HANDLEIDING VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN PROCESBESCHRIJVING VOOR REGISTRATIE EN RAPPORTAGE VAN VERPAKKINGSAFVAL DOOR AFVALBEDRIJVEN
INHOUD 1. 2. 3.
ALGEMENE INFORMATIE EN SCOPE TE REGISTREREN AFVALSTROMEN ONDERDELEN VAN DE PROCESBESCHRIJVING
1. Algemene informatie en scope De wijze van monitoring van verpakkingsafval door afvalbedrijven is beschreven in het Uitvoeringsprotocol Afvalbedrijven (verder: Uitvoeringsprotocol). Dit protocol schrijft voor dat een door Nedvang te erkennen bedrijf dient te beschikken over een eigen procesbeschrijving. De onderhavige handleiding geeft aan op welke wijze zo’n procesbeschrijving dient te worden opgesteld. Specifiek beoogt dit document het volgende te bereiken: door toepassing van de handleiding wordt bevorderd dat bedrijven zo veel mogelijk op eenzelfde manier registreren en rapporteren door toepassing van deze handleiding is een bedrijf in staat op inzichtelijke en goed onderbouwde wijze te registreren en te rapporteren in verband met controles is voor derden op basis van een op te stellen procesbeschrijving duidelijk op welke wijze registratie en rapportage door een bedrijf wordt uitgevoerd Deze handleiding is bedoeld voor afvalbedrijven die hoeveelheden verpakkingsafval (willen gaan) registreren en rapporteren. De handleiding geeft aan op welke wijze bedrijven een eigen procesbeschrijving dienen op te stellen. Zo’n procesbeschrijving heeft als doel te beschrijven op welke manier een bedrijf de hoeveelheden verpakkingsafval bepaalt die worden ingezameld en hoeveelheden die worden afgezet voor materiaalhergebruik, verdere bewerking of andere nuttige toepassing.
2. Te registreren afvalstromen Het Uitvoeringsprotocol geeft aan welke stromen afvalverpakking geregistreerd moeten worden. In aanvulling daar op geeft deze handleiding aanvullende richtlijnen voor de praktijk. Het betreft hierbij de volgende aspecten: a.
-
b. c. -
d. -
hoewel het de bedoeling is dat alle verpakkingsafval wordt geregistreerd, kunnen er zich afvalstromen voordoen met zeer geringe hoeveelheden verpakkingsafval. In een aantal gevallen is het dan niet meer doelmatig om te registreren. In de volgende gevallen is registratie niet vereist: diverse afvalstromen zoals GFT, rubberafval, puin, etc. bevatten geen verpakkingen, Deze afvalstromen hoeven niet te worden beschouwd. sommige afvalstromen bevatten weliswaar verpakkingen, maar slechts in zeer geringe mate. Deze afvalstromen hoeven niet te worden beschouwd. In een later stadium kan Nedvang naar aanleiding van audits alsnog verzoeken om registratie. In dat geval zal in onderling overleg het aandeel verpakkingen in betreffende stromen worden bepaald het vaststellen van het aandeel verpakkingen in gemengde stromen. Hierbij geldt het volgende: voor sommige afvalstromen stelt Nedvang op basis van sorteeronderzoek een landelijk kental vast in specifieke gevallen kan Nedvang op basis van audits en in overleg met het afvalbedrijf overgaan tot bepaling van het aandeel verpakkingen het al of niet mee tellen van aanhangend vuil en verontreinigingen aanhangend vuil wordt gezien als intrinsiek onderdeel van verpakkingen. Aanvullende verontreinigingen kunnen mogelijk een vertekenend beeld geven van de hoeveelheid verpakkingen. Aan de hand van audits zal worden nagegaan of deze situatie zich voordoet. In dat geval dient het bedrijf in overleg met Nedvang het aandeel van verontreinigingen te bepalen. Kleine afvalstromen, niet zijnde 100% verpakkingsafval, hoeven niet te worden geregistreerd afvalstromen die minder dan 3% van de totale hoeveelheid inkomend of uitgaand afval vormen (op jaarbasis) hoeven niet te worden meegenomen in de registratie. Naar aanleiding van audits kan Nedvang verzoeken om deze afvalstromen alsnog te rapporteren.
Registratie, rapportage en de rol van Nedvang De door een afvalbedrijf op te stellen procesbeschrijving wordt door Nedvang beoordeelt. Na goedkeuring door Nedvang en in het verdere verloop zal Nedvang op gezette tijden een audit uitvoeren. Tijdens audits kan Nedvang in samenspraak met een afvalbedrijf tot de conclusie komen dat een afvalstroom die eerder niet is geregistreerd alsnog de moeite van het registreren waard is. Nedvang ondersteunt hierbij en kan desnoods bijstaan bij het opzetten van visuele controles of (in spaarzame gevallen) het bepalen van het aandeel verpakkingen in een gemengde stroom. De uitgangspunten voor registratie zijn in onderstaande figuur samengevat.
Zuiver verpakkingsafval
Altijd registreren
Herkenbaar aan euralcode
Overige stromen (gemengd)
Kleine stroom, <3% van totaal
Niet registreren
Gering aandeel verpakkingen
Niet registreren
Correctie landelijk kental
Registreren met correctie kental
3. Onderdelen van de procesbeschrijving Een procesbeschrijving bevat de volgende onderdelen: een algemeen deel uitgangspunten voor de registratie een werkinstructie voor rapportage in Wastetool een beschrijving van procesbeheersing
3.1 Algemeen deel Beschrijf in het algemene deel de volgende zaken: de organisatie bedrijfsspecifieke registratie de afvalstromen voor registratie de procesvoering
3.1.1 Organisatie Een beschrijving van de organisatie heeft als doel om duidelijk te maken op welke onderdelen van een bedrijf registratie en rapportage betrekking heeft. Dit zijn de onderdelen die afvalstromen binnen krijgen (en
weer verder verzenden voor hergebruik, verdere bewerking of andere nuttige toepassing) welke in de registratie worden mee genomen. Geef een beknopte beschrijving van de organisatie. In ieder geval is een organogram gewenst wanneer het bedrijf meerdere onderdelen kent. Geef aan welke onderdelen bijdragen aan de registratie en op welke wijze de rapportage van geaggregeerde gegevens verloopt. Daarnaast worden de gegevens van de contactpersoon voor Nedvang vermeld. Geef aan of het bedrijf een inzamelaar, bewerker of recycler is volgens de omschrijving in het Uitvoeringsprotocol. 3.1.2 Bedrijfsspecifieke registratie en transitie verpakkingenregistratie Beschrijf hier het bedrijfseigen registratieproces van inkomende en uitgaande afvalstromen. Geef aan welk registratie- en rapportagesysteem wordt gebruikt en ga in op de wijze waarop afvalstromen naar soort, herkomst en verwerkingsmethode worden geïdentificeerd. Als basis voor de registratie wordt uitgegaan van het eigen registratieproces. Beschrijf de wijze waarop materiaalstromen administratief naar verpakkingsstromen kunnen worden herleid. Geef aan welke kwaliteitsmanagementsystemen geïmplementeerd zijn en op welke wijze de registratie van verpakkingsafval hierin is opgenomen. 3.1.3 Afvalstromen voor registratie Geef per bedrijfsonderdeel eenduidig aan welke ingaande en uitgaande afvalstromen in de registratie worden betrokken. Per afvalstroom wordt daarbij genoteerd welke verpakkingsmaterialen deze afvalstroom bevat. De relevante materialen zijn: glas papier/karton kunststof hout metaal
3.1.4 Procesvoering Licht per bedrijfsonderdeel de procesvoering toe. Het doel hiervan is inzicht te verschaffen in de wijze waarop materiaalstromen verpakkingsafval verlopen van input tot output. Dit is vooral van belang wanneer bewerkingen plaatsvinden (zoals sorteren) of wanneer verschillende afvalstromen op enig moment bij elkaar komen. De procesvoering beschrijft de diverse stappen die verpakkingsafval en overige afvalstromen met daarin verpakkingen doorlopen. Geef aan welke deelstromen ontstaan bij een sortering. Geef aan welke (deel)stromen bij elkaar komen en op welk moment in de procesvoering.
3.2 Uitgangspunten voor de registratie Bij het opstellen van de procesbeschrijving is het van belang te weten waar het uiteindelijk om gaat, namelijk het rapporteren van: 1. inzameling en; 2. verwerking, recycling en energieterugwinning, van; 3. afval van verpakkingsmateriaal, van; 4. in Nederland; 5. op de markt gebrachte verpakkingen; 6. middels een rapportage die de punten 1 t/m 5 aantoonbaar bevat en; 7. niet door een andere partij worden gerapporteerd.
3.2.1 Alleen afval van directe ontdoeners Alleen afval dat afkomstig is van een directe ontdoener wordt geregistreerd. Een directe ontdoener heeft de inhoud van een verpakking gebruikt en ontdoet zich van de verpakking. Een afvalinzamelaar of – verwerker is geen primaire ontdoener. De volgende drie situaties komen veelvuldig voor: -In de praktijk wordt bij een directe ontdoener een container/inzamelmiddel van het meldende afvalbedrijf neergezet en opgehaald. Vrachten van andere afvalbedrijven worden over het algemeen niet door het meldende afvalbedrijf opgehaald. In het bedrijfssysteem kan een onderscheid worden gemaakt op basis van de transporteur van de vracht. -Vrachten die door het meldende afvalbedrijf zelf vervoerd zijn worden aangemerkt als afkomstig van directe ontdoeners. Vrachten die door een andere transporteur zijn vervoerd worden aangemerkt als afkomstig van afvalbedrijven. De hoeveelheden afkomstig van directe ontdoeners dienen als inzameling te worden gerapporteerd. -Transitostromen zijn stromen die namens een derde worden vervoerd, niet over de eigen weegbrug gaan en niet op een locatie van het meldende afvalbedrijf worden ingenomen. De weging van betreffende stromen wordt door derden uitgevoerd. Stromen van directe ontdoeners kunnen wel meegenomen worden. Registreer transito stromen voor zover deze zijn gecontracteerd. Aanknopingspunt hierbij kan zijn dat de weeggegevens van derden in de eigen administratie worden ingevoerd. Registratie betreft zowel de inname (inzameling) van het verpakkingsafval als de verdere verzending voor materiaal hergebruik, verdere bewerking danwel overige nuttige toepassing. Geef in de procesbeschrijving expliciet aan of er wel of geen sprake is van transito stromen en welke stromen dit betreft. Voor transitostromen gelden de algemene uitgangspunten uit deze handleiding. 3.2.2 Op de markt gebracht Verpakkingen die gerapporteerd worden, moeten als verpakkingen op de markt zijn gebracht. Bij de rapportage dienen partijen die duidelijk productieuitval betreffen niet te worden meegenomen. Ingenomen productie-afval kan tijdens of na het proces op een locatie samenkomen met overige verpakkingsmaterialen. Hierdoor kan bij de registratie van uitgaand verpakkingsafval een fout worden geïntroduceerd. Geef aan op welke wijze correcties plaatsvinden om te voorkomen dat verpakkingen uit productieafval ten onrechte worden geregistreerd bij uitgaand verpakkingsmateriaal. 3.2.3 Binnenlands en buitenlands afval Alleen verpakkingsafval dat in Nederland vrij komt dient geregistreerd en gerapporteerd te worden. Het is dus belangrijk om verpakkingsafval afkomstig uit het buitenland te identificeren. Geef in de procesbeschrijving aan welke afvalstromen afkomstig zijn uit Nederland en op welke wijze dit is vastgesteld. Verpakkingsafval afkomstig uit het buitenland kan op de locatie van een bedrijf logistiek opgaan in overige stromen verpakkingsafval die uit Nederland afkomstig zijn. Het totaal wordt vervolgens verzonden naar afnemers, hierbij is niet meer goed na te gaan welk materiaal afkomstig was uit het buitenland. Geef in de procesbeschrijving aan welke buitenlandse stromen samen komen met stromen uit Nederland en op welke wijze in dit verband een correctie wordt uitgevoerd. 3.2.4 Aandeel verpakkingen: kentallen 100% verpakkingsstromen dienen als 100% verpakkingen gerapporteerd te worden. Per stroom dient eenmaal per jaar een visuele controle te worden uitgevoerd om vast te stellen dat sprake is van een 100% verpakkingsstroom.
Verpakkingsafval betreft echter niet altijd een homogene afvalstroom die enkel bestaat uit (één type) verpakkingsmateriaal. Er komen diverse gemengde afvalstromen voor die verpakkingen kunnen bevatten, bijvoorbeeld papier- en karton, hout en gemengde kunststoffen van milieustraten. In verband met rapportage in Wastetool dient uiteraard enkel het aandeel verpakkingen in gemengde afvalstromen te worden aangegeven. In Wastetool is voor gemengde afvalstromen een algemeen geldend kental gegeven. Voor stromen die daar niet onder vallen dient in samenspraak met Nedvang een eigen kental te worden vastgesteld. 3.2.5 Vaststelling hergebruik, verdere bewerking en overige nuttige toepassing In verband met de rapportage in Wastetool is het belangrijk om de bestemming van verpakkingsafval correct in te voeren. In de meeste gevallen is bij bedrijven bekend wat de aard is van de volgende stap in de keten. Geef per stroom verpakkingsafval de afzetkanalen (naar aard) aan. Geef aan en onderbouw welke bestemming (hergebruik, verdere bewerking of overige nuttige toepassing) bij een afzetkanaal hoort. Onderstaand zijn voorbeelden gegeven van afzetkanalen en de daarbij behorende bestemming. Deze voorbeelden (niet limitatief) kunnen door bedrijven worden gebruikt. Hergebruik Afzet naar een papierfabriek Afzet naar een glasfabriek Afzet naar een spaanplaatfabriek, of houtvezelpalletfabriek Afzet naar een metaalsmelter Afzet naar een granuleerder Verdere bewerking Afzet naar een bedrijf waar het (verpakkings)afval verder wordt opgebulkt Afzet van papier/karton naar een sorteerbedrijf Afzet van gemengd kunststof afval naar een sorteerbedrijf Overige nuttige toepassing Afzet naar een afvalenergiecentrale (AEC) in Nederland Afzet van hout naar een biomassa centrale 3.2.6 Verontreiniging Verpakkingsafval is minder schoon dan nieuwe verpakking. Er zijn twee vormen van verontreiniging van belang: intrinsieke verontreiniging. Dit is verontreiniging die bij verpakkingen hoort, zoals restanten vulling. Deze verontreiniging maakt deel uit van de verpakkingenstroom aanvullende verontreiniging, zoals andersoortige materialen die tijdens inzameling in een stroom verpakkingsafval is terecht gekomen Het uitgangspunt voor registratie is dat een gehele stroom verpakkingsafval (danwel het gehele aandeel verpakkingsafval in een gemengde stroom) geregistreerd wordt. De mogelijke fout die hierdoor ontstaat is marginaal. Het kan voorkomen dat de aanwezigheid van aanhangende materialen zodanig is dat deze niet meer te veronachtzamen is. Een exacte grens is hierbij niet aan te geven. Tijdens audits zal hieraan door Nedvang aandacht worden besteed. In overleg met het meldende afvalbedrijf kan worden overeengekomen om in voorkomende gevallen het aandeel verontreinigingen nader te onderzoeken.
3.3. Werkinstructie voor rapportage in Wastetool De hoeveelheden verpakkingsafval die een bedrijf ontvangt en verder verzendt voor materiaal hergebruik, verdere bewerking danwel nuttige toepassing moet worden ingevoerd in Wastetool. Dit is de rapportage. De te rapporteren hoeveelheden volgen uit de registratie. Deze hoeveelheden volgen uit het sommeren per materiaalsoort van gewogen vrachten in een bepaalde periode. Daarbij worden de bovenstaande uitgangspunten voor registratie gehanteerd. De gegevens die nodig zijn voor rapportage zijn normaal gesproken beschikbaar in het administratieve systeem van het bedrijf. De wijze waarop gegevens uit dit systeem worden geëxtraheerd en vervolgens worden bewerkt dienen exact te worden beschreven. Dit gebeurt in de werkinstructie.
In een werkinstructie worden de volgende aspecten beschreven: het doel van de instructie de te rapporteren materialen een stap voor stap beschrijving van de handelingen De werkinstructie vormt bij voorkeur een protocol dat deel uitmaakt van het kwaliteitssysteem van het bedrijf. Geef in de procesbeschrijving aan op welke wijze gegevens uit het administratieve systeem bewerkt worden zodat rapportagegegevens voor Wastetool gegenereerd worden. Stel een heldere en eenduidige werkinstructie op voor personeel dat belast is met de registratie en de rapportage in Wastetool.
3.4 Procesbeheersing 3.4.1 Borging in kwaliteitssysteem Beschrijf in de procesbeschrijving de wijze waarop een goede kwaliteit van de registratie en rapportage wordt verzorgd. De volgende aspecten dienen minimaal onderdeel te vormen van deze beschrijving: een beschrijving van de organisatie waaruit taken en bevoegdheden betreffende registratie en rapportage blijken een beschrijving van de controle van registratiegegevens een beschrijving van corrigerende maatregelen een beschrijving van de uit te voeren interne bedrijfsaudits een beschrijving van documentatie van audit, controles en corrigerende maatregelen Bij voorkeur vormt de procesbeschrijving onderdeel van het kwaliteitssysteem van het bedrijf. 3.4.2 Interne audits Onderdeel van een kwaliteitssysteem is het uitvoeren van interne audits. Gebruik dit instrument ook om een interne controle uit te voeren van de rapportage van verpakkingsafval. Onderdeel van deze interne audit is een (jaarlijkse) evaluatie van ontvangen en afgevoerde afvalstromen. Deze analyse richt zich in ieder geval op de volgende punten: mogelijke veranderingen in de samenstelling van inkomende afvalstromen evaluatie van visuele beoordeling van de zuiverheid van 100% verpakkingstromen veranderingen in hoeveelheden afvalstromen in relatie tot de boven gestelde grenswaarde van 3% een vergelijking van geregistreerde hoeveelheden inkomend en uitgaand verpakkingsafval en een verklaring voor mogelijke verschillen aantoonbare cijfermatige controle van minimaal één afvalstroom een evaluatie van doorgevoerde verbeterpunten aan de hand van audits door Nedvang en derden Er wordt minimaal één maal per jaar een interne audit uitgevoerd en gedocumenteerd. 3.4.3 Veranderingen in de procesbeschrijving Veranderingen in de procesvoering die leiden tot een verandering van de registratie van verpakkingsafval worden op de juiste wijze in de procesbeschrijving opgenomen. Dit kan bijvoorbeeld in de volgende gevallen voorkomen: er wordt een bedrijfsonderdeel toegevoegd of gesloten er wordt een nieuwe stroom verpakkingsafval geaccepteerd er vindt een aanvullende behandeling van verpakkingsafval plaats Veranderingen in de feitelijke berekeningen (bijvoorbeeld: een stroom verpakkingsafval wordt nuttig toegepast in plaats van hergebruikt) vereisen geen aanpassing van de procesbeschrijving. Meldt veranderingen in de procesbeschrijving bij de Nedvang-adviseur. 3.4.4 Documentatie Documentatie met betrekking tot het registreren en rapporteren van verpakkingsafval wordt bij elkaar opgeslagen. Daartoe is bij Nedvang een map “Registratie Verpakkingsafval” beschikbaar. In deze map kunnen ondermeer de erkenning door Nedvang en de procesbeschrijving worden opgeslagen. Rapportages van uitgevoerde visuele controles vormen onderdeel van te documenteren gegevens. Sluit bij de documentatie aan bij de documentatiestructuur van het kwaliteitssysteem.
