Projektek tervezése és fejlesztése Gyakorlati tanácsok

KÉT ORSZÁG, EGY CÉL, KÖZÖS SIKER

Projektek tervezése és fejlesztése Gyakorlati tanácsok

European Regional Development Fund

Hungary-Romania Cross-border Cooperation Programme 2007-2013 Joint Technical Secretariat

A Projekt

Projekt - Definíció: Egy megtervezett tevékenység-sorozat, mely előre meghatározott célok elérésének érdekében különböző tevékenység megvalósítását feltételezi, bizonyos, a megvalósításhoz szükséges erőforrások felhasználásával (pénz, munkaerő, anyag, előírások, kommunikáció, energia, know-how, stb.)



A projekt tervezése Miért? – szükségletek, problémák, kiaknázatlan adottságok Kinek? – célcsoport Mit? – eredmények, outputok Hogyan? – erőforrások (humán, pénzügyi), tevékenységek, metodológia Mikor? – ütemezés, megvalósítási időtartam European Regional Development Fund


Miért és mikor tervezzünk projektet? • Mert a szervezet által megcélzott társadalmi rétegek (célcsoportok) igényeit elégíti ki • Összhangban van a szervezeti célokkal • A szervezet működési területén fellépő problémákra keres megoldást, ott kell megvalósítani • A projektcélok összhangban vannak a HU-RO 2007-2013 Program céljaival European Regional Development Fund


Miért és mikor tervezzünk projektet? • Közös projekt, mindkét ország számára előnyökkel • A szervezeti kapacitások rendelkezésre állnak (jó esetben tapasztalat is) • A pályázó motivált •

Van egy tiszta elképzelés az elérendő célokról



Mikor jó a tervezett projektötlet? Amikor a pályázók: • Azonosították és elemezték jelen állapot és az elérendő állapot közötti tényezőket (bármi is legyen a fejlesztés tárgya)

• Van egy átgondolt elképzelésük arról, hogy ezek hogyan és milyen erőforrásokkal valósíthatóak meg



Mikor jó a tervezett projektötlet? • Továbbá meggyőződtek a következőkről: -a projekt határon átnyúló problémákra keres választ és a hatásai is határon átnyúlóak lesznek -Az ötlet és a meghatározott projektcél összhangban van a programmal és annak céljaival -Az ötlet összhangban van a pályázati kiírással: beavatkozási terület, költségvetés, időtartam European Regional Development Fund


tevékenységek

költségvetés

időrend



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése • Partnerek bevonása szükséges már a tervezési és előkészítési fázisban • Fontos az információgyűjtés az átfedések, megkettőződések elkerülése érdekében! • Hangsúly helyezése a pályázat megfelelő kidolgozására!



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 1. Célok meghatározása - tükrözi a kívánatos állapotot és a határon átnyúló hatást - összhangban van az OP-val és a kiírás céljaival - számszerűsíthető és mérhető eredményeken alapszik



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 2. Indokoltság • a kiinduló gazdasági-társadalmi környezetének jellemzése, a problémák, hiányosságok körvonalazása • indokoljuk meg, hogy miért, és milyen irányba akarjuk ezt a környezetet megváltoztatni és ez miért fontos, hasznos, szükséges • mutassuk be a projekt előzményeit, azokat a tényezőket és fejleményeket, melyek a jelenlegi helyzet kialakulásához vezettek • írjuk le, hogy milyen adottságokat rejteget a környezet és mik akadályozzák ezen adottságok kiaknázását • utaljunk: statisztikai adatokra, gazdasági, társadalmi elemzésekre, tanulmányokra, a projektet megalapozó kutatásokra, felmérésekre, ezekkel kapcsolatos információ forrására European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 3. Projekt - eredményeinek, hatásainak meghatározása: - Mérhető és átlátható, hozzáférhető, releváns - A kimenetek és eredmények közti kapcsolat látható - Indikátorok: - az átfogó célokat hatásindikátorok - konkrét célt az eredmény indikátorok - az eredmények mérését az output indikátorok biztosítják European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 4. Célcsoportok meghatározása: - Kik azok a társadalmi rétegek melyek helyzete pozitívan fog változni a projektünk megvalósításának erdeményeképpen? - Szükséglet és igény felmérés - A célcsoportokból melyek azok akikre közvetlenül hat a projekt és kikre hat közvetetten - A célcsoportokat már be lehet vonni a projekt előkészítésébe is



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 5. Partnerség erősítése • közeli, szoros együttműködés • projekt-találkozók • kulcsszemélyzet tervszerű, rendszeres egyeztetései (projekt menedzser, pénzügyi menedzser, technikai személyzet) • szerepek és felelősségi körök tisztázása a projekt tervezésekor



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 6. Tevékenységek tervezése: • A tevékenységek során jönnek létre a tervezett eredmények, valamint a tervezett projectcél • Koherens tervezés, a tevékenységekből következtetni lehessen az eredményekre • Ésszerű időrend • Konzultáció az adott komponens szakértőivel/felelőseivel (pl.mérnök – építési beruházás költségvetéséhez, időzítéséhez.) European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 7. Operatív tervezés: humánerőforrás-terv, pénzügyi terv, ütemterv • Az egyes tevékenységekhez tartozó pontos lépések meghatározása: sorrendiség, elő feltételezettség, időtartam, a megvalósításhoz szükséges pénzügyi és humán erőforrások • Különböző komponensek összhangja (technikai-tartalmi elemek beruházási részeknél, eszközbeszerzések, oktatási program-tervezet, stb.) - Integráljuk, kössük össze a komponenseket (egy egységes projektnek kell lennie) - A tevékenységek mind egyazon cél elérése felé kell mutassanak European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése Időbeli keretek, ütemezés Az időrend meghatározza a következőket: Időtartam, kezdő és záró dátumok tevékenységenként Tevékenységek közötti kapcsolat (ld. Előbb koherencia követelménye) Mérföldkövek, melyek a logikailag kapcsolódó tevékenységek teljesítését jelzik



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése !Figyelem: • Tevékenységek és időzítés korrekciójára alkalmasság – előre nem látható körülmények merülhetnek fel (megvalósítási fázis) • Információk begyűjtése hasonló tevékenységek időigényéről • Ésszerű határidők – egy tevékenység halasztása az egész projektre kihathat • A tevékenységek közti kapcsolatok átláthatósága – (megvalósítás párhuzamosan, átfedésben vagy teljesen külön – függő helyzet két tevékenység közt) • Az időbeli keretek meghatározásánál elég idő a pénzügyi tranzakciókra, leszerződésekre (különösen ha 3. szerződő felekről van szó) European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése Humán erőforrások/Személyzet: • Képességek funkciók szerint kiegyensúlyozottan álljanak rendelkezésre: -döntések és projektirányítás módjának körvonalazása -adminisztratív menedzsment (napi kontaktus, jelentések, stb) -technikai menedzsment -pénzügyi menedzsment -fontos, hogy a projekt-team együttműködjön (KÖZÖS PROJEKT!), a résztvevők motiválják egymást -professzionális, a hatékony menedzsmentet elősegítő szolgáltatások (kiszerződhető): közbeszerzés, műszaki ellenőr, audit European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése • A saját humán erőforrásaink rendelkezésre állását előre biztosítani szükséges! • A munkanapok számát pontosan meg kell tudni becsülni!



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése Pénzügyi tervezés -

Szükséges anyagok, szolgáltatások minden tevékenység megvalósítására (szervezeti kapacitás!) és ezek költségei Költségbecslés – költségvetés összeállításához Kiszerződött tevékenységek (közbeszerzés) körét meg kell előre határozni A költségvetésnek reális árakat kell tükrözni és összhangban kell lennie a tevékenységekkel, célokkal European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése Erőforrások – sajáterő - A pályázat benyújtásakor jogilag hitelt érdemlő formában prezentálni szükséges - A projekt indulásakor rendelkezésre kell állnia - A támogatás egy lehetséges maximum. A téves költségbecslés következményeit a pályázó és partnerei viselik (pl. közbeszerzésen elért magas ajánlati ár), hasonlóan az esetlegesen nem elszámolható költségkategóriákhoz European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése Költségvetés összeállítása Közvetlen költségek meghatározása: Személyzet (munkanapok) Építés Beszerzés Közvetlenül a projektcélok eléréséhez Szolgáltatás Szakértői (professzionális) szolgáltatások (audit, mérnök, közbeszerzés, ahol felmerül)



A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése A költségvetés összeállításakor: • Legyünk tisztában az évenkénti eloszlással (tevékenységek-időrend) • Próbáljunk valós piaci árakra alapozni (árajánlatok, tervezői költségbecslés, mérnökár, interneten szerzett információ) • Legyünk tisztában a közbeszerzések időigényével, mert • •

Túlbecsült tételek csökkentésre kerülnek Alulbecsült tételek veszélyeztetik a projekt megvalósítását (pótlólagos sajáterő hiányában) European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése 8. Fenntarthatóság •

A projekt lezárása után, az elért erdeményeket fennt kell tartani, lehetőségek szerint tovább kell fejleszteni

•

Folyamatos szervezeti támogatás, kapacitás, erőforrások hozzárendelése szükséges, azaz: -

Források biztosítottak az eredmények megtartásához

-

Megfelelő személyzet az eredmények fenntartásához, fejlesztéséhez European Regional Development Fund


A projektötlet fejlesztése és pályázati formába öntése A projekt tervezésekor: • • • •

Legyen elég idő egy kiforrott pályázat benyújtására Széleskörű információ-szerzés előzze meg a benyújtást A pályázat készítője legyen hatékony és nyitott Problémák megoldása és a tervezés a partnerekkel közösen történjen • A tervezéskor is jöhetnek elő jó ötletek, legyen lehetőség ezek beépítésére • Konzultáció a Közös Szakmai Titkársággal/Info Ponttal European Regional Development Fund


Gyakori hibák • • • • •

Zavaros stratégiai keretek (hiányzik a kapcsolódás a tágabb stratégiákhoz, programhoz) Kínálat vezéreltség (nem a szükségleteken alapulnak a projektek) Tevékenység-orientált tervezés (nem célorientált) Célcsoportok igényeinek figyelmen kívül hagyása Gyenge helyzetelemzés



Gyakori hibák • • • •

Váratlan kockázatok felmerülése, nem megfelelő kockázatelemzés Téves költségvetés, ütemezés vagy feladat-meghatározás Rövid távú gondolkodás, mely nem terjed ki a projekt lezárása utáni időszakra Korábbi tapasztalatok beépülésének hiánya



KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! KÖZÖS TECHNIKAI WORKSHOP MAGYARORSZÁG-ROMÁNIA HATÁRMENTI EGYÜTTMÜKŐDÉSI PROGRAM 2007-2013 SÂNNICOLAU MARE, GYULA, MARGHITA, NYÍRBÁTOR, Július 28-31, 2008 Hídvégi Csaba Joint Technical Secretariat Békéscsaba VÁTI Hungarian Public Nonprofit Company for Regional Development and Town Planning Hungary, 5600 Békéscsaba,Derkovits sor 2., Megyeháza Tel: + 36 66 520 252 Fax: + 36 66 520 253 E-mail: [email protected]



Projektek tervezése és fejlesztése Gyakorlati tanácsok

Recommend Documents