Manual Prosedur Penanganan Dokumen

Manual Prosedur Penanganan Dokumen

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LPPM) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

Manual Prosedur Penanganan Dokumen Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh

: : : :

00007 02000.04 3 27 Juni 2011 Plh. Kabag. Bagian Tata Usaha

Dikendalikan oleh :

Dra.Liliek Listiowati.MM Sekretaris

Disetujui oleh

Dr. Multifiah, SE.MS. Ketua

:

Prof.Dr.Ir.Siti Chuzaemi, MS.

DAFTAR ISI

Hal. RUANG LINGKUP .................................................................................................... 1 TUJUAN ................................................................................................................... 1 DEFINISI ................................................................................................................... 1 RUJUKAN ................................................................................................................ 2 TANGGUNG JAWAB ................................................................................................ 2 GARIS BESAR PROSEDUR (jenis dokumen : SPK) .................................................. 2 BAGAN ALUR : 1 ..................................................................................................... 4 LAMPIRAN : 1 ......................................................................................................... 5 GARIS BESAR PROSEDUR (jenis dokumen : SP2D) ............................................... 5 BAGAN ALUR : 2 ..................................................................................................... 6 LAMPIRAN : 2 ......................................................................................................... 7 GARIS BESAR PROSEDUR (jenis dokumen : Surat Dinas) .................................... 7 BAGAN ALUR : 3 ..................................................................................................... 8 LAMPIRAN : 3 ......................................................................................................... 9

i

RUANG LINGKUP : Prosedur Penanganan Dokumen terkait program Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat ini diterapkan pada Sub. Bagian Umum, mencakup penerimaan, pencatatan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan (pengarsipan). TUJUAN : 1. Membantu Pimpinan sebagai bahan acuan penyusunan Laporan tahunan baik dalam RAPIM UB maupun Laporan tahunan Ketua LPPM, penyusunan program LPPM dan lainlain. 2. Membantu Pimpinan untuk mencari kembali dengan cepat dan tepat, apabila ada dokumen-dokumen yang diperlukan. DEFINISI : 1. Penanganan adalah kegiatan-kegiatan administratif dalam menangani daftar proposal diterima meliputi pencatatan/pengagendaan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan. 2. Dokumen adalah segala bentuk surat yang berisikan hal-hal terkait dengan pelaksanaan program Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat baik menyangkut persyaratan, jadwal kegiatan evaluasi, monitoring maupun pembiayaan pelaksanaannya, yang dibagi menjadi 3 (tiga) jenis dokumen, sebagai berikut : a. SPK (Surat Perintah Kerja) adalah surat yang berisikan kerjasama antara LPPM dengan institusi/lembaga lain (negeri/swasta) untuk melaksanakan program Penelitian /Pengabdian kepada Masyarakat. b. SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) adalah surat berasal dari penyandang dana yang berisikan pemberitahuan pembayaran dana pelaksanaan program Penelitian /Pengabdian kepada Masyarakat untuk setiap tahap pembayaran. c. Surat Dinas adalah semua surat yang berhubungan dengan segala sesuatu kedinasan sesuai Tupoksi LPPM UB. 3. Sub. Kontrak adalah surat yang berisi kontrak kerjasama antara LPPM dengan pihak Peneliti/Ketua Pelaksana dalam suatu pelaksanaan program Penelitian/Pengabdian kepada masyarakat untuk jangka waktu tertentu. 4. Sub. Bagian Umum adalah salah satu Sub. Bagian dari Bagian Tata Usaha di lingkungan LPPM UB yang melaksanakan tugas penanganan dokumen terkait program Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat. 5. Pimpinan LPPM adalah semua unsur Pimpinan yaitu Ketua, Wakil Ketua (Bidang Penelitian maupun Bidang Pengabdian kepada Masyarakat), dan Sekretaris. RUJUKAN : Surat Keputusan Rektor UB Nomor : 074 / SK / 2006 Tanggal : 1 Juni 2006 Tentang : Organisasi dan Tata Kerja Universias Brawijaya

1

TANGGUNG JAWAB : 1. Ketua LPPM bertanggung jawab mengetahui semua dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan program Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat. 2. Sekretaris LPPM bertanggung jawab mengetahui semua dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan program Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat. 3. Kepala Sub. Bagian Umum bertanggung jawab menerima dokumen setelah diketahui oleh Pimpinan LPPM, selanjutnya melakukan penyimpanan. 4. Kepala Sub. Bagian Data dan Informasi bertanggung jawab menerima fotocopy dokumen setelah diketahui oleh Pimpinan LPPM, selanjutnya melakukan penyimpanan. 5. Kepala Sub. Bagian Program bertanggung jawab menerima fotocopy dokumen setelah diketahui oleh Pimpinan LPPM, selanjutnya menyusun Sub. Kontrak. 6. Kepala Sub. Bagian Keuangan bertanggung jawab menerima fotocopy dokumen setelah diketahui oleh Pimpinan LPPM, selanjutnya melakukan penyimpanan. GARIS BESAR PROSEDUR : Jenis Dokumen  SPK 1. Kepala Sub. Bagian Umum menerima SPK melalui surat/download dari internet/faximile program penelitian/pengabdian kepada masyarakat dari penyandang dana, mencatat dan menyampaikan kepada Pimpinan LPPM (Ketua LPPM) setelah diberikan kartu kendali surat. 2. Ketua LPPM memberikan disposisi dalam lembar disposisi/kendali, dan segera diturunkan kepada Kepala Sub. Bagian Umum untuk dimintakan verifikasi Sekretaris LPPM. 3. Kepala Sub. Bagian Umum menerima SPK yang telah diverifikasi Sekretaris LPPM dan diketahui Kabag. Tata Usaha LPPM, untuk diproses lebih lanjut. 4. Kepala Sub. Bagian Program setelah menerima fotocopy SPK program Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat yang diterima dari Kepala Sub. Bagian Umum, melakukan penyusunan Sub. Kontrak yang akan ditanda tangani oleh Peneliti/Ketua Pelaksana pada saat menerima dana (Tahap I). 5. Kepala Sub. Bagian Data dan Informasi menerima fotocopy SPK program Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat yang diterima dari Kepala Sub. Bagian Umum, untuk bahan penyusunan database SPK. 6. Kepala Sub. Bagian Keuangan menerima SPK program Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat yang diterima dari Kepala Sub. Bagian Umum dan mengarsipkannya sebagai arsip dokumen SPK.

2

BAGAN ALUR : 1

Mulai

Subbag. Umum Kepala/Staf

Menerima SPK dari Penyandang Dana melalui surat dinas/faximile, mencatat dan memberi kartu kendali

Ketua LPPM

Mengoreksi dan memberi disposisi tindak lanjutnya

Sekretaris LPPM

Memverifikasi sesuai disposisi dari Ketua LPPM

Kepala Bagian Tata Usaha

Mengetahui dan memberi catatan penting

Subbag. Umum Satf

Melakukan proses sesuai disposisi dan catatan dari KTU/menggandakan (fotocopy), dan mengirim.

Subbag. Program Kepala/Staf

Menerima SPK asli dan meyusun Sub. Kontrak

Subbag. Data & Informasi Kepala/Staf Subbag. Keuangan Kepala/Staf

Daftar agenda Surat Masuk Kode Petunjuk SPK

Arsip/Fotocopy SPK (00007 04000.04.2) SPK Asli (00007 04000. 04.3) Sub. Kontrak Penelitian & PKM (00007 04000.04.4)

Menerima fotocopy SPK

Arsip SPK (00007 04000.04.5)

Menerima fotocopy SPK

Arsip SPK (00007 04000.04.6)

Selesai

3

LAMPIRAN : 1 DAFTAR NOMOR DOKUMEN No.

NAMA

TERSIMPAN DI Sub Bag. Umum

00007 04000.04.1

KODE

1.

Daftar agenda surat masuk kode Petunjuk SPK

2.

Arsip fotocopy SPK

Sub Bag. Umum

00007 04000.04.2

3.

Arsip SPK asli

Sub Bag. Program

00007 04000.04.3

4.

Sub Kontrak sebelum ditanda tangani oleh peneliti/ketua pelaksana

Sub Bag. Program

00007 04000.04.4

5.

Arsip SPK

Sub Bag. Data & Informasi

00007 04000.04.5

6.

Arsip SPK

Sub Bag. Keuangan

00007 04000.04.6

GARIS BESAR PROSEDUR : Jenis dokumen : SP2D 1. Kepala Sub. Bagian Umum menerima SP2D melalui surat/download dari internet/faximile program Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat dari penyandang dana, mencatat dan menyampaikan kepada Pimpinan LPPM (Ketua LPPM) setelah diberikan kartu kendali surat. 2. Ketua LPPM memberikan disposisi dalam kartu kendali, dan segera disampaikan kepada Kepala Sub. Bagian Umum untuk dimintakan verifikasi Sekretaris LPPM. 3. Kepala Sub. Bagian Umum menerima SP2D yang telah diverifikasi Sekretaris LPPM dan diketahui Kabag. Tata Usaha LPPM, untuk diproses lebih lanjut. 4. Kepala Sub. Bagian Program setelah menerima fotocopy SP2D program Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat yang diterima dari Kepala Sub. Bagian Umum. 5. Kepala Sub. Bagian Keuangan menerima SP2D program Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat yang diterima dari Kepala Sub. Bagian Umum, memproses lebih lanjut ke Universitas Brawijaya.

4

BAGAN ALUR : 2

Mulai

Subbag. Umum Kepala/Staf

Menerima SP2D dai Penyandang Dana melalui surat dinas/faximile, mencatat dan memberi kartu kendali

Ketua LPPM

Mengoreksi dan memberi disposisi tindak lanjutnya

Sekretaris LPPM

Memverifikasi sesuai disposisi dari Ketua LPPM

Kepala Bagian Tata Usaha

Mengetahui dan memberi catatan penting

Subbag. Umum Staf

Melakukan penggandaan dan menyimpan

Daftar agenda Surat Masuk Kode Petunjuk SP2D

Arsip SP2D (fotocopy) (00007 04000.04.8)

Subbag. Program Kepala/Staf

Menerima SP2D asli dan memproses ke Kasubbag.Keuangan UB

Permohonan Pencairan (00007 04000.04.9)

Subbag. Data & Informasi Kepala/Staf

Menerima pemberitahuan pencairan dana (Thp. I =70%) dan mengundang Peneliti dan Ketua Pelaksana

Undangan ke Peneliti (00007 04000.04.10)

Subbag. Keuangan Kepala/Staf

Melakukan pembayaran dana kepada Peneliti/Ketua Pelaksana

Kuitansi tanda terima Thp.I=70% (00007 04000.04.11)

Selesai

5

LAMPIRAN : 2 DAFTAR NOMOR DOKUMEN No.

TERSIMPAN DI

NAMA

KODE

1.

Daftar agenda surat masuk kode petunjuk SP2D

Sub Bag. Umum

00007 04000.04.7

2.

Arsip SP2D (fotocopy)

Sub Bag. Umum

00007 04000.04.8

3.

Permohonan Pencairan Dana

Sub Bag. Keuangan

00007 04000.04.9

4.

Undangan kepada peneliti

Sub Bag. Program

00007 04000.04.10

5.

Kuitansi tanda terima , tahap I

Sub Bag.Keuangan

00007 04000.04.11

GARIS BESAR PROSEDUR : Jenis dokumen : Surat- surat Dinas 1. Ka.Sub.Bag.Umum menerima surat-surat dinas melalui pos/download dari internet/ faximile, mencatat dan diberi kartu kendali surat kemudian menyampaikan kepada Pimpinan LPPM (Ketua LPPM). 2. Ketua LPPM memberikan disposoisi dalam kartu kendali, dan segera disampaikan kepada Ka.Sub.Bag.Umum untuk dimintakan verifikasi Sekretaris LPPM. 3. Ka.Sub.Bag.Umum menerima surat-surat dinas yang telah diverifikasi Sekretaris LPPM dan diberi catatan oleh KTU LPPM, untuk diproses lebih lanjut. 4. Ka.Sub.Bag.Umum melakukan penggandaan dan mengirim kepada tujuan surat-surat dinas, atau menyusun konsep surat balasan/surat jawaban diajukan ke KTU. 5. KTU mengoreksi dan jika sudah benar lalu diverifikasi/di paraf. 6. Ka.Sub.Bag.Umum menerima konsep surat balasan/jawaban dari KTU dan mengajukan ke Ketua LPPM untuk ditanda tangani dan selanjutnya dilengkapi, kemudian dikirim melalui pos / langsung/ faximile.

6

BAGAN ALUR : 3 Mulai

Subbag. Umum Kepala/Staf

Menerima Surat-surat Dinas melalui Surat/Faximile, mencatat dan memberi kartu kendali

Daftar agenda Surat Masuk Kode Petunjuk tertentu (00007.04000.04.12) Lembar disposisi surat (00007 04000.04.13)

Ketua LPPM

Memberikan disposisi berisikan : “untuk ditindak lanjuti/lain-lain”

Sekretaris LPPM

Memverifikasi sesuai disposisi dari Ketua LPPM

Kepala Bagian Tata Usaha

Mengetahui dan memberi catatan : “arsip/proses/digandakan”

Subbag. Umum Kepala/Staf

Melakukan penggandaan, mengirim/ membuat balasan dan menyimpan

Subbag. Program Kepala

Menerima fotocopy surat-surat dinas berisi hal-hal terkait adm. program

Subbag. Data & Informasi Kepala

Menerima fotocopy surat-surat dinas berisi hal-hal terkait adm. Data dan Informasi

Subbag. Keuangan Kepala/Staf

Menerima fotocopy surat-surat dinas berisi hal-hal terkait adm. Keuangan

Kepala Pusat Penelitian/ Pengembangan

Menerima fotocopy surat-surat dinas berisi hal-hal terkait adm.Pusat-pusat

Selesai

7

Daftar Arsip Surat Dinas (00007 04000.04.14) Bukti Pengiriman (buku ekspedisi) (00007 04000.04.15)

LAMPIRAN : 3 DAFTAR NOMOR DOKUMEN No.

NAMA

TERSIMPAN DI Sub Bag. Umum

00007 04000.04.12

KODE

1

Daftar agenda surat masuk kode petunjuk tertentu

2

Lembar disposisi surat

Sub Bag. Umum

00007 04000.04.13

3

Daftar Arsip surat dinas

Sub Bag. Keuangan

00007 04000.04.14

4

Bukti pengiriman (buku ekspedisi)

Sub Bag. Umum

00007 04000.04.15

8