Projectplan Winkelcentrum Kerkelanden Datum: 31-oktober-2013 Inhoudsopgave Projectplan Winkelcentrum Kerkelanden ............................................................................................... 1 1.
Doel van het projectplan ............................................................................................................ 2
2.
Projectgegevens ......................................................................................................................... 2
3.
Projectdefinitie ........................................................................................................................... 3 3.1
Projectresultaat...................................................................................................................... 3
3.2
Aanleiding / achtergrond ....................................................................................................... 3
3.3
Relevante (reeds genomen) raads- en collegebesluiten ....................................................... 4
3.4
Randvoorwaarden.................................................................................................................. 4
4.
Financieel.................................................................................................................................... 4
5.
Projectorganisatie ...................................................................................................................... 4 5.1
Vergadercyclus en vaststelling stukken ................................................................................. 4
5.2
Organisatie en capaciteitsraming .......................................................................................... 5
6.
Aanpak ........................................................................................................................................ 5 6.1
Externe stakeholders ............................................................................................................. 5
6.2
Uitgangspunten voor de aanpak ............................................................................................ 5
6.3
Fasering van het project ........................................................................................................ 6
6.4
Op te leveren producten........................................................................................................ 6
7.
Kansen, risico´s en kwaliteit ....................................................................................................... 7
8.
Communicatie ............................................................................................................................ 7
9.
Bijlage 1 Rolbeschrijving projectmanagement ........................................................................... 8 9.1
Opdrachtgever ....................................................................................................................... 8
9.2
Seniorgebruiker...................................................................................................................... 8
9.3
Seniorleverancier ................................................................................................................... 8
9.4
Projectleider ........................................................................................................................... 8
10.
Bijlage 2 Planning en fasering ................................................................................................ 9
11.
Bijlage 3 Risicolijst .................................................................................................................. 9
1. Doel van het projectplan In dit projectplan wordt het project Winkelcentrum Kerkelanden gedefinieerd en uitgewerkt, zodat besloten kan worden of het project kan starten. Daartoe wordt het samen met de businesscase aan de ambtelijk opdrachtgever aangeboden. De verschillende rollen en personen in het project worden benoemd en ook het mandaat van de projectleider. Samen met de businesscase vormt het projectplan de projectinitiatiedocumentatie (PID). Na vaststelling is de initiatieffase afgesloten en start de uitvoeringsfase.
2. Projectgegevens Programma Project (zaak) nummer Omgeving (ICT-project) Status project Portefeuillehouder Opdrachtgever Projectleider Projectplan beschikbaar Datum projectplan Opdrachtdatum Geplande startdatum Geplande einddatum
: : : : : : : : : : : :
Ruimtelijke projecten - Bouwprojecten 103805 project reeds gestart (vervolg op eerdere informele projecten) Jan Rensen Henny Overbeek Roderik D'havé ja ---Verwachte startdatum : 1-aug-2013 -Verwachte einddatum : 31-dec-2017
Het plangebied is het winkelcentrum Kerkelanden en zijn omgeving, welke wordt omsloten door de Kapittelweg. Het programma omvat de verkoop van 1.887 m2 bouwrijpe grond aan Dela Vastgoed. Het winkelcentrum wordt door Dela Vastgoed grondig gerenoveerd, waarbij de aangekochte grond dient
ter uitbreiding van het huidige winkelcentrum. Het winkelcentrum zal met ongeveer 2.100 m2 worden uitgebreid. De gemeente verplicht zich met dit project tot herinrichting van gedeelten van de openbare ruimte. De herinrichting is tweeledig. De gemeente neemt de herinrichting van de openbare ruimte rond de nieuwe entree aan de zuidzijde van het winkelcentrum van het complex op zich. Daarnaast verplicht de gemeente zich tot het voorzien in voldoende parkeermogelijkheden ten behoeve van het gerenoveerde en uitgebreide winkelcentrum.
3. Projectdefinitie 3.1 Projectresultaat Als het project gereed is, is het winkelcentrum door de eigenaar / ontwikkelaar gerenoveerd en uitgebreid op het Haakplein; De openbare ruimte is door de gemeente heringericht met meer parkeerplaatsen en meer passend bij het gerenoveerde winkelcentrum. De wijze waarop de openbare ruimte is aangepast wordt in de eerste fase van het project vastgelegd in een programma van eisen voor het ontwerp. Hierin zal het efficiënter gebruik maken van de ruimte voor parkeerplaatsen een belangrijk aspect zijn. Toelichting AM als ontwikkelaar in samenwerking met Dela als eigenaar van het winkelcentrum renoveren het winkelcentrum om het meer 'van deze tijd' te maken. Tevens willen zij twee percelen (waaronder het Haakplein) kopen van de gemeente om daar het winkelcentrum uit te breiden ten behoeve van een grotere Albert Heijn. De openbare ruimte rondom het winkelcentrum heeft een verouderde uitstraling (jaren '70) en er is parkeerdruk op piekmomenten (koopavond en zaterdagmiddag). Bovendien is de afgebrande sporthal nooit wederopgebouwd en is op die plek tijdelijk een parkeerplaats ingericht. Ook deze plek heeft een betere inrichting nodig.
3.2 Aanleiding / achtergrond In 2007 heeft de raad na een participatietraject met belanghebbenden (bewoners, winkeliers en Versa) randvoorwaarden vastgesteld voor de uitbreiding van het winkelcentrum Kerkelanden. In de jaren daarna zijn verschillende pogingen gedaan om binnen de gestelde randvoorwaarden tot een haalbaar plan te komen. Met name de parkeeroplossing bleek daarbij steeds een struikelblok: óf er zouden te weinig parkeerplaatsen komen voor de randvoorwaarden, óf er moest een (dure) parkeergarage worden gebouwd die het plan financieel onhaalbaar maakt. Na een aantal pogingen met Blauwhoed, heeft Dela met AM een nieuwe ontwikkelende partner aan zich gebonden waarmee de projecten Winkelcentrum Kerkelanden en Kapittelweg (de verbrande voormalige sporthallocatie) aan elkaar zijn verbonden. (Ook voor het project Kapittelweg was het voor die tijd niet gelukt tot een haalbaar plan te komen). Tevens hebben de afgelopen jaren lastige grondprijsonderhandelingen plaatsgevonden. Dit alles heeft geleid tot aanpassingen in zowel het programma als het ontwerp, waardoor een haalbaar plan is bedacht. Hoewel dit plan niet volledig aan alle randvoorwaarden voldoet, draagt het wel degelijk bij aan het realiseren van de intenties die met de randvoorwaarden waren bedoeld. Een en ander is bestuurlijk besproken in diverse portefeuillehoudersoverleggen en de raad is periodiek geïnformeerd via voortgangsrapportages van alle projecten waarin ook de stand van zaken in dit project is besproken. In september heeft het college ingestemd met een nieuw voorstel van AM en DELA en in oktober heeft de raad een grondexploitatie vastgesteld. Om uitvoering te kunnen
geven aan de besluiten, wordt voorgesteld het project formeel te starten aan de hand van deze projectopdracht.
3.3 Relevante (reeds genomen) raads- en collegebesluiten 3 september 2013 heeft het college ingestemd met het voorstel van AM en DELA inclusief een concept intentieovereenkomst om te komen tot een koopovereenkomst. De commissie ruimte heeft het college hierover positief geadviseerd op 25 september 2013. Tevens heeft het college een grondexploitatie aan de raad voorgesteld die op 16 oktober 2013 door de raad is vastgesteld.
3.4 Randvoorwaarden Uitgangspunt is het voorstel dat AM / DELA heeft gedaan en wat vertaald is in de intentieovereenkomst. Ten aanzien van de openbare ruimte is het parkeerbeleid een belangrijke randvoorwaarde. Financieel geldt de vastgestelde grondexploitatie als randvoorwaarde. Ruimtelijke: de plangrens zoals aangegeven op het kaartje met het plangebied. Bestuurlijk: de afspraken zoals gemaakt in de intentieovereenkomst waarmee B&W hebben ingestemd. Financieel: uitgangspunt is een sluitende grondexploitatie. Participatie: ten aanzien van de openbare ruimte krijgt de klankbordgroep participatieniveau coproduceren. Overige belanghebbenden worden geïnformeerd via informatieavonden. Scope Zaken die in dit project worden opgepakt:
Zaken waarmee wordt afgestemd:
Verkoop van 2 percelen grond Herinrichting van de openbare ruimte rondom het winkelcentrum (zuidzijde) Aanpassing van de Koepel AM / DELA, de Klankbordgroep, Versa
Zaken die niet in dit project worden opgepakt:
4. Financieel Doordat de gemeente alleen het te bebouwen Haakplein verkoopt, blijft de gemeente eigenaar van de openbare ruimte die zij voor eigen rekening herinricht. In de grondexploitatie wordt uitgegaan van een grondexploitatie waarbij alleen het zuidelijk deel van de openbare ruimte rondom het winkelcentrum wordt heringericht.
5. Projectorganisatie 5.1 Vergadercyclus en vaststelling stukken 1 x per maand een projectgroepvergadering om lopende zaken door te nemen en werkafspraken te maken. Indien relevant overleg met de opdrachtgever; in ieder geval voor de vaststelling van alle benoemde mijlpalen.
Bij voortgang en/of bij problemen bespreken in portefeuillehoudersoverleg. Vaststelling van de stukken door het bevoegde gezag en via het dan geldende besluitvormingsproces (nieuwe organisatie staat nog niet).
5.2 Organisatie en capaciteitsraming Vanuit de gemeente is behoefte aan: Opdrachtgever: 100 uur Henny een bestemmingsplanjurist: 170 uur Aernoud toeleveranciers bestemmingsplan (ruimtelijke onderbouwing, milieuonderzoeken, parkeren, etc.): 5 uur stedenbouwkundig (Erik van Schaijk) en 20 uur milieu (Frances van Kooten) PVE-SO-VO-DO openbare ruimte: 275 Uur IB (Joost Volkers + Dick van Marsbergen) bestekken openbare ruimte (bouwrijp en woonrijp, incl. aanbesteding en gunningsadvies en directiebegroting): 550 uur Dick Directievoering / toezicht bouwrijp: 140 uur Directievoering / toezicht woonrijp: 235 uur (indien gefaseerde uitvoering, nog 235 uur extra nodig) koopovereenkomst: 40 uur Jos Elders Planeconomische inbreng (o.a. grex, actualisaties en risicoanalyses): 120 uur Lute projectmanagement: 700 uur Roderik communicatie/ participatie: 200 uur Sasja projectgroep: 1 x/mnd 6 personen 1 uur x 1,5 jr+ 18 x 6= 110 uur
6. Aanpak 6.1 Externe stakeholders Voor deze projectopdracht is geen uitgebreide stakeholdersanalyse gemaakt. Benoemde stakeholders zijn beschreven op basis van de ervaring van de afgelopen 7 jaar. Het is aan te bevelen, gedurende het project een keer met de projectgroep een uitgebreidere stakeholdersanalyse te maken. - Winkeliers winkelcentrum (vertegenwoordigd via winkeliersvereniging). Belang bij goed draaiend winkelcentrum en goede bereikbaarheid. - Bewoners Kerkelanden (vertegenwoordigd via klankbordgroep). Belang bij goed voorzieningenniveau (winkels, parkeerplaatsen en welzijn) en geringe bouwoverlast. - Bezoekers van het winkelcentrum. Belang bij een goede bereikbaarheid en goede informatievoorziening tijdens de bouw. - Versa. Huurder van de Koepel; belang bij zodanige aanpassing van het buurthuis dat alle huidige activiteiten voortgezet kunnen worden. - NUTS bedrijven; belang dat hun aansluitingen op publieke grond liggen en dat ze te alle tijden te bereiken zijn.
6.2 Uitgangspunten voor de aanpak AM ontwikkelt en bouw de uitbreiding van het winkelcentrum namens DELA. Omdat DELA geen openbare ruimte bezit, kunnen zij niet zelf aan de parkeernorm voldoen. De grondprijs voor het Haakplein is gebaseerd op het uitgangspunt dat de gemeente de parkeerplaats herinricht. Eerder was sprake van een groter plan waarbij ook nog twee extra blokjes wonen boven winkels zouden worden gebouwd. Hiervoor zou de gemeente dan meer geld krijgen, zodat de hele openbare ruimte rondom het bouwplan heringericht kon worden. Nu er een kleiner plan is, is er onvoldoende geld om ook de Noord-, Oost- en westzijde her in te richten.
Tegelijk is dat ook niet meer noodzakelijk omdat er bij het kleinere programma minder parkeerplaatsen nodig zijn en er meer ruimte beschikbaar is aan de zuidzijde. Vanwege een hogere parkeereis dan de parkeernorm (ivm realisatie parkeerplaatsen openbare ruimte ipv eigen terrein) is het niet op voorhand zeker dat alle benodigde parkeerplaatsen aan de zuidzijde gerealiseerd kunnen worden. In de grondexploitatie is daarom een post opgenomen van € 172.000 (Ex VAT) om indien noodzakelijk ook aan een andere zijde extra parkeerplaatsen te kunnen realiseren. Een ander belangrijk uitgangspunt is snelheid. Er wordt gestreefd naar een snelle realisatie van de plannen.
6.3 Fasering van het project Het project bestaat uit twee fasen: ontwerp en realisatie. In de ontwerpfase worden het bestemmingsplan en het ontwerp openbare ruimte gemaakt. Omdat het bouwplan van DELA vooruitloopt op de uitvoering van de openbare ruimte, hoort het bouwrijpmaken bij de ontwerpfase. In de realisatiefase wordt de openbare ruimte heringericht. Voor de overgang van de ontwerpfase naar de realisatiefase wordt een faseplan gemaakt. Onderstaand de mijlpalen die in de twee fasen worden gehaald: Ontwerpfase: Oktober 2013: grondexploitatie goedgekeurd; intentieovereenkomst met AM/DELA ondertekenen Oktober 2013: start opstellen bestemmingsplan Oktober 2013: start ontwerp openbare ruimte gemeente Mei 2014: koopovereenkomst Haakplein, start bouwrijpmaken (B&W) Oktober 2014: DO openbare ruimte vastgesteld (Raad) Oktober 2014: bestemmingsplan definitief (Raad) November 2014: start bestek openbare ruimte maken Januari 2015: bouwrijp leveren Februari 2015: start bouw AM/Dela Maart 2015: bestekken openbare ruimte gereed Maart 2015: faseplan realisatiefase (B&W) Realisatiefase: April 2015: bestekken publiceren (2 mnd openbaar aanbesteden) Juni 2015: gunning werk openbare ruimte Augustus 2015: start werk openbare ruimte Januari 2016: oplevering gerenoveerde winkelcentrum (en grootste deel openbare ruimte Daarna: zodra het kan de openbare ruimte afronden (afhankelijk bouwactiviteiten AM/DELA) Februari 2016: oplevering openbare ruimte gemeente
6.4 Op te leveren producten Gemeente Intentieovereenkomst (B&W) Koopovereenkomst (B&W) Bestemmingsplan (Raad) Grondexploitatie (Raad) Omgevingsvergunning Winkelcentrum (B&W) PVE openbare ruimte (portefeuillehouder) SO-VO-DO openbare ruimte gemeente (B&W en Raad) Levering bouwrijpe grond
Bestekken en ramingen openbare ruimte Aanbesteding en gunning openbare ruimte Oplevering openbare ruimte NUTS verleggen DELA Oplevering Winkelcentrum
7. Kansen, risico´s en kwaliteit Zie risicoinventarisatielijst voor alle risico’s zoals gedefinieerd in juni 2013. Als de opdracht is verstrekt, wordt met de projectgroep een nieuwe risicoinventarisatie gedaan en worden risicobeheersingsmaatregelen voorgesteld. Een risico dat zich op voorhand manifesteert, is dat doordat het programma minder is geworden dan eerdere plannen voorzien, de grondopbrengst ook lager is. Door de lagere grondopbrengst (en juist meer openbare ruimte) is het te verwachten resultaat van de grex minder goed. In plaats van een plus dreigt een min onder aan de streep. Een negatief resultaat kan voorkomen worden door de kwalitatieve ambities in toom te houden, bijvoorbeeld alleen de noodzakelijke aanpassingen aan de openbare ruimte te doen en de entree meer 'smoel' te geven en niet de achterkanten.
8. Communicatie Er is een klankbordgroep in het leven geroepen in 2007. De afgelopen jaren is die niet vaak bij elkaar geweest, maar afzonderlijke leden nemen wel af en toe polshoogte. De klankbordgroep heeft op 17 september 2013 enthousiast gereageerd op het plan. Het college heeft op 3 september besloten de klankbordgroep de rol van coproducent te geven (trede 3 van de participatieladder) bij het proces om te komen tot een ontwerp voor de openbare ruimte. Dat betekent dus dat de klankbordgroep wordt betrokken vanaf het programma van eisen tot en met het ontwerp voor de openbare ruimte. Aangezien de klankbordgroep al 6 jaar geleden is opgericht, wordt gezocht naar nieuwe aanvullende leden van de klankbordgroep. Daarnaast worden algemene informatiebijeenkomsten georganiseerd voor de overige belanghebbenden die zich niet hebben aangemeld voor de klankbordgroep. De gemeente doet de openbare ruimte, de ontwikkelaar is verantwoordelijk voor de verbouw van het winkelcentrum. Voor de communicatie is het belangrijk duidelijke afspraken te maken wie in de communicatie waar voor verantwoordelijk is. Maar ook wat de gemeente verlangt van de ontwikkelaar ten aanzien van het moment en de wijze waarop zij bewoners informeren over bijvoorbeeld werkzaamheden ´s avonds laat. Voor elke fase in het project wordt een communicatieplan gemaakt.
9. Bijlage 1 Rolbeschrijving projectmanagement 9.1 Opdrachtgever De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het project. Hij keurt alle deelproducten en fasedocumenten goed en geleid deze indien nodig door naar het bevoegd gezag voor vaststelling. In projecten zonder stuurgroep (zoals dit project), vervult de opdrachtgever daarmee in zijn eentje de rol van de stuurgroep. Bij wijzigingen in de scope van het project moet een wijzigingsvoorstel worden gedaan aan de opdrachtgever. Voordat hij of zij de producten goedkeurt stemt hij of zij af met de seniorgebruiker en de seniorleverancier. De projectleider probeert zaken in eerste instantie te regelen met de betrokken afdelingsmanagers en projectgroepleden, maar als die er niet uit komt, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de middelen die nodig zijn om dit project te kunnen uitvoeren. Belangrijk onderdeel is ervoor te zorgen dat de deelnemers aan dit project voldoende tijd beschikbaar hebben voor hun deelname. Indien er zich tussentijds capaciteitsproblemen in toegezegde middelen voordoen, dan is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de oplossing daarvan.
9.2 Seniorgebruiker De seniorgebruiker is een vertegenwoordiger van de uiteindelijke gebruikers, over alle afdelingen in de organisatie heen en met aandacht voor de stakeholders buiten de organisatie. Hij of zij toetst de opgeleverde producten aan het gewenste eindresultaat (wenselijkheidstoets). De seniorgebruiker toetst of de producten de gewenste kwaliteit hebben en levert hiervoor de eisen aan. De seniorgebruiker adviseert aan de opdrachtgever alvorens producten en projectmanagementdocumenten worden vastgesteld. Desgewenst kan hij aan anderen om advies vragen. Hiervoor is geen structurele rol toebedeeld. Voor ruimtelijke projecten als deze is de afdelingsmanager van de afdeling openbare werken als beheerder degene die het projectresultaat overneemt. Hij is daarom een logische senior gebruiker.
9.3 Leverancier De leveranciers zijn degenen die de input leveren voor de producten in het project, over alle afdelingen in de organisatie heen en met aandacht voor de stakeholders buiten de organisatie. Zij toetsen of de aanpak haalbaar is en of de input voor de producten op tijd geleverd kan worden (haalbaarheidstoets). Dit zijn de teamleiders. De seniorleverancier stelt de capaciteit van de deelnemers aan dit project beschikbaar en zorgt ervoor dat de kwaliteit van de input van voldoende niveau is. De seniorleverancier adviseert aan de opdrachtgever alvorens producten en projectmanagementdocumenten worden vastgesteld. Desgewenst kan hij of zij aan anderen om advies vragen. Hiervoor is geen structurele rol toebedeeld.
9.4 Projectleider De projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. De projectleider organiseert de in deze projectopdracht genoemde bijeenkomsten en stelt de documenten op. De projectleider wordt benoemd als budgetbeheerder van het toe te kennen krediet. Er wordt niet afgeweken van de budgetbeheerdersregeling voor wat betreft de bedragen en procedures. De projectleider heeft de bevoegdheid om de planning van onderdelen binnen de projectopdracht bij te stellen als gevolg van tussentijdse initiatieven. De projectleider rapporteert hierover in de voortgangsrapportages en in het bilaterale overleg met de opdrachtgever. Waar nodig vindt eerst overleg plaats met de opdrachtgever, met de seniorgebruiker en de leveranciers.
10. Bijlage 2 Planning en fasering 11. Bijlage 3 Risicolijst
