Standar Prosedur Operasi
SOP Penanganan Variance Order
1.
No Dok.
: 015/BMI-BP/II/15
Revisi
: 1.0
Tanggal
: 09 Februari 2015
Halaman
: 1 dari 5
Latar Belakang
Dalam kegiatan penyelesaian proyek dapat terjadi perubahan yang menimbulkan perbedaan ruang lingkup pekerjaan atau proyek dari yang telah disepakati bersama dalam Dokumen Kontrak antara Kelompok BMI dengan Customer. Perbedaan ruang lingkup kerja yang terjadi akan mengakibatkan perubahan penggunaan sumber daya (waktu, tenaga, energi, tempat dan biaya) sehingga harus dapat ditagihkan kepada Customer sebagai suatu Variance Order. 2.
Tindakan dan Kebijakan
Perubahan yang menimbulkan perbedaan ruang lingkup pekerjaan dapat disebabkan oleh kondisi sebagai berikut: (a) Adanya permintaan dari Customer (b) Adanya penemuan dari lapangan oleh team pelaksana pekerjaan atau proyek (c) Adanya tambahan ruang lingkup pekerjaan baru Semua perubahan tersebut harus diwujudkan dalam bentuk Design Drawing oleh bagian Engineering-BMI. Setelah Design Drawing selesai dibuat maka harus dibuatkan lembar Persetujuan Perubahan Design Drawing sebagai Variance Order (form E-001.00). Oleh NiagaBMI (Commercial Admin), lembar Persetujuan Perubahan Design Drawing sebagai Variance Order diajukan kepada Customer untuk mendapatkan persetujuan Customer. Setelah diperoleh persetujuan Customer atas Variance Order yang diajukan, oleh Niaga-BMI (Commercial Admin) lembar persetujuan didistribusikan kepada bagian Engineering-BMI, PMT, Legal-BMI dan Finance-BMI. Serah terima menggunakan form Serah Terima lembar persetujuan perubahan Design Drawing sebagai Variance Order (form N-005.00). Dengan diterimanya lembar persetujuan Variance Order, maka tindak lanjut dari masingmasing bagian adalah: - Engineering-BMI : - PMT : - Legal-BMI
:
- Finance-BMI
:
membuat Design Drawing yang sesuai dengan Variance Order, memastikan pengerjaan pekerjaan sesuai Variance Order dan membuat Berita Acara penyelesaian pekerjaannya, memastikan dari sisi hukum kekuatan Variance Order tersebut sehingga dapat ditagihkan kepada Customer (membuat amandemen kontrak jika diperlukan), melakukan penagihan Variance Order kepada Customer dengan dilengkapi dokumen pendukung.
Alur proses monitoring perubahan Design Drawing dan pengurusan Variance Order mengacu kepada diagram alur dalam lampiran berikut.
Prosedur ini berlaku sampai adanya tindakan dan kebijakan baru yang ditetapkan untuk menggantikan tindakan dan kebijakan di atas.
Standar Prosedur Operasi
SOP Penanganan Variance Order
No Dok.
: 015/BMI-BP/II/15
Revisi
: 1.0
Tanggal
: 09 Februari 2015
Halaman
: 2 dari 5
Lampiran:
Flowchart monitoring perubahan Design Drawing untuk mendapatkan persetujuan Variance Order dari Customer
MULAI
Dokumen Kontrak BMI – Customer yang berisi Ruang Lingkup Pekerjaan, Basic Drawing dan Syarat dan Kondisi
Pembuatan Design Drawing oleh Engineering-BMI merujuk kepada Dokumen Kontrak
Tidak
Persetujuan oleh Customer?
Revisi Design Drawing sesuai permintaan Customer
Ya
Komentar atau permintaan dari Customer?
Deviasi Komentar terhadap Dokumen Kontrak?
Ada
Ada
Tidak Registrasi Design Drawing
Serah terima Design Drawing kepada Pelaksana Proyek
STOP
Tidak
Pengajuan Variance Order oleh Niaga-BMI kepada Customer
Tidak
Persetujuan Persetujuan Variance Variance Order Order oleh oleh Customer Customer
Ya
Standar Prosedur Operasi
SOP Penanganan Variance Order
No Dok.
: 015/BMI-BP/II/15
Revisi
: 1.0
Tanggal
: 09 Februari 2015
Halaman
: 3 dari 5
Flowchart Pengurusan Variance Order MULAI
Dokumen Kontrak BMI – Customer yang berisi Ruang Lingkup Pekerjaan, Basic Drawing dan Syarat dan Kondisi
Pembuatan Design Drawing oleh Engineering-BMI merujuk kepada Dokumen Kontrak
Perubahan Design Drawing yang berbeda dengan Dokumen Kontrak
Pengajuan Variance Order oleh Niaga-BMI kepada Customer
Persetujuan Variance Order oleh Customer
Pencatatan dan dokumentasi Variance Order
Distribusi Variance Order kepada Engineering-BMI, PMT, Legal-BMI dan Finance-BMI
STOP
Penyebab perubahan Design Drawing: - Diluar lingkup pekerjaan awal - Adanya permintaan dari Customer - Usulan dari team pelaksana proyek (dilengkapi dengan Site Instruction)
Standar Prosedur Operasi
SOP Penanganan Variance Order
No Dok.
: 015/BMI-BP/II/15
Revisi
: 1.0
Tanggal
: 09 Februari 2015
Halaman
: 4 dari 5
Form No. E-001.00
FORM PERSETUJUAN PERUBAHAN DESIGN DRAWING SEBAGAI VARIANCE ORDER Nama Customer Nama Proyek
: ………………………………………………………………………..………………………………….. : ………………………………………………………………………..………………………………….. ………………………………………………………………………..…………………………………..
Perincian Perubahan Design Drawing : No.
Indeks Gambar
Deskripsi Desain Awal
Diajukan oleh PT Bakrie Metal Industries Engineering
Deskripsi Desain Revisi
Keterangan
Disetujui oleh Customer: Commercial Admin
Sales
CSR/Engineering
Commercial/Procurement
Nama:
Nama:
Nama:
Nama:
Nama:
Tgl.
Tgl.
Tgl.
Tgl.
Tgl.
Standar Prosedur Operasi
SOP Penanganan Variance Order
No Dok.
: 015/BMI-BP/II/15
Revisi
: 1.0
Tanggal
: 09 Februari 2015
Halaman
: 5 dari 5
Form No. N-005.00
FORM SERAH TERIMA PERSETUJUAN PERUBAHAN DESIGN DRAWING SEBAGAI VARIANCE ORDER Dengan ini telah diserahterimakan dokumen lembar Persetujuan Perubahan Design Drawing sebagai Variance Order sebagai berikut: Nama Customer : ………………………………………………………………………..……. Nama Proyek
: ………………………………………………………………………..……. ………………………………………………………………………..…….
Deskripsi Variance Order
:
………………………………………………………………………….…..………………. ………………………………………………………………………….…..………………. ………………………………………………………………………….…..………………. ………………………………………………………………………….…..……………….
Yang Menyerahkan, Niaga-BMI
Yang Menerima, Engineering/PMT/Legal/Finance *)
Nama:
Nama:
Tgl.
Tgl.
*) coret yang tidak perlu
