Handleiding voor het opstellen van een kwaliteitshandboek voor bodemsaneringsdeskundigen
Documentbeschrijving 1. Titel publicatie
handleiding voor het opstellen van een kwaliteitshandboek voor bodemsaneringsdeskundigen
2. Verantwoordelijke uitgever
3. Aantal blz.
Herman Gobel, OVAM, Stationsstraat 110, 2800 Mechelen
4. Wettelijk depot nummer
37
5. Aantal tabellen en figuren
D/2009/5024/28
6. Publicatiereeks
18
7. Datum publicatie
februari 2009
8. Trefwoorden
kwaliteitshandboek voor erkende bodemsaneringsdeskundigen, handleiding
9. Samenvatting
Handleiding bij het opstellen van een kwaliteitshandboek te gebruiken door erkende bodemsaneringsdeskundigen
10. Begeleidingsgroep en/of auteur
OVAM werkgroep kwaliteitsborging, VITO, ECO2, Joris Tallon
11. Contactperso(o)n(en)
Joris Tallon, Dirk Dedecker, Filip De Naeyer
12. Andere titels over dit onderwerp
kwaliteitshandboek systematiek Gegevens uit dit document mag u overnemen mits duidelijke bronvermelding. De meeste OVAM-publicaties kan u raadplegen en/of downloaden op de OVAM-website: http://www.ovam.be
1
INLEIDING ................................................................................................................. 2
2
AFKORTINGEN EN DEFINITIES........................................................................... 3 2.1 2.2
3
AFKORTINGEN ........................................................................................................ 3 DEFINITIES.............................................................................................................. 3
KWALITEITSZORG BIJ BODEMONDERZOEK................................................. 7 3.1 3.2 3.3
ALGEMEEN ............................................................................................................. 7 HET BODEMDECREET EN KWALITEITSZORG............................................................ 7 HET GEBRUIK VAN EEN KWALITEITSHANDBOEK DOOR BODEMSANERINGSDESKUNDIGEN .................................................................................................................... 8
4
OPBOUW EN VORM KWALITEITSHANDBOEK ............................................... 9 4.1 4.2
OPBOUW VAN EEN KWALITEITSHANDBOEK ............................................................ 9 VORM VAN HET KWALITEITSHANDBOEK............................................................... 12
5 BASISSTRUCTUUR VOOR HET KWALITEITS HANDBOEK VAN DE BODEMSANERINGSDESKUNDIGEN (NIET LIMITATIEF)................................... 15 6 TOELICHTING BIJ DE ONDERDELEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK ............................................................................................ 17 6.1 INLEIDING ............................................................................................................. 17 6.2 BODEMSANERINGSDESKUNDIGE ........................................................................... 17 6.2.1 Omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken................................................. 18 6.2.2 Personeel- en vakbekwaamheid ................................................................... 19 6.2.3 Klantenrelaties............................................................................................. 20 6.2.4 Leveranciers................................................................................................. 21 6.3 KWALITEITSZORGSYSTEEM .................................................................................. 21 6.4 PROJECTUITVOERING ............................................................................................ 23 7 BIJLAGE A: VOORBEELD VAN EEN MEER GEDETAILLEERDE INHOUDSTABEL VAN HET KWALITEITSHANDBOEK ........................................ 26 8
BIJLAGE B: TABELLEN ........................................................................................ 27
1
1
INLEIDING
Om als bodemsaneringsdeskundige (type I of II) erkend te worden, moet men beschikken over een kwaliteitshandboek (KHB). Dit werd als erkenningsvoorwaarde ingeschreven in het VLAREBO van 14 december 2007. Ingeval van een nieuwe erkenning moet de bodemsaneringsdeskundige (BSD) beschikken over een KHB binnen het jaar na datum van de erkenning. Bij een bestaande erkenning moet de eBSD uiterlijk op 1 juni 2009 hierover beschikken. Deze handleiding heeft als doel de bodemsaneringsdeskundige een basisstructuur aan te reiken voor de uitwerking van een kwaliteitshandboek gebaseerd op de eigen werking en organisatiestructuur. Dit kwaliteitshandboek moet weer te geven op welke wijze de bodemsaneringsdeskundige kwaliteit nastreeft bij de uitvoeringen van taken in het kader van het Bodemdecreet (o.a. bij het opstellen van een technisch verslag, bij de uitvoering van bodemonderzoeken, bij bodemsaneringswerken, risicobeheer, site-onderzoek, onderzoek van waterbodems, bodempreventie- en bodembeheersplan, schadegevallen…). De structuur van het docuument is zodanig opgesteld dat er voldoende ruimte is voor een eigen uitwerking. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een eventueel reeds bestaand kwaliteitszorgsysteem. Tevens zullen bestaande richtlijnen (e.g. standaardprocedures, Achilles-preventie- en -zorgsysteem, compendium voor monstername en analyse, en codes van goede praktijk) vertaald worden naar het kwaliteitszorgsysteem. Het voorliggende document moet bij het opstellen van het kwaliteitshandboek als basis gezien worden.
2
2
AFKORTINGEN EN DEFINITIES
2.1
Afkortingen Begrip Beschrijvend bodemonderzoek Erkend bodemsaneringsdeskundige (beperkt) bodemsanerinsgproject Grondwatermodelleringen Jaarverslag Kwaliteitshandboek Kwaliteitszorgsysteem Onderaannemer Oriënterende bodemonderzoeken Oriënterend beschrijvende bodemonderzoeken Pilootproeven Projectverantwoordelijke Risico-evaluatie Technisch verslag Veiligheidsmaatregelen Voorzorgsmaatregelen Site onderzoek Schadegeval Waterbodemonderzoek Studie ontvangende grond Grondverzet Eindevaluatieonderzoek Risicobeheersplan Risicobeheersmaatregelen Strudie ontvangende groeve of graverij Bodemsaneringswerken Bodempreventie – en bodembeheersplan
2.2
Afkorting BBO eBSD (b)BSP GWM JV KHB KZS OA OBO OBBO PP PV RE TV VEM VZM SOZ SG WBO SOG GVZ EEO RBP RBM SOGG BSW BPBP
Definities Voor de definities die betrekking hebben op bodemonderzoek en bodemsanering als dusdanig wordt verwezen naar het Bodemdecreet van 27 oktober 2006 en de bestaande standaardprocedures en codes van goede praktijk (www.ovam.be). Corrigerende maatregel Maatregel om geleverde producten of diensten die niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen te verbeteren of om klachten op te lossen. Deontologische code Het geheel van beginselen, gedragsregels, richtlijnen en principes, die de erkende bodemsaneringsdeskundige tot leidraad dienen bij de uitoefening van taken in het kader van het Bodemdecreet. Infrastructuur Systeem van voorzieningen, uitrustingen en diensten die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de erkende bodemsaneringsdeskundige (NBN en ISO 9000:2000 – 3.3.3). 3
Jaarverslag Verslag dat de erkende bodemsaneringsdeskundige jaarlijks moet op stellen. Dit verslag moet volgende informatie bevatten: 1) een overzicht van de personen, vermeld in art 30 of 31 (VLAREBO), die beschikken over de vereiste kennis en beroepservaring; 2) een evaluatie van de genomen acties omtrent kwaliteitsborging, de opleiding van het personeel en de inhoud van het klachtenregister. Klacht Een klacht is een uiting van ontevredenheid met betrekking tot enerzijds de kwaliteit van een geleverd product / dienst of anderzijds het niet nakomen van afspraken, klantvriendelijkheid. Klachtenregister Databank waarin alle klachten, die aan de erkende bodemsaneringsdeskundige worden overgemaakt, zijn opgenomen. Per klacht wordt hierbij relevante informatie opgenomen (zie verder). Klant Organisatie of persoon die de bodemsaneringsdeskundige de opdracht geeft om taken in het kader van het Bodemdecreet uit te voeren. Als product ontvangt de klant een gedetailleerd rapport dat voldoet aan de standaardprocedures en codes van goede praktijk die hierbij van toepassing zijn. Kwaliteit De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan eisen (NBN en ISO 9000:2000 – 3.1.1). Met betrekking tot taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet betekent kwaliteit dat deze taken werden uitgevoerd conform de opgestelde richtlijnen en de van toepassing zijnde wetgeving. Kwaliteitsbeleid Het kwaliteitsbeleid streeft ernaar op een gestructureerde wijze de kwaliteitsborging te beschrijven waarbij continue verbetering van de geleverde diensten centraal staat. De meetresultaten die verkregen worden uit interne audits, praktische ervaringen, klachten en externe informatie worden op regelmatige basis geëvalueerd en vormen de basis voor het bijsturen van het KZS binnen de organisatie. Kwaliteitsborging Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het geven van vertrouwen dat aan kwaliteitseisen wordt voldaan (NBN en ISO 9000:2000 – 3.2.11). Kwaliteitsdoelstelling Wat wordt beoogd of waarnaar wordt gestreefd met betrekking tot kwaliteit (NBN en ISO 9000:2000 - 3.2.5). (Kwaliteits)eis Behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is (NBN en ISO 9000:2000 – 3.1.2). Kwaliteitsgarantie Een overzicht van de wijze waarop de kwaliteit van het uit te voeren werk zal worden gegarandeerd.
4
Kwaliteitshandboek Document dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie specificeert (NBN en ISO 9000:2000 – 3.7.4). Document waarin het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen van de bodemsaneringsdeskundigen zijn vastgelegd en waarin het kwaliteitszorgsysteem dat door de bodemsaneringsdeskundige wordt toegepast is beschreven, om de kwaliteit van de onderzoeken / taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet te waarborgen Kwaliteitsplanning Het aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het bepalen van kwaliteitsdoelstellingen en het specificeren van noodzakelijke operationele processen en daarmee samenhangende middelen om te voldoen aan de kwaliteitsdoelstellingen (NBN en ISO 9000:2000 – 3.2.9). Kwaliteitsverantwoordelijke De persoon die door het management aangesteld is om het kwaliteitsbeleid te verwezenlijken. Kwaliteitszorgsysteem Managementkader dat zorgt voor een georganiseerde zorgvuldigheid van samenwerken met als doel een systematische en continue verbetering van de kwaliteit bij de uitvoering van taken i.k.v. het Bodemdecreet. Leverancier Organisatie of persoon die een dienst of product levert (NBN en ISO 9000:2000 – 3.2.9) ter ondersteuning van de werking van de erkende bodemsaneringsdeskundige. Leveranciers voeren geen taken of deeltaken uit in het kader van het Bodemdecreet. Methodiek Geheel van te volgen stapsgewijze en planmatige handelingen. Onderaannemer Een bedrijf/persoon die taken of deeltaken in het het kader van het Bodemdecreet uitvoert in opdracht van de eigenlijke aannemer (i.e. erkend bodemsaneringsdeskundige dewelke houder is van de initiële opdracht). Tot onderaannemers worden gerekend de boorfirma’s, de laboratoria, de aannemers voor de uitvoering van BSPs,….). Opdrachtgever De natuurlijke of rechtspersoon die opdracht geeft tot de uitvoering van veldwerk in het kader van het Bodemdecreet. Dit kan eveneens de erkende bodemsaneringsdeskundige zijn die het veldwerk uitbesteedt. Preventieve maatregel Genomen actie om klachten te voorkomen of om te voorkomen dat de geleverde producten / diensten niet zouden voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Procedure Document dat de doelstellingen, het onderwerp en het toepassingsgebied van een activiteit beschrijft. Hierbij wordt per taak specifiek aangegeven door wie deze taak dient te worden uitgevoerd, welke materialen, richtlijnen en documenten van toepassing zijn.
5
Richtlijn Bindend voorschrift dat aangeeft waaraan een bepaalde studie, rapport, handeling moet beantwoorden. Richtlijnen kunnen zowel interne als externe opgelegde documenten zijn. Externe documenten omvatten richtlijnen opgesteld door klanten, experts of de overheid (i.e. standaardprocedures, codes van goede praktijk, CMA, leidraad, ministerieel besluit). Uitbesteding Taken of deeltaken in het kader van het Bodemdecreet die in opdracht van een erkend bodemsaneringsdeskundige worden uitgevoerd door een andere erkende bodemsaneringsdeskundige. Deze uitbestedingen kunnen betrekking hebben op het opstellen van grondwatermodelleringen en/of risico-evaluaties, de rapportage van decretale bodemonderzoeken naar aanleiding van de schorsing van de erkenning van de opdrachtverlenende deskundige of bij een te hoge werkdruk. Veldwerk Alle activiteiten die betrekking hebben op de uitvoering van werkzaamheden op of in de omgeving van de in het kader van het Bodemdecreet te onderzoeken of te saneren site, met als doel het verwerven van veldgegevens. Veldwerk omvat o.a.: — de aanvaarding van de opdracht van het veldwerk; — de planning en voorbereiding van het veldwerk (i.e. de taken die verband houden met materiaalkeuze, recipiënten, keuze locatie boringen en peilputten…); — het plaatsen van boringen en peilbuizen; — het plaatsen van pompputten; — het nemen, verpakken, conserveren (inclusief filtreren, toevoegen van conserveringsmiddelen) en transporteren van (deel)stalen (grond, grondwater, bodemlucht, bodemvocht, oppervlaktewater, lucht, influent, effluent); — de uitvoering van veldmetingen; — het toepassen van in-situ alternatieve onderzoeksmethoden; — de registratie van gegevens en rapportage van het uitgevoerde veldwerk; — de overdracht van stalen, data en rapporten. Veldwerkopdracht De opdracht waarin het veldwerk, dat moet worden uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet, wordt omschreven en gespecificeerd. Veldwerkrapportage Schriftelijke weergave van het uitgevoerde veldwerk in het kader van het Bodemdecreet en de daarbij verzamelde gegevens. Werkomgeving Het geheel van omstandigheden waarbij de taken zowel op het terrein als op locatie worden uitgevoerd. 6
3
KWALITEITSZORG BIJ BODEMONDERZOEK
3.1
Algemeen Met de uitwerking van het Bodemdecreet en het bijhorende uitvoeringsbesluit VLAREBO heeft de Vlaamse regering zich tot doel gesteld te streven naar een duurzaam bodembeheer. Er wordt getracht tegemoet te komen aan de behoeften van de huidige generaties zonder dat de mogelijkheden van de toekomstige generaties om aan hun behoeften te voldoen in het gedrang gebracht worden. Door bodemsanering en bodembescherming wordt de kwaliteit van onze bodems verzekerd, behouden of hersteld zodat deze in de toekomst nog zoveel mogelijk functies kunnen uitoefenen en verschillende types landgebruik mogelijk zijn. Tevens is het bodembeleid er op gericht een zo breed mogelijk maatschappelijk draagvlak te creëren, waarbij educatie en voorlichting van de doelgroepen inzake bodembeheer wordt gestimuleerd. Het beleid inzake bodemsanering is er enerzijds op gericht om zoveel mogelijk de richtwaarden voor de bodemkwaliteit te realiseren. Anderzijds is het beleid er ook op gericht de bodem te beschermen tegen bodemverontreiniging en verstoring en de waardevolle bodems te vrijwaren. De bescherming van de bodem tegen verontreiniging heeft tot doel zoveel mogelijk de streefwaarden voor bodemkwaliteit te behouden. Om deze doelstellingen te verwezenlijken is het van cruciaal belang dat bodemsaneringsdeskundigen taken in het kader van het Bodemdecreet op een zo kwaliteitsvolle manier uitvoeren. Om deze kwaliteitsvolle werking op een objectieve manier te kunnen evalueren heeft de wetgever de erkende bodemsaneringsdeskundige opgelegd om binnen het jaar na het bekomen van de erkenning over een kwaliteitshandboek te beschikken. Deze verplichting heeft tot doel: — de erkende bodemsaneringsdeskundige te responsabiliseren; — het kwaliteitsbewustzijn te verhogen; — het bekomen van een verminderd toezicht van OVAM op de individueel ingediende dossiers; — opdrachtgever kwaliteitsvolle gegevens aan te leveren. In het VLAREBO wordt evenwel geen concrete invulling gegeven van de inhoud van dit kwaliteitshandboek. Het voorliggend document heeft tot doel de erkende bodemsaneringsdeskundigen een leidraad aan te reiken om een kwaliteitshandboek specifiek voor de eigen organisatie en werking op te stellen.
3.2
Het Bodemdecreet en kwaliteitszorg Om van de erkenning gebruik te kunnen maken, heeft de bodemsaneringsdeskundige niet alleen de verplichting om een kwaliteitshandboek op te maken en actueel te houden. Hij moet verder ook een jaarverslag opstellen
7
en een klachtenregister bijhouden dat ter inzage ligt van de toezichthoudende overheid (artikel 36,8°t.e.m. 10°VLAREBO). Het jaarverslag moet ten minste volgende elementen bevatten: — een overzicht van de personen vermeld in artikel 30 of 31 van het VLAREBO; — een evaluatie van de genomen acties omtrent de kwaliteitsborging, de opleiding van het personeel en de inhoud van het klachtenregister. — Het jaarverslag moet op eenvoudig verzoek aan de OVAM worden overgemaakt.
3.3
Het gebruik van een kwaliteitshandboek door bodemsanerings-deskundigen Een verminderd toezicht van OVAM op individuele dossiers kan enkel maar voortvloeien uit het vertrouwen dat OVAM heeft in de goede kwaliteit van de taken die door de erkende bodemsaneringsdeskundige i.k.v. het Bodemdecreet worden uitgevoerd en bijgevolg dus ook de resultaten die door de erkende bodemsaneringsdeskundige bekomen worden. Voor de bodemsaneringsdeskundigen heeft het opstellen en het gebruik van een kwaliteitshandboek tot doel: — de organisatie van de kwaliteitszorg binnen het bedrijf weer te geven; — het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen vast te leggen; — het kwaliteitszorgsysteem (KZS), dat door de bodemsaneringsdeskundige wordt toegepast ten einde de kwaliteit van de onderzoeken / taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet te waarborgen, op transparante wijze te beschrijven; — de maatregelen op te lijsten die noodzakelijk zijn om de vooropgestelde kwaliteitsdoelstellingen te realiseren. Voor de medewerkers is het een referentiesysteem waaraan ze de wijze waarop de - aan hen toebedeelde - taken worden uitgevoerd, kunnen toetsen. Zo wordt een kwaliteitsbevorderend gedrag in het bedrijfsproces op peil gehouden. Elke medewerker is verplicht om steeds volgens de actuele procedures en instructies van het kwaliteitszorgsysteem te werken en te handelen. Door het kwaliteitshandboek in de praktijk om te zetten zal het prestatievermogen van de onderneming en de tevredenheid van de klanten worden verhoogd. Bijgevolg zal dit ook leiden tot een toename van de kwaliteit van uitgevoerde onderzoeken in het kader van het Bodemdecreet.
8
4
OPBOUW EN VORM KWALITEITSHANDBOEK
4.1
Opbouw van een kwaliteitshandboek Bij de uitwerking van een kwaliteitshandboek moet men rekening houden met volgende aandachtspunten: — de uitwerking van een kwaliteitshandboek is geen doel op zich, maar een hulpmiddel voor de stapsgewijze uitbouw van kwaliteitszorg bij bodemsaneringsdeskundigen; — de opbouw en omvang van het kwaliteitshandboek is onder andere afhankelijk van het type erkende bodemsaneringsdeskundige (type I of type II), van de grootte van het bedrijf en van de diversiteit en complexiteit van taken die worden uitgevoerd. Daarom is het vaak aangewezen om het kwaliteitshandboek op te splitsen in verschillende niveaus (Figuur 1). Hierbij wordt in het kort: -
het bedrijfsprofiel van de bodemsaneringsdeskundige beschreven. Waarbij o.a. aandacht besteed wordt aan het management, het personeel en de omschrijving van de geleverde taken en diensten; - een inzicht gegeven in het kwaliteitszorgsysteem dat door de bodemsaneringsdeskundige gehanteerd wordt. Volgende elementen komen hierbij aan bod: de beschrijving van het KZS, de verantwoordelijken binnen het kwaliteitszorgsysteem en documentbeheer; - een overzicht gegeven van de taken/diensten die door bodemsaneringsdeskundige in het kader van het Bodemdecreet worden uitgevoerd en op welke wijze de kwaliteit van het eindresultaat gewaarborgd wordt;
— een continue en systematische uitwerking volgens de kwaliteitscyclus (de zogenaamde Plan-Do-Check-Act-Cyclus; Figuur 2) is aan te bevelen. Dit houdt in dat een kwaliteitshandboek nooit af is en voortdurend onderhevig is aan wijzingen en vernieuwingen die in relatie staan met de dynamiek binnen het bedrijf zelf; — het kwaliteitshandboek dient bij voorkeur multi-disciplinair en afdelingsoverstijgend te zijn; — de samenhang van de verschillende onderdelen van het kwaliteitshandboek. Naarmate de erkende bodemsaneringsdeskundige de kwaliteitszorg en het kwaliteitshandboek verder uitwerkt, zal dit gebeuren voor diverse bedrijfsniveaus en/of taken. De onderwerpen die hierbij aanbod komen zullen echter vaak afhankelijk van elkaar en met elkaar verbonden zijn. Een goede samenhang van het kwaliteitshandboek zal bijdragen tot een betere werking van het kwaliteitszorgsysteem; — indien de erkende bodemsaneringsdeskundige ervoor kiest een kwaliteitshandboek uit te bouwen in verschillende niveaus (e.g. beheers-, beleids- en uitvoerend) is het belangrijk om onderlinge verwijzingen aan te brengen;
9
— het kwaliteitshandboek moet verwijzen naar een overzichtslijst en een overzichtstabel (voorbeeld zie bijlage B, tabel 1) te bevatten van procedures, werkvoorschriften, formulieren e.a. die in het kader van het kwaliteitszorgsysteem in de organisatie van toepassing zijn; — de documentatiestructuur moet duidelijk worden weergegeven. Hierbij moet tevens aandacht besteed worden aan een logische en consequente nummering. De basisstructuur is zo opgesteld dat er voldoende ruimte is voor een eigen uitwerking door de bodemsaneringsdeskundige. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een eventueel reeds bestaand kwaliteitszorgsysteem en van bestaande richtlijnen. Figuur 3 geeft de relatie weer tussen het kwaliteitszorgsysteem en het kwaliteitshandboek.
KWALITEITSHANDBOEK Bedrijfsprofiel
kwaliteitszorgsysteem
taken
management
beschrijving
overzicht
opdrachten
verantwoordelijken
apparatuur
personeel
documentbeheer
software
…
…
…
verwijzingen
ondersteunende documenten procedures
werkvoorschriften
formulieren
….
Figuur 1 :Schematisch overzicht mogelijke opbouw kwaliteitshandboek
10
PLAN opstellen plan van aanpak m.b.t. de uitwerking van een KHB ACT
DO
indien nodig aanpassingen aanbrengen aan het KHB
implementatie KHB in werking van het bedrijf CHECK evaluatie toepasbaarheid KHB bij de dagelijkse werking
Figuur 2: Uitwerking van het kwaliteitshandboek volgens de kwaliteitscyclus “PlanDo-Check-Act”
Figuur 3: “Plaats” die het kwaliteitshandboek inneemt in het kwaliteitszorgsysteem 11
4.2
Vorm van het kwaliteitshandboek Wanneer men overgaat tot de uitwerking van een kwaliteitshandboek moet men in eerste instantie de vorm vastleggen waaronder het kwaliteitshandboek zal worden opgesteld. Belangrijke aspecten hierbij zijn de eenvoud van procedures en instructies, en de toegankelijkheid tot het kwaliteitshandboek voor alle werknemers van het bedrijf. Om hieraan te voldoen wordt aanbevolen om het kwaliteitshandboek zowel tekstueel als electronisch op een zodanige wijze op te maken dat aanpassingen en aanvullingen op een eenvoudige wijze kunnen worden doorgevoerd. Enkele vormaspecten die van belang zijn bij de opmaak van een kwaliteitshandboek worden weergegeven in Figuur 4. Het kwaliteitshandboek is in wezen een uitgewerkt werkplan dat alle activiteiten binnen het bedrijf beschrijft. Hierbij mogen enkele elementen niet uit het oog verloren worden: — Introspectie: er bestaat een systeem dat in staat is pijnpunten, fasen in de processen die aanleiding kunnen geven tot kwaliteitsverlies of fouten, bloot te leggen (aspectenanalyse). — Opvolging: er bestaat een systeem dat in staat is werk uit het verleden kritisch door te lichten om na te gaan of fouten ontstonden. — Actieplannen: van zodra er fouten gedetecteerd worden zal er een systeem zijn dat alles in het werk stelt om deze fouten te voorkomen. Dit kan door het handboek aan te passen, procedures aan te passen, formulieren te introduceren of training te geven aan het personeel. Tal van mogelijkheden zijn hier voorhanden. — Incidenten: zijn alle toevalligheden die aanleiding kunnen geven tot schade, dwz tijdverlies, kwaliteitsverlies, klachten, ... Er bestaat een systeem waarbij incidenten kunnen gemeld worden en daarna onderzocht. Het spreekt voor zich dat er actieplannen kunnen opgesteld worden. Klachtenbehandeling met betrekking tot deze incidenten is hierbij een punt van grote aandacht. — Werkomschrijving: er bestaat een systeem dat de opdracht van de klant vertaalt in de verschillende deelactiviteiten die binnen het bedrijf moeten uitgevoerd worden. De verantwoordelijken worden aangeduid, de normen, de procedures en te volgen checklists alsook mede de timing wordt ingepland. — Opleiding: er bestaat een systeem dat de kwalificaties van het personeel opvolgt en zo nodig bijwerkt tot het gewenste/verplichte niveau. — Kwaliteitsgarantie: er bestaat een systeem dat in staat is de klant en de OVAM te verzekeren dat het verslag, project, maatregel,... uitgevoerd werd volgens de premissen beschreven in het handboek, haar documenten, procedures en formulieren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van checklists die het volgen van cruciale stappen in de OVAM richtlijnen, procedures en wettelijke bepalingen aftoetsen. Het principe geldt dat hoe hoger het detail, hoe hoger de garantie, maar ook hoe administratiever de taak wordt. Tevens kan hier het belang van revisie (“de tweede lezer”) benadrukt worden, en aansluitend hierop de voorwaarden om een handtekening onder het verslag te plaatsen.
12
— Communicatie: er bestaat een systeem dat aangeeft hoe gecommuniceerd wordt binnen en buiten het bedrijf. De verschillende verantwoordelijken worden aangeduid. Tevens wordt aangegeven wanneer het communicatieplan wordt aangevat. Meestal is dit onder specifieke omstandigheden, zoals PV, vorderingen van politie, kontakten met de pers of klachten, .… — Management review: jaarlijks zal het management zich akkoord verklaren met de gang van zaken, actieplannen voor het volgend jaar goedkeuren, de fouten uit het verleden oplijsten en de lessen hieruit trekken. Zij zal het personeel hiervan op de hoogte brengen. Verder moet het kwaliteitshandboek een toelichting geven omtrent het gebruik van de verschillende relevante documenten, formulieren en procedures: — Een document beschrijft in haar algemeenheid het probleem en de doelstellingen van het onderwerp. Het werkingsmechanisme wordt blootgelegd; — De procedures vormen een mechanische beschrijving van het document. Hoe alles in zijn werk gaat, wie de actoren zijn, welke formulieren er worden gebruikt, welke termijnen er worden gerespecteerd,...; — De formulieren vormen zowel een geheugensteun om het verslag verder uit te werken als ook de weerslag en het bewijs van het werk dat uitgevoerd werd volgens de procedure.
13
vormaspecten KHB versie tekstueel: bvb losbladige mappen electronisch: netwerk voor iedereen toegankelijk weergave tekst: duidelijk en zakelijk figuren documentopmaak inhoudsopgave weergave definities & afkortingen identificatie/codering van afzonderlijke documenten uitwerking van in de inhoudsopgave opgenomen onderdelen
Figuur 4: Voorbeelden van vormaspecten die van belang zijn bij de opmaak van een kwaliteitshandboek
14
5
BASISSTRUCTUUR VOOR HET KWALITEITS HANDBOEK VAN DE BODEMSANERINGSDESKUNDIGEN (NIET LIMITATIEF) Zoals reeds eerder werd aangegeven is de inhoud van een kwaliteitshandboek functie van de grootte van het bedrijf, van het type bodemsaneringsdeskundige en van de diversiteit van opdrachten die kunnen worden uitgevoerd. De basisstructuur is opgebouwd rond drie grote eenheden (zie ook figuur 1), waarvan telkens verschillende aspecten aan bod zullen komen.: 1. het bedrijfsprofiel van de bodemsaneringsdeskundige (zie paragraaf 6.2): — omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken waaronder: - voorstelling van het bedrijf; - historiek en bedrijfsprofiel; - werkomgeving; - opdrachten – taken als erkende bodemsaneringsdeskundige; - infrastructuur; - onafhankelijkheid, integriteit en vertrouwelijkheid; - …. — personeel en vakbekwaamheid; - organigram; - personeelsbeheer; - overzicht functies en functiebeschrijving; - personeelsleden en vakbekwaamheid; - …. — klantenrelaties; - overzicht en registratie; - communicatie; - klantentevredenheid. — leveranciers; - overzicht en registraties; - communicatie; - tevredenheid; - ….
15
2. Kwaliteitszorgsysteem (zie paragraaf 6.3): - algemeen; - kwaliteitsverantwoordelijke(n); - planning; - documentbeheer; - klachten; - …. 3. Projectuitvoering (zie paragraaf 6.4) - functies en taakverdeling; - uitvoering veldwerk; - taken i.k.v. grondverzet; - bodemonderzoeken; - bodemsaneringsprojecten; - uitvoering risico-evaluaties; - uitvoering grondwatermodelleringen; - uitbesteding van deelopdrachten; - rapportage; - ….. Een voorbeeld van een meer gedetailleerde inhoudstabel wordt gegeven in bijlage A.
16
6
TOELICHTING BIJ DE ONDERDELEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK
In dit hoofdstuk worden elementen, opgenomen in de basisstructuur, vermeld samen met een omschrijving van de mogelijke inhoudelijke invulling die men eraan kan geven.
6.1
Inleiding Verklaring van uitgifte hierin wordt de geldigheid en volledigheid van het kwaliteitshandboek onderschreven en wordt de toepassing ervan aan het bedrijf of aan afdelingen ervan opgelegd. De verklaring van uitgifte moet worden ondertekend door de bevoegde persoon (dit kan zijn de afgevaardigd bestuurder, de kwaliteitsverantwoordelijke, het afdelingshoofd,….). Doelstellingen en toepassingsgebied - wat beoogt de organisatie met de toepassing en de implementatie van een kwaliteitshandboek; - in hoeverre is het voorliggende kwaliteitshandboek bedoeld voor de ganse organisatie of voor specifieke afdelingen. Beheer vermelding van de personen die instaan voor het beheer en de actualisatie van het kwaliteitshandboek. Vertrouwelijkheid en verspreiding - vermelding van de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring en de vrijgave van het kwaliteitshandboek.
6.2
-
overzichtslijst van de medewerkers en/of functies die gecontroleerde exemplaren van het kwaliteitshandboek ontvangen. (Of er wordt gewerkt met één up-to-date digitale versie op de server, waarbij enkel formulieren afgeprint kunnen worden)
-
meestal is een kwaliteitshandboek een vertrouwelijk document dat niet zonder voorafgaande toestemming van de verantwoordelijke van het document mag worden verspreid.
-
kopijen die extern verspreid worden zijn veelal enkel ter informatie en zullen bij die bij wijzigingen aan het document niet automatisch worden vervangen.
-
inzage in het kwaliteitshandboek kan gevraagd worden door klanten en/of controlerende overheidsinstellingen.
Bodemsaneringsdeskundige Een kwaliteitshandboek dient steeds een overzicht te bevatten van het bedrijfsprofiel van de deskundige. In onderstaande paragraaf worden de aspecten die hierbij aan bod kunnen komen (e.g. bedrijfsspecifieke kenmerken, personeel en vakbekwaamheid, klantenrelaties en leveranciers) verder toegelicht.
17
6.2.1
Omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken Voorstelling van het bedrijf feitelijke gegevens van het bedrijf zoals: naam, juridische vorm, adres maatschappelijke zetel, adressen vestigingsplaatsen, … Historiek en bedrijfsprofiel data betreffende de oprichting van het bedrijf, eventuele wijzigingen in de bedrijfsstructuur, omschrijving van de activiteiten,…. Werkomgeving dit item heeft betrekking op enerzijds de ruimtelijke aspecten van het bedrijf (de eventuele aanwezigheid van verschillende gebouwen/afdelingen, de ligging in een groter geheel met eventueel specifieke veiligheidsvoorschriften, kwaliteitseisen,….) en anderzijds op het geheel van omstandigheden (= inclusief veldwerk) waaronder werk wordt uitgevoerd. Opdrachten, taken als erkende bodemsaneringsdeskundige de taken van de erkende bodemsaneringsdeskundige in het kader van het bodemsaneringsdecreet zijn divers en verschillend naargelang het een type I of type II deskundige betreft; een niet-limitatief overzicht wordt gegeven in tabel 2 (zie Bijlage B). Infrastructuur De erkenning als erkende bodemsaneringsdeskundige houdt in dat de organisatie over de nodige infrastructuur beschikt om de taken vermeld in het Bodemdecreet waarvoor een erkenning werd bekomen (e.g. type I / type II erkende bodemsaneringsdeskundige) op een kwaliteitsvolle wijze uit te voeren. Hierbij is het aan te bevelen om in het kwaliteitshandboek een overzicht te geven van de diensten binnen de organisatie (e.g. personeelsdienst, administratieve dienst, laboratorium, informatica,….) de uitrusting en het instrumentarium. Bij de beschrijving van de infrastructuur moet eveneens aandacht besteed worden aan: -
de verantwoordelijken voor het gebouwenbeheer en het beheer van instrumenten, machines en gereedschappen;
-
de wijze van preventief en planmatig onderhoud van de infrastructuur;
-
het beheer en de registratie van de bijhorende documentatie en procedures.
Specifiek voor erkende bodemsanerinsgdeskundige is het aan te bevelen om: -
met betrekking tot de uitvoering van veldwerk aan te geven welke taken in eigen beheer worden uitgeoefend en over welke materialen men hiervoor beschikt (zie paragraaf 6.4);
Er wordt een overzicht gegeven van de beschikbare software modellen die kunnen worden toegepast bij de interpretatie van onderzoeksresultaten en de uitwerking van risico-analyses (zie paragraaf 6.4).
18
Onafhankelijkheid, integriteit en vertrouwelijkeid Een kwaliteitsvolle uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet kan enkel indien de erkende bodemsanerinsdeskundige de onpartijdigheid en onafhankelijkheid ten opzichte van opdrachtgevers voorop plaatst in zijn strategische doelstellingen.
6.2.2
Personeel- en vakbekwaamheid Om bodemonderzoek op een wetenschappelijke en kwaliteitsvolle wijze uit te voeren, moet de erkende bodemsaneringsdeskundige over personeel beschikken dat samen minimaal voldoet aan de kennis- en ervaringsvereisten vermeld in de erkenningsvoorwaarden erkende bodemsaneringsdeskundige, zoals opgenomen het VLAREBO. In de praktijk komt het erop neer dat een erkende bodemsaneringsdeskundige moet beschikken over personeel met de juiste kwalificaties en dit voor elke taak die in het kader van het Bodemdecreet uitgevoerd wordt. Een overzicht van het personeel en de plaats binnen de organisatie wordt beschreven in het hoofdstuk personeel en vakbekwaamheid. Volgende elementen kunnen hierbij uitgewerkt worden: Organigram de elementen hierin zijn de weergave van de hiërarchische verhouding van de afdelingen en medewerkers ten opzichte van elkaar. Tevens moet aangegeven worden voor welke gedeelten van het kwaliteitshandboek elke functie verantwoordelijk is. Personeelsbeheer hierin kan onder meer aandacht besteed worden aan personeelsplanning, werving en selectie van personeel, regelingen ten aanzien van stagiairs en tijdelijke werknemers, beheer en uitvoering van arbeidsvoorwaarden, werkdrukbeheersing, oplei-ding van nieuwe werknemers, vorming tijdens de loopbaan, criteria voor promotie (kennis / ervaring). Functies een oplijsting van aanwezige functies met een gedetailleerde functiebeschrijving; de opname van evaluatiemomenten in de persoonlijke fiches. Personeelsleden en vakbekwaamheid Met betrekking tot de erkenningsvoorwaarden van de erkende bodemsaneringsdeskundige zoals opgenomen in de VLAREBO (artikel 30 – 31), is het aangewezen een overzicht te geven van alle medewerkers (contractuelen, tijdelijken en stagiairs) met hun kennis en ervaring in onder andere de disciplines zoals vermeld in de erkenningsvoorwaarden. Hierbij is het tevens nuttig om per werknemer een overzicht te geven van de gevolgde opleidingen, het kennis- en ervaringsniveau en de criteria waarop dit beoordeeld wordt. Tabel 3 geeft een voorbeeld voor de weergave van het personeel en hun vakbekwaamheid. Tevens is het aan te bevelen een bevoegdheidsmatrix op te stellen met aandacht voor back-up van competenties teneinde de continuïteit van het werk te kunnen garanderen bij afwezigheden. De manier waarop de vakbekwaamheid op peil gehouden en verbeterd wordt, alsook de criteria waarop bevorderingen van personeelsleden worden toegekend moeten opgenomen worden in de bevoegdheidsmatrix.
19
6.2.3
Klantenrelaties In het algemeen wordt een klant gedefiniëerd als “een organisatie of persoon die een product ontvangt”. In het kader van het Bodemdecreet wordt een klant gedefiniëerd als “de organisatie of de persoon die aan de bodemsaneringsdeskundige de opdracht geeft om taken (zie tabel 2) in het kader van het Bodemdecreet uit te voeren”. Als product ontvangt de klant een gedetailleerd rapport dat werd opgesteld conform de standaardprocedures en codes van goede praktijk die hierbij van toepassing zijn. In het hoofdstuk klantenrelaties kunnen volgende elementen aan bod komen: -
registratie van contactgegevens, opdrachten, offertes, facturatie, ;
-
communicatie: contactpersoon erkende bodemsaneringsdeskundige, opdrachtbevestiging, projectcoördinatie- en opvolging, overleg;
-
klantenrelaties
Overzicht & registratie met betrekking tot de klantenrelaties is het zinvol om lijsten (cf. bijlage B, tabel 4) op te stellen met daarin een overzicht van de klanten, communicatiegegevens, de taken die voor een bepaalde klant werden uitgevoerd…. Het opnemen van een tabel met klantgegevens is geen verplichting (cf. vertrouwelijkheid). Er kan echter wel verwezen worden naar het bestaan van zo een overzichtstabel. Per project kunnen dan eveneens lijsten opgesteld worden met referenties naar specifiek uitgevoerde taken, opgestelde rapporten, eventuele klachten (zie verder hoofdstuk 6.3), facturaties,… In het kwaliteitshandboek wordt aangegeven: -
layout van de lijsten;
-
elementen die dienen te worden opgenomen;
-
referenties van de lijsten die gegevens met betrekking tot klantenrelaties bevatten.
Communicatie In het kwaliteitshandboek moet aangegeven worden op welke wijze gecommuniceerd wordt met de klant en hoe het communicatieproces verloopt tussen eerste contact en eventuele afwerking van een opdracht. Elementen die hierbij aan bod kunnen komen zijn contactpersoon erkende bodemsaneringsdeskundige, opstellen van offertes, opdrachtbevestiging, projectcoördinatie- en opvolging, overleg, klachten…(zie paragraaf 6.3) Klantenrelaties aandacht voor regelmatige klantentevredenheids-meting als instrument voor het bijsturen van kwaliteitsbeleid.
20
6.2.4
Leveranciers Met betrekking tot de erkende bodemsaneringsdeskundige wordt een onderscheid gemaakt tussen leverancier en onderaannemer. Met een leverancier wordt die organisatie of persoon bedoeld die een dienst of product (software, apparatuur,…) levert ter ondersteuning van de werking van de erkende bodemsaneringsdeskundige. Leveranciers voeren geen taken of deeltaken uit in het kader van het Bodemdecreet. Met betrekking tot de leveranciers komen gelijkaardige elementen aan bod als bij klantenrelaties: -
registratie van contactgegevens, bestellingen, offertes, facturatie, aankoop van producten,….
-
communicatie: contactpersoon erkende bodemsaneringsdeskundige, bestelling, productopvolging, overleg...
Overzicht & registratie Met betrekking tot de klantenrelaties is het zinvol om lijsten op te stellen met daarin een overzicht van de klanten, communicatiegegevens, de diensten/producten die door een bepaalde leverancier worden aangeboden. Communicatie In het kwaliteitshandboek moet aangegeven worden op welke wijze gecommuniceerd wordt met de leverancier en hoe het communicatieproces verloopt tussen eerste contact en eventuele aankoop van een product. Elementen die hierbij aan bod kunnen komen zijn contactpersoon erkende bodemsaneringsdeskundige, opstellen van offertes, bestelling, productopvolging, overleg,… Tevens moet aandacht besteed worden aan een regelmatige leveranciersbeoordeling.
6.3
Kwaliteitszorgsysteem Een belangrijk onderdeel van het kwaliteitshandboek is de beschrijving van het kwaliteitszorgsysteem (KZS) dat door de erkende bodemsaneringsdeskundige wordt gehanteerd. Hierbij wordt onder meer aandacht besteed aan de doelstelling van het kwaliteitszorgsysteem, de invulling van de deontologische code, de planning en de te volgen strategie voor de realisatie van de kwaliteitsdoelstellingen op korte en lange termijn. Algemeen en doelstelling weergave van de doelstelling en informatie betreffende de basis (e.g. ISOsysteem, eigen systeem, andere) van het geïmplementeerde kwaliteitszorgsysteem. Tevens wordt de plaats van het kwaliteitshandboek binnenin het kwaliteitszorgsysteem aangegeven. Kwaliteitsverantwoordelijke binnen zijn organisatiestructuur moet de erkende bodemsaneringsdeskundige een persoon / personen aan duiden die verantwoordelijk is / zijn voor de verwezenlijking van het kwaliteitsbeleid in zijn geheel en meer specifiek voor de kwaliteit van taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet. De manier waarop de kwaliteit intern wordt beoordeeld moet uitgewerkt te worden. Planning kwaliteitszorgsysteem Zoals reeds aangegeven in § 4.1 gebeurt de uitwerking van een kwaliteitszorgsysteem volgens de zogenaamde PDCA-cyclus, waarbij voor elk van de onderdelen van het kwaliteitszorgsysteem (e.g. uitwerking 21
kwaliteitsbeleid, opstellen kwaliteitshandboek, uitwerking van procedures en instructies,…) een kwaliteitsplan wordt opgesteld. In de kwaliteitsplannen moet aandacht besteed worden aan: -
de formulering van de doelstellingen en de termijn waarbinnen de erkende bodemsaneringsdeskundige deze wil realiseren;
-
de omschrijving van de bestaande situatie;
-
de omschrijving en uitwerking van procedures en instructies om de kwaliteit te verbeteren;
-
wijze waarop de kwaliteit in de toekomst zal worden geëvalueerd en geïnterpreteerd.
Document- en gegevensbeheer Met betrekking tot het documentbeheer moet een onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds de eigen documenten (i.e. documenten gebonden aan het kwaliteitszorgsysteem en projectgerelateerde documenten) en anderzijds opgelegde procedures, Codes van goede praktijk, wetgeving,….. Met betrekking tot archivering moet niet enkel worden aangegeven op welke wijze dit gebeurt, maar moet eveneneens de historiek (data opmaak / wijzigingen in document, versies, reden van herzieningen,…), de periode gedurende dewelke de documenten met betrekking tot een welbepaald project worden bewaard alsook de beschikbaarheid worden aangegeven. Belangrijk hierbij is dat de nummering van de documenten volgens een vastgelegd systeem gebeurt zodat deze éénduidig en uniek is, met als doel de traceerbaarheid te optimaliseren. Klachtenmanagement Om de kwaliteit van de werking van de erkende bodemsaneringsdeskundige en van de resultaten van de taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet te verbeteren is een goed klachtenbeheer noodzakelijk. In het kwaliteitshandboek moet echter, omwille van de vertrouwelijkheid, enkel verwezen worden naar deze klachtenprocedure (met vermelding van de referentie). De klachtenprocedure als dusdanig, met inbegrip van alle daaraan verbonden gegevens en informatie, moet niet worden opgenomen in het kwaliteitshandboek. Een goed opgesteld klachtenbeheer beoogt een gepaste registratie (voorbeeld zie bijlage B, tabel 5) en behandeling, waarbij de klacht op een doeltreffende manier, met de nodige zorg en spoed, opgelost wordt tot tevredenheid van alle betrokkenen. Naast de algemene registratie van de ingediende klachten kan ook, per klacht, een gedetailleerd formulier worden opgesteld (bijlage B, tabel 6) waarbij een gedetailleerde omschrijving van de klacht wordt gegeven, een overzicht van de te nemen / genomen acties, een overzicht van de gevoerde communicaties (o.a. overzicht briefwisseling, opgestelde nota’s,…). Verder moeten zo nodig bijkomende maatregelen genomen worden om herhaling van het probleem te voorkomen. De wijze waarop het management en de ontvankelijkheidverklaring van klachten moet gebeuren kan worden vastgelegd in een procedure. Het opnemen van een tabel met klantgegevens is geen verplichting (cf. vertrouwelijkheid), er kan echter wel verwezen worden naar het bestaan van zo een overzichtstabel. Jaarlijks kan een evaluatie voorzien worden van de ontvangen klachten en de wijze waarop de klachtenbehandeling en –afwerking plaatsvond. Kwaliteitsgarantie uitbestedingen en onderaannemingen Met betrekking tot de uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet is het mogelijk dat de erkende bodemsaneringsdeskundige een beroep moet doen op de expertise van derden (e.g. labo’s, veldwerkers, aannemers, controle22
instanties,…). Om de kwaliteit van het volledige project te kunnen garanderen is het noodzakelijk dat ook de kwaliteit van producten / diensten aangeleverd door derden kan worden gegarandeerd. De wijze waarop dit gebeurt, moet worden aangegeven. Controle en evaluatie van het kwaliteitszorgsysteem Om de kwaliteit blijvend te garanderen en om na te gaan of de verschillende elementen opgenomen effectief geschikt zijn om de vooropgestelde kwaliteitsdoelstellingen te halen moet in het kwaliteitshandboek aangegeven te worden op welke wijze het kwaliteitszorgsysteem zowel intern als extern wordt geëvalueerd. Tevens moet aangegeven worden op welke wijze er wordt omgegaan met opmerkingen, eventuele negatieve beoordelingen,….
6.4
Projectuitvoering De verschillende elementen die aan bod komen tijdens de projectuitvoering kunnen worden toegelicht in het kwaliteitshandboek. Hoe de verantwoordelijkheden geregeld worden, wordt overgelaten aan het bedrijf zelf. Functies en taakverdeling De uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet zijn vaak veelzijdig en complex. Daarom is het belangrijk dat de verschillende deelaspecten worden uitgevoerd door personeelsleden die elk beschikken over de noodzakelijke kennis en bekwaamheden. Hierbij is het echter mogelijk dat medewerkers met verschillende functies dezelfde taken kunnen uitvoeren. Bijgevolg is het aan te raden in het kwaliteitshandboek een overzicht te geven van de verschillende functies en de bijhorende taken en verantwoordelijkheden. Zoals reeds eerder werd vermeld (paragraaf 6.2.2) moet voldoende aandacht besteed worden aan back-up van personeel met betrekking tot het garanderen van de continuïteit van het werk tijdens de uitvoering van projecten. Beschrijving taken die worden uitgevoerd Met betrekking tot de taken opgelijst in de paragraaf betreffende de bedrijfsspecifieke kenmerken kan onder het hoofdstuk van de praktijkuitvoering meer gedetailleerde informatie gegeven worden, bijvoorbeeld de wijze waarop de projectplanning gebeurt, welke taken al dan niet uitgevoerd worden door andere afdelingen binnen het bedrijf, welke taken eventueel worden uitbesteed aan derden, … welke procedures en werkvoorschriften (zowel eigen documenten als richtlijnen opgelegd door OVAM) bij de uitwerking van de verschillende taken van toepassing zijn. Hierbij moet voldoende aandacht besteed worden aan veiligheidsvoorwaarden, werkvergunningen en eventueel van toepassing zijnde noodplannen op de te onderzoeken locaties. Beschikbare staalnameapparatuur Een belangrijk onderdeel van de taken in het kader van het Bodemdecreet is de uitvoering van veldwerk. Hierbij kunnen verschillende onderdelen (zoals bvb. bodem-, grondwater en luchtstaalname) onderscheiden worden afhankelijk van het type onderzoek. De uitvoering van veldwerk kan door de deskundige in eigen beheer worden uitgeoefend of kan worden uitbesteed aan een onderaannemer. Indien de erkende bodemsaneringsdeskundige veldwerk in eigen beheer uitvoert, dient men in het bezit te zijn van de geschikte apparatuur om het veldwerk conform het CMA uit te voeren. In het kwaliteitshandboek kan een overzicht opgenomen worden van de taken die men met betrekking tot veldwerk uitvoert (apparatuur waarover men beschikt, wie verantwoordelijk is voor het beheer en de registraties). 23
Tabel 7 (bijlage B) illustreert de mogelijke taken in het kader van uit te voeren veldwerk. Deze tabel kan aangewend worden om aan te geven voor welk medium staalname apparatuur wordt ingezet en over welke soort apparaten men beschikt. Met behulp van tabel 8 (bijlage B) en tabel 9 (bijlage B) kan aangegeven worden over welke apparatuur men beschikt en waarvoor deze ingezet wordt. Technische specificaties kunnen worden opgenomen in bijlage, of er kan verwezen worden naar de gegevens opgenomen in het erkenningsdossier. Met betrekking tot het beheer van staalname apparatuur is het aan te bevelen om (per toestel) een verantwoordelijke aan te duiden die instaat voor o.a. controle, onderhoud en herstelling. Afhankelijk van het aantal toestellen kunnen eén of meerdere personen binnen de organisatie worden aangesteld voor controle, onderhoud, en herstellingen. Beschikbare softwareprogramma’s Bij de uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet wordt vaak gebruik gemaakt van softwaremodellen voor het bepalen en interpreteren van onder andere: -
het gedrag en de verspreiding van verontreinigingen in de onverzadigde zone, in het oppervlaktewater en in grondwater;
-
het eventueel actueel en/of potentiëel humaan risico.
De uitvoering van modelleringen zowel in het kader van risico-analyse, bodemsaneringsprojecten als voorzorgsmaatregelen gebeurt door de deskundige zelf of kan worden uitbesteed. Indien de modelleringen door de deskundige zelf worden uitgevoerd is het noodzakelijk dat men beschikt over de geschikte softwareprogramma’s. In het kader van grondwatermodellering moet de deskundige beschikken over of beroep kunnen doen op een door OVAM erkende persoon. Een overzicht van de beschikbare software programma’s moet worden opgenomen in een kwaliteitshandboek. Een voorbeeld van een overzichtslijst wordt weergegeven d.m.v. tabel 10 (bijlage B). Met betrekking tot het beheer van softwareprogramma’s is het aan te bevelen om per programma een verantwoordelijke aan te duiden die instaat voor o.a. registratie, controle op licentie, aanpassingen, updates, … Uitbesteding van (deel)opdrachten Bij de keuze van onderaannemers moet de deskundige erover waken dat de uitvoering van (deel)opdrachten gebeurt door medewerkers van de onderaannemer die over de juiste kennis en ervaring beschikken. In principe komt het erop neer dat aan de producten/diensten van de onderaannemer dezelfde kwaliteitseisen worden gesteld als aan deze van de eigen organisatie. In het kwaliteitshandboek kan een overzicht opgenomen worden van de onderaannemers waar reeds beroep op werd/wordt gedaan, voor welke taken de onderaannemers worden ingeschakeld, welke appreciatie aan de uitvoering van deze taken werd gegeven….(Bijlage B: Tabel 11 en Tabel 12). Hierbij is het aan te bevelen om een procedure op te stellen waarin aangegeven wordt : -
welke kwaliteitseisen er worden gesteld aan (deel)opdrachten die uitbesteed worden aan derden; 24
-
op welke manier de werkwijze en het eindresultaat van (deel)opdrachten uitbesteed aan derden wordt gecontroleerd en beoordeeld
-
op welke wijze de onderaannemers worden gecontroleerd inzake kwaliteitsborging.
De referentie van deze procedure wordt dan opgenomen in het kwaliteitshandboek. Rapportage Met betrekking tot de rapportage in het kader van Bodemdecreet moet het rapport voldoen aan de OVAM richtlijnen. Daarnaast kunnen interne richtlijnen opgesteld worden met betrekking tot registratie, vrijgave rapport, verdeling. Handtekenbevoegdheden Regeling van de handtekeningen bij de studies, checken van de vereiste procedures bij elk project.
25
7
BIJLAGE A: VOORBEELD VAN EEN MEER GEDETAILLEERDE INHOUDSTABEL VAN HET KWALITEITSHANDBOEK 1.
Definities & afkortingen 1.1 Definities 1.2 Afkortingen
2.
Inleiding 2.1 Verklaring van uitgifte Doelstelling en 2.2 toepassingsgebied 2.3 Beheer Officiële goedkeuring door 2.4 derden Vertrouwelijkheid en 2.5 verspreiding Bodemsaneringsdeskundig e 3.1 Historiek en bedrijfsprofiel 3.2 Onafhankelijkheid, integriteit en vertrouwlijkheid 3.3 Werkomgeving en infrastructuur Opdrachten - taken als 3.4 bodemsaneringsdeskundige 3.5 Personeel en vakbekwaamheid 3.5.1 Organisatiestructuur 3.5.2 Personeelsbeheer 3.5.3 Functies 3.5.4 Personeelsleden & vakbekaamheid 3.5.4.1 Contractuelen 3.5.4.2 Tijdelijken 3.5.4.3 Stagairs 3.6 Beschikbare staalname apparatuur 3.6.1 Overzicht 3.6.2 Bodembemonstering 3.6.3 Grondwaterbemonstering 3.6.4 Lucht (bodem-, binnen- en buitenlucht) 3.6.5 Andere 3.6.6 Beheer 3.6.6.1 Verantwoordelijken 3.6.6.2 Controle en onderhoud 3.7 Beschikbare softwareporgramma's 3.7.1 Overzicht 3.7.1.1 Oppervlaktewaterkwaliteitsmodellen 3.7.1.2 Grondwatermodel 3.7.1.3 Blootstellingsmodellen 3.7.1.4 Andere 3.7.2 Beheer 3.7.2.1 Verantwoordelijken 3.7.2.2 Registratie 3.6 Klanten relaties 3.6.1 Overzicht 3.6.2 Communicatie 3.6.3 Contracten 3.7 Leveranciers 3.7.1 Overzicht 3.7.2 Communicatie 3.7.3 Contracten
3.
4.
Kwaliteitszorgssysteem 4.1 Algemeen 4.2 Kwaliteitsverantwoordelijke 4.3 Planning 4.4 Documentbeheer 4.4.1 Eigen documenten 4.4.1.1 Overzicht 4.4.1.2 Goedkeuring en uitgifte 4.4.1.3 Historiek 4.4.2 Opgelegde procedures en protocollen 4.4.2.1 Overzicht 4.4.2.2 Opvolging 4.5 Klachten 4.5.1 Registratie 4.5.2 Behandeling 4.5.3 Opvolging
5.
Projectuitvoering 5.1 Functies en taakverdeling 5.2 Uitvoering veldwerk 5.3 Opstellen technische verslagen 5.4 Bodemonderzoeken 5.5 Bodemsaneringsprojecten 5.6 Uitvoering risico-evaluaties 5.7 Uitvoering grondwatermodelleringen 5.8 Uitbesteding van (deel)opdrachten 5.8.1 Algemeen 5.8.2 Onderaannemers 5.8.3 Contracten 5.9 Rapportage 5.9.1 Layout 5.9.2 Wijzigingen 5.9.3 Controle en goedkeuring 5.9.4 Verzending 5.9.5 Archivering
26
8
BIJLAGE B: Tabellen
Tabel 1. Voorbeeld overzichtslijst procedures, lijsten, formulieren,…. type document nummer
titel
verantwoordelijke versie
datum
PROCEDURES P-BSD-001
Uitvoering van bodemonderzoeken
XY
1 10/10/2008
Inventarislijst veld- en monsternamematerieel
XY
1 10/10/2008
XY
1 10/10/2008
….. LIJSTEN L-BSD-001 …..
FORMULIEREN F-BSD-001 Overzichtsformulier uitgevoerd veldwerk per locatie …….
27
Tabel 2. Overzicht van taken die worden uitgevoerd door de eBSD erkend als type I of type II Mogelijke taken eBSD
eBSD Type I
Type II
Adviesverlening X X Dienstverlening in het kader van GVZ X X Het leiden van het opstellen van een TV X X Het leiden van het opstellen van een SOG X X Uitvoering veldwerk X X Het leiden van OBO’s X X Het opstellen van evaluatierapport maatregelen na SG X X Het voorstellen en het leiden van de uitvoering van VZM X* X Het voorstellen en het leiden van de uitvoering van VEM X* X Het leiden van de uitvoering OBBO X Het leiden van de opstelling van een (beperkt) BSP, evenals het opstellen van kleine of grote wijziging of aanvulling hierop X Het leiden van de uitvoering van BSW X Het leiden van de uitvoering van nazorg Het leiden van de uitvoering van een EEO X Het leiden van de uitvoering van een SOZ Het leiden van het voorstel van gebruiks- en bestemmingsbeperkingen X Het leiden van de opstelling van een RBP X Het leiden van de uitvoering van RBM en het opstellen van opvolgingsrapporten Het leiden van de uitvoering van een WBO X Het opmaken van een individueel BPBP X Opstellen, uitvoeren, leiden en/of evalueren van PP X Opstellen, uitvoeren, leiden en/of evalueren van site onderzoeken X Opstellen van GWM X Uitvoering van RE X * uitgezonderd grondwateronttrekkingen
28
Tabel 3. Voorbeeldfiche personeel en vakbekwaamheid Naam Voornaam Functie Diploma(s) Onderwijsinstelling
datum
omschrijving
Werkervaring werkgever
datum
functie
projectvoorbe elden
Gevolgde opleiding plaats
datum
organisatie
titel cursus
Vakbekwaamheid disciplines VLAREBO Bodemkunde Geologie Scheikunde Biologie
Microbiologie Bouwkunde Grondmechanica Risicobeoordeling
Type I > 3 jaar ervaring milieusector > 3 jaar ervaring bodemonderzoeken Type II > 3 jaar ervaring milieusector > 3 jaar ervaring bodemonderzoeken en risico-beoordeling > 5 jaar ervaring leiden BSPs > 5 jaar ervaring werfopvolging BSPs > 2 jaar ervaring opstellen bestekken m.b.t. aanneming van werven Grondige kennis Bodemdecreet & bijlagen, standaardprocedures, codes van goede praktijk Grondige kennis Vlaamse reglementering milieuvergunningen Grondige kennis stedenbouw Grondige kennis grondwaterbeheer Kwalificatie grondwatermodellering Overzicht uitgevoerde projecten en onderzoeken projecttitel datum omschrijving
Aandeel in project
29
Tabel 4. Voorstel overzichtslijst klanten en gerelateerde projecten identificatie opdracht projectnummer* projectopvolging klant Naam contactpersoon adres Tel.: Fax.: e-mail
adviesverlening OBO BBO VEM VZM BSP
datum
naam medewerker naam medewerker naam medewerker naam medewerker naam medewerker naam medewerker
…. * er kunnen meerdere projecten aan eenzelfde type opdracht verbonden zijn. Tabel 5. Voorbeeld overzicht registraties klachten identificatie PV indiener ontvangst datum jaartal/dienst/nr.
omschrijving
datum afsluiting
laattijdige rapportage vertraging project veldwerk niet conform CMA ……
30
Tabel 6. Voorbeeld klachtenformulier
Registratie klacht Identificatie klacht(verwijzing naar tabel klachtenregistratie) Omschrijving Klacht Eventueel gerelateerd projectnr.
Referentiedatum
Klager
Ontvanger klacht
Organisatie Contactpersoon Tel. Nr. e-mail adres Gevraagde antwoorddatum
Naam Wijze van ontvangst brief e-mail fax telefonisch Datum ontvanst
Klachtbehandeling Verantwoordelijke Naam
Evaluatie klacht ongegrond gegrond
Doorverwijzing klacht Datum van doorverwijzing Verantwoordelijke verdere opvolging Corrigerende maatregel Omschrijving ondernomen actie om de klacht op te lossen Uitvoerder Datum van uitvoering Preventie maatregel Omschrijving ondernomen actie om de herhaling van dit soort klachten op te lossen Uitvoerder Datum van uitvoering
Interne/externe communicatie Aard gevoerde communicatie Nota/brief/e-mail… + referentienr. Overleg Afsluiting klacht
Datum
31
Tabel 7. Overzicht taken in het kader van de uitvoering van veldwerk Bodem Water Lucht
plaatsing boringen manueel mechanisch
plaatsing peilbuizen manueel mechanisch
bodemlucht binnenlucht/ buitenlucht emissies
AOM*
geofysische techn. sondeertechn. veldanalyse techn.
ondiep (-30 m-mv) diep (+30 m-mv) staalname vaste deel van de aarde waterbodem uitgegraven bodem bodemvocht andere: specificeer
ondiep (-30 m-mv) diep (+30 m-mv) staalname grondwater puur product oppervlakte water lozingswater influent / effluent saneringen andere: specificeer veldmetingen drijflaagdikte bepaling zaaklaag bepaling positiebepaling * AOM: alternatieve onderzoekstechnieken: specificeer
32
Tabel 8. Niet-limitatieve lijst staalnameapparatuur (bodem & grondwater) Bodem Water
handapparatuur monsternemer ongeroerd sediment monsternemer semi-geroerd sediment Van Veen bodemhappers andere: specificeer handboorapparatuur edelmanboor riverside boor gindboor gutsboor pulsboor steektoestel spiraalboor zuigerboor andere: specificeer mechanische apparatuur boormachine: specifieer ramguts avegaar holle avegaar pulsinstallatie
monsternameapperatuur kogelklepmonsternemer vloeistoflagenmonsternemer slangenpomp vacuümpomp centrifugaalpomp balgpomp pulsknikker dompelpomp dubbele monsterfles cilindrisch monsternametoestel doorstroomcel filterapparatuur veldmeetapparatuur pH Eh T ° mV O² allerlei (filterbuizen, blinde buizen,straatpotten,…)
steektoestel andere : specifieer diepe boringen kroonboren steekboren holle avegaar spoelboor andere : specifieer
33
Tabel 9. Niet-limitatieve lijst staalnameapparatuur (lucht & alternatieve onderzoeksmethoden) Lucht Alternatieve onderzoeksmethoden actieve bemonsteringsapparatuur tijdelijk bemonsteringssysteem bodemluchtflters boring met plaatsing van filters en capillair on-site meetinstrumenten: specificeer andere: specificeer passieve bemonsteringsapparatuur EmFlux Goresorber andere: specificeer
geofysische technieken: specificeer sonderingstechnieken tijdelijke peilbuis MIP CPT EC-sonde andere: specificeer veldanalysetechnieken andere: specificeer
Tabel 10. Voorbeeld overzichtslijst met beschikbare software programma’s software programma ontwikkelaar toepassing beheer & registratie grondwaterstroming stroombaanberekening polluenttransport geochemische code blootstellingsmodellen andere Tabel 11. Overzichtslijst van de samenwerking met onderaannemers onderaannemer aard verwijzing naar (deel)taak/taken + lijst met detailinformatie
opmerkingen
naam adres contact Tabel 12. Voorbeeld detailinformatie per onderaannemer naam onderaannemer
project
medewerkers OA & kwalificaties
omschrijving uitgevoerde taken
rapportage
datum opdracht
datum afwerking
evaluatie
34
35
