KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI
NO KELUARAN
: 01
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07
NO PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA :
14 OGOS 2014
PROSEDUR URUSAN PEMBAYARAN GAJI
NAMA
TANDATANGAN
DISEDIAKAN OLEH
Faridah Binti Md Kasah Pembantu Tadbir W17
Cetakkan komputer
DISEMAK OLEH
Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen
Cetakkan komputer
DILULUSKAN OLEH
Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan
Cetakkan komputer
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07 1.0
OBJEKTIF Memastikan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mempunyai Unit Gaji dalam struktur organisasi yang sempurna bagi memberi perkhidmatan , menyelaras dan proses pembayaran gaji yang cekap
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai di Unit Gaji, Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk proses kerja Pembayaran Gaji
3.0
RUJUKAN 3.1. 3.2. 3.3.
4.0
Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi JOH-PKKT – MK – 01 Buku Perintah-Perintah Am Arahan Perbendaharaan , Surat Pekeliling Perbendaharaan , Surat Pekeliling JANM dan Akta Acara Kewangan
TERMINOLOGI KKM SPA JKNJ BRP PKD PJ PPT N27 PT W22 PT N22 PT W17 PT N17 PAP N1 JANM JANM Johor
Kementerian Kesihatan Malaysia Suruhajaya Perkhidmatan Awam Jabatan Kesihatan Negeri Johor Buku Rekod Perkhidmatan Pegawai Kesihatan Daerah Penyelia Jururawat Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu Tadbir (Perkaranian/ Operasi) Pembantu Am Pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia Jabatan Akauntan Negeri Johor
Page | 2 MS ISO 9001:2008 Prosedur Urusan Pembayaran Gaji
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07 5.0
TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
5.1
TINDAKAN Terima Kew 8 dari Bahagian Sumber Manusia Perubahan gaji dibuat bagi dua bulan gaji ke hadapan
TANGGUNGJAWAB PT W
5.2
Semak Permohonan i. Nama ii. No Kad Pengenalan iii. Sijil Gaji Akhir (Bertukar Lokasi/Negeri) iv. Perihal Kew 8 v. Penyata Bank vi. Penyata KWSP vii. Salinan Slip Gaji (Bertukar Lokasi/Negeri) viii. Surat Lapor Diri dari SPA dan KKM
PT W
5.3
Menyediakan perkiraan gaji
PT W
5.4
Sediakan Perubahan Gaji KEW 320 (SG 20)
PT W
5.5
Tandatangan Pegawai Penyedia
PT W
5.6
Tandatangan Pegawai Penyemak
PT W
5.7
Susun dokumen secara berkelompok
PT W
5.8
Buat satu salinan Perubahan Gaji untuk simpanan
PT W
5.9
Hantar Ke Jabatan Akauntan Negeri Johor untuk diambil tindakan selanjutnya
PT W
5.10
Semak slip gaji melalui sistem dari Jabatan Akauntan Negeri Johor Rujukan https://epenyatagaji-laporan.anm.gov.my/
PT W
5.11
Semak gaji pegawai mengikut perubahan yang dibuat
PT W
5.12
Jika perubahan telah diterima oleh Pegawai, simpan dokumen Perubahan Gaji mengikut bulan perubahan dibuat dan jika perubahan masih tidak di laksana, buat semula pelarasan dan serah semula ke Jabatan Akauntan Negeri Johor
PT W
Page | 3 MS ISO 9001:2008 Prosedur Urusan Pembayaran Gaji
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07 7.0 CARTA ALIRAN URUSAN PEMBAYARAN GAJI
MULA
Terima Kew 8
Pembantu Tadbir W
Semak Permohonan
Pembantu Tadbir W
Pembantu Tadbir W
Membuat perkiraan Gaji (Pelarasan dan kutipan balik Emolumen)
Pembantu Tadbir W
Sediakan Borang Perubahan Gaji SG 20
Buat Pembetulan dan lengkapkan
Tandatangan Pegawai Penyedia
Pembantu Tadbir Kanan
Tandatangan Pegawai Penyemak
Jabatan Akauntan Negeri Johor
Tidak Lulus
Lulus
Susun Dokumen Secara Berkelompok dan dihantar ke AG Johor
Perubahan Dibuat
Simpan Borang Perubahan Gaji
Jabatan Akauntan Negeri Johor
Tindakan AG Johor
Pembantu Tadbir W
Terima Salinan Slip Gaji Dan Semak Perubahan
Pembantu Tadbir W
Tiada Perubahan
Page | 4 MS ISO 9001:2008 Prosedur Urusan Pembayaran Gaji
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07 7.0 REKOD KUALITI BIL.
REKOD
TEMPOH PENYIMPANAN
LOKASI
.1
Kew 8
7 tahun
Unit Kewangan
2
Lampiran 1 : ( Kew. 8 - Pin 10/96) Borang SG 20 dan penyata perkiraan gaji
7 tahun
Unit Kewangan
7 tahun
Unit Kewangan
7 tahun
Unit Kewangan
7 tahun
Unit Kewangan
7 tahun
Unit Kewangan
7 tahun
Unit Kewangan
7 tahun
Unit Kewangan
Lampiran 2 Lampiran 3
3
: (Kew.320-Pind . 2/2006) : Borang Pelarasan Dan Pembayaran Balik Gaji Senarai Semak (Lantikan Baru) Lampiran 4
4
: Senarai Semak Anggota Lantikan Baru Lampiran 5 : JANMNJ/GAJI/01/2013 Senarai Semak (Bertukar masuk – Lokasi/Negeri) Lampiran 6
5
: Senarai Semak Anggota Bertukar Masuk – Lokasi / Negeri Senarai Semak (Bertukar Keluar – Lokasi) Lampiran 7
6
: Senarai Semak Anggota Bertukar Keluar – Lokasi Senarai Semak (Bertukar Keluar – Negeri) Lampiran 8
7
: Senarai Semak Anggota Bertukar Keluar – Negeri Pergerakan gaji / Kenaikan pangkat Lampiran 9
8
: Senarai Semak Pergerakan Gaji Kenaikan Pangkat Pelarasan elaun-elaun Lampiran 10
: Senarai Semak Pelarasan Elaun
Page | 5 MS ISO 9001:2008 Prosedur Urusan Pembayaran Gaji
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07 8.0 INPUT 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5
SUMBER MANUSIA Pegawai Kesihatan Daerah Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir Kewangan
8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.2.5 8.2.6 8.2.7
DATA / MAKLUMAT Arahan Perbendaharaan / Arahan Perkhidmatan / Surat Pekeliling Perkhidmatan / Surat Pekeliling Perbendaharaan Akta Acara Kewangan Surat Pekeliling JANM Kod-Kod Gaji Kadar KWSP Jadual Gaji Minimum dan Maksimum
8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3
PERALATAN Komputer Kertas A4 Borang Kew 320 ( SG20 )
9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1
OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua perubahan yang dibuat dapat diselaraskan sepenuhnya mengikut bulan yang dibuat perubahan gaji
9.2
OBJEKTIF SUB PROSES
9.2.1
Memastikan 95% Kew 8 yang diterima daripada Bahagian Sumber Manusia dibuat perubahan gaji dalam tempoh 14 hari bekerja
10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 4.2.4
Kawalan Rekod
Page | 6 MS ISO 9001:2008 Prosedur Urusan Pembayaran Gaji
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH
NO KELUARAN
NO PINDAAN
M/S
14.08.2014
01
01
6
BUTIR-BUTIR PINDAAN
Memastikan 95% Kew 8 yang diterima daripada Bahagian Sumber Manusia dibuat perubahan gaji dalam tempoh 14 hari bekerja
Page | 7 MS ISO 9001:2008 Prosedur Urusan Pembayaran Gaji
DILULUSKAN
Cetakkan komputer
