PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
No
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH Nama Jabatan
1.
RM. Yasin Effendi
PLT DM ADM Umum & Fas
2.
Abdan Syakuro
PLT DM Akuntansi
3.
Bambang SA
DM Pemeliharaan
4.
Nursalim
PLT DM Enjiniring
: i dari iv
Tanda Tangan
DIPERIKSA OLEH No
Nama
Jabatan
1.
Andi Aziz
Wakil Manajemen
2.
Budi Widi Asmoro
Manajer Enjiniring
3.
Ikram
Manajer Produksi
4.
Nyimas Rosdiana
Manajer Keuangan
5.
Suparyanto
Manajer SDM & Umum
Tanda Tangan
DISETUJUI OLEH No
Nama
Jabatan
1.
Ruly Firmansyah
General Manager
Tanda Tangan
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
: ii dari iv
DAFTAR ISI Uraian
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i DAFTAR ISI ....................................................................................................
ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv 1. TUJUAN ...................................................................................................... 1 2. LINGKUP ..................................................................................................... 1 3. REFERENSI .................................................................................................. 1 4. DEFINISI ..................................................................................................... 1 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2 6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
: iii dari iv
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No
Unit Kerja
Salinan Dokumen
1.
Wakil Manajemen/Sekretariat SMT
MASTER
2.
Seluruh Karyawan
Softcopy
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
: iv dari iv
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN
No
Tgl
Hlm
Uraian yang diubah
Uraian Perubahan
Disahkan oleh
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-18 01 April 1 dari 2
1. TUJUAN Memberikan panduan dalam mengendalikan keluar masuk tamu, pekerja di dalam dan di luar hari kerja melalui briefing K3 sehingga memberikan jaminan keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja kepada tamu atau mitra kerja/ rekanan untuk dapat dilaksanakan dengan konsisten. 2. LINGKUP Prosedur berlaku untuk seluruh area Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel mencakup pelaporan dan pemberian briefing. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 6.4 Lingkungan Kerja. 3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional. 3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/ 20112, Elemen 12.4 Pelatihan pengenalan dan pelatihan untuk pengunjung dan kontraktor. 3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, klausul 8.1 perencanaan dan pengendalian operasional. 3.5. Surat Dirut PT PLN (Persero) No.01166/024/Dirut/2008 4. DEFINISI 4.1 Tamu Personal dari pihak eksternal yang berkunjung ke Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dalam rangka pelaksanaan pekerjaan, pribadi, Dinas dll. 4.2. Mitra Kerja/ Rekanan Personal dari pihak eksternal yang berkunjung ke lokasi Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dalam yang bertujuan dalam rangka proses pengadaan material atau barang/ tender. 4.3. Briefing Lingkungan dan K3 Kegiatan yang dilakukan untuk memberikan informasi Lingkungan, K3 dan klasifikasi area kerja/ pengamanan kepada pengunjung atau mitra kerja/ rekanan tentang peraturan yang berlaku pada suatu perusahaan baik melalui lisan maupun tulisan (dokumen) 4.4. Selebaran/ Leaflet Lembaran berisi peraturan yang berlaku dan informasi ringan pada suatu perusahaan
PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-18 01 April 2 dari 2
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1. Pengunjung/ tamu saat datang dan akan masuk kedalam lingkungan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel melaporkan diri ke Pos Keamanan dan mengisi Formulir Kunjungan Tamu (FR-PT-KITSBS-18-01). 5.2. Satuan Pengamanan (Satpam) melakukan identifikasi apakah termasuk tamu biasa atau Mitra Kerja serta keperluan tamu/ pengunjung. 5.3. Pengunjung/ tamu dan Mitra Kerja/ rekanan yang telah melaporkan diri akan memperoleh briefing K3 dari Satuan Pengamanan (Satpam) yang bertugas di Pos Keamanan berupa induksi pengunjung/tamu. Induksi pengunjung/tamu tertulis di balik lembaran Formulir Kunjungan Tamu atau ditempelkan dalam bentuk papan informasi yang dapat dibaca oleh pengunjung/ tamu dan Mitra Kerja/ rekanan. 5.4. Jika untuk mitra kerja/ rekanan perlu diperiksa apakah diperlukan ijin kerja atau tidak, jika diperlukan ijin kerja maka mengacu pada prosedur ijin kerja. 5.5. Pengecualian : 1. Untuk tamu rombongan dengan tujuan yang sama dapat diberikan satu identitas kepada penangung jawab rombongan. 2. Untuk Mahasiswa atau Siswa/i PKL dan Mitra Kerja/ rekanan yang sedang beraktifitas di Kantor Induk PT PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel menggunakan kartu
identitas yang dibuatkan oleh Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel atau tanda pengenal yang disepakati saat pemberian kerja. a.
Tata cara masuk/ keluar Area Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selengkapnya mengacu pada Instruksi Kerja Penerimaan Tamu (IK-KITSBS-133).
b.
Jika diperlukan, dilakukan Orientasi lebih mendalam kepada mitra kerja tentang keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan dengan mengisi Formulir Orientasi Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (FR-PT-KITSBS-18-02)
c.
Tamu tidak di perkenankan memasuki ruang kerja, kecuali tamu tersebut sudah mendapat izin dari pegawai yang bersangkutan (FR-PT-KITSBS-18-03).
6.
LAMPIRAN
6.1. Klasifikasi Daerah/ Tingkat Pengamanan
(PT-KITSBS-18)
6.2. Induksi Kunjungan Tamu
(PT-KITSBS-18)
6.3. Formulir Kunjungan Tamu
(FR-PT-KITSBS-18-01)
6.4. Formulir Lembar Orientasi Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan 6.5. Formulir Pos Admin
(FR-PT-KITSBS-18-02) (FR-PT-KITSBS-18-03)
FORMULIR KUNJUNGAN TAMU
No. Formulir
: FR-PT-KITSBS-18-01
No. Revisi Tanggal Halaman
: 00 : April :
No. Kartu Tamu : No.
Subyek
1.
Nama
2
Identitas
Uraian
2.1. No. KTP 2.2. No. SIM 3.
Pekerjaan
4.
Alamat
5.
Perusahaan
6.
Nomor Telepon / HP
7
Bertemu Dengan
8
Dengan / Tanpa Perjanjian
9
Kepentingan
10
Tanggal 11.1. Jam Masuk 11.2. Jam Keluar
Tanda Tangan Tamu
Petugas Keamanan
Tanda Tangan Penerima Tamu
( ………………)
(………………………)
(………………………)
FORMULIR POS ADMIN No
Nama
Tgl/Bln
No. dokumen
: FR- PT-KITSBS-18-03
No. revisi
: 00
Tanggal
: April
Halaman
:
Yang di Tuju
Masuk Keluar
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
`
Paraf
KLASIFIKASI DAERAH/TINGKAT PENGAMANAN
NO
DAERAH TINGKAT
1
TERTUTUP (EXCLUSION AREA)
a
Pusat atau Jantung Kegiatan Instalasi
b
Tempat Kegiatan yang sangat penting
d
Tidak Sembarang orang boleh masuk (Hanya yang berkepentingan saja)
e
Perlu tingkat pengamanan yang tinggi
f
Harus ada penjagaan izin masuk resmi.
2
TERBATAS (LIMITED AREA)
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
LOKASI
Ruang Server, PABX & Instalasi AC
Ruang Manajer Bidang, Ruang general Manager
a
b
Harus ada izin masuk (resmi)
c
Ditempatkan rambu/ saran pengaman
3
BEBAS TERBATAS
Halaman Sentral
a
Dimana personil dan material diawasi dan dikendalikan kegiatannya
Gedung Kantor Administrasi
Perlu Pengawasan terbatas
c
Harus ada izin masuk
:
PENGENDALIAN
Tamu harus didampingi / dikawal/diawasi oleh pegawai Kantor Induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan telah memperoleh Briefing SMK3, Surat Pengantar Tamu/Rekanan, Lokasi dikendalikan dengan baik
Daerah Instalasi Air
Hanya petugas yang berkepentingan yang boleh masuk/mengetahui
b
: PT-KITSBS-18- Lamp ii : 00 : April
Seluruh Ruang Kerja
Musholah, Kantin, Ruang Foto Copy Parkir
Tamu harus didampingi/dikawal oleh Pegawai kantor induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan Surat Pengantar Tamu Rekanan
Tamu mengisi Form Surat Pengantar Tamu Rekanan
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
INDUKSI KUNJUNGAN TAMU 1.
: PT-KITSBS-18- Lamp iii : 00 : April
:
Umum 1) Pengunjung harus mematuhi peraturan, prosedur, dan ketentuan-ketentuan Perusahaan yang berlaku di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selama berada di lokasi. 2) Pengunjung wajib mengenakan pakaian yang sopan (bukan kaos), pakaian lapangan atau pakaian dinas dan sepatu. 3) Pengunjung wajib meninggalkan ID (KTP/SIM, dan Lain-lain) yang masih berlaku.
2.
Informasi Tanggap Darurat 1) Apabila ada bunyi sirine tanda bahaya, ikuti petunjuk dan rambu-rambu keadaan darurat 2) Tetap tenang dan jangan panik. 3) Segera menuju tempat evakuasi/ berkumpul. 4) Apabila menemukan keadaan bahaya hubungi petugas keamanan/ control room 5) Tangani keadaan bila mampu.
3.
Larangan 1) Dilarang bertindak dan bertingkah laku yang dapat mengganggu peralatan/ instansi PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 2) Dilarang merubah, mengganti, memindahkan & menggunakan peralatan PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. 3) Dilarang memasuki daerah khusus dan terlarang dalam Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin. 4) Dilarang memarkir kendaraan bermotor (termasuk Mitra Kerja) di seluruh area instalasi, parkirlah di tempat yang telah disediakan. 5) Dilarang
menyalakan
api
dan
merokok
di
daerah
tertutup
dan
terbatas
KLASIFIKASI DAERAH/TINGKAT PENGAMANAN
NO
DAERAH TINGKAT
1
TERTUTUP (EXCLUSION AREA)
a
Pusat atau Jantung Kegiatan Instalasi
b
Tempat Kegiatan yang sangat penting
d
Tidak Sembarang orang boleh masuk (Hanya yang berkepentingan saja)
e
Perlu tingkat pengamanan yang tinggi
f
Harus ada penjagaan izin masuk resmi.
2
TERBATAS (LIMITED AREA)
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
LOKASI
Ruang Server, PABX & Instalasi AC
Ruang Manajer Bidang, Ruang general Manager
a
b
Harus ada izin masuk (resmi)
c
Ditempatkan rambu/ saran pengaman
3
BEBAS TERBATAS
Halaman Sentral
a
Dimana personil dan material diawasi dan dikendalikan kegiatannya
Gedung Kantor Administrasi
Perlu Pengawasan terbatas
c
Harus ada izin masuk
:
PENGENDALIAN
Tamu harus didampingi / dikawal/diawasi oleh pegawai Kantor Induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan telah memperoleh Briefing SMK3, Surat Pengantar Tamu/Rekanan, Lokasi dikendalikan dengan baik
Daerah Instalasi Air
Hanya petugas yang berkepentingan yang boleh masuk/mengetahui
b
: PT-KITSBS-18- Lamp ii : 00 : April
Seluruh Ruang Kerja
Musholah, Kantin, Ruang Foto Copy Parkir
Tamu harus didampingi/dikawal oleh Pegawai kantor induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan Surat Pengantar Tamu Rekanan
Tamu mengisi Form Surat Pengantar Tamu Rekanan
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
INDUKSI KUNJUNGAN TAMU 1.
: PT-KITSBS-18- Lamp iii : 00 : April
:
Umum 1) Pengunjung harus mematuhi peraturan, prosedur, dan ketentuan-ketentuan Perusahaan yang berlaku di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selama berada di lokasi. 2) Pengunjung wajib mengenakan pakaian yang sopan (bukan kaos), pakaian lapangan atau pakaian dinas dan sepatu. 3) Pengunjung wajib meninggalkan ID (KTP/SIM, dan Lain-lain) yang masih berlaku.
2.
Informasi Tanggap Darurat 1) Apabila ada bunyi sirine tanda bahaya, ikuti petunjuk dan rambu-rambu keadaan darurat 2) Tetap tenang dan jangan panik. 3) Segera menuju tempat evakuasi/ berkumpul. 4) Apabila menemukan keadaan bahaya hubungi petugas keamanan/ control room 5) Tangani keadaan bila mampu.
3.
Larangan 1) Dilarang bertindak dan bertingkah laku yang dapat mengganggu peralatan/ instansi PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 2) Dilarang merubah, mengganti, memindahkan & menggunakan peralatan PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. 3) Dilarang memasuki daerah khusus dan terlarang dalam Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin. 4) Dilarang memarkir kendaraan bermotor (termasuk Mitra Kerja) di seluruh area instalasi, parkirlah di tempat yang telah disediakan. 5) Dilarang
menyalakan
api
dan
merokok
di
daerah
tertutup
dan
terbatas
