PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI TENAGA KERJA INDONESIA PADA DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI

Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Tenaga Kerja Indonesia Pada Departemen Tenaga kerja dan Transmigrasi RI

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI TENAGA KERJA INDONESIA PADA DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI Budi Tjahjono1, Sham Agung Wijayadi1 Fakultas Ilmu Komputer Universitas Esa Unggul, Jakarta Jalan Arjuna Utara Tol Tomang Kebun Jeruk, Jakarta 11510 [email protected] 1

Abstrak Informasi dan teknologi merupakan salah satu sumber daya yang utama yang harus dikelola dengan baik oleh sebuah organisasi. Karena pendayagunaan informasi serta teknologi yang tepat dan sesuai akan sangat mempengaruhi suatu proses pengambilan keputusan yang efektif pada sebuah organisasi serta akan mendukung proses bisnis secara keseluruhan. Oleh sebab itu sebuah organisasi harus memiliki suatu perencanaan strategis sistem informasi yang tepat dan sesuai agar sumber daya informasi dan teknologi yang dimiliki dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data dengan melakukan survey lapangan, wawancara, serta metode analisis dan Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah dihasilkannya suatu rekomendasi perencanaan staregis sistem informasi yang tepat melalui analisis yang matang dalam mendukung tercapainya visi dan misi organisasi secara optimal, serta dihasilkannya alternatif solusi yang strategis untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang dihadapi. Jadi, perencanaan strategis sistem informasi merupakan suatu perumusan langkah - langkah yang tepat, untuk memberdayakan sumber daya informasi demi kemajuan bisnis serta pencapaian tujuan dan sasaran dari sebuah organisasi. Kata Kunci: Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Pelayanan

la dengan baik, akan mendatangkan dampak yang sangat merugikan perusahaan. Dampak yang sangat berbahaya adalah jika terjadi penurunan kepercayaan dari sistem informasi. Jika informasi yang dihasilkan dari pengolahan data yang ada tidak dapat dipercaya, berarti sistem yang bersangkutan tidak dapat dipergunakan dalam organisasi, karena dapat membahayakan proses pengambilan keputusan bagi manajemen. Seperti yang diketahui departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI merupakan satu-satunya yang menyelenggarakan sebagian urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi. Pelayanan seperti cek kesehatan, pelatihan, dan pengurusan paspor dan bebas fiskal luar negeri serta asuransi, masih menemui ken-

Pendahuluan Perkembangan sistem informasi saat ini telah mengalami pertumbuhan yang sangat pesat. Hal ini mengakibatkan timbulnya persaingan yang semakin ketat pada sektor bisnis dan antar organisasi. Oleh karena itu, banyak organisasi yang memulai memanfaatkan sistem informasi dan teknologinya dengan hanya memperhatikan kebutuhan sesaat dan penerapan sistem informasi yang belum terintegrasi dengan baik. Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan untuk menjamin keberhasilan sebuah organisasi dalam memenuhi kebutuhan akan sistem dan teknologi informasi yang paling tepat saat ini dan pada masa yang akan datang. Pembuatan sistem informasi yang tidak terencana dan terkeloForum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

105


dala dalam pengurusan pembuatan paspor dan bebas fiskal luar negeri karena pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi yang belum maksimal. Dengan adanya perencanaan strategis sistem informasi yang matang dan tepat, maka akan menghasilkan sebuah aliran informasi yang baik, tepat, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga akan mendukung setiap fungsi bisnis yang ada di dalam organisasi perusahaan untuk melaksanakan kegiatannya dan menempatkan perusahaan dalam posisi yang unggul di dalam persaingan bisnis yang ada.

Metode Penelitian 1. Studi Literatur Sumber data dapat diambil dari buku yang berkaitan dengan Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan dari internet. Data diambil dengan cara membaca, meringkas, membuat kesimpulan dari buku -buku atau internet mengenai perencanaan strategis sistem informasi, untuk memperoleh teori ilmiah yang melandasi penulisan laporan tugas akhir. 2. Penelitian Lapangan Metode ini dilakukan dengan cara pengamatan (observasi) dan wawancara langsung dengan pihak – pihak yang terkait dengan penelitian ini, untuk mendapatkan data yang tepat tentang sistem yang berjalan dan kondisi lingkungan pada organisasi. 3. Metode Analisis dan Perencanaan Metode analisis dan perencanaan yang digunakan dalam pembuatan laporan ini adalah metode John Ward yaitu yang terdiri dari berbagai tahapan sebagai berikut : 1. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis 2. Analisis Lingkungan Internal Bisnis Analisis Rantai nilai (Value Chain) Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) Analisis CSF (Critical Success Factors) Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis 3. Analisis Lingkungan Internal Sistem Informasi 4. Analisis Lingkungan Eksternal Sistem Informasi 5. Perencanaan Strategi Sistem Informasi Perencanaan Business IS Strategies

Tujuan Penelitian Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah : 1. Menghasilkan usulan perencanaan strategis sistem informasi yang terintegrasi, sesuai dengan kebutuhan, tepat serta memberikan solusi yang strategik untuk organisasi. 2. Menganalisis faktor - faktor yang menjadi permasalahan selama ini pada departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI. 3. Menganalisis kelebihan dan kekurangan pada penggunaan strategis yang sedang digunakan.

Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin didapat dari pembuatan laporan ini adalah : 1. Menghasilkan kerangka dasar perencanaan strategis sistem informasi yang terintegrasi sehingga visi dan misi departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI tercapai secara optimal. 2. Membantu departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI dalam menentukan dan pengambilan langkah-langkah strategis sistem informasi yang tepat.

Strategi Perusahaan Rencana Strategi Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI Pemba-

Forum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

106


ngunan ketenagakerjaan dan ketransmigrasian dirumuskan ke dalam 9 (sembilan) strategi yaitu: 1. Penyusunan dan penyempurnaan peraturan perundang-undangan 2. Penguatan kelembagaan 3. Pengembangan dan penyempurnaan sistem, mekanisme dan prosedur 4. Peningkatan kerjasana antarnegara, antar daerah dan dengan stakeholder terkait 5. Peningkatan kualitas sumberdaya manusia 6. Penegakan hukum ketenagakerjaan 7. Penyediaan infrastruktur 8. Peningkatan penelitian dan pengembangan serta pengelolaan informasi 9. Peningkatan dukungan administratif dan pengawasan internal untuk menciptakan kepemerintahan yang baik (good govermance).

Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan eksternal perusahaan adalah merupakan analisis terhadap faktor – faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis organisasi perusahaan, baik yang mendatangkan dan memperbesar peluang perusahaan, maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan.

Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan internal perusahaan merupakan analisis terhadap faktor – faktor internal yang mempengaruhi kegitan bisnis perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik mungkin, atau juga berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan agar tidak menjadi ancaman di kemudian hari. Analisis yang dilakukan mencakup analisis terhadapa rantai nilai (value chain), analisis SWOT (Strength, Weakness, Oppor-tunity, Threats), analisis CSF (Critical Success Factors), dan analisis area, fungsi dan proses bisnis.

Analisis Rantai nilai perusahaan Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan yang dibagi menjadi 2 kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai dari pelayanan pada Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI.

Gambar 1 Struktur Organisasi Perusahaan Forum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

107


Meningkatkan hubungan bilateral dengan negara penempatan 2. Pelayanan dan perlindungan yang baik dan tepat sasaran Memberikan perlindungan terhadap hak dan harta TKI melalui asuransi Memberikan pengetahuan budaya ke pada CTKI sebelum diberangkatkan ke Negara tujuan. Meningkatkan kualitas CTKI melalui pelatihan keterampilan, kemampuan, bahasa dan persiapan mental. 3. Sumber daya manusia yang berkualitas Karyawan yang telah memenuhi standar penilaian kerja Karyawan yang mengerti penggunaan teknologi dengan baik Eksekutif yang berpengalaman sesuai dengan bidang kerjanya Eksekutif yang memiliki jiwa kepemimpinan dalam pembinaan manajerial.

Gambar 2 Rantai Nilai Pelayanan Pada Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI

Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis Organisasi Perusahan

Analisis CSF Perusahaan

Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahan yang dapat mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area utama dimana sekumpulan aktivitas organisasi perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat dipecah menjadi proses bisnis, yakni tindakan-tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat diartikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini menggunakan diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas, dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini dilakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspekaspek informasi dalam organisasi perusahaan.

CSF (critical success factor) adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan sebuah organisasi dalam pencapaian tujuannya. CSF adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari sebuah organisasi, untuk itu diperlukan suatu ukuran atau indikator (KPI - Key Performance Indicator) yang dapat memberitahukan sampai sejauh mana kinerja mereka didalam mencapai faktor – faktor penentu keberhasilan tersebut. Faktor – faktor penting yang merupakan kunci keberhasilan pada Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas pelayanan Key Performance Indikator : Tenaga karyawan yang profesional Pelaksanaan monitoring dan evaluasi Forum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

108


Pada tabel berikut akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis pada bagian pelayanan

Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI :

Tabel 1 Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis : Area Fungsional Menteri tenaga kerja dan transmigrasi

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

4. Perencanaan

5. Pengawasan 6. Pengaturan Bagian Pelayanan

1. Pengelolaan informasi 2. Penjadwalan keberangkatan TKI 3. Pemulangan TKI

Bagian Pelatihan

2.

Bagian SDM

1.

Bagian keuangan

Penyusunan program pelatihan TKI Perekrutan karyawan

2.

Pelatihan karyawan

3.

Penggajian

1.

Perencanaan keuangan Pengelolaan kas

2.

3.

Pencatatan akuntansi

arus

                                  

Menyusun perencanaan Mengorganisasikan kegiatan Mengarahkan ke-giatan Melakukan pengawasan kegiatan Melakukan evaluasi kegiatan Menentukan kebijakan Pengaturan proses keberangkatan Pengelolaan informasi secara berkala Mengelola website Pembuatan profil perusahaan secara detail Mengkoordinir TKI Memberangkatkan TKI Mengawasi kedata-ngan TKI Mengkoordinir TKI yang baru tiba dari negara tujuan Pembekalan diri dan latihan kerja Menguji calon TKI Memeriksa kesehatan calon TKI Melakukan seleksi karyawan Mengadakan tes dan wawancara Penempatan karyawan Membuat jadwal pelatihan Mengadakan pelatihan karyawan Mengevaluasi program latihan Menilai kinerja karyawan Menganalisa absensi karyawan Mengatur gaji karyawan Menganalisa kondisi keuangan Membuat anggaran keuangan Membuat laporan keuangan Menerima pendapatan Mengeluarkan kas untuk biaya operasional Membuat laporan penerimaan kas Membuat laporan pengeluaran kas Mencatat transaksi keuangan Membuat laporan neraca keuangan

organisasi perusahaan. Satu unit organisasi dapat memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap beberapa fungsi bisnis. Berikut adalah gambar 3.2 yang merupakan matrik fungsi bisnis vs unit organisasi pada bagian Pelayanan Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI :

Matrik Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Matrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan unit organisasi yang ada didalam perusahaan, dimana tiap unit organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab atas suatu fungsi bisnis dalam Forum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

109


Tabel 2 Matrik Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi

Perencanaan

*

Pengawasan

*

Pengaturan

*

Pengelolaan informasi Penjadwalan keberangkatan TKI Pemulangan TKI Penyusunan program pelatihan TKI Perekrutan karyawan Pelatihan karyawan Penggajian Perencanaan keuangan Pengelolaan arus kas Pencatatan akuntansi

Bag Keuangan

Bag SDM

Bag Pelatihan

Bag pelayanan

Fungsi Bisnis

Menteri Tenaga Kerja

Unit Organisasi

* * *

Gambar 3 ERD bagian pelayanan

*

Analisis SWOT Perusahaan

*

Kinerja sebuah peusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan faktor eksternal. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor strategi internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) perusahaan untuk merumuskan strategi perusahaan yang didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunioes), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats).

* * * * *

Entity Relation Diagram (ERD) ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan yang relevan dari entitasentitas kunci atau kelompok entitas dari sebuah organisasi. Berikut adalah gambar 3 yang merupakan ERD pada bagian pelayanan pada departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI.


Kekuatan (Strengths) Eksistensi Departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI sebagai penyelengara dalam bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi. Peraturan perundangan tentang Ombudsman yang merupakan lembaga Negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelengaraan pe110


layanan publik (UU. No. 37 tahun 2008) Memiliki SDM yang handal dan professional Dukungan tenaga kerja professional dan berkompeten Kelemahan (Weakness) Belum adanya perencanaan strategis yang terpadu Jaringan internet belum bisa terkoneksi langsung ke server depnakertrans RI. Pelaksanaan pelatihan calon TKI masih ada terjadi pelangaran Terbatanya sarana - prasarana pendukung penambahan server Peluang (Opportunioes) komitmen dalam negeri dalam menyelengarakan ketenagakerjaan penggunaan tenaga kerja dan IT untuk mendukung proses bisnis perkembangan teknologi sistem informasi yang mendukung kinerja perusahaan faktor pendorong yang ada di dalam negeri Ancaman (Threats). Adanya TKI Unprosudural Minimnya atau rendahnya lapangan kerja dan banyaknya pengangguran di dalam negeri Permasalahan yang menimpa TKI seperti pelecehan seksual, penganiayaan dsb. Belum adanya penegakan hukum yang tegas mengenai masalah yang dialami oleh TKI.

terkoneksi langsung dengan server pada departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI. Pada saat ini penggunaan sistem informasi yang digunakan oleh departemen tenaga kerja dan trnsmigrasi masih menggunakan LAN (local area network). Karena sering terjadi kesalahan dalam pengurusan pembuatan paspor dan bebas fiskal luar negeri dalam penulisan nama calon TKI. Tujuan dari pembuatan jaringan atau internet ini sebagai upaya untuk peningkatan pelayanan dan informasi mengenai TKI, serta dapat terkoneksi dengan departemen – depar temen lain seperti imigrasi, pajak, perlindungan, kesehatan, hukum dan hak, agar informasi yang diterima dan diperlukan dapat dimanfaatkan dan dipergunakan dengan baik. Matrik SWOT (Tabel 3: Tabel IFAS dan EFAS).

Analisis Lingkungan Eksternal Sistem Infor-masi Perusahaan Departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI sangat menyadari pentingnya perkembangan teknologi dalam bidang pelayanan, karena informasi baik yang masuk dan keluar sangat berguna bagi semua pihak – pihak terkait mengenai data - data tenaga kerja Indonesia yang akan berangkat ke luar negeri. Perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengaruhi kegiatan perusahaan, terutama dalam bidang pelayanan dan informasi. Dengan adanya fasilitas internet atau jaringan yang dinamis dan lengkap, maka informasi mengenai data - data tenaga kerja Indonesia dapat di akses dengan cepat, dimana sistem ini dapat memberikan kemudahan pada departemen – de partemen terkait mengenai calon tenaga kerja Indonesia yang berada jauh dari negara asalnya. Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijabarkan diatas adalah bahwa peluang yang terbuka sangat besar, untuk

Posisi Departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI bagian pelayanan Berdasarkan analisis SWOT sesuai dengan strategi perusahaan yang telah dilakukan yaitu dengan terlebih dahulu mengembangkan jaringan / internet yang bisa Forum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

111


itu pihak perusahaan harus mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap

dan memanfaatkan peluang dan kesempatan yang ada.

Tabel 3: Tabel IFAS dan EFAS

ran, sedangkan untuk terkoneksi langsung antar komputer masih menggunakan LAN (local area network).

Analisis Lingkungan Internal Sistem Informasi Perusahaan Pada saat ini Departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI baru mempunyai beberapa aplikasi khusus untuk mendukung dalam menjalankan aktivitas bisnis perusahaan, yaitu aplikasi penerimaan dan pendaftaran calon TKI untuk bagian pendaftaForum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

Portofolio Aplikasi saat ini Portofolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan perusahaan ini, apa112


kah masuk kategori high potential, strategic, key operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang di berikan masing masing aplikasi pada bisnis perusahaan. Berikut adalah portofolio aplikasi pada bagian pelayanan departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI :

Rekomendasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi Strategi Bisnis SI Strategi bisnis SI adalah salah satu bentuk hasil / output dari proses perencanaan strategis sistem informasi, strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pencapaian misi dan visi perusahaan, serta di sesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki oleh perusahaan. Berdasarkan hasil analisis strategi dan sistem berjalan pada bab sebelumnya, serta terkait dengan penerapan strategi sistem informasi yang terintegrasi pada masa yang akan datang, maka diperlukan suatu area fungsional bisnis baru dalam pelayanan yaitu SI/TI yang mempunyai unit organisasi sebagai berikut :  IS/IT Maintenance and Operational Unit ini memiliki tanggung jawab yang termasuk didalamnya adalah pemeriksaan harian kesiapan dari seluruh sistem, pemeliharaan jaringan, menjaga keamanan database pemasaran dari kemungkinan kerusakan, kebakaran, maupun pencurian, menjaga integritas sistem atau aplikasi yang digunakan perusahaan, serta melakukan perawatan perbaikan komponen sistem informasi sehingga perusahaan dapat memiliki sistem informasi yang terintegrasi dengan baik sehingga mampu menciptakan aliran data yang baik untuk kebutuhan bisnis perusahaan.  Software and Hardware Development Unit ini bertanggung jawab dalam pengembangan perangkat lunak terutama aplikasi – aplikasi yang bersifat operasional yang digunakan oleh para staff untuk memenuhi kebutuhan didalam proses bisnis dan juga pengembangan aplikasi sistem informasi yang digunakan oleh para eksekutif dalam mendukung proses pemecahan ma-

Tabel 4 Portofolio aplikasi STRATEGIS

HIGH POTENTIAL

(*) aplikasi pendaftaran dan penerimaan

(*) Ms Office ( ) Depnakertrans Website

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Keterangan :

(*) = aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan ( ) = aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan lebih lanjut Dari analisis portofolio aplikasi yang sedang berjalan bisa dilihat bahwa Depnakertrans RI belum memiliki aplikasi yang bersifat strategis atau high potential. Selama ini fungsi Sistem Informasi hanya terbatas pada kegiatan operasional seharihari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang belum melihat peluang pemanfaatan sistem informasi untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang tidak dimiliki oleh perusahaan lain. Untuk lebih mendayaguna sistem informasi dalam perusahaan, sebaiknya perusahaan memiliki aplikasi yang bersifat strategis. Kalaupun resikonya dianggap terlalu besar, minimal bisa dikategorikan kedalam kuadran high potential terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi perusahaan sudah jelas baru bisa dikategorikan kedalam kuadran strategic dan kemudian diimplementasikan.


113


salah. Selain itu unit ini juga bertanggung jawab untuk mengoptimalkan penggunaan hardware di perusahaan agar mendukung semua kegiatan di perusahaan serta merekomendasikan pengembangan hardware bagi perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi agar selalu up-to-date dalam rangka menghadapi persaingan bisnis.  Web Development Dengan akan diterapkannya Sistem Pemasaran Online untuk meningkatkan fasilitas pemasaran, serta memberikan pelayanan secara online, maka dibutuhkan unit khusus untuk melakukan pengembangan terhadap website perusahaan ini yang nantinya tidak lagi hanya sekedar promosi serta periklanan semata, tapi melangkah ke arah yang lebih terpadu. Pada akhirnya semua unit didalam area bisnis yang direkomendasikan nantinya akan saling berhubungan dengan unit -

unit lainnya untuk membangun suatu sistem informasi yang lebih baik, handal, dan tentu saja sebagai salah satu kunci utama yang dapat memberikan suatu keunggulan bersaing bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Selain rekomendasi area fungsional baru, diperlukan juga penambahan fungsi bisnis baru seperti :  Pemeliharaan Sistem Informasi  Pengembangan website  Pengembangan hardware dan software Entitas Subjek data baru yang diusulkan :  Jadwal Pemeliharaan SI  Software  Hardware

Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis Berikut adalah dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis baru :

Tabel 5 Dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis Area Fungsional Menteri tenaga kerja dan transmigrasi

Fungsi Bisnis 4. Perencanaan

5. Pengawasan

  

6. Pengaturan

Bagian Pelayanan

   



4. Pengelolaan informasi

 

Bagian Pelatihan

5. Penjadwalan keberangkatan TKI 6. Pemulangan TKI

   

2. Penyusunan program pelatihan TKI

 


114

Proses Bisnis Menyusun perencanaan Mengorganisasikan kegiatan Mengarahkan kegiatan Melakukan pengawasan kegiatan Melakukan evaluasi kegiatan Menentukan kebijakan Pengaturan proses keberangkatan Pengelolaan informasi secara berkala Mengelola website Pembuatan profil perusahaan secara detail Mengkoordinir TKI Memberangkatkan TKI Mengawasi kedatangan TKI Mengkoordinir TKI yang baru tiba dari negara tujuan Pembekalan diri dan latihan kerja Menguji calon TKI


Bagian SDM

4. Perekrutan karyawan

5. Pelatihan karyawan

6. Penggajian

Bagian keuangan

4. Perencanaan keuangan

 Menganalisa kondisi keuangan  Membuat anggaran keuangan

5. Pengelolaan arus kas

 Membuat laporan keuangan  Menerima pendapatan  Mengeluarkan kas untuk biaya operasional  Membuat laporan penerimaan kas  Membuat laporan pengeluaran kas  Mencatat transaksi keuangan  Membuat laporan neraca keuangan  Melakukan backup data  Melakukan recovery data  Melakukan maintenance data  Inspeksi Koneksi Jaringan  Melakukan instalasi jaringan  Melakukan perbaikan jaringan  Melakukan pengembangan jari-ngan  Melakukan pemeriksaan rutin

6. Pencatatan akuntansi

SI / TI*

 Memeriksa kesehatan calon TKI  Melakukan seleksi karyawan  Mengadakan tes dan wawancara  Penempatan karyawan  Membuat jadwal pelatihan  Mengadakan pelatihan karyawan  Mengevaluasi program latihan  Menilai kinerja karyawan  Menganalisa absensi karyawan  Mengatur gaji karyawan

1. Pemeliharaan SI

2. Pengembangan hardware dan software

3. Pengembangan website


115

 Melakukan analisa kebutuhan hardware dan software  Melakukan upgrade hardware dan software  Mengembangkan software  Melakukan instalasi software  Melakukan pemeliharaan website  Melakukan analisa penggunaan website  Memberikan rekomendasi pengembangan Website


dan dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis yang diusulkan. Berikut ini adalah matrik fungsi bisnis vs unit organisasi yang diusulkan.

Rekomendasi Entity Relationship Diagram Dengan dihasilkannya entitas - enti tas kunci atau entitas kelompok / subjek data, maka diperlukan untuk menggambarkan kembali diagram hubungan entitas (ERD), hal ini dimaksud untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari entitas entitas kunci atau kelompok entitas / subjek data dalam perusahaan. Berikut ini adalah Entity Relationship Diagram (ERD) yang diusulkan:

Tabel 6 Matrik fungsi bisnis vs unit organisasi

*

Pengawasan

*

Pengaturan

*

Pengelolaan informasi Penjadwalan keberangkatan TKI Pemulangan TKI Penyusunan program pelatihan TKI Perekrutan karyawan Pelatihan karyawan

Gambar 4 ERD yang diusulkan

Rekomendasi matrik Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Proses pengelompokan matrik dan rekomendasi dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis memperlihatkan adanya penambahan dan perubahan beberapa area dan fungsi bisnis dalam perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan pemetaan kembali matrik fungsi bisnis vs unit organisasi, hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh suatu unit organisasi ter-hadap fungsi fungsi bisnis dalam perusahaan berdasar pada hasil pengelompokan matrik Forum Ilmiah Volume 7 Nomor 2, Mei 2010

Perencanaan

Penggajian Perencanaan keuangan Pengelolaan arus kas Pencatatan akuntansi Pemeliharaan SI Pengembangan Hardware/Software Pengembagan Website Local Area Network Wide Area Network

116

Infrastruktur Organisasi

Bagian IS/IT

Bag Keuangan

Bag SDM

Bag Pelatihan

Bag pelayanan

Fungsi Bisnis

Menteri Tenaga Kerja

Unit Organisasi

* * * * * * * * * * * * * * *


Tabel 8 Rencana implementasi IT

Portofolio Aplikasi Masa Depan Portofolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang akan digunakan oleh perusahaan dimasa yang akan datang, untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu, portfolio aplikasi juga digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi di masa yang akan datang. Tabel 7 Portofolia usulan STRATEGIS (**) EIS (**) SIM

HIGH POTENTIAL (?) Knowledge Management

Perencanaan Biaya (*) aplikasi pendaftaran dan penerimaan

Perencanaan biaya adalah perencanaan strategis sistem informasi berdasarkan kebutuhan biaya di dalam pengadaan serta penambahan infrastruktur maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya di dalam pengembangan sistem informasi. Tabel berikut adalah proyeksi dari penambahan unit komputer sebanyak 5 unit untuk para eksekutif seperti Manager Pemasaran dan wakilnya serta 5 unit untuk staff pengembangan SI/TI dengan spesifikasi yang berbeda. Serta diberikan daftar spesifikasi biaya untuk peningkatan jaringan komputer, $1 = 9.500 pada 28 januari 2010. Dari perhitungan total biaya pengembangan SI/TI pada table 4.12, maka dapat disimpulkan bahwa perkiraan total biaya dari implementasi sistem pada departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI dalam kurun waktu masa implementasi selama 2 tahun, diperkirakan akan memerlukan biaya sebesar US $ 23030 atau sama dengan Rp. 218.785.000,-.

(*) Ms Office ( ) Digital Library ( ) Sistem Registrasi online ( ) Depnakertrans WEB SITE

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Rencana Implementasi Implementasi dari Sistem informasi akan membutuhkan waktu tertentu dan melibatkan penggunaan dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu untuk dibuatkan sebuah perencanaan strategi yang cukup matang dan baik, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan sistem informasi dapat terpenuhi secara menyeluruh dan optimal. Implementasi SI pada departemen tenaga kerja dan transmigrasi RI bagian pelayanan direncanakan akan dapat diselesaikan dalam jangka waktu 2 tahun.


117


New York : McGraw - Hill Irwin, 2003.

Kesimpulan 1. Berdasarkan analisis CSF, faktor kritis yang mempengaruhi keberhasilan Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI khususnya bagian pelayanan adalah kualitas pelayanan yang baik, dan sumber daya manusia yang berkualitas. 2. Berdasarkan hasil SWOT perusahaan, diketahui bahwa Departemen tenaga kerja dan Transmigrasi RI memiliki kekuatan untuk terus mengembangkan fasilitas dan teknologi sesuai dengan kebutuhan dengan memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus digunakan adalah kebijakan pertumbuhan yang agresif. 3. Hasil analisis dari portofolio aplikasi yang berjalan menunjukan bahwa Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI belum memiliki dukungan sistem informasi yang bersifat strategik, hal ini disebabkan karena Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI kurang melihat peluang sistem informasi dalam menghasilkan keunggulan kompetitif. 4. Perencanaan strategis sistem informasi yang dihasilkan dapat membantu Departemen Tenaga Karja dan Transmigrasi RI dalam memberikan arah pengembangan Sistem Informasi yang disesuaikan dengan strategi bisnis Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI.

James.A.O’Brien, “Introduction to Information System”s, New York : McGraw - Hill Irwin, 2007. Martin, James,1990, “Information Engineering, Book II Planning and Analysis” , Prentice Hall, Englewood Cliffs New Jersey. Mulyadi, ”Sistem Akuntansi”, Salemba Empat, Jakarta, 2001. Porter, M. E. ”Strategi Bersaing: Teknik Menganalisis Industri dan Pesaing”, Erlangga, Jakarta, 1997. Rangkuti, ”Analisis SWOT Tehnik Membedah Kasus Bisnis ”, Gramedia, Jakarta, 2006. Sidharta, L., ”Sistem Informasi Bisnis : Analisis Dan Desain Sistem Informasi”, Elex Media Komputindo, Jakarta, 1996. Soemanagara Rd, “Strategic Marketing Communication” , Alfabeta, Bandung, 2006. Stephen P. Robbin & Mary Coulter, “Management”, 9th edition, prentice hall, 2007. Tozer, E.E., “Strategic IS/IT Planning (Professional Ed.)”, Butterworth – Heinemann, 1996.

Daftar Pustaka Griffin, “An Architecture for Collaborative Math and Science Digital Libraries”, MS thesis (Virginia Tech Department of Computer Science), Blacksburg, VA, 1999.

Turban, Rainer dan Potter, “Information Technology”, 2nd edition, John Willey & sons,Inc,2003.

James.A.O’Brien, “Introduction to Information Sys-tem”s, 12th edition ,


118

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI TENAGA KERJA INDONESIA PADA DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI

Recommend Documents