Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
1. Latar Belakang 1) Sertifikasi Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 Pengadilan Negeri Bau Bau, Pengadilan Negeri Mempawah dan terakhir Pengadilan Negeri Jakarta, Pengadilan Negeri Cibinong dan Pengadilan Negeri Sleman. 2) Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum MA RI memberikan apresiasi yang tinggi atas upaya untuk memperoleh pengakuan dari lembaga penilai indepanden melalui audit penjaminan mutu sesuai standar internasional dengan menggunakan anggaran swadaya. 3) Tidak semua pengadilan negeri mampu untuk menyediakan anggaran swadaya tersebut apabila tidak disediakan oleh DIPA pengadilan negeri. 2
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum membentuk Tim Akreditasi Internal dengan Surat Keputusan nomor. 1639/DJU/SK/OT01.1/9/2015 untuk melalukan penilaian dan penjaminan mutu pada pengadilan negeri dan pengadilan tinggi seluruh Indonesia sesuai standar sertifikasi ISO 9001 : 2008, diperkaya dengan penerapan International Framework for Court Excellent, Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PRB), Standar Pengawasan dari Badan Pengawasan Mahkamah Agung, pembangunan Zona Integritas dan Standar Penilaian yang pernah dilakukan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum pada tahun 2014. Tim ini juga diharapkan dapat bekerja sebagaimana Badan Akreditasi lainya seperti Badan Akreditasi Perguruan Tinggi (BAN PT) dan Badan Akreditasi Rumah Sakit (BAN RS) dalam memberikan standar penilaian kepada pengadilan negeri dan juga pengadilan tinggi. 3
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
2. Tujuan :
Tujuan Akreditasi Penjaminan Mutu ini adalah untuk mewujudkan Performa/Kinerja Peradilan Indonesia Yang Unggul/Prima (Indonesia Court Performance Excellent – ICPE)
4
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
3. Lingkup Kegiatan ini meliputi : 1) Perumusan standarisasi sistem manajemen mutu pelayanan Pengadilan secara lengkap dan menyeluruh. 2) Penyusunan Pedoman Akreditasi Penjaminan Mutu Badan Peradilan Umum. 3) Sosialisasi Pedoman Akreditasi Penjaminan Mutu Badan Peradilan Umum ke seluruh pengadilan negeri dan pengadilan tinggi seluruh Indonesia. 4) Pelaksanaan Akreditasi Penjaminan Mutu pada pengadilan tinggi dan pengadilan negeri seluruh Indonesia. 5 5) Penyusunan laporan seluruh kegiatan Akreditasi Penjaminan Mutu Badan Peradilan Umum.
ICPE DAPAT DICAPAI MELALUI : 1. EVALUASI DIRI (SELF EVALUATION) Merupakan kegiatan refleksi terhadap keadaan diri sendiri berdasarkan data maupun fakta yang ada, baik itu kekuatan, keterbatasan, peluang/kesempatan dan ancaman (strength, limitation, opportunity and threat) yang dilaksanakan oleh seluruh jajaran pada pengadilan dan ditindaklanjuti dengan membangun semangat perubahan (Improvement to Change) 2. AKREDITASI (ACREDITATION) Merupakan suatu penilaian menyeluruh yang dilakukan oleh Tim Audit Penjaminan Mutu (TAPM) Ditjen Badilum untuk menentukan peringkat pengakuan terhadap kualitas penyelenggaraan seluruh aktivitas penjaminan mutu pada pengadilan tinggi dan pengadilan negeri. 3. SERTIFIKASI (CERTIFICATION) Merupakan keputusan Komite Pengambil Keputusan Akreditasi Ditjen Badilum atas penilaian hasil audit/assessment pengadilan tinggi atau pengadilan negeri dalam bentuk pemberian sertifikat akreditasi.
PEMBINA Dirjen Badilum
Struktur TAPM Badilum.
H. Herri Swantoro SH. MH.
Sekretaris Dirjen Badilum
KETUA TIM AKREDITASI PENJAMINAN MUTU PERADILAN UMUM Drs. Wahyudin M.Si
Dr. Zarof Ricar, SH, S.Sos, M.Hum
KOORDINATOR TEKNIKAL QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE
PENANGGUNG JAWAB
Ingan Malem Sitepu, SH
KOORDINATOR OPERATION Partini, SH
Ahmad Hakir, SH, MH WAKIL KOORDINATOR TEKNIKAL H. Maliki, SH
WAKIL QMR
WAKIL KOORDINATOR OPERATION Kurnia Arry S. SE, SH
ASISTEN/ASESSOR
STAFF OPERATION Krisna Sofiadi, SH Rudi Faizal N. Andreas Purba, SE Sigit Tri Nugroho, SE Tati Hartati, SH
Marsudin Nainggolan
Fardi Faisal, SE STAFF TECHNICAL Nurbaeti, A.Md Suwarni
INTERNAL AUDITOR
DOCUMENT CONTROL
Agung Sulistiyono Arif Sapto Nugroho Syamsul Arief. Sainal Akbar
Roslina Napitupulu, SH, MH Edwin Ruliawan, SH. MH Aris Priyanto, ST
Arif Hidayat, S.Kom Nurlena, SH Friska Viradiba, S.Psi
Barita Sinaga Auditor/Asessor Ditjen Badilum
TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN TINGGI (PMPT) KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN TINGGI KPT
QUALITY MANAGER REPRESENTATIVE (QMR)
KOORDINATOR TEKNIK
KOORDINATOR OPERASIONAL
PANITERA PT
SEKRETARIS PT
WKPT
ASISTEN/ASESSOR INTERNAL AUDITOR (IA)
DOCUMENT CONTROL (DC)
HAKIM TINGGI HAKIM TINGGI
HAKIM TINGGI YANG DITUGASKAN SBG AUDITOR INTERNAL
KABAG UMUM & KEUANGAN PT
HAKIM TINGGI SEKRETARIS PT PANITERA PT
TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI (PMPN) KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI (PMPN) KPN
QUALITY MANAGER REPRESENTATIVE (QMR) WKPN
INTERNAL AUDITOR (IA)
TIM SURVEI KEPUASAN PELANGGAN
HAKIM PENGAWAS BIDANG
DOCUMENT CONTROL (DC)
SEKRETARIS PN
PANMUD HUKUM
Tugas Top Manager adalah: 1.
Mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali.
2.
Menetapkan Kebijakan Mutu serta Sasaran Mutu di Pengadilan Tinggi.
3.
Memastikan Kebijakan dan Sasaran Mutu dipahami dan diterapkan di seluruh bagian.
4.
Mengkomunikasikan kepada seluruh jajaran Pengadilan mengenai pentingnya memenuhi standar pelayanan serta ketentuan maupun peraturan yang berlaku.
5.
Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan.
6.
Memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan pelanggan
7.
Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dengan dibantu oleh bagian kepegawaian.
8.
Mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar.
9.
Top Manager memfasilitasi dilakukannya Rapat Tinjauan Manajemen setiap 3 bulan sekali untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan penerapan sistem manajemen mutu.
10.
Berkoordinasi dengan TAPM Badilum dalam menjalankan tugasnya.
Tugas Management Representative adalah: 1.
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT.
2.
Sebagai penanggung jawab kegiatan Internal Audit
3.
Memastikan sistem dokumentasi berjalan dengan baik.
4.
Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standart.
5.
Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi dan berkesinambungan.
6.
Mengupayakan peningkatkan kesadaran/pemahaman pegawai dalam sistem manajemen mutu
7.
Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
8.
Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh pegawai/hakim.
9.
Melakukan komunikasi mutu kepada seluruh pegawai/hakim.
10. Membuat
laporan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT tentang kinerja Tim Penjaminan Mutu PT sebagai bahan koreksi/perbaikan.
KOORDINATOR TEKNIK : 1.
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT.
2.
Menunjuk/menentukan teknikal (Assessor atau Assistensi) ke setiap project audit Akreditasi Penjaminan Mutu dengan mengacu pada kompetensi, bebas dari konflik kepentingan dan ketersediaan sumber daya yang ada .
3.
Memastikan pelaksanaan audit Akreditasi Penjaminan Mutu berjalan sesuai prosedur
4.
Memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan seluruh project audit Akreditasi Penjaminan Mutu.
5.
Merencanakan dan membuat program audit satu siklus Akreditasi Penjaminan Mutu dan mengevaluasi keefektifannya.
6.
Melakukan evaluasi dan monitoring secara periodik terhadap teknikal (Assessor atau Assistensi) .
7.
Melaksanakan proses rekrutmen dan evaluasi awal Teknikal (Assessor atau Assistensi).
8.
Melakukan Review terhadap laporan hasil audit Akreditasi Penjaminan Mutu yang dilaksanakan oleh Assessor.
9.
Sebagai salah satu anggota pengambil keputusan Akreditasi Penjaminan Mutu
10.
Membuat laporan kepada ketua Tim Penjaminan Mutu PT tentang kegiatan Teknikal secara periodik.
KOORDINATOR OPERASIONAL : 1.
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT.
2.
Membuat kebijakan kebutuhan operasional proses Akreditasi Penjaminan Mutu PN.
3.
Memastikan proses pendataan Akreditasi Penjaminan Mutu berjalan sesuai prosedur
4.
Bertanggungjawab atas penyediaan akomodasi dan transportasi Tim dalam melakukan Akreditasi Penjaminan Mutu PN.
5.
Membuat program/jadwal pelaksanaan Akreditasi Penjaminan Mutu PN.
6.
Sebagai salah satu anggota pengambil keputusan Akreditasi Penjaminan Mutu PN.
7.
Membuat laporan kepada ketua Tim Penjaminan Mutu tentang kegiatan operasional secara periodik.
Tugas Tim Audit Internal adalah: 1.
Melakukan audit internal untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan secara sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi.
2.
Membuat rencana audit dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit
3.
Melakukan audit sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan, yaitu 6 bulan sekali.
4.
Mengevaluasi efektivitas hasil audit terdahulu.
5.
Melaporkan hasil audit internal kepada Management Representative.
Tugas Document Control adalah: 1. Bertanggung jawab langsung kepada Quality Management Representative (QMR)/wakil. 2. Melakukan penyimpanan arsip hasil kegiatan akreditasi penjaminan mutu. 3. Melakukan control terhadap kesesuaian dokumen yang beredar. 4. Menjadi pusat data dokumentasi tim akreditasi penjaminan mutu. 5. Memastikan kecukupan dokumentasi. 6. Memastikan system dokumentasi berjalan dengan baik. 7. Membuat laporan kepada wakil atau Quality Management Representative (QMR) tentang kegiatan dokumentasi Tim Akreditasi Penjaminan Mutu .
Tugas Tim Survei Kepuasan Pelanggan adalah: 1) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh setiap pelanggan. 2) Tim survey kepuasan pelanggan bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan kepada seluruh staf unit mengenai persyaratan pelanggan. 3) Melakukan survei kepuasan pelanggan secara periodik. 4) Menganalisis hasil survei sebagai rekomendasi perbaikan. 5) Membuat laporan hasil survei kepuasan pelanggan dan melaporkannya kepada Top Manager dan Management Representative.
PENJAMINAN MUTU :
Serangkaian proses yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, menganalisis dan melaporkan data mengenai kinerja dan pelayanan untuk ditindaklanjuti dengan program peningkatan mutu secara berkelanjutan. KEBIJAKAN MUTU : 1.
Kebijakan resmi dan tertulis dari pimpinan organisasi tentang komitmen dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspekaspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi.
2.
Tujuan dan arahan sebuah organisasi secara menyeluruh yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak (ISO 9001:2008)
3.
Kebijakan mutu merupakan bentuk komitmen organisasi kepada para pelanggannya terkait kualitas, perbaikan berkesinambungan, capaian sasaran mutu dan kebutuhan pelanggan.
CONTOH KEBIJAKAN MUTU : 1.
Kami PT ABCD akan konsisten menyediakan produk dan layanan yang dapat memenuhi kebutuhan dan harapan dari pelanggan.
2.
Pengadilan Negeri Mempawah bertekad mengoptimalkan kualitas pelayanan yang berkeadilan kepada masyarakat pencari keadilan di wilayah hukum Pengadilan Negeri Mempawah.
SASARAN MUTU : Goal atau target dari suatu organisasi dalam melakukan suatu proses yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
Metode yang sering digunakan dalam menyusun sasaran mutu adalah SMART (specific, measurable, Achievable, Relevan, Time-Bound). Contoh Sasaran Mutu : Mengurangi produk reject untuk hasil proses produksi sebesar 2 % dalam waktu 3 bulan.
Skema Akreditasi
ALUR AKREDITASI PENGADILAN
Y Submit Doc
Tinjauan persyaratan doc
Audit Lapangn
Komite Keputusan Akreditasi
N
PT / PN
Surv 1 Assistens
Laporan Audit
Surveillanc
Surv 2
Re Akdreditasi Siklus Akreditasi selama 3 tahun
KRITERIA PENILAIAN INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT
Kriteria 1 : Leadership --------------------200
Kriteria 2 : Strategic Planning -----------100
Kriteria 3 : Customer Focus -------------200
Kriteria 4 : Document System -----------100
Kriteria 5 : Resource Management -----100
Kriteria 6 : Process Management -------200
Kriteria 7 : Performance Results --------100 -------------------------------------------------------------Total : 1000
KRITERIA PENILAIAN INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT
Kriteria 1
: Leadership
Komitmen Manajemen Kebijakan Mutu TJ, Wewenang dan Komunikasi
Tinjauan Manajemen
Kriteria 3
: Customer Focus
Proses berkait dg pelanggan Komunikasi pelanggan Produk milik pelanggan
Kriteria 6
: Proses Manajemen
Pengendalian proses
KRITERIA PENILAIAN INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT
Kriteria 2
: Strategic Planning
Perencanaan sist manajemen mutu Realisasi Produk Analisa dan perbaikan
Kriteria 4
: Document System
Persyaratan Dokumen Pengelolaan Dokumen
Kriteria 5
: Resource Management
Sumberdaya manusia Sumberdaya Infrastruktur Sumberdaya lingkungan
KRITERIA PENILAIAN INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT DITITIKBERATKAN PADA :
Kriteria 7 : Performance Result. Pengawasan dan Pengendalian
Analisis data dan Perbaikan
QM 9004 Scoring & Hierarchy • DISCLAIMER (0-299) = D • Improvement Commitment (300-499) = C • Performance Management (500-699) =B
1 0
• Business Excellence (700-1000) = A
8
6 4 3 1
1 0
1 0
9
7
Excellence
5 Results & Improvement
2 Deployment
Approach
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3 Levels of ICPE National Quality Award Level
P Business Excellence Level • Above 700 Points on 1000 scale • Min 50% is required in each Category • All Category to be assessed Performance Management Level • Above 500 Points on 1000 scale • Min 30% is required in each Category • All Category to be assessed Improvement Commitment Level • Above 300 Points on 1000 scale • One significant improvement project completed • Assessment of Category 1,2 & 7 are optional
T
