PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
03 Halaman: 1 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
SOP-UMG-G7.1
Judul:
SPPD REKTORAT 1.0
Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa SPPD Rektorat sesuai ketentuan.
2.0
Ruang Lingkup Prosedur ini menunjukkan bahwa proses SPPD Rektorat mulai dari pembuatan surat tugas rektorat sampai proses pencairan dana.
3.0
Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
Jabatan
Dibuat oleh:
Diperiksa oleh:
Disetujui oleh:
Kabag. KESEKRETARIATAN
REKTOR
QMR
20-12-2016
26-12-2016
02-02-2017
Tanda Tangan
Tanggal
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
SOP-UMG-G7.1
Judul:
SPPD REKTORAT
Rev #:
03 Halaman: 2 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
REKTORAT
SURAT TUGAS UNTUK REKTORAT
SURAT TUGAS
KESEKRETARIATAN
SURAT TUGAS UNTUK REKTORAT
SURAT TUGAS
SARPRAS
PENERIMAAN SURAT (SATU SET SURAT)
SURAT
PERSONALIA/ FO
PENERIMAAN SURAT (SATU SET SURAT)
SURAT
B.KEU
PROSES PENCAIRAN DANA
DANA SPPD
SELESAI
CAT: 1. Lembar Pengajuan Pinjam Mobil. 2. Surat Undangan & Jadwal Acara. 3. Lembar Permohonan Perhitungan SPPD. 4. spp (Surat Permintaan Pembayaran SPPD).
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
SOP-UMG-G7.1
Judul:
SPPD REKTORAT 4.0
Catatan
5.0
Definisi dan Daftar Singkatan
6.0
Dokumen Pendukung No
Nomor
Judul Dokumen
Dokumen
1.
-
2.
-
3.
-
7.0
Daftar Kode Form dan Kartu
8.0
Catatan Perubahan No
03 Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
Perubahan
Tanggal Efektif
1.
Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008
02-01-2015
2.
Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015
02-02-2017
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
03 Halaman: 1 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
SOP-UMG-G7.2
Judul:
SURAT KELUAR REKTORAT 1.0
Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat keluar Rektorat sesuai ketentuan.
2.0
Ruang Lingkup Prosedur ini menunjukkan bahwa proses surat keluar Rektorat mulai dari disposisi/ perintah buat surat sampai pengiriman surat sesuai tujuan.
3.0
Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
Jabatan
Dibuat oleh:
Diperiksa oleh:
Disetujui oleh:
Kabag. KESEKRETARIATAN
REKTOR
QMR
20-12-2016
26-12-2016
02-02-2017
Tanda Tangan
Tanggal
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
SOP-UMG-G7.2
Judul:
SURAT KELUAR REKTORAT REKTOR
DISPOSISI/ PERINTAH MEMBUAT SURAT
SURAT
KESEKRETARIATAN MENGKONSEP SURAT DINAS/ SURAT KELUAR REKTORAT SURAT
CAT 1: 1. Lembar Pengajuan Pinjam Mobil. 2. Surat Undangan & Jadwal Acara. 3. Lembar Permohonan Perhitungan SPPD. 4. spp (Surat Permintaan Pembayaran SPPD).
KESEKRETARIATAN PEMBERIAN NOMOR SURAT & PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA SURAT KELUAR SURAT
KESEKRETARIATAN
PENANDATANGANAN OLEH PIMPINAN/ REKTOR
SURAT
KESEKRETARIATAN SURAT DINAS/ SURAT KELUAR REKTORAT DIBUAT RANGKAP SESUAI KEBUTUHAN SURAT
KESEKRETARIATAN
PENGIRIMAN SURAT SESUAI DENGAN TUJUAN
SURAT
SELESAI
CAT 2: 1. Arsip. 2. Tembusan. 3. Tujuan Surat
Rev #:
03 Halaman: 2 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
SOP-UMG-G7.2
Judul:
SURAT KELUAR REKTORAT 4.0
Catatan
5.0
Definisi dan Daftar Singkatan
6.0
Dokumen Pendukung No
Nomor
Judul Dokumen
Dokumen
1.
-
2.
-
3.
-
7.0
Daftar Kode Form dan Kartu
8.0
Catatan Perubahan No
03 Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
Perubahan
Tanggal Efektif
1.
Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008
02-01-2015
2.
Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015
02-02-2017
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
03 Halaman: 1 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
SOP-UMG-G7.3
Judul:
SURAT MASUK EKSTERNAL 1.0
Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk eksternal sesuai ketentuan.
2.0
Ruang Lingkup Prosedur ini menunjukkan proses surat masuk eksternal mulai dari penerimaan surat eksternal sampai pendistribusian surat.
3.0
Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
Jabatan
Dibuat oleh:
Diperiksa oleh:
Disetujui oleh:
Kabag. KESEKRETARIATAN
REKTOR
QMR
20-12-2016
26-12-2016
02-02-2017
Tanda Tangan
Tanggal
Dokumen #:
PROSEDUR KERJA
SOP-UMG-G7.3
Judul:
SURAT MASUK EKSTERNAL SATPAM UMG PENERIMAAN SURAT EKSTERNAL SURAT
SATPAM UMG PENCATATAN DALAM BUKU EKSPEDISI SURAT
KESEKRETARIATAN IDENTIFIKASI SURAT (PEMERIKSAAN KEBENARAN ALAMAT TUJUAN)
SURAT
T
SESUAI? Y
KESEKRETARIATAN PENANDATANGANAN BUKU EKSPEDISI, TULIS TANGGAL DAN JAM TERIMA SURAT
SURAT
KESEKRETARIATAN
KESEKRETARIATAN
KESEKRETARIATAN
MEMBUKA DAN MELIHAT SIFAT KEPENTINGAN SURAT
MENGKLASIFIKASI SURAT (SURAT UNTUK REKTORAT/ SURAT UNTUK UNIT LAIN)
PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA HARIAN SURAT (TULIS TANGGAL DAN JAM TERIMA SURAT)
SURAT
SURAT
SURAT
KESEKRETARIATAN
STAF BAU
PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA MASUK
EKSPEDISI SURAT MASUK EKSTERNAL UNTUK UNIT LAIN
SURAT
SURAT
KESEKRETARIATAN PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA MASUK
SURAT
KESEKRETARIATAN PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA MASUK
SURAT
KESEKRETARIATAN
PENDISTRIBUSIAN
SURAT
SELESAI
Rev #:
03 Halaman: 2 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
SOP-UMG-G7.3
Judul:
SURAT MASUK EKSTERNAL 4.0
Catatan
5.0
Definisi dan Daftar Singkatan
6.0
Dokumen Pendukung No
Nomor
Judul Dokumen
Dokumen
1.
-
2.
-
3.
-
7.0
Daftar Kode Form dan Kartu
8.0
Catatan Perubahan No
03 Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
Perubahan
Tanggal Efektif
1.
Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008
02-01-2015
2.
Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015
02-02-2017
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
03 Halaman: 1 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
SOP-UMG-G7.4
Judul:
SURAT MASUK INTERNAL 1.0
Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk internal sesuai ketentuan.
2.0
Ruang Lingkup Prosedur ini menunjukkan proses surat masuk internal mulai dari penerimaan surat dari unit sampai pengarsipan.
3.0
Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
Jabatan
Dibuat oleh:
Diperiksa oleh:
Disetujui oleh:
Kabag. KESEKRETARIATAN
REKTOR
QMR
20-12-2016
26-12-2016
02-02-2017
Tanda Tangan
Tanggal
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
SOP-UMG-G7.4
Judul:
SURAT MASUK INTERNAL
03 Halaman: 2 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
KESEKRETARIATAN PENERIMAAN SURAT DARI UNIT SURAT
KESEKRETARIATAN IDENTIFIKASI SURAT (PEMERIKSAAN KEBENARAN ALAMAT TUJUAN)
SURAT
T
SESUAI? Y
KESEKRETARIATAN MEMBUKA DAN MELIHAT SIFAT KEPENTINGAN SURAT
SURAT
KESEKRETARIATAN PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA MASUK SURAT INTERNAL
SURAT
KESEKRETARIATAN MELAMPIRI SURAT MASUK DENGAN LEMBAR DISPOSISI SURAT & LEMBAR DISPOSISI
KESEKRETARIATAN
PENGARSIPAN
KESEKRETARIATAN T
SESUAI?
Y
MENGKLASIFIKASI SURAT
SURAT
SURAT
KESEKRETARIATAN
MENGKLASIFIKASI SURAT
SURAT
KESEKRETARIATAN SURAT DINAS/ SURAT KELUAR REKTORAT
SURAT
SELESAI
CAT: 1. Surat disposisi. 2. Surat jawaban. 3. Surat tugas. 4. Surat keputusan.
PROSEDUR KERJA
Dokumen #:
Rev #:
SOP-UMG-G7.4
Judul:
SURAT MASUK INTERNAL 4.0
Catatan
5.0
Definisi dan Daftar Singkatan
6.0
Dokumen Pendukung No
Nomor
Judul Dokumen
Dokumen
1.
-
2.
-
3.
-
7.0
Daftar Kode Form dan Kartu
8.0
Catatan Perubahan No
03 Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017
Perubahan
Tanggal Efektif
1.
Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008
02-01-2015
2.
Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015
02-02-2017
