opgenomen als te leveren eindresultaat kan (en zal hoogstwaarschijnlijk) tot de discussie leiden of de ontwi?kelaar/aannemer daartoe verdicht is. Voordeel: de aanbiedingen worden gedaan Nadeel: bij een aanbesteding van een Designsteeds op grond van dezelfde uitgangspunten, & Build- contract, waarbij een aanbieding voor zowel ontwerp als realisatie wordt zodat de aanbiedingen goed vergelijkbaar gedaan met alle mogelijke variaties daardoor, zijn. kunnen de aanbiedingen moeilijk vergelijkbaar zijn. Voordeel: opdrachtgever neemt taken over. Nadeel: besturing van het proces vereist Nadeel: opdrachtnemer brengt hiervoor kennis, die soms afwezig is indien de kosten in rekening. opdrachtgever slechts incidenteel bezig is met bouwen, waarom het nodig kan zijn kennis in te huren. Opdrachtgever draagt zelf risico's. Voordeel: Voordeel: risico's en aansprakelijkheden worden verlegd naar opdrachtnemer. goedkoper. Nadeel: die risico's. Nadeel: opdrachtnemer zal de kosten hiervoor in rekening brengen, waardoor de investeringskosten hoger worden. Voordeel: de integrale aanpak van ontwerp en uitvoering kan resulteren in een kortere doorlooDtiid. De gecombineerde Stuur- en Projectgroepvergadering heeft op 10 maart 2006 besloten dat ontwikkeld zal worden op grond van een variant van Design & Build. De gekozen variant bestaat hierin, dat de opdracht na het gereedkomen van het Definitieve Ontwerp zal worden aanbesteed aan een partij die vanaf dat punt de verdere ontwikkeling alsmede de realisatie voor zijn rekening neemt. Met deze opzet is beoogd dat de planvorming op een gegeven moment definitief kan worden afgesloten.

6

De gemeente zal nog beslissen of de fase tot en met het Definitieve Ontwerp hetzij in eigen huis door de gemeentearchitect zal plaatsvinden, hetzij door een extern aan te trekken architect. Ter ondersteuning van deze besluitvorming heeft bbn adviseurs desgevraagd een separate notitie opgesteld (‘Notitie O19 Gemeentearchitect’ d.d. 15 maart 2006) waarin de voor- en nadelen van het inschakelen van een gemeentearchitect gesteld worden tegenover die van het inschakelen van een externe architect. Op grond van afweging van de voor- en nadelen adviseert bbn adviseurs om gebruik te maken van een extern aan te trekken architect. In het navolgende van dit Plan van Aanpak zal er van worden uitgegaan dat er een externe architect zal worden ingeschakeld.

r‘\,

L

2.5.

AANBESTEDING. RELATIE MET PROJECT 4 E KWADRANT Uitgaande van het gekozen model: a. zal een opdracht worden aanbesteed aan de externe architect die het ontwerp uitwerkt tot en met het Definitieve Ontwerp; b. zullen opdrachten worden aanbesteed aan de overige ontwerpende adviseurs (zoals de adviseur constructies, de adviseur installaties, e.d.); c. zal op basis van het Definitieve Ontwerp een Design & Build-opdracht worden aanbesteed aan een aannemer/ontwikkelaar.

Ad a. en b (aanbesteding van de ontwerpopdracht) In dit Plan van Aanpak is beschreven op welke wijze de architect en de overige ontwerpende adviseurs zullen worden geselecteerd. Ad c. (aanbesteding van de Design di Build-opdracht) Aanbesteding van de Design & Build-opdracht omvat de verdere (dat wil zeggen vanaf het DO) ontwikkeling en realisatie van: m de nieuwbouw en de parkeergarage; eventueel: sociaal-maatschappelijke functies; eventueel: commerciële functies (woningen op achterste strook). In het huidige stadium van het proces behoeft nog niet te worden beslist hoe de aanbesteding van de Design & Build-opdracht zal worden ingericht. Alhoewel dit een zaak van latere orde is, gaan er reeds heden stemmen op dat er een aanbesteding van deze opdracht plaatsvindt in één keer van zowel het project Centrale Huisvesting als het project 4e kwadrant (waarbij de ontwerpopdrachten nog wel separaat worden aanbesteed). Dit vanwege de verwachte schaalvoordelen bij de ontwikkeling en bouw door één partij van beide projecten.

c 7

bbn ziet in het op deze wijze samenvoegen en het in één maal aanbesteden van beide projecten de volgende risico's: in zijn algemeenheid: de complexiteit wordt vergroot; m er ontstaat een onderlinge afhankelijkheid van beide projecten bij de initiële besluitvorming (financiële haalbaarheid, goho go); tijdsynchronisatie: de aanvang van de bouw en de uitvoering van beide projecten zullen dan - als zijnde één project - samenvallen; vertragingen in het ene deel zouden het andere deel ophouden; de risico's die voorgaande punten met zich brengen klemmen te meer daar het project Centrale Huisvesting reeds een gevoelig onderwerp is; er zullen verschillende ontwerpteams zijn terwijl er één Design & Build-partij is; de aanbesteding omvat dan tevens verkoop van de grond aan een partij (bouwbedrijf, ontwikkelaar, belegger of een combinatie daarvan); het project en de opzet daarvan krijgt daarmee een ander karakter. Indien er voor wordt gekozen om de achterste strook te bebouwen met woningen, dan kan er een overlap ontstaan tussen het project '4e kwadrant' en het project Centrale Huisvesting. Ook die situatie is geen directe reden tot het als één opdracht aanbesteden van beide projecten. De achterste strook en alle functies daarin (lees: bijvoorbeeld de woningen) kunnen door de architect en de adviseurs worden ontworpen die ook de rest van de Centrale Huisvesting ontwerpen, en ook de uitvoering kan geschieden door de aannemer die de Centrale Huisvesting realiseert. De kosten hiervan worden kunnen dan doorberekend worden aan de betreffende opdrachtgever.

c';

8

3.

PROJECTORGANISATIE SELECTIEPROCEDURES

3.1.

DAGELIJKSE WERKZAAMHEDEN EN COÖRDINATIE SELECTIE [NAAM PROJECTMANAGEMENTBUREAU] zal als extern projectmanagementbureau namens de gemeente Zeist de selectieprocedure opstarten en uitvoeren en daarin optreden als gemachtigde. Daarmee belast zijn de volgende adviseurs: [NAAM ADVISEUR]; [NAAM ADVISEUR]. De gegadigden en inschrijvers zullen slechts met de adviseur(s) van het projectmanagementbureau contact hebben. De besluitvorming en regie blijven in handen van de gemeente. Alle schriftelijke communicatie wordt in conceptvorm tenminste voorgelegd aan de gemeente.

C'

De contactpersoon namens de gemeente is: de heer [NAAM].

3.2.

c"

SELECTIECOMMISSIE Hiervoor wordt de volgende samenstelling geadviseerd: [NAAM], ambtelijk opdrachtgever; [NAAM], algemeen directeur; m [NAAM], intern procesmanager gemeente Zeist; [NAAM], stedenbouwkundige gemeente Zeist; m [NAAM], adviseur van bureau SVP; [NAAM], lid Ondernemingsraad / andere gebruiker; [NAAM], adviseur van het projectmanagementbureau; = [NAAM], adviseur van het projectmanagementbureau.

.

De besluiten van de Selectiecommissie worden ter ratificatie in de Stuurgroep gebracht.

9

3.3.

GUNNINGSCOMMISSIE

. ..

C

Hiervoor wordt de volgende samenstelling geadviseerd: [NAAM], wethouder - portefeuillehouder; [NAAM], wethouder belast met Ruimtelijke Ordening; [NAAM], ambtelijk opdrachtgever; [NAAM], algemeen directeur; [NAAM], directeur Ruimte; [NAAM], directeur Middelen; [NAAM], lid gemeenteraad; [NAAM], lid gemeenteraad; [NAAM], intern procesmanager gemeente Zeist; [NAAM], adviseur van het projectmanagementbureau.

.. .. .

De besluiten van de Gunningcommissie worden ter ratificatie in het College van Burgemeester en Wethouders gebracht.

4.

SELECTIE ARCHITECT

4.1.

ALGEMEEN De selectie (aanbesteding) van de architect dient plaats te vinden overeenkomstig de Europese Richtlijn 2004/18/EG (de zogenaamde Algemene Richtlijn) die door het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) op Nederlandse overheidsopdrachten voor diensten van toepassing is verklaard. De selectie van de architect dient overeenkomstig deze regelgeving te worden uitgevoerd, omdat het geraamde honorarium van de architect ligt boven het in die regelgeving genoemde drempelbedrag van € 236.000,-.

C'

De aangehaalde regelgeving beschrijft verschillende aanbestedingsprocedures waaruit gekozen moet worden. Naast de vraag welke van deze aanbestedingsprocedures gevolgd dient te worden, speelt de vraag of er al dan niet een prijsvraag zal worden gehouden, waarbij de prijsvraag dan onderdeel zou worden van de aanbestedingsprocedure. Beide vragen komen aan de orde in de volgende paragrafen.

4.2.

MOGELIJKE PROCEDURES Op grond van genoemde regelgeving is in het onderhavige geval de keuze mogelijk uit twee procedures, te weten: de openbare procedure; de niet-openbare procedure.

..

c';

De keuze tussen de openbare procedure en de niet-openbare procedure is vrij. Beide procedures zullen in het kort worden beschreven, de voor- en nadelen van beide procedures zullen tegenover elkaar worden gezet, om te kunnen komen tot een conclusie. Beide procedures vangen aan met een aankondiging (publicatie) in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. De aankondiging dient er toe eventuele gegadigden te wijzen op het bestaan van een te gunnen opdracht, en geeft in het kort de projectkenmerken, een beschrijving van de selectieprocedure, en de selectie- en gunningcriteria. Tevens wordt in de aankondiging aangegeven hoe belangstellenden in het bezit kunnen komen van de selectieleidraad waarin meer in detail de te volgen procedure is beschreven.

11

Openbare procedure

Bij deze procedure kunnen alle belangstellende architecten direct een aanbieding indienen naar aanleiding van de aankondiging. De aanbestedende dienst moet rechtstreeks uit deze aanbiedingen, op grond van objectieve selectie- en gunningscriteria (die vooraf zijn bekendgemaakt), een keuze maken aan wie de opdracht wordt gegund. Niet-openbare procedure

Deze procedure bestaat uit twee fasen. In de eerste fase kunnen belangstellende architecten zich naar aanleiding van de aankondiging aanmelden als gegadigde. Vervolgens selecteert de aanbestedende dienst op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria een aantal architecten dat zal worden uitgenodigd een aanbieding in te dienen (ofwel zich in te schrijven). Dit aantal mag niet minder zijn dan vijf. Uit deze aanbiedingen maakt de aanbestedende dienst, op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve gunningcriteria, een keuze aan welke architect de opdracht wordt gegund.

Voor- en nadelen van beide procedures tegenover elkaar

voordelen

openbare procedure

niet-openbare procedure

- Kortere looptijd dan niet-

- Meer sturing over wie een aanbieding mag uitbrengen.

openbare procedure

- Minder aanbiedingen te beoordelen.

c‘

nadelen

- Kan veel aanbiedingen opleveren die allemaal beoordeeld moeten worden. - Veel visiepresentaties te beoordelen.

algemeedconclusie

Minder geschikt: - Voor complexe ontwerptrajecten.

- Langere doorlooptijd dan openbare procedure. - De eenmaal geselecteerde potentiële aanbieders zijn gekwalificeerd en later niet meer op de selectiegronden te beoordelen. Minder geschikt: - Voor trajecten waarbij een minimale doorlooptijd gewenst is. - Indien er slechts weinig aanbieders zijn.

12

Gezien de bovenstaande voor- en nadelen adviseert bbn de niet-openbare procedure te volgen bij de aanbesteding van de ontwerpopdracht. Wij gaan in het navolgende dan ook uit van de niet-openbare procedure.

4.3.

MET OF ZONDER PRWSVRAAG Bij een prijsvraag maken meerdere architecten in het kader van de aanbestedingsprocedure een ontwerp. (Dit geldt ook voor een meervoudige opdracht waarbij aan meerdere voorgeselecteerde architecten opdracht verleend wordt voor een voorontwerp). De keuze voor wel of juist geen prijsvraag hangt af van een aantal aspecten.

..

In zijn algemeenheid geldt: een selectie een prijsvraag betekent een keuze voor een ontwerp; een selectie zonder een prijsvraag betekent een keuze voor een architect. Het grootste voordeel van het houden van een prijsvraag is, dat de architectenkeuze gebaseerd kan worden op een concreet beeld van het uiteindelijke ontwerp en daarmee het eindresultaat. In complexe gevallen kan dit behulpzaam zijn.

.. .

c"

Er is echter ook een groot aantal nadelen aan een selectie met prijsvraag: deze methode kost meer tijd dan een selectie zonder prijsvraag; deze methode brengt extra kosten met zich; de deelnemers zijn uitermate gemotiveerd om te winnen en dienen een mooi en uitdagend ontwerp in; men laat zich slechts in beperkte mate leiden door de tevoren opgelegde functionele en financiële randvoorwaarden; het resultaat is vaak dat winnende ontwerpen budgettair niet passen, waardoor het ontwerpproces van het begin af aan onder grote budgettaire spanning staat; het meest optimale is een ontwerpproces dat van het begin af aan in nauw overleg met de opdrachtgever en adviseurs plaatsvindt; bij een prijsvraag kan dit overleg in de cruciale fasen Structuurontwerp en Voorlopig Ontwerp niet plaatsvinden, hetgeen de functionaliteit nadelig kan beïnvloeden; de vormgeving van de bouwmassa in stedenbouwkundig- en architectonisch oogpunt wordt al direct min of meer vastgelegd door de ontwerpkeuze; in veel gevallen is een goede afstemming met stedenbouwkundige- en architectonische randvoorwaarden vooraf en tijdens het ontwerp gewenst; belangrijke aspecten die de architectenkeuze bepalen worden vaak ondergeschikt aan het ingediende ontwerp; te denken valt hierbij aan technische kennis en ervaring met gemeentehuizen, interieurvaardigheden, technische en esthetische detaillering, verwachtingen ten aanzien van de kostenbewustheid en samenwerkingsvaardigheden.

. . .

13

Geadviseerd wordt om te kiezen voor een procedure zonder prijsvraag, om de volgende redenen: het voordeel weegt niet op tegen de nadelen; ’ het voorbereidingsbudget is gelimiteerd en een snelle planontwikkeling is gewenst; ’ het projectbudget is gebaseerd op een economisch, doch fraai ontwerp, hetgeen zonder prijsvraag eenvoudiger beheersbaar is; ‘ een goede ontwerpafstemming met de stedenbouwkundige uitwerking is zeer gewenst; goed overleg en afstemming met de opdrachtgever en de gebruikers tijdens de eerste fasen van het ontwerp komen de functionaliteit en het exploitatieresultaat ten goede, hetgeen bij een prijsvraag veel minder het geval is.

.

C: 4.4.

STAPPENPLAN ARCHITECTENSELECTIE

Voor de selectie van de architect wordt uitgegaan van de niet-openbare procedure en wordt geadviseerd om de volgende stappen (die deels verplicht door de Europese Richtlijn worden voorgeschreven) te doorlopen: 1. Allereerst wordt de selectieleidraad opgesteld met daarin de selectiecriteria, de gunningleidraad opgesteld met daarin de gunningcriteria, worden de selectiecommissie en de gunningcommissie samengesteld, en wordt de aankondiging van de opdracht gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

c

2. Vanaf het tijdstip van publicatie van de aankondiging kunnen architectenbureaus de selectieleidraad opvragen. Daarin is vermeld welke gegevens de bureaus dienen te verstrekken bij de aanmelding als gegadigde. Gedurende 37 kalenderdagen na publicatie van de aankondiging kunnen de architectenbureaus zich aanmelden als gegadigde en de gegevens verstrekken. 3. Na die 37 kalenderdagen start de selectiefase. Daarin toetst de selectiecommissie de ingekomen aanmeldingen allereerst aan de minimumeisen. Minimumeisen worden ook wel de ‘harde criteria’ genoemd. Voorbeelden van minimumeisen die gesteld kunnen worden, zijn: dat de onderneming is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, niet in staat van faillissement verkeert, alle verschuldigde sociale premies en belastingen heeft afgedragen, voldoende financiële draagkracht heeft (liquide en solvabel is), ISOgecertificeerd is, enzovoorts. Gegadigden die niet voldoen aan de gestelde minimumeisen worden direct uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding, en krijgen daarvan bericht. 4. Slechts de gegadigden die wel voldoen aan de minimumeisen worden door de selectiecommissie beoordeeld op de overige selectiecriteria. Deze overige selectiecriteria worden ook wel de ‘zachte criteria’ genoemd en zien bijvoorbeeld

14

op ervaring met gelijksoortige projecten, ervaring met stedenbouwkundige inpassing, op architectonische kwaliteit, bureaucapaciteit, kostenbewustheid, enzovoorts. Deze beoordeling geschiedt door het toekennen van punten. De toegekende punten bepalen de rangorde tussen de gegadigden. De selectiecommissie stelt vast welke vijf gegadigden de hoogste rangorde hebben.

5. De selectiecommissie brengt haar conclusies ter ratificatie in bij de Stuurgroep.

c'

6. Na ratificatie worden de vijf gegadigden met de hoogste rangorde uitgenodigd om een aanbieding te doen (ofwel 'om zich in te schrijven'). De uitnodiging tot inschrijving bevat de volgende gegevens: - het globale Programma van Eisen; - budget; - planning; - contractuele voorwaarden; - de stedenbouwkundige randvoorwaarden zoals onder meer opgesteld door het bureau SVP.

7. Daarbij wordt aan de inschrijvers gevraagd om ten overstaan van de gunningcommissie een presentatie te houden van het bureau en een visie te geven op de ontwerpopgave. Ook wordt deze bureaus gevraagd een honorariumopgave te doen. De gunningcommissie besluit op grond van de tevoren in de gunningleidraad geformuleerde gunningcriteria welke van de inschrijvers in aanmerking komt voor gunning, en brengt dit besluit ter ratificatie in bij het College van Burgemeester en Wethouders. 8. Na ratificatie wordt het besluit tot gunning bekend gemaakt en wordt de overeenkomst gesloten.

,

c'; 15

5.

SELECTIE OVERIGE ADVISEURS

5.1.

INLEIDING Naast de architect dienen de volgende adviseurs nog geselecteerd te worden: adviseur constructie; adviseur installatietechniek; adviseur bouwfysica; [ADVISEUR . . . 1; m [ADVISEUR . . . I ; enz. De selectieprocedure voor deze adviseurs behoeft niet te worden uitgevoerd volgens de eerder genoemde Europese regelgeving omdat de honoraria van deze adviseurs blijven onder de in die regelgeving genoemde drempelbedragen. Voorstel is te komen tot een keuze voor deze adviseurs op basis van inschrijving met voorselectie.

5.2.

ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE PROCEDURE Per vakgebied wordt een voorselectie gemaakt van maximaal vijf adviseurs. Deze voorselectie geschiedt op basis van reputatie en ervaring en in overleg tussen de projectmanager, de interne procesmanager en afhankelijk van het moment van selectie, de architect. De geselecteerde adviseurs ontvangen een uitnodiging tot inschrijving waarin de beoordelingscriteria zijn vermeld en waar aan zijn toegevoegd: het globale Programma van Eisen; het budget; m de planning; de contractuele voorwaarden; de eerste schetsen van de architect (afhankelijk van het moment van selectie). De ontvangen inschrijvingen worden door het projectmanagementbureau, in overleg met de interne procesmanager en eventueel de architect, beoordeeld op: = de visie vanuit het eigen vakonderdeel op basis van de verstrekte stukken; het voorgestelde projectteam; de honorariumaanbieding.

16

Circa drie adviseurs per vakgebied zullen worden uitgenodigd voor een presentatie aan een commissie bestaande uit de projectmanager, de interne procesmanager, en afhankelijk van het moment van selectie, de architect. Tijdens deze presentatie geven de inschrijvers hun visie op het eigen vakonderdeel, en stellen zij het projectteam voor. De genoemde commissie zal aan de Stuurgroep een voorstel doen voor de per vakgebied te kiezen adviseur. De uiteindelijke keuze wordt gemaakt door de Stuurgroep. De gemeente behoudt zich het recht voor om de opdracht gefaseerd te verstrekken. In eerste instantie zal een nulmeting worden moeten uitgevoerd, danwel inventarisatie van de huidige situatie moeten worden gemaakt. Afhankelijk van die uitkomst wordt het ontwerpproces voortgezet met al dan niet dezelfde adviseur.

C) 5.3.

FASERING De selectie van de adviseurs zal verlopen in twee fasen: 1. Vroeg in het ontwerpproces (Structuurontwerp) wordt de selectie voor de adviseur installaties gestart, zodat deze mee kan draaien in het Structuurontwerp of uiterlijk Voorlopig Ontwerp-traject. 2. Op een later tijdstip kan de adviseur constructies en de adviseur bouwfysica worden geselecteerd.

17

-

I

I

c'

NOTITIE 024 VERSIE 005 BEMERKINGEN KLANKBORDGROEP PERSONEEL Plaatddatum Project Betreft Behandeld door E-mail Doorkiesnummer Faxnummer

: : :

: : : :

Houten, 10 mei 2006 4899 - Centrale Huisvesting Gemeente Zeist reactie op vragen en bemerkingen Klankbordgroep Personeel de heer mr. ing. J.W.A. Geel jwa.geel@ bbn.nl (030) 634 74 29 (030) 634 74 06

De reactie van bbn op de bemerkingen van de klankbordgroep is cursief gedrukt.

C'

Reacties klankbordgroep Personeel Reactie 1

c'

a. Afgevraagd wordt of er in de gewenste oppervlakteberekening geen rekening is gehouden met concentratie- en aanlandwerkplekken. Dit zou erg betreurd worden, want de medewerkers hebben behoefte aan dit soort werkplekken. (pagina 17 PvE). De behoefte aan dit soort werkplekken is erkend en hiermee is dan ook rekening gehouden bij het opstellen van de Ruimtestaat en het Programma van Eisen. In de Ruimtestaat wordt aan de hand van normen (die zich in de loop der jaren bewezen hebben) in algemene zin bepaald welke oppervlakte per werknemer voor een werkplek benodigd is, uitgaande van 'standaardwerkplekken'. Tijdens het eventuele ontwerpproces zal worden bepaald hoe veel van de aldus bepaalde oppervlakte voor de standaardwerkplekken uiteindelijk zal worden aangewend als concentratie- of aanlandwerkplekken. In de praktijk zal aan de verschillende afdelingen worden gevraagd hoe zij dit ingevuld willen zien. Zodoende wordt ingespeeld op de specifieke behoefte van de afdelingen. b. Waarom wordt er uitgegaan van 90% van de berekende behoefte? Er staat op dezelfde pagina namelijk dat de toekomstige groei van het personeelsbestand wordt opgevangen door flexibilisering van werkplekbenutting. Die flexibiliteit gaat er juist uit als er uitgegaan wordt van 90%.(pagina 17 PvE). De bedoelde passage is inmiddels geschrapt in de nieuwe versie van het Programma van Eisen. c. Zeer positief over de uitgangspunten over het binnenklimaat (pagina 22 PvE). Met het opstellen van de bedoelde passage in het Programma van Eisen is zo veel mogelijk invulling gegeven aan hetgeen als wens voor de nieuwe situatie naar voren kwam uit de enquêtes en interviews.

Reactie 2

c:

a. Het PvE voldoet slechts aan de wettelijke minimum-eisen voor ARBO-zorg. ARBO-zorg is echter meer dan het voldoen aan deze minimum-eisen. Er moet gestreefd worden naar verbetering van de werksituatie. In de ontwerpfase zal aan veel eisen nog nader invulling gegeven moeten worden, waaronder aan de eisen voor de arbeidsomstandigheden. b. De toetsing van ARBO-technische zaken is in het PvE niet genoemd. Graag extra aandacht hiervoor. Idem. c. Verder graag aandacht voor temperatuur en luchtkwaliteit. Uit de enquêtes en interviews bleek inderdaad dat het personeel met name de (hoge)temperatuur (in de zomer) en de luchtkwaliteit in het jaren '80-gebouw als problematisch ervaart. Hieraan is expliciet

Notitie: 48991024 versie 005

aandacht besteed in het Programma van Eisen. Zie onder meer $1.3 waar de bouwfysische prestaties van het jaren '80-gebouw 'ver beneden peil' worden genoemd en verbetering wordt voorgesteld voor wat betreft die hoge temperatuur en luchtkwaliteit. d. Aandacht voor de inrichting van het gebouw, werkplekken, balies, verlichting e.d. Spreekt voor zich. Reactie 3 a. Afgevraagd wordt waar de randvoorwaarde "Kunst" vandaan komt. De 1% zal toch gauw in de tonnen lopen. Dit is gemeentelijke beleid.

C I

c'

Reactie 4 Alles naar aanleiding van het PvE a. 3.5.2. Vergaderruimten: toch merkbaar meer ruimten dan nu?? Niet alleen de leidinggevenden vergaderen,maar ook bijvoorbeeld projectmanagers. ... Ja, er is gebleken van behoefte aan meer met name middelgrote vergaderruimte, die dan ook opgenomen is in het programma. b. 3.6.1 8. Ook wijk- en groenbeheer en beheer sportaccommodaties hebben buitenlocaties De brandweer behoeft niet te worden ondergebracht in de Centrale Huisvesting. Wel zijn er twee werkplekken opgenomen in het programma voor werknemers van de brandweer die (zeer) regelmatig voor werkzaamheden in het raadhuis aanwezig moeten zijn. c. 4.1. Gemiddelde ontwerpkwaliteit: sluit aan bij de uitstraling van de gemeente Zeist ("gemiddeld"). Een goede, mooie kwaliteit zou mij meer aanspreken. .. In het Programma van Eisen is niet te lezen dat een gemiddelde ontwerpkwaliteit moet worden nagestreefd) maar dat een gemiddelde kwaliteit van toe te passen materialen moet worden nagestreefd (lees: er moet een gemiddeld investeringsniveau worden nagestreefd), hetgeen een ontwerp van goede en mooie kwaliteit geenszins uitsluit. Deze formulering is overigens zo gekozen omdat gemeenschapsgeld verantwoord dient te worden aangewend. d. 7.2. (e.a.) Er staat niets in over het door Zeist zo gepropageerde "duurzaam bouwen" Het convenant Duurzaam Bouwen (DUBO) d.d. 20 juni 1996 dat de gemeente heeft gesloten is integraal van toepassing verklaard in $ 10.3 van het Programma van Eisen en als bijlage daarbij gevoegd. e. 7.3.2. watervoorziening bij het bestuurssecretariaat: er zit toch al zo'n pantry in het oude raadhuis? De bedoelde passage spreekt niet specifiek over watervoorziening voor het bestuurssecretariaat, maar over de installatietechnische eisen voor watervoorziening in het algemeen. f. 7.5.5. Intercom: hoeft niet te worden aangelegd als we het huidige type telefoonsysteem behouden: daar zit al een intercomsysteem in In bedoelde paragraaf van het Programma van Eisen wordt een intercom met een ander doel en toepassing bedoeld. Het gaat daarbij om een intercom in het exterieur voor communicatie door publiek of leveranciers met bodes of receptie. Reactie 5 a. Benadrukken van de aandacht die het binnenklimaat dient te krijgen (temperatuur en luchtkwaliteit). Zie hetgeen hierboven is opgemerkt onder reactie 2 sub c. b. Platte daken staan de laatste tijd extra in de belangstelling i.v.m. instortingsgevaar bij hevige regen / sneeuwval. Ik neem aan dat de platte daken in het Vierde Kwadrant volgens de laatste inzichten geconstrueerd zullen worden. Instorting van platte daken is in

C l

c’.l

Pagina - 3 -


Nederland vaak het gevolg van wat in de bouwkunde ‘wateraccumulatie’ wordt genoemd. Door onvoldoende hemelwaterafvoer, bijvoorbeeld door verstopping van het afvoersysteem of door een te kleine afvoercapaciteit in combinatie met het ontbreken van een zogenaamde ‘noodoverstort’, kan er zich op het dak water verzamelen (‘accumuleren’). Indien de constructie daar onvoldoende op gedimensioneerd is, zal deze bezwijken. Door een deugdelijk ontwerp (met name het plaatsen van een noodoverstort) kunnen de meeste problemen voorkomen worden. Een soortgelijke situatie kan ontstaan door aanhoudende sneeuwval. Dit soort problemen doet zich met name voor bij platte daken van stalen profelen die worden gedragen door een staalconstructie. Dergelijke daken worden vaak gebruikt als relatief goedkope oplossing voor projecten met grote vloeroppervlakten (denk aan markthallen, opslagloodsen en bouwmarkten). Bij gemeentehuizen worden dergelijke daken zo goed als niet toegepast vanwege het gebrek aan visuele uistraling en vanwege de bouwfysische complicaties die dergelijke daken met zich brengen (weinig warmteaccumulatie, waardoor veel warmtedoorstraling in de zomer). Bij bouwwerken die zijn opgetrokken uit een betonskelet of dragende wanden van beton of metselwerk met betonnen daken, spelen deze problemen niet. Omdat de eventuele nieuwbouw van de Centrale Huisvesting gezien de gewenste visuele uitstraling en gezien de aard van het gebouw zo goed als zeker op de laatste wijze zal worden uitgevoerd en niet als staalconstructie met een stalen dak, behoeft niet te worden gevreesd voor instorting. c. Een budget van 1% van de bouwsom voor kunst staat m.i. op gespannen voet met het verwerven van voldoende daadkracht onder de inwoners van Zeist voor dit project, met name in de gevallen wanneer uiteindelijk begrotingen overschreden zouden worden. Dit aspect moet m.i. nogmaals goed overwogen worden. Van deze opmerking zal kennis worden genomen. Zie ook reactie 3. d. Is er ergens een stilte 1 meditatieruimte gepland? Een dergelijke ruimte is vooralsnog niet expliciet opgenomen in het programma.

fl

n

Concernstaf. apnl2006 Bureau Communciatie gemeente Zeist

1. Aanieiding

eenti-aie kantooi-huisvesting aan het R m d i t e Zeist kai; worden genomen.

Bij de väststelliiig van het bedrijfsplan in 19% heeft de gemeenteraad besloten om te streven naar een centraal huisvestingsmodel met het doel structurele besparingen op de huisvestingskosten te kunnen realiseren alsmede efficiencywinst te boeken door het beperken van iocatiegebonden fâci Iitai re koster:

Net is hee! be!ar?grijk om in de communicatie continu de aandacht te vestigen op het ‘waarom’ van een centraie huisvesting (zie bovengenoemde argumenten) en de noodzaak daarvan,

I

Al langere tijd werd! de hujs\/estingssiti-latie steeds meer als inefficiënt gevoeld en zijn er steeds vaker problemen bij het adequaat functioneren van de organisatie als gevolg van de niet optimale huisvesting. Meerdere processen die een fysieke verbinding vragen tussen frontoffice en backoffice activiteiten verlopen niet optimaal doordat de afstand tussen beide t e groot is: De yaii (-je oryanisatie archieffunctie is voor esfl yrûû: m v i ! X i e n d e dichtbij, waardoor niet efficiënt wordt gewerkt. Ë r is een groot teKort aan vergaaerrüimte. Sij hüisves:iny onder se:: dak ku:: gmubkelljker integrss! beleid worden voorbereid omdat dit bijdraagt aan de ontkokering binnen de organisatie en de gewenste cultuur binnen de organisatie bevordert. Daarom is het nu tijd om daadwerkelijk de ontwikkeling van een adequate gerrieentr!ijke hu1svest!ng ter hnnd te nemen: r

,

Ir! d e raaásvergaáering van 13 juni ZGG5 heeft d e gemeenteraad besloten dat eerst de haalbaarheid van een centra!e huisuesting zou worden onderzocht en eer; second opinion op de uitgangspunten en aannames meet wnrden uitgevoerd voordat: in april-mei 2886 een ‘go - no go besiuit“ voor de realisatie van de

Bureau Comrnunicatk gemeente Zekt, april 2006

Dit r~mmiinicatiep!ar!wordt a!s hij!age toegevoegd aan het raadsvoorstel Programma van Eisen dat aan de raad wordt voorgelegd en op basis waarvan het go - no go besluit zal worden genomen;

Open, eerlijke en heldere communicatie; Duidelijkheid over de kaders waarbinnen bewoners en bedrijven in de directe omgeving, ki a rikbo rdg roep p ersû neei I kla iikbo rdg roep politiek, de ondernemingsraad en andere belanghebbenden mogen meepraten; Regel matige en tijd i ge info rmat ieverst re k ki ng , Geen lange radiostiltes. De praktijk wijst uit dat belanghebbenden gaten in de informatieverstrekking zelf opvullen waardoor geruchten ontstaan die moeilijk te weerleggen zijn, Bovensta a nde betrokkenen worden a Is eerste

------

..^^--I-+ Akiill,I * . , - " A t uc a L u c yi ucc U U I ~ geinfe'=:r,eep$ \/ia m e d i s , z o ;!%:.r.r& :Jmcrk^-;en dat --.:-c

-I

yeii I I U II I ieei u v u u i u

I-.--+-

VVUI

deze belanghebbenden informatie moeten krijgen via 'de wandelgangen', Vanaf het allereerste begin moet geinvesteerd worden in een goede vertrouwensrelatie. Praten en luisteren naar belanghebbenden (zowel intern z!s extern) c!,m.v. een Goede participatiestructuur, Serieus reageren op hun opmerkingen en zorgen, inlevingsvermogen! ;

A%p:uke:: X k R e R , X e R S e R krijgen o!-!hohci_ido!? vertrouwen als gemaakte afspraken worden nagekomen, Blijken deze niet haalbaar dan moet duidelijke uitleg worden geven; Nauwe betrokkenheid van de media, Actieve informatieverstrekking; proactief en niet alleen op i,-h i i \ r n n v h a a l r l A n n r ha+ UVVI IIGL v ! a a y z nit U I L hali U I J V U U I U F F I U

,,F---

hair,iict ULVYUJC

betrekken va:: de media deor het geven van inte rv i ews i

Q

Informeren betrokkenen (zie kopje doelgroepen);

Q

Motiveren en enthousiasmeren van verschillende betrokkenen en belanghebbenden (zowel intern als extern) om mee te denken over de invulling en inrichting binnen de kaders die de raad het vastgesteld;

Q

Creëeren van draaqvlak voor een centrale h u isvesti ng i

4. Doelgroepen en dseisieiiingen

stuurgroep Centraie huisvesting (zie projectpían voor samensteiiing j

informeren, mogeiijkheid bieden om proces goed t e voigen, nemen van eenduidige en heldere besluiten, draagvlak.

Projectgroep Centrale huisvesting (zie projectplan voor samenstelling)

Informeren, heldere afspraken over Wie-Wanneer-Wat communiceert, projectgroepleden zijn goed op de hoogte (o.a. door heldere verslaglegging en voldoende informatieverstrekking), positieve houding, draagvlak.

College van

B&w

(formeei opdracntgeverj

Co m m issie Bestuu r/g e m ee nte raad

Klankbordgroep personeel

informeren, rnogeiijkheiá bieden om proces goeá t e voigen, nemen

van eenduidige en heldere besluiten. draagvlak. Informeren, mogelijkheid bieden om proces goed te volgen, overtuigen belang van centrale huisvesting, heldere advisering (commissie], draagvlak. Informeren, mogelijkheid bieden om proces goed te volgen (klankborden), motiveren en enthousiasmeren tot meedenken, overtuigen van voordelen, positieve houding, draagvlak.

Klankbordgroep politiek

Intormeren, positieve houding proces, overtuigen belang van centrale huisvesting, draagvlak.

Kiankbordgrsep ûi;.

T-C

------- ---_

l::l,L-:J

iiiiui~~~cic~i, iiiuyciijniiciu

L:-J--

-- -~----

---A

U I C U C I I UIII I J I U L C ~y u c u

i-..-I---

LC v u i y c i i

(Kianmoraen), motiveren t o t meeaemen, overtuigen beiang van centrale huisvesting, positieve houding, draagvlak,

Overige medewerkers gemeente Zeist

Info rme renI ent ho u s ia s me ren, posi t i e\/ e hoII di ng, d raa gv I a k.

c

-a,U

L + S a,

o

I I

Bewoners Slotlaan (deel donkere laan), le Dorpsstraat, Mauriksstraat en Kerkweg

Informeren, consulteren zoveel mogelijk georganiseerd (betrekken bij planvorming), vertrouwen in gemeente g weerstand: d raagvlak.

Omwonenden ondernemers Het Rond, Slotlaan, le Dorpstraat - Figi - Chinees-Indisch Restaurant Azië - Hypotneken Finenzo - AM Wonen - Hermitage

Informeren, mogelijkheid bieden t e betrekken bij planvorming, vertrouwen in gemeente, weinig weerstand, draagvlak.

Bewonersorganisaties en Vereniging van eigenaren: - Buurtvereniging Walkart - Vereniging van eigenaren Slotlaan - Vereniging van Eigenaren 'Hof van Holland' - Bew o ners 5 uRerstraat, Her eni aan, Noo it g edac n t - Evangelische broedergemeente

Informeren, consulteren (betrekken bij planvorming (indien gewenst door bewoners)), vertrouwen in gemeente, weinig weerstand, draagvlak.

f : U

Overige inwoners gemeente Zeist

Informeren, raadplegen d.m.v. mogelijkheid bieden het proces goed de hoogte î ~ û ü ü e i ivan inSpTäai<- ei~

+^ LC .,-,--V V ; L J C I ~ ,û p

participatiemogelijkheden, voordelen inzichtelijk maken. LoKaie media, Aigemeen Vagbiaa ürrecnrs Nieuwsbind, ae Nieuwsbode, R N Utrecht, Clotstad RTV.

Bureau Communicatie g e m e e n t e Zeist, april 2006

informereni reiatie opbouwen, posinevei onjeaieve persaamacht voor centrale huisvest ing,

4e Kwadrant Het Ronds

5. meedoen? De gemeente hecht grote waarde aan een open dialoog en Net betrekken van he!anghehhenc!en hij de planvorming voor een centrale huisvesting, Uitgangspunt daarvoor is de nota Participatiebeleid, die augustus 2005 is vastgesteld door het college van B&W, Volgens dat beleid blijft het de ambitie van de gemeente om bij de totstandkoming van nieuw beleid c.q. nieuwe planvorming uit te gaan van een participatiefase van overleg met bewonersorganisaties, bearijven en andere belanghebbenden (zoveel mogelijk georganiseerd) waarin za:: hen de rrioge!ijkheid wordt gegeven z e e te denken en mee te praten over ae pianvorming en nun ~ e1 l ;Ken rí Is v a fl o d e r.w e i-p/g e üie; ge ü i Kt Ka ri . W rü

5.1 Kennis vergaren door raadpleging Burgerpanei Bij de realisering van een centrale huisvesting staat voor onze inwoners de kwaliteit van dienstverlening uiteraard centraal. Een uitstekende manier om t e peilen wat onze inwoners van de dienstverlening van de gemeente verwachten (en daarmee bijvoorbeeld de gevolgen voor d e inrichting van bijvoorbee!d een Pub!ieksha!) kan door middel van het raadplegen van het pas ingestelde burgerpanel Zeist, Dit is een vaste groep inwoners van onze gemeente die samen een dwarsdoorsnede vormen van de Zeister samenleving.

De vragenlijst, welke aan het burgerpanel wordt voorgelegd, kan gelijktijdig ook tijdelijk beschikbaar worden gesteld op onze website, zodat ook andere geinteresseerde en betrokken inwoners de mogelijkheid krijgen zich over dit onderwerp uit te spreken door het $ ? n - ! i n p in.,iii!lpn :*;xn ,+p7p V i l

1 / 1 1 -

1 1 . . - . 1 - 1 1

1 -

1U--1

\, ,

>:9-.-.-3 di < - .

.

.,."yu,,.

~

I n dit project zullen, bij een go-besluit van de raad voor een centrale huisvesting, belanghebbenden worden betrokken in de ontwerpfase. Gedurende de daarna volgende voorbereidingsfase en de uitvoeringsface zal de communicatie voornamelijk bestaan uit informeren. Er is geen standaardwijze waarop de participatie wordt vormgegeven want niet ieder project is hetzelfde: Voor -11.~ i

L-L--l.l*--

UC nL Iunnci ~ I

A.--l-----

uuciyi ucp

--I

Lal

cci

I

--------e,

aai i y c p a 3 c c

... ::-~ V I J

L ~

worden gekozen, maatwerk dus! De eventuele uitvoering van een centrale huisvesting is het eerste project van de ontwikkeling van het 4e kwadrant Het Rond. Het participatie-instrument dat voor de bewoners en gevestigde bedrijven in de directe omgeving en äiidere be!ctnghebbendende platforms in de volgende passage

...-A& VVW!LIC

.,------t-iA

-.-I

----1;41,

-.-.I,

-m...

,,;t-t-i,-.-,A

v v u i y c ~ ~ c La! i u ~! ! ! u y c ! ! jUUR ~ = e ! !U ! L ~ L ~ R G ! ! U

instrument vormen bij de invulling van het participatietraject voor de verder ontwikkeling van het

aureai! ComrnLnicatie gemeente Zekt, amii 2006

5.2 Ïnformeren en meedenken door

K l a n k b ~ r d g r ~burgerij e~ We kiezen ervoor om bewoners en gevestigde bedrijven in de directe omgeving en andere belanghebbendende platforms (als genoemd bij de externe doelgroepen) sarnel? t e b;enyen in d e i(iafikboi~yroep burgerij. Deze klankbordgroep denkt mee en reageert op onderstaande voorstellen van de stuurgroep centrale huisvesting vanaf bet beg!? gi~rdi.i y ; l ~ .i.i ~ ~ ~ i ~ ~ j g r p f ~ ~ e a Voorste! voor spelrege!s K!ankborc!groep Burgerij i 1 De Klankbordgroep denkt mee en reageert op veerste!!en richting de prejectgreep; De klankbordgroep reageert op voorstellen over: - het niitwerp van de architect voor de geveiaanzichten - het CRt\^'erE \Ja!? de architect \/Oor d e pu bliektoeg a n ke!ijke ruimte

7

-

i

de inrichting van het opeiibäär gebied

Als de projectgroep van het advies van de

=

=

-a,U L t

c

a,

o

= =

klankbordgroep afwijkt, moet dit duidelijk gemotiveerd worden en teruggemeld worden aan de kla n kbordg roep ; leden van de klankbordgroep houden hun achterban regelmatig op de hoogte van de nntwikke!ingen omtrent dit Froject, een onafhankelijk voorzitter; maximaal 20 personen; evenwichtige verdeling;

5.3 Informeren van, meedenken en reageren door Kla nkbordgroep Personeel De kiankbordgroep Personeel bestaat uit medewerkers vanuit verschillende productgroepen vanuit de gemeente en heeft een meedenkende re!. Ook deze k!nnkhordGroep áenkt mee en aaviseeri ae projecigroep ceniraie . ...-..--. . . Li^& ,:,A, : - - ..----- ,--.. - - - , -. .,-- A .

i i u i s v e s ~ i i i yvairai

I

-^-

iit:~ u c y i i i LU L

i i r c t:iiiut: vaii ut:

ontwerpfase Spel regels ' evenwichtige verdel i ng va nu it versc h I I lende prouuctgroepen; = men kan meedenken, meepraten en meedenken over; - het ontwerp van de architect voor de gevelaanzichten; - het ontwerp van de arcitect voor de inrichting

..--

val1

L ; . . . . , . .

UIIIIICII,

5'4 Informeren van, meedenken en reageren door Klankbordgroep Politiek De raad wordt nadrukkelijk in de gelegenheid gesteld om het proces t e volgen, mee te praten en mee te denken door middel van de klankbordgroep Politiek, Deze bestaat uit de cc)m,~issieBestuur,

5.5 Informeren van, meedenken en reageren door de

Klankbordgroep ondernemingsraad O p grond van de Wet op de Ondernemingsraden heeft de Ondernemingsraad wettelijke bevoegdheden die in het kader van de ontwikkeling van de centrale huisvesting worden gerespecteerd,

i

V.

6.1 Externe doelgroepen De realisering van een centrale huisvesting gaat diverse belanghebbenden om verschillende redenen aan. Duidelijk moet zijn waarom de centrale huisvesting noodzakelijk, financieel en ruimtelijk verantwoord is, hoe plannen worden uitgevoerd, wanneer en hoe omwonenden kunnen deelnemen in de beleidsvoorbereiding en wat de inspraakmogelijkheden zijn. Voordelen van een centrale huisvesting voor de inwoners van Zeist als gebruikers van het gemeentehuis zijn: meer gebruikersgemak, meer parkeerruimte, betere kwaliteit van de dienstverlening, het is voor inwoners vppl &jide!ijker waar zp moeten zijn als a!!es op ppn plek zit, etc. inwoners mügeli meepraten over kun A;n.-.Pt.,nAn-;*" V C I v v a L l I c i i i y G I I V U 1 1 d e T \ V Y U I I L C I L V U 1 1 6 2 uicl!3Lvc!1cIIIIly. :,l.,%.!;tn:t.r~.-.

.,-.,-x.,--i.t:--n-.,?,.-.

Communicatiemiddelen Burgerpanei

' Gemeentelijke informatiepagina in de Nieuwsbode ' VVebsite www.zeist,nl ' Klank bordgroep burg erij =

Inspraakbijeenkomsten Bewonersbrieven TnfnrmatiQhrnrhr ir Lllr", "b, , U I E I ,I , " ,

I II

Voor de lokale n?edia kunnen daar de volgende middelen aan worden toegevoegd: Persberichten ' Actieve informatieverctrekking d.m,v. interviews

6.2 Interne dm2!gr=epen Richting het management, collecie en de raad moet in de communicatieboodschap ook met name duidelijk worden gemaakt dat enorm veel waarde wordt gehecht aan het betrekken van bewoners en gevestigde bedrijven in de directe omgeving en andere belanghebbende platforms bij de participatie en de communicatie om tot een centrale huisvesting te komen. De voordeten voor het management, college en de raad uiten zich voornamelijk in efficiencywinst. Daarnaast wordt het door een centrale huisvesting gemakkelijker om integraal beleid voor t e bereiden omdat de fysieke afstand wordt overbrugd. Daarmee wordt ook de gewenste cultuur bevorderd en dat heeft uiteindelijk weer een goede werking op de productiviteit. De ontwikkeling van het 4e kwadrant wordt hiermee fors ingezet. Communicatiemiddelen ii

-

-

'

a iiK G o ïu'

. ..

ct ....

, . r e l rnn

JLUUI

-

y' ucp

po i i t:K

L. .:e.i*+.&: *r n Rt"-. S n LCI I L I UIC I I U I 3 V C 3 C l l

'y

B&W- en raadsvoorstellen Intern bericht intranei: Personeelsblad Zeisprong

Veel m e d e w e r w krijgen met de centrale huisvesting een nieuwe werkpiek en is voor hen een daarmee ook erg belangrijk, Het personeel krijgt actuele informatie 2uR:r;ekvden ï i u REt Intranet. Eeze %GÍdt ÍKjdKi3tkj mjgenouaen. Up deze manier krijgt iedereen dezelfde basis informatie: Verder is het is van belang dat er binnen de organisatie 1 persoon als vraagbaak wordt benoemd, En dat daarnaast ook bekend wordt wie namens de afdelingen plaatsnemen in de Klankbordgroep Personeel zodat medewerkers met vragen ook bij hen terecht kurine!?: Vm!- de !??edewerkersa:': d e yemeente biedt UI centrale huisvesting vele voordelen die zich uiten in een centrale huisvesting waarbij iedereen binnen

haiicfùeereik isI een vverkoiNgevifig die eigefitijds is en waar men zich prettig voelt: Waar voldoende vergaderruimte is en daarnaast veel gemakkelijker integraal beleid kan worden voorbereid dccrdat de fysieke afstand wordt overbrugd. Kortom het werken wordt prettiger en gemakkelijker Samen onder één dak! CSmmCI n ica tie m . i dde! e n Klankbordgroep personeel + OR Intern bericht Projectgroep en werkgroepen centrale huisvesting I n tra net Personeelsblad Zeisprong Informatiebrochure ideeënbus op Intranet

-.. DIJ een go-besiuit v a n a e g e m e e n i e r a a d o p 29 m e i w o r d e n v o o r d e ontwerpfase giobaai onáerctaanae communicatieactiviteiten voorgesteld. Deze communicatieactiviteitenplanning is een dynamisch d o c u m e n t d a t gedurende h e t p r o j e c t q u a communicatieactiviteiten n o g bijgesteld k a n worden, inspelend op d e up dat m o m e n t v a n belang z i j n d e e n lopende gebeurtenissen,

m

Voor d e externe communicatie geldt begin juli of ná 15 augustus 2006 (i.v.m. schoolva kantie) Interne communicatie kan .'Dnr!qpfi

ifi

= I I

m

$!!i

Na raadsvergadering persbericht uit over besluit raad en vervolgproces met nadrukkelijke aandacht voor de inrichting van het participatie- en communicatieproces Doorplaatsing persbericht op www.zeist.nl en doorplaatsing op gemeentepagina Aparte rubriek op www,zeist.nl Intern bericht over raadsbesluit aan Klankbordgroep Personeel en OR, met aandacht voor verdere proces ontwerpfase en mogelijkheden om mee t e denken; Vaste rubriek op interne Intranet over het project: Ais start aandacht voor het raadsbesluit en het verder preces met nadrl!kke!ijke aandacht vmr de m! var! de k!unkbxdgruep perscrire! eri de I.I--I.L-~A

___-_ ucp un

K i a i I K U U Iu y i

s m

September 2006

I

m

November 2006

m m m I

December 2006

m

m m m I

nn

Inf~--:aaie ?-+ikel'de raad +rioct' op ge-:eeqteiij@e i+cr-atiepagjn,s \/y: de Fjiepgsb~de Raadpleging burgerpanel nel ook op www.zeist.nl en hieraan ruchba Doorplaatsing vragenlijst burg gen: eente pagina Uitkomsten burgerpanel communiceren via gemeentepagina (doorplaatsing op www,zeist.nl) Stand van zaken op interne Intranet Website actualiseren Uit noa igen en fo rm eren kia nkbo ra'g roep bu rge rij l e Bijeenkomst Klankbordgroep Burgerij (nadruk op uitleg structuurontwerp (schets)) Interne 'Rfanl>Vervolg volgende pagina

l a ï î ~ a r i= maart 20W m

. m

Medio 2007

Interne klankbordyroepbljeerikomsteri Po!itiek, Perco ri 9 R (bespreken voorontwe Ze Bijeenkomst Kiankbordgrsep burgerij (bespreken iwerpj Stand van zaken op interne Intranet vvebsite actuaiiseren Stand van zaken op gemeen Website actualiseren rtikel personeelsblad Zeispr Interne klankbordgroepbijeenkomsten Politiek, Personeel en OR (bespreken definitief ontwerp) 3e Sijeenkomst K!an kbordgroep bbir gerij (bes pre ken definitief ontwerp) en toe!ichti ng inspraak Stand van zaken cp interne Intranet Stelling op intranetpoll (met bedoeling enthousiasmeren medewerkers bij dit onderwerp) Gemeentepagina artikel over ontwerp en inspraakprocedure Inspraakbijeenkomst algemeen publiek Doorplaatsing op website (actualiseren) Media betrekken mogelijkheid bieden voor interviews

...

AFHANKELIJK VAN HET VERLOOP VAN DE PLANNING MOET DE INSPRAAK VOLGENS DE COMMUNICATIEBELEIDSNOTA OF VÓÓR DE ZOMERVAKANTIE ZIJN AFGEROND OF HALF AUGUSTUS NA DE ZOMERVAKANTIE STARTEN: Brief naar Kiankborágroep Burgerij over Denanaeiing van áit onáerwerp in áe commissie Ruimte en A-

uc

--,...:;::,L-:A

6-C

:,.p-b--:,-,.

i-

A-

8 1i1i U G iiiu~~ciij~iic LU iu L iii~t~icnc

~---:pp:-~,--”~A--:-”

~ u i i i i i 8 i ~ a i c v c i y a u iiiy ci

Vooraankondiging op gemeentepagina behandeling onderwerp in commissie Ruimte en mogelijkheid tot inspreken Ctznri \ / a n Zaknn n n intnrnn Tntrannt m n t \rnrwiiZinn n a a r rnrnrniccjestukke~ “ y y+y:y?;~eict:n! Na raadsvergadering persbericht uit over besluit raad Doorplaatsing persbericht op www.zeist:ni en doorplaatsing op gemeentepagina Schriftelijk informeren Klankbordgroep Burgerij over besluit Raad en vervolgproces fnformeren medewerkers over besluit Raad cp Intranet Klankbordgroepen Personeel en OR per brief informeren over besluit Raad en verdere procedure Informatiebrochure (primair extern, secundair intern) I L U , , ”

.U,,

UI

-I,

, , , . - , I , -

* I I . I - I I - .

111-.

‘ L C . . ’ ,

z z s 2

IIUUI

> V l l l i l l , l

D e activiteiten (zoals stuur- e n projectgroepvergadering) voortvloeiend uit d e projectstructuur zijn n i e t in dit overzicht opgenomen. Na afsluiting v a n d e ontwerpface zal een nieuwe activiteitenplanning w o r d e n opgesteld.

i

0

C c

. I

l

I

3> tA

e-

3

II

o

De verantwoordelijkheid voor de interne en externe communicatie ligt bij de projectorganisatie, op bestuurlijk niveau in de persoon van de portefeuillehouder, op ambtelijk niveau in de persoon van de ambtelijk opdrachtgever, Beiden worden geadviseerd en ondersteund door Bureau Communicatie,

Notitie Gemeentehuis Zeist Bouwfysische inventarisatie Kenmerk: 2090.01,11 mei 2006

1

Managernentsarnenvatting MoBius consult heeft van h e t j a r e n 80-gebouw van h e t gemeentehuis van Zeist een visuele scan gemaakt o p bouwfysische aspecten. Het gebouwdeel is gedateerd en voldoet niet aan de normen voor nieuwbouw voor w a t betreft ondermeer binne nklimaat en energiegebruik. Er zijn klachten over oververhitting en over de luchtkwaliteit. In het gebouwdeel aan de oude gevel zijn deze klachten h e t grootst. Hier voldoet de werkruimte niet aan de eisen uit d e ARBO-wet. De in 1997 aangebrachte koelinstallatie heeft de situatie weliswaar verbeterd, maar niet opgelost. Daarnaast veroorzaakt de installatie zelf ook (t0cht)klachten. De ventilatiecapaciteit w o r d t waarschijnlijk voor 100% benut. Deze capaciteit lijkt onvoldoende o m de luchtkwaliteit t e waarborgen.

in het onderzochte deel (zonder aanpassingen) i s het binnenklimaat en de beleving daarvan aanzienlijk slechter dan het binnenklimaat dat in een nieuw t e bouwen deel kan worden gerealiseerd. Daarnaast zal bij het invoeren van een nieuw kantoorconcept in het onderzocht e deel een aanzienlijke aanpassing van het inbouwpakket en de klimaatinstallatie noodzakelijk zijn. Uit de globale inventarisatie is duidelijkdat bij het realiseren van nieuwbouw en de invoering van een flexibel kantoorconcept een integrale aanpak voor de renovatie van h e t gebouw en de ventilatie- en koelinstallatie gewenst is. Een goed uitgevoerde renovatie zal leiden t o t het gewenste kwaliteitsniveau.

2

Inleiding Op 3 mei is door moBius consult een visuele scan gemaakt van hetjaren 80-gebouw van het gemeentehuis in Zeist. Op basis van de scan is deze notitie opgesteld m e t daarin een inventarisatie van de huidige situatie en voorlopige conclusies over de bouwfysische aspecten van h e t betreffende gebouwdeel. Het betreffende deel van h e t gemeentehuis in is beginjaren 80 gebouwd, m e t uitzondering van de gevel van de dorpstraat 15, 16 en 17. Dit zijn monumentale gevels die in de nieuwe situatie zijn blijven staan. Het gebouw is in 1997 gerenoveerd, waarbij eveneens de installaties

Gemeentehuis Zeist Bouwfysische inventarisatie

zijn vernieuwd. De bouwstijl van d i t gebouwdeel is typisch voor dejaren 80. In de stukken over h e t gemeentehuis wordt dit gebouwdeel dan ook hetjaren 80-gebouw genoemd.

3

Gebouwschil

H e t j a r e n 80-gebouw heeft een betonnen bouwskelet. De gesloten geveldelen bestaan uit een spouwmuur met een buitenblad van gemetselde gevelstenen en een binnenblad van betonsteen. De spouw w o r d t geventileerd met buitenlucht. In de spouw is waarschijnlijk geen isolatie is toegepast. Omdat de betonsteen poreus is, is stucwerk aangebracht o m de luchtdichting t e verbeteren. Hetjaren 80-gebouw heeft een groot buitenoppervlak in verhouding t o t het vloeroppervlak. Er is een onderdoorgang en er zijn verschillende naar buiten stekende en inspringende delen, zoals erkers en balkons. Het is zeer waarschijnlijk dat in de constructie veel koudebruggen aanwezig zijn. De vloer boven de onderdoorgang is waarschijnlijk geïsoleerd. In de schil is veel glasoppervlak aanwezig. Voor een gedeelte van het glasoppervlak is handbediende uitvalzonwering aangebracht. Dit i s echter met name o p de zuidzijde e n niet o p alle zonbelaste delen. Er is in de j a r a n 80-gevels (normaal) dubbelglas in hardhouten kozijnen toegepast met t e openen delen. De oudere gevels aan de dorpsstraat bestaan uit enkelglas m e t een enkelglas voorzetraam. In deze raampartijen zijn geen t e openen delen aanwezig. Het is onduidelijk w a t d e kwaliteit van de naad- en kierdichting is.

4

Afwerking en interieur

De scheidingswanden bestaan uit betonsteen met enkelzijdig stucwerk. In de wanden zijn regelmatig kozijnen met enkelglas toegepast. Overal in het gebouw is vloerbedekking aanwezig.

Er zijn twee typen plafonds aanwezig in het gebouw. Er zijn open lattenplafonds m e t daarop akoestisch materiaal. Daarnaast zijn plafonds toegepast van m ineraalvezeltegels. De akoestiek in het gebouw is goed.

Bij de ramen zijn verticale lamellen aangebracht als lichtwering.

5

Installatie

Het gehele gebouwdeel w o r d t mechanisch geventileerd. Op de mechanische t o e- en afvoer is warmteterugwinning toegepast. In de zomer wordt de lucht gekoeld (topkoeling). Verwar-

2090.01

pagina ' 2 . van 5

Gemeentehuis Zeist Bouwfysische Inventarisstle

ming van de ruimtesvindt plaats met centrale verwarming via radiatoren. Plaatselijk zijn t e vens convectoren aangebracht, waarschijnlijk met name o m lokale koudeklachten door koudeval o f infiltratie tegen t e gaan.

In de standaardkantoorruimten wordt de lucht toegevoerd via één enkel wervelrooster per ruimte. Afvoer van ventilatielucht vindt plaats via de armaturen (plenumafzuiging). In de zomerperiode wordt gedurende de nacht niet actief gekoeld. Wel wordt zomernachtventilatie toegepast. Bij de renovatie in 1997 is de koelinstallatie aangebracht. Daarna i s de installatie nog opgetoerd en zijn aanpassingen in de luchtverdeling aangebracht. Hierdoor zijn de klachten over het binnenklimaat afgenomen.

6

Overige punten BBN heeft recent een enquête gehouden onder de leidinggevenden in het gemeentehuis over de werkomgeving. De resultaten van de enquête laten zien dat er m e t name klachten zijn over de slechte luchtkwaliteit en een t e hoge temperatuur in de zomer.

in het gebouwdeel met de oude gevel aan de dorpstraat zijn in ieder geval klachten over de zomersituatie. Op minimaal één locatie is een wervelrooster afgeplakt door de gebouwgebruiker vanwege koudeklachten in de nek (bij oude gevel aan dorpstraat). Tijdens de inventarisatie isgeconstateerd dat relatief veel mensen gebruik maken van de t e openen delen. Vanwege het tijdstip en hetjaargetijde is het onwaarschijnlijk dat dit vanwege de hitte is. Het ismogelijk dat dit gebeurt o m de luchtkwaliteit teverbeteren. Volgens opgave kon een recent verworven pand (oude apotheek aan de dorpstraat 13) niet op de huidige installatie worden aangesloten, omdat de capaciteit van de installatie niet toereikend was. Volgens opgave is er een discrepantie in de waardering van het binnenklimaat tussen de verschillende locaties. Metingen schijnen daarentegen geen groot verschil in het binnen-

o

klimaat aan t e tonen. Er zijn temperatuurmetingen in verschillende kantoorruimten uitgevoerd door de ARBOdienst. De rapportage hierover zal worden opgestuurd naar moBius consult, maar is vooralsnog niet ontvangen.

2090.01

.

pagina 3 . van 5

Gemeentehuis Zeist Bouwlyrische Inventailsatla

7

Bouwfysische eigenschappen Algemeen

in relatie tot h e t bouwjaar is de bouwfysische situatie in het betreffende deel van h e t gemeentehuis in Zeist redelijk. In vergelkjking met de eisen die aan nieuwbouw gesteld worden i s d e situatie matig t e noemen. Thermisch binnenklimaat De externe warmtelast is zeer hoog door de grote hoeveelheid glas en het onvolledig toepassen van handbediende zonwering. Dit betekent dat in de ochtend, in de (na)middag, in de onbezette kantoren e n door de daklichten en schuine glasvlakken veel warmte toetreedt. Oplossingen hiervoor zijn t o t nog toe gevonden in installatietechnische oplossingen, zodat in de zomersituatie de externe warmtelast wordt gecompenseerd met koude lucht. Gevolg hiervan is dat de inblaasluchttemperatuur laag is en dat grote verschillen kunnen ontstaan tussen warme vlakken en koude ventilatielucht (klachten over koude ventilatielucht zijn geconsta-

0

teerd bij de inventarisatie). Op basis van de bouwperiode en de bouwstijl, kan geconcludeerd worden dat de luchtdichting lokaal matig zal zijn. Hierdoor zullen koude en tocht voorkomen en tot klachten kunnen

leiden. Geconcludeerd w o r d t dat het comfortniveau onder het niveau ligt van nieuwbouw. Lokaal is het comfortniveau waarschijnlijk aanzienlijk lager. De oude gevels aan de dorpstraat 15,17 en 19 zijn zuidwest gericht en hebben daarom een hoge zonbelasting. Hier i s geen zonwering toegepast en zijn de ramen niet t e openen. Volgens opgave liggen deze ruimten tevens aan h e t eind van de installatie-string, zodat hier wellicht onvoldoende koelcapaciteit kan worden geleverd. Naast klachten over oververhitting in de zomerperiode zijn hier tevens klachten over tocht/koude uit de toevoerroosters.

De ruimten aan deze gevel voldoen niet aan de ARBO-eisen voor kantoorruimten. Het ther misch comfort in deze ruimten is slecht. Akoestiek De akoestiek in het pand is goed voor het huidige concept van cellenkantoren. Voor een innovatief kantoorconcept in de vorm van kantoortuinen, zijn de akoestische eigenschappen van de plafonds ontoereikend. Luchtkwaliteit De ventilatiecapaciteit van de installatie lijkt maximaal t e worden benut. Er is in de kantoren een beperkt aantal toevoerpunten aanwezig en er wordt door de gebruikers veel gebruik gemaakt van de t e openen delen. Daarnaast blijkt uit d e enquête gehouden door BBN d a t er klachten zijn over de luchtkwaliteit. Hieruit wordt geconcludeerd dat de ventilatiehoeveelheid suboptimaal en mogelijk onvoldoende is. Metingen kunnen hier uitsluitsel over geven.

2090.01

.

pagina 4 van 5

Gemeentehuis Zeist Bouwfysische inventarisatia

Energie

in vergelijking t o t nieuwbouw is de gebouwschil energetisch gezien van lage kwaliteit. Daarnaast is het verliesoppervlak relatief hoog en wordt de hoge externe warmtelast gecompenseerd door actieve koeling. Hierdoor is het energiegebruik van het pand hoog t o t zeer hoog.

8

Conclusie

Op basis van de visuele scan kunnen een aantal voorlopige conclusies worden getrokken. Voor onderbouwing van de conclusies is nader onderzoek noodzakelijk, waar interviews en metingen deel van kunnen uitmaken. Een dergelijk onderzoek was o p de gevraagde korte termijn niet mogelijk. Voor een gebouw uit de betreffende periode zijn de bouwfysische eigenschappen van het gebouw redelijk. Lokaal in het gebouw is de situatie slecht. Er is een aantal verbeteringen noodzakelijk o m overal een adequaat niveau t e realiseren. Dit betreft m e t name het toepassen van automatische zonwering en het vervangen van de ramen aan de oude gevel in d e dorpstraat, zodat deze ook t e openen zijn. Het is verder waarschijnlijk dat de ventilatiecapaciteit in de ruimten moet worden verhoogd door vervanging van het ventilatiesysteem'. Om de akoestiek t e waarborgen, zullen bij het invoeren van een nieuw kantoorconcept maatregelen moeten worden genomen, met name de vervanging van de plafonds door plafonds met een hogere geluidsabsorptie. Er is op dit moment in de organisatie al een verschil in waardering tussen d e verschillende locaties, terwijl er geen groot daadwerkelijk temperatuursverschil schijnt t e zijn. in de geprojecteerde nieuwbouw zal het binnenklimaat beter zijn. Het is dan ook waarschijnlijk d a t h e t aantal klachten over de bestaande situatie zal toenemen, nadat de nieuwbouw in gebruik is genomen.

Driebergen, 11 mei 2006

Edward Prendergast Marius Roe1

'

Metingen van de ventilatiecapaciteit en een gedetailleerde inventarisatievan de LBK moeten hier uitsluitsel over geven.

2090.01

pagina . 5

. van 5

c;

NOTITIE 026 VERSIE 003 REACTIE BBN OP BEMERKINGEN OR Plaatddatum Project Betreft Behandeld door E-mail Doorkiesnummer Faxnummer

: Houten, 17 mei 2006 : 4899 - Centrale Huisvesting Gemeente Zeist : reactie op bemerkingen in brief Ondernemingsraad d.d. 8 mei 2006 : de heer mr. ing. J.W.A. Geel : [email protected] : (030) 634 74 29 : (030) 634 74 06

Ad 1 - Eerdere advisering OR

C-:

De Ondernemingsraad merkt op dat hij verschillende specifieke ruimten en werkplekken mist. Bedacht moet worden dat heden de ruimtebehoefe is bepaald. De huidige stukken (met name het Programma van Eisen en de Ruimtestaat) geven zo veel als mogelijk de gewenste situatie en benodigde ruimte weer, maar eerst in het eventueel volgende ontwerpproces zal nadere 'invulling' plaatsvinden van de ruimten door de bestemming daarvan definitief vast te stellen, en door definitief te bepalen hoe veel werkplekken van welk soort er komen. Zie ook pagina 17 van het Programma van Eisen: "In de ruimtestaat zijn de concentratiewerkplekken en de aanlandwerkplekken nog niet toegekend. Het desgewenst toepassen van die typen werkplekken zal later kunnen geschieden, waarbij de standaard werkplekken bestemd kunnen worden voor die typen".

c'"

In de Ruimtestaat wordt aan de hand van normen in algemene zin bepaald welke oppervlakte per werknemer voor een werkplek benodigd is, uitgaande van 'standaardwerkplekken'. Tijdens het eventuele ontwerpproces zal worden bepaald hoe veel van de aldus bepaalde oppervlakte voor de standaardwerkplekken uiteindelijk zal worden aangewend voor specifiek gewenste werkplekken. In de praktijk zal aan de verschillende afdelingen worden gevraagd hoe zij dit ingevuld willen zien. Zodoende wordt ingespeeld op de specifieke behoefte van de afdelingen. Dit geldt ook voor werkplekken voor uitzendkrachten, stagiaires en verificatiekrachten, en eveneens voor een documentatiecentrum of leeskamer ten behoeve van de medewerkers. Werkplekken van parttimers zijn niet zonder meer maar slechts onder toepassing van de volgende voorwaarden samengevoegd (zie pagina 17 van het Programma van Eisen): "(, ..) werkplekken van twee werknemers die beiden 0,5 fte of minder werken, zijn samengevoegd tot één werkplek, met dien verstande, dat deze maatregel slechts is toegepast bij werknemers die op eenzelfde afdeling werken, zodoende zijn er 17 werkplekken samengevoegd". Onderbouwing: de reden hiervoor is dat werkplekken anders een gedeelte van de tijd onbenut zijn. Wat betreft de volgende passage in het Programma van Eisen: "(. ..) de ruimtebehoefte is gesteld op 90 % van de ruimte die is berekend door de toepassing van de bovengenoemde genormeerde werkplektypen (...): Deze passage is inmiddels geschrapt in de nieuwe versie van het Programma van Eisen.

0

Flexibilisering van werkplekbenutting houdt in dat overgestapt wordt op flexibel werken, hetgeen een aanzienlijke vermindering van de ruimtebehoefte inhoudt.

Pagina - 2 -


,(- ) .-

De Ondernemingsraad merkt op dat een tekort aan ruimte een groter probleem is dan overmaat. Strikt genomen is die stelling juist, omdat het alsnog realiseren van extra ruimten tot relatief hogere kosten zal leiden dan dat gelijk de juiste hoeveelheid ruimte wordt gerealiseerd. De problemen van een te groot bepaalde ruimtebehoefte moeten evenwel niet worden onderschat. Er wordt (terecht) kritisch gekeken naar de benodigde investeringen. Overmaat zal de investeringskosten doen toenemen. Als voorgesteld zou worden meer ruimte te realiseren dan werkelijk nodig is, en juist de toename van de investeringskosten die hiervan het gevolg zijn, leidt tot de beslissing dat de Centrale Huisvesting niet wordt gerealiseerd, dan zou men het doel voorbij schieten. Het is daarom zaak om de ruimtebehoefte zo exact mogelijk te bepalen, zij het wel met enige marge zodat, zoals de Ondernemingsraad reeds zelf aangeeft, voorkomen wordt dat de organisatie ‘te krap in de jas zit’.

Ad 2 Ruimteberekening De uitkomsten van de ‘ruimteberekening’ door de Ondernemingsraad verschillen van die van de ruimtestaat doordat ook de uitgangspunten en normen voor de berekening bij beide verschillen. In het Programma van Eisen versie 006 d.d. 4 mei worden op pagina 17 de typen werkplekken en bijbehorende oppervlakten vermeld waarvan is uitgegaan bij de bepaling van de ruimtebehoefte. Bij het bepalen van de ruimtebehoefte zijn de eerder in 1997 geformuleerde normen niet betrokken.

Ad 3 Bouwbureau Zie voor de gevraagde overwegingen: - Notitie O19 van bbn adviseurs d.d. 15 maart 2006 ‘Gemeentearchitect versus externe architect ; - Notitie van mevrouw A. Speelman d.d. 9 mei 2006 aangaande hetzelfde onderwerp; - Notitie 027 van bbn adviseurs d.d. 16 mei 2006 in reactie op genoemde notitie van mevrouw Speelman.

Ad 4 Coalitieakkoord bbn adviseurs heeft niets toe te voegen of af te doen aan hetgeen de Ondernemingsraad op dit punt heeft opgemerkt.

Ad 5 Aanpassing bestaande bouw Gezien de bouwfysische prestaties van het jaren ’80-gebouw zijn aanpassingen daaraan inderdaad noodzakelijk. Ook indien niet overgegaan wordt tot realisatie van het project Centrale Huisvesting, zullen kosten gemaakt moeten worden voor aanpassing.

(II

NOTITIE 027 VERSIE O01 REACTIE OP NOTITIE MW. SPEELMAN INZAKE GEMEENTEARCHITECT Plaats/datum Project Betreft Behandeld door E-mail Doorkiesnummer Faxnummer

: :

: : : : :

Houten, 16 mei 2006 4899 - Centrale Huisvesting Gemeente Zeist reactie op notitie mevrouw Speelman d.d. 9 mei 2006 inzake gemeentearchitect de heer ing. J. van Aalten i de heer mr. ing. J.W.A. Geel [email protected] (030) 634 74 29 (030) 634 74 06

Reactie van bbn:

c1

1. In tegenstelling tot waarvan in de bovengenoemde notitie lijkt te worden uitgegaan, wordt er maar één ontwerp gemaakt, en wel door de op grond van de aanbestedingsprocedure geselecteerde en gecontracteerde architect. Laatstbedoelde aanpak is conform het rapport van bbn d.d. 15 maart 2006 ‘Keuze Ontwikkelingsvarianten en Plan van Aanpak selectie ontwerpteam’, en conform de besluiten van de Stuurgroep. In die aanpak is er geen sprake van een fase waarin verschillende architecten in competieverband ontwerpen kunnen inleveren. Van de zijde van bbn hierbij het dringende advies om dit uit meergenoemde notitie te halen omdat het verkeerde verwachtingen wekt en er niet toe is besloten.

2. Hoe groot is de capaciteit (personeelsaantallen, functies, omzet en dergelijke) van het bouwbureau? 3. Het tegen lagere uurtarieven kunnen werken zal door de externe architecten als concurrentievervalsing gezien worden. In het kader van mededinging en kans op rechtzaken is dit een groot risico. 4. In de referenties ontbreekt ervaring met nieuwbouw van kantoren, kantoorconcepten,

C”

ondergrondse parkeergarages en complexe stedenbouwkundige invullingen.

5. In de referenties worden op een aantal punten werkzaamheden als ervaring genoemd (zoals bijvoorbeeld Programma’s van Eisen en kostenramingen) die niet door de architect zullen worden verricht.

I

I

---

r\ Tekening Verschillende varianten d.d. 19 januari Communicatieplan project Centrale Huisvesting - april 2006

Recommend Documents