PROSEDUR
PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN
1.
No. Dokumen
: PM.KMH.01
Tgl. Berlaku
: 01 Maret 2016
Revisi
: 02
Halaman
: 01 dari 05
TUJUAN Sebagai pedoman untuk menentukan proses pengajuan proposal kegiatan.
2.
RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai dari proses pengajuan proposal kegiatan sampai dengan pelaksanaan kegiatan.
3.
REFERENSI 3.1
4.
Statuta Universitas Narotama Surabaya.
DEFINISI 4.1
Student Government (SG)
: Organisasi Mahasiswa intra kampus yang merupakan lembaga eksekutif di tingkat pendidikan tinggi meliputi BEM Universitas, BEM Fakultas, Dan Unit kegiatan Kemahasiswaan /UKM.
4.2
Direktur Kemahasiswaan
: Orang yang bertanggung jawab dalam administrasi danpengembangan
mahasiswa,
kesejahteraan
mahasiswa, peningkatan kemampuan kepemimpinan berkualitas dan proses pengembangan kemampuan soft skill mahasiswa.
5.
4.3
Sek.Rek
: Sekretaris Rektor.
4.4
Man. Keu
: Manajer Keuanagan.
4.5
Dir. Ops. Kampus & Maintenance : Direktur Operasional Kampus & Maintenance.
4.6
Kabag.Umum
: Kepala Bagian Umum.
URAIAN PROSEDUR 5.1
SG mengajukan proposal kegiatan kepada Direktur Kemahasiswaan. 1
PROSEDUR
PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN
5.2
No. Dokumen
: PM.KMH.01
Tgl. Berlaku
: 01 Maret 2016
Revisi
: 02
Halaman
: 02 dari 05
Direktur Kemahasiswaan menerima proposal dari SG, dan Direktur Kemahasiswaan dan mengkoreksi serta memberikan arahan pada SG atas proposal kegiatan yang telah diajukan.
5.3
Direktur Kemahasiswaan menyerahkan proposal kegiatan SG kepada Seketaris Rektor.
5.4
Seketaris Rektor meneruskan proposal kegiatan SG kepada Rektor untuk diproses .
5.5
Rektor memeriksa dan memberikan persetujuan / tidaknya : a. Jika setuju, maka akan diturunkan kepada Direktur Kemahasiswaan, Man. Keu, Dir. Ops. Kampus & Maintenance & Kabag. Umum. b. Jika tidak disetujui, maka proposal kegiatan dikembalikan kepada Direktur Kemahasiswaan diteruskan kepada SG.
5.6
Direktur Kemahasiswaan, Man. Keuangan, Kabag. Umum dan Dir. Ops. Kampus & Maintenance memproses kegiatan sesuai dengan kewenangannya dan Direktur Kemahasiswaan menyerahkan Proposal kepada SG untuk dilaksanakan.
5.7
SG memberikan laporan kepada Direktur Kemahasiswaan dengan isi laporan : a. TOK : Tolok Ukur Kegiatan. b. Laporan Keuangan. c. Hambatan dan Rintangan. d. Foto Kegiatan. e. Evaluasi Kegiatan dan Saran.
5.8.
Laporan pertangung jawaban proposal kegiatan diarsip oleh Direktur Kemahasiswaan dengan kode PM.KMH.01.01.
5.9.
SG menerima dan mengarsip proposal kegiatan guna dijadikan laporan pertanggung jawaban tahunan pada serah terima jabatan. 2
PROSEDUR
PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN
6.
LAMPIRAN 6.1
Flowchart kemahasiswaan.
3
No. Dokumen
: PM.KMH.01
Tgl. Berlaku
: 01 Maret 2016
Revisi
: 02
Halaman
: 03 dari 05
C
PROSEDUR
PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN
UNIT
: FC.KMH.01
Tgl. Berlaku
: 01 Maret 2016
Revisi
: 02
Halaman
: 04 dari 05
: KEMAHASISWAAN
INPUT STUDENT GOVERMENT
No. Dokumen
PROSES DIREKTUR KEMAHASISWAAN
SEKERTARIS REKTOR
OUTPUT REKTOR
DIREKTUR KEMAHASISWAAN
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR OPS. KAMPUS & MAINTENANCE
KABAG.UMUM
SG
ARSIP
STAR T
1 2 Tidak 3 Ya
4 5
8
7
6 9
Tidak
10
11
12
13
14
Ya
4
C
PROSEDUR
PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN
No. Dokumen
: FC.KMH.01
Tgl. Berlaku
: 01 Maret 2016
Revisi
: 02
Halaman
: 05 dari 05
RECORD KETERANGAN
PIC
1. Student Government ( BEM /UKM ) menyerahkan proposal kegiatan.
Direktur Kemahasiswaan
2. Penerimaan Proposal Kegiatan.
Direktur Kemahasiswaan
3. Review apakah proposal sudah benar.
Direktur Kemahasiswaan
a. Jika sudah benar, proposal langsung di serahkan ke Sekertaris Rektor. b. Jika masih belum benar, proposal dikembalikan kepada Student Government. 4. Proposal kegiatan diserahkan kepada Sekertaris Rektor.
Sekertaris Rektor
5. Proposal kegiatan di terima Rektor.
Sekertaris Rektor
6. Review apakah proposal disetujui apa tidak .
Sekertaris rektor
a. Jika disetujui, proses berlanjut. b. Jika tidak dikembalikan .
PM.KMH.01
7. Dikembalikan kepada Sekertaris Rektor.
Sekertaris Rektor
8. Diteruskan Direktur Kemahasiswaan.
Direktur Kemahasiswaan
9. Di bagian keuangan terkait pencairan dana kegiatan ( Akomodasi, Perlengkapan,Acara dll ).
Manajer Keuangan
10. Direktur Ops. Kampus & Maintenance terkait dengan peminjaman kendaran, ruangan, peminjaman Direktur perlengkapan, pengajuan ATK, memelihara dan menjaga fasilitas atau peralatan kampus.
Ops.
Kampus
Maintenance
11. Kabag.Umum terkait pemesanan Sporting Unit ( Konsumsi, Backdroop, Spanduk, dan alat alat penunjang ).
Kabag.Umum
12. Penerimaan proposal kegiatan.
Student Government
13. Student Government menerima Proposal Kegiatan.
SG
14. Pengarsipan.
SG & Direktur Kemahasiswaan
5
&