HANDLEIDING VOOR HET OPZETTEN VAN EEN PROJECT EN HET OPSTELLEN VAN HET AANVRAAGFORMULIER

INTERREG IV-A

Vademecum

HANDLEIDING VOOR HET OPZETTEN VAN EEN PROJECT EN HET OPSTELLEN VAN HET AANVRAAGFORMULIER

Het opzetten van een grensoverschrijdend project is ingewikkelder dan het opzetten van een traditioneel project dat aan één kant van de grens wordt uitgevoerd. Daarom wordt in dit document ingegaan op de belangrijkste stappen in de ontwikkeling van een dergelijk project, vanaf het ontstaan van het projectidee tot en met de formalisering van het project in de vorm van het aanvraagformulier.

ONTSTAAN VAN HET PROJECT



Stap 1: Beschrijving van het projectidee

Het is van belang dat het projectidee via grensoverschrijdende samenwerking kan worden uitgevoerd en dat het op termijn grensoverschrijdende resultaten kan opleveren die een positief effect hebben voor de grensbevolking of voor het grensgebied. Dit betekent dat: - het project alleen kan worden uitgevoerd dankzij het samenwerkingsverband, met name doordat de deskundigheid en de middelen van de diverse partners worden samengevoegd; - de verkregen resultaten niet bereikt kunnen worden als het project afzonderlijk aan weerszijden van de grens uitgevoerd wordt. Dit houdt ook in dat het projectidee moet zijn gericht op één of meerdere grensoverschrijdende problemen die zich in het betrokken gebied voordoen, en dat het via de beoogde oplossingen een grensoverschrijdende meerwaarde oplevert voor de inwoners of voor het gebied. Indien het project deel uitmaakt van een wereldwijde, nationale of regionale strategie of van een ander, groter project, dient ook hiervan een korte beschrijving te worden gegeven. Wat de in aanmerking komende thema’s of acties betreft, dient u het Operationeel Programma en de selectiecriteria te raadplegen om na te gaan of uw project aansluit bij de strategie die door de betrokken overheden is vastgelegd. Verder dient u, binnen de voor het programma in aanmerking komende of aangrenzende gebieden, aan te geven op welk gebied uw project specifiek is gericht. Daarbij moet u ernaar streven om het meest relevante schaalniveau voor uw project te bepalen, zodat het een maximaal effect kan sorteren.



Stap 2: Vaststelling van de partner(s

Het kan zijn dat u op zoek bent naar een partner of dat u reeds één of meerdere potentiële partners aan de andere kant van de grens hebt gevonden. Hoe het ook zij, het succes van een project hangt voor een groot deel af van de kwaliteit van het samenwerkingsverband dat wordt opgezet om het project uit te voeren.

Het is daarom van belang het volgende na te gaan: 1

INTERREG IV-A -

-

Vademecum

Over welke deskundigheid beschikt de potentiële partner waardoor het project een Euregionale meerwaarde krijgt en hoe verhoudt het betrokken geografische gebied zich tot het in aanmerking komende programmagebied? Vullen uw eigen deskundigheid en die van uw partner(s) elkaar aan? Kan er tussen de diverse partners een daadwerkelijke synergie tot stand komen? Is er sprake van evenwicht tussen de betrokken organisaties in de zin van personeel, technische of wetenschappelijke middelen, of in de zin van financiële draagkracht of territoriale bevoegdheid? Sluiten de diverse partners qua juridische structuur en werkwijze bij elkaar aan? Tot slot, zijn alle partners even gemotiveerd om het project uit te voeren?

Indien u hulp wenst bij het zoeken naar partners, dient u zich te wenden tot uw Regionale Antenne (RA). Interreg Projectmanagers Interreg Projektmanagers Managers de Projets Interreg EMR Bureau

Provincie Limburg (NL)

Provincie Limburg (B)

Provincie Luik

Deutschsprachige Gemeinschaft

Regio Aachen

Stichting Euregio Maas-Rijn

Provincie Limburg

Provincie Limburg

ASBL Liège/EMR

Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Regio Aachen

Bureau Eupen Gospertstraße 1 B- 4700 EUPEN

EZ Postbus 5700 NL - 6202 MA Maastricht

4de Directie Universiteitslaan 1 B - 3500 Hasselt

Rue du Vertbois 13A B - 4000 Liège

Gospertstraße 1 B - 4700 Eupen

Theaterstraße 67 D - 52062 Aachen

http://www.interregemr.eu [email protected]

http://www.limburg.nl

http://www.limburg.be

http://www.liege-euregio.be

http://www.dgov.be

Fax +32 87 789 633

Fax +31 43 389 71 07

Fax +32 11 23 74 10

Fax +32 4 232 05 46

Fax +32 87 56 94 10

Rheinland Pfalz Regio Trier Aufsichts-und Dienstleistungsdirektion Kurfürstliches Palais Willy-Brandt-Platz 3 Postfach 1320 D - 54203 Trier

http://www.regioaachen.de [email protected]

Fax +49 241 56 86 161

Fax +49 651 94 77 851

August Kohl

Angelique Hendriks

Koen Sleypen

Axel Noël

Joëlle Ramakers

Björn Zierstedt

Hans-Jürgen Kreutz

Tel. +32 87 789 636 GSM +32 474 65 09 19 [email protected]

Tel. +31 43 389 71 37

Tel. +32 11 23 74 16 GSM +32 475 38 36 34 [email protected]

Tel. +32 4 237 91 91 GSM +32 479 29 61 40 [email protected]

Tel. +32 87 59 64 95 GSM +32 474 65 00 48 [email protected]

Tel. +49 241 56 86 124 GSM +49 172 580 93 59 [email protected]

Tel. +49 651 94 94 851

Isabelle Jeanfils

Pascale Arkenbosch

Tel. +32 87 789 641

Tel. +31 43 389 73 05

[email protected]

GSM +32 474 65 02 08 GSM +31 622 51 62 65 [email protected] [email protected]

Saskia Vermeire

Cristina Jors

Pascale Müllender

Manfred Bausch

Tel. +32 11 23 74 22

Tel. +32 4 237 91 93

Tel. +32 87 59 64 98

Tel. +49 241 56 86 116

[email protected] [email protected]

GSM +32 478 50 45 15 [email protected]

[email protected] [email protected]

Nadia Thissen

Lucienne Lizin

Tel. +32 87 789 643 GSM +32 474 65 07 34 [email protected]

Tel. +32 4 237 91 92 [email protected]

[email protected]

Alain Lorquin Tel. +32 87 789 642 [email protected]

Sonja Fickers Tel. +32 87 789 640 [email protected]

Er wordt onderscheid gemaakt tussen drie soorten partners: projectpartners, hoofdpartners en geassocieerde partners. De projectpartner:

Dit is een organisatie die als partner bij het project is betrokken en die, vanwege de middelen waarover zij beschikt en haar erkende deskundigheid op het terrein waarop het project betrekking heeft, een reële meerwaarde toevoegt aan het project. Zij neemt rechtstreeks en voor eigen rekening deel aan de geplande acties, bekostigt rechtstreeks de daaruit voortvloeiende uitgaven en profiteert van de toegekende Europese en nationale financiering. Bij de uitvoering van het project zijn de projectpartners en de hoofdpartner gebonden aan de EFRO-subsidiebeschikking. Het Operationeel Programma bepaalt dat iedere publieke of private organisatie of vereniging die bevoegd is voor het domein waarop het project betrekking heeft, in aanmerking komt. Voor private projectpartners gelden echter speciale voorwaarden. Hen wordt aangeraden contact op te nemen met het regionale steunpunt om te weten onder welke voorwaarden zij in aanmerking komen. De partners zijn meestal gevestigd in het in aanmerking komende of aangrenzende gebied. Het is echter toegestaan dat een partner buiten die gebieden is gevestigd, op voorwaarde dat de uitgevoerde acties uitsluitend aan programmagebied / aangrenzend gebied ten goede komen.

2

INTERREG IV-A De hoofdpartner:

Vademecum Een van de projectpartners wordt in gezamenlijk overleg benoemd tot hoofdpartner. De hoofdpartner verzorgt de administratieve en financiële coördinatie van het project, en met name het secretariaat van het Begeleidingscomité de (opstellen van het grensoverschrijdende activiteitenrapport, het verzenden van documenten, het opstellen van verslagen, e.d.), de voorbereiding en consolidatie van de middelenafroepen, … In algemene zin is de hoofdpartner tevens het aanspreekpunt voor de Regionale Antenne, het Gemeenschappelijk Technisch Secretariaat en de Beheersautoriteit.

De geassocieerde partner Dit is een organisatie die bij het project is betrokken en die vanwege de middelen waarover zij beschikt en haar erkende deskundigheid op het (facultatief) terrein waarop het project betrekking heeft, een wezenlijke bijdrage kan : leveren aan de uitvoering ervan. In tegenstelling tot de projectpartner of de hoofdpartner ontvangt de geassocieerde partner echter geen Europese financiële steun uit hoofde van het project. Voor alle partners, ongeacht hun status, is het van belang om gedurende de uitvoering van het project een aantal regels in acht te nemen. Daarbij gaat het in de eerste plaats om gedragsregels ten aanzien van wederzijds respect, evenwicht tussen de diverse betrokken organisaties, totstandkoming van goede samenwerking en aanvaarding van culturele verschillen. Wat betreft het respect voor de cultuur van iedere partner zij erop gewezen dat vertaalkosten in verband met de uitvoering van projecten subsidiabel zijn.



Stap 3: Omschrijving van de acties

Zodra het samenwerkingsverband is opgericht, moet de inhoud van de acties door de gezamenlijke partners worden vastgesteld. Het is beter de middelen op een beperkt aantal, goed gestructureerde acties te concentreren dan de middelen over een groot aantal acties te versnipperen. Het project mag hoe dan ook niet meer dan 10 acties omvatten (zie aanvraagformulier => beschrijving per actie). Bij het bedenken van de acties moet worden nagedacht over de uitvoering ervan en over de grensoverschrijdende resultaten die gerealiseerd kunnen worden. De uitvoering moet zo veel mogelijk gemeenschappelijk en horizontaal verlopen. De middelen moeten zo veel mogelijk bij elkaar worden opgeteld en worden samengevoegd om schaalvoordelen te realiseren, en parallelle trajecten dienen vermeden te worden. Er dienen gezamenlijke werkgroepen te worden opgericht en de doelgroepen van acties moeten eveneens transnationaal zijn samengesteld. Bij het bedenken van de acties moet worden getracht te beoordelen welke grensoverschrijdende resultaten kunnen worden behaald, na te gaan welke grensoverschrijdende meerwaarde de acties kunnen opleveren, en te meten wat het effect is op de betrokken grensbevolking of grensgebieden. De voorkeur dient te worden gegeven aan acties die wezenlijke of vernieuwende grensoverschrijdende resultaten opleveren, met een sterke grensoverschrijdende meerwaarde en een sterk positief effect. Het is ook nodig om ervoor te zorgen dat de acties geregeld geëvalueerd kunnen worden, aan de hand van de indicatoren van het programma en aan de hand van prioriteiten.



Stap 4: Evaluatie van de kosten

Iedere partner moet zijn eigen budget opstellen op basis van de aldus vastgestelde acties. Uiteraard moeten de kosten in verhouding zijn tot de voorgestelde acties. Bij het vaststellen van de kosten moet de voorkeur worden gegeven aan kosten die achteraf, bij het opstellen van de declaraties, gemakkelijk kunnen worden verantwoord. De kosten worden ingedeeld in de volgende vier hoofdposten:

3

INTERREG IV-A

Vademecum

Personeelskosten:

Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de acties, is subsidiabel. De partners kunnen specifiek personeel in dienst nemen en/of bestaand personeel detacheren. Als specifiek personeel wordt aangesteld, moet het arbeidscontract vermelden dat het aangetrokken personeelslid specifiek wordt ingezet voor het project. Bij detachering moet uit voorzorg bij het begin van het project worden vastgesteld welke personen worden ingezet voor het project en moet voor elk van hen het inzetpercentage worden opgegeven. Deze inzet moet officieel worden vastgelegd in een aanhangsel bij het arbeidscontract of in een opdrachtbrief.

Operationele kosten:

Operationele kosten die verband houden met de uitvoering van het project, zijn subsidiabel. Er zijn twee categorieën:  specifieke operationele kosten, die rechtstreeks voortvloeien uit de uitvoering van de acties, bijvoorbeeld: reiskosten van medewerkers van het project; organisatie van evenementen, symposia en seminars; publicatie van promotiemateriaal; honoraria van externe dienstverleners; vertaalwerk, enz. Meerkosten die door de uitvoering van het project worden veroorzaakt binnen de normale operationele kosten van de organisatie. Het gaat om uitgaven die niet direct te verantwoorden zijn aan de hand van een bepaald boekingsstuk omdat zij onderdeel uitmaken van de algemene operationele kosten, zoals telefoonkosten, kopieerkosten e.d..

Inrichtingskosten (roerend):   



Investeringskosten (onroerend):







De aanschaf van de uitrusting die nodig is om de acties uit te voeren, kan subsidiabel zijn onder de volgende vier voorwaarden: Het inrichtingsmateriaal en de bijbehorende kostenramingen moeten in de projectbeschrijving gedetailleerd worden opgegeven. De samenhang met de geplande acties moet worden aangetoond. In de projectbeschrijving moet een aankoopplanning zijn opgenomen, die tijdens de uitvoering van het project zorgvuldig moet worden nageleefd. Inrichtingsmateriaal mag nooit tijdens het laatste jaar van het project worden aangeschaft. Materiaal dat gedeeltelijk voor het project wordt gebruikt, mag in de begroting alleen naar verhouding van het gebruik worden opgenomen. Het is niet de bedoeling van het programma om zware investeringen te financieren. Toch kunnen bij wijze van uitzondering investeringen gesubsidieerd worden onder de volgende vier voorwaarden: Aangetoond moet worden dat er verband bestaat tussen de geplande investeringen en de andere geplande acties, dat die investeringen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de andere acties, en dat die investeringen via de acties direct en indirect een grensoverschrijdende meerwaarde kunnen opleveren. Ook moet worden aangetoond dat investeringen die per definitie niet grensoverschrijdend kunnen zijn, omdat zij ofwel aan de ene ofwel aan de andere kant van de grens liggen, wel grensoverschrijdend zullen zijn vanwege hun bestemming; dat wil zeggen dat die investeringen, buiten het project om, een blijvend positief en wezenlijk effect zullen hebben op het gebied aan de andere kant van de grens. De geplande investeringen en hun locaties moeten nauwkeurig worden beschreven. Er moet een gedetailleerde kostenraming worden gemaakt door een uitvoerder. 4

INTERREG IV-A

Vademecum 



De projectpartner die opdrachtgever is van de investeringen, moet aantonen dat hij eigenaar is van het betrokken terrein of dat hij over een gebruikstitel beschikt die hem toestaat die investeringen te realiseren. Verkeersinfrastructurele werken zijn slechts subsidiabel in goed gemotiveerde gevallen (bijv. bij de aanleg van netwerken of in het kader van ‘ontbrekende schakels’). Het cofinancierings– percentage is maximaal 25% van de totale subsidiabele kosten van het project.

Om uw voorlopige begroting correct te kunnen opstellen, verzoeken wij u de nota inzake subsidiabele uitgaven te raadplegen (aub met de regionale antenne contact opnemen). In die nota vindt u de meest voorkomende subsidiabele uitgaven, de eventuele voorwaarden voor subsidiabiliteit en de wijze waarop uitgaven moeten worden verantwoord. 

Stap 5: Opstelling van het voorlopige financieringsplan

Omdat het steunpercentage in het kader van het programma INTERREG IV-A Euregio Maas-Rijn maximaal 50% bedraagt (25% voor verkeersinfrastructuur), is het noodzakelijk om andere financieringsbronnen aan te boren voor de uitvoering van de acties. Deze moeten reeds bij de indiening van het aanvraagformulier worden gespecificeerd. Het financieringsplan moet realistisch zijn. Daarom is het noodzakelijk om vooraf bij mogelijke medefinanciers na te gaan of uw acties in aanmerking komen voor cofinanciering en voor welk bedrag. Hiertoe moeten, in nauwe samenwerking met de regionale steunpunten, officiële verzoeken worden ingediend bij potentiële medefinanciers. De partners kunnen de cofinanciering eventueel ook gedeeltelijk of volledig uit eigen middelen bekostigen. Ze kunnen specifieke financiële middelen inzetten ofwel bestaande middelen benutten, bijvoorbeeld het personeel dat zij inzetten voor de uitvoering van het project.

5

INTERREG IV-A

Vademecum

OPSTELLEN VAN DE PROJECTBESCHRIJVING

Aangezien de inhoud van een aanvraagformulier het resultaat is van een gezamenlijk denkproces zoals hierboven beschreven, is deze uiteraard identiek voor alle partners. Het aanvraagformulier moet door alle partners gezamenlijk worden opgesteld.

DEEL 1 - ALGEMENE INFORMATIE

1.1. Naam van het project Vermeld de naam van het voorgestelde project. De projectnaam moet bondig zijn maar wel duidelijk verwijzen naar de inhoud van het project. Geadviseerd wordt om, indien mogelijk, een acroniem te gebruiken met een verklarende ondertitel.

1.2. Prioriteit en actiegebied De algemene strategie van het INTERREG IV-A-programma Euregio Maas-Rijn bestaat uit drie prioriteiten en twaalf actiegebieden. Om in aanmerking te komen voor subsidie, moet een project aansluiten bij een prioriteit en een actiegebied van het programma. Meer informatie over de prioriteiten en actiegebieden is te vinden in het Operationeel Programma. De projectomschrijving mag slechts één prioriteit en één actiegebied noemen, waar het hoofdthema van het project bij moet aansluiten. Men kan echter overwegen om bijkomende acties op te nemen die bij een andere thematiek aansluiten, bijvoorbeeld opleidingsacties in het kader van een project voor toeristische ontwikkeling. Dergelijke bijkomende acties mogen echter de subsidiabiliteit van het project in relatie tot het betrokken actiegebied niet in het gedrang brengen. Vermeld de prioriteit en het actiegebied (nummer en benaming).

1.3. Duur van de activiteiten U dient de versie van de projectbeschrijving te dateren, zodat er geen verwarring kan ontstaan in geval van een gewijzigde versie. De geplande start- en einddatum van het project moeten worden vermeld. De totale duur van het project mag niet meer dan 36 maanden bedragen. Voor projecten die aan het begin van het programma worden ingediend, mag de startdatum niet eerder zijn dan de door de Europese Commissie vastgestelde subsidiabiliteitsdatum, te weten 1 januari 2007. Voor projecten die aan het einde van het programma worden ingediend, mag de afrondingdatum van de activiteiten niet later zijn dan 30 juni 2015.

1.4. Plaats van uitvoering Kruis in de lijst aan op welke bestuurlijke gebieden uw project betrekking heeft.

6

INTERREG IV-A

Vademecum

1.5. De projectpartners In deze rubriek dient u de hoofdpartner, de projectpartners en eventueel de geassocieerde partners te vermelden. Voeg zoveel kaders toe als er partners zijn en pas de nummering aan. Het cijfer geeft het nummer van de partner aan en zal later als zodanig worden gebruikt in de financiële overzichten. Potentiële aanvragers zijn : - publiekrechtelijke organisaties - privaatrechtelijke rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid - natuurlijke personen die een onderneming drijven De wettelijke vertegenwoordiger is de persoon die bevoegd is om de organisatie juridisch te binden en die, in geval van goedkeuring van het project, de overeenkomst zal ondertekenen. Van iedere partner moeten de naam en de contactgegevens van de projectcoördinator worden opgegeven; dit is degene die binnen de organisatie alle vragen met betrekking tot het project kan beantwoorden. Rechtsvorm: Voorbeelden van rechtsvormen: België

Duitsland

Nederland

Naamloze vennootschap (NV) / Aktiengesellschaft (AG) / société anonyme (SA) Publiekrechtelijke naamloze vennootschap / Aktiengesellschaft öffentlichen Rechts / société anonyme de droit public Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA) / Personengesellschaft mit beschränkter Haftung (PGmbH) / société privée à responsabilité limitée (Sprl) Coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (CVBA) / Genossenschaft mit beschränkter Haftung / société coopérative à responsabilité limitée (scrl) Vereniging zonder winstoogmerk (VZW) / Vereinigung ohne Erwerbszweck (V.o.E.) / association sans but lucratif (asbl) Vennootschap met een sociaal oogmerk / Gesellschaft mit sozialer Zielsetzung / société à finalité sociale Collectivité publique Overige: ...... Aktiengesellschaft (AG) Eingetragene Genossenschaft (eG) Eingetragener Verein (e.V.) gemeinnützig nichtgemeinnützig Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaft) Gesellschaft mit beschränkter Haftung gemeinnützig (GGmbH) nichtgemeinnützig (GmbH) GmbH & Co.KG Kommanditgesellschaft (KG) Körperschaft des öffentlichen Rechts (Gebietskörperschaften) Nichtrechtsfähiger Verein (z. B. Gewerkschaft) Offene Handesgesellschaft (OHG) Rechtsfähige Stiftung ... Besloten vennootschap (BV) Naamloze vennootschap (NV) Stichting Coöperatie Vereniging met rechtspersoonlijkheid Commanditaire vennootschap (CV) Vennootschap onder firma (VOF) …

7

INTERREG IV-A

Vademecum

BTW: Deze rubriek moet worden ingevuld. Indien uw organisatie gedeeltelijk BTW-plichtig is, gelieve aan te geven voor welke activiteiten dat het geval is en of dergelijke activiteiten deel uitmaken van het project. Voor partners die BTW-plichtig zijn, worden alle bedragen geacht exclusief BTW te zijn. Voor partners die in het kader van het project gedeeltelijk BTW-plichtig zijn, dient in de kostenspecificatie onderscheid te worden gemaakt tussen bedragen exclusief BTW en bedragen inclusief BTW.

8

INTERREG IV-A

Vademecum

DEEL 2 – PRESENTATIE VAN HET PROJECT

2.1. Algemene beschrijving van het project Alle aspecten die in deel 2 aan bod komen, houden verband met de ontvankelijkheidcriteria van een project zoals vastgesteld in het Operationeel Programma. De beoordeling van de projecten zal vooral op basis van dit deel geschieden.

2.1.1. Grensoverschrijdende problematiek binnen het actiegebied van het project Een grens leidt dikwijls tot een aantal verstoringen. Uw project moet ertoe bijdragen dat het verstoorde evenwicht ten aanzien van het thema waarop uw project betrekking heeft, wordt hersteld. U dient daarom beknopt de grensoverschrijdende problematiek te beschrijven die zich voordoet binnen het actiegebied van het voorgestelde project en uit te leggen hoe uw project kan bijdragen tot het verminderen of zelfs opheffen van deze problematiek. Indien mogelijk moet deze toelichting een op cijfers gebaseerde analyse van de beschreven grensoverschrijdende situatie bevatten.

2.1.2. Beoogde doelstellingen van het project De Europese Commissie eist dat de doelstellingen nauwkeurig worden omschreven. Het is absoluut noodzakelijk om vast te stellen welke grensoverschrijdende doelstellingen door het project worden beoogd ten opzichte van de uitgangssituatie. Grensoverschrijdende doelstellingen zijn doelstellingen die alleen bereikt kunnen worden dankzij het feit dat uw project wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband en die niet bereikt zouden kunnen worden als het project maar aan één kant van de grens zou worden uitgevoerd. Eventueel kunnen meerdere doelstellingen omschreven worden, bijvoorbeeld op basis van de diverse acties die in het kader van het project worden uitgevoerd. Er moet evenwel voor worden gezorgd dat die doelstellingen relevant zijn en gedurende het project gecontroleerd kunnen worden.

2.1.3. Doelgroep van het project De doelgroep is de bevolkingscategorie(ën) die zal/zullen profiteren van de resultaten van de voorgestelde acties, en meer specifiek van de grensoverschrijdende meerwaarde daarvan. Afhankelijk van de voorgestelde acties kan de begunstigde doelgroep zeer nauw afgebakend of juist heel ruim zijn. De doelgroep varieert naargelang de aard van de voorgestelde acties. Bijvoorbeeld bij projecten voor economische ontwikkeling bestaat de doelgroep uit de bedrijven of de werknemers. Bij opleidingsprojecten gaat het om de cursisten of de opleiders. Bij toeristische projecten kan het gaan om de werknemers in de toeristische sector of om de grensbevolking.

2.1.4. Algemene grensoverschrijdende meerwaarde van het project Er is sprake van een grensoverschrijdende meerwaarde als het project het mogelijk maakt om kansen te benutten of voordelen op te leveren waar dat met een uitsluitend nationale aanpak niet mogelijk zou zijn. Projecten waarbij acties worden voorgesteld die afzonderlijk aan weerszijden van de grens uitgevoerd zouden kunnen worden en dan hetzelfde resultaat zouden opleveren, zijn dus uitgesloten. U moet dus beschrijven welke algemene grensoverschrijdende meerwaarde u verwacht van de resultaten en welk effect deze resultaten kunnen hebben op de grensbevolking of op het grensgebied. Ook moet u eventuele afgeleide effecten beschrijven.

2.1.5. Voortzetting van de grensoverschrijdende samenwerking na afronding van de gefinancierde projectactiviteiten Het INTERREG-programma heeft als doel om grensoverschrijdende samenwerking tot stand te brengen door middel van tijdelijke steun. U dient daarom aan te geven hoe de grensoverschrijdende samenwerking na het einde van de betrokken subsidieperiode kan worden voortgezet.

9

INTERREG IV-A

Vademecum

2.2. Beschrijving van de geplande acties Om de beoordeling van het project en vervolgens de uitvoering ervan te vergemakkelijken, wordt voorgesteld om het project in acties te verdelen. Onder punt 2.2.1.a moeten de geplande acties nauwkeurig, maar helder en beknopt, worden beschreven. Indien nodig kan een meer gedetailleerde, technische bijlage over bepaalde acties worden bijgevoegd. Onder punt b moet zo mogelijk ook de grensoverschrijdende meerwaarde van iedere actie worden omschreven. De grensoverschrijdende meerwaarde van iedere actie moet bijdragen tot het verwezenlijken van de algemene grensoverschrijdende meerwaarde zoals omschreven onder punt 2.1.4. Het is echter mogelijk dat een actie geen directe grensoverschrijdende meerwaarde oplevert, maar toch noodzakelijk is om de algemene grensoverschrijdende meerwaarde te realiseren. In dat geval is het noodzakelijk om uit te leggen hoe de actie daar indirect toe bijdraagt. Het tijdschema voor de uitvoering van iedere actie moet worden vermeld onder punt c, want een actie bestrijkt niet noodzakelijkerwijs de gehele looptijd van het project en soms hebben acties een chronologische volgorde, omdat de uitvoering van de ene actie afhankelijk is van de uitvoering van de andere. Onder punt d moet het personeel worden vermeld dat iedere partner zal inzetten om de acties uit te voeren. Daarbij moet het aantal personen worden opgegeven, het tijdspercentage dat zij aan het project besteden en hun kwalificatieniveau (bijvoorbeeld: ingenieur voltijds, assistent halftijds en secretariaatsmedewerker ¼ van de tijd). Als het voor de uitvoering van het project noodzakelijk is om inrichtingsmateriaal aan te schaffen, moet dit onder punt e nauwkeurig worden opgegeven, moet het verband met de geplande actie aangetoond worden, moet worden aangegeven in hoeverre dit inrichtingsmateriaal zal worden gebruikt in het kader van het project en wat de aankoopplanning is.

2.3. Deelname van de partners aan de diverse acties Behalve dat het project een grensoverschrijdende meerwaarde moet opleveren, is het ook van belang dat het project daadwerkelijk op grensoverschrijdende wijze wordt uitgevoerd. Om dit aspect te kunnen beoordelen, dient u voor iedere actie in een tabel de interactie tussen de diverse partners aan te geven.

10

INTERREG IV-A

Vademecum

LET OP: Bij de punten 2.4 en 2.5 moet u die indicatoren selecteren en kwantificeren die u het meest relevant lijken voor uw project. Let erop dat de outputindicatoren betrekking hebben op het actiegebied en dat de resultaatindicatoren betrekking hebben op de prioriteit.

2.4. Outputindicatoren voor de follow-up van uw project Nadat u het actiegebied hebt vermeld waar uw project bij aansluit, moet u een of meerdere outputindicatoren kwantificeren die uitsluitend betrekking hebben op het actiegebied waar uw project op is gericht. U moet die indicatoren selecteren die u het meest relevant lijken voor uw project en deze op een ambitieuze maar tegelijkertijd ook realistische manier kwantificeren.

2.5. Resultaatindicatoren voor de follow-up van uw project Nadat u de prioriteit hebt vermeld waar uw project bij aansluit, moet u een of meerdere resultaatindicatoren kwantificeren die uitsluitend betrekking hebben op de prioriteit waar uw project op is gericht. U moet die indicatoren selecteren die u het meest relevant lijken voor uw project en deze op een ambitieuze maar tegelijkertijd ook realistische manier kwantificeren.

2.6. Horizontale indicatoren voor de follow-up van uw project 2.6.1. Aan welke criteria beantwoordt uw project globaal genomen? Uw project moet aan deze criteria beantwoorden, waarbij ‘personeel’ niet verplicht is.

2.6.2. Draagt uw project bij tot het scheppen of behouden van werkgelegenheid? Onder punt 2.2 hebt u opgegeven welk personeel nodig is om de acties uit te voeren. U moet specificeren of het daarbij gaat om personeel dat specifiek wordt aangetrokken of om bestaand personeel dat voor het project wordt ingezet. U moet daarnaast het aantal FTE’s per partner kwantificeren. Alleen contracten met een looptijd van 6 maanden of meer moeten in aanmerking worden genomen.

2.6.3. Effecten ten aanzien van gelijke kansen U moet aangeven welk effect uw project kan hebben ten aanzien van gelijke kansen, en met name voor mensen die in moeilijkheden verkeren of gemarginaliseerd zijn. U moet uw antwoord motiveren. Als het effect gedeeltelijk negatief is, moet u uitleggen welke maatregelen u hebt genomen om dat tegen te gaan.

2.6.4. Effecten op het milieu U moet aangeven welk effect uw project zou kunnen hebben op milieugebied en uw antwoord motiveren. Als het effect mogelijkerwijs negatief is, moet u uitleggen welke maatregelen u hebt genomen om dat tegen te gaan.

11

INTERREG IV-A

Vademecum

2.6.5. Bijdrage tot duurzame ontwikkeling U moet aangeven welk effect uw project zou kunnen hebben op het gebied van duurzame ontwikkeling en uw antwoord motiveren. Als het effect mogelijkerwijs negatief is, moet u uitleggen welke maatregelen u hebt genomen om dat tegen te gaan. Ter herinnering: duurzame ontwikkeling wil zeggen dat in de huidige behoeften op economisch, sociaal en milieugebied kan worden voorzien, zonder dat voor toekomstige generaties de mogelijkheden worden beperkt om ook in hun behoeften te voorzien.

2.7. Andere aandachtspunten bij de beoordeling van uw project 2.7.1. Maakt uw project deel uit van een wereldwijde, nationale of regionale strategie of van een ander, groter project ? In dat geval dient u uit te leggen welke samenhang en complementariteit er bestaat tussen uw project en deze bestaande wereldwijde, nationale of regionale strategie en aan te tonen dat uw grensoverschrijdende project een meerwaarde kan opleveren voor de uitvoering van deze strategie.

2.7.2. Draagt uw project bij tot betere kennis van de Euregionale talen? Geef eventueel aan of en hoe uw project bijdraagt tot betere kennis van de Euregionale talen.

2.7.3. Eventuele samenhang met andere projecten Geef hier aan of uw project aansluit bij andere projecten die (nationale, regionale of Europese) publieke financiering ontvangen. Geef in dat geval een overzicht van die projecten, inclusief de toegezegde bedragen en het tijdschema.

2.7.4. Als u voor het eerst deelneemt aan een project dat gefinancierd wordt in het kader van INTERREG, hoe bent u dan bekend geworden met dat programma? U wordt verzocht om aan te geven via welk kanaal u bekend bent geworden met het programma, zodat kan worden geëvalueerd wat de communicatie over het programma oplevert.

12

INTERREG IV-A

Vademecum

DEEL 3 – BUDGETGEGEVENS

Er moeten twee financiële stukken worden ingediend: de voorlopige begroting en het financieringsplan. De voorlopige begroting moet per actie worden berekend. Voor elke actie en voor elke partner worden de geraamde uitgaven verdeeld over vier hoofdposten, namelijk personeelskosten, operationele kosten, eventueel inrichtingskosten, en investeringskosten. De geraamde uitgaven per actie en per partner worden in één tabel weergegeven (tabel 1). De kosten worden vervolgens geconsolideerd per actie en per partner. Als u geheel of gedeeltelijk BTW-plichtig bent, worden de kosten weergegeven na aftrek van de aftrekbare BTW. Anders worden ze inclusief BTW weergegeven (boven de tabel specificeren). De hoofdpartner kan eventueel coördinatiekosten opvoeren op basis van een specifieke actie en een specifieke begroting. Iedere partner geeft de financieringsbronnen op waar hij een beroep op zal doen naast de EFRO-subsidie waarvoor deze aanvraag wordt ingediend. Deze EFRO-subsidie dekt maximaal 50% van de totale kosten van het project. Het financieringsplan mag globaal zijn. Als echter een of meerdere cofinancieringen specifiek voor een of meerdere acties worden toegekend, moet het financieringsplan per actie in detail worden gespecificeerd. Wij wijzen erop dat de cofinancieringen die zijn opgenomen in het financieringsplan, definitief toegezegd moeten zijn op het moment dat het project aan het Comité van Toezicht wordt voorgelegd. Het moet dus gaan om financieringsbronnen die snel kunnen worden ingezet, met bedragen of steunpercentages die aansluiten bij het beleid van de potentiële medefinanciers. Voor de projecten met een totaal budget van meer dan 1.000.000 EUR moeten eventuele inkomsten die het project zou kunnen opleveren worden geraamd en in het financieringsplan worden opgenomen. Dergelijke inkomsten worden niet als nationale cofinanciering beschouwd. De EFRO-subsidie wordt daarom berekend op basis van de begroting na aftrek van die inkomsten. Verder dient u de nota inzake subsidiabele uitgaven aandachtig te bestuderen (aub met de regionale antenne contact opnemen).

13

INTERREG IV-A

Vademecum

AANBEVELINGEN

Tot slot willen wij u erop wijzen dat alle projecten die in het kader van het INTERREG IV-A-programma Euregio Maas-Rijn worden ingediend, zullen worden beoordeeld door de functioneel bevoegde autoriteiten aan weerszijden van de grens en het regionale steunpunt. Het is dus essentieel dat u het aanvraagformulier zo zorgvuldig mogelijk opstelt, zodat uw project duidelijk is voor de behandelende diensten en het regionale steunpunt. De behandelende diensten beschikken over technische of wetenschappelijke deskundigheid ten aanzien van het thema waarop uw project betrekking heeft en zullen speciaal letten op de relevantie van de voorgestelde acties. Het is daarom noodzakelijk dat de beschrijving van de acties onder punt 2.2 voldoende gedetailleerd en volledig is, zodat deze taak goed kan worden uitgevoerd. De behandelende diensten zullen ook beoordelen of de kosten in verhouding zijn tot de voorgestelde acties. Om die beoordeling mogelijk te maken, moet u dus de financiële tabellen in deel 3 invullen en daarbij nauwlettend de vorm van die tabellen aanhouden. Het regionale steunpunt zal zich vooral richten op de grensoverschrijdende aspecten van het project (qua uitvoering, verwachte resultaten en meerwaarde) en op het effect van het project op de grensbevolking of op het grensgebied. Het is dus ook erg belangrijk om alle daarmee samenhangende punten goed uit te werken. Alleen aanvraagformulieren die naar behoren en volledig zijn ingevuld en waarin de hierboven genoemde essentiële punten voldoende zijn uitgewerkt, zullen worden beoordeeld om eventueel te worden voorgelegd aan het Comité van Toezicht. Aanvraagformulieren die niet aan de vormvereisten en de gegeven aanwijzingen voldoen, zullen nietontvankelijk worden verklaard en worden teruggestuurd aan de betrokken hoofdpartners.

14