BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
No.Dokumen
:
-
Revisi
: 0
Tanggal berlaku
: 1 Januari 2013
Halaman
: 1 dari 6
LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
DIBUAT OLEH
MENYETUJUI
Ir. Benny J. Pandie Febri L. Kotten, SE, MM Penyusun SOP 3 November 2012
Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi 25 November 2012
MENGETAHUI
Drs. Daud U.Z Kamuri, M.Si Kepala Biro Administrasi 30 November 2012
1
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
No.Dokumen
:
-
Revisi
: 0
Tanggal berlaku
: 1 Januari 2013
Halaman
: 2 dari 6
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ................................................................................................................
1
Daftar isi
2
...........................................................................................................................
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pendahuluan ............................................................................................................... 3 Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 3 Definisi ........................................................................................................................... 3 Referensi ........................................................................................................................... 3 Prosedur Operasional ................................................................................................... 4 Petunjuk Operasional ................................................................................................... 5 6.1 Biro AAKPSI ............................................................................................................. 5 6.2 Pimpinan Universitas ............................................................................................. .......... 5 6.3 Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ................................................................ 5 6.4 Sub Bagian Sistem Informasi ..................................................................................... 5 7. Daftar Dokumen ................................................................................................................ 6 8. Daftar Distribusi ................................................................................................................ 6 9. Lampiran Dokumen ...................................................................................................... 6 10. Lembar Revisi ................................................................................................................... 6
2
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
No.Dokumen
:
-
Revisi
: 0
Tanggal berlaku
: 1 Januari 2013
Halaman
: 3 dari 6
1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan frase yang sudah tidak asing dan sering kita dengar, bahkan disadari atau tidak,kita sudah sangat sering memanfaatkannya. Secara mudah, sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna (user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk pengambilan keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan.Dari asumsi tersebut dan dalam praktiknya sistem informasi selalu dikonotasikan sebagai suatu sistem jaringan yang menggunakan teknologi yang canggih. 2. Maksud dan Tujuan a. Agar proses aliran data dari Fakultas, Lembaga, UPT dan unit lain dapat tersaji secara akurat, tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai b. Agar data yang diperoleh dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan di tingkat Universitas 3. Definisi Prosedur penyajian data adalah bentuk mekanisme pengumpulan data dari Fakultas,Lembaga, UPT dan Unit lain yang tersaji secara akurat, tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai. 4. Referensi a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik c. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78) d. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158) e. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 085/D/O/1998 yang berada dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas f. Peraturan Pemerintah Nomor..................tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2011 Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan h. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012 Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
No.Dokumen
:
-
Revisi
: 0
Tanggal berlaku
: 1 Januari 2013
Halaman
: 4 dari 6
5. Prosedur Operasional Pelayanan Data dan Informasi FAKULTAS / UNIT KERJA
PIMPINAN UNIVERSITAS
BIRO AAKPSI
BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI
Data
Disposisi
Disposisi
Disposisi
Setuju
Setuju Setuju/ TTD
Koreksi
A
Paraf
Koreksi
Paraf
SUB BAGIAN SISTEM INFORMASI Persiapan Data
Menyusun Data
Koreksi
A
Arsip Internal
Upload Data
4
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
No.Dokumen
:
-
Revisi
: 0
Tanggal berlaku
: 1 Januari 2013
Halaman
: 5 dari 6
6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dengan bagan diatas. 6.1 Pimpinan Universitas 6.1.1 Menerima data dari Fakultas / Unit Kerja 6.1.2 Mendisposisi data yang masuk dari Fakultas/Unit Kerja ke Biro AAKPSI 6.1.3 Menyetujui dan menandatangani data yang telah di proses 6.2 Biro AAKPSI 6.2.1 Menerima disposisi dari Pimpinan Universitas 6.2.2 Mendisposisi data yang masuk dari Fakultas/Unit Kerja ke Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi 6.2.3 Menyetujui dan memberikan paraf atas koleksi data yang sudah di proses 6.3 Bagian Perencananaan dan Sistem Informasi 6.3.1 Menerima disposisi data dari Biro AAKPSI 6.3.2 Mendisposisi data ke Sub Bagian Sistem Informasi 6.3.3 Menelaah/Menyetujui dan atau memberikan paraf atas koleksi data yang sudah di proses 6.4 Sub Bagian Sistem Informasi 6.4.1 Menerima disposisi dari Bagian perencanaan dan Sistem Informasi 6.4.2 Memberikan telaah terhadap data yang masuk dari Fakultas/ Unit Kerja 6.4.3 Menyusun dan memproses data yang diperoleh dari Fakultas/Unit Kerja 6.4.4 Menyimpan arsip data yang telah diproses 6.4.5 Menyerahkan hasil kerja kepada Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Waktu penyelesaian pengumpulan data paling menggunakan waktu 2 minggu.
5
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK, KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI (BIRO AAKPSI) PROSEDUR OPERASIONAL PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
No.Dokumen
:
Revisi
: 0
Tanggal berlaku
: 1 Januari 2013
Halaman
: 6 dari 6
7. Daftar Dokumen NO NAMA FUNGSI PENANGGUNG DOKUMEN JAWAB 1 Data Sebagai dasar Pimpinan Unit Kerja Fakultas/Unit untuk menyusun data 2 Dokumen Sebagai acuan Rektor data dan bagi unit kerja Pembantu Rektor softcopy untuk Karo AAKPSI melakukan Kabag pengambilan Perencanaan dan keputusan Sistem Informasi Kasubag Sistem Informasi
-
PENANDA DISTRIBUSI TANGAN Pimpinan Unit Pimpinan Kerja Universitas Pimpinan Universitas
Unit terkait
kerja
8. Daftar Distribusi Dikirm sesuai dengan kebutuhan unit kerja dan instansi terkait 9. Lampiran Dokumen a. Data Print b. File Data 10. Lembar Revisi No
Uraian
Tanggal
Tanda Tangan
6
