Manual Prosedur Pengajuan Kegiatan Mahasiswa
UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014
Manual Prosedur Pengajuan Kegiatan Mahasiswa Universitas Brawijaya Kode Dokumen
:
Revisi
:
1
Tanggal
:
9 Juni 2014
Diajukan oleh
:
Pembantu Rektor III
:
Ir. H.B. Ainur Rosyid, MS NIP. 19550618 198103 1 002 Rektor
Disetujui oleh
Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, M.S. NIP. 19640709 199002 1 001
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
i ii
Tujuan
1
Ruang lingkup
1
Pihak Orang Terkait
1
Uraian Prosedur
1
Lampiran
3
i
TUJUAN: Manual Prosedur Kegiatan Kemahasiswaan dibuat untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan unit kegiatan kemahasiswaan yang ada di lingkungan Universitas Brawijaya sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku.
RUANG LINGKUP Manual prosedur kegiatan kemahasiswaan berlaku mulai dari pengajuan proposal oleh mahasiswa, pencairan dana hingga proses akhir. Manual prosedur ini berlaku hanya untuk unit kegiatan kemahasiswaan yang berada di bawah tanggung-jawab Biro Kemahasiswaan Universitas Brawijaya. PIHAK ORANG TERKAIT 1. Pimpinan Universitas. 2. Kabiro BAK (Biro Administrasi Kemahasiswaan) Universitas Brawijaya. 3. Kabag BAK Universitas Brawijaya. (Penalaran, Minat Bakat dan Kesejahteraan Mahasiswa). 4. Mahasiswa (EM, DPM, KONGGRES MAHASISWA dan UKM). URAIAN PROSEDUR: A. Pengajuan Proposal a. Semua kegiatan mahasiswa harus mendapat ijin dari Rektor Universitas Brawijaya. kegiatan Mahasiswa (Eksekutif b. Panitia Mahasiswa, Dewan Perwakilan Mahasiswa, Konggres Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa di lingkup UB) mempersiapkan proposal dan surat pengantar proposal yang 1
c.
d.
e.
f.
g.
h. i.
j. k.
ditujukan kepada Rektor Universitas Brawijaya maksimum 2 minggu sebelum pelaksanaan. Lembar pengajuan proposal harus sepengetahuan Presiden Eksekutif Mahasiswa Universitas Brawijaya. Rektor melakukan disposisi ke Pembantu Rektor III untuk mendapatkan pertimbangan atau pemrosesan lebih lanjut. Jika kegiatan rutin PR3 mendisposisikan ke kabiro untuk ditindaklanjuti. Selanjutnya ke poin g. Jika kegiatan tidak rutin maka PR3 mendisposisi ke staf ahli untuk dianalisis kelayakannya antara lain dengan cara dipresentasikan (jika dianggap perlu) dan hasil studi kelayakan dilaporkan ke PR3. Kabiro kemahasiswaan akan mendisposisi proposal sesuai dengan bidang kemahasiswaan. Bidang kemahasiswaan mempelajari jenis kegiatan dan RAB. Kabag di lingkungan biro kemahasiswaan melakukan keputusan untuk didanai atau tidak. Kabag menentukan besaran angggaran. Mahasiswa mengambil anggaran 70% ke Bendahara tiap bidang) maksimum 3 hari.
B. Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) a. Panitia pelaksana kegiatan mengajukan LPJ ke EM untuk dilakukan verifikasi kesesuaian dengan proposal dan ditandatangani oleh Presiden EM.
2
b. Laporan kegiatan (LPJ) maksimum 2 minggu sudah diserahkan ke BAK untuk diverifikasi. c. Laporan sudah diversifikasi jika sudah betul ditandatangani Kabiro BAK dan digandakan rangkap 2 dengan rincian asli sebagai arsip Bendahara (PUMK), 1 copy arsip Kemahasiswaan dan 1 copy arsip Unit pelaksana) d. Ketua Panitia mengambil dana 30% ke Bendahara.
LAMPIRAN 1. Program Kerja Tahunan Unit Aktivitas Mahasiswa 2. Proposal Kegiatan 3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
3
BAGAN PENGAJUAN PROPOSAL Mulai
Panitia Kegiatan
Eksekutif Mahasiswa
Mengajukan Proposal
Dokumen
Memverifikasi kesesuaian program
Biro. Kemahasiswaan
Memeriksa data
Daftar Rekaman Dokumen
Pembantu Rektor III
Memeriksa dan menyetujui
Persetujuan Dokumen
Panitia Kegiatan
Menggandakan Proposal
Dokumen
Bag. Kemahasiswaan
Mengumpulkan proposal 1 buah
Daftar Rekaman Dokumen
PUMK (Bendahara)
Memeriksa dan mencairkan dana
Selesai
4
BAGAN PENGAJUAN LPJ Mulai
Panitia
Mengajukan LPJ
BEM
Memverifikasi kesesuaian program
Dokumen
Biro. Kemahasiswaan
Memeriksa data
Daftar Rekaman Dokumen
Kabiro BAK
Memeriksa dan menyetujui
Persetujuan Dokumen
Panitia
Menggandakan LPJ
Dokumen
Bendahara
Mencairkan dana 30%
Selesai
5
