2012.03.12.
ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 2. ea.: Projekt Ciklus Menedzsment (PCM) • • • • •
Projektek életciklusa Projektek bonyolításának folyamata PCM elvárások PCM funkciók PCM modell
PROJEKT ÉLETCIKLUS (3-4)
PROJEKT ÉLETCIKLUS (1-2) Négy (4) fázis: 1) Kezdeményezési (koncepcionális) fázis • Ötlet/igény felmerülése • Projektjavaslat elkészítése • Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése 2) Tervezési fázis • Projekt célok definiálása • Projekt menedzsment létrehozása • Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrácója minőségi- ill. biztonsági előírásokkal, adminisztrációval • Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése
Projektfolyamat
3) Végrehajtási (implementációs) fázis • Tervek „üzembehelyezése” • Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása • Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerint reviziója 4) Lezáró (befejező) fázis • Projekt komplettálása • Átadás • Projekt kiértékelése • Disszemináció • Fenntarthatóság • Nyomonkövetési feladatok (`follow-up`)
Projekt előkészítés (O. fázis)
Projekt tervezés (1. fázis)
1
2012.03.12.
Megvalósítás (2. fázis)
Bevezetés (3. fázis)
Lezárás (4. fázis)
A PROJEKT FOLYAMATA
• • • • • • • • • • •
EU PCM (Projekt Ciklus Menedzsment)
A PROJEKTEK BONYOLÍTÁSÁNAK 6 FÁZISA 1. 2. 3. 4. 5.
Lelkesedés Illúziók elvesztése Pánik Bűnösök keresése Az ártatlanok és lelkesedők megbüntetése 6. A projektben közvetlenül részt nem vevők kitüntetése, megjutalmazása
Igény felmerülése és pontosítása Megállapodás a célokban Projekt team megalakítása Megbízás a projektterv elkészítésére A projektfolyamat megtervezése Költség- és időterv Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése Terv elfogadása Megvalósítás –Monitoring és kontrolling Értékelés
• •
•
Az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből fejlődött ki. Az Európai Bizottság a projekttervezés és -irányítás minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. A PCM-re a szektorális megközelítés, a kereslet-vezérelt megoldások, a fejlett elemzési technikák, a cél-orientált tervezés, mérhető hatások, a minőség hangsúlyozása, a fenntarthatóság figyelembe vétele és az egységes formátumok jellemzőek. HEFOP 3.3.1.
2
2012.03.12.
PCM elvárások II.
PCM elvárások I. 1. Relevancia – a projektek kapcsolódnak a szektorális, nemzeti és közösségi célkitűzéshez – a kedvezményezettek már a kezdetektől részt vesznek a tervezési folyamatban – alapos a problémaelemzés – a célokat világosan meghatározták a célcsoportok számára kínált előnyök formájában
HEFOP 3.3.1.
2. Megvalósíthatóság – a célkitűzések logikusak és mérhetőek – számba veszi a kockázatokat és feltételezéseket és a végrehajtó intézmények kapacitását – a monitoring releváns célokra koncentrál 3. Fenntarthatóság – a fenntarthatóságot befolyásoló tényezőkkel a projekttervezés részeként foglalkoznak – az elemzések és értékelések eredményeit felhasználják és figyelembe veszik a tervezés során
A PCM alapelvei II.
A PCM alapelvei I. 1. A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása, amely strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. 2. Részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén. 3. Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a projekttervezés során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében.
4. Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás során. 5. Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel; biztosítja, hogy a projektmunkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek; és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a projekt teljes időtartama alatt.
ELVÁRÁS ÉS GYAKORLAT
A PCM ELTERJEDÉSÉNEK INDOKAI Tapasztalatok:
• zavaros stratégiai keretek • kínálat-vezérelt projektek (arra írunk projektet, amire pénz van) • gyenge helyzetelemzés • tevékenységorientált tervezés • mérhetetlen hatások • célcsoportok igényeinek figyelmen kívül hagyása • rövid távú gondolkodás • nem várt kockázatok • eredmények követhetetlensége • a költségek nem álltak arányban a kapott előnyökkel • tapasztalatok beépülésének hiánya • pontatlan projektdokumentumok
A PCM előnyei:
A.
Kínálat vezérelt gondolkodásmód:
B. Projekt alapú gondolkodásmód:
• strukturált megjelenés
EU
• kereslet-vezérelt megoldások
Találtunk egy pályázati kiírást
Azonosítottunk egy valós problémát
Megnézzük, hogy megfelelünk-e a jogosultsági kritériumoknak
Van kidolgozott projektjavaslatunk
• fejlett elemzés • cél-orientált tervezés • mérhető hatások • hangsúly a minőségen • összpontosítás a fenntarthatóságra 1992
Megvizsgáljuk a pénzügyi kereteket
• standard formátum
… és nálunk mi a helyzet?
Ha minden kedvező kreálunk egy problémát és arra készítünk egy projektet (pályázat) Megvalósítjuk a projektet úgy, hogy „jusson is maradjon is”.
Forrásokat és finanszírozási formákat keresünk és találunk pl. pályázat Az érintettek bevonásával megírjuk a pályázatot Az érintettek bevonásával megvalósítjuk a projektet
3
2012.03.12.
PROJEKT CIKLUS
A PCM MINT MEGVALÓSÍTÁSI ESZKÖZ
1. Programozás: országos, szektorális tervezés 2. Identifikáció: projektötlet és fejlesztési
• Cél: – az érintettek hozzák meg a döntéseket
tevékenység meghatározása
Programozás Értékelés
3. Kidolgozás: projektterv elkészítése,
– a döntések releváns információkra épüljenek • a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell • a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe
megvalósíthatóság elemzése, relevancia elemzése
4. Finanszírozás: finanszírozó azonosítása, döntése
Identifikáció Megvalósítás
5. Végrehajtás: megvalósítás, támogatási szerződés alapján
Kidolgozás Finanszírozás
6. Értékelés: előzetes - közbenső - utólagos
Projekttervezés a tevékenységek rendszerében
Projekt menedzsment funkciók I. 1. Projektek tervezése z A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi z Jellemző a kettős feladat: z A megtervezendő objektum, vagy rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével z Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása 2. Projektek szervezése z Team építés és fejlesztés z A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)
3. Projektek koordinálása Kitűzött határidők betartása Információáramlás biztosítása 4. Projektek irányítása z A munkálatok terv szerinti lebonyolítása 5. Projektek ellenőrzése és nyomon-követése z A projekt futását folyamatosan követő tevékenység z Egyaránt ki kell terjednie mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra
ELŐKÉSZÍTÉS
EREDMÉNY
Projekt menedzsment funkciók II.
A PCM egyszerűsített modellje
MÓDSZER
z
FELADAT
z
Kiindulópont: Ötlet, lehetőség, kezdeményezés
TERVEZÉS
Koncepció
VÉGREHAJTÁS
Zárópont Végeredmény (végtermék)
Terv
Elemzés • A partnerek meghatározása • Helyzetelemzés • Probléma meghatározása • Célkitűzések, célok hierarchiája • Stratégiák elemzése
Projekt elemeinek meghatározása • Tevékenységstruktúra tervezése • Időterv készítése • Költségek és ráfordítások tervezése • A terv finomítása • Kockázatelemzés
Megvalósítás • Monitoring • Nyomkövetés • Beavatkozás • Kommunikáció • Projekt zárása
• Műhelymunka, szeminárium • Ötletroham • SWOT elemzés • Problémafa • Célfa • Logframe mátrix
• Tevékenységfa • Gantt diagram • Logframe mátrix • Indikátorok
• Gantt diagram • Visszacsatolás formális és informális elemei • Kommunikációs módszerek
4
2012.03.12.
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA •
•
A Projektciklus menedzsment (Project Cycle Management) az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből fejlődött ki. Az Európai Bizottság a projekttervezés és -irányítás minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. Az EU által elvárt és javasolt - PCM alapelveit a következőképpen foglalhatjuk össze: – A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása, amely strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. – A részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén. – Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a tervezés során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében. – Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás folyamatában. – Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel, biztosítja, hogy a projekt-munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek, és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a projekt teljes időtartama alatt.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI • • •
Ismertesse a projektciklus (PCM) alapelveit! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment egyes fázisait! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment funkcióit és tevékenységi rendszerét!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 3. ea.: Projektek szervezete • •
Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: A projektmenedzsment alapjai Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: PCM elvárások, PCM modell
5
