Quality Management Center BINUS UNIVERSITY
Newsletter
EDISI 12 / IV / JULI / 2008
Sekapur Sirih
DA F TA R I S I Sekapur Sirih
1
Headline
2
SGS Surveillance Visit 2008.1
Pembaca yang terhormat, Tanpa terasa kita sudah memasuki pertengahan
di BINUS UNIVERSITY
Kerjasama Team
tahun 2008, tentunya banyak hal yang telah terjadi. Kita mungkin perlu melakukan evaluasi terhadap rencana-rencana yang sudah kita tetapkan di awal.
Quality Tools Article 4-6
Edisi kali ini memuat artikel yang terkait dengan
Quality Management Article
3
Mencapai Kesuksesan dengan
Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence Part 2 : Leadership and Strategic Planning Serba Serbi
7
Evolusi Perkembangan BSC dan Benchmarking Berita terkini
8
ISO 9001:2008 Total Quality Management
pentingnya sebuah kerjasama tim dan artikel lanjutan mengenai kategori Leadership dan Perencanaan Strategis pada Kriteria Malcolm Baldrige, serta informasi mengenai Kunjungan SGS (Badan Sertifikasi ISO 9001:2000) untuk memastikan apakah BINUS UNIVERSITY masih menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 secara konsisten atau tidak.
Selamat membaca, semoga dapat memberikan 8
Glosarry
Penanggung Jawab : Rinda Hedwig Pemimpin Redaksi : Rudi Redaksi : Doni Barata Quality Management Center BINUS UNIVERSITY Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat 11530 Phone : (6221) 53696917, Fax : (6221) 5300244
[email protected]
manfaat bagi kita semua. Redaksi
“What gets measured gets managed and What gets managed gets accomplished”. (anonymous)
HALAMAN
Headline
2
SGS Surveillance Visit 2008.1 di BINUS UNIERSITY
Sebagai
perguruan tinggi yang pertama kali
mendapatkan sertifikat ISO, BINUS UNIVERSITY setiap tahunnya mendapat kunjungan rutin dari SGS (Surveillance Visit). Pada bulan Juni tepatnya tanggal 19 dan 20 Juni 2008 BINUS UNIVERSITY mendapat kunjungan Audit Eksternal oleh SGS (Badan Sertifikasi ISO 9001:2000). Oleh karena itu BINUS UNIVERSITY melakukan persiapan yang matang menjelang audit ekternal tersebut. Quality Management Center (QMC) sebagai unit yang bertugas untuk menjaga mutu BINUS UNIVERSITY memberikan informasi kunjungan SGS pada saat Rapat Pembukaan AMI 2008.1 pada tanggal 14 Februari 2008. Area yang Diaudit Adapun Unit-unit yang di audit pada periode 2008.1 meliputi area WR I yaitu Lecturer Resource Center (LRC), Instructional Developmet Center (IDC) dan Research & Community Service Center(RCSC). Untuk Area WR II yaitu Academic Operation Center (AOC), Student Registration And Service Center (SRSC) , Student Advisory Center (SAC) dan Software Laboratory Center (SLC). Sedangkan untuk area WR III yaitu Binus Career, Student Creativity Development Center (SCDC), Binus Collaboration Center (BCC), Binus Alumni Center (BAC) dan Binus Entrepreunership Center (BEC).
Tujuan Kunjungan SGS SGS Surveillance Visit bertujuan untuk memastikan apakah pada periode 2008.I BINUS UNIVERSITY masih menerapkan Proses Mutu : ISO 9001:2000 secara konsisten atau tidak. ISO 9001 mempersyaratkan bahwa organisasi/Perusahaan memiliki sistem manajemen mutu yang terdokumentasi. Dokumen bisa berupa media kertas ataupun File di Komputer. Tentu saja dokumentasi yang ada harus memenuhi persyaratan ISO 9001. Dokumen Mutu Sebelum menghadapi audit eksternal, setiap unit harus memasitkan kelengkapan dokumen mutu seperti : Catatan Mutu, Prosedur mutu, Instruksi Kerja, Rencana Mutu dll. (DB)
Ditambahkan untuk Supporting Unit yaitu General Facility, Corporate Marketing Officer , Corporate Finance Officer dan Quality Management Center. Selain dari area WR I, WR II , WR III dan Supporting Unit. Audit juga dilakukan pada 3 Jurusan yaitu Psikologi, DKV dan Marketing Communication.
QMC Newsletter Edisi 12/IV/Juli/2008
Quality Management Article
HALAMAN
Mencapai Kesuksesan dengan Kerjasama Team Team
adalah
sekelompok
orang dengan kemampuan, talenta, pengalaman dan latar belakang yang berbeda yang berkumpul secara bersama-sama untuk mencapai satu tujuan. Meskipun ada perbedaan diantara mereka, namun tujuan bersama merupakan penghubung yang menyatukan mereka sebagai team. Dalam sebuah organisasi, kerja team menentukan output kerja yang dihasilkan. Karakteristik Team • Memiliki tujuan bersama yang jelas. Apapun bentuk tujuannya, usaha untuk mencapai tujuannya, usaha untuk mencapai tujuan tersebut merupakan alasan keberadaan suatu team • Adanya kerjasama untuk mencapai tujuan.
team yang sebenarnya. • Adanya kemungkinan keberhasilan, Team harus percaya bahwa tujuan tersebut dapat dicapai dan merupakan hal yang tepat untuk dilakukan. Cara Membangun Team yang Solid : • Pahami terlebih dahulu personality anggota team yang ada. • Organisasi team seperti apa yang ingin anda bangun • Hasil kerja seperti apa yang diharapkan oleh anggota team kompensasi apa yang dapat diberikan • Menjaga dan membangun sebuah sistem dan prosedur pengawasan yang andal Team Kerja
Ciri-Ciri Team yang Solid: • Menciptakan hasil dengan cepat • Bijaksana • Positif • Konsisten Tujuan Team Agar seluruh anggota mengetahui tujuan team maka: • Jadikan tujuan yang singkat, padat, jelas, pasti dan berorientasi pada tindakan • Seluruh anggota team harus mengetahui arti dan tujuan
QMC Newsletter Edisi 12/IV/Juli/2008
Membentuk team kerja bertujuan untuk mempermudah proses kerja dan meningkatkan kualitas hasil kerja. Kekuatan sebuah team sangat bergantung pada rencana yang mampu menciptakan empati para anggota dalam satu persepsi tentang misi, visi dan nilainilai tujuan team. Pemimpin yang cerdik akan membentuk team kerja sebagai alat/ kendaraan yang mampu melewati semua hambatan dan merawatnya dengan nilai-nilai kebaikan untuk sebuah keberhasilan.
Team kerja yang sehat akan memiliki rencana dan tindakan yang berdasarkan informasi kebutuhan team. Team kerja harus memiliki budaya dan etika untuk tidak tergoda oleh keinginan pribadi yang dapat merusak kekompakkan team. Team yang harmonis terbentuk dari sikap bijak pemimpin untuk mau bekerja sama dalam sebuah team yang kuat dan kemudian membiarkan semua anggota team untuk mengembangkan bakat dan potensi setiap anggotanya. Sumber : 1. http://elqorni.wordpress. com/2008/06/03/kerjasamateam 2. http://djajendra.blog.co.uk 3. http://punyalea.blogspot.com 4. Ringkasan dari buku “ Making Teams Work by Michael Maginn”
3
HALAMAN
Quality Tools Article
4
Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence Part 2 : Leadership and Strategic Planning Kriteria
Malcolm Baldrige atau
yang dikenal dengan MBCfPE (Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence) dibangun berdasarkan 11 nilai inti berikut:
manufaktur, jasa dan usaha kecil, yaitu : 1. Kepemimpinan (120 poin) 2. Perencanaan Strategis (85 poin)
1. Kepemimpinan visioner (Visionary Leadership)
3. Fokus pasar dan pelanggan (85 poin)
2. Keunggulan yang dikendalikan pelanggan (Customer - driven excellence)
4. Pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan (90 poin)
3. Pembelajaran organisasi dan pribadi (organizational and personal learning)
5. Fokus sumber daya manusia (85 poin)
4. Menghargai karyawan dan mitra kerja (Valuing employees and partners)
6. Manajemen proses (85 poin) dan 7. Hasil - hasil (450 poin)
5. K e t a n g k a s a n (agility) 6. Berfokus masa depan (focus on the future) 7. Mengelola untuk i n o v a s i (managing for innovation) 8. Manajemen berdasarkan fakta (management by fact) 9. Tanggung jawab sosial (Social responsibility) 10. Berfokus pada hasil-hasil dan penciptaan nilai (focus on results and creating value) 11.Perspektif sistem (Systems perspective) Dari 11 kriteria diatas kemudian diintegrasikan ke dalam 7 Kategori yang dapat diterapkan di bidang
KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP) Kriteria kepemimpinan dalam Malcolm Baldrige terdiri dari 2 item, yaitu : 1. Kepemimpinan Senior Agar memperoleh skor maksimum dalam memenuhi persyaratan Item Kepemimpinan Senior, manajemen organisasi harus memperhatikan pendekatan ADLI
(Aprroach, Deployment, Learning, Integration) berikut : a. Efektif, pendekatan sistematis, responsif (tanggap) secara penuh terhadap semua persyaratan dari item Kepemimpinan Senior (A) b. Pendekatan disebarluaskan secara penuh tanpa kelemahan-kelemahan atau kesenjangan dalam setiap area atau unit-unit kerja (D) c. Evaluasi sistematis dan peningkatan kinerja berdasarkan fakta, pembelajaran organisasi merupakan alatalat kunci manajemen lingkup organisasi; perbaikan dan inovasi yang didukung oleh keunggulan analisis dan saling berbagi (sharing) ke seluruh organisasi (L) d. P e n d e k a t a n terintegrasi secara baik dengan kebutuhan organisasi yang diidentifikasi dalam menanggapi item-item kriteria yang lain (I) Berdasarkan pendekatan ADLI diatas, pemimpinpemimpin senior organisasi harus : − Menetapkan VISI dan NilaiNilai Organisasi − Menyebarluaskan VISI dan Nilai-Nilai organisasi itu me-
QMC Newsletter Edisi 12/IV/Juli/2008
Quality Tools Article − Menciptakan organisasi yang berkelanjutan melalui peningkatan kinerja Organisasi, Pencapaian MISI dan Tujuan-Tujuan Strategis, Inovasi, Model peran kepemimpinan Kinerja dan Ketangkasan Organisasi
HALAMAN
arah di seluruh organisasi − Ikut berpartisipasi aktif dalam program - program balas jasa dan penghargaan (reward and
− Menciptakan lingkungan yang merangsang pembelajaran karyawan − Ikut berpartisipasi aktif dalam perencanaan suksesi kepemimpinan di masa mendatang melalui kaderisasi pemimpin organisasi masa depan
− Menciptakan komunikasi dua
QMC Newsletter Edisi 12/IV/Juli/2008
− Meninjau ulang secara periodik terhadap Ukuran - Ukuran Kinerja serta menyebarluaskan Ukuran - Ukuran Kinerja serta menyebarluaskan ukuran -ukuran ini ke seluruh organisasi termasuk tindakan tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai targettarget dari setiap kinerja itu − Menciptakan dan menyeimbangkan Nilai untuk Pelanggan dan Stakeholder yang lain untuk memenuhi ekspektasi KINERJA Organisasi 2. Pengelolaan dan Tanggung Jawab Sosial
− Menciptakan komunikasi dua arah di seluruh organisasi − Ikut berpartisipasi aktif dalam prog r a m program balas jasa dan penghargaan (reward and recognition programs) untuk menguatkan pencapaian kinerja tinggi serta tetap berfokus pada bisnis dan pelanggan
tujuan-tujuan organisasi, meningkatkan kinerja dan mencapai visi
Agar memperoleh skor maksimum dalam memenuhi persyaratan Item Pengelolaan dan Tanggung Jawab Sosial, Pemimpin-Pemimpin Senior Organisasi Harus : recognition programs) untuk menguatkan pencapaian kinerja tinggi serta tetap berfokus pada bisnis dan pelanggan − Memfokuskan perhatian pada tindakan-tindakan untuk mencapai
- Menciptakan sistem pengelolaan perusahaan yang baik (Good Coorporate Governance) yang menjamin pertanggunjawaban terhadap setiap tindakan manajemen yang dilakukan, Bersambung ke hal………….6
5
HALAMAN
Quality Tools Article
6
keterbukaan dan penyebarluasan informasi dalam prosesproses operasional dan melindungi kepentingan semua Stakeholder perusahaan − Mengevaluasi Kinerja dari pemimpin-pemimpin senior, Chief Executive Officer (CEO), dan anggota direksi perusahaan − Menetapkan sistem audit manajemen kinerja yang dilakukan secara reguler oleh auditor internal maupun eksternal yang independent − Memerhatikan dampak negative terhadap masyarakat yang ditimbulkan oleh produk, Pelayanan dan proses operasional dari organisasi − Menjamin Praktik-praktik bisnis yang beretika dalam semua bentuk transaksi − Mendukung dan memperkuat pengembangan masyarakat dalam bentuk tanggung jawab sosi al d ari perusah aa n (Corporate Social Responbility CSR) PERENCANAAN STRATEGIS
Kriteria perencanaan strategis dalam Malcolm Baldrige terdiri dari dua item yaitu : 1. Pengembangan Strategi Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCfPE) memberikan persyaratan kepada manajemen organisasi untuk melakukan Pengembangan Strategi, melalui : • Memahami kebutuhan dari stakeholder (pelanggan, pe-
masok, mitra kerja, pemegang saham, karyawan, masyarakat, pemerintah, dll.). Sebagai input atau masukan untuk menetapkan arah, sasaran dan tujuan strategis organisasi • Menetapkan proses-proses bisnis kunci, partisipan yang terlibat dan mengidentifikasikan titik-titik dalam proses yang berpotensi memiliki kelemahan atau area potensial yang memiliki kelemahan atau area potensial yang memiliki kesempatan untuk diperbaiki atau di tingkatkan kinerjanya • Melakukan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) terhadap prosesproses bisnis kunci atau unit-unit bisnis strategis yang mencakup keadaan organissasi baik internal maupun eksternal • Menetapkan sasaran-sasaran yang penting, tujuan-tujuan strategis, ukuran-ukuran kinerja (Key Performance Indicators - KPIs), batas waktu untuk mencapai sasaransasaran dan tujuan-tujuan strategis itu, serta mekanisme penilaian atau peninjauan ulang. • Melakukan analisis tentang kemampuan untuk melaksanakan rencana-rencana strategis.
2. Penyebarluasan Strategi Manajemen organisasi dapat melakukan penyebarluasan strategi, melalui : • Menerjemahkan rencana-rencana strategis ke dalam rencanarencana tindakan (action plans) • Menyelaraskan dan menyebarluaskan rencana-rencana tindakan ke seluruh unit-unit bisnis strategis atau tim-tim peningkatan proses bisnis kunci (process improvement teams) • Mendefinisikan ukuran-ukuran kinerja (key performance indicators-KPIs) untuk menelusuri kemajuan dari implementasi rencana-rencana tindakan telah terintegrasi ke seluruh organisasi • Memantau dan meninjau ulang kinerja secara periodik, termasuk membandingkan hasil-hasil kinerja itu dengan kinerja masa lalu, pesaing-pesaing, rata-rata industry, atau ukuran-ukuran benchmarking lainnya Referensi Artikel : 1.
GE Way and Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (Vincent Gaspersz)
• Menjamin bahwa programprogram peningkatan keunggulan kinerja yang akan dilaksanakan itu terintegrasi atau selaras dengan arah, sasaran dan tujuan strategis organisasi yang telah ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan stakeholders (Pelanggan, pemasok, mitra kerja, pemegang saham, karyawan, masyarakat dan pemerintah).
QMC Newsletter Edisi 12/IV/Juli/2008
Serba Serbi
HALAMAN
Evolusi perkembangan Balanced Score Card (BSC) dan Benchmarking Balanced Score Card
Benchmarking
1990 - 1991 Digunakan sebagai alat pengukuran oleh
dengan
gan, Pelanggan, Proses, dan Pertumbuhan
digunakan oleh Negara Amerika 1975
perusahaan
oleh perusahaan Xerox 1983
Didirikan Jaringan Bencmarking oleh
1993 - 1995 Uji coba BSC sebagai strategi perusahaan
General Electric(GE) dan Hewlett Pack-
dalam menjalankan manajemennya BSC menjadi bagian dari Sistem Manajemen
ard (HP) 1992
Didirikan Lembaga yang menangani
Strategi 1997 - 2000 Penggunaan
Bencmarking secara spesifik yaitu BeckBSC
untuk
memfokuskan
ley and Quirini Tax and Accounting
strategi 2004 2007
mengadopsi dari bisnis yang
Implementasi konsep Benchmarking
BSC sebagai alat ukur yang dapat mendorong kinerja suatu
1996
Digunakan oleh pemerintahan jepang
pimpinan berdasarkan 4 perspektif : Keuandan pembelajaran 1993
1950 - 1975
Di tambahkan Pemetaan Strategi dalam
(BNQA) 1994 - Present
Adanya
jaringan
yang
menangani
menggunakanan BSC
Benchmarking secara Global yaitu
BSC sebagai dasar dalam Sistem Pengu-
International
kuran Kinerja Manajemen yang terintegrasi
(IBNET)
Benchmarking
Network
Sumber : Modul pelatihan Performance Management and Bencmarking in Integrated water Resource Management (IWRM)
HOW TO SAVE YOUR JOB IN AN ORGANIZATION IN WHICH THERE IS NO PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM? Sumber gambar : http://www.plymouth.gov.uk/management-framework.jpg
QMC Newsletter Edisi 12/IV/Juli/2008
7
Berita Terkini
ISO
HALAMAN
ISO 9001:2008
9001 yang merupakan
versi ke-2 pada tahun 1994, se-
ISO
dangkan versi ke-3 diterbitkan
pengalaman perusahaan yang
banyak
pada tahun 2000, yang merupakan
mengadopsi standar ini selama
digunakan di dunia, versi ter-
revisi secara menyeluruh termasuk
8 tahun terakhir. Perubahan
baru dari ISO 9001, yaitu versi
di dalamnya mengenai persyaratan
tersebut juga dimaksudkan un-
2008 masih dalam proses revisi
baru, yang lebih memfokuskan
tuk menyesuaikan dengan stan-
yang nantinya akan digunakan
pada pelanggan serta merefleksikan
dar
sebagai draft final standar inter-
pengembangan dalam manajemen
(environmental management sys-
nasional oleh keanggotan ISO,
mutu.
tems). Jadi, kita tunggu saja pe-
standar mutu
8
sistem yang
manajemen
paling
9001:2000
ISO
berdasarkan
14001:2004
versi ini rencananya akan diter-
Bila dibandingkan dengan versi
luncuran versi terbaru ISO
bitkan antara bulan Oktober –
2000, ISO 9001:2008 merupakan
9001:2008 ini di bulan Oktober
November 2008.
penyesuaian terhadap standar yang
2008 nanti.
ISO 9001:2008 merupakan
ada dan bukan perbaikan menyelu-
http://www.iso.org/iso/
versi ke-4, yang mana versi ke-1
ruh. Versi 2008 ini juga mengklari-
pressrelease.htm?
diterbitkan pada tahun 1987,
fikasi persyaratan yang ada dalam
refid=Ref1138
Total Quality Management Glossary Benchmarking is a systematic process for securing continual improvement through comparison with relevant and achievable internal or external norm and standard.
lating process of organization’s
Key Performace Indicator (KPI) is a key of measurable objective, which is made up of a direction, benchmark, target and tme frame.
Continous improvement , Either
Performance Management is
from any process, product, or ser-
defined as the success of or-
vice.
ganization in achieving its stra-
Strategy Map is defined as Diagram of the cause and effect relationships between strategic objectives.
tegic objectives and those objectives are the result of trans-
mission, vision, goals, core beliefs, Core value and strategies. Six Sigma is a methodology for systematic or structured (Quality)
Bagi saudara/i yang ingin memberikan artikel untuk buletin ini dapat mengirimkan artikel melalui email (
[email protected] )
for profit or non profit organization. Six sigma goal is the near elimination of “defects” (or waste)
Improvem
ent!!
Kirimkan Saran dan Masukan Anda di sini
QMC Newsletter Edisi 12/IV/Juli/2008