Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
PROTOTIPE SISTEM PEREKRUTAN TENAGA KERJA ONLINE: STUDI KASUS PT. RI Abdul Hayat1), Euis Siti Nur Aisyah2), Dewi Sekartaji3), Angga Try Vicani4), Dendy Witarahman5) 1), 2 ), 3)
Komputerisasi Akuntansi AMIK Raharja Informatika Manajemen Informatika AMIK Raharja Informatika 5) Sistem Informasi STMIK Raharja Jl. Jenderal Sudirman No.40, Kota Tangerang, Banten 15117 Email :
[email protected] 1),
[email protected]) 4)
Abstrak Pemanfaatan teknologi informasi tidak bisa terelakkan didalam kegiatan bisnis, termasuk di PT RI yang bergerak dalam bidang Engineering & Construction. Perusahaan ini layaknya sebuah perusahaan konsultan dan kontraktor pabrik-pabrik industri. Penyelesaian kontrak proyek secara profesional sesuai kualitas, biaya serta tepat waktu, menjadi tuntutan yang harus dipenuhi dan tetap dijaga. Tenaga kerja PT RI merupakan aktor kunci keberhasilan perusahaan, oleh karena itu kebutuhan akan tenaga kerja ahli yang spesifik menjadikan proses perekrutan pegawai atau tenaga kerja menjadi kebutuhan kunci bagi PT RI agar mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi Perekrutan Tenaga Kerja Berbasis Web yang dibangun dengan menggunakan PHP(Personal HomePage) dan alat bantu Macromedia Dreamweaver 8 serta database MySQL. Hasil penelitian ini adalah prototipe aplikasi perekrutan tenaga kerja online yang memiliki fitur yang lebih luas jangkauannya, mampu untuk menangani seleksi tenaga kerja dengan biaya yang lebih efektif sesuai dengan kebutuhan sehingga staf Human Resources Management tidak perlu memeriksa semua lamaran yang masuk dan memproses lebih lanjut seleksi penerimaan tenaga kerja, dan dapat melihat daftar pelamar kapan saja dengan mudah, karena data pelamar tersimpan dalam database. Kata Kunci : perekrutan online, tenaga kerja, human resource management 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi saat ini telah memasuki setiap dimensi aspek kehidupan manusia. Teknolgi informasi saat ini memainkan peran yang besar didalam kegiatan bisnis, perubahan struktur organisasi, dan manajemen organisasi. Di lain pihak, teknologi informasi juga memberikan peranan yang besar dalam pengembangan keilmuan dan menjadi sarana utama dalam suatu institusi perusahaan. Secara garis besar, teknologi informasi memiliki peranan : 1) dapat menggantikan peran manusia, dalam hal ini dapat melakukan otomatisasi terhadap tugas atau proses; 2) memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan
informasi terhadap suatu tugas dan proses; 3) berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia, dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap kumpulan tugas dan proses.[1] Berdasarkan pemahaman diatas, maka kehadiran teknologi informasi telah memberikan kekuatan dan merupakan potensi besar jika dimanfaatkan dengan baik. PT RI merupakan perusahaan yang bergerak dibidang engineering and contruction, layaknya sebuah konsultan dan kontraktor untuk pabrik-pabrik industri. Dari lahan kosong sampai berjalanya suatu pabrik industri. Penyelesaian kontrak proyek secara profesional sesuai kualitas, biaya serta tepat waktu, menjadi tuntutan yang harus dipenuhi dan tetap dijaga. Tenaga kerja PT RI merupakan actor kunci keberhasilan perusahaan. Sementara di sisi lain, pekerjaan berbasis kontrak proyek menyebabkan tidak mudahnya untuk mempekerjakan tenaga kerja secara permanen, padahal pada umumnya tenaga kerja mendambakan kepastian karir dengan menjadi tenaga kerja permanen. Hal ini mengakibatkan tenaga kerja-tenaga kerja yang potensial agak sulit diperoleh. Dengan status yang sama, mereka lebih memilih perusahaan asing atau kontraktor modal asing. Karena pada umumnya mereka mempunyai gaji lebih tinggi dibanding rata-rata gaji perusahaan nasional. Kebutuhan akan tenaga kerja ahli yang spesifik menjadikan proses rekrutmen pegawai atau tenaga kerja menjadi kebutuhan kunci bagi PTRI agar mendapatkan tenaga kerja yang sesuai sebagaimana istilah ”The Right Man in The Right Place”. Bagaimana mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan perusahaan? Ditambah lagi keberadaan tenaga kerja ahli yang jumlahnya masih terbatas dan menyebar di seluruh kota-kota besar tertentu di Indonesia. Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Tri Pujadi (Jurnal CCIT, 2010) dengan judul “Design ComputerBased Application for Recruitment and Selection Employee at PT. Indonusa Telemedia”. Pada penelitian sistem ini diciptakan dengan menggunakan VB 6.0, Ms.Access Database dan aplikasi ini dapat menampilkan laporan baik berbentuk microsoft office ataupun microsoft excel. Penulis melakukan penelitian di level berikutnya yaitu membuat e-recrutment dengan berbasis web menggunakan PHP, dreamweaver CS3 dan MySQL sebagai databasenya.[2]
1.2-283
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Penelitian yang dilakukan oleh Haris Sandi Suhendar (STMIK Raharja, 2012) dengan judul “Perancangan Sistem Informasi E-Recruitment Pegawai Pada Stasiun Televisi Trans7”. Pada penelitian ini sistem yang digunakan adalah untuk mempermudah perekrutan karyawan yang selama ini masih berjalan manual. Karena sistem informasi penerimaan karyawan ini secara online, jadi sangat mempermudah pelamar untuk mendapatkan informasi tentang lowongan pekerjaan dan memudahkan juga bagi admin dalam pembuatan laporan penerimaan karyawan. Penulis melakukan penelitian di level berikutnya yaitu membuat e-recrutment dengan berbasis web yang tidak hanya untuk memudahkan pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan tetapi pelamar dapat langsung melamar pekerjaan secara online.[3] Penelitian yang dilakukan oleh Helen Herhoeven and Sue Williams (International Review of Business Research Papers, Vol.4 No.1) dengan judul “Advantages and Disadvantages of Internet Recruitment : A UK Study into Imployers Perceptions”. Pada penelitian ini mengemukakan keuntungan dan kerugian dari proses rekrutmen online. Beberapa pendapat dikemukakan namun tetap pada pilihannya adalah rekrutmen online cara paling efektif dan efisien untuk mencari pekerjaan sesuai dengan posisi yang dinginkan. Penulis melakukan penelitian di level berikutnya yaitu membuat erecruitment dengan basis web yang tidak hanya untuk memudahkan pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan tetapi pelamar dapat langsung melamar pekerjaan secara online.[4] Tahapan penelitian yang dilaksanakan ditunjukkan pada bagan berikut : Analisis Analisis prosedur sistem perekrutan tenaga kerja Analisis pemasalahan yang terjadi Analisis pemecahan masalah
Desain Functional Design Structural Design Behavioral Design Rancangan Basis Data Implementasi Prototipe sistem aplikasi perekrutan tenaga online berbasis web Gambar 1. Metode Penelitian
2. Pembahasan 2.1. Analisis
PT R.I. didirikan pada tahun 1981 sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa rancang bangun dan perekayasaan pabrik industri serta berlokasi di Jakarta. Dalam 5 tahun pertama operasinya, bisnis inti utamanya adalah jasa rancang bangun dan perekayasaan di bidang industri kimia dan petrokimia saja. Saat ini PT R.I. telah memperluas segmen pasarnya menjadi lebih luas, meliputi industri-industri Oil & Gas, Geothermal & Power, Refinery & Petrochemical, Mineral, Environmental, dan Infrastruktur. Jenis layanan rancang bangun dan perekayasaan pabrik industri yang diberikan oleh PT R.I. meliputi: a. Total EPCC (Engineering, Procurement, Construction, Commissioning): Menyediakan layanan lengkap dan terpadu rekayasa, pengadaan, konstruksi & jasa commissioning. b. Jasa Konsultasi Manajemen Proyek: Menyediakan jasa manajemen proyek dan manajemen konsultasi atas nama pemilik (EPC-Management), termasuk studi kelayakan layanan. c. Plant Operation & Maintenance: Menyediakan layanan operasi dan pemeliharaan, termasuk manajemen pabrik, pengadaan personil dan bahan habis pakai. 2.1.1.
Prosedur Perekrutan Tenaga Kerja
Skenario perekrutan tenaga kerja dimulai dari tahap perencanan yaitu merencanakan kualifikasi dan jumlah tenaga kerja yang akan dibutuhkan, kemudian penerbitan pengumuman informasi lowongan kerja melalui berbagai media, baik media cetak maupun elektronik dan juga melalui penyebaran informasi lowongan kerja ke kampus-kampus. Setelah pengumuman atau informasi akan kebutuhan tenaga kerja perusahaan dipublikasikan, maka pelamar atau calon tenaga kerja memberikan surat lamaran dan CV-nya kepada perusahaan. Dalam hal ini PT R.I. menerima lamaran langsung dari calon tenaga kerja yang datang ke perusahaaan, dan juga dengan bantuan jasa kurir ataupun via email. Lamaran yang masuk ke Bagian HRM (Human Resouce Management) kemudian diseleksi untuk dilakukan pemanggilan kepada pelamar atau calon tenaga kerja yang dianggap berpotensi untuk memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan untuk mengikuti tahapan seleksi berikutnya. Sebelum pemanggilan calon pegawai, staf HRM memeriksa satu persatu surat lamaran berikut CVnya secara manual. Staf HRM tidak dapat mengetahui apakah pelamar yang diterima sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak kecuali setelah membuka lamaran dan CV-nya tersebut. 2.2. 2.2.1.
Rancangan Sistem Functional Design
Pada rancangan fungsional ini, digunakan dua diagram UML yaitu Activity Diagram dan Use Case Diagram sebagai alat untuk menganalisa system yang diusulkan. 1.2-284
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Sedangkan program yang digunakan adalah Visual Paradigm for UML 4.0. 1.
Activity Diagram sistem digambarkan sebagai berikut:
yang
diusulkan
Actor yang memberikan input kepada system dan sebagai actor yang menerima laporan dari system. c. Ada 10 Use Case yang dapat dilakukan oleh actor. Masing-masing Use Case hanya dapat dilakukan oleh Actor yang memiliki akses yang diperlihatkan oleh Association. 2.2.2.
Structural Design
Pada rancangan struktural ini, digunakan satu diagram UML yaitu Class Diagram. Sedangkan program yang digunakan adalah Visual Paradigm for UML 4.0. Class Diagram yang diusulkan digambarkan sebagai berikut:
Gambar 4. Class Diagram yang diusulkan
Gambar 2. Activity Diagram yang diusulkan Berdasarkan gambar Activity Diagramdi atas terdapat: a. 1 Initial node, sebagai awal objek b. 5 Action, state dari system yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi c. 1 Final state, objek untuk mengakhiri. 2.
Use Case Diagram sistem digambarkan sebagai berikut:
yang
diusulkan
2.2.3.
Behavioral Design
Behavioral Design merupakan rancangan yang berhubungan dengan interaksi User dengan Sistem Aplikasi Komputer. Rancangan ini berguna untuk menampilkan seluruh aktifitas user dengan komputer secara rinci. Diagram yang digunakan untuk menggambarkan rancangan tersebut adalah Sequence Diagram dan State Chart Diagram. 1. Sequence Diagram Sequence Diagram yang diusulkan terdiri dari Sequence Diagram untuk Umum (Pelamar), Halaman Pelamar (Admin), Halaman Update (Admin), Halaman Lowongan (Admin). Sequence Diagram untuk digambarkan sebagai berikut:
Umum
(Pelamar)
Gambar 3. Use Case Diagram yang diusulkan Berdasarkan gambar Use Case Diagram di atas terdapat: a. 1 Sistem yang mencakup kegiatan Perekrutan tenaga Kerja Online b. Terdapat 1 Actor yang melakukan kegiatan didalam system, yaitu Admin. 2 actor lainnya yaitu Umum/pelamar dan HRD masing-masing merupakan 1.2-285
Gambar 5. Sequence Diagram yang diusulkan untuk Umum (Pelamar)
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Berdasarkan gambar Sequence Diagram di atas terdapat: a. 3 Life Line antar muka yang saling berinteraksi. b. 1 actor yang melakukan kegiatan yaitu Umum atau pelamar. Sequence Diagram untuk Halaman Pelamar (Admin) digambarkan sebagai berikut:
Gambar 8. Sequence Diagram yang diusulkan pada Halaman Lowongan (Admin) Berdasarkan gambar Sequence Diagramdi atas terdapat : a. 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi. b. 1 actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin. Gambar 6. Sequence Diagram yang diusulkan pada Halaman Pelamar (Admin) Berdasarkan gambar Sequence Diagram di atas terdapat: a. 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi. b. 2 actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin dan HRD.
2. State Chart Diagram State Chart Diagram yang diusulkan terdiri dari State Chart Diagram untuk Umum (Pelamar) dan untuk Admin. State Chart Diagram untuk Umum (Pelamar) digambarkan sebagai berikut:
Sequence Diagram untuk Halaman Update (Admin) digambarkan sebagai berikut:
Gambar 9. State Chart Diagram yang diusulkan untuk Umum (Pelamar) Gambar 7. Sequence Diagram yang diusulkan pada Halaman Update Admin Berdasarkan gambar Sequence Diagram di atas terdapat: a. 4 Life Line antar muka yang saling berinteraksi. b. 1 actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin. Sequence Diagram untuk Halaman Lowongan (Admin) digambarkan sebagai berikut:
1.2-286
Berdasarkan gambar State Chart Diagram di atas terdapat: a. 1 Initial Pseudo State, sebagai awal objek. b. 4 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut. c. 1 Final State, objek yang diakhiri. State Chart Diagram untuk Admin digambarkan sebagai berikut:
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Panjang Record Jumlah Record Struktur
: 21 : 499 :
Tabel 2. Struktur tabel lamaran Field Type Field Name Size idlamaran int 5 posisi lokasi pt jurusan syarat deskripsi tanggal1 tanggal2 3.
Gambar 10. State Chart Diagram yang diusulkan pada Admin Berdasarkan gambar StatChart Diagram di atas terdapat: a. 1 Initial Pseudo State, sebagai awal objek. b. 18 State, nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek tersebut. c. 1 Final State, objek yang diakhiri.
Rancangan basis data yang diusulkan terdiri dari 3 (tiga) tabel yang tersimpan di dalam database. Berikut adalah spesifikasi tabel yang diusulkan: Nama Tabel Media Isi Primary Key Panjang Record Jumlah Record Struktur
: Admin : Hardisk : ID+PASSWORD : ID : 20 :2 :
Tabel 1. Struktur tabel admin Field Name Type Field Size ID Varchar 10 Password
2.
Varchar
10
Keterangan ID
2.4.
PASSWORD
150 150 150 6
ID pengguna Password
19 19
Nama Tabel : Pelamar Media : Hardisk Isi : idpelamar+ idlamaran+ tanggal+ nama+ email+ jurusan+ ipk+ cv+ status Primary Key : idpelamar Panjang Record : 21 Jumlah Record : 9 Struktur : Tabel 3. Struktur table pelamar Field Type Field Keterangan Name Size idpelamar int 5 kodepelamar idlamaran int 5 kode lamaran tanggal Varchar 19 tanggal lamaran nama Varchar 60 Nama pelamar email Varchar 150 Email pelamar jurusan Varchar 150 Jurusan yang dipilih Ipk Varchar 4 Ipk pelamar cv Varchar 60 CV pelamar status Enum Status pelamar
2.3. Rancangan Basis Data
1.
Varchar Varchar Varchar Varchar Mediumtext Mediumtext Varchar Varchar
Keterangan
Implementasi Program
Rancangan tampilan prototipe aplikasi perekrutan tenaga kerja online adalah sebagai berikut:
Nama Tabel : Lamaran Media : Hardisk Isi : idlamaran+ posisi+ lokasi+ pt+ jurusan+ syarat+ deskripsi+ tanggal1+tanggal2 Primary Key : idlamaran
1.
1.2-287
Rancangan Tampilan Home/Index Pada halaman home, terdapat beberapa menu yaitu menu Profil, Services, Projects, CSR dan Contact us.
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
1.
2.
Gambar 11. Rancangan Tampilan Home/Index 2.
Rancangan Tampilan Lowongan Terdapat menu Career yang berisi info lowongan kerja pada PT. RI.
3.
4.
Gambar 12. Rancangan Tampilan Lowongan 3.
Sistem aplikasi perekrutan online merupakan alternatif bagi PT RI untuk memperluas pembukaan lapangan kerja, dengan memberikan kesempatan bagi pelamar calon tenaga kerjauntuk memperkenalkan diri melalui pengiriman lamaran dan CV ke dalam sistem secara mandiri bagi siapa saja dan kapan saja. Sistem ini sekaligus mempertemukan pencari kerja dan pengguna tenaga kerja melalui jaringan internet yang lebih luas. Melalui sistem aplikasi perekrutan online perusahan dapat merekrut calon tenaga kerja dengan spesifikasi yang ditetapkan dan juga dengan pengalaman kerja tertentu. Perekrutan tenaga kerja melalui sistem aplikasi online mampu merekrut tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan (qualified). Proses seleksi awal dalam perekrutan tenaga kerja lebih efisien dibandingkan dengan sistem sebelumnya yang masih manual, karena hanya pelamar yang memenuhi kriteria saja yang akan disajikan oleh sistem untuk proses seleksi selanjutnya. Dengan demikian staf HRM yang menangani seleksi ini hanya akan menindaklanjuti pelamar-pelamar yang sesuai dengan kriteria. Sehingga biaya perekrutan akan lebih efektif dan sesuai dengan keperluan saja. Dengan sistem aplikasi perekrutan secara online ini PT RI dapat melihat daftar pelamar kapan saja dengan mudah, karena data pelamar tersimpan dalam database.
Daftar Pustaka
Rancangan Tampilan Form Lamaran (admin) Formulir lowongan diisi oleh admin yang terdiri dari inputan posisi, lokasi, perguruan tinggi, jurusan, persyaratan, deskripsi, tanggal posting dan tanggal akhir posting.
[1] Kadir, Abdul, “Pengenalan Sistem Informasi”, Andi Publisher, Yogyakarta, 2008. [2] Pujadi, Tri, “Design Computer-Based Application for Recruitment and Selection Employee at PT. Indonusa Telemedia”, Jurnal CCIT Tangerang, 2010. [3] Suhendar, Haris Sandi, “Perancangan Sistem Informasi ERecruitment Pegawai Pada Stasiun Televisi Trans7”, Tesis: STMIK Raharja, 2012 [4] Herhoeven, Helen, Williams, Sue, “Advantages and Disadvantages of Internet Recruitment : A UK Study into Imployers’ Perceptions ”, International Review of Business Research, 2008.
Biodata Penulis Abdul Hayat, memperoleh gelar Sarjana Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Bandung, lulus tahun 1985. Memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi (MTI) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, lulus tahun 2007. Saat ini menjadi Dosen di AMIK Raharja Informatika. Gambar 13. Rancangan Tampilan Form Lamaran (Admin) 3.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian sebelumnya, maka pembahasan dapat diambil simpulan sebagai berikut:
Euis Siti Nur Aisyah, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja, lulus tahun 2005. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur, lulus tahun 2014. Saat ini menjadi Dosen di AMIK Raharja Informatika.
1.2-288
