TOTAL QUALITY MANAGEMENT

TOTAL QUALITY MANAGEMENT in EDUCATION (Edward Sallis) Disimpulkan oleh : Ali Winata,S.Pd,SF

Gerakan Mutu

Pandangan MUTU

• Banyak orang beranggapan bahwa MUTU adalah suatu hal yang membingungkan dan sulit untuk diukur • Pandangan orang akan berbeda-beda terhadap mutu mengikuti persepsinya masing-masing

Mutu bukan inisiatif

• Mutu bukan sekedar sebuah alternatif solusi tetapi merupakan sebuah filosofi dan metodologi • Sebagian besar rahasia mutu berakar dari mendengar dan merespon secara simpatik terhadap kebutuhan dan keinginan para pelanggan

Gerakan MUTU

• Pergerakan tentang mutu telah ada sejak dulu dalam dunia industri • Produk/jasa yang dihasilkan harus dapat diyakinkan sesuai dengan spesifikasi agar dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan sehingga mendapatkan keuntungan • Mutu menjadi sebuah isu penting mana kala persaingan semakin berat di era industrialisasi

Gerakan MUTU

• Disinilah mulai lahir tentang Quality Control untuk memberikan pemeriksaan akan mutu yang sesuai • QC merupakan proses yang menjamin bahwa hanya produk yang memenuhi spesifikasi produsen yang dapat keluar ke pelanggan di era industri massal • QC merupakan proses pasca produksi yang dilakukan bukan oleh orang penghasil produksi tersebut.

Gerakan MUTU

• Setelah itu barulah berkembang tentang Quality Assurace • Dimana terjadi proses jaminan mutu dan perbaikan mutu dengan mengembalikan tanggungjawab akan keberhasilan mutu kepada para tenaga pembuatnya.

Kontribusi Deming

• Gagasan tentang MUTU mulai dikembangkan oleh W.Edwards Deming, shewhart dan Jurang tahun 1930-1940 setelah perang dunia ke dua. • Mereka menganjurkan agar dunia industri memulai dengan ayunan langkahnya untuk mengetahui apa yang diinginkan pelanggan dengan mendesain metode produksi dan produk nya dengan standar yang tinggi

Kontribusi Deming

• Menurutnya, keunggulan berjalan seiring dengan sebuah pendapat yang sederhana yaitu “ DEKAT DENGAN PELANGGAN” • Dimana organisasi yang baik adalah organisasi yang memiliki struktur non-birokrasi yang didasarkan pada tim yang aktif dan antusias. • Adanya perubahan kultur kerja yang mengedepankan akan mutu • Untuk itu dibutuhkan manajer yang memiliki visi mencari keuntungan jangka panjang

Konsep Mutu

• Menurut Nomi Pfeffer dan Anna Coote, “ mutu merupakan konsep yang licin” mengimplikasikan hal yang berbeda dari tiap orang. • Maka diperlukan pemahaman yang jelas tentang variasi makna mutu • Kalau tidak, mutu hanya akan menjadi sebuah slogan- kata yang bernada moral namun tidak memiliki nilai praktis

• Mutu merupakan sebuah ide yang dinamis • Ada kekhawatiran bahwa kekuatan emosional dan moral serta nilai praktis dari mutu akan hilang bila terlalu direcoki oleh analisis akademik yang hanya menghasilkan definisi-definisi kaku terhadap mutu

KONSEP MUTU

• Mutu Konsep yang Absolut Sesuatu yang bermutu merupakan bagian dari standar yang sangat tinggi yang tidak dapat diungguli • Mutu Konsep yang Relatif - Penyesuaian diri dengan spesifikasi - memenuhi kebutuhan pelanggan

Standar MUTU

• Mutu sesungguhnya ( Quality in fact ) suatu produk atau jasa yang sesuai dengan spesifikasi dan standar dari produsennya • Mutu sesuai persepsi ( Quality in perception ) - sesuatu yang memuaskan dan melampaui keinginan dan kebutuhan pelanggan - mutu yang ada di mata orang yang melihat dan merasakannya.

Standar–Standar Mutu STANDAR PRODUK DAN JASA Kesesuaian dengan spesifikasi Kesesuaian dengan tujuan dan manfaat Tanpa cacat (Zero Defect) Selalu baik sejak awal STANDAR PELANGGAN Kepuasan pelanggan Memenuhi kebutuhan pelanggan Menyenangkan pelanggan

Hirarki konsep MUTU

Manajemen mutu terpadu Perbaikan yang kontinyu

Jaminan mutu (QA) Pencegahan Kontrol mutu (QC) Inspeksi

Deteksi

Quality Control

• Kontrol mutu (QC) merupakan konsep mutu paling tua • QC merupakan proses deteksi dan eliminasi komponen dan produk yang tidak sesuai dengan standar dari organisasi yang dilakukan pada pasca produksi • Inpeksi dan pemeliharaan adalah metode umum dari kontrol mutu

Quality Assurance

• QA merupakan pemenuhan spesifikasi produk secara konsisten yang selalu baik sejak awal (right first time every time) • QA lebih menekankan tanggung jawab tenaga kerja dibandingkan inpeksi kontrol mutu. Tujuannya menciptakan produk tanpa cacat (zero depect/Plihip B.Crosby). • Mutu produk/jasa yang baik dijamin oleh sistem jaminan mutu yang memposisikan secara tepat bagaimana produksi seharusnya berperan sesuai dengan standar mutu yang diatur oleh prosedur-prosedur yang ada dalam sistem jaminan mutu.

Total Quality Manajemen

• Merupakan perluasan dan pengembangan dari QA dan QC • TQM adalah tentang usaha penciptaan sebuah kultur mutu, yang mendorong semua pekerja untuk memuaskan pelanggan • Konsep TQM berusaha disesuaikan dengan perubahan harapan dan gaya pelanggan dengan cara mendesain produk/jasa yang memenuhi dan memuaskan harapan mereka. (sell-on quality/mutu yang menjual)

Produk Pendidikan

• Untuk berusaha memahami mutu pendidikan, ada 2 pertanyaan yang fundamental harus dijawab yaitu : apa mutu produknya ?, atau apa mutu jasanya Dan siapa pelanggannya ? • Apakah pendidikan menghasilkan produk atau jasa? Peserta didikkah produknya…atau servis layanannya sebagai jasa • Bagi Lynton Gray” menghasilkan pelajar dengan standar jaminan tertentu merupakan hal yang mustahil” • Menurutnya, “manusia tidak sama, dan mereka berada dalam situasi pendidikan dengan pengalaman, emosi, dan opini yang tidak bisa disamaratakan”

Mutu Jasa (Service Quality)

• Produk sering rusak atau cacat karena kesalahan bahan,komponen yang jelek, desain produk yang salah serta tidak sesuai dengan spesifikasi • Jasa yang jelek biasanya secara langsung dinisbatkan pada perlakukan satu sifat pekerja yang tidak memuaskan

Perbedaan Jasa dan produksi

1. Jasa meliputi hubungan langsung antara pemberi dan pengguna (oleh orang untuk orang) 2. Jasa harus diberikan tepat waktu dan ini sama pentingnya dengan spesifikasi fisik jasa 3. Jasa tidak dapat ditambah dan tidak dapat diperbaiki

Perbedaan Jasa dan produksi

4. Jasa selalu berhadapan dengan ketidak pastian (bagaimana sebuah jasa sampai ditempat tujuan’ lebih penting dibanding’apa jasanya?) 5. Biasanya jasa diberikan secara langsung oleh pekerja yunior dibandingkan pekerja senior 6. Jasa kesulitan dalam mengukur tingkat keberhasilan dan produktifitasnya ( satusatunya indikatir adalah kepuasan pelanggan)

Mutu Jasa (Service Quality)

• Indikator kesopanan,kepedulian,perhatian,keramah an dan sikap membantu merupakan hal penting dalam pikiran pelanggan. • Pelanggan menilai mutu dengan membandingkan persepsi apa yang mereka terima dengan apa yang mereka harapkan.

Pendidikan memberikan Mutu Jasa (Service Quality)

• Bagi sallis, melihat pendidikan sebagai sebuah industri jasa dibandingkan sebuah proses produksi • Mutu dalam pendidikan akhirnya merupakan hal yang membedakan antara kesuksesan dan kegagalan • Dimana peserta didiklah yang akan merasakan jasa yang diberikan oleh institusi pendidikan

Pelanggan Pendidikan External customer

• Pelanggan utama adalah peserta didik (secara langsung menerima jasa) • Pelanggan kedua adalah orang tua, gubernur, sponsor ship (memiliki kepentingan langsung secara individu dan institusi) • Pelanggan ke tiga adalah pemerintah dan masyarakat secara luas (memiliki peran penting walaupun tidak secara langsung berhubungan)

Pelanggan Pendidikan Internal customer

• Pelanggan yang ada di dalam institusi pendidikan yang menggerakan keseluruhan proses pendidikan • Seluruh staf, guru dan kepala sekolah, pengawas sekolah. • Hubungan internal yang kurang baik akan membuat pelanggan eksternal menjadi menderita

Kebutuhan pelanggan

• Institusi harus menempatkan sudut pandang peserta didik sebagai pusat dari setiap proses perencanaan strategis. • Karena peserta didik adalah alasan utama berdirinya sebuah institusi pendidikan dan reputasi institusi pendidikan itu sendiri ada dipundak para pelajar.

TOTAL QUALITY MANAGEMENT Dalam Konteks Pendidikan

TQM in education

• TQM adalah sebuah filosofi tentang perbaikan secara terus-menerus, yang dapat memberikan seperangkat alat praktis kepada setiap institusi pendidikan dalam memenuhi kebutuhan,keinginan,dan harapan para pelanggannya,saat ini dan untuk masa yang akan datang, (Edward sallis) • TQM bukanlah inpeksi tetapi sebuah keinginan untuk selalu mencoba mengerjakan segala sesuatu dengan selalu baik sejak awal

TQM in education

• Kata ‘Total’(terpadu) dalam TQM menegaskan bahwa setiap orang yang berada dalam institusi harus terlibat dalam upaya melakukan peningkatan secara terus-menerus • Kata ‘Manajemen’ dalam TQM berlaku bagi setiap orang,karena setiap orang dalam institusi, apapun statusnya, posisinya atau perannya adalah manajer bagi tanggungjawabnya masingmasing.

Perbaikan terus-menerus

• Dalam TQM yang penting bukan slogan namanya tetapi adalah pengaruh dari program mutu tersebut terhadap kultur sekolah • TQM adalah sebuah gagasan akan pola pikir sekaligus aktivitas praktis - filosofi perbaikan terus-menerus - proses mendeskripsikan alat dan teknis • Sebagai sebuah pendekatan, TQM mencari sebuah perubahan yang permanen dalam tujuan sebuah institusi dari tujuan jangka pendek menuju tujuan ‘perbaikan mutu’ jangka panjang.

Kaizen

• Jepan memiliki istilah “KAIZEN” untuk menjelaskan pendekatan perbaikan yang terus menerus, yaitu perbaikan sedikit demi sedikit (step by step improvement) • Esensi dari kaizen adalah proyek kecil yang berupaya untuk membangunkesuksesan dan percaya diri, dan mengembangkan dasar peningkatan selanjutnya.

Perubahan Kultur

• Pelaksanaan dari TQM memerlukan sebuah perubahan kultur • Perubahan kultur tidaj hanya tentang merubah prilaku staf, tapi juga memerlukan perubahan dalam metode mengarahkan sebuah institusi.

Perubahan Kultur

• Dua hal penting yang diperlukan satf dalam menghasilkan mutu yaitu : - Staf membutuhkan sebuah lingkungan yang cocok untuk bekerja. (bekerja dengan sistem dan prosedural yang sederhana) - Staf memerlukan lingkungan yang mendukung dan menghargai kesuksesan dan prestasi yang mereka raih

Organisasi Terbalik

• Kunci sukses kultur TQM adalah mata rantai internal-ekternal yang efektif antara pelanggan-produsen • Dalam kultur TQM, peran manajemen senior dan menengah adalah memberi dukungan dan wewenang kepada para staf dan peserta didik dan bukan mengontrol mereka.

Organisasi Terbalik

Peserta Didik

TIM- Guru dan Staf pendukung TQM dalam Pendidikan (institusi terbalik) Di adopsi dari ide-ide Karl Albretcht

Pemimpin (kepala Sekolah)

Hubungan dengan pelanggan

• Pendidikan menghadapi tantangan yang besar dalam hubungannya dengan para pelanggan eksternal • Sebagian besar pelanggan tidak menerima informasi yang cukup tentang layanan yang ditawarkan dan hal apa saja yang mengidentifikasikan mutunya. • Dalam pendidikan, pelanggan memiliki fungsi unik dalam menentukan mutu apa yang mereka terima dari pendidikan

Staf/kolega sebagai pelanggan

• Hubungan antar pelanggan internal memiliki peranan penting agar institusi pendidikan berfungsi efektif dan efisien • Analisis yang harus dilakukan oleh pelanggan internal untuk senantiasa menjaga hubungan adalah : - Siapa orang yang paling anda layani ? - Siapa yang bergantung pada Anda agar tugas mereka dapat berjalan dengan tepat ?

Pemasaran internal

• Pemasaran internal adalah alat yang berguna untuk menciptakan komunikasi antar staf. • Hal ini adalah sebuah keharusan agar ide,produk dan jasa dapat dipasarkan kepada staf seefektif kepada pelanggan.

Mutu Pembelajaran

• Institusi pendidikan yang menggunakan prosedur mutu terpadu harus menangkap secara serius isu-isu tentang gaya dan kebutuhan pembelajaran untuk menciptakan strategi individualistis dan diferensiasi dalam pembelajaran • Adanya kerja sama antara peserta didik dan guru dalam bernegosiasi tentang prosedur mutu yang diterpakan

Kendala memperkenalkan TQM

• Kerja keras dan waktu adalah hal penting dalam mengembangkan kultur mutu • Memerlukan komitmen jangka panjang staf senior dalam institusi • Kepercayaan akan delegasi wewenang diperlukan kepada staf • Staf senior harus dapat mengkomunikasikan visi ke depan

Kendala memperkenalkan TQM

• Deming berpendapat : “ menghilangkan rasa takut atau khawatir dalam upaya melakukan revolusi mutu adalah hal yang amat sangan esensial”

TOKOH-TOKOH MUTU : Deming,Juran,dan Crosby

Filsafat mutu Deming

• W.Edward Deming adalah seorang ahli statistik Amerika yang memiliki gelar PhD bidang Fisika, Ia dilahirkan pada tahun 1990 dan ia pelopor revolusi mutu di Jepang • Karya terpenting beliau adalah “ Out of Crisis” tentang keprihatinannya terhadap kegagalan manajemen Amerika, dipublikasikan pada tahun 1982.

Filsafat mutu Deming

• Deming melihat masalah mutu terletak pada masalah manajemen • Masalah tersebut adalah kegagalan manajemen senior dalam menyusun perencanaan ke depan. • Perencanaan tersebut bukan merupakan serangkaian langkah untuk menerapkan mutu, tetapi desakan terhadap manajemen tentang apa yang harus dan tidak boleh dilakukan agar organisasi berjalan dengan baik • Bagi Deming, pendekatan mencegah lebih baik dari pada mengobati.

14 point Deming

1. Ciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa dengan tujuan agar bisa kompotitif dan tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan 2. Sebuah institusi tidak akan mampu bersaing jika mereka terus mempertahankan penundaan waktu,kesalahan,bahancacat dan produksi jelak. 3. Hindari ketergantungan pada inpeksi massa untuk mencapai mutu. 4. Akhiri menghargai bisnis dengan harga 5. Tingkatkan secara konstan sistem produksi dan jasa untuk meningkatkan mutu dan produktifitas

14 point Deming

6. Lembagakan pelatihan kerja 7. Lembagakan kepemimpinan 8. Hilanhkan rasa takut agar setiap orang dapat bekerja secara efektif 9. Uraikan kendala-kendala antar unit 10. Hapuskan slogan,desakan,target serta tingkatkan produktifitas tanpa menambah beban kerja. 11. Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik

14 point Deming

12. Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keahliannya 13. Lembagakan aneka nprogram pendidikan yang meningkatkan semangat dan kualitas kerja 14. Tempatkan setiap orang pada tin kerja agar dapat melakukan transformasi

5 kendala yang signifikan dalam kontek pendidikan menurut Deming

1. Kurang konstannya tujuan 2. Pola pikir jangka pendek 3. Evaluasi prestasi individu melalui penilaian atau peninjaunan kinerja tahunan 4. Rotasi kerja yang terlalu tinggi 5. Manajemen yang menggunakan prinsip angka yang nampak

Kegagalan Mutu Menurut Deming

• Kegagalan mutu umum Sebab-sebab yang diakibatkan oleh kegagalan sistem • Kegagalan mutu khusus Sebab-sebab yangdiakibatkan oleh prosedur dan aturan yang tidak diikuti dan ditaati atau juga karena kurangnya komunikasi dan kesalahpahaman

Kegagalan Mutu Menurut Deming

• Mengetahui sebab kegagalan mutu dan memperbaikinya adalah tugas kunci seorang manajer • Dalam TQM, pengembangan mutu yang berhasil membutuhkan komitmen abadi pihak manajemen.

Filsafat mutu Joseph Juran

• Joseph Juran termasur dengan keberhasilannya menciptakan kesesuaian tujuan dan manfaat. • Menurut Juran,kebanyakan masalah mutu dapat dikembalikan pada masalah keputusan pimpinan


• Aturan 85/15 Juran menyatakan bahwa 85% masalah mutu dalam sebuah institusi adalah hasil dari desain proses yang kurang baik • 85% masalah merupakan tanggung jawab manajemen,karena mereka memiliki 85% kontrol terhadap sistem institusi


• Untuk membantu manajer dalam merencanakan mutu, Juran mengembangkan pendekatan manajemen mutu strategis (Strategic Quality Manajement) • Semua bentuk peningkatan mutu harus dilakukan dengan cara tahap demi tahap dan tidak dengan cara lain


SQM adalah sebuah proses 3 bagian yang didasarkan pada staf pada tingkat yang berbeda. • Manajemen senior memiliki pandangan strategis tentang organisasi • Manajer menengah memiliki pandangan operasional tentang mutu • Para staf memiliki tanggung jwab terhadap kontrol mutu.

Filsafat mutu Philip Crosby

• Dalam bukunya, Quality is free, ia berpendapat bahwa sebuah langkah sistematis untuk mewujudkan mutu akan menghasilkan mutu yang baik • Mutu itu cuma-cuma,mutu bukan hadiah,semua hal yang membutuhkan uang adalah hal yang tidak bermutu – segala bentuk kegiatan yang tidak melibatkan mutu sejak awal. • Menurut Crosby, terlalu banyak pemborosan dalam sistem saat mengupayakan peningkatan mutu


• Segala bentuk kegagalan akan hilang dengan sendirinya bila institusi memiliki kemauan untuk itu • Penghematan sebuah institusi akan datang dengan sendirinya ketika institusi tersebut melakukan segala sesuatunya dengan benar.


• Tanpa cacat (Zero Defact) adalah pemikiran Crosby yang utama • Ide ini adalah komitmen untuk selalu sukses dan menghilangkan kegagalan sejak awal • Hanya ada satu standar yaitu kesempurnaan, dengan melakukan pencegahan murni • Ia yakin bahwa kerja tanpa salah adalah hal yang sangat mungkin

Filsafat mutu Philip Crosby 14 Program mutu Philip Crosby

1. Komitmen manajemen (mangement commitment) 2. Membangun tim peningkatan mutu (quality improvement team) 3. Pengukuran mutu (quality meansurement) 4. Mengukur biaya mutu (the cost of quality) 5. Membangun kesadaran mutu (quaity awareness)


6. Perbaikan (corrective actions) 7. Perencanaan tanpa cacat (zero defact planning) 8. Perlunya pelatihan pengawas (supervisor training) 9. Penyelenggaraan hari tanpa cacat (zero defact day) 10. Penyusunan tujuan (goal setting)


11. Penghapusan sebab kesalahan (errorcause removal) 12. Pengakuan (recognition) 13. Mendirikan dewan-dewan mutu (quality councils) 14. Lakukan lagi (do it over again)

BS 5750 DAN ISO 9000 British Standards Institution and International Standards Organization

BS5750 dan ISO9000

• Pelanggan membutuhkan jaminan dan kepercayaan bahwa para pemasok memiliki kemampuan untuk memberikan produk dan jasa secara konsisten sesuai dengan mutu yang telah ditentukan (quality assurance, BS5750,bagian 4,1990)

BS5750 dan ISO9000

• Apakah standar BS5750 dan ISO9000 dapat diterapkan dalam dunia pendidikan ? • Apakah standar BS5750 dan ISO9000 merupakan standar yang dapat membantu penciptaan kultur TQM ?

BS5750 dan ISO9000

• Keuntungan institusi pendidikan terdaftar dalam standar tersebut adalah : Institusi tersebut akan mengupayakan disiplin untuk menspesifikasi dan mendokumentasikan sistem mutu dengan mendapatkan akreditasi dari pihak ketiga.

BS5750 dan ISO9000

• BS5750 dipublikasikan pertama kali tahun 1979 dengan nama Quality Systems pada menteri pertahanan dan NATO (Allied Quality Assurance Procedures), Setelah itu barulah hadir ISO9000 • Seri BS5750 dan ISO9000 dikenal dengan skema penilaian pihak ketiga.

Fungsi BS5750 dan ISO9000

• Penilaian pihak pertama adalah penilaian sebuah institusi terhadap mutu institusi mereka dengan standar mereka sendiri ( audit internal) • Penilaian pihak kedua adalah penilaian dari pelanggan untuk institusi produsen (audit eksternal) • Penilaian pihak ketiga adalah penilaian oleh institusi yang memenuhi syarat agar dapat pengakuan standar secara global.(BS5750/ISO9000) (audit eksternal)

Manfaat BS5750 dan ISO9000

• Apabila sistem mutu disesuaikan dengan BS5750/ISO9000 maka seluruh aktivitas produksi atau layanan memerlukan prosedur yang terdokumenkan • BS5750/ISO9000 hanya mengatur standar bagi sistem mutu dan tidak mengatur standar yang harus dicapai oleh institusi • BS5750/ISO9000 tidak dapat menjamin konsistensi standar dalam institusi pendidikan

Hubungan BS5750/ISO9000 dengan TQM

• BS5750/ISO9000 merupakan langkah awal menuju TQM BS5750/ISO9000 menangani infrastruktur prosedural yang mengawali terjadinya perubahan kultur dan prilaku • BS5750/ISO9000 memberikan pondasi yang solid untuk kemajuan selanjutnya • BS5750/ISO9000 perannya hanya sebatas menjamin konsistensi operasional prosedur institusi

Permasalahan BS5750/ISO9000 dengan TQM

• BS5750/ISO9000 dipandang sebagai pengacau birokrasi dalam dunia pendidikan • Bila BS5750/ISO9000 diaplikasikan secara kaku akan menjadi sebuah hal kontra produktif bagi seluruh institusi • Memperkenalkan BS5750/ISO9000 merupakan langkah yang mahal dan memakan waktu terutama di institusi kecil.

STANDAR MUTU LAINNYA

Pedoman BS7850 untuk TQM

• BS7850 merupakan pedoman pendekatan dan metodologi yang dilakukan sebuah institusi untuk mengadopsi TQM • BS7850 memiliki 2 bagian yaitu: - Bagian 1 berkaitan dengan proses manajemen - Bagian 2 berkaitan dengan peningkatan mutu


• Bagian 1 berisi : Statemen misi,komitmen manajemen,kepuasan pelanggan,kerugian mutu,partisipasi semua pihak,pengukuran proses,identifikasi masalah,pengembangan personal,penciptaan struktur organisasi,pengukuran prestasi,pelatihan serta tentang alat dan teknis


• Bagian 2 berisi : Menjelaskan tema-tema pada bagian 1,menjelaskan secara terperinci tentang metodologi dan pengukuran terhadap pengembangan mutu serta mencakup pedoman penggunaan alat-alat yang dapat diaplikasikan untuk membantu peningkatan mutu

Investors in People (IIP)

• IIP (Investors in People) merupakan standar bagi pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia • Elemen penting yang harus dimiliki institusi untuk menjadi IIP adalah : - Komitmen dari atas - Rencana institusional tertulis yang mengidentifikasikan tujuan dan target institusi - Tinjauan literatur ( kebijakan,prosedur dan praktek) - Tindakan untuk meningkatkan mutu - Evaluasi

Beberapa penghargaan mutu

• The Deming Prize, penghargaan mutu tingkat nasional di Jepang untuk menemukan perusahaan yang bermutu • The Malcolm Baldridge Award, penghargaan mutu tingkat nasional di Amerika untuk mempromosikan kesadaran mutu, pemahaman tentang syarat mutu • The European Quality Award, penghargaan bertujuan untuk menghargai institusi yang memberikan perhatian besar terhadap TQM di eropa

Beberapa penghargaan mutu

• The Citizen’s Charter, penghargaan yang dirancang untuk meningkatkan pelayanan terhadap publik. • 6 prinsip dalam standat charter - Konsultasi pelanggan - Informasi yang jelas tentang layanan - Layanan pelanggan yang jelas dan efisien - Prosedur pengaduan dan komplain - Pengesahan prestasi yang independen dan komitmen terhadap nilai uang

TENTANG INSTITUSI

Teori Siklus kehidupan Dalam Institusi Fase Perkembangan Institusi Pembaharuan dan revitalisasi

P E R K E M B A N G A N

Fase

Fase

Kelahiran dan formasi institusi

Pertumbuhan dan ekspansi

Fase kedewasaan

WAKTU

Penurunan dan Kejatuhan

Teori Siklus kehidupan Dalam Institusi

Fase kelahiran dan formasi institusi • Membutuhkan strategi untuk memperoleh pengakuan dan dukungan • Harus menemukan bentuk pasar dan pelanggan • dapat membangun basis pelanggan dan memastikan hal itu sesuai dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan


Fase pertumbuhan dan ekspansi • Institusi harus yakin dan optimis bahwa ia bisa terus berkembang dan memperluas hubungan dengan pelanggan • Institusi dihadapkan untuk bagaimana mengatasi tuntutan peningkatan layanan • Institusi membutuhkan aturan dan prosedural yang matang


Fase kedewasaan • Fase yang paling berbahaya dalam perkembangan institusi. Tahap dimana institusi harus dapat menemukan jati dirinya, • Banyak sekali institusi dalam fase ini yang menolak untuk bertindak proaktif dan hanya memberikan reaksi terhadap peristiwa eksternal • Harus memiliki keberanian dalam melakukan sebuah inovasi untuk memberikan layanan yang diingikan pelanggan


Penurunan dan Kejatuhan • Penurunan dan kehancuran sebuah institusi tidak dapat dihindari, • Namun bila institusi melakukan proses revitalisasi secara periodik dan mengujinya terus-menerus maka penurunan dapat dihindari • Secara periodik institusi harus membaca tujuan institusi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang penting secara berkelanjutan

Teori Siklus kehidupan Dalam Institusi Dalam TQM ada beberapa hal penting yang diperlukan institusi

• Optimalisasi unit, semua unit harus memiliki kejelasan standar mutu • Penjajaran vertikal, setiap staf harus memahami strategi institusi • Penjajaran horisontal, kompetisi dan persaingan antar unit harus dihilangkan, semua memiliki peranannya masingmasing • Satu komando pada setiap proses

Perbedaan institusi mutu dan institusi biasa Institusi Mutu

1. Fokus pada pelanggan 2. Fokus pada pencegahan masalah 3. Investasi sumber daya 4. Memiliki strategi mutu

Institusi Biasa

1. Fokus pada kebutuhan internal 2. Fokus pada deteksi masalah 3. Pendekatan dan pengembangan staf tidak sistematis 4. Kekurangan visi strategi mutu


5. Menyikapi komplain sebagai belajar 6. Mendefinisikan karakteristik mutu di seluruh institusi 7. Memiliki kebijakan dan rencana mutu 8. Manajemen senior memimpin mutu

Institusi Biasa

5. Menyikapi komplain sebagai gangguan 6. Tidak memiliki standar mutu yang jelas 7. Tidak memiliki rencana mutu 8. Peran manajemen dipandang sebagai bentuk kekangan


Institusi Biasa

9. Proses perbaikan mutu melibatkan setiap orang di institusi 10. Memiliki fasilitator mutu yang mendorong kemajuan proses 11. Karyawan dianggap memiliki peluang untuk menciptakan mutukreatifitas adalah hal yang penting

9. Hanya melibatkan tim manajemen dalam setiap masalah 10. Tidak memiliki fasilitator mutu 11. Prosedur dan aturan yang baku adalah hal yang penting


Institusi Biasa

12. Memiliki aturan dan tanggung jawab yang jelas 13. Memiliki strategi evaluasi yang jelas dan sistematis 14. Melihat mutu sebagai cara untuk meningkatkan kepuasan pelanggan 15. Manajemen senior memimpin mutu

12. Tidak memiliki aturan dan tanggung jawab yang jelas 13. Tidak memiliki strategi evaluasi yang jelas dan sistematis 14. Melihat mutu sebagai sebuah cara dalam upaya menghemat biaya 15. Peran manajemen dipandang sebagai bentuk kekangan


16. Rencana jangka panjang 17. Mutu dipandang sebagai bagian dari budaya 18. Meningkatkan mutu berada dalam garis startegi imperatifnya sendiri 19. Memiliki misi yang khusus 20. Memperlakukan kolega sebagai pelanggan

Institusi Biasa

16. Hanya memikirkan rencana jangka pendek 17. Memandang mutu sebagai inisiatif yang mengganggu 18. Memeriksa mutu dengan tujuan untuk memenuhi tuntutan agen-agen eksternal 19. Tidak memiliki misi khusus 20. Memiliki budaya hirarkis

KEPEMIMPINAN PENDIDIKAN MUTU

Kepemimpinan pendidikan mutu

• Fungsi pemimpin adalah mempertinggi mutu dan mendukung para staf yang menjalankan roda mutu tersebut. • Pelimpahan tanggung jawab pada para bawahan jangan dianggap sebagai hal yang mempengaruhi kewibawaan pemimpin


Peter dan Austin memandang bahwa pemimpin pendidikan membutuhkan perspektif sebagai berikut : 1. Visi dan simbol-simbol, kepala sekolah harus dapat mengkomunikasikan nilai-nilai institusi kepada staf,pelajar dan komunitas yang lebih luas 2. Gaya kepemimpinan yang langsung terjun ke bawah (management by walking about) 3. Untuk para peserta didik sebagai pelanggan


4. Otonomi,eksperimentasi,dan antifasi terhadap kegagalan, pemimpin harus melakukan segala inovasi di antara para staf 5. Menciptakan rasa kekeluargaan 6. Ketulusan, kesabaran, semangat, intensitas dan antusias.

Peran pemimpin dalam mengembangkan budaya mutu

• • • • • • • • • •

Memiliki visi mutu Memiliki komitmen Mengkomunikasikan pesan mutu Memastikan hubungan pelanggan menjadi pusat kebijakan Mengarahkan perkembangan karyawan Berhati-hati dengan tidak menyalahkan orang lain Memimpin inovasi dalam institusi Membangun tim yang efektif Mengembangkan mekanisme yang tepat untuk mengawasi dan mengevaluasi kesuksesan Memastikan bahwa struktur organisasi telah mendefisinikan tanggungjawab dan pendelegasian tang tepat


• Menurut Stanley Spanbauer ( yang memperkenalkan TQM di sekolah kejuruan di Amerika), “ dalam pendekatan berbasis mutu, kepemimpinan kepala sekolah bergantung pada pemberdayaan para guru dan staf yang terlibat dalam proses belajarmengajar”

Kepemimpinan pendidikan mutu Arahan seorang pemimpin menurut Spanbauer

1. Melibatkan seluruh staf dan para guru dalam aktivitas menyelesaikan masalah 2. Memilih untuk meminta pendapat dalam bagaimana para guru dan staf melakukan pekerjaan 3. Menyampaikan sebanyak mungkin informasi manajemen untuk membantu meningkatkan komitmen 4. Menanyakan kepada guru dan staf tentang sistem dan prosedural mana yang menghalangi mereka dalam berhubungan dengan pelanggan


5. Memahami bahwa manajemen down-top lebih baik dari pada top-down 6. Memindahkan tanggungjawab dan kontrol pengembangan tenaga profesional langsung kepada guru dan pekerja teknis 7. Mengimplementasikan komunikasi yang sistematis dan berkelanjutan kepada setiap orang yang terlibat disekolah 8. Mengembangkan kemampuan pemecahan masalah serta negosiasi 9. Memiliki sikap membantu tanpa harus mengetahui setiap masalah dengan rendah hati


10. Memberikan pembelajaran konsep mutu dengan membangun tim mutu 11. Memberikan teladan yang baik 12. Belajar berperan sebagai pelatih bukan bos 13. Memberikan otonomi dan berani beresiko 14. Memberikan perhatian yang beringbang kepada pelanggan eksternal dan internal

KERJA TIM BAGI MUTU

Peran adanya kerja tim

“ Kerja tim dalam sebuah institusi merupakan komponen penting dari imlementasi TQM, mengingat kerja tin akan meningkatkan percaya diri,komunikasi,dan mengembangkan kemandirian” (John S Oakland,TQM,1989)

Peran adanya kerja tim

• TQM adalah sebuah kumpulan kerja tim yang saling melengkapi • Tim merupakan kumpulan individu yang memiliki perbedaan kepribadian,ide,kekuatan,kelemahan,tingkat antusias dan kebutuhan terhadap kerja • Pelatihan untuk memiliki keterampilan memecahkan masalah dalam sebuah tim adalah hal yang sangat dibutuhkan(Crosby)

Fungsi pembentukan kerja tim pendidikan

• Bertanggung jawab pada mutu pembelajaran • Bertanggung jawab pada pemanfaatan waktu para guru,material serta ruang yang dumanfaatkan • Menjadi sarana untuk mengawasi,mengevaluasi dan meningkatkan mutu • Bertindak sebagai penyalur informasi kepada manajemen dan pelanggan tentang perubahanyang diperlukan dalam proses peningkatan mutu

Tahap pertumbuhan dan perkembangan dalam kerja tim (B W Tickman)

• Tahap pertama yaitu perkembangan (tim hanya terdiri dari beberapa individu yang berdeda persepsi) • Tahap kedua yaitu tantangan (para individu mulai menyadari skala tugas ke depan) • Tahap ketiga yaitu penataan norma (tim memutuskan dan mengembangkan metodemetode kerjanya) • Tahap keempat yaitu kerja keras (individu mulai keluar dari perbedaan dan memntukan metode kerja serta mampu memulai proses permecahan masalah dan meningkatkan proses

Kerja tim yang efektif

• Tim membutuhkan peran staf yang telah didefisinikansecara jelas • Tim membutuhkan tujuan yang jelas • Tim membutuhkan sumberdaya dasar untuk beroperasi • Tim perlu mengetahui tanggung jawab dan batas-batas otoritasnya • Tim memerlukan rencana kerja • Tim membutuhkan seperangkat aturan untuk bekerja • Tim perlu menggunakan alat-alat yang tepat untuk mengatasi masalah dan menemukan solusi • Tim perlu mengembangkan sikap tim yang baik dan bermanfaat

Lingkaran mutu

kepemimpinan

strategi

Tim-tim kerja Pengalaman belajar

sistem Motivasi staf Alat mutu evaluasi Lingkaran mutu menurut

Ishikawa

TUJUAN Lingkaran mutu menurut

Ishikawa

• Memberikan kontribusi pada peningkatan dan pengembangan institusi • Menghormati kemanusiaan dan membangun sebuah kebahagiaan yang layak serta wilayah kerja yang bermanfaat • Melatih kemampuan manusia secara maksimal dan mengurangi kemungkinan yang tidak terbatas

ALAT DAN TEKNIK PENINGKATAN MUTU

ALAT DAN TEKNIK PENINGKATAN MUTU

• Alat dan teknik mutu adalah media untuk dapat mengidentifikasi dan memecahkan masalah persoalan secara kreatif • Alat tersebut harus dapat digunakan untuk menyelesaiakan sebuah pekerjaan • Dan para staf harus dilatih agar dapat menggunakan alat tersebut secara tepat

Brainstorming

• Brainstorming merupakan alat yang ideal dalam TQM. • Brainstorming dapat meningkatkan kreatifitas dan mengembangkan ide-ide atai isu-isu secara cepat • Brainstorming yang berhasil adalah membuat para staf berdaya cipta dan terbebas dari segala bentuk kekerasan

Aturan dalam

Brainstorming

• Harus betul-betul memahami brainstorming • Menempatkan seseorang untuk mencata ide-ide nyata • Mendata semua ide yang muncul • Tidak mendiskusikan atau mengkritik ide-ide • Membangun ide berdasarkan ide-ide sebelumnya • Dilakukan secara aktivasi terstruktur (formal) atau tidak terstruktur (non formal)

Afinitas Jaringan Kerja

• Teknik ini digunakan apabila ada tuntutan untuk mengelompokan sejumlah ide,opini atau isu yang luas dan perlu dikategorikan • Tujuannya adalah untuk menidentifikasikan ide-ide yang memiliki keterkaitan lebih dari pada yang lain dan untuk mengelompokan sesuai dengan keterkaitannya • Sebuah proses tim yang sederhana dan kuat

Diagram Ishikawa • Teknik ini disebut diagram tulang ikan • Teknik ini menganjurkan tim untuk memetakan seluruh faktor yang menyebabkan terjadinya masalah pada hasil yang di inginkan • Diagram ini mengilustrasikan berbagai sebab yang mempengaruhi proses dengan cara memisahkan dan menghubungkan satu sebab dengan sebab yang lainnya • Alat ini digunakan ketika institusi atau tim perlu mengidentifikasikan dan mengeksplorasi sebab masalah yang bisa mengarah pada sebuah perbaikan atau peningkatan

Diagram Ishikawa prosedur

Staf/orang

Masalah…….

Masalah…….

kebijakan

Masalah…….

Masalah……. institusi

Analisis kekuatan lapangan

• Alat yang berguna untuk mempelajari situasi yang memerlukan perubahan • Hal ini didasarkan pada ide bahwa ada dua kekuatan yang saling berhadapan dalam sebuah usaha perubahan yaitu mendukung dan menolak

Pemetaan Proses

• Teknik ini digunakan untuk meyakinkan bahwa sebuah institusi mengetahui siapa pelanggannya dan bisa mengidentifikasi sumberdaya yang diperlukan untuk melayani mereka • Diagram proses memberikan data tentang lingkungan dimana proses tersebut berlangsung dan kontrol dilakukan terhadap lingkungan tersebut.

Flowcharts

• Digunakan jika sebuah masalah memerlukan sebuah pendekatan yang sistematis atau ketika sebuah aktifitas perlu dipetakan. • Ia merekam seluruh rangkaian tahap,keputusan, dan aktifitas yang diperlukan • Prosedur ISO biasa menggunakan hal semacam ini.

Flowcharts

mulai

aktivitas tidak keputusan

Ya akhir

Alat dan metode lainnya • Standarisasi, Usaha untuk menetapkan standar yang digunakan untuk mengukur sebuah prestasi. Ia berkaitan dengan mencari tau siapa yang terbaik dan upaya apa yang harus dilakukan untuk mengalahkannya • Pemetaan jalur karir, memetakan karir institusi para starf dan orang di institusi dengan mengidentifikasikan masing-masing peristiwa penting dari karakteristik mutu dan standar mutu yang akan diterapkan

PERENCANAAN STRATEGI MUTU

Proses perencanaan stategi

Misi Dan Visi Apa tujuan kita ? Apa tujuan institusi kita ? Apa visi,misi, dan nilai-nilai kita ?


Kebutuhan Pelanggan Siapakah pelanggan kita ? Apa yang diharapkan pelanggan kita ? Apa yang harus kita lakukan untuk memenuhi harapan pelanggan ? Apa yang dibutuhkan pelanggan dari institusi Metode apa yang kita butuhkan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan ?


Jalan Menuju Sukses Apa kekuatan,kelemahan,peluang,dan ancaman kita ? Faktor-faktor apa saja yang penting bagi kesuksesan kita ? Bagaimana cara kita menuju kesuksesan ?


Mutu Apa standar yang akan kita gunakan ? Bagaimana kita menyampaikan mutu ? Biaya apa yang kita keluarkan untuk mutu ?


Investasi Sumber Daya Manusia Apa yang seharusnya kita lakukan kepada para staf kita ? Apakah kita sudah cukup berinvestasi pada sumberdaya staf dan pengembangan staf ?


Mengevaluasi Proses Apakah kita memiliki proses tertentu dalam menghadapi sesuatu yang salah ? Bagaimana kita tahu bahwa kita telah sukses ?

Rangkaian perencanaan untuk institusi pendidikan 1. Visi,misi,nilai dan tujuan 2. Analisis pasar ( mendengar keinginan pasar) 3. Analisis SWOT(strengths,weaknesses, opportunities,threats) 4. Peristiwa kunci (indikator yang menyangkut hal apa saja yang harus dicapai) 5. Rencana strategis ( tolak ukur yang dipakai intitusi dalam mencapai tujuan jangka panjang)

6. Rencana operasional ( tolak ukur jangka pendek) 7. Kebijakan mutu dan rencana mutu ( statemen komitmet institusi tentang mutu ) 8. Biaya dan keuntungan mutu 9. Biaya pencegahan dan kegagalan 10. Pengawasan dan evaluasi

MENGIMPLEMENTASIKAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Langkah Penting Mengimplementasikan TQM

1. Kepemimpinan dan komitmen terhadap mutu harus datang dari atas 2. Menggembirakan pelanggan adalah tujuan TQM 3. Menunjuk fasilitator mutu 4. Membentuk kelompok pengendali mutu 5. Menunjuk koordinator mutu 6. Mengadakan seminar manajemen senior untuk mengevaluasi program


7. Menganalisis dan mendiagnosa situasi yang ada 8. Menggunakan contoh-contoh yang sudah berkembang di tempat lain 9. Memperkerjakan konsultan eksternal 10. Memprakarsai pelatihan mutu bagi para staf 11. Mengkomunikasikan pesan mutu


12. Mengukur biaya mutu 13. Mengaplikasikan alat dan teknik mutu melalui pengembangan kelompok kerja yang efektif 14. Mengevaluasi program dalam interval yang teratur

Elemen Sistem Jaminan Mutu Pendidikan • Pengembangan institusi atau perencanaan strategis • Kebijakan mutu • Tanggung jawab manajemen • Organisasi mutu • Pemasaran dan publikasi • Penyelidikan dan pengakuan • Induksi • Penyediaan kurikulum • Bimbingan dan penyuluhan sebelum wisuda

Elemen Sistem Jaminan Mutu Pendidikan

• • • • • • •

Manajemen pembelajaran Rancangan kurikulum Rekuitmen,pelatihan dan pengembangan Kesempatan yang sama Pengawasan dan evaluasi Susunan administratif Tinjauan ulang institusi

sekian

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Recommend Documents