Projectplannen NCDD fase 2 maart 2014 Inhoudsopgave 1. Thema 1, Kennisdeling. Project wijs naar de toekomst: NCDD communicatie 2. Thema 2, Infrastructuur. Project Certificering van digitale repositories in Nederland 3. Thema 4, Collectievorming. Project Permanente digitale toegang door automatische kwaliteitscontrole 4. Thema 4: Collectievorming. Project Collectie Digitaal 5. Thema 2: Infrastructuur. Project Verrijkte publicaties
Thema 1: Kennisdeling
Wijs naar de toekomst Inleiding In het NCDD programmaplan 2013 - 2018 zijn concrete activiteiten gedefinieerd die uitvoering geven aan de strategische agenda van de NCDD 1. Dit wordt gedaan in drie fasen. De eerste fase (oktober 2013 – juni 2014) is gericht op de positiebepaling van de NCDD én de uitvoering van een onderzoek naar een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang. In tweede fase (juli 2014 – december 2015) zullen er enkele onderzoeken uitgevoerd worden die de basis vormen voor de verdere inrichting van een gezamenlijke infrastructuur voor lange termijn archivering in Nederland. De derde fase (2016 – 2018) is gericht op operationaliseren van de resultaten uit de eerste twee fasen. In de strategische agenda uit 2010 worden vier terreinen van samenwerking beschreven; digitale collectievorming, gecertificeerde gezamenlijke diensten (infrastructuur), kostenbeheersing en kennisdeling (zie figuur). Dit projectvoorstel heeft betrekking op het thema Kennisdeling, en daarbinnen op zowel structurele als projectmatige activiteiten op het gebied van kennisdeling en communicatie vanuit de NCDD en de partners in de periode 2014-2015. Met dit project wordt de communicatie rondom de NCDD activiteiten en doelen in kaart gebracht. Vervolgens wordt hiervoor een uitvoeringsplan (communicatieplan) geschreven binnen dit project. Communicatieactiviteiten behoren tot de reguliere taak van de NCDD. Daarnaast zullen enkele specifieke activiteiten opgepakt worden in deelprojecten.
1
Een toekomst voor ons digitale geheugen (2), Strategische agenda voor duurzame toegankelijkheid (2010)
2
1. Projecttitel Titel NCDD thema Samenvatting voorstel
2. Coördinator Organisatie Rol
Wijs naar de toekomst Kennisdeling Het voorstel heeft zowel betrekking op projectmatige activiteiten m.b.t. kennisdeling (bijv. het opzetten van een curriculum) en thematische rapporten) als op algemene communicatieactiviteiten vanuit de NCDD en de partners in de periode 2013-2018.
Stichting DEN De rol van DEN in dit project heeft twee hoofdbestanddelen: 1) het NCDD-bestuur adviseren over de strategie met betrekking tot kennisdeling en het communicatiebeleid; 2) coördinatie van de werkzaamheden in dit project, zoals het onderzoek naar opleidingen en de totstandkoming van een NCDD-themarapport. De operationele uitvoering van de NCDD-communicatie en kennisdeling is een taak en verantwoordelijkheid van de NCDD-programmamanager, de NCDD-partners én andere actoren binnen het taakgebied van de NCDD en haar coalitiepartners. Dat maakt geen onderdeel uit van dit projectvoorstel. DEN kan hier, indien gewenst, wel ondersteuning bieden in de uitvoering.
3. Betrokken organisaties Organisatie Beeld en Geluid Rol actieve bijdragen aan projectactiviteiten en kennisdisseminatie van de NCDD en de andere NCDD-partners Organisatie Rol
Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid / EYE actieve bijdragen aan projectactiviteiten en kennisdisseminatie van de NCDD en de andere NCDD-partners
Organisatie Rol
DANS actieve bijdragen aan projectactiviteiten en kennisdisseminatie van de NCDD en de andere NCDD-partners
Organisatie Rol
DEN Projectleider
Organisatie Rol
Koninklijke Bibliotheek actieve bijdragen aan projectactiviteiten en kennisdisseminatie van de NCDD en de andere NCDD-partners
Organisatie Rol
Nationaal Archief actieve bijdragen aan projectactiviteiten en kennisdisseminatie van de 3
NCDD en de andere NCDD-partners 4. Beschrijving projectvoorstel Korte beschrijving Dit projectplan beschrijft op hoofdlijnen het proces en de activiteiten die bijdragen aan een effectieve communicatie en kennisdeling binnen en vanuit de NCDD. De kerngebieden waarop de activiteiten betrekking hebben, zijn: • Herinrichten platformfunctie (communicatie en kennisdeling) • Opleiding en training (Kennisontwikkeling en curriculumvorming) • Vergroten van bewustwording De activiteiten zijn erop gericht de totstandkoming van de nationale infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid in Nederland te ondersteunen en zichtbaar te maken. Toelichting aanpak De kern van het beleid voor kennisdeling en communicatie door de NCDD is inclusiviteit, niet exclusiviteit. De NCDD streeft naar maximale reikwijdte en maximaal hergebruik van kennis in de domeinen waarbinnen de NCDD-partners opereren. De acties tot kennisdeling en communicatie worden zo veel mogelijk door de partners zelf verzorgd, de NCDD zorgt voor samenhang, bijvoorbeeld door een overkoepelende synthese te bieden of eventuele lacunes op te vullen. Koppeling met NCDD Effectieve kennisdeling en communicatie zijn cruciaal voor de doelstellingen gezamenlijke doelstellingen van de NCDD, zowel tussen de partners onderling als tussen alle betrokkenen in de achterliggende domeinen. Dit project biedt handvaten om de effectiviteit te kunnen bepalen en op basis daarvan de strategie voor kennisdeling en communicatie te ontwikkelen en te verbeteren. 5. Projectvoorstel uitgebreid Herinrichten Platformfunctie De platformfunctie van de NCDD bestaat uit twee aspecten: kennisdeling en communicatie, waarbij de communicatie grofweg een meer informatief/nieuwswaarde karakter heeft, en de kennisdeling meer gericht is op het verbinden en verspreiden van kennis over digitale duurzaamheid naar diverse doelgroepen van de NCDD. Voor beide aspecten zal in dit project een strategie worden (her)ontwikkeld die vervolgens in een bijbehorend plan zal worden vastgelegd. Communicatie Onderwerp Communicatieplan
Omschrijving De eerste prioriteit wordt gegeven aan het communicatieaspect van de platformfunctie. Daartoe zal de strategische communicatie van de NCDD worden uitgewerkt en worden vastgelegd in een communicatieplan. Daarnaast zal in het communicatieplan van de NCDD ook aandacht zijn voor de meer algemene communicatieaspecten. 4
In het communicatieplan zal iig aan de orde komen: • Organisatie van de NCDD website • Organisatie van de NCDD Blog • Relatie communicatie NCDD tot communicatie NCDD partners • Inzet van sociale media • Thematische bijeenkomsten • NCDD jaarcongres • Inrichting van thematische werkgroepen • Deelname relevante congressen Om de zowel het communicatielandschap in kaart te brengen als de contouren van een communicatiestrategie van de NCDD in relatie tot de communicatiestrategie van haar partners te kunnen schetsen, worden er drie bijeenkomsten georganiseerd waarin gewerkt zal worden volgens de methode Factor-C, een methode die gebruikt wordt binnen de Rijksoverheid. In deze bijeenkomsten wordt er een actorenanalyse gemaakt, worden kernboodschappen geformuleerd en wordt een communicatiestrategie vastgesteld. Op te leveren producten: * actorenanalyse. * strategische communicatiedoelen. * communicatieplan. Kennisdeling De platformfunctie van de NCDD met betrekking tot kennisdeling zal bestaan uit het delen van en doorverwijzen naar kennis en ervaring ten behoeve van iedereen die te maken heeft met duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. De website van de NCDD is hiervoor het centrale middel en zal voortdurend up-to-date moeten zijn. Op het gebied van kennisdeling zijn voor de periode 2014-2015 drie activiteiten geïdentificeerd: * De website van de NCDD als kenniswijzer; * Who is who op het gebied van digitale duurzaamheid; * Jaarlijkse publicatie van een stand van zaken rapport op een bepaald onderdeel van digitale duurzaamheid. Deze activiteiten zullen in het communicatieplan worden benoemd en kort omschreven, maar zullen in een latere stadium verder worden uitgewerkt in afzonderlijke deelprojecten.
5
Kenniswijzer
Who-is-who
Stand van zaken rapport
DE NCDD beschikt over een Kenniswijzer waarin algemene informatie over digitale duurzaamheid wordt gegeven. Deze Kenniswijzer linkt in veel gevallen door naar andere nationale en internationale bronnen. Naast de Kenniswijzer bestaan er andere kennisbanken waarin kennis en informatie over digitale duurzaamheid is vastgelegd. Dit zijn o.a. de Kennisbank van DEN, de AV-kennisbank, een Vlaamse kennisbank (PACKED) en een kennisbank die door PrestoCenter wordt beheerd. Deze kennisbanken zijn in veel gevallen breder dan alleen het onderwerp digitale duurzaamheid. Maar daar waar het dit onderwerp betreft zou er nauwer samengewerkt moeten worden. NCDD zal een QuickScan van bestaande (Nederlandse en Vlaamse) kennisbanken uitvoeren en ism DEN een voorstel voor nauwere samenwerking en/of integratie van de bestaande kennisbanken doen. Op te leveren producten: • Een quickscan van relevante kennisbanken • Voorstel tot nauwe samenwerking met relevante organisaties. Een al wat langer bestaande wens in NCDD-gelederen is een whois-who als nieuw onderdeel van de NCDD-website. Het streven is dit onderdeel zoveel mogelijk met sociale media (bijv. LinkedIn) te realiseren binnen de context van de NCDD-website. Op te leveren product: een overzicht van wie welke expertise heeft op het gebied van digitale duurzaamheid. In het kader van het project zal voor de eerste maal een NCDDrapport opgesteld worden rond een specifiek thema. Het is de intentie jaarlijks een dergelijk rapport te publiceren.
Opleidingen Onderwerp Inventarisatie opleiding en training
Omschrijving De NCDD zal een werkgroep inrichten die zich gaat buigen over ontwikkeling van kennis en vaardigheden met betrekking tot digitale duurzaamheid bij Nederlandse erfgoedinstellingen. Deze werkgroep zal starten met het uitvoeren van een korte inventarisatie van binnen Nederland bestaande trainingen en opleidingen op het gebied van digitale duurzaamheid alsmede met het inventariseren van behoeften op dit gebied bij instellingen en professionals.
Ontwikkelen curriculum
Afhankelijk van het resultaat van deze inventarisatie zal de 6
werkgroep een voorstel doen voor een curriculum voor digitale duurzaamheidstrainingen. Dit zal gebaseerd zijn op de bij de instellingen aanwezige behoefte hieraan en de mogelijkheden hiervoor binnen onderwijsinstellingen. Hierbij zal aangesloten worden bij bestaande programma’s in het buitenland. In de afgelopen jaren is er internationaal veel aandacht geweest voor opleiding en training van experts op het gebied van digitale duurzaamheid. Er zijn dan ook voldoende goede voorbeelden die we over kunnen nemen of waarmee we samen kunnen werken. De werkgroep gaat concreet opleveren: - een globale inventarisatie van in Nederland aanwezige opleidingen en trainingen digitale duurzaamheid - een peiling van behoeften aan opleiding en training - een voorstel voor de ontwikkeling van een curriculum dat ingepast kan worden in bestaande opleidingen - een training digitale duurzaamheid voor beginners in verschillende modules ten behoeve van kennisontwikkeling van personeel werkzaam bij collectiebeherende instellingen - een overzicht van trainingsmateriaal en een basishandboek hiervoor (naar voorbeeld van DPC handbook) Bewustwording vergroten Onderwerp Omschrijving Bewustwording Hoewel de urgentie van duurzaam informatiebeheer steeds sterker gevoeld wordt, moet er toch nog veel werk worden verzet om alle belanghebbenden te doordringen van de risico’s van duurzame toegang tot digitale informatie en de noodzaak van goed beheer. Rollen, verantwoordelijkheden en te ondernemen acties zijn nog niet uitontwikkeld en dus lang niet altijd duidelijk voor alle betrokkenen. De NCDD zal een programma opzetten om bewustwording bij beleidsmakers en managers verder te stimuleren. De NCDD ziet hierin ook het belang van nauwe samenwerking met vergelijkbare organisaties (zie 1.3). In dit project zullen materialen worden ontwikkeld (zowel digitaal als op papier) die door de NCDD-partners en andere belangstellenden kunnen worden gebruikt om bewustwording en betrokkenheid te vergroten. Speciale aandacht zal worden besteed aan 'facts & figures' ter onderbouwing van de urgentie van duurzaam informatiebeheer. De jaarplannen van de NCDD zullen meer in detail informatie geven over de voornemens om bijeenkomsten op dit gebied te organiseren. 7
Wijs naar de toekomst bijeenkomsten stakeholders uitwerken bijeenkomsten schrijven communicatieplan ontwikkelen communicatiemateriaal project who-is-who project kennisbank project opleidingen 1ste stand van zaken rapport
7.
Begroting
Benodigd budget Begroting
2014: € 29.560 2015: € 21.024 Projectleider/onderzoeker. Schaal 11: € 7.664 Deelprojectleider, schaal 10: € 9.600 Communicatiemedewerker. Schaal 9: € 12.240 Materiaal (rapport & communicatiemateriaal): € 15.000
8
dec
nov
okt
sept
aug
juli
juni
mei
apr
mrt
feb
jan
dec
nov
okt
aug sept
juli
juni
mei
Planning
apr
6.
Thema 2: Infrastructuur
Certificering van digitale repositories in Nederland 1. Projecttitel Titel NCDD thema Samenvatting voorstel
2. Coördinator Organisatie Rol
Certificering van digitale repositories in Nederland Infrastructuur Het opstellen en gedeeltelijk uitvoeren van een roadmap voor certificering in Nederland
DANS Projectleider
3. Betrokken organisaties Organisatie KB Rol Projectpartner Organisatie Rol
B&G Projectpartner
Organisatie Rol
NA Projectpartner
Organisatie Rol
RCE Projectpartner
4. Beschrijving projectvoorstel Korte beschrijving Zie projectvoorstel zelf Toelichting aanpak Zie projectvoorstel zelf Koppeling met NCDD De NCDD wil een stabiele organisatorische en technische infrastructuur doelstellingen inrichten die het behoud en de duurzame toegankelijkheid garandeert van digitale informatie. Om die duurzaamheid zo goed mogelijk te kunnen garanderen is het noodzakelijk om de digitale informatie op te slaan in trusted digital repositories die zijn gecertificeerd volgens internationale standaarden. Dit project beoogt de certificering van Nederlandse bewaarinstellingen met een lange termijn missie te stimuleren. 5. Projectvoorstel uitgebreid Het certificeringsproject wordt getrokken door een klein groepje van deskundige vertegenwoordigers van de ‘voortrekkers’ van de verschillende NCDD-sectoren. Het project bestaat uit twee onderdelen, die achtereenvolgens worden uitgevoerd. Het eerste deel van het project bestaat uit: 1. Het opstellen van een NCDD folder, waarin de achtergrond, de noodzaak en het internationale 9
landschap van certificering worden geschetst: • Waarom is certificering eigenlijk zo belangrijk? • Wat is er op dit moment beschikbaar: DSA, DIN, ISO (criteria, procedures, kosten (uren/geld)? De folder zal praktische informatie (inclusief verwijzingen) bevatten voor bewaarinstellingen in het NCDD domein. 2. Het opstellen van roadmaps certificering per sector. In die roadmaps worden de volgende vragen beantwoord: • Welke instellingen zouden in iedere sector gecertificeerd moeten worden? • Op welk niveau zou er gecertificeerd moeten worden? • Op welke termijn zou er gecertificeerd moeten worden? Het tweede deel van het project bestaat uit de opstart van de daadwerkelijke certificeringsactiviteiten: Het NCDD-bestuur beoordeelt de roadmaps en committeert zich aan de implementatie van de plannen. Het projectteam organiseert twee maal een workshop certificering voor medewerkers van de betrokken organisaties, waarin het gehele spectrum van certificering zal worden geschetst, maar waarbij het accent zal liggen op de eerste trede in een certificeringstraject, de basiscertificering (DSA). Dat zal immers voor veruit de meeste partijen de eerste uitdaging zijn. De ‘voortrekkers’ starten hun eigen certificeringstraject en nemen de informatieverstrekking en awareness raising op zich richting de in de roadmap geïdentificeerde certificeringskandidaten in hun eigen sector. De leden van het projectteam vervullen hiertoe in 2015 binnen hun eigen instelling de rol van aanjager. Het projectteam komt regelmatig bijeen om voortgang en eventuele knelpunten te bespreken. Eind 2015 wordt het projectteam ontbonden en kunnen de voortrekkers op eigen kracht verder. 6. Planning Planning Deliverables
7. Begroting Benodigd budget Begroting
Start 01-05-2014 September 2014 December 2014 December 2014 Januari 2015
folder certificering roadmaps per sector commitment NCDD-bestuur voor roadmaps start certificeringswerkzaamheden voortrekkers workshop certificering Mei 2015 start implementatie roadmap per sector workshop certificering December 2015 Afsluitende bijeenkomst van de werkgroep en evaluatie van de resultaten
€ 19.420 in 2014 en € 12.200 in 2015 De kosten die in dit project worden gemaakt betreffen: • de personele kosten van de projectmedewerkers; • de materiele kosten van het produceren van een folder en het organiseren van de workshops; • de kosten van de certificeringsactiviteiten van de voortrekkers 10
van de verschillende sectoren: deze laatste post kan wellicht voor een deel uit de projectgelden worden gefinancierd als incentive om echt aan de slag te gaan. Bovenstaande leidt tot de volgende begroting: Jaar 1 Opmaak en drukken folder 2.500 Personele inzet (excl. Niet NCDD-Partners) 17.920 totaal 19.420 Jaar 2 Twee workshops (obv 40 deelnemers) 1.000 Personele inzet (excl. Niet NCDD-Partners) 11.200 totaal 16.000
11
Thema 4: Collectievorming
Permanente digitale toegang door automatische kwaliteitscontrole 1. Projecttitel Titel NCDD thema Samenvatting voorstel
2. Coördinator Organisatie Rol
Permanente digitale toegang door automatische kwaliteitscontrole Deelproject 1: Minimale kwaliteitseisen Infrastructuur Permanente toegang tot digitale informatie is mede afhankelijk van de kwaliteit van de digitale objecten. Deze moet voorafgaand aan archivering gecontroleerd te worden. Vanwege de enorme omvang van de huidige datasets is een vorm van geautomatiseerde kwaliteitscontrole noodzakelijk. Dit is lastig omdat het om veel en divers materiaal gaat (publicaties, archiefstukken, websites, onderzoeksdata of audio-visueel materiaal), omdat technologische ontwikkelingen heel snel gaan, en omdat het controleproces ingewikkeld is. Dit project is gericht op de ontwikkeling van een vorm van automatische kwaliteitscontrole die (in ieder geval voor een deel) generiek van aard is, en dus te gebruiken is voor verschillende materialen en formaten. De uitkomst van twee expertmeetings (september/oktober 2013) is dat het probleem in 2 deelvragen moet worden opgeknipt: (1) wat zijn de minimale kwaliteitseisen per stap van het verwerkingsproces; (2)hoe kunnen deze kwaliteitseisen vertaald worden naar een cyclisch, geautomatiseerd proces van kwaliteitscontrole op basis van een procurementtraject. Deze twee deelvragen zijn ondergebracht in twee deelprojecten. Dit voorstel is een uitwerking van deelproject 1.
Koninklijke Bibliotheek Projectleider
3. Betrokken organisaties Organisatie Nationaal Archief Rol Consortiumpartner Organisatie Rol
DANS Consortiumpartner
Organisatie Rol
Beeld en Geluid Consortiumpartner
Organisatie Rol
CCDD/EYE Consortiumpartner 12
Organisatie Rol
Ministerie Economische Zaken/Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Organisatorische ondersteuning (netwerk) en inhoudelijk advies procurementtraject
4. Beschrijving projectvoorstel Korte beschrijving Het ontwikkelen van een vorm van automatische kwaliteitscontrole ten behoeve van digitale archivering van verschillende typen informatie en bestandsformaten in het publieke domein (overheid, wetenschap, cultuur, media). Toelichting aanpak
Het uitgangspunt is dat de R&D component wordt uitbesteed aan de markt. Het consortium beperkt zich tot het definiëren van het probleem (vaststellen minimale eisen, deelproject 1), en het beoordelen van de resultaten van de marktpartijen gedurende het proces van ontwikkeling (deelproject 2) . De eerste stap is om het probleem duidelijk te krijgen (vraagarticulatie). Dit gebeurt door met de beoogde consortiumpartijen te praten (expertmeetings) al dan niet onder begeleiding van een deskundige op het gebied van opstellen van specificaties. Hoe precies wordt uitgewerkt in een plan van aanpak. In dit plan van aanpak wordt beschreven op welke manier de experts de minimale kwaliteitseisen gaan opstellen. Het eindresultaat van deelproject 1 een survey met een overzicht van deze kwaliteitseisen. De uitkomsten zullen worden gepresenteerd op een afsluitende workshop. Dit past goed in de gefaseerde aanpak die de NCDD voorstelt waarbij de eerste projecten een survey-achtig karakter hebben. Vervolgens kan de oplossing voor het probleem worden ontwikkeld in de vorm van een procurement traject: hoe kan de inventarisatie van processtappen in de praktijk worden geïmplementeerd, binnen de context van de minimale kwaliteitseisen? Wat is hierbij het generieke deel en wat het specifieke deel? Meerdere partijen kunnen reageren op het probleem en met suggesties voor oplossingen komen (solution design). Een deel van de bedrijven die gereageerd hebben gaat verder naar de volgende ronde (prototyping). De resultaten worden opnieuw beoordeeld door het consortium en weer gaat een subset, namelijk die bedrijven met de beste prototypen, door naar de volgende rond (testing). Ook na de testfase wordt een selectie gemaakt waardoor de beste kandidaat of kandidaten overblijven. Door het principe van een afvalrace blijven de bedrijven gemotiveerd om te presteren. Het consortium zit niet vast aan 1 contract met 1 partij voor 1 eindproduct, maar sluit steeds korte contracten met meerdere partijen. Na dit traject moet er nog een officiële aanbestedingsprocedure plaatsvinden. De intentie om zo’n procedure te beginnen is van het begin af expliciet gemaakt door het consortium door te kiezen voor het instrument van Forward Commitment Procurement. Het is duidelijk dat de bedrijven die 13
Koppeling met NCDD doelstellingen
als beste uit de race naar voren zijn gekomen een grote kans hebben om uiteindelijk de opdracht van het consortium te krijgen. Bovendien kunnen deze bedrijven hun product, dat in nauwe samenwerking met het consortium tot stand is gebracht, vermarkten aan andere partijen binnen de sector van collectiebeherende instellingen. Voor het samenwerkingsterrein infrastructuur levert dit project een set aan oplossingen voor automatische kwaliteitscontrole van digitale bestanden gebaseerd op een generiek proces. Dit zorgt voor: 1. Kwaliteitsverbetering van gedeponeerde data. Hierdoor kan lange termijn toegang beter gegarandeerd worden. 2. Efficiëntere aanpak van kwaliteitscontrole door geautomatiseerde en gezamenlijke aanpak. 3. Kostenbesparing van kwaliteitscontrole door automatisering en gezamenlijke aanpak. Het project is domeinoverstijgend, en levert naast de concrete projectresultaten ook ervaring en netwerken op die van belang kunnen zijn voor de NCDD: Ervaring met het organiseren van privaat-publieke samenwerking binnen de topsector Creatieve Industrie. Ervaring met procurement-achtige financieringsinstrumenten is van belang omdat het veelvuldig terugkomt in Horizon 2020. Digitalisering, digitale duurzaamheid, en veiligheid van data is van belang voor de digitale overheid. Met dit project is de NCDD zichtbaar in het EZ Programma Inkoop Innovatie Urgent (IIU) en zit daar met The Hague Security Delta (gefinancierd door Ministerie voor Veiligheid & Justitie) in het cluster “Veiligheid van Data”. Dit biedt mogelijkheden voor toekomstige financiering voor duurzaamheidsprojecten via andere departementen dan OCW (bijvoorbeeld V&J), en binnen andere topsectoren dan de Creatieve Industrie (bijvoorbeeld ICT of Security).
5. Projectvoorstel uitgebreid De snel groeiende digitale informatie op een efficiënte wijze toegankelijk houden voor toekomstige generaties is een van de grote uitdagingen waar collectiebeherende instellingen voor staan. Digitale informatie is kwetsbaar en tegelijkertijd is de maatschappij er sterk afhankelijk van geworden. De razendsnelle digitalisering van de samenleving heeft ervoor gezorgd dat de manier waarop mensen met elkaar communiceren, wetenschap bedrijven en informatie verzamelen, veranderd is. Er zijn vergelijkbare maar ook geheel nieuwe objecten in digitale vorm ontstaan. Met computers worden documenten, foto's, films, muziek, kunst, databases, games, websites, multimediale toepassingen etc. gemaakt. Dit betekent ook dat deze digitale bronnen verzameld en bewaard moeten worden, enerzijds door authentieke bronnen op grote schaal te digitaliseren, anderzijds door de grote aanwas van born digital objecten duurzaam op te slaan en toegankelijk te houden. Grenzen die in het fysieke domein betrekkelijk helder zijn, zijn dat in de digitale wereld niet meer. Digitale 14
informatie wordt opgeslagen in digitale archieven (bijv. publicaties, archiefstukken, websites, onderzoeksdata of audio-visueel materiaal). Om duurzame toegang te kunnen garanderen moet er voldaan worden aan een aantal belangrijke randvoorwaarden. Een van die voorwaarden is dat duidelijk is wat wordt opgeslagen, en dat de vorm en consistentie van de opgeslagen objecten gecontroleerd wordt (karakteriseren en valideren). Zo moet duidelijk zijn om welke bestandsformaten het gaat, of alle bits en bytes van het bestand kloppen, of er geen beveiligingen op een bestand staan, hoe bestanden met elkaar gekoppeld zijn, etc. Gelet op de enorme hoeveelheid objecten die collectiebeherende instellingen dagelijks verwerken, is het onmogelijk dit handmatig te doen, zoals in de fysieke wereld. Kwaliteitscontrole moet dus geautomatiseerd verlopen. Dit is lastig omdat het om veel en divers materiaal gaat, omdat technologische ontwikkelingen snel gaan (formaten veranderen en de weinige bestaande tools voor automatische kwaliteitscontrole moeten dus in hoog tempo mee veranderen), en omdat het proces ingewikkeld is. Daar komt bij dat kwaliteitscontrole, kort samengevat als “informatie over een digitaal object’’, wezenlijk is voor alle stappen van digitale duurzaamheid. Op basis van informatie over een digitaal object kunnen preservation actions worden voorgesteld (wat moet we voor deze collectie doen?). De preservation actions maken onderdeel uit van de preservation planning (wanneer moeten we wat voor welke collectie doen?) en de preservation planning is weer een afgeleide van de preservation policy: het collectiebehoudsplan voor digitale collecties (op welk duurzaamheidsniveau houden wij onze verschillende collectieonderdelen duurzaam toegankelijk?). Een goed werkende kwaliteitscontrole is dus ook van strategisch belang voor iedere collectiebeherende instelling. 6. Activiteiten en Planning Activiteiten en Planning a. Bijeenroepen definitieve projectgroep (mei 2014) b. Deliverable 1: Plan van aanpak (mei - juni 2014) c. Opstellen minimale kwaliteitseisen (juli - december 2014) d. Deliverable 2: Survey (januari 2015) e. Deliverable 3: Workshop (februari 2015) Deliverables
Deliverable 1: Plan van aanpak. Hoe het proces inrichten om te komen tot minimale kwaliteitseisen? Deliverable 2: Survey. Een overzicht van minimale kwaliteitseisen per stap van het verwerkingsproces. Deliverable 3: Workshop waarop de uitkomsten van de survey worden gepresenteerd.
7. Begroting Benodigd budget Begroting
Voor deelproject 1 is er vooral inzet nodig van mensen bij de verschillende NCDD instellingen. Looptijd 10 maanden Projectcoördinatie KB: 0,03 fte in schaal 10, doorlooptijd 10 maanden, waarvan 8 maanden in 2014, en 2 in 2015. Uurtarief KB voor schaal 10 is 15
51 euro. Inzet experts vanuit de instellingen: KB 0,03 fte (schaal 12, 80 euro per uur) NA 0,03 fte B&G 0,03 fte DANS 0,03 fte CCDD/EYE 0,02 fte Kosten externe deskundigen of begeleider: € 2000,- (incl. BTW) 8. Risico’s Risico’s 1. De ervaring leert dat specificeren lastig is. Dit proces moet goed begeleid worden, mogelijk met hulp van een extern deskundige op het gebied van specificeren. 2. Overlap onderzoeksvraag met gehonoreerde PCP project Preforma rondom standaarden voor digitale archivering. Afstemming via B&G (deelnemer in dit project) is van belang.
16
Thema 4: Collectievorming
Collectie Digitaal 1.
Projecttitel Titel
Collectie Digitaal: born-digital
NCDD thema
Collectievorming
Samenvatting voorstel
De kern van het probleem dat hier centraal staat, laat zich als volgt omschrijven: op basis waarvan bepalen collectiebeherende instituten binnen de door de NCDD onderscheiden domeinen (te weten media, wetenschap, overheid en archieven, erfgoed) hoe zij hun digitale collectie vormen? Het project heeft twee invalshoeken, te weten digitalisering van analoge collecties en verwerving/duurzaam beschikbaar houden van ‘born digital’ materiaal die organisatorisch tot twee afzonderlijke deelprojecten zijn gemaakt. Onderhavige projectonderdeel richt zich uitsluitend op collectievorming van ‘born digital’ materiaal en is erop gericht om een aantal scenario’s uit te werken die als handvat kunnen dienen voor instellingen om hun digitale collectie vorm te geven.
2.
Probleemschets
Korte schets van probleem
Digitalisering zorgt voor nieuwe vragen rondom het begrip collectie en collectievorming. Vanuit de bestaande infrastructuur waarbij collectiebeherende instellingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer, behoud en beschikbaar stellen van hetgeen tot de collectie wordt gerekend, valt de problematiek rondom digitale collectievorming grofweg uiteen in twee categorieën: het digitaal maken van oorspronkelijk analoge collectie-onderdelen (digitaliseren) en het behoud van born digital materiaal (collectievorming). Samen vormen ze de digitale collectie van de instellingen. Wanneer we ons beperken tot het het born-digital collectievraagstuk kunnen we vaststellen dat digitalisering in toenemende mate zorgt voor creatie en gebruik van data, informatie, wetenschap, erfgoed, mediaproducten etc buiten de traditionele institutionele kaders. De meest duidelijke voorbeelden zijn de social media en de microblog services. Wat betekent de ‘digital turn’ voor de collectionerende praktijken van collectiebeherende instituten? De kern van het probleem dat hier centraal staat, laat zich als 17
volgt omschrijven: op basis waarvan bepalen collectiebeherende instituten binnen de door de NCDD onderscheiden domeinen (te weten media, wetenschap, overheid en archieven, erfgoed) hoe zij hun digitale collectie vormen. Op dit ogenblik is helemaal niet duidelijk wat collectiebeherende instellingen onder de ‘digitale collectie’ verstaan en al helemaal niet welke verantwoordelijkheid zij voor zichzelf zien in het acquireren en/of veiligstellen van born digital materiaal. Vragen die hierbij rijzen zijn: vanuit welke principes, uitgangspunten en methodieken collectioneren instellingen born digital materiaal? Welke verantwoordelijkheden zien de verschillende collectiebeherende instellingen voor zichzelf of zijn hen opgelegd (vanuit een wettelijk kader of anderszins)? Hoe verhoudt die nieuwe digitale collectie zich tot de analoog gevormde en analoog beheerde collectieonderdelen? Hoe verhouden de born-digital collecties van de verschillende sectoren (musea, archief, bibliotheek) zich tot elkaar? Dit inzicht is om een aantal redenen van belang: door een overzicht te krijgen van de verschillende collectiestrategieën en methodieken met betrekking tot het ‘documenteren’ van de verschillende domeinen, kunnen de verschillende praktijken met elkaar vergeleken worden en succesvolle strategieën worden gedeeld. Tegelijkertijd levert een dergelijke analyse inzicht in de vraag waar de ‘gaten’ of zwakke plekken zitten ten aanzien van de digitale collectievorming of wat op meerdere plaatsen wordt geacquireerd. Daarnaast kan deze analyse inzicht bieden m.b.t. het begrip digitale collectie in relatie tot bewaartermijnen. M.a.w. heeft een digitale collectie eenzelfde permanentie als een analoge collectie? Op basis van dit inventariserende onderzoek wordt een aantal scenario’s uitgewerkt op basis waarvan de digitale collectievorming binnen de verschillende domeinen kan plaatsvinden. De scenario’s hebben betrekking op digitale collectievorming en zijn gebaseerd op verschillende organisatorische uitgangspunten, variërend van de bestaande institutionele (grotendeels autonome) collectievormende principes en structuren tot een gemeenschappelijke collectievormende structuur. Hoe dragen de resultaten van het project bij aan de
De resultaten van het project moet het voor de collectiebeherende instellingen mogelijk maken om een beredeneerde en te verantwoorden keuze te maken met 18
oplossing van het probleem?
3.
Coördinator
Organisatie
Nationaal Archief
Rol
Projectleider 4.
6.
betrekking tot digitale collectievorming. De rol van enerzijds technische en anderzijds beleidsmatige / wettelijke / organisatorische randvoorwaarden zal hierbij belicht worden.
Betrokken organisaties
Organisatie
DANS
Rol
Projectpartner
Organisatie
Meertens Instituut
Rol
Projectpartner
Organisatie
Nationaal Archief
Rol
Projectpartner
Organisatie
NIOD
Rol
Projectpartner
Organisatie
Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
Rol
Projectpartner
Organisatie
Beeld en Geluid
Rol
Projectpartner
Organisatie
KB
Rol
Projectpartner Beschrijving projectvoorstel
Korte beschrijving
- Analyse: Inventarisatie van bestaande methoden en praktijken 19
ten aanzien van digitale collectievorming door de collectiebeherende instellingen die actief zijn binnen de door de NCDD onderscheiden domeinen. - Scenario’s: Het uitwerken van verschillende scenario’s met betrekking tot digitale collectievorming. Ook hier vindt weer een tweedeling plaats: * Scenario’s die betrekking hebben op de vraag hoe de isamenleving te ‘documenteren’
7.
Toelichting aanpak
Door een grondige analyse van de bestaande praktijken met betrekking tot het vormen van born digital collecties en een inventarisatie van de problemen die hierbij worden onderkend, worden scenario’s uitgewerkt op basis waarvan de digitale collectievorming binnen de verschillende domeinen kan plaatsvinden.
Koppeling met NCDD doelstellingen
Effectieve en efficiënte duurzame toegankelijkheid van digitale objecten die in het publieke domein beheerd en ontsloten worden is slechts mogelijk wanneer afspraken gemaakt worden, of op zijn minst duidelijkheid bestaat over de vraag welke collectionerende instellingen welke aspecten van de onderscheiden domeinen documenteren (born-digital).
Projectvoorstel uitgebreid
Informatie wordt vrijwel uitsluitend nog in digitale vorm vastgelegd. Dit heeft niet alleen consequenties voor het (technische) beheer van die informatie, maar roept ook vragen op met betrekking tot het concept van collectie vanuit een cultuur-historisch perspectief. In het analoge tijdperk werd de collectie vooral in ruimtelijke zin afgebakend: alles wat zich binnen de muren van de collectiebeherende instelling bevond, vormde de collectie waarvoor de beherende instelling verantwoordelijk was, waarover het inhoudelijk en materieel beheer voerde en die op verschillende manieren beschikbaar werd gesteld aan het publiek. De omvang van de collectie werd gereguleerd door middel van de mechanismen van waardering en (de)selectie (acquisitie en dequisitie). Digitalisering heeft op fundamentele wijze verandering gebracht in deze principes. Ø Digitale collectievorming (born digital): De problematiek rond ‘born digital’ collectievorming is van meer fundamentele aard. Immers: hoe definiëren we digitale collecties? Digitalisering betekent meer dan enkel het gebruik van een ander medium. Digitalisering beïnvloedt ons hele bestaan, hoe we naar de wereld kijken, hoe we onze sociale verhoudingen en onze cultuur vormgeven. Digitalisering heeft gezorgd voor een geheel nieuwe dynamiek die onder andere tot uitdrukking komt in nieuwe vormen van communicatie, nieuwe vormen van community-building en geheel nieuwe vormen van cultuuruitingen en cultuurparticipatie. Dat betekent dat de cultuurhistorische voetafdruk van de samenleving verandert en de erfgoedinstellingen zich moeten bezinnen op de 20
vraag welke digitale voetafdruk zij van de hedendaagse samenleving willen behouden voor de toekomst. Een kenmerkend aspect van de hedendaagse digitale samenleving is het vernetwerkte karakter ervan. De i-samenleving is een ‘conglomeraat van ongelijksoortige actoren die met elkaar in vernetwerkte verhoudingen staan en waartussen informatie rijkelijk vloeit en vermengt: burgers, overheden, NGO’s, media, bedrijven, sociale media, cybercriminelen, et cetera’ (Corien Prins en Dennis Broeders, ‘De i-samenleving de maat nemen. Over de consequenties van het WRR-rapport voor de informatiesamenleving’, 45). Het gevolg hiervan is dat de traditionele institutionele benadering in de collectievorming niet langer voldoende is om de samenleving te documenteren. Om het vraagstuk van digitale collectievorming grijpbaar te krijgen, is het van belang inzichtelijk te krijgen hoe de collectievorming binnen de verschillende domeinen nu plaatsvindt en wat er ten opzichte van die invalshoek gewijzigd is door de digitalisering. Vragen waarop in dit onderzoek een antwoord op gevonden moet worden: * Wat zijn de bestaande grondslagen en methodieken voor collectievorming met betrekking tot de verschillende domeinen? * Welke problemen signaleren de verschillende instituten die actief zijn op het terrein van collectievorming in de verschillende domeinen ten aanzien van de bestaande grondslagen en methodieken voor digitale collectievorming? Welke strategie bewandelen instellingen om digitaal gegenereerde objecten die al geruime tijd geleden gecreëerd zijn te collectioneren? * Welke verwachtingen leven er bij stakeholders met betrekking tot het documenteren van de onderscheiden domeinen? * Welke aspecten van de i-samenleving worden door de bestaande collectiemethoden niet of onvoldoende gedocumenteerd? * Welke verantwoordelijkheid en rol zien de verschillende collectie-beherende instellingen voor zich zelf in het documenteren van de i-samenleving? * Hoe kan de vernetwerkte samenleving door de verschillende participerende collectiebeherende instellingen op effectieve wijze worden benaderd ? * Welke scenario’s zijn denkbaar? 8.
Planning Planning
Projectonderdeel collectievorming ‘born-digital -mei organiseren van projectuitvoer (projectleider) -juni 2014: selectie van representatief aantal collectiebeherende instellingen ten behoeve van een nader onderzoek naar grondslagen en methoden van digitale collectievorming en uitwerken van onderzoeksaanpak. voorwerk projectuitvoerder, incl uitwerken onderzoeksopzet 40 uur, bespreken alle deelnemers 1 x 3 uur -Juli 2014-jan 2015: inventarisatie, analyse en rapportage (met daarin aangeven de witte vlekken, ofwel welke delen van de isamenleving niet of nauwelijks worden gedocumenteerd) van de collectievorming door de geselecteerde instellingen: 400 uur projectuitvoerder, 2 x bespreken: 2 keer alle deelnemers x 4 uur. 21
Projectuitvoerder consulteert daarnaast de verschillende deelnemers afzonderlijk. Gemiddelde tijdsinvestering per deelnemende instelling gemiddeld 8 uur -februari-juni 2015: uitwerken (incl. rapportage) van verschillende scenario’s. projectuitvoerder: 400 uur, 4 x besprekingen: 4 keer alle deelnemers x 6 uur. Projectuitvoerder consulteert daarnaast de verschillende deelnemers afzonderlijk. Gemiddelde tijdsinvestering per deelnemende instelling 10 uur -juli 2015: eindrapportage: projectuitvoerder: eindredactie, samenvatting etc: 40 uur Deliverables
9.
-analyse van bestaande praktijken -overzicht van best practices -uitgewerkte scenario’s
Begroting Benodigd budget
In 2014: € 34.000 In 2015: € 37.120 Bedrag is tbv projectleider/onderzoeker (deeltijd 0,5 fte) en deelname van de projectdeelnemers (NCDD coalitiepartners)
Begroting
Projectleider: geeft sturing aan projectuitvoerder, periodiek overleg, 70 uur Projectuitvoerder/onderzoeker: deze coördineert en rapporteert (doorlooptijd 15 maanden). Inzet projectdeelnemers (in kind): brainstorm/expertmeetings, leveren van informatie /kennisdeling projectuitvoerder: 880 uur investering afzonderlijke projectdeelnemers: tbv gemeenschappelijke vergaderingen: maximaal 35 uur; individuele bijdrage: 18 uur Fasering: 2014: projectleider: 40 uur projectuitvoerder: 410 uur gemeenschappelijke vergaderingen, bijdrage per deelnemer: 11 uur individuele consultatie, bijdrage per deelnemer: 8 uur 2015: projectleider: 30 uur projectuitvoerder: 470 uur gemeenschappelijke vergaderingen, bijdrage per deelnemer: 24 uur individuele consultatie, bijdrage per deelnemer: 10 uur 22
Thema 2: Infrastructuur
Verrijkte publicaties 1. Projecttitel Titel NCDD thema Samenvatting voorstel
Verrijkte Publicaties Infrastructuur Publicaties worden in toenemende mate verrijkt met grafieken, filmpjes en andere digitale objecten. Daarbij wordt er steeds meer contextuele informatie aan een publicatie toegevoegd. Het betreft hier vaak onderzoeksdata, reviews en (alt)metrics. Het beheer van deze verrijkte publicaties vormt voor archiverende instellingen nog een grote uitdaging. Dit voorstel richt zich op een nadere verkenning van de noodzakelijke samenwerking tussen bewarende instellingen rondom het duurzaam toegankelijk houden van verrijkte publicaties en het in kaart brengen van de problemen die zich daarbij voordoen.
2. Probleemschets Korte schets van probleem
In toenemende mate bestaan “publicaties” niet meer uit één object, maar uit meerdere elementen. Bijvoorbeeld een artikel, waarbij een dataset hoort, toegevoegde programma informatie, een filmpje op YouTube, recensies over het artikel of informatieve websites. In de Nederlandse situatie betekent dit, dat als deze “verzameling elementen” van belang zijn voor duurzame toegankelijkheid (preservation én access), dat de afzonderlijke elementen niet op één plek duurzaam bewaard worden. De KB bewaart het artikel, DANS of 3TU de dataset, de film zou bij B&G terecht kunnen komen. Bovenstaande beschrijving is een “theoretisch” concept. In de praktijk doen zich meer situaties voor waarbij publicaties in samenhang worden gepresenteerd. Om te kunnen bepalen of een publicatie van belang is voor een lezer is het van belang om deze persoon van zoveel mogelijk relevante contextuele informatie te voorzien. Deze contextuele informatie kan bestaan uit de onderliggende data waarop een publicatie gebaseerd is, reviews, de financier van het onderzoek en (alt)metrics. Onder het concept van een verrijkte publicatie verstaan we verrijkingen in een publicatie, zogenaamde supplementary material, en contextuele informatie. Dit concept van een verrijkte publicatie is in principe “eindeloos” en meerdere instellingen hebben een rol in de lange termijn toegankelijkheid van het geheel. De instellingen die deze informatie voor de lange termijn toegankelijk moeten houden zullen elk een afbakening moeten maken. Deze “selectie” en het feit dat onderdelen afzonderlijk worden beheerd vragen om meer duidelijkheid en afspraken tussen de beherende instellingen onderling. 23
Hoe dragen de resultaten van het project bij aan de oplossing van het probleem?
Deze problematiek is eerder onderzocht in het project DRIVER en daarna in het SURFshare project Duurzame Verrijkte Publikaties. Het eindrapport van dit laatste project bevat aanbevelingen en suggesties. Geconstateerde knelpunten betroffen met name het gebruik van standaarden, formaten, technieken, omgang met rechten, validatie etc. Bovenstaande projecten hebben zich voornamelijk gericht op de zogenaamde verrijking met betrekking tot supplementary material. In dit project worden ook nadrukkelijk de contextuele verrijkingen meegenomen. Overleg met bovenstaande partners leidt tot: -
-
-
-
3. Coördinator Organisatie Rol
Desktop research om de internationale ontwikkelingen rondom verrijkte publicaties in de afgelopen 2 jaar in kaart te brengen Op basis van deze resultaten komen tot afbakening van het probleem door een gedeelde definitie van “Verrijkte Publicatie”, waardoor duidelijk is wat “in scope” is en binnen Nederland op dit gebied duurzaam bewaard wordt (hier ligt een connectie met het project collectievorming) Het scheppen van duidelijkheid wie waarvoor duurzame verantwoordelijkheid neemt en dit bekend maken Het in kaart brengen van de condities waaronder de duurzame opslag plaatsvindt zodat deze tussen de instellingen onderling kunnen worden afgestemd en duurzame toegankelijkheid kan worden gegarandeerd Het creëren van een netwerk en planning om toekomstige ontwikkelingen op dit gebied te kunnen verwerken Aanbevelingen voor implementatie Voorstellen aan creators hoe in het begin van de keten de condities zo goed mogelijk kunnen worden geschapen, en dat ook zij verantwoordelijkheid dragen in het proces.
Koninklijke Bibliotheek Projectleider
4. Betrokken organisaties Organisatie KB belanghebbende bij de duurzame toegankelijkheid van verrijkte Rol publicaties binnen haar collecties
Organisatie Rol
DANS Actief op het gebied van VP’s en Data in Context en belanghebbende inzake de duurzame toegankelijkheid van verrijkte publicaties
24
Organisatie Rol
3TU Actief in “verrijkte publicaties” en belanghebbende
Organisatie
Rol
Institutional Repository, kandidaten zijn UvA of mogelijk de UL, nog niet benaderd, (beiden kunnen gezien worden als goede vertegenwoordiger van Institutional Repositories en namen deel aan DRIVER project) Actief in “verrijkte publicaties” en belanghebbende
Organisatie Rol
Beeld en Geluid Actief in “verrijkte publicaties” en belanghebbende
Organisatie Rol
NA Heeft ervaring vanuit projecten als Tanop en VOC Opvarenden
5. Projectvoorstel uitgebreid Dit project in de 2e fase van het NCDD-programmaplan omvat een verkenning van de problemen die zich afspelen rond de zgn. verrijkte publicaties. Om het probleem hanteerbaar te houden gaat het bij verrijkte publicaties in elk geval om een publicatie (boek, artikel) waarbij minimaal een extra onderdeel van een andere soort zit (dataset, website, recensie, film, etc.). De publicatie hoeft overigens niet het centrale deel te zijn. Het centrale (belangrijkste) deel kan ook een van de andere onderdelen zijn. Een uitgebreide documentatie bij een dataset kan ook een VP zijn. Voor het verkennend onderzoek dat in dit project wordt gedaan wordt voortgebouwd op het eindrapport van het surfshareproject Duurzame Verrijkte publicaties. 1. Zoals deze korte omschrijving al aangeeft kan een VP zeer verschillende vormen aannemen. Onderdeel van het project zal dan ook zijn om een uitgebreide inventarisatie van de verschijningsvormen van een VP te maken. Dit zal overigens niet eenmalig aan het begin van het project gebeuren, maar zal een levende inventarisatie zijn. Dit om een check te hebben dat de problemen en oplossingen ook inderdaad door de realiteit gesteund worden. Mocht blijken dat zich geen nieuwe gezichtspunten meer voordoen bij het toevoegen van nieuwe vormen van VP’s dan zal de inventarisatie alleen nog maar passief gebeuren. De inventarisatie is geen doel op zich. 2. Ee wordt een afbakening gemaakt van de typen VP die in dit project centraal staan. De eerste afbakening is al gemaakt door te stellen dat een VP die hier object van onderzoek is, tenminste een publicatie moet bevatten. 3. Er wordt een schets gemaakt van de rollen en verantwoordelijkheden zoals die zich binnen de huidige infrastructuur voor duurzaam bewaren in Nederland zich aftekenen. Uiteraard steeds met referentie naar de samenhang die nu eenmaal bij een VP van belang is en die in 2. nader omschreven is. Ook wordt hier aangegeven welke onderdelen mogelijk nog niet geregeld zijn. Dit is ook een onderdeel dat in de loop van het project steeds verder zal worden aangevuld. 4. Binnen de verschillende partijen die een rol hebben in de infrastructuur worden ´eisen’ gesteld of mogelijkheden geschapen. Ook wordt aan verwachtingenmanagement gedaan ten aanzien voor de toekomstige toegankelijkheid van de bronnen die deze partijen bewaren. In dit onderdeel worden deze documenten verzameld (policies, voorschriften, 25
5. 6. 7. 8.
aanbevelingen, etc.) en worden deze met elkaar vergeleken. Het gaat hierbij om het detecteren van conflicterende zaken en gaten. Dit is van belang omdat VP’s nu eenmaal een onderlinge relatie en afhankelijkheid hebben, waarbij het voor duurzaam bewaren dus van belang is dat de voorschriften etc. bij de verschillende partijen nauw op elkaar aansluiten. In kaart brengen van nog niet bij een van bovenstaande onderdelen gesignaleerde kwesties Netwerk samenstellen van belanghebbenden bij de duurzame toegankelijkheid van verrijkte publicaties Voorstellen doen hoe en op welke termijn en in welke volgorde genoemde kwesties in de infrastructuur kunnen worden opgelost Aanbevelingen opstellen voor de makers van VP’s hoe zij zelf kunnen bijdragen aan een goed kwaliteit van duurzaam bewaren van VP’s. Hoewel de bewarende instellingen een belangrijke verantwoordelijkheid hebben voor de toekomst van het cultureel en wetenschappelijk erfgoed, kunnen de creatoren daarvan door het navolgen van aanbevelingen in belangrijke mate bijdragen om die verantwoordelijkheden van de bewarende instellingen te kunnen waarmaken. Het moet voor creatoren ook duidelijk zijn dat indien zij sterk afwijken van de aanbevelingen dit de bewarende instellingen niet is aan te rekenen.
6. Planning Planning Deliverables
1 mei 2014 – 1 maart 2015
1. Overzicht recente internationale ontwikkelingen rondom verrijkte publicaties. Rapport 2014, 1mei tot 1 sept 2. Beschrijving en definitie van een Verrijkte Publicatie binnen NCDD verband, waarbij is aangegeven wie verantwoordelijk is voor de afzonderlijke delen en hoe dit gaat resulteren in een gedeelde presentatie voor de eindgebruiker: rapport en afspraken 2014, juli-dec 3. Vaststelling van en onderlinge afstemming van het duurzaamheidsbeleid ten aan zien van de afzonderlijke delen binnen de deelnemende instellingen: rapport en afspraken 2015, jan-jun 2015, juli-dec 7. Begroting Begroting Taken 1
2014 € 30.720 (personele inzet) 2015 € 7.680 (personele inzet) Desktop research om de internationale ontwikkelingen rondom verrijkte publicaties in de afgelopen 2 jaar in kaart te brengen. Resultaat: Rapport met samenvatting van relevante trends en ontwikkelingen 26
Partners:
2
3
KB-NL focust op supplementary materials en uitgevers DANS focust op data in context en researchers Partners: KB, DANS Doorlooptijd: 1 mei – 1 september 2014 Inspanning: KB 10 dagen DANS 10 dagen Op basis van deze resultaten komen tot afbakening van het probleem door een gedeelde definitie van “Verrijkte Publicatie”, waardoor duidelijk is wat “in scope” is en tevens een vaststelling van de gebieden die buiten scope vallen. Basisuitgangspunt is in elk geval dat een Verrijkte Publicatie een publicatie bevat. Validering van deze afbakening door overleg met andere partners door middel van een dagdeel discussie Resultaat: definitie Verrijkte Publicatie en dagdeel discussie ter validering Partners: KB-NL DANS Beeld en Geluid NA 3TU als digitale bewaarplaats in relatie tot Betawetenschappen UvA representant van institutional repositories en vertegenwoordiger Humanities & Social Sciences NA representant dataleverancier voor projecten (Tanop en VOC Opvarenden) Doorlooptijd: 1 september – 30 september 2014 Inspanning: KB: 2 dagen (voorbereiden, bijwonen en nabewerking bijeenkomst) DANS : 2 dagen (voorbereiden, bijwonen en nabewerking bijeenkomst) 3TU: 1 dag (bijwonen bijeenkomst) UvA: 1 dag (bijwonen bijeenkomst) NA: 1 dag (bijwonen bijeenkomst) BenG: 1 dag (bijwonen bijeenkomst) Schets huidige situatie op hoofdlijnen, uitgaande van de in 2 vastgestelde definitie: wat wordt er waar binnen Nederland op dit gebied duurzaam bewaard (rollen en verantwoordelijkheden, hier ligt een connectie met het project collectievorming). Validering van het conceptrapport (op te stellen door KB en DANS) bij overige partners en vervolgens breed bekend maken hoe deze verantwoordelijkheden in Nederland liggen. Resultaat: Rapportage over 27
aanwezigheid/ontbreken duurzame bewaar initiatieven in relatie tot de in 2 vastgestelde definitie Partners: KB 3 dagen DANS 3 dagen 3TU 2 dagen (consultatie en feedback op rapportage) NA 2 dagen (consultatie en feedback op rapportage) UvA 2 dagen (consultatie en feedback op rapportage) BenG 2 dagen (consultatie en feedback op rapportage)
4
5
Doorlooptijd: 1 oktober – 15 november 2014 Het in kaart brengen van de condities waaronder de duurzame opslag plaatsvindt zodat deze tussen de instellingen onderling kunnen worden afgestemd en duurzame toegankelijkheid kan worden gegarandeerd. Aangezien niet alle betrokken instellingen hun beleid ten aanzien van de duurzaamheid hebben gepubliceerd, kan dit alleen achterhaald worden door gericht te vragen. Dit kan gebeuren aan de hand van een enquete voor organisaties die in punt 3 zijn vastgesteld. (de SCAPE Catalogue of Policy Elements zou als input gebruikt kunnen worden). Tevens ligt hier een relatie met de Audit en Certification Werkgroep. Resultaat: Overzicht overeenkomsten en verschillen tussen de duurzame initiatieven in NL Partners: KB en DANS Doorlooptijd: 16 november 2014 – 1 februari 2015 Inspanning: Opstellen enquête, uitgaan enquête, publiciteit en verwerking gegevens KB: 5 dagen DANS: 3 dagen Het creëren van aanbevelingen voor een netwerk en een planning om toekomstige ontwikkelingen op dit gebied te kunnen verwerken. Nog nader te bepalen in welke vorm dit gaat: kan bestaan uit website met informatie waar betrokkenen zich kunnen inschrijven. Het in stand houden van dit netwerk valt buiten de scope van het project Resultaat: aanbeveling samenstelling netwerk en activiteiten daarbinnen op grond van resultaten uit 4 Partners: KB en DANS Doorlooptijd: 1 februari – 1 maart 2015 Inspanning: KB: 3 dagen DANS: 3 dagen 28
6
Aanbevelingen voor implementatie: rapport en afspraken, roadmap per sector Op grond van de inventarisatie in 4 en de plannen in 5, zullen deze zaken geimplementeerd kunnen worden aan de hand van een op te stellen roadmap per sector (deze roadmap kan afgestemd worden met die van Audit en Certification). De roadmap zal expliciet door het NCDD bestuur vastgesteld moeten worden, waarna tot implementatie overgegaan kan worden. De implementatie valt buiten de scope van dit project. Voorstel: maak dit onderdeel van de implementatie en pak op in samenhang met resultaten uit de andere projecten. Voorstellen aan creators hoe in het begin van de keten de condities zo goed mogelijk kunnen worden geschapen, en dat ook zij verantwoordelijkheid dragen in het proces. Voorstel: maak dit onderdeel van de implementatie en pak op in samenhang met resultaten uit de andere projecten.
7
Samenvatting dagen per partner Activiteit nr. Projectmgt. 1 2 3 4 5 totaal
KB 10 10 2 3 5 3 33
DANS 10 2 3 3 3 21
3TU
NA
UvA
1 2
1 2
1 2
3
3
3
29
