Prosedur Penanganan Delivery Order PT. Panasonic Rizkiyah 3DA04 43209313
Latar belakang Delivery Order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditujukan kepada bagian yang menyimpan barang ( Bagian gudang ) milik perusahaan atau bagian gudang perusahaan lain yang memiliki konsensus dengan perusahaan yang menerbitkan Delivery Order. Delivery order tidak berpengaruh terhadap persediaan. Selanjutnya Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang atas perintah yang menerbitkan Delivery Order.
Tujuan dan manfaat Tujuan • Mempelajari prosedur penanganan delivery order PT. Panasonic • Mempelajari prosedur pemesanan dan pengantaran barang PT. Panasonic • Mempelajari prosedur alur penanganan delivery order PT. Panasonic
Manfaat • Memahami prosedur penanganan delivery order PT. Panasonic • Memahami prosedur pemesanan dan pengantaran barang PT. Panasonic • Memahami prosedur alur penanganan delivery order PT. Panasonic
Metode praktik Studi Kepustakaan Dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi teoritis dari buku maupun media elektronik seperti internet. studi Lapangan a. Pengamatan (Observasi) yaitu melakukan pengamatan langsung di perusahaan mengenai cara pengiriman dan pendistribusian barang . b. Dokumentasi yaitu penelusuran bukti-bukti mengumpulkan data-data untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan
Hasil dan pembahasan pengertian Prosedur Berdasarkan Mulyadi (2001) Prosedur didefinisikan sebagai suatu ukuran kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu department atau lebih yang menjamin penanganan secara berseragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Pengertian Delivery Order Berdasarkan Mulyadi (2001) Surat delivery order atau surat order pesanan didefinisikan sebagai dokumen lembar pertama surat order pesanan pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Alur Pelaksanaan Pelaksanaan prosedur penanganan delivery order terdiri dari beberapa tahap, yaitu: 1. Purchase Order (PO) Purchase order (PO) merupakan tahap awal dalam melakukan pemesanan barang warehouse di divisi BSO. Di dalam kegiatan purchase order, BSO menerima Surat Pesanan (SP) dan bukti transfer dari dealer melalui salesman dari cabang yang bersangkutan. 2. Check Transfer Setelah menerima surat pesanan (SP) dan bukti transfer, maka admin BSO akan menjalankan surat pesanan beserta bukti transfer tersebut ke bagian Finance di Head Office. Dalam pengecekan bukti transfer, bagian kasir finance akan melihat apakah jumlah uang yang telah ditransfer oleh dealer sudah masuk ke rekening PGI. Apabila ternyata uang tersebut belum masuk, maka pihak finance kemudian akan mengembalikan surat pesanan ke bagian BSO untuk kemudian ditindaklanjuti oleh sales representative cabang
3. Delivery Order Setelah surat pesanan dan bukti transfer telah disahkan oleh Finance Manager, maka pihak admin BSO akan membuat delivery order yang sudah tersedia sebelumnya di sistem setelah sebelumnya melakukan pengecekan ketersediaan stok di gudang. 4. Persetujuan Delivery Order Delivery order yang telah dibuat oleh Admin BSO yang sesuai dengan surat pesanan dealer maka surat delivery order tersebut akan diperiksa kembali di bagian finance. Hal-hal yang akan diperiksa oleh Manajer Finance antara lain: Nama Toko
Jenis Barang Tipe Barang Jumlah Barang Nomor Pesanan
5. Pengiriman delivery order Setelah surat delivery order disahkan oleh Manajer Finance, maka surat delivery order tersebut akan di fax atau email ke kantor cabang dan gudang (Panasonic Manufacturing Indonesia). Sales Representative (SR) cabang akan menjadi perantara dealer dengan bagian BSO.
6. Pengambilan Barang Dalam penjualan, PGI tidak bertanggung jawab atas pengiriman barang yang telah dibeli oleh dealer. Pihak dealer harus menyiapkan ekspedisi (jasa pengiriman) sendiri untuk mengambil barang yang telah dibeli di gudang PGI atau Panasonic Manufacturing Indonesia (PMI).
Mulai
Penerimaan PO dan Bukti Transfer dari (cabang/toko)
Tidak Check transfer dan Persetujuan Surat Pesanan (finance)
Jika
Jika disetujui dilanjutkan proses surat delivery order/pengiriman Pesanan (BSO Admin)
Ya Pengesahan surat delivery order / DO oleh (BSO dan Finance)
DO (copy) dikirim ke (gudang dan cabang)
Selesai
Analisis Permasalahan dalam Proses Penanganan Delivery Order • Masalah pada Purchase Order (PO) • Masalah yang ada pada Transfer • Masalah yang ada pada Pengambilan Barang
Saran saran • Apabila terjadi masalah pada PO (purchase order), yang biasanya dilakukan adalah dealer dengan perantaraan salesman memberikan surat permohonan refund sehingga sejumlah uang yang sudah dibayarkan tersebut dapat dikembalikan ke dealer. • Apabila terjadi masalah pada transfer pembayaran , maka dealer akan segera mengajukan permohonan refund disertai dengan bukti Surat Pemesanan awal.
• Apabila terjadi masalah pengambilan barang, maka pihak PMI akan sesegera mungkin menghubungi Admin BSO dan memberikan daftar unit produk apa yang belum diambil beserta kuantitasnya. BSO kemudian akan menindaklanjutinya dengan menghubungi salesman terkait untuk kemudian membuat semacam kesepakatan bahwa barang akan diambil dalam jangka waktu tertentu.
Kesimpulan • Dari hasil kerja praktik yang dilakukan oleh penulis dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan prosedur penanganan delivery order PT. Panasonic melibatkan dua divisi dalam perusahaan, divisi yang terkait itu adalah divisi BSO (Branch Sales Operation) sebagai cabang operasi penjualan dimana dalam divisi tersebut surat delivery order dibuat dan ditangani hingga disahkan, divisi kedua yaitu divisi finance sebagai pengelola keuangan dimana surat delivery order dicek bukti transfer pemesanan hingga disetujui oleh manajer finance.
