Projectplan voor het opzetten van ‘De Nijmeegse Zaak’, een initiatief van de HAN, het OKB en het Bureau Zelfstandigen Gemeente Nijmegen. De Nijmeegse Zaak wordt opgezet om de Nijmeegse Ondernemer die in de problemen zit of dreigt te komen te ondersteunen met advies op commercieel en financieel gebied.
De Nijmeegse Zaak Doel:
Ondersteunen van de Nijmeegse Ondernemer op commercieel, financieel en organisatorisch gebied.
Versie:
2.2
Datum:
19-5-2015
1
Inhoud Inleiding................................................................................................................................................... 3 Activiteiten .............................................................................................................................................. 4 Partners ................................................................................................................................................... 4 Locatie ..................................................................................................................................................... 5 Promotie ................................................................................................................................................. 5 Projectvoorwaarden/Eisen ..................................................................................................................... 5 Organisatie .............................................................................................................................................. 5 Screening ondernemers ...................................................................................................................... 6 Intakegesprekken ................................................................................................................................ 6 Uitvoeren servicelines......................................................................................................................... 6 Einde ................................................................................................................................................... 7 Plan Aannames........................................................................................................................................ 7 Een weergave van: .................................................................................................................................. 7 Productbeschrijving ........................................................................................................................ 7 Planning van activiteiten ................................................................................................................. 7 Tijdsplanning ................................................................................................................................... 7 Projectbudget ................................................................................................................................. 8 Beginbalans ..................................................................................................................................... 8 Exploitatiebegroting........................................................................................................................ 9 Benodigde mensen en middelen .................................................................................................... 9 Inventarisatie van risico’s ..................................................................................................................... 10 Aansprakelijkheid.............................................................................................................................. 10
2
Inleiding Iedere ondernemer neemt en loopt risico. Soms gaat dat mis, de ondernemer komt in de financiële problemen en het voortbestaan van de onderneming wordt bedreigd. In dat geval heeft de ondernemer vaak niet de middelen om externe partijen in te schakelen voor hulp. In deze gevallen kan ‘De Nijmeegse Zaak’ uitkomst bieden door het verlenen van hulp bij commerciële, financiële en organisatorische vraagstukken. Volgens cijfers van het CBS heeft de helft van de ZZP’ers een persoonlijk inkomen van minder dan 25,5 duizend euro, 10 procent heeft een inkomen van nog geen 3,3 duizend euro. Hieruit blijkt dat het inschakelen van (dure) hulp dus niet altijd een mogelijkheid is. De drie hoofdpartners; Hogeschool Arnhem Nijmegen, Gemeente Nijmegen (BZ) en het Ondernemersklankbord willen met behulp van het leerwerkbedrijf zorgen dat ondernemers, die in zwaar weer verkeren, uiteindelijk weer met een gezonde onderneming op eigen benen kunnen staan. De zelfredzaamheid van de ondernemers staat centraal, ook met het hoog op de toekomst van deze bedrijven. De inrichting van het concept ligt in het verlengde van dit gemeenschappelijke doel. ‘De Nijmeegse Zaak’ biedt op een sociaal maatschappelijke manier een oplossing aan deze problematiek van ondernemers. Hierbij moet vooral gedacht worden aan kleine bedrijven en ZZP’ers. In het leerwerkbedrijf gaan studenten van Hogeschool Arnhem Nijmegen samen met een bedrijfsmentor van het Ondernemersklankbord en de ondernemer aan de slag om de ondernemer te helpen. Een win-winsituatie voor alle partijen. Ook kan door ‘De Nijmeegse Zaak’ ondersteuning geboden worden waar het gaat om financieringsaanvragen, bijvoorbeeld binnen de Bbz. De Bbz geeft de ondernemer financiële mogelijkheden door bijvoorbeeld een renteloze lening, een starterskrediet of een aanvulling op het inkomen tot bijstandsniveau. Helaas blijkt in de praktijk dat deze marginale ondernemers vaak niet aan de randvoorwaarden van de Bbz kunnen voldoen. Het grootste struikelblok voor een ondernemer is het aantonen dat de onderneming levensvatbaar genoeg is en voldoende inkomen genereert om te kunnen voortbestaan. De gemeente dient de levensvatbaarheid te kunnen beoordelen op basis van de administratie van de onderneming. Als de administratie niet op orde is, kan de aanvraag niet worden gehonoreerd. Echter, als de ondernemer niet de financiële slagkracht heeft om externe adviseurs in te schakelen, valt de ondernemer buiten de boot en komt dan verder in de problemen. De voornaamste activiteiten die binnen het leerwerkbedrijf worden uitgevoerd zijn dan ook het adviseren en ondersteunen van ondernemers in zwaar weer. Dit gebeurt door middel van het aanbieden van zogenoemde servicelines die ingaan op de specifieke problemen van de ondernemer. De servicelines zijn de diensten van ‘De Nijmeegse Zaak’ en zijn procesmatig ingericht zodat elk mogelijk aspect van het probleem van de ondernemer wordt behandeld. Binnen het leerwerkbedrijf zijn de servicelines gericht op commerciële, financiële en organisatorische vraagstukken.
3
Activiteiten De inrichting van De Nijmeegse Zaak is een verlengde van het maatschappelijke doel. De voornaamste activiteiten die binnen het leerwerkbedrijf worden uitgevoerd zijn dan ook het adviseren en ondersteunen van ondernemers in zwaar weer. Dit gebeurt door middel van het aanbieden van zogenoemde servicelijnen die ingaan op de specifieke problemen van de ondernemer. De servicelijnen zijn de diensten van DNZ en zijn procesmatig ingericht zodat elk mogelijk aspect van het probleem van de ondernemer wordt behandeld. Binnen het leerwerkbedrijf zijn de servicelijnen gericht op commerciële- en financiële en organisatorische vraagstukken. De zelfredzaamheid van de ondernemers staat centraal. DNZ heeft niet de intentie om te concurreren met andere (commerciële) partijen. Daarom is een scherp pakket van eisen opgesteld waaraan een ondernemer moet voldoen om in aanmerking te komen voor deelname aan een servicelijn. Op deze manier wordt de kans vergroot dat de ondernemer in zwaar weer wordt bereikt en de ondersteuning krijgt die nodig is. Daarnaast wordt op deze manier niet geconcurreerd met commerciële partijen.
Partners De belangrijkste partners binnen het project ‘De Nijmeegse Zaak’ zijn de Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN), het Ondernemersklankbord (OKB) en de Gemeente Nijmegen (BZ). Verder spelen ook andere partners een belangrijke rol in het project zoals sponsoren, het Centrum voor Valorisatie en Ondernemerschap (CvVO) binnen de HAN, verder zouden de verschillende coachingsbedrijven die het Bureau Zelfstandigen ondersteunen en eventueel het Centrum voor Jonge Ondernemers (CvJO) een rol kunnen spelen.
HAN
De Nijmeegse Zaak OKB
Gemeente Nijmegen (BZ)
4
Locatie Voor het fysiek plaatsen van ‘De Nijmeegse Zaak’ is het belangrijk dat er een ruimte wordt gevonden die aan bepaalde eisen voldoet. Voorbeelden van deze eisen kunnen zijn dat er een geschikte ruimte moet zijn voor het voeren van (intake)gesprekken, er goede werkplekken moeten zijn voor de studenten en de aanwezige coördinator(en). Tot slot is een goede bereikbaarheid belangrijk. Er is een geschikte ruimte gevonden in het Bisschop Hamerhuis aan de Verlengde Groenestraat 75 te Nijmegen. Deze ruimte wordt beschikbaar gesteld door de HAN, hieraan zijn geen huurkosten verbonden. De geraamde kosten voor huisvesting zijn voor de dekking van kosten voor voorzieningen.
Promotie Om er voor te zorgen dat de doelgroep van ‘De Nijmeegse Zaak’ deze ook daadwerkelijk bereikt zal er aandacht besteed moeten worden aan promotie ter verkrijging van naamsbekendheid voor ‘De Nijmeegse Zaak’. Allereerst zal er een website moeten worden opgezet en kan er een grote naamsbekendheid onder ondernemers worden gecreëerd door het houden van voorlichtingsbijeenkomsten bij bijvoorbeeld ondernemersverenigingen en de Kamer van Koophandel. Ook voorlichting via bijvoorbeeld het Economisch Collectief Nijmegen kan erg waardevol zijn voor het vergroten van de naamsbekendheid. Verder zal er worden geadverteerd op de ondernemerspagina van De Gelderlander en zal er gebruik gemaakt worden van flyers. Bovendien kunnen ondernemers worden doorverwezen door het Bureau Zelfstandigen, het OKB, sponsoren, enzovoorts.
Projectvoorwaarden/Eisen Er zijn een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden om het project tot een succes te maken. Allereerst moeten de samenwerkingsverbanden die al bestaan op een goede manier ingezet worden en de nieuwe samenwerkingsverbanden op een goede manier worden ingericht. Hiervoor is het belangrijk dat alle partijen (HAN, OKB, Gemeente Nijmegen) goed worden ingelicht over de gang van zaken binnen ‘De Nijmeegse Zaak’. De bereidheid om hieraan mee te werken, en activiteiten te ontwikkelen en uit te voeren ten behoeve van ‘De Nijmeegse Zaak’ moet dan ook bij alle partijen ruimschoots aanwezig zijn. Ook moeten er een coördinator (0,5 fte) beschikbaar worden gesteld en moet er tijd worden ingeruimd om ‘De Nijmeegse Zaak’ te ondersteunen waar nodig. Tot slot is het van belang dat er voldoende middelen beschikbaar worden gesteld om ‘De Nijmeegse Zaak’ op te zetten en hierna ook draaiende te houden.
Organisatie Het leerbedrijf ‘De Nijmeegse Zaak’ wordt gerund door studenten van de Hogeschool Arnhem en Nijmegen van de opleidingen Small Business & Retail Management, Commerciële Economie, Accountancy en Fiscaal Recht en Economie. Binnen het leerbedrijf zijn drie functies te bekleden: Junior Adviseur (stagiaires), Junior Coach (oud-stagiaires) en een Coördinator (docent). Studenten komen tijdens hun tweede- of derdejaars stage binnen als Junior Adviseur en gaan aan de slag met
5
de uitvoer van de dagelijkse operationele zaken. Wanneer de stageperiode is voltooid, biedt het leerbedrijf de oud-stagiaires de mogelijkheid om door te groeien tot een zogenoemde Junior Coach. Een Junior Coach is de schakel tussen de Junior Adviseur en Bedrijfsmentor van het Ondernemersklankbord. De praktische zaken worden, onder begeleiding van de Junior Coach, uitgevoerd door de Junior Adviseurs. De Bedrijfsmentor waarborgt met zijn praktijkervaring het advies-/implementatietraject. De Junior Adviseur, Junior Coach en Bedrijfscoach zorgen samen voor de operationele uitvoering van het leerwerkbedrijf. Bij de selectie van de studenten voor ‘De Nijmeegse Zaak’ wordt Stichting Ondernemersklankbord Centraal Gelderland betrokken.
Screening ondernemers Ondernemers komen bij ‘De Nijmeegse Zaak’ terecht door middel van een doorverwijzing vanuit het Bureau Zelfstandigen, het OKB, sponsoren en/of andere instanties. Vanuit deze doorverwijzing kan een ondernemer al meteen gescreend worden op geschiktheid voor ‘De Nijmeegse Zaak’. Ondernemers kunnen ook direct naar ‘De Nijmeegse Zaak’ naar aanleiding van bijvoorbeeld een websitebezoek of een advertentie. Het is hierbij belangrijk dat ook de groep ondernemers wordt aangesproken die plannen heeft om te groeien, en die hierbij advies of hulp nodig heeft. In deze zin is de doelgroep van ‘De Nijmeegse Zaak’ niet beperkt tot de onderlaag van de ondernemers die ‘gered’ moeten worden, maar is er ook advies beschikbaar voor het kleinbedrijf en de ZZP’ers met minder urgente problemen.
Intakegesprekken Met iedere ondernemer die zich aanmeldt, wordt een intakegesprek gevoerd. Het voeren van deze gesprekken behoort tot één van de taken van de Junior Adviseur en deze worden altijd in aanwezigheid van een bedrijfsmentor van Ondernemersklankbord gevoerd. Uit het intakegesprek komt naar voren wat de hulpvraag van de ondernemer omvat en/of de ondernemer daadwerkelijk in aanmerking komt voor de diensten van het leerwerkbedrijf. De bedrijfsmentor in samenspraak met de Junior Adviseur beslissen of een ondernemer al dan niet wordt aangenomen als klant.
Uitvoeren servicelines Zodra een ondernemer wordt aangenomen als klant bij ‘De Nijmeegse Zaak’ gaat de Junior Adviseur met de hulpvraag aan de slag. Van de ondernemer wordt vereist dat hij/zij alle relevante gegevens hiervoor aanlevert. Als blijkt dat een ondernemer over de vaardigheid beschikt om zelf de administratie te ordenen en te verwerken (inboeken), begeleidt de Junior Adviseur de ondernemer daarbij. Dus niet alle werkzaamheden omtrent de administratie van de ondernemer worden uit handen genomen, maar men richt zich met deze werkwijze op de zelfredzaamheid van de ondernemer. Indien een ondernemer niet in staat is om zelfstandig met zijn administratie aan de slag te gaan, biedt de Junior Adviseur een intensieve begeleiding (één-op-één benadering) door bijvoorbeeld samen achter de computer aan het werk te gaan. Als blijkt dat een ondernemer totaal niet in staat is om aan zijn/haar administratie te werken, dan verwerkt de Junior Adviseur de gehele administratie.
6
Einde Het traject van ‘De Nijmeegse Zaak’ loopt af zodra een product van de commerciële of financiële servicelines wordt opgeleverd. Ook kan het traject tot einde komen zodra een advies aan de ondernemers wordt gegeven of als de ondernemer niet meer wenst om aan het traject deel te nemen. Het advies wordt altijd gegeven in samenspraak met de bedrijfsmentor.
Plan Aannames Het is moeilijk om in te schatten hoe veel ondernemers ‘De Nijmeegse Zaak’ zal kunnen gaan helpen. Een eerste indruk wordt ontleend aan de cijfers van het Bureau Zelfstandigen, die zo’n 120 gevestigde ondernemers als klant hebben. Hierbij komen nog ongeveer 50 starters die per jaar vanuit de Bbz als zelfstandige beginnen. Omdat er door het Bureau Zelfstandigen meer dan 200 informatieve gesprekken plaatsvinden, en de criteria om in aanmerking te komen voor hulp via ‘De Nijmeegse Zaak’ breder zijn gedefinieerd dan de criteria voor de Bbz, lijkt een aantal van 150 ondernemers per jaar op termijn haalbaar, voor de aanloopperiode en het eerste jaar wordt gerekend op een aantal van 100 ondernemers op jaarbasis.
Een weergave van: Productbeschrijving ‘De Nijmeegse Zaak’ ondersteunt marginale ondernemers om hun ondernemerschap te versterken en hun bedrijfsvoering te verbeteren. De Nijmeegse Zaak is een leerbedrijf waarin HBO studenten van de faculteit Economie en Management van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen en ervaren ondernemerscoaches van Stichting Ondernemersklankbord regio Centraal Nederland samen de ondernemer ondersteunen. De activiteiten zijn onder meer: ordenen administratie, verbeteren debiteuren- en crediteurenbeheer, opstellen jaarrekening, winst- en verliesrekening, opstellen marketingplan, verkoopplan, kostprijsberekening, et cetera. Het gaat hierbij om tijdelijke ondersteuning; de ondernemers wordt in staat gesteld om daarna zelf weer verder te gaan. De intake zal plaatsvinden met een ondernemer van de Ondernemersklankbord en een student. Doestellingen zijn het oplossen van acute problemen en het vergroten van het verdienvermogen van de ondernemer. Planning van activiteiten -Onderzoek door studenten, wat de ondernemers willen -Communicatie naar ondernemers -Financiering -Werven coördinator -Bepalen huisvesting -Werven studenten
April Mei April Maart Mei April/Mei
Tijdsplanning We starten met ondernemers en studenten in september 2015. Na elk semester evalueren we onder de ondernemers, studenten, opleidingen en ondernemingsklankbord. In oktober 2016 nemen we de beslissing of we met ‘De Nijmeegse Zaak’ door gaan.
7
Projectbudget Eenmalig Server en Software Printer Kantoorartikelen Inventaris
Terugkomend (p.j.) Afschrijvingen (p.j.) € 1.500,00 € 1.000,00 € 500,00 € 3.000,00 € 600,00 € 1.000,00 € 1.000,00 € 5.500,00
Inrichting/Aanpassingen Notariële kosten PR Website Exploitatiereserve Vouchers
€ 2.000,00 € 1.000,00 € 4.000,00 € 2.000,00 € 15.500,00 € 20.000,00
€ 4.000,00 € 1.000,00
Totaal
€ 50.000,00
€ 7.000,00
Beginbalans Activa Vaste Activa Inventaris Vlottende Activa Liquide Middelen* Vouchers** Exploitatiereserve*** Debiteuren
€ 1.100,00
Passiva Eigen Vermogen € 5.500,00 Kapitaal Ondernemingsfonds Sponsoren € 9.000,00 € 20.000,00 Vreemd Vermogen Lang € 15.500,00 Leningen € 0,00 Vreemd Vermogen Kort Crediteuren
Totaal € 50.000,00 Totaal *Middelen t.b.v. aanloopkosten **Middelen t.b.v. betaling voor ondernemers die de betaling niet kunnen voldoen ***Middelen t.b.v. het aanvullen van exploitatietekorten
€ 0,00 € 20.000,00 € 30.000,00
€ 0,00
€ 0,00 € 50.000,00
8
Exploitatiebegroting Inkomsten Omzet (Eigen bijdrage 50%) Bijdrage HAN (0,5 fte) Bijdrage Startersbeurs (6 mnd. 0,8 fte) Sponsoring
Jaar 1 € 10.000,00 € 24.000,00 € 3.000,00 € 50.000,00
Volgende Jaren € 15.000,00 € 24.000,00 € 0,00 € 0,00
Brutowinst
€ 87.000,00
€ 39.000,00
Exploitatiekosten OKB Personeel (0,5 fte) Leerwerkplaats (6 mnd. 0,8 fte) Inventaris Stagevergoedingen Server Website Promotie Inventaris kantoorartikelen Afschrijvingen
€ 10.000,00 € 24.000,00 € 7.500,00 € 5.500,00 € 14.400,00 € 1.000,00 € 1.000,00 € 4.000,00 € 1.000,00 € 1.100,00
€ 10.000,00 € 24.000,00 € 0,00 € 0,00 € 14.400,00 € 1.000,00 € 1.000,00 € 4.000,00 € 1.000,00 € 1.100,00
Totale Exploitatiekosten
€ 69.500,00
€ 56.500,00
Bedrijfsresultaat
€ 17.500,00
€ -17.500,00
Voor de financiering van de aanloopkosten en de exploitatie gedurende het eerste jaar zal ‘De Nijmeegse Zaak’ een financieringsaanvraag indienen bij het ondernemersfonds en is een investering van sponsors nodig. Het project past binnen de doelstellingen van het ondernemersfonds en zou zodoende in aanmerking kunnen komen voor een investering vanuit dit fonds. Zoals in de balans zichtbaar is wordt uitgegaan van een investering van € 50.000,- die voor een groot deel zal worden aangewend om te investeren in de werkplek en promotionele ondersteuning. Eventueel zouden andere partijen ook bereid gevonden kunnen worden te investeren in dit initiatief. Het tekort in het bedrijfsresultaat zal worden gefinancierd uit de algemene reserve. Na het eerste jaar zal ‘De Nijmeegse Zaak’ zoeken naar een structurele financieringsstructuur en zal een additionele financiering nodig zijn. Benodigde mensen en middelen Er zijn om te beginnen 4 studenten nodig en één coördinator (0,5 fte). Bovendien is er ter ondersteuning van de studenten begeleiding vanuit het OKB nodig. Bovendien voorziet het project in het inrichten van een leerwerkplaats voor een bedrijfskundige en zal een duur van zes maanden en wordt gedeeltelijk gefinancierd met een starterskrediet. Deze leerwerkplaats ondersteund enerzijds het opzetten van de bedrijfs- en procesmatige kant van ‘De Nijmeegse Zaak’ en anderzijds het werk van de Junior Adviseurs in de rol van Junior Coach. Deze taken worden in een later stadium overgedragen aan een student van de HAN die al als Junior Adviseur in ‘De Nijmeegse Zaak’ aan de slag is geweest.
9
Inventarisatie van risico’s Aan het project ‘De Nijmeegse Zaak’ kleven een aantal risico’s, zo zal er in het begin misschien geld bij moeten om het project draaiende te houden, deze tekorten kunnen in principe worden opgevangen met gelden uit de algemene reserve. Een verdere inventarisatie van het verwachtte aantal ondernemers kan hier misschien meer licht op doen schijnen. Een tweede risico is een te lange aanloopperiode waardoor het momentum in het opzetten van het project verloren gaat en bepaalde, vooral externe, partijen er weinig voor voelen om nog in te stappen. Dit is ook een belangrijke reden om enige urgentie te voelen bij het opzetten van ‘De Nijmeegse Zaak’. Verder zijn er nog risico’s waar het gaat om aansprakelijkheid, deze risico’s zullen in de komende alinea uiteengezet worden.
Aansprakelijkheid Het kan voorkomen dat een gegeven advies door studenten van ‘De Nijmeegse Zaak’ niet tot het beoogde eindresultaat leidt of dat een eindproduct foutieve elementen bevat. Wanneer dit financiële gevolgen heeft voor een ondernemer, kan het leerwerkbedrijf hiervoor aansprakelijk worden gesteld. Deze aansprakelijkheid is echter uitgesloten door middel van een samenwerkingscontract dat is ondertekend door zowel een Junior Adviseur van De Nijmeegse Zaak als door de ondernemer. In het contract staat onder andere vermeld dat de ondernemer altijd verantwoordelijk is voor de gevolgen van het opvolgen van een advies en/of opgeleverde producten. Binnen het leerwerkbedrijf is sprake van inzet van studenten die zelf nog lerende zijn, hierdoor sprake is van een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting. http://www.han.nl/ http://www.ondernemersklankbord.nl/ http://www.nijmegen.nl/ http://www.ondernemersfondsnijmegen.nl/ondernemersfondsnijmegen/2015/formulieren
10
