QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2015 Workshop & training UPGRADING DOKUMENTASI ISO 9001:2015 In Education
Rosihan Aslihuddin Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN Maulana Malik Ibrahim Malang 2016
page 1
LPM UIN Maliki Malang
OBJECTIVE
• • •
page 2
What is the “ QMS ISO 9001? Define the goal of this TRANNING Define the scope of “ QMS ISO 9001:2015”
LPM UIN Maliki Malang
Apakah Standard ISO 9001 : 2015 Adalah suatu sistem yang dapat digunakan oleh Organisasi untuk Memastikan Mutu dan
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dalam Mencapai Layanan yang Maksimal
page 3
LPM UIN Maliki Malang
ISO 9001 adalah ........
•
KELOMPOK STANDAR INTERNASIONAL YANG DITERBITKAN OLEH ORGANISASI STANDAR INTERNASIONAL ‘ISO’
• • •
STANDARD SISTEM UNTUK MANAJEMEN MUTU ISO 9001 BUKAN STANDAR Produk
MENGAJARKAN ORGANISASI BAGAIMANA CARANYA UNTUK: MENDAPATKAN MUTU YANG DIHARAPKAN, DAN MENINGKATKAN KEPUASAN PELANGGAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN. ISO 9001 requires (and always has required) a “Documented quality management system”, and not a “system of documents”.
page 4
LPM UIN Maliki Malang
SASARAN STAGE 1
page 5
1.
Audience memahami secara garis besar tentang standar/spesifikasi sistem manajemen ISO 9001 : 2015
2.
Audience mendapatkan gambaran mengenai proses implementasi ISO 9001 : 2015
3.
Audience mendapatkan gambaran umum mengenai peranan pimpinan puncak & tim implementasi pada proses implementasi ISO 9001 : 2015
LPM UIN Maliki Malang
page 6
LPM UIN Maliki Malang
page 7
LPM UIN Maliki Malang
page 8
LPM UIN Maliki Malang
ISO 9001:2015 Documentation Requirements •
•
ISO 9001:2015 clause 4.4 Quality management systems and its processes requires an organization to “maintain documented information to the extent necessary to support the operation of processes and retain documented information to the extent necessary to have confident that the processes are being carried out as planned.” Clause 7.5.1 General explains that the quality management system documentation shall include: a) documented information required by this International standard; b) documented information determined by the organization as being necessary for the effectiveness of the quality management system
9
page 9
LPM UIN Maliki Malang
– informasi terdokumentasi 4. Konteks Organisasi 4.1. Memahami organisasi dan konteksnya • isu-isu eksternal dan internal yang relevan • Kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan dan arah strategisnya • memantau dan meninjau informasi tentang isu-isu eksternal dan internal tersebut
4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan kemampuan organisasi untuk secara konsisten menyediakan Layanan dan jasa yang memenuhi pelanggan dan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku, dengan menetapkan: a) pihak yang berkepentingan yang relevan; b) persyaratan dari pihak yang berkepentingan yang relevan; dengan sistem manajemen mutu.
10
page 10
LPM UIN Maliki Malang
Gambar 1. Strategic Plan dan Deployment 11
page 11
LPM UIN Maliki Malang
Aktivitas 2 Buatkan Strategic Plan dan Deployment di perguruan tinggi anda, yang meliputi:
• • • •
Mission to Strategies Strategies to Objectives Objectives to Goals Goals to Action Items
Ambil satu contoh butir di masing-masing bagian dari mission, strategies, objectives, goals, dan action items.
12
page 12
LPM UIN Maliki Malang
Objectives to Goals (Baseline) Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Memberikan Pelayanan profesional yang mampu memberikan pelayanan Administrastif secara paripurna dalam tingkat spesialistik sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pelanggan - Prosentase lulus first taker 100% 100% 100% 100% 100% 100% untuk Ujian Nasional - Kepuasan responden Sangat Sangat Sangat terhadap layanan administrasi Baik Baik Baik Baik Baik Baik Prodi / Fakultas - Rata-rata IPK (peserta didik 3,5 3,5 3,5 3,7 3,8 3,8 aktif dan lulusan) - Jumlah PKM / th 10 15 20 25 28 32 Indikator kinerja
13
page 13
LPM UIN Maliki Malang
Aktivitas 2 Buatkan hubungan uraian tugas anda dengan SOP, salah satu butir tugas anda saja. Yang harus dikerjakan
Tujuan
Output
14
page 14
LPM UIN Maliki Malang
Aktivitas 2 Menetukan Sasaran/ KPI/ IKU Bagian Anda....
15
page 15
LPM UIN Maliki Malang
Tools: Forced Field Analysis • •
page 16
Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi masalah atau tujuan. Membantu organisasi untuk lebih memahami mengarahkan kekuatan pendorong sehingga dampak positif dapat diperkuat dan dampak negatif dapat dikurangi atau dihilangkan.
LPM UIN Maliki Malang
Aktivitas 4 Menetukan Force Field Analysis Bagian Anda.... Force Field Analysis Skor
Kekuatan Pendorong
Kekuatan Penahan
Skor
4
Efektivitas informasi terdokumentasi
Database yang belum terintegrasi
4
5
Efisiensi dalam monitoring dan evaluasi (real time monevin)
Biaya mahal
4
5
Penghematan kertas kerja (paperless)
Permintaan barang supplies 5 masih dipenuhi terus tanpa ada kendala
4
Informasi yang dapat digunakan Belum memahami tentang sebagai sebuah pengetahuan penerapan dari manajemen dalam pembuatan keputusan pengetahuan
4
4
Kebutuhan dari pihak eksternal (BAN PT, pelanggan, dsb)
4
23 page 17
Bukan pekerjaan prioritas
21 17 LPM UIN Maliki Malang
FMEA (Failure Mode Effect Analysis) Sebuah pendekatan terstruktur untuk:
• • • •
Mengidentifikasi cara-cara di mana suatu Layanan atau proses bisa gagal Memperkirakan risiko yang terkait dengan penyebab spesifik Memprioritaskan tindakan yang harus diambil untuk mengurangi risiko Mengevaluasi rencana validasi desain (desain FMEA) atau rencana pengendalian arus (proses FMEA)
18 page 18
LPM UIN Maliki Malang
Aktivitas 5 •
Buatkan kriteria/ indikator kinerja dan metode pengukurannya di proses pembelajaran atau pendukung (misal proses di SDM) yang diperlukan untuk memastikan operasi dan pengendalian dari proses tersebut adalah efektif
•
Diskusikan dengan kelompok untuk mengendalikan kegagalan dari pencapaian target indicator kinerja yang ditetapkan dengan menggunakan for FMEA
19
page 19
LPM UIN Maliki Malang
Aktifitas 5 akan Kita bahas pada acara workshop selanjutnya..... Thank You..............
page 20
LPM UIN Maliki Malang
