LAPORAN AUDIT TIM AKREDITASI PENJAMINAN MUTU INFORMASI AUDIT. Akreditasi Pengadilan Negeri Metro Kelas IB

MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05

Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum

Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015

Gedung Sekretariat Mahkamah Agung R.I. Jl. Jenderal Ahmad Yani Kav. 58 Bypass Cempaka Putih Timur Jakarta Pusat

Halaman

1 of 8

LAPORAN AUDIT TIM AKREDITASI PENJAMINAN MUTU

INFORMASI AUDIT Nama Organisasi

Pengadilan Negeri Metro Kelas IB

Ruang Lingkup

Akreditasi Pengadilan Negeri Metro Kelas IB

Kritreria Audit

Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri (Indonesia Court Performance Exellence)

Jumlah Karyawan

± 58 personel

Tanggal Audit (Mulai)

17 Oktober 2016

Lokasi

Jl. Sutan Sjahrir Kota Metro Lampung, Lampung

Tanggal Audit (Akhir)

18 Oktober 2016

INFORMASI TIM AUDIT Ketua Tim

1. Dismartini, SH.,M.H

(DIS)

Anggota Tim

2. Misra Dewita, SH., M.H 3. Nurlena, SH 4. Ir. Indra Yulianto, CLA

(MD) (NR) (IN)

Laporan ini bersifat RAHASIA

1. Tujuan dari audit ini:  Untuk menentukan akreditasi Pengadilan Negeri Metro kelas IB.  Untuk melihat interaksi dan implementasi dari kebijakan, sasaran dan prosedur termasuk pencapaiannya.  Untuk mengkonfirmasi bahwa sistem manajemen sesuai dengan semua persyaratan standar Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri 2. Hasil Audit Sebelumnya Belum ada audit yang dilakukan, ini adalah audit pertama.

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen

PROSEDUR MUTU TAPM.F.PM.03-05-Rev.00 @ All Rights Reserved

MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05


Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015


Halaman

2 of 8

3. Kesimpulan, Ketidaksesuaian Audit dan Observasi

KESIMPULAN 1. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB memiliki Moto “MANDIRI” (Pengadilan Negeri Metro Kelas IB Melayani – Akuntabel – Nyaman – Dedikasi – Integritas – Responsip – Independen). 2. Jumlah pegawai sebanyak ± 58 orang (10 Hakim, 1 Panitera, 1 Sekretaris, 1 Wakil Panitera, 3 Panitera Muda, 11 Panitera Pengganti, 2 Jurusita, 3 Juru Sita Pengganti, 3 Kasubbag) dan 14 Pegawai Pramubakti 3. Visi Misi, kebijakan mutu, komitmen bersama pembangunan zona integritas, dan Sasaran Mutu sudah ditetapkan 4. Penunjukan Majelis hakim dan Panitera pengganti telah menggunakan SIPP 5. Struktur Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah disesuaikan dengan PERMA RI Nomor : 07 Tahun 2015 6. Nomenklatur Papan Nama Pengadilan sudah sesuai dengan surat DIRJEN nomor.1057/DJU/HK002/12/2015 (Pengadilan Negeri Metro Kelas IB) 7. SK dan Struktur Pengadilan Negeri Metro Kelas IB Pembentukan Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri telah dibuat dan telah dibuatkan uraian tugas dan tanggungjawabnya 8. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB Telah memiliki Renstra, IKU, SAKIP, RKT, LKJIP dan SOP telah disosialisasikan secara efektif kepada seluruh pegawai 9. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah membuat dan menandatangani kontrak kerja untuk pejabat struktural dan sesuai dengan SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) 10. Internal Audit telah dilaksanakan pada Tanggal 09 Agustus 2016 dan tinjauan manajemen sudah dilaksanakan pada Tanggal 19 Agustus 2016 sesuai dengan program yang telah dibuat 11. Program Audit Internal, Tinjauan Manajemen dan Survey Kepuasan Masyarakat telah dibuat oleh Pengadilan Negeri Metro Kelas IB 12. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah melakukan survey kepuasan masyarakat dan telah melaksanakan survey harian 13. Super Admin telah mendistribusikan password untuk akses SIPP 14. Pelayanan informasi telah sesuai dengan aturan Mahkamah Agung dan pegawai yang di tugaskan di meja informasi sudah dibuatkan SK penugasannya 15. Kondisi meja informasi dan pengaduan telah sesuai dengan SK DIRJEN no.1586/DJU/SK/PS01/9/2015 16. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB memiliki inovasi berupa Aplikasi Monitoring dan Evaluasi SIPP, merancang system integrasi antara instansi terkait (Kepolisian, Kejaksaan dan BAPAS) 17. Untuk lay out tata ruang bangunan dan taman (kantor Pengadilan) telah ditata dengan sangat baik 18. Jalur evakuasi untuk keadaan darurat/huru hara dan bencana alam sudah dibuat 19. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah menyediakan ruang tamu terbuka di lantai 2 20. Pada rak arsip sudah diberikan identifikasi penomoran, arsip sangat mudah untuk ditemukan dan sudah menggunakan aplikasi SIPP 21. Pada ruangan arsip sudah disediakan APAR (Alat Pemadan Api Ringan) 22. Ruang ibu menyusui dan jalur masuk difable telah dibuat oleh Pengadilan Negeri Metro Kelas IB 23. Simulasi Pemadaman Kebakaran dan Simulasi tanggap darurat sudah dilaksanakan 24. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB memiliki 2 ruang sidang umum dan 1 ruang sidang anak 25. Kondisi dan kelengkapan ruang sidang telah memenuhi persyaratan 26. Ruang sidang anak telah menggunakan sistem teleconference dengan menggunakan skype dan kursi ruang sidang anak sudah diseragamkan 27. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah membuat analisis resiko terhadap proses manajemen pengadilan disemua bidang 28. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB memiliki CCTV pada area kantor sebanyak 8 titik 29. Program 5R dan 3S untuk menunjang budaya kerja sudah dilaksanakan Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen


MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05


Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015


Halaman

3 of 8

30. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah melakukan koordinasi internal rutin dengan rapat bulanan, rapat setiap bagian satu bulan sekali 31. Alur gugatan sederhana sudah dipublikasikan melalui media informasi 32. PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak) no.53 tahun 2008 telah dilaksanakan 33. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB memiliki 8 rumah dinas, 1 rumah dinas tidak layak huni, 1 rumah dinas tidak ditempati dan 6 rumah dinas telah ditempati sesuai dengan SK yang diterbitkan 34. Penugasan juru sita dengan menggunakan surat tugas sudah dilaksanakan 35. Prosedur penilaian system role model sudah dibuat 36. Petugas keamanan telah dilengkapi dengan seragam dan kelengkapan keamanan 37. Pengisian buku Register perkara di PANMUD Pidana dan Perdata telah sesuai dengan aturan (buku 2 dan buku 4). 38. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah memiliki lay out ruang sidang terkait yudisial security 39. Pada aplikasi Sistem Kepegawaian (SIKEP) presentase pencapaian untuk data 100 % dan kelengkapan dokumen 100 % 40. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB sudah melakukan Penilaian untuk pegawai Pramubakti 41. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB sudah membuat jadwal pemeiliharaan BMN 42. Pada baner yang diterbitkan oleh Pengadilan Negeri Metro Kelas IB sudah diberikan stampel terkendali 43. SK Penunjukan tim Reformasi Birokrasi (RB) belum dibentuk oleh Pengadilan Negeri Metro Kelas IB 44. Perlu dilakukan perubahan struktur terhadap Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri pada Pengadilan Negeri Metro Kelas IB 45. Pegawai yang di tugaskan memegang kunci ruangan arsip belum dibuatkan SK penugasannya 46. Laporan rutin bulanan Hakim Pengawas pada PANMUD Pidana dan Perdata tidak dibuat untuk bulan Juli – September 2016 47. Belum ada mekanisme terkait dengan peminjaman berkas / arsip perkara 48. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB belum melakukan evaluasi Penetapan Kinerja Tahunan 49. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB belum memiliki daftar / list dokumen eksternal 50. Tindaklanjut terkait survey kualitatif tidak ada bukti tindaklanjutnya 51. Sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap SOP yang telah diterbitkan, agar sesuai dengan SK SEKMA No.02 Th.2012 52. Kondisi Perpustakaan sudah ditata dengan baik namun masih menggunakan system manual 53. Dalam kegiatan audit ini Pengadilan Negeri Metro Kelas IB memiliki ketidaksesuaian/temuan sebanyak tujuh (7) minor Dan tiga (3) Observasi 54. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB telah melakukan koordinasi dengan baik dengan tim Audit dari TAPM DITJEN BADILUM 55. Pimpinan dan seluruh karyawan memiliki komitmen yang kuat dalam menerapkan standar ICPE (Indonesia Court Performance Exellence) namun perlu ditingkatkan lagi 56. Setelah dilakukan assesmen dari Tim Audit Akreditasi Penjaminan Mutu Peradilan Umum merekomendasikan untuk dapat memperbaiki/menindaklanjuti temuan administrasi tersebut dalam jangka waktu terhitung dua (2) bulan sejak tanggal 18 Oktober 2016 sampai dengan 18 Desember 2016 dan dikirim ke TAPM BADILUM sebelum berakhirnya batas waktu yang ditentukan ([email protected])



MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05


Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015


Halaman

4 of 8

KETIDAKSESUAIAN AUDIT I. Top Manajemen/Pimpinan Puncak : Ketidaksesuaian : 1. SK Penunjukan tim Reformasi Birokrasi (RB) belum dibentuk oleh Pengadilan Negeri Metro Kelas IB 2. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB belum melakukan evaluasi Penetapan Kinerja Tahunan II.

Management Representative (MR)/ Wakil Manajemen : a. Document Control (DC) Ketidaksesuaian : 1. Pengadilan Negeri Metro Kelas IB belum memiliki daftar / list dokumen eksternal

III. Survey Kepuasan Pelanggan Ketidaksesuaian : 1. Tindaklanjut terkait survey kualitatif tidak ada bukti tindaklanjutnya IV. Proses Layanan Utama dan Pendukung Adalah aktifitas proses inti dan pendukung Pengadilan yang menggambarkan bisnis proses suatu Pengadilan Negeri dan memberikan dampak langsung kepada efisiensi dan efektifitas proses pelayanan kepada pengguna pengadilan. Bagian-bagian yang termasuk dalam proses layanan utama adalah Proses Pelayanan Pidana ,Perdata, dan Hukum yang berada dalam kendali Panmud dan jajarannya serta diawasi oleh Hakim pengawas bidang yang telah ditunjuk dan bagian-bagian yang termasuk dalam proses layanan pendukung adalah Bagian Umum, Kepegawaian, Keuangan dan IT (Informasi Teknologi) termasuk Perpustakaan. yang berada dalam kendali Kasubag dan jajarannya serta diawasi oleh Hakim pengawas yang telah ditunjuk Ketidaksesuaian : 1. Laporan rutin bulanan Hakim Pengawas pada PANMUD Pidana dan Perdata tidak ada untuk bulan Juli – September 2016 2. Belum ada mekanisme terkait dengan peminjaman berkas / arsip perkara 3. Pegawai yang di tugaskan memegang kunci ruangan arsip belum dibuatkan SK penugasannya

OBSERVASI (Saran/Masukan/Potensi ketidaksesuaian) 1. Perlu dilakukan perubahan struktur terhadap Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri pada Pengadilan Negeri Metro Kelas IB 2. Sebaiknya dilakukan evaluasi terhadap SOP yang telah diterbitkan, agar sesuai dengan SK SEKMA No.02 Th.2012 3. Sosialisasi SOP perlu dilakukan lebih intensif agar semua pegawai memahami pekerjaannya masingmasing



MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05


Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015


Halaman

5 of 8

LEMBAR KETIDAKSESUAIAN AUDIT (LKA) DEPARTEMEN / PROSES/ LOKASI

DI BSI OLEH TAPM

STANDARD

No. LKA

Top Manajemen

Indonesia Court Performance Excellence

Kriteria

01 1, 2, 4, 7

KETIDAKSESUAIAN – DESKRISPSI OBJECTIVE EVIDENCE :

1. 2.

SK Penunjukan tim Reformasi Birokrasi (RB) belum dibentuk oleh Pengadilan Negeri Metro Kelas IB Pengadilan Negeri Metro Kelas IB belum melakukan evaluasi Penetapan Kinerja Tahunan

KATEGORI CAR ASSESSOR

Major

Temuan diselesaikan sebelum tanggal

Minor

(DIS, MD, NR, IN)

18 Desember 2016

ANALISA PENYEBAB TIMBULNYA KETIDAKSESUAIAN

DISI OLEH PENGADILAN NEGERI

1. 2.

Kurangnya pemahaman tentang perlunya ditunjuk tim Reformasi Birokrasi (RB) Kurangnya pemahaman perlunya asa evaluasi berkala terhadap Penetapan Kinerja Tahunan

TINDAKAN PERBAIKAN / SOLUSI KETIDAKSESUAIAN 1. 2.

Membuat SK penunjukan tim Reformasi Birokrasi (RB) Melakukan evaluasi per Januari sampai dengan Oktober 2016

TINDAKAN PENCEGAHAN 1. 2.

Perlunya dilaksanakan sosialisasi tentang tim Reformasi Birokrasi Perlunya dilaksanakan sosialisasi tentang Evaluasi Penetapan Kinerja Tahunan

DI BSI OLEH TAPM

VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN

TANGGAL

20 Oktober 2016

PERWAKILAN PENGADILAN NEGERI METRO KELAS IB

Isnurul Syamsul Arif, S.H.,M.Hum

TANGGAL

STATUS

AUDITOR

CATATAN ASSESSOR



MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05


Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015


Halaman

6 of 8


DI BSI OLEH TAPM

STANDARD

AI, DC & survey kepuasan


No. LKA

Kriteria

02 3, 6, 7


1. 2.

Pengadilan Negeri Metro Kelas IB belum memiliki daftar / list dokumen eksternal Tindaklanjut terkait survey kualitatif tidak ada bukti tindaklanjutnya


Major


Minor

(DIS, MD, NR, IN)

18 Desember 2016

ANALISA PENYEBAB TIMBULNYA KETIDAKSESUAIAN


1. 2.

Kurangnya pemahaman akan perlunya memiliki daftar/list dokumen eksternal Kurangnya pemahaman tentang tindak lanjut terkait survei kualitatif

TINDAKAN PERBAIKAN / SOLUSI KETIDAKSESUAIAN 1. 2.

Membuat daftar isi dokumen eksternal Membuat laporan tindak lanjut terhadap hasil survei kualitatif

TINDAKAN PENCEGAHAN 1. 2.

Perlunya dilaksanakan sosialisasi tentang daftar/list dokumen yang harus dimiliki Perlunya dilaksanakan sosialisasi tentang bukti tindak lanjut terkait survei kualitatif

DI BSI OLEH TAPM


TANGGAL

20 Oktober 2016



TANGGAL

STATUS

AUDITOR

CATATAN ASSESSOR



MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05


Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015


Halaman

7 of 8


DI BSI OLEH TAPM

STANDARD

Kepaniteraan PIDANA, PERDATA, HUKUM, UMUM & Keuangan, Perencanaan TI & Pelaporan , KEPEGAWAIAN & ORTALA


No. LKA

Kriteria

03

3, 4, 5, 7


1. 2. 3.

Laporan rutin bulanan Hakim Pengawas pada PANMUD Pidana dan Perdata tidak ada untuk bulan Juli – September 2016 Belum ada mekanisme terkait dengan peminjaman berkas / arsip perkara Pegawai yang di tugaskan memegang kunci ruangan arsip belum dibuatkan SK penugasannya


Major

Minor

(DIS, MD, NR, IN)


18 Desember 2016

ANALISA PENYEBAB TIMBULNYA KETIDAKSESUAIAN 1. 2.


3.

Hasil pengawasan tidak ditulis/dimasukan ke dalam buku pengawasan Kurangnya pemahaman tentang perlunya mekanisme terkait dengan peminjaman berkas/arsip perkara Kurangnya Pemahaman perlunya dibuatkan SK pemegang kunci ruangan arsip

TINDAKAN PERBAIKAN / SOLUSI KETIDAKSESUAIAN 1. 2. 3.

Hasil pengawasan ditulis/dimasukan ke dalam buku penghubung pengawasan Sudah dibuatkan SOP mekanisme peminjaman berkas/arsip perkara Sudah dibuatkan SK Pegawai yang ditugaskan memegang kunci ruangan arsip

TINDAKAN PENCEGAHAN 1. 2. 3.

Membuat rencana kerja dimana setelah pengawasan dilakukan, hasil pengawasan langsung ditulis di dalam buku penghubung pengawasan Perlunya dilaksanakan sosialisasi tentang SOP mekanisme peminjaman berkas/arsip Perlunya dilaksanakan sosialisasi dan koordinasi dengan bagian kepegawaian

DI BSI OLEH TAPM


TANGGAL

18 Oktober 2016



TANGGAL

STATUS

AUDITOR

CATATAN ASSESSOR



MAHKAMAH AGUNG R.I.

Nomor

TAPM.F.TC.03-05


Revisi

00

LAPORAN AUDIT

Tanggal

2 Oktober 2015


Halaman

8 of 8

4. Rekomendasi

RANGKUMAN PENILAIAN AUDIT Hasil Audit

Jumlah Skor

Menunggu hasil rapat Komite Keputusan Akreditasi

Untuk klasifikasi kelas PN :

IB

Waktu perbaikan:

Maksimal 2 Bulan

REKOMENDASI TIM AUDIT Setelah dilakukan assesmen dari Tim Audit Akreditasi Penjaminan Mutu Peradilan Umum merekomendasikan untuk ……… akreditasi kepada Pengadilan Negeri Metro Kelas IB Diberikan

Akreditasi Penjaminan Mutu Klasifikasi kelas Pengadilan Negeri

Lanjut melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan ketidaksesuaian untuk penilaian kembali. I A Khusus

II

IA IB

Laporan ini bersifat RAHASIA dan didistribusikan terbatas kepada Pengadilan Negri terkait, Tim Audit dan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum Republik Indonesia

Metro, 18 Oktober 2016 Dibuat Oleh,

Lead Assessor Dismartini, SH., MH



LAPORAN AUDIT TIM AKREDITASI PENJAMINAN MUTU INFORMASI AUDIT. Akreditasi Pengadilan Negeri Metro Kelas IB

Recommend Documents