PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
No. Dokumen : PM-KEU-04 Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 1 dari 3
1.
3333 TUJUAN Prosedur ini digunakan untuk mengatur pengajuan dan pembayaran Gaji di lingkungan Universitas Narotama yang meliputi Gaji karyawan dan Gaji Dosen.
2.
RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur mulai dari pengajuan Gaji dari setiap unit sampai dengan proses pelaksanaannya di bagian keuangan.
3.
DEFINISI 3.1 Fak 3.2 Unit 3.3 WaRek II 3.4 BPM 3.5 SIA 3.6 SIF
: Fakultas : Unit-unit di Universitas Narotama : Wakil Rektor II : Badan Penjaminan Mutu : Sistem Informasi Akademik : Sistem Informasi Finansial
4.
REFERENSI 4.1 Prosedur Laporan Keuangan (PM-KEU-05)
5.
URAIAN PROSEDUR 5.1 Apakah pengajuan Gaji dan HR untuk Dosen? a. Jika Ya, KTU Fakultas membuat history perkuliahan pada SIA b. Jika tidak, Pengajuan Rekap Vakasi, Rekap Lembur Karyawan 5.2 KTU fakultas membuat history perkuliahan bagi dosen melalui SIA 5.3 Staff BPM membuat validasi history perkuliahan yang diajukan oleh Unit Fakultas pada SIA selambat-lambatnya tanggal 25 setiap bulan. 5.4 Apakah pengajuan history perkuliahan dosen sudah sesuai? a. Jika Ya, pengajuan history perkuliahan divalidasi. b. Jika tidak, dikembalikan untuk direvisi 5.5 Staff BPM membuat validasi pengajuan history perkuliahan Dosen 5.6 Staff Fak dan Unit membuat pengajuan Rekap Lembur Karyawan dengan Form FM-Keu-04-01 dan rekap Vakasi Dosen dengan Form FM-Keu-04-02 5.7 Unit Monitoring Keuangan memeriksa Rekap Lembur Karyawan dengan Form FM-Keu-04-01 dan rekap Vakasi Dosen dengan Form FM-Keu-04-02 dari Unit dan Fak. 5.8 Apakah Pengajuan Rekap Lembur Karyawan dengan Form FM-Keu04-01 dan rekap Vakasi Dosen dengan Form FM-Keu-04-02 dari Unit dan Fak, sudah sesuai? a. Jika Ya, disetujui. b. Jika tidak, dikembalikan untuk direvisi
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI 5.9
5.10 5.11 5.12
5.13
5.14
5.15
5.16
5.17
5.18
5.19
No. Dokumen : PM-KEU-04 Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 2 dari 3
Unit Monitoring Keuangan menyetujui pengajuan Rekap Lembur Karyawan dengan Form FM-Keu-04-01 dan rekap Vakasi Dosen dengan Form FM-Keu-04-02 dari Unit dan Fak Staff Keuangan membuat Daftar Potongan Gaji karyawan dan dosen dengan Form Daftar Potongan FM-Keu-04-03 Staff Keuangan membuat perhitungan Gaji Dosen dan karyawan pada SIF. Staff Keuangan membuat Daftar Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap form Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-04, Daftar Potongan FM-Keu-04-05, Daftar Gaji FM-Keu-04-06, Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-07. Manajer Keuangan memeriksa apakah pengajuan gaji yang terdapat pada form Daftar Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap form Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-04, Daftar Potongan FM-Keu-0405, Daftar Gaji FM-Keu-04-06, Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-07 sudaf sesuai? Apakah pengajuan Gaji sudah sesuai? a. Jika ya, divalidasi b. Jika Tidak, dikembalikan untuk direvisi Manajer Keuangan membuat validasi pengajuan pembayaran gaji pada form Daftar Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap form Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-04, Daftar Potongan FM-Keu-0405, Daftar Gaji FM-Keu-04-06, Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-07. Wakil Rektor II dan Rektor Memeriksa pengajuan pembayaran Gaji pada form Daftar Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap form Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-04, Daftar Potongan FM-Keu-0405, Daftar Gaji FM-Keu-04-06, Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-07 Apakah pengajuan Gaji sudah sesuai? a. Jika ya, disetujui. b. Jika Tidak, dikembalikan untuk direvisi Wakil Rektor II dan Rektor melakukan Tanda Tangan pengajuan pembayaran gaji pada form Daftar Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-04, Daftar Potongan FM-Keu-04-05, Daftar Gaji FM-Keu04-06, Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-07 Yayasan Memeriksa pengajuan pembayaran Gaji pada form Daftar Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap form Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-04, Daftar Potongan FM-Keu-04-05, Daftar Gaji FMKeu-04-06, Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu04-07
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI 5.21
5.22 5.23 5.24 5.25 5.26
6.
No. Dokumen : PM-KEU-04 Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 3 dari 3
Apakah pengajuan Gaji sudah sesuai? c. Jika ya, disetujui d. Jika Tidak, dikembalikan untuk direvisi Yayasan melakukan Tanda Tangan pengajuan pembayaran gaji pada form Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-07 Yayasan menandatangani surat Perintah pembayaran payRoll Gaji dan Cek Staff keuangan menyerahkan berkas payroll gaji Ke Bank dan bank memproses sistem payroll Gaji Unnar. Staff Keuangan mengirim Daftar Pendapatan pegawai (FM-Keu-04-08) via e-mail kepada Karyawan dan Dosen. Penyimpanan Arsip.
LAMPIRAN 6.1 Flow chart Prosedur Pengajuan dan Pembayaran 6.2 Rekap Lembur Karyawan FM-Keu-04-01 6.3 Rekap Vakasi Dosen FM-Keu-04-02 6.4 Rekap Potongan FM-Keu-04-03 6.5 Daftar Gaji dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-04 6.6 Daftar Potongan FM-Keu-04-05 6.7 Daftar Gaji FM-Keu-04-06 6.8 Rekap Pembayaran Gaji Dan Pendapatan Tidak Tetap FM-Keu-04-07 6.9 Daftar Pendapatan Pegawai FM-Keu-04-08
No. Dokumen : PM-KEU-04
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 4 dari 3
Yayasan Pawiyatan Gita Patria Badan Hukum Penyelenggara Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya
No Dokumen : FM -Keu-04-01 Tgl Berlaku : 1 Sept. 2011 Revisi : 00
REKAP LEMBUR KARYAWAN Unit : Periode Gaji :
NIY
Nama
Lembur MOD
Lembur Piket
Lembur Unit/ Fakultas
(Total Hari)
(Total Hari)
(Total Jam)
Lembur LainLain (Rp) Keterangan (Rp)
JUMLAH Keterangan:
1 Unit , diisi dengan nama unit yang mengajukan 2 Periode Gaji , periode gaji dimulai tanggal 26 dan berakhir tgl 25 bulan berikutnya (missal 26 Agustus 2011 s/d 25 september 2011 3 Jadwal piket dan lembur dilaporkan sebagai lampiran Surabaya, …………………………………
Diperiksa Oleh,
Diajukan Oleh,
(………………………………….)
(…………………………….)
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
No. Dokumen : PM-KEU-04 Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 5 dari 3
Yayasan Pawiyatan Gita Patria
No Dokumen : FM-Keu-04-02 Tgl Berlaku : 1 Sept.2011 Revisi : 00
Badan Hukum Penyelenggara Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya
REKAP VAKASI DOSEN
Nama Unit : Periode Gaji : NIY
Nama
Honor Vakasi S1 Honor Vakasi S2 Pembuata Bimbingan Penguji Pembuata Bimbingan Penguji Koreksi Jaga Ujian Koreksi Jaga Ujian n Soal Skripsi Skripsi n Soal Tesis Tesis (total mhs(total (total (total mhs(total (total (Total mk) (total mk) (total mk) (total mk) mk) mhs) mhs) mk) mhs) mhs)
Lain-lain
Keterang an
Rp
Keterangan:
1 Unit , diisi dengan nama unit yang mengajukan 2 Periode Gaji , periode gaji dimulai tanggal 26 dan berakhir tgl 25 bulan berikutnya (missal 26 Agustus 2011 s/d 25 september 2011 3 Daftar Mhs , Mata kuliah dilaporkan sebagai lampiran Surabaya, ………………………………… Diperiksa Oleh,
Diajukan Oleh,
(………………………………….)
(………………………………….)
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
No. Dokumen : PM-KEU-04 Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 6 dari 3
No Dokumen : FM-Keu-04-03 Tgl Berlaku : 1 Sept.2011 Revisi : 00
Yayasan Pawiyatan Gita Patria Badan Hukum Penyelenggara Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya
REKAP POTONGAN Unit : Periode Gaji :
No
NIY
Nama
J. Fungsion al
Dana Pensiun
Pot Infaq/Zaka Potongan Iuran Koperasi t Jumlah Pot. Mini Market Pot Bank Infaq Al PPH 21 Jamsostek Simpan B.Rachma Potongan Falah Pinjam h
JUMLAH
Surabaya, …………………………………
Diajukan Oleh,
Diperiksa Oleh, (………………………….) (…………………………….)
No. Dokumen : PM-KEU-04
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 7 dari 3
Yayasan Pawiyatan Gita Patria Badan Hukum Penyelenggara Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya
DAFTAR GAJI DAN PENDAPATAN TIDAK TETAP
Unit
: ………………………
Bulan Gaji
: ………………………
No Dokumen Tgl Berlaku Revisi
: FM-Keu-04-04 : 1 Sept. 2011 : 02
Tanggal Pembayaran : ………………………
No NIY NPWP
Nama
Jenis Jab. Pegawai* Fungsio ) nal
Pendapatan Tetap
Gaji
Tunj. Masa Kerja
Tunj. Fungsional
Pendapatan Tidak tetap Uang Jabatan
Jumlah Tambahan Pendap atan Pendapata n
*) diisi Jenis Pegawai : Penuh Waktu, Paruh Waktu, DPK, LB, Karyawan Tetap, Karyawan Tidak Tetap http://11.11.11.1/finansial/_finance/index.php?page=rep_dosen
Jumlah Dibayar Yayasan
No. Dokumen : PM-KEU-04
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
:
Bulan Gaji
:
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 8 dari 3
No Dokumen Tgl Berlaku Revisi
DAFTAR POTONGAN Unit
Tgl Berlaku
: FM-Keu-04-05 : 1 Sept. 2011 : 00
Tanggal Pembayaran :
No
NIY
Nama
J. Fungsio nal
Pot. Dana Mini Pot Pensi Mark Bank un et
Potong an Iuran Infaq Jamsost Al ek Falah
Pot Koperasi Simpan Pinjam
PPH 21
Infaq/Zakat B.Rachmah
JUMLAH Universitas Narotama, Rektor,
(Hj Rr. ISWACHYU DHANIARTI DS, ST)
Wakil Rektor II,
(I. A. BUDHIVAJA, SH., MH)
Alamat: http://11.11.11.1/finansial/_finance/index.php?page=rep_potongan2
Jumlah Potongan
No. Dokumen : PM-KEU-04
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 9 dari 3
Yayasan Pawiyatan Gita Patria Badan Hukum Penyelenggara Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya
DAFTAR GAJI
No
Unit
:
Bulan Gaji
:
Tanggal Pembayaran
:
NIY
Nama
No Dokumen Tgl Berlaku Reviss
Jenis J. No Pegawai Fungsional Rekening
Nama Bank
: FM-Keu-04-06 : 1 Oktober 2011 : 00
Jumlah
Universitas Narotama, Rektor,
Wakil Rektor II,
(Hj Rr. ISWACHYU DHANIARTI DS, ST) (I. A. BUDHIVAJA, SH., MH) Alamat : http://11.11.11.1/finansial/_finance/index.php?page=rep_datagaji
No. Dokumen : PM-KEU-04
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 10 dari 3
Yayasan Pawiyatan Gita Patria
No Dokumen Tgl Berlaku Reviss
Badan Hukum Penyelenggara Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya
: FM-Keu-04-07 : 1 Sept. 2011 : 00
REKAP PEMBAYARAN PENDAPATAN PEGAWAI PERIODE GAJI ………….. Dari
: Rektor
Kepada
: Yayasan Pawiyatan Gita Patria GAJI PEGAWAI / DOSEN (Rp)
No A
URAIAN TETAP
TIDAK TETAP
JUMLAH
KETERANGAN
GAJI DAN HR DOSEN 1 DOSEN FAKULTAS EKONOMI 2 DOSEN FAKULTAS HUKUM 3 DOSEN FAKULTAS TEK. SIPIL 4
DOSEN FAKULTAS ILMU KOMPUTER JUMLAH GAJI DAN HR DOSEN
B
GAJI DAN HR KARYAWAN 1 KARYAWAN JUMLAH GAJI DAN HR KARYAWAN JUMLAH GAJI DAN HR SELURUHNYA
C 1 D
JUMLAH GAJI & HR SUDAH DIBAYAR JUMLAH PERMINTAAN GAJI
Surabaya,………… Diajukan Oleh Universitas Narotama
Disetujui Oleh Yayasan Pawiyatan Gita Patria Rektor, Ketua ,
(H.R. DJOKO SOEMADIJO)
(Hj Rr. ISWACHYU DHANIARTI DS ST)
http://11.11.11.1/finansial/_finance/index.php?page=rep_pengajuangaji
Wakil Rektor II,
(I. A. BUDHIVAJA SH., MH)
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI
Yayasan Pawiyatan Gita Patria Badan Hukum Penyelenggara Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya
No. Dokumen : PM-KEU-04 Tgl Berlaku
: 1 Sept.2011
Revisi
: 00
Halaman
: 11 dari 3
No Dokumen Tgl Berlaku Reviss
: FM-Keu-04-08 : 1 Sept. 2011 : 00
DAFTAR PENDAPATAN PEGAWAI : ………………. : ………………. : ………………. Tgl Pengangkatan : ………… . Nama NIY Nama Unit
Nama Bank No Rek Jab. Struktural Jab Fungsional
I.
: ………………. : ………………. : ………………. : ……………….
PENDAPATAN TETAP 1. Gaji Rp. ……………………. III. POTONGAN 2. Tunj. Masa Kerja Rp. ……………………. 1. Potongan PPh 21 Rp. ……………………. 3. Tunj. Fungsional Rp. ……………………. 2. Potongan Bank Rp. ……………………. JUMLAH (I) Rp. ……………………. 3. Pot. Pinjaman Univ. Rp. ……………………. II. PENDAPATAN TIDAK TETAP 4. Potongan Jamsostek Rp. ……………………. 1. Uang Jabatan Rp. ……………………. 5. Potongan Koperasi Rp. ……………………. 6. Potongan Mini Market Rp. ……………………. 2. Tambahan Pendapatan 7. Potongan Infaq Uang prestasi Rp. ……………………. M. Baiturrachmah Rp. ……………………. SILP GAJI HR Mengajar Rp. ……………………. 8. Pot. Infaq Al Falah Rp. ……………………. Uang Vakasi Rp. ……………………. 9. Potongan Dana Pensiun Rp. ……………………. Uang Bimbingan JUMLAH (III) Rp. ……………………. Note : Komponen yang jumlahnya Nol , tdk tampil pada DAFTAR Skripsi/Tesis Rp. ……………………. Surabaya, ……………. Uang Ujian Skripsi/Tesis Rp. ……………………. IV. TOTAL PENDAPATAN Uang ttd. MOD Rp. ……………………. (IV=I+II-III) Rp. Manajer Keuangan Uang Makan Rp. ……………………. ……………………. Uang Lembur Piket Rp. ……………………. Uang Lembur Unit Rp. ……………………. Lain-Lain Rp. ……………………. JUMLAH (II) Rp. …………………….
Note : Komponen yang jumlahnya Nol , tdk tampil pada DAFTAR Surabaya, ……………. ttd. Manajer Keuangan
http://11.11.11.1/finansial/_finance/index.php?page=xlist_gajiperiode