PANDUAN PELAKSANAAN
PUSAT AUDIT DAN PEMBINAAN AKREDITASI LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M) UNIVERSITAS SYIAH KUALA TAHUN 2016
KATA PENGANTAR Upaya peningkatan mutu perguruan tinggi terus menerus dilakukan. Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di perguruan tinggi dan aktivitas penjaminan mutu akademik perguruan tinggi antara lain dilakukannya audit internal mutu akademik (AIMA) di setiap unit kerja akademik. Aktivitas ini dilakukan atas permintaan Rektor yang dilaksanakan oleh Auditor Internal Universitas Syiah Kuala yang bersertifikat, sehingga audit internal mutu akademik sesuai standar audit internal mutu akademik Universitas Syiah Kuala. Pada AIMA siklus ke-8 ini dilaksanakan pengisian dokumen secara online, kemudian dilakukan desk evaluasi untuk menilai kelayakan dokumen kemudian diikuti visitasi. Oleh karena itu, untuk kelancaran proses AIMA diterbitkan buku Panduan AIMA agar setiap komponen yang terlibat mempunyai satu pandangan sehingga hasil AIMA sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Banda Aceh, 20 Oktober 2016 TIM PENYUSUN
Lembar Pengesahan
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA)
Pusat Audit dan Pembinaan Akreditasi LP3M Unsyiah Kepala Pusat
Dr. Drh. Rinidar, M. Kes NIP. 19650803199512 2 001
Mengetahui : Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) Universitas Syiah Kuala
Dr. Ir . Marwan NIP. 196612241992031003
PENDAHULUAN Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas dokumen, yaitu dokumen akademik dan dokumen mutu. Dokumen akademik sebagai rencana atau standar. Dokumen akademik memuat tentang arah/kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta peraturan akademik. Sedangkan dokumen mutu sebagai instrumen untuk mencapai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dokumen mutu terdiri dari manual mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung, dan borang. Untuk menjamin bahwa standar yang telah ditetapkan dilaksanakan, dipenuhi, dievaluasi, dan ditingkatkan maka diperlukan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan audit internal. Audit Internal Mutu Akademik Internal (AIMA) adalah audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif terhadap kegiatan operasional akademik atau proses akademik. Evaluasi diri dan audit mutu akademik internal telah dibuktikan di banyak tempat sebagai salah satu langkah yang baik dalam peningkatan mutu suatu institusi.
I. AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA) a. Pengertian dan Tipe Audit Audit Mutu : Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan. Audit mutu dapat dibagi ke dalam beberapa jenis dan tipe seperti audit mutu produk/pelayanan berdasarkan atas karakteristik, audit mutu proses sistem berdasar atas indikator kinerja kunci dan audit mutu sitem berdasarkan pada elemen elemen dari sistem. Audit juga dapat berupa audit pengamatan yang diperlukan untuk memantau kendali proses, audit Inspeksi untuk PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
1
penerimaan produk dan audit Penilaian untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) juga disebut sebagai Evaluasi Kolega Eksternal1 ialah kegiatan untuk memastikan kesesuian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan pelaksanaannya oleh unit pelaksana akademik.
b. Tujuan dan Fungsi AIMA Universitas Syiah Kuala Audit Internal Mutu Akademik Universitas Syiah Kuala (AIMA-Unsyiah) secara umum membantu seluruh satuan pendidikan akademik dalam melaksanakan tugas untuk mencapai sasaran akademik yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung-jawab. Oleh karena itu AIMA dirancang untuk salah satu tujuan atau lebih dari butir butir berikut: Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan; Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan; Menemukan akar penyebab dari suatu ketidaksesuaian yang ada; Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah peningkatan mutu; Memfasilitasi teraudit memperbaiki sistem mutu; Memenuhi syarat-syarat praturan/perundangan.
c. Audit Internal Mutu Akademik Program Studi ( AIMA-PS) AIMA bagi program studi, memiliki tujuan sebagai berikut: Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan spesifikasi program studi, tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan; Untuk memastikan konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus; Untuk memastikan kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap manual prosedur (MP) dan instruksi kerja (IK) program studi; PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
2
Untuk memastikan kecukupan sumberdaya pembelajaran.
penyediaan
sarana-prasarana
dan
d. Fungsi Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Audit Internal Mutu Akademik (AIMA memiliki dua fungsi yaitu: Fungsi akuntabilitas yang dilakukan dalam kegiatan penjaminan; Fungsi peningkatan yang dilakukan dalam kegiatan konsultasi. Di dalam menjalankan fungsi akuntabilitas, AIMA melaksanakan kegiatan klarifikasi dan verifikasi yang independen dan objektif sebagai upaya mempertahankan dan meningkatkan mutu kegiatan akademik.Kegiatan akademik tersebut harus sesuai dengan standar mutu akademik secara tepat dan efektif serta dilaksanakan secara bertanggung jawab. Fungsi peningkatan dilakukan untuk membantu unit kerja yang bersangkutan agar lebih memahami kondisinya, serta dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, praktik, dan prosedur, sehingga dapat merumuskan usaha peningkatan mutu secara berkelanjutan. e. Fokus AIMA AIMA dapat dilakukan pada berbagai aras satuan pendidikan yaitu: Audit institusi/proses akademik, difokuskan pada manajemen kepatuhan dan dikaitkan dengan evaluasi eksternal atau akreditasi; Audit program studi/mata kuliah/program pembelajaran, difokuskan pada kepatuhan dan dikaitkan dengan evaluasi eksternal atau akreditasi.
f. Lingkup AIMA Ruang lingkup AIMA dalam satu siklus dimulai dengan memfokuskan pada kelengkapan dokumen standar mutu yang meliputi: (1) Dokumen Akademik ( arah/kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta peraturan akademik dan (2) Dokumen Mutu (manual mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung, dan borang). PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
3
Ruang lingkup AIMA pada siklus ke-8 adalah pada unit pelayanan akademik Program Studi berdasarkan Dokumen Standar BAN-PT (lihat Penjelasan umum). Setiap Auditee akan diaudit berdasarkan standar akreditasi prodi tersebut, untuk Prodi berakreditasi A standar 5 dan 7; berakreditasi B standar 4, 5 dan 7; berakreditasi C dan yang Belum Terakreditasi Standar 1, 2, 3, 4, 5, 6 dan 7.
g. Sasaran atau Obyek AIMA Sasaran atau obyek dari AIMA dapat dibedakan menjadi dua,meliputi: (1) pihak teraudit; dan (2) obyek audit. Tabel 1. Sasaran atau obyek AIMA No
Pihak Teraudit
Obyek Teraudit
1
Para ketua, pengurus jurusan/ prodi, dan tim penjaminan mutu akademik fakultas (SJMF) dan Prodi dari masing-masing jurusan/ prodi (TPMA).
Visi, Misi, Tujuan Pendidikan, Spesifikasi Prodi, Strategi Pelaksanaan, Pelaksanaan Pembelajaran, Evaluasi, dan Proses Tindakan Perbaikan terimplementasi dalam SE dan Borang.
2
Dosen dan mahasiswa.
GBPP, MP, IK, SOP, Sarana Prasarana, Dokumen Pendukung, dan Borang.
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
4
II.
PROSES AIMA SIKLUS KE-8
A. Tahapan Proses AIMA Siklus ke-8 Program studi mengisi AIMA Online; Dilanjutkan desk evaluasi (DE) oleh auditor; Hasil desk evaluasi (DE) menjadi acuan untuk visitasi program studi; Program studi dengan akreditasi C wajib di visitasi; Program studi dengan akreditasi B akan akan divistasi sesuai dengan hasil DE, bila ditemukan KTB maka akan di visitasi namun bila KTS, prodi cukup memberikan laporan perbaikan ke LP3M; Program Studi dengan akreditasi A tidak di visitasi, tetapi bila ada temuan prodi wajib memberikan laporan perbaikan ke LP3M.
B. Pelaksanaan Audit, meliputi: 1. Pertemuan pembukaan Tujuan pertemuan pembukaan untuk: memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinan teraudit, menelaah lingkup dan tujuan audit, menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit, menegaskan hubungan formal antara tim auditor dan teraudit mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan, mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit, mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.
2. Pemeriksaan lapangan Pengumpulan bukti: Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
5
dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang independen. selama kegiatan audit, ketua tim auditor dapat mengubah tugas kerja tim auditor dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim auditor memberitahukan alasannya kepada teraudit.
3. Hasil pengamatan audit Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Tim auditor menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim auditor dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.
4. Pertemuan penutupan Sebelum menyiapkan laporan audit, tim auditor mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.
C. Pihak Teraudit 1) Proses melengkapi AIMA Online Melakukan proses pengisian Dokumen AIMA siklus ke-8 secara online (www.lp3m.unsyiah.ac.id). Tahap 1 : mengisi identitas prodi; Tahap 2 : melakukan uplod dokumen wajib terdiri yaitu : PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
6
Renstra Universitas; Statuta Universitas; Organisasi Tata Kelola; Renstra Fakultas; Renstra Prodi; Borang akreditasi(versi Terakhir); Evaluasi diri.
Tahap 3 : mengupload dokumen mutu, terdiri dari: Kebijakan Akademik; Manual Akademik; Standar Akademik; Pedoman akademik Fak/prodi; Spesifikasi prodi; Kompetensi lulusan; Legalitas terdiri dari : SK pendirian; SK Akreditasi. Tahap 4 : pihak teraudit mengisi capaian KPI; dan Tahap 5 : mengisi instrumen AIMA Siklus – 8. 2) Proses Visitasi Menginformasikan kepada penanggung jawab unit/organisasi kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit; Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit; Menyediakan sumberdaya yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin keefktifan dan keefesienan proses audit; Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai; Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
7
D. Auditor
Karakteristik Auditor Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi tanggung jawabnya; Memiliki pengetahuan atas topik topik yang ditugaskan ; Mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit.
Penugasan Tim Auditor Masing-masing anggota tim AIMA/tim auditor mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan melalui rapat tim auditor.
Tanggung jawab Ketua Tim Audit Membuka dan menutup rapat.
Tujuan pertemuan pembukaan untuk: memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinan teraudit; menelaah lingkup dan tujuan audit; menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit; menegaskan hubungan formal antara tim auditor dan teraudit; mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan; mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit; mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas; memimpin audit; membuat keputusan akhir atas temuan audit; enyerahkan laporan audit; dan memantau tindak lanjut permintaan tindakan koreksi (PTK). PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
8
Tanggung jawab auditor a) Mengaudit secara objektif sesuai lingkup audit; b) Mengumpulkan dan menganalisis bukti; c) Menjawa pertanyaan teraudit; d) Melaksanakan tugas sesuai kode etik.
Dokumen kerja auditor Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim auditor adalah: Dokumen Hasil Desk evaluasi Dokumen administrasi Audit (F-DDT, FPTK, FDHA, FDHP, FBAP, FBASTD Instrumen wawancara dosen dan mahasiswa, Draft laporan REK (Ringkasan Eksekutif dan Kesimpulan), Verifikasi Tindakan Perbaikan (F-VTB), Laporan Rapat Tinjauan Manajemen (F-LRTM), Berita Acara Closing AIMA (F-BACA).
E. Laporan Audit 1. Persiapan laporan audit Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim auditor yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya.
2. Isi laporan Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap.Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.
3. Laporan audit berisi hal-hal berikut. Tujuan dan lingkup audit;
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
9
Rincian rencana audit, identitas anggota tim auditor dan perwakilan teraudit, tanggal audit, dan identitas unit organisasi teraudit; Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit, antara lain: Standar Mutu Akademik, dan Manual Mutu Akademik teraudit; Temuan ketidaksesuaian; Penilaian tim auditor mengenai keluasan kesesuaian teraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait; Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan; Daftar distribusi laporan audit. Distribusi laporan Laporan audit dikirim ke kepala Pusat Audit dan Pembinaan Akreditasi (PAUPA) LP3M Unsyiah oleh ketua tim auditor untuk diteruskan ke klien. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh PAUPA LP3M dan klien. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan kepada PAUPA LP3M.
4. Kelengkapan Pelaksanaan Audit Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada SJMF dan diteruskan PAUPA LP3M.
5. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Rektor/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit dan SJMF dan TPMA setelah konsultasi dengan PAUPA LP3M.
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
10
III.
JALUR PENGISIAN
Auditee MULAI MENGISI
Membuka Website Lp3m.unsyiah. ac.id
Klik AIMA Siklus VIII
Pilih Prodi Isi pasword:
Auditor
Kepala PAUPA
Ketua LP3M
Pemeriksaan DE Online
Menerima Jadwal DE
Menerima jadwal DE
Rektor
DESK EVALUASI
HASIL
Pleno hasil DE
Menentukan Visitasi
Menentukan Visitasi
Menjalakan Visitasi
Jadwal Visitasi
Pleno Hasil DES
Menyetujui visitasi
Masuk
Mengisi identitas prodi, KPI dan upload dokumen dalam format
Sesuai standar peringkat akreditasi A, B, C, T
HASIL
Upload Dokomen
Laporan Hasil Audit
Menerima Berkas Hasil Audit
Menerima Laporan Hasil Audit
Laporan sementara hasil audit
Menerima dan menyerahkan laporan
Menerima laporan Audit dan rekomendasi
Submit form Laporan final
Gambar 1. Alur proses AIMA siklus ke VIII PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
11
VI.
PENJELASAN UMUM Definisi : 1. PAUPA LP3M adalah singkatan dari Pusat Audit dan Pembinaan Akreditasi Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu; 2. Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu; 3. Standar akademik UNSYIAH merupakan pernyataan untuk mengarahkan penyusunan rencana dan pelaksanaan kegiatan akademik lembaga dan sivitas akademika dalam lingkungan UNSYIAH; 4. Renstra Unsyiah adalah Rencana Strategis disusun dan disepakati oleh jajaran manajemen Universitasi dan menjadi panduan dalam menjalankan visi dan misi univeritas. Renstra mencakup strategi pencapaian, tujuan serta indikator keberhasilan yang digunakan sebagai standar penilaian keberhasilan dari proses yang dijalankan dengan mempertimbangkan dengan cermat nilai dasar, kondisi internal dan eksternal regional dan internasional. Renstra dibuat dalam kurun waktu 5 tahun. 5. Renstra Fakultas Renstra Fakultas dikembangkan berdasarkan Rencana Strategis Universitas Syiah Kuala yang meliputi visi universitas yang merupakan kristalisasi cita-cita dan komitmen bersama tentang kondisi ideal masa depan yang akan dicapai dengan mempertimbangkan kapabilitas dan potensi yang dimiliki, permasalahan/kendala yang dihadapi dan berbagai faktor yang disebabkan oleh perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal yang sedang dan akan berlangsung. 6. Renstra Prodi /Rencana Pengembangan Prodi Renstra prodi dikembangkan berdasarkan Rencana Strategis Universitas Syiah Kuala dan Fakultas yang meliputi visi universitas yang merupakan kristalisasi cita-cita dan komitmen bersama tentang kondisi ideal masa depan yang akan dicapai dengan mempertimbangkan kapabilitas dan potensi yang dimiliki, PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
12
permasalahan/kendala yang dihadapi dan berbagai faktor yang disebabkan oleh perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal yang sedang dan akan berlangsung. 7. Rencana Operasional (operational planning) atau planning of action (POA) adalah rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana strategis itu akan dilaksanakan. Rencana operasional merupakan rincian rencana yang lebih operasional dan merupakan rencana jangka pendek. 8. Dokumen Mutu SJMF (Kebijakan, Standar, Manual Mutu) Satuan penjaminan mutu Fakultas (SJMF) berkedudukan di Fakultas dan merupakan unit fungsional akademik di fakultas yang merupakan mitra kerja pimpinan fakultas dan prodi dalam pelaksanaan penjaminan mutu fakultas. SJMF harus mempunyai dokumen mutu. Dokumen mutu SJMF mencakup Kebijakan Akademik, Standar akademik, manual prosedur inplementasi Penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas. 9. Akreditasi adalah pengakuan terhadap program studi yang menunjukkan bahwa program studi tersebut dalam melaksanakan program pendidikan dan mutu lulusan yang dihasilkannya, telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Penetapan akreditasi oleh BAN-PT dilakukan dengan menilai proses dan kinerja serta keterkaitan antara tujuan, masukan, proses dan keluaran suatu perguruan tinggi atau program studi, yang merupakan tanggung jawab perguruan tinggi atau program studi masing-masing. 10. Program studi adalah program pembelajaran di fakultas yang ruang lingkupnya berpedoman pada struktur dan substansi suatu kurikulum dan ditujukan untuk menghasilkan lulusan dengan kompetensi yang menguasai IPTEKS, keterampilan dan sikap yang sesuai dengan sasaran kurikulum. 11. Laporan KPI atau Key Performance Indikator merupakan matriks kegiatan proses akademik yang digunakan untuk mengukur performa kinerjanya dan mengukur terlaksananya visi dan misi fakultas/prodi. Matriks memiliki indikator yaitu : (1) Memiliki target, yakni target apa yang hendak dicapai serta waktu yang diperkukan untuk meraih target tersebut (2) Berorientasi PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
13
pada outcome, tidak hanya sekedar output (hasil dari proses), tetapi outcome berpengaruh secara signifikan.(3) Memiliki nilai threshold (ambang batas), yakni untuk membedakan antara nilai target dengan nilai aktual. 12. SE (Evaluasi diri) Prodi Evaluasi-diri merupakan salah satu kegiatan utama dalam sektor pendidikan tinggi. Evaluasi adalah awal suatu proses pengembangan dan penjaminan mutu (quality assurance). Pimpinan program studi dan para pejabat perguruan tinggi dapat menggunakan hasil evaluasi-diri tersebut sebagai bahan untuk mengisi borang atau menyusun portofolio akreditasi secara baik, kemudian menyajikannya sebagai salah satu bukti kebenaran isi borang atau portofolio pada saat asesmen lapangan yang dilakukan oleh BAN-PT. 13. Borang adalah instrumen akreditasi yang berupa formulir yang berisikan data dan informasi yang digunakan untuk mengevaluasi dan menilai mutu suatu program studi atau institusi perguruan tinggi. 14. Dokumen mutu pada tingkat Universitas ( kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, manual mutu kademik, manual prosedur implemntasi SPMA), Renstra dan statuta), tingkat Fakultas ( kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, manual mutu kademik, manual prosedur implemntasi SPMA), Renstra dan statuta, Evaluasi Diri dan Borang), tingkat Prodi ( Manual prosedur, Instruksi kerja, spesifikasi prodi, kompetensi lulusan, Renstra dan statuta, Evaluasi Diri dan Borang). 15. SJMF dan TPMA Satuan jaminan mutu Fakultas (SJMF) berkedudukan di Fakultas dan Tim Penjamin Mutu Akademik (TPMA) berkedudukan di Prodi merupakan satuan fungsional yang diangkat berdasarkan surat keputusan (SK) pengangkatan oleh Rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan sistem Penjaminan Mutu Internal. Adanya SK SJMF/TPMA membuktikan bahwa telah terimplementasinya sistem Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas/Prodi. PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
14
16. F-DDT merupakan singkatan dari form diskripsi daftar temuan, yang digunakan untuk mencatat kondisi teraudit. 17. F-PTK adalah Form Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) memberikan penjelasan mengenai pengusulan tindakan koreksi atas ketidaksesuaian yang dijumpai dan menjamin bahwa tindakan koreksi ditinjau efektivitas penerapannya, serta untuk memastikan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dapat dideteksi dan dihindari agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa mendatang. PTK AIMA Siklus VIII adalah hasil audit pada pada tahun 2016. 18. F-DHA, merupakan singkatan dari form Daftar hadir Auditor yang digunakan sebagai bukti kehadiran auditor pada saat mengaudit. 19. F-DHP, merupakan singkatan dari form Daftar Hadir Peserta yang digunakan sebagai bukti kehadiran peserta pada saat mengaudit. 20. F-BAP merupakam singkatan dari Form Berita Acara Pelaksanaan yaitu form Naskah Dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peritiwa, perubahan status dan lain lain bagi suatu permasalahan. Berita Acara ditanda tangani oleh pihak pihak hyang terlibat di dalamnya. 21. F-BASTD merupakan singkatan dari Form Berita Acara Serah Terima Naskah Dinas yang berisi pernyataan telah dilakukan serah terima dokumen pelaksanaan AIMA Siklus 8, antara Ketua Tim Auditor kepada PAUPA LP3M. 22. Draft Laporan REK merupakan singkatan dari Ringkasan eksekutif dan kesimpulan yang digunakan oleh ketua auditor untuk memudahkan didalam pembuatan laporan. 23. F-VTB merupakan form verifikasi Tindakan perbaikan. Form ini digunakan untuk memverifikasi hasil AIMA di siklus ke-7. Form ini diisi setelah membuat F-LRTM dan menjadi tanggung jawab SJMF bersama TPMA. 24. F-LRTM merupakan singkatan dari Laporan Rapat Tinjauan Manajemen yang isinya merupakan tindak lanjut dari PTK hasi PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
15
dari di siklus ke 7 dan menjadi tanggung jawab SJMF bersama TPMA. 25. F-BACA merupakan singkatan dari Form Berita Acara Closing AIMA yaitu Form Serah Terima Naskah Dinas yang berisi pernyataan Prodi, telah dilakukan serah terima dokumen Tindak lanjut Temuan AIMA meliputi F-BAP, F-PTK, F-VTB dan F– RTM. F-BACA diserahkan SJMF dan TPMA kepada Ketua LP3M dan ditanda tangani oleh Pimpinan auditi dan ketua LP3M. 26. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit. 27. Auditee adalah organisasi yang teraudit/diaudit. 28. Penjaminan mutu eksternal adalah penjaminan mutu yang di lakukan oleh badan akreditasi seperti BAN-PT atau lembaga lain dengan cara yang ditetapkan oleh lembaga akreditasi yang melakukan.
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
16
Daftar Pustaka 1. Anonimus. 2006. Panduan Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) bidang akademik. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, Jakarta. 2. Suhendrayatna dan Yaman A. 2011. Standar Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Syiah Kuala. Badan Penjaminan Mutu (BJM) Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh. 3. Suhendrayatna dan Yaman A. 2011. Manual Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Syiah Kuala. Badan Penjaminan Mutu (BJM) Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh.
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
17
PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016
18
