AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017
SISTEM INFORMASI DELIVERY ORDER BBM DI SPBU 54.683.11 ASSALAFI INFORMATION SYSTEM DELIVERY ORDER FUEL OIL AT GAS STATION 54.683.11 ASSALAFI Abd. Ghofur 1) Informatika, AMIK Ibrahimy, Situbondo email:
[email protected]
1) Manajemen
ABSTRAK SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) merupakan salah satu tempat dimana kendaraan bermotor memperoleh bahan bakar. Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah memiliki sebuah perusahaan SPBU dengan nomor 54.683.11. Di SPBU 54.683.11 Assalafi ini data persediaan, pembelian, dan penjualan bahan bakar minyak didapat dari kegiatan transaksi yang terjadi sehari-hari. Karena transaksi yang terjadi setiap hari jumlahnya relative besar, pencatatan dan perhitungannya dilakukan dengan kegiatan pembukuan. Maka pencatatan dan penghitungan tersebut harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Bila pencatatan dan perhitungan tidak dilakukan dengan teliti, maka dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti kehabisan yang tidak dapat diketahui berapa banyak bahan bakar minyak yang harus dibeli untuk pemesanan yang akan datang. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.NET 2008 dan MySQL sebagai databasenya. Inputan program meliputi data petugas, data harga, data stok, data jual, data order, data send, data giro, serta data kas. Setelah semua data telah diolah maka output atau laporan yang dibuat yaitu laporan data kas dan laporan data send. Dengan dibuat sistem informasi yang dapat mengolah dan membuat laporan data kas dan data send BBM di SPBU 54.683.11 Assalafi maka dapat menjawab permasalahan yang ada sehingga dapat membantu pihak SPBU dalam mengolah data delivery order BBM. Kata kunci: Sistem Informasi, Delivery Order, BBM
ABSTRACT Gas Station is a place where which the vehicles are filled with fuel. Salafiyah Syafi'iyah Boarding School has a gas station with the series number 54.683.11. The daily transaction activity in Assalafi 54.683.11 gas station generates inventory data, purchasing data, and sale data of fuel. Since the transactions that occur daily are relatively large, the calculation is made only in a notebook. Therefore the calculation must be done carefully and meticulously. Once the calculation is not done carefully, it can cause a variety of problems, such as unidentified number of fuel sold in one day which consequently causes unidentified number of fuel that must be bought. This information system is created by using programming languages VB.NET 2008 and MySQL as the database. Data inputted in the program includes the data of the clerks, the data of the fuel cost, the data of the fuel stock, the data of the sale, the data of order, the data of delivery, the data of checking and the data of cash. Once the data has been processed, the output or the report is made into cash data report and delivery data report. By creating the information system that can process the data and make the cash reports as well as the delivery data at the gas station 54.683.11 Assalafi then it enables to answer the existing problems and to help the gas station clerks in processing the delivery order of the fuel and gas. Keywords: Information Systems, Delivery Order, Fuel
PENDAHULUAN SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) merupakan salah satu tempat dimana kendaraan bermotor memperoleh bahan bakar. Kebanyakan masyarakat Indonesia menyebutkan dengan sebutan POM bensin. Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah memiliki sebuah perusahaan SPBU dengan nomor 54.683.11. Pada SPBU 54.683.11 Assalafi ini data persediaan, pembelian, dan penjualan bahan bakar minyak didapat dari kegiatan transaksi yang terjadi sehari-hari. Karena transaksi yang terjadi
43
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 setiap hari jumlahnya relative besar, pencatatan dan perhitungannya dilakukan dengan kegiatan pembukuan. Maka pencatatan dan penghitungan tersebut harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Bila pencatatan dan perhitungan tidak dilakukan dengan teliti, maka dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti kehabisan yang tidak dapat diketahui berapa banyak bahan bakar minyak yang harus dibeli untuk pemesanan yang akan datang. Berdasarkan masalah yang sudah dipaparkan diatas, SPBU 54.683.11 Assalafi masih belum memiliki data yang menggunakan bahasa pemrograman, sehingga dibutuhkan program khusus yang dapat mendata pendapatan dan pemesanan BBM yang dilakukan oleh pegawai yang bertugas menggunakan bahasa pemrograman berbasis desktop Visual Basic Net 2008 dan MySQL.[1][2] Untuk itu peneliti memberikan ide untuk membuat sebuah aplikasi yang menginputkan data pendapatan dan pemesanan yang dilakukan SPBU 54.683.11 Assalafi yang menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Net 2008 dan MySQL. KAJIAN PUSTAKA DAN METODE Sistem Informasi Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, Sistem Informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. [3] Delivery Order Delivery Order merupakan salah satu layanan pesan antar barang yang sangat popular. Selain mempermudah konsumen dalam mendapatkan barang, layanan ini juga membantu meningkatkan penjualan bagi perusahaan tersebut, karena kebanyakan masyarakat modern cenderung lebih suka memesan barang untuk diantar ke rumah atau sebuah perusahaan lain daripada membeli langsung datang ke tempat penjualannya.[4] Bahan Bakar Minyak (BBM) Bahan Bakar Minyak merupakan kebutuhan hidup bagi manusia, baik untuk kehidupan transportasi, industri, rumah tangga, pertanian, listrik, pertambangan, maupun sektor lainnya.BBM yang digunakan sehari-hari adalah hasil tambang yang berupa minyak mentah kemudian diproses atau diolah menjadi BBM yang sering kita jumpai, seperti minyak tanah, solar, bensin (premium), pertamax, minyak bakar, avtur.[5] Metode Penelitian Dalam penelitian ini terdapat beberapa tahap metode penelitian untuk mendapatkan informasi terkait ialah sebagai berikut: a. Survey Lapangan Pada tahap ini dilakukan survey lapangan yang ada di SPBU 54.683.11 Assalafi yang berhubungan dengan penjualan, pemesanan BBM dan bagaimana laporan data penjualan dan pemesanan BBM. b. Dokumentasi Pada tahap ini dilakukan pencarian dokumen, data-data yang berkaitan dengan penjualan BBM dan delivery order BBM serta berkas-berkas yang dibutuhkan dalam aplikasi delivery order BBM di SPBU 54.683.11 Assalafi. c. Implementasi Yaitu waktu melakukan pelaksanaan pembuatan tugas akhir ini dilakukan selama 6 bulan. Dalam kurun waktu tersebut telah dilakukan pengumpulan data-data yang ada
44
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 hubungannya dengan tugas akhir mengenai delivery order BBM secara detail sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. d. Uji coba Melakukan tes uji coba program yang telah dibuat dengan menggunakan pengujian white box dan black box untuk mengetahui apakah program tersebut sudah sesuai dengan apa yang telah diharapkan. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis proses Analisis proses bisnis dalam menganalisa proses bisnis yang berjalan didapat beberapa hal sebagai berikut: 1.
Pendataan user Proses pendataan user ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat perubahan pegawai, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan user.
2.
Pendataan harga Proses pendataan harga ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat perubahan harga, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan harga.
3.
Pendataan stok Proses pendataan stok ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat perubahan stok, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan stok.
4.
Pendataan jual Proses pendataan jual ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat mendata hasil penjual tiap harinya, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan jual.
5.
Pendataan giro Proses pendataan giro ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat pihak SPBU mau memesan BBM ke Pertamina, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan giro.
6.
Pendataan kas Proses pendataan kas ini melibatkan kasir, dan proses ini dijalankan saat kasir menginputkan data hasil penjualan tiap harinya di pagi hari, hal ini dilakukan oleh kasir dengan mengisi form-form pada pendataan kas.
7.
Pendataan order Proses pendataan order ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat accounting menerima data yang sudah dii pesan ke pertamina, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan order.
8.
Pendataan send Proses pendataan send ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat accounting menerima data pesanan dari pertamina, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan send.
Context Diagram Adapun context diagaram pada perancangan sistem ini adalah seperti pada gambar 1 berikut.
45
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 0 input_kas KASIR input_giro
lap_kas input_stok SIDO
input_jual
ASDIR lap_do
input_order
ACCOUNTING
input_send
input_harga
+
input_user
Gambar 1. Context Diagram Data Flow Diagram Adapun data flow diagram pada perancangan sistem ini adalah seperti pada gambar 2 berikut.[6] 1 1 input_stok
dt_stok
stok 2
ACCOUNTING
3
user
input_harga input_user
dt_jual
jual
input_jual
MASTER
dt_user
4
harga 5
dt_harga dt_giro
giro input_giro
+ 2
ambil_giro ambil_harga
KASIR
ambil_jual
input_kas
ambil_stok input_order
6
kas
TRANSAKSI
7
dt_kas dt_order
order
input_send
+
8
dt_send
send
3 ambil_send ASDIR
lap_kas ambil_order
LAPORAN lap_do
+
ambil_kas
Gambar 2. Data Flow Diagram Entity Relationship Diagram Pada perancangan entity relationship diagram menggunakan dua perancangan yaitu : 1. Conceptual Data Model Data model secara konseptual dapat dimodelkan seperti pada gambar 3.
46
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 user
Relation_160
id_user username level password
stok id_stok tgl_stok s1_stok s2_stok s3_stok px_stok p1_stok p2_stok
harga kode_harg a jenis_bbm harga
Relation_156 Relation_263
jual
kas
id_jual tgl_jual s1 s2 s3 px p1 p2
Relation_258
g iro
id_kas tgl_kas jenis_kas debet kredit saldo
send
order
id_g iro tgl_g iro stor Relation_259 do pph saldo_g iro
Relation_261
id_order tgl_order p_order bs_order px_order dex_order
id_send tgl_send p Relation_262 bs px dex
Gambar 3. Conceptual Data Model 2.
Physical Data Model Sedangkan data model secara fisik dapat dimodelkan seperti tampak pada gambar 4. USER STOK
ID_USER integer USERNAME varchar(30) ID_STOK integer ID_USER = ID_USER LEVEL varchar(30) ID_USER integer PASSWORD varchar(30) TGL_STOK date S1_STOK varchar(30) ID_KAS = ID_KAS S2_STOK varchar(30) S3_STOK varchar(30) ID_KAS = ID_KAS PX_STOK varchar(30) P1_STOK varchar(30) P2_STOK varchar(30)
KAS ID_KAS TGL_KAS JENIS_KAS DEBET KREDIT SALDO
integer date varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30)
ID_STOK = ID_STOK
STOR TANGKI
HARGA
ID_KAS integer ID_GIRO integer
ID_STOK integer ID_JUAL integer
KODE_HARGA JENIS_BBM HARGA ID_SEND
ID_JUAL = ID_JUAL
integer varchar(20) varchar(30) integer
ID_SEND = ID_SEND
PENDAPATAN JUAL ID_JUAL TGL_JUAL S1 S2 S3 PX P1 P2
integer date varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30)
ID_JUAL integer ID_KAS integer ID_JUAL = ID_JUAL
ID_GIRO = ID_GIRO ID_GIRO = ID_GIRO
PESAN ID_GIRO integer ID_ORDER integer
ID_ORDERID_ORDER = ID_ORDER = ID_ORDER
DO
GIRO ID_GIRO TGL_GIRO STOR DO PPH SALDO_GIRO
ID_SEND = ID_SEND
ID_ORDER integer ID_SEND integer SEND
integer date varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30)
ORDER ID_ORDER TGL_ORDER P_ORDER BS_ORDER PX_ORDER DEX_ORDER
integer date varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30)
ID_SEND TGL_SEND P BS PX DEX
integer date varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(30)
Gambar 4. Physical Data Model Cara Kerja Sistem Cara mengoperasikan program ini kita akan masuk ke form login. Dalam form login ini kita harus memasukkan username dan password yang telah didaftarkan. Setelah masuk ke
47
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 halamn administrator, maka akan tampil menu-menu untuk mengelola content sesuai dengan hak akses pengguna, antara lain : 1. Form input user Admin dapat menginputkan data user pada form input user seperti pada gambar 5;
Gambar 5. Form input user 2. Form input harga Admin dapat menginputkan data harga pada form input harga seperti pada gambar 6;
Gambar 6. Form input harga 3. Form input stok Accounting dapat menginputkan data stok pada form input stok seperti pada gambar 7;
Gambar 7. Form input stok 4. Form input jual Accounting dapat menginputkan data jual pada form input jual seperti pada gambar 8;
48
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017
Gambar 8. Form input jual 5. Form input giro Kasir dapat menginputkan data giro pada form input giro seperti pada gambar 9;
Gambar 9. Form input giro 6. Form input kas Kasir dapat menginputkan data kas pada form input kas seperti pada gambar 10;
Gambar 10. Form Input Kas 7. Form input order Accounting dapat menginputkan data order pada form input order seperti pada gambar 11;
Gambar 11. Form Input Order
49
AiTech Volume 3 No. 1 / April 2017 8. Form input send Accounting dapat menginputkan data send pada form input send seperti pada gambar 12;
Gambar 12. Form Input Send KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil pengujian dapat disimpulkan bahwa kesesuaian yang menyatakan ya 86% dan yang menyatakan tidak mencapai 14%, jadi sistem informasi Delivery Order BBM pada SPBU 54.683.11 Assalafi dapat digunakan sehingga sistem yang di buat dapat membantu di instansi dalam delivery order bahan bakar minyak. Dari penjelasan dan hasil dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Delivery Order BBM di SPBU 54.683.11 Assalafi berhasil di buat dan dapat menyimpan data harga, data user, data send tangki, data order tangki, data stok tangki, data jual tangki, dan sudah terstruktur dalam pendataanya sehingga sistem tersebut dapat membantu SPBU 54.683.11 Assalafi dalam delivery order bahan bakar minyak. Untuk pengembangan lebih lanjut sebaiknya dilakukan analisis lebih mendetail terkait pengembangan sistem ini agar dapat bekerja menjadi lebih baik lagi. DAFTAR PUSTAKA [1] Heni A. Puspitosari, 2011, Pemrograman Web Database dengan PHP & MYSQL, Yogyakarta, Skripta Media Creative. [2] Hendrayudi, 2009. VB 2008 Untuk Berbagai Keperluan Pemrograman. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta. [3] Budi Sutejo Dharma Oetomo, S.Kom, MM. 2006. Perancangan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. [4] Nurul. Farida. 2014. “Sistem Delivery Order Berbasis Android pada AADS Yogyakarta”. Yogyakarta. [5] Urip Sudiman. 2005. Metode Tepat Menghemat Bahan Bakar (Bensin) Mobil. Kawan Pustaka. Jakarta. [6] Homaidi. Ahmad 2014. Pemodelan Sistem Menggunakan Power Designer, Situbondo: AMIKI Press.
50
